Post on 23-Jun-2019
i
PENYEDIAAN DOKUMEN REKAM MEDIS PASIEN RAWAT JALAN
PADA KLINIK SYARAF RSUD TUGUREJO PROVINSI
JAWA TENGAH PERIODE TRIWULAN III
TAHUN 2016
KARYA TULIS ILMIAH
Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Mencapai Gelar Ahli Madya
Rekam Medis Dan Informasi Kesehatan
Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta
Disusun oleh:
ISTI NUR ANIFAH
1 3 1 3 0 1 8
PROGRAM STUDI
REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN (D-3)
STIKES JENDERAL ACHMAD YANI
YOGYAKARTA
2016
ii
iii
iv
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT atas berkah dan rahmat-Nya-lah
kami dapat menyelesaikan usulan penelitian ini. Tidak lupa kami ucapkan
terimakasih kepada orang-orang yang telah mendukung dan membantu kami,
yaitu:
1. Koeswanto Hardjo, dr., M.Kes sebagai Ketua STIKES Jenderal Achmad Yani
Yogyakarta;
2. Sis Wuryanto, A.Md.PerKes, SKM, MPH sebagai Ketua Prodi D3 Rekam
Medis dan Informasi Kesehatan di STIKES Jenderal Achmad Yani
Yogyakarta;
3. dr. Rijantono Fransiscus Maria, MPH dalam membimbing penyusunan karya
tulis ilmiah;
4. Ibnu Mardiyiko, SKM., MM sebagai penguji pada karya tulis ilmiah;
5. Kori Puspita Ningsih, A.Md. PerKes, SKM sebagai koordinator kegiatan
karya tulis ilmiah;
6. Staf dan dosen-dosen STIKES Jenderal Achmad Yani Yogyakarta;
7. dr. Endro Suprayitno, Sp. Kj sebagai Direktur RSUD Tugurejo Privinsi Jawa
Tengah yang telah menerima kami untuk melakukan kegiatan penelitian;
8. Roni Rohman, A.Md.PK sebagai Ketua Instalasi Rekam Medis RSUD
Tugurejo Provinsi Jawa Tengah;
9. Ayah dan Ibu terhormat dan tersayang yang telah memberi semangat,
dukungan dan doa;
v
10. Serta semua pihak yang tidak bisa kami sebutkan satu persatu, yang telah
mendukung dan membantu dalam menyelesaikan usulan penelitian ini.
Kami menyadari masih banyak kekurangan, oleh karena itu penulis
mengharapkan kritik dan saran perbaikan usulan penelitian ini. Penulis juga
berharap agar usulan penelitian ini dapat disetujui oleh pembimbing untuk dapat
dijadikan acuan tindak lanjut penelitian dan bermanfaat bagi kita.
Yogyakarta, Mei 2016
Penyusun
vi
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ................................................................................................ i
HALAMAN PENGESAHAN ................................ Error! Bookmark not defined.
HALAMAN PERNYATAAN ................................................................................ ii
KATA PENGANTAR ........................................................................................... iii
DAFTAR ISI .......................................................................................................... vi
DAFTAR TABEL ................................................................................................ viii
DAFTAR GAMBAR ............................................................................................. ix
DAFTAR LAMPIRAN ........................................................................................... x
DAFTAR SINGKATAN ....................................................................................... xi
ABSTRACT .......................................................................................................... xii
INTI SARI ............................................................................................................ xiii
BAB I ...................................................................................................................... 1
PENDAHULUAN .................................................................................................. 1
A. Latar Belakang ............................................................................................. 1
B. Rumusan Masalah ........................................................................................ 3
C. Tujuan Penelitian ......................................................................................... 3
D. Manfaat Penelitian ....................................................................................... 3
E. Keaslian Penelitian ....................................................................................... 4
BAB II ..................................................................................................................... 6
TINJAUAN PUSTAKA ......................................................................................... 6
A. Tinjauan Teoritis .......................................................................................... 6
B. Kerangka Teori........................................................................................... 14
C. Kerangka Konsep ....................................................................................... 15
BAB III ................................................................................................................. 16
METODE PENELITIAN ...................................................................................... 16
A. Desain Penelitian ........................................................................................ 16
B. Lokasi Dan Waktu Penelitian .................................................................... 16
C. Alat dan Teknik Pengumpulan Data .......................................................... 17
D. Populasi dan Sampel .................................................................................. 18
vii
E. Variabel Penelitian dan Definisi Operasional ............................................ 19
F. Teknik Pemeriksaan Keabsahan Data ........................................................ 19
G. Metode Pengolahan dan Analisis Data ...................................................... 19
H. Etika Penelitian .......................................................................................... 21
BAB IV .............................................................................................................. 22
HASIL DAN PEMBAHASAN ............................................................................. 22
A. Gambaran Umum Rumah Sakit ................................................................. 22
B. Hasil Penelitian .......................................................................................... 26
C. Pembahasan ................................................................................................ 46
BAB V ................................................................................................................... 52
KESIMPULAN DAN SARAN ............................................................................. 52
A. Kesimpulan ................................................................................................ 52
B. Saran ........................................................................................................... 52
DAFTAR PUSTAKA ...............................................................................................
viii
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Waktu penyediaan dokumen rekam medis pasien rawat jalan ............ 10
Tabel 2.2 Pelayanan Klinik Syaraf........................................................................ 13
Tabel 3.1 Variabel Penelitian dan Definisi Operasional ....................................... 19
Tabel 3.2 Jadwal Penelitian................................................................................... 22
Tabel 4.1 Penyediaan DRM Berdasarkan Interval Waktu .................................... 39
ix
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. Kerangka Teori ................................................................................... 14
Gambar 2. Kerangka Konsep ................................................................................ 15
Gambar 3. Struktur Organisasi RSUD Tugurejo Provinsi Jawa Tengah ............. 26
Gambar 5. Langkah-langkah proses filing ........................................................... 29
Gambar 6. Langkah-langkah proses filing ............................................................ 29
Gambar 7. Langkah-langkah proses filing ........................................................... 30
Gambar 8. Langkah-langkah proses filing ............................................................ 30
Gambar 9. Langkah-langkah proses filing ........................................................... 31
Gambar 10. Langkah-langkah proses filing .......................................................... 31
Gambar 11. Langkah-langkah proses filing ......................................................... 32
Gambar 12. Langkah-langkah proses filing .......................................................... 32
Gambar 13. Langkah-langkah proses filing ......................................................... 33
Gambar 14. Langkah-langkah proses filing .......................................................... 33
Gambar 15. Langkah-langkah proses filing ......................................................... 34
Gambar 16. Langkah-langkah proses filing .......................................................... 34
Gambar 17. Langkah-langkah proses filing ......................................................... 35
Gambar 18. Langkah-langkah proses filing .......................................................... 35
Gambar 19. Langkah-langkah proses filing ......................................................... 36
Gambar 20. Submenu pembatalan pasien ............................................................. 37
Gambar 21. Submenu data pasien ........................................................................ 38
Gambar 22. Prosentase penyediaan DRM Rajal klinik syaraf RSUD Tugurejo
Provinsi Jawa Tengah ........................................................................................... 40
x
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1. Surat Ijin Penelitian .............................................................................
Lampiran 2. Laporan Kunjungan Pasien Rawat Jalan Triwulan II RS Tugurejo .....
Lampiran 3. Informed consent subjek penelitian ......................................................
Lampiran 4. Hasil Observasi .....................................................................................
Lampiran 5. Hasil Transkrip Pedoman Wawancara .................................................
Lampiran 6. SPO RSUD Tugurejo Provinsi Jawa Tengah .......................................
Lampiran 7. Kegiatan Bimbingan Karya Tulis Ilmiah..............................................
xi
DAFTAR SINGKATAN
DRM : Dokumen rekam medis
Kepmenkes : Keputusan Menteri Kesehatan
Permenkes : Peraturan menteri kesehatan
PP RI : Peraturan Pemerintah Republik Indonesia
SIMRS : Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit
SPM : Standar Pelayanan Minimal
UU RI : Undang-undang Republik Indonesia
xii
PROVISION OF MEDICAL RECORD DOCUMENTS OUTPATIENT
NERVE CLINICS TUGUREJO HOSPITAL CENTRAL JAVA
PROVINCE THREE-QUARTER PERIOD OF 2016
Isti Nur Anifah1, Rijantono Fransiscus Maria
2
ABSTRACT
Background: The time ensuring provision of outpatient medical records is one
indicator of the quality of medical record services. The faster provision of medical
records to document the faster clinic services provided to patients. Minimum
service standards Tugurejo Hospital in Central Java province for the provision of
medical record documents is ≤ 10 minutes. But in fact, the provision of documents
or medical records has been delayed more than 10 minutes of your documents to
the clinic.
Research purpose: to know the percentage and the average time ensuring
provision of medical records of outpatient nerve clinics Tugurejo Hospital Central
Java province the third quarter 2016 and determine the factors that cause delays in
the provision of medical record documents outpatients.
Methods: This research type is descriptive with qualitative and quantitative
approaches. The research design used cross-sectional. Sample in this study is a
document medical records outpatient neurological clinic amounted to 255
documents. Data were collected by observation, interview and documentation
study.
Results: The results of this study is the percentage of delays in the provision of
medical record documents outpatient nerve clinics Tugurejo Hospital Central Java
province the third quarter 2016 was 85.7% document new patients and 82.3% of
patients long documents, the Average time of provision document medical record
19.94 minutes. Factors affecting the delay provision of outpatient medical record
documents that the misfile, the document has not been returned to the filing,
distribution errors, the behavior of the officers, provision of documents related to
the evaluation of medical records have not done routinely.
Keywords:the Provision of Medical Record Documents, Outpatient, Clinic Nerve.
1 A Student Ofdiploma III Medical Record And Health Information Study
Program Of Achmad Yani High Scool Of Health Science Yogyakarta
2 A Conseling Lecture Of Diploma III Medical Record And Health Information
Program Study Of Achmad Yani High School Of Health Science Yogyakarta
xiii
PENYEDIAAN DOKUMEN REKAM MEDIS PASIEN RAWAT JALAN
PADA KLINIK SYARAF RSUD TUGUREJO PROVINSI
JAWA TENGAH PERIODE TRIWULAN III
TAHUN 2016
Isti Nur Anifah1, Rijantono Fransiscus Maria
2
INTI SARI
Latar Belakang : Waktu penyediaan dokumen rekam medis pasien rawat jalan
merupakan salah satu indikator mutu pelayanan rekam medis. Semakin cepat
penyediaan dokumen rekam medis sampai ke klinik maka semakin cepat pula
pelayanan yang diberikan kepada pasien. Standar pelayanan minimal di RSUD
Tugurejo Provinsi Jawa Tengah untuk penyediaan dokumen rekam medis adalah
≤ 10 menit. Namun pada kenyataannya, penyediaan dokumen rekam medis
mengalami keterlambatan atau lebih dari 10 menit dokumen tersebut sampai ke
poliklinik.
Tujuan : mengetahui prosentase dan rata-rata waktu penyediaan dokumen rekam
medis pasien rawat jalan pada klinik syaraf RSUD Tugurejo Provinsi Jawa
Tengah periode triwulan III tahun 2016 dan mengetahui faktor-faktor yang
menyebabkan keterlambatan penyediaan dokumen rekam medis pasien rawat
jalan.
Metode Penelitian : jenis penelitian ini adalah penelitiaan deskriptif dengan
pendekatan kualitatif dan kuantitatif. Rancangan penelitian yang digunakan cross-
sectional. Sampel pada penelitian ini adalah dokumen rekam medis pasien rawat
jalan klinik syaraf berjumlah 255 dokumen. Metode pengumpulan data dengan
observasi, wawancara dan studi dokumentasi.
Hasil : hasil penelitian ini adalah prosentase keterlambatan penyediaan dokumen
rekam medis pasien rawat jalan pada klinik syaraf RSUD Tugurejo Provinsi Jawa
Tengah periode triwulan III tahun 2016 adalah 85,7% dokumen pasien baru dan
82,3% dokumen pasien lama, rata-rata waktu penyediaan dokumen rekam medis
19,94 menit. Faktor yang mempengaruhi keterlambatan penyediaan dokumen
rekam medis rawat jalan yaitu terjadinya misfile, dokumen belum kembali ke
ruang filing, kesalahan distribusi, perilaku petugas, evaluasi terkait penyediaan
dokumen rekam medis belum dilakukan secara rutin.
Kata kunci : penyediaan dokumen rekam medis, pasien rawat jalan, klinik syaraf
1 Mahasiswa D-III Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Stikes Jenderal
Achmad Yani Yogyakarta
2 Dosen Prodi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Stikes Jenderal Achmad
Yani Yogyakarta
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan
pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan
pelayanan rawat inap, rawat jalan dan gawat darurat (Peraturan Menteri
Kesehatan Nomor 340/MENKES/PER/III/2010). Salah satu kewajiban rumah
sakit sebagaimana tertuang dalam Permenkes RI No. 69 tahun 2014 tentang
kewajiban rumah sakit dan kewajiban pasien adalah menyelenggarakan
kegiatan rekam medis.
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan (Permenkes) Nomor
269/MENKES/PER/III/2008 yang dimaksud rekam medis adalah berkas yang
berisi catatan dan dokumen antara lain identitas pasien, hasil pemeriksaan,
pengobatan yang telah diberikan, serta tindakan dan pelayanan lain yang telah
diberikan kepada pasien. Rekam medis yang baik merupakan wujud dari
pendayagunaan dan kecepatan perawatan yang telah diberikan kepada pasien.
Suatu instalasi rekam medis yang mumpuni sangat diperlukan guna
mendapatkan rekam medis yang baik atau dapat dikatakan bermutu dalam
pelayanan kesehatan.
Mutu pelayanaan kesehatan adalah pelayanan kesehatan yang dapat
memuaskan setiap pemakai jasa pelayanan kesehatan yang sesuaia dengan
tingkat kepuasan rata-rata sesuai dengan standart dan kode etika profesi.
2
Salah satu indikator rekam medis dikatakan bermutu adalah ketepatan waktu/
timeline (dikaitkan dengan episode pelayanan yang terjadi).
Waktu penyediaan dokumen rekam medis yang cepat menjadi salah
satu faktor yang dapet mempengaruhi kepusan pasien. Semakin cepat
penyediaan dokumen rekam medis sampai ke klinik maka semakin cepat pula
pelayanan yang diberikan kepada pasien. Waktu penyediaan dokumen rekam
medis pasien rawat jalan berdasarkan Standar Pelayanan Minimal Rekam
medis adalah ≤ 10 menit. Untuk menghitung waktu penyediaan dokumen
rekam medis mulai saat pasien selesai registrasi (tracerdicetak) sampai
dokumen rekam medis tersebut sampai ke klinik yang dituju.
Berdasarkan studi pendahuluan yang dilakukan pada bulan April 2016
di RSUD Tugurejo Provinsi Jawa Tengah dengan jumlah sampel 100
dokumen rekam medis masih terdapat penyediaan dokumen rekam medis
yang lebih dari 10 menit sebesar 93% dengan rata-rata waktu penyediaan
19,55 menit. Sedangkan kebijakan di RSUD Tugurejo Provinsi Jawa Tengah
standar pelayanan minimal waktu penyediaan dokumen rekam medis pasien
rawat jalan adalah ≤ 10 menit. Dari data laporan kunjungan pasien rawat jalan
di RSUD Tugurejo Provinsi Jawa Tengah, jumlah kunjungan pesien paling
banyak yaitu pada klinik syaraf. Pada klinik tersebut juga masih ditemukan
keterlambatan penyediaan dokumen rekam medis.
Berdasarkam permasalahan di atas, maka penulis melakukan penelitian
tentang tinjauan waktu penyediaan dokumen rekam medis pasien rawat jalan
di RSUD Tugurejo Provinsi Jawa Tengah.
3
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, maka rumusan yang dapat diambil adalah
“bagaimana pelaksanaan kegiatan penyediaan dokumen rekam medis pasien
rawat jalan pada klinik syaraf RSUD Tugurejo Provinsi Jawa Tengah periode
triwulan III tahun 2016?”
C. Tujuan Penelitian
1. Tujuan umum
Mengetahui pelaksanaan kegiatan penyediaan dokumen rekam medis
pasien rawat jalan di klinik syaraf RSUD Tugurejo Provinsi Jawa Tengah
periode triwulan III tahun 2016.
2. Tujuan khusus
a. Mengetahui prosentase dan rata-rata waktu penyediaan dokumen
rekam medis pasien rawat jalan pada klinik syaraf RSUD Tugurejo
Provinsi Jawa Tengah periode triwulan III tahun 2016.
b. Mengetahui faktor-faktor penyebab keterlambatan penyediaan
dokumen rekam medis pasien rawat jalan pada klinik syaraf di RSUD
Tugurejo Provinsi Jawa Tengah periode triwulan III tahun 2016.
D. Manfaat Penelitian
1. Manfaat bagi Rumah Sakit
Dapat digunakan sebagai bahan atau informasi dan evaluasi pelayanan
kesehatan dan peningkatan kinerja petugas di RSUD Tugurejo Provinsi
Jawa Tengah.
4
2. Manfaat bagi Institusi Pendidikan
Sebagai bahan pertimbangan dan panduan untuk mahasiswa dimasa yang
akan datang dan menambah kerja sama dengan rumah sakit pemerintah
maupun swasta.
3. Manfaat bagi Mahasiswa
Menambah wawasan secara teori yang dipelajari maupun keterampilan di
dunia kerjandan sebagai tolak ukur untuk memasuki dunia kerja yang
sesungguhnya.
E. Keaslian Penelitian
1. Winarni (2013) yang berjudul penyediaan berkas rekam medis pasien
rawat jalan berdasarkan standar pelayanan minimal (SPM) di RS PKU
Muhammadiyah Yogykarta.
Hasil : dari penelitian ini adalah rata-rata kecepatan dalam penyediaan
berkas rekam medis pasien rawat jalan adalah 14,52 menit dan prosentase
keterlambatan 76,76%, tepat waktu 23,23% dan faktor-faktor yang
mempengaruhi adalah machine (alat), man (manusia), method (cara),
environment (lingkungan).
Persamaan penelitian adalah jenis penelitian deskriptif.
Perbedaan penelitian adalah dari penelitian sebelumnya tujuan penelitian
antara lain mengetahui proses penyediaan rekam medis, mengetahui rata-
rata kecepatan dalam penyediaan berkas rekam medis rawat jalan terkait
SPM serta mengetahui faktor-faktor yang memepengaruhi kecepatan
dalam penyediaan berkas rekam medis.
5
2. Dwi Novalina (2005) dengan judul jangka waktu pendistribusian berkas
rekam medis pasien lama klinik syaraf Rumah Sakit Pusat Pertamina
Jakarta.
Hasil : berdasarkan penelitian ini rata-rata jangka waktu pendistribusian
berkas rekam medis ke klinik syaraf di Rumah Sakit Pusal Pertamina 43,4
menit dengan standar waktu pendistribusian 15 menit. Prosentase
keterlambatan 96,52%. Tingginya angka keterlambatan dipengaruhi oleh
berbagai faktor.
Persamaan penelitian adalah jenis penelitian yang dilakukan menggunakan
deskriptif.
Perbedaan penelitian adalah terletak pada tujuan yaitu mengetahui
pelaksanaan pendistribusian berkas rekam medis pasien rwat jalan,
mengetahui faktor pendukung pelaksanaan distribusi berkas rekam medis
dan mengetahui prosentase kecepatan berkas rekam medis sampai ke
poliklinik sesudah menggunakan alat baru.
22
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Gambaran Umum Rumah Sakit
1. Sejarah RSUD Tugurejo Provinsi Jawa Tengah
Rumah Sakit Umum Daerah Tugurejo Semarang pada masa awal
berdirinya, merupakan rumah sakit khusus untuk pasien kusta yang
dibangun pada tahun 1952 oleh Dinas Pemberantasan Penyakit Kusta
Provinsi Jawa Tengah yang menempati lahan seluas 21.150 m2. Seiring
dengan perkembangan kebutuhan masyarakat, maka pada tahun 1999
secara bertahap berkembang menjadi rumah sakit yang membuka
pelayanan untuk pasien umum, hingga kemudian pada tanggal 26
Desember 2000 pemerintah meresmikan menjadi rumah sakit umum kelas
C melalui keputusan pemerintah meningkatakan Kesehatan dan
kesejahteraan Sosial N0. 1810/Menkes-Kesos/SK/XII/2000 tentang
perubahan status rumah sakit khusus menjadi rumah sakit umum.
Pada tanggal 19 November 2003 pemerintah meningkatkan status
menjadi Rumah sakit kelas B melalui Keputusan Menteri Kesehatan RI No
1600/Menkes/SK/XI/2003 tentang peningkatan kelas B non Pendidikan
Rumah Sakit Daerah Tugurejo Semarang milik pemerintah Provinsi Jawa
Tengah. Pada 16 Maret 2007 RSUD Tugurejo tersertifikasi ISO 90001:
2000 untuk 7 pelayanan utama dan penunjang pelayanan lainnya.
Kemudian pada tanggal 6 Februari 2008 Rumah Sakit Umum
Daerah Tugurejo terakreditasi dengan status penuh tingkat lengkap dengan
16 bidang pelayanan, dengan sertifikat no.01-10/111/359/08. Lalu pada 7
Juni 2008 Peraturan Daerah nomor 8 tahun 2008 tentang organisasi dan
tata kerja Rumah Sakit Umum Daerah dan Rumah Sakit Jiwa Daerah
Provinsi Jawa Tengah dan 29 Juli 2008 RSUD Tugurejo menjadi model
akreditasi untuk 5 pelayanan yaitu adminitrasi manajemen pelayanan
medis, pelayanan gawat darurat, pelayanan perawatan, pelayanan rekam
medik denga sertifikat No. HK.03.05/111/2689/08.
RSUD Tugurejo ditetapkan menjadi pola pengelolaan keuangan badan
layananan umum daerah penuh berdasarkan Surat Keputusan Gubernur
Jawa Tengah pada 1 Januari 2009. Tepat 16 Maret 2010 RSUD Tugurejo
terserifikat ISO 9001: 2008 untuk manajemen mutu. Kemudian pada 17
Maret 2011 terakreditasi penuh tingkat lengkap (16 bidang pelayanan)
yang kedua. Pada 9 Agustus 2012 penghargaan Citra Bakti Kinerja
Pelayanan Publik Tingkat Provinsi Jawa Tengah.
2. Visi, Misi dan Motto
1) Visi
Rumah sakit prima, mandiri dan terdepan dalam pelayanan.
2) Misi
a) Memberikan pelayanan kesehatan secara efisisen dan
mengembangkan pelayanan unggulan.
b) Meningkatkan profesionalisme SDM, kesehatan yang berdaya
saing.
c) Mengembangkan sarana dan prasarana RS yang aman dan nyaman
d) Meningkatkan ptrogram pengembangan mutu pelayanan medis dan
non medis secara berkesinambungan.
e) Mewujudkan kemandirian, efisiensi, efektifitas dan fleksibilitas
pengelola keuangan.
f) Menjadi pusat pendidikan kedokteran dan kesehatan lain, serta
penelitian dan pengembangan dibidang kesehatan.
3) Motto
“kesembuhan dan kepuasan Anda adalah kebahagiaan Kami”.
3. Struktur Organisasi Rumah Sakit
Gambar 3. Struktur Organisasi RSUD Tugurejo Provinsi Jawa Tengah
26
B. Hasil Penelitian
1. Mengetahui prosentase dan rata-rata waktu penyediaan dokumen rekam
medis pada klinik syaraf RSUD Tugurejo Provinsi Jawa Tengah periode
triwulan III tahun 2016
Peneliti melakukan penelitian di instalasi rekam medis yang berfokus
pada bagian filing di RSUD Tugurejo Provinsi Jawa Tengah untuk
mengetahui waktu penyediaan dokumen rekam medis pasien rawat jalan
pada kliik syaraf pada periode triwulan III (Juli – September). Pada bagian
filing tidak hanya sebagai tempat penyimpanan dokumen rekam medis
saja, tetapi juga berfungsi sebagai penyediaan dokumen rekam medis guna
pelayanan kepada pasien.
Kegiatan penyediaan dokumen rekam medis pasien rawat jalan di
RSUD Tugurejo Provinsi Jawa Tengah dimulai data pasien tersimpan di
SIMRS (slip pendaftaran tercetak) hingga dokumen rekam medis tersebut
sampai ke poliklinik yang dituju. Perhitungan tersebut berdasarkan SPO
yang ada di rumah sakit, khususnya SPO di Instalasi rekam medis. SPO
ters ebut berdasarkan surat keputusan direktur dengan nomor dokumen
05/SPO/00/A-010, dimana SPO tersebut digunakan sebagai acuan atau
pedoman kerja bagi petugas.
Hal ini diperkuat dengan wawancara kepada responden tentang
kebijakan atau pedoman yang digunakan untuk penyediaan dokumen
rekam medis pasien rawat jalan di RSUD Tugurejo Provinsi jawa Tengah
dengan pernyataan sebagai berikut:
Sedangkan wawancara responden B terdapat perbedaan tentang standar
watu yang digunakan, yaitu:
Karena hasil wawancara tersebut berbeda untuk standar waktu yang
digunakan maka dilakukan triangulasi sumber untuk memperkuat jawaban
yang benar, yaitu:
Langkah-langkah pada proses penyediaan dokumen rekam medis pasien
rawat jalan antara lain sebagai berikut:
a. Setelah pasien selesai registrasi pendaftaran, tracer akan otomatis
tercetak di printer bagian filing.
b. Kemudian tracer yang sudah tercetak ditempelkan pada outgude oleh
petugas filing.
c. Petugas filing mencari dokumen rekam medis sesuai dengan nomor
rekam medis yang dicetak pada tracer.
d. Jika dokumen rekam medis telah ditemukan, petugas filing akan
menginput pada SIMRS. Petugas terlebih dahulu login ke SIMRS
SPO Tugurejo. Standarnya kira-kira 10 sampai 15 menit.
Responden A
Ohhh.. yang jelas kita panduannya dari SPO. waktu standar untuk
pengiriman itu.. stardar itu maksimalnya 10 menit. Yahh 10 menit.
Responden B
Ya ada kebijakan, kemudian rinci dengan SPO. Standar waktu
penyediaan rawat jalan kurang dari 10 menit.
Triangulasi Sumber
Gambar 5. Langkah-langkah proses filing
e. Setelah login ke SIMRS, klik pada menu admission pendaftaran
tracking buku status poliklinik klik OK
Gambar 6. Langkah-langkah proses filing
f. Klik pada submenu tracking keluar
Gambar 7. Langkah-langkah proses filing
g. Masukkan nomor rekam medis pasien, pada cek keluar otomatis akan
tercentang sesuai dengan nomor rekam medis.
Gambar 8. Langkah-langkah proses filing
h. Kemudian petugas akan mensortir dokumen rekam medis berdasarkan
poliklinik yang dituju.
i. Apabila dokumen rekam medis pasien tidak ketemu dirak filing,
petugas akan mencari pada menu rekam medis data pasien batal
pendaftaran untuk melihat status terakhir dokumen rekam medis
pasien.
Gambar 9. Langkah-langkah proses filing
j. Pada menu pembatalan pendaftaran pasien, masukkan nomor rekam
medis yang dicari kemudian klik enter atau OK.
Gambar 10. Langkah-langkah proses filing
k. Setelah itu akan muncul submenu daftar pasien, kemudian diurutkam
berdasarkan nomor register pasien, pada terakhir kunjungan akan
terlihat status dokumen rekam medis terakhir berada.
Gambar 11. Langkah-langkah proses filing
l. Jika kunjungan terakhir pasien rawat inap, dilakukan pencarian
tracking rawat inap pada menu rekam medis entri data medis
tracking masuk assembling.
Gambar 12. Langkah-langkah proses filing
m. Tulis nomor rekam medis pasien kemudian enter.
Gambar 13. Langkah-langkah proses filing
n. Kemudian petugas filing akan menghubungi pihak terkait/ pihak yang
meminjam dokumen rekam medis agar dikembalikan guna
pemeriksaan pasien di poliklinik.
o. Setelah dokumen dikembalikan oleh pihak peminjam, entri nomor
rekam medis pada tracking keluar. Kemudian sortir pada rak sesuai
poliklinik yang dituju.
Gambar 14. Langkah-langkah proses filing
p. Untuk pasien baru rawat jalan maka dibuatkan sampul rekam medis.
Pada submenu tracking keluar dicek apakah ada pasien baru atau tidak.
Kecuali pasien yang berobat ke klinik umum, psikiatri dan hemodialisa
tidak dibuatkan sampul rekam medis karena sudah dibuatkan pada
klinik masing-masing.
Gambar 15. Langkah-langkah proses filing
q. Kemudian klik menu rekam medis data pasien master pasien
klik OK
Gambar 16. Langkah-langkah proses filing
r. Kemudian masukkan nomor rekam medis pasien baru pada menu
master pasien.
Gambar 17. Langkah-langkah proses filing
s. Klik enter, akan muncul data pasien lalu klik pada cetak label gudang
RM
Gambar 18. Langkah-langkah proses filing
t. Setelah label tercetak, tempel label tersebut ke map kuning baru yang
telah diisi lembaran formulir rawat jalan. Kemuadian tulis nomor
rekam medis pasien pada map tersebut.
u. Pada menu tracking status poliklinik, checklist/ centang rekam medis
yang sudah dibuat kemudian klik rekam data.
Gambar 19. Langkah-langkah proses filing
v. Kemudian sortir dokumen rekam medis pasien sesuai poliklinik yang
dituju pada rak sortir.
w. Petugas distribusi mengantarkan dokumen rekam medis pasien rawat
jalan sesuai dengan poliklinik yang dituju.
Untuk memperoleh data penyediaan dokumen rekam medis pasien
rawat jalan pada klinik syaraf RSUD Tugurejo Provinsi Jawa Tengah,
peneliti menggunakan data primer yang diperoleh dengan cara crosscheck
observasi dengan mencatat nomor rekam medis dan nama pasien yang ada
di rak sortir distribusi khususnya pasien yang berobat ke klinik syaraf. Rak
sortir distribusi berfungsi untuk menyortir dokumen rekam medis pasien
yang akan berobat sesuai poliklinik untuk mempermudah petugas
distribusi guna mendistribusikan dokumen rekam medis sesuai dengan
poliklinik yang dituju.
Ketika petugas distribusi mendistribusikan dokumen ke poliklinik
yang dituju, peneliti mencatat waktu saat dokumen rekam medis tiba di
klinik, khususnya klinik syaraf. Jam tersebut sebelumnya telah disesuaikan
dengan jam server di bagian pendaftaran rumah sakit agar hasil yang
didapatkan lebih akurat. Karena hal ini berkaitan dengan data awal pasien
saat registrasi yang terdapat pada SIMRS yang nantinya digunakan
sebagai perhitungan waktu penyediaan dokumen rekam medis.
Setelah mendapatkan hasil waktu dokumen tiba sampai klinik syaraf,
peneliti menginput ke SIMRS rumah sakit untuk mendapatkan data awal
pasien registrasi. Karena jam atau waktu saat registrasi pasien ada pada
SIMRS rumah sakit. Cara untuk menginput ke SIMRS yaitu dengan
masuk ke menu rekam medis data pasien batal pendaftaran
Gambar 20. Sub menu pembatalan pasien
Kemudian input rekam medis pasien klik enter, setelah muncul data
pasien, urutkan berdasarkan nomor registrasi pasien, sesuaikan dengan
tanggal registrasi pasien, kemudian klik “ambil”. Catat jam registrasi
pasien yang terdapat pada submenu pembatalan pasien.
Gambar 21. Sub menu data pasien
Setelah mencatat jam registrasi pasien, peneliti menghitung selisih
waktu penyediaan dokumen rekam medis dengan cara mengurangi jam
registrasi pasien dikurangi dengan jam saat dokumen rekam medis tersebut
tiba di klinik syaraf.
Tabel interval dibawah ini merupakan hasil pengamatan penyediaan
dokumen rekam medis pasien rawat jalan pada klinik syaraf RSUD
Tugurejo Provinsi Jawa Tengah yang dilakukan pada tanggal 6 Agustus –
15 Agustus 2015 yang menunjukkan jumlah dokumen rekam medis yang
tepat dan terlambat terkait penyediaan dokumen rekam medis.
Tabel 4.1 Penyediaan DRM berdasarkan interval waktu
No. Interval Waktu (menit) Jumlah DRM Keterangan
Baru Lama Total
1 0 – 5 0 3 3 Tepat
2 5,01 – 10 1 41 42
3 10,01 – 15 1 50 51 Terlambat
4 15,01 – 20 1 47 48
5 20,01 – 25 2 40 42
6 25,01 – 30 2 32 34
7 30,01 – 35 0 15 15
8 35,01 – 40 0 14 14
9 40,01 – 45 0 5 5
10 45,01 – 50 0 0 0
11 50,01 – 55 0 1 1
Jumlah DRM 7 248 255
Sumber: hasil observasi penyediaan DRM pada klinik syaraf RSUD
Tugurejo Provinsi Jawa Tengah periode triwulan III tahun 2016
Berdasarkan tabel diatas, dapat diketahui bahwa penyediaan
dokumen rekam medis pasien rawat jalan pada klinik syaraf RSUD
Tugurejo Provinsi Jawa Tengah dari total sampel sebanyak 255 terdapat
6 dokumen rekam medis pasien baru dan 204 dokumen rekam medis
pasien lama yang mengalami keterlambatan penyediaan dokumen.
Sedangkan dokumen rekam medis tepat waktu berjumlah 45 dokumen
yang terdiri dari 1 dokumen pasien baru dan 44 dokumen rekam medis
pasien baru. Dari tabel tersebut, dapat diketahui pula bahwa penyediaan
dokumen rekam medis pasien rawat jalan paling banyak terdapat pada
interval 10,01 sampai 15 menit dengan total 51 dokumen.
Diagram berikut ini merupakan hasil prosentase penyediaan dokumen
rekam medis pasien rawat jalan pada klinik syaraf RSUD Tugurejo
Provinsi Jawa Tengah.
Gambar 22. Prosentase penyediaan dokumen rekam medis pasien rawat
jalan pada klinik syaraf RSUD Tugurejo Provinsi Jawa Tengah
Prosentase penyediaan dokumen rekam medis pasien rawat jalan pada
klinik syaraf RSUD Tugurejo Provinsi Jawa Tengah yang mengalami
keterlambatan yaitu 210 dari total dokumen 255. Terdiri atas 6 dokumen
dari 7 dokumen pasien baru (85,7%) dan 204 dari 248 dokumen pasien
lama (82,3%). Sedangkan dokumen yang telah memenuhi standar waktu
penyediaan yaitu sebesar 17,6% dari total dokumen pasien baru dam lama,
14,3% dokumen pasien baru dan 17,7% dokumen rekam medis pasien
lama.
Sedangkan untuk memperoleh rata-rata waktu penyediaan dokumen rekam
medis rawat jalan pada klinik syaraf RSUD Tugurejo Provinsi Jawa
Tengah triwulan III tahun 2016 yang diperoleh adalah sebagai berikut:
a. Rata-rata penyediaan DRM pasien baru
Rata-rata penyediaan DRM =
= = 21,3 menit
b. Rata-rata penyediaan DRM pasien lama
Rata-rata penyediaan DRM =
= = 19,9 menit
c. Rata-rata penyediaan DRM pasien baru dan lama
Rata-rata penyediaan DRM =
= = 19,94 menit
2. Mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi keterlambatan penyediaan
dokumen rekam medis pasien rawat jalan pada klinik syaraf RSUD
Tugurejo Provinsi Jawa Tengah periode triwulan III tahun 2016
Berdasarkan tujuan pertama, ternyata masih mengalami keterlambatan
penyediaan dokumen rekam medis. Dari hasil wawancara, faktor-faktor
yang dapat mempengaruhi keterlambatan penyediaan dokumen rekam
medis antara lain yaitu:
a. Terjadinya misfile
Terjadinya misfile dokumen rekam dapat mempengaruhi keterlambatan
penyediaan dokumen rekam medis. Misfile disini diartikan sebagai
salah letak dalam penyimpanan dokumen rekam medis. Hal ini dapat
berpengaruh karena melibatkan semua para petugas untuk mencari
dokumen yang belum ketemu. Sehingga menyebabkan pekerjaan yang
lain menjadi keteteraan.
Berdasarkan wawancara dengan responden A yaitu:
Sedangkan menurut Responden B tentang adanya misfile
Dari kedua pernyataan diatas, maka diperkuat dengan wawancara
dengan triangulasi sumber.
b. Dipinjam pihak lain atau dokumen belum kembali
Faktor yang memperlambat penyediaan dokumen selanjutnya yaitu
dokumen rekam medis pasien dipinjam pihak lain atau dokumen
tersebut belum kembali ke filing. Apabila dokumen rekam medis
pasien sudah ada di rak filing, petugas bisa langsung memproses
penyediaan dokumen tersebut yang digunakan untuk pemeriksaan
pasien. Namun jika dokumen rekam medis pasien belum ketemu
dikarenakan dokumen tersebut masih dipinjam pihak klaim maupun
pasien habis mondok dokumen belum kembali, petugas harus
mengecek pada SIMRS di komputer untuk nmengetahui status
dokumen tersebut berada. Kemudian menghubungi terlebih dahulu
Kalo misfile sih iya, tapi eee.. sebenernya jarang sih ya, walaupun
ada tapi jarang. Itu juga termasuk menghambat ti.. kan karena salah
letak jadi nanti banyak petugas yang ikut nyari, yang lain jadi ikut
keteteran kan kayak gitu tii..
Responden A
...kemudian juga tidak menutup kemungkinan dokumen yang
misfile..
Responden B
Faktornya yang pertama misfile, adanya misfile ya..
Triangulasi Sumber
pihak peminjam agar dokumen tersebut dikembalikan ke filing guna
pemeriksaan pasien. Tentunya hal ini dapat memperlama waktu
penyediaan dokumen rekam medis pasien.
Berdasarkan pernyataan dari responden A tentang faktor tersebut
adalah:
Sedangkan menurut responden B yaitu:
Pernyaataan dari kedua responden kemudian diperkuat dengan
triangulasi sumber
c. Perilaku dari petugas
Perilaku dari petugas filing yang kurang berfokus pada pelayanan
dapat menjadi sasal satu faktor yang menyebabkan keterlambatan
penyediaan dokumen rekam medis. Dari hasil observasi dapat
diketahui melalui jam kirim dokumen rekam medis yang kurang
Bisa aja dokumen itu masih mondok, bisa aja dokumen itu dipinjem
klaim, bisa aja dokumen itu dipinjem ada bpjs, ada... mas x, pak y,
bu z ya itukan kita harus ngecek kan, ngecek dikomputer.. untuk
dokumen belum kembali ini pallig rata-rata 20an perhari, ya dikit
is..
Responden A
Ada faktor, satu.. memang ada yang apa namane? Pengembalian
dari rawat inap yang belum tepat waktu, harus menunggu lama
meskipun sudah di telpon, kemudian juga dipinjam di unit klaim
atau keuangan..
Responden B
....dokumen kan belum kembali ke ruangan bisa jadi....
Trianglasi Sumber
konsisten atau bisa dikatakan kurang teratur. Semakin lama
mengantarkan dokumen ke klinik, maka waktu penyediaan juga akan
semakin bertambah lama.
Berdasarkan hasil wawancara dengan responden A tentang perilaku
atau sikap dari petugas yaitu:
Untuk mempertegas hasil wawancara responden B, maka dilakukan
wawancara ulang dengan triangulasi sumber, yaitu :
d. Kesalahan distribusi
Kesalahan distribusi dapat terjadi karena beberapa penyebab, karena
SDMnya itu sendiri atau bisa juga karena pasiennya. Hal ini juga dapat
mempengaruhi waktu penyediaan dokumen rekam medis, karena
dokumen yang seharusnya sudah diantar ke klinik yang dituju, namun
belum sampai karena salah tempat atau salah masuk ke klinik.
Menurut responden A tentang kesalahan ditribusi ke klinik
dikarenakan :
Ya itu pengaruh ya.. kalau pekerjaannya nanti-nanti kan juga
waktunya makin lama..
Responden A
Kemudian ada masalah lagi karena mungkin apa? Perilaku dari
pada petugas filing yang kemungkinan juga terpengaruh. Tidak
langsung fokus pada pelayanan kemungkinan nanti-nanti dulu.
Triangulasi Sumber
Pendapat responden B tentang kesalahan distribusi yaitu:
Dari pernyataan kedua responden tersebut yang berbeda maka untuk
triagulasi sumbernya yaitu:
e. Belum dilakukan evaluasi secara rutin
Evaluasi terkait penyediaan dokumen rekam medis belum dilakukan
secara rutin, evaluasi ini berfungsi untuk memantau kinerja petugas
rekam medis khususnya petugas filing. Dari evaluasi terkait dengan
Pernah sih ya.. sebenernya kalo itu kesalahan dari distributornya
atau kesalahan dari kita yang tracking itu nggak tau ya..
namanya manusia kan bisa salah dimana aja sampai kayak gitu,
jadi kemungkinan bisa kita yang masukkan, masukkan ke (rak
sortir) polinya, jadi habis ditracking itu kita masukkan ke (rak
sortir) polinya, lha mungkin kita salah memasukkan ke (rak
sortir) polinya itu. Kalo ditributor kan diakan tinggal ngambil
dari polinya langsung di masukkan kayak gitu.. tapi bisa juga
karena kan yang dibawa itu banyak itu nggak pake map yang ada
namanya jadi bisa juga salah kayak gitu..
Responden A
Tidak menutup kemungkinan iya,, namanya human error pasti
ada. Tapi kesalahan itu tidak.. tidak sering terjadi. Pernah sih
mbak, pernah.. cuman tidak sering. Bisa dihitunglahh.. jadi bisa
dihitung, jadi tidak, tidak... prosentasenya tidak tinggi.
Responden B
Itu disebabkan karena yang pertama konsentrasi petugas,
ketelitian petugas itu bisa jadi, poli dalam 1 masuk ke poli dalam
2 bisa jadi, fisio terapi dimasukkan ke syaraf. Atau mungkin bisa
jadi karena pasien ganti dokter tidak bilang-bilang terus dari poli
dalam satu ya, dokumen sudah diserahkan ke poli dalam satu
kemudian ada perubahan tanpa konfirmasi, konfirmasi
pendaftaran lha terus langsung ke polinya lha kita nglacak lagi
dimana. Poli dalam satu ya kalau itu dari poli dalam satu ke poli
dalam dua. Seperti itu.
Triangulasi Sumber
penyediaan tersebut akan diketahui waktu penyediaan dokumen rekam
medis, sehingga dapat mengetahui apakah kinerja petugas filing akan
lebih baik ataupun lebih buruk dari sebelumnya. Kemudian dilakukan
perbaikan mana yang harus dilakukan.
Pernyataan menurut Responden A terkait evaluasi yaitu:
Menurut Responden B yaitu:
Dari hasil kedua responden tersebut dipertegas dengan pernyataan dari
triangulasi sumber:
Evaluasi nggak secara rutin dilakukan, jadi kayak itu tadi, kalo ada
masalah nah.. terkait unit lain itu baru biasanya kita evaluasi kan
bagaimana, enak e bagaimana kerjane.. biar nggak terjadi kayak
gitu lagi,,, jadi nggak secara rutin.
Responden A
Harusnya rutin, seharusnya rutin. Cuman misalkan alhamdulillah
sih kalau misalkan evaluasi kita ada bantuan ya. Ada bantuan dari
see.. dari mahasiswa itukan rutin, jadi ee.. mahasiswa-mahasiswa
rutin jadi ee.. setiap praktekan itu pasti ada yang mengevaluasi.
Jadi secara otodidak dievaluasi, dievaluasi secara tidak langsung
oleh mahasiswa.
Responden B
Seringnya tidak, cuman ya dilakukan..
Triangulasi Sumber
C. Pembahasan
1. Mengetahui prosentase dan rata-rata waktu penyediaan dokumen rekam
medis pada klinik syaraf RSUD Tugurejo Provinsi Jawa Tengah
Penyediaan dokumen rekam medis pasien rawat jalan di RSUD
Tugurejo Provinsi Jawa Tengah menggunakah Standar operasional
Prosedur (SPO) sebagai acuan bagi petugas filing. Untuk standar waktu
yang digunakan pada SPO tersebut adalah kurang ≤ 10 menit. Perhitungan
penyediaan dokumen rekam medis pasien rawat jalan di RSUD Tugurejo
sesuai dengan SPO yaitu dimulai dari pasien mendaftar sampai dokumen
diantar ke poliklinik. Pasien mendaftar disini diartikan data pasien tersebut
telah tersimpan pada SIMRS.
Namun perhitungan penyediaan dokumen rekam medis menurut
Depkes RI 2007, waktu penyediaan dokumen rekam medis mulai dari
pasien mendaftar sampai rekam medis ditemukan/ disediakan oleh
petugas. Pasien mendaftar disini diartikan mulai pasien tersebut
diwawancarai oleh petugas pendaftaran. Kemudian dokumen tersebut
sampai ditemukan atau tersedia oleh petugas, bukan sampai ke poliklinik.
RSUD Tugurejo Provinsi Jawa Tengah telah memiliki kebijakan
tersendiri sesuai dengan SPO rumah sakit. Hal tersebut dikarekan
mengetahui adanya pasien yaitu setelah ada nomor rekam medis. Nomor
rekam medis pasien muncul setelah data pasien yang berobat telah
disimpan pada saat pendaftaran. Apabila sudah ada nomor rekam medis
pasien, petugas filing menyediakan dokumen rekam medis tersebut sampai
ke poliklinik yang dituju.
Perbedaan persepsi ini juga kemungkinan akan mempengaruhi
terhadap waktu penyediaan. Dimana pada Dekes RI, 2007 tersebut hanya
sampai berkas ditemukan saja, namun berdasarkan SPO penyediaan
dokumen rekam medis Rumah Sakit Tugurejo Provisi Jawa Tengah
sampai diantar ke poliklinik. Sebelum dokumen tersebut sampai ke
poliklinik juga harus melalui beberapa proses dari dokumen ditemukan
hingga didistribusikan ke klinik yang dituju, yakni dokumen diassembling
untuk memeriksa lembar rawat jalan kemudian ditracking dan dilakukan
penyortiran berdasarkan klinik yang dituju. Hal ini dapat memperpanjang
untuk waktu penyediaan dokumen tersebut. Untuk data awal juga
berpengaruh terhadap waktu penyediaan, pada Depkes RI, 2007 dilakukan
ketika pasien mulai diwawancarai, sedangkan kebijakan rumah sakit yaitu
ketika data pasien tersebut telah tersimpan pada SIMRS di rumah sakit.
Data awal untuk perhitungan ini juga berpengaruh, terutama bagi pasien
baru, apabila pada Depkes RI, 2007 pasien dimulai dari wawancara oleh
petugas pendaftaran kemudian petugas menginput data pasien lalu data
tersebut disimpan. Sedangkan kebijakan rumah sakit berdasarkan SPO
yaitu ketika data tersebut telah disimpan yang kemudian akan muncul pada
SIMRS rumah sakit sebagai jam registrasi pasien.
Pada SPO Rumah Sakit, standar waktu penyediaan dokumen
rekam medis rawat jalan yang digunakan ≤ 10 menit, namun pada
kenyataannya masih ditemui permasalahan terkait penyediaan, yakni
masih mengalami keterlambatan. Hal ini menunjukkan bahwa untuk
penyediaan dokumen belum memenuhi standar mutu yang telah
ditetapkan rumah sakit tersebut.
Hasil rata-rata waktu penyediaan dokumen rekam medis pasien
rawat jalan klinik syaraf yang diperoleh adalah 19,94 menit. Jika hasil
rata-rata waktu penyediaan dikalikan dengan rata-rata kunjungan pasien
klinik syaraf sekitar 35 pasien maka akan ketemu hasil 11,63 jam, apabila
hasil ini dikerjakan oleh satu petugas filing. Namun petugas filing di
Rumah Sakit Tugurejo berjumlah 12 orang, jadi tidak melebihi jam kerja
di rumah sakit tersebut. Untuk pembagian kerja petugas filing yaitu 9
orang untuk proses penyediaan sedangkan 3 orang untuk distribusi.
2. Mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi keterlambatan penyediaan
dokumen rekam medis pasien rawat jalan
Faktor yang mempengaruhi terjadinya keterlambatan penyediaan
dokumen rekam medis antara lain yaitu:
a. Terjadinya misfile
Rekam medis mengalami misfile atau salah letak dapat
mempengaruhi terhadap penyediaan dokumen rekam medis.
Karena petugas filing harus mencari dokumen tersebut hingga
ketemu, sehingga dapat menghambat pekerjaan yang lainnya.
Terjadinya misfile dokumen rekam medis dapat terjadi karena
kurang ketelitian petugas dalam penyimpanan dokumen rekam
medis pasien. Namun angka kejadian misfile ini sudah rendah
karena untuk meminimalkan terjadinya misfile, RSUD Tugurejo
Provinsi Jawa Tengah menggunakan kode warna pada rekam
medis pasien di map rekam medis. Pengodean warna nomor rekam
medis tersebut sudah diatur pada SPO berdasarkan surat keputusan
direktur dengan nomor dokumen 05/SPO/00/A-44. Dimana
masing-masing nomor rekam medis telah memiliki kode warna
tersendiri untuk mempermudah mencari dokumen yang mengalami
misfile.
b. Dokumen rekam medis belum kembali ke ruang filing
Hal tersebut juga sangat berpengaruh tehadap penyediaan dokumen
rekam medis, karena dapat menghambat waktu penyediaan.
Petugas filing telah mencari ke rak filing, namun belum ketemu
kemudian petugas harus mencari di komputer pada SIMRS rumah
sakit untuk mengetahui pihak mana yang meminjam dokumen
tersebut. Petugas filing kemudian menghubungi pihak yang
meminjam dokumen tersebut agar dikembalikan guna pelayanan
pengobatan terhadap pasien. Hal ini bisa terjadi karena dokumen
rekam medis untuk pasien setelah mondok masih dalam proses
untuk koding, assembling maupun KLPCM, sedangkan dokumen
tersebut dibutuhkan untuk kontrol pasien. Namun untuk presentasi
ini sudah rendah, hanya sekitar 20 dokumen perhari dari kunjungan
pasien.
c. Perilaku petugas
Peran petugas filing sangat penting untuk penyediaan dokumen
rekam medis. Apabila petugas tidak langsung fokus pada
pelayanan atau menunda pekerjaan juga akan menghambat
penyediaan dokumen rekam medis. Apabila petugas menunda
pekerjaan otomatis penyediaan dokumen akan semakin lama juga.
Misalnya untuk mengantarkan dokumen ke poliklinik, apabila
petugas mengantarkan dokumen tersebut secara konsisten misal
sepuluh menit sekali dan tidak menumpuk dokumen yang akan
diantar terlalu banyak, kemungkinan keterlambatan dokumen
rekam medis akan semakin berkurang.
d. Kesalahan distribusi
Kesalahan pendistribusian dokumen rekam medis ini banyak
penyebabnya, baik oleh petugas maupun oleh pasiennya sendiri.
Dari petugasnya yaitu tidak menutup kemungkinan adanya human
error bisa dikatakan ketelitian petugas tersebut. Sedangkan
kesalahan dari pasiennya yaitu pasien pindah dari poli satu ke poli
yang lain tanpa ada konfirmasi dahulu. Dokumen yang seharusnya
sudah sampai di klinik, tetapi malah salah klinik. Sehingga akan
memperlama penyediaan dokumen tersebut. Untuk kejadian
kesalahan distribusi ini tidak sering terjadi, hanya beberapa
dokumen saja.
e. Belum dilakukan evaluasi secara rutin.
Menurut depkes RI 2007, evaluasi tentang penyediaan dokumen
rekam medis seharusnya dilakukan selama 3 bulan sekali, namun
pada kenyataannya belum dilakukan dengan rutin. Evaluasi ini
bertujuan untuk mengevaluasi kinerja petugas agar lebih baik
untuk kedepannya, namun di RSUD Tugurejo Provinsi Jawa
Tengah belum ada aturan atau kebijakan terkait dengan evaluasi
tentang penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan. Evaluasi
terkait dengan penyediaan dokumen rekam medis pasien rawat
jalan di RSUD Tugurejo dilakukan atau dibantu oleh mahasiswa
praktekan di rumah sakit tersebut dan belum secara rutin.
52
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
1. Penyediaan dokumen rekam medis pasien rawat jalan pada kllinik syaraf
RSUD Tugurejo Provinsi Jawa Tengah mengalami keterlambatan
sebanyak 82,4% dengan rata-rata waktu penyediaan 19,94 menit.
2. Faktor yang dapat mempengaruhi keterlambatan penyediaan dokumen
rekam medis pasien rawat jalan yang paling dominan adalah perilaku
petugas yang kurang konsisten untuk mengantarkan dokumen rekam
medis ke klinik yang dituju.
B. Saran
1. Adanya kebijakan yang jelas terkait evaluasi tentang penyediaan dokumen
rekam medis untuk memantau kinerja petugas rekam medis khususnya
filing.
2. Penyamaan definisi operasional untuk perhitungan waktu penyediaan
dokumen rekam medis antara SPO dengaan standar pelayanan minimal
pada Kepmenkes no. 129 tahun 2008 tentang standar pelayanan minimal
rumah sakit.
DAFTAR PUSTAKA
Azwar, Azrul. (2010). Pengantar Administrasi Kesehatan Edisi Tiga. Jakarta:
Binarupa Aksara.
Departemen Kesehatan Republik Indonesia. (2007). Pedoman Penyelenggaraan
Pelayanan di Rumah Sakit. Jakarta : Departemen Kesehatan Republik
Indonesia
Departemen Kesehatan Republik Indonesia. (2007). Standar Pelayanan Minimal
Rumah Sakit. Jakarta : Departemen Kesehatan Republik Indonesia
Hatta, G. R. (2013). Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana
Pelayanan Kesehatan. Jakarta: Penerbit Universitas Indonesia
Kementrian Kesehatan RI Direktorat Jendral Bina Upaya Kesehatan. (2011).
JUKNIS SIRS 2011 Sistem Informasi Rumah Sakit. Jakarta.
Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 129 tahun 2008 tentang Standar Pelayanan
Minimal Rumah Sakit
Novalina, D. (2005). Jangka Waktu Pendistribusian Berkas Rekam Medis Pasien
Lama Klinik Syaraf Rumah Sakit Pusat Pertamina Jakarta. Karya Tuls
Ilmiah. D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan UGM. (Tidak
dipublikasikan)
Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 340/MENKES/PER/III/2010 tentang
Klasifikasi Rumah Sakit
Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam
Medis
Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 69 tahun 2014 tentang
Kewajiban Rumah Sakit dan Kewajiban Pasien
Rustiyanto, E. & Rahayu W. A. (2011). Manajemen Filing Dokumen Rekam
Medis Dan Informasi Kesehatan. Yogyakarta : Politeknik Kesehatan
Permata Indonesia
Sugiyono. (2013). Statistika untuk Penelitian. Bandung: Alfabetika.
Undang-Undang UU Nomor 29 tahun 2004 tentang Praktek Kedokteran
Winarni. (2013). Penyediaan Berkas Rekam Medis Pasien Rawat Jalan
Berdasarkan Standar Pelayanan Minimal (SPM) di RS PKU
Muhammadiyah Yogykarta. Karya Tulis Ilmiah. D3 Rekam Medis dan
Informasi Kesehatan UGM. (Tidak dipublikasikan)