PENYEDIAAN DOKUMEN REKAM MEDIS PASIEN RAWAT JALAN …repository.unjaya.ac.id/355/2/Isti Nur...

i

PENYEDIAAN DOKUMEN REKAM MEDIS PASIEN RAWAT JALAN

PADA KLINIK SYARAF RSUD TUGUREJO PROVINSI

JAWA TENGAH PERIODE TRIWULAN III

TAHUN 2016

KARYA TULIS ILMIAH

Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Mencapai Gelar Ahli Madya

Rekam Medis Dan Informasi Kesehatan

Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta

Disusun oleh:

ISTI NUR ANIFAH

1 3 1 3 0 1 8

PROGRAM STUDI

REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN (D-3)

STIKES JENDERAL ACHMAD YANI

YOGYAKARTA

2016

iv

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT atas berkah dan rahmat-Nya-lah

kami dapat menyelesaikan usulan penelitian ini. Tidak lupa kami ucapkan

terimakasih kepada orang-orang yang telah mendukung dan membantu kami,

yaitu:

1. Koeswanto Hardjo, dr., M.Kes sebagai Ketua STIKES Jenderal Achmad Yani

Yogyakarta;

2. Sis Wuryanto, A.Md.PerKes, SKM, MPH sebagai Ketua Prodi D3 Rekam

Medis dan Informasi Kesehatan di STIKES Jenderal Achmad Yani

Yogyakarta;

3. dr. Rijantono Fransiscus Maria, MPH dalam membimbing penyusunan karya

tulis ilmiah;

4. Ibnu Mardiyiko, SKM., MM sebagai penguji pada karya tulis ilmiah;

5. Kori Puspita Ningsih, A.Md. PerKes, SKM sebagai koordinator kegiatan

karya tulis ilmiah;

6. Staf dan dosen-dosen STIKES Jenderal Achmad Yani Yogyakarta;

7. dr. Endro Suprayitno, Sp. Kj sebagai Direktur RSUD Tugurejo Privinsi Jawa

Tengah yang telah menerima kami untuk melakukan kegiatan penelitian;

8. Roni Rohman, A.Md.PK sebagai Ketua Instalasi Rekam Medis RSUD

Tugurejo Provinsi Jawa Tengah;

9. Ayah dan Ibu terhormat dan tersayang yang telah memberi semangat,

dukungan dan doa;

v

10. Serta semua pihak yang tidak bisa kami sebutkan satu persatu, yang telah

mendukung dan membantu dalam menyelesaikan usulan penelitian ini.

Kami menyadari masih banyak kekurangan, oleh karena itu penulis

mengharapkan kritik dan saran perbaikan usulan penelitian ini. Penulis juga

berharap agar usulan penelitian ini dapat disetujui oleh pembimbing untuk dapat

dijadikan acuan tindak lanjut penelitian dan bermanfaat bagi kita.

Yogyakarta, Mei 2016

Penyusun

vi

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ................................................................................................ i

HALAMAN PENGESAHAN ................................ Error! Bookmark not defined.

HALAMAN PERNYATAAN ................................................................................ ii

KATA PENGANTAR ........................................................................................... iii

DAFTAR ISI .......................................................................................................... vi

DAFTAR TABEL ................................................................................................ viii

DAFTAR GAMBAR ............................................................................................. ix

DAFTAR LAMPIRAN ........................................................................................... x

DAFTAR SINGKATAN ....................................................................................... xi

ABSTRACT .......................................................................................................... xii

INTI SARI ............................................................................................................ xiii

BAB I ...................................................................................................................... 1

PENDAHULUAN .................................................................................................. 1

A. Latar Belakang ............................................................................................. 1

B. Rumusan Masalah ........................................................................................ 3

C. Tujuan Penelitian ......................................................................................... 3

D. Manfaat Penelitian ....................................................................................... 3

E. Keaslian Penelitian ....................................................................................... 4

BAB II ..................................................................................................................... 6

TINJAUAN PUSTAKA ......................................................................................... 6

A. Tinjauan Teoritis .......................................................................................... 6

B. Kerangka Teori........................................................................................... 14

C. Kerangka Konsep ....................................................................................... 15

BAB III ................................................................................................................. 16

METODE PENELITIAN ...................................................................................... 16

A. Desain Penelitian ........................................................................................ 16

B. Lokasi Dan Waktu Penelitian .................................................................... 16

C. Alat dan Teknik Pengumpulan Data .......................................................... 17

D. Populasi dan Sampel .................................................................................. 18

vii

E. Variabel Penelitian dan Definisi Operasional ............................................ 19

F. Teknik Pemeriksaan Keabsahan Data ........................................................ 19

G. Metode Pengolahan dan Analisis Data ...................................................... 19

H. Etika Penelitian .......................................................................................... 21

BAB IV .............................................................................................................. 22

HASIL DAN PEMBAHASAN ............................................................................. 22

A. Gambaran Umum Rumah Sakit ................................................................. 22

B. Hasil Penelitian .......................................................................................... 26

C. Pembahasan ................................................................................................ 46

BAB V ................................................................................................................... 52

KESIMPULAN DAN SARAN ............................................................................. 52

A. Kesimpulan ................................................................................................ 52

B. Saran ........................................................................................................... 52

DAFTAR PUSTAKA ...............................................................................................

viii

DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Waktu penyediaan dokumen rekam medis pasien rawat jalan ............ 10

Tabel 2.2 Pelayanan Klinik Syaraf........................................................................ 13

Tabel 3.1 Variabel Penelitian dan Definisi Operasional ....................................... 19

Tabel 3.2 Jadwal Penelitian................................................................................... 22

Tabel 4.1 Penyediaan DRM Berdasarkan Interval Waktu .................................... 39

ix

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. Kerangka Teori ................................................................................... 14

Gambar 2. Kerangka Konsep ................................................................................ 15

Gambar 3. Struktur Organisasi RSUD Tugurejo Provinsi Jawa Tengah ............. 26

Gambar 5. Langkah-langkah proses filing ........................................................... 29

Gambar 6. Langkah-langkah proses filing ............................................................ 29


Gambar 8. Langkah-langkah proses filing ............................................................ 30


Gambar 10. Langkah-langkah proses filing .......................................................... 31

Gambar 11. Langkah-langkah proses filing ......................................................... 32









Gambar 20. Submenu pembatalan pasien ............................................................. 37

Gambar 21. Submenu data pasien ........................................................................ 38

Gambar 22. Prosentase penyediaan DRM Rajal klinik syaraf RSUD Tugurejo

Provinsi Jawa Tengah ........................................................................................... 40

x

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1. Surat Ijin Penelitian .............................................................................

Lampiran 2. Laporan Kunjungan Pasien Rawat Jalan Triwulan II RS Tugurejo .....

Lampiran 3. Informed consent subjek penelitian ......................................................

Lampiran 4. Hasil Observasi .....................................................................................

Lampiran 5. Hasil Transkrip Pedoman Wawancara .................................................

Lampiran 6. SPO RSUD Tugurejo Provinsi Jawa Tengah .......................................

Lampiran 7. Kegiatan Bimbingan Karya Tulis Ilmiah..............................................

xi

DAFTAR SINGKATAN

DRM : Dokumen rekam medis

Kepmenkes : Keputusan Menteri Kesehatan

Permenkes : Peraturan menteri kesehatan

PP RI : Peraturan Pemerintah Republik Indonesia

SIMRS : Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit

SPM : Standar Pelayanan Minimal

UU RI : Undang-undang Republik Indonesia

xii

PROVISION OF MEDICAL RECORD DOCUMENTS OUTPATIENT

NERVE CLINICS TUGUREJO HOSPITAL CENTRAL JAVA

PROVINCE THREE-QUARTER PERIOD OF 2016

Isti Nur Anifah1, Rijantono Fransiscus Maria

2

ABSTRACT

Background: The time ensuring provision of outpatient medical records is one

indicator of the quality of medical record services. The faster provision of medical

records to document the faster clinic services provided to patients. Minimum

service standards Tugurejo Hospital in Central Java province for the provision of

medical record documents is ≤ 10 minutes. But in fact, the provision of documents

or medical records has been delayed more than 10 minutes of your documents to

the clinic.

Research purpose: to know the percentage and the average time ensuring

provision of medical records of outpatient nerve clinics Tugurejo Hospital Central

Java province the third quarter 2016 and determine the factors that cause delays in

the provision of medical record documents outpatients.

Methods: This research type is descriptive with qualitative and quantitative

approaches. The research design used cross-sectional. Sample in this study is a

document medical records outpatient neurological clinic amounted to 255

documents. Data were collected by observation, interview and documentation

study.

Results: The results of this study is the percentage of delays in the provision of

medical record documents outpatient nerve clinics Tugurejo Hospital Central Java

province the third quarter 2016 was 85.7% document new patients and 82.3% of

patients long documents, the Average time of provision document medical record

19.94 minutes. Factors affecting the delay provision of outpatient medical record

documents that the misfile, the document has not been returned to the filing,

distribution errors, the behavior of the officers, provision of documents related to

the evaluation of medical records have not done routinely.

Keywords:the Provision of Medical Record Documents, Outpatient, Clinic Nerve.

1 A Student Ofdiploma III Medical Record And Health Information Study

Program Of Achmad Yani High Scool Of Health Science Yogyakarta

2 A Conseling Lecture Of Diploma III Medical Record And Health Information

Program Study Of Achmad Yani High School Of Health Science Yogyakarta

xiii

PENYEDIAAN DOKUMEN REKAM MEDIS PASIEN RAWAT JALAN

PADA KLINIK SYARAF RSUD TUGUREJO PROVINSI

JAWA TENGAH PERIODE TRIWULAN III

TAHUN 2016

Isti Nur Anifah1, Rijantono Fransiscus Maria

2

INTI SARI

Latar Belakang : Waktu penyediaan dokumen rekam medis pasien rawat jalan

merupakan salah satu indikator mutu pelayanan rekam medis. Semakin cepat

penyediaan dokumen rekam medis sampai ke klinik maka semakin cepat pula

pelayanan yang diberikan kepada pasien. Standar pelayanan minimal di RSUD

Tugurejo Provinsi Jawa Tengah untuk penyediaan dokumen rekam medis adalah

≤ 10 menit. Namun pada kenyataannya, penyediaan dokumen rekam medis

mengalami keterlambatan atau lebih dari 10 menit dokumen tersebut sampai ke

poliklinik.

Tujuan : mengetahui prosentase dan rata-rata waktu penyediaan dokumen rekam

medis pasien rawat jalan pada klinik syaraf RSUD Tugurejo Provinsi Jawa

Tengah periode triwulan III tahun 2016 dan mengetahui faktor-faktor yang

menyebabkan keterlambatan penyediaan dokumen rekam medis pasien rawat

jalan.

Metode Penelitian : jenis penelitian ini adalah penelitiaan deskriptif dengan

pendekatan kualitatif dan kuantitatif. Rancangan penelitian yang digunakan cross-

sectional. Sampel pada penelitian ini adalah dokumen rekam medis pasien rawat

jalan klinik syaraf berjumlah 255 dokumen. Metode pengumpulan data dengan

observasi, wawancara dan studi dokumentasi.

Hasil : hasil penelitian ini adalah prosentase keterlambatan penyediaan dokumen

rekam medis pasien rawat jalan pada klinik syaraf RSUD Tugurejo Provinsi Jawa

Tengah periode triwulan III tahun 2016 adalah 85,7% dokumen pasien baru dan

82,3% dokumen pasien lama, rata-rata waktu penyediaan dokumen rekam medis

19,94 menit. Faktor yang mempengaruhi keterlambatan penyediaan dokumen

rekam medis rawat jalan yaitu terjadinya misfile, dokumen belum kembali ke

ruang filing, kesalahan distribusi, perilaku petugas, evaluasi terkait penyediaan

dokumen rekam medis belum dilakukan secara rutin.

Kata kunci : penyediaan dokumen rekam medis, pasien rawat jalan, klinik syaraf

1 Mahasiswa D-III Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Stikes Jenderal

Achmad Yani Yogyakarta

2 Dosen Prodi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Stikes Jenderal Achmad

Yani Yogyakarta

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan

pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan

pelayanan rawat inap, rawat jalan dan gawat darurat (Peraturan Menteri

Kesehatan Nomor 340/MENKES/PER/III/2010). Salah satu kewajiban rumah

sakit sebagaimana tertuang dalam Permenkes RI No. 69 tahun 2014 tentang

kewajiban rumah sakit dan kewajiban pasien adalah menyelenggarakan

kegiatan rekam medis.

Menurut Peraturan Menteri Kesehatan (Permenkes) Nomor

269/MENKES/PER/III/2008 yang dimaksud rekam medis adalah berkas yang

berisi catatan dan dokumen antara lain identitas pasien, hasil pemeriksaan,

pengobatan yang telah diberikan, serta tindakan dan pelayanan lain yang telah

diberikan kepada pasien. Rekam medis yang baik merupakan wujud dari

pendayagunaan dan kecepatan perawatan yang telah diberikan kepada pasien.

Suatu instalasi rekam medis yang mumpuni sangat diperlukan guna

mendapatkan rekam medis yang baik atau dapat dikatakan bermutu dalam

pelayanan kesehatan.

Mutu pelayanaan kesehatan adalah pelayanan kesehatan yang dapat

memuaskan setiap pemakai jasa pelayanan kesehatan yang sesuaia dengan

tingkat kepuasan rata-rata sesuai dengan standart dan kode etika profesi.

2

Salah satu indikator rekam medis dikatakan bermutu adalah ketepatan waktu/

timeline (dikaitkan dengan episode pelayanan yang terjadi).

Waktu penyediaan dokumen rekam medis yang cepat menjadi salah

satu faktor yang dapet mempengaruhi kepusan pasien. Semakin cepat

penyediaan dokumen rekam medis sampai ke klinik maka semakin cepat pula

pelayanan yang diberikan kepada pasien. Waktu penyediaan dokumen rekam

medis pasien rawat jalan berdasarkan Standar Pelayanan Minimal Rekam

medis adalah ≤ 10 menit. Untuk menghitung waktu penyediaan dokumen

rekam medis mulai saat pasien selesai registrasi (tracerdicetak) sampai

dokumen rekam medis tersebut sampai ke klinik yang dituju.

Berdasarkan studi pendahuluan yang dilakukan pada bulan April 2016

di RSUD Tugurejo Provinsi Jawa Tengah dengan jumlah sampel 100

dokumen rekam medis masih terdapat penyediaan dokumen rekam medis

yang lebih dari 10 menit sebesar 93% dengan rata-rata waktu penyediaan

19,55 menit. Sedangkan kebijakan di RSUD Tugurejo Provinsi Jawa Tengah

standar pelayanan minimal waktu penyediaan dokumen rekam medis pasien

rawat jalan adalah ≤ 10 menit. Dari data laporan kunjungan pasien rawat jalan

di RSUD Tugurejo Provinsi Jawa Tengah, jumlah kunjungan pesien paling

banyak yaitu pada klinik syaraf. Pada klinik tersebut juga masih ditemukan

keterlambatan penyediaan dokumen rekam medis.

Berdasarkam permasalahan di atas, maka penulis melakukan penelitian

tentang tinjauan waktu penyediaan dokumen rekam medis pasien rawat jalan

di RSUD Tugurejo Provinsi Jawa Tengah.

3

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, maka rumusan yang dapat diambil adalah

“bagaimana pelaksanaan kegiatan penyediaan dokumen rekam medis pasien

rawat jalan pada klinik syaraf RSUD Tugurejo Provinsi Jawa Tengah periode

triwulan III tahun 2016?”

C. Tujuan Penelitian

1. Tujuan umum

Mengetahui pelaksanaan kegiatan penyediaan dokumen rekam medis

pasien rawat jalan di klinik syaraf RSUD Tugurejo Provinsi Jawa Tengah

periode triwulan III tahun 2016.

2. Tujuan khusus

a. Mengetahui prosentase dan rata-rata waktu penyediaan dokumen

rekam medis pasien rawat jalan pada klinik syaraf RSUD Tugurejo

Provinsi Jawa Tengah periode triwulan III tahun 2016.

b. Mengetahui faktor-faktor penyebab keterlambatan penyediaan

dokumen rekam medis pasien rawat jalan pada klinik syaraf di RSUD

Tugurejo Provinsi Jawa Tengah periode triwulan III tahun 2016.

D. Manfaat Penelitian

1. Manfaat bagi Rumah Sakit

Dapat digunakan sebagai bahan atau informasi dan evaluasi pelayanan

kesehatan dan peningkatan kinerja petugas di RSUD Tugurejo Provinsi

Jawa Tengah.

4

2. Manfaat bagi Institusi Pendidikan

Sebagai bahan pertimbangan dan panduan untuk mahasiswa dimasa yang

akan datang dan menambah kerja sama dengan rumah sakit pemerintah

maupun swasta.

3. Manfaat bagi Mahasiswa

Menambah wawasan secara teori yang dipelajari maupun keterampilan di

dunia kerjandan sebagai tolak ukur untuk memasuki dunia kerja yang

sesungguhnya.

E. Keaslian Penelitian

1. Winarni (2013) yang berjudul penyediaan berkas rekam medis pasien

rawat jalan berdasarkan standar pelayanan minimal (SPM) di RS PKU

Muhammadiyah Yogykarta.

Hasil : dari penelitian ini adalah rata-rata kecepatan dalam penyediaan

berkas rekam medis pasien rawat jalan adalah 14,52 menit dan prosentase

keterlambatan 76,76%, tepat waktu 23,23% dan faktor-faktor yang

mempengaruhi adalah machine (alat), man (manusia), method (cara),

environment (lingkungan).

Persamaan penelitian adalah jenis penelitian deskriptif.

Perbedaan penelitian adalah dari penelitian sebelumnya tujuan penelitian

antara lain mengetahui proses penyediaan rekam medis, mengetahui rata-

rata kecepatan dalam penyediaan berkas rekam medis rawat jalan terkait

SPM serta mengetahui faktor-faktor yang memepengaruhi kecepatan

dalam penyediaan berkas rekam medis.

5

2. Dwi Novalina (2005) dengan judul jangka waktu pendistribusian berkas

rekam medis pasien lama klinik syaraf Rumah Sakit Pusat Pertamina

Jakarta.

Hasil : berdasarkan penelitian ini rata-rata jangka waktu pendistribusian

berkas rekam medis ke klinik syaraf di Rumah Sakit Pusal Pertamina 43,4

menit dengan standar waktu pendistribusian 15 menit. Prosentase

keterlambatan 96,52%. Tingginya angka keterlambatan dipengaruhi oleh

berbagai faktor.

Persamaan penelitian adalah jenis penelitian yang dilakukan menggunakan

deskriptif.

Perbedaan penelitian adalah terletak pada tujuan yaitu mengetahui

pelaksanaan pendistribusian berkas rekam medis pasien rwat jalan,

mengetahui faktor pendukung pelaksanaan distribusi berkas rekam medis

dan mengetahui prosentase kecepatan berkas rekam medis sampai ke

poliklinik sesudah menggunakan alat baru.

22

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

A. Gambaran Umum Rumah Sakit

1. Sejarah RSUD Tugurejo Provinsi Jawa Tengah

Rumah Sakit Umum Daerah Tugurejo Semarang pada masa awal

berdirinya, merupakan rumah sakit khusus untuk pasien kusta yang

dibangun pada tahun 1952 oleh Dinas Pemberantasan Penyakit Kusta

Provinsi Jawa Tengah yang menempati lahan seluas 21.150 m2. Seiring

dengan perkembangan kebutuhan masyarakat, maka pada tahun 1999

secara bertahap berkembang menjadi rumah sakit yang membuka

pelayanan untuk pasien umum, hingga kemudian pada tanggal 26

Desember 2000 pemerintah meresmikan menjadi rumah sakit umum kelas

C melalui keputusan pemerintah meningkatakan Kesehatan dan

kesejahteraan Sosial N0. 1810/Menkes-Kesos/SK/XII/2000 tentang

perubahan status rumah sakit khusus menjadi rumah sakit umum.

Pada tanggal 19 November 2003 pemerintah meningkatkan status

menjadi Rumah sakit kelas B melalui Keputusan Menteri Kesehatan RI No

1600/Menkes/SK/XI/2003 tentang peningkatan kelas B non Pendidikan

Rumah Sakit Daerah Tugurejo Semarang milik pemerintah Provinsi Jawa

Tengah. Pada 16 Maret 2007 RSUD Tugurejo tersertifikasi ISO 90001:

2000 untuk 7 pelayanan utama dan penunjang pelayanan lainnya.

Kemudian pada tanggal 6 Februari 2008 Rumah Sakit Umum

Daerah Tugurejo terakreditasi dengan status penuh tingkat lengkap dengan

16 bidang pelayanan, dengan sertifikat no.01-10/111/359/08. Lalu pada 7

Juni 2008 Peraturan Daerah nomor 8 tahun 2008 tentang organisasi dan

tata kerja Rumah Sakit Umum Daerah dan Rumah Sakit Jiwa Daerah

Provinsi Jawa Tengah dan 29 Juli 2008 RSUD Tugurejo menjadi model

akreditasi untuk 5 pelayanan yaitu adminitrasi manajemen pelayanan

medis, pelayanan gawat darurat, pelayanan perawatan, pelayanan rekam

medik denga sertifikat No. HK.03.05/111/2689/08.

RSUD Tugurejo ditetapkan menjadi pola pengelolaan keuangan badan

layananan umum daerah penuh berdasarkan Surat Keputusan Gubernur

Jawa Tengah pada 1 Januari 2009. Tepat 16 Maret 2010 RSUD Tugurejo

terserifikat ISO 9001: 2008 untuk manajemen mutu. Kemudian pada 17

Maret 2011 terakreditasi penuh tingkat lengkap (16 bidang pelayanan)

yang kedua. Pada 9 Agustus 2012 penghargaan Citra Bakti Kinerja

Pelayanan Publik Tingkat Provinsi Jawa Tengah.

2. Visi, Misi dan Motto

1) Visi

Rumah sakit prima, mandiri dan terdepan dalam pelayanan.

2) Misi

a) Memberikan pelayanan kesehatan secara efisisen dan

mengembangkan pelayanan unggulan.

b) Meningkatkan profesionalisme SDM, kesehatan yang berdaya

saing.

c) Mengembangkan sarana dan prasarana RS yang aman dan nyaman

d) Meningkatkan ptrogram pengembangan mutu pelayanan medis dan

non medis secara berkesinambungan.

e) Mewujudkan kemandirian, efisiensi, efektifitas dan fleksibilitas

pengelola keuangan.

f) Menjadi pusat pendidikan kedokteran dan kesehatan lain, serta

penelitian dan pengembangan dibidang kesehatan.

3) Motto

“kesembuhan dan kepuasan Anda adalah kebahagiaan Kami”.

3. Struktur Organisasi Rumah Sakit

Gambar 3. Struktur Organisasi RSUD Tugurejo Provinsi Jawa Tengah

26

B. Hasil Penelitian

1. Mengetahui prosentase dan rata-rata waktu penyediaan dokumen rekam

medis pada klinik syaraf RSUD Tugurejo Provinsi Jawa Tengah periode

triwulan III tahun 2016

Peneliti melakukan penelitian di instalasi rekam medis yang berfokus

pada bagian filing di RSUD Tugurejo Provinsi Jawa Tengah untuk

mengetahui waktu penyediaan dokumen rekam medis pasien rawat jalan

pada kliik syaraf pada periode triwulan III (Juli – September). Pada bagian

filing tidak hanya sebagai tempat penyimpanan dokumen rekam medis

saja, tetapi juga berfungsi sebagai penyediaan dokumen rekam medis guna

pelayanan kepada pasien.

Kegiatan penyediaan dokumen rekam medis pasien rawat jalan di

RSUD Tugurejo Provinsi Jawa Tengah dimulai data pasien tersimpan di

SIMRS (slip pendaftaran tercetak) hingga dokumen rekam medis tersebut

sampai ke poliklinik yang dituju. Perhitungan tersebut berdasarkan SPO

yang ada di rumah sakit, khususnya SPO di Instalasi rekam medis. SPO

ters ebut berdasarkan surat keputusan direktur dengan nomor dokumen

05/SPO/00/A-010, dimana SPO tersebut digunakan sebagai acuan atau

pedoman kerja bagi petugas.

Hal ini diperkuat dengan wawancara kepada responden tentang

kebijakan atau pedoman yang digunakan untuk penyediaan dokumen

rekam medis pasien rawat jalan di RSUD Tugurejo Provinsi jawa Tengah

dengan pernyataan sebagai berikut:

Sedangkan wawancara responden B terdapat perbedaan tentang standar

watu yang digunakan, yaitu:

Karena hasil wawancara tersebut berbeda untuk standar waktu yang

digunakan maka dilakukan triangulasi sumber untuk memperkuat jawaban

yang benar, yaitu:

Langkah-langkah pada proses penyediaan dokumen rekam medis pasien

rawat jalan antara lain sebagai berikut:

a. Setelah pasien selesai registrasi pendaftaran, tracer akan otomatis

tercetak di printer bagian filing.

b. Kemudian tracer yang sudah tercetak ditempelkan pada outgude oleh

petugas filing.

c. Petugas filing mencari dokumen rekam medis sesuai dengan nomor

rekam medis yang dicetak pada tracer.

d. Jika dokumen rekam medis telah ditemukan, petugas filing akan

menginput pada SIMRS. Petugas terlebih dahulu login ke SIMRS

SPO Tugurejo. Standarnya kira-kira 10 sampai 15 menit.

Responden A

Ohhh.. yang jelas kita panduannya dari SPO. waktu standar untuk

pengiriman itu.. stardar itu maksimalnya 10 menit. Yahh 10 menit.

Responden B

Ya ada kebijakan, kemudian rinci dengan SPO. Standar waktu

penyediaan rawat jalan kurang dari 10 menit.

Triangulasi Sumber

Gambar 5. Langkah-langkah proses filing

e. Setelah login ke SIMRS, klik pada menu admission pendaftaran

tracking buku status poliklinik klik OK


f. Klik pada submenu tracking keluar


g. Masukkan nomor rekam medis pasien, pada cek keluar otomatis akan

tercentang sesuai dengan nomor rekam medis.


h. Kemudian petugas akan mensortir dokumen rekam medis berdasarkan

poliklinik yang dituju.

i. Apabila dokumen rekam medis pasien tidak ketemu dirak filing,

petugas akan mencari pada menu rekam medis data pasien batal

pendaftaran untuk melihat status terakhir dokumen rekam medis

pasien.


j. Pada menu pembatalan pendaftaran pasien, masukkan nomor rekam

medis yang dicari kemudian klik enter atau OK.


k. Setelah itu akan muncul submenu daftar pasien, kemudian diurutkam

berdasarkan nomor register pasien, pada terakhir kunjungan akan

terlihat status dokumen rekam medis terakhir berada.


l. Jika kunjungan terakhir pasien rawat inap, dilakukan pencarian

tracking rawat inap pada menu rekam medis entri data medis

tracking masuk assembling.


m. Tulis nomor rekam medis pasien kemudian enter.


n. Kemudian petugas filing akan menghubungi pihak terkait/ pihak yang

meminjam dokumen rekam medis agar dikembalikan guna

pemeriksaan pasien di poliklinik.

o. Setelah dokumen dikembalikan oleh pihak peminjam, entri nomor

rekam medis pada tracking keluar. Kemudian sortir pada rak sesuai



p. Untuk pasien baru rawat jalan maka dibuatkan sampul rekam medis.

Pada submenu tracking keluar dicek apakah ada pasien baru atau tidak.

Kecuali pasien yang berobat ke klinik umum, psikiatri dan hemodialisa

tidak dibuatkan sampul rekam medis karena sudah dibuatkan pada

klinik masing-masing.


q. Kemudian klik menu rekam medis data pasien master pasien

klik OK


r. Kemudian masukkan nomor rekam medis pasien baru pada menu

master pasien.


s. Klik enter, akan muncul data pasien lalu klik pada cetak label gudang

RM


t. Setelah label tercetak, tempel label tersebut ke map kuning baru yang

telah diisi lembaran formulir rawat jalan. Kemuadian tulis nomor

rekam medis pasien pada map tersebut.

u. Pada menu tracking status poliklinik, checklist/ centang rekam medis

yang sudah dibuat kemudian klik rekam data.


v. Kemudian sortir dokumen rekam medis pasien sesuai poliklinik yang

dituju pada rak sortir.

w. Petugas distribusi mengantarkan dokumen rekam medis pasien rawat

jalan sesuai dengan poliklinik yang dituju.

Untuk memperoleh data penyediaan dokumen rekam medis pasien

rawat jalan pada klinik syaraf RSUD Tugurejo Provinsi Jawa Tengah,

peneliti menggunakan data primer yang diperoleh dengan cara crosscheck

observasi dengan mencatat nomor rekam medis dan nama pasien yang ada

di rak sortir distribusi khususnya pasien yang berobat ke klinik syaraf. Rak

sortir distribusi berfungsi untuk menyortir dokumen rekam medis pasien

yang akan berobat sesuai poliklinik untuk mempermudah petugas

distribusi guna mendistribusikan dokumen rekam medis sesuai dengan


Ketika petugas distribusi mendistribusikan dokumen ke poliklinik

yang dituju, peneliti mencatat waktu saat dokumen rekam medis tiba di

klinik, khususnya klinik syaraf. Jam tersebut sebelumnya telah disesuaikan

dengan jam server di bagian pendaftaran rumah sakit agar hasil yang

didapatkan lebih akurat. Karena hal ini berkaitan dengan data awal pasien

saat registrasi yang terdapat pada SIMRS yang nantinya digunakan

sebagai perhitungan waktu penyediaan dokumen rekam medis.

Setelah mendapatkan hasil waktu dokumen tiba sampai klinik syaraf,

peneliti menginput ke SIMRS rumah sakit untuk mendapatkan data awal

pasien registrasi. Karena jam atau waktu saat registrasi pasien ada pada

SIMRS rumah sakit. Cara untuk menginput ke SIMRS yaitu dengan

masuk ke menu rekam medis data pasien batal pendaftaran

Gambar 20. Sub menu pembatalan pasien

Kemudian input rekam medis pasien klik enter, setelah muncul data

pasien, urutkan berdasarkan nomor registrasi pasien, sesuaikan dengan

tanggal registrasi pasien, kemudian klik “ambil”. Catat jam registrasi

pasien yang terdapat pada submenu pembatalan pasien.

Gambar 21. Sub menu data pasien

Setelah mencatat jam registrasi pasien, peneliti menghitung selisih

waktu penyediaan dokumen rekam medis dengan cara mengurangi jam

registrasi pasien dikurangi dengan jam saat dokumen rekam medis tersebut

tiba di klinik syaraf.

Tabel interval dibawah ini merupakan hasil pengamatan penyediaan

dokumen rekam medis pasien rawat jalan pada klinik syaraf RSUD

Tugurejo Provinsi Jawa Tengah yang dilakukan pada tanggal 6 Agustus –

15 Agustus 2015 yang menunjukkan jumlah dokumen rekam medis yang

tepat dan terlambat terkait penyediaan dokumen rekam medis.

Tabel 4.1 Penyediaan DRM berdasarkan interval waktu

No. Interval Waktu (menit) Jumlah DRM Keterangan

Baru Lama Total

1 0 – 5 0 3 3 Tepat

2 5,01 – 10 1 41 42

3 10,01 – 15 1 50 51 Terlambat

4 15,01 – 20 1 47 48

5 20,01 – 25 2 40 42

6 25,01 – 30 2 32 34

7 30,01 – 35 0 15 15

8 35,01 – 40 0 14 14

9 40,01 – 45 0 5 5

10 45,01 – 50 0 0 0

11 50,01 – 55 0 1 1

Jumlah DRM 7 248 255

Sumber: hasil observasi penyediaan DRM pada klinik syaraf RSUD

Tugurejo Provinsi Jawa Tengah periode triwulan III tahun 2016

Berdasarkan tabel diatas, dapat diketahui bahwa penyediaan


Tugurejo Provinsi Jawa Tengah dari total sampel sebanyak 255 terdapat

6 dokumen rekam medis pasien baru dan 204 dokumen rekam medis

pasien lama yang mengalami keterlambatan penyediaan dokumen.

Sedangkan dokumen rekam medis tepat waktu berjumlah 45 dokumen

yang terdiri dari 1 dokumen pasien baru dan 44 dokumen rekam medis

pasien baru. Dari tabel tersebut, dapat diketahui pula bahwa penyediaan

dokumen rekam medis pasien rawat jalan paling banyak terdapat pada

interval 10,01 sampai 15 menit dengan total 51 dokumen.

Diagram berikut ini merupakan hasil prosentase penyediaan dokumen

rekam medis pasien rawat jalan pada klinik syaraf RSUD Tugurejo

Provinsi Jawa Tengah.

Gambar 22. Prosentase penyediaan dokumen rekam medis pasien rawat

jalan pada klinik syaraf RSUD Tugurejo Provinsi Jawa Tengah

Prosentase penyediaan dokumen rekam medis pasien rawat jalan pada

klinik syaraf RSUD Tugurejo Provinsi Jawa Tengah yang mengalami

keterlambatan yaitu 210 dari total dokumen 255. Terdiri atas 6 dokumen

dari 7 dokumen pasien baru (85,7%) dan 204 dari 248 dokumen pasien

lama (82,3%). Sedangkan dokumen yang telah memenuhi standar waktu

penyediaan yaitu sebesar 17,6% dari total dokumen pasien baru dam lama,

14,3% dokumen pasien baru dan 17,7% dokumen rekam medis pasien

lama.

Sedangkan untuk memperoleh rata-rata waktu penyediaan dokumen rekam

medis rawat jalan pada klinik syaraf RSUD Tugurejo Provinsi Jawa

Tengah triwulan III tahun 2016 yang diperoleh adalah sebagai berikut:

a. Rata-rata penyediaan DRM pasien baru

Rata-rata penyediaan DRM =

= = 21,3 menit

b. Rata-rata penyediaan DRM pasien lama


= = 19,9 menit

c. Rata-rata penyediaan DRM pasien baru dan lama


= = 19,94 menit

2. Mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi keterlambatan penyediaan


Tugurejo Provinsi Jawa Tengah periode triwulan III tahun 2016

Berdasarkan tujuan pertama, ternyata masih mengalami keterlambatan

penyediaan dokumen rekam medis. Dari hasil wawancara, faktor-faktor

yang dapat mempengaruhi keterlambatan penyediaan dokumen rekam

medis antara lain yaitu:

a. Terjadinya misfile

Terjadinya misfile dokumen rekam dapat mempengaruhi keterlambatan

penyediaan dokumen rekam medis. Misfile disini diartikan sebagai

salah letak dalam penyimpanan dokumen rekam medis. Hal ini dapat

berpengaruh karena melibatkan semua para petugas untuk mencari

dokumen yang belum ketemu. Sehingga menyebabkan pekerjaan yang

lain menjadi keteteraan.

Berdasarkan wawancara dengan responden A yaitu:

Sedangkan menurut Responden B tentang adanya misfile

Dari kedua pernyataan diatas, maka diperkuat dengan wawancara

dengan triangulasi sumber.

b. Dipinjam pihak lain atau dokumen belum kembali

Faktor yang memperlambat penyediaan dokumen selanjutnya yaitu

dokumen rekam medis pasien dipinjam pihak lain atau dokumen

tersebut belum kembali ke filing. Apabila dokumen rekam medis

pasien sudah ada di rak filing, petugas bisa langsung memproses

penyediaan dokumen tersebut yang digunakan untuk pemeriksaan

pasien. Namun jika dokumen rekam medis pasien belum ketemu

dikarenakan dokumen tersebut masih dipinjam pihak klaim maupun

pasien habis mondok dokumen belum kembali, petugas harus

mengecek pada SIMRS di komputer untuk nmengetahui status

dokumen tersebut berada. Kemudian menghubungi terlebih dahulu

Kalo misfile sih iya, tapi eee.. sebenernya jarang sih ya, walaupun

ada tapi jarang. Itu juga termasuk menghambat ti.. kan karena salah

letak jadi nanti banyak petugas yang ikut nyari, yang lain jadi ikut

keteteran kan kayak gitu tii..

Responden A

...kemudian juga tidak menutup kemungkinan dokumen yang

misfile..

Responden B

Faktornya yang pertama misfile, adanya misfile ya..

Triangulasi Sumber

pihak peminjam agar dokumen tersebut dikembalikan ke filing guna

pemeriksaan pasien. Tentunya hal ini dapat memperlama waktu

penyediaan dokumen rekam medis pasien.

Berdasarkan pernyataan dari responden A tentang faktor tersebut

adalah:

Sedangkan menurut responden B yaitu:

Pernyaataan dari kedua responden kemudian diperkuat dengan

triangulasi sumber

c. Perilaku dari petugas

Perilaku dari petugas filing yang kurang berfokus pada pelayanan

dapat menjadi sasal satu faktor yang menyebabkan keterlambatan

penyediaan dokumen rekam medis. Dari hasil observasi dapat

diketahui melalui jam kirim dokumen rekam medis yang kurang

Bisa aja dokumen itu masih mondok, bisa aja dokumen itu dipinjem

klaim, bisa aja dokumen itu dipinjem ada bpjs, ada... mas x, pak y,

bu z ya itukan kita harus ngecek kan, ngecek dikomputer.. untuk

dokumen belum kembali ini pallig rata-rata 20an perhari, ya dikit

is..

Responden A

Ada faktor, satu.. memang ada yang apa namane? Pengembalian

dari rawat inap yang belum tepat waktu, harus menunggu lama

meskipun sudah di telpon, kemudian juga dipinjam di unit klaim

atau keuangan..

Responden B

....dokumen kan belum kembali ke ruangan bisa jadi....

Trianglasi Sumber

konsisten atau bisa dikatakan kurang teratur. Semakin lama

mengantarkan dokumen ke klinik, maka waktu penyediaan juga akan

semakin bertambah lama.

Berdasarkan hasil wawancara dengan responden A tentang perilaku

atau sikap dari petugas yaitu:

Untuk mempertegas hasil wawancara responden B, maka dilakukan

wawancara ulang dengan triangulasi sumber, yaitu :

d. Kesalahan distribusi

Kesalahan distribusi dapat terjadi karena beberapa penyebab, karena

SDMnya itu sendiri atau bisa juga karena pasiennya. Hal ini juga dapat

mempengaruhi waktu penyediaan dokumen rekam medis, karena

dokumen yang seharusnya sudah diantar ke klinik yang dituju, namun

belum sampai karena salah tempat atau salah masuk ke klinik.

Menurut responden A tentang kesalahan ditribusi ke klinik

dikarenakan :

Ya itu pengaruh ya.. kalau pekerjaannya nanti-nanti kan juga

waktunya makin lama..

Responden A

Kemudian ada masalah lagi karena mungkin apa? Perilaku dari

pada petugas filing yang kemungkinan juga terpengaruh. Tidak

langsung fokus pada pelayanan kemungkinan nanti-nanti dulu.

Triangulasi Sumber

Pendapat responden B tentang kesalahan distribusi yaitu:

Dari pernyataan kedua responden tersebut yang berbeda maka untuk

triagulasi sumbernya yaitu:

e. Belum dilakukan evaluasi secara rutin

Evaluasi terkait penyediaan dokumen rekam medis belum dilakukan

secara rutin, evaluasi ini berfungsi untuk memantau kinerja petugas

rekam medis khususnya petugas filing. Dari evaluasi terkait dengan

Pernah sih ya.. sebenernya kalo itu kesalahan dari distributornya

atau kesalahan dari kita yang tracking itu nggak tau ya..

namanya manusia kan bisa salah dimana aja sampai kayak gitu,

jadi kemungkinan bisa kita yang masukkan, masukkan ke (rak

sortir) polinya, jadi habis ditracking itu kita masukkan ke (rak

sortir) polinya, lha mungkin kita salah memasukkan ke (rak

sortir) polinya itu. Kalo ditributor kan diakan tinggal ngambil

dari polinya langsung di masukkan kayak gitu.. tapi bisa juga

karena kan yang dibawa itu banyak itu nggak pake map yang ada

namanya jadi bisa juga salah kayak gitu..

Responden A

Tidak menutup kemungkinan iya,, namanya human error pasti

ada. Tapi kesalahan itu tidak.. tidak sering terjadi. Pernah sih

mbak, pernah.. cuman tidak sering. Bisa dihitunglahh.. jadi bisa

dihitung, jadi tidak, tidak... prosentasenya tidak tinggi.

Responden B

Itu disebabkan karena yang pertama konsentrasi petugas,

ketelitian petugas itu bisa jadi, poli dalam 1 masuk ke poli dalam

2 bisa jadi, fisio terapi dimasukkan ke syaraf. Atau mungkin bisa

jadi karena pasien ganti dokter tidak bilang-bilang terus dari poli

dalam satu ya, dokumen sudah diserahkan ke poli dalam satu

kemudian ada perubahan tanpa konfirmasi, konfirmasi

pendaftaran lha terus langsung ke polinya lha kita nglacak lagi

dimana. Poli dalam satu ya kalau itu dari poli dalam satu ke poli

dalam dua. Seperti itu.

Triangulasi Sumber

penyediaan tersebut akan diketahui waktu penyediaan dokumen rekam

medis, sehingga dapat mengetahui apakah kinerja petugas filing akan

lebih baik ataupun lebih buruk dari sebelumnya. Kemudian dilakukan

perbaikan mana yang harus dilakukan.

Pernyataan menurut Responden A terkait evaluasi yaitu:

Menurut Responden B yaitu:

Dari hasil kedua responden tersebut dipertegas dengan pernyataan dari

triangulasi sumber:

Evaluasi nggak secara rutin dilakukan, jadi kayak itu tadi, kalo ada

masalah nah.. terkait unit lain itu baru biasanya kita evaluasi kan

bagaimana, enak e bagaimana kerjane.. biar nggak terjadi kayak

gitu lagi,,, jadi nggak secara rutin.

Responden A

Harusnya rutin, seharusnya rutin. Cuman misalkan alhamdulillah

sih kalau misalkan evaluasi kita ada bantuan ya. Ada bantuan dari

see.. dari mahasiswa itukan rutin, jadi ee.. mahasiswa-mahasiswa

rutin jadi ee.. setiap praktekan itu pasti ada yang mengevaluasi.

Jadi secara otodidak dievaluasi, dievaluasi secara tidak langsung

oleh mahasiswa.

Responden B

Seringnya tidak, cuman ya dilakukan..

Triangulasi Sumber

C. Pembahasan

1. Mengetahui prosentase dan rata-rata waktu penyediaan dokumen rekam

medis pada klinik syaraf RSUD Tugurejo Provinsi Jawa Tengah

Penyediaan dokumen rekam medis pasien rawat jalan di RSUD

Tugurejo Provinsi Jawa Tengah menggunakah Standar operasional

Prosedur (SPO) sebagai acuan bagi petugas filing. Untuk standar waktu

yang digunakan pada SPO tersebut adalah kurang ≤ 10 menit. Perhitungan

penyediaan dokumen rekam medis pasien rawat jalan di RSUD Tugurejo

sesuai dengan SPO yaitu dimulai dari pasien mendaftar sampai dokumen

diantar ke poliklinik. Pasien mendaftar disini diartikan data pasien tersebut

telah tersimpan pada SIMRS.

Namun perhitungan penyediaan dokumen rekam medis menurut

Depkes RI 2007, waktu penyediaan dokumen rekam medis mulai dari

pasien mendaftar sampai rekam medis ditemukan/ disediakan oleh

petugas. Pasien mendaftar disini diartikan mulai pasien tersebut

diwawancarai oleh petugas pendaftaran. Kemudian dokumen tersebut

sampai ditemukan atau tersedia oleh petugas, bukan sampai ke poliklinik.

RSUD Tugurejo Provinsi Jawa Tengah telah memiliki kebijakan

tersendiri sesuai dengan SPO rumah sakit. Hal tersebut dikarekan

mengetahui adanya pasien yaitu setelah ada nomor rekam medis. Nomor

rekam medis pasien muncul setelah data pasien yang berobat telah

disimpan pada saat pendaftaran. Apabila sudah ada nomor rekam medis

pasien, petugas filing menyediakan dokumen rekam medis tersebut sampai

ke poliklinik yang dituju.

Perbedaan persepsi ini juga kemungkinan akan mempengaruhi

terhadap waktu penyediaan. Dimana pada Dekes RI, 2007 tersebut hanya

sampai berkas ditemukan saja, namun berdasarkan SPO penyediaan

dokumen rekam medis Rumah Sakit Tugurejo Provisi Jawa Tengah

sampai diantar ke poliklinik. Sebelum dokumen tersebut sampai ke

poliklinik juga harus melalui beberapa proses dari dokumen ditemukan

hingga didistribusikan ke klinik yang dituju, yakni dokumen diassembling

untuk memeriksa lembar rawat jalan kemudian ditracking dan dilakukan

penyortiran berdasarkan klinik yang dituju. Hal ini dapat memperpanjang

untuk waktu penyediaan dokumen tersebut. Untuk data awal juga

berpengaruh terhadap waktu penyediaan, pada Depkes RI, 2007 dilakukan

ketika pasien mulai diwawancarai, sedangkan kebijakan rumah sakit yaitu

ketika data pasien tersebut telah tersimpan pada SIMRS di rumah sakit.

Data awal untuk perhitungan ini juga berpengaruh, terutama bagi pasien

baru, apabila pada Depkes RI, 2007 pasien dimulai dari wawancara oleh

petugas pendaftaran kemudian petugas menginput data pasien lalu data

tersebut disimpan. Sedangkan kebijakan rumah sakit berdasarkan SPO

yaitu ketika data tersebut telah disimpan yang kemudian akan muncul pada

SIMRS rumah sakit sebagai jam registrasi pasien.

Pada SPO Rumah Sakit, standar waktu penyediaan dokumen

rekam medis rawat jalan yang digunakan ≤ 10 menit, namun pada

kenyataannya masih ditemui permasalahan terkait penyediaan, yakni

masih mengalami keterlambatan. Hal ini menunjukkan bahwa untuk

penyediaan dokumen belum memenuhi standar mutu yang telah

ditetapkan rumah sakit tersebut.

Hasil rata-rata waktu penyediaan dokumen rekam medis pasien

rawat jalan klinik syaraf yang diperoleh adalah 19,94 menit. Jika hasil

rata-rata waktu penyediaan dikalikan dengan rata-rata kunjungan pasien

klinik syaraf sekitar 35 pasien maka akan ketemu hasil 11,63 jam, apabila

hasil ini dikerjakan oleh satu petugas filing. Namun petugas filing di

Rumah Sakit Tugurejo berjumlah 12 orang, jadi tidak melebihi jam kerja

di rumah sakit tersebut. Untuk pembagian kerja petugas filing yaitu 9

orang untuk proses penyediaan sedangkan 3 orang untuk distribusi.

2. Mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi keterlambatan penyediaan

dokumen rekam medis pasien rawat jalan

Faktor yang mempengaruhi terjadinya keterlambatan penyediaan

dokumen rekam medis antara lain yaitu:

a. Terjadinya misfile

Rekam medis mengalami misfile atau salah letak dapat

mempengaruhi terhadap penyediaan dokumen rekam medis.

Karena petugas filing harus mencari dokumen tersebut hingga

ketemu, sehingga dapat menghambat pekerjaan yang lainnya.

Terjadinya misfile dokumen rekam medis dapat terjadi karena

kurang ketelitian petugas dalam penyimpanan dokumen rekam

medis pasien. Namun angka kejadian misfile ini sudah rendah

karena untuk meminimalkan terjadinya misfile, RSUD Tugurejo

Provinsi Jawa Tengah menggunakan kode warna pada rekam

medis pasien di map rekam medis. Pengodean warna nomor rekam

medis tersebut sudah diatur pada SPO berdasarkan surat keputusan

direktur dengan nomor dokumen 05/SPO/00/A-44. Dimana

masing-masing nomor rekam medis telah memiliki kode warna

tersendiri untuk mempermudah mencari dokumen yang mengalami

misfile.

b. Dokumen rekam medis belum kembali ke ruang filing

Hal tersebut juga sangat berpengaruh tehadap penyediaan dokumen

rekam medis, karena dapat menghambat waktu penyediaan.

Petugas filing telah mencari ke rak filing, namun belum ketemu

kemudian petugas harus mencari di komputer pada SIMRS rumah

sakit untuk mengetahui pihak mana yang meminjam dokumen

tersebut. Petugas filing kemudian menghubungi pihak yang

meminjam dokumen tersebut agar dikembalikan guna pelayanan

pengobatan terhadap pasien. Hal ini bisa terjadi karena dokumen

rekam medis untuk pasien setelah mondok masih dalam proses

untuk koding, assembling maupun KLPCM, sedangkan dokumen

tersebut dibutuhkan untuk kontrol pasien. Namun untuk presentasi

ini sudah rendah, hanya sekitar 20 dokumen perhari dari kunjungan

pasien.

c. Perilaku petugas

Peran petugas filing sangat penting untuk penyediaan dokumen

rekam medis. Apabila petugas tidak langsung fokus pada

pelayanan atau menunda pekerjaan juga akan menghambat

penyediaan dokumen rekam medis. Apabila petugas menunda

pekerjaan otomatis penyediaan dokumen akan semakin lama juga.

Misalnya untuk mengantarkan dokumen ke poliklinik, apabila

petugas mengantarkan dokumen tersebut secara konsisten misal

sepuluh menit sekali dan tidak menumpuk dokumen yang akan

diantar terlalu banyak, kemungkinan keterlambatan dokumen

rekam medis akan semakin berkurang.

d. Kesalahan distribusi

Kesalahan pendistribusian dokumen rekam medis ini banyak

penyebabnya, baik oleh petugas maupun oleh pasiennya sendiri.

Dari petugasnya yaitu tidak menutup kemungkinan adanya human

error bisa dikatakan ketelitian petugas tersebut. Sedangkan

kesalahan dari pasiennya yaitu pasien pindah dari poli satu ke poli

yang lain tanpa ada konfirmasi dahulu. Dokumen yang seharusnya

sudah sampai di klinik, tetapi malah salah klinik. Sehingga akan

memperlama penyediaan dokumen tersebut. Untuk kejadian

kesalahan distribusi ini tidak sering terjadi, hanya beberapa

dokumen saja.

e. Belum dilakukan evaluasi secara rutin.

Menurut depkes RI 2007, evaluasi tentang penyediaan dokumen

rekam medis seharusnya dilakukan selama 3 bulan sekali, namun

pada kenyataannya belum dilakukan dengan rutin. Evaluasi ini

bertujuan untuk mengevaluasi kinerja petugas agar lebih baik

untuk kedepannya, namun di RSUD Tugurejo Provinsi Jawa

Tengah belum ada aturan atau kebijakan terkait dengan evaluasi

tentang penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan. Evaluasi

terkait dengan penyediaan dokumen rekam medis pasien rawat

jalan di RSUD Tugurejo dilakukan atau dibantu oleh mahasiswa

praktekan di rumah sakit tersebut dan belum secara rutin.

52

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

1. Penyediaan dokumen rekam medis pasien rawat jalan pada kllinik syaraf

RSUD Tugurejo Provinsi Jawa Tengah mengalami keterlambatan

sebanyak 82,4% dengan rata-rata waktu penyediaan 19,94 menit.

2. Faktor yang dapat mempengaruhi keterlambatan penyediaan dokumen

rekam medis pasien rawat jalan yang paling dominan adalah perilaku

petugas yang kurang konsisten untuk mengantarkan dokumen rekam

medis ke klinik yang dituju.

B. Saran

1. Adanya kebijakan yang jelas terkait evaluasi tentang penyediaan dokumen

rekam medis untuk memantau kinerja petugas rekam medis khususnya

filing.

2. Penyamaan definisi operasional untuk perhitungan waktu penyediaan

dokumen rekam medis antara SPO dengaan standar pelayanan minimal

pada Kepmenkes no. 129 tahun 2008 tentang standar pelayanan minimal

rumah sakit.

DAFTAR PUSTAKA

Azwar, Azrul. (2010). Pengantar Administrasi Kesehatan Edisi Tiga. Jakarta:

Binarupa Aksara.

Departemen Kesehatan Republik Indonesia. (2007). Pedoman Penyelenggaraan

Pelayanan di Rumah Sakit. Jakarta : Departemen Kesehatan Republik

Indonesia

Departemen Kesehatan Republik Indonesia. (2007). Standar Pelayanan Minimal

Rumah Sakit. Jakarta : Departemen Kesehatan Republik Indonesia

Hatta, G. R. (2013). Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana

Pelayanan Kesehatan. Jakarta: Penerbit Universitas Indonesia

Kementrian Kesehatan RI Direktorat Jendral Bina Upaya Kesehatan. (2011).

JUKNIS SIRS 2011 Sistem Informasi Rumah Sakit. Jakarta.

Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 129 tahun 2008 tentang Standar Pelayanan

Minimal Rumah Sakit

Novalina, D. (2005). Jangka Waktu Pendistribusian Berkas Rekam Medis Pasien

Lama Klinik Syaraf Rumah Sakit Pusat Pertamina Jakarta. Karya Tuls

Ilmiah. D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan UGM. (Tidak

dipublikasikan)

Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 340/MENKES/PER/III/2010 tentang

Klasifikasi Rumah Sakit

Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam

Medis

Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 69 tahun 2014 tentang

Kewajiban Rumah Sakit dan Kewajiban Pasien

Rustiyanto, E. & Rahayu W. A. (2011). Manajemen Filing Dokumen Rekam

Medis Dan Informasi Kesehatan. Yogyakarta : Politeknik Kesehatan

Permata Indonesia

Sugiyono. (2013). Statistika untuk Penelitian. Bandung: Alfabetika.

Undang-Undang UU Nomor 29 tahun 2004 tentang Praktek Kedokteran

Winarni. (2013). Penyediaan Berkas Rekam Medis Pasien Rawat Jalan

Berdasarkan Standar Pelayanan Minimal (SPM) di RS PKU

Muhammadiyah Yogykarta. Karya Tulis Ilmiah. D3 Rekam Medis dan

Informasi Kesehatan UGM. (Tidak dipublikasikan)

PENYEDIAAN DOKUMEN REKAM MEDIS PASIEN RAWAT JALAN …repository.unjaya.ac.id/355/2/Isti Nur...

Documents

Transcript of PENYEDIAAN DOKUMEN REKAM MEDIS PASIEN RAWAT JALAN …repository.unjaya.ac.id/355/2/Isti Nur...