Post on 18-Mar-2021
PENINGKATAN DAYA SAING MADRASAH MELALUI SISTEM INFORMASI
MANAJEMEN PENDIDIKAN YANG TERPADU DAN TERINTEGRASI
(Pengembangan Materi Diklat Total Quality Management)
Andiek Widodo, MM
Widyaiswara Muda
BDK Surabaya
Abstrak
Perkembangan teknologi informasi yang sedemikian cepat dan pesat sangat
berpengaruh diseluruh bidang kehidupan masyarakat, termasuk bidang pendidikan.
Saat ini lembaga pendidikan yang berusaha terus eksis dengan meningkatkan
kualitasnya agar memenangkan persaingan dengan meningkatkan kapabilitas
penguasaan teknologi informasi. Daya saing lembaga pendidikan sangat tergantung
pada perencanaan yang disusun dan direvisi secara berkala. Dan penerapan teknologi
informasi melalui penggunaan sistem informasi manajemen merupakan bagian utama
dalam perencanaan tersebut. Peningkatan kinerja pengelolaan pendidikan sangat
ditentukan dari sejauhmana implementasi sistem informasi manajemen yang tidak
hanya berfungsi sebagai sarana pendukung, namun sebagai senjata utama meraih
keberhasilan dunia pendidikan sehingga mampu bersaing di pasar global lebih – lebih
saat memasuki Masyarakat Ekonomi Asia (MEA) 2015. Dengan diterapkannya Sistem
Informasi Manajemen Pendidikan yang mengintegrasikan seluruh data – data
pendidikan maka upaya meningkatkan kualitas pendidikan akan bisa diwujudkan.
Kata Kunci : Sistem Informasi Manajemen, Daya Saing & Lembaga Pendidikan
A. Latar Belakang
Dengan berkembangnya teknologi informasi yang demikian cepat telah
mempengaruhi duni pendidikan. Pendidikan berkualitas akan bisa diwujudkan bila
ditunjang dengan system informasi manajemen pendidikan yang bagus. Pusat Data,
Analisis, Laporan dan Informasi Lembaga pendidikan adalah Bank Data lembaga
pendidikan yang meliputi Analisis Stastistik dan Pusat Informasi yang berfungsi sebagai
bahan untuk melakukan Perencanaan dan mengambil keputusan secara bijaksana
serta profesional dalam meningkatkan mutu dan kualitas pendidikan Lembaga
pendidikan. Untuk mewujudkan Lembaga pendidikan yang berkualitas tentunya
dibutuhkan perencanaan program pendidikan Lembaga pendidikan yang baik. Dimana
dalam perencanaan pencapaian pendidikan Lembaga pendidikan yang berkualitas
perlu memperhatikan kondisi - kondisi yang mempengaruhi, strategi-strategi yang tepat,
langkah – langkah perencanaan dan memiliki kriteria penilaian.
Dalam pengelolaan pendidikan kegiatan analisis keadaan sekarang, perkiraan
keadaan yang akan datang, perumusan tujuan yang akan dicapai, analisis dan
diagnosis, pengembangan alternatif, proses pengambilan keputusan, penentuan
kebijakan, penentuan program dan prioritas, perhitungan anggaran, perumusan
rencana, penyusunan rincian-rencana, evaluasi rencana dan revisi rencana.
Dari penguraian tentang peningkatan kualitas mutu pendidikan Lembaga
pendidikan di atas kalau dicermati, nampak jelas pentingnya peranan Lembaga
pendidikan sebagai pelaku dasar utama yang otonom, dan peranan orang tua dan
masyarakat dalam mengembangkan mutu pendidikan. Aktifitas dan dinamika
pendidikan termasuk di dalamnya soal kualitas mutu pendidikan bukan ditentukan oleh
pihak dari luar Lembaga pendidikan, melainkan oleh Lembaga pendidikan yang
bersangkutan dalam interaksinya dengan para pelanggan. Lembaga pendidikan
sebagai unit pelaksana pendidikan formal yang terdepan dengan berbagai keragaman,
kondisi lingkungan yang berbeda satu dengan lainnya maka Lembaga pendidikan harus
dinamis dan kreatif dalam melaksanakan perannya untuk mengupayakan peningkatan
kualitas / mutu pendidikan. Hal ini akan dapat dilaksanakan jika Lembaga pendidikan
dengan berbagai keragamannya itu, diberikan kepercayaan untuk mengatur dan
mengurus dirinya sendiri sesuai dengan kondisi lingkungan dan kebutuhan pelanggan.
Sistem Aplikasi Lembaga pendidikan yang terpadu ini secara sistem akan
mengolah data spasial, data angka, foto dan dokumen laporan menjadi suatu tampilan
informasi yang lengkap, menarik, informatif dan terbaru. Data-data pada Sistem Aplikasi
Lembaga pendidikan Terpadu ini merupakan pengembangan dari Sistem Informasi
Manajemen Lembaga pendidikan yang kemudian kami kelompokkan menjadi data
informasi, data kegiatan lembaga pendidikan, data Strategis dan data statistik yang
sifatnya dinamis, informatif dan aktual. “ sistem aplikasi lembaga pendidikan terpadu
diperlukan untuk menjamin agar pelayanan Lembaga pendidikan dapat dilaksanakan
secara efisien dan efektif ”
B. Rumusan Masalah
1. Bagaimana meningkatkan daya saing madrasah melalui sistem informasi
manajemen pendidikan yang terpadu dan terintegrasi?
2. Bagaimana konsep sistem informasi manajemen pendidikan yang terpadu
dan terintegrasi dalam meningkatkan daya saing madrasah?
C. Tujuan Penulisan
Setelah memaparkan latar belakang, identifikasi, dan perumusan masalah,
tujuan kajian ini adalah sebagai berikut:
1. Memahami pentingnya daya saing madrasah melalui sistem informasi
manajemen pendidikan yang terpadu dan terintegrasi
2. Mengetahui konsep sistem informasi manajemen pendidikan yang terpadu
dan terintegrasi dalam meningkatkan daya saing madrasah melalui
D. Pembahasan
I. Sekilas Konsep Sistem Informasi Manajemen
Menurut Gordon B. Davis (1999) dalam bukunya Management Information sistem
mendefinisikan sistem adalah bagian – bagian yang beroperasi bersama-sama untuk
mencapai beberapa tujuan. Bagian –bagian ini tentunya saling terkait dan saling
mempengaruhi dalam proses yang sedang dijalankan . Kurang lebih ada enam ciri
suatu system, yaitu perilaku dengan tujuan tertentu, keseluruhan, keterbukaan, terjadi
transformasi, terjadi korelasi, memiliki mekanisme kontrol.
Infor masi yang merupakan data yang diproses ke dalam suatu bentuk yang memiliki
arti bagi penerima dan memiliki nilai nyata yang dibutuhkan untuk proses pengambilan
keputusan saat ini dan yang akan dating (Gordon B. Davis, 1999). Dalam bukunya Budi
Sutedjo (2002) menyebutkan informasi merupakan hasil pemrosesan data yang
diperoleh dari setiap elemen system tersebut menjadi bentuk yang mudah difahami
dan merupakan pengetahuan yang relevan dan dibutuhkan adalam pemahaman
berbagai fakta yang ada.
Manajemen yang merupakan proses yang terdiri dari tindakan – tindakan perencanaan,
pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan melalui pemanfaatan sumber daya manusia maupun sumber daya lainnya
(George R. Terry, 1997). Sedangkan menurut stoner AF menyebutkan manajemen
merupakan proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengawasan
antar anggota organisasi dengan menggunakan seluruh sumber daya organisasi untuk
mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Dalam Undang – Undang RI Nomor 20 Tahun 2003 Bab I Pasal 1 Ayat (1) : Pendidikan
adalah usaha sadar dan terencana untuk mewujudkan Susana belajar dan proses
pembelajaran agar peserta didik secara aktif mengembangkan potensi dirinya untuk
memiliki kekuatan spiritual keagamaan, pengendalian diri,
kepribadian,kecerdasan,akhlaq mulia,serta ketrampilan yang diperlukan dirinya,
masyarakat, bangsa dan negara.
Secara umum pendidikan merupakan suatu system yang memiliki kegiatan cukup
kompleks, meliputi berbagai komponen yang berkaiatan satu sama lain. Jika
menginginkan pendidikan terlaksana teratur, berbagai elemen yang terlibat dalam
kegiatan pendidikan perlu dikenali terlebih dahulu. Sehingga diperlukan sebuah kajian
usaha pendidikan sebagai sebuah system yang dapat dilihat secara mikro dan makro.
Secara mikro pendidikan dilihat dari hubungan elemen peserta didik, pendidik dan
interaksi keduanya dalam usaha pendidikan. Sedangkan secara makro pendidikan
menjangkau komponen – komponen lebih luas.
Sistem Informasi Manajemen menurut Roberts W.Holmes, 1992 adalah system yang
dirancang untuk menyajikan informasi pilihan yang berorientasi kepada keputusan yang
diperlukan oleh manajemen guna merencanakan, mengawasi, dan menilai aktivitas
organisasi yang dirancang dalam kerangka kerja yang menekankan pada perencanaan
keuntungan, penampilan, dan pengawasan pada di setiap tahapan. Sedangkan
menurut Joseph F.Kelly,1990 SIM merupakan perpaduan antar sumber daya manusia
dan sumber daya lainnya yang berlandaskan computer yang berlandaskan komputer
yang menghasilkan kumpulan penyimpanan, perolehan kembali, komunikasi, dan
penggunaan data untuk tujuan operasi manajemen yang efisien,dan bagi perencanaan
bisnis.
Robert W.Holmes, 1992, Sistem Informasi Manajemen merupakan proses komunikasi
di mana input di rekam, disimpan, dan diambil kembali untukmenyajikan keputusan
yang berbentuk output mengenai perencanaan, pengoperasian dan pengendalian.
Sistem informasi terbentuk dari gabungan perangkat keras (hardware), perangkat lunak
(software) dan perangkat manusia (brainware). Pada teori manajemen, untuk
mengelola suatu organisasi pendidikan, strategi organisasi pendidikan dan strategi
system informasi harus saling mendukung sehingga keunggulan bersaing bisa
diwujudkan.
II. Daya Saing Lembaga Pendidikan
Daya saing suatu lembaga pendidikan yang marketable dan sellable bisa diidentifikasi
dengan melihat sejauhmana kekuatan – kekuatan yang menjadi prioritas perhatian
pengambil kebijakan lembaga pendidikan. Hal ini disebabkan karena adanya pesaing –
pesaing lembaga pendidikan yang secara ofensif dan defensif memanfaatkan teknologi
informasi. Suatu lembaga pendidikan yang ungguldan memiliki segmen tertentu tidak
akan berhenti meningkatkan kualitas pelayanannya agar semakin kompetitif. Saat ini,
perkembangan teknologi informasi yang sangat pesat dan cepat bukan hanya
mengubah pola berkomunikasi dan bekerja, tapi akan berdampak persaingan yang
semakin keras.
Salah satu pemanfaatan teknologi informasi dalam dunia pendidikan adalah
pembentukan jaringan komunikasi antar lembaga pendidikan untuk meningkatkan
efisiensi dan efektivitas. Ada tiga jenis jaringan yang bisa dibentuk dalam jaringan
komunikasi antar lembaga pendidikan yaitu intranet, internet dan ekstranet.
Sistem antar organisasi akan terbentk bila dua atau lebih lembaga pendidikan
bekerjasama dalam pemakaian teknologi informasi.
Menurut Porter, 1995 ada five forces (lima kekuatan) persaingan yang wajib dicermati
oleh pimpinan lembaga pendidikan yang digambarkan sebagai berikut :
Dari gambar diatas bisa dijelaskan sebagai berikut :
1. Persaingan antar lembaga pendidikan yang sudah ada
Ancaman pertama biasanya datang dari para pesaing lama, yaitu kumpulan
pendidikan yang menawarkan program pendidikan relatif sama di mata
masyarakat pengguna jasa pendidikan.
2. Ancaman dari lembaga pendidikan pendatang baru
Lembaga Pendidikan
Lembaga Pendidikan
Baru
Lembaga Pendidikan Pengganti
Masyarakat Calon
Pengguna
Pengguna Jasa
Pendidikan
3. Ancaman dari lembaga pendidikan yang menawarkan jasa pendidikan pengganti
4. Kekuatan tawar menawar masyarakat yang membutuhkan jasa pendidikan
Saat ini di dunia pendidikan, keberadaan system informasi merupakan poin utama yang
tidak terpisahkan dari aktivitas pendidikan itu sendiri. Kedua domain tersebut memiliki
ketergantungan yang sangat tinggi dalam membentk karakteristik pendidikan. Kedua
aspek bisa digambarkan sebagai berikut :
Dari gambar tersebut bisa dilihat bahwa pendidikan sebagai penggerak terhadap
system informasi pendidikan, sedangkan system informasi pendidikan akan menjadi
penentu dari kinerja pengelolaan pendidikan. Keterkaitan dua hal ini, sangat membantu
pengambil kebijakan pendidikan dalam memutuskan perencanaan dan strategi yang
tepat dalam mengendalikan dan mengembangkan terhadap setiap perbaikan
komponen – komponen pendidikan. Dalam suatu lembaga pendidikan memiliki
komponen – komponen yang diperlukan dalam menjalankan operasional Lembaga
pendidikan/madrsah. Seperti peserta didik, struktur organisasi, proses, sumber daya
manusia, sarana prasarana ataupun pengelolaan dana pendidikan. Sedangkan system
informasi terdiri dari komponen – komponen pendukung lembaga pendidikan untuk
menyediakan informasi yang dibutuhkan pihak pengambil keputusan saat mengelola
aktivitas pendidikan.
Dunia Pendidikan
Sistem Informasi
III. Sistem, Informasi Manajemen Pendidikan yang terpadu dan online
– LAAKANG
FITUR LAYANAN SISTEM APLIKASI LEMBAGA PENDIDIKAN TERPADU
DESIGN TOPOLOGI JARINGAN
SISTEM INFORMASI LEMBAGA PENDIDIKAN TERPADU
LEMBAGA PENDIDIKAN
SERVER LEMBAGA PENDIDIKAN
WEB SERVER LEMBAGA PENDIDIKAN
SATKER / LEMBAGA PENDIDIKAN
LEMBAGA PENDIDIKAN IBTIDAIYAH
LEMBAGA PENDIDIKAN TSANAWIYAH
UJUAN, FUNGSI & KEUNGGULAN
Dengan diterapkannya sistem informasi manajemen yang terpadu dan online di
suatu lembaga pendidikan maka diharapkan mampu :
Menyediakan alat bantu pengumpulan data informasi dari seluruh Lembaga
pendidikan dalam bentuk unit komputer server beserta jaringannya pada
Lembaga Pendidikan.
Menyediakan alat bantu pengumpulan data informasi aktifitas dan kegiatan
disetiap Lembaga pendidikan wilayah Jawa Timur dalam bentuk unit komputer
PC beserta jaringannya.
Menyediakan Sistem Aplikasi Lembaga pendidikan Terpadu untuk perencanaan
peningkatan mutu pendidikan Lembaga pendidikan yang efektif dan efisien di
Lembaga Pendidikan.
Memberikan layanan pelatihan dan dukungan teknis penggunaan Sistem
Aplikasi Lembaga pendidikan Terpadu di Lembaga Pendidikan dan seluruh
Lembaga pendidikan Jawa Timur.
Sedangkan keunggulan Sistem Informasi manajemen yang Terpadu dan mampu
mewujudkan keunggulan suatu lembaga pendidikan, bisa dilihat dari kriteria sebagai
berikut:
Menggunakan teknologi hybrid network connection sehingga memungkinkan
Sistem Aplikasi Lembaga pendidikan Terpadu bisa dijalankan secara online
maupun offline (jaringan lokal) dimasing – masing Lembaga pendidikan.
JARINGAN INTERNET
Kemudahan dalam penggunaan aplikasi sehingga mempercepat proses
implementasi ditiap – tiap SATKER Lembaga pendidikan dilingkungan Lembaga
Pendidikan.
Hasil layout laporan kegiatan lebih lengkap dan terstruktur.
Hasil layout laporan yang bisa diubah tanpa harus mengubah program atau
sesuai dengan form yang diinginkan.
Hasil laporan lebih terpadu dalam bentuk file Office dan PDF.
Laporan data statistik Lembaga pendidikan dalam bentuk grafik untuk
mempermudah melakukan analisa kinerja Lembaga pendidikan.
Data informasi kegiatan seluruh Lembaga pendidikan bisa diakses secara
realtime melalui 3 media yaitu : Media internet (Website), Media Mobile
Application (Android), Media SMS (Pesan teks melalui Handphone).
Keamanan data informasi menggunakan security terbaru sehingga data
terlindungi dari serangan hacker maupun cracker.
DESIGN MEDIA AKSES
DATA INFORMASI SISTEM APLIKASI LEMBAGA PENDIDIKAN TERPADU
LEMBAGA PENDIDIKAN
INTERNET
WEB SERVER LEMBAGA
Media Pesan SMS
T
Sistem informasi manajemen pendidikan yang terpadu memiliki banyak manfaat yang
bisa dirasakan oleh Lembaga Pendidikan :
1. SECARA UMUM
Membantu manajemen administrasi dan pelaporan kegiatan SATKER mulai
tingkat MIN, MTsN, MAN
Modul Penilaian dan Laporan Capaian Kompetensi (LCK) siswa sudah sesuai
dengan Kurikulum terbaru 2013, sehingga sangat memudahkan Guru untuk
membuat Laporan Capaian Kompetensi (LCK) maupun penilaian siswa sesuai K-
13
2. BAGI SATKER ( MI, MTS, MA, MAK )
Mempercepat proses penyusunan dan pengelolaan anggaran kegiatan SATKER
satu demi satu. Sehingga dengan fungsi integrasi otomatis maka semua
kegiatan pada masing - masing SATKER akan teradministrasi dengan mudah,
rapi dan baik.
Mempercepat pembuatan laporan dan rekap perencanaan kegiatan SATKER
kepada Lembaga Pendidikan.
Mempermudah proses pengontrolan dan evaluasi kinerja pegawai yang ada
dilingkungan SATKER masing – masing daerah.
Dengan berbagai data informasi yang dapat dikelola secara cepat, realtime dan
berbasis online memudahkan SATKER untuk melakukan aktifitas administrasi
setiap kegiatan dimanapun mereka berada dan kapanpun mereka melakukannya
selama mereka terkoneksi secara online internet ke Sistem Aplikasi Lembaga
pendidikan Terpadu.
3. BAGI LEMBAGA PENDIDIKAN
Mempercepat pekerjaan pembuatan rekap kegiatan seluruh SATKER, sebab
semua laporan rekap tidak perlu dihitung dan dibuat sendiri, aplikasi akan
menyajikannya secara otomatis dari data yang telah dimasukkan sebelumnya.
Memudahkan Bidang PENMA dalam memantau administrasi SATKER.
Memudahkan memantau aset dan prestasi Lembaga pendidikan dalam hal
pemberian hibah / blockgrant, dan lain sebagainya
IV. Kesimpulan
1. Dengan system informasi manajemen maka pengendalian administrasi &
Manajemen Lembaga pendidikan agar lebih terstruktur, rapi, efisien dan
efektif.
2. Sebagai sarana untuk mempercepat dan mempermudah pelaporan kinerja
akademik maupun non akademik Lembaga pendidikan yang ada didaerah
kepada Lembaga Pendidikan sehingga mampu mereduksi anggaran menjadi
lebih efisien dari segi biaya, waktu maupun biaya sumber daya manusia.
3. Sebagai sarana pengendalian, kontrol dan pengawasan Lembaga Pendidikan
terhadap kegiatan SATKER setiap Lembaga pendidikan sejak mulai
penyusunan / perencanaan anggaran, pelaksanaan kegiatan sampai dengan
pembuatan laporan kegiatan.
4. Sebagai sarana informasi untuk kolaborasi pembelajaran bagi guru dan siswa
sehingga mutu dan kualitas pendidikan Lembaga pendidikan dapat tercapai
dengan cepat dan efektif.
DAFTAR PUSTAKA
Gordon B. Davis, 1999. Management Information System. Seventh Edition. New York:
McGrow –Hill Book Company
Hope, Christine & Alan Muhlemann. 1999, Service Operations Management, Strategy,
Design and Delivery. New York: Prentice Hall
Robson, Wndy 2000. Strategic Management & InformationSystems. ThirdEdition, New
York: Prentice Hall
Suwarni Tri,YC. 1996. Sistem Informasi Manajemen.Yogyakarta.Universitas Atmajaya
Sihombing, Umberto. 2002 Menuju Pendidikan Bermakna, Melalui Pendidikan Berbasis
Masyarakat, Konsep, Strategi dan Pelaksanaan. Jakarta, Multiguna