Post on 25-Aug-2021
i
PENGENDALIAN INTERNAL PERSEDIAAN BAHAN BAKU
(STUDI KASUS PADA CV. CITA NASIONAL)
Oleh:
SITI RONDIYAH
NIM : 232011196
KERTAS KERJA
Diajukan Kepada Fakultas Ekonomika Dan Bisnis
Guna Memenuhi Sebagian dari
Persyaratan-persyaratan untuk Mencapai
Gelar Sarjana Ekonomi
FAKULTAS : EKONOMIKA DAN BISNIS
PROGRAM STUDI : AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS
UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA
SALATIGA
2016
ii
iii
iv
v
vi
MOTTO
“Hai orang-orang yang beriman, Jadikanlah sabar dan shalatmu sebagai
penolongmu, sesungguhnya Allah beserta orang-orang yang sabar”
(Al-Baqarah: 153)
“Pendidikan merupakan senjata yang paling mematikan di dunia, karena
dengan Pendidikan mampu mengubah dunia”
(Nelson Mandela)
“Pribadi terbaik adalah mereka yang selalu memiliki kecintaan kuat
terhadap karir dan keluarga”
( Mario Teguh)
vii
ABSTRACT
The internal control of raw material inventory is essential because
inventory is an essential aspect on the production and main source of income of a
company. Therefore, the aim of this current research is to describe the internal
control of raw material inventory applied by CV .Cita Nasional. The data used in
this research were primary data and secondary data which were analyzed using
descriptive qualitative method. From the results, it can be concluded that this
company has already implemented internal control of raw material inventory for
milk which includes some internal control elements namely organization
structure, authority and record-keeping procedure system, wholesome practices,
and qualified employees. Regarding the internal control of organization structure,
function multiplications, namely the purchasing function and storage function,
were still found.
Keywords: internal control, raw material inventory.
viii
SARIPATI
Pengendalian internal persediaan bahan baku merupakan hal yang penting
karena persediaan merupakan segala sesuatu yang dapat mempengaruhi produksi
dan sumber utama pendapatan bagi perusahaan. Oleh karena itu, tujuan dari
penelitian ini adalah mendeskripsikan pengendalian internal persediaan bahan
baku yang diterapkan pada CV. Cita Nasional. Data yang digunakan dalam
penelitian ini berupa data primer dan data sekunder yang dianalisis secara
deskriptif kualitatif. Dari hasil penelitian, dapat disimpulkan bahwa di perusahaan
ini sudah menerapkan pengendalian internal persediaan bahan baku berupa susu,
yang meliputi beberapa unsur pengendalian internal yaitu struktur oganisasi,
sistem wewenang dan prosedur pencatatan, praktik yang sehat dan karyawan yang
bermutu. Terkait dengan pengendalian internal unsur struktur organisasi masih
ditemukan adanya penggandaan fungsi yaitu fungsi pembelian dan fungsi
penyimpanan.
Kata kunci: pengendalian internal, persediaan bahan baku.
ix
KATA PENGANTAR
Kertas kerja yang berjudul “Pengendalian Internal Persediaan Bahan Baku
(studi kasus pada CV. Cita Nasional)” dibuat untuk memenuhi salah satu syarat
akademik yang harus dipenuhi oleh penulis untuk memperoleh gelar Sarjana
Ekonomi strata satu dari Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Kristen
Satya Wacana, Salatiga. Kertas kerja ini merupakan hasil penelitian yang
dilaksanakan penulis mengenai Pengendalian Internal Persediaan Bahan Baku
(studi kasus pada CV. Cita Nasional) yang didukung dengan data primer berupa
wawancara langsung dengan kepala bagian Quality Control terkait persediaan
bahan baku dan komponen pengendalian internal dan data sekunder berupa
struktur organisasi, prosedur pencatatan persediaan bahan baku, formulir.
Penulis menyadari sepenuhnya bahwa kertas kerja ini belum sempurna dan
masih terdapat banyak kekurangan. Oleh karena itu, penulis mengharapkan saran,
kritik, dan koreksi yang membangun.
Akhir kata penulis berharap semoga kertas kerja yang sederhana ini dapat
bermanfaat bagi semua pihak yang berkepentingan.
Salatiga, 06 Januari 2016
Penulis
x
UCAPAN TERIMAKASIH
Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas
berkat rahmat serta kasih-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan kertas kerja
ini dengan judul “Pengendalian Internal Persediaan Bahan Baku Studi kasus pada
CV. Cita Nasional”.
Selesainya kertas kerja ini tidak terlepas dari campur tangan Tuhan Yang
Maha Esa dan bantuan dari berbagai pihak, sehingga pada kesempatan ini penulis
dengan segala kerendahan hati dan penuh rasa hormat mengucapkan terima kasih
kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan moril maupun materil secara
langsung maupun tidak langsung kepada penulis dalam menyusun kertas kerja ini
hingga selesai, terutama kepada yang saya hormati :
1. Seluruh keluarga terkhusus orang tua (Sutarno dan Kotimah), Kakak-
kakak tercinta (Rosid dan Ari) terima kasih atas do’a, bimbingan, sarana,
dan dorongan semangat, serta dukungan yang diberikan kepada penulis.
2. Bapak Moh. Nur Ali Muslim, S.pt selaku kepala bagian Quality Control
dari CV. Cita Nasional yang telah membantu serta meluangkan waktu
untuk memperoleh informasi maupun data yang digunakan dalam
penelitian sehingga kertas kerja ini bisa selesai.
3. Ibu Supatmi, SE., M.Ak., Ak selaku dosen pembimbing yang telah
memberikan motivasi, berusaha dengan sabar dan cermat dalam
membimbing dan mengarahkan penulis untuk menyelesaikan kertas kerja
ini.
4. Bapak Dr. Gatot Sasongko, SE., M.Si selaku wali studi yang telah
memberikan masukan serta memberikan pengetahuan kepada penulis.
5. Seluruh Dosen Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Kristen Satya
Wacana yang telah memberikan bekal ilmu pengetahuan yang tak ternilai.
xi
6. Staf dan Tata Usaha Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Kristen
Satya Wacana yang telah memberi bantuan administrasi dan teknis kepada
penulis selama kuliah.
7. Buat sahabat dan teman-temanku, Rani, Sriyatun, Putri, Budi, Agus, Sella,
Liza, Ariyani, Wina terima kasih atas semua dukungan, bantuan, doanya
semoga kita semua diberi kesuksesan.
8. Buat teman-teman FEB angkatan 2011, terima kasih atas doa dan
dukungan yang selalu diberikan.
Untuk semua pihak yang telah membantu hingga terselesainya kertas kerja
ini, semoga Tuhan Yang Maha Esa senantiasa melimpahkan anugrah serta kasih
karuniaNya. Penulis berharap semoga kertas kerja ini dapat bermanfaat bagi kita
semua dan menjadi bahan masukan bagi dunia pendidikan.
Siti Rondiyah
xii
DAFTAR ISI
Halaman Judul ............................................................................................. i
Pernyataan Tidak Plagiat ……………………………………………………. ii
Persetujuan Akses …………………………………………………………… iii
Haman Persetujuan ................................................................................... iv
Hal Pernyataan Keaslian Kertas Kerja ....................................................... v
Halaman Motto ............................................................................................ vi
Abstract ........................................................................................................ vii
Saripati ........................................................................................................ viii
Kata Pengantar ............................................................................................ ix
Ucapan Terima Kasih .................................................................................. x
Daftar Isi ...................................................................................................... xii
Daftar Tabel................................................................................................. xv
Daftar Lampiran........................................................................................... xvi
Pendahuluan ................................................................................................ 1
Landasan Konsep......................................................................................... 3
Persediaan Bahan Baku ..................................................................... 3
Prosedur Pembelian Bahan Baku ...................................................... 4
Pengendalian Internal ........................................................................ 6
Metode Penelitian ....................................................................................... 10
Objek Penelitian ................................................................................ 10
xiii
Jenis dan Sumber Data ...................................................................... 11
Teknik dan Langkah Analisis ............................................................ 11
Gambaran Objek Penelitian ........................................................................ 12
Sejarah Singkat Perusahaan ............................................................... 12
Lokasi Perusahaan ............................................................................. 12
Visi dan Misi Perusahaan .................................................................. 14
Job Description .................................................................................. 14
Proses Produksi .................................................................................. 22
Hasil Analisis dan Pembahasan .................................................................. 25
Prosedur Pembelian dan Pemakaian Persediaan Bahan Baku ........... 25
Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional
secara tegas ........................................................................................ 28
Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan
perlindungan yang cukup terhadap persediaan bahan baku ............. 29
Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap
unit organisasi .................................................................................... 30
karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya ............. 30
Pembahasan ....................................................................................... 32
Kesimpulan ................................................................................................. 33
Saran ............................................................................................................ 33
Daftar Pustaka ............................................................................................. 34
xiv
Daftar Riwayat Hidup ................................................................................ 48
xv
DAFTAR TABEL
Tabel 1. Susunan Personalia CV. Cita Nasional ......................................... 15
xvi
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1. Struktur Organisasi CV. Cita Nasional .................................. 36
Lampiran 2. Gambar Spesifikasi Produk .................................................... 37
Lampiran 3. Alur Proses Susu Pasteurisasi dan Homogenisasi ...................... 38
Lampiran 4. Alur Pembelian Persediaan Bahan Baku .................................... 39
Lampiran 5. Flowchart Permintaan dan Pengeluaran Persediaan Bahan Baku
..................................................................................................... 40
Lampiran 6. Pengendalian Internal Persediaan Bahan Baku pada CV. Cita
Nasional...................................................................................... 41
Lampiran 7. Surat Permintaan Pembelian ....................................................... 45
Lampiran 8. Laporan Penerimaan dan Pengeluaran Barang ........................... 46
Lampiran 9. Faktur Penjualan .......................................................................... 47
1
PENDAHULUAN
Pengendalian internal atas persediaan merupakan hal yang penting karena
persediaan adalah bagian yang penting dari suatu perusahaan. Perusahaan yang
sukses biasanya berhati-hati dalam melakukan pengawasan atas persediaan yang
dimilikinya. Menurut Horngren dan Horison (2004) pengendalian internal atas
persediaan meliputi penghitungan fisik yang harus dilakukan setiaptahun, karena
dengan cara itulah suatu perusahaan dapat mengetahui secara pasti jumlah
persediaan yang ada. Jika kesalahan terjadi, maka catatan akuntansi akan
disesuaikan sehingga menjadi sama dengan hasil perhitungan fisik dari barang
tersebut. Sistem persediaanyang terkomputerisasi dapat membantu perusahaan
menjaga jumlahpersediaan sehingga tidak kekurangan dan tidak pula terlalu
banyak.Kelebihan maupun kekurangan persediaan akan menimbulkan kerugian
dalamperusahaan. Kelebihan persediaan mengakibatkan timbulnya resiko
kerusakan, penurunan nilai, besarnya dana untuk investasi lain berkurang, dan
jugakenaikan biaya-biaya penyimpanan, asuransi, dan biaya-biaya lainnya
yangberhubungan dengan persediaan meningkat.
Pentingnya pengendalian internal persediaan bahan baku merupakan segala
sesuatu yang dapat mempengaruhi produksi dan sumber utama pendapatan bagi
perusahaan. Persediaan bahan baku merupakan salah satu faktor produksi yang
sangat penting (Gitosudarmo, 2002). Dalam aktivitasnya setiap perusahaan yang
melakukan proses produksi, keberadaan persediaan bahan baku menjadi salah satu
faktor penentu dalam mendukung aktivitas produksi yang dilakukan.
Naibaho (2013) melakukan penelitian tentang analisis pengendalian internal
persediaan bahan baku terhadap efektifitas pengelolaan persediaan bahan baku
bahwa pelaksanaan pengendalian internal dan syarat-syarat pengelolaan
persediaan bahan baku yang diterapkan pada PT. Industri Kapal Indonesia Bitung
berjalan efektif, dan masih terdapat beberapa kelemahan diantaranya, pada
lingkungan pengendalian, masih ada sebagian karyawan yang belum mematuhi
peraturan dan kebijakan yang ditetapkan oleh perusahaan. Adanya perangkapan
fungsi yaitu fungsi penerimaan dan penyimpanan dilakukan oleh bagian gudang.
Fasilitas pergudangan yang ada belum memadai dan penanganan persediaan
2
bahan baku juga belum memuaskan. Serta masih ditemui adanya penumpukan
persediaan bahan baku.
Selvianti (2014) melakukan penelitian tentang pengendalian internal
persediaan bahan baku untuk kelancaran produksi pada PT. Grapika Beton dengan
hasil perusahaan sudah menerapkan pengendalian internal persediaan bahan baku
yang meliputi beberapa unsur pengendalian internal yaitu lingkungan
pengendalian, penaksiran risiko, informasi dan komunikasi, aktivitas
pengendalian dan pemantauan. Tetapi terkait dengan lingkungan pengendalian
perusahaan, perusahaan ditemui tidak mempunyai komite audit.
Tamodia (2013) meneliti tentang evaluasi penerapan sistem pengendalian
internal persediaan barang dagang pada PT. Laris Manis Utama Cabang Manado.
Hasil penelitian menyimpulkan bahwa penerapan sistem pengendalian persediaan
barang dagangan pada PT. Laris Manis Utama, belum ada keseragaman dalam
penulisan nama barang, kesalahan menulis nama/ merk/ size pada barang yang
keluar dan kesalahan mengeluarkan barang dari gudang.
Dari beberapa penelitian di atas ditemukan bahwa untuk pengendalian
internal persediaan bahan baku dengan berbagai produk yang berbeda-beda dalam
perusahaan, ditemukan hasil penelitian yang bervariasi dan ditemui masih jarang
yang meneliti tentang produk yang terkait dengan bahan pangan. Maka dari itu
dalam penelitian ini ingin meneliti tentang pengendalian internal persediaan bahan
pangan dengan produk yang berupa susu pada CV. Cita Nasional.
CV. Cita Nasional merupakan perusahaan yang bergerak di bidang pangan
khususnya dalam produk susu. CV. Cita Nasional ini sudah mempunyai merk
yang terkenal yaitu susu nasional, selain itu juga memiliki konsumen pangsa-
pangsa pasar yang luas, sehingga produk tersebut sudah dikenal kualitasnya yang
bagus. Dengan kualitas yang bagus maka CV. Cita Nasional ini sudah didukung
oleh pengendalian kualitas produk yang bagus, khususnya dalam bahan baku yaitu
susu segar.
Berdasarkan wawancara langsung dengan kepala bagian Quality Control
bahwa di CV. Cita Nasional ini kebutuhan bahan baku tinggi, dengan kebutuhan
bahan baku yang tinggi perusahaan membutuhkan pemasok dari berbagai KUD
3
(Koperasi Unit Desa) untuk memenuhinya. Dengan situasi ini kadang ada
pemasok dengan sengaja mencampurkan susu murni dengan air agar dapat
memenuhi permintaan dari perusahaan tanpa mempertimbangkan kualitasnya.
Dengan susu campuran yang tidak memenuhi standar, maka CV. Cita Nasional
akan menolak susu tersebut yang nantinya akan mengakibatkan kurangnya
persediaan bahan baku juga menghambat proses produksi. Sedangkan jika
menerima maka bahan baku tersebut akan berpengaruh pada kualitas produk CV.
Cita Nasional. Dengan situasi seperti di atas namun sejauh ini CV. Cita Nasional
masih tetap bisa beroperasi bahkan bahan baku yang dibutuhkan semakin
meningkat dan sampai sejauh ini kebutuhan bahan baku masih bisa terpenuhi baik
dari kuantitas maupun kualitasnya. Hal ini diduga tidak terlepas dari peran
pegendalian internal persediaan bahan baku. Maka dari itu menarik untuk diteliti
agar menjadi pembelajaran bagi perusahaan lain.
Dari uraian latar belakang di atas, maka masalah yang akan diteliti adalah
bagaimana penerapan pengendalian internal persediaan bahan baku di CV. Cita
Nasional. Sehingga penelitian ini bertujuan untuk mendeskripsikan pengendalian
internal persediaan bahan baku yang diterapkan di CV. Cita Nasional. Hasil
penelititan ini diharapkan dapat memberikan manfaat bagi manajemen perusahaan
apabila di perusahaan masih ditemukan adanya unsur-unsur pengendalian internal
yang belum tepat, bagi perusahaan lain bisa sebagai bahan masukan dan bahan
pertimbangan dalam meningkatkan kebijakan perusahaan atas pengendalian
internal persediaan bahan baku.
LANDASAN KONSEP
Persediaan Bahan Baku
Setiap perusahaan manufaktur harus memiliki persediaan bahan baku yang
akan digunakan sebagai input dalam proses produksi. Menurut Assauri (2004)
persediaan bahan baku (Raw Material stock) yaitu persediaan dari barang-barang
berwujud yang digunakan dalam proses produksi, barang mana dapat diperoleh
dari sumber-sumber alam ataupun dibeli dari supplier atau perusahaan yang
menghasilkan bahan baku bagi perusahaan pabrik yang menggunakannya.
4
Menurut Nainggolan (2006) bahwa bahan baku adalah bahan yang diproses
menjadi produk jadi yang terdiri dari unit yang identik. Dari pengertian tersebut
dapat disimpulkan bahwa persediaan bahan baku merupakan barang-barang yang
digunakan untuk diproses kemudian menjadi sebuah produk baik itu produk
setengah jadi, maupun produk jadi.
Prosedur Pembelian Bahan Baku
Menurut Mulyadi (2008) prosedur merupakan urutan kegiatan klerikal,
biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen/lebih yang dibuat
untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi
berulang-ulang.Pembelian adalah suatu usaha yang dilakukan untuk pengadaan
barang yang diperlukan oleh perusahaan.
Menurut Barry (2005) pembelian berarti perolehan barang dan jasa. Tujuan
pembelian adalah:
1. Membantu identifikasi produk dan jasa yang dapat diperoleh secara eksternal.
2. Mengembangkan, mengevaluasi, dan menentukan vendor, harga dan
pengiriman yang terbaik bagi barang dan jasa tersebut.
Menurut Hanggana (2007) bahan bakuadalah bahan yang menempel
menjadi satu dengan barang jadi, mempunyai nilai relatif tinggi dibanding dengan
nilai bahan yang lain dalam pembuatan suatu produk.
Menurut Mulyadi (2008) hal-hal yang perlu diperhatikan dalam prosedur
pembelian bahan baku adalah sebagai berikut:
1. Fungsi yang terkait
a. Fungsi Gudang
Fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian
sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan
barang dagang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.
b. Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi
mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam
5
pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok
yang dipilih.
c. Fungsi Penerimaan
Fungsi penerimaan bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan
terhadap jenis, mutu, dan kualitas barang yang diterima dari pemasok guna
menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan.
d. Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi yang berkaitan dalam transaksi pembelian adalah fungsi
pencatatan utang dan fungsi pencatatan persediaan. Fungsi pencatatan utang
bertanggung jawab untuk mencatat transakasi pembelian ke dalam register
bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti
kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan utang atau menyelenggarakan
kartu utang sebagai buku pembantu utang.
2. Jaringan prosedur pembelian meliputi:
a. Prosedur Permintaan Pembelian
Dalam prosedur ini, fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian
dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian. Jika
barang tidak disimpan di gudang, misalnya untuk barang langsung pakai,
fungsi yang memakai barang mengajukan permintaan pembelian langsung
ke fungsi pembelian dengan menggunakan surat permintaan pembelian.
b. Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok
Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan
penawaran harga kepada pemasok untuk memperoleh informasi mengenai
harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain untuk memungkinkan
pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang
diperlukan oleh perusahaan.
c. Prosedur Order Pembelian
Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat order pembelian
kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit
6
organisasi lain dalam perusahaan mengenai order pembelian yang sudah
dikeluarkan oleh perusahaan.
d. Prosedur Penerimaan Barang
Dalam prosedur ini, fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai
jenis, kualitas, dan mutu barang yang diterima dari pemasok, serta membuat
laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari
pemasok tersebut.
3. Dokumen yang digunakan dalam prosedur pembelian meliputi:
a. Surat Permintaan Pembelian
Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi
pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian
barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat
tersebut. Surat permintaan pembelian ini biasanya dibuat dua lembar untuk
setiap permintaan. Lembar pertama untuk fungsi pembelian dan lembar
kedua untuk arsip fungsi yang meminta barang.
b. Surat Permintaan Penawaran Harga
Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga barang yang
pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi yang menyangkut jumlah
rupiah pembelian yang besar.
c. Surat Order Pembelian
Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah
dipilih.
d. Laporan Penerimaan Barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa
barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu,
dan kuantitas yang tercantum dalam surat order pembelian.
Pengendalian Internal
Pengendalian internal harus dilaksanakan seefektif mungkin dalam suatu
perusahaan untuk mencegah dan menghindari terjadinya kesalahan, kecurangan,
dan penyelewengan. Oleh kerena itu dibutuhkan menyusun suatu kerangka
7
pengendalian atas sistem yang sudah ada pada perusahaan yang terdiri dari
beragam tindakan pengendalian yang bersifat internal bagi perusahaan, sehingga
manajer dapat mengalokasikan sumberdaya secara efektif dan efisien, maka
dibutuhkan suatu pengendalian internal yang dapat memberikan keyakinan kepada
pimpinan bahwa tujuan perusahaan telah tercapai (Warren dkk 2005).
Menurut Hery (2009) dalam Selvianti (2013), pengendalian internal adalah
seperangkat kebijakan dan prosedur untuk melindungi aktiva atau kekayaan
perusahaan dari segala bentuk tindakan penyalahgunaan, menjamin tersedianya
informasi akuntansi perusahaan yang akurat, serta memastikan bahwa semua
ketentuan (peraturan) hukum atau undang-undang serta kebijakan manajemen
telah dipatuhi atau dijalankan sebagai mana mestinya oleh seluruh karyawan
perusahaan.
Pengendalian internal menurut American institute Of Certified Public
Accountan (AICPA) yang kemudian dikutip oleh La Midjan dan Susanto (2011)
dalam Sumalata (2013) meliputi srtruktur organsasi dan segala cara serta tindakan
dalam suatu perusahaan yang saling terkoordinasi.
Menurut Mulyadi (2009) pengendalian internal adalah suatu proses yang
dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personel lain, yang didesain
untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tujuan.
Tujuan pengendalian internal adalah untuk memberikan keyakinan memadai
dalam pencapaian tiga golongan Mulyadi (2009) yaitu sebagai berikut:
a. Keandalan informasi keuangan
b. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku
c. Efektivitas dan efisiensi operasi
Tujuan pengendalian internal persediaan bahan baku merupakan suatu hal
yang sangat mendasar bagi perusahaan yang bergerak dibidang produksi. Adapun
tujuan dari pengendalian persediaan bahan baku menurut Carter dan Usry (2002)
adalah kemampuan untuk melakukan pemesanan tepat waktu, sesuai dengan
sumber terbaik untuk memperoleh jumlah yang tepat pada harga dan kualitas yang
sesuai. Pengendalian bahan baku harus memenuhi dua kebutuhan yang saling
berlawanan yaitu :
8
a. Menjaga persediaan dalam jumlah dan variasi yang mencukupi untuk operasi
secara efisien.
b. Menjaga tingkat persediaan yang menguntungkan secara finansial.
Untuk menciptakan pengendalian internal yang baik dalam perusahaan
maka ada empat unsur pokok yang harus dipenuhi antara lain Mulyadi (2009)
I. Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara
tegas.
Struktur organisasi merupakan kerangka (framework) pembagian tanggung
jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan
kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Dalam perusahaan manufaktur misalnya,
kegiatan pokoknya adalah memproduksi dan menjual produk. Untuk
melaksanakan kegiatan pokok tersebut dibentuk departemen produksi, departemen
pemasaran, dan departemen keuangan dan umum. Departemen-departemen ini
kemudian terbagi-bagi lebih lanjut menjadi unit-unit organisasi yang lebih kecil
untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan perusahaan. Pembagian tanggung jawab
fungsional dalam organisasi ini didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini :
a. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi
akuntansi. Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk
melaksanakan suatu kegiatan misalnya pembelian. Setiap kegiatan dalam
perusahaan memerlukan otorisasi dari manajer fungsi yang memiliki
kewenangan untuk melaksanakan kegiatan tersebut. Fungsi penyimpanan
adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk menyimpan aktiva
perusahaan.Fungsi akuntansi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk
mencatat peristiwa keuangan perusahaan.
b. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh semua tahap suatu
transaksi.
II. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan
yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.
Dalam organisasi setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari
pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut.
Oleh karena itu dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian
9
wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi dalam organisasi.
Untuk penggunaan formulir harus diawasi sedemikian rupa guna mengawasi
pelaksanaan otorisasi. Di pihak lain, formulir merupakan dokumen yang dipakai
sebagai dasar untuk pencatatan transaksi dalam catatan akuntansi. Prosedur
pencatatan yang baik akan menjamin data yang direkam dalam formulir dicatat
dalam catatan akuntansi dengan ketelitian dan keandalan (realibility) yang tinggi.
Dengan demikian sistem otorisasi akan menjamin dihasilkannya dokumen
pembukuan yang dapat dipercaya, sehingga akan menjadi masukan yang dapat
dipercaya bagi proses akuntansi. Selanjutnya, prosedur pencatatan yang baik akan
menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan,
utang, pendapatan, dan biaya suatu organisasi.
III. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit
organisasi.
Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam
menciptakan praktik yang sehat adalah
a. Penggunaan formulir bernomor urut bercetak yang pemakaiannya harus
dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang. Karena formulir merupakan alat
yang memberikan otorisasi terlaksananya transaksi.
b. Pemeriksaan mendadak (surprised audit). Pemeriksaan mendadak
dilaksanakan tanpa pemberitahuan terlebih dahulu kepada pihak yang akan
diperiksa, dengan jadwal yang tidak teratur.
c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu
orang atau satu unit organisasi, tanpa campur tangan dari orang atau unit
organisasi lain.
d. Perputaran jabatan (job rotation). Perputaran jabatan yang diadakan secara
rutin akan dapat menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya,
sehingga persekongkolan diantara mereka dapat dihindari.
e. Keharusan mengambil cuti bagi karyawan yang berhak. Karyawan perusahaan
diwajibkan mengambil cuti yang menjadi haknya.
10
f. Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatan. Untuk
menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan catatan
akuntansinya.
g. Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas untur-
unsur pengndalian yang lain.
IV. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggungjawabnya.
Untuk mendapatkan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya berbagai
cara berikut ini dapat ditempuh :
a. Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh
pekerjaannya. Untuk memperoleh karyawan yang mempunyai kecakapan
sesuai dengan tuntutan tanggung jawab yang akan dipikulnya, manajemen
harus mengadakan analisis jabatan yang ada dalam perusahaan dan
menentukan syarat-syarat yang dipenuhi oleh calon karyawan yang menduduki
jabatan tersebut.
b. Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan perusahaan,
sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaannya.
Misalnya untuk menjamin transaksi penjualan dilaksanakan oleh karyawan
yang kompeten dan dapat dipercaya, pada saat seleksi karyawan untuk mengisi
jabatan masing-masing kepala fungsi pembelian, kepala fungsi penerimaan dan
fungsi akuntansi, manajemen puncak membuat uraian jabatan (job description)
dan telah menetapkan persyaratan jabatan (job requirements). Dengan
demikian pada seleksi karyawan untuk jabatan-jabatan tersebut telah digunakan
persyaratan jabatan tersebut sebagai kriteria seleksi.
METODE PENELITIAN
Objek Penelitian
Penelitian dilakukan padaCV. Cita Nasional yang berada di Jl. Raya
Salatiga-kopeng km. 5 Getasan Semarang 50774, Jawa Tengah yang merupakan
industri yang bergerak di bidang pengolahan susu segar (pasteurisasi dan
homogenisasi). CV. Cita Nasional mengolah berbagai macam produk seperti susu
nasional, yogurt, ice cream dan keju yang bahan baku utamanya adalah susu
11
segar. Penelitian ini hanya difokuskan pada pengendalian internal persediaan
bahan baku susu segar.
Jenis dan sumber data
Sumber data yang digunakan dalam penelitian ini berupa data primer dan
data sekunder, yaitu:
1. Data primeradalah data yang diperoleh atau dikumpulkan oleh peneliti
secara langsung dari sumber datanya Sugiyono (2010). Teknik yang dapat
digunakan peneliti untuk mengumpulkan data persediaan bahan baku
melalui proses wawancara dengan kepala bagian Quality Control terkait
prosedur pencatatan terhadap bahan baku dan komponen pengendalian
internal.
2. Data sekunderyaitu data yang diperoleh dari perusahaan dalam bentuk yang
sudah jadi Sugiyono (2010) seperti gambaran umum perusahaan, struktur
organisasi, formulir persediaan bahan baku.
Teknik dan Langkah Analisis
Penelitian ini bersifat deskriptif kualitatif dengan tujuan untuk memberikan
gambaran pengendalian internal persediaan bahan baku di CV. Cita Nasional.
Data yang diperoleh dari CV. CitaNasional dianalisis secara kualitatif, yaitu
dengan menjelaskan data-data yang diperoleh untuk mendapatkan gambaran yang
jelas. Adapun langkah analisisnya yaitu sebagai berikut :
1. Mendeskripsikanprosedur pembelian dan pemakaian bahan baku
2. Mendeskripsikan struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab
fungsional secara tegas
3. Mendeskripsikan sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang
memberikan perlindungan yang cukup terhadap persediaan bahan baku
4. Mendeskripsikan praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi
setiap unit organisasi
5. Mendeskripsikan karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawab
6. Menganalisis pengendalian internal persediaan
7. Menarik suatu kesimpulan dari hasil penelitian yang diperoleh
12
GAMBARAN OBJEK PENELITIAN
Sejarah Singkat CV.CITA NASIONAL
Pendirian CV. Cita Nasional oleh Bapak H. Rudi Kurnia Danu Wijaya pada
tanggal 10 November 2000, serta diresmikan oleh Prof. Dr. Ir. Bungaran Saragih,
MSc selaku Menteri Pertanian dan Perkebunan Republik Indonesia. Pada awal
berdirinya, perusahaan tersebut berkomitmen untuk menghasilkan produk susu
yang bermutu yang diwujudkan dengan mesin teknologi modern dari Eropa dan
Amerika Serikat dan didukung oleh tenaga profesional. Selain itu dilakukan
pengawasan mutu yang ketat dengan sistem Quality Control.
Pada awal berdirinya, perusahaan tersebut produksi pertama dari CV. Cita
Nasional adalah pada tanggal 10 November 2000 dengan jumlah susu murni yang
diproduksi sekitar 5000 liter dan menghasilkan produk susu pasteurisasi dan
homogenisasi dalam kemasan sebanyak ± 20.000 cup. Kota Surabaya merupakan
daerah pemasaran pertama kali dengan produk “Susu SegarNasional”. Produk
yang dipasarkan meliputi produk “Susu Segar Nasional” dalam kemasan cup rasa
coklat dan rasa strawberry dengan volume 180 ml/cup, serta plain (purepack)
dengan volume 500 ml/pack. Seiring dengan berjalannya waktu, produk CV. Cita
Nasional dengan merek dagang “Susu Segar Nasional” ini mulai dikenal oleh
masyarakat yang ada di kota Yogyakarta, Solo, Semarang, dan Jakarta sehingga
jumlah susu yang diproduksi pun semakin meningkat hingga sekarang. Jumlah
produk dan pilihan rasa yang dihasilkan juga semakin meningkat hingga saat ini
dan mengalami diversifikasi produk yaitu berbagai macam rasa susu pasteurisasi
dan homogenisasi, serta pengolahan yogurt.
Lokasi Perusahaan
CV.Cita Nasional merupakan perusahaan yang bergerak dibidang pangan
khususnya dalam produk susu, yang tatapusatnya terletak di Salatiga dan memiliki
cabang di Bandung. Dalam bidang ini yang akan diteliti CV. Cita Nasional yang
ada di Salatiga. CV. Cita Nasional terletak di jalan Raya Kopeng km 5, Desa
Sumogawe, Kecamatan Getasan, Kabupaten Semarang, Jawa Tengah. Lokasi
pabrik berada pada wilayah dengan topografi yang berbukit dengan ketinggian
13
400-500 di atas permukaan laut. Dengan kondisi wilayah tersebut, lokasi
perusahaan bersuhu udara ±25°C dengan kelembapan antara 80%-90%. Pada
sebelah timur perusahaan berbatasan dengan pemukiman penduduk, pada sebelah
selatan perusahaan berbatasan dengan perkebunan, pada sebelah barat perusahaan
berbatasan dengan perkebunan, serta pada sebelah utara perusahaan berbatasan
dengan KUD Getasan. Sehingga, total luas area perusahaan ini adalah 4000 m2,
dengan 700 m2 wilayah digunakan untuk bangunan pabrik dan kantor. Kantor ini
merupakan pusat administrasi pabrik serta mengatur pengiriman produk ke agen-
agen pemasaran.
Penentuan lokasi suatu pabrik didasarkan pada beberapa faktor, antara lain
ketersediaan bahan baku, air, tenaga kerja, sarana transportasi, serta fasilitas listrik
dan komunikasi. Perusahaan ini terletak di daerah yang strategis karena sarana
transportasi yang mudah dijangkau serta ketersediaan fasilitas listrik dan
komunikasi yang dipasok dari kota Salatiga. Kondisi pabrik yang terletak di
wilayah perbukitan juga memberikan keuntungan tersendiri, yaitu kemudahan
memperoleh air. Selain itu, suhu lingkungan pabrik yang relatif sejuk dapat secara
efektif menciptakan kondisi lingkungan produksi yang aseptis. Hal ini terkait
dengan karakteristik produk susu yang mudah rusak pada penyimpanan suhu
ruang.
Pada bangunan pabrik terdapat beberapa bagian yaitu laboratorium,
produksi, pengemasan, dan pengepakan. Pada bagian laboratorium terdapat tiga
ruangan, yaitu ruang pengujian mutu, ruang pengujian mikrobiologi, serta ruang
pengembangan produk. Ruang pengujian mutu terletak di bagian tepi pabrik,
sehingga pengambilan sampel bahan baku dapat dilakukan secara efisien. Ruang
pengujian mikrobiologi yang terletak di sebelah dalam bagian laboratorium ini,
dijaga keaseptisannya dengan senantiasa ditutup rapat dan sebagai pembatasnya
dengan ruangan lain diberi sekat kaca. Sementara ruang pengembangan produk
merupakan tempat pembuatan formula produk secara komputerisasi,
pengembangan dan penelitian produk baru, serta penyimpanan senyawa-senyawa
flavor yang digunakan.
14
Pada bagian produksi terdapat ruang administrasi produksi, penyimpanan
bahan baku, serta daerah produksi basah. Bagian pengemasan terdapat tiga
ruangan, yaitu ruang pengemasan susu pasteurisasi dalam kemasan cup, ruang
pengemasan susu pasteurisasi dalam kemasan minipack dan purepack, serta ruang
pengemasan yogurtdrink dalam kemasan cup. Sedangkan bagian pengepakan
terdapat dua ruangan, yaitu ruang pengepakan produk berkemasan cup dan ruang
pengepakan produk berkemasan minipack dan purepack.
Visi dan Misi Perusahaan
CV. Cita Nasional memiliki visi yaitu menjadi pelopor perusahaan susu
pasteurisasi dan homogenisasi yang berskala nasional untuk memenuhi kebutuhan
susu dengan harga yang terjangkau dan mudah didapatkan. Sedangkan misi dari
CV. Cita Nasional adalah mensukseskan program pemerintah dalam
meningkatkan gizi rakyat Indonesia agar generasi penerus menjadi bangsa yang
sehat, kuat dan cerdas.
Susunan Personalia
CV. Cita Nasional merupakan badan usaha yang berbentuk CV
(Commanditaire Vennontschap) dengan surat ijin perusahaan No.
155/KWDPP.11/3.1/XI/2000 berdasarkan surat keputusan Dinas Perindustrian
dan perdagangan No. 160/11.16/PK/VII/2000 berdasarkan Surat Ijin Usaha
Perusahaan (SIUP). Susunan personalia yang ditetapkan CV. Cita Nasional adalah
dipimpin langsung oleh seorang Direktur Utama dan Direktur Pelaksanaan serta
Plant Manager dimana dalam pelaksanaan kegiatan dibantu oleh beberapa
supervisor dari setiap bagiannya, artinya dalam organisasi ini setiap bagian
dipimpin oleh seorang supervisor dan bertanggung jawab langsung terhadap
PlantManager. Beberapa manajer tersebut bertanggungjawab dan memiliki
wewenang atas seluruhkegiatan di departemennya masing-masing. Susunan
personalia perusahaan dapat dilihat pada (lampiran 1) atau tabel 1 berikut ini:
15
Tabel 1
Susunan Personalia CV.Cita Nasional
No Nama Jabatan
1 Rudi Kurnia Danuwijaya Direktur Utama
2 Ir. Iskandar Muklas Plant Manager
3 Enang Komara Asisten Manager
4 Moh. Nur Ali Muslim,S.Pt Supervisor QC dan R&D
5 Agung Tri Kuncoro, S.Pt Asisten QC dan R&D
6 Atang Suparman Supervisor Gudang
7 Nur Haryanto Supervisor Proses Produksi
8 Supriyati Kepala bagian umum
Sumber: CV. Cita Nasional, 2015
Tugas dan Tanggung jawab
Penjelasan tugas dan tanggung jawab setiap personal yang terlibat
dalamstruktur organisasi :
1. Direktur Utama
Direktur utama merupakan pimpinan perusahaan yang memimpin
jalannya perusahaan dan bertanggungjawab penuh terhadap segala sesuatu
yang berjalan di perusahaan. Direktur utama merupakan pemiilik perusahan
di CV.Cita Nasional, tetapi pada praktik di lapangan perusahaan sepenuhnya
dikendalikan oleh plant manager.
2. Plant Manager
Plant Manager adalah orang yang bertugas membantu pimpinan
perusahaan dalam menjalankan aktivitas sehari-hari. Plant Manager
bertanggungjawab terhadap kegiatan-kegiatan yang dilakukan perusahaan
tersebut. Plant Manager akan dibantu oleh seorang asisten manajer untuk
menjalankan tugasnya sehari-hari. Tugas dan tanggungjawab dari Plant
Manager adalah memberikan pengarahan, pengawasan, serta mengontrol
seluruh pelaksanaan pekerjaan atau melaksanakan semua fungsi manajerial
meliputi:
a. Mengontrol kegiatan semua bagian.
b. Menilai bawahan dan mengusulkan kepada Direktur Utama untuk
promosi dan mutasi bawahan.
16
c. Memberikan usulan kepada Direktur Utama mengenai pengadaan
sarana kerja untuk memperlancar jalannya pekerjaan.
d. Memberikan nasihat, petunjuk dan bimbingan kepada bawahan.
e. Menandatangani dan mengecek dokumen, formulir, dan laporan
kepada Direktur Utama dan instansi yang ada hubungannya dengan
perusahaan.
f. Meminta nasihat, petunjuk, dan bimbingan kepada Direktur Utama.
g. Mengambil keputusan dalam semua hal yang berkaitan dengan
pengendalian sistem manajemen baik operasional maupun non
operasional di perusahaan.
h. Memimpin jalannya operasional pabrik serta melaksanakan
pengawasan dan pengendaliaan berdasarkan program kerja yang
ditetapkan.
3. Asisten Manajer
Asisten Manajer bertugas membantu manajer dalam mengawasi dan
mengontrol kegiatan yang dilakuan oleh pekerja diperusahan. Asisten
manajer dibantu oleh bagian umum yaitu administrasi dan keuangan dalam
melaksanakan tugasnya.
4. Supervisor QC /R&D
Supervisor QC/R&D dibantu oleh asisten QC dan bagian operator
analisa. Tugas dari Supervisor QC /R&D adalah:
a. Bertanggung jawab dalam melaksanakan dan mengevaluasi pekerjaan
yang tercakup dalam persyaratan mutu yang ditetapkan.
b. Mengawasi proses pengendalian mutu bahan, proses produksi, dan
produk jadi.
c. Mengidentifikasi dan mencatat setiap masalah yang berkaitan dengan
produk serta cara pemecahannya.
d. Mengadakan percobaan-percobaan untuk inovasi baru.
e. Memberikan nasihat, petunjuk, dan bimbingan kepada bawahan ke
setiap bagian.
f. Bertanggung jawab terhadap Plant Manager.
17
Asisten QC bertugas membantu supervisorQC dalam mengawasi dan
mengontrol kegiatan yang dilakukan oleh operator analisa. Operator analisa
QC bertugas untuk melakukan pengujian terhadap bahan baku dari KUD,
bahan setengah jadi, bahan baku. Selain itu operator analisa QC juga
bertugas menyiapkan bahan-bahan tambahan yang digunakan sesuai dengan
formulasi yang ada.
5. Bagian Gudang
Tugas dari bagian gudang adalah:
a. Bertanggung jawab atas barang-barang yang ada di gudang.
b. Mengetahui jumlah barang-barang yang ada di gudang.
c. Menyiapkan barang-barang yang akan digunakan untuk proses
produksi.
d. Mencatat keluar masuknya barang dari gudang.
e. Bertanggungjawab kepada Plant Manager.
6. Supervisor Produksi
Supervisor produksi dibantu oleh senior operator dan operator. Tugas
dari supervisor produksi adalah:
a. Merencanakan dan melaksanakan proses produksi dengan teknologi
tapat guna.
b. Bertanggung jawab terhadap semua proses produksi.
c. Memberikan pengarahan dan nasihat kepada bawahan.
d. Mendokumentasikan pelaksanaan kegiatan proses produksi dalam
pengolahan susu.
e. Bertanggung jawab terhadap Plant Manager.
Operator produksi bertanggungjawab terhadap supervisor produksi
serta bertanggung jawab terhadap semua kegiatan dalam penanganan proses
pengolahan susu, mulai dari proses awal (penerimaan bahan baku) sampai
dengan poses akhir hasil olahan susu sehingga siap untuk dikemas.
18
7. Bagian Umum
Bagian umum dibedakan menjadi:
a. Bagian administrasi yang memiliki tugas sebagai berikut:
1) Mencatat semua kegiatan yang telah dilakukan perusahan.
2) Mencatat semua data yang masuk dan keluar dari perusahan.
3) Bertanggung jawab terhadap kepegawaian dalam hal peneriman
tenaga kerja, pengangkatan, penggajian dan pemberhentian
karyawan.
4) Bertanggung jawab atas keamanan secara keseluruhan baik
menyangkut karyawan maupun barang.
5) Bertanggung jawab kepada Plant Manager.
b. Bagian keuangan yang memiliki tugas sebagai berikut:
1) Membuat RAB (Rencana Anggaran Belanja) perusahaaan sehingga
efisiensi dapat tercapai dengan baik.
2) Bertanggung jawab terhadap semua keuangan perusahan, baik
pengeluaran dana untuk melakukan produksi termasuk di antaranya
pembayaran bahan baku maupun penggajian karyawan.
3) Bersama manajer menandatangani atau mengesahkan surat
berharga, pengambilan uang dari atau ke bank atau pihak yang ada
hubungannya dengan perusahaan.
4) Menyusun laporan pertanggung jawaban keuangan dan
memberikan segala bukti dan catatan yang berhubungan dengan
laporan tersebut.
5) Bertanggung jawab terhadap pengeluaran, pemasukan, dan
penyimpanan keuangan.
6) Bertanggung jawab kepada Plant Manager.
Ketenagakerjaan
Pelaksanaan kegiatan sehari-hari yang meliputi proses maupun administrasi
CV. Cita Nasional didukung oleh tenaga kerja sejumlah 90 orang yang terdiri 86
karyawan dan 4 karyawati. Pihak manajemen meliputi pimpinan maupun staf di
19
CV. Cita Nasional, sedangkan pekerja adalah orang yang terkait dengan hubungan
kerja dengan pihak manajemen dan menerima upah (gaji) dari perusahaan. Selain
itu adanya sistem pembagian gaji karyawan dengan standar minimal yang sudah
ditetapkan oleh Departemen Tenaga Kerja yang ada di wilayah Jawa Tengah dan
upah lembur karyawan diberikan bagi karyawan yang mempunyai waktu lebih. Di
samping itu, setiap karyawan CV. Cita Nasional dilindungi keselamatan kerja dan
kesejahteraan dengan didaftarkan menjadi peserta Jaminan Sosial Tenaga Kerja
(JAMSOSTEK).
Sistem pembagian kerja yang digunakan di CV. Cita Nasional adalah sistem
2 “shift” dengan 2 kelompok kerja, dimana masing-masing shift bekerja 15 hari
kerja sebulan dengan waktu istirahat ± 60 menit dari jam 12.00 -13.00 WIB
sehingga dengan begitu setiap shift sehari kerja sehari tidak. Waktu kerja staf
kantor yaitu hari senin sampai hari jumat pukul 08.00 – 16.00 WIB. Namun untuk
kepentingan pengecekan sebelum produksi dimulai, karyawan bagian produksi
yang hari tersebut bertugas, umumnya datang lebih awal yaitu pukul 06.00 WIB.
Selain itu untuk memenuhi pemesanan, proses produksi dapat berlangsung hingga
pukul 19.00 WIB.
Jenis Persediaan yang dibutuhkan dan cara memenuhinya
Dalam memenuhi kebutuhan bahan baku susu murni, CV. Cita Nasional
bekerja sama dengan beberapa Koperasi Unit Desa (KUD) diantaranya KUD
“Andini Luhur” dengan kapasitas produksi susu murni sekitar 5.600 liter/hari,
KUD “Cepogo” sekitar 4.000 liter/hari, KUD “Sumber Karya” sekitar 3.000
liter/hari, dan KUD “GAPOKTAN Banyu Aji” sekitar 3.000 liter/hari. Secara
tidak langsung keberadaan pabrik memberikan peluang pemasaran susu murni
bagi masyarakat sekitar yang berprofesi sebagai peternak sapi.
Pengolahan susu segar menjadi olahan susu dan yogurt nasional diperlukan
beberapa bahan tambahan dan bahan penolong. Bahan tambahan tersebut
diantaranya : Gula, Flavor, Pewarna, Starter Yogurt, Citrid Acid, Lactid Acid,
Sweet Whey, Skim Milk, Coklat Powder dan bahan penolong diantaranya : CMC
dan Pektin. Bahan tambahan dan bahan penolong tersebut yang akan diolah dan di
20
produksi menjadi susu murni kemasan dan yogurt. Pemasok atau supplier yang
mengirimkan bahan terkadang tidak sesuai dengan jumlah pesanan, dikarenakan
persediaan yang ada dalam pemasok terbatas.
Spesifikasi Bahan dan Produk
Terkait dengan spesifikasi bahan pembuatan susu pasteurisasi dan
homogenisasi CV. Cita Nasional dari bahan-bahan sebagai berikut:
a. Susu Sapi Segar
Susu sapi segar merupakan bahan baku utama yang diperoleh dari beberapa
KUD yang dapat memenuhi standar dari perusahaan untuk memproduksi
susu pasteurisasi dan homogenisasi. Susu segar tersebut akan digunakan
untuk proses produksi terlebih dahulu diuji mutunya di Laboratorium.
b. Flavor Agent
Flavor agent yang digunakan adalah flavoring agent berbentuk cair dengan
merk “QUEST”dari Quest International Indonesia dan dari PT. Cipta Karya
Aroma di Semarang.
c. Stabilizer (Carboxy Methyl Cellulose)
Jenis stabilizer yang dipilih oleh CV. Cita Nasional adalah Carboxy Methyl
Cellulose (CMC) yang berupa serbuk putih kekuningan yang larut dalam air
pada suhu 60Cdengan merk Akzo Nobel Cellulose Gum dengan kode AF
2785. CMC ini didatangkan dari Belanda yangproduknya telah dilengkapi
dengan sertifikat halal dan terdapat spesifikasi produknya.
d. Pemanis (Gula)
Pemanis yang digunakan di CV. Cita Nasional adalah gula pasir.
Pemeriksaan yang dilakukan pada gula pasir sebagai pemanis dalam proses
pembuatan susu pasteurisasi dan homogenisasi adalah uji organoleptik dan
uji pH dengan alat pH meter, umumnya gula yang ditambahkan pada susu
segar 100 liter membutuhkan gula pasir sebanyak 7 kg.
e. Pewarna
Pewarna merupakan cat atau zat warna yang dibuat secara sintetis atau
diperoleh dari ekstraksi suatu cat atau pigmen alami dari tanaman atau
21
sumber-sumber lainnya. Pewarna yang dipakai dalam proses pembuatan
susu pasteurisasi dan homogenisasi adalah “Ponceau 4R” merk “Idacol” dari
PT. Roha Lautan Pewarna di Semarang.
Terkait dengan spesifikasi produk di CV. Cita Nasional merupakan
perusahaan yang bergerak di bidang pangan khususnya dalam produk susu.
Beberapa produk susu yang dihasilkan dari CV. Cita Nasional antara lain susu
pasteurisasi dan homogenisasi dan yogurt.
a. Susu Pasteurisasi dan Homogenisasi
Produk susu di CV. Cita Nasional adalah produk hasil olahan susu sapi
segar yang telah diberi bahan tambahan makanan serta perlakuan
pasteurisasi dan homogenisasi. Susu pasteurisasi dan homogenisasi ini
dikemas dalam tiga bentuk yaitu kemasan cup 150 ml, purepack 450 ml dan
minipack 90 ml. Pada kemasan cup, susu pasteurisasi danhomogenisasi
tersedia dengan rasa coklat,strawbbery, moka, dan original (tanpa rasa).
Pada kemasan purepack, susu pasteurisasi tersedia dengan rasa coklat dan
strawbbery, sedangkan yang dipasarkan di industri dikemasi dalam kemasan
cup 150 ml dengan varian rasa coklat, strawbbery, moka, dan original. Susu
pasteurisasi dan homogenisasi dalam kemasan cup 150 ml dan dalam
kemasan purepack dapat dilihat pada Gambar 1 dan Gambar 2 (lampiran 2).
b. Yogurt
Yogurt merupakan hasil olahan susu sapi segar yang telah diberi perlakuan
pengasaman, serta proses fermentasi terkontrol oleh bakteri asam laktat.
Produk ini merupakan jenis stirred yogurt dan dipasarkan ke konsumen
dalam bentuk tiga kemasan, yaitu kemasan cup 150 ml dan botol 250 ml.
Dalam kemasan cup, yogurt diproduksi dalam bentuk yogurt drink dengan
varian rasa mangga dan strawbbery. Selain itu,yogurtjuga dikemas dalam
botol yang memiliki viskositas lebih tinggi dan dipasarkan di wilayah
Jakarta dengan varian rasa anggur, leci, jeruk dan strawbbery. Yogurt dalam
kemasan cup 150 ml dan kemasan botol 250 ml dapat dilihat pada Gambar 3
(lampiran 2).
22
Proses Produksi Susu Pasteurisasi danHomogenisasi
Proses produksi ialah serangkaian aktivitas berurutan yang dilakukan secara
kontinyu sebagai usaha untuk mengolah bahan baku mentah menjadi produk jadi
yang bermutu dan memiliki nilai jual. Adanya serangkaian aktivitas tersebut akan
menentukan kelayakan produk untuk dikonsumsi dan biaya yang harus
ditanggung perusahaan dan harga jual produk. Oleh karena itu, aktivitas proses
produksi harus dilakukan secara efektif dan efisien. Prinsip yang diterapkan oleh
perusahaan adalah higienitas. CV. Cita Nasional telah mendapatkan sertifikasi
Hazard Analysis Critical Control Point (HACCP) dan International Standard
Organization 9001 (ISO) tentang Manajemen Mutu.
Rangkaian proses produksi yang dilakukan perusahaan dari penerimaan
bahan baku sampai dengan produk jadi terdiri atas beberapa tahapan. Tahapan
proses produksi susu pasteurisasi dan homogenisasi meliputi persiapan bahan
baku, proses pengolahan (pencampuran, homogenisasi dan pasteurisasi),
pengisian dan pengemasan disertai analisa laboratorium.
a) Persiapan Bahan Baku
Bahan baku susu sapi segar yang dibawa dari KUD dengan truk tangki susu,
diambil sampelnya terlebih dahulu untuk diuji di laboratorium analisa. Hal ini
dilakukan untuk menentukan kelayakan bahan baku untuk digunakan pada proses
produksi. Apabila bahan baku memenuhi kriteria-kriteria yang disyaratkan oleh
perusahaan, maka susu dari tangki dialirkan melalui pipa dan disaring melalui
filter untuk mengurangi cemaran-cemaran pada bahan baku. Susu segar tersebut
dialirkan melewati Plate Heat Exchanger (PHE) untuk memperoleh proses
pendinginan. Setelah itu, bahan baku dialirkan menuju tangki penampungan
bahan baku (T.301) bersuhu 4°- 6°C yang di dalamnya terdapat agitator yang
berfungsi sebagai pengaduk sekaligus untuk menghomogenkan suhu cairan.
CV. Cita Nasional dalam sehari menerima susu segar mencapai 20.000
sampai 30.000 liter. Jumlah penerimaan susu bergantung pada permintaan pasar,
produk harian, dan sisa susu segar setelah produksi hari sebelumnya. Susu segar
biasanya datang pagi hari mulai pukul 08.00 WIB. Susu segar tersebut berasal dari
KUD “Andini Luhur” dengan kapasitas produksi susu murni sekitar 5.600
23
liter/hari, KUD “Cepogo” sekitar 4.000 liter/hari, KUD “Sumber Karya” sekitar
3.000 liter/hari, dan KUD “GAPOKTAN Banyu Aji” sekitar 3.000 liter/hari. Alur
penerimaan susu dari peternak hingga sampai ke CV. Cita Nasional seperti pada
gambar berikut ini:
Gambar 4
Alur Penerimaan Susu Segar
Peternak
Loper
KUD
CV.Cita Nasional
Pengujian bahan baku susu segar yang baru datang merupakan hal yang
utama dalam suatu industri pengolahan susu. Kualitas susu segar yang buruk akan
berdampak pada menurunnya kualitas produk ataupun kegagalan dalam
pembuatan produk. Parameter utama yang dilakukan dalam pengujian bahan baku
susu segar di CV Cita Nasional adalah uji alkohol 73% dan Peternak Loper KUD
CV. Cita Nasional. Apabila pada saat uji alkohol susu pecah dan organoleptik
tidak standar, susu segar tersebut ditolak.
b) Proses Pengolahan
Proses pengolahan meliputi tahapan-tahapan proses sebagai berikut:
1. Pencampuran
Proses pencampuran dilakukan dengan terlebih dahulu melarutkan gula
pasir, stabilizer, dan bubuk kakao dengan air panas. Kemudian campuran
tersebut bersamaan dengan susu segar yang telah mengalami proses
pemanasan dengan PHE (50-60C), dialirkan masuk kembali ke tangki
pencampuran (T.201). Pada tangki penampungan tersebut, dilakukan
proses pengadukan dengan agitator selama 15 detik dengan suhu 15C.
Setelah itu, campuran dialirkan menuju tangki antara melalui PHE untuk
memperoleh proses pendinginan kembali. Pada tangki antara (T.202),
dilakukan pencampuran dengan senyawa flavor dengan suhu rendah.
2. Homogenisasi
Setelah proses pencampuran bahan selesai, campuran dialirkan melalui
PHE untuk memperoleh proses pemanasan, menuju ke homogenizer.
Proses homogenisasi dilakukan dengan kecepatan homogenisasi 125
24
bar atau sekitar 1300-1400 Psi. Proses ini dilakukan untuk memperoleh
partikel susu yang homogen setelah proses pencampuran, serta untuk
mempertahankan agar emulsi susu lebih terjaga.
3. Pasteurisasi
Setelah proses homogenisasi, produk setengah jadi dialirkan melalui pipa
berkelok-kelok untuk memperoleh proses pasteurisasi. Proses ini
berlangsung pada suhu 85C selama 15 detik. Kemudian, produk jadi
yang telah dipasteurisasi tersebut dialirkan melalui PHE kembali untuk
memperoleh proses pendinginan. Lalu, produk susu pasteurisasi dialirkan
menuju balance tank dan ditampung pada tangki penampungan akhir
(T.401) yang bersuhu 4C.
c) Pengisian dan Pengemasan
Produk susu pasteurisasi dialirkan dari tangki penampungan akhir melalui
pipa-pipa, menuju bagian pengemasan dengan tetap menjaga suhu yang rendah.
Pengemasan dilakukan dengan cara aseptis dan para pekerja diwajibkan
mengenakan jas putih dan masker. Proses pengemasan terdapat di dua ruang yang
terpisah yaitu, pengemasan dalam cup dan pengemasan dalam minipack. Bahan
pengemas itu sendiri terbuat dari plastik polyprophylene yang kuat dan
ringan.Pengemasan dalam kemasan cup dilakukan dengan alat fillomatic
automatic in-line cup filler andsealer. Produk susu pasteurisasi dikemas dalam
wadah melalui kran yang telah diatur volumepengeluarannya yaitu 150 ml untuk
kemasan dalam cup dan 90 ml untuk kemasan minipack.
Untuk mengetahui suhu produk yang telah masuk dalam kemasan, diberikan
sensor suhu menggunakan sinar ultraviolet. Secara umum, suhu produk setelah
dikemas tidak lebih dari 8C. Setelah itu, kemasan produk di-seal menggunakan
suhu tinggi. Produk susu pasteurisasi dalam kemasan tersebut dialirkan dengan
conveyor menuju bagian pengepakan dan ditata dalam krat-krat. Setelah proses
pengepakan, produk dikirimkan ke kota-kota tujuan menggunakan truk box
dengan suhu refrigerasi sesuai dengan jumlah order. Sedangkan, produk yang
masih tersisa disimpan dalam kontainer besar bersuhu refrigerasi yang juga
digunakan sebagai penyimpanan produk. Penyimpanan produk sisa dilakukan
25
dengan tujuan untuk menanggulangi adanya penambahan jumlah order dan juga
order yang datang tiba-tiba.Utuk lebih jelasnya dapat dilihat pada lampiran 3.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Prosedur Pembelian dan Pemakaian Persediaan Bahan Baku
Berdasarkan hasil wawancara langsung dengan kabag Quality Control maka
dapat dijelaskan mengenai jaringan prosedur pembelian bahan baku sebagai
berikut:
1) Prosedur Permintaan Pembelian
Dalam prosedur ini kepala bagianproduksi melakukan perencanaan
produksi dengan mengajukan surat permintaan pembelian bahan baku ke
bagian gudang khusus pembelian bahan baku, yang digunakan untuk
memenuhi permintaan penjualan.
2) Prosedur Order Pembelian
Dalam prosedur ini bagian gudang yang menangani pembelian
melakukan order pembelian kepada pemasok juga menentukan pemasok
mana yang nantinya dipilih untuk dapat memenuhi permintaan.
3) Prosedur Penerimaan Barang
Dalam prosedur ini bagian gudang yang khusus menangani
penerimaan akan menerima bahan baku yang telah diorder, kemudian
bagian QC memeriksa kualitas mutu dan kuantitas yang diterima dari
pemasok dan kemudian bagian gudang membuat laporan penerimaan barang
dari pemasoktersebut.
Berdasarkanflowchart(lampiran 5)dapat dijelaskan mengenai prosedur
permintaan dan pengeluaran persediaan bahan baku dari gudang pada CV. Cita
Nasional adalah sebagai berikut:
1. Bagian produksi membuat surat permintaan bahan baku sesuai kebutuhan
rangkap dua. Lembar pertama dikirim ke bagian gudang dan lembar kedua
disimpan sebagai arsip.
2. Bagian gudang menerima surat permintaan bahan baku dari bagian
produksi.
26
3. Berdasarkan surat permintaan bahan baku, bagian gudang membuat surat
pengiriman bahan baku rangkap dua. Lembar pertama dikirim ke bagian
produksi beserta bahan baku yang diminta dan lembar kedua disimpan
sebagai arsip.
4. Berdasarkan surat pengiriman bahan baku, bagian gudang membuat bukti
permintaan dan pengeluaran bahan baku gudang rangkap dua. Lembar
pertama dikirim ke bagian akuntansi dan lembar kedua disimpan sebagai
arsip.
5. Berdasarkan bukti permintaan dan pengeluaran bahan baku, bagian gudang
membuat laporan persediaan bahan baku rangkap dua. Lembar pertama
dikirim ke bagian akuntansi, lembar kedua disimpan sebagai arsip.
6. Bagian produksi menerima surat pengiriman bahan baku beserta bahan baku
dari bagian gudang.
7. Bagian produksi memproduksi bahan baku menjadi barang jadi, kemudian
mengirim barang jadi ke bagian gudang.
8. Berdasarkan barang jadi bagian gudang membuat laporan barang jadi
rangkap dua. Lembar pertama dikirim ke bagian akuntansi dan lembar
kedua disimpan sebagai arsip.
9. Berdasarkan laporan persediaan bahan baku, bukti permintaan dan
pengeluaran bahan baku gudang dan laporan barang jadi, bagian akuntansi
membuat laporan permintaan dan pengeluaran barang gudang rangkap dua.
Lembar pertama dikirim ke Manajer dan lembar kedua disimpan sebagai
arsip.
Berikut ini akan dijelaskan secara terperinci terkait dengan prosedur
permintaan dan pengeluaran persediaan bahan baku untuk setiap bagian yang
terlibat.
1. BagianProduksi
a. Membuat surat permintaan bahan baku rangkap dua. Lembar pertama
dikirim ke bagian gudang dan lembar kedua disimpan sebagai arsip.
27
b. Menerima surat pengiriman bahan baku beserta bahan baku dari bagian
gudang.
c. Memproduksi bahan baku menjadi barang jadi
2. Bagian Gudang
a. Menerima surat permintaan bahan baku dari bagian produksi.
b. Membuat surat pengiriman bahan baku rangkap dua. Lembar pertama
dikirim ke bagian produksi beserta bahan baku dan lembar kedua
disimpan sebagai arsip.
c. Membuat bukti permintaan dan pengeluaran bahan baku gudang.
d. Membuat laporan persediaan bahan baku rangkap dua. Lembar pertama
dikirim ke bagian akuntansi, lembar kedua disimpan sebagai arsip.
e. Membuat laporan barang jadi rangkap dua. Lembar pertama dikirim ke
bagian akuntansi dan lembar kedua disimpan sebagai arsip.
3. Bagian Akuntansi
a. Menerima bukti permintaan dan pengeluaran bahan baku dari bagian
gudang.
b. Menerima laporan persediaan dari bagian gudang.
c. Menerima laporan barang jadi dari bagian gudang.
d. Membuat laporan permintaan dan pengeluaran barang gudang rangkap
dua. Lembar pertama dikirim ke manajer dan lembar kedua disimpan
sebagai arsip.
4. Plant Manager
a. Menerima laporan permintaan dan pengeluaran barang gudang dari
bagian akuntansi.
b. Membuat keputusan-keputusan dalam perusahaan/organisasi.
Analisis terhadap prosedur pembelian dan pengeluaran bahan baku susu
segar pada CV. Cita Nasional yaitu fungsi yang terkait dengan prosedur
pembelian dan pengeluaran bahan baku pada CV. Cita Nasional terdiri dari,
fungsi pembelian, fungsi penerimaan, fungsi produksi, fungsi gudang, dan fungsi
akuntansi. Fungsi pembelian dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi gudang
28
dilaksanakan oleh kabag gudang, fungsi penerimaan dilaksanakan bagian gudang,
dan fungsi akuntansi dilaksanakan oleh staf akuntansi. Secara garis besar, CV.
Cita Nasionalsudah terdapat tiga pemisahan fungsi utama, yaitu fungsi operasi,
fungsi penyimpanan, dan fungsi akuntansi, sehinggaresiko kecurangan dan
manipulasi data menjadi semakin sedikit. Maka dari itu, fungsi yang terkait
dengan prosedur pembelian bahan baku pada CV. Cita Nasional sudah
dilaksanakan dengan baik.Pada kenyataannya, fungsi pembelian yang
bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai nama dan alamat
supplier, juga melakukan penerimaan bahan baku yang masuk. Hal ini
mengakibatkan fungsi pembelian melakukan penggandaan fungsi. Berdasarkan
wawancara dengan kepala Quality Control, tindakan ini bertujuan baik untuk
memastikan bahwa jumlah pembelian dan penerimaan bahan baku yang dipesan
oleh perusahaan telah sesuai atau belum. Namun, tindakan yang dilakukan oleh
fungsi pembelian juga berdampak buruk terhadap perusahaan, seperti
memperlambat proses pembelian bahan baku.
Pengendaian Internal Persediaan Bahan Baku
Untuk dapat mencapai tujuan pengendalian internal yang relevan,
manajemen harus membentuk pengendalian struktur organisasi, sistem wewenang
dan prosedur pencatatan yang memadai, praktik yang sehat, dan penempatan
karyawan yang bermutu.Untuk pengendalian internal persediaan bahan baku pada
CV. Cita Nasional telah dijabarkan pada lampiran 6.
Berikut ini uraian rinci dari tabel lampiran 6.
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara
tegas.
Struktur organisasi merupakan kerangka (framework) pembagian tanggung
jawab funsional pada unit-unit organisai untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan
pokok perusahaan. Pada CV. Cita Nasional telah melaksanakan praktik pemisahan
fungsi yang tegas, yang dapat dilihat dari struktur organisasi dan job description.
Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas
antara satu bagian dengan yang lainnya yang terdiri dari fungsi operasi, fungsi
29
penyimpanan, dan fungsi akuntansi.
Struktur organisasi perusahaan telah sesuai dengan prinsip-prinsip
pembagian tugas fungsional dalam organisasi, yaitu pemisahan tugas fungsional
dilihat dalam pelaksanaanfungsi operasi yang terdiri dari fungsi pembelian dan
fungsi proses produksi. Fungsi penyimpanan hanya fungsi penyimpanan dan
fungsi akuntansi terdiri dari fungsi keuangan dan fungsi administrasi.
Terkait dengan fungsi operasi terdiri dari fungsi pembelian yang di tangani
oleh bagian gudang dan fungsi proses produksi oleh bagian produksi. Untuk
Fungsi penyimpanan ditangani oleh bagian gudang, dan fungsi akuntansi terdiri
dari fungsi keuangan dan fungsi administrasi yang di tangani oleh bagian
keuangan. Dari fungsi-fungsi tersebut nampak bahwa pada bagian gudang
merangkap fungsi pembelian dan fungsi penyimpanan.
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan
perlindungan yang cukup terhadap persediaan bahan baku
Sistem wewenang dan posedur pencatatan bertujuan untuk memperjelas
sistem kerja yang ada. Dalam organisasi setiap transaksi hanya terjadi atas dasar
otorisasi dari pihak yang memiliiki wewenang. Oleh karena itu CV. Cita Nasional
membuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk diotorisasi atas
terlaksananya setiap transaksi. Dengan cara mengotorisasi atas transaksi dan
aktivitas dengan pembubuhan tanda tangan oleh pejabat yang berhubungan
dengan dokumen untuk transaksi tersebut, dalam laporan permintaan pembelian,
pembelian persediaan bahan baku, laporan penerimaan dan pengeluaran barang
diotorisasi oleh fungsi gudang. Perusahaan juga melaksanakan pemisahan tugas
yang cukup pada setiap kegiatan yang berkaitan dengan persediaan bahan baku.
Pada setiap bahan baku yang masuk langsung akan di uji kualitasnya oleh Quality
Control,untuk mengetahui bahan baku tersebut telah memenuhi standar yang
ditetapkan diperusahaan apa belum. Dalam pencatatan akuntansi, perusahaan
melakukan pencatatan persediaan bahan baku secara komputerisasi menggunakan
program microsoft excel dengan menggunakan metode FIFO, pencatatan
dilakukan setiap ada transaksi pembelian dan pengeluaran bahan baku maupun
barang jadi.
30
3. Praktik yang sehatdalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit
organisasi
Praktik yang sehat di perusahaan bertujuan untuk memberikan kemungkinan
yang memadai bahwa pengendalian persediaan bahan baku yang ditetapkan telah
dilaksanakan. Dengan cara penggunaan formulir bernomor urut tercetak,
pemeriksaan secara mendadak pada persediaan bahan baku khususnya bagian
gudang yang dilaksanakan oleh plant manager dan di bantu dua auditor internal.
Untuk rotasi jabatan belum dilakukan oleh perusahaan karena sulit bila
menerapkan rotasi jabatan karena setiap bagian benar–benar profesional terhadap
bidangnya.
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawab
Dalam unsur-unsur pengendalian internal bagaimanapun baiknya struktur
organisasi, sistem wewenang dan prosedur pencatatan, dan cara yang diciptakan
untuk mendorong praktik yang sehat, dalam hal ini tergantung pada manusia
yang melaksanakannya. Dari empat unsur pokok pengendalian internal tersebut,
unsur karyawan yang bermutu merupakan unsur pengendalian internal yang
paling penting. Jika memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, unsur
pengendalian internal yang lain dapat menghasilkan pertanggung jawaban yang
dapat di andalkan. Namun, karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya tidak
cukup memadai satu-satunya unsur pengendalian internal untuk menjamin
tercapainya pengendalian internal. Karena manusia memiliki kelemahan yang
bersifat manusiawi, seperti bosan, tidak puas, memiliki masalah pribadi yang
mengganggu perusahaan. Untuk medapatkan karyawan yang kompeten dan dapat
dipercaya Perusahaan melakukan seleksi calon karyawan dengan wawancara dan
tes tertulis. Perusahaan dalam merekrut karyawan didasarkan pada setiap fungsi.
Misalnya, karyawan yang berlatar pendidikan akuntansi akan ditempatkan di
fungsi akuntansi. Karyawan yang bekerja pada setiap departemen berdasarkan
latar belakang pendidikan. Departemen Quality Control diisi oleh karyawan
dengan latar belakang pendidikan minimal D3 peternakan, departemen produksi
diisi oleh karyawan dengan latar belakang pendidikan minimal D3 kimia.
sedangkan untuk bagian operator pendidikan terakhir SMA/Sederajat. Karyawan
31
baru akan di training selama tiga bulan agar mampu menjalankan sistem yang
diterapkan oleh perusahaan.
PEMBAHASAN
Prosedur pembelian dan pengeluaran persediaan bahan baku susu segar pada
CV. Cita Nasional terdapat pemisahan fungsi, yaitu fungsi operasi, fungsi
penyimpanan, dan fungsi akuntansi. Terkait dengan fungsi operasi terdiri dari
fungsi pembelian yang di tangani oleh bagian gudang dan fungsi proses produksi
oleh bagian produksi. Untuk Fungsi penyimpanan ditangani oleh bagian gudang,
dan fungsi akuntansi terdiri dari fungsi keuangan dan fungsi administrasi yang di
tangani oleh bagian keuangan. Pada kenyataannya fungsi pembelian yang
bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai nama dan alamat
supplier, juga melakukan penyimpanan persediaan bahan baku, dari fungsi-fungsi
tersebut nampak bahwa bagian gudang merangkap fungsi pembelian dan fungsi
penyimpanan, hal ini juga terjadi dalam pengendalian internal unsur struktur
organisasi.
Berdasarkan wawancara dengan kepala bagian Quality Control tindakan ini
bertujuan baik untuk menghindari keterlambatan dalam pembelian persediaan
bahan baku karena jika terlambat dalam waktu pembelian bahan baku maka dapat
menghambat proses produksi. Tetapi hal ini bukan berarti tidak akan muncul
penyelewengan karena kepala bagian gudang yang membeli dan kepala bagian
gudang juga yang melakukan penyimpanan jadi tidak ada bukti yang khusus
untuk melakukan pencocokan secara langsung. Maka dari itu sebaiknya
perusahaan mulai mengalokasikan karyawan yang khusus menangani
penyimpanan untuk menghindari penyelewengan yang dilakukan oleh kepala
bagian gudang.
Berdasarkan analisis pengendalian internal unsur praktik yang sehat masih
ditemukan bahwa rotasi jabatan belum dilakukan oleh perusahaan, menurut
wawancara dengan kepala bagian Quality Control perusahaan merasa sulit bila
menerapkan adanya rotasi jabatan karena setiap bagian benar–benar dibutuhkan
tenaga yang profesional terhadap bidangnya, jika hal ini dilakukan akan
32
berdampak pada produk yang dihasilkan tidak maksimal karena tidak di tangani
oleh orang/ bagian yang khusus. Hal ini tidak dapat menutup kemungkinan kalau
rotasi jabatan di perusahaan tidak bisa diterapkan dengan adanya rotasi jabatan,
rotasi jabatan tidak harus dilakukan pada semua bagian, misalnya pada bagian
akuntansi yaitu fungsi keuangan dengan administrasi, dengan berjalannya waktu
pada bagian yang lainnya bisa mengikuti untuk menerapkan adanya rotasi jabatan.
Adanya rotasi jabatan dapat mengantisipasi adanya persekongkolan.
33
KESIMPULAN
Berdasarkan hasil dari analisis dan pembahasan pengendalian internal
persediaan bahan baku di CV. Cita Nasional sebagaimana telah dijabarkan pada
bagian sebelumnya, dapat ditarik kesimpulan bahwa penerapan pengendalian
internal persediaan bahan baku berupa susu, yang meliputi empat unsur
pengendalian internal yaitu struktur oganisasi, sistem wewenang dan prosedur
pencatatan, praktik yang sehat dan karyawan yang bermutu sudah dilaksanakan
dengan baik. Terkait dengan pengendalian internal unsur struktur organisasi masih
ditemukan adanya penggandaan fungsi yaitu fungsi pembelian dan fungsi
penyimpanan yang dipegang oleh kepala bagian gudang, dan di CV. Cita Nasional
belum bisa menerapkan adanya rotasi jabatan dikarenakan dalam setiap bagian
dibutuhkan keahlian yang khusus.
SARAN
Berdasarkan kesimpulan diatas saran yang dapat diberikan kepada
perusahaan adalah :
1. Sebaiknya perusahaan mulai mengalokasikan karyawan yang khusus
menangani penyimpanan untuk menghindari penyelewengan yang
dilakukan oleh karyawan tersebut.
2. Menerapkan adanya rotasi jabatan untuk mengantisipsi persekongkolan.
34
DAFTAR PUSTAKA
Assauri, Sofjan. 2004. Manajemen Produksi dan Operasi. Jakarta: BPFE
Universitas Indonesia.
Barry, Render. 2005. Manajemen Operasi. Edisi Ketujuh. SalembaEmpat.
Carter, Wiliam K dan Milton F. Usry, 2002.Cost Accounting 13th edition,
International ThomsonPublishing, USA.
Hanggana, Sri. 2007. Akuntansi Biaya. Universitas Negeri Sebelas Maret.
Horison, Walter.T dan Charles T. Horngren,. 2004. Akuntansi di Indonesia.
Salemba Empat Patria
Gitosudarmo, Indriyo. 2002. Manajemen Keuangan. BPFE: Yogyakarta
Mulyadi. 2008. Sistem akuntansi. Jakarta: Salemba Empat
Mulyadi. 2009. Auditing. Jakarta: Salemba Empat
Naibaho,A.T. 2013. Analisis pengendalian internal persediaan bahan baku
terhadap efektifitas pengelolaan persediaan bahan baku.Jurnal EMBA. Vol.
1.No.3.Universitas Sam Ratulangi. Manado.
http://ejournal.unsrat.ac.id/index.php/emba/article/view/1373
Nainggolan, Pahala. 2006.CaraMudah Memahami Akuntansi. edisi pertama,
Jakarta: PPM.
Selvianti, Evi. 2014. Pengendalian internal persediaan bahan baku untuk
kelancaran produksi pada PT. Graphika Beton. Universitas Maritim raja ali
haji. Riau. http://jurnal.umrah.ac.id/?p=3046
Sugiyono. 2010. Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R&D.Penerbit :
Alfabeta. Bandung.
Sumalata, V. O. 2013. Evaluasi pengendalian internal persediaan dan penerapan
akuntansi persediaan sparepart pada PT. United Tractors.Jurnal EMBA Vol.1
No.4.Universitas Sam Ratulangi. Manado.
http://ejournal.unsrat.ac.id/index.php/emba/article/view/2840
Tamodia, Widya. 2013. evaluasi penerapan sistem pengendalian internal untuk
persediaan barang dagang pada PT. Laris Manis Utama Cabang
Manado.Jurnal EMBA. Vol. 1.No. 3.Universitas Sam Ratulangi. Manado.
35
Warren SC, James M R, Philip EF. 2005. Pengantar Akuntansi. Edisi 21. Jakarta:
Salemba Empat.
36
Lampiran 1
Struktur Organisasi CV. Cita Nasional
37
Lampiran 2
Gambar Spesifikasi produk
A B C D
Gambar 1. Susu Pasteurisasi dan Homogenisasi “SUSU SEGAR NASIONAL” dalam kemasan cup 150 ml: (a) rasa coklat; (b) rasa strawberry; (c) rasa moka; (d) rasa jeruk
A b
Gambar 2. Susu Pasteurisasi dan Homogenisasi “SUSU SEGAR NASIONAL”
dalam kemasan purepack; (a) original dalam kemasan purepack 450 ml; (b)
rasa strawberry dan coklat dalam kemasan purepack 90 ml
A B
Gambar 3. Yogurt “NASIONAL”: (a) yogurt drink dalam kemasan cup 150 ml; (b) stirred yogurt dalam kemasan botol 250 ml
38
Lampiran 3
Alur proses Susu Pasteurisasi dan Homogenisasi
Susu Segar Analisa Laboratorium
Pendinginan ( PHE )
Tanki Penampungan
Temp. + 4 – 6 0 CBahan Baku
Gula, Stabilizer
nalisaLaboratorium
Mixing
Temp. 60 0 C
Pemanasan
( PHE )
Homogenisasi
( + 1300 – 1400) Psi
TankiPenampungan
Temp. + 30 C
Pendinginan
Pemanasan
TankiAntara
( Pencampuran )
Pasteurisasi
(83 0C + 15 detik )Pendinginan
( PHE )
Pengisian&Pengemasan
Temp. + 40 C ProdukAkhir
39
Lampiran 4 Alur Pembelian Persediaan Bahan Baku
Perencanaan
produksi
Bagian gudang
Purchase Order (PO)
Supplier (Pemasok)
Gudang
Quality Control
Bagian Produksi
PenyimpananKUD
Ya
Tidak
Surat permintaan
pembelian
40
Lampiran 5
Flowchart Permintaan dan Pengeluaran Persediaan Bahan Baku Gudang
Flowchart Permintaan dan Pengeluaran Barang Gudang
Bagian Gudang Bagian Akuntansi Plan ManagerBagian Produksi
start
Membuat
surat
permintaan
bahn baku
Surat permintaan
bahan baku
Surat pengiriman
bahan baku
Membuat bukti
permintaan dan
pengeluaran
bahan baku
Membuat
laporan
persediaan
bahan baku
Laporan
persediaan bahan
baku
Bukti permintaan &
pengeluaran bahan
baku
Membuat
surat
permintaan
bahan baku
Surat
pengiriman
bahan bakuSurat permintaan
bahan baku
Memprodu
ksi barang
jadi
2
1
A
2
1
2
1
B
21
B
4
3
1
2
Bukti permintaan &
Pengeluaran
bahan baku
Laporan
persediaan bahan
baku
Laporan barang
jadi
Membuat
laporan
permintaan &
pengeluaran
barang gudang
Lap permintaan &
pengeluaran barang
gudang
2
1
C 5
Laporan permintaan
&pengeluaran barang
gudang
Barang jadi
Barang jadi
Membuat
laporan
barang jadi
Lap barng jadi B
CA B
Bahan
baku
Dikirim beserta
Bahan baku
41
Lampiran 6
Pengendalian Internal Persediaan Bahan Baku Pada CV. Cita Nasional
No Pengendalian
Internal
Pengendalian Internal Pada CV.
Cita Nasional
Keterangan
1 Struktur organisasi
yang memisahkan
tanggung jawab
fungsional secara
tegas didasarkan
pada:
Harus
dipisahankan
fungsi operasi,
penyimpanan
dan akuntansi.
a. Setiap departemen diberi
wewenang dan tanggung jawab
sesuai dengan bagian masing-
masing. Fungsi operasi dilakukan
oleh bagian proses produksi, fungsi
penyimpanan bagian gudang dan
fungsi akuntansi oleh bagian
keuangan. Untuk pemisahan
fungsi, bagian operasi hanya
bertanggung jawab atas jalannya
kegiatan operasi diperusahaan.
Bagian penyimpanan hanya
menangani kegiatan yang ada
digudang baik persediaan bahan
baku maupun produk jadi. Bagian
keuangan bertanggung jawab atas
semua transaksi keuangan di
perusahaan.
b. Terkait dengan fungsi operasi
terdiri dari fungsi pembelian yang
di tangani oleh bgian gudang dan
fungsi proses produksi oleh bagian
produksi. Untuk Fungsi
penyimpanan ditangani oleh bagian
gudang, dan fungsi akuntansi
terdiri dari fungsi keuangan dan
fungsi administrasi yang di tangani
oleh bagian keuangan. Dari fungsi-
fungsi tersebut nampak bahwa pada
bagian gudang merangkap fungsi
pembelian dan fungsi
penyimpanan.
Pengendalian
internal pada
CV. Cita
Nasional sudah
sesuai dengan
unsur struktur
organisasi
yang
memisahkan
tanggung
jawab
fungsional
secara tegas.
2 Sistem wewenang
dan prosedur
pencatatan
didasarkan pada :
Setiap
transaksi
pembelian dan
pemakaian
bahan baku
hanya terjadi
atas dasar
otorisasi dari
pejabat.
a. Transaksi pembelian diotorisasi
oleh kepala bagian gudang atas
dasar permintaan dari bagian
produksi, dan pemakaian bahan
baku diotorisasi oleh kepala bagian
produksi untuk proses produksi.
b. Kepala bagian gudang diberi
wewenang dan tanggung jawab
untuk melakukan perencanaan serta
pembelian bahan baku, kepala
bagian QC bertanggung jawab atas
kualitas dari bahan baku sampai
produk yang sudah jadi dan kepala
Pengendalian
internal pada
CV. Cita
Nasional
Telah sesuai
dengan unsur
Sistem
wewenang dan
prosedur
pencatatan.
42
No Pengendalian
Internal
Pengendalian Internal Pada CV.
Cita Nasional
Keterangan
Prosedur
pencatatan
yang baik.
bagian produksi bertanggung jawab
atas semua proses produksi.
Untuk memudahkan dalam proses
pencatatan akuntansi yang handal
perusahaan melakukan pencatatan
persediaan bahan baku secara
komputerisasi menggunakan
program microsoft excel dengan
metode FIFO.Pencatatan dilakukan
setiap ada transaksi pembelian dan
pengeluaran bahan baku maupun
barang jadi.
3 Praktik yang sehat
didasarkan pada :
Formulir
bernomor urut
Pemeriksaan
secara
mendadak
Setiap
transaksi dari
awal sampai
akhir tidak
boleh
dilakukan oleh
satu orang
saja.
Rotasi jabatan
Pengambilan
cuti bagi
karyawan
yang berhak.
Pencocokan
fisik kekayaan
dengan
catatan
Pembentukan
unit organisasi
berupa satuan
pengawasan
internal
a. Formulir pembelian dan
pengeluaran bahan bakuyang di
gunakan bernomor
urutbercetakuntuk menghindari
kecurangan,dan untuk
mempermudah dalam
transaksipembelian dan
pengeluaran bahan baku yang di
lakukan bagian gudang.
b. Tindakan pemeriksaan secara
mendadak pada persediaan bahan
baku khususnya bagian gudang
sudah terjadwal oleh plant
manageryaitu setiap dua minggu
sekali dan untuk pelaksanaannya
tidak diketauhi oleh bagian
gudang. Hal ini dapat mendorong
karyawan bagian gudang agar
persediaan bahan baku yang ada
tetap terjaga dengan baik tidak
hanya kuantitasnya saja tetapi
kualitas juga tetap terjaga.
c. Setiap pelaksanaan tugas
dipisahkan menurut tanggung
jawab dan wewenangnya masing-
masing. fungsi penerimaan dan
fungsi pengeluaran bahan baku
tidak boleh dilakukan oleh satu
orang karyawan. Harus ada
pembagian fungsi yang jelas
walaupun dalam satu departemen.
d. Perusahaan tidak menerapkan
adanya perputaran jabatan. Karena
setiap karyawan di masing-masing
bagian mempunyai skill yang
berbeda-beda.
Pengendalian
internal pada
CV. Cita
Nasional Telah
sesuai dengan
unsur praktik
yang sehat.
43
e. Terdapat cuti bagi karyawan
No Pengendalian
Internal
Pengendalian Internal Pada CV.
Cita Nasional
Keterangan
sebanyak 12 kali dalam setahun
sesuai dengan kebijakan
perusahaan.
f. Setiap seminggu sekali Perusahaan
melakukan pencocokkan jumlah
fisik antara bahan baku yang ada di
gudang dengan catatan yang dibuat
oleh bagian keuangan.Bertujuan
untukmeminimalisir adanya
kecurangan. Meskipun sampai saat
ini perusahaan belum mengalami
hal tersebut.Pengawasan internal di
perusahaan ada dua aspek yaitu
pengawasan mutu dan aspek
lainnya, terkait dengan pengawasan
mutu dan evaluasi terhadap supplier
dilaksanakan oleh kepala bagian QC
selain itu juga merekap hasil
pengecekan dari setiap supplier,
yang kemudian hasilnya akan
dievaluasikan ke KUD setiap akhir
bulan. Juga ada feedback dari
perusahaan ke KUD yang memilik
kualitas susu terbaik dan
mengarahkan KUD yang
sebaliknya. Serta dengan surat
peringatan bagi KUD yang susunya
tidak memenuhi standar perusahaan.
Untuk aspek lainnya yaitu
pencatatan fisik dan keuangan
dilakukan oleh dua orang auditor
internal. Sedangkan untuk
pengawasan eksternal yang terkait
dengan kualitas diperiksa oleh
BPOM (Badan Pengawas Obat dan
Makanan) setiap tiga tahun sekali
secara mendadak tanpa ada
pemberitahuan lebih dulu.
4 Karyawan yang
bermutu
Seleksi calon
karyawan
berdasarkan
syarat yang
dituntut oleh
pekerjaannya
a. Seleksi calon karyawan dilakukan
dengan wawancara dan tes tertulis.
Perusahaan dalam merekrut
karyawan didasarkan pada setiap
fungsi. Contohnya, karyawan yang
berlatar pendidikan akuntansi akan
ditempatkan di fungsi akuntansi.
b. Karyawan yang bekerja pada setiap
departemen berdasarkan latar
Pengendalian
internal pada
CV. Cita
Nasional
Telah sesuai
dengan unsur
karyawan
yang bermutu.
44
belakang pendidikan.
No Pengendalian
Internal
Pengendalian Internal Pada CV.
Cita Nasional
keterangan
Pengembangan
pendidikan
karyawan sesuai
dengan tuntutan
perkembangan
pekerjaannya
Contohnya, departemen Quality
Control diisi oleh karyawan dengan
latar belakang pendidikan minimal
D3 peternakan, departemen
produksi diisi oleh karyawan
dengan latar belakang pendidikan
minimal D3 kimia.
Sedangkan untuk bagian operator
pendidikan terakhir SMA/Sederajat.
Karyawan baru akan di training
selama tiga bulan agar mampu
menjalankan sistem yang diterapkan
oleh perusahaan.Pengembangan
karyawan bagian kepala produksi,
QC dan gudang melalui seminar-
seminar yang di adakan
diperusahaan setiap enam bulan
sekali. Dengan tujuan untuk
meningkatkan ketrampilaan kerja
karyawan.
45
Lampiran 7
Surat Permintaan Pembelian
SURAT PERMINTAAN PEMBELIAN
No
Faktur :..................
Tanggal :..................
Dari Bagian :......................
Tanggal
Dibutuhkan :......................
Di Perlukan :......................
DikirimKe :......................
No
Kode
Barang
Nama
Barang Jumlah Keterangan
Kepala
Bagian..................
46
Lampiran 8
Laporan Penerimaan dan Pengeluaran Barang
CV. Cita Nasional
Jl Raya Kopeng km 5
LAPORAN PENERIMAAN DAN PENGELUARAN BARANG
BULAN:
Tanggal Deskripsi Satuan
jumlah barang jumlah harga
keterangan
Masuk keluar sisa bertambah berkurang saldo
Salatiga,......................
Kabag
Gudang
Penerima
(..................)
(.................)
47
Lampiran 9
Faktur Penjualan
CV. Cita Nasional
Jl Raya Kopeng km 5
FAKTUR PENJUALAN
Tanggal :
No:0006781
Nama :
Konsumen:
No Telpon:
Alamat:
No Kode Nama Barang Unit Harga Satuan Jumlah
Total penjualan
Konsumen
..........................
48
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
Nama : Siti Rondiyah
Jenis Kelamin : Perempuan
Tempat Tanggal Lahir : Kab. Semarang, 08 Januari 1993
Telepon : 085740260987
Agama : Islam
Status Perkawinan : Belum Menikah
Warga Negara : Indonesia
PENDIDIKAN FORMAL
Tahun 1999 - 2005 : SD Negeri kesongo 04, Kab. Semarang
Tahun 2005 - 2008 : SMP Islam Sultan Fattah, salatiga
Tahun 2008 - 2011 : SMK Pelita, Salatiga
Tahun 2011 - 2016 : Universitas Kristen Satya Wacana, Salatiga