Post on 02-Mar-2019
1 User Manual
Sm
ar
tC
am
pu
s
PENDAHULUAN
Pesatnya perkembangan teknologi di bidang informatika / komputer, berarti menuntut kita agar dapat memanfaatkan perkembangan tersebut semaksimal mungkin. Yang dimaksud dengan
perkembangan tersebut adalah perkembangan pada hardware (perangkat keras / komputer) maupun softwarenya (perangkat lunak / program). Oleh karena itu kalau brainware (pemakai) tidak mengikuti perkembangan tersebut, maka mereka akan ketinggalan. Kita tahu bahwa komputer mempunyai kemampuan yang luar biasa (cepat, tepat dan akurat) dalam penanganan
data, kalau di jaman sekarang ini komputer hanya dimanfaatkan sebagai pengganti mesin ketik
saja berarti merupakan kerugian yang besar.
Pencatatan sistem informasi akademik menggunakan komputer dijaman sekarang ini sudah merupakan keharusan, karena dengan pesatnya persaingan didunia pendidikan, anda dituntut
agar bisa memberikan pelayanan maksimal kepada mahasiswa.
Manusia memiliki keterbatasan, diantaranya adalah cepat lelah, kurang teliti, daya ingat yang terbatas dan beberapa faktor lain. Komputer mampu menutupi keterbatasan-keterbatasan
tersebut dan sanggup mengerjakan jenis pekerjaan yang sama berulang-ulang tanpa memiliki rasa jenuh dengan ketelitiannya. Untuk itu tidak ada cara lain selain memanfaatkan komputer
sebagai alat bantu dalam mengolah data.
MENGAPA SmartCampus ?
SmartCampus merupakan program aplikasi terpadu dalam bidang pendidikan
SmartCampus akan benar-benar membantu para pemakainya, sebab program ini selalu
dikembangkan terus sejalan dengan kemajuan teknologi informatika oleh Bsoft sebagai salah
satu pengembang software pendidikan. SmartCampus mampu menangani masalah pengolahan database dosen, kurikulum,
jadwal, proses FRS, database nilai, absensi, keuangan dan yang lainya.
Mahasiswa dimungkinkan memperoleh data akademik secara real-time (saat itu juga) tanpa
harus mengeluhkan birokrasi berbelit-belit.
SmartCampus menggunakan program PHP dengan system MultiUser
SmartCampus dalam Pengoperasiannya sangat mudah karena tampilannya seperti
menggunakan microsoft word atau seperti penggunaan internet Penggunaan program dan data secara bersama-sama dengan menggunakan jaringan Local
Area Network (LAN) , internet dan internet, data dijamin aman karena setiap pemakai
mempunyai kode dan hak akses yang bisa ditentukan oleh orang yang bertanggung jawab atas jalannya komputerisasi.
Dan masih banyak fasilitas-fasilitas handal yang lainnya.
2 User Manual
Sm
ar
tC
am
pu
s
FUNGSI MENU SmartCampus
Menu utama yang ada di SmartCampus terdiri dari :
Menu utama di setiap login user akan sama, hanya saja sub menunya akan berbeda tergantung
login user yang dipakai, karena masing-masing login user mempunyai otorisasi / kewenangan masing-masing, berikut ini sub menu yang ada di masing-masing menu ;
MENU & SUBMENU USER FUNGSI
HOME Fungsinya untuk kembali ke Halaman Utama
PARAMETER
Lembaga Admin Opr Akd
Mengisi data kelembagaan Yayasan dan perguruan tinggi Melihat data kelembagaan dan bisa edit perguruan tinggi
Program Studi Admin Opr Akd
Mengisi / edit data program studi Mengisi / edit data program studi
Tahun Akademik Admin Mengisi data mengenai tahun akademik
Konsentrasi Opr Akd Mengisi data tentang konsentrasi jurusan
Tipe Mata Kuliah Opr Akd Mengisi kelompok mata kuliah
Kelompok Aset Keu Membuat dan Mengisi data kelompok aset
Jenis Aset Keu Membuat dan Mengisi Jenis-jenis aset
Jenis Pembayaran Keu Membuat dan mengisi jenis-jenis pembayaran
TRANSAKSI
Beckup/Restore Admin
Beckup Admin Membekup / menyimpan database SmartCampus
Restore Admin Mengembalikan database smart campus dari hasi beckup
User Admin Admin Untuk membuat / edit / hapus user Baru
Ruangan Keu Input data ruangan yang akan dipakai
Seting Tagihan Mhs Keu Input data tagihan mahasiswa persemester/ per tahun
Pembayaran Keu Iput data pembayaran
Pengadaan Keu Input daftar pengadaan barang
Penggunaan aset Keu Input daftar penggunaan aset per ruangan
Data calon mahasiswa Scenter Input database penerimaan mahasiswa baru
Data mahasiswa Opr Akd Scenter
Input, edit, hapus : data mahasiswa Melihat data mahasiswa
Data dosen Opr Akd Scenter
Input, edit, hapus : data Dosen dan pegawai Melihat data dosen dan pegawai
kurikulum Opr Akd Input, edit, hapus : data kurikulum program studi
Kelas Kuliah Opr Akd Input, edit, hapus : pemakaian kelas kuliah di semester aktif
Konversi Opr Akd Input, edit, hapus : data nilai mahasiswa pindahan
Jadwal Kuliah Opr Akd Input, edit, hapus : Jadwal kuliah semester aktif
Entry FRS Opr Akd Input, edit, hapus : Formulilir rencana studi mahasiswa
Entry Nilai Opr Akd Input, edit, hapus : Nilai Matakuliah mahasiswa
Entry PKL Opr Akd Input, edit, hapus : Data industri, nilai Mahasiswa yang PKL
Tugas Akhir Opr Akd Input, edit, hapus : Data tugas akhir Mahasiswa
Sidang Opr Akd Input, edit, hapus : proses pendataan mahasiswa yg akan sidang
Kelulusan/cuti/Do Opr Akd Input, edit, hapus : data kelulusan / cuti / Do/ tidak aktif
Alumni Opr Akd scenter
Input, edit, hapus : database alumni Melihat data alumni
Epsbed Sinkron Admin Mengsinkronkan / Menyamakan database antara smart campus dengan Epsbed
Import From Epsbed Admin Menstranfer database dari program Epsbed ke SmartCampus
Export to Epsbed Admin Menstransfer database dari program SmartCampus ke Epsbed
Validasi Opr Akd Berfungsi mengecek data nilai yang masih kosong
Entry Absensi absen Input, edit, hapus : Absensi perkuliahan
3 User Manual
Sm
ar
tC
am
pu
s
MENU & SUBMENU USER FUNGSI
REPORT
Lihat jadwal scenter Melihat daftar jadwal perkuliahan
Daftar Aset Keu Melihat Daftar Aset yang telah di datakan
Lap Pembayaran Keu Mencetak laporan Target penerimaan dan realisasi pembayaran mahasiswa
Lap Keuangan Keu Mencetak laporan keuangan per bulan
Gaji Dosen Keu Mencetak peggajian dosen per bulan
Gaji Karyawan Keu Mencetak Penggajian Manajemen dan Karyawan
Surat Ket Mahasiswa Opr Akd Scenter
Mencetak surat keterangan mahasiswa
Surat Peng Penelitian Opr Akd Scenter
Mencetak surat pengantar penelitian
Absensi Opr Akd Scenter
Mencetak form absensi kuliah, UTS & UAS
Kartu Ujian Opr Akd Scenter
Mencetak form kartu ujian UAS
Kartu Hasil Studi Opr Akd Scenter
Mencetak Nilai ujian mahasiswa persemester (KHS)
Daf Prestasi Mhs Opr Akd Scenter
Mencetak seluruh nilai mahasiswa / transkrip nilai
Rekap Nilai Opr Akd Scenter
Mencetak rekapitulasi seluruh nilai per angkatan
Rekap Absen Opr Akd Scenter
Mencetak rekap absensi persemester dan per kelas
USER MENU
Ganti Password Semua Untuk mengganti password masing-masing pengguna user
LOGOUT Semua Keluar dari sistem SmartCampus
LOGIN USER SmartCampus
SmartCampus memiliki login user atau pengguna sesuai dengan level otorisasi yang ditentukan diantaranya :
- User Admin - User Akademik, terdiri dari :
o User Operasional Akademik o User Absensi
o User Student Center
o User Laporan
- E-Commerce o Penerimaan Mahasiswa Baru
o E-Learning
o FRS Online
- HRD o Penempatan/pengangkatan
o Mutasi o Pemberhentian
4 User Manual
Sm
ar
tC
am
pu
s
- Keuangan o Honor Dosen
o Tagihan Mahasiswa o Gaji Karyawan
o Asset Management o Dll
1. USER ADMIN SmartCampus
User Admin berfungsi untuk mengatur parameter kelembagaan, program studi, mengatur
tahun akademik, Beckup / restore data, sinkronisasi Epsbed, pembuatan user pengguna sistem
SmartCampus.
a. Menjalankan SmartCampus | User Admin
SmartCampus dibuat dengan menggunakan program PHP, oleh karena itu dalam
menjalankan programnya harus menggunakan bantuan software internet, diantaranya bisa dijalankan dengan program Internet explorer / Mozila Firefox / Opera mini / google chrome
atau program internet yang lainnya, penggunaanya seperti menggunakan program internet yang lainnya, anda tinggal mengetik alamat program / addres-nya yang diberikan oleh
programmer, contoh seperti dibawah ini :
Maka akan muncul tampilan awal seperti dibawah ini ;
Input data nama user dan password nya, kemudian klik Login
Maka akan muncul tampilan seperti gambar dibawah ini
ketik
5 User Manual
Sm
ar
tC
am
pu
s
Keterangan :
1. Login yang aktif 2. Tahun akademik yang aktif tertulis 20112, artinya tahun akademik yang aktif adalah tahun
2011/2012 semester 2
3. Menu Bar, menu bar bisa diartikan juga sebagai papan menu, menu bar itu fungsinya adalah untuk mempermudah kita mendapatkan informasi yang kita butuhkan
4. To Do list : berfungsi sebagai pengingat apa yang harus dilakukan pada saat kita membuka
sistem, to do list ini bisa juga sebagai media perintah untuk mengeluarkan surat peringatan
atau memo dan lainnya sesuai dengan yang diinginkan 5. Internal mesenger, adalah alat komunikasi internal antar user, kita bisa meninggalkan
pesan kepada user lain, ketika user yang kita kirim pesan membuka sistem maka akan muncul pesan tersebut
6. Keterangan jenis user / kelompok user yang aktif
7. Data statistik dosen, mahasiswa, alumni dll 8. Informasi data nilai
9. Informasi yang merayakan ulang tahun
b. Parameter User Admin
Tugas seorang Administrator adalah untuk men-setup / mengatur parameter sistem
SmartCampus, adapun parameter yang harus dilakukan antara lain mengisi data mengenai
kelembagaan, Program Studi dan menentukan perpindahan Tahun Akademi aktif.
1 2
4
3
5
6
7
8
9
6 User Manual
Sm
ar
tC
am
pu
s
1) Lembaga
Parameter kelembagaan berisi tentang informasi mengenai Badan Hukum Yayasan, Pimpinan Yayasan, identitas Perguruan Tinggi dan pimpinan perguruan tinggi, adapun cara mengisi
parameter lembaga sebagai berikut:
Klik Parameter
Klik Lembaga Maka akan muncul form
pengisian mengenai lembaga pendidikan seperti dibawah
ini
Pengisian lembaga hampir sama dengan pengisian Pendataan Badan Hukum dan Perguruan
Tinggi (MSYYS/MSPTI) di program EPSBED terdiri dari :
Pengisian Badan Hukum & Pimpinan Yayasan
7 User Manual
Sm
ar
tC
am
pu
s
Isi Kode badan hukum, nama Yayasan, data pimpinan dan data lainnya sesuai dengan data EPSBED
Pengisian Tanggal bisa langsung diketik dengan format TGL-BLN-THN atau DD-MM-
YYYY atau bisa menggunakan fasilitas tanggal
Identitas Perguruan Tinggi & Pimpinan Perguruan Tinggi
Isi Kode Institusi berdasarkan kode yang ada di EPSBED
Isi data nama perguruan Tinggi, tanggal berdiri, pimpinan dan data yang lainnya
Setelah terisi semua Klik tombol Simpan
2) Program Studi Klik Parameter Klik Program Studi Maka akan muncul Form pengisian program studi seperti dibawah ini
8 User Manual
Sm
ar
tC
am
pu
s
Isi data nama Program studi atau bisa disingkat nama prodinya Isi kode prodi sesuai dengan kode penomoran dari Dikti Isi Nama panjang prodi dalam bentuk bahasa Indonesia dan bahasa inggris Dan isi data yang lainnya
Setelah selesai Klik tombol Maka akan muncul list program studi seperti gambar diatas. Untuk mengedit data program studi, klik gambar Pensil di depan program studi
Klik Tombol Simpan untuk mengakhiri penyimpanan
3) Tahun Akademik Pengisian data atau transaksi akademik berdasarkan kepada tahun akademik yang ditentukan oleh admin, oleh karena itu setiap kali perubahan tahun akademik maka tugas seorang admin harus membuat dan mengganti tahun akademik sesuai dengan tahun akademik yang berlaku, cara pembuatannya sebagai berikut :
a) Membuat Tahun Akademik Klik Parameter Klik Tahun Akademik Maka akan muncul gambar seperti dibawah ini
9 User Manual
Sm
ar
tC
am
pu
s
Ketik tahun akademik yang berlaku
Penulisannya : Tahun+Semester seperti di bawah ini
20121 artinya tahun pencatatan yang berlaku adalah tahun 2012 semester 1
2012-2013 adalah tahun akademik yang berlaku
Setelah selesai Klik Tombol Simpan, untuk membatalkan klik tombol Batal
b). Mengganti tahun akademik
Admin bisa merubah atau mengganti tahun akademik sesuai dengan kebutuhan dalam proses data, caranya ;
Klik Parameter
Klik,Tahun Akademik
10 User Manual
Sm
ar
tC
am
pu
s
c. Transaksi User Admin Menu transaksi di User admin berfungsi untuk Mem-beckup / merestore data, membuat user, Sinkronisasi dengan program epsbed, import dan eksport data Epsbed. 1) Import Database
Import database ini berfungsi untuk menstrasfer atau mengambil yang sudah tersimpan hasil dari Beckup data, caranya sebagai berikut :
Klik Transaksi Klik Backup/Restore Klik Import Database
2) Export Database Export database berfungsi untuk membeckup data ke.. Caranya: Klik Transaksi Klik Backup/Restore Klik Export Database
Klik Radio Botton Tahun
Akademik Pilih Tahun Akademik yang
akan ditetapkan Klik Tombol Ganti Tahun
Akademik
11 User Manual
Sm
ar
tC
am
pu
s
3) User Admin
User Admin berfungsi untuk membuat Account User operator atau pemakai system berdasarkan pada otorisasi si pengguna, cara membuat user account sebagai berikut :
Klik Transaksi Kli User Admin
Untuk memulai membuat user baru anda klik tulisan User Baru Anda pilih kelompok user / otorisasi yang akan diberikan seperti gambar dibawah
ini
Isi Nama Login, Nama lengkap dan Passwordnya Klik tombol Simpan untuk mengakhiri pembuatan user baru Setelah disimpan maka akan muncul user baru pada daftar list user
Klik untuk memulai
12 User Manual
Sm
ar
tC
am
pu
s
Edit User User yang telah dibuat bisa dirubah / di edit dengan cara :
Klik Transaksi Kli User Admin Pilih pada list user / login yang akan di rubah
Misalnya login mm Klik pada gambar pensil disamping tulisan mm
13 User Manual
Sm
ar
tC
am
pu
s
4) Import From EPSBED Pada sistem smartcampus ini disediakan media transfer data yang berasal dari database Epsbed, dengan catatan data Epsbed di transfer terlebih dahulu dari file dbf menjadi bentuk Ms Excel atau xls dengan nama file yang sama, setelah data ditransfer dalam bentuk xls anda bisa lakukan import data:
Klik Transaksi
Klik import from EPSBED
Maka akan muncul form seperi gambar dibawah ini
Pada gambar terebut ada beberapa pilihan file yang akan di transfer
Misalnya data yang akan dipilih adalah data mahasiswa atau nama filenya MSMHS
Klik tombol Browse pada pilihan file yang akan di import
Maka akan muncul gambar seperti dibawah ini
Pindahkan drive penyimpanan file
Pilih file file MSMHS yang akan kita transfer
Klik open
14 User Manual
Sm
ar
tC
am
pu
s
Maka akan muncul gambar seperti di bawah ini
Klik tombol import untuk proses pemindahan data
Apabila sudah selesai proses pemindahan data maka akan munjuk pada posisi sebelah kanan tertulis jumlah data yang sukses di import
Kalau ada 100 data mahasiswa maka jumlahnya harus data yang sukses diimport harus sama, apabila berbeda berarti ada data yang tidak terbawa dan harus dicek kembali
Setelah selesai klik tombol Sinkron EPSBED
5) Export to EPSBED Export to Epsbed adalah media transfer data dari program smartcampus ke program Epsbed.
15 User Manual
Sm
ar
tC
am
pu
s
2. USER OPERASIONAL AKADEMIK SmaratCampus
User Operasional Akademik ini merupakan user yang banyak berperan terhadap sistem SmartCampus, jalan tidaknya sistem ada pada user operasional akademik. Ruang lingkup user operasional akademik ini antara lain :
1. Setup Keterangan Konsentrasi program studi apabila program studi tersebut memiliki konsentrasi program studi
2. Setup kelompok matakuliah 3. Setup Data dosen 4. Setup matakuliah sesuai dengan kurikulum yang berlaku pada awal semester 5. Setup Kelas yang akan dipakai pada awal semester 6. Input jadwal yang berlaku pada semester aktif 7. Mengontrol Input KRS online (Kartu Rencana Studi) mahasiswa. KRS dibuat oleh bagian
user operasional akademik, apabila sudah sistem online maka FRS ini dilakukan oleh mahasiswa langsung melalui website, dan pembagian kelas, absensi oleh user student center, bagian user akademik mengontrol input data KRS.
Proses ini merupakan yang harus dilakukan oleh user operasional akademik setiap awal pergantian semester. Setelah melakukan setup tersebut anda sudah bisa menjalankan aktifitas akademik sehari-hari seperti mencetak absensi kuliah, input data absensi mahasiswa dan dosen, input nilai, pembuatan surat-surat dan kegiatan yang lainnya. Menjalankan user operasional akademik
Ketik nama user dan password login operasional akademik
Contoh : Nama login Sule
Pass : xxxxxxxx
Klik tombol Login
Maka akan muncul gambar seperti dibawah ini
Menu utama hampir sama dengan yang ada di login yang lain, hanya saja masing-masing login mempunyai perbedaan di sub menunya tergantung otorisasi yang diberikan.
Contoh Menu Parameter
16 User Manual
Sm
ar
tC
am
pu
s
Contoh Menu Transaksi
Contoh Menu Report
17 User Manual
Sm
ar
tC
am
pu
s
Contoh Menu User Menu
a. Parameter User Operasional Akademik
Memeriksa dan membuat parameter merupakan langkah awal dalam sistem SmartCampus, untuk selanjutnya selama tidak ada perubahan maka parameter itu akan tetap seperti itu, apabila
ada perubahan maka harus dilakukan penambahan atau edit data.
1) Lembaga
Submenu lembaga ini sifatnya keterangan kelembagaan saja, user operasional akademik tidak bisa merubah isi dari menu kelembagaan, yang bertugas merubah dan mengedit menu
lembaga ini adalah user Admin, sedangkan data identitas perguruan tinggi bisa di edit oleh user operasional akademik
18 User Manual
Sm
ar
tC
am
pu
s
2). Program Studi
Submenu program studi diisi oleh user Admin, tetapi apabila ada perubahan data, user operasional akademik bisa melakukan pengeditan, data program studi yang terbuka sesuai
dengan user operasional akademik program studi yang ditunjuk
3). Konsentrasi
Submenu konsentrasi ini digunakan apabila dalam program studi tersebut terdapat ada kekhususan atau konsentrasi ke ilmuan pada program studi tersebut, cara memasukan
datanya sebagai berikut : Klik Parameter
Klik Konsentrasi
19 User Manual
Sm
ar
tC
am
pu
s
Ketik pada kotak kede program konsentrasi
Ketik Nama Konsenetrasi dalam bahasa Indonesia dan Inggris pada kotak yang
telah tersedia
Klik Simpan
Untuk mengedit data klik pada gambar Untuk menghapus data beri checklist pada kotak tersebut kemudian klik tombol
hapus
4. Tipe Mata kuliah
Submenu tipe matakuliah ini diisi dengan kode kelompok mata kuliah yang sesuai dengan
peraturan Mendiknas No 232/U/2000 terdiri dari kelompok MPK, MKK, MKB,MPB DAN MBB. Klik parameter
Klik Tipe Matakuliah
Ketik pada kotak kede mata kuliah
Ketik Nama kelompok matakuliah dalam bahasa Indonesiaa dan Inggris pada kotak yang telah tersedia
Klik Simpan
Untuk mengedit data klik pada gambar Untuk menghapus data beri checklist pada kotak tersebut kemudian klik tombol hapus
20 User Manual
Sm
ar
tC
am
pu
s
b. Transaksi Sesuai dengan namanya yaitu Menu Transaksi, menu ini berisikan kegiatan aktifitas pengolahan data seputar kegiatan akademik, keuangan dan lainnya. Submenu yang ada ditransaksi anatara lain :
1) Kurikulum Sub menu Kurikulum berisikan tentang data kurikulum yang ada di setiap program studi atau jurusan, pengisian kurikulum ini dilakukan setiap awal semester adapun caranya sebagai berikut :
Klik Transaksi
Klik Kurikulum
Untuk pertama kalinya anda klit tulisan Tambah Mata kuliah
Ketik Pada kotak kode mata kuliah
Pilih kode matakuliah tersebut masuk dalam kelompok matakuliah apa
Ketik nama matakuliah dalam kotak Nama Ind untuk matakuliah yang berbahasa Indonesia dan Name untuk matakuliah berbahasa Inggris
Beri tanda Apakah matakuliah tersebut tugas akhir atau bukan
Isi SKS, Semester dan status matakuliah tersebut
Klik Tombol Simpan
Setelah di simpan makan akan muncul di list nama mata kuliah
21 User Manual
Sm
ar
tC
am
pu
s
Untuk mengedit data kurikulum klik gambar pada matakuliah yang akan diedit
Perbaiki data matakuliah tersebut, kemudian di simpan kembali
Menghapus data : beri tanda checklist kemudian pilih Hapus 2) Pegawai & Dosen
Submenu Pegawai dan Dosen berisikan data pribadi dosen, data kepegawaian, dan riwayat pendidikan, untuk mengisi data tersebut dengan cara:
Klik Transaksi
Klik Data Pegawai & Dosen
Klik pada tulisan Data Baru
Isi NIP, NIDN, Nama dan lainnya sesuai dengan data dosennya
22 User Manual
Sm
ar
tC
am
pu
s
Untuk memilih foto dosen klik tombol Browse pada bagian kolom foto, cari drive penyimpanannya foto
Isi data kepegawaiannya
Klik Simpan untuk mengakhiri input data Edit Data Dosen
Klik pada kode NIP atau kode dosennya
Maka akan muncul datanya, perbaiki data tersebut, kemudian simpan kembali Input Data Riwayat Pendidikan
Datakan seluruh data pendidikannya dari D3 sd pendidikan terakhir
Klik Tulisan Riwayat Pendidikan
Klik pada kode Nip atau kode dosen
Pilih jenjang pendidikan dengan mengklik tombol panah kebawah
Ketik atau klik fasilitas tanggal untuk tanggal kelulusannya
Isikan data gelar, asal perguruan tinggi dan bisang ilmunya
Klik Tambah untuk mengakhiri input data
Apababila masih ada riwayat pendidikan maka bisa langsung diisi
Contoh hasil input riwayat pendidikan
3) Data Mahasiswa Data mahasiswa bisa diinput secara manual pada menu Transaksi | Data Mahasiswa, apabila sistem penerimaan sudah secara online maka input data mahasiswa dimulai pada saat mahasiswa mendaftar dan dilakukan input datanya oleh mahasiswa sendiri melalui website, setelah selesai proses ujian, registrasi dan mendafatkan Nomor induk Mahasiswa. Pemberian NIM akan dilakukan oleh User Student center kemudian data dari penerimaan mahasiswa akan secara otomatis masuk ke data master mahaswa setelah mendapat NIM. Input Data Mahasiswa secar manual oleh User operator akademik
Klik Transaksi
Klik Data Mahasiswa
23 User Manual
Sm
ar
tC
am
pu
s
Klik Entry data Mahasiswa
Isi data mahasiswa sampai dengan data asal sekolah
Klik Simpan untuk mengakhirinya
4) Input data Mahasiswa secara online
Apabila sistem penerimaan mahasiswa baru sudah secara online, maka input data mahasiswa dilakukan melalui website pada saat melakukan pendaftaran online. Contoh Pendaftaran online
Mahasiswa mengakses website PPMB ONLINE
Contoh Websitnya :
24 User Manual
Sm
ar
tC
am
pu
s
Klik SPMB Online
Untuk daftar, calon mahasiswa klik tulisan registrasi
Isi data mahasiswa, mahasiswa diwajibkan mempunyai email
Klik Simpan
Maka akan muncul pemberitahuan
Konfirmasi pendaftaran dikirim melalui email calon mahasiswa
25 User Manual
Sm
ar
tC
am
pu
s
Klik Cetak bukti pendaftaran
Setelah mencetak bukti pendaftaran, mahasiswa melakukan pembayaran di Bank yang telah ditunjuk dengan memperhatikan form pendaftaran
Setelah melakukan pembayaran mahasiswa akan menunggu konfirmasi pembayaran, setelah statusnya konvirmasi maka akan diberi nomor ujian masuk
Dari sistem SmartCampus maka data calon mahasiswa tersebut akan muncul di data calon mahasiswa, untuk mengetahuinya klik Transaksi >> Data Calon mahasiswa
5) Jadwal Mengajar
Menu Jadwal harus selalu dibuat/ diinput datanya setiap awal semester, hal ini dikarenakan jadwal kuliah merupakan faktor utama dalam pengambilan KRS. Cara input Jadwal mengajar sebagai berikut :
Klik Transaksi
Klik Jadwal | Dosen/Mk
26 User Manual
Sm
ar
tC
am
pu
s
Data kan seluruh matakuliah sesuai dengan jadwal pada semester berjalan
Untuk memulai input data jadwal klik Data Baru
Klik anak panah kebawah untuk memilih semester
Pilih Kelas, Mata kuliah, Dosen pengampu 1 & 2
Tulis jumlah rencana pertemuan mengajar
Pilih hari, Jam dan Ruangan yang dipakai
Pilih Peralatan yang dibutuhkan
Untuk input data matakuliah lain klik databaru
Yang harus diperhatikan adalah mengenai penempatan hari, jam dan ruangan tidak boleh ada yang sama, apabila ada yang sama maka akan diulang kembali, karena tidak akan mungkin menggunakan ruangan yang sama dengan hari dan jam yang sama.
Jadwal yang sudah disimpan maka akan terlihat pada list jadwal
27 User Manual
Sm
ar
tC
am
pu
s
6) Entry FRS (Formulir Rencana Studi) Mahasiswa dapat mengisi Formulir Rencana Studi secara online didalam website kampus. FRS Online ini dapat dilakukan apabila bagian Operasional Akademik sudah mengatur jadwal perkuliahan selama satu semester. Mahasiswa dapat mengakses FRS Online apabila mahasiswa sudah memiliki login dan password. Login mahasiswa menggunakan nomor pokok mahasiswa dan password diberikan saat registrasi. Pengisian FRS bisa dilakukan oleh staf dengan user operator akademik dengan cara:
Klik Transaksi
Klik FRS Permatakuliah
Pada Kotak Nim isikan NIM mahasiswa yang akan di input FRS nya
Klik Verifikasi
Maka akan muncul nama dan terdaftar di kelas
Pilih semester
Maka akan muncul mata kuliah pada semester yang dipilih
Pilih matakuliah yang akan dipilih
Maka akan muncul hasil matakuliah yang dipilih
28 User Manual
Sm
ar
tC
am
pu
s
Untuk mengisi FRS yang lainnya dengan pengambilan mata kuliah yang sama bisa dilakukan dengan cara mengcopy FRS dari yang sudah ada
Ketik NIM yang akan di input FRS
Klik verifikasi
Ketik NPM yang sudah mengisi FRS pada kolom copy dari NPM
Klik Copy
Maka akan muncul matakuliah yang akan diambil
Kalau sudah yakin matakuliah yang akan diambil maka klik Paste
Untuk menghapus data FRS, checklist matakuliah yang akan dihapus, kemudian pilih menu hapus
Setelah pengisian FRS maka kegiatan pencatatan perkuliahan sudaha siap, anda bisa mencetak absensi kuliah, surat keterangan aktif kuliah, record / input data kehadiran mahasiswa dan lainnya.
Hasil pemilihan
mata kuliah
29 User Manual
Sm
ar
tC
am
pu
s
7) Entry Nilai Kuliah Model Entry nilai dilaksanakan dengan mencatat nilai keseluruhan (Harian, UTS dan UAS)
Klik Transaksi
Klik Entry Nilai Matakuliah
Pilih matakuliah yang akan diinput nilainya, prosesnya hampir sama seperti mengisi absensi
Datakan Nilai Harian, UTS dan UAS-nya, dengan cara klik anak panah kebawah pada masing-masing nilai, apabila Harian tidak ada maka tidak harus di input, pengolahan nilai akan dihitung oleh komputer lanagsung dengan cara Apabila ada harian maka (Harian+UTS+(UASx2))/4 Apabila tidak ada harian maka (UTS+(UASx2))/3
Input nilai ini secara otomatis akan menyimpan langsung 8) Tugas Akhir
Tugas akhir mahasiswa harus didatakan dalam sistem dengan cara
Klik Transaksi
Klik Tugas akhir
30 User Manual
Sm
ar
tC
am
pu
s
Isi Nomor Induk Mahasiswa yang akan melaksanakan Tugas Akhir
Klik Tombol Verifikasi
Maka akan muncul keterangan mengenai nama, status terdaftar, data nilai
Isi daata Judul Tugas akhir dalam bahasa Indonesia bila diperlukan bisa menggunakan bahasa lain
Isikan data Tempat penelitian
Klik tombol simpan untuk menyimpan data
Apabila masih ada nilai kosong maka akan terlihat berapa nilai kosongnya
Klik Tombol Simpan
Isi Pembimbing Tugas Akhir
Maka akan muncul di list Tugas akhir seperti dibawah ini
Setelah pengisian Tugas akhir maka Surat pengantar ke tempat penelitian sudah
bisa dikeluarkan 9. Sidang
Setelah mahasiswa melakukan bimbingan dan akan melaksanakan sidang maka pencatatannya asebagai berikut :
Klik Transaksi
Klik Sidang
Maka akan muncul gambar seperti disamping ini
Pilih Jenis Sidang
Isi tanggal sidanag
Masukan Nim yang akan sidang
Maka akan muncul data mahasiswa dari data masuk, keuangan, nilai dan data judul dan pembimbing tugas akhir
Setelah datanya benar klik Tombol Simpan
Setelah disimpan Pilih Penguji sidang dengan cara klik tombol segitiga kebawah cari nama dosen pengujinya
Maka akan muncul list yang akan sidang seperti gambar di bawah ini
31 User Manual
Sm
ar
tC
am
pu
s
Apabila sudah selesai input data yang akan sidnag maka anda bisa mencetak langsung lampiran tugas akhirnya terletak diatas tabel
Input Nilai Tugas akhir dengan cara klik anak panah kebawah, kemudian pilih nilai Tugas akhirnya.
Contoh Lampiran SK
10 . Pendataan Kelulusan / Cuti / DO
Setelah proses yudisium maka mahasiswa tersebut di datakan kelulusan dengan cara
Klik Transaksi
Klik Pendataan Kelulusan / Cuti / DO
Ketik Nim mahasiswa yang lulus
Klik verifikasi
Maka muncul data nama, terdaftar di kelas dan status keuangan
Data IPK dan SKS yang ditempuh akan muncul secara otomatis
Isi SK Kelulusan
Isi Nomor Ijazah
Status akademik rubah ke status Lulus
Apabila pendataan mahasiswa yang tidak aktif maka statusnya Cuti / Lulus / DO /Tidak aktif / Keluar
Setelah mengisi status akademik Klik tombol Update Kelulusan / Status akademik
Setelah di Klik maka akan muncul di List lulusan seperti dibawah ini
32 User Manual
Sm
ar
tC
am
pu
s
c. Menu Report
Menu Report ini merupakan menu keluaran atau output dari pengolahan sistem SmartCampus. Adapun output yang ada di SmartCampus antara lain :
1) Surat Keterangan Mahasiswa
Surat Keterangan Mahasiswa ini bisa dicetak apabila mahasiswa tersebut sudah registrasi dan mengisi Formulir Rencana Studi (FRS) pada semester aktif, cara mencetak Surat sebagai berikut :
Klik Report
Klik Surat Keterangan Mahasiswa
Ketik NPM yang akan dicetak
Klik tombol verifikasi
Maka akan muncul Keterangan nama, jurusan dan lainnya
Klik Tombol printer untuk mencetak
Klik Tombol batal untuk membatalkan proses pencetakan
33 User Manual
Sm
ar
tC
am
pu
s
S
Hasil cetakan dalam bentuk file pdf
File Pdf ini bisa langsung di save atau langsung dicetak dengan mengklik gambar Disket untuk save dan gambar printer untuk mencetak
2) Surat Pengantar Penelitian
Surat pengantar penelitian ini bisa dicetak apabila data mahasiswa sudah di input di menu Transaksi >> Tugas akhir, Cara mencetaknya :
Klik Report
Klik Surat Pengantar Penelitian
Isi Nomor induk mahasiswa
Klik verifikasi
Setelah datanya benar maka klik gambar printer untuk proses pencetakan ke monitor
34 User Manual
Sm
ar
tC
am
pu
s
Apabila data sudah benar klik gambar printer untuk mencetak ke printer
3) Absensi a). Absensi Kuliah
Report absensi ini berisikan tentang Form Abssensi Kuliah, Form Ujian Tengah semester dan Ujian Akhir Semester.
Klik report
Klik Absensi
Klik tombol segitiga kebawah untuk memilih form absen yang akan dicetak, misalnya form absensi Kuliah
Pilih Kelas kuliah yang akan dicetak
Maka akan muncul gambar seperti dibawah ini
35 User Manual
Sm
ar
tC
am
pu
s
Klik gambar printer pada nama mata kuliah yang akan dicetak
Maka akan muncul list mahasiswa yang ikut kelas dan matakuliah tersebut
Apabila jumlah mahasiswanya sudah benar
Klik gambar simbol pdf seperti yang ditunjuk pada gambar panah diatas
Untuk mencetak ke printer klik File, Print
Atau anda cek terlebih dahulu melalui >> File >> Print Preview
Pencetakan form ini hampir sama dengan proses yang ada windows
klik
36 User Manual
Sm
ar
tC
am
pu
s
b). Form UTS
Prosesnya hampir sama dengan mencetak absensi kuliah
Klik UTS dan pilih kelas
Klik gambar printer pada nama mata kuliah yang akan dicetak
Apabila jumlah mahasiswanya sudah benar
Klik gambar simbol pdf seperti yang ditunjuk pada gambar panah diatas
c). Mencetak Form UAS
Prosesnya hampir sama dengan mencetak absensi kuliah dan UTS
Pada form UAS akan muncul persentase kehadiran kuliah per matakuliah,
apabila mahasiswa persentase kehadiran permatakuliahnya kurang dari 75% maka secara otomaatis kolom tanda tangan akan blok atau diberi tanda ==xxxx==, data persentase ini diambil dari proses input data absensi, oleh karena itu proses input absensi harus dilakukan setiap hari sehingga bisa diambil kebijakan atau pemanggilan kepada mahasiswa
37 User Manual
Sm
ar
tC
am
pu
s
4). Kartu Ujian Untuk tertib administrasi keuangan dan disiplin mahasiswa maka pada saat ujian perlu adanya clereance card atau kartu ujian, untuk proses pencetakan dengan cara :
Klik Report
Kartu Ujian
Ketik Nomor induk mahasiswa yang akan dicetak kartu ujian
Klik Verifikasi
Pilih semester
Maka akan muncul nama matakuliah pada semester VI
Klik Gambar printer untuk mencetak ke monitor
Pada karatu ujian terdapat keterangan absensi dan persentase absensi
Kolom pengawas akan ke blok / diberi tanda ==xxxx== apabila kehadiran kurang dari 75% secara otomatis matakuliah yang di blok mahasiswa tersebut tidak diperbolehkan ikut ujian.
Sebelum ujian mahasiswa harus minta tanda tangan ke bagian keuangan dan kaprodinya untuk dilihat kedisiplinan dan penampilan
Setelah diselesai ditandatangani oleh bagian keuangaan dan prodi baru ditanda tangani oleh Ketua I atau PUDIR I bidang akademik
Pada saat ujian, pengawas wajib menandatangani kolom pengawas
Klik
Untu
k m
enceta
k
Klik Untuk mencetak
38 User Manual
Sm
ar
tC
am
pu
s
5). Kartu Hasil Studi (KHS)
Klik Report
Klik Kartu Hasil Studi
Isi Nomor induk mahasiswa
Klik verifikasi
Pilih semester yang akan dicetak
Maka akan muncul data nilai semester tersebut
Klik gambar printer untuk mencetak
Klik Untuk mencetak
39 User Manual
Sm
ar
tC
am
pu
s
6). Transkrip Nilai
Klik Report
Klik Daftar Prestasi Mahasiswa
Ketik nomor pokok mahasiswa
Klik Verifikasi
Maka akan muncul nama matakuliah dan nilai di sebelah kanan
Klik gambar printer untuk mencetak
Klik Untuk mencetak
40 User Manual
Sm
ar
tC
am
pu
s
7). Rekap Nilai Per Angkatan
Klik Report
Rekap Nilai
Ketik tahun akademik masuk misalnya 20111, artinya tahun masuk 2011 di semester 1
Klik tombol Lihat
41 User Manual
Sm
ar
tC
am
pu
s
8). Rekap Absensi
Klik report
Klik Rekap absensi
Pilih kelas yang akan dilihaat rekapitulasi nilainya
Rekapitulasi absensi perkelas terdiri dari Jumlah kehadiran keseluruhan, presentasi
kehadiran, saran sanksi dan sanksi yang diberikan
Jumlah Hadir, Sakit, Alpha dan ijin di dapat dari hasil input data absensi persemester
JML adalah jumlah H+S+A+I dalam satu semester
% persentasi didapata dari total Hadir dibagi total jumlah
Saran sanksi, saran sanksi akan muncul apabila ketidakhadiran tanpa alasan mencapai 10 untuk SP 1 (Surat peringatan 1), 20 untuk SP 2 dan 40 untuk SP 3, apabila tanpa tidak hadir tanpa alasan mencapai 60 maka saran sanksi nya adalah PP (Postponed) diberhentikan dan apabila total ketidakhaidran S+A+I mencapai 100 maka akan dikenakan PP (PostPoned)
Sanksi yang diberikan, apabila tulisan saran sanksi tersebut di klik maka aka terbuka
form Surat peringatan
42 User Manual
Sm
ar
tC
am
pu
s
Setelah dicetak maka saran sanksi maka saran sanksi akan kosong dan sanksi yang diberikan akan terisi
Surat peringatan ini selain muncul di rekapitulasi absensi, akan muncul di To Do List. Pada saat kita baru membuka sistem maka kita akan diberi tahu harus mencetak surat peringatan terlebih dahulu
Klik Pada NPM mahasiswa tersebut
Maka akan muncul form surat peringatan seperti diatas tadi
43 User Manual
Sm
ar
tC
am
pu
s
d. Menu UserMenu
Menu Usermenu berfungsi untuk merubah nama lengkap dan Password user sendiri
Klik UserMenu
Klik Ganti Passaword
Ketik Password yang diinginkan
Klik tombol simpan untuk mengakhiri perubahan password
e. Menu Logout Menu Logout untuk keluar dari sistem SmartCampus
3. User Absensi SmartCampus
Dalam rangka pendisiplinan mahasiswa dan dosen maka input data absensi setiap hari harus dilakukan secara realtime, apabila pencatatannya terlambat maka akan berdampak terhadap surat tegurah kehadiran kepada mahasiswa, input absensi ini juga mempunyai pengaruh terhadap boleh atau tidaknya mengikuti UAS, apabila kehadiran kurang dari 75% maka absensi UAS dan Clereance card / kartu ujian permatakuliahnya secara otomatis akan di beri tanda -------XXXX ------- pada kolom tangan mahasiswa.
Login dengan user otorisasi absensi yang diberikan
Klik Transaksi
Klik Record Absensi
Pilih kelas
Pilih kelas yang akan di input absensinya
Setelah muncul nama matakuliahnya, pilih gambar matakuliah yang akan di input absensinya
Maka akan muncul daftar mahasiswa yang mengikuti matakuliah tersebut
44 User Manual
Sm
ar
tC
am
pu
s
Paling atas terlihat realisasi pertemuan dengan mahasiswa Tanggal diisi berdasarkan tanggal perkuliahan Isi data absensi pada kolom H untuk hadir, S untuk sakit, Alpha untuk tidak
masuk tanpa keterangan, I untuk ijin, Klik Tombol Simpan Absensi di akhir input data Secara otomatis data absensi tersebut akan masuk ke kolom Rekap Absensi
permata kuliah dan rekap aabsensi persemester dan persentasi kehadiran persemester
Edit Absensi Pilih tulisan Edit Absensi pada Recor absen harian Pilih Kelas Pilih Matakuliah yang akan diedit absensinya Pilih tanggal yang akan di edit Maka akan muncul transaksi absensi pada tanggal tersebut Edit angka ata absensi yang salah Simpan kembali kalau sudah selesai
Sub Menu data mahasiswa, dosen, Report bisa di lihat pada pembahasan di user operasional akademik
4. User Student Center Sesuai dengan namanya Student Center, maka user ini bererfungsi sebagai pusat pelayanan keperluan mahasiswa dan dosen,di pusat pelayanan ini user atau staf bisa melayani mengenai :
Surat Keterangan Mahasiswa
Surat Pengantar Penelitian
Kartu Hasil Studi
Transkrip nilai
Melihat Report Absensi
Melihat rekap nilai
Melihat Jadwal
Melihat data dosen dan Mahasiswa, alumni
Menyediakan kebutuhan keperluan proses belajar mengajar
45 User Manual
Sm
ar
tC
am
pu
s
Mengecek Penerimaan mahasiswa baru yang sudah melakukan pembayaran ujian masuk.
Cara menggunakannya sebagai berikut
Masukan user dan password yang diberikan oleh admin
Misalnya namanya login : scenter
Penamaan ini tergantung kepada adminnya bisa menggunakan nama staf yang melayani mahasiswa dan dosen atau menggunakan nama lain
Masukan passwordnya
Klik tombol login
Tampilannya sama dengan login user yang lainnya hanya saja pada menu parameter user ini tidak terbuka dan menu transaksinya juga hanya bersifat melihat saja sedangkan prosesnya dilakukan oleh user operasional akademik
Cara kerja menu Transaksi, Report, User menu bisa di lihat pada penjelasan user operasional, yang membedakan dengan user lain adalah pada To Do List, selain surat peringatan maka disitu muncul mengenai jadwal kegiatan perkuliahan dan disertai keperluan apa saja yang harus disiapkan setiap harinya.
5. User Keuangan User keuangan berisi tentang pencatatan keuangan, aset, dan administrasi, cara kerjanya hampir sama dengan user lain yang ada di program smartcampus.
Ketik nama user keuangan dan passwordnya
Maka akan muncul gambar seperti dibawah ini
46 User Manual
Sm
ar
tC
am
pu
s
Tampilannya sama dengan user operasional akademik, hanya saja isi dari Menu Parameter dan transaksi yang berbeda. Pada menu parameter terdiri dari
Menu Transaksi
Menu Report harus dibuat terdiri dari report penerimaan mahasiswa, rekap honor dosen
User menu fungsinya sama yaitu untuk merubah password
1. Menu Parameter a. Kelompok Aset
Submenu ini mempunyai fungsi untuk menentukan parameter mengenai kelompok aset.
KLIK Parameter
Klik Kelompok aset
47 User Manual
Sm
ar
tC
am
pu
s
Ketik Kode dan kelompok aset sesuai kotak yang disediakan
Klik Simpan untuk menyimpan data
Contoh kelompok aset bisa terlihat seperti gambar diatas
Pengkodean dan penamaan kelompok aset tergantung kepada masing-masing perguruan tinggi
b. Jenis Aset Datakan seluruh jenis aset yang ada dengan cara :
Klik Parameter
Klik Jenis aset
Datakan seluruh aset yang ada
Klik Kelompok aset, maka akan muncul nama kelompok aset yang anda input pada kelompok aset
Ketik nama Jenis Aset
Ketik Reorder Poin, (titik untuk memesan kembali)
Isi Kode jenis aset tersebut
Datakan sifat aset tersebut
c. Jenis Pembayaran Datakan seluruh jenis kegiatan pembayaran yang ada, dengan cara
Klik parameter
Klik Jenis Pembayaran
48 User Manual
Sm
ar
tC
am
pu
s
Untuk mengisi data pembayaran, anda ketik dikolom keterangan pembayaran yang belum ada
Klik Simpan untuk proses penimpanan data
Penomoran akan secara otomatis dilakukan oleh komputer
Untuk keperluan keterkaitan dengan sistem maka nomor 1,2, dan 3 sudah disediakan dan tidak bisa dihapus
Untuk menghapus anda beri tanda checklist pada kotak nama jenis pembarayan
Klik Hapus untuk proses penghapusan
2. Menu Transaksi
a. Ruangan
Input data Pengaturan pemakaian ruangan setiap semesternya dilakukan oleh user keuangan, dengan cara
Klik Transaksi
Klik Ruangan
Datakan nama ruangan yang akan dipakai
Ketik pada kotak yang sudah disediakan
Klik Simpan untuk proses penyimpanan data
Untuk menghapus, beri tanda checklist pada kotak kemudian klik hapus
49 User Manual
Sm
ar
tC
am
pu
s
b. Seting Tagihan Mahasiswa Seting tagihan berfungsi untuk membandingkan atara kewajiban mahasiswa yang harus dibayar dengan realisasi pembayaran, sehingga akan terlihat posisi pembayaran mahasiswa tersebut. Cara membuat seting tagihan sebagai berikut :
Klik Transaksi
Seting Tagihan Mahasiswa
Tahun / angkatan tidak usah diisi, datanya akan secara otomatisi diisi
berdasarkan tahun akademik yang aktif, tahun yang aktif adalah 2011
Pilih Program studi dan jenis pembayaran
Pilih sifat pembayaran, apakah tetap atau bersifat variabel
Datakan jumlah pembayarannya.
Klik Simpan maka akan mucul datanya seperati dibawah ini
Pada contoh diatas maka bisa diartikan bahwa bahwa mahasiswa
Manajemen perhotelan angkatan tahun 2011 harus membayar uang kuliah sebesar 11.750.000 dibayar pada semester 1
Data pembayaran tersebut akan di cek dengan pembayaran mahasiswa pada tahun tersebut
c. Pembayaran Uang Kuliah Untuk mencatat pembayaran uang kuliah maka bagian pencatatan mencatat dengan cara :
Klik transaksi
Klik Pembayaran
50 User Manual
Sm
ar
tC
am
pu
s
Isi Nomor Pokok
Pilih semester yang akan dibayar
Pilih Jenis Pembayarannya
Ketika Jenis pembayaran muncul maka akan muncul jumlah nominal yang harus dibayar
Isikan jumlah bayar dan tanggal bayar
Klik Simpan untuk proses penimpanan
Tagihan yang belum dan jumlahnya akan muncul di kolom summary
Rincian pembayaran akan muncul di tabel pembayaran persemester
Setiap pembayran akan muncul di riwayat pembayran mahasiswa
REPORT
Daftar aset
Laporan pembayaran spp atau keuangan
Laporan pembayaran dosen per bulan
Perbandingan antara rencana pendapatan dan realisasi pembayran
Contoh Submenu untuk menu TRANSAKSI di opearasional akademik Data calon mahasiswa Data mahasiswa Data dosen kurikulum Kelas Kuliah ---------------------------- Nilai mhs pindahan --------------------------- Jadwal Kuliah Entry FRS Entry Absensi Entry Nilai Entry PKL ---------------------- Tugas Akhir Sidang Kelulusan/cuti/Do Alumni