User Manual (penyedia Barang/Jasa) - e-Procurement...

Pengembangan dan Implementasi Aplikasi eProcurement

di PT. Taspen Persero

User Manual (penyedia Barang/Jasa)

PT. Mitra Mandiri Informatika

2016

Panduan Aplikasi e-Procurement

2

KATA PENGANTAR

Buku “Panduan Penggunaan Aplikasi eProcurement” ini dibuat sebagai pedoman dalam

mengoperasikan aplikasi eProcurement.

eProcurement dikembangkan berdasarkan prosedur dan proses bisnis yang disesuaikan dalam

lingkup PT. Taspen. Implementasi eProcurement dibuat dengan tujuan agar proses pengadaan

dapat lebih cepat, efisien, transparan, dan terintegasi sehingga dapat memberikan nilai tambah

serta meningkatkan daya saing perusahaan.

Ruang lingkup implementasi eProcurement saat ini mencakup proses pelaksanaan pengadaan

dimana akan terus dikembangkan seiring dengan terjadinya perubahan kebijakan perusahaan.

Demikian panduan ini disusun dengan harapan dapat dimanfaatkan sebaik-baiknya sesuai dengan

kebutuhan.

Jakarta, Januari 2016

Bagian e-Procurement


3

Daftar Isi KATA PENGANTAR ......................................................................................................................... 2

Daftar Isi ........................................................................................................................................... 3

Daftar Gambar .................................................................................................................................. 4

Daftar Tabel ...................................................................................................................................... 6

I. Pendahuluan ............................................................................................................................. 7

II. Halaman Depan ........................................................................................................................ 8

1. Login ..................................................................................................................................... 9

III. Registrasi Penyedia Barang/Jasa ........................................................................................ 9

IV. Proses Pengadaan ............................................................................................................. 20

1. Pra Pengadaan ................................................................................................................... 20

a) Pengumuman Kualifikasi ................................................................................................ 20

b) Undangan Kualifikasi ...................................................................................................... 23

c) Jadwal Kualifikasi ........................................................................................................... 24

d) Data Kualifikasi ............................................................................................................... 25

e) Hasil Kualifikasi ............................................................................................................... 26

2. Pengadaan ......................................................................................................................... 27

a) Pengumuman Pengadaan .............................................................................................. 27

b) Undangan Pengadaan .................................................................................................... 29

c) Jadwal Pengadaan ......................................................................................................... 32

d) Data Penawaran ............................................................................................................. 33

e) Penawaran Harga ........................................................................................................... 34

f) Hasil Penetapan ............................................................................................................. 36

g) Hasil Pengadaan ............................................................................................................ 37

V. Sistem ..................................................................................................................................... 38

1. Sertifikat Rekanan .............................................................................................................. 38

2. Ubah Data User .................................................................................................................. 38

3. Ubah Data Perusahaan ...................................................................................................... 39

4. Ubah Data Pengalaman ..................................................................................................... 42

5. Ubah Data Bank ................................................................................................................. 42

VI. Penutup............................................................................................................................... 43


4

Daftar Gambar

Gambar 1 : Halaman Depan ............................................................................................................. 8

Gambar 2 : Login & Password .......................................................................................................... 9

Gambar 3 : Registrasi Penyedia Barang dan jasa ........................................................................... 9

Gambar 4 : Form Data Perusahaan ............................................................................................... 11

Gambar 5 : Tampilan Pop Up Pilih Unit.......................................................................................... 14

Gambar 6 : Tambah Bidang Subbidang Perusahaan .................................................................... 14

Gambar 7 : Pilih Bidang Subbidang Perusahaan ........................................................................... 15

Gambar 8 : Data Master bank ........................................................................................................ 15

Gambar 9 : Data Pengalaman ........................................................................................................ 16

Gambar 10 : Pilih Bidang Subbidang Usaha Pengalaman............................................................. 17

Gambar 11 : Form Konfirmasi Data Tersimpan ............................................................................. 19

Gambar 12 : Menu Sebelum Menjadi Vendor Aktif ........................................................................ 20

Gambar 13 : Menu Setelah Menjadi Vendor Aktif .......................................................................... 20

Gambar 14 : Tampilan Menu Pengumuman Kualifikasi ................................................................. 21

Gambar 15 : Detail Pengumuman Kualifikasi ................................................................................. 22

Gambar 16 : Konfirmasi Terdaftar di Kualifikasi ............................................................................. 23

Gambar 17 : Undangan kualifikasi ................................................................................................. 23

Gambar 18 : Detil Data Pra Kualifikasi ........................................................................................... 24

Gambar 19 : Konfirmasi sudah terdaftar di kualifikasi .................................................................... 24

Gambar 20 : Jadwal Kualifikasi ...................................................................................................... 25

Gambar 21 : Data Kualifikasi .......................................................................................................... 25

Gambar 22 : Detil Data Kualifikasi Keuangan ................................................................................ 26

Gambar 23 : Hasil Kualifikasi ......................................................................................................... 27

Gambar 24 : Hasil Kualifikasi ....................................................................................................... 27

Gambar 25 : Pengumuman Pengadaan ......................................................................................... 28

Gambar 26 : Detil Daftar Pengadaan ............................................................................................. 28

Gambar 27 : Konfirmasi sudah terdaftar di pengadaan ................................................................. 29

Gambar 28 : Tampilan Menu Undangan Pengadaan ..................................................................... 29

Gambar 29 : Detail Undangan Pengadaan .................................................................................... 31

Gambar 30 : Konfirmasi Daftar Undangan Pengadaan.................................................................. 32

Gambar 31 : Jadwal Pengadaan .................................................................................................... 32

Gambar 32 : Data Penawaran ........................................................................................................ 33

Gambar 33 : Detil data Penawaran ................................................................................................ 34

Gambar 34 : Data Penawaran harga ........................................................................................... 35

Gambar 35 : Masukan Penawaran(Auction) .................................................................................. 36

Gambar 36 : Hasil Penetapan Pemenang ...................................................................................... 36

Gambar 37 : Hasil Pengadaan - Detil Pengadaan ......................................................................... 37

Gambar 38 : Hasil Pengadaan-Log Penawaran ............................................................................. 37

Gambar 39 : Hasil Pengadaan-Usulan Calon Pemenang .............................................................. 37

Gambar 40 : Hasil Pengadaan-Pemenang .................................................................................... 38

Gambar 41 : Sertifikat Rekanan ..................................................................................................... 38

Gambar 42 : Ubah Data User ......................................................................................................... 39

Gambar 43 : Ubah Data Perusahaan ............................................................................................. 40

Gambar 44 : Ubah Data Pengalaman.......................................................................................... 42

Gambar 45 : Ubah Data Bank ........................................................................................................ 42


5


6

Daftar Tabel

Tabel 1 : Data Input Login ................................................................................................................ 9

Tabel 2 : Data Input Form Data Perusahaan ................................................................................. 12

Tabel 3 : Data Input Pilh Unit .......................................................................................................... 14

Tabel 4 : Data Input Bidang Subbidang ......................................................................................... 15

Tabel 5 : Data Input Master Bank ................................................................................................ 16

Tabel 6 : Data Input Data Pengalaman .......................................................................................... 17

Tabel 7 : Data Input Bidang Subbidang ......................................................................................... 18

Tabel 8 : Data Input Menu Pengumuman Kualifikasi ..................................................................... 21

Tabel 9 : Data Input Detail Pengumuman Kualifikasi ..................................................................... 22

Tabel 10 : Data Input Undangan Kualifikasi ................................................................................... 23

Tabel 11 : Data Input detil Pra Kualifikasi dan Konfirmasi sudah terdaftar di kualifikasi ............... 24

Tabel 12 : Data Input Data Kualifikasi ............................................................................................ 25

Tabel 13 : Data Input Detil Data Kualifikasi keuangan ................................................................... 26

Tabel 14 : Data Input Hasil kualifikasi ............................................................................................ 27

Tabel 15 : Data Input Pengumuman Pengadaan ........................................................................... 28

Tabel 16 : Data Input Detil Daftar Pengadaan dan Konfirmasi daftar pengadaan ......................... 29

Tabel 17 : Data Input Menu Undangan Pengadaan ....................................................................... 29

Tabel 18 : Data Input Detail Undangan Pengadaan ....................................................................... 32

Tabel 19 : Data Input Detil Data Penawaran .................................................................................. 34

Tabel 20 : Detil Data Penawaran harga ....................................................................................... 35

Tabel 21 : Data Input Hasil Pengadaan.......................................................................................... 38

Tabel 22 : Data Input Ubah Data Perusahaan ............................................................................... 40

Tabel 23 : Data Input Ubah Data Pengalaman .............................................................................. 42

Tabel 24 : Data Input Ubah Data Bank........................................................................................... 43


7

I. Pendahuluan

Secara garis besar panduan penggunaan aplikasi eProcurement dikelompokkan dalam lima

modul yang terdapat pada aplikasi eProcurement, yaitu:

1. Halaman Depan

2. Modul Pengadaan

3. Modul Pengadaan (Penyedia Barang/Jasa)

4. Modul Kontrak

5. Modul Penilaian Penyedia Barang/Jasa

Pengguna dalam aplikasi eProcurement ini dikelompokkan ke dalam empat pengguna, yaitu:

1. Panitia Pengadaan

2. Penyedia Barang/Jasa

3. Administrator (SysAdmin)

4. Analisa Kebutuhan

5. Timeproc

Tiap-tiap pengguna dapat mengakses menu pada aplikasi eProcurement (kecuali halaman depan)

sesuai dengan wewenang yang dimilikinya setelah login ke dalam aplikasi dengan melakukan

verifikasi id login dan password. Untuk Kantor Pusat dan Unit Kerja, id login dan password dapat

dibuat melalui Modul Sistem pada aplikasi eProcurement oleh pengguna yang memiliki wewenang

sebagai administrator (admin). Sedangkan untuk penyedia barang/jasa, id login dan password

didapat setelah penyedia barang/jasa melakukan pendaftaran sebagai penyedia barang/jasa

pada menu registrasi penyedia barang/jasa.


8

Gambar 1 : Halaman Depan

II. Halaman Depan

Halaman depan merupakan tampilan awal pada saat pengguna mengakses aplikasi

eProcurement. Menu yang terdapat pada halaman depan merupakan menu yang dapat diakses

tanpa mengharuskan pengguna melakukan login terlebih dahulu. Halaman depan dapat dilihat

seperti Gambar 1.

Halaman depan menampilkan beberapa informasi mengenai eProcurement, terdiri dari :

Registrasi Penyedia Barang/Jasa

digunakan untuk registrasi bagi penyedia barang/jasa yang belum menjadi Penyedia

Barang/Jasa di e-Procurement PT Taspen

Form Login

Merupakan fasilitas yang ditujukan kepada setiap pengguna untuk masuk ke aplikasi

eProcurement.

Pengumuman Pengadaan Barang/Jasa

Merupakan fasilitas aplikasi yang dapat digunakan untuk melihat pengadaan yang ada di

lingkungan Taspen. Pengguna bisa melakukan pencarian pengadaan berdasarkan kata kunci,

wilayah tanggal mulai dan akhir

Hasil Pelelangan

Menampilkan informasi hasil pelelangan yang sudah selesai proses pengadaannya.


9

Berita e-Procurement

Menampilkan informasi yang berkaitan dengan pengadaan barang & jasa.

Lupa Password

Fasilitasi yang diberikan aplikasi apabila user lupa password.

1. Login

Lakukan login pada sistem (Gambar 2) kemudian tekan tombol “Login” maka sistem

akan melakukan verifikasi pengguna, jika diterima sistem akan memberikan tampilan sesuai

dengan hak akses pengguna.

Gambar 2 : Login & Password

Tabel 1 : Data Input Login

Nama Isian Keterangan

Username Isi username

Password Isi Password

Tombol Login Untuk masuk ke aplikasi

III. Registrasi Penyedia Barang/Jasa

Calon mitra kerja yang ingin mendapatkan id login dan password dan mengikuti pengadaan

yang diadakan oleh PT. Taspen harus mendaftarkan diri terlebih dahulu dengan klik tombol

seperti Gambar 3. Dan akan menampilkan form registrasi seperti Gambar 4.

Gambar 3 : Registrasi Penyedia Barang dan jasa


10


11

Gambar 4 : Form Data Perusahaan


12

Tabel 2 : Data Input Form Data Perusahaan


Nama Pengguna Nama dari yang bersangkutan

Nama Login Id Login yang diinginkan untuk digunakan mengakses aplikasi eProcurement

Password Kata kunci yang digunakan sebagai verifikasi pengguna pada saat ingin mengakses aplikasi eProcuremennt

Retype Password Konfirmasi kata kunci

Kualifikasi Kualifikasi perusahaan

Asosiasi(Optional) Asosiasi yang dimiliki perusahaan (dapat dikosongkan)

Mendaftar di Unit Unit tempat pendaftaran penyedia barang/jasa

Nama Perusahaan Nama Perusahaan

Alamat Alamat Perusahaan

Propinsi Propinsi Perusahaan

Kode Pos Kode Pos perusahaan

Telepon Telpon perusahaan

Fax Fax perusahaan

Penanggung Jawab Penanggung Jawab Perusahaan

Email Email Perusahaan

Nama Pimpinan Nama Pimpinan Perusahaan

Nama Admin Nama Admin Perusahaan

No HP Admin No HP Admin Perusahaan

Homepage Homepage Perusahaan

No NPWP No NPWP Perusahaan

Upload Dokumen Dokumen NPWP Perusahaan

No SP PKP No SP PKP Perusahaan

Dokumen SP PKP Dokumen SP PKP Perusahaan

No SIUJK No SIUJK Perusahaan

Tanggal Berakhir SIUJK Tanggal berakhir SIUJK Perusahaan

Dokumen SIUJK Dokume SIUJK Perusahaan

No SIUP/SIUL No SIUP/Surat Izin Usaha Lainnya Perusahaan

Tanggal berakhir SIUP/SIUL Tanggal berakhir SIUP/ Surat Izin Usaha Lainnya Perusahaan

Dokumen SIUP/SIUL Dokumen SIUP/ Surat Izin Usaha Lainnya Perusahaan

No Akta No Akta Perusahaan

Tanggal Akta Tanggal Akta Perusahaan

Dokumen Akta Dokumen Akta perusahaan

No SBU No SBU perusahaan

Tanggal Berakhir SBU Tanggal Berakhir SBU Perusahaan

Dokumen SBU Dokumen SBU perusahaan

No No neraca perusahaan

Dokumen Neraca Dokumen Neraca perusahaan

No Surat Keterangan Domisili Perusahaan


Tanggal Berakhir Surat Keterangan Domisili Perusahaan


Dokumen Surat Keterangan Domisili Perusahaan


No SPT dan SPP Pajak Penghasilan(PPh) badan 3(tiga) bulan terakhir



13


Dokumen SPT dan SPP Pajak Penghasilan(PPh) badan 3(tiga) bulan terakhir


No TDP No TDP

Tanggal Berakhir TDP Tanggal Berakhir TDP

Dokumen TDP Dokumen TDP

No KTP komisaris dan direktur No KTP komisaris dan direktur

Tanggal Berakhir KTP komisaris dan direktur


Dokumen KTP komisaris dan direktur Dokumen KTP komisaris dan direktur

Dokumen Struktur Organisasi Dokumen Struktur Organisasi

No Surat Keagenan No Surat Keagenan

Dokumen Surat Keagenan Dokumen Surat Keagenan

No Angka Pengenal Import No Angka Pengenal Import

Dokumen Pengenal Import Dokumen Pengenal Import

No Sertifikasi Tenaga Ahli No Sertifikasi Tenaga Ahli

Dokumen Sertifikasi tenaga Ahli Dokumen Sertifikasi tenaga Ahli

No Sertifikasi Perusahaan/ Tanda Keanggotaan Asosiasi


Dokumen Sertifikasi Perusahaan/ Tanda Keanggotaan Asosiasi


Upload Dokumen Foto Dokumentasi Tampak dalam dan luar gedung/kantor perusahaan


No Surat Penyedia barang dan/atau jasa dalam pelaksanaan pengadaan secara elektronik


Dokumen Surat Penyedia barang dan/atau jasa dalam pelaksanaan pengadaan secara elektronik


No surat pernyataan direksi/Pengurus tidak dalam sanksi pidana


Dokumen surat pernyataan direksi/Pengurus tidak dalam sanksi pidana


No Surat Pernyataan perusahaantidak dalam kondisi palit


Dokumen Surat Pernyataan perusahaantidak dalam kondisi palit


Dokumen Pakta Integritas Dokumen Pakta Integritas

Tombol Batal Tombol untuk membatalakan registrasi

Tombol Lanjut Tombol untuk menyimpan data registrasi dan lanjut ke pengisian selanjutnya

*wajib diisi/Mandatory


14

Gambar 5 : Tampilan Pop Up Pilih Unit

Tabel 3 : Data Input Pilh Unit


Field Isian Isi kata kunci pencarian

Combo Box Pilih Metode pencarian

Tombol cari Untuk mencari unit

Tombol Pilih Untuk memilih Unit

Setelah pengguna mengisi semua data madatory maka pengguna dapat menekan tombol

lanjut untuk menyimpan semua data dan lanjut ke tahapan selanjutnya yaitu memilih bidang sub

bidang perusahaan seperti Gambar 6 dan Gambar 7.

Gambar 6 : Tambah Bidang Subbidang Perusahaan


15

Gambar 7 : Pilih Bidang Subbidang Perusahaan

Tabel 4 : Data Input Bidang Subbidang


Tombol Tambah Memilih dan menambah bidang dan subbidang perusahaan

Tombol Lanjut Menimpan data dan lanjut ke pengisian selanjutnya

Tombol Pilih Memilih bidang subbidang

Check box Ceklis check box untuk memilih bidang subbidang

Setelah melengkapi data perusahaan, rekanan dapat melengkapi data master bank seperti

pada Gambar 8. Pengguna dapat memilih tombol lanjut untuk menyimpan data master bank atau

tombol skip apabila tidak ingin mengisi master bank dan lanjut ke data selanjutnya

Gambar 8 : Data Master bank


16

Tabel 5 : Data Input Master Bank


Nama Bank Pilih Nama Bank

Cabang Bank Isi cabang Bank

Alamat Isi Alamat Bank

Kota Isi Kota Bank

Nomor Account Isi Nomor Account

Nama Pemegang Account Isi nama pemegang account

Tombol Lanjut Untuk meyimpan data

Tombol Skip Untuk melewati pengisian

Setelah mengisi data master bank pengguna dapat mengisi data pengalaman seperti pada

Gambar 9. Pengguna dapat memilih tombol lanjut untuk menyimpan data pengalaman atau

tombol skip apabila tidak ingin mengisi data pengalaman dan lanjut ke data selanjutnya

Gambar 9 : Data Pengalaman


17

Tabel 6 : Data Input Data Pengalaman


Nama Paket Pekerjaan Isi Nama Paket Pekerjaan

Tombol tambah Untuk menambah bidang subbidang

Lokasi Isi lokasi

Nama Isi nama pemberi tugas/pengguna barang jasa

Alamat Isi alamat pemberi tugas/pengguna barang jasa

telepon Isi telepon pemberi tugas/pengguna barang jasa

nomor Isi nomor kontrak

Tanggal Isi tanggal kontrak

nilai Isi nilai kontrak

kontrak Isi tanggal selesai kontrak

BA Serah terima Isi tanggal BA serah terima

Keterangan pekerjaan Isi keterangan pekerjaan

Tombol upload file Upload dokumen spk/kontrak

Tombol lanjut Untuk lanjut ke tahapan selanjutnya

Tombol skip Untuk membatalkan pengisian

Gambar 10 : Pilih Bidang Subbidang Usaha Pengalaman


18

Tabel 7 : Data Input Bidang Subbidang


Tombol Tambah Memilih dan menambah bidang dan subbidang pengalaman

Tombol Pilih Memilih bidang subbidang usaha pengalaman

Check box Ceklis check box untuk memilih bidang subbidang usaha pengalaman

Setelah pengguna menekan tombil lanjut atau skip, aplikasi akan menampilkan data rekanan

yang telah diisi saat registrasi seperti pada Gambar 11. Pengguna dapat menekan tombol cetak

untuk mencetak data atau kembali untuk kembali kehalaman sebelumnya.


19

Gambar 11 : Form Konfirmasi Data Tersimpan


20

IV. Proses Pengadaan

Rekanan yang telah melakukan registrasi dapat login ke aplikasi menggunakan username

dan password yang telah didaftarkan saat registrasi. Rekanan yang telah mendaftar namun belum

disetujui oleh oleh panitia hanya diperbolehkan mengakses menu seperti pada Gambar 12 dan

rekanan yang telah mendaftar dan telah disetujui dapat mengakses menu seperti pada Gambar

13 dan bisa mengikuti pengadaan.

Gambar 12 : Menu Sebelum Menjadi Vendor Aktif

Gambar 13 : Menu Setelah Menjadi Vendor Aktif

1. Pra Pengadaan

a) Pengumuman Kualifikasi

Pada menu pengumuman kualifikasi, pengguna dapat mendaftar untuk mengikuti tahap

kualifikasi pengadaan yang bersifat umum. Pada halaman indeks, akan ditampilkan daftar

pengadaan yang sesuai dengan jadwal pendaftaran penyedia barang/jasa seperti pada Gambar

14.


21

Gambar 14 : Tampilan Menu Pengumuman Kualifikasi

Tabel 8 : Data Input Menu Pengumuman Kualifikasi


Listbox Organisasi Untuk Memilih Organisasi

Tombol Cari Untuk Mencari Pengumuman Prakualifikasi

Tombol Detil Untuk Melihat Pengumuman Prakualifikasi

Pencarian

Pada form pencarian organisasi, pilihlah organisasi. Setelah selesai tekan tombol “CARI”. Hasil

pencarian akan ditampilkan pada ”Daftar Pengadaan”.

Melihat Data

Pengguna dapat melihat daftar kualifikasi dengan menekan tombol detil pada salah satu

pengumuman kualifikasi. Kemudian aplikasi akan menampilkan pengumuman kualifikasi seperti

pada Gambar 15


22

Gambar 15 : Detail Pengumuman Kualifikasi

Tabel 9 : Data Input Detail Pengumuman Kualifikasi


Tombol Ambil Formulir Kualifikasi Untuk mengunduh formulir kualifikasi pengadaan. Tombol ini hanya akan aktif jika pengadaan masih dalam tahap pendaftaran penyedia barang/jasa.

Tombol Daftar Kualifikasi Untuk mendaftar kualifikasi pengadaan. Tombol ini hanya akan aktif jika pengadaan masih dalam tahap pendaftaran dan pengguna belum terdaftar sebagai calon penyedia barang/jasa kualifikasi pengadaan tersebut.

Setelah pengguna menekan tombol daftar pengadaan, maka aplikasi akan mencatat

pengguna sebagai calon penyedia barang/jasa yang akan mengikuti kualifikasi pengadaan.

Setelah pengguna menyetujui pendaftaran kualifikasi akan ditampilkan Gambar 16.


23

Gambar 16 : Konfirmasi Terdaftar di Kualifikasi

b) Undangan Kualifikasi

Pada menu undangan kualifikasi pengguna dapat melihat dan mengikuti pengadaan

yang ada. Pada index akan ditampilkan daftar undangan kualifikasi seperti pada Gambar 17.

Pengguna dapat mencari undangan kualifikasi berdasrkan unit, nama pengadaan dan kualifikasi

dengan mengisi dan memilih kata kunci pencarian dan klik tombol cari. Pengguna dapat melihat

detil pengadaan dengan mengklik aksi detil

Gambar 17 : Undangan kualifikasi

Tabel 10 : Data Input Undangan Kualifikasi


Unit Isi Unit

Nama Pengadaan Isi Nama Pengadaan

Kualifikasi Pilih Kualifikasi

Tombol Cari Untuk mencari pengadaan

Aksi Detil Untuk melihat detil pengadaan

Pengguna dapat melihat detil data Pra kualifikasi seperti pada Gambar 18. Pengguna dapat

mencetak undangan dengan klik tombol cetak undangan dan daftar pelelangan dengan klik

tombol daftar pelelangan.


24

Gambar 18 : Detil Data Pra Kualifikasi

Setelah pengguna terdaftar akan muncul konfirmasi seperti pada Gambar 19

Gambar 19 : Konfirmasi sudah terdaftar di kualifikasi

Tabel 11 : Data Input detil Pra Kualifikasi dan Konfirmasi sudah terdaftar di kualifikasi


Tombol Cetak Undangan Untuk cetak Undangan

Tombol daftar pelelangan Untuk daftar pelelangan

Tombol kembali Untuk kembali ke halaman sebelumnya

Tombol cetak Untuk mencetak undangan

Ambil dokumen pengadaan Untuk mengambil dokumen pengadaan

c) Jadwal Kualifikasi

Setelah mendaftar pelelangan pengguna dapat melihat jadwal kualifikasi seperti pada

Gambar 20.


25

Gambar 20 : Jadwal Kualifikasi

d) Data Kualifikasi

Pada menu data kualifikasi, pengguna dapat memasukkan data kualifikasi perusahaan

yang dibutuhkan dalam tahap seleksi kualifikasi. Pada halaman indeks, akan ditampilkan daftar

pengadaan yang diikuti oleh pengguna seperti pada Gambar 21. Pengguna dapat melakukan

pencarian pengadaan berdasarkan nomor pengadaan, nama pengadaan, tahun, periode dan

kualifikasi dengan mengisi atau memilih kata kunci pencarian lalu klik cari. Pengguna dapat

mengisi data kualifikasi dengan mengklik aksi detil.

Gambar 21 : Data Kualifikasi

Tabel 12 : Data Input Data Kualifikasi


Nomor pengadaan Isi nomor pengadaan


tahun Isi tahun pengadaan

Periode Pilih Periode


Jenis Pengadaan Pilih Jenis Pengadaan


26


Aksi detil Untuk melihat detil data kualifikasi keuangan

Gambar 22 : Detil Data Kualifikasi Keuangan

Tabel 13 : Data Input Detil Data Kualifikasi keuangan


Nomor Audit Isi Nomor Audit

Tanggal Audit Pilih tanggal audit

Nama auditor Isi Nama Auditor

Aktiva Lancar Isi Aktiva lancar

Aktiva Tetap Isi Aktiva Tetap

Utang Jangka Pendek Isi utang jangka pendek

Utang jangka panjang Isi utang jangka panjang

Kekayaan bersih Isi kekayaan bersih

Tombol simpan Untuk menyimpan data kualifikasi keuangan


e) Hasil Kualifikasi

Setelah dilakukan tahapan evaluasi oleh panitia pengguna dapat melihat hasil

kualifikasi pada menu hasil kualifikasi seperti pada Gambar 23. Pengguna dapat melakukan

pencarian hasil kualifkasi pengadaan berdasarkan nomor pengadaan, nama pengadaan, tahun,

periode dan kualifikasi dengan mengisi atau memilih kata kunci pencarian lalu klik cari. Pengguna

dapat melihat hasil kualifikasi dengan mengklik aksi detil.


27

Gambar 23 : Hasil Kualifikasi

Tabel 14 : Data Input Hasil kualifikasi


Nomor pengadaan Isi nomor pengadaan


tahun Isi tahun pengadaan

Periode Pilih Periode


Jenis Pengadaan Pilih Jenis Pengadaan

Aksi detil Untuk melihat detil data kualifikasi keuangan

Untuk melihat detil hasil kualifikasi pengguna dapat mengklik aksi detil. Data hasil kualifikasi

akan ditampilkan seperti pada Gambar 24. Pengguna dapat mengklik tombol kembali untuk

kembali kehalaman sebelumnya atau tombol cetak undangan untuk mencetak undangan.

Gambar 24 : Hasil Kualifikasi

2. Pengadaan

a) Pengumuman Pengadaan

Pada menu pengumuman pengadaan, pengguna dapat melihat pengumuman

pengadaan pengadaan barang/jasa yang mengikuti proses pengadaan seperti pada Gambar 25.

Pada halaman indeks, akan ditampilkan daftar pengumuman pengadaan dan pencarian

pengumuman pengadaan berdasarkan unit, nama pengadaan dan kualifikasi. Untuk melihat detil

pengadaan pengguna dapat mengklik aksi detil.


28

Gambar 25 : Pengumuman Pengadaan

Tabel 15 : Data Input Pengumuman Pengadaan


Unit Isi Unit



Tombol Cari Untuk mencari pengadaan

Aksi Detil Untuk melihat detil pengadaan

Untuk mendaftar pengadaan, pengguna dapat menglik aksi detil dari pengadaan yang ingin

diikuti lalu klik tombol daftar pengadaan seperti pada Gambar 26. Pengguna yang dapat mengikuti

pengadaan adalah pengguna yang DRT nya belum expired.

Gambar 26 : Detil Daftar Pengadaan

Setelah mendaftar pengadaan pengguna harus mengambil dokumen pengadaan dengan

mengklik tombol ambil dokumen pengadaan seperti pada Pengguna dapat mencetak undangan


29

pengadaan dengan klik tombol cetak dan kembali kehalaman sebelumnya dengan klik tombol

kembali.

Gambar 27 : Konfirmasi sudah terdaftar di pengadaan

Tabel 16 : Data Input Detil Daftar Pengadaan dan Konfirmasi daftar pengadaan


Tombol daftar pelelangan Untuk daftar pelelangan


Tombol cetak Untuk mencetak undangan

Ambil dokumen pengadaan Untuk mengambil dokumen pengadaan

b) Undangan Pengadaan

Pada menu undangan pengadaan, pengguna dapat melihat undangan pengadaan

dan mendaftar pengadaan tersebut. Pada halaman indeks, akan ditampilkan daftar undangan

pengadaan yang sedang berlangsung seperti pada Gambar 28.

Gambar 28 : Tampilan Menu Undangan Pengadaan

Tabel 17 : Data Input Menu Undangan Pengadaan


Listbox Wilayah Untuk Memilih Wilayah


30


Tombol Cari Untuk Mencari Pengumuman Pengadaan

Tombol Detil Untuk Melihat Undangan Pengadaan

Pencarian

Pada form pencarian wilayah, pilihlah wilayah. Setelah selesai tekan tombol “CARI”. Hasil

pencarian akan ditampilkan pada ”Daftar Pengadaan”.

Melihat Data

Pengguna dapat melihat undangan pengadaan dengan menekan tombol detil pada salah satu

undangan pengadaan. Kemudian aplikasi akan menampilkan form pendaftaran pengadaan

seperti pada Gambar 29 .


31

Gambar 29 : Detail Undangan Pengadaan


32

Tabel 18 : Data Input Detail Undangan Pengadaan


Tombol Ambil Dokumen Pengadaan Untuk Mengambil Dokumen Pengadaan

Tombol Daftar Pengadaan Untuk Daftar Pengadaaan

Tombol Cetak Untuk Mencetak Undangan Pengadaan

Klik tombol “Daftar Pelelangan” jika ingin mengikuti pengadaan. Setelah berhasil, akan

ditampilkan konfirmasi pendaftaran pengadaan seperti Gambar 30.

Gambar 30 : Konfirmasi Daftar Undangan Pengadaan

c) Jadwal Pengadaan

Penguna yang telah mendaftar pengadaan dapat melihat jadwal pengadaan seperti

pada Gambar 31.

Gambar 31 : Jadwal Pengadaan


33

d) Data Penawaran

Daftar data penawaran dapat dilihat pada Gambar 32. Pengguna yang dapat

memasukkan data penawaran adalah pengguna yang hadir dalam penjelasan. Pengguna dapat

memasukkan data penawaran dengan mengklik aksi detil yang akan muncul pada pengadaan

yang sedang berlangsung.

Gambar 32 : Data Penawaran

Pengguna harus mengisi detil data penawaran untuk dapat memasukan penawaran harga

seperti pada Gambar 33. Pengguna harus mengupload dokumen data penawaran, mengisi nomor

surat penawaran dan memilih tanggal batas penawaran. Apabila semua data penawaran telah

diisi, pengguna dapat memasukan harga penawaran dengan mengklik tombol lanjut penawaran

harga.


34

Gambar 33 : Detil data Penawaran

Tabel 19 : Data Input Detil Data Penawaran


Tombol upload Untuk dokumen data penawaran

Nomor surat penawaran Isi nomor surat penawaran

Tanggal Pemasukan Surat Penawaran

Otomatis terisi

Tanggal Batas Penawaran Pilih tanggal batas penawaran

Sumber Penjamin Penawaran Isi sumber penjamin penawaran

Nilai Jaminan Penawaran Isi nilai jaminan penawaaraan

Tomblo kembali Kembali ke halaman sebelumnya

Tombol simpan Untuk menyimpan data penawaran

Lanjut penawaran harga Untuk memasukkan penawaran harga

e) Penawaran Harga

Pengguna yang telah mengisi data penawaran dapat memasukkan penawaran harga

seperti pada Gambar 34. Untuk pengadaan dengan metode pelelangan umum pengguna harus

memasukan penawaran dibawah harga hps. Apabila penguna memasukkan penawaran diatas

harga hps akan muncul alert notifikasi untuk memasukkan penawaran dibawah harga HPS. Untuk

pengadaan dengan metode pemilihan langsung pengguna bebas memasukkan jumlah

penawaran. Apabila harga penawaran telah dimasukkan pengguna dapat mengklik tombol simpan

untuk menyimpan data penawaran.


35

Gambar 34 : Data Penawaran harga

Tabel 20 : Detil Data Penawaran harga


Total harga penawaran Isi harga penawaran


Tombol simpan Untuk menyimpan data penawaran harga

Tombol cetak Untuk mencetak data penawaran harga

Pengguna yang diikutkan oleh panitia pengadaan dalam tahapan auction dapat memasukkan

penawaran kembali di menu penawaran harga. Harga penawaran yang boleh dimasukan harus

lebih kecil dari harga penawaran dikurang selisih. Pengguna dapat memasukkan penawaran

berulang kali hingga waktu auction selesai. Pengguna juga dapat melihat peringkat penawaran

yang dimasukkan.


36

Gambar 35 : Masukan Penawaran(Auction)

f) Hasil Penetapan

Setelah proses evaluasi selesai pengguna dapat melihat daftar pemenang pengadaan

seperti pada Gambar 36. Pada hasil penetapan pemenang pengguna dapat melihat nama

penyedia barang/jasa yang ditetapkan sebagai pemenang, nilai teknis, nilai harga, total harga

dan harga. Pengguna juga dapat melihat masa sanggah. Apabila pengguna memiliki sanggahan

dapat mengajukannya ke pihak panitia pengadan.

Gambar 36 : Hasil Penetapan Pemenang


37

g) Hasil Pengadaan

Pada menu hasil pengadaan pengguna dapat melihat hasil pengadaan yang

berlangsung seperti detil pengadaan, log penawaran, calon pemenang dan pemenang seperti

pada Gambar 37, Gambar 38, Gambar 39 dan Gambar 40.

Gambar 37 : Hasil Pengadaan - Detil Pengadaan

Gambar 38 : Hasil Pengadaan-Log Penawaran

Gambar 39 : Hasil Pengadaan-Usulan Calon Pemenang


38

Gambar 40 : Hasil Pengadaan-Pemenang

Tabel 21 : Data Input Hasil Pengadaan


Tombol Daftar pengadaan Untuk melihat log penawaran

Tombol calon pemenang Untuk melihat calon pemenang

Tombol lihat pemenang Untuk melihat oemenang

Tombo kembali Untuk kembali ke halaman sebelumnya

V. Sistem

1. Sertifikat Rekanan

Menu ini dapat digunakan pengguna untuk mencetak sertifikat yang dimiliki oleh

pengguna seperti pada Gambar 41. Pengguna dapat mengklik tombol cetak sertifikat untuk

mencetak sertifikat.

Gambar 41 : Sertifikat Rekanan

2. Ubah Data User

Menu ini dapat digunakan oleh pengguna untuk mengubah data pengguna. Data yang

dapat diubah oleh pengguna adalah Nama Pengguna, Password, dan email seperti padaGambar

42. Klik tombol simpan untuk menyimpan perubahan.


39

Gambar 42 : Ubah Data User

3. Ubah Data Perusahaan

Pada menu ubah data perusahaan pengguna dapat mengubah data perusahaan yang

telah dibuat sebelumnya saat registrasi seperti pada Gambar 43. Klik tombol simpan untuk

menyimpan perubahan.


40

Gambar 43 : Ubah Data Perusahaan

Tabel 22 : Data Input Ubah Data Perusahaan


Kualifikasi Kualifikasi perusahaan

Asosiasi(Optional) Asosiasi yang dimiliki perusahaan (dapat dikosongkan)

Mendaftar di Unit Unit tempat pendaftaran penyedia barang/jasa

Nama Perusahaan Nama Perusahaan

Alamat Alamat Perusahaan

Propinsi Propinsi Perusahaan

Kode Pos Kode Pos perusahaan

Telepon Telpon perusahaan

Fax Fax perusahaan

Penanggung Jawab Penanggung Jawab Perusahaan

Email Email Perusahaan

Nama Pimpinan Nama Pimpinan Perusahaan

Nama Admin Nama Admin Perusahaan

No HP Admin No HP Admin Perusahaan

Homepage Homepage Perusahaan

No NPWP No NPWP Perusahaan

Upload Dokumen Dokumen NPWP Perusahaan

No SP PKP No SP PKP Perusahaan

Dokumen SP PKP Dokumen SP PKP Perusahaan

No SIUJK No SIUJK Perusahaan

Tanggal Berakhir SIUJK Tanggal berakhir SIUJK Perusahaan

Dokumen SIUJK Dokume SIUJK Perusahaan

No SIUP No SIUP Perusahaan

Tanggal berakhir SIUP Tanggal berakhir SIUP Perusahaan

Dokumen SIUP Dokumen SIUP Perusahaan

No Surat Izin Usaha Lainnya No Surat Izin usaha lainnya perusahaan

Tanggal terbit Surat Izin Usaha Lainnya

Tanggal terbit Surat Izin Usaha Lainnya perusahaan


41


Dokumen Surat Izin Usaha Lainnya Dokumen Surat Izin Usaha Lainnya perusahaan

No Akta No Akta Perusahaan

Tanggal Akta Tanggal Akta Perusahaan

Dokumen Akta Dokumen Akta perusahaan

No SBU No SBU perusahaan

Tanggal Berakhir SBU Tanggal Berakhir SBU Perusahaan

Dokumen SBU Dokumen SBU perusahaan

No No neraca perusahaan

Dokumen Neraca Dokumen Neraca perusahaan











No TDP No TDP

Tanggal Berakhir TDP Tanggal Berakhir TDP

Dokumen TDP Dokumen TDP

No KTP komisaris dan direktur No KTP komisaris dan direktur



Dokumen KTP komisaris dan direktur Dokumen KTP komisaris dan direktur

Dokumen Struktur Organisasi Dokumen Struktur Organisasi

No Surat Keagenan No Surat Keagenan

Dokumen Surat Keagenan Dokumen Surat Keagenan

No Angka Pengenal Import No Angka Pengenal Import

Dokumen Pengenal Import Dokumen Pengenal Import

No Sertifikasi Tenaga Ahli No Sertifikasi Tenaga Ahli

Dokumen Sertifikasi tenaga Ahli Dokumen Sertifikasi tenaga Ahli














42








Dokumen Pakta Integritas Dokumen Pakta Integritas

Tombol Batal Tombol untuk membatalakan registrasi

Tombol Lanjut Tombol untuk menyimpan data registrasi dan lanjut ke pengisian selanjutnya

4. Ubah Data Pengalaman

Pada menu ini pengguna dapat mengubah data pengalaman atau menambah data

pengalaman seperti pada Gambar 44. Klik aksi edit untuk mengedit data pengalaman dan tombol

tambah untuk menambah pengalaman.

Gambar 44 : Ubah Data Pengalaman

Tabel 23 : Data Input Ubah Data Pengalaman


Tombol tambah Untuk menambah pengalaman

Aksi edit Untuk mengedit pengalaman

Aksi delete Untuk menghapus pengalaman

5. Ubah Data Bank

Pada menu ubah data bank pengguna dapat mengedit data bank ataupun menambah

data bank lainnya seperti pada Gambar 45. Pengguna dapat mengklik aksi edit untuk mengedit

dan tombol tambah untuk menambah

Gambar 45 : Ubah Data Bank


43

Tabel 24 : Data Input Ubah Data Bank


Tombol tambah Untuk menambah pengalaman

Aksi edit Untuk mengedit pengalaman

Aksi delete Untuk menghapus pengalaman

VI. Penutup

Dengan adanya buku panduan penggunaan aplikasi eProcurement, diharapkan

mempermudah pengguna dalam mengoperasikan aplikasi eProcurement sesuai dengan

pedoman yang terdapat dalam buku ini.

Dengan kemudahan pengoperasian sistem, diharapkan proses pengadaan dapat lebih cepat,

efisien, transparan, dan terintegasi sehingga dapat memberikan nilai tambah serta meningkatkan

daya saing perusahaan.

User Manual (penyedia Barang/Jasa) - e-Procurement...

Documents

Transcript of User Manual (penyedia Barang/Jasa) - e-Procurement...