Post on 13-Jun-2015
description
UPAYA MEMBANGUN ORGANISASI KEMAHASISWAAN PTIK ANGKATAN LV
MENJADI TIM KERJA YANG TANGGUH
I. PENDAHULUAN
1. Latar Belakang
Suatu organisasi dibentuk untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu.
Tujuan-tujuan tersebut antara lain dapat berupa perbaikan pelanggan,
pemenuhan permintaan pasar, peningkatan kualitas produk atau jasa,
meningkatnya daya saing dan meningkatnya kinerja organisasi1. Dalam
pencapaian tujuan-tujuan organisasi dimaksud sangat dipengaruhi oleh
elemen-elemen terkait di dalamnya, antara lain dukungan dari sumber
daya pendukungnya (men, money, materials) serta strategi yang
digunakan yang digunakan (methodes). Pengelolaan sumber daya
pendukung serta penerapan strategi yang tepat akan sangat menentukan
efektifitas dan efisiensi kinerja organisasi sehingga dapat dicapai
keberhasilan-keberhasilan sesuai dengan tujuan-tujuan suatu organisasi.
Keberhasilan-keberhasilan dimaksud tidak ditentukan secara parsial
oleh elemen-elemen yang terkait dengan organisasi karena terdapat saling
ketergantungan (interdependensi) antara satu elemen dengan elemen
lainnya untuk bersinergi secara positif di dalam proses kinerja suatu
organisasi. Misalnya, elemen individu-individu yang mengawaki suatu
organisasi dengan kompetensi yang layak belum tentu membawa
keberhasilan organisasi dalam mencapai tujuannya apabila tidak
terdukung oleh elemen-elemmen lainnya seperti anggaran dan manajemen
kinerja yang tepat.
Tanpa mengecilkan pentingnya posisi elemen-elemen organisasi
lainnya, menurut penulis elemen individu-individu (men) di dalam suatu
organisasi memiliki peranan yang sangat penting (vital) mengingat
individu-individu tersebutlah yang menggerakkan roda organisasi dengan
melakukan pengelolaan terhadap sumber daya organisasi serta
menerapkan strategi keberhasilan pencapaian tujuan organisasi. Oleh
karena itulah diperlukan suatu metode tertentu guna memaksimalkan
1 Prof. Dr. Wibisono, S.E., M. Phil., Manajemen Kinerja, PT. Rajagrafindo Persada, Jakarta, 2007, hal. 9-11.
kinerja organisasi melalui kinerja individu-individu di dalamnya. Salah satu
metode dimaksud adalah melalui kerja tim (teamwork) yang di dalam dunia
manajemen dikenal sebagai salah strategi kunci untuk memberdayakan
orang dan memperbaiki kinerja organisasional karena dengan bekerja
dalam suatu tim akan didapatkan hasil kerja yang lebih besar daripada
penjumlahan hasil kerja individu-individu2.
Organisasi kemahasiswaan PTIK Angkatan LV yang merupakan
representasi dari keseluruhan Mahasiswa PTIK Angkatan LV dan juga
sebagai bagian dari struktur organisasi PTIK3 secara keseluruhan juga
tidak lepas dari kebutuhan akan suatu kerja tim (teamwork) agar dapat
mencapai tujuan-tujuannya. Tidak sekedar tim, namun tim yang tangguh
yang perlu dibangun di dalam organisasi kemahasiswaan PTIK Angkatan
LV sehingga dapat dicapai hasil yang optimal dari perputaran roda
organisai dimaksud.
Mengapa perlu membangun tim yang tangguh dalam organisasi
kemahawasiswaan PTIK Angkatan LV ? Berdasarkan pengamatan penulis,
kinerja organisasi tersebut saat ini belum optimal. Hal itu disebabkan oleh
beberapa faktor tertentu, antara lain tidak terdapatnya visi, misi, tujuan,
sasaran, job description dan hubungan tata cara kerja yang dinyatakan
tegas dan jelas dalam pengelolaan organisasi. Kinerja organisasi hanya
berlandaskan arahan tidak tertulis yang didapat secara turun temurun dari
mahasiswa PTIK yang lebih senior kepada mahasiswa junior4 sehingga
seringkali terjadi kesalahpahaman di antara individu dan
ketumpangtindihan tugas-tugas yang harus diselesaikan.
Oleh karena itu, dalam kesempatan ini, penulis akan membahas
tentang upaya-upaya yang perlu dilakukan dalam memperbaiki
kekurangan-kekurangan atau kelemahan-kelemahan dalam organisasi
kemahasiswaan PTIK Angkatan LV tersebut dengan cara membangun
organisasi dimaksud menjadi suatu tim yang tangguh.
2. Permasalahan
Berdasarkan uraian diatas, yang menjadi permasalahan dalam
pembahasan paper ini adalah “Bagaimana membangun organisasi
kemahasiswaan PTIK Angkatan LV menjadi tim yang tangguh ?”.2 Ibid., hal. 129.3 Pasal 3 Surat Keputusan Gubernur PTIK No. Pol. : SKEP/75/XII/2008, Tanggal 31 Desember 2008 tentang
Perubahan Tata Terib Mahasiswa PTIK.4 Oleh Mahasiswa PTIK disebut dengan istilah “turunan”.
2
3. Persoalan-persoalan
a. Bagaimana kondisi organisasi kemahasiswaan PTIK Angkatan LV
saat ini ?
b. Faktor-faktor apa saja yang mendasari urgensi untuk membangun
organisasi kemahasiswaan PTIK Angkatan LV menjadi tim yang
tangguh ?
c. Bagaimana upaya membangun organisasi kemahasiswaan PTIK
Angkatan LV menjadi tim yang tangguh ?
II. PEMBAHASAN
1. Organisasi kemahasiswaan PTIK Angkatan LV
Organisasi kemahasiswaan PTIK Angkatan LV merupakan bagian
dari kesatuan mahasiswa PTIK yang berada pada Korps Mahasiswa
(Korwa) yang terdiri dari 130 (seratus tiga puluh) mahasiswa dengan
dipimpin oleh seorang Ketua Angkatan yang dibantu oleh 59 (lima puluh
sembilan) mahasiswa lainnya sebagai Pengurus Mahasiswa PTIK
Angkatan LV periode 2009-2010, antara lain Wakil Ketua Angkatan,
Sekretaris, Bendahara, Kabid Mahasiswa, Kasi Pers, Polisi Mahasiswa
(Polwa), Komandan Peleton (Danton), Dewan Musyawarah Mahasiswa
(Demuswa) dan lain-lain. Setiap mahasiswa yang mendapat mandat
sebagai pegurus memiliki tugas pokok, wewenang dan tanggung jawab
tertentu sesuai job description-nya.
Terbentuknya Pengurus Angkatan Mahasiswa PTIK Angkatan LV
diawali dengan pemilihan seorang Mahasiswa PTIK Angkatan LV sebagai
Ketua Angkatan melalui mekanisme voting terhadap beberapa mahasiswa
yang termasuk dalam nominasi sebagai Ketua Angkatan5. Selanjutnya
Ketua Angkatan yang telah terpilih akan memilih beberapa mahasiswa
lainnya dalam suatu susunan kepengurusan Mahasiswa Angkatan LV
yang akan membantunya dalam menggerakkan roda organisasi,
mengingat sesuai dengan sistem organisasi kemahasiswaan yang berlaku
di PTIK bahwa hal tersebut adalah hak prerogatif seorang Ketua Angkatan.
Namun berdasarkan penilaian penulis terhadap pengelolaan
organisasi kemahasiswaan PTIK Angkatan LV masih terdapat kekurangan-
kekurangan atau kelemahan-kelemahan yang bersifat mendasar sebagai
mana diuraiakan sebelumnya, antara lain yaitu tidak terdapatnya visi, misi,
5 Pasal 7 Surat Keputusan Gubernur PTIK No. Pol. : SKEP/75/XII/2008, Tanggal 31 Desember 2008 tentang Perubahan Tata Terib Mahasiswa PTIK.
3
tujuan, sasaran, job description dan hubungan tata cara kerja yang
dinyatakan tegas dan jelas dalam pengelolaan organisasi. Disamping itu
juga tidak terdapat sistem evaluasi kinerja sebagai media kontrol atas
segala yang hal terkait dengan operasionalisasi organisasi sehingga tidak
dapat terukur dengan spesifik apakah organisasi dapat dikatakan telah
berhasil dalam mencapai tujuan-tujuannya atau belum, tidak dapat
ditentukannya secara optimal-baik secara kualitatif maupun kuantitatif-
faktor-faktor yang menjadi kekuatan (strength), kelemahan (weakness),
peluang (opportunity) dan ancaman (thread) bagi organisasi (analisis
SWOT).
Terhadap kekurangan-kekurangan atau kelemahan-kelemahan dalam
suatu organisasi perlu dilakukan suatu diagnosis sehingga dapat dicari
pemecahan masalahnya. Diagnosis dimaksud didasarkan pada
pemahaman tertentu tentang cara berfungsinya suatu organisasi6.
Diagnosis yang digunakan penulis kali ini merupakan kombinasi antara
beberapa model diagnosis yang ada, yaitu model analitikal, model
kecenderungan perilaku kelompok, model konsultasi manajemen, model
sosioteknikal dan model analisis bidang kekuatan7. Contoh riil hasil
diagnosis dari kondisi-kondisi minus dalam organisasi kemahasiswaan
PTIK Angkatan LV yang memerlukan perbaikan antara lain adalah sebagai
berikut :
a. Job description masing-masing mahasiswa yang menjabat sebagai
Perangkat Angkatan LV tidak dinyatakan secara jelas, dalam artian
tidak terdapat ketentuan-ketentuan secara otentik tentang hal
tersebut.
b. Tidak terdapat hubungan tata cara kerja yang jelas, baik secara
internal (antar Perangkat Angkatan LV) maupun eksternal (antara
Perangkat Angkatan LV dengan Senat PMIK serta Lembaga
Pendidikan PTIK).
c. Kurangnya pelibatan partisipasi mahasiswa yang tidak menjabat
selaku Perangkat Angkatan LV untuk turut serta mengembangkan
organisasi kemahasiswaan PTIK Angkatan LV.
6 Prof. Dr. Sondang P. Siagian, MPA, Teori Pengembangan Organisasi, PT. Bumi Aksara, Jakarta, Cetakan ke-5 November 2004, hal. 51-57.
7 Ibid., 57-61.
4
d. Masih belum menyatunya konsepsi pemikiran seluruh individu
Mahasiswa PTIK Angkatan LV sebagai satu kesatuan untuk
mencapai tujuan bersama dikarenakan lebih mendahulukan
kepentingan individu-individu secara parsial dengan kata lain belum
terjadinya integrasi persepsi antar individu Mahasiswa PTIK Angkatan
LV.
e. Dalam sistem rekrutmen Perangkat Angkatan LV tidak terdapat
standar ataupun indikator yang jelas.
f. Tidak jelasnya sasaran/target yang hendak dicapai secara
organisasional.
g. Sistem kontrol terhadap kinerja Perangkat Angkatan LV yang
seharusnya diemban oleh Dewan Musyawarah Mahasiswa PTIK
Angkatan LV (Demuswa) tidak berjalan dengan baik.
2. Faktor-faktor yang mendasari urgensi untuk membangun organisasi
kemahasiswaan PTIK Angkatan LV menjadi tim yang tangguh
TEAM (Together Everyone Achieve More = Melalui kebersamaan,
setiap orang akan mendapatkan sesuatu yang lebih; lebih banyak, lebih
besar dan lebih baik)8. Barangkali ungkapan yang didapat secara
terminologis dari akronim kata ”TEAM” berasal dari bahasa Inggris
tersebut dapat menggambarkan filosofi dasar mengapa suatu tim perlu
dibangun.
Team building atau membangun tim perlu dilakukan dalam suatu
organisasi agar terbentuk tim kerja yang merupakan suatu kelompok
dimana individu-individu di dalamnya dapat menghasilkan suatu tingkat
kinerja yang lebih besar daripada jumlah masukan individu tersebut9. Ada
paradoks menarik ketika kita bekerja di suatu tim yang berfungsi dengan
baik. Tim tidak akan menenggelamkan kekuatan individu, melainkan
mengangkat individu tersebut. Pada saat yang sama, kekuatan individu
kitalah yang terbukti membawa kebesaran tim. Namun, setiap individu
harus memilih kerendahan hati dan semangat kerja sama untuk
menghargai, mendorong, dan membangun kontribusi untuk kepentingan
tim. Dengan demikian, tindakan ini merupakan penyeimbang. Setiap
individu yang menjadi anggota tim harus memiliki kepercayaan tinggi
8 Drs. Poltak Hasiholan Hutadjulu, SH, MM, Memahami Tim Kerja, Presentasi mata kuliah Perilaku Organisasi bagi Mahasiswa PTIK Angkatan LV, Jakarta, 6 Oktober 2009.
9 Ibid.
5
kepada kemampuan diri sendiri dan kemampuan tim. Kepercayaan
tersebut memungkinkan seorang anggota tim melangkah maju atau
mundur, melakukan terobosan-terobosan tertentu sesuai keadaan yang
dihadapinya10.
Dalam membangun sebuah tim tentunya terdapat harapan bahwa tim
tersebut dapat menjadi tim yang tangguh yang dalam ilmu manajemen
dikenal dengan sebutan “high performing teams”, “self managing teams”
atau “superteams”. Beberapa hal yang membedakan sebuah tim yang
tangguh dengan tim biasa adalah bahwa tim yang tangguh11 :
a. mempunyai tujuan bersama yang jelas;
b. berusaha menghilangkan hambatan atas pencapaian tujuan;
c. mempunyai harapan tinggi;
d. terjadi komunikasi yang efektif di antara internal tim maupun dengan
eksternal;
e. mempunyai komitmen terhadap keberhasilan induk organisasi;
f. mengharapkan dukungan pimpinan dan memperjuangkan sumber
daya yang cukup; dan
g. secara tetap mencari cara melakukan sesuatu lebih baik.
Jika tim yang tangguh tersebut berhasil dibangun dalam suatu
organisasi, maka niscaya akan didapat hasil yang optimal pula dari kinerja
suatu organisasi karena dalam suatu organisasi yang berbasis tim,
pencapaian kinerja sangat ditentukan oleh kinerja tim yang terdiri dari
sekelompok orang dengan latar belakang budaya berbeda dan
kompetensinya yang variatif. Keberhasilan tim tersebut akan sangat
ditentukan oleh kemampuan individu-individu di dalamnya untuk bekerja
sama satu dengan yang lainnya12.
Pembangunan atau pengembangan suatu organisasi melalui
pendekatan tim, maka masing-masing pihak yang terlibat di dalam tim
tersebut akan membawa beraneka ragam kekuatan yang sangat
bermanfaat bukan hanya dalam menampilkan kinerja yang efektif, akan
tetapi segera dapat membantu pihak lain untuk mengatasi kelemahannya
sehingga akan menghasilkan integrasi kemampuan, ketrampilan dan daya
10 Pat Williams, The Magic of Team Work, Proven Principles for Building a Winning Team, diterjemahkan oleh Bambang Sucipto dengan judul Rahasia Kekuatan Kerja Tim, Prinsip-Prinsip Nyata Membangun Tim Unggulan (Jakarta : Grasindo, Cetakan ke-2 edisi revisi, 2004), diakses dari situs : http://www.solusi.biz/mod.php?mod=potensi&op=viewarticle&artid=13, tanggal 10 Oktober 2009.
11 Prof. Dr. Wibisono, S.E., M. Phil., loc. cit.12 Ibid., hal. 73.
6
kerja yang mencerminkan adanya iklim saling mempercayai, saling
menghormati dan saling mendukung dalam pemecahan masalah13. Apabila
suatu tim telah dapat bekerja secara efektif, maka akan didapatkan
manfaat-manfaat lain oleh tim tersebut, yaitu14 :
a. pembagian kerja dalam pelaksanaan program perubahan;
b. berbagi pengetahuan dan pengalaman dalam melakukan diagnosa,
penyusunan rencana dan penentuan strategi perubahan;
c. mengurangi perlunakan saran perubahan karena satu pihak
mendukung pihak lain, terutama dalam hal terdapatnya
kecenderungan berbagai pihak dalam organisasi menolak perubahan
tersebut;
d. adanya jaminan bahwa perubahan yang diberlakukan berlangsung
secara berlanjut.
e. Dalam hal terjadinya pasang surut pengembangan organisasi,
elemen internal dan eksternal tim dapat memberikan stimulasi dan
motivasi yang diperlukan.
3. Upaya membangun organisasi kemahasiswaan PTIK Angkatan LV
menjadi tim yang tangguh.
Guna mengatasi kekurangan-kekurangan / kelemahan-kelemahan
yang dimiliki oleh organisasi kemahasiswaan PTIK Angkatan LV saat ini,
sebagaimana hasil diagnosis diatas maupun dalam rangka memecahkan
permasalahan-permasalahan dengan kompleksitas tinggi yang
kemungkinan akan dihadapi oleh organisasi kemahasiswaan PTIK
Angkatan LV ke depan, maka diperlukan suatu upaya-upaya tertentu untuk
mengatasinya, antara lain dengan cara membangun suatu tim yang
tangguh (team building).
Sebagai upaya membangun organisasi kemahasiswaan PTIK
Angkatan LV menjadi suatu tim yang tangguh, banyak metode yang
ditawarkan oleh para ahli menejemen. Dalam kerangka konsepsional dan
strategis, melalui penulisan ini, penulis menggunakan kombinasi atau
rangkaian dari 4 (empat) pendekatan, yaitu melalui proses pengembangan
tim menurut Prof. Dr. Sondang P. Siagian15, MPA, Pat Williams16 dan R. Y.
13 Prof. Dr. Sondang P. Siagian, MPA, op. cit. hal. 40.14 Ibid.15 Ibid. hal 171. Langkah-langkah pengembangan tim : 1) Prakarsa menyelenggarakan pertemuan; 2) Penentuan
sasaran; 3) Pengumpulan data; 4) Perencanaan pertemuan; 5) Penilaian proses pengembangan tim.
7
Chang17 serta dengan memperhatikan 8 (delapan) tipe pemegang peranan
yang dominan dalam suatu tim menurut Dr. Meredith Belbin18, sehingga
didapatkan formulasi upaya-upaya dimaksud sebagai berikut :
a. Proses seleksi Mahasiswa PTIK Perangkat Angkatan LV
Proses seleksi dimaksud merupakan tahap awal yang penting
untuk menentukan klasifikasi individu-individu yang akan terlibat
dalam Perangkat Angkatan LV. Oleh karena itu seyogyanya terdapat
standarisasi, baik terkait metode yang digunakan dalam seleksi
maupun kriteria mahasiswa yang dapat menjadi bagian dari
perangkat suatu angkatan di PTIK. Tidak seperti sistem yang berjalan
saat ini, dimana proses seleksi perangkat angkatan yang diawali
dengan pemilihan Ketua Angkatan tidak terdapat metode standar dan
seolah-olah berjalan secara asal-asalan, yang menurut penulis
sangat tidak sesuai dengan level organisasi di tingkat perguruan
tinggi. Pemilihan Ketua Angkatan dilakukan dengan voting begitu saja
dan selanjutnya terpilihlah seorang Ketua Angkatan berdasarkan
suara terbanyak tanpa ada mekanisme pengawasan dan
pengendalian dari pihak lembaga PTIK.
Menurut penulis, seharusnya dalam proses seleksi ini ada
keterlibatan lembaga. Pada tahapan inilah perlu ditentukan kriteria-
kriteria mahasiswa yang layak menjabat sebagai perangkat angkatan,
baik berdasarkan kemampuan (skill) akademis, mental kepribadian
dan kesamaptaan jasmani yang dimiliki maupun penilaian-penilaian
yang dimilikinya.
Dalam hal ini, dapat digunakan kriteria sebagaimana yang
dikemukakan oleh Meredith Belbin tentang 8 (delapan) tipe
pemegang peranan yang dominan dalam suatu tim. Misalnya,
seorang Ketua Angkatan seyogyanya memiliki kriteria sesuai dengan
16 Pat Williams, loc. cit. 8 (delapan) resep yang memberikan dasar bagi kejayaan dan keberhasilan tim : 1) memperoleh bakat terbaik; 2) mempraktikkan dan mengembangkan kepemimpinan; 3) merangsang komitmen tim; 4) memberikan inspirasi dan antusiasme kepada tim; 5) membangun sikap tim yang kuat; 6) memberdayakan individu supaya menonjol di dalam lingkungan tim; 7) menciptakan lingkungan tim atas dasar saling percaya dan saling menghormati; 8) membangun fondasi karakter tim dan individu.
17 Anonim, diakses dari situs http://kharistya.files.wordpress.com/2009/08/11-membangun-kerja-sama-tim-gol-iii.ppt, pada 10 Oktober 2009. Pengembangan tim yang dinamis menurut R.Y. Chang dilakukan melalui metode : 1) menetapkan arah (drive); 2) bergerak (strive); mempercepat gerak (thrive); sampai (arrive).
18 Dr. Meredith Belbin, dalam Sugeng Nugroho Hadi, “Chemistry SBY-‘?’” (diakses dari situs : http://public.kompasiana.com /2009/05/10/chemistry-sby/, tanggal 10 Oktober 2009). Meredith Belbin dalam penelitiannya tentang management team menyatakan, pada dasarnya orang atau anggota tim dapat dikelompokkan dalam delapan peran dominan yakni: (1) Company worker; (2) Chairman; (3) Shaper; (4) Plan; (5) Resource investigator; (6) Monitor evaluator; (7) Team worker; dan (8) Complete finisher.
8
tipe Chairman (Ketua) karena tipe ini memiliki peranan besar dalam
menentukan dan mengontrol tim mana yang bergerak dalam
menghadapi sasaran kelompok, memiliki kemampuan menggunakan
sumber daya tim dengan mengenali setiap kekuatan dan kelemahan
dalam tim (analisa SWOT) sehingga dapat memanfaatkan potensi-
potensi yang dimiliki oleh tim. Seseorang dengan tipe Chairman
tersebut memilki ciri-ciri antara lain bertanggung jawab atas setiap
tugas-tugasnya, konservatif dan dapat diramalkan pola kerjanya
sehingga kualitas positifnya adalah memiliki kemampuan
mengorganisir yang baik, bekerja keras, berpikiran sehat dan disiplin
pribadi yang tinggi. Namun demikian, terdapat pula kelemahan yang
mungkin terdapat dalam tipe ini yaitu kurang fleksibel dan kaku
terhadap gagasan yang tidak nyata.
Demikian pula dengan mahasiswa yang menempati struktur
dibawah Ketua Angkatan, selayaknya memiliki tipe yang sesuai pula
dengan jabatan yang diembannya, seperti halnya seorang Komandan
Pleton seharusnya dipilih dari mahasiswa yang memiliki etos kerja
yang tinggi dengan karakteristik senantiasa mampu memupuk
semangat para anggota pletonnya, mampu menciptakan proses
komunikasi yang baik antar anggota di dalam pleton dan
menjembatani hasil komunikasi tersebut dengan unsur-unsur diluar
pleton, selalu bersedia membantu mengatasi kesulitan-kesulitan
anggotanya dengan memberikan support sesuai kemampuannya
secara optimal. Tipe ini disebut sebagai Team Worker (Pekerja Tim).
Seseorang yang termasuk dalam tipe ini memiliki ciri-ciri antara lain
sederhana, tidak emosional dan senantiasa berhati-hati dalam
melakukan suatu pekerjaan maupun menghadapi situasi dan kondisi
tertentu sebelum mengambil tindakan sehingga kualitas positif yang
dimilikinya yaitu, senantiasa tanggap terhadap situasi / kondisi
maupun orang-orang di sekitarnya serta mampu meningkatkan
semangat kinerja dari orang-orang yang bekerja sama dengannya.
Sedangkan kelemahan yang mungkin dimiliki oleh tipe Team Worker
adalah kurang fleksibel dan kaku ketika menanggapi gagasan yang
tidak nyata.
9
Untuk jabatan-jabatan lainnya pun seyogyanya perlu ditempati
oleh mahasiswa-mahasiswa yang tipenya sesuai dengan jabatan
yang diembannya, seperti dicontohkan diatas, dimana seorang Ketua
Angkatan selayaknya dijabat mahasiswa yang memiliki kriteria tipe
Chairman dan seorang Komandan Pleton selayaknya dijabat
mahasiswa dengan tipe Team Worker.
Namun, satu hal penting yang perlu dicatat, bahwa tipe-tipe
pemegang peranan yang dominan dalam tim tersebut bukanlah
mutlak suatu bakat yang terbawa sejak lahir oleh seseorang, oleh
karena itu pencapaiannya dapat dengan melalui pelatihan-pelatihan
tertentu19. Sehingga bagi para mahasiswa PTIK Angkatan LV yang
telah terpilih sebagai Perangkat Angkatan LV saat ini pun perlu
memperhatikan peranannya masing-masing dan mengoptimalkannya
dengan memperhatikan kesesuaian peranannya berdasarkan
rumusan Dr. Meredith Belbin tersebut.
b. Penetapan visi, misi, tujuan dan sasaran
Ketika suatu organisasi terbentuk, maka perlu ditetapkan visi,
misi, tujuan dan sasarannya agar organisasi tersebut dapat bekerja
dengan baik, khususnya tim-tim penggerak roda organisasi dimaksud.
Dalam organisasi kemahasiswaan PTIK Angkatan LV misalnya, saat
ini keempat hal tersebut belum ditetapkan secara jelas, walaupun
secara common sense seluruh mahasiswa memiliki perspektif yang
sama bahwa tujuan belajar di PTIK adalah untuk meningkatkan
kualitas kemampuan selaku perwira Polri. Sasaran-sarannya antara
lain, dapat lulus dari PTIK dengan nilai yang baik dan tepat waktu,
tidak terkena permasalahan tertentu yang mengakibatkan mahasiswa
drop in (turun satu tingkat ke angkatan di bawahnya) atau drop out
(dikeluarkan dari PTIK), dan lain-lain.
Hal-hal tersebut tidak dapat dianggap sepele, sehingga perlu
ditetapkan secara bersama-sama oleh seluruh mahasiswa PTIK
Angkatan LV dengan dimotori oleh Perangkat Angkatan LV. Dengan
demikian setiap kinerja mahasiswa sesuai perannya masing-masing
dapat terkontrol dan terukur dengan suatu standar yang telah
19 Disampaikan oleh Drs. Poltak Hasiholan Hutadjulu, SH, MM, Presentasi mata kuliah Perilaku Organisasi : Memahami Tim Kerja, bagi Mahasiswa PTIK Angkatan LV, Jakarta, 6 Oktober 2009.
10
ditentukan dalam visi, misi, tujuan dan sasaran organisasi
kemahasiswaan PTIK Angkatan LV.
c. Penetapan job description
Apabila visi, misi, tujuan dan sasaran telah ditetapkan, maka
diperlukan suatu mekanisme pembagian kerja yang jelas dalam suatu
organisasi. Demikian halnya dengan organisasi kemahasiswaan PTIK
Angkatan LV maupun angkatan-angkatan sebelumnya seharusnya
memiliki hal tersebut, namun faktanya hingga angkatan LV pun,
ternyata organisasi kemahasiswaan di PTIK tidak memiliki job
description yang otentik sama sekali, yang ada hanya job description
berdasarkan “turunan” dari mahasiswa senior.
Melalui penetapan job description tersebut, setiap elemen dalam
organisasi akan dapat bekerja secara proporsional sesuai tanggung
jawab yang diembannya, tidak akan terjadi tumpang tindih tugas
maupun wewenang antar pemegang jabatan dalam struktur
organisasi kemahasiswaan PTIK Angkatan LV dan akan menjadikan
organisasi tersebut efektif dalam bekerja melalui tim-tim yang ada di
dalamnya.
d. Penentuan Hubungan Tata Cara Kerja (HTCK)
Sebagai salah satu organisasi di PTIK, maka organisasi
kemahasiswaan PTIK Angkatan LV juga melakukan interaksi dengan
elemen-elemen lainnya yang ada di PTIK seperti organisasi
kemahasiswaan PTIK Angkatan LIV (mahasiswa senior), jajaran
pejabat Korps Mahasiswa yang berada langsung diatas organisasi
kemahasiswaan PTIK, pejabat teras PTIK dan lain-lainnya serta
interaksi internal antar Perangkat Angkatan LV maupun dengan
Mahasiswa PTIK Angkatan LV di luar Perangkat Angkatan LV.
Interaksi secara organisasional ini perlu dilakukan dengan
mekanisme tertentu yang dikenal sebagai hubungan tata cara kerja
(HTCK). HTCK ini perlu dalam rangka terjaminnya interaksi kinerja
intern dan ekstern organisasi. Melalui HTCK ini, akan terlihat pula
dalam suatu organisasi tentang bagaimana suatu peran harus
dijalankan dan dipertanggungjawabkan. Contohnya, seorang Danton
mahasiswa memiliki tugas dan wewenang terhadap hal-hal yang
berkaitan dengan ruang lingkup pletonnya dan selanjutnya
11
mempertanggungjawabkan hal tersebut secara langsung kepada
Ketua Angkatan karena struktur Danton berada langsung di bawah
Ketua Angkatan. Contoh lainnya adalah, seorang Kasi Agama Islam,
Kasi Agama Kristen, Kasi Agama Hindu dan Kasi Agama Katholik
bertugas menjamin kelangsungan kegiatan peribadatan masing-
masing agama, baik rutin maupun insidentil dan selanjutnya
mempertanggungjawabkannya kepada Kabid Agama.
Apabila tidak terdapat HTCK atau ada HTCK namun tidak
dilaksanakan dengan baik oleh suatu organisasi, maka tentunya
kinerja organisasi tidak akan berjalan dengan maksimal sehingga visi,
misi, tujuan dan sasarannya pun tidak tercapai dengan optimal.
e. Forum partisipatif/pertemuan/rapat/konsolidasi
Keefektifan kinerja organisasi tidak ditentukan oleh kinerja
elemen-elemen pendukungnya secara parsial, namun kesatuan
kinerja dari elemen-elemen tersebut yang saling melengkapi dan
memperkuat satu sama lain merupakan faktor yang menjadikan
kinerja organisasi tersebut efektif.
Oleh karena itulah diperlukan suatu forum pertemuan-pertemuan
antar elemen organisasi baik formal maupun informal dimana setiap
elemen dapat bertemu dan membahas tentang kinerja organisasi
yang telah berjalan maupun strategi-strategi yang perlu diperbaiki dan
ditempuh ke depannya (analisa dan evaluasi = ANEV). Diharapkan
melalui forum-forum yang demikian terjadi konsolidasi seluruh elemen
organisasi sehingga secara keseluruhan dapat menyumbangkan
partisipasinya bagi kemajuan dan keberhasilan kinerja organisasi.
Melalui pemikiran bersama seluruh elemen organisasi dapat dianalisa
faktor-faktor yang menjadi kelemahan (weakness) dan ancaman
(threat) sehingga dapat ditekan bahkan dieliminir dengan
mengoptimalkan potensi peluang (opportunity) dan kekuatan
(strength) yang dimiliki organisasi.
Dalam organisasi kemahasiswaan PTIK Angkatan LV, hal ini
tidak dilakukan secara maksimal. Pertemuan-pertemuan
dilaksanakan seringkali secara insidentil manakala telah terjadi suatu
permasalahan sehingga Perangkat Angkatan LV merasa perlu
mengumpulkan seluruh elemen untuk brain storming guna mencari
12
solusi bersama. Hal ini perlu diperbaiki dengan cara mengaktifkan
forum-forum pertemuan baik rutin maupun insidentil guna
menampung saran, kritik maupun aspirasi dari elemen-elemen
organisasi kemahasiswaan PTIK Angkatan LV.
f. Mekanisme kontrol
Kinerja suatu organisasi termasuk perangkat-perangkat di dalam
strukturnya tidak dapat dibiarkan lepas kendali begitu saja. Oleh
karena itulah diperlukan suatu mekanisme kontrol untuk melakukan
pengawasan dan penilaian terhadap pencapaian kinerja organisasi.
Mekanisme kontrol tersebut antara lain berfungsi manakala
terjadi penyimpangan-penyimpangan-apapun bentuknya-dalam suatu
organisasi, maka dapat diperbaiki kembali melalui mekanisme ini.
Sebagai contoh, keberadaan Polisi Mahasiswa (Polwa) dalam
organisasi kemahasiswaan PTIK Angkatan LV antara lain berfungsi
untuk menegakkan aturan-aturan yang telah ditentukan oleh lembaga
PTIK bagi para mahasiswa PTIK selama mengikuti pendidikan di
PTIK.
Disamping Polwa, terdapat juga Demuswa yang berfungsi
sebagai perwakilan dari berbagai asal usul angkatan berdasarkan
kelulusan di Akademi Kepolisian maupun unsur lulusan D-3 PTIK
(Polwan). Demuswa berperan dalam memberikan saran, maupun
bantuan pertimbangan baik bagi Ketua Angkatan maupun secara
organisasional terhadap seluruh elemen Angkatan LV. Fungsi
tersebut merupakan salah satu dari kategori mekanisme kontrol.
Mekanisme kontrol juga perlu dilakukan oleh pihak eksternal,
misalnya dalam hal ini adalah kontrol oleh pihak Korwa terhadap
perilaku mahasiswa selama mengikuti pendidikan di PTIK. Bagi
mahasiswa yang menyimpang, tentunya akan mendapatkan sanksi
tertentu (punishment) dan sebaliknya bagi mahasiswa yang taat
terhadap aturan serta berprestasi tentu mendapat penghargaan
tertentu (reward).
g. Gaya kepemimpinan
Gaya kepemimpinan dalam suatu organisasi khususnya oleh
pimpinan organisasi termasuk salah satu faktor penentu keberhasilan
kinerja organisasi. Dengan kepemimpinan yang sesuai dengan
13
konteks organisasi maka organisasi tersebut akan dapat dapat
digerakkan oleh pimpinannya untuk mencapai visi, misi, tujuan dan
sasarannya.
Dalam konteks organisasi kemahasiswaan PTIK Angkatan LV,
kepemimpinan secara organisasional tentunya berada pada Ketua
Angkatan LV. Ketua Angkatan LV sebagai salah seorang mahasiswa
yang dipercaya oleh rekan-rekannya untuk memimpin tentunya
memerlukan gaya kepemimpinan tertentu yang sesuai mengingat
elemen-elemen yang dipimpinnya adalah sesama mahasiswa yang
terdiri dari sesama rekan satu angkatan ketika di Akademi Kepolisian
(Angkatan 2003) maupun para senior (Angkatan 2002 sampai dengan
1991).
Oleh karena itulah, menurut pandangan penulis, gaya
kepemimpinan yang sesuai untuk diterapkan dalam posisi sebagai
Ketua Angkatan yaitu gaya kepemimpinan situasional. Kepemimpinan
Situasional adalah suatu metode pelaksanaan kepemimpinan secara
mikro, artinya bagaimana seorang pemimpin harus menghadapi
orang-orang yang dipimpinnya sehari-hari. Jadi sifatnya adalah ilmu
yang praktis dan taktis. Di balik praktek kepemimpinan situasional
terdapat suatu filosofi bahwa seorang pemimpin haruslah mengubah
orang lain, menjadi teladan, serta telaten mengamati kemajuan dari
orang yang ia pimpin. Ia harus memiliki sensitivitas untuk “membaca”
siapa yang ia pimpin sehingga dapat menentukan gaya memimpin
yang paling cocok bagi mereka. Untuk tiap kategori orang tertentu
diperlukan suatu pendekatan atau cara kepemimpinan tersendiri.
Karenanya, Blanchard menekankan perlunya kita meneliti variabel-
variabel yang berpengaruh di dalam kerangka membuat klasifikasi
orang-orang yang dipimpin. Blanchard dan Hersey mendapatkan
bahwa ada 2 (dua) variabel yang berperan di sini yaitu kematangan
pribadi dan tugas kepemimpinan20.
Gaya kepemimpinan situasional mencoba mengkombinasikan
proses kepemimpinan dengan situasi dan kondisi yang ada. Gaya ini
diketengahkan oleh Hersey dan Blancard yang amat menarik untuk
20 Diakses dari situs : http://www.sabda.org/lead/-pdp/skill-kepemimpinan-pdp, pada tanggal 10 Oktober 2009.
14
dipelajari. Menurut gaya kepemimpinan situasional, ada tiga hal yang
saling berhubungan yaitu:
1) Jumlah petunjuk dan pengarahan yang diberikan oleh pimpinan.
2) Jumlah dukungan sosioemosional yang diberikan oleh pimpinan.
3) Tingkat kematangan dan kesiapan para pengikut yang di
tunjukkan dalam melaksanakan tugas kasus, fungsi atau tujuan
tertentu.
Pada dasarnya, konsepsi gaya kepemimpinan situasional
menekankan kepada perilaku pimpinan dengan bawahan (followers)
saja, yang dihubungkan dengan tingkat kematangan dan kesiapan
bawahannya. Kematangan (maturity) dalam hal ini diartikan sebagai
kemauan dan kemampuan dari bawahan (followers) untuk
bertanggung jawab dalam mengarahkan perilaku sendiri. Menurut
Hersey dan Blancard sebagai penemunya (1979), ada empat jenis
tingkat kematangan bawahan (followers) yaitu :
1) Orang yang tidak mampu dan tidak mau atau tidak yakin =>
gaya otokratik.
2) Orang yang tidak mampu tetapi mau => gaya demokratik.
3) Orang yang mampu tetapi tidak mau atau kurang yakin gaya
kepemimpinan partisipasi => gaya kepemimpinan partisipasi.
4) Orang yang mampu dan mau atau yakin => gaya kepemimpinan
delegasi.
Menurut teori situasional, seorang pemimpin yang paling
otokratik sekalipun akan mengubah gaya kepemimpinannya yang
otokratik itu dengan gaya lain, misalnya gaya yang agak demokratik,
apabila situasi tertentu menuntutnya, terutama apabila konsistensi
menggunakan gaya yang otokratik dapat membahayakan
kedudukannya sebagai pimpinan.
h. Integrasi komitmen secara konsisten
Komitmen untuk memajukan dan mencapai keberhasilan
bersama melalui suatu organisasi tidak hanya menjadi kewajiban
pihak-pihak tertentu dalam suatu organisasi, namun menjadi
kewajiban bagi seluruh elemen organisasi.
Dalam hal organisasi kemahasiswaan PTIK Angkatan LV,
komitmen untuk mencapai visi, misi, tujuan dan sasaran yang telah
15
ditetapkan, bukan hanya menjadi tanggung jawab dan kewajiban
Perangkat Angkatan LV saja, namun termasuk juga seluruh
mahasiswa lainnya yang tidak menjabat sebagai Perangkat Angkatan
LV. Komitmen dimaksud harus dilaksanakan secara konsisten, sejak
terbentuknya organisasi dimaksud sampai dengan nantinya ketika
seluruh mahasiswa selesai melaksanakan pendidikan di PTIK.
III. KESIMPULAN
Organisasi kemahasiswaan PTIK Angkatan LV saat ini masih memiliki
kekurangan maupun kelemahan secara organisasional yang perlu diperbaiki.
Kekurangan maupun kelemahan tersebut dapat diketahui melalui proses
diagnosis dengan menggunakan berbagai model yang ada sebagaimana
diuraikan diatas.
Salah satu metode yang dapat ditempuh untuk memperbaiki kualitas
kinerja organisasi kemahasiswaan PTIK Angkatan LV antara lain melalui
metode team building yang saat ini banyak diterapkan dalam manajemen
modern. Jika suatu organisasi dapat dibangun sebagai suatu tim kerja yang
tangguh maka niscaya tercapai pula keberhasilan kinerja dalam organisasi
tersebut. Dalam pelaksanaan team building tersebut perlu diperhatikan teori-
teori maupun metode-metode sebagaimana yang telah dikemukakan oleh para
ahli mengingat teori-teori maupun-metode-metode dimaksud lahir dari suatu
proses penelitian dan telah diaplikasikan secara nyata dengan pencapaian hasil
yang optimal.
Sebagai wujud nyata dalam usaha membangun organisasi
kemahasiswaan PTIK Angkatan LV menjadi tim yang tangguh, dapat ditempuh
melalui upaya-upaya nyata yang sejatinya merupakan perbaikan dari
kekurangan atau kelemahan yang dimiliki organisasi kemahasiswaan PTIK
Angkatan LV saat ini, sebagaimana diuraikan diatas. Sebagai catatan, upaya-
upaya dimaksud berasal dari pemikiran penulis yang dilandasi oleh teori-teori
dan metode-metode team building yang dikemukakan para ahli manajemen
modern, sehingga tatarannya masih pada level konseptual yang masih perlu
koreksi-koreksi secara berkesinambungan apabila dipraktekkan secara nyata.
Jakarta, 19 Oktober 2009
Penulis
16
HANDIK ZUSENNO. MHS. 6877
17