UPAYA MEMBANGUN ORGANISASI KEMAHASISWAAN PTIK ANGKATAN LV

MENJADI TIM KERJA YANG TANGGUH

I. PENDAHULUAN

1. Latar Belakang

Suatu organisasi dibentuk untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu.

Tujuan-tujuan tersebut antara lain dapat berupa perbaikan pelanggan,

pemenuhan permintaan pasar, peningkatan kualitas produk atau jasa,

meningkatnya daya saing dan meningkatnya kinerja organisasi1. Dalam

pencapaian tujuan-tujuan organisasi dimaksud sangat dipengaruhi oleh

elemen-elemen terkait di dalamnya, antara lain dukungan dari sumber

daya pendukungnya (men, money, materials) serta strategi yang

digunakan yang digunakan (methodes). Pengelolaan sumber daya

pendukung serta penerapan strategi yang tepat akan sangat menentukan

efektifitas dan efisiensi kinerja organisasi sehingga dapat dicapai

keberhasilan-keberhasilan sesuai dengan tujuan-tujuan suatu organisasi.

Keberhasilan-keberhasilan dimaksud tidak ditentukan secara parsial

oleh elemen-elemen yang terkait dengan organisasi karena terdapat saling

ketergantungan (interdependensi) antara satu elemen dengan elemen

lainnya untuk bersinergi secara positif di dalam proses kinerja suatu

organisasi. Misalnya, elemen individu-individu yang mengawaki suatu

organisasi dengan kompetensi yang layak belum tentu membawa

keberhasilan organisasi dalam mencapai tujuannya apabila tidak

terdukung oleh elemen-elemmen lainnya seperti anggaran dan manajemen

kinerja yang tepat.

Tanpa mengecilkan pentingnya posisi elemen-elemen organisasi

lainnya, menurut penulis elemen individu-individu (men) di dalam suatu

organisasi memiliki peranan yang sangat penting (vital) mengingat

individu-individu tersebutlah yang menggerakkan roda organisasi dengan

melakukan pengelolaan terhadap sumber daya organisasi serta

menerapkan strategi keberhasilan pencapaian tujuan organisasi. Oleh

karena itulah diperlukan suatu metode tertentu guna memaksimalkan

1 Prof. Dr. Wibisono, S.E., M. Phil., Manajemen Kinerja, PT. Rajagrafindo Persada, Jakarta, 2007, hal. 9-11.

kinerja organisasi melalui kinerja individu-individu di dalamnya. Salah satu

metode dimaksud adalah melalui kerja tim (teamwork) yang di dalam dunia

manajemen dikenal sebagai salah strategi kunci untuk memberdayakan

orang dan memperbaiki kinerja organisasional karena dengan bekerja

dalam suatu tim akan didapatkan hasil kerja yang lebih besar daripada

penjumlahan hasil kerja individu-individu2.

Organisasi kemahasiswaan PTIK Angkatan LV yang merupakan

representasi dari keseluruhan Mahasiswa PTIK Angkatan LV dan juga

sebagai bagian dari struktur organisasi PTIK3 secara keseluruhan juga

tidak lepas dari kebutuhan akan suatu kerja tim (teamwork) agar dapat

mencapai tujuan-tujuannya. Tidak sekedar tim, namun tim yang tangguh

yang perlu dibangun di dalam organisasi kemahasiswaan PTIK Angkatan

LV sehingga dapat dicapai hasil yang optimal dari perputaran roda

organisai dimaksud.

Mengapa perlu membangun tim yang tangguh dalam organisasi

kemahawasiswaan PTIK Angkatan LV ? Berdasarkan pengamatan penulis,

kinerja organisasi tersebut saat ini belum optimal. Hal itu disebabkan oleh

beberapa faktor tertentu, antara lain tidak terdapatnya visi, misi, tujuan,

sasaran, job description dan hubungan tata cara kerja yang dinyatakan

tegas dan jelas dalam pengelolaan organisasi. Kinerja organisasi hanya

berlandaskan arahan tidak tertulis yang didapat secara turun temurun dari

mahasiswa PTIK yang lebih senior kepada mahasiswa junior4 sehingga

seringkali terjadi kesalahpahaman di antara individu dan

ketumpangtindihan tugas-tugas yang harus diselesaikan.

Oleh karena itu, dalam kesempatan ini, penulis akan membahas

tentang upaya-upaya yang perlu dilakukan dalam memperbaiki

kekurangan-kekurangan atau kelemahan-kelemahan dalam organisasi

kemahasiswaan PTIK Angkatan LV tersebut dengan cara membangun

organisasi dimaksud menjadi suatu tim yang tangguh.

2. Permasalahan

Berdasarkan uraian diatas, yang menjadi permasalahan dalam

pembahasan paper ini adalah “Bagaimana membangun organisasi

kemahasiswaan PTIK Angkatan LV menjadi tim yang tangguh ?”.2 Ibid., hal. 129.3 Pasal 3 Surat Keputusan Gubernur PTIK No. Pol. : SKEP/75/XII/2008, Tanggal 31 Desember 2008 tentang

Perubahan Tata Terib Mahasiswa PTIK.4 Oleh Mahasiswa PTIK disebut dengan istilah “turunan”.

2

3. Persoalan-persoalan

a. Bagaimana kondisi organisasi kemahasiswaan PTIK Angkatan LV

saat ini ?

b. Faktor-faktor apa saja yang mendasari urgensi untuk membangun

organisasi kemahasiswaan PTIK Angkatan LV menjadi tim yang

tangguh ?

c. Bagaimana upaya membangun organisasi kemahasiswaan PTIK

Angkatan LV menjadi tim yang tangguh ?

II. PEMBAHASAN

1. Organisasi kemahasiswaan PTIK Angkatan LV

Organisasi kemahasiswaan PTIK Angkatan LV merupakan bagian

dari kesatuan mahasiswa PTIK yang berada pada Korps Mahasiswa

(Korwa) yang terdiri dari 130 (seratus tiga puluh) mahasiswa dengan

dipimpin oleh seorang Ketua Angkatan yang dibantu oleh 59 (lima puluh

sembilan) mahasiswa lainnya sebagai Pengurus Mahasiswa PTIK

Angkatan LV periode 2009-2010, antara lain Wakil Ketua Angkatan,

Sekretaris, Bendahara, Kabid Mahasiswa, Kasi Pers, Polisi Mahasiswa

(Polwa), Komandan Peleton (Danton), Dewan Musyawarah Mahasiswa

(Demuswa) dan lain-lain. Setiap mahasiswa yang mendapat mandat

sebagai pegurus memiliki tugas pokok, wewenang dan tanggung jawab

tertentu sesuai job description-nya.

Terbentuknya Pengurus Angkatan Mahasiswa PTIK Angkatan LV

diawali dengan pemilihan seorang Mahasiswa PTIK Angkatan LV sebagai

Ketua Angkatan melalui mekanisme voting terhadap beberapa mahasiswa

yang termasuk dalam nominasi sebagai Ketua Angkatan5. Selanjutnya

Ketua Angkatan yang telah terpilih akan memilih beberapa mahasiswa

lainnya dalam suatu susunan kepengurusan Mahasiswa Angkatan LV

yang akan membantunya dalam menggerakkan roda organisasi,

mengingat sesuai dengan sistem organisasi kemahasiswaan yang berlaku

di PTIK bahwa hal tersebut adalah hak prerogatif seorang Ketua Angkatan.

Namun berdasarkan penilaian penulis terhadap pengelolaan

organisasi kemahasiswaan PTIK Angkatan LV masih terdapat kekurangan-

kekurangan atau kelemahan-kelemahan yang bersifat mendasar sebagai

mana diuraiakan sebelumnya, antara lain yaitu tidak terdapatnya visi, misi,

5 Pasal 7 Surat Keputusan Gubernur PTIK No. Pol. : SKEP/75/XII/2008, Tanggal 31 Desember 2008 tentang Perubahan Tata Terib Mahasiswa PTIK.

3

tujuan, sasaran, job description dan hubungan tata cara kerja yang

dinyatakan tegas dan jelas dalam pengelolaan organisasi. Disamping itu

juga tidak terdapat sistem evaluasi kinerja sebagai media kontrol atas

segala yang hal terkait dengan operasionalisasi organisasi sehingga tidak

dapat terukur dengan spesifik apakah organisasi dapat dikatakan telah

berhasil dalam mencapai tujuan-tujuannya atau belum, tidak dapat

ditentukannya secara optimal-baik secara kualitatif maupun kuantitatif-

faktor-faktor yang menjadi kekuatan (strength), kelemahan (weakness),

peluang (opportunity) dan ancaman (thread) bagi organisasi (analisis

SWOT).

Terhadap kekurangan-kekurangan atau kelemahan-kelemahan dalam

suatu organisasi perlu dilakukan suatu diagnosis sehingga dapat dicari

pemecahan masalahnya. Diagnosis dimaksud didasarkan pada

pemahaman tertentu tentang cara berfungsinya suatu organisasi6.

Diagnosis yang digunakan penulis kali ini merupakan kombinasi antara

beberapa model diagnosis yang ada, yaitu model analitikal, model

kecenderungan perilaku kelompok, model konsultasi manajemen, model

sosioteknikal dan model analisis bidang kekuatan7. Contoh riil hasil

diagnosis dari kondisi-kondisi minus dalam organisasi kemahasiswaan

PTIK Angkatan LV yang memerlukan perbaikan antara lain adalah sebagai

berikut :

a. Job description masing-masing mahasiswa yang menjabat sebagai

Perangkat Angkatan LV tidak dinyatakan secara jelas, dalam artian

tidak terdapat ketentuan-ketentuan secara otentik tentang hal

tersebut.

b. Tidak terdapat hubungan tata cara kerja yang jelas, baik secara

internal (antar Perangkat Angkatan LV) maupun eksternal (antara

Perangkat Angkatan LV dengan Senat PMIK serta Lembaga

Pendidikan PTIK).

c. Kurangnya pelibatan partisipasi mahasiswa yang tidak menjabat

selaku Perangkat Angkatan LV untuk turut serta mengembangkan

organisasi kemahasiswaan PTIK Angkatan LV.

6 Prof. Dr. Sondang P. Siagian, MPA, Teori Pengembangan Organisasi, PT. Bumi Aksara, Jakarta, Cetakan ke-5 November 2004, hal. 51-57.

7 Ibid., 57-61.

4

d. Masih belum menyatunya konsepsi pemikiran seluruh individu

Mahasiswa PTIK Angkatan LV sebagai satu kesatuan untuk

mencapai tujuan bersama dikarenakan lebih mendahulukan

kepentingan individu-individu secara parsial dengan kata lain belum

terjadinya integrasi persepsi antar individu Mahasiswa PTIK Angkatan

LV.

e. Dalam sistem rekrutmen Perangkat Angkatan LV tidak terdapat

standar ataupun indikator yang jelas.

f. Tidak jelasnya sasaran/target yang hendak dicapai secara

organisasional.

g. Sistem kontrol terhadap kinerja Perangkat Angkatan LV yang

seharusnya diemban oleh Dewan Musyawarah Mahasiswa PTIK

Angkatan LV (Demuswa) tidak berjalan dengan baik.

2. Faktor-faktor yang mendasari urgensi untuk membangun organisasi

kemahasiswaan PTIK Angkatan LV menjadi tim yang tangguh

TEAM (Together Everyone Achieve More = Melalui kebersamaan,

setiap orang akan mendapatkan sesuatu yang lebih; lebih banyak, lebih

besar dan lebih baik)8. Barangkali ungkapan yang didapat secara

terminologis dari akronim kata ”TEAM” berasal dari bahasa Inggris

tersebut dapat menggambarkan filosofi dasar mengapa suatu tim perlu

dibangun.

Team building atau membangun tim perlu dilakukan dalam suatu

organisasi agar terbentuk tim kerja yang merupakan suatu kelompok

dimana individu-individu di dalamnya dapat menghasilkan suatu tingkat

kinerja yang lebih besar daripada jumlah masukan individu tersebut9. Ada

paradoks menarik ketika kita bekerja di suatu tim yang berfungsi dengan

baik. Tim tidak akan menenggelamkan kekuatan individu, melainkan

mengangkat individu tersebut. Pada saat yang sama, kekuatan individu

kitalah yang terbukti membawa kebesaran tim. Namun, setiap individu

harus memilih kerendahan hati dan semangat kerja sama untuk

menghargai, mendorong, dan membangun kontribusi untuk kepentingan

tim. Dengan demikian, tindakan ini merupakan penyeimbang. Setiap

individu yang menjadi anggota tim harus memiliki kepercayaan tinggi

8 Drs. Poltak Hasiholan Hutadjulu, SH, MM, Memahami Tim Kerja, Presentasi mata kuliah Perilaku Organisasi bagi Mahasiswa PTIK Angkatan LV, Jakarta, 6 Oktober 2009.

9 Ibid.

5

kepada kemampuan diri sendiri dan kemampuan tim. Kepercayaan

tersebut memungkinkan seorang anggota tim melangkah maju atau

mundur, melakukan terobosan-terobosan tertentu sesuai keadaan yang

dihadapinya10.

Dalam membangun sebuah tim tentunya terdapat harapan bahwa tim

tersebut dapat menjadi tim yang tangguh yang dalam ilmu manajemen

dikenal dengan sebutan “high performing teams”, “self managing teams”

atau “superteams”. Beberapa hal yang membedakan sebuah tim yang

tangguh dengan tim biasa adalah bahwa tim yang tangguh11 :

a. mempunyai tujuan bersama yang jelas;

b. berusaha menghilangkan hambatan atas pencapaian tujuan;

c. mempunyai harapan tinggi;

d. terjadi komunikasi yang efektif di antara internal tim maupun dengan

eksternal;

e. mempunyai komitmen terhadap keberhasilan induk organisasi;

f. mengharapkan dukungan pimpinan dan memperjuangkan sumber

daya yang cukup; dan

g. secara tetap mencari cara melakukan sesuatu lebih baik.

Jika tim yang tangguh tersebut berhasil dibangun dalam suatu

organisasi, maka niscaya akan didapat hasil yang optimal pula dari kinerja

suatu organisasi karena dalam suatu organisasi yang berbasis tim,

pencapaian kinerja sangat ditentukan oleh kinerja tim yang terdiri dari

sekelompok orang dengan latar belakang budaya berbeda dan

kompetensinya yang variatif. Keberhasilan tim tersebut akan sangat

ditentukan oleh kemampuan individu-individu di dalamnya untuk bekerja

sama satu dengan yang lainnya12.

Pembangunan atau pengembangan suatu organisasi melalui

pendekatan tim, maka masing-masing pihak yang terlibat di dalam tim

tersebut akan membawa beraneka ragam kekuatan yang sangat

bermanfaat bukan hanya dalam menampilkan kinerja yang efektif, akan

tetapi segera dapat membantu pihak lain untuk mengatasi kelemahannya

sehingga akan menghasilkan integrasi kemampuan, ketrampilan dan daya

10 Pat Williams, The Magic of Team Work, Proven Principles for Building a Winning Team, diterjemahkan oleh Bambang Sucipto dengan judul Rahasia Kekuatan Kerja Tim, Prinsip-Prinsip Nyata Membangun Tim Unggulan (Jakarta : Grasindo, Cetakan ke-2 edisi revisi, 2004), diakses dari situs : http://www.solusi.biz/mod.php?mod=potensi&op=viewarticle&artid=13, tanggal 10 Oktober 2009.

11 Prof. Dr. Wibisono, S.E., M. Phil., loc. cit.12 Ibid., hal. 73.

6

kerja yang mencerminkan adanya iklim saling mempercayai, saling

menghormati dan saling mendukung dalam pemecahan masalah13. Apabila

suatu tim telah dapat bekerja secara efektif, maka akan didapatkan

manfaat-manfaat lain oleh tim tersebut, yaitu14 :

a. pembagian kerja dalam pelaksanaan program perubahan;

b. berbagi pengetahuan dan pengalaman dalam melakukan diagnosa,

penyusunan rencana dan penentuan strategi perubahan;

c. mengurangi perlunakan saran perubahan karena satu pihak

mendukung pihak lain, terutama dalam hal terdapatnya

kecenderungan berbagai pihak dalam organisasi menolak perubahan

tersebut;

d. adanya jaminan bahwa perubahan yang diberlakukan berlangsung

secara berlanjut.

e. Dalam hal terjadinya pasang surut pengembangan organisasi,

elemen internal dan eksternal tim dapat memberikan stimulasi dan

motivasi yang diperlukan.

3. Upaya membangun organisasi kemahasiswaan PTIK Angkatan LV

menjadi tim yang tangguh.

Guna mengatasi kekurangan-kekurangan / kelemahan-kelemahan

yang dimiliki oleh organisasi kemahasiswaan PTIK Angkatan LV saat ini,

sebagaimana hasil diagnosis diatas maupun dalam rangka memecahkan

permasalahan-permasalahan dengan kompleksitas tinggi yang

kemungkinan akan dihadapi oleh organisasi kemahasiswaan PTIK

Angkatan LV ke depan, maka diperlukan suatu upaya-upaya tertentu untuk

mengatasinya, antara lain dengan cara membangun suatu tim yang

tangguh (team building).

Sebagai upaya membangun organisasi kemahasiswaan PTIK

Angkatan LV menjadi suatu tim yang tangguh, banyak metode yang

ditawarkan oleh para ahli menejemen. Dalam kerangka konsepsional dan

strategis, melalui penulisan ini, penulis menggunakan kombinasi atau

rangkaian dari 4 (empat) pendekatan, yaitu melalui proses pengembangan

tim menurut Prof. Dr. Sondang P. Siagian15, MPA, Pat Williams16 dan R. Y.

13 Prof. Dr. Sondang P. Siagian, MPA, op. cit. hal. 40.14 Ibid.15 Ibid. hal 171. Langkah-langkah pengembangan tim : 1) Prakarsa menyelenggarakan pertemuan; 2) Penentuan

sasaran; 3) Pengumpulan data; 4) Perencanaan pertemuan; 5) Penilaian proses pengembangan tim.

7

Chang17 serta dengan memperhatikan 8 (delapan) tipe pemegang peranan

yang dominan dalam suatu tim menurut Dr. Meredith Belbin18, sehingga

didapatkan formulasi upaya-upaya dimaksud sebagai berikut :

a. Proses seleksi Mahasiswa PTIK Perangkat Angkatan LV

Proses seleksi dimaksud merupakan tahap awal yang penting

untuk menentukan klasifikasi individu-individu yang akan terlibat

dalam Perangkat Angkatan LV. Oleh karena itu seyogyanya terdapat

standarisasi, baik terkait metode yang digunakan dalam seleksi

maupun kriteria mahasiswa yang dapat menjadi bagian dari

perangkat suatu angkatan di PTIK. Tidak seperti sistem yang berjalan

saat ini, dimana proses seleksi perangkat angkatan yang diawali

dengan pemilihan Ketua Angkatan tidak terdapat metode standar dan

seolah-olah berjalan secara asal-asalan, yang menurut penulis

sangat tidak sesuai dengan level organisasi di tingkat perguruan

tinggi. Pemilihan Ketua Angkatan dilakukan dengan voting begitu saja

dan selanjutnya terpilihlah seorang Ketua Angkatan berdasarkan

suara terbanyak tanpa ada mekanisme pengawasan dan

pengendalian dari pihak lembaga PTIK.

Menurut penulis, seharusnya dalam proses seleksi ini ada

keterlibatan lembaga. Pada tahapan inilah perlu ditentukan kriteria-

kriteria mahasiswa yang layak menjabat sebagai perangkat angkatan,

baik berdasarkan kemampuan (skill) akademis, mental kepribadian

dan kesamaptaan jasmani yang dimiliki maupun penilaian-penilaian

yang dimilikinya.

Dalam hal ini, dapat digunakan kriteria sebagaimana yang

dikemukakan oleh Meredith Belbin tentang 8 (delapan) tipe

pemegang peranan yang dominan dalam suatu tim. Misalnya,

seorang Ketua Angkatan seyogyanya memiliki kriteria sesuai dengan

16 Pat Williams, loc. cit. 8 (delapan) resep yang memberikan dasar bagi kejayaan dan keberhasilan tim : 1) memperoleh bakat terbaik; 2) mempraktikkan dan mengembangkan kepemimpinan; 3) merangsang komitmen tim; 4) memberikan inspirasi dan antusiasme kepada tim; 5) membangun sikap tim yang kuat; 6) memberdayakan individu supaya menonjol di dalam lingkungan tim; 7) menciptakan lingkungan tim atas dasar saling percaya dan saling menghormati; 8) membangun fondasi karakter tim dan individu.

17 Anonim, diakses dari situs http://kharistya.files.wordpress.com/2009/08/11-membangun-kerja-sama-tim-gol-iii.ppt, pada 10 Oktober 2009. Pengembangan tim yang dinamis menurut R.Y. Chang dilakukan melalui metode : 1) menetapkan arah (drive); 2) bergerak (strive); mempercepat gerak (thrive); sampai (arrive).

18 Dr. Meredith Belbin, dalam Sugeng Nugroho Hadi, “Chemistry SBY-‘?’” (diakses dari situs : http://public.kompasiana.com /2009/05/10/chemistry-sby/, tanggal 10 Oktober 2009). Meredith Belbin dalam penelitiannya tentang management team menyatakan, pada dasarnya orang atau anggota tim dapat dikelompokkan dalam delapan peran dominan yakni: (1) Company worker; (2) Chairman; (3) Shaper; (4) Plan; (5) Resource investigator; (6) Monitor evaluator; (7) Team worker; dan (8) Complete finisher.

8

tipe Chairman (Ketua) karena tipe ini memiliki peranan besar dalam

menentukan dan mengontrol tim mana yang bergerak dalam

menghadapi sasaran kelompok, memiliki kemampuan menggunakan

sumber daya tim dengan mengenali setiap kekuatan dan kelemahan

dalam tim (analisa SWOT) sehingga dapat memanfaatkan potensi-

potensi yang dimiliki oleh tim. Seseorang dengan tipe Chairman

tersebut memilki ciri-ciri antara lain bertanggung jawab atas setiap

tugas-tugasnya, konservatif dan dapat diramalkan pola kerjanya

sehingga kualitas positifnya adalah memiliki kemampuan

mengorganisir yang baik, bekerja keras, berpikiran sehat dan disiplin

pribadi yang tinggi. Namun demikian, terdapat pula kelemahan yang

mungkin terdapat dalam tipe ini yaitu kurang fleksibel dan kaku

terhadap gagasan yang tidak nyata.

Demikian pula dengan mahasiswa yang menempati struktur

dibawah Ketua Angkatan, selayaknya memiliki tipe yang sesuai pula

dengan jabatan yang diembannya, seperti halnya seorang Komandan

Pleton seharusnya dipilih dari mahasiswa yang memiliki etos kerja

yang tinggi dengan karakteristik senantiasa mampu memupuk

semangat para anggota pletonnya, mampu menciptakan proses

komunikasi yang baik antar anggota di dalam pleton dan

menjembatani hasil komunikasi tersebut dengan unsur-unsur diluar

pleton, selalu bersedia membantu mengatasi kesulitan-kesulitan

anggotanya dengan memberikan support sesuai kemampuannya

secara optimal. Tipe ini disebut sebagai Team Worker (Pekerja Tim).

Seseorang yang termasuk dalam tipe ini memiliki ciri-ciri antara lain

sederhana, tidak emosional dan senantiasa berhati-hati dalam

melakukan suatu pekerjaan maupun menghadapi situasi dan kondisi

tertentu sebelum mengambil tindakan sehingga kualitas positif yang

dimilikinya yaitu, senantiasa tanggap terhadap situasi / kondisi

maupun orang-orang di sekitarnya serta mampu meningkatkan

semangat kinerja dari orang-orang yang bekerja sama dengannya.

Sedangkan kelemahan yang mungkin dimiliki oleh tipe Team Worker

adalah kurang fleksibel dan kaku ketika menanggapi gagasan yang

tidak nyata.

9

Untuk jabatan-jabatan lainnya pun seyogyanya perlu ditempati

oleh mahasiswa-mahasiswa yang tipenya sesuai dengan jabatan

yang diembannya, seperti dicontohkan diatas, dimana seorang Ketua

Angkatan selayaknya dijabat mahasiswa yang memiliki kriteria tipe

Chairman dan seorang Komandan Pleton selayaknya dijabat

mahasiswa dengan tipe Team Worker.

Namun, satu hal penting yang perlu dicatat, bahwa tipe-tipe

pemegang peranan yang dominan dalam tim tersebut bukanlah

mutlak suatu bakat yang terbawa sejak lahir oleh seseorang, oleh

karena itu pencapaiannya dapat dengan melalui pelatihan-pelatihan

tertentu19. Sehingga bagi para mahasiswa PTIK Angkatan LV yang

telah terpilih sebagai Perangkat Angkatan LV saat ini pun perlu

memperhatikan peranannya masing-masing dan mengoptimalkannya

dengan memperhatikan kesesuaian peranannya berdasarkan

rumusan Dr. Meredith Belbin tersebut.

b. Penetapan visi, misi, tujuan dan sasaran

Ketika suatu organisasi terbentuk, maka perlu ditetapkan visi,

misi, tujuan dan sasarannya agar organisasi tersebut dapat bekerja

dengan baik, khususnya tim-tim penggerak roda organisasi dimaksud.

Dalam organisasi kemahasiswaan PTIK Angkatan LV misalnya, saat

ini keempat hal tersebut belum ditetapkan secara jelas, walaupun

secara common sense seluruh mahasiswa memiliki perspektif yang

sama bahwa tujuan belajar di PTIK adalah untuk meningkatkan

kualitas kemampuan selaku perwira Polri. Sasaran-sarannya antara

lain, dapat lulus dari PTIK dengan nilai yang baik dan tepat waktu,

tidak terkena permasalahan tertentu yang mengakibatkan mahasiswa

drop in (turun satu tingkat ke angkatan di bawahnya) atau drop out

(dikeluarkan dari PTIK), dan lain-lain.

Hal-hal tersebut tidak dapat dianggap sepele, sehingga perlu

ditetapkan secara bersama-sama oleh seluruh mahasiswa PTIK

Angkatan LV dengan dimotori oleh Perangkat Angkatan LV. Dengan

demikian setiap kinerja mahasiswa sesuai perannya masing-masing

dapat terkontrol dan terukur dengan suatu standar yang telah

19 Disampaikan oleh Drs. Poltak Hasiholan Hutadjulu, SH, MM, Presentasi mata kuliah Perilaku Organisasi : Memahami Tim Kerja, bagi Mahasiswa PTIK Angkatan LV, Jakarta, 6 Oktober 2009.

10

ditentukan dalam visi, misi, tujuan dan sasaran organisasi

kemahasiswaan PTIK Angkatan LV.

c. Penetapan job description

Apabila visi, misi, tujuan dan sasaran telah ditetapkan, maka

diperlukan suatu mekanisme pembagian kerja yang jelas dalam suatu

organisasi. Demikian halnya dengan organisasi kemahasiswaan PTIK

Angkatan LV maupun angkatan-angkatan sebelumnya seharusnya

memiliki hal tersebut, namun faktanya hingga angkatan LV pun,

ternyata organisasi kemahasiswaan di PTIK tidak memiliki job

description yang otentik sama sekali, yang ada hanya job description

berdasarkan “turunan” dari mahasiswa senior.

Melalui penetapan job description tersebut, setiap elemen dalam

organisasi akan dapat bekerja secara proporsional sesuai tanggung

jawab yang diembannya, tidak akan terjadi tumpang tindih tugas

maupun wewenang antar pemegang jabatan dalam struktur

organisasi kemahasiswaan PTIK Angkatan LV dan akan menjadikan

organisasi tersebut efektif dalam bekerja melalui tim-tim yang ada di

dalamnya.

d. Penentuan Hubungan Tata Cara Kerja (HTCK)

Sebagai salah satu organisasi di PTIK, maka organisasi

kemahasiswaan PTIK Angkatan LV juga melakukan interaksi dengan

elemen-elemen lainnya yang ada di PTIK seperti organisasi

kemahasiswaan PTIK Angkatan LIV (mahasiswa senior), jajaran

pejabat Korps Mahasiswa yang berada langsung diatas organisasi

kemahasiswaan PTIK, pejabat teras PTIK dan lain-lainnya serta

interaksi internal antar Perangkat Angkatan LV maupun dengan

Mahasiswa PTIK Angkatan LV di luar Perangkat Angkatan LV.

Interaksi secara organisasional ini perlu dilakukan dengan

mekanisme tertentu yang dikenal sebagai hubungan tata cara kerja

(HTCK). HTCK ini perlu dalam rangka terjaminnya interaksi kinerja

intern dan ekstern organisasi. Melalui HTCK ini, akan terlihat pula

dalam suatu organisasi tentang bagaimana suatu peran harus

dijalankan dan dipertanggungjawabkan. Contohnya, seorang Danton

mahasiswa memiliki tugas dan wewenang terhadap hal-hal yang

berkaitan dengan ruang lingkup pletonnya dan selanjutnya

11

mempertanggungjawabkan hal tersebut secara langsung kepada

Ketua Angkatan karena struktur Danton berada langsung di bawah

Ketua Angkatan. Contoh lainnya adalah, seorang Kasi Agama Islam,

Kasi Agama Kristen, Kasi Agama Hindu dan Kasi Agama Katholik

bertugas menjamin kelangsungan kegiatan peribadatan masing-

masing agama, baik rutin maupun insidentil dan selanjutnya

mempertanggungjawabkannya kepada Kabid Agama.

Apabila tidak terdapat HTCK atau ada HTCK namun tidak

dilaksanakan dengan baik oleh suatu organisasi, maka tentunya

kinerja organisasi tidak akan berjalan dengan maksimal sehingga visi,

misi, tujuan dan sasarannya pun tidak tercapai dengan optimal.

e. Forum partisipatif/pertemuan/rapat/konsolidasi

Keefektifan kinerja organisasi tidak ditentukan oleh kinerja

elemen-elemen pendukungnya secara parsial, namun kesatuan

kinerja dari elemen-elemen tersebut yang saling melengkapi dan

memperkuat satu sama lain merupakan faktor yang menjadikan

kinerja organisasi tersebut efektif.

Oleh karena itulah diperlukan suatu forum pertemuan-pertemuan

antar elemen organisasi baik formal maupun informal dimana setiap

elemen dapat bertemu dan membahas tentang kinerja organisasi

yang telah berjalan maupun strategi-strategi yang perlu diperbaiki dan

ditempuh ke depannya (analisa dan evaluasi = ANEV). Diharapkan

melalui forum-forum yang demikian terjadi konsolidasi seluruh elemen

organisasi sehingga secara keseluruhan dapat menyumbangkan

partisipasinya bagi kemajuan dan keberhasilan kinerja organisasi.

Melalui pemikiran bersama seluruh elemen organisasi dapat dianalisa

faktor-faktor yang menjadi kelemahan (weakness) dan ancaman

(threat) sehingga dapat ditekan bahkan dieliminir dengan

mengoptimalkan potensi peluang (opportunity) dan kekuatan

(strength) yang dimiliki organisasi.

Dalam organisasi kemahasiswaan PTIK Angkatan LV, hal ini

tidak dilakukan secara maksimal. Pertemuan-pertemuan

dilaksanakan seringkali secara insidentil manakala telah terjadi suatu

permasalahan sehingga Perangkat Angkatan LV merasa perlu

mengumpulkan seluruh elemen untuk brain storming guna mencari

12

solusi bersama. Hal ini perlu diperbaiki dengan cara mengaktifkan

forum-forum pertemuan baik rutin maupun insidentil guna

menampung saran, kritik maupun aspirasi dari elemen-elemen

organisasi kemahasiswaan PTIK Angkatan LV.

f. Mekanisme kontrol

Kinerja suatu organisasi termasuk perangkat-perangkat di dalam

strukturnya tidak dapat dibiarkan lepas kendali begitu saja. Oleh

karena itulah diperlukan suatu mekanisme kontrol untuk melakukan

pengawasan dan penilaian terhadap pencapaian kinerja organisasi.

Mekanisme kontrol tersebut antara lain berfungsi manakala

terjadi penyimpangan-penyimpangan-apapun bentuknya-dalam suatu

organisasi, maka dapat diperbaiki kembali melalui mekanisme ini.

Sebagai contoh, keberadaan Polisi Mahasiswa (Polwa) dalam

organisasi kemahasiswaan PTIK Angkatan LV antara lain berfungsi

untuk menegakkan aturan-aturan yang telah ditentukan oleh lembaga

PTIK bagi para mahasiswa PTIK selama mengikuti pendidikan di

PTIK.

Disamping Polwa, terdapat juga Demuswa yang berfungsi

sebagai perwakilan dari berbagai asal usul angkatan berdasarkan

kelulusan di Akademi Kepolisian maupun unsur lulusan D-3 PTIK

(Polwan). Demuswa berperan dalam memberikan saran, maupun

bantuan pertimbangan baik bagi Ketua Angkatan maupun secara

organisasional terhadap seluruh elemen Angkatan LV. Fungsi

tersebut merupakan salah satu dari kategori mekanisme kontrol.

Mekanisme kontrol juga perlu dilakukan oleh pihak eksternal,

misalnya dalam hal ini adalah kontrol oleh pihak Korwa terhadap

perilaku mahasiswa selama mengikuti pendidikan di PTIK. Bagi

mahasiswa yang menyimpang, tentunya akan mendapatkan sanksi

tertentu (punishment) dan sebaliknya bagi mahasiswa yang taat

terhadap aturan serta berprestasi tentu mendapat penghargaan

tertentu (reward).

g. Gaya kepemimpinan

Gaya kepemimpinan dalam suatu organisasi khususnya oleh

pimpinan organisasi termasuk salah satu faktor penentu keberhasilan

kinerja organisasi. Dengan kepemimpinan yang sesuai dengan

13

konteks organisasi maka organisasi tersebut akan dapat dapat

digerakkan oleh pimpinannya untuk mencapai visi, misi, tujuan dan

sasarannya.

Dalam konteks organisasi kemahasiswaan PTIK Angkatan LV,

kepemimpinan secara organisasional tentunya berada pada Ketua

Angkatan LV. Ketua Angkatan LV sebagai salah seorang mahasiswa

yang dipercaya oleh rekan-rekannya untuk memimpin tentunya

memerlukan gaya kepemimpinan tertentu yang sesuai mengingat

elemen-elemen yang dipimpinnya adalah sesama mahasiswa yang

terdiri dari sesama rekan satu angkatan ketika di Akademi Kepolisian

(Angkatan 2003) maupun para senior (Angkatan 2002 sampai dengan

1991).

Oleh karena itulah, menurut pandangan penulis, gaya

kepemimpinan yang sesuai untuk diterapkan dalam posisi sebagai

Ketua Angkatan yaitu gaya kepemimpinan situasional. Kepemimpinan

Situasional adalah suatu metode pelaksanaan kepemimpinan secara

mikro, artinya bagaimana seorang pemimpin harus menghadapi

orang-orang yang dipimpinnya sehari-hari. Jadi sifatnya adalah ilmu

yang praktis dan taktis. Di balik praktek kepemimpinan situasional

terdapat suatu filosofi bahwa seorang pemimpin haruslah mengubah

orang lain, menjadi teladan, serta telaten mengamati kemajuan dari

orang yang ia pimpin. Ia harus memiliki sensitivitas untuk “membaca”

siapa yang ia pimpin sehingga dapat menentukan gaya memimpin

yang paling cocok bagi mereka. Untuk tiap kategori orang tertentu

diperlukan suatu pendekatan atau cara kepemimpinan tersendiri.

Karenanya, Blanchard menekankan perlunya kita meneliti variabel-

variabel yang berpengaruh di dalam kerangka membuat klasifikasi

orang-orang yang dipimpin. Blanchard dan Hersey mendapatkan

bahwa ada 2 (dua) variabel yang berperan di sini yaitu kematangan

pribadi dan tugas kepemimpinan20.

Gaya kepemimpinan situasional mencoba mengkombinasikan

proses kepemimpinan dengan situasi dan kondisi yang ada. Gaya ini

diketengahkan oleh Hersey dan Blancard yang amat menarik untuk

20 Diakses dari situs : http://www.sabda.org/lead/-pdp/skill-kepemimpinan-pdp, pada tanggal 10 Oktober 2009.

14

dipelajari. Menurut gaya kepemimpinan situasional, ada tiga hal yang

saling berhubungan yaitu:

1) Jumlah petunjuk dan pengarahan yang diberikan oleh pimpinan.

2) Jumlah dukungan sosioemosional yang diberikan oleh pimpinan.

3) Tingkat kematangan dan kesiapan para pengikut yang di

tunjukkan dalam melaksanakan tugas kasus, fungsi atau tujuan

tertentu.

Pada dasarnya, konsepsi gaya kepemimpinan situasional

menekankan kepada perilaku pimpinan dengan bawahan (followers)

saja, yang dihubungkan dengan tingkat kematangan dan kesiapan

bawahannya. Kematangan (maturity) dalam hal ini diartikan sebagai

kemauan dan kemampuan dari bawahan (followers) untuk

bertanggung jawab dalam mengarahkan perilaku sendiri. Menurut

Hersey dan Blancard sebagai penemunya (1979), ada empat jenis

tingkat kematangan bawahan (followers) yaitu :

1) Orang yang tidak mampu dan tidak mau atau tidak yakin =>

gaya otokratik.

2) Orang yang tidak mampu tetapi mau => gaya demokratik.

3) Orang yang mampu tetapi tidak mau atau kurang yakin gaya

kepemimpinan partisipasi => gaya kepemimpinan partisipasi.

4) Orang yang mampu dan mau atau yakin => gaya kepemimpinan

delegasi.

Menurut teori situasional, seorang pemimpin yang paling

otokratik sekalipun akan mengubah gaya kepemimpinannya yang

otokratik itu dengan gaya lain, misalnya gaya yang agak demokratik,

apabila situasi tertentu menuntutnya, terutama apabila konsistensi

menggunakan gaya yang otokratik dapat membahayakan

kedudukannya sebagai pimpinan.

h. Integrasi komitmen secara konsisten

Komitmen untuk memajukan dan mencapai keberhasilan

bersama melalui suatu organisasi tidak hanya menjadi kewajiban

pihak-pihak tertentu dalam suatu organisasi, namun menjadi

kewajiban bagi seluruh elemen organisasi.

Dalam hal organisasi kemahasiswaan PTIK Angkatan LV,

komitmen untuk mencapai visi, misi, tujuan dan sasaran yang telah

15

ditetapkan, bukan hanya menjadi tanggung jawab dan kewajiban

Perangkat Angkatan LV saja, namun termasuk juga seluruh

mahasiswa lainnya yang tidak menjabat sebagai Perangkat Angkatan

LV. Komitmen dimaksud harus dilaksanakan secara konsisten, sejak

terbentuknya organisasi dimaksud sampai dengan nantinya ketika

seluruh mahasiswa selesai melaksanakan pendidikan di PTIK.

III. KESIMPULAN

Organisasi kemahasiswaan PTIK Angkatan LV saat ini masih memiliki

kekurangan maupun kelemahan secara organisasional yang perlu diperbaiki.

Kekurangan maupun kelemahan tersebut dapat diketahui melalui proses

diagnosis dengan menggunakan berbagai model yang ada sebagaimana

diuraikan diatas.

Salah satu metode yang dapat ditempuh untuk memperbaiki kualitas

kinerja organisasi kemahasiswaan PTIK Angkatan LV antara lain melalui

metode team building yang saat ini banyak diterapkan dalam manajemen

modern. Jika suatu organisasi dapat dibangun sebagai suatu tim kerja yang

tangguh maka niscaya tercapai pula keberhasilan kinerja dalam organisasi

tersebut. Dalam pelaksanaan team building tersebut perlu diperhatikan teori-

teori maupun metode-metode sebagaimana yang telah dikemukakan oleh para

ahli mengingat teori-teori maupun-metode-metode dimaksud lahir dari suatu

proses penelitian dan telah diaplikasikan secara nyata dengan pencapaian hasil

yang optimal.

Sebagai wujud nyata dalam usaha membangun organisasi

kemahasiswaan PTIK Angkatan LV menjadi tim yang tangguh, dapat ditempuh

melalui upaya-upaya nyata yang sejatinya merupakan perbaikan dari

kekurangan atau kelemahan yang dimiliki organisasi kemahasiswaan PTIK

Angkatan LV saat ini, sebagaimana diuraikan diatas. Sebagai catatan, upaya-

upaya dimaksud berasal dari pemikiran penulis yang dilandasi oleh teori-teori

dan metode-metode team building yang dikemukakan para ahli manajemen

modern, sehingga tatarannya masih pada level konseptual yang masih perlu

koreksi-koreksi secara berkesinambungan apabila dipraktekkan secara nyata.

Jakarta, 19 Oktober 2009

Penulis

16

HANDIK ZUSENNO. MHS. 6877

17