Post on 25-Jun-2015
TUGAS PRAKTIKUM
PENGANTAR TEKNOLOGI INFORMASI
“MICROSOFT WORD 2007”
NAMA : HADIJAH
NIM : H12110270
KELOMPOK : OPENSUSE
NAMA ASISTEN : 1. SUPRI BIN HJ AMIR
2. AGUSMAN
3. ABD. RAHMAN M.
4. AKBAR
5. LILIES HANDAYANI
6. FACHRUL ISLAM
7. MUHLIS M. ASRI
8. RESKIANA
LABORATORIUM KOMPUTASI
JURUSAN MATEMATIKA
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS HASANUDDIN
MAKASSAR
2010
Jelaskan isi dari Menu Bar Mailings!
1. Envelopes
Berfungsi untuk membuat dan mencetak kop surat tunggal. Pad kop surat
tersebut dapat dituliskan alamat tujuan.
2. Labels
Berfungsi untuk membuat dan mencetak label tunggal. Misalnya, untuk
menuliskan alamat penyuratan, sebagai sampul file data, sampul CD,
maupun label lembaran.
3. Start Mail Merge
Berfungsi untuk membuat dan mencetak dokumen berbentuk surat
proposal (berbentuk e-mail maupun kop surat) yang akan dibagikan
kepada pelanggan (customer). Setiap surat proposal pada tiap customer
dapat divariasikan personalisasi alamatnya berdasarkan nama pelanggan.
Informasi surat diperoleh dari sumber data.
4. Select Recipients
Berfungsi untuk menentukan dokumen yang digunakan, biasanya berisi
data teks dan grafik dari beberapa versi dokumen yang sebelumnya telah
di-merge, meliputi nama dan alamat pelanggan.
5. Edit Recipient List
Berfungsi untuk mengkoneksikan dokumen ke sumber data yang berisi
daftar nama dan alamat resipien surat proposal. Lalu mengedit daftar
informasi customer dengan menambahkan atau mengurangi daftar nama.
Opsi ini dapat diabaikan jika tidak ada data yang ingin diedit.
6. Highlight Merge Fields
Berfungsi untuk menambahkan placeholders (field mail merge) pada
dokumen yang berisikan informasi data file yaitu menyusun daftar nama
dan alamat customer.
7. Adress Block
Berfungsi untuk menyetarakan bentuk penulisan alamat kop surat
proposal.
8. Greeting Line
Berfungsi untuk membuat pembuka surat yang bentuknya sama pada
semua surat yang akan ditujukan pada semua customer.
9. Insert Merge FieldBerfungsi untuk membuat label surat yang berisikan nama dan alamat
customer.
10. RulesBerfungsi untuk membuat aturan yang mengatur penggabungan surat.
Dalam hal ini, Kita dapat menggunakan aturan jika (if) atau akan tetapi
(then). Perintah tersebut digunakan untuk mengecek daftar nama
pelanggan yang memiliki nomor telepon lokal maupun internasional yang
ada di luar negeri.
11. Match FieldsBerfungsi untuk mecocokkan sumber data dengan kop surat proposal yang
telah dibuat. Menyesuaikan area. Menyesuaikan area memungkinkan anda
untuk menyampaikan arti kata di area berbeda di daftar penerima anda
Contohnya, anda bisa menjadikan area yang telah anda buat, misalnya
‘Home’ disesuaikan dengan ‘Home Phone’.
12. Update LabelsBerfungsi untuk memperbaharui label. Jika anda hendak membuat label,
perbaharuilah semua label yang ada di dalam dokumen untuk
menggunakan informasi dari daftar penerima.Untuk penggabungan surat ,
perintah ini tidak dapat digunakan untuk mencetak surat ini.
13. Preview ResultsBerfungsi untuk khusus digunakan untuk menangani kesalahan (error) yang terjadi saat proses penggabungan surat. Anda juga diberi pilihan untuk memperkirakan error yang akan terjadi saat penggabungan
14. Find RecipientsBerfungsi untuk menemukan penerima. Menemukan dan menampilkan
data yang spesifik dan telah tersimpan di daftar penerima dengan mencari
teksnya.
15. Auto Check for ErrorsBerfungsi untuk khusus digunakan untuk menangani kesalahan (error)
yang terjadi saat proses penggabungan surat. Anda juga diberi pilihan
untuk memperkirakan error yang akan terjadi saat penggabungan.
16. Finish & MergeBerfungsi untuk akhir dan penggabungan. Menyelesaikan penggabungan
surat. Anda bisa membuat dokumen yang lain untuk menyalin surat
tersebut, mengirim semuanya secara langsung ke printer, atau mengerim
semuanya melalui e-mail (surat elektronik).
Membuat Label Undangan dengan Ms Word 2007
Langkah 1
1. Buka Program Ms. Excel
2. Setelah itu, anda tulis nama-nama yang ingin di undang, seperti di bawah ini:
3. Setelah itu jangan lupa di simpan, dengan nama file “Data Undangan”
4. Setelah itu program Ms. Excel nya close.
Langkah 2
Kita akan membuat master label, misalkan kita akan membuat master label
dengan jenis Label 103, langkah yang harus dilakukan adalah :
1. Buka program Ms. Word, seperti di bawah ini
2. Klik menu Mailings – Label,
3. Klik Options.
4. Klik New Label.
Label Name isilah sesuai dengan keinginan anda
Top Margin diukur dari tepi kertas atas sampai ke tepi Label paling atas
Side Margin dari tepi kertas sebelah kiri sampai ke tepi label paling kiri
Vertical Pitch dihitung dari tepi atas label baris pertama sampai ke tepi
atas label baris kedua
Horizontal Pitch dihitung dari tepi kiri label kolom pertama sampai ke
tepi kiri label kolom kedua
Label height, tinggi label dihitung dari tepi atas label sampai tepi bawah
label. Untuk lebih mudahnya tinggi label ini biasanya tertera di bungkus
label yang anda beli,
Label Width, lebar label dihitung dari tepi kiri label sampai tepi kanan
label.
Number across, diisi dengan banyaknya label dalam satu baris
Number down, banyaknya label dalam satu kolom
Page Size, sebaiknya anda pilih ukuran Custom (Catatan: diingat ukuran
Page Size harus sama dengan Page pada pada Properties Printer Anda,
karena jika tidak sama maka hasil Print tidak akan pas)
Page Width, lebar ukuran kertas label
Page Height, tinggi ukuran kertas label
5. Setelah semua terisi dengan benar, kemudian klik OK
6. Klik Ok
7. Klik New Document, maka Ms. Word akan membuka lembar baru seprti di
bawah ini
8. Setelah itu Save, (simpan dalam satu folder dengan data Ms. Excel yang telah
kita buat tadi)
Langkah 3
1. Klik Menu Mailling dan Klik Select Recipients dan Pilih Use Existing List.
2. Buka File Excel (misalnya : Data Undangan) yang anda buat tadi – Klik Open
3. Maka tampil kotak dialog “Select Table”, karena kita tadi menulis nama
undangan di Sheet 1, klik Sheet 1$ – Ok
4. Selanjutnya kita memasukan filed ke dalam table yang kita buat dengan cara
kita klik Insert Merge Field - Kemudian klik Filed satu persatu sesuai dengan
posisi yang diinginkan.
5. Setelah masuk semua maka hasilnya seperti dibawah ini:
6. Hal yang paling penting yang harus dilakukan adalah kita meletakan Next
Record didepan filed nama selain di filed nama pada kolom pertama baris
pertama. Klik Maillings – Rules – Next Record
Sehingga seperti gambar berikut :
7. Untuk melihat hasil penggabungan data tadi dengan cara mengklik Ikon
Dan lihat hasilnya seperti ini :
8. Untuk mengePrintnya…. Klik Finish & Merge – Print Document…
All, jika kita ingin mengeprint semua
Current Record, jika kita hanya ingin mengeprint yang di tampilkan di
record
Form..to…, jika kita ingin mengeprint dari record ke record berapa.
9. Klik Ok
ukuran Page Size harus sama dengan Page pada pada Properties Printer Anda,
karena jika tidak sama maka hasil Print tidak akan pas.
Untuk membuat label 103 dengan Word 2007 lakukan langkah berikut ini :
1. Pilih Menu Mailings – Labels akan muncul kotak dialog Envelopes and labels
2. Pada kotak dialog Envelopes and labels pilih Option, dan akan muncul kotak
dialog Label Option kemudian pilih New Label
3. Setelah anda mengklik New Label maka akan muncul kotak dialog Label
Detail, apabila anda ingin membuat Label 103 isikan data sesuai gambar di
bawah.
4. Setelah mengisi data pada Kotak Dialog New Label anda pilih OK, dan akan
kembali pada kotak dialog Label Option, sekarang pada kotak dialog Label
option akan muncul product number pilih 103 Label yang tadi anda buat,
kemudian pilih OK.
5. Kemudian akan kembali ke Kotak Dialog Encelopes and Labels anda pilih
New Document, sekarang lihat hasilnya.
Mail Merge untuk membuat label nama dan departemen pada daftar
undangan menggunakan kertas label Tom & Jerry No.103, yang umumnya
banyak dijual di toko-toko buku
Langkah-langkahnya, yaitu:
1. Pertama-tama, bukalah Microsoft Word 2007, kemudian pilih tab Mailings
kemudian pilih Start Mail Label
2. Klik tombol New label. Isilah data-datanya sesuai dengan yang tertera pada
gambar.
3. Klik tombol OK.
4. Setelah semua parameter dimasukan,klik Ok terus sampai semua di windows
labels kemudian klik new document sehingga terdapat dokumen baru berbentuk
seperti ini.
5. Persiapkan di dalam satu file Excel, seluruh daftar nama dan alamatnya. Misal
datanya adalah sbb:
6. Kembali lagi ke file yang tadi dibuat di Word, pilih tab Mailings kemudian
pilih Select Recipients à Use Existing List, maka akan muncul window file
browse, pilihlah file excel yang telah kita buat pada langkah 6 diatas.
7. Setelah file excelnya dipilih, akan muncul pilihan sheet mana yang akan
digunakan, pilihlah sheet 1 karena datanya memang ada di sheet1 ini, kemudian
klik OK dan OK lagi, maka data di excel telah masuk kedalam mail merge yang
kita buat.
8.Kemudian pilih Insert Merge Field untuk memasukan field mana saja yang
akan dimasukan kedalam address label yang akan kita buat. Disini kita akan
memasukan field NAMA dan DEP, sehingga tampilannya akan seperti di bawah
ini.
9. Untuk melihat hasilnya, klik Preview Results. Hasilnya adalah sbb:
10. Untuk mencetak label ini ke printer, pilih Finish & Merge kemudian pilih
Print Documents. Bilamana sebelum diprint, ada yang hendak diedit terlebih
dahulu, maka pilih Finish & Merge