Manajemen

Waktu

Proyek

Materi 5

Manajemen Proyek TI

10/11/2012MPTI- Manajemen Waktu1

Pentingnya Jadwal Proyek

• Para Manajer sering menyebut tantangan terbesarnya adalah

menyelesaikan proyek tepat waktu

• Rata-rata waktu “molor” tahun 2005 adalah 222%, dan pada tahun 2010

turun menjadi hanya 163 %

• Waktu mempunyai fleksibilitas paling kecil. Bagaimanapun dia akan

terlewati

• Isu mengenai jadwal adalah alasan utama penyebab konflik dalam

proyek, khususnya pada paruh kedua proyek

2

Conflict Intensity Over the Life of a

Project

3

0.00

0.05

0.10

0.15

0.20

0.25

0.30

0.35

0.40

Project

Formation

Early Phases Middle Phases End Phases

Co

nfl

ict

Inte

nsit

y

Schedules

Priorities

Manpower

Technical opinions

Procedures

Cost

Personality conflicts

Average

Total Conflict

Proses Manajemen Waktu

Proyek• Proses-proses :

– Definisi Aktivitas

– Pengurutan aktivitas

– Perkiraan lama aktivitas

– Pembuatan Jadwal

– Pengendalian Jadwal

4

Pendefinisian Aktivitas

• Jadwal proyek dibuat berdasarkan dokumen-dokumen

dasar pada tahap inisiasi proyek :

– Piagam Proyek : meliputi tanggal mulai dan tanggal

berakhir dan informasi budget

– Pernyataan Scope dan WBS

• Pendefinisian Aktivitas meliputi membuat WBS yang

lebih detil dan tambahan penjelasan untuk memahami

semua pekerjaan yang akan dikerjakan, sehingga kita

bisa membuat membuat estimasi durasi(lama) waktu

yang realistis

5

Pengurutan Aktivitas

• Mencakup review aktivitas dan menentukan saling ketergantungan aktivitas-aktivitas

– Ketergantungan utama: aktivitas yang terkait secara alami dalam pekerjaan; hard logic

– Discretionary dependencies: ditentukan oleh tim proyek; soft logic

– External dependencies: mencakup hubungan antara aktivitas proyek dan aktivita non-proyek

• Ketergantungan aktivitas harus ditentukan untuk keperluan analisis jalur kritis (critical path analysis)

6

Diagram jaringan proyek

• Teknik yang disukai untuk menujukkan urutan aktivitas

• Diagram Jaringan Proyek : skema hubungan logis atau urutan dari

aktivitas-aktivitas proyek

7

Sample Activity-on-Arrow (AOA) Network

Diagram for Project X

8

Arrow Diagramming Method

(ADM)

• Juga disebut diagram jaringan proyek : Activity-On-Arrow (AOA)

• Aktivitas dilambangkan dengan panah

• Bulatan-bulatan atau lingkaran-lingkaran adalah titik-titik mulai dan

selesainya

• Hanya dapat menunjukkan ketergantungan finish-to-start (akhir-ke-

awal)

9

Proses membuat Diagram AOA

1. Tentukan semua aktivitas yang berawal di node 1. Gambarkan node akhirnya dan tanda panah yang menghubungkan node 1 dengan node-node akhirnya. Tulis huruf atau nama aktivitas disertai estimasi durasi yang dibutuhkan pada tanda panah yang berkaitan.

2. Lanjutkan menggambar network diagram, dengan cara menggambarkannya dari kiri ke kanan. Perhatikan node-node yang diikuti oleh 2 atau lebih aktivitas, atau sebaliknya 1 node yang didahului oleh 2 atau lebih aktivitas, jika perlu digabung atau dipisahkan.

3. Diagram terus digambar hingga semua aktivitas tercantum pada diagram, termasuk keterkaitan/ketergantungan satu aktivitas dengan aktivitas lainnya.

4. Perhatikan aturan : semua tanda panah harus mengarah dari kiri ke kanan, dan tidak ada tanda panah yang saling berpotongan.

10/11/2012

MPTI- Manajemen Waktu10

Precedence Diagramming

Method (PDM)

• Aktivitas dilambangkan oleh kotak

• Panah-panah menunjukkan hubungan antar aktivitas

• Lebih populer dari metoda ADM dan digunakan oleh software

manajemen proyek

• Lebih baik dalam menampilkan tipe ketergantungan yang berbeda-

beda

11

Task Dependency Types

12

Contoh PDM Network Diagram

10/11/2012

MPTI- Manajemen Waktu13

Estimasi Durasi Aktivitas

• Setelah mendefinisikan aktivitas serta urutannya, langkah

selanjutnya dalam manajemen adalah mengestimasi durasiyang dibutuhkan oleh aktivitas-aktivitas tsb.

• Durasi adalah jumlah aktual waktu yang dibutuhkan untuk bekerja ditambah dengan waktu

• Effort adalah jumlah hari atau jumlah jam yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan.

• Orang yang melakukan/bertanggung jawab dengan sebuah aktivitas/pekerjaan sebaiknya turut serta dalam mengestimasi durasi aktivitas, sedang para ahli memberi masukan dan mengevaluasi hasilnya.

10/11/2012

MPTI- Manajemen Waktu14

Membangun Jadwal

• Gunakanlah hasil proses manajemen waktu sebelumnya untuk membangun jadwal. Sehingga lebih mudah dalam menentukan tanggal awal dan tanggal akhir dari sebuah aktivitas.

• Tujuan utama dari proses ini adalah membangun jadwal yang realistis sebagai dasar dalam memonitor kemajuan proyek berkaitan dengan keterbatasan waktu.

• Alat yang dapat digunakan antara lain : Gantt Charts, PERT analysis, critical path analysis

10/11/2012

MPTI- Manajemen Waktu15

Gantt Charts

• Gantt charts menampilkan jadwal proyek dengan format standar, yaitu dengan menampilkan daftar aktivitasbeserta tanggal awal dan akhirnya dalam format kalender.

• Simbol-simbolnya :– Belah Ketupat Hitam: milestones or significant events on a

project with zero duration

– Batang Hitam Tebal: summary tasks

– Batang Horisontal Lebih Terang: tasks

– Panah: ketergantungan tasks

10/11/2012

MPTI- Manajemen Waktu16

Gantt Chart for Project X

10/11/2012

MPTI- Manajemen Waktu17

Contoh Gantt Chart untuk

Proyek Perangkat Lunak

10/11/2012

MPTI- Manajemen Waktu18

Milestones

• Milestones adalah kejadian signifikan dalam proyek yang normalnya punya durasi 0

• Ikuti SMART criteria dalam membuat milestones, yaitu:

– Specific

– Measurable

– Attainable

– Realistic

– Time-framed

10/11/2012

MPTI- Manajemen Waktu19

Contoh Tracking Gantt Chart

10/11/2012

MPTI- Manajemen Waktu20

Critical Path Method (CPM)

• CPM is adalah teknik analisis jaringan proyek

untuk memprediksi durasi proyek total

• Jalur kritis untuk suatu proyek adalah rangkaian

aktivitas yang menghasilkan total waktu paling

awal agar proyek bisa selesai

• Jalur kritis adalah jalur paling panjang dalam

diagram jaringan dan mempunyai jumlah

slack yang paling kecil

10/11/2012

MPTI- Manajemen Waktu21

Cara menentukan Critical Path

• Buatlah network diagram yang baik

• Tambahkan durasi untuk tiap aktivitas pada setiah jalur yang ada

pada diagram tersebut.

• Jalur terpanjang adalah critical path

10/11/2012

MPTI- Manajemen Waktu22

Contoh

Asumsi : satuan waktu adalah hari

2 3

4

5

A=2 B=5C=2

D=7

1 6

F=2

E=1

start finish

10/11/2012

MPTI- Manajemen Waktu23

a. Ada berapa jalur dalam network diagram

b. Berapa lama setiap jalur harus dilalui?

c. Tentukanlah critical path?

d. Berpa lama waktu terpendek untuk dapat menyelesaikan

proyek ini?

Simple Example of Determining

the Critical Path

• Consider the following project network diagram. Assume all times

are in days.

24

2 3

4

5

A=2 B=5C=2

D=7

1 6

F=2

E=1

start finish

a. How many paths are on this network diagram? 2

b. How long is each path? Jalur 1 = 10, jalur 2 = 16

c. Which is the critical path? 1-2-3-5-6

d. What is the shortest amount of time needed to complete this

project? 16

Contoh 2

10/11/2012

MPTI- Manajemen Waktu25

Menentukan Jalur Kritis untuk

Project X

26

Issue dalam Critical Path

• Jika satu atau lebih aktivitas dalam jalur kritis memakan waktu lebih lama dari rencana, keseluruhan jadwal proyek akan mundur jika tidak dilakukan langkah perbaikan(koreksi)

• Misconceptions:

– critical path bukanlah critical activities

– Dalam sebuah diagram dapat saja terdapat lebih dari satu critical path

– critical path dapat mengubah kemajuan proyek

10/11/2012

MPTI- Manajemen Waktu27

Analisis Critical Path dalam

membangun Jadwal Proyek• Mengetahui jalur kritis dapat membantu membuat kompromi jadwal

• Free slack or free float adalah lama waktu suatu aktivitas bisa ditunda tanpa menunda waktu dimulainya aktivitas berikutnya

• Total slack or total float adalah lama waktu suatu aktivitas bisa ditunda waktu mulainya tanpa menunda tanggal penyelesaian proyek yang direncanakan

• A forward pass through the network diagram determines the early start and finish dates

• A backward pass determines the late start and finish dates

10/11/2012

MPTI- Manajemen Waktu28

Menghitung Early and Late Start

and Finish Dates

10/11/2012

MPTI- Manajemen Waktu29

Project 2002 Schedule Table View

Showing Free and Total Slack

10/11/2012

MPTI- Manajemen Waktu30

Program Evaluation and Review

Technique (PERT)

• PERT teknik analisis network diagram yang dapat

digunakan untuk mengestimasi durasi proyekdimana terdapat ketidakpastian yang tinggi mengenai

estimasi durasi aktivitas individual

• PERT menggunakan estimasi probabilitas waktu yang

digunakan berdasarkan estimasi durasi aktivitas

optimistic, most likely, dan pessimistic.

10/11/2012

MPTI- Manajemen Waktu31

Formula dan Contoh PERT

• PERT weighted average formula:

optimistic time + 4X most likely time + pessimistic time

6

• Example:

PERT weighted average =

8 workdays + 4 X 10 workdays + 24 workdays = 12 days6

where 8 = optimistic time, 10 = most likely time, and 24 = pessimistic time

10/11/2012

MPTI- Manajemen Waktu32

Mengendalikan perubahan

Jadwal Proyek

• Lakukan pemeriksaan jadwal secara teratur

• Jangan berpikir bahwa setiap orang dapat bekerja

dengan kapasitas 100% setiap saat

• Lakukan rapat yang menyatakan kemajuan proyek

dengan stakeholders dan nyatakanlah keadaan

dengan jelas dan jujur dalam mengkomunikasikan

isu-isu yang berkaitan dengan jadwal

10/11/2012

MPTI- Manajemen Waktu33