Managing Employees’ Performance

www.humanikaconsulting.com

Big PictureBuild

competencies Based

Job Analysis

Job Evaluation

Grading System

Performance Appraisal

Remuneration System

EvaluationFeedback

Cycle System Vision

Project Objectives

Performance management

Performance management: Sebuah proses manajemen dimana para manager

–nya memastikan segala aktivitas dan keluaran yang dihasilkan para karyawan merupakan kontribusi terhadap tujuan (goals) perusahaan.

The process of performance management requires: Mengetahui semua aktivitas dan hasil yang

diharapkan. Melakukan Observasi terhadap semua kegiatan

yang berlangsung. Memberikan umpan balik yang dapat

digunakan sebagai peningkatan prestasi kerja karyawan sesuai dengan yang diharapkan.

Introduction

Performance appraisal (Pengukuran terhadap prestasi kerja karyawan) merupakan hal yang utama dalam pengukuran kinerja management yang dibuat oleh HRD.

Managers Melakukan PA setahun sekali dengan melakukan pengisian Forms.

Appraisals berisi negative information (area pengembangan), sehingga PA dapat menyebabkan ketidak nyamanan bagi appraiser & appraisor.

The Process of PerformanceManagement

Performance Management Stages of the performance management

process include:Defining performance: terkait dengan

pencapaian tujuan organisasi.Measuring performance: pengukuran

yang terkait dengan dimensi dalam usahanya mencapai tujuan.

Providing feedback on performance: managers memberikan informasi terhadap hasil PA sehingga terjadi peningkatan kinerja karyawan.

The Process of PerformanceManagement – cont’d

Stages of the Performance Management

Process

Criteria for Effective Performance Management

Criteria for Effective Performance Management –

cont’d Fit with strategy: membantu dalam

pencapaian tujuan dan pembentukan budaya organisasi.

Validity: penggunaan alat ukur yang terukur

Reliability: konsisten terhadap hasil.Interrater Reliability: digunakan oleh siapa saja hasilnya tetap sama.Test-retest Reliability: digunakan kapan saja hasilnya tetap sama.

Criteria for Effective Performance Management –

cont’d Acceptability:

Pengukuran kinerja harus parktis dan memenuhi standard dalam penggunaannya.

Specific feedback: Pengukuran kinerja harus mampu mengukur secara tepat dimensi-dimensi yang akan diukur sehingga memudahkan dalam pemberian umpan balik dalam kaitannya dengan pengembangan kinerja karyawan.

Step 1: Conduct Employee Orientation Sessions

Melakukan penjelasan dan penajaman tujuan melalui diskusi dan penyebaran kuesioner

I:/GKN0524.ppt

Step 2: Conduct FGD & Interviews

Melakukan Focus Group Discussion dan in depth interview mengenai :

• Mission and Strategies• Job Roles and Challenges• Performance Appraisal Philosophy and Issues• Current Performance Appraisal and Processes

Step 2: Review and Update Job Documentation

Dalam membuat Performance Appraisal terkait dengan job content

• Melakukan pengisian kuesioner yang berisi : accountabilities, requirements and competencies (specific).

• Managers akan me-review, memberikan komentar, dan menyetujuinya.

PT XYZ

Step 3: Evaluate Jobs

Humanika Consulting akan melatih tim dari JTI dalam metodologi evaluasi jabatan. Anggota CommitteeTerdiri dari manajer Senior dan anggota lainnya yang dipilih oleh HRD. Humanika Consulting menggunakan point methods untuk pembuatan job analysisnya.

Step 3: Evaluate Jobs (Cont’d)

Humanika Consulting menggunakan metodologi sebagai berikut :• Membobot Pekerjaan

• Evaluates jobs and not people

Step 3: Evaluate Jobs (Cont’d)

Point Grade Definisi9 Tingkat 1 SMA sederajat18 Tingkat 2 D354 Tingkat 3 D3 pengalaman216 Tingkat 4 S11080 Tingkat 5 S1 pengalaman

Contoh Manual Metoda Point Factor Pendidikan – 1080Faktor ini mengukur sejumlah pendidikan formal yang dipersyaratkan pada keberhasilan suatu jabatan.

Step 3: Evaluate Jobs (Cont’d)

BOBOT

GRADE I

GRADE II

GRADE III

GRADE IV

GRADE V

Ranking

     

31

         1 Kemampuan                Skill 10 20 60 240 1200    Pendidikan 9 18 54 216 1080 2    Pelatihan 3 6 18 72 360    Pengalaman 9 18 54 216 1080               2 Tanggung Jawab  

52

             Pengawasan 10 20 60 240 1200    Keuangan 10 20 60 240 1200    Administrasi 10 20 60 240 1200 1

   Hubungan sosial 12 24 72 288 1440

    Kerahasiaan 10 20 60 240 1200               3 Effort / Usaha  

15

             Mental 11 22 66 264 1320 3    Fisik 4 8 24 96 480               4 Working condition  

2

             Comfortability 1 2 6 24 120 4    Safety 1 2 6 24 120                                    100 100 200 600 2400 12000

POINT FACTOR MATRIX

Step 3: Evaluate Jobs (Cont’d)

Step 4 : making Performance Appraisal

Humanika Consulting akan mendisainkan format untuk form dan metodologi dalam menggunakan PA.

Format PA yang akan digunakan adalah :1. Management by Objective (job desc and target)2. Management by Value (Competencies based – soft

competencies)

Melakukan presentasi terhadap hasil yang telah dilakukan dan menyampaikan rencana dalam sosialisasi job description yang baru (managerial level) dan implementasi (simulasi) dalam menggunakan Performance Appraisal system yang baru.

Step 5: Present Report

Melakukan sosialisasi terhadap sistem yang baru dan melakukan implementasi berupa simulasi sistem yang baru.

Step 6: Socialization and Implementation

Step 7: Evaluation and Feed Back

Melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan implementasi (simulasi) dan melakukan penyempurnaan sistem yang ada.

Terima kasih

www.humanikaconsulting.com