Post on 27-Jan-2016
description
MEMBANGUN AKTIVITAS AUDIT
1. Dasar-Dasar Keberhasilan Audit Internal
Adanya organisasi audit internal merupakan keinginan setiap direktur audit dengan
mengasumsikan dukungan tingkat atas. Dukungan tersebut tentunya bergantung pada
nilai dari produk yang diterima dan kemampuan eksekutif untuk memasarkannya. Sifat
dari produk itu sendiri dapat berupa hal-hal mulai dari verifikasi atas transaksi secara
terperinci sampai penilain imajinatif dari semua operasi didalam lingkup perusahaan dan
studi-studi khusus. Filosofi audit dari direktur yang telah disetujui oleh pihak manajemen
akan menentukan arahnya.
Tanggung jawab direktur audit diuraikan dalam standar 2000,’ Managing The
Internal Auditing Activity”(Mengelola Audit Internal), dari Standar for the Professional
Practice of Intenal Auditing dan Practice Advisory 2010-1. Pada umumnya standar
menyatakan bahwa direktur audit perlu menyiapkan piagam audit; menetukan sasaran
skedul kerja, rencana penempatan staf, anggaran keuangan, dan laporan aktivitas,
membuat draft kebijakan dan prosedur tertulis; mengembangkan aktivitas sumber daya
manusia, melakukan koordinasi dengan auditor eksternal, dan melaksanakan program
pengawasan kualitas.
Dasar independensi, kewenangan, dan status audit internal didalam organisasi akan
berakar pada piagam dari aktivitas tersebut. Unsur piagam audit biasanya ditemukan
dalam dua dokumen;
a. Pernyataan fungsi dan tanggungjawab dari direktur audit,
b. Pernyataan kebijakan organisasi yang mengatur masalah fungsi audit internal.
1.1. Menyusun Pernyataan Fungsi dan Tanggungjawab
Kebanyakan oganisasi umumnya memiliki sekumpulan pernyataan yang
menetapkan wewenang dan tanggungjawab dari posis-posisi utama organisasi tersebut.
Pernyataan-pernyataan ini, berikut arahan kebijakan terkait, menjelaskan kepada
organisasi pandangan para manajemen senior atas tujuan, misi dan wewenang dari setiap
fungsi utama didalam perusahaan. Oleh sebab itu, para auditor internal sebaiknya
memastikan bahwa piagam audit organisasi mereka telah memberikan kerangka kerja
dimana mereka dapat berfungsi dengan cukup independen dan menjamin adanya
objektivitas penuh.
Pernyataan fungsi dan tanggungjawab harus disusun dengan hati-hati sehingga
mencakup seluruh wewenang yang dibutuhkan oleh auditor internal, tetapi tidak
memberikan tanggungjawab yang dapat mempengaruhi objektivitas mereka atau
mungkin tidak dapat mereka laksanakan. Pernyataan tersebut hendaknya tidak
1
membatasi auditor hanya sekedar pada permasalahan-permasalahan akuntansi dan
keungan. Demikian juga dengan penugasan untuk fungsi-fungsi yang tidak tepat,
misalnya rekonsiliasi rekening koran. Dilain pihak, pernyataan tersebut hendaknya tidak
meminta auditor memberikan opini tentang aktivitas dari fungsi-fungsi operasional atau
teknis kecuali jika telah terdapat kriteria yang baku. Atas dasar ini banyak pernyataan
menekankan pada penelaahan kontrol manajemen, bukannya penilaian kinerja. auditor
internal yang kompeten dapat melakukan penelaahan atas kontrol-kontrol administratif
dan manajerial dari seluruh aktivitas yang terdapat didalam organisasi. Kemampuan ini
jelas tidak termasuk pelaksanaan evaluasi atas kinerja profesional atau aktivitas-aktivitas
teknis yang membutuhkan studi dan pengetahuan khusus. Akan tetapi auditor hendaknya
tidak dihalang-halangi dalam melaksanakan peran konsultasinya untuk mengevaluasi
kinerja dari aktivitas keuangan dan administratif dimana mereka cukup kompeten untuk
menilainya.
1.2. Merencanakan Pernyataan Kebijakan
Dukungan dari pihak manajemen harus dinyatakan secara jelas dan per kategori
didalam pernyataan kebijakan tertinggi organisasi. Pernyataan ini harus spesifik dan
hendaknya menjelaskan lingkup dan status dari audit internal didalam organisasi,
sasarannya dalam memberikan tambahan nilai dan kontribusi kepada peningkatan
penyelenggaraan perusahaan, serta wewenang untuk melakukan audit, mengeluarkan
laporan, memberikan rekomendasi, dan mengevaluasi tindakan perbaikan.
Tidak semua organisasi siap mengeluarkan sebuah pernyataan kebijakan yang
berkaitan dengan seluruh tanggungjawab. Beberapa akan dibatasi lingkup dan
tanggungjawab yang dimiliki oleh auditor internal. Tentunya seluruh aktivitas audit
internal harus melakukan fungsinya dalam lingkungan dimana ia berada. Dalam upaya
untuk mencari status organisasional yang terjamin dan piagam yang efektif, auditor
internal perlu mempertimbangkan bantuan dari auditor eksternal. Akuntan-akuntan
independen harus mendapatkan keyakinan akan adanya independensi, objektivitas, dan
lingkup yang tidak terbatas dari aktivitas audit internal jika mereka ingin
menggunakanhasil pekerjaan audit internal secara maksimal. Audit eksternal harus tidak
memiliki kekhawatiran bahwa pekerjaan auditor internal dapat dimanipulasi karena
adanya hubungan internal atau ketakutan akan pembalasan, atau setiap kelemahan
operasi internal yang dilaporkan dapat tidak diperbaiki. Karenanya, auditor eksternal
memiliki kepentingan atas fungsi audit internal. Keinginan mereka untuk mengandalkan
audit internal akan berkurang jika piagam audit internal tidak menyatakan dengan jelas
misi yang komprehensif dari aktivitas tersebut. Sebaliknya, auditor internal juga harus
2
diyakinkan mengenai independensi auditor eksternal. Kurangnya independensi harus
diberitahukan kepada komite audit dan dewan komisaris.
2. Penekanan Kebijakan Perusahaan
Pernyataan kebijakan menggambarkan maksud nyata dari manajemen. Pernyataan
kebijakan tidak selalu dapat diartikan sebagai suatu keharusan atau membuktikan adanya
dukungan penuh dari manajemen terhadap kebijakan tersebut. Hal ini terutama terjadi
pada aktivitas audit internal. Masih banyak terdapat manajer operasional yang
menganggap audit internal sebagai sebuah fungsi pengecekan minor saja, mereka tidak
memandangnya sebagai suatu kepanjangan tangan dari manajemen senior atau
sumberdaya yang bisa digunakan. Oleh karenanya,, untuk maksud tersebut mereka
masih harus mendapatkan penjelasan lebih lanjut. Agar audit internal yang profesional
dapat berjalan dengan efektif, manajemen senior dan dewan harus menunjukkan dengan
jelas bahwa mereka benar-benar mengandalkan dan mendukung aktivitas audit internal.
2.1. Membuat Draft Deskripsi Kerja
Pernyataan tentang fungsi dan tanggung jawab serta arahan dari manajemen akan
menentukan posisi seorang direktur audit dan memberikan dia tempat dalam
menjalankan fungsinya. Akan tetapi fungsi tersebut tidak akan dapat berjalan dengan
efektif tanpa adanya staf yang tepat. Oleh karena itu staf audit harus memiliki status yang
memadai didalam organisasi untuk posisi hierarkis maupun tingkat gaji. Dikebanyakan
organisasi, terdapat bagian atau komite khusus yang meninjau gaji karyawan secara
berkala. Komite ini menentukan tingkat gaji yang sebagian besar didasarkan pada
penelaahan deskripsi kerja.
Deskripsi kerja untuk berbagai tingkatan bisa memiliki dampak yang signifikan
pada organisasi audit. Audit internal modern menuntut tingkatan usaha audit tertinggi.
Hanya auditor terbaik yang dapat melaksanakannya dengan sukses dan menepati janji
yang telah diberikan oleh direktur audit kepada manajemen. Seperti yang telah sering
ditunjukkan, fungsi audit internal akan dapat memberikan hasil yang lebih baik dengan
menggunakan sedikit staf auditor yang kompeten jika dibandingkan dengan banyak staf
auditor namun dengan kemampuan yang biasa-biasa saja. Sudah pasti fungsi tersebut
tidak akan dapat tercapai tanpa orang-orang yang cerdas, penuh intuisi, imajinatif, dan
punya inisiatif, yang juga harus disertai dengan pemahaman dan kemampuan untuk
berhubungan dengan orang lain. Orang-orang dengan kualitas sepeerti ini sangat dihargai
didunia kerja.
Atas alasan tersebut pembuatan draft deskripsi kerja harus dilakukan dengan hati-
hati. Deskripsi kerja hendaknya menentukan persyaratan-persyaratan yang hanya dapat
3
dicapai oleh auditor-auditor terbaik, bukan yang biasa-biasa saja. Deskripsi kerja seperti
itu akan menjustifikasi pemberian gaji yang dapat menarik minat orang-orang terbaik,
bukan hanya dari pasar tenaga kerja, tetapi juga dari dalam perusahaan itu sendiri.
Dibanyak organisasi audit yang besar, dengan operasi dan lokasi yang tersebut dimana-
mana hierarki dari jabatan-jabatan pada umumnya adalah:
a. Direktur audit
b. Manajer
c. Supervisor senior
d. Supervisor
e. Staf
3. Struktur dan Strategi Aktivitas Audit
3.1. Organisasi Audit
Kebanyakan aktivitas audit internal dibagi menjadi dua atau tiga segmen. Segmen
pertama adalah organisasi lini yang terdiri atas auditor, supervisor, dan manajer yang
melaksanakan audit; pekerjaan lapangan, perencanaan, supervisi, hubungan dengan
klien, dan pembuatan laporan. Segmen yang lain terdiri atas dua bagian-administrasi atau
pendukung. Dibeberapa organisasi audit kedua bagian tersebut digabung menjadi satu.
Pada aktivitas audit internal yang lebih kecil, kedua bagian ini mungkin menjadi
tanggung jawab dari direktur audit dan mungkin seorang asisitennya. Berikut ini adalah
sebuah kerangka singkat dari fungsi-fungsi yang terdapat dalam setiap bagian dari
segmen.
Administratif
- Direktur audit
- Asisten direktur audit
- Direktur personalia
Pendukung
Staf khusus
- Kebijakan dan prosedur
- Spesialis sistem informasi
- Spesialis aktuaria
- Pemrosesan laporan (pengeditan, ilustrasi, audio visual)
- Koordinator staf khusus (outsourcing dan cosourcing)
- Spesialis pajak
Staf jasa
- Keuangan (anggaran, akuntansi, kontrol atas aktiva)
- Penggajian
4
- Perjalanan dinas
- Perpustakaan (majalah/jurnal, buku-buku, sistem informasi)
3.2. Strategi Organisasi Baru
Tren-tren terbaru berkenaan dengan organisasi audit internal dapat
dikarakteristikkan sebagai pendataran (flattening) suatu operasi. Terdapat beberapa
alasan atas penyataan ini:
1. Dihilangkannya tingkat supervisi yang dibutuhkan oleh “fungsi bertipe silo”
(berlapis-lapis)
2. Pada umumnya terdapat jangka waktu interim yang lebih pendek antara waktu
selesainya pekerjaan lapangan dengan diterbitkannya laporan.
3. Terdapat hubungan pribadi yang lebih dekat antara auditor internal dan klien.
4. Staf audit internal menjadi lebih memahami operasi dan fungsi-fungsi klien.
Organisasi yang bertipe silo juga menggunakan staf yang adalah seorang spesialis
didalam jenis-jenis audit tertentu., misalnya keuangan, sistem informasi, kinerja dan lain-
lain. Dengan jenis organisasi audit yang inivatif sekarang ini, auditor dilatih untuk
menjadi seseorang yang secara relatif ahli dalam seluruh unsur-unsur audit yang berlaku.
Konsep semacam ini tidak menghalangi penggunaan spesialis dari aktivitas tertentu atau
bantuan pihak luar dalam mengaudit area-area unik yang penting didalam operasi.
Salah satu inovasi dari keadaan seperti ini adalah penggunaan sebuah organisasi
audit dengan “tipe kumpulan” (pool type). Disini digunakan satu atau lebih kumpulan.
Auditor ditarik dari kumpulan untuk melakukan suatu audit yang spesifik. Koordinasi
dengan klien akan dipengaruhi oleh supervisor yang menjadi penghubung audit secara
permanen, sehingga klien dapat memiliki seseorang yang spesifik dan dapat dihubungi
untuk seluruh masalah-masalah audit yang terjadi. Konsep kumpulan ini mengharuskan
dikembangkannya auditor-auditor yang memiliki pengetahuan yang luas sehingga klien
dapat meminta auditor melakukan sebuah penelaahan yang seimbang atas pekerjaan yang
sedang diperiksa. Begitu pula suppervisor-supervisornya juga dilatih dengan cukup baik
yang akan memungkinkan mereka menelaah draf-draf laporan yang menerbitkannya.
Sekelompok manajer audit yang lain akan bertanggung jawab untuk
mengimplementasikan inisiatif-inisiatif strategi seperti: control self-assessment, praktik-
praktik terbaik dalam penentuan risiko, otomatisasi audit, dan audit sitem-sistem besar
yang terdapat didalam organisasi.
Penggunaan kumpulan seperti ini akan menciptakan sebuah situasi dimana staf
audit tidak memiliki seorang supervisor yang bertanggung jawab akan kemajuan
intelektual dan profesional maupun kemajuan kariernya. Sebagai alternatif, dapat
digunakan program mentoring dimana seorang mentor-yang biasanya seorang anggota
5
staf senior-menerima tanggung jawab untuk melakukan hal tersebut. Pelaksanaan strategi
organisasional seperti itu dapat menimbulkan beberapa masalah, diantaranya:
1. Kompetisi dalam penjadwalan staf didalam kumpulan
2. Kejelasan peran supervisor
3. Pemberian pelatihan diseluruh bidang yang diharapkan akan menjadi
tanggung jawab staf yang bersangkutan.
Beberapa rencana sebaiknya dibuat untuk mengantisipasi dan mengakomodasikan
berbagai masalah diatas yang selanjutnya akan menjadi bagian dari pengembangan
strategi.
4. Jenis-Jenis Audit
4.1. Audit Atas Proses
Evolusi dari audit internal atas suatu subjek telah berkembang dari yang tadinya
berupa verifikasi atas akuntabilitas bangsawan-bangsawan feodal dan pejabat-pejabat
administrasi menjadi konsep-konsep yang baru dikenal saat ini mengenai audit kinerja
dan control self-assessment. Terdapat sebuah aspek audit yang lain yang mampu
menangkap imajinasi dan tentunya perhatian dari para praktisi audit internal yang
progresif.
Pendekatan audit ini adalah audit atas proses. Yang saat ini dilaksanakan oleh
banyak aktivitas audit adalah mengaudit produk, organisasi, akun-akun keuangan, atau
lokasi-lokasi geografis dari aktivitas. Metode ini adalah mengaudit proses. Audit
semacam ini melintasi struktur organisasional, wilayah-wilayah geografis, dan unit-unit
pelayanan. Tujuan audit seperti ini adalah untuk menetukan status dari fungsi-fungsi
utama yang merupakan proses-proses besar yang menyusun keseluruhan organisasi.
Terdapat perbedaan antara fungsi-fungsi atau proses ini dengan operasi-operasi
pendukung seperti manajemen kas, piutang, utang, dan penggajian. Kedua jenis audit
tersebut dapat dijadwalkan, namun sebuah progaram modular bagi audit atas fungsi-
fungsi pendukung dapat cocok digunakan dikebanyak prosesdiatas.unit-unit modular
yang dapat saling dipertukarkan ini adalah program-program yang pada dasarnya
berhubungan dengan integritas keuangan dan adanya kontrol yang efisien dan efektif dari
sudut pandang materialitas.
Proses-prose ini memiliki arti yang sangat penting karena merupakan aktivitas-
aktivitas yang membuat organisasi dapat beroperasi. Beberapa keuntungan dari audit
proses ini adalah:
a. Laporan-laporan audit internal biasanya berhubungan dengan aktivitas-aktivitas
utama dari organisasi, yaitu aktivitas yang penting kaitannya dengan
kelangsungan hidup dan pertumbuhan serta perhatian dari manajemen puncak
6
b. Pemahaman staf audit internal dengan operasi didalam proses
c. Sebuah struktur dimana temuan audit internal akan menjadi perhatiandari
manajemen senior. Temuan-temuan yang kurang material akan dilaporkan secara
terpisah kepada manajemen dan klien yang bertanggung jawab dan kepada
tingkatan yang lebih rendah dari manajemen puncak.
d. Terdapat sebuah kontinuitas dari supervisi audit internal sehingga manajemen
klien dapat memiliki titik fokus untuk menyelesaikan masalah-masalah audit
internal. Begitu pula aktivitas audit yang akan menjadi sebuah sumber yang dapat
dihubungi untuk mendapatkan saran dan konsultasi sehubungan dengan
permasalahan-permasalahan yang terdapat didalam proses.
e. Desentralisasi dan penciutan akan membuat laporan audit terbit segera setelah
penyelesaian pekerjaan lapangan
f. Sebagai suatu cara untuk mengimplementasikan temuan-temuan yang kurang
material secara relatif terhadap aktivitas-aktivitas pendukung kepada tingkat
manajemen pendukung yang lebih rendah
g. Hubungan yang erat terhadap staf audit internal dengan karyawan dari proses
yang berkembang menjadi sebuah kesatuan sasaran, kelancaran, dan
produktivitas dari proses tersebut.
4.2. Audit Online
Dalam evaluasi normal atas pemrosesan transaksi dengan menggunakan operasi
sistem informasi, akan lebih efektif jika kita menyususn apa yang disebut dengan “edit”.
Sistem-sistem yang diprogram untuk mengidentifikasikan transaksi-transaksi yang tidak
mengikuti aturan prosedur yang telah diterapkan, atau yang telah melebihi batasan-
batasan tertentu. Penyimpangan-penyimpangan ini akan diberitahukan kepada pekerja
yang bertanggung jawab yang dapat memperbaiki masalah ini atau yang dapat
menyetujui atau memodifikasi transaksi tersebut. Teknik ini telah diperluas samapai
kepas suatu titik dimana komputer dengan bersamaan langsung mengaudit transaksi-
transaksi yang mereka proses.
Jadi sistem informasi dapat digunakan untuk melakukan identifikasi atas basis hal-
hal yang memiliki “perbedaan” yang sebaiknya di investigasi dan tidak memenuhi
konfigurasi normal dari suatu transaksi atau proses. Operasi audit secara online akan
tetap berlangsung dan terus melakukan audit secara kontinu. Kecerdasan artifisial tasi
juga dapat menunjukkan dimana letak titik kelemahan dari kontrol dan bahkan juga
mampu memberikan petunjuk tentang kemungkinan penyebabnya.
7
4.3. Konsep Nilai Tambah
Manajemen senior memiliki minat atas produktivitas dari seluruh fungsi dan
operasi yang berada di bawahnya. Minat ini juga meluas sampai kepada operasi dari
audit interna. Dibanyak organisasi, audit adalah audit siklus tradisional yang
memberikan keyakinan bahwa operasi telah berjalan sesuai dengan prosedur dan
kebijakan dan bahwa telah terdapat kontrol yang berlangsung secara efektif. Namun pada
kebanyakan kasus, audit tidak dapat mengidentifikasikan perubahan-perubahan yang
dapat dilakukan untuk menghemat biaya, menghasilkan produktivitas yang lebih besar,
atau membantu organisasi untuk beroperasi lebih efektif lagi.
Standar yang asli dan masih berlaku sampai tanggal 1 januari 2002, menyatakan
didalam pandangan standar umum bahwa auditor hendaknya memberikan perhatian
kepada karakteristik efisiensi dan efektivitas. Karekteristik ini memiliki damapak
langsung terhadap penambahan nilai dari operasi organisasi. Demikian pula, praktik dari
pengauditan secara partisipatif yang meminta pengerjaan dilakukan secara langsung
bersama-sama dengan klien, mengharapkan bahwa usaha kolaboratif ini akan
meningkatkan operasi klien dan akibatnya memberikan “nilai tambah” untuknya.
Kita juga menyadari akan banyaknya aktivitas audit internal yang memiliki fungsi
sebagai sebuah tempat pertukaran karyawan dari unit-unit operasional didalam
organisasi. Perpindahan dari karyawan operasional yang terampil ini kedalam organisasi
audit dan perpindahan para auditor internal yang berorientasi manajemen kedalam unit-
unit operasional akan menjadi stimulasi dari konsep “bagaimana membuat sesuatu
menjadi lebih baik”. Aktivitas seperti ini telah berlangsung selama bertahun-tahun dan
telah menghasilkan sebuah kontribusi yang penting bagi aktivitas audit internal.
Konsep ini bukanlah suatu hal baru. Yang baru adalah minat yang sedang
berkembang dari manajemen tentang potensi kontribusi yang dapat diberikan oleh
aktivitas audit. Aktivitas ini bukanlah suatu pertanda ditingggalkannya aktivitas-aktivitas
audit keuangan ataupun perhatian terhadap efektivitas dari kontrol, terutama di area-area
dengan risiko yang besar, namun justru menjadi pengingat bagi staf audit tentang adanya
kebutuhan untuk menjadi pemeran utama dalam mengevaluasi kelancaran usaha
organisasi.
5. Menyusun Manual Audit
Direktur audit akan berkomunikasi kepada staf mereka melalui manual audit.
Manual-manual ini akan memberikan instruksi kepada auditor staf mengenai bagaimana
operasi audit sebaiknya dilakukan. Mereka memberikan kestabilan, kesinambungan,
standar pelaksanaan yang dapat diterima dan cara-cara mengoordinasikan usaha-usaha
dari orang-orang atau unit-unit didalam organisasi audit. Namun didalam audit internal
8
modern, para direktur audit menghadapi sebuah tambahan dilema: pada suatu sisi,
terdapat kebutuhan untuk memberikan instruksi dan untuk mencapai suatu keseragaman
didalam organisasi,sementara disisi yang lain terdapat kemungkinan terjadinya
pembatasan imajinasi dan inovasi audit.
Manual audit adalah cermin filosofi aktivitas audit internal dan para eksekutifnya.
Oleh karena itu, manual manual dari tiap-tiap organisasi audit akan memiliki struktur
unik yang menjalankan ide-ide dan seorang individu dalam memetakan arah dari
aktivitas tersebut. Perlu dipertimbangkan pula struktur aktivitas, ukuran, dan
kompleksitas dari pekerjaan yang dilaksanakan. Instruksi yang terdapat didalam
aktivitas, ukuran, dan kompleksitas dari pekerjaan yang dilaksanakan. Instruksi yang
terdapat didalam aktivitas yang kecil sudah pasti tidak seformal dan seluas yang terdapat
dalam suatu aktivitas besar.
5.1. Fungsi-Fungsi Teknis
Manual teknis akan memandu pelaksanaan dari audit internal. Tanpa membatasi
permasalahn-permasalahan yang layak untuk dimasukkan, suubjek-subjek berikut ini
adalah beberapa hal yang sebaiknya dipertimbangkan untuk disajikan secara umum
mengenai bagaimana audit sebaiknya dilaksanakan.
Sasaran audit.
Menetapkan ruang lingkup dari proyek audit sehingga sebuah program audit dapat
dibuat untuk mencapai sasaran tersebut dan akan membatasi area audit serta umumnya
akan mencegah perluasan kewilayah-wilayah yang tidak relevan dengan tema sentral dari
audit tersebut.
Teori audit. Menetapkan pendekatan audit.
Ruang lingkup audit. Menguraikan ruang lingkup audit.
Penelaahan pendahuluan.
Memberikan pedoman tentang masalah-masalah yang perlu diperhatikan dalam
fase awal dari sebuah audit: penelaahan kertas kerja sebelumnya, riset literatur audit
internal tentang aktivitas yang hendak ditelaah dan pemeriksaan atas bagan organisasi,
korespondensi, serta laporan dan arahan organisasi yang relevan.
Diskusi pendahuluan.
Identifikasi pihak manajemen yang akan diajak berdiskusi, jenis-jenis bantuan
yang akan ditawarkan oleh auditor kepada manajemen, dan keterangan-keterangan
tentang tujuan audit, pendekatan dan program-program.
Survei pendahuluan.
Tetapkan jenis dari survei pendahuluan, cara-cara hal ini dapat dilaksanakan, dan
jenis informasi yang harus didapat dan penggunaan informasi.
9
Program audit.
Menyajikan persyaratan-persyaratan yang dibutuhkan dalam tiap-tiap segmen
didalam program audit sehingga dapat sisuaikan untuk menetpkan sasaran operasional
dan kontrol yang berhubungan dengan suatu penugasan tertentu. Program audit yang
menyajikan rincian dari yang seharusnya dibuat didalam program. Menunjukkan
hubungan yang terdapat diantara penentuan-penentuan dengan survei pendahuluan.
Anggaran dan skedul.
Menguraikan kontrol-kontrol dari proyek audit yang akan dilakukan untuk
membantu dipatuhinya batasan anggaran dan skedul
Kertas kerja.
Menetapkan standar bagi struktur kertas kerja, metode-metode peringkasan data,
pembuatan indeks dan referensi silang lembar kerja, serta penelaahan yang tepat.
Prosedur penelaahan dengan klien.
Menetapkan kebijakan akan penelaahan temuan-temuan, mendapatkan tindakan
perbaikan, bukti adanya tindakan perbaikan yang dibutuhkan untuk menutup status suatu
temuan dan tingkatan dimana temuan sebaiknya didiskusikan.
Penulisan laporan.
Memberikan pedoman untuk format laporan, panjang laporan, filosofi pelaporan,
dan tingkat manajemen yang menerima laporan.
Jawaban atas laporan.
Memberikan instruksi mengenai bagaimana menangani jawaban, tindakan apa
yang harus diambil jika jawaban tersebut tidak memuaskan, dan bagaimana menutup
laporan jika auditor telah dapat menerima jawaban yang diberikan.
5.2. Fungsi Administratif
Diperlukan isi instruksi yang lainnya dalam memberikan pedoman mengenai hal-
hal yang berhubungan dengan bisnis pelaksanaan penugasan audit internal, akan tetapi
bukan menjadi bagian yang sesungguhnya dari pelaksaan itu sendiri. Sebuah manual
terpisah, yang biasanya direferensikan sebagai manual administratif, akan lebih mudah
untuk digunakan. Jika digabungkan dengan manual audit, maka akan cenderung berat
dan sulit digunakan. Manual administratif ini sering kali mengambil bentuk berupa
kompilasi dari memo-memo staf, yang masing-masing dapat dikeluarkan atau direvisi
bilamana diperlukan.
6. Memasarkan Fungsi Audit Internal
10
Dibanyak organisasi, baik manajer maupun para pekerjanya menganggap auditor
internal sebagai pemberi kritikan secara tetap dan sebagai seorang musuh. Hal ini
membuat audit semakin sulit, akibatnya auditor harus mengikuti pepatah lama bahwa
cara terbaik untuk menghancurkan seorang musuh adalah menjadikannya sebagai
seorang sahabat. Ketika sahabat yang diusulkan itu adalah seorang auditor internal, maka
tentu akan dibutuhkan sebuah usaha pemasaran yang cukup hebat, dimana dalam jangka
panjang akan memberikan hasil yang sepadan.
Metode pemasaran
Menurut Mann (1989) memberikan kita beberapa pemikiran mengenai
memasarkan fungsi audit internal.
Brosur.
Sebuah buklet nonteknis yang mudah dibaca akan sangat efektif dalam
menghilangkan misteri dan ketakutan terhadap audit internal. Brosur seperti ini, yang
dikirimkan keseluruh manajer operasional
Buletin/surat kabar.
Buletin dapat menyoroti temuan-temuan yang penting dan terbaru. Surat kabar
dapat bersifat anekdot dan karenanya mudah untuk dipahami tanpa harus menggunakan
istilah-istilah audit internal.
Publikasi organisasi.
Publikasi seperti ini sering kali memasukkan cerita-cerita human interest para
karyawan. Di mana sebuah cerita yang ditulis dengan baik akan dapat diterima dan
bermanfaat dalam menunjukkan sisi manusiawi dari auditor internal
Program organisasi.
Banyak organisasi mensponsori aktivitas pengumpulan dana dan kepentingan
umum. Dengan membantu memimpin salah satu program seperti ini akan menempatkan
auditor internal di posisi yang menguntungkan.
Open house/open door.
Menjadi tuan rumah bagi sebuah open house memungkinkan auditor internal
bertemu dengan karyawan operasional dalam situasi yang santai.
Klien vs auditan.
Dalam pernyataan lisan maupun tertulis, akan lebih baik jika orang yang diaudit
disebut sebagai “klien” atau “pengguna”
Dewan penasihat.
Untuk mengembangkan sebuah pertukaran informasi mengenai reorganisasi
perusahaan, perubahan, dan pengembangan, dibuat suatu dewan penasihat yang terdiri
atas para manajer operasional yang diketuai oleh direktur audit. Subjek-subjek dibahas
11
dapat berhubungan dengan eksposur risiko dan masalah-masalah potensial. Dewan ini
hanya bersifat memberikan saran saja namun dapat memberikan tambahan bagi
pendekatan apa dan kapan untuk mengaudit.
Pertemuan pra-audit.
Curahkan perhatian dan pikiran yang lebih besar untuk pertemuan pra audit
karena pertemuan ini merupakan salah satu jalan untuk menjelaskan audit internal dan
fungsi sebenarnya satu hal yang lebih dari sekedar kritikan dari pihak internal yang
misterius.
Peringkat risiko.
Pada umumnya hal ini dianggap sebagai fungsi satu dimensi dari audit internal.
Tetapi dengan mempromosikan hubungan antara auditor internal dengan beberapa orang
operasional yang terpilih, hal ini dapat dikembangkan menjadi sebuah komitraan dalam
pemecahan masalah.
Kuesioner pasca-audit.
Jika digunakan dengan benar, kuesioner seperti ini dapat menjadi alat penjaminan
kualitas yang berharga. Opini yang dimiliki klien dapat membantu meningkatkan proses
audit.
Pelatihan klien.
Pelatihan ini dapat meliputi kursus-kursus bagi karyawan klien dan sebuah
periode untuk melakukan pekerjaan secara nyata dalam aktivitas audit internal bagi para
karyawan baru yang direncanakan untuk menempati posisi manajerial. Cara ini
menawarkan praktik langsung dalam penilaian kontrol internal dan juga pengalaman
yang berharga ketika nanti para peserta latihan menempati jabatannya.
Program kualitas.
Auditor internal dapat menjadi barisan terdepan dalam masalah kualitas. Laporan
audit dibagikan secara luas dalam organisasi dan harus berorientasi pada kualitas untuk
mendukung perilaku melakukan sesuatu dengan benar pada kesempatan pertama.
Penggunaan Sumber dari Luar (Outsourcing)/Penggunaan Sumber dari Mitra
(Cosourcing)
Outsourcing secara umum dapat didefinisikan sebagai mengontrakkan audit
internal atau fungsi-fungsi yang lain kepada pihak luar yang bukan merupakan karyawan
dari organisasi. Outsourcing bisa berupa tiga bentuk :
1. Menjadi tambahan bagi pekerjaan audit internal yang sudah ada.
2. Untuk konsultasi audit, dimana akuntan publik yang ada diminta untuk
membantu manajemen dalam mendefinisikan area-area risiko yang spesifik.
12
3. Untuk menggantikan fungsi audit internal yang sudah ada, atau untuk
memberikan tenaga audit internal paruh waktu bagi organisasi berukuran kecil
atau menengah.
Alasan dilakukannya outsourcing dapat bermacam-macam
a. Sebuah organisasi ingin memulai suatu fungsi audit internal dan ingin
mendapatkan jasanya dengan segera.
b. Organisasi memiliki fungsi audit internal yang tidak populer atau kurang efektif
c. Manajemen mungkin merasa bahwa waktu yang digunakan oleh audit
d. Kelompok-kelompok audit kecil mungkin tidak sanggup mengadakan pelatihan
yang memadai atau efektif
e. Organisasi kecil mungkin tidak melihat perlunya memiliki staf audit penuh waktu
f. Adanya kekosongan di posisi direktur audit mungkin dapat mengganggu operasi
dan memberikan manajemen satu alasan untuk mengakhiri sebuah fungsi audit
internal
g. Dibutuhkan keahlian bagi sebuah fungsi audit yang spesifik
Keuntungan:
a. Auditor kontrak mungkin lebih independen dan tidak terpengaruh oleh politik
didalam perusahaan
b. Kebutuhan terhadap audit internal terbatas menjadi lebih murah
c. Biaya akan menjadi variabel bukan konstan
d. Menggunakan kontraktor dari dapat memberikan fleksibilitas yang lebih baik
e. Outsourcing sering kali dilaksanakan oleh profesional yang telah memiliki
reputasi dan dapat memberikan tingkat kualitas yang dapat diandalkan
Kerugian:
a. Auditor internal lebih setia kepada organisasi
b. Mereka memiliki pemahaman yang lebih baik mengenai lingkungannya
c. Departemen audit internal dapat menjadi arena pelatihan bagi manajer-manajer
operasional masa depan
d. Outsourcing memiliki kekurangan dalam pengembangan jangka panjang yang
dapat diberikan oleh aktivitas audit internal yang stabil. Jika manajemen
eksekutif ataupun komite audit dari dewan komisaris tidak memiliki apresiasi
terhadap audit internal yang dibutuhkan, maka fokus jangka panjangnya pun akan
terbatas
Semua direktur audit internal sebaiknya mengawasi operasi mereka secara berkala
dan memastikan apakah mereka telah memenuhi faktor sukses penting yang dapat
13
memastikan kelangsungan organisasi. Dymoski dan saake menyarankan beberapa
kriteria yang dapat digunakan untuk melakukan evaluasi pribadi atas aktivitas audit
internal :
1. Sumber daya manusia
a. Proses rekrutmen
b. Pelatihan
c. Pengembangan karier
d. Kepemimpinan
Profesionalisme
Kerja sama tim
Komunikasi
e. Citra
Sertifikasi
Kemampuan bahasa asing
Tingkat perputaran/peluang
Tingkat pengalaman
2. Pendekatan audit
a. Komunikasi dengan klien
b. Pengetahuan industri
c. Orientasi audit
d. Risiko audit proses penilaian
e. Jasa nilai tambah
f. Fleksibilitas
3. Perkembangan teknologi
a. Otomatisasi kertas kerja
b. Perangkat audit berbantuan komputer
c. Pencarian informasi audit
d. Teknologi baru
4. Administrasi
a. Rencana/skedul audit
b. Menghilangkan aktivitas yang tidak memberikan nilai tambah
c. Koordinasi dengan auditor eksternal
d. Penganggaran
Pernyataan Misi Kualitas
14
Pernyataan misi kualitas menyatakan kedudukan dan arah yang seharusnya dari
direktur audit. Pernyataan ini dapat mengangkat posisi audit di mata manajemen dan
dewan dengan menunjukkan keteguhan hati, kualitas, dan profesionalisme yang tinggi
MENGONTROL PROYEK AUDIT
1. Mengontrol Proyek Audit
Langkah pertama dalam mengawasi suatu proyek audit adalah “ memasukkannya
di dalam buku”. Tidak berbeda dengan membuat sebuah permintaan pekerjaan,
mendapatkan persetujuan atas pekerjaan tersebut dan mendapatkan izin mengeluarkan
tenaga dan biaya untuk mengerjakannya. Sebuah formulir yang sederhana yang dikontrol
oleh sebuah buku register, hendaknya disiapkan untuk tujuan ini.
Formulir tersebut dapat mencantumkan nomor dan judul dari proyek yang hendak
dikerjakan, anggaran yang disediakan, nama dari auditor-in-charge, asistennya dan
supervisornya, serta informasi lain yang dibutuhkan. Buku register kemudian akan
mengontrol pemberian nomor proyek dan memberikan catatan historis dari proyek-
proyek lain yang telah dilakukan sebagai referensi. Register ini akan selalu berada di
bawah pengawasan kantor pusat audit, salinan catatan penugasan selanjutnya
didistribusikan kepada auditor “penanggung jawab” )in-charge), supervisor, dan ruang
arsip kantor pusat.
Dalam pemahaman konsep perluasan organisasi audit internal, kontrol terhadap
anggaran bisa saja didelegasikan ke tingkat operasional dan karenanya para manajer
audit akan diminta bertanggung jawab atas sumber daya audit yang bagiannya. Dengan
mengasumsikan digunakannya aktivitas audit internal yang berorientasikan pada risiko
dan diasumsikan pula bahwa tanggung jawab penentuan risisko diberikan kepada para
manajer di tingkat operasional maka penugasan audit yang diberikan juga akan diarahkan
pada tingkat ini.
1.1. Skedul dan Anggaran Audit
Jiwa yang kreatif tidak menyukai kontrol. Audit Internal modern sebagian besar
adalah aktivitas yang kreatif. Auditor yang melakukan aktivitas tersebut kadang
menentang adanya batasan-batasan anggaran dan skedul yang menghalangi kreativitas.
Setiap aktivitas bisnis dapat berfungsi selama ada dana yang membiayai mereka dan
setiap aktivitas memiliki biaya. Di dalam seluruh aktivitas audit, anggaran dan skedul
tiap-tiap proyek adalah suatu keharusan. Tanpa adanya kedua hal tersebut timbul
kecenderungan untuk menghabis-habiskan waktu, kecenderungan untuk memberikan
distribusi bobot yang sama untuk seluruh segmen audit daripada menentukan segmen
15
mana yang paling penting dan membutuhkan perhatian paling besar serta kecenderungan
untuk menghabiskan waktu yang berkepanjangan untuk melengkapi hal-hal yang belum
lengkap dan mengerjakan seluruh area potensial yang dipertanyakan tanpa melihat
tingkat signifikansinya.
Oleh karenanya, anggaran dan skedul untuk seluruh proyek yang ditugaskan harus
menjadi sebuah gaya hidup yang normal. Untuk menjadi efektif, kontrol seperti ini harus
meliputi sistem pelaporan dan pencatatan yang sedang berjalan. Sistem tersebut
hendaknya memberikan :
1. Sarana bagi manajer audit dan auditor penanggung jawab (in-charge) untuk
menyediakan anggaran bagi berbagai jenis audit dan segmen dari proyek audit
serta untuk mencatat jumlah waktu yang telah digunakan dalam segmen tersebut
dan hasil dari pekerjaan audit yang dilakukan.
2. Sarana bagi setiap staf auditor untuk melaporkan waktu yang dibebankan pada
periode berjalan dapat selama seminggu atau sebulan dan ringkasan dari hasilnya.
3. Sarana bagi departemen audit untuk melakukan pelaporan berjalan biasanya
setiap bulan mengenai status dari proyek audit yang sedang berjalan.
1.2. Mengintegrasikan Kontrol Proyek dengan Penggajian
Jumlah jam yang dilaporkan hendaknya digunakan dalam pengintegrasian dengan
sistem penggajian dan sebagai sistem kontrol untuk peleporan audit dan kontrol untuk
aktivitas-aktivitas non-audit. Jika digunakan komputer sistem dapat:
1. Menjamin keakuratan identitas pegawai.
2. Mengidentifikasi adanya kelebihan jam di atas jam kerja normal.
3. Menghitung upah mingguan pegawai.
4. Mengintegrasikan pemotongan gaji yang telah disetujui untuk setiap pegawai
secara berkala maupun sekali waktu.
5. Menghitung gaji bersih pegawai.
6. Mentransfer gaji bersih pegawai ke rekening banknya (tidak ada penulisan cek).
Rincian dari gaji bersih pegawai dapat disajikan pada alamat komputer tertentu
(yang membutuhkan otorisasi password).
7. Memelihara catatan penerimaan pegawai.
8. Mengakumulasikan perhitungan biaya audit untuk setiap minggu untuk setia
audit dan untuk setiap jenis aktivitas audit.
9. Menyiapkan laporan terbaru “anggaran vs aktual” dan menunjukkan hubungan
antara proyeksi biaya dan waktu kerja dengan anggaran.
10. Menghitung berdasarkan perbedaan, anggaran vs aktual, kinerja auditor yang
telah melebihi persentase yang telah ditentukan (keduanya plus dan minus).
16
Sebuah sistem terkomputerisasi seperti di atas dapat memberikan informasi bagi
pengambilan keputusan manajemen, aktivitas audit dan kontrol kepegawaian.
2. Mengontrol Waktu Audit Internal
Suatu pendekatan realitis dalam mengontrol waktu audit internal diawali dengan
estimasi yang seksama menegnai waktu yang dapat diantisipasi. Meskipun hal ini dapat
dianggap sebagai salah satu bagian dari pengembangan program, pendekatan tersebut
sebetulnya merupakan salah satu hal yang penting di dalam pokok permasalahan ini.
Berikut adalah beberapa pertimbangan yang perlu diperhitungkan :
1. Didasarkan atas waktu yang telah digunakan pada tahun-tahun sebelumnya.
2. Analisis audit yang akan datang jika dilihat dari lingkup audit tahun sebelumnya.
3. Estimasi waktu yang diperlukan untuk pekerjaan lapangan, pembuatan draf
laporan, rapat-rapat, dan supervisi/penelaahan.
Anggaran waktu yang ada hanyalah untuk waktu kerja dan hendaknya tidak berisi
estimasi untuk cadangan waktu. Hal ini dilakukan untuk mencegah terjadinya inefisiensi.
Waktu yang diestimasikan akan menjadi dasar penugasan staf sekaligus sebagai
pedoman untuk setiap anggota staf. Estimasi seharusnya dibandingkan pula dengan
waktu aktual yang terjadi selama audit dan estimasi harus dimodifikasi apabila
diperlukan (dengan pengaruhnya pada waktu kosong atau waktu untuk keperluan audit
yang lain). Laporan waktu auditor hendaknya menyebutkan secara spesifik penugasan
staf yang dilakukan sehingga dapat dilakukan analisis atas perbedaan yang terjadi antara
waktu estimasi dan aktual.
Pada umumnya jumlah jam audit sebaiknya dikelompokkan ke dalam kategori-
kategori kontrol yang ditekankan atas dasar analisis risiko penugasan atau cara-cara
pengukuran kepentingan lainnya. Bahkan kategori yang umum pun dapat dibagi menjadi
sub area yang secara relatif berhubungan dengan unsur-unsur aktivitas yang terdapat
dalam proyek audit.
Staf audit kemudian menyiapkan catatan waktu rinci mereka yang sama rincinya dengan
estimasi anggaran. Klasifikasi di bawahnya hendaknya terdiri atas :
Perencanaan anggaran dan program termasuk pula survei pendahuluan.
Pekerjaan lapangan berdasarkan segmen-segmen utama termasuk waktu dari
seluruh staf yang bekerja pada segmen tersebut.
Penelaahan supervisi.
Penulisan laporan melalui draf awal.
Penelaahan manajemen termasuk redaksi laporan.
17
Anggaran hendaknya dialokasikan dengan menggunakan matriks waktu staf untuk
tiap jenis pekerjaan audit yang dilakukannya dengan memperhitungkan siklus bisnis atau
operasi normal di dalam perusahaan.
2.1. Revisi Anggaran
Meskipun kontrol cfmelalui anggran merupakan suatu hal yang mendasar, kontrol
tersebut seharusnya dibuat dengan tidak terlalu kaku sehingga nantinya justru merusak
pelaksanaan pekerjaan itu sendiri. Dorongan audit internal merupakan sesuatu yang tidak
dapat dikurangi menjadi suatu pekerjaan mekanis. Proyek-proyek baru yang belum
pernah dilakukan sebelumnya, terus ditambahkan ke dalam skedul di mana beberapa di
antaranya mungkin dihapuskan. Setiap proyek lama dapat pula dilaksanakan dengan
sedikit berbeda dari audit terakhir atau menghadapi perubahan dalam organisasi atau
aktivitas yang disebabkan oleh aktivitas yang sedang berjalan. Oleh sebab itu, sebuah
sistem anggaran membutuhkan adanya fleksibilitas dengan tetap tidak melepaskan
kontrol formalnya.
Aturan revisi anggaran sebaiknya dibuat sederhana dan wajar. Pada waktu yang
sama, revisi tersebut hendaknya tidak menutup-nutupi ketidakkompetensian atau
perencanaan audit yang buruk. Karenannya penyesuaian terhadap anggaran sebaiknya
dilaksanakan dan disetujui segera setelah ditentukan bahwa proyek audit yang sedang
berjalan adalah tidak sesuai dengan proyek yang direncanakan dalam skedul jangka
panjang. Umumnya anggran harus dinilai atas adanya potensi terjadinya revisi baik naik
maupun turun segera setelah dilakukannya surveipendahuluan dan persiapan program
audit.
2.2. Laporan Kemajuan Pekerjaan
Sebuah laporan kemajuan yang formal dapat dibuat setiap bulan atau setiap kuartal
namaun tentu manajer audit tidak dapat menunggu selama itu untuk mengetahui
bagaimana perkembangan proyek mereka. Supervisor atau manajer audit yang terkejut
ketika mengetahui bahwa anggran mereka telah habis atau skedulnya telah terlewati dan
proyek tersebut masih jauh dari selesai seharusnya memberikan kritik kepada dari
mereka sendiri.
Manajer audit harus berfungsi sesuai dengan aturan-aturan yang sama dengan yang
mereka harapkan dari para manajer operasional. Pada dasarnya meskipun mungkin
terlalu sangat sederhana ciri-ciri dari seorang manajer yang baik adalah “umpan balik”,
“tindak lanjut”, dan “tanpa kejutan”. Oleh sebab itu manajer audit sebaiknya meminta
laporan mingguan sederhana dari staf mereka yang dapat memberikan informasi ini.
18
2.3. Penggunaan Teknik Penelaahan Evaluasi Program (PERT)
Dalam audit internal , seperti juga dalam aktivitas lain yang berhubungan dengan
penggunaan sumber daya yang berharga misalnya jasa pribadi, uang dan barang,
penggunaan proses kontrol secara disiplin adalah sesuatu yang penting. Proses semacam
ini terdapat dalam prosedur yang disebut “Teknik Penelaahan dan Evaluasi Program”
(Program Evaluation Review Technique – PERT). Proses ini dapat dengan mudah
diterapkan pada aktivitas audit internal serta menyajikan diagram dan jaringan grafik
yang mudah dipahami.
Dalam menggunakan PERT, sebuah proyek audit dipecah menurut unit-unit
aktivitas yang dapat diidentifikasi misalnya : rapat pembukaan, penyusunan program
audit, uji kepatuhan atas aspek-aspek tertentu, pengujian substantif dari aspek-aspek
tersebut dan sebagainya. Setiap unit memiliki tiga estimasi waktu : kinerja terbaik,
kinerja terburuk, dan kinerja yang paling mungkin terjadi. Setiap unit juga
diidentifikasikan mengenai ketergantungannya dengan unit-unit sebelumnya.
Hendaknya dipahami bahw seluruh aktivitas tidak dilaksanakan secara berurutan.
Beberapa dapat dilakukan pada waktu yang bersamaan, contohnya tiga segmen dalam
survei pendahuluan; uji kepatuhan terhadap beragam peraturan dan prosedur;dan
pengujian substantif pada beragam aktivitas. Beberapa aktivitas meskipun diperlukan
adalah tidak berada pada jalur kritis. Beberapa contohnya antara lain adalah riset masalah
khusus, redaksi, referensi silang dan sebagainya.
3. Papan Skedul Audit
Penjadwalan penugasan staf bukanlah suatu pekerjaan yang mudah. Skedul proyek
yang terlewati gangguan yang tidak diantisipasi dan permintaan khusus dari manajemen
akan semakin memperumit tugas yang cukup sulit ini. Begitu pula mencoba untuk
mendapatkan gambaran yang jelas tentang penugasan yang terjadi saat ini dan masa
depan untuk 20 atau 30 orang auditor akan cukup menyita pikiran. Oleh karena itu,
seorang penjadwalan proyek dianjurkan menggunakan semacam bantuan mekanis atau
peranti lunak yang fleksibel dan mudah untuk diperbarui.
Sebagai salah satu alat adalah dengan menggunakan sebuah bagan besar yang
menggunakan kartu penugasan dan bendera yangdiberi nomor untuk dapat menunjukkan
secara seketika skedul penugasan yang ada untuk jangka waktu selama satu tahun.
Seluruh bagan meliputi jangka waktu satu tahun dan setiap kolom di antara garis-garis
vertikal menggambarkan waku satu minggu. Skedul penugasan untuk setiap auditor
penanggung jawab akan ditulis pada papan tersebut dengan menggunakan warna yang
sama dengan warna yang diberikan pada supervisor penugasan tersebut.
19
3.1. Tindak Lanjut Audit
Salah satu metode dalam mengatur tindak lanjut atas audit adalah dengan
mengklasifikasikan rekomendasi-rekomendasi audit menjadi tiga kelompok :
Tindak lanjut yang signifikan atau segera. Rekomendasi yang berada dalam
kelompok ini memiliki waktu tidak lebih dari 60 hari untuk diimplementasikan.
Besar kemungkinan bahwa banyak di antara rekomendasi ini telah diselesaikan
pada saat audit berlangsung atau paling tidak tindakan perbaikannya telah mulai
diproses pada saat laporan audit disampaikan. Kriterianya adalah seberapa
penting rekomendasi tersebut jika dilihat dari risikomya
(frekuensi,besaran,eksposurnya).
Rekomendasi yang kurang penting memerlukan implementasi selama 120 hari.
Tidak perlu dilakukan tindak lanjut lagi. Kejadia-kejadian ini adalah temuan
dengan tipe pertama atau kedua yang telah diselesaikan atau kejadian yang sangat
minor sehingga tidak diperlukan lagi suatu tindak lanjut.
Teknik tindak lanjut hendaknya menentukan :
Bahwa tindakan yang direkomendasikan telah diimplementasikan atau sedang
dalam proses pelaksanaan.
Bahwa tindakan yang direkomendasikan telah mengatasi kondisi yang
diungkapkan dalam temuan.
Bahwa telah ada kontrol yang mampu mendeteksi kemungkinan terjadinya
kembali kondisi temuan.
Keuntungan yang telah diperoleh oleh organisasi atas hasil
diimplementasikannya rekomendasi.
3.2. Arsip Permanen
Arsip permanen untuk audit internal akan memiliki beberapa perbedaan jika
dibandingkan dengan arsip permanen yang dimiliki oleh audit keuangan. Pada audit
keuangan terdapat pola yang konsisten dalam pelaksanaan audit serta adanya evaluasi
atas data akuntansi. Pola untuk departemen-departemen operasional mungkin tidak akan
sekonsisten itu.
Departemen-departemen operasional adalah subjek dari perubahan dan fluktuasi
yang konstan pada aktivitas mereka. Perubahan lini produk misalnya dengan
berkurangnya satu aktivitas mungkin akan terjadi penggabungan dengan aktivitas yang
lain. Organisasi akan mengalami restrukturisasi untuk mengakomodasi perubahan-
perubahan kondisi yang dihadapi. Penenkanan yang diberikan untuk suatu fungsi tertentu
mungkin akan menjadi sangat berbeda jika dilakukan hari ini. Begitu pula konsep
analisis risiko dapat secara material memodifikasi pendekatan audit yang diambil.
20
Oleh karenanya, arsip permanen sebaiknya bersifat fleksibel dan bermanfaat
sekaligus ekonomis. Arsip permanen hendaknya tidak dipenuhi oleh hal-hal yang tidak
memberikan manfaat, baik itu untuk pelaksanaan audit berjalan ataupun perencanaan
skedul jangka panjang.
4. Supervisi
Tidak ada mekanisme kontrol yang dapat dibandingkan dengan sebuah supervisi
yang memiliki pengetahuan dan kepentingan. Auditor-auditor profesional dan
berpengalaman memiliki kemungkinan lebih besar untuk menghasilkan audit yang
profesional dan sebaliknya dengan auditor yang tidak berpengalaman. Tetapi
bagaimanapun produk yang di hasilkan oleh aktivitas audit harus memiliki kualitas yang
secara konsisten selalu tinggi. Penyetara kualitas ini adalah sebuah supervisi yang baik.
Seorang supervisor yang kompeten dapat memberikan peringatan akan adanya lubang
jebakan, membantu dalam perencanaan audit, memberikan perspektif yang tidak bias
mengenai temuan-temuan audit, menjamin penyusunan kertas kerja yang profesional
membatu menjaga hubungan auditor dan klien tetap baik, mengawasi anggaran dan
skedul serta membantu memperbaiki tren yang menurun, menelaah laporan audit dan
memastikan bahwa setiap unsur yang mendasar tidak terlewati dalam sebuah proyek
audit.
Seorang supervisor audit yang berpengalaman adalah kombinasi dari seorang guru
dan pengawas. Karenanya, mereka harus mengetahui orang-orang yang mereka
supervisi.staf yang kompeten dan berpengalaman akan memerlukan lebih sedikit
supervisi jika dibandingkan dengan seorang pemula. Pada waktu yang bersamaan
supervisi yang berlebihan juga dapat menghambat perkembangan staf tersebut. Supervisi
yang terlalu ketat akan menimbulkan terjadinya ketergantungan yang berlebihan. Staf
auditor akan memeilik kebiasaan buruk untuk selalu menanyakan solusi atas
permasalahan yang mereka hadapi fan bukannya memikirkan serta menyajikan solusi
mereka sendiri kepada supervisornya.
5. Penggunaan Peranti Lunak
Peranti lunak akan memiliki kegunaan bagi aktivitas audit internal yang melakuan
pembebanan biaya mereka pada fasilitas yang diaudit baik beban langsung maupun tidak
langsung. Peranti lunak terebut akan menghasilkan laporan jumlah jam audit yang
dianggarkan dan digunakan untuk setiap proyek, nilai uang dari jam audit tersenut dan
alokasi bebannya.
Salah satu aktivitas audit internal milik pememrintah memberikan keterangan
mengenai penggunaan peranti lunaknya baik untuk kontrol sendiri maupun untuk
21
informasi manajemen. Sistem mereka menghasilkan laporan atas status audit internal dan
kemajuannya. Peranti lunak ini memberikan satu laporan mingguan dan empat laporan
bulanan untuk penugasan-penugasan auditnya.
5.1. Peranti Lunak Audit Texaco
Sebuah artikel dalam Internal Auditor menceritakan tentang proyek yang
dikerjakan oleh staf audit internal Texaco yang bertujuan untuk meningkatkan arus kerja
dan mengurangi waktu administrasi audit, mampu memberikan penelaahan terus
menerus atas pekerjaan audit yang dikerjakan di lokasi terpencil dan meningkatkan arus
informasi di antara kantor-kantor audit.
Perusahaan tersebut kemudian membeli sebuah contoh pola dari perusahaan lain
yang memiliki metode yang ingin mereka gunakan. Mereka menelaah formulir-formulir
dan laporan perusahaan lain tersebut untuk meyakinkan tersedianya informasi yang
dibutuhkan Texaco. Kemudian diputuskan bahwa diperlukan modifikasi terdapat
beberapa basis data informasi tertentu dari contoh yang dibeli tersebut. “Internal Audit
Lotus Notes Database milik Texaco memiliki beberapa basis data terpisah namun saling
berhubungan satu sama lain yang mampu meningkatkan efisiensi dan efektivitas audit
secara keseluruhan.” Basis data tersebut seluruhnya saling terkait sehingga adanya
perubahan pada salah satu basis data akan tercermin pada basis data yang lain. Basis data
yang berhubungan dengan kontrol pekerjaan audit dijelaskan berikut ini, diikuti
selanjutnya oleh basis data yang lain.
1. Basis Data Audit Universe berisi lingkungan audit untuk seluruh (enam) kantor,
meliputi :
Judul audit
Jumlah hari yang disetujui untuk audit tersebut
Tanggal terakhir audit tersebut dilaksanakan
Indeks risiko
Interval pelaksanaan audit
2. Basis Data Alur Kerja adalah basis data utama untuk audit yang sedang dalam
pengerjaan atau telah selesai. Terdapat satu basis data alur kerja untuk setiap
tahunnya. Setiap audit kemudian secara otomatis memiliki empat bagian :
Informasi audit, yaitu tanggal, karyawan, dan lain-lain serta perencanaan
waktu.
Perencanaan audit :
a) Analisis risiko audit
b) Program audit
c) Surat pemberitahuan
22
d) Memorandum penugasan
e) Memorandum manajemen
Kertas kerja juga termasuk arsip memorandum dan bukti pengiriman temuan
audit
Penyelesaian :
a) Laporan audit
b) Surat manajemen
c) Ringkasan eksekutif
d) Daftar hal-hal yang belum diselesaikan
e) Formulir peningkatan arus kas
f) Umpan balik klien untuk jaminan kualitas
g) Formulir indeks risiko guna meyakinkan risiko-risiko yang berhubungan
dengan audit
Supervisor staf audit diharuskan untuk menandatangani secara elektronik setiap
kertas kerja. Kertas kerja yang tidak ditelaah akan selalu muncul dalam daftar sampai
dilakukan tindakan selanjutnya. Kertas kerja selanjutnya akan ditandatangani (disetujui)
atau dikembalikan kepada auditor dengan diberikan komentar-komentar elektronik.
Basis Data Laporan Audit berisi laporan-laporan audit yang dikeluarkan salama
masa dua tahun terakhir. Laporan-lapran ini dapat dilihat melalui beberapa cara
dan dikategorikan berdasarkan :
a) Kantor
b) Temuan
c) Temuan audit yang berulang
d) Temuan yang masih terbuka
Basis data yang tidak berhubungan secara langsung dengan kontrol atas proses
audit antara lain adalah :
Basis data Standar Program dan Risiko
Penelaahan Self-assessment
Manual Referensi
Unsur-unsur di atas juga menguraikan tujuh keunggulan yang dimiliki peranti
lunak ini :
Penghematan waktu dalam penyiapan audit
Pengurangan jumlah kunjungan manajemen audit ke lokasi audit
Pengurangan waktu untuk persiapan rapat antara komite audit dengan manajemen
eksekutif
Pengurangan beban komputasi secara keseluruhan
Peningkatan komunikasi dan pembagian pekerjaan
23
Penyerahan laporam audit yang lebih efisien dan tepat waktu
Sebagai tempat penyimapanan kertas kerja elektronik dan bahan-bahan referensi
5.2. Aktivitas Audit Internal Beskala Kecil
Aktivitas audit berskala kecil cenderung bersifat lebih informal daripada aktivitas
yang lebih besar. Catatan-catatan administratifnya biasanya lebih tidak komprehensif dan
begitu pula kontrol internalnya pun sering kali tidak bekerja. Hal ini mungkin
memberikan alasan bagi aktivitas audit kecil suatu justifikasi untuk melakukan prosedur
secara longgar karena ukuran dan jarangnya proyek yang harus dihadapi. Hal ini tentu
merupakan suatu yang kurang tepat.
Oleh sebab itu, proyek-proyek audit di sebuah aktivitas audit kecil hendaknya
dikontrol pula secara formal dan menggunakan anggaran serta skedul audit. Catatan
waktu juga sebaiknya dilaksanakan. Arsip permanen dibuat dan dijaga. Daftar pengingat
untuk proyek-proyek audit juga disusun dan digunakan serta adanya supervisi atas audit-
audit yang dilaksanakan.
JAMINAN ATAS KUALITAS
1. Quality Assurance
“Direktur audit hendaknya menetapkan dan memelihara pelaksanaan program
quality assurance untuk mengevaluasi jalannya operasi dari aktivitas audit internal.
“Tujuan dari program ini adalah untuk memberikan keyakinan memadai bahwa
pekerjaan audit yang dilaksanakan telah sesuai dengan Standar yang ada, piagam audit
aktivitas audit internal, dan standar lain yang berlaku. Sebuah program quality assurance
sebaiknya mencakup unsur-unsur di bawah ini :
a) Supervisi
b) Penelaahan internal
c) Penelaahan eksternal
“Supervisi atas pekerjaan auditor internal sebaiknya dilaksanakan secara terus-
menerus untuk menjamin adanya kesesuaian dengan standar audit internal, kebijakan-
kebijakan aktivitas, dan piagam audit.
“Penelaahan internal hendaknya dilaksanakan secara berkala oleh para anggota dari
staf audit internal untuk menilai kualitas pelaksanaan audit internal. Penelaahan ini
sebaiknya dilaksanakan dengan cara yang sama dengan audit internal yang lain.
“Penelaahan eksternal atas aktivitas audit internal hendaknya dilaksanakan untuk
menilai kualitas operasinya. Penelaahan ini sebaiknya dilakukan oleh seseorang yang
memenuhi persyaratan dan independen terhadap organisasi dan tidak memiliki konflik
24
kepentingan. Penelaahan seperti ini sebaiknya dilaksanakan paling tidak sekali tiap tiga
(saat ini lima) tahun. Pada saat penelaahan selesai, sebuah laporan tertulis yang resmi
akan diterbitkan. Laporan ini hendaknya menyatakan opini atas kepatuhan terhadap
Standards for the Professional Practice of Internal Auditing dan bilamana perlu,
memberikan pula rekomendasi perbaikannya.”
Standar 1310 yang saat ini berlaku mengenai “Quality Program Assessments”
[Penilaian Program Kualitas], menyatakan : “Aktivitas audit internal hendaknya
mengadopsi sebuah proses untuk memonitor dan menentukan efektivitas program
kualitas secara umum. Proses ini hendaknya meliputi penilaian internal maupun
eksternal”
Standar baru ini kemudian diperjelas lagi dengan Practice Advisory 1310-1 dengan
judul yang sama. Isi dari dokumen terakhir ini pada dasarnya akan diuraikan pada
halaman-halaman berikut ini. sebagian besar merupakan pengulangan kembali materi
yang terdapat dalam kodifikasi Red Book [Buku Merah] dari standar yang asli maupun
Statement on Internal Auditing Standards (SIAS) No.4 (Desember 1986) mengenai
subjek yang sama. Materi relevan yang terdapat dalam SIAS No.4 diuraikan berikut ini.
Quality assurance telah berkembang dari standard dan pedoman khusus yang
terdapat dalam Standar terdahulu. Standar yang lama memeberikan pedoman dalam
melaksanakan program quality assurance untuk aktivitas audit internal. Sebagian besar
pemikiran yang terdapat dalam publikasi ini ternyata masih layak untuk
dipertimbangkan. Beberapa materi yang dibahas di dalamnya adalah : Pihak yang
sebaiknya diberikan keyakinan memadai akan adanya kepatuhan terhadap Standar adalah
antara lain, manajemen senior, auditor eksternal independen, komite audit dari dewan
komisaris, dan badan-badan yang berwenang lainnya.
Kesesuaian terhadap Standar dapat berarti pelaksaan audit secara efisien dan
efektif. Penilaian kompetensi audit hendaknya tidak hanya diukur berdasarkan Standar
tetapi juga diukur berdasarkan piagam audit (audit charter) internal yang bersangkutan.
Pelaksaan audit sebaiknya telah memenuhi persyaratan yang diminta oleh Kode Etik dari
The Institute of Internal Auditor; tujuan, kebijakan, dan prosedur aktivitas itu sendiri;
kebijakan dan prosedur audit organisasi; hokum dan perundang-undangan yang berlaku;
program audit jangka panjang dan penentuan resiko; serta rencana, organisasi, dan
persyaratan jabatan yang dimiliki oleh aktivitas audit internal.
Practice Advisory secara khusus menganjurkan agar paha pihak yang
berkepentingan menerima peran audit internal yang memberikan nilai tambah dan
mampu meningkatkan operasi perusahaan. Proses penilaian program kualitas hendaknya,
jika ada, meliputi rekomendasi-rekomendasi yang berhubungan dengan :
Kepatuhan terhadap Standar dan Kode Etik
25
Kecukupan piagam audit, sasaran, tujuan, kebijakan, dan prosedur aktivitas
Konstribusi terhadap manajemen resiko, penyelenggaraan, dan proses control
Kepatuhan terhadap hokum dan peraturan pemerintah, serta standar industri
Efektivitas operasi
Penambahan nilai dan peningkatan operasi
Hasil penilaian di atas sebaiknya didistribusikan kepada para pihak yang
berkepentingan terhadap perusahaan, seperti manajemen, dewan komisaris, dan auditor
eksternal.
Supervisi meliputi perencanaan penugasan audit, keyakinan pelaksaan program
audit, dan dokumentasi dari pelaksaan supervisi. Supervisi hendaknya senantiasa
dilaksanakan selama proses perencanaan, pemeriksaan, evaluasi, laporan, dan tindak
lanjut audit. Sebaiknya, supervisi diperluas juga hingga mencakup saat pelatihan,
evaluasi pegawai, dan kegiatan administratif lainnya seperti control waktu dan biaya.
Penelaahan internal resmi hendaknya dilakukan untuk meyakinkan direktur audit
akan kepatuhan para bawahannya terhadap Standard dan kriteria-kriteria lainnya yang
berlaku. Penelaahan ini akan menghasilkan suatu pertimbangan yang objektif dan
rekomendasi untuk perbaikan. Apabila suatu penelaahan internal resmi tidak dapat
dilakukan, direktur audit hendaknya memastikan adanya pengujian untuk setiap
penugasan audit yang selesai dan mendapatkan pula umpan balik dari klien audit
tersebut. Quality Assessment Manual dari IIA, Edisi Keempat, memberikan informasi
yang spesifik dalam melaksanakan suatu penelaahan internal.
Penelaahan eksternal memberikan suatu assurance independen atas kualitas audit
kepada manajemen senior, komite audit, dan auditor eksternal., serta pihak-pihak lain
yang mengunakan hasil pekerjaan dari aktivitas audit internal. SIAS 4 mendefenisikan
“individu-individu yang memenuhi persyaratan” yang kompeten untuk melakukan suatu
penelaahan eksternal sebagai orang-orang yang memiliki keahlian teknis dan latar
belakang pendidikan yang sesuai dengan aktivitas audit yang hendak ditelaah. Orang-
orang ini bisa meliputi para auditor internal dari luar perusahaan, konsultan atau auditor-
auditor luar yang independen. Penelaahan eksternal hendaknya memberikan laporan
secara resmi kepada pihak-pihak yang meminta dilakukannya penelaahan.
Selanjutnya Standar menyatakan bahwa penelaahan eksternal sebaiknya dilakukan
sekali setiap tiga tahun (standar terbaru menyatakan sekali setiap lima tahun). Namun
terdapatnya perbedaan kondisi akan menyebabkan perbedaan interval penelaahan –
misalnya, ketika : (1) adanya pengawasan yang signifikan dari komite audit; (2) adanya
penelaahan mendalam yang dilakukan oleh akuntan publik independen; dan (3) keadaan
aktivitas audit yang relatif stabil.
26
1.1. Evolusi Penelaahan Quality Assurance
Ketika audit internal mendapatkan peran yang lebih besar dalam menilai operasi
perusahaan, serta manajemen senior dan komite audit juga semakin bergantung kepada
staf audit internal mereka untuk memberikan proteksi dan informasi yang diingikan
untuk pengambilan keputusan manajemen, maka timbul kebutuhan terhadap assurance
yang semakin tinggi bahwa manajemen dan dewan komisaris telah dilayani secara baik
oleh staf audit yang profesional. Hal ini tentu tidak dapat dipenuhi oleh pernyataan yang
dikeluarkan oleh staf audit itu sendiri. Dibutuhkan sebuah assurance yang objektif dan
dapat dipercaya, yang hanya dipenuhi melalui peer review atau penelaahan quality
assurance. Penelaahan seperti ini dirancang untuk dapat memberikan analisis yang
independen mengenai apakah :
a) Audit telah memenuhi kebutuhan dari pihak-pihak yang bergantung padanya
b) Operasi audit telah dilaksanakan dengan benar
c) Apakah audit dapat dilakukan dengan lebih baik. Adakah pekerjaan-pekerjaan
lain yang dapat ditambahkan lagi
d) Diperoleh nilai maksimal untuk setiap dolar biaya yang dikeluarkan oleh audit
internal
e) Audit internal telah memenuhi standar profesional yang berlaku saat ini
Penelaahan quality assurance merupakan suatu hal mendasar yang dibutuhkan bagi
setiap profesi. Sejak tahun 1960-an, masyarakat umum semakin sadar bahwa mereka
tidak dapat lagi beranggapan bahwa semua professional benar-benar memiliki
kompetensi secara professional pula. Mereka harus menjalani pengujian. Mereka adalah
subjek dari sebuah penelaahan independen dan penilaian kerja. Hal ini merupakan suatu
yang sangat penting bagi public yang menginginkan keyakinan atas integritas dan
kompetensi dari pihak-pihak yang melayani mereka.
Selama tahun 1970-an, semakin banyak profesi yang melakukan pengaturan
profesinya sendiri. Contohnya, di Amerika Serikat, office of Comptroller of The
Currency mengeluarkan Comptroller’s Handbook for National Bank Examiners yang
berisi intruksi-instruksi dalam melakukan penelaahan atas fungsi audit internal sebuah
bank. US General Accounting Office mengeluarkan Audit Standard-Supplement Series
No.9, mengenai Self-Evaluation Guide for Government Audit Organizations. American
Institute of Certified Public Accountants (AICPA) menyiapakan Peer Review Manual.
Dan pada tahun 1984, IIA menerbitkan untuk pertama kalinya Quality Assurance
Review Manual for Internal Auditing dan menyelenggarakan jasa penelaahan quality
assurance untuk melaksanakan peer review. Dewasa ini, konsep manajemen kualitas total
(total quality management – TQM) telah digunakan oleh perusahaan-perusahaan
manufaktur dan jasa untuk memastikan bahwa operasi mereka berjalan dengan lebih
27
efisien dan efektif. Quality Assurance review manual telah mengalami pembaruan.
Aktivitas ini telah menjadi suatu unsur yang berkelanjutan dari fungsi produksi dan jasa
yang berjalan serta bukan lagi merupakan sebuah evaluasi pasca-operasi.
Penelaahan Internal. Manual tersebut menjelaskan tentang perlunya dilakukan
penalaahan internal dan siapa yang memiliki kemampuan untuk memutuskan untuk
melakukannya. Manual tersebut membahas mengenai penyeleksian tim penelaah,
mengidentifikasi kriteria dalam memilih anggota tim, dan mngeuraikan persiapan-
persiapan yang dilakukan. Ditegaskan mengenai perlunya melakukan survey
terhadap klien dan diberikan pula instruksi untuk pertanyaan-pertanyaan wawancara.
Sebuah contoh kuesioner dan survey klien.
Penelaahan eksternal. Manual IIA menjelaskan mengenai tujuan dan kegunaan
penelaahan eksternal dan siapa yang sebaiknya meminta pelaksaannya. Diuraikan
mengenai surat penegasan, serta pembahasan kualifikasi dan kriteria yang akan
digunakan dalam memilih tim penelaah dan sumber tim tersebut. Dibahas pula
mengenai bagaimana cara melakukan survey dan mewawancarai klien serta
menjelaskan mengapa survey dan wawancara tersebut dilakukan. Diberikan pula
langkah-langkah untuk aktivitas audit yang terdesentralisasi.
Manual tersebut menyebabkan pula modul-modul evaluasi spesifik yang mencakup 8
aktivitas program audit internal, yaitu :
1. Perencanaan
2. Keahlian professional
3. Analisis resiko dan perencanaan audit
4. Analisis atas pencapaian rencana audit
5. Penelaahan audit individual
6. Penelaahan proyek khusus
7. Kebijakan dan prosedur audit
8. Lingkup audit komputer
Kesesuaian dengan standar tidak menjamin bahwa sebuah aktivitas audit internal
telah memenuhi misinya. Seorang auditor internal dapat saja telah mengikuti peraturan
tanpa cela, tetapi mungkin saja pekerjaan tersebut tidak berjalan dengan efektivitas yang
optimal. Ia mungkin saja tidak bekerja dengan cara yang dapat membuat para
manajemen senior percaya bahwa biaya yang telah dikeluarkan untuk operasi audit
internal adalah jauh lebih kecil daripada keuntungan nyata peningkatan control untuk
operasi tentang kinerja manajemen. Tentunya terdapat beberapa permasalahan lain yang
membutuhkan perhatian khusus di dalam Manual :
a) Struktur dari aktivitas audit internal
28
b) Proses audit dan kemampuan berkomunikasi
c) Manajemen fungsi audit
d) Evaluasi atas hasil audit
1.2. Kontrol Kualitas Saat Ini dalam Audit Internal
Meskipun bab ini pada dasarnya ditujukan untuk penelaahan atas kontrol kualitas
dari sebuah aktivitas audit internal, cukup menarik untuk dicatat bahwa audit internal itu
sendiri semakin sering digunakan untuk aspek ini dari keseluruhan perusahaan. Para
auditor internal sering digunakan sebagai pengembang sistem, auditor sistem, konsultan,
dan auditor kepatuhan. Ia bergerak lebih dari audit operasional ke arah perancangan dan
pengembangan sistem kualitas yang proaktif. Walaupun tentu pengakuan dari
kemampuan auditor internal seperti ini akan memiliki dampak yang kurang baik karena
akan mempengaruhi keobjektifan auditor pada saat melakukan penelaahan pada sistem
dan kepatuhannya.
2. Produktivitas dalam Audit Internal
Artikel-artikel yang terbit belakangan ini mengenai produktivitas audit internal
kebanyakan menekankan pada aspek-aspek seperti: (1) jumlah nilai uang yang dapat
diselamatkan atau diperoleh sebagai hasil dari jumlah aktivitas audit (2) jumlah audit
yang dapat diselesaikan (3) jumlah temuan audit (4) jumlah audit yang dapat
diselesaikan dengan biaya ± 5% dari anggaran, dll,
Konsep peningkatan kualitas audit dan pemberian pelayanan yang lebih baik
kepada pelanggan audit itu sendiri juga merupakan sebuah aspek yang patut
diperhitungkan. Kita juga harus ingat bahwa produktivitas adalah suatu hubungan antara
input dari sumber daya, dana, tenaga kerja, materi dan waktu, terhadap output yang
diidentifikasikan sebagai efisiensi dan terhadap hasilnya yang diidentifikasikan sebagai
efektivitas. Jadi sebuah output yang dilaporkan dalam jumlah besar tidak akan berarti
apa-apa kecuali jika dihubungkan dengan hasil akhir dan input sumber dayanya.
2.1. Mengevaluasi Produktivitas Audit
Produktivitas di dalam operasi jasa seperti audit internal memiliki kesulitan di
dalam pengukurannya dikarenakan oleh :
- Mungkin tidak mudah bagi seseorang untuk dapat mengidentifikasi dan
menguantifikasi output dan hasil akhir
- Auditor internal yang memberikan hasil pekerjaan mereka secara internal
akan sulit untuk dinilai
29
- Auditor internal sering kali merupakan hasil kerja sama tim sehingga
tanggung jawab outputnya berada di tangan tim
- Pada umumnya, auditor internal memiliki banyak pertimbangan di dalam
memilih tugas yang hendak dikerjakan, serta kapan dan bagaimana pekerjaan
tersebut diselesaikan
2.2. Siapa yang Dapat Mengaudit Auditor
Setiap unsur dari tiga unsur program quality assurance yang telah disebutkan di
dalam standar awal dan terakhir di atas memiliki tujan dan metode yang berbeda. Yaitu :
Supervisi merupakan sebuah proses yang berkelanjutan. Supervisi memfokuskan
diri pada tiap individu audit dan atau bagian dari audit. Supervisi memberikan keyakinan
kepada para direktur audit bahwa para staf auditor sedang bekerja sesuai dengan apa
yang seharusnya mereka kerjakan di dalam proyek yang sedang berjalan. Supervisi
dilaksanakan oleh supervisor audit atau manajer yang bertanggung jawab untuk proyek
audit yang ditugaskan, bukan yang melaksanakan proyek audit itu sendiri.
Penelaahan internal memberikan keyakinan kepada direktur audit bahwa seluruh
staf, termasuk para supervisor, telah melaksanakan pekerjaan tradisionalnya dengan
benar. Penelaahan seperti ini dilakukan oleh manajer, supervisor, atau staf auditor
internal yang independen.
Penelaahan eksternal merupakan evaluasi atas keseluruhan aktivitas audit internal.
Penelaahan ini dirancang untuk dapat menginformasikan manajemen puncak dan dewan
komisaris mengenai apakah mereka telah dilayani oleh staf audit internal yang
professional.
3. Supervisi
Supervisor audit internal sebaiknya memonitor penguasaan audit dari awal hingga
akhir. Manajer audit atau direktur audit kemudian hendaknya memonitor pekerjaan dari
para supervisor ini. Manajer atau direktur audit sebaiknya mendapat kepuasan bahwa
supervisi yang dilakukan telah memberikan assurance yang dibutuhkan terhadap kontrol
kualitas audit. Jika dibutuhkan, assurance ini harus didokumentasikan. Di bawah ini
disajikan beberapa unsur dari sebuah supervisi yang baik :
a) Supervisor hendaknya melakukan diskusi mengenai tujuan dan lingkup audit
yang dilakukan sebelum melakukan survey pendahuluan
b) Supervisor hendaknya menyetujui secara tertulis program audit yang diajukan
dan setiap perubahan yang terjadi di dalamnya
30
c) Supervisor hendaknya selalu siap selama audit untuk berdiskusi dengan staf
mengenai sasaran, prosedur, pelaporan, dan setiap masalah yang dihadapi dalam
pelaksanaan audit
d) Supervisor hendaknya melakukan penalaahan secara rutin
e) Supervisor hendaknya menelaah kertas kera dan menampilkan bukti dari
penelaahan tersebut
f) Penelaahan supervisor hendaknya memberikan keyakinan bahwa para staf auditor
telah sesuai dengan standar aktivitas, bahwa tujuan audit telah terpenuhi, bahwa
kertas kerja yang ada telah mendukung temuan dan kesimpulan logis yang
diambil , serta memberikan informasi yang layak untuk mendukung sebuah
laporan audit yang bermanfaat
g) Supervisor hendaknya memastikan bahwa temuan-temuan penting telah
diberitahukan kepada manajemen operasional dan laporan kemaujan pekerjaan
dibuat dengan realistis dan dikeluarkan jika diperlukan
h) Supervisor hendaknya memonitor penggunaan anggaran dan skedul sehingga
dapat membantu auditor penanggung jawab (in-charge) dalam memperbaiki tren
pekerjaan yang memburuk
i) Supervisor hendaknya menghadiri rapat-rapat penting dengan manajemen lini
atau direktur
4. Lingkaran Kualitas
Salah satu metode yang telah digunakan dengan efektif dalam meningkatkan
kualitas dan produktivitas audit adalah adanya lingkaran kualitas. Meskipun efisiensi dan
efektivitas secara umum dapat didefenisikan dengan mudah, kualitas itu sendiri adalah
suatu istilah yang lebih sulit untuk diuraikan. Dari satu sisi, kualitas diuraikan berbeda-
beda oleh setiap orang. Untuk memecahkan masalah ini, perusahaan dapat membuat
sebuah lingkaran kualitas (quality circles). Kelompok terdiri atas 5-15 orang pegawai ini
sangat mengenal operasi perusahaan dan kekurangannya, kekuatan dan kelemahannya,
serta kemungkinan solusi dari masalah tersebut. Pendekatan ini mirip dengan studi peer
view dari segi struktur dan isinya. Lingkaran kualitas mempelajari operasi, membuat
rekomendasi, dan sering kali memiliki wewenang untuk mengimplementasikannya
5. Peer Review atas Operasi Multilokasi
Peer review ini dilakukan seperti audit biasa dan terdiri atas program dan audit atas
efektivitas audit yang memiliki banyak lokasi. Bidang-bidang yang dievakuasi
hendaknya meliputi:
a) Organisasi
31
b) Rencana audit bisnis
c) Cakupan audit
d) Penempatan staf
e) Administrasi kepegawaian
f) Pekerjaan lapangan
g) Kertas kerja
h) Pelaporan
i) Independensi
j) Perspektif bisnis
k) Pihak auditor luar
Tiap-tiap dari klasifikasi di atas memiliki sejumlah hal-hal lain dibawahnya.
Semuanya akan dievaluasi untuk memberikan sebuah skor gabungan untuk klasifikasi
tersebut.
6. Evaluasi oleh klien
Proses dari evaluasi oleh klien adalah sebuah teknik yang sebaiknya menjadi salah
satu bagian dari setiap pelaksaan audit. Pada akhir setiap audit, yaitu setelah
dikeluarkannya laporan audit yang diasumsikan telah memiliki komentar dari klien di
dalam isi laporan dan di dalam lampiran suratnya, seorang direktur audit sebaiknya
meminta manajer dari bagian audit untuk melakukan evaluasi dari fungsi audit-auditnya
dan menelaah evaluasi ini dengan ketua tim
7. Implementasi Manajemen Kualitas Total (Total Quality Management)
Penilaian kualitas awal, terdiri atas unsur :
a) Identifikasi pelanggan-pelanggan dari organisasi : manajemen puncak, komite
audit, manajemen operasional, dank lien manajemen individual
b) Menetapkan kebutuhan pelanggan
c) Menetapkan prioritas yang paling baik memenuhi kebutuhan pelanggan
d) Menentukan kualitas produk dari pandangan pelanggan audit jika dilihat dari
segi ketepatan waktu, kecepattanggapan, dan biaya.
e) Melakukan wawancara dengan pelanggan untuk memperoleh informasi
penting lainnya yang relevan
KESIMPULAN
1. Auditor internal yang kompeten dapat melakukan penelaahan atas kontrol-kontrol
administratif dan manajerial dari seluruh aktivitas yang terdapat didalam
organisasi. Kemampuan ini jelas tidak termasuk pelaksanaan evaluasi atas kinerja
32
profesional atau aktivitas-aktivitas teknis yang membutuhkan studi dan
pengetahuan khusus. Akan tetapi auditor hendaknya tidak dihalang-halangi dalam
melaksanakan peran konsultasinya untuk mengevaluasi kinerja dari aktivitas
keuangan dan administratif dimana mereka cukup kompeten untuk menilainya.
Oleh karena itu, seorang auditor harus mampu membangun aktivitas audit agar
dapat meningkatkan kontrol-kontrol administratif di seluruh organisasi.
2. Sebuah proyek audit internal yang dikontrol dan terstruktur dengan baik memiliki
kesempatan yang lebih besar untuk dapat mencapai tujuannya jika dibandingkan
dengan proyek lain yang tidak beraturan dan tanpa bentuk. Benar jika dikatakan
bahwa melakukan audit membutuhkan pemikiran-pemikiran yang kreatif dan
menuntut seorang auditor untuk tetap mencari cara-cara baru dan
mengembangkan cara-cara lama dalam mengerjakan sesuatu. Namun, tanpa
adanya kontrol terhadap anggaran, skedul, dan laporan kemajuan pekerjaan, serta
pedoman-pedoman yang terdefinisikan dengan jelas maka proyek tersebut tidak
akan berjalan dengan baik.
3. Direktur audit hendaknya menetapkan dan memelihara pelaksanaan program
quality assurance untuk mengevaluasi jalannya operasi dari aktivitas audit
internal. Tujuan dari program ini adalah untuk memnerikan keyakinan memadai
bahwa pekerjaan audit yang dilaksanakan telah sesuai dengan Standar yang ada.
REFERENSI
Mann, HE, 1989, Internal Auditor “Selling Internal Auditing, 24-28.
Sawyer, Dittenhofer, Scheiner, 2006, Audit Internal Sawyer, Edisi Kelima Buku 3,
Penerbit Salemba Empat, Jakarta.
The Institute of Internal Auditor, 1990, Quality Assurance Review Manual for Internal
Auditing (Altamonte Spring FL : The Institute of Internal Auditor.
33