KONSEP DAN PENGERTIANARSIP AKTIF

Nooryani - FKH

KONSEP

Arsip Aktif menurut International Council On Archives / ICA (1988) adalah informasi yang terekam (records) yang secara tetap digunakan untuk mendukung pelaksanaan kegiatan badan, lembaga, organisasi.

Arsip Aktif menurut Association Of Records Managers and Administrator / ARM (1984) adalah Arsip yang secara tetap (regulary) masih dirujuk dan diperlukan untuk kegunaan organisasi “saat ini”.

Kesimpulan

Dari definisi diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa arsip aktif mengandung unsur-unsur sebagai berikut :

Informasi yang terekam berkaitan dengna kegiatan organisasi.Sering digunakan untuk mendukung kegiatan organisasi.Disimpan dan dikelola oleh unit asal (unit kerja pencipta arsip).

Karena arsip aktif merupakan bagian / unsur penting dalam mendukung kelancaran pekerjaan, mendukung proses pengambilan keputusan, maka arsip aktif harus selalu siap sedia saat diperlukan, dengan demikian hal yang terpenting dalam hal ini adalah : kecepatan, ketepatan penemuan kembali (retrieval) arsip saat diperlukan.

Arsip dalam suatu organisasi menurut Betty R. Ricks (1992) terdiri darikurang lebih :

25% termasuk arsip aktif.10% termasuk kategori simpan permanen artinya tidak boleh dimusnahkan.30% termasuk kategori arsip inaktif yang harus disimpan dipusat arsip (records center).35% termasuk kategori arsip yang tidak memiliki nilai guna lagi dan harus dimusnahkan.

Dalam merancang sistem manajemen arsip aktif ada sejumlah keputusan yang harus diambil :

Dalam mengelola arsip aktif apakah lokasi, pengendaliannya secara terpusat (sentral) atau desentral.

Metode klasifikasi dan indeks yang digunakan. Prosedur penataan arsip. Perlengkapan dan peralatan yang digunakan.

PENGERTIAN

Sebelum kita melangkah lebih mendalam mengenai arsip aktif, nampaknya ada beberapa istilah perlu kita ketahui bersama, yaitu sebagai berikut :

a.Arsip aktif : Arsip yang mempunyai frekuensi penggunaan yang tinggi yang masih diperlukan oleh unit kerja.

b.Filing : penataan berkas.

c.Filing system : Sistem penyimpanan dan penemuan kembali informasi (arsip) yang terdiri dari aspek sistem seperti : lokasi fisik, metode klasifikasi dan pengindeksan, pengaturan/penataan berkas, prosedur pemberkasan, peralatan dan perlengkapan, pelacakan berkas, teknologi yang digunakan dalam implementasi sistem.

d.Klasifikasi : Proses merencanakan dan menerapkan skema didasarkan atas aktifitas organisasi yang menghasilkan arsip, dimana arsip-arsip tersebut dikategorisasikan secara konsisten dan sistematis untuk memudahkan penangkapan, penemuan kembali, pengelolaan , penyusutan arsip.

Klasifikasi arsip meliputi : menetapkan ketentuan penamaan berkas, pengunaan dan batas-batas keamanan arsip.

e. Indeksing : Proses penetapan dan penerapan istilah / kode arsip aktif yang digunakan untuk penemuan kembalidan pencarian arsip, analisis informasi arsip terhadap klasifikasi.

f. Pengkodean / Koding : pemberian kode.

g. Seri Arsip : Sekelompok arsip yang saling berkaitan yang digunakan sebagai satu berkas, yang dinilai sebagai satu berkas serta disusutkan dalam satu berkas.

_________________________________

Sumber : Modul Manajemen Arsip Aktif, Pusdiklat ANRI Jakarta

TERIMAKASIH