Post on 12-Apr-2019
PANDUAN PERKULIAHAN
KOMPUTER APLIKASI BISNIS
Dengan Menggunakan Microsoft Access 2007
SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI STIE SEBELAS APRIL SUMEDANG
Komputer Aplikasi Bisnis
Halaman : 1
MEMBUAT APLIKASI PENJUALAN SEDERHANA DENGAN MICROSOFT ACCESS 2007
STUDI KASUS : KONTER PULSA
1. MEMBUAT FOLDER Sebelum memulai membuat project dalam MS Access caranya sebelum bekerja harus disimpan
terlebih dahulu yaitu dibiasakan harus membuat folder, caranya sebagai berikut :
1) Buka file explorer dengen menekan kombinasi Start + E, maka akan muncul tampilan explorer.
2) Tentukan lokasi penyimpanan disarankan disimpan di drive D, E, F, atau drive yang lainnya untuk
keamanan data (tidak disarankan di drive C)
3) Buatlah Forder utama dengan cara klik kanan mouse pilih New – Folder dan beri nama
APLIKASI PENJUALAN PULSA.
Komputer Aplikasi Bisnis
Halaman : 2
2. MEMBUAT PROJECT Setelah folder berhasil dibuat, selanjutnya kita dapat memulai membuat project pada MS Access, caranya sebagai berikut : 1) Klik Start – All Apps/All Programs – Microsoft Office – Microsoft Access 2007
2) Maka akan muncul tampilan seperti dibawah ini, lalu pilih Blank Database. Lalu klik icon Open
Folder.
3) Cari dimana kita membuat folder yang telah dibuat tadi misalnya D:/APLIKASI PENJUALAN
PULSA/ lalu beri nama projectnya Aplikasi Penjualan Pulsa kemudian kli OK.
Komputer Aplikasi Bisnis
Halaman : 3
4) Pastikan kembali bahwa project benar-benar telah disimpan di folder yang tepat lalu klik tombol Create.
5) Maka akan muncul area kerja MS Access.
6) Karena kita akan membuat project dari awal, silahkan close table1 sehingga tampilannya
seperti dibawah ini.
Komputer Aplikasi Bisnis
Halaman : 4
3. MEMBUAT TABEL Tabel merupakan salah satu fitur yang disediakan oleh MS Access yang digunakan sebagai tempat menyimpan data. Untuk membuat tabel, caranya sebagai berikut : 1) Pada menu Create pilih Table Design.
2) Masukkan field dan data type.nya. Misalkan dalam contoh ini kita akan membuat tabel PULSA
terlebih dahulu.
Field Name Data Type Field Size Keterangan
KODE PULSA Text 20 Primary Key
JENIS PULSA Text 30
NOMINAL Currency
HARGA BELI Currency
HARGA JUAL Currency
Catatan : Field Name : Merupakan nama atribut yang dimiliki oleh objek. Data Type : Merupakan bentuk data yang akan disimpan. Description : Merupakan keterangan field jikalah diperlukan
No Data type Keterangan
Komputer Aplikasi Bisnis
Halaman : 5
1 Text Untuk menyimpan hurup dan angka (karakter)
2 Memo Untuk menyimpan hurup dan angka dalam bentuk besar misalakan data yang dimasukan dalam bentuk paragraf
3 Number Untuk menyimpan angka
4 Date/Time Untuk menyimpan tanggal dan waktu
5 Currency Untuk menyimpan angka namun dapat berbentuk format mata uang
6 AutoNumber Untuk membuat nomor secara otomatis
7 Yes/No Untuk menyimpan data yang bersipan true/benar atau false/salah
8 OLE Object Untuk menyimpan data berupa objek seperti gambar, foto, dll
9 Hyperlink Untuk mengambil data ke link tertentu
10 Attachment Untuk mengambil data berupa file tertentu
11 Lookup Wizard Untuk membuat pilihan data
3) Tentukan field yang akan dijadikan Primary Key (field yang unik sebagai pembeda tiap data), klik
kanan KODE PULSA pilih Primary Key.
4) Lalu close tabelnya, simpan (yes), dan beri nama PULSA.
5) Lakukan hal yang sama untuk membuat tabel-tabel yang lain sebagai ketentuannya seperti dibawah ini. a. KATEGORI BEBAN
Field Name Data Type Field Size Keterangan
NO BEBAN Text 5 Primary Key
KATEGORI BEBAN Text 30
b. PENJUALAN
Field Name Data Type Field Size Keterangan
Komputer Aplikasi Bisnis
Halaman : 6
NOTA JUAL AutoNumber Long Integer Primary Key
TANGGAL JUAL Date/Time
NAMA PELANGGAN Text 30
c. DETAIL PENJUALAN
Field Name Data Type Field Size Keterangan
NOTA JUAL AutoNumber Long Integer
NO HP Text 30
KODE PULSA Text 20
Khusus untuk tabel DETAIL PENJUALAN tidak menggunakan Primary Key, jadi pada saat memberikan nama tabel maka akan muncul pesan konfirmasi lalu pilih NO.
d. PENGELUARAN
Field Name Data Type Field Size Keterangan
NO PENGELUARAN AutoNumber Long Integer Primary Key
TANGGAL PENGELUARAN Date/Time
NO BEBAN Text 5
URAIAN Text 50
TOTAL Currency
6) Sehingga seperti tampilan dibawah ini.
7) Lalu klik All Tables pilih Object Type.
8) Sehingga menjadi seperti dibawah ini
Komputer Aplikasi Bisnis
Halaman : 7
4. MEMBUAT RELATIONSHIP Setelah semua tabel berhasil dibuat, langkah selanjutnya yaitu membuat relationship untuk
melihat hubungan pada semua table yang ada. Namun dalam skema relationship yang dibuat disesuaikan dengan kasus yang diambil sehingga memungkinkan ada beberapa tabel yang tidak berhubungan namun berguna dalam pembuatan aplikasi atau disebut dengan istilah tabel bantu/pelengkap. Cara untuk membuat relationship sebagai berikut :
1) Pada menu Database Tools pilih Relationship.
2) Blok semua tabel yang ada, klik tombol Add satu kali lalu klik tombol Close.
Catatan :
Komputer Aplikasi Bisnis
Halaman : 8
Jika tabel yang dipilih lebih atau terdapat tabel duplikat, maka silahkan klik kanan pada tabel duplikat tersebut pilih Hide Table.
Jika tabel yang dipilih ternyata kurang, maka klik kanan pada area relationship pilih Show Tables – pilih tabel yang belum dipilih – Add - lalu Close.
3) Aturlah posisi tabel agar mempermudah dan memperjelas skema hubungannya.
4) Selanjutnya berilah hubungan tiap tabel yang saling berhubunga dengan melihat Primary key
yang ada tanda kuncinya dihubungakan dengan Foreign Key yang nama fieldnya sama namun tidak terdapat tanda kunci. Relasi :
NOTA JUAL (PENJUALAN) NOTA JUAL (DETAIL PENJUALAN) KODE PULSA (PULSA) KODE PULSA (DETAIL PENJUALAN)
NO BEBAN (KATEGORI BEBAN) NO BEBAN (PENGELUARAN) Caranya : Klik field yang terdapat tanda kuncinya click and drag dan tempatkan pada filed yang sama yang tidak terdapat tanda kuncinya lalu lepaskan dan akan muncul kotak Edit Relationship checklis Enforce Referential Integrity lalu Create.
Catatan : Cek field yang dihubungkan nama fieldnya harus sama. Status Relationship Type nya harus One-To-Many.
Komputer Aplikasi Bisnis
Halaman : 9
5) Sehingga menjadi seperti tampilan dibawah ini
6) Pastikan bahwa relationship harus sudah tepat, jika sudah maka silahkan close relationshipnya
dan simpan (Yes).
5. MEMBUAT QUERY TRANSAKSI PENJUALAN DAN TRANSAKSI PENGELUARAN
a. QUERY TRANSAKSI PENJUALAN
Cara untuk membuat query TRANSAKSI PENJUALAN, sebagai berikut : 1) Pada menu Create pilih Query Design.
2) AKan muncul kotak Show Table, pilih sumber datanya dari Tables klik dengan menekan
tombol Ctrl pada keyboard pilih tiga table yaitu DETAIL PENJUALAN, PENJUALAN, dan PULSA. Lalu klik tombol Add satu kali kemudian klik tombol Close.
Komputer Aplikasi Bisnis
Halaman : 10
3) Aturlah posisi tabel untuk mempermudah dalam pemahaman dan penerapan konsep pada
query menjadi PENJUALAN – DETAIL PENJUALAN – PULSA.
4) Pindahlan semua field pada table PENJUALAN terlebih dahulu dengan cara double klik
fieldnya dan harus berurutan.
5) Kemudian pindahkan field pada table DETAIL PENJUALAN kecuali field NOTA JUAL, karena
field sudah dipindahkan sebelumnya dalam query tidak boleh ada field yang sama.
Komputer Aplikasi Bisnis
Halaman : 11
6) Lalu pindahkan field pada table PULSA kecuali field KODE PULSA, karena field sudah
dipindahkan sebelumnya sekali lagi dalam query tidak boleh ada field yang sama.
Catatan : Dalam query tidak boleh ada field yang dipindahkan beberapa kali dalam hal ini field
yang namanya sama. Jika ada salah satu atau beberapa field yang terlewat, maka caranya tinggal click and drag
field tersebut dan tempatkan diantara field yang sudah ada. 7) Pastikan bahwa field yang telah dipindahkan benar, kalau sudah yakin Close, simpan (Yes),
dan beri nama TRANSAKSI PENJUALAN.
b. QUERY TRANSAKSI PENGELUARAN
Untuk membuat query TRANSAKSI PENGELUARAN caranya sama dengan cara yang diatas namun untuk pemilihan sumber data diambil dari table KATEGORI BEBAN dan PENGELUARAN. Untuk lebih jelas perhatikan beberapa tampilan dibawah ini.
Komputer Aplikasi Bisnis
Halaman : 12
Untuk query ini diberi nama TRANSAKSI PENGELUARAN.
6. MEMBUAT FORM (INPUT DAN TRANSAKSI) Form merupakan fitur dalam MS Access yang berfungsi sebagai tampilan/interface untuk menginput data. Cara untuk membuat form ikutilah langkah dibawah ini. 1) Pada menu Create pilih More Forms – Form Wizard.
Komputer Aplikasi Bisnis
Halaman : 13
2) Untuk form pertama pada pilihan Tables/Queries pilih sumber datanya yaitu tabel PULSA.
3) Pindahkan semua field pada tabel PULSA dengan mengklik tombol >> lalu klik tombol Next
4) Untuk layoutnya pilih Columnar, karena sumber datanya mengambil dari tabel, tapi kalau dari
query untuk kasus ini pilih Datasheet. Lalu klik tombol Next.
5) Selanjutnya pilih Styles sesuaikan dengan kebutuhan namun untuk defaultnya yaitu Access
2007. Lalu klik tombol Next.
6) Langkah terakhir silahkan beri nama formnya dalam kasus ini yaitu FORM INPUT PULSA. Lalu klik
tombol Finish.
Komputer Aplikasi Bisnis
Halaman : 14
7) Hasil dari pembuatan FORM INPUT PULSA akan seperti dibawah ini.
8) Lakukan hal yang sama untuk membuat form-form yang lain sebagai ketentuannya seperti
dibawah ini.
No Tables/Queries Nama Form
1 KATEGORI BEBAN FORM INPUT KATEGORI BEBAN
2 TRANSAKSI PENGELUARAN FORM TRANSAKSI PENGELUARAN
3 TRANSAKSI PENJUALAN FORM TRANSAKSI PENJUALAN DETAIL PENJUALAN Subform
Catatan : Untuk membuat FORM TRANSAKSI PENJUALAN terdapat berbedaan langkahnya, perhatikanlah tampilan dibawah ini.
Komputer Aplikasi Bisnis
Halaman : 15
9) Sehingga hasil akhir dari pembuatan form akan seperti tampilan dibawah ini.
7. MEMBUAT REPORT (DAFTAR DAN LAPORAN) Report merupakan salah satu dari sekian banyak fitur pada MS ACCESS yang digunakan untuk menampilkan data. Sehingga pengguna dapat melihat dan mengeprint report berupa daftar, laporan, atau kartu. Cara untuk membuat report sebagai berikut : 1) Pada menu Create pilih Report Wizard.
2) Untuk report pertama pada pilihan Tables/Queries pilih sumber datanya yaitu tabel PULSA.
Komputer Aplikasi Bisnis
Halaman : 16
3) Pindahkan semua field pada tabel PULSA dengan mengklik tombol >> lalu klik tombol Next.
4) Pada langkah selanjutnya kita dihadapkan pada pemilihan Grouping, apakah data yang akan
ditampilkan pada report akan dikelompokkan atau tidak. Namun pada kasus ini data tidak akan dikelompokkan sehingga langsung saja klik tombol Next.
5) Pada langkah selanjutnya kita dihadapkan pada pemilihan Sort Order, apakah data yang akan
ditampilkan pada report akan diurutkan atau tidak. Namun pada kasus ini kita akan mengurutkan data berdasarkan KODE PULSA, lalu klik tombol Next.
6) Pada langkah selanjutnya kita dihadapkan pada pemilihan Layout, dalam pembuatan report
pada umumnya menggunakan layout Tabular namun pada kasus tertentu bentuk report disesuaikan dengan kebutuhan. Namun pada kasus ini menggunakan Tabular dan Orientation nya pilih Potrait lalu klik tombol Next.
7) Selanjutnya pilih Styles sesuaikan dengan kebutuhan namun untuk defaultnya yaitu Access
2007. Lalu klik tombol Next.
Komputer Aplikasi Bisnis
Halaman : 17
8) Langkah terakhir beri nama report dengan nama DAFTAR PULSA, lalu klik tombol Finish.
9) Hasil akhir dari pembuatan report DAFTAR PULSA seperti tampilan dibawah ini.
10) Lakukan hal yang sama untuk membuat report-report yang lain sebagai ketentuannya seperti
dibawah ini.
No Tables/Queries Nama Report
1 KATEGORI BEBAN DAFTAR KATEGORI BEBAN
2 TRANSAKSI PENGELUARAN LAPORAN TRANSAKSI PENGELUARAN
3 TRANSAKSI PENJUALAN LAPORAN TRANSAKSI PENJUALAN
Catatan : Untuk membuat LAPORAN TRANSAKSI PENJUALAN yang sumber datanya diambil dari query TRANSAKSI PENJUALAN, perhatikanlah tampilan dibawah ini.
Komputer Aplikasi Bisnis
Halaman : 18
10) Hasil akhir dari pembuatan semua report seperti tampilan dibawah ini
Komputer Aplikasi Bisnis
Halaman : 19
8. MENGINPUT DATA PULSA DAN KETEGORI BEBAN Untuk mencoba menginput data silahkan double klik atau klik kanan pilih Open pada FORM INPUT PULSA, yang inputkan data dibawah ini
PULSA
KODE PULSA JENIS PULSA NOMINAL HARGA BELI HARGA JUAL
M3.5 M3 Rp5.000 Rp5.850 Rp7.000
SIM.5 SIMPATI Rp5.000 Rp5.750 Rp7.000
THREE.5 THREE Rp5.000 Rp5.550 Rp7.000
XL.5 XL Rp5.000 Rp5.650 Rp7.000
Catatan : Untuk mengisi NOMINAL, HARGA BELI, dan HARGA JUAL jangan menggunakan format Rupiah
dan titik (.) karena nantinya akan secara otomatis diberikan format. Ketika sudah menginput satu data silahkan tekan Next Record dan isikan data yang kedua
sampai data selanjutnya.
Lakukan hal yang sama untuk FORM KATEGORI BEBAN dan datanya sebagai berikut :
Komputer Aplikasi Bisnis
Halaman : 20
KATEGORI BEBAN
NO BEBAN KATEGORI BEBAN
1 Beban Peralatan Kantor
2 Beban Konsumsi
3 Beban Gaji
4 Beban Lain-lain
9. MENAMBAHKAN COMBO BOX DAN RUMUS PADA FORM TRANSAKSI PENJUALAN
Combo Box merupakan salah satu dari sekian banyak komponen yang disediakan MS Access yang berfungsi sebagai fasilitas untuk memberikan pilihan baik yang sifatnya tetap maupun tidak tetap. Dalam kasus ini untuk membuat FORM TRANSAKSI PENJUALAN dan FORM TRANSAKSI PENGELUARAN agar dapat mempermudah pengguna kita harus menambahkan Combo Box pada form tersebut.
a. MENAMBAHKAN COMBO BOX
o FORM TRANSAKSI PENJUALAN Cara untuk menambahkan Combo Box pada FORM TRANSAKSI PENJUALAN, langkahnya sebagai berikut : 1) Buka FORM TRANSAKSI PENJUALAN dengan cara klik kanan pilih Design View.
Komputer Aplikasi Bisnis
Halaman : 21
Catatan : Pada FORM TRANSAKSI PENJUALAN sebenarnya terdapat dua buah form yaitu FORM TRANSAKSI PENJUALAN dan DETAIL PENJUALAN Subform.
2) Pada DETAIL PENJUALAN Subform blok semua komponen yang berada di area subform tersebut lalu klik kanan pilih Layout – Remove. Sehingga komponen tersebut dipisahkan.
3) Klik komponen KODE PULSA dan delete komponen tersebut.
4) Pada menu Design pilih tab Controls – Combo Box.
5) Klik Combo Box dan tempatkan pada area subform tepat pada KODE PULSA yang
telah dihapus tadi.
6) Maka akan muncul dialog wizard berupa langkah-langkah yang harus diikuti.
Perhatikan tampilan dibawah ini.
Komputer Aplikasi Bisnis
Halaman : 22
Komputer Aplikasi Bisnis
Halaman : 23
Komputer Aplikasi Bisnis
Halaman : 24
7) Close FORM TRANSAKSI PENJUALAN dan ketika muncul pesan maka simpan pilih Yes.
8) Untuk melihat hasilnya silahkan coba input transaksi penjualan, caranya klik kanan FORM TRANSAKSI PENJUALAN pilih Open. Silahkan coba inputkan data seperti dibawah ini.
Catatan : Untuk NOTA JUAL jangan diisi karena nonya otomatis. Untuk menyimpan data klik Next Record. Ketika KODE PULSA posisinya tidak tepat maka dalam kondisi Form View tinggal
click and drag pindahkan ke posisi yang tepat.
Komputer Aplikasi Bisnis
Halaman : 25
o FORM TRANSAKSI PENGELUARAN
Untuk menambahkan Combo Box pada FORM TRANSAKSI PENGELUARAN caranya sama dengan cara diatas namun perbedaanya yaitu komponen yang dihapus adalah NO BEBAN dan data yang diambil adalah tabel KETEGORI BEBAN. Untuk lebih memperjelas perhatikan penjelasan dan gambar dibawah ini. 1) Buka FORM TRANSAKSI PENGELUARAN (klik kanan – Design View), lalu blok semua
komponen yang ada (Ctrl+A) kemudian klik kanan pilih Layout – Remove dan selanjutnya klik NO BEBAN lalu delete.
2) Pilih komponen Combo Box dan tempatkan di area yang kosong.
Komputer Aplikasi Bisnis
Halaman : 26
3) Makan akan muncul kotak dialog Wizard, lalu ikuti langkah-langkahnya.
Komputer Aplikasi Bisnis
Halaman : 27
Komputer Aplikasi Bisnis
Halaman : 28
Komputer Aplikasi Bisnis
Halaman : 29
b. RUMUS PADA FORM TRANSAKSI PENJUALAN
Selanjutnya kita akan membuat rumus pada FORM TRANSAKSI PENJUALAN, rumus ini diperuntukkan guna mempermudah dalam mengkalkulasi total bayar. Caranya sebagai berikut : 1) Klik kanan FORM TRANSAKSI PENJUALAN pilih Design View.
2) Pada DETAIL PENJUALAN Subform klik area Form Footer pada bagian line-nya tarik ke
bawah. Sehingga menjadi seperti tampilan dibawah ini.
3) Pada menu Design - Tab Controls – Text Box. Klik dan tempatkan pada area Form
Footer.
4) Pada isian Text Box nya beri rumus =Sum([HARGA JUAL]) dan mohon diingat nama Text
Boxnya dalam kasus ini adalah Text14 (nama Text disesuaikan dengan hasil pengerjaan)
Komputer Aplikasi Bisnis
Halaman : 30
5) Lalu rumus selanjutnya yaitu menampilkan TOTAL BAYAR yang disimpan dibawah
subform, caranya tambahkan Text Box lagi dan tempatkan dibawah sunform.
6) Ganti lebel Text9 menjadi TOTAL BAYAR dan pada isian Text Boxnya beri rumus berikut
=[Form].[DETAIL PENJUALAN Subform]![Text14]
7) Untuk melihat hasilnya silahkan buka FORM TRANSAKSI PENJUALAN (klik kanan – Form
View)
8) Untuk memberikan format Rupiah pada TOTAL BAYAR caranya kembali lagi ke Design View – klik Text Box TOTAL BAYAR – pada menu Design – Property Sheet.
Komputer Aplikasi Bisnis
Halaman : 31
9) Pada kotak Poperty Sheet pilih Format – Currency.
10) Hasil akhirnya akan seperti dibawah ini.