Post on 19-May-2018
PERANGKAT RPP SMK
MENENTUKAN KEBUTUHAN PERALATAN DAN PERLENGKAPAN KEARSIPAN
KELAS X / SEMESTER I
Standar Kompetensi : Mengelola Sistem Kearsipan
Rencana Pelaksanaan Pembelajaran (RPP) 1
PERANGKAT RPP SMK
MENENTUKAN
KEBUTUHAN
PERALATAN DAN
PERLENGKAPAN
KEARSIPAN
DISUSUN OLEH
SAFRIYA
PROGRAM STUDI
PENDIDIKAN
DISUSUN OLEH:
SAFRIYA NUR AGUSTIN
PROGRAM STUDI
PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI MALANG
2014
KATA PENGANTAR
Puji syukur saya panjatkan kehadirat Allah SWT, atas limpahan rahmat dan hidayah-
Nya sehingga saya dapat menyelesaikan perangkat pembelajaran ini. Perangkat ini dibuat
dengan maksud memenuhi tugas akhir mata kuliah Pengembangan Media Pengajaran ADP
berbasis TIK.
Perangkat ini dibuat sebagai acuan bagi para mahasiswa untuk melakukan peer-
teaching, microteaching dan implementasinya dalam pembelajaran nyata melalui kegiatan
Rencana Pelaksanaan Pembelajaran (RPP) 2
PPL sehingga diperoleh hasil kognitif, afektif dan psikomotorik. Hasil belajar kognitif
Administrasi Perkantoran meliputi produk dan proses, hasil belajar psikomotorik berupa
keterampilan dalam melaksanakan aktivitas kerja ilmiah, hasil belajar afektif terdiri dari
perilaku berkarakter dan keterampilan sosial.
Dengan demikian perangkat pembelajaran ini merupakan contoh perangkat RPP dan
kelengkapannya yang melatihkan keterampilan berpikir, keterampilan proses, psikomotor,
keterampilan sosial dan menumbuhkembangkan perilaku berkarakter.
Perangkat ini terdiri dari: Kurikulum PPG, Silabus, RPP, LKS dan Kunci LKS, LP-1:
Penilaian Produk, Kunci LP-2: Penilaian Proses, LP-3 Penilaian Psikomotor, LP-4:
Pengamatan Perilaku Berkarakter, dan LP-5: Pengamatan Keterampilan Sosial, Modul,
Media pembelajaran berupa slide power point.
Mudah-mudahan perrangkat ini memberikan kemudahan bagi mahasiswa Ekonomi
khususnya calon guru Administrasi Perkantoran dalam mengelola pembelajaran sehingga
memberikan ruang yang amat luas bagi peserta didiknya untuk mengembangkan keterampilan
berpikir, keterampilan proses, keterampilan sosial, dan mewujudkan perilaku berkarakter.
Malang, April 2014
DAFTAR ISI
Kata Pengantar--------------------------------------------------------------------------------------- 3
Daftar Isi---------------------------------------------------------------------------------------------- 4
Silabus------------------------------------------------------------------------------------------------- 5
Rencana Pelaksanaan Pembelajaran -------------------------------------------------------------- 7
LKS---------------------------------------------------------------------------------------------------- 12
Rencana Pelaksanaan Pembelajaran (RPP) 3
LP-1: Produk------------------------------------------------------------------------------------------ 14
LP-2: Proses------------------------------------------------------------------------------------------ 16
LP-3: Psikomotor------------------------------------------------------------------------------------ 18
LP-4: Pengamatan Perilaku Berkarakter---------------------------------------------------------- 19
LP-5: Pengamatan Keterampilan Sosial---------------------------------------------------------- 20
Materi Ajar ------------------------------------------------------------------------------------------- 21
A. SILABUS MATA KEGIATAN MENAJEMEN KEARSIPAN
Standar Kompetensi: Mengelola Sistem Kearsipan
Kompetensi Dasar:
1. Menentukan sistem kearsipan
2. Menetukan kebutuhan peralatan dan perlengkapan kearsipan
3. Mengimplementasikan sistem kearsipan
4. Memelihara sistem kearsipan
Rencana Pelaksanaan Pembelajaran (RPP) 4
Kompetensi dasar yang dikembangkan untuk RPP: Menentukan kebutuhan peralatan
dan perlengkapan kearsipan
Rencana Pelaksanaan Pembelajaran (RPP) 5
A. SILABUSNama Sekolah : Mata Pelajaran : Kejuruan Administrasi Perkantoran Bidang keahlian : Bisnis dan Manajemen Program K eahlian : Administrasi PerkantoranKelas/ Semester : X / I Alokasi Waktu : 1 x 45 menitStandar kompetensi : Mengelola sistem kearsipan
Kompetensi Dasar Materi Pokok Kegiatan Pembelajaran Penilaian Alokasi Waktu Sumber Belajar
Mengidentifikasi alat dan bahan kearsipan
Mempersiapkan alat dan bahan kearsipan
Alat dan bahan kearsipano Alat-alat arsipo Bahan-bahan arsip
MengamatiMengamati beberapa Alat-alat arsipBahan-bahan arsip
MenanyaMemberikan kesempatan peserta didik menanyakan hal yang berkaitan dengan Alat-alat arsipBahan-bahan arsip
Eksperimen/exploreMenggunakan Alat-alat arsip Bahan-bahan arsip
AsosiasiMenjelaskan Alat-alat arsipBahan-bahan arsip
Komunikasi Mempresentasikan Alat-alat arsipBahan-bahan arsip
TugasMembuat resume tentang alat dan bahan kearsipan
Observasi
Ceklist lembar pengamatan pada saat peserta didik melakukan diskusi kelompok
PortofolioMengumpulkan dan mendokumentasi alat dan bahan kearsipan
Tes
Tes praktik daan tertulis bentuk uraian dan/atau pilihan ganda tentang alat dan bahan kearsipan
1. Drs. Syamsul Anwar, 1999, Kearsipan, Bandung: Titian Ilmu
2. Drs. Basir Barthos, 2012, Manajemen Kearsipan, Jakarta: Bumi Aksara
3. Dra. Gina Madiana, Kearsipan SMK: 1994; Bandung : Armico,
4. Zulkifli Amsyah, manajemen, ,1995, Kearsipan, Jakarta : Gramedia,
5. Modul Sri Endang R, 2009, Mengelola Sistem Kearsipan, Jakarta : Erlangga
Rencana Pelaksanaan Pembelajaran (RPP) 6
B. RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN
Satuan Pendidikan :
Mata Pelajaran : Kejuruan Administrasi Perkantoran
Kelas/Semester : Kelas X / Semester I
Materi Pembelajaran : Mengelola Sistem Kearsipan
Alokasi Waktu : 1 x 45 menit
I. Standar Kompetensi : Mengelola Sistem Kearsipan
II. Kompetensi Dasar : Menentukan Kebutuhan Peralatan dan Perlengkapan
Kearsipan
III. Indikator
A. Kogntif
1. Produk
a. Mengenal dan mengerti jenis perlengkapan dan alat kearsipan
b. Mengetahui dan memahami fungsi dan kegunaan perlengkapan dan
alat kearsipan
2. Proses
Melaksanakan praktek menentukan kebutuhan alat dan
perlengkapankearsipan secara tepat dan efisien yang meliputi kegiatan:
a. Mengenal
b. Memahami
B. Psikomotor
1. Memahami dan menganalisa perlengkapan dan alat kearsipan
2. Mengidentifikasi alat dan perlengkapan sesuai fungsi dan kegunaan
C. Afektif
1. Mengembangkan perilaku berkarakter meliputi:
a. Teliti
b. Rapi
c. Disiplin
d. Cekatan
2. Keterampilan sosial:
a. Berkomunikasi
b. Bekerjasama
c. Melayani
Rencana Pelaksanaan Pembelajaran (RPP) 7
IV. Tujuan Pembelajaran
A. Kognitif
1. Produk
a. Peserta didik dapat menyebutkan jenis peralatan dan perlengkapan
kearsipan dengan mengerjakan soal sebagaimana pada LP 1:
produk sesuai dengan kunci jawaban.
b. Peserta didik dapat mengidentifikasi peralatan dan perlengkapoan
sesuai dengan fungsi dan kegunaan dengan mengerjakan soal
sebagaimana pada LP 1: produk sesuai dengan kunci jawaban.
2. Proses
Disediakan berbagai macam peralatan dan perlengkapan kearsipan
sehingga siswa dapat mengenal dan mengetahui fungsi dan kegunaan
alat dan bahan yang sesuai dengan rincian tugas kinerja yang
ditentukan di LP 2, proses meliputi: memahami, menganalisa,
mengidentifikasi.
B. Psikomotor
Disediakan alat kearsipan (filling cabinet, rotary, lemari arsip, rak arsip,
map arsip, ordner, stapler, perforator, numerator, kotak/box, alat sortir,
label, tickel file, cardex cabinet, rak/laci kartu, alat peyimpanan khusus)
dan perlengkapan kearsipan (kartu indeks, kartu tunjuk silang, lembar
pinjam arsip, map pengganti, dan buku arsip). Siswa dapat mengenal dan
mengidentifikasi alat dan bahan tersebut sesuai dengan tugas kinerja yang
ditentukan pada LP 3 Psikomotor.
C. Afektif
1. Karakter
Proses belajar mengajar berpusat pada siswa. Memiliki kemajuan dalam
menunjukkan karakter teliti, rapi, disiplin dan cekatan yang sesuai
dengan LP 4: Pengamatan Perilaku Berkarakter.
2. Kerampilan sosial
Proses belajar mengajar berpusat pada siswa. Memiliki kemajuan
dalam menunjukkan perilaku keterampilan sosial berkomunikasi,
bekerjasama dan melayani yang sesuai dengan LP 5: Keterampilan
sosial
Rencana Pelaksanaan Pembelajaran (RPP) 8
V. Model dan Metode Pembelajaran
Model pembelajaran yang digunakan yakni model pembelajaran kontekstual
(CTL). Sedangkan metode yang digunakan yakni ceramah bervariatif,
pemberian tugas dan diskusi.
VI. Bahan
Lembar kerja 1
VII. Alat dan Media
Alat yang digunakan dalam proses pembelajaran adalah,
Seperangkat alat dan bahan kearsipan
Alat Tulis Kantor (ATK)
LCD
Media yang digunakan dalam proses pembelajran adalah,
Slide tentang gamabr alat dan bahan kearsipan
Slide prosedur penggunaan alat dan bahan kearsipan
Rencana Pelaksanaan Pembelajaran (RPP) 9
VIII. Proses Belajar Mengajar
A. Pendahuluan
Kegiatan
Penilaian oleh Pengamat
1 2 3 4
1. Mengkomunikasikan tujuan pembelajaran produk, proses,
psikomotor, keterampilan sosial dan karakter. Siswa dapat
menjelaskan dan menunjukkan setiap peralatan dan
perlengkapan kearsipan.
Guru meminta siswa menyebutkan apa saja peralatan dan
perlengkapan kearsipan yang mereka ketahui.
2. Guru kemudian memberikan penjelasan tentang jawaban yang
telah dikemukakan siswa tersebut.
B. Inti
Kegiatan
Penilaian oleh Pengamat
1 2 3 4
Penggalan 1
a. Siswa mengemukakan fungsi dari peralatan dan
perlengkapan yang telah disebutkan.
b. Guru memberikan penjelasan yang lebih rinci kepada siswa
tentang fungsi peralatna dan perlengkapan yang telah
disebutkan siswa sebelumnya.
c. Guru memberikan seperangkat peralatan dan
perlengkapanS kearsipan
d. Siswa berdiskusi tentang fungsi dan keguanaan peralata
dan perlengkapan yang telah diberikan oleh guru.
Penggalan 2
a. Siswa mengerjakan LK 1
b. Guru dan siswa mendiskusikan jawaban dari LK 1 yang
Rencana Pelaksanaan Pembelajaran (RPP) 10
Kegiatan
Penilaian oleh Pengamat
1 2 3 4
telah dikerjakan oleh siswa
c. Membimbing kelompok berkomunikasi utnuk
menyampaikan pendapat dalam menarik kesimpulan
dengan mengacu pada lembar kerja.
d. Memberikan penghargaan kepada individu atau kelompok
yang berkinerja baik dalam kegiatan belajar mengajar
tersebut.
C. Penutup
Kegiatan
Penilaian oleh Pengamat
1 2 3 4
Menutup pelajaran dengan memberikan tugas yang
dikerjakan di rumah dan mengucapkan salam.
IX. Sumber Pembelajaran
1. LKS 1 : Pengertian dan fungsi/kegunaan peralatan dan perlengkapan
kearsipan
2. Kunci LKS 1
3. LP 1 : Produk
4. LP 2 : Proses
5. LP 3 : Psikomotor
6. LP 4 : Pengamatan Perilaku Berkarakter
7. LP 5 : Pengamatan Keteampilan Sosial
8. Tabel Spesifikasi Penilaian
9. Silabus
10. Modul
11. Media Slide Power Point
X. Daftar Pustaka
Rencana Pelaksanaan Pembelajaran (RPP) 11
Modul Sri Endang R, 2009, Mengelola Sistem Kearsipan, Jakarta : Erlangga
Nama/Kelompok :
Kelas :
Tanggal :
Lembar Kerja Siswa
Sistem Penyimpanan Arsip
Tujuan:
1. Dapat memahami pengertian masing-masing peralatan dan perlengkapan kearsipan
2. Dapat mengetahui fungsi dan kegunaan peralatan dan perlengkapan kearsipan
Langkah-Langkah:
1. Menjelaskan pengertian setiap peralatan dan perlengkapan kearsipan menggunakan
bahasa siswa sendiri.
2. Untuk pendalaman konsep, siswa diminta menjelaskan fungsi atau kegunaan peralatan
dan perlengkapan kearsipan dengan menggunakan bahasanya sendiri.
Analisis
1. Menurut anda apa saja yang termasuk dalam alat kearsipan?
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
2. Menurutt anda apa saja yang termasuk dalam perlengkapan kearsipan?
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
3. Termasuk dalam apakah stapler itu? Dan apa perbedaan stapler dan staples?
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
Rencana Pelaksanaan Pembelajaran (RPP) 12
Kunci Jawaban LKS 1
1. Menurut anda apa saja yang termasuk dalam alat kearsipan?
Yang termasuk dalam perlengkapan kearsipan adalah kartu indeks, kartu tunjuk
silang, lembar pinjam arsip (out slip), map pengganti (out folder), dan buku arsip.
2. Menurutt anda apa saja yang termasuk dalam perlengkapan kearsipan?
Yang temasuk dalam alat kearsipan adalah filling cabinet, lemari arsip, rak arsip,
map arsip, guide, ordner, stapler, perforator, numerator, kotak/box, label, cabinet
cardex (card index), rak/laci kartu dan alat penyimpanan khusus.
3. Termasuk dalam apakah stapler itu? Dan apa perbedaan stapler dan staples?
Stapler termasuk dalam perlengkapan kearsipan. Perbedaan stapler dan staples,
stapler merupakan alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas dan
digerakkan dengan menggunakan tenaga manusia. Sedangkan staples adalah isi
daari stapler itu sendiri.
Rencana Pelaksanaan Pembelajaran (RPP) 13
Nama :
NIS :
Tanggal :
LEMBAR PENILAIAN (LP) 1 : Produk 1a
1. Jelaskan apa saja yang termasuk dalam perlengkapan kearsipan!
2. Jelaskan apa yang dimaksud dengan perforator!
LEMBAR PENILAIAN (LP) 1: Produk 1b
1. Jelaskan fungsi dari peralatan kearsipan!
2. Jelaskan fungsi atau kegunaan dari guide!
Rencana Pelaksanaan Pembelajaran (RPP) 14
Kunci LP 1 : Produk Ia
1. Yang temasuk dalam alat kearsipan adalah filling cabinet, lemari arsip, rak arsip, map
arsip, guide, ordner, stapler, perforator, numerator, kotak/box, label, cabinet cardex
(card index), rak/laci kartu dan alat penyimpanan khusus.
2. Perforator adalah alat untuk melubangi kertas atau kartu dan digerakkan dengan
tenaga manusia yang terbuat dari logam.
Kunci LP 1 : Produk Ib
1. Fungsi dari peralatan kearsipan antara lain:
Sebagai sarana penyimpanan arsip
Sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan, dan mempermudah
pekerjaan di bidang kearsipan.
Sebagai alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan sehingga arsip tahan lama.
2. Fungsi atau kegunaan dari guide adalah sebagai petunjuk dan atau sekat/pemisah
dalam penyimpanan arsip.
Rencana Pelaksanaan Pembelajaran (RPP) 15
LEMBAR PENILAIAN 2 : PROSES
Disediakan berbagai macam alat dan bahan kearsipan sehingga siswa dapat mengenal dan
mengetahui fungsi dan kegunaan peralatan dan perlengkapan kearsipan.
Prosedur:
1. Siapkan seperangkat peralatan perlengkapan kearsipan
2. Berikan siswa tugas secara berkelompok untuk menentukan fungsi dan kegunaan dari
peralatan dan perlengkapan kearsipan tersebut.
3. Siwa melakukan kinerja secara kondusif secara berkelompok
4. Penetuan skor kinerja siswa mengacu pada format asesmen kinerja yang telah dibuat
5. Berikan format asesmen kinerja kepada siswa sebelum dilakukan
6. Siswa diijinkan mengakses kinerja mereka sendiri dengan menggunakan format
tersebut
Format Asesmen Kinerja Proses
No Rincian Tugas Kinerja
Skor
Maksimu
m
Skor Asesmen
Oleh siswa sendiri Oleh guru
1. Persiapan:- Kemampuan menjelaskan
pengertian peralatan kearsipan- Kemampuan menjelaskan
pengertian perlengkapan kearsipan
10
10
2 Peralatan Kearsipan:- Mengidentifikasi jenis peralatan
arsip- Menjelaskan fungsi dan
kegunaan tiap peralatan arsip
20
20
3. Perlengkapan Kearsipan:- Mengidentifikasi jenis
perlengkapan arsip- Menjelaskan fungsi dan
kegunaan tiap perlengkapan arsip
20
20
Rencana Pelaksanaan Pembelajaran (RPP) 16
Jumlah 100
Malang, 2014
Siswa Guru
(........................................) (...............................................)
Rencana Pelaksanaan Pembelajaran (RPP) 17
LEMBAR PENILAIAN 3 : PSIKOMOTOR
Prosedur:
1. Disediakan seperangkat peralatan dan eprlengkapan kearsipan
2. Siswa diberikan tugas secara berkelompok untuk menjelaskan fungsi/kegunaan
dan mencoba menggunakan peralaan dan perlengkapan kearsipan tersebut
3. Penentuan skor kinerja siswa mengacu pada format asesmen kinerja yang telah
dibuat
4. Berikan format tersebut kepada siswa sebelum asesmen dilakukan
5. Siswa diijinkan mengakses kinerja mereka sendiri dengan menggunakan format
tersebut
Lembar Asesmen Kinerja Psikomotor
No Rincian Tugas Kinerja Skor Maksimum
Skor AsesmenOleh siswa
sendiri Oleh guru
1 Memilah apa saja yang temasuk dalam peralatan dan perlengkapan arsip
25
2. Mengidentifikasikan kemampuan kerjasama dalam kelompok 20
3 Mengidentifikasi fungsi dan kegunaan dari setiap peralatan dan perlengkapan arsip
25
4 Mengoperasikan peralatan dan perlengkpam arsip dengan benar 30
J u m l a h 100
Malang, 2014
Siswa Guru
(........................................) (...............................................)
Rencana Pelaksanaan Pembelajaran (RPP) 18
LEMBAR PENILAIAN 4: FORMAT PENGAMATAN PERILAKU BERKARAKTER
Nama siswa :
Kelas :
Tanggal :
Petunjuk:
Untuk setiap perilaku berkarakter berikut ini, berilah penilaian atas perilaku berkarakter siswa
menggunakan skala berikut ini;
A : Sangat baik
B : Memuaskan
C : Menunjukkan kemampuan
D : Memerlukan perbaikan
Format Pengamatan Perilaku Berkarakter
No Rincian Tugas Kinerja (RTK)
Memerlukan perbaikan
(D)
Menunjukkan kemajuan (C)
Memuaskan (B)
Sangat baik (A)
1 Teliti2 Rapi4 Disiplin5 Cekatan
Malang, 2014 Pengamat
Rencana Pelaksanaan Pembelajaran (RPP) 19
(...........................................)
LEMBAR PENILAIAN 5: FORMAT PENGAMATAN KETERAMPILAN SOSIAL
Nama Siswa :
Kelas :
Tanggal :
Petunjuk:
Untuk setiap keterampilan sosial berikut ini, berilah penilaian atas keterampilan sosial siswa tersebut dengan menggunakan skala berikut ini:
A : Ssangat baik
B : Memuaskan
C : Menunjukkan kemajuan
D : Memerlukan perbaikan
Format Pengamatan Keterampilan Sosial
NoRincian Tugas Kinerja (RTK)
Memerlukan perbaikan
(D)
Menunjukkan kemajuan
(C)
Memuaskan (B)
Sangat baik (A)
1 Berkomunikasi
2 Bekerjasama
3 Melayani
Malang, 2014 Pengamat
Rencana Pelaksanaan Pembelajaran (RPP) 20
( )
Materi Ajar
Kearsipan Peralatan kearsipan adalah alat atau sarana yang digunakan dalam bidang
kearsipan. Peralatan ini pada umumnya tahan lama (dapat digunakan bertahun-tahun) karena
dibuat dengan bahan-bahan yang kuat seperti logam, kayu, aluminium, besi, plastik, dan
sebagainya.
Fungsi peralatan kearsipan antara lain:
1. Sebagai sarana penyimpanan arsip
2. Sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan, dan mempermudah pekerjaan
dibidang kearsipan
3. Sebagai alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan sehingga arsip tahan lama
Jenis-jenis Peralatan
Peralatan kearsipan adalah alat atau sarana yng digunakan dalam bidang kearsipan.
Peralatan ini pada umumnya tahan lama (dapat digunakan bertahun-tahun) karena dibuat
dengan bahan-bahan yang kuat seperti logam, kayu, alumunium, besi, plastik, dsb.
Macam-macam peralatan kearsipan antara lain:
1. Filling Cabinet
yaitu lemari arsip yang terdiri dari laci,
antara 1-6 laci; tetapi yang paling banyak di
gunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci
dapat menampung kurang lebih 5.000
lembar arsip ukuran surat yang di susun
berdiri tegak lurus (vertikal) berderet
kebelakang. Filling Cabinet berguna untuk
menyimpan arsip atau berkas yang masih bersifat aktif. Sebelum arsip di simpan ke
laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut di masukan ke dalam folder atau folder
Rencana Pelaksanaan Pembelajaran (RPP) 21
gantung (hanging folder). penyimpanan arsip dalam laci sebaiknya tidak ketat padat,
karena di perlukan ruang longgar untuk memudahkan dalam memasukan dan
mengeluarkan arsip ke dan dari laci. Penyimpanan arsip yang terlalu padat di samping
membuat pekerjaan pencarian menjadi sulit, juga dapat merusak arsip yang ada di
dalamnya. Dengan demikian, sebaiknya arsip yang disimpan tidak lebih dari 4.000
surat, dengan folder sekitar 40-50 folder dan guide 20-40 lembar . Dalam laci filling
cabinet di lengkapi dengan sepasang gawang yang di pasang di kiri dan kanan bagian
atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya. Gawang tersebut digunakan untuk
menyangkut hanging folder. Filling cabinet dapat terbuat dari plastik atau logam,
tetapi yang paling banyak adalah dari logam, karena lebih kuat.
2. Rotary
Yaitu semacam filling cabinet tetapi
penyimpanan arsip dilakukan secara berputar.
Alat ini dapat digunakan secara berputar
sehingga dalam penempatan dan penemuan
kembali arsip tidak banyak memakan tenaga.
Alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti
logam atau besi. Arsip disimpan pada alat ini
secara lateral.
3. Lemari Arsip
Adalah lemari tempat menyimpan arsip
dalam berbagai bentuk arsip. Lemari ini
dapat terbuat dari kayu atau juga besi yang
di lengkapi dengan daun pintu yang
menggunakan engsel, pintu dorong, atau
menggunakan kaca. Penyusunan arsip dapat di lakukan dengan cara berdiri
menyamping (lateral) dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan kedalam ordner
atau dengan cara di tumpuk mendatar (horizontal) dengan terlebih dahulu arsip di
masukkan ke map.
4. Rak Arsip
Rencana Pelaksanaan Pembelajaran (RPP) 22
Adalah lemari tanpa pintu tempat
menyimpan arsip yang di susun secara
lateral (menyamping). Arsip-arsip yang
akan disimpan di rak terlebih dahulu
dimasukan ke dalam ordner atau kotak
arsip. Ordner atau kotak arsip
ditempatkan di rak arsip sehingga tampak punggung dari ordner atau kotak arsip,
yang ada di dalam nya. Rak arsip dapat di buat dari kayu atau besi.
5. Map Arsip
Adalah lipatan yang terbuat dari karton/kertas
tebal atau plastik yang digunakan untuk
menyimpan arsip/surat-surat. Arsip yang
disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-50
lembar. Sebaiknya arsip jangan sampai
disimpan terlalu banyak sehingga map sulit
ditutup. Map arsip ada beberapa macam, antara
lain sebagai berikut.
a. Stopmap folio, yaitu map yang terdapat daun pentup pada setiap sisinya. Daun
penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak
jatuh. Pada umumnya, stopmap folio digunakan untuk menyimpan arsip yang
sudah inaktif, di mana map yang berisi kumpulan arsip ini akan dibendel atau
diikat dengan menggunakan tali.
b. Map snelhecter, yaitu map yang mempunyai penjepit di tengah map. Map ini
tidak mempunyai daun penutup. Untuk menopang arsip/surat yang ada
didalamnya menggunakan penjepit. Arsip yang disimpan pada umumnya yang
bersifat inaktif, tetapi dapat juga untuk menyimpan arsip aktif. Arsip yang
ditempatkan di dalamnya terlebih dahulu harus dilubangi dengan
menggunakan perforator.
Rencana Pelaksanaan Pembelajaran (RPP) 23
c. Folder, yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa
lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map
ini funginya untukmenyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukkan ke
dalam kotak arsip secra vertikal. Map ini mempunyai tab (bagian yang
menonjol pada posisi atas) untuk menuliskan judul/label tentang arsip yang
ada di dalam folder tersebut.
d. Hanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi
penggantung inidipasang pada gawang yang ada di filling cabinet. Hanging
folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada
di dalamnya.
6. Guide
Lembaran kertas tebal atau karton yang
digunakan sebagai penunjuk dan atau
sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide
terdiri dari dua bagian, yaitu sebagai berikut :
a. Tab guide, yaitu bagian yang menonjol untuk
menuliskan kode-kode, tanda-tanda, atau index
(pengelompokan) arsip.
b. Badan Guide, fungsinya untuk menopang arsip-arsip yang ada di belakang nya.
Guide ditempatkan di depan folder jika penyimpanan arsip menggunakan filing
cabinet, atau dapat juga di depan arsip jika penyimpanan menggunakan ordner
atau map snelhecter. Guide dapat dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan
dengan bentuk arsip. Jika arsip berupa surat-surat dengan menggunakan kertas
ukuran folio atau A4, maka badan guide dibuat sesuai dengan ukuran arsip yang
di simpan, tetapi jika arsip ukuran nya kecil maka guide juga kecil.
Posisi tab guide dapat di atur penempatan nya, yaitu sebagai berikut:
a. Guide pertama, yaitu Tab Guide terletak pada posisis atas sebelah kiri,
untuk menuliskan kelompok utama ( main subject ).
b. Guide kedua, yaitu Tab Guide terletak pada posisi atas bagian tengah,
untuk menuliskan kelompok sekunder ( sub subject ).
Rencana Pelaksanaan Pembelajaran (RPP) 24
c. Guide ketiga, yaitu Tab Guide terletak pada posisi atas sebelah kanan,
untuk menuliskan kelompok tersier ( sub sub subject ) atau untuk yang
lebih kusus lagi.
7. Ordner
Adalah map besar dengan ukuran
punggung sekitar 5 cm yang
didalam nya terdapat besi
penjepit. Arsip yang akan di
simpan didalam ordner terlebih
dahulu di lubangi dengan
menggunakan perforator. Ordner terbuat dari karton yang sangat tebak sehingga
cukup kuat jika diletakan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner
dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip surat.
8. Stapler
Adalah alat yang digunakan untuk
menyatukan sejumlah kertas. Stapler
digerakkan dengan menggunakan tenaga
manusia. Cara kerja dan komponennya
mekanik, sserta baru berfungsi apabila
diisi dengan staples. Stapler dan staples
terbuat dari bahan logam yang cukup kuat. Jangan memasukkan isi staples
melebihi kemampuannya, supaya daya lentur per tetap kuat. Jika terjadi
kemacetan dibagian mulut, uasahakan tidak memukul-mukulkan stapler. Stapler
sangat populer sehingga memiliki banyak nama tidak resmi yang berasal dari
suara yang dikeluarkan alat ini, seperti jekrekan, jepretan, dan cekrekan. Menurut
kemampuan dan bentuknya, stapler dibedakan menjadi :
a. Stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membendel
maksimum 10 lembar kertas.
b. Stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu membendel
10-20 lembar kertas.
c. Stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membendel
lebih dari 20 lembar kertas.
9. Perforator
Rencana Pelaksanaan Pembelajaran (RPP) 25
Adalah alat untuk melubangi
kertas/kartu. perforator dibedakan
antara lain sebagai berikut:
a. Perforator dengan satu pelubang, digunakan
untuk melubangi kartu perpustakaan, papan
nama, plastik, dan lain-lain.
b. Perforator dengan dua pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan
disimpan dalam map snelhecter atau ordner
c. Perforator dengan lima pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang
akan dimasukkan ke dalam ordner.
Perforator digerakkan dengan tenaga manusia. Cara kerja dan komponennya
mekanis. Perforator mebuat lubang dengan diameter 5mm. Perforator terbut dari
logam. Cara menggunakan perforator adalah sebagai berikut:
a. Siapkan kertas yang akan diberi lubang, maksimum 10 lembar. Lembar
paling atas dilipat sama lebar untuk menentukan titik tengah, lalu tepi
kertas diratakan.
b. Kertas diletakkan di papan kertas pada posisi tengah sampai tepi kertas
menyentuh batas tepi perforator.
c. Tangkai perforator ditekan dengan telapak tangan sampai kertas
berlubang.
10. Numerator
Adalah alat unuk membubuhkan nomor pada
lembaran dokumen. Menurut bentuk dan
ukurannya, numerator dibedakan sebagi berikut:
a. Numerator kecil, yaitu numerator yang ukuran
angkanya kecil dan terdiri dari 4-6 digit.
b. Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran
angkanya lebih besar dan terdir lebih dari 6 digit.
Numerator digerakkan dengan tangan. Cara kerja
dan komponennya mekanis. Terdapat pengatur angka rangkap, dan membuat
angka secaraa otomatis dengan cara menekannya. Jika tidak digunakan,
Rencana Pelaksanaan Pembelajaran (RPP) 26
numerator harus disimpan di tempat tertutup dan kering. Adapun cara kerja
numerator sebagai berikut:
a. Beri tinta pada bantalan huruf.
b. Atur nomor awal.
c. Cetak nomor dengan cara menekan tangkai numerator.
11. Kotak/Box
Adalah kotak yang digunakan untuk
menyimpan arsip yang bersifat
inaktif.Biasanya terbuat dari karton yang
tebal.Arsip yang disimpan di dalam kotak
terlebih dahulu disimpan ke dalam
folder.Selanjutnya kotak ini akan
ditempatkan pada rak arsip(lateral berderet
ke samping).
12. Alat Sortir
Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk
memisahkan surat atau warkat yang diterima,
diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam
folder masing-masing. Alat sortir mempunyai
beragam bentuk dan bahan. Ada yang berbentuk
rak, kotak, bertingkat, dsb. Alat sortir ini terbuat
dari berbagai bahan misalnya logam, kayu,
plastik atau karton.
13. Label
Adalah alat yang digunakan
untuk memberi judul pada
map /folder yang biasanya
diletakan pada tab dari
Rencana Pelaksanaan Pembelajaran (RPP) 27
sebuah folder/guide.Label terbuat dari bahan kertas dengan berbagai ukuran dan
mempunyai perekat pada bagian belakang,sehingga tidak perlu diberi lem lagi
ketika ingin menempelkan label pada tempat yang di inginkan.
14. Tickler File
Tickler file adalah alat semacam
kotak yang terbuat dari kayu atau
besi baja untuk menyimpan arsip
berbentuk kartu atau lembaran
yang berukuran kecil, seperti
lembar pinjam arsip, atau kartu-
kartu lain yang mempunyai jatuh
tempo. Namun demikian, tickler file bisa saja digunakan untuk menyimpan kartu
namaatau kartu perpustakaan. Di bagian dalam tickler file dilengkapi dengan
guide atau pembatas. Tickler file berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas
arsip.
15. Cardex (Card Index) Cabinet
Adalah alat yang
digunakan untuk
menyimpan kartu index
dengan menggunakan
laci-laci yang dapat ditari
keluar memanjang.Di
dalam Cardex terdapat
smacam kantung plastik tempat menyimpan kartu index .Alat ini terbuat dari
bahan besi baja.
16. Rak/Laci Kartu
Adalah laci-laci yang disusun secara
teratur dalam rak,untuk menyimpan
kartu-kartu ukuran kecil yang disusun
Rencana Pelaksanaan Pembelajaran (RPP) 28
secara vertikal.Alat ini terbuat dari kayu dan banyaknya laci dapat di sesuaikan
dengan kebutuhan.
17. Alat Penyimpanan Khusus
Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk-bentuk yang
khusus seperti flasdisk, CD(Compact Disk),kaset,dan sebagainya.Alat ini mempunyai
beragam bentuk dan desain,karena sangat tergantung dari perkembangan kemajuan
teknologi.Sebelum ada flasdisk ,untuk menyimpan data elektronik digunakan
discat.Alat ini dapat terbuat dari logam dan plastik. Alat-alat tersebut diatas sangat
memungkinkan untuk mengalami perkembangan,desain maupun jenisnya,karena
mengikuti perkembangan teknologi yang juga semakin berkembang.
Jenis-jenis Perlengkapan Kearsipan
Bahan-bahan pendukung yang digunakan dalam kegiatan kearsipan biasanya
merupakan bahan yang penggunaannya relatif singkat.
Beberapa perlengkapan kearsipan sebagai berikut:
1. Kartu Index
Adalah kartu yang berisi
identitas suatu arsip/warkat yang
disimpan ,gunanya sebagai alat
bantu untuk menemukan arsip.
Rencana Pelaksanaan Pembelajaran (RPP) 29
Kartu indeks dapat dibuat dengan ukuran 12,5 cm x 7,5 cm. Kartu indeks
mencatat informasi tentang:
a. Judul/nama surat.
b. Nomor surat
c. Hal surat
d. Tanggal surat,
e. Kode surat,
f. Kode kartu indeks
Kartu indeks digunakan apabila arsip yang disimpan menggunakan system
penyimpanan subjek,tanggal,wilayah, dan nomor. Kartu indeks tidak digunakan
jika asrip/dokumen dengan menggunakan system abjad. Hal ini disebabkan kartu
indeks dibuat untuk membantu menemukan arsip apabila petugas atau si
peminjam lupa tentang judul/caption/kode dari surat yang akan dipinjam.
Seseorang biasanya lebih mudah mengingat nama orang/perusahaan.Oleh karena
itu,kartu indeks ini disimpan berdasarkan nama orang/perusahaan sehingga
susunannya diurutkan secara lafabetis. Misalkan suatu arsip disimpan dengan
menggunakan system masalah/subjek. Sebelum arsip tersebut disimpan ,terlebih
dahulu dibuat kartu indeks. Untuk mencari ditempat penyimpanan,tetapi jika
tidak mengetahui (tidak ingat), maka sebelum mencari surat di tempat
penyimanannya,terlebih dahulu mencari kartu indeks pada laci kardex untuk
mengetahui lokasi penyimpanan arsip tersebut.
2. Kartu Tunjuk Silang
Salah satu cara
yang dapat
digunakan untuk
membantu
menemukan arsip
selain kartu indeks
adalah dengan menggunakan kartu tunjuk silang. Kartu tunjuk silang adalah suatu
petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi untuk
Rencana Pelaksanaan Pembelajaran (RPP) 30
menunjukkan tempat (map) dari suatu dokumen/arsip yang dicari pada tempat
yang ditunjukkan. Kartu tunjuk silang dapat dibuat dengan ukuran 12,5cm x
7,5cm. Tidak semua arsip dibuatkan kartu tunjuk disilangnya,tetapi hanya arsip
tertentu saja yang memang benar-benar perlu dibuatkan kartu tunjuk silangnya.
Hal ini disebabkan pembuatan kartu tunjuk silang berarti menambah beban
kerja,waktu dan peralatan. Disamping itu, penggunaan kartu tunjuk silang yang
berlebihan justru menambah keruwetan penyimpanan. Beberapa criteria dari suatu
arsip yang peru dibuatkan kartu tunjuk silangnya antara lain sebagai berikut :
a.Jika suatu arsip mempunyai lebih dari satu judul/captiom/nama.
Contoh : • Abdurrahman Wahid sering dipanggil dengan nama Gus Dur. Kedua
nama tersebut sama-sama popular, maka dapat dibuatkan kartu tunjuk silangnya.
b. Jika surat/arsip yang disimpan pada filling cabinet mempunyai lampiran
dokumen lain yang ukurannya besar dan tidak memungkinkan untuk disimpan
pada laci filling cabinet misalnya berupa peta, gambar, maka hal demikian dapat
dibuatkan kartu tunjuk silangnya. Penyimpanan kartu tunjuk silang dapat
dilakukan dengan 2 cara, antara lain sebagai berikut:
a. Disimpan dengan menggunakan tempat tersendiri seperti kotak, disusun secara
alfabetis. Hal ini dilakukan jika kartu tunjuk silang jumlahnya banyak.
b. Disimpan dibagian paling belakang laci filiing cabinet, dibelakang guide PS
(Petunjuk Silang). Ini dilakukan jika kartu tunjuk silangnya sedikit.
3. Lembar Pinjam Arsip
Adalah lembaran/formulir yang
digunakan untuk mencatat
setiap peminjaman arsip.
Adapun kegunaan dari lembar
pinjam arsip, antara lain
sebagai berikut :
Rencana Pelaksanaan Pembelajaran (RPP) 31
a. Sebagai bahan bukti adanya peminjaman arsip.
b. Sebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan kapan batas waktu
pengembalian arsip yang dipinjam.
c. Sebagai tanda bahwa arsip yang dimaksud sedang dipinjam.
d. Mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjaman yang tidak
dikembalikan.
e. Sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip.
Lembar pinjam arsip dibuat rangkap 3, antara lain sebagai berikut:
a. Lembar ke-1 untuk ditempatkan pada tempat penyimpanan arsip yang
dipinjam, sebagai tanda bahwa arsip tersebut sedang dipinjam.
b. Lembar ke-2 untuk peminjaman arsip sebagai bukti peminjaman.
c. Lembar ke-3 untuk petugas arsip (arsiparis) yang disimpan pada tickler file
sebagai bahan ingatan.
4. Map Penggannti
Jika surat yang dipinjam tidak
hanya satu surat , tetapi satu map
yang berisikan seluruh surat-surat ,
maka perlu dibuat satu map
penggati (out folder) dan
menempatkannnya ditempat map yang dipinjam.
5. Buku Arsip
Buku yang digunakan untuk mencatat
penyimpanan arsip.
Rencana Pelaksanaan Pembelajaran (RPP) 32