for PT AJN

Yoke S. Fabianto

yoke_sf@yahoo.com

TUJUAN Prosedur Pengendalian dokumen Prosedur ini bertujuan untuk menetapkan tata cara

dan tanggung jawab dalam melaksanakan kegiatanpengendalian dokumen dan rekaman agar kegiatantersebut dapat berjalan dengan baik dan dipelihara.

2 Macam Dokumen Dokumen Internal

Semua dokumen yang dibuat, diterbitkan, diberlakukandan dikendalikan oleh perusahaan itu sendiri

Dokumen Eksternal

Dokumen yang dibuat dan diterbitkan oleh lembaga,organisasi, instansi, diluar perusahaan ini, dibuat untukkepentingan perusahaan dan disimpan/ dipelihara olehperusahaan

LEVEL DOKUMEN1. Pedoman Mutu/ Quality Manual

2. Prosedur Mutu/ Quality Prosedur

3. Petujuk Kerja/ Work Instruction/ Standard Operating Practice

4. Rekaman/ Records/ Form

Formulir/ blanko/ borang

Lampiran Uraian Tugas dan Tanggung Jawab

Dokumen Pendukung

Dokumen Teknis/ Gambar

Lain-lainnya

Penempatan Dokumen Dokumen didistribusikan ke seluruh

departemen sesuai dengankepentingan masing2

Dokumen yang terdistribusi tersimpandan terpelihara di tempat yang baikmudah terlihat dan mudah dijangkau

Pendistribusian tercatat dengan baikdan diperiksa secara berkalakeberadaannya oleh petugas

Format Dokumen1. Format judul dan pengesahan adalah format seperti

yang tampak di halaman depan

2. Daftar distribusi

3. Daftar Perubahan Dokumen

4. Format isi adalah format seperti yang tampak dihalaman 3 Format flow chart adalah format sepertiyang tampak di halaman berikutnya

5. Format dokumen rekaman adalah format yang dirancang sesuai dengan kebutuhannya, dandilampirkan dalam WI/ standard operating practise

Identifikasi Dokumen Heading (lihat contoh)

Tata Cara Penomoran

Contoh Q3 –AJN-PPPS-001

Q3 Quality Document PT AJN – Level Dokumen

AJN Perusahaan

PPPS Code Divisi (SDMU, TINF, AKTR, MRKT, KEUA, SPIA)

001 No. Urut Dokumen di masing2 Divisi

Format Footer Isi dokumen ini sepenuhnya merupakan rahasia PT.

AJN dan tidak boleh diperbanyak, baik sebagian

maupun seluruhnya kepada pihak lain tanpa seijin

tertulis dari Direktur Utama

pt asuransi jiwa nusantara

By: Yoke S. Fabianto

Dokumentasi yang

baik ??

Dokumen yang baik adalah yg: Jelas

Tidak ber-tele2/ To the point

User Friendly

Mudah dipahami

Hindari tenggelam dalam Detail….. Penggambaran detail boleh dilakukan dengan cara yang

mudah dipahami misalnya dengan point2, bukan dengandeskripsi yang membingungkan.

Contoh gambaran aktivitas yang dilakukan oleh petugaspenerima telepon, tidak perlu di tambah “jika petugassedang cuti hamil atau tidak masuk maka harus………….”

“Tujuan dibuatnya prosedur dan WI ini adalahmenggambarkan aktivitas2 pekerjaan, setelah semua tugasdan langkah proses pekerjaan dituliskan agar dapatdilaksanakan dengan cara yang konsisten, demikian jugasetiap ketidaksesuaian dan kecacatan potensial tidakterulang kembali”

Dan prosedur yang jelek…… Kenapa harus menggunakan sepuluh kata jika bisa

hanya dengan satu?

“Posedur yang tercantum dalam point di atas bisa sajatidak berlaku jika ada beberapa ekses external yang sangatberpengaruh dan mendahului semua proses tersebut, sehingga semua parameter ini akan tidak berlaku”

“Prosedur ini berlaku untuk semuadepartemen dan fungsi-fungsi di dalamnyakecuali proses eksternal”

www.iso9000store.com

Membuat prosedur yg user friendly Gunakan kalimat sederhana (pendek)

Mulailah dengan kata kerja

Hindari penggunaan kalimat pasif dan hindari kalimatnegatif

Jelaskan siapa yang melakukan tugas tersebut

Gunakan Program Word Prosessor yang Umumdipakai

Gunakan kertas putih untuk memudahkanpembacaaan.

www.iso9000store.com

But how much documentation do I

need?

Hindari terlalu banyak dokumen & Overlaping:

WI/ Standard Operating Practice didokumentasikanuntuk hampir semua hal secara virtual

Tumpang tindih dan pengulangan – termasuk adanyalebih dari satu WI untuk satu proses pekerjaan.

Atau terlalu sedikit:

Minimnya Work Instruction/ Standard Operating Practice pada proses yang berpengaruh terhadapkualitas produk, harus dihindari

Karyawan/ pegawai melakukan proses pekerjaannyadengan cara mereka sendiri

Ada banyak variasi dalam menjalankan prosespekerjaan karena tidak terdokumentasi dengan baik.

Documentation: Jumlah yang Tepat

Perlu diingat bahwa tujuannya adalahkonsistensi proses Anda.

Jika ada dua orang yang ditraining untukmengerjakan pekerjaan ini, apakahmereka akan melakukan dengan carayang sama?

Jika jawabannya “mungkin tidak sama” maka dibutuhkan Work Instruction atauStandard Operating Practice.

Manual

Procedures

Work Instructions

Records

Clarify Your Terminology:

Procedure

Work Instruction

Attachment

Form

Procedure: Describes the process.

Standard Operating Practice / Work Instructions: Tells how to perform the process.

Attachment: Information attached to the procedure to help clarify the procedure.

Form: Record/ Evidence of the performed process

What Will You Control? Procedures

Work Instructions

Forms

Attachments

External Docs: Customer Drawings

Prints

Drawings

Routers/Traveler

Rencanakan Infrastruktur ISO telah menetapkan spesifikasinya

Persiapkan rencana dan blueprint Anda sendiri

Anda dapat memilih untuk menggunakan:

Word Processing program misalnya: Word. Etc.

Database yang sudah ada, familiar

Atau Paket Software dokumen kontrol

Apa yang terbaik untuk Perusahaan anda? Pilihlah sistem untuk Perusahaan Anda sesuai dengan:

Ukuran Perusahaan

Jenis Computer set-up dan ketersediaan

Jumlah proses yang ada

Seberapa sering perubahan untuk proses2 ataudokumen

Perusahaan mungkin membutuhkanlebih dari satu jenis sistem dokumentasi

Contoh:

Satu untuk Quality System Document

Satu untu Engineering documents

Satu untuk Environment Management System document

Satu untuk Health & Safety Management System document

etc

Dokumen2 tersebut sangat berbeda satu denganlainnya

Masalah Umum Karyawan yang menulis dokumen tidak tahu

perbedaan antara Prosedur dan Work Instruction.

Terminologi belum dibakukan definisinya, dan tidakkonsisten pemakaiannya

Tidak disimpan berurutan (tidak teratur)

Masalah Umum Tidak ada proses penelusuran perubahan, dan tidak

ada training cara merubah dokumen

Penggunaan dokumen yang tidak konsisten

forms

lampiran

gambar2

dokumen external

Masalah Umum Pengesahan/ Persetujuan

Pendistribusian

Memelihara Keteraturan distribusi

Masalah Umum Terlalu banyak dokumen terdisdtribusi. Sistem

tidak mampu memelihara

Kegagalan mengontrol Eksternal dokumen

Hindari permasalahan ini dengan perencanaanyang baik……………..

And All the pieces will fall in place.

Dan akhirnya semua terletak padatempatnya