Post on 30-Oct-2020
29 Universitas Kristen Petra
4. DESKRIPSI DATA DAN PEMBAHASAN
4.1. Gambaran Umum Perusahaan
PT. “X” merupakan salah satu perusahaan manufaktur di Kota Malang.
Perusahaan ini didirikan pada tahun 1947 dengan nama firma “X”. Pada tahun 1948,
perusahaan ini mengalami kerugian akibat kedua pendirinya mengundurkan diri,
namun kemudian bangkit lagi karena digantikan oleh tiga saudara kandungnya.
Pada tahun 1949, perusahaan ini sudah memiliki daerah pemasaran tetap di
pesisir Utara Jawa Timur, dan jumlah karyawan menjadi 500 orang. Pada awalnya
perusahaan ini hanya memproduksi rokok jenis klobot saja, namun dengan semakin
berkembangnya usaha yang dimiliki, perusahaan memproduksi rokok jenis kretek
dan menggunakan filter.
Tepatnya pada tanggal 28 September 1965, perusahaan berubah dari firma
menjadi PT, yang dimuat dalam Lembaran Berita Negara Republik Indonesia No. 78
tertanggal 5 Agustus 1965. PT. “X” terus mengalami perkembangan pesat dari waktu
ke waktu, penjualan yang selalu mengalami peningkatan membuat tempat yang ada
menjadi tidak memadai. Oleh karena itu, pada tahun 1990, kegiatan usaha diperluas
dengan membeli tempat yang letaknya kurang lebih 100 meter dari kantor utama.
Tempat ini akan dipergunakan sebagai gudang penyimpanan persediaan. Saat ini
daerah pemasaran dari PT.”X” meliputi Kota Malang, Blitar, Probolinggo, Surabaya,
Besuki, Jember, Semarang, Yogyakarta, Bandung, Cirebon, Jakarta, Madura
(Bangkalan, Pamekasan, Sumenep), dan Bali (Singaraja, Denpasar).
Dalam memasarkan hasil produksinya, PT.”X” menghadapi persaingan dari
perusahaan-perusahaan sejenis yaitu Perusahaan Rokok HM Putra Malang,
Perusahaan Rokok Retjo Pentung Tulungagung, Perusahaan Rokok Grendel Malang,
Perusahaan Rokok Bentoel dan lain-lain. Untuk tetap mempertahankan posisinya,
PT.”X” terus berupaya mengadakan inovasi baru baik dalam operasional
perusahaannya maupun dalam produknya.
30 Universitas Kristen Petra
4.1.1. Struktur Organisasi
Dalam suatu perusahaan, organisasi mempunyai peranan yang sangat
penting bagi kelangsungan hidup perusahaan sehingga diperlukan organisasi yang
baik. Struktur organisasi yang baik diharapkan dapat memberikan gambaran yang
jelas mengenai tanggung jawab serta wewenang masing-masing bagian atau pun
individu yang termasuk bagian dari perusahaan.
Pada dasarnya perusahaan mendistribusikan wewenang dan tanggung jawab
adalah dengan tujuan untuk efisiensi kerja dan juga untuk pengontrolan, sehingga
terdapat pertanggungjawaban yang jelas dan dapat meminimalisasi terjadinya
kesalahan.
Struktur organisasi yang digunakan oleh perusahaan rokok PT. “X” di
Malang adalah struktur organisasi garis (line organization). Dalam struktur
organisasi garis, tugas masing-masing bagian berada di bawah wewenang dan
tanggung jawab bagian yang ada diatasnya. Dalam organisasi ini, wewenang
mengalir dari pimpinan kepada bawahannya dan terus mengalir sampai para pekerja
dan buruh.
Struktur organisasi garis lurus atau lini pada perusahaan rokok PT.”X” di
Malang dapat dilihat pada Gambar 4.1.
Gambar 4.1. Struktur Organisasi PT.”X”
Sumber: PT. “X” (2009)
Rapat Umum Pemegang Saham
Dewan Komisaris
Direktur
Koordinator Umum
Bagian
Akuntansi
Administrasi
dan Keuangan
Kasir
Bagian Pembelian
Bagian Penjualan
Bagian Produksi
Bagian Personalia
Bagian Gudang
Bagian Ekspedisi
Seksi
Bahan
Seksi Distribusi
Langsung
Bagian Bengkel
31 Universitas Kristen Petra
4.1.2. Job Description
Adapun job description adalah sebagai berikut:
a. Rapat Umum Pemegang Saham
Merupakan pemegang kekuasaan tertinggi dalam jalannya perusahaan PT.”X”,
yaitu mempunyai wewenang:
Memilih dan memberhentikan dewan komisaris.
Memberikan petunjuk kepada direksi dalam menjalankan perusahaan.
b. Dewan Komisaris
Mengawasi segala tindakan direksi dan menjaga agar tindakan direksi tidak
merugikan perusahaan.
Mengawasi direksi dalam menjalankan semua petunjuk rapat umum
pemegang saham.
Memberikan laporan hasil pengawasan kepada pemegang saham saat Rapat
Umum Pemegang Saham.
c. Direktur
Merupakan pemimpin perusahaan yang diangkat dan diberhentikan dalam Rapat
Umum Pemegang Saham dengan tugas:
Sebagai wakil perusahaan dalam menjalin hubungan dengan instansi lain.
Bertanggungjawab kepada para pemegang saham dalam Rapat Umum
Pemegang Saham aktivitas perusahaan.
Mendelegasikan sebagian wewenang kepada masing-masing kepala bagian.
d. Koordinator Umum
Koordinator umum bertugas mengkoordinir seluruh bagian yang terdapat dalam
perusahaan, juga merangkap sebagai wakil Direktur yang membantu mengawasi
pekerjaan sehari-hari perusahaan.
e. Bagian Akuntansi
Memeriksa laporan-laporan yang dibuat oleh Kasir dan Bagian Administrasi
berdasarkan bukti pendukung yang ada.
Memeriksa jurnal yang dibuat oleh Bagian Administrasi dan memberikan
kode akun yang sesuai.
Melakukan rekonsiliasi bank bulanan.
32 Universitas Kristen Petra
Membuat buku besar, laporan keuangan, serta laporan lain sebagai
pertanggungjawaban kepada pimpinan.
Mengatur masalah perpajakan PT.”X”.
f. Bagian Administrasi dan Keuangan
Melaksanakan pengawasan koordinasi keuangan perusahaan dan membawahi
Kasir.
Melakukan persetujuan-persetujuan terhadap transaksi terkait kas perusahaan.
Memeriksa laporan dan dokumen yang dibuat oleh Kasir.
Bertanggungjawab atas sisa uang tunai perusahaan setiap harinya
Bertanggungjawab atas transaksi bank perusahaan, dan membuat laporan
serta dokumen terkait transaksi bank.
Sebagai juru tagih perusahaan dalam hal penagihan penjualan serta
menangani penagihan pembelian.
Mengkoreksi Kartu Piutang dan Kartu Hutang.
Memiliki akses terhadap kas dan bank perusahaan.
Melakukan pencatatan keuangan perusahaan atau penjurnalan
Bertanggungjawab kepada Bagian Akuntansi atas seluruh pencatatan
penerimaan dan pengeluaran keuangan perusahaan.
g. Kasir
Mengurus keluar masuknya kas perusahaan.
Menerima hasil penagihan penjualan tunai maupun kredit kemudian
menyetorkannya kepada Bagian Administrasi dan Keuangan.
Melakukan pembayaran atas tagihan pembelian bahan secara tunai maupun
kredit.
Membuat dan menangani dokumen serta laporan kas harian.
Bertanggungjawab kepada Bagian Administrasi dan Bagian Akuntansi atas
keluar masuknya kas perusahaan.
h. Bagian Pembelian
Menentukan dan melakukan pembelian bahan atau aktiva tetap yang
diperlukan pada saat yang tepat dengan perhitungan ekonomis dan biaya yang
relatif murah.
33 Universitas Kristen Petra
Menentukan jumlah yang harus dibeli.
Kebijaksanaan lain yang berhubungan dengan pembelian.
Bertanggungjawab kepada Direktur atas laporan pembelian.
i. Seksi Bahan
Menerima bahan baku dari para petani di gudang persediaan.
Menganalisa mutu dan harga dari bahan baku.
Mengadakan perjanjian pembelian dengan para petani dengan membuat
Laporan Penerimaan Barang.
Bertanggungjawab kepada kepala bagian pembelian.
j. Bagian Penjualan
Membuat rencana penjualan dan pemasaran hasil produksi maupun bahan sisa
produksi perusahaan.
Mengontrol dan mengawasi keadaan pasar.
Bertanggungjawab kepada Direktur atas rencana dan realisasi penjualan
dalam laporan penjualan.
k. Seksi Distribusi Langsung
Melakukan penjualan rokok secara langsung kepada masyarakat atau
pengecer di dalam kota Malang dan sekitarnya.
Menyetorkan barang jadi yang tidak terjual kepada kepala Seksi Distribusi
Langsung.
Melakukan penyetoran hasil penjualan kepada Kasir pada hari yang sama.
Bertanggungjawab kepada kepala Bagian Penjualan.
l. Bagian Produksi
Mengkoordinasi seluruh kegian produksi dan bagian-bagiannya agar target
produksi dapat tercapai.
Mengadakan pengawasan dan menjaga kualitas barang yang diproduksi.
Bertanggungjawab kepada Direktur atas segala sesuatu yang berhubungan
dengan proses produksi.
m. Bagian Personalia
Mencari dan menyeleksi tenaga kerja yang dibutuhkan perusahaan.
Mengadakan promosi karyawan sesuai kualifikasi yang dimilikinya.
34 Universitas Kristen Petra
Mengadakan absensi serta penggajian terhadap karyawan.
Bertanggungjawab kepada Direktur atas segala hal yang berhubungan dengan
karyawan perusahaan.
n. Bagian Gudang
Menyimpan dan menjaga bahan baku, barang jadi di dalam gudang.
Menjamin kontinuitas tersedianya bahan-bahan yang diperlukan untuk proses
produksi.
Menerima bahan-bahan yang dikirim oleh pemasok.
Bertanggungjawab kepada Direktur dan kepala bagian produksi atas laporan
persediaan barang.
o. Bagian Ekspedisi
Mengirimkan barang ke daerah pemasaran luar kota.
Mengangkut bahan baku untuk keperluan operasi perusahaan.
Menyediakan sarana-sarana pengangkut sehubungan dengan operasi
perusahaan.
Bertanggungjawab kepada Direktur atas pengangkutan bahan baku dan
pengiriman hasil produksi ke pembeli.
p. Bagian Bengkel
Memelihara mesin, kendaraan, serta bangunan PT.”X”
Melakukan penghancuran mesin tua dari PT.”X”
Bertanggungjawab kepada Direktur atas terpeliharanya aktiva tetap PT.”X”
4.1.3. Sumber Daya Manusia
Tunjangan dan fasilitas yang diberikan perusahaan kepada karyawan antara
lain tunjangan pengobatan, cuti menikah, cuti bersama, fasilitas ibadah dan
JAMSOSTEK. Jumlah dan status karyawan PT.”X” dapat dilihat pada Tabel 4.1.
35 Universitas Kristen Petra
Tabel 4.1. Jumlah dan Status Karyawan PT.”X”
No. Jabatan Jumlah Status
1. Direktur 1 Tetap
2. Koordinator umum 1 Tetap
3. Bagian Akuntansi 4 Tetap
4. Bagian Administrasi dan Keuangan 3 Tetap
5. Kasir 3 Tetap
6. Bagian pembelian 15 Tetap
7. Seksi Bahan 5 Tetap
8. Bagian Penjualan 10 Tetap
9. Seksi Distribusi Langsung
- Salesman
1
30
Tetap
Tetap
10. Bagian Produksi
- Mandor
- Buruh dan pegawai
- Mesin
5
38
782
17
Tetap
Tetap
Tetap
Tetap
11. Bagian Personalia 5 Tetap
12. Bagian Gudang 2 Tetap
13. Bagian Ekspedisi 32 Tetap
14. Bagian Bengkel 5 Tetap
14. Sopir 5 Tetap
15. Satpam 22 Tetap
JUMLAH 986 Tetap
Sumber: PT.”X” (2009)
4.1.4. Kebijakan Perusahaan
a. Penjualan rokok secara kredit pada PT.”X” harus dilunasi maksimum 30 hari
setelah tanggal pengiriman Faktur Penjualan. Penjualan rokok akan memperoleh
diskon 5% apabila dilunasi kurang dari 15 hari.
b. Pembayaran pembelian dan penjualan rokok secara kredit dilakukan per faktur
dan tidak menggunakan cicilan.
c. Jatuh tempo giro mundur yang ditetapkan oleh PT.”X” saat pembelian maupun
penjualan rokok secara kredit adalah maksimum 2 minggu.
36 Universitas Kristen Petra
d. Pembelian bahan secara kredit pada PT.”X” akan dilunasi 2 minggu setelah
penerimaan Faktur Pembelian.
e. Form Kas Bon harus dipertanggungjawabkan maksimal 1 hari kerja PT.”X”
kecuali untuk keperluan dinas luar kota.
f. Gaji pegawai mingguan dan bulanan akan dipotong iuran JAMSOSTEK 2%.
g. Proses mutasi kas menggunakan dokumen BBM dan BBK yang dibuat oleh
Bagian Administrasi dengan persetujuan Direktur. Mutasi kas terjadi jika jumlah
available cash dibawah 5 juta atau diatas 30 juta rupiah.
4.2. Deskripsi Data
4.2.1. Dokumen
Dokumen terkait penerimaan dan pengeluaran kas operasional operasonal
yang dipakai oleh PT.”X” adalah:
a. Bon Rokok Kontan (BRK)
Fungsi : Mencatat detail rokok yang terjual secara tunai oleh setiap salesman
dan sebagai dokumen pendukung penyerahan uang penjualan kepada
Kasir.
Sumber : Seksi Distribusi Langsung
Jumlah : 3 rangkap
Distribusi : Asli untuk salesman.
Salinan pertama dilampirkan pada Buku Kas Harian (BKH).
Salinan kedua diarsip oleh Seksi Distribusi Langsung.
Isi data : Nomor BRK (diisi menggunakan numerator), tanggal, nama
salesman, jumlah bal terjual, jenis rokok terjual, jumlah (Rp.), total,
no. nota, tanda tangan pembuat nota (Seksi Distribusi Langsung),
dan tanda tangan penerima nota (salesman).
Bentuk : Lampiran 2
b. Kuitansi Penjualan Barang Bekas
Fungsi : Tanda terima uang hasil Penjualan Barang Bekas yang diterima oleh
Bagian Penjualan PT.”X”.
Sumber : Bagian Penjualan
Jumlah : 2 rangkap
37 Universitas Kristen Petra
Distribusi : Asli diberikan kepada agen penjualan barang bekas
Salinan pertama dilampirkan pada BKH.
Isi data : Nomor kuitansi, pemberi uang, jumlah uang, untuk pembayaran,
terbilang (Rp.), tanggal, dan tanda tangan bagian penjualan sebagai
penerima uang.
Bentuk : Lampiran 3
c. Bukti Kas Masuk (BKM)
Fungsi : Mencatat penerimaan kas tunai.
Sumber : Kasir
Jumlah : 2 rangkap
Distribusi : Asli untuk penyetor uang (salesman atau Bagian Penjualan).
Salinan pertama dilampirkan pada BKH.
Isi data : Nomor BKM, tanggal, pemberi uang, kode akun (diisi oleh Bagian
Akuntansi), keterangan, bank, no. cek, tgl. Jatuh Tempo., jumlah
(Rp.), tanda tangan yang membuat BKM (Kasir), tanda tangan yang
memeriksa BKM, tanda tangan yang menyetujui BKM (Kabag
Administrasi), dan tanda tangan yang membukukan (Kasir).
Bentuk : Lampiran 4
d. Bukti Bank Masuk (BBM)
Fungsi : Mencatat penerimaan via bank, seperti pencairan cek/giro,
penambahan saldo bank oleh setoran tunai, transfer, dan lain-lain.
Sumber : Bagian administrasi
Jumlah : 2 rangkap
Distribusi : Asli dilampirkan pada Buku Bank Harian (BBH)
Salinan pertama diarsip oleh Bagian Administrasi
Isi data : Nomor BBM, tanggal, nama bank penerima, diterima dari, kode
akun (diisi oleh Bagian Akuntansi), keterangan, jumlah (Rp.), tanda
tangan yang membuat BBM (Bagian Administrasi), tanda tangan
yang memeriksa BBM, tanda tangan yang menyetujui BBM (Kabag
Administrasi atau Direktur untuk mutasi kas), dan tanda tangan yang
membukukan BBM (Bagian Administrasi).
Bentuk : Lampiran 6
38 Universitas Kristen Petra
e. Laporan Penerimaan Barang (LPB)
Fungsi : Mencatat rincian bahan baku yang dibeli dari petani serta sebagai
nota pengambilan uang oleh petani.
Sumber : Seksi Bahan
Jumlah : 3 rangkap
Distribusi : Asli untuk petani.
Salinan pertama dilampirkan pada Buku Kas Harian (BKH).
Salinan kedua diarsip oleh Seksi Bahan.
Isi data : Nomor LPB, tanggal, diterima dari, jenis barang, satuan, jumlah,
total, tanda tangan yang membuat LPB (Seksi Bahan), dan tanda
tangan yang menerima (petani).
Bentuk : Lampiran 8
f. Form Kas Bon/notes kecil
Fungsi : Mencatat permohonan kas bon yang diminta sesuai formulir
permohonan kas bon yang dibuat oleh karyawan PT.”X” serta
sebagai dokumen untuk pertanggungjawaban kas bon yang telah
diberikan.
Sumber : Kasir
Jumlah : 2 rangkap
Distribusi : Asli untuk pemohon kas bon
Salinan pertama diarsip oleh Kasir
Isi data : Nomor KB, tanggal, pemohon, keperluan permohonan kas bon,
jumlah (Rp.), tanda tangan yang membuat (Kasir), dan tanda tangan
yang menerima (pemohon kas bon).
Bentuk : Lampiran 9
g. Bukti Kas Keluar (BKK)
Fungsi : Mencatat pengeluaran tunai.
Sumber : Kasir
Jumlah : 2 rangkap
Distribusi : Asli untuk penerima uang.
Salinan pertama dilampirkan pada Buku Kas Harian (BKH).
39 Universitas Kristen Petra
Isi data : Nomor BKK, tanggal, penerima pembayaran, kode akun (diisi oleh
Bagian Akuntansi), keterangan, jumlah (Rp.), tanda tangan yang
membuat BKK (Kasir), tanda tangan yang menyetujui BKK (Kabag
Administrasi), tanda tangan yang menerima BKK, serta tanda tangan
yang membukukan BKK (tanda tangan Kasir).
Bentuk : Lampiran 10
h. Bukti Bank Keluar (BBK)
Fungsi : Mencatat pengeluaran via bank yang terjadi, seperti pembuatan
cek/giro, transfer, autodebet, mutasi kas, dan lain-lain.
Sumber : Bagian administrasi
Jumlah : 2 rangkap
Distribusi : Asli dilampirkan pada Buku Bank Harian (BBH)
Salinan pertama diarsip oleh Bagian Administrasi
Isi data : Nomor BBK, tanggal, dibayar kepada, kode akun (diisi oleh Bagian
Akuntansi), keterangan, jenis bank pengirim, no. Cek/giro, tgl. Jatuh
Tempo, jumlah (Rp.), tanda tangan yang membuat BBK (Bagian
Administrasi), tanda tangan yang menyetujui BBK (Kabag
Administrasi atau Direktur untuk mutasi kas), tanda tangan yang
menerima BBK, dan tanda tangan yang membukukan BBK (Bagian
Administrasi).
Bentuk : Lampiran 12
i. Faktur Penjualan
Fungsi : Mencatat detail rokok yang terjual secara kredit dan sebagai
dokumen penagihan kepada agen.
Sumber : Bagian Administrasi dan Keuangan
Jumlah : 3 rangkap
Distribusi : Asli untuk agen.
Salinan pertama arsip Bagian Adminsistrasi.
Salinan kedua dilampirkan pada Buku Kas Harian (BBH).
40 Universitas Kristen Petra
Isi data : Tanggal pembuatan FPJ, nama agen, no. FPJ, jumlah bal rokok yang
terjual, jenis rokok yang terjual, harga per satuan, jumlah harga, total
rupiah pembelian, terbilang, tanggal lunas, dan stempel PT.”X”.
Bentuk : Lampiran 13
4.2.2. Laporan
Laporan terkait penerimaan dan pengeluaran kas operasional yang dipakai
oleh PT.”X” adalah:
a. Daftar Cek/Giro yang Diterima
Fungsi : Mencatat segala informasi mengenai cek/giro yang diterima oleh
PT.”X” sebagai hasil pelunasan penjualan, menghindari adanya
cek/giro yang hilang serta mempermudah pengecekan cek/giro yang
jatuh tempo.
Sumber : Bagian administrasi
Jumlah : -
Distribusi : Bagian Akuntansi dan Direktur
Isi data : Tahun periode, nomor urut, tanggal terima, jenis cek/giro, tanggal
cek/giro dibuat, kode cek/giro, tanggal jatuh tempo, atas nama, bank
asal cek/giro dibuat, bank tujuan pencairan giro, jumlah, nomor
Faktur Penjualan, dan keterangan.
Bentuk : Lampiran 5
b. Daftar Cek/Giro yang Dikeluarkan
Fungsi : Mencatat segala informasi mengenai cek/giro yang dikeluarkan oleh
PT.”X” sebagai pembayaran atas pembelian kredit atau mutasi kas,
menghindari adanya cek/giro yang hilang serta mempermudah
pengecekan cek/giro yang jatuh tempo.
Sumber : Bagian administrasi
Jumlah : -
Distribusi : Bagian Akuntansi dan Direktur
Isi data : Tahun periode, nomor urut, tanggal membuat, jenis cek/giro, tanggal
cek/giro dibuat, kode cek/giro, tanggal jatuh tempo, bank asal
41 Universitas Kristen Petra
cek/giro dibuat, bank tujuan pencairan giro, atas nama, nomor
rekening, jumlah, nomor Faktur Pembelian, dan keterangan.
Bentuk : Lampiran 13
c. Laporan arus kas operasional Bulanan
Fungsi : Sebagai catatan penerimaan dan pengeluaran kas operasional dan
bank atas aktivitas operasional selama satu bulan. Laporan ini dibuat
berdasarkan kebutuhan Direktur namun pada umumnya dibuat
sebulan sekali
Sumber : Bagian Akuntansi
Jumlah : -
Distribusi : Direktur
Isi data : Periode, aktivitas, penerimaan/pengeluaran, saldo awal dan saldo
akhir, gantungan kas bon dan jumlah.
Lainnya : Jumlah yang tertera pada laporan ini hasilnya harus sama dengan
total saldo akhir laporan kas dan bank yang dibuat selama satu bulan.
Bentuk : -
4.2.3. Prosedur Manual “PT.X”
Prosedur manual berfungsi untuk mempermudah penulis maupun pembaca
memahami prosedur yang terjadi pada sistem informasi akuntansi lama dari PT.”X”.
Prosedur manual ini dijelaskan menggunakan narasi, akan tetapi agar lebih mudah
memahami, penulis membuat suatu flowchart terkait sistem yang ada. Flowchart dari
prosedur manual ini dapat dilihat pada Gambar 4.2 sampai dengan 4.14.
4.2.3.1. Prosedur Manual Sistem Penerimaan Kas
Sistem penerimaan kas operasional pada PT.”X” terdiri dari penerimaan
tunai dan via bank. Penerimaan tunai terdiri dari penjualan rokok secara tunai dan
penjualan barang bekas. Sedangkan penerimaan via bank terdiri dari penjualan
rokok secara kredit, serta bunga bank. PT.”X” menjual 5 jenis rokok menggunakan 2
macam saluran distribusi, yaitu:
a. Produsen Agen Retailer Konsumen
b. Produsen Retailer Konsumen
42 Universitas Kristen Petra
Transaksi penjualan rokok secara kredit terjadi pada saluran distribusi
pertama yaitu penjualan kepada agen. Sedangkan transaksi penjualan rokok secara
tunai meliputi saluran distribusi kedua.
1. Penerimaan tunai
a. Transaksi penjualan rokok secara tunai
Penjualan rokok secara tunai dilakukan oleh 30 orang salesman PT.”X” setiap
harinya dengan jumlah transaksi per orang sekitar 15 transaksi. Penjualan ini
dilakukan kepada retailer di kota Malang dan sekitarnya. Proses penerimaan kas
yang terjadi adalah:
Kasir menerima uang hasil penjualan dan Bon Rokok Kontan asli dan salinan
pertama dari salesman. Pada Bon Rokok Kontan tersebut terdapat tanda tangan
salesman, dan kepala Seksi Distribusi Langsung. Kasir lalu mencocokan jumlah
uang yang ada dengan Bon Rokok Kontan tersebut dan dengan informasi yang
diterima dari kepala Seksi Distribusi Langsung melalui telepon atau fax. Jika cocok
maka Kasir akan membubuhkan tanda lunas pada Bon Rokok Kontan lalu membuat
BKM 2 rangkap lengkap dengan tanda tangan Kasir dan Kabag Administrasi. BKM
asli dan Bon Rokok Kontan yang asli kemudian diserahkan kepada salesman,
sedangkan BKM salinan pertama dan Bon Rokok Kontan salinan pertama
dilampirkan pada BKH dan diberikan ke Bagian Administrasi untuk proses
pembuatan jurnal.
b. Transaksi Penjualan Barang Bekas
Penjualan Barang Bekas meliputi penjualan AVAL (bahan sisa produksi) serta
penjualan besi tua. Penjualan ini dilakukan oleh Bagian Penjualan dari PT.”X”.
Untuk penjualan AVAL dilakukan setiap akhir hari, sedangkan penjualan besi tua
dilakukan pada saat mesin pabrik sudah tidak dapat dipakai lalu dihancurkan. Proses
penghancuran ini dilakukan agar mesin pabrik tidak ditiru oleh pesaing. Proses
penerimaan kas yang terjadi adalah:
Kasir menerima uang hasil penjualan beserta Kuitansi Penjualan Barang Bekas
melalui Bagian Penjualan. Kasir lalu mencocokan jumlah uang yang diterima dengan
kuitansi yang ada. Jika cocok maka Kasir akan membubuhkan tanda lunas pada
kuitansi lalu membuat BKM 2 rangkap lengkap dengan tanda tangan Kasir dan
43 Universitas Kristen Petra
Kabag Administrasi. BKM asli kemudian diserahkan kepada Bagian Penjualan,
sedangkan BKM salinan pertama dan Kuitansi Penjualan Barang Bekas dilampirkan
pada BKH dan diberikan ke Bagian Administrasi untuk proses pembuatan jurnal.
2. Penerimaan via bank
a. Transaksi penjualan rokok secara kredit
Penjualan rokok secara kredit meliputi penjualan rokok kepada agen. Total agen
yang dimiliki oleh PT.”X” adalah 40 agen. Setiap harinya PT.”X” menerima pesanan
pembelian dari 3-5 agen. Rentang pemesanan setiap agen adalah 1 minggu sekali
dengan jumlah pemesanan setiap kalinya adalah 500-1000 ball. Pelunasan hutang
oleh agen dilakukan dengan menggunakan cek, giro mundur, atau transfer melalui
bank.Penggunaan bank yang signifikan pada transaksi ini adalah penggunaan BCA.
Umumnya PT.”X” akan meminta agen melunasi pada bank yang diminiki oleh
PT.”X” tetapi kemungkinan terjadi transaksi diluar bank yang dimiliki PT.”X” tetap
ada. Proses transaksi yang terjadi adalah:
Kasir menerima cek, giro mundur, bukti transfer, atau pemberitahuan lewat
telepon bahwa pembayaran telah di transfer oleh agen. Setelah itu Kasir memberikan
cek, giro mundur, bukti transfer, atau catatan pemberitahuan lewat telepon kepada
Bagian Administrasi.
Bagian administrasi mencocokan jumlah yang ada dengan Faktur Penjualan
(FPJ) lalu membuat Daftar Cek/Giro yang Diterima dan mencairkan cek dan giro
mundur yang ada pada tanggal jatuh temponya. Bukti setoran cek/giro mundur dari
bank serta bukti transfer yang ada dicocokan dengan Faktur Penjualan serta diskon
yang ada, jika cocok maka Bagian Administrasi akan membuat BBM 2 rangkap
lengkap dengan tanda tangan Kabag Administrasi. BBM asli dan dokumen
pendukungnya seperti surat pemberitahuan atau Faktur Penjualan dilampirkan pada
BBH untuk dipertanggungjawabkan pada Bagian Akuntansi sedangkan BBM salinan
pertama diarsip oleh Bagian Administrasi. Bagian administrasi juga membubuhkan
tanda lunas pada bukti penyetoran, bukti transfer, dan Faktur Penjualan yang ada.
Berdasarkan BBM, Faktur Penjualan, dan dokumen pendukung Bagian
Administrasi akan membuat jurnal serta mengupdate Kartu Piutang agen.
44 Universitas Kristen Petra
b. Bunga bank
Bunga bank yang diterima oleh PT.”X” setiap bulannya meliputi bunga bank dari
enam rekening giro yang dimiliki oleh PT.”X”.
Hasil penerimaan bunga bank akan secara otomatis menambah saldo rekening
giro dari PT.”X”. Setelah Bagian Administrasi melakukan cross check dengan pihak
bank, maka Bagian Administrasi akan membuat BBM 2 rangkap lengkap dengan
tanda tangan Kabag Administrasi. BBM asli akan dilampirkan pada BBH untuk
dipertanggungjawabkan pada Bagian Akuntansi sedangkan BBM salinan pertama
diarsip oleh Bagian Administrasi. Berdasarkan BBM yang ada Bagian Administrasi
akan membuat jurnalnya.
4.2.3.2. Prosedur Manual Sistem Pengeluaran Kas
Sistem pengeluaran kas pada PT.”X” terdiri dari dua jenis yaitu pengeluaran
tunai dan via bank. Untuk pengeluaran tunai menggunakan dua macam cara yaitu
dengan kas bon dan tanpa kas bon.
Pengeluaran tunai tanpa kas bon terdiri dari transaksi pembelian bahan baku
tunai, pembayaran gaji karyawan, iuran JAMSOSTEK, serta pembayaran
perbaikan/pemeliharaan gedung dan kendaraan. Sedangkan pengeluaran tunai
dengan kas bon terdiri dari biaya tagihan air, listrik, serta biaya pengeluaran sehari-
hari seperti bensin, parkir, perjalanan dinas serta pembelian supplies seperti
pembelian Administrasi Perlengkapan Kantor (APK) dan sperpat mesin.
Pengeluaran via bank terdiri dari pembayaran biaya telepon, dan administrasi
bank, pajak bulanan, serta pembelian bahan baku kredit.
1. Pengeluaran tunai
a. Tanpa menggunakan kas bon
Transaksi pembelian bahan secara tunai
Transaksi pembelian bahan secara tunai terdiri dari pembelian bahan baku
cengkeh dan tembakau dari para petani. Transaksi ini dilakukan setiap hari dengan
jumlah transaksi per hari adalah 5-10 transaksi. Proses pengeluaran kas yang terjadi
adalah:
45 Universitas Kristen Petra
Kasir menerima Laporan Penerimaan Barang (LPB) asli dan rangkap pertama
dari petani. LPB tersebut merupakan tanda perjanjian bahwa PT.”X” akan membeli
sejumlah bahan baku dari petani, oleh karena itu pada LPB terdapat tanda tangan
petani dan petugas Seksi Bahan. Kasir lalu mencocokan informasi barang dan
nominal pada LPB dengan informasi yang diterima dari petugas Seksi Bahan melalui
fax atau telepon. Jika cocok, maka Kasir akan membubuhkan tanda lunas pada LPB
yang ada lalu membuat BKK 2 rangkap dengan tanda tangan dari Kasir dan Kabag
Administrasi. LPB asli, BKK asli, serta uang pembayaran diserahkan kepada petani.
Sedangkan LPB salinan pertama dan BKK salinan pertama akan dilampirkan
bersama dengan BKH dan diberikan ke Bagian Administrasi untuk proses pembuatan
jurnal.
Pembayaran perbaikan atau pemeliharaan gedung dan kendaraan
Pembayaran perbaikan atau pemeliharaan gedung dan kendaraan umumnya
dilakukan secara tunai. Kasir menerima bon terkait pemeliharaan dari pemberi jasa,
membubuhkan tanda lunas pada bon tersebut lalu membuat BKK 2 rangkap dengan
tanda tangan dari Kasir dan Kabag Administrasi. BKK asli dan uang pembayaran
diserahkan kepada pemberi jasa. Sedangkan BKK salinan pertama dan bon terkait
pemeliharaan akan dilampirkan bersama dengan BKH dan diberikan ke Bagian
Administrasi untuk proses pembuatan jurnal.
Pembayaran gaji karyawan
Dilakukan secara mingguan maupun bulanan. Untuk pegawai borongan dan
harian dilakukan pembayaran gaji secara mingguan yaitu setiap hari Jumat untuk
pegawai borongan dan setiap hari Sabtu untuk pegawai harian. Bagian administrasi
akan menerima daftar penggajian dari Bagian Personalia lalu menyiapkan uang
sesuai dengan daftar penggajian yang ada. Proses selanjutnya sama seperti proses
pembuatan BKK sebelumnya, hanya saja dokumen pendukung yang dilampirkan
pada BKK salinan pertama meliputi daftar penggajian.
Pembayaran iuran JAMSOSTEK
Iuran JAMSOSTEK dibayarkan setiap bulannya. Proses pembayaran
JAMSOSTEK dilakukan secara tunai ke kantor yang bersangkutan. Bagian
administrasi akan menerima perhitungan JAMSOSTEK dari Bagian Personalia, lalu
menyiapkan uang sesuai dengan perhitungan yang ada. Proses selanjutnya sama
46 Universitas Kristen Petra
seperti proses pembuatan BBK sebelumnya, hanya saja dokumen pendukung yang
dilampirkan pada BBK salinan pertama meliputi perhitungan dan bukti tanda
pembayaran dari kantor terkait.
b. Menggunakan kas bon
Transaksi pembayaran beban dan supplies
Transaksi pembayaran beban dan supplies yang menggunakan kas bon terdiri
dari biaya pengeluaran sehari-hari seperti bensin, parkir, perjalanan dinas serta
pembelian supplies seperti pembelian Administrasi Perlengkapan Kantor (APK) dan
sperpat mesin. Pengeluaran kas ini terjadi sekitar 35 transaksi setiap hari. Proses
pengeluaran kas yang terjadi adalah:
Kasir menerima notes atau formulir permohonan kas bon yang berisi nama
pemohon kas bon, keterangan, dan nominal serta tanda tangan pemohon. Setelah itu,
Kasir membuat Form Kas Bon/notes kecil 2 rangkap berdasarkan informasi yang ada
pada notes atau formulir. Kasir dan pemohon lalu menandatangani Form Kas
Bon/notes kecil yang ada. Setelah itu, Kasir memberikan uang sesuai yang diminta
serta Form Kas Bon/notes kecil yang asli kepada pemohon.
Setelah pembayaran selesai dilakukan oleh pemohon, maka pemohon akan
menyetorkan sisa uang serta bon-bon pembayaran yang ada kepada Kasir. Kasir lalu
mencocokannya dengan Form Kas Bon/notes kecil yang disimpan oleh Kasir. Jika
jumlahnya sesuai maka Kasir akan membuat BKK 2 rangkap lengkap dengan tanda
tangan Kasir dan Kabag Administrasi. Jika ternyata pengeluaran yang terjadi lebih
besar dari jumlah kas bon yang diminta sebelumnya, maka Kasir akan memberikan
uang sejumlah kekurangannya lalu membuat BKK seperti biasa. BKK asli dan Form
Kas Bon/notes kecil asli diberikan kepada pemohon sedangkan BKK salinan pertama
dan bon pembayaran yang ada dilampirkan pada BKH dan diberikan ke Bagian
Administrasi untuk proses pembuatan jurnal. Kasir juga membubuhkan tanda lunas
pada kuitansi, bon pembayaran dan Form Kas Bon/notes kecil.
Pembayaran biaya air dan listrik
Pembayaran biaya air dan listrik dilakukan setiap bulan secara tunai ke kantor
yang bersangkutan. Dalam pembayarannya, PT.”X” selalu membawa uang lebih
dengan acuan tagihan bulan lalu. Proses pengeluaran kas yang terjadi adalah:
47 Universitas Kristen Petra
Bagian administrasi memeriksa tagihan rekening air dan listrik bulan lalu,
kemudian melakukan proses permohonan kas bon seperti di atas namun dengan
nominal lebih dari tagihan bulan lalu. Proses selanjutnya sama seperti proses
pembuatan BKK sebelumnya, hanya saja dokumen pendukung yang dilampirkan
pada BKK salinan pertama meliputi bukti pembayaran terkait.
2. Transaksi pengeluaran via bank
Pembayaran biaya administrasi bank, dan telepon (autodebet)
Pembayaran biaya administrasi, dan telepon bank umumnya dilakukan setiap
bulan dan dilakukan secara autodebet yaitu langsung mengurangi jumlah saldo
perusahaan di bank. Setelah Bagian Administrasi melakukan cross check dengan
pihak bank setiap harinya, maka Bagian Administrasi akan membuat BBK 2 rangkap
lengkap dengan tanda tangan Kabag Administrasi. BBK asli akan dilampirkan pada
BBH untuk dipertanggungjawabkan pada Bagian Akuntansi sedangkan BBK salinan
pertama diarsip oleh Bagian Administrasi. Berdasarkan BBK yang ada Bagian
Administrasi akan membuat jurnalnya.
Pembayaran pajak bulanan
Pajak dibayarkan setiap bulannya yaitu sebelum tanggal sepuluh. Pembayaran
pajak PT.”X” meliputi PPh 21, PPh 25, dan PPN. Proses pembayaran pajak
dilakukan ke bank menggunakan cek bank yang sama. Bagian administrasi akan
menerima perhitungan pajak dari Bagian Akuntansi, lalu menyiapkan cek sesuai
dengan perhitungan yang ada. Setelah ditandatangani oleh direktur, bagian
administrasi akan membuat BBK. Proses pembuatan BBK sebelumnya, hanya saja
dokumen pendukung yang dilampirkan pada BBK salinan pertama meliputi
perhitungan dan bukti tanda pembayaran dari kantor terkait.
Transaksi pembelian bahan baku secara kredit
Transaksi pembelian bahan secara kredit pada PT.”X” adalah pembelian 10
macam bahan penolong dari 20 orang supplier. Transaksi ini dilakukan 2 minggu
sekali secara tidak bersamaan. Setiap harinya jumlah pengeluaran kas terkait
transaksi ini adalah 3 buah. Pembayaran pembelian bahan secara kredit ini dilakukan
dengan menggunakan cek, giro mundur, maupun transfer melalui bank. Proses
pengeluaran kas yang terjadi adalah:
48 Universitas Kristen Petra
Berdasarkan Faktur Pembelian dan diskon yang diterima dari supplier,
Bagian Administrasi akan mengecek saldo bank melalui telepon atau fax, lalu
melakukan pembayaran dengan membuat cek, giro mundur, atau transfer. Cek dan
giro mundur yang telah disetujui oleh Direktur dilampiri surat pemberitahuan dan
surat pengiriman 2 rangkap lalu dikirimkan kepada supplier. Surat pengiriman asli
yang telah ditandatangani oleh supplier diberikan kepada supplier, sedangkan salinan
pertama nya dilampirkan pada BBK. Bagian administrasi lalu mencatat cek dan giro
mundur yang dibuat, pada Daftar Cek/Giro yang Dikeluarkan. Sedangkan pada
pembayaran menggunakan transfer, Bagian Administrasi akan memfaxkan bukti
kiriman uang yang ada.
Surat pengiriman salinan pertama, bukti kiriman uang, dan Faktur Pembelian
dibubuhi tanda lunas dan digunakan untuk membuat BBK 2 rangkap dengan tanda
tangan dari Kabag Administrasi. BBK asli dan dokumen pendukung dilampirkan
pada BBH, sedangkan BBK salinan pertama diarsip oleh Bagian Administrasi.
4.2.3.3. Prosedur Manual Mutasi Kas
Prosedur mutasi kas pada PT.”X” terdiri dari:
a. Penyetoran kelebihan uang kas PT.”X” ke bank yang dimiliki oleh PT.”X”.
Untuk transaksi mutasi kas ini, Bagian Administrasi PT.”X” akan membuat
dokumen BBM dengan persetujuan dari Direktur untuk keperluan pembuatan
jurnal dengan slip setoran sebagai buktinya.
b. Pemindahan saldo rekening antar bank yang dimiliki oleh PT.”X”.
Untuk transaksi mutasi kas ini, Bagian Administrasi PT.”X” akan membuat
dokumen BBK dengan persetujuan dari Direktur untuk keperluan pembuatan
jurnal dengan bukti dari bank sebagai buktinya.
c. Penarikan uang dari bank untuk menutup kekurangan kas perusahaan setiap
harinya.
Untuk transaksi mutasi kas ini, Bagian Administrasi PT.”X” akan membuat
dokumen BBK dengan persetujuan dari Direktur untuk keperluan pembuatan
jurnal. Penarikan uang dari bank akan dilakukan dengan menggunakan cek
dengan bukti pencairan dari bank sebagai buktinya.
49 Universitas Kristen Petra
Gambar 4.2. Flowchart Penerimaan Tunai-Penjualan Rokok Tunai
50 Universitas Kristen Petra
Gambar 4.3. Flowchart Penerimaan Tunai-Penjualan Barang Bekas
51 Universitas Kristen Petra
Gambar 4.4. Flowchart Penerimaan Via Bank-Penjualan Rokok Kredit
52 Universitas Kristen Petra
Gambar 4.5. Flowchart Penerimaan Via Bank-Bunga Bank
53 Universitas Kristen Petra
Gambar 4.6. Flowchart Pengeluaran Tunai (Tanpa KB)-Pembelian Bahan Tunai
54 Universitas Kristen Petra
Gambar 4.7. Flowchart Pengeluaran Tunai (Tanpa KB)-Lain-lain
55 Universitas Kristen Petra
Gambar 4.8. Flowchart Pengeluaran Tunai (Dengan KB)
56 Universitas Kristen Petra
Gambar 4.9. Flowchart Pengeluaran Via Bank-Autodebet
57 Universitas Kristen Petra
Gambar 4.10. Flowchart Pengeluaran Via Bank-Pembayaran Pajak Bulanan
58 Universitas Kristen Petra
Gambar 4.11. Flowchart Pengeluaran Via Bank-Pembelian Bahan Kredit
59 Universitas Kristen Petra
Gambar 4.12. Flowchart Mutasi Kas- Transfer Antar Bank
60 Universitas Kristen Petra
Gambar 4.13. Flowchart Mutasi Kas- Penarikan dan Penyetoran
61 Universitas Kristen Petra
Gambar 4.14. Flowchart Mutasi Kas- Penarikan dan Penyetoran (Sambungan)
4.3. Analisa dan Pembahasan
4.3.1. Sistem Analysis
Berdasarkan hasil analisa penulis terhadap sistem informasi akuntansi
manual atas sistem penerimaan dan pengeluaran kas operasional pada PT.”X”, maka
terdapat beberapa permasalahan terkait laporan, dokumen, prosedur, kebutuhan
sistem, dan sturktur serta kebijakan organisasi PT.”X”.
62 Universitas Kristen Petra
4.3.1.1. Analisa Laporan
a. Daftar Cek/Giro yang Diterima dan Daftar Cek/Giro yang Dikeluarkan
Penulis tetap mempertahankan Daftar Cek/Giro yang Diterima dan dikeluarkan
karena penting bagi perusahaan untuk mengetahui informasi tentang cek/giro yang
diterima dan dikeluarkan. Hal ini untuk mempermudah pengecekan apabila terdapat
cek/giro yang hilang dan mengendalikan serta mengawasi pengeluaran cek/giro yang
dibuat. Menurut penulis, format dari daftar ini sudah cukup lengkap, hanya saja
karena menggunakan excel maka proses input data dan output laporan tidak
dibedakan. Akibatnya, kemungkinan terjadi perubahan data menjadi sangat besar.
Karena perusahaan membutuhkan suatu laporan yang berisi daftar jatuh tempo
cek/giro masuk dan keluar pada tanggal yang sama, maka penulis mengusulkan
untuk menggabungkan kedua daftar tersebut menjadi suatu laporan yaitu laporan
cek/giro. Dengan laporan ini maka perusahaan dapat mengetahui informasi tentang
cek/giro yang masuk, keluar, jatuh tempo, dan belum dicairkan pada tanggal tertentu.
Laporan cek/giro dibuat dari file CGM, BBM, FPJ, CGK, BBK, FPB, dan MBK.
Laporan ini dapat ditampilkan melalui display pada komputer dan dicetak
berdasarkan permintaan Direktur dan Bagian Akuntansi oleh Supervisor. Laporan
cek/giro juga dapat dilihat oleh Bagian Administrasi untuk membantu mengetahui
apakah FPJ yang ditagihkan ke agen/ surat permohonan yang diberikan ke kasir telah
dibayar. Laporan ini diharapkan dapat memberikan manfaat kepada perusahaan
mengenai informasi cek/giro terkini yang diterima dan dikeluarkan perusahaaan,
sehingga dapat membantu proses pengecekan, pengendalian dan pengawasan.
b. Laporan arus kas operasional Bulanan
Penulis tetap mempertahankan Laporan arus kas operasional Bulanan yang
dimiliki perusahaan. Hal ini dikarenakan perusahaan membutuhkan informasi jumlah
kas dari aktivitas operasional. Menurut penulis, format dari daftar ini sudah cukup
lengkap hanya saja karena menggunakan excel maka proses input data dan output
laporan tidak dibedakan sehingga kemungkinan terjadi perubahan data sangat besar.
Dengan laporan ini maka perusahaan dapat mengetahui informasi tentang jumlah
arus kas dari aktivitas operasional tertentu pada tanggal tertentu. Selain itu, karena
laporan ini dapat dilihat setiap saat maka penulis mengusulkan untuk mengubah
nama laporan ini menjadi Laporan arus kas operasional.
63 Universitas Kristen Petra
Laporan arus kas operasional dibuat dari file kode akun, BKM, BKK, BBM, dan
BBK. Laporan ini dapat ditampilkan melalui display pada komputer dan dicetak oleh
Staf Bagian Akuntansi berdasarkan permintaan Direktur.
c. Laporan Kas Bon
Penulis mengusulkan dirancangnya Laporan Kas Bon agar perusahaan dapat
dengan mudah mengetahui transaksi kas bon yang terjadi, yang telah
dipertanggungjawabkan maupun yang belum dipertanggungjawabkan.
Laporan Kas Bon dibuat dari file kas bon dan BKK. Diharapkan laporan ini
dapat memudahkan perusahaan dalam mengawasi dan mengendalikan transaksi kas
bon yang terjadi.
Laporan Kas Bon dapat ditampilkan melalui display pada komputer dan dicetak
oleh Kasir berdasarkan permintaan Direktur, Bagian Akuntansi, dan Supervisor.
d. Laporan Status Dokumen
Penulis mengusulkan dirancangnya Laporan Status Dokumen. Laporan ini
dibuat agar setiap user yang berkepentingan dapat mengetahui status otorisasi dari
setiap dokumen yang dibuat atau harus diotorisasinya.
Laporan ini dibuat dari file BKM, BBM BKK, dan BKM. Laporan Status
Dokumen dapat ditampilkan melalui display pada komputer dan dicetak oleh user
tertentu sesuai ACM yang telah dibuat.
4.3.1.2. Analisa Dokumen
a. Bon Rokok Kontan (BRK)
Dokumen BRK digunakan perusahaan untuk mencatat detail rokok yang terjual
secara tunai oleh setiap salesman setiap harinya. Dalam BRK ini, berisi keterangan
salesman serta jenis dan harga rokok yang terjual secara tunai. Dalam proses manual,
perusahaan mempergunakan BRK ini sebagai bukti bahwa uang yang disetorkan oleh
salesman sesuai dengan Penjualan Rokok Tunai yang terjadi.
Penulis mengusulkan untuk tetap mempertahankan dokumen ini dengan
mengganti nama menjadi Penjualan Rokok Tunai (JRT) agar lebih sesuai dengan
fungsinya. Otorisasi JRT dilakukan secara komputerisasi kecuali untuk
penandatanganan oleh penerima JRT/ salesman. Penjualan Rokok Tunai dapat
diakses oleh user dalam bentuk display dan form. Form Penjualan Rokok Tunai
64 Universitas Kristen Petra
dibuat oleh Seksi Distribusi Langsung pada saat salesman selesai melakukan
penjualan pada hari tersebut, lalu dicetak. Data Penjualan Rokok Tunai disimpan ke
dalam file Penjualan Rokok Tunai dan digunakan oleh Kasir ketika akan membuat
Bukti Kas Masuk untuk mencatat penerimaan kas.
Usulan penulis atas perubahan, penambahan, dan pengurangan beberapa field
yang ada dapat dilihat pada tabel 4.2.
Tabel 4.2. Perubahan, penambahan, dan pengurangan pada
form Penjualan Rokok Tunai
No Lama Baru
1 - No. JRT
2 Berapa bal Jumlah terjual (bal)
3 Macamnya Jenis rokok
4 - Harga/ bal
5 Jumlah (Rp.) Total harga
6 - Jumlah total
7 - PPN 8,4%
8 Total Jumlah setelah PPN
9 Dibuat oleh Seksi distribusi langsung OK
10 Diterima oleh -
Penulis hanya membuat tabel database dari Penjualan Rokok Tunai. Sedangkan
penulis tidak membuatkan disain form Penjualan Rokok Tunai karena batasan
penelitian yang ada.
b. Kuitansi Penjualan Barang Bekas
Dokumen Kuitansi Penjualan Barang Bekas dibuat oleh Bagian Penjualan dan
diberikan kepada Kasir sebagai bukti bahwa uang yang disetorkan oleh Bagian
Penjualan sesuai dengan Penjualan Barang Bekas yang terjadi. Dalam kuitansi ini,
berisi keterangan agen pembeli barang bekas serta jenis dan harga barang bekas yang
terjual secara tunai. Dalam proses manual, kuitansi ini menggunakan kuitansi biasa
yang sering dijual di toko-toko.
65 Universitas Kristen Petra
Penulis mengusulkan mengganti dokumen ini menjadi Form Penjualan Barang
Bekas (JBB). Form ini sama fungsinya dengan kuitansi Penjualan Barang Bekas,
hanya saja lebih umum dan dapat dipakai pada segala jenis penjualan selain
penjualan persediaan. Otorisasi JBB dilakukan secara komputerisasi kecuali untuk
penandatanganan oleh agen. JBB dapat diakses oleh user dalam bentuk display dan
form. JBB diisi oleh Bagian Penjualan, dicetak, lalu ditandatangani oleh agen
penjualan. Data Penjualan Barang Bekas disimpan ke dalam file Form Penjualan
Barang Bekas dan digunakan oleh Kasir sebagai dasar membuat Bukti Kas Masuk
untuk mencatat penerimaan kas.
Usulan penulis atas perubahan, penambahan, dan pengurangan beberapa field
yang ada dapat dilihat pada tabel 4.3.
Tabel 4.3. Perubahan, penambahan, dan pengurangan pada
form Penjualan Barang Bekas
No Lama Baru
1 No. No. JBB
2 Telah terima dari Nama agen
3 Uang sejumlah Jumlah total
4 Untuk pembayaran Jenis barang dan total harga
5 Total Jumlah total
6 Tanda tangan penerima uang Bagian penjualan OK
Penulis hanya membuat tabel database dari JBB. Sedangkan penulis tidak
membuatkan disain form JBB karena batasan penelitian yang ada.
c. Bukti Kas Masuk (BKM)
Dokumen BKM dibuat oleh Kasir untuk mencatat seluruh penerimaan kas tunai
yang terjadi. Dalam BKM ini, berisi informasi pemberi uang, kode rekening,
keterangan, dan jumlah yang diterima. Pada PT.”X” dokumen ini digunakan untuk
penerimaan kas tunai dari Penjualan Rokok Tunai dan Penjualan Barang Bekas.
Penulis mengusulkan untuk tetap mempertahankan nama dan dokumen ini
karena sudah cukup mewakili fungsi dari dokumen terkait. Otorisasi BKM dilakukan
66 Universitas Kristen Petra
secara komputerisasi. BKM dapat diakses oleh user dalam bentuk display dan form.
Form BKM diisi oleh Kasir dengan nomer JRT, nomer JBB, dan nomer memorial
sebagai sumbernya. Data BKM disimpan ke dalam file Bukti Kas Masuk.
Usulan penulis atas perubahan, penambahan, dan pengurangan beberapa field
yang ada dapat dilihat pada tabel 4.4.
Tabel 4.4. Perubahan, penambahan, dan pengurangan pada
form bukti kas masuk
No Lama Baru
1 Diterima dari Nama salesman / Nama agen / Nama Staf
2 Rekening Kode akun
3 Keterangan Frame info rokok terjual, info barang
terjual, dan keterangan
4 Bank -
5 No. Cek -
6 Tgl. JT. -
7 Dibuat oleh &
dibukukan oleh Otorisasi Kasir
8 Disetujui oleh Otorisasi Supervisor
9 Diperiksa oleh -
Untuk menghindari terjadinya kesalahan pada informasi nama salesman atau
nama agen, info rokok dan barang terjual serta melakukan pengendalian terhadap
fungsi kasir, maka form BKM akan dibuat berdasarkan form JRT, JBB, memorial.
Field bank, no. cek, dan tgl. Jatuh Tempo akan disarankan untuk dihilangkan karena
tidak pernah digunakan atau diisi.
Penulis juga mengusulkan untuk menambahkan satu lagi sumber dari pengisian
BKM yaitu ”lain-lain”. Sumber ”lain-lain” diisi berdasarkan form memorial yang
telah diinputkan oleh bagian administrasi sebelumnya. Hal ini digunakan untuk
mengantisipasi terjadinya penerimaan kas tunai diluar Penjualan Rokok Tunai dan
Penjualan Barang Bekas.
67 Universitas Kristen Petra
d. Bukti Bank Masuk (BBM)
Dokumen BBM dibuat oleh Kasir untuk mencatat seluruh penerimaan via bank
yang terjadi. Dalam BBM ini, berisi informasi bank, pemberi uang, kode rekening,
keterangan, dan jumlah yang diterima. Pada PT.”X” dokumen ini digunakan untuk
penerimaan via bank dari penjualan rokok kredit (pada saat cek atau giro dicairkan)
dan lain-lain seperti bunga bank serta mutasi kas.
Penulis mengusulkan untuk tetap mempertahankan nama dan dokumen ini
karena sudah cukup mewakili fungsi dari dokumen terkait. Otorisasi BBM dilakukan
secara komputerisasi. BBM dapat diakses oleh user dalam bentuk display dan form.
Form BBM diisi oleh Bagian Administrasi dengan nomer FPJ dan nomer memorial
sebagai sumbernya. Data BBM disimpan ke dalam file Bukti Bank Masuk.
Usulan penulis atas perubahan, penambahan, dan pengurangan beberapa field
yang ada dapat dilihat pada tabel 4.5.
Untuk menghindari terjadinya kesalahan pada informasi nama agen serta
keterangan dan info rokok terjual, maka form BBM akan dibuat berdasarkan form
FPJ. Perhitungan diskon 5%, PPN karena diskon dan jumlah setelah diskon juga
akan dilakukan secara otomatis menggunakan rumus matematika.
Penulis juga mengusulkan dibuatnya button transfer masuk dan cek/giro masuk
untuk memasukkan informasi terkait mengenai kas yang masuk di bank. Informasi
transfer yang dimasukkan ke form transfer masuk akan menjadi data yang disimpan
pada file transfer masuk dan sebaliknya, user akan mengambil data CGM dari file
CGM sebagai proses dari button CGM yang ditekan.
68 Universitas Kristen Petra
Tabel 4.5. Perubahan, penambahan, dan pengurangan pada form bukti bank masuk
No Lama Baru
1 Diterima dari Nama agen
2 Masuk ke bank Bank
3 Rekening Kode akun
3 Keterangan Frame info rokok terjual dan keterangan
4 - Diskon 5%
5 - PPN karena diskon
6 - Jumlah setelah diskon
7 Dibuat oleh Otorisasi Kasir
8 Disetujui oleh Otorisasi Supervisor dan Direktur
9 Diperiksa oleh -
10 Dibukukan oleh -
e. Laporan Penerimaan Barang (LPB)
Dokumen LPB digunakan perusahaan untuk mencatat rincian bahan baku yang
dibeli dari petani serta sebagai nota pengambilan uang oleh petani. Dalam LPB ini,
berisi keterangan petani serta jenis dan harga bahan baku yang dibeli secara tunai.
Dalam proses manual, perusahaan mempergunakan LPB ini sebagai bukti bahwa
uang yang diminta oleh petani sesuai dengan pembelian yang terjadi.
Penulis mengusulkan untuk tetap mempertahankan dokumen ini dengan
mengganti nama menjadi Pembelian Bahan Tunai (BBT) agar lebih sesuai dengan
fungsinya. Otorisasi BBT dilakukan secara komputerisasi kecuali untuk
penandatanganan oleh penerima uang (petani). Pembelian Bahan Tunai dapat diakses
oleh user dalam bentuk display dan form. Form Pembelian Bahan Tunai dibuat oleh
Seksi Bahan pada saat bahan baku yang dibeli diterima, lalu dicetak. Data Pembelian
Bahan Tunai disimpan ke dalam file Pembelian Bahan Tunai dan digunakan oleh
Kasir ketika akan membuat Bukti Kas Keluar untuk mencatat pengeluaran kas tunai.
Usulan penulis atas perubahan, penambahan, dan pengurangan beberapa field
yang ada dapat dilihat pada tabel 4.6.
69 Universitas Kristen Petra
Penulis hanya membuat tabel database dari pembelian bahan tunai dan tidak
membuatkan disain form Pembelian Bahan Tunai karena batasan penelitian yang ada.
Tabel 4.6. Perubahan, penambahan, dan pengurangan pada
form Pembelian Bahan Tunai
No Lama Baru
1 No. LPB No. BBT
2 Diterima dari Nama petani
3 Jenis barang Jenis bahan
4 Satuan Jumlah dibeli (kg)
5 Jumlah Total harga
6 - Harga/ kg
7 Total Jumlah total
10 Dibuat oleh Seksi Bahan OK
11 Diterima oleh -
f. Form Kas Bon
Dokumen Kas bon dibuat oleh bagian Kasir untuk mencatat seluruh pengeluaran
kas sementara karena permohonan Staf untuk keperluan perusahaan. Form ini berisi
informasi pemohon, keperluan, dan jumlah yang diminta.
Penulis mengusulkan untuk tetap mempertahankan nama dari dokumen ini
karena sudah cukup mewakili fungsi dari dokumen terkait. Otorisasi Form Kas Bon
dilakukan secara komputerisasi kecuali untuk penandatanganan oleh Staf pemohon.
Form Kas Bon dapat diakses oleh user dalam bentuk display dan form. Form Kas
Bon diisi oleh bagian Administrasi lalu dicetak. Data kas bon disimpan ke dalam file
kas bon.
Usulan penulis atas perubahan, penambahan, dan pengurangan beberapa field
yang ada dapat dilihat pada tabel 4.7.
70 Universitas Kristen Petra
Tabel 4.7. Perubahan, penambahan, dan pengurangan pada Form Kas Bon
No Lama Baru
1 Pemohon Nama Staf (dan bagiannya)
2 Jumlah (Rp.) Jumlah diminta (Rp.)
3 - TT Kabag
4 Dibuat oleh Otorisasi Bagian Administrasi
5 Diterima oleh -
6 - Otorisasi Direktur
g. Bukti Kas Keluar (BKK)
Dokumen BKK dibuat oleh Kasir untuk mencatat seluruh pengeluaran kas tunai
yang terjadi. Dalam BKK ini, berisi informasi penerima uang, kode rekening,
keterangan, dan jumlah yang dikeluarkan. Pada PT.”X” dokumen ini digunakan
untuk pengeluaran kas tunai dari pembelian bahan baku tunai, biaya pemeliharaan
gedung/kendaraan, iuran JAMSOSTEK, pembayaran gaji serta pengeluaran
menggunakan kas bon.
Penulis mengusulkan untuk tetap mempertahankan nama dan dokumen ini
karena sudah cukup mewakili fungsi dari dokumen terkait. Otorisasi BKK dilakukan
secara komputerisasi. BKK dapat diakses oleh user dalam bentuk display dan form.
Form BKK diisi oleh Kasir dengan nomer BBT, nomer Kas bon (KB) dan nomer
Permohonan Kas Keluar (MKK) sebagai sumbernya. Data BKK disimpan ke dalam
file Bukti Kas Keluar.
Usulan penulis atas perubahan, penambahan, dan pengurangan beberapa field
yang ada dapat dilihat pada tabel 4.8.
71 Universitas Kristen Petra
Tabel 4.8. Perubahan, penambahan, dan pengurangan pada form Bukti Kas Keluar
No Lama Baru
1 Dibayar kepada Nama Staf / Nama petani
2 Rekening Akun debet
3 Keterangan Frame keterangan / info barang
dibeli
4 - Jumlah terpakai
5 - Harus kembali
6 Dibuat oleh Otorisasi Kasir
7 Disetujui oleh Otorisasi Supervisor
8 Diterima oleh &
dibukukan oleh
-
Untuk menghindari terjadinya kesalahan pada informasi nama Staf, nama petani,
dan keterangan terkait, serta memberikan pengendalian pada fungsi kasir maka
informasi-informasi tersebut akan dibuat muncul secara otomatis saat Kasir memilih
nomer sumber terkait. Untuk pengendalian fungsi kasir pada sumber gaji dan kas bon,
maka supervisor dapat melakukan pengecekan pada perhitungan gaji dan bon
pengeluaran. Perhitungan jumlah terpakai dan harus kembali juga akan dilakukan
secara otomatis menggunakan rumus matematika.
h. Bukti Bank Keluar (BBK)
Dokumen BBK dibuat oleh Bagian Administrasi untuk mencatat seluruh
pengeluaran via bank yang terjadi. Dalam BBK ini, berisi informasi bank, cek/giro,
penerima uang, kode rekening, keterangan, dan jumlah yang dikeluarkan. Pada
PT.”X” dokumen ini digunakan untuk pengeluaran via bank dari pembelian bahan
kredit, autodebet, pajak bulanan, mutasi kas dan lain-lain.
Pada sistem baru, dokumen ini dibuat oleh Kasir dan digunakan untuk
pengeluaran via bank dari pembelian bahan kredit, pajak bulanan, mutasi kas dan
lain-lain. Penulis mengusulkan untuk tetap mempertahankan nama dan dokumen ini
karena sudah cukup mewakili fungsi dari dokumen terkait. Otorisasi BBK dilakukan
secara komputerisasi. BBK dapat diakses oleh user dalam bentuk display dan form.
72 Universitas Kristen Petra
Form BBK diisi oleh Kasir dengan nomer FPB dan nomer Permohonan Bank Keluar
(MBK) sebagai sumbernya. Data BBK disimpan ke dalam file Bukti Bank Keluar.
Usulan penulis atas perubahan, penambahan, dan pengurangan beberapa field
yang ada dapat dilihat pada tabel 4.9.
Untuk menghindari terjadinya kesalahan pada informasi nama supplier dan
nama Staf serta keterangan dan informasi bahan yang dibeli, maka form BBK akan
dibuat berdasarkan form FPB dan form MBK. Perhitungan diskon %, diskon, PPN
karena diskon dan jumlah setelah diskon juga akan dilakukan secara otomatis
menggunakan rumus matematika.
Penulis juga mengusulkan dibuatnya button transfer keluar dan cek/giro keluar
untuk memasukan informasi terkait mengenai kas yang keluar dari bank. Informasi
tersebut dimasukkan melalui form Transfer Keluar dan form cek/giro keluar dan akan
menjadi data yang disimpan pada file transfer masuk dan cek/giro keluar.
Tabel 4.9. Perubahan, penambahan, dan pengurangan pada
form Bukti Bank Keluar
No Lama Baru
1 Dibayar kepada Nama supplier / nama Staf
3 Rekening Kode akun
3 Keterangan Frame keterangan
5 No. Cek -
6 Tgl. JT -
8 - Diskon %
9 - diskon
10 - PPN karena diskon
11 - Jumlah setelah diskon
12 Dibuat oleh Otorisasi Kasir
13 Disetujui oleh Otorisasi Supervisor
14 Diperiksa oleh -
15 Dibukukan oleh -
73 Universitas Kristen Petra
i. Faktur Penjualan (FPJ)
Faktur Penjualan dibuat oleh Bagian Administrasi dan digunakan perusahaan
untuk mencatat detail rokok yang terjual secara kredit dan sebagai dokumen
penagihan kepada agen. Dalam faktur penjualan ini berisi informasi FPJ, nama agen,
informasi rokok terjual, informasi harga yang harus dibayar dan tanggal lunas.
Penulis mengusulkan untuk tetap mempertahankan dokumen ini karena telah sesuai
dengan fungsinya. Otorisasi FPJ dilakukan secara komputerisasi kecuali untuk
penandatanganan oleh penerima FPJ/agen. FPJ dapat diakses oleh user dalam bentuk
display dan form. FPJ dibuat oleh Bagian Administrasi untuk menagih pelunasan
rokok yang telah dikirim ke agen. Data Penjualan Rokok Tunai disimpan ke dalam
file FPJ dan digunakan oleh Kasir ketika akan membuat Bukti Bank Masuk untuk
mencatat penerimaan kas via bank.
Usulan penulis atas perubahan, penambahan, dan pengurangan beberapa field
yang ada dapat dilihat pada tabel 4.10.
Tabel 4.10. Perubahan, penambahan, dan pengurangan pada
form FPJ
No Lama Baru
1 Tanggal pembuatan FPJ Tanggal FPJ
2 Tuan / TOKO Nama agen
3 - Syarat
4 Banyaknya Bal Unit terjual
5 MACAM ROKOK Jenis Rokok
6 Harga per bal Harga /item
- Total Harga
- PPN
7 Jumlah Total Harga + PPN
8 Jumlah (Rp) Jumlah stlh PPN
9 Terbilang -
10 BON No. No. FPJ
11 SP. -
74 Universitas Kristen Petra
12 BD Folio -
13 Lunas Tgl. -
14 Debetkas bon No. -
Penulis hanya membuat tabel database dari FPJ. Sedangkan penulis tidak
membuatkan disain form FPJ karena batasan penelitian yang ada.
j. Form Cek/Giro Masuk
Dokumen cek/giro masuk (CGM) merupakan usulan penulis kepada perusahaan
untuk menginputkan seluruh informasi cek dan giro yang diterima oleh PT.”X. Form
ini disarankan untuk dibuat karena selama ini perusahaan hanya membuat daftar
sederhana menggunakan excel.
Dengan dirancangnya form CGM ini, diharapkan dapat mempermudah pengisian
form BBM terkait penjualan secara kredit, selain itu pengendalian input yang ada
juga lebih memadai. CGM dapat diakses oleh user dalam bentuk display. Form
CGM merupakan sumber dari pembuatan laporan cek/giro jatuh tempo yang pada
umumnya sangat dibutuhkan oleh user. Data CGM disimpan ke dalam file Cek/Giro
Masuk.
k. Form Transfer Masuk
Dokumen transfer masuk (TM) merupakan usulan penulis kepada perusahaan
untuk menginputkan seluruh informasi bukti transfer yang diterima oleh PT.”X.
Form ini disarankan untuk dibuat karena selama ini perusahaan tidak pernah
melakukan pencatatan secara lengkap pada bukti transfer yang diterima, selain itu
terdapat agen yang tidak mengirimkan bukti faxnya namun hanya melalui telepon.
Akibatnya bukti penerimaan via bank menjadi kurang kuat terutama jika bukti
transfer yang ada hilang.
Dengan dirancangnya form TM ini, selain meminimalisasi hilangnya informasi
yang ada juga diharapkan dapat mempermudah pengisian form BBM terkait
penjualan secara kredit. TM dapat diakses oleh user dalam bentuk display. Data TM
disimpan ke dalam file Transfer Masuk.
l. Form Transfer Keluar
Dokumen transfer keluar (TL) merupakan usulan penulis kepada perusahaan
untuk menginputkan seluruh informasi bukti transfer yang dikeluarkan oleh PT.”X.
75 Universitas Kristen Petra
Form ini disarankan untuk dibuat karena selama ini perusahaan tidak pernah
melakukan pencatatan secara lengkap pada bukti transfer yang dikeluarkan.
Akibatnya bukti pengeluaran via bank menjadi kurang kuat terutama jika bukti
transfer yang ada hilang.
Dengan dirancangnya form TL ini, selain meminimalisasi hilangnya informasi
yang ada juga diharapkan dapat mempermudah pengisian form BBK terkait
pembelian secara kredit dan mutasi kas terkait pengeluaran bank. TL dapat diakses
oleh user dalam bentuk display. Data TL disimpan ke dalam file Transfer Keluar.
m. Form Cek/Giro Keluar
Dokumen cek/giro keluar (CGK) merupakan usulan penulis kepada perusahaan
untuk menginputkan seluruh informasi cek dan giro yang dikeluarkan oleh PT.”X.
Form ini disarankan untuk dibuat karena selama ini perusahaan hanya membuat
daftar sederhana menggunakan excel.
Dengan dirancangnya form CGK ini, diharapkan dapat mempermudah pengisian
form BBK terkait pembelian secara kredit, pembayaran pajak bulanan, dan mutasi
kas terkait pengeluaran bank. Selain itu pengendalian input yang ada juga lebih
memadai. CGK dapat diakses oleh user dalam bentuk display. Form ini merupakan
sumber dari pembuatan laporan cek/giro yang jatuh tempo yang pada umumnya
sangat dibutuhkan oleh user. Data CGK disimpan ke dalam file Cek/Giro Keluar.
4.3.1.3 Analisa Prosedur
Terdapat beberapa prosedur dari sistem manual PT.”X” yang tidak lagi
menghasilkan benefit bagi perusahaan baik dari segi efisiensi waktu, efektifitas
kinerja, maupun keakuratan informasi yang dihasilkan. Sistem informasi akuntansi
terkomputerisasi dapat menjadi solusi atas permasalahan tersebut. Berkaitan dengan
hal tersebut, penulis melakukan analisa prosedur atas sistem informasi akuntansi
manual PT.”X” yang ada yaitu:
a. Kasir sering menggunakan notes kecil sebagai pengganti Form Kas Bon.
Kelemahan: Notes kecil sering hilang dan pertanggungjawabannya justru
membutuhkan waktu yang lama.
Usulan: Dengan menggunakan Form Kas Bon terkomputerisasi, hilangnya data
transaksi dapat dihindarkan selain itu pencarian data transaksi saat
76 Universitas Kristen Petra
pertanggungjawaban kas bon lebih mudah dilakukan sehingga mempersingkat
waktu transaksi kas bon secara keseluruhan.
b. Informasi penjualan dan pembelian tunai dari gudang ke Kasir dilakukan via
telepon atau fax karena adanya lokasi yang terpisah.
Kelemahan: Tidak efektif karena kasir menjadi overload dan akibatnya informasi
yang dituliskan di form BKM atau BKK salah.
Usulan: Dengan menggunakan sistem terkomputerisasi, informasi dari gudang
dapat disimpan di database sehingga Kasir dapat melihatnya saat membutuhkan
kapanpun juga. Sistem informasi komputerisasi berbasis database memungkinkan
terupdatenya informasi secara real time. Hal ini mengurangi keadaan kasir yang
overload.
c. Terdapat kesalahan perhitungan diskon, jumlah uang kas bon yang seharusnya
kembali ,serta pembuatan laporan harian.
Usulan: Sistem terkomputerisasi memungkinkan adanya perhitungan diskon,
jumlah uang kas bon yang harus kembali dan pembuatan laporan secara otomatis
sehingga dapat meminimalkan kesalahan dan lebih efisien.
d. Pengisian dokumen dilakukan secara manual.
Kelemahan: Rawan terjadi kesalahan
Usulan: Dengan sistem terkomputerisasi, pengisian dokumen dapat dilakukan
dengan autonumber dan menggunakan pengendalian input sehingga kesalahan
terminimalisasi. Kecurangan juga dapat dikurangi dengan menggunakan Access
Control Matrix yang membatasi akses Staf terhadap data dan informasi tertentu.
e. Waktu pembuatan laporan arus kas operasional, laporan kas bulanan, dan laporan
bank bulanan tiap periode memakan waktu 1,5-2 bulan karena adanya proses
penjurnalan secara manual.
Kelemahan: Pengambilan keputusan pihak top manajemen menjadi tertunda
Usulan: Dengan sistem komputerisasi, penjurnalan akan dilakukan secara
otomatis contohnya jurnal depresiasi, gain/loss penjualan aset, diskon, dan jurnal
PPN. Kasir hanya perlu memilih kode rekening yang sesuai pada dokumen
penerimaan dan pengeluaran kas operasional sehingga Bagian Administrasi tidak
perlu pelakukan penjurnalan lagi. Selain itu, laporan arus kas operasional dapat
77 Universitas Kristen Petra
dilihat sewaktu-waktu karena data yang diinput langsung dapat diupdate saat itu
juga.
f. Data disimpan dalam arsip-arsip dengan jumlah yang banyak terutama karena
semua dokumen berakhir di Bagian Akuntansi.
Kelemahan: Cukup merepotkan dan akan membutuhkan waktu lama untuk
menghasilkan informasi dari arsip tersebut, selain itu mudah terjadi kehilangan
atau kerusakan arsip.
Usulan: Sistem terkomputerisasi dapat menghilangkan permasalahan tersebut,
dengan backup maka resiko kehilangan atau kerusakan data dapat dihilangkan
selain itu untuk menghindari penumpukan dokumen berlebihan maka sistem
dibuat paperless. Semua otorisasi terkait dilakukan komputerisasi kecuali yang
berhubungan dengan pihak eksternal dan untuk kepentingan konfirmasi.
g. Tidak adanya arsip BKK dan BKM oleh Kasir.
Kelemahan: Proses penelusuran dan pengecekan dokumen sulit dilakukan karena
harus dilakukan ke Bagian Akuntansi sebagai satu-satunya tempat penumpukan
dokumen.
Usulan: Sistem komputerisasi memungkinkan user dapat memperoleh informasi
yang dibutuhkan secara paperless. Hal ini menghidarkan terjadinya penumpukan
dokumen, selain itu setiap entitas perusahaan dapat memperoleh informasi yang
dibutuhkan sesuai kebijakan Access Control Matrix perusahaan.
h. Terjadi perangkapan fungsi pada Bagian Administrasi yang menangani hutang
dan piutang, pencatatan, serta memiliki akses ke bank.
Kelemahan: Karena fungsi pencatatan dan pemegang aset perusahaan menjadi
satu maka kemungkinan terjadi fraudness sangatlah besar.
Usulan:
Fungsi pemegang aset baik itu kas tunai maupun via bank, akan disentralisasi
pada Kasir. Sedangkan Bagian Administrasi akan menangani masalah hutang,
piutang, penagihan, dan input form pendukung bukti transaksi kas seperti form
KB, MBK, MKK, dan memorial.
Form pendukung memberikan pengendalian kepada kasir untuk tidak
melakukan penginputan nominal tertentu pada bukti transaksi. Untuk bukti
transaksi yang mengharuskan kasir mengisi nominal tertentu seperti BKK dari
78 Universitas Kristen Petra
kas bon dan gaji karyawan maka pengendalian dapat dilakukan dengan
pengcrosscheckan terhadap perhitungan gaji/bon pengeluaran.
Selain itu, struktur organisasi PT.”X” juga akan berubah yaitu kasir tidak lagi
dibawahi oleh bagian administrasi. Melainkan oleh 2 orang supervisor (SPV)
yang bertugas untuk mengawasi kinerja kasir terkait transaksi kas tunai dan via
bank.
i. Adanya otorisasi dokumen yang kurang memadai. Misalnya hanya terdapat tanda
tangan kepala Bagian Administrasi pada BBK dan BBM.
Kelemahan: Kurangnya internal kontrol yang memadai pada form terkait transaksi
kas dapat menyebabkan terjadinya penyalahgunaan kas perusahaan seperti
pengeluaran fiktif.
Usulan:
Otorisasi menggunakan sistem terkomputerisasi dan transaksi tidak akan
berjalan tanpa otorisasi pihak terkait. Contohnya harus terdapat otorisasi dari
Supervisor dan Direktur pada BBK dan BBM.
Dirancang suatu laporan status dokumen untuk mendukung sistem otorisasi
terkomputerisasi.
Pengeditan pada form-form transaksi kas oleh kasir harus mendapatkan
persetujuan dari kedua SPV.
4.3.1.4 Analisa Kebutuhan Sistem Informasi Akuntansi Manual
Terdapat beberapa sistem manual PT.”X” yang masih dapat digunakan tanpa
diubah menjadi sistem informasi akuntansi terkomputerisasi, hanya saja
penggunaannya memerlukan beberapa perbaikan. Hal ini dikarenakan kurang
memadainya kondisi perusahaan untuk menerapkan sistem informasi akuntansi
terkomputerisasi secara keseluruhan.
Berkaitan dengan hal tersebut, penulis melakukan analisa atas sistem
informasi akuntansi manual PT.”X” yang ada. Sistem manual PT.”X” yang masih
dapat dipakai namun memerlukan beberapa perbaikan adalah:
1. Otorisasi dokumen yang kurang memadai.
Hanya terdapat tanda tangan pemohon pada formulir permohonan kas bon.
79 Universitas Kristen Petra
Kelemahan: Kurangnya internal kontrol yang memadai pada formulir permohonan
kas bon serta BBK dan BBM, dapat mengakibatkan penyalahgunaan kas
perusahaan seperti pengeluaran fiktif.
Usulan:
Permohonan kas bon akan disetujui apabila terdapat tanda tangan pemohon dan
tanda tangan kepala bagian dari pemohon pada formulir permohonan kas bon.
Tanda tangan kepala bagian sebagai penjamin bahwa kas bon yang diminta
dipergunakan dengan semestinya.
2. Kas bon yang diajukan oleh karyawan tidak terbatas jumlahnya.
Usulan: Untuk mempermudah pengendalian uang kas perusahaan, sebaiknya
permohonan kas bon senilai lebih besar dari lima juta rupiah harus meminta
tandatangan Direktur.
3. Kasir menangani terlalu banyak transaksi kas bon setiap harinya, termasuk yang
bernominal kecil.
Kelemahan: Kasir menjadi terlalu sibuk karena banyaknya transaksi yang
dilakukan sehingga Kasir lebih sering menggunakan notes kecil dari pada Form
Kas Bon untuk mempersingkat waktu.
Usulan: Permohonan kas bon yang terjadi dilakukan per bagian bukan per orangan.
4. Tidak adanya dokumen permohonan pengeluaran tunai/via bank secara formal.
Usulan: Dibuat suatu formulir permohonan pengeluaran tunai/bank yang harus
disertai dengan tanda tangan dari Kabag terkait. Formulir tersebut akan diinputkan
ke dalam form MKK dan MBK sehingga pertanggungjawaban menjadi jelas dan
mempermudah proses penginputan form BKK dan BBK.
4.3.1.5 Analisa Kebutuhan Sistem Informasi Akuntansi Terkomputerisasi
Berdasar sistem informasi akuntansi manual PT.”X” yang ada, penulis
melakukan beberapa analisa atas kebutuhan PT.”X” terhadap sistem informasi
akuntansi terkomputerisasi. Sistem informasi akuntansi terkomputerisasi harus dapat
memenuhi kebutuhan PT.”X” atas informasi arus kas saat ini.
Kebutuhan PT.”X” atas sistem informasi akuntansi terkomputerisasi atas
penerimaan dan pengeluaran kas operasional perusahaan dibagi menjadi dua yaitu:
80 Universitas Kristen Petra
1. Kebutuhan umum yang dibutuhkan oleh keseluruhan PT.”X”.
a. Sistem informasi akuntansi terkomputerisasi yang dibutuhkan oleh PT.”X”
adalah sistem yang dapat mempersingkat waktu transaksi terkait kas yang
dilakukan oleh Stafnya.
Tujuan dari kebutuhan ini adalah untuk meningkatkan efektifitas kinerja
user, sehingga dalam waktu yang sama user dapat mengerjakan lebih banyak
transaksi.
b. Sistem informasi akuntansi terkomputerisasi yang dibutuhkan oleh PT.”X”
adalah sistem yang dapat meminimalkan kesalahan (human error) atau
kecurangan (fraudness).
Tujuan dari kebutuhan ini adalah untuk memperoleh data dan
menghasilkan informasi yang akurat. Human error yang sering terjadi adalah
kesalahan ketik, perhitungan, dan penomoran dokumen. Human error dapat
diminimalkan dengan automated calculation, field type, sign type, dan
prenumbered.
Sedangkan fraudness yang mungkin terjadi adalah pencurian
data/informasi dan pencurian aset dengan menaikan/menurunkan jumlah kas
yang diterima/dikeluarkan. Fraudness dapat diminimalkan dengan
pembatasan kasir dari penginputan nominal rupiah pada form transaksi kas,
prenumbered document, otorisasi terkomputerisasi dan penetapan ACM.
c. Sistem informasi akuntansi terkomputerisasi yang dibutuhkan oleh PT.”X”
adalah sistem yang dapat menghasilkan laporan yang tepat waktu, update,
dan dapat dilihat pada waktu dibutuhkan (timely, relevan, reliable).
Tujuan dari kebutuhan ini adalah untuk memperlancar dan
mempermudah pengambilan keputusan oleh user. Laporan yang dibutuhkan
meliputi:
Laporan Kas Bon yang bersumber dari data yang disimpan pada file Kas
Bon dan BKK.
Laporan arus kas operasional yang bersumber dari data yang disimpan
pada file kode akun, BKM, BKK, BBM, dan BBK.
Laporan cek/giro yang bersumber dari data yang disimpan pada file CGM,
BBM, FPJ, CGK, BBK, FPB, dan MBK.
81 Universitas Kristen Petra
d. Sistem informasi akuntansi terkomputerisasi yang dibutuhkan oleh PT.”X”
adalah sistem yang mampu menyimpan dan mengakses data dengan mudah
dan aman.
Tujuan dari kebutuhan ini adalah untuk memperlancar kegiatan
operasional perusahaan dan menjamin keakuratan informasi yang dihasilkan.
Data yang diakses terkait penerimaan kas disimpan pada file BKM, BBM,
CGM, TM, FPJ, JBB, Memorial dan JRT. Sedangkan data yang diakses
terkait pengeluaran kas disimpan pada file BKK, BBK, CGK, TL, FPB, MKK,
MBK dan BBT.
2. Kebutuhan Pengguna
Setiap bagian dalam perusahaan yang berkaitan dengan sistem informasi
akuntansi sistem arus kas secara khusus memiliki kebutuhan informasi dan sistem.
Adapun kebutuhan untuk setiap pengguna adalah sebagai berikut :
a. Direktur
Laporan Cek/Giro
Untuk menghasilkan output ini, maka input yang dibutuhkan adalah file CGM,
BBM, FPJ, CGK, BBK, FPB, dan MBK.
Laporan Kas Bon
Untuk menghasilkan output ini, maka input yang dibutuhkan adalah file Kas
Bon dan BKK.
Laporan arus kas operasional
Untuk menghasilkan output ini, maka input yang dibutuhkan adalah file kode
akun, BKM, BKK, BBM, dan BBK.
Laporan Status Dokumen
Jenis laporan status dokumen yang dibutuhkan oleh Direktur adalah Laporan
Status Dokumen BBM dan BBK. Untuk menghasilkan output ini, maka input
yang dibutuhkan adalah file BKM, BBM, BKK dan BBK.
File Kode Akun
File BKM
Untuk menghasilkan output ini, maka input yang dibutuhkan adalah file JRT ,
JBB, dan Memorial.
82 Universitas Kristen Petra
File CGM
File TM
File BBM
Untuk menghasilkan output ini, maka input yang dibutuhkan adalah file FPJ,
Memorial, dan CGM.
File Kas Bon
File BKK
Untuk menghasilkan output ini, maka input yang dibutuhkan adalah file KB
BBT dan MKK.
File BBK
Untuk menghasilkan output ini, maka input yang dibutuhkan adalah file FPB,
MBK.
File TL
File CGK
b. Bagian Akuntansi
Laporan Cek/Giro
Untuk menghasilkan output ini, maka input yang dibutuhkan adalah file CGM,
BBM, FPJ, CGK, BBK, FPB, dan MBK.
Laporan Kas Bon
Untuk menghasilkan output ini, maka input yang dibutuhkan adalah file Kas
Bon dan BKK.
Laporan arus kas operasional
Untuk menghasilkan output ini, maka input yang dibutuhkan adalah file kode
akun, BKM, BKK, BBM, dan BBK.
File Kode Akun
File BKM
Untuk menghasilkan output ini, maka input yang dibutuhkan adalah file JRT ,
JBB, dan Memorial.
File CGM
File TM
File BBM
83 Universitas Kristen Petra
Untuk menghasilkan output ini, maka input yang dibutuhkan adalah file FPJ,
Memorial, dan CGM.
File Kas Bon
File BKK
Untuk menghasilkan output ini, maka input yang dibutuhkan adalah file KB
BBT dan MKK.
File BBK
Untuk menghasilkan output ini, maka input yang dibutuhkan adalah file FPB,
MBK.
File TL
File CGK
c. Bagian Administrasi dan Keuangan
Laporan Cek/Giro
Jenis laporan cek/giro yang dibutuhkan oleh bagian administrasi dan keuangan
adalah Laporan Cek/Giro Diterima per Agen dan per Supplier. Untuk
menghasilkan output ini, maka input yang dibutuhkan adalah file CGM, BBM,
FPJ, CGK, BBK, FPB, dan MBK.
File CGM
File Kas Bon
d. Supervisor
Laporan Cek/Giro
Untuk menghasilkan output ini, maka input yang dibutuhkan adalah file CGM,
BBM, FPJ, CGK, BBK, FPB, dan MBK.
Laporan Kas Bon
Untuk menghasilkan output ini, maka input yang dibutuhkan adalah file Kas
Bon dan BKK.
Laporan Status Dokumen
Untuk menghasilkan output ini, maka input yang dibutuhkan adalah file BKM,
BBM, BKK dan BBK.
File Kode Akun
File BKM
84 Universitas Kristen Petra
Untuk menghasilkan output ini, maka input yang dibutuhkan adalah file JRT ,
JBB, dan Memorial.
File CGM
File TM
File BBM
Untuk menghasilkan output ini, maka input yang dibutuhkan adalah file FPJ,
Memorial, dan CGM.
File Kas Bon
File BKK
Untuk menghasilkan output ini, maka input yang dibutuhkan adalah file KB
BBT dan MKK.
File BBK
Untuk menghasilkan output ini, maka input yang dibutuhkan adalah file FPB,
MBK.
File TL
File CGK
e. Kasir
Laporan Cek/Giro
Untuk menghasilkan output ini, maka input yang dibutuhkan adalah file CGM,
BBM, FPJ, CGK, BBK, FPB, dan MBK.
Laporan Kas Bon
Untuk menghasilkan output ini, maka input yang dibutuhkan adalah file Kas
Bon dan BKK.
Laporan Status Dokumen
Untuk menghasilkan output ini, maka input yang dibutuhkan adalah file BKM,
File BKM
Untuk menghasilkan output ini, maka input yang dibutuhkan adalah file JRT ,
JBB, dan Memorial.
File CGM
File TM
File BBM
85 Universitas Kristen Petra
Untuk menghasilkan output ini, maka input yang dibutuhkan adalah file FPJ,
Memorial, dan CGM.
File Kas Bon
File BKK
Untuk menghasilkan output ini, maka input yang dibutuhkan adalah file KB
BBT dan MKK.
File BBK
Untuk menghasilkan output ini, maka input yang dibutuhkan adalah file FPB,
MBK.
File TL
File CGK
4.3.1.6 Analisa Job Description, Struktur dan Kebijakan Organisasi
Untuk memperoleh keberhasilan atas implementasi sistem baru maka harus
didukung dengan struktur organisasi dan kebijakan organisasi yang baik. Oleh karena
itu penulis melakukan analisa terhadap stuktur organisasi dan kebijakan organisasi
terkait penerimaan dan pengeluaran kas operasional pada PT.”X”, yaitu:
1. Analisa Job Description
Sistem informasi akuntansi terkomputerisasi atas sistem penerimaan dan
pengeluaran kas operasional di PT.”X” memungkinkan terjadinya perubahan job
description yang cukup berarti. Hal ini dilakukan agar dapat mendukung jalannya
sistem yang baru. Perubahan tersebut meliputi:
Direktur:
Job description Direktur yang lama tetap dipakai karena memenuhi tujuan dari
perusahaan. Tambahan pada job description Direktur yaitu:
a. Mengotorisasi form kas bon dengan nominal >5.000.000 rupiah.
b. Mengotorisasi form BBM dan BBK.
Bagian Akuntansi:
Job description lama yang memenuhi kriteria sistem baru adalah memeriksa
laporan-laporan yang dibuat oleh Kasir dan Bagian Administrasi berdasarkan
86 Universitas Kristen Petra
bukti pendukung yang ada, melakukan rekonsiliasi bank bulanan, mengatur
masalah perpajakan PT.”X”. Sedangkan penambahannya terletak pada:
a. Kode akun master data maintenance. Bagian akuntansi merupakan satu-
satunya bagian yang dapat mengubah dan menambahkan kode akun yang
ada.
Bagian Administrasi dan Keuangan:
Fungsi dari bagian administrasi telah berubah sama sekali. Jika sebelumnya
bagian administrasi berfungsi sebagai pemegang kas bank, maka pada sistem
baru, bagian administrasi berfungsi sebagai:
a. Bagian penagihan,
b. Pembuat dan penerima invoice yaitu FPJ dan FPB, validasi invoice (dalam
hubungannya dengan laporan barang masuk)
c. Berhubungan secara langsung dengan supplier dan agen terkait diskon,
biaya angkut, dan pemotongan pajak.
d. Berkoordinasi langsung dengan kasir mengenai pembayaran FPB dengan
membuat surat permohonan pembayaran kepada kasir.
e. Menginput dan menganalisa dokumen-dokumen pendukung penerimaan
dan pengeluaran kas operasional seperti formulir memorial pada form
memorial, formulir MKK pada form MKK, formulir KB pada form KB,
dan formulir MBK pada form MBK.
Supervisor:
Supervisor memiliki job description yang hampir sama dengan bagian
adminstrasi pada sistem lama yaitu:
a. Melaksanakan pengawasan koordinasi keuangan perusahaan dan
membawahi Kasir.
b. Melakukan persetujuan-persetujuan terhadap transaksi terkait kas
perusahaan seperti dokumen BKM, BBM, BKK, dan BBK.
c. Melakukan persetujuan atas pengeditan Form terkait transaksi kas.
d. Memeriksa form yang dibuat oleh Kasir.
e. Bertanggungjawab atas sisa uang tunai perusahaan setiap harinya
f. Memiliki akses terhadap kas dan bank perusahaan.
87 Universitas Kristen Petra
Kasir:
a. Bertanggungjawab atas transaksi kas tunai dan via bank perusahaan, dan
membuat laporan serta dokumen terkait.
b. Memiliki akses terhadap kas dan bank perusahaan.
c. Mengurus keluar masuknya kas perusahaan.
d. Melakukan pembayaran atas tagihan pembelian bahan secara tunai maupun
kredit, menerima hasil penagihan penjualan tunai maupun kredit, serta terus
berkoordinasi dengan bagian administrasi.
e. Melakukan transaksi terkait mutasi kas.
2. Analisa struktur organisasi
Struktur organisasi PT.”X” terkait penerimaan dan pengeluaran kas operasional
terdiri dari Bagian Akuntansi, Bagian Administrasi dan Keuangan, serta Kasir.
Beberapa kekurangan struktur organisasi pada PT.”X” adalah Bagian Akuntansi
membawahi Bagian Administrasi dan Keuangan, sedangkan Bagian Administrasi
dan Keuangan membawahi Kasir. Menurut penulis, struktur organisasi ini kurang
sesuai karena Bagian Akuntansi sebagai fungsi pencatatan membawahi Bagian
Administrasi dan Kasir sebagai fungsi pemegang aset. Penulis mengusulkan untuk,
meletakan Bagian Administrasi pada posisi dibawah Bagian Akuntansi, serta kasir
diletakkan dibawah supervisor. Posisi bagian akuntansi, supervisor dan
koordinator umum diletakan sejajar untuk menghindari kemungkinan fraudness.
Supervisor terdiri dari 2 orang yang masing-masing akan mengawasi kinerja kasir
terkait kas tunai dan kas bank. Selain itu direktur dapat memberikan
wewenangnya untuk mengapprove dokumen kepada koordinator umum apabila
sedang tidak ada ditempat.
3. Analisa kebijakan organisasi
Berdasarkan analisa di atas, penulis memberikan beberapa tambahan kebijakan
organisasi terkait kas tunai dan kas bank. Tambahan kebijakan terkait kas tunai
yaitu:
Permohonan kas bon yang terjadi dilakukan per bagian bukan per orangan
dan disetujui oleh kepala bagian terkait.
88 Universitas Kristen Petra
Transaksi terkait bank dan kas bon lebih besar dari lima juta rupiah harus
disetujui oleh Direktur.
Kas bon dengan jumlah lebih besar dari lima juta harus diajukan H-1.
Untuk mencatat jumlah arus kas operasional keluar akibat dari kas bon yang
belum dipertanggungjawabkan, maka kasir harus membuat BKK lain-lain
setiap akhir bulan yaitu piutang kas bon pada kas.
Tambahan kebijakan terkait kas bank yaitu:
Supervisor dan direktur harus melihat Laporan Status Dokumen dan
mengotorisasi form terkait saat memperoleh notifikasi dari sistem . Hal ini
juga merupakan salah satu pengendalian mutasi kas.
Kasir harus melihat Laporan Cek Giro Masuk yang JT hari ini pada awal
hari.
Pencairan cek/giro dilakukan setiap pagi hari.
Formulir MBK dan formulir memorial saat permohonan pengeluaran kas via
bank terkait mutasi kas harus diotorisasi oleh kasir, supervisor (SPV), dan
Direktur.
Untuk transaksi sehari-hari yang membutuhkan informasi saldo bank up-to-
date seperti pelunasan kredit, uang masuk akibat pencairan cek/giro, proses
mutasi kas dapat dilihat pada rekening koran atau internet banking setiap
tengah hari dan akhir hari.
Bagian Akuntansi melakukan rekonsiliasi bank secara bulanan terutama
terkait dengan autodebet dan autokredit. Hal ini dikarenakan kebutuhan atas
laporan bulanan yang cepat.
4.3.2. Conceptual Design
Dari hasil analisa sistem penerimaan dan pengeluaran kas operasional
PT.”X”, penulis melakukan perancangan konseptual atas sistem baru yang diusulkan.
Sistem baru tersebut menggunakan sistem terkomputerisasi dan diharapkan dapat
menghilangkan permasalahan di atas. Beberapa tahapan yang dilakukan dalam
perancangan konseptual adalah sebagai berikut:
89 Universitas Kristen Petra
4.3.2.1. Usulan DFD untuk sistem informasi akuntansi terkomputerisasi
Untuk memudahkan pembuatan program aplikasi dari sistem yang baru,
maka penulis membuat DFD. DFD ini berisikan arus data yang mengalir pada sistem
penerimaan dan pengeluaran kas operasional yang baru. Langkah-langkah yang
diambil sebelum membuat DFD adalah membuat tables of entities and activities I
dan II. Tables of entities and activities I berisi langkah-langkah sistem baru yang
berasal dari sistem lama yang telah diolah kembali sehingga menghasilkan sistem
yang baru. Sedangkan tables of entities and activities II berisi pengelompokan berisi
pengelompokan aktifitas-aktifitas yang secara logika berhubungan.
Berdasarkan tables of entities and activities yang telah dibuat, penulis akan
membuat context diagram, DFD level 0, DFD level 1, DFD level 2, dan DFD level 3
supaya lebih mudah dimengerti. Tables of entities and activities dapat dilihat pada
Tabel 4.11 sampai dengan Tabel 4.24, context diagram dapat dilihat pada Gambar
4.15, sedangkan DFD untuk sistem informasi tekomputerisasi atas sistem penerimaan
dan pengeluaran kas operasional pada PT.”X” dapat dilihat pada Gambar 4.16
sampai dengan Gambar 4.28.
Tabel 4.11. Tables of entities and activities I atas penerimaan tunai:
Penjualan rokok tunai, penjualan barang bekas, lain-lain
Entitas Aktivitas
Kasir 1. Menerima uang dan JRT 2 rangkap dari salesman
atau uang dan JBB 2 rangkap dari agen atau uang
dan form memorial 2 rangkap dari Staf lain
2. Mengecek jumlah nominal serta tanda tangan
JRT/JBB/form memorial yang dibawa oleh
salesman/bagian penjualan/staf.
3. Menginput BKM berdasarkan informasi no. JRT
atau no. JBB atau no. memorial.
4. Menyimpan dan menunggu persetujuan dari
Supervisor.
Supervisor 5. Menyetujui BKM.
Kasir 6. Mengecek approval BKM dan menyetujuinya
7. Mencetak BKM 1 rangkap.
8. Memberikan JRT LUNAS ke salesman/ JBB
LUNAS ke agen/form memorial LUNAS ke staf.
9. Memberikan JRT/JBB/Form Memorial dan BKM
ke Supervisor.
90 Universitas Kristen Petra
Tabel 4.12. Tables of entities and activities II atas penerimaan tunai:
Penjualan rokok tunai, penjualan barang bekas, lain-lain
Entitas Aktivitas Proses
Kasir 1. Menginput BKM berdasarkan
informasi no. JRT atau no. JBB atau
no. memorial.
2. Menyimpan dan menunggu
persetujuan dari Supervisor.
1.1.1 Input data
penerimaan kas
tunai
Supervisor 3. Menyetujui BKM.
Kasir 4. Mengecek approval BKM dan
menyetujuinya
Kasir 5. Mencetak BKM 1 rangkap. 1.1.2 Mencetak
dokumen
penerimaan kas
tunai
Tabel 4.13. Tables of entities and activities I atas penerimaan via bank :
Penjualan rokok kredit / lain-lain
Entitas Aktivitas
Kasir
1. Menerima cek/giro dan bukti transfer dari agen /
cek/giro dan form memorial 2 rangkap dari staf
penerima kas
2. Mengecek jumlah nominal cek/giro/bukti transfer
dengan FPJ
3. Menginput informasi cek/giro yang diterima serta no
FPJ/no memorial yang ada pada form CGM
4. Melihat laporan cek/giro yang jatuh tempo
5. Mencairkan cek/giro saat jatuh tempo ke bank
6. Menginput tanggal cair pada form CGM
7. Menerima rekening koran dari bank dan mencek
apakah cek/giro telah benar-benar menambah saldo
bank
8. Menginput BBM /CGM/TM berdasarkan no. FPJ / no
memorial
9. Menyimpan dan menunggu persetujuan dari
Supervisor dan Direktur.
Supervisor 10. Menyetujui BBM.
Direktur 11. Menyetujui BBM.
Kasir 12. Mengecek approval BBM dan menyetujuinya
13. Mencetak BBM 2 rangkap untuk JRT dan 1 rangkap
untuk lain-lain.
91 Universitas Kristen Petra
14. Memberikan BBM ke bagian administrasi/ form
memorial LUNAS kepada staf penerima uang sebagai
bukti pembayaran
15. Memberikan slip setoran/ bukti transfer serta BBM ke
Supervisor
Tabel 4.14. Tables of entities and activities II atas penerimaan via bank :
Penjualan rokok kredit / lain-lain
Entitas Aktivitas Proses
Kasir 1. Mengecek jumlah nominal
cek/giro/bukti transfer dengan FPJ
2. Menginput informasi cek/giro yang
diterima serta no FPJ/ no memorial
yang ada pada form CGM
3. Melihat laporan cek/giro yang jatuh
tempo
4. Menginput tanggal cair pada form
CGM
1.2.1.1
Penerimaan
cek/giro/bukti
transfer
5. Menginput BBM /CGM/TM
berdasarkan no. FPJ / no.memorial
6. Menyimpan dan menunggu persetujuan
dari Supervisor dan Direktur.
1.2.1.2 Input data
penerimaan kas
via bank
Supervisor 7. Menyetujui BBM.
Direktur 8. Menyetujui BBM.
Kasir 9. Mengecek approval BBM dan
menyetujuinya
Kasir 10. Mencetak BBM 1 rangkap. 1.2.1.3 Mencetak
data penerimaan
kas via bank
92 Universitas Kristen Petra
Tabel 4.15. Tables of entities and activities I atas penerimaan via bank :
penyetoran uang kas perusahaan ke bank (mutasi kas)
Entitas Aktivitas
Kasir
1. Menerima form memorial dari
bagian administrasi
2. Membuat slip setoran
3. Menyetorkan kas ke bank
4. Menginput BBM
5. Menyimpan dan menunggu
persetujuan dari Supervisor dan
Direktur.
Supervisor 6. Menyetujui BBM.
Direktur 7. Menyetujui BBM.
Kasir 8. Mengecek approval BBM dan
menyetujuinya
9. Mencetak BBM 1 rangkap
10. Memberikan surat bukti
penyetoran dan BBM ke
Supervisor
Tabel 4.16. Tables of entities and activities II atas penerimaan via bank :
penyetoran uang kas perusahaan ke bank (mutasi kas)
Entitas Aktivitas Proses
Kasir
1. Menginput BBM
2. Menyimpan dan menunggu
persetujuan dari Supervisor dan
Direktur.
1.2.2.1 Input data
penerimaan kas via
bank
Supervisor 3. Menyetujui BBM.
Direktur 4. Menyetujui BBM.
Kasir 5. Mengecek approval BBM dan
menyetujuinya
Kasir 6. Mencetak BBM 1 rangkap 1.2.2.2 Mencetak data
penerimaan kas via
bank
93 Universitas Kristen Petra
Tabel 4.17. Tables of entities and activities I atas pengeluaran tunai
(tanpa kas bon): Pembelian bahan baku tunai, biaya pemeliharaan gedung/kendaraan,
pembayaran gaji karyawan dan lain-lain
Entitas Aktivitas
Kasir 1. Menerima BBT 2 rangkap dari petani /
Form MKK 2 rangkap dan perhitungan gaji dari bag
personalia/ form MKK 2 rangkap dan bon pengeluaran
dari pemberi jasa/staf
2. Mengecek jumlah nominal dan tanda tangan pada BBT,
form MKK dan bon.
3. Menginput BKK berdasarkan informasi no. BBT atau no.
MKK.
4. Menyimpan dan menunggu persetujuan dari Supervisor.
Supervisor 5. Menyetujui BKK.
Kasir 6. Mengecek approval BKK dan menyetujuinya
7. Mencetak BKK 1 rangkap.
8. Meminta tanda tangan penerima uang
Penerima uang 9. Menandatangani BKK
Kasir 10. Memberikan BBT LUNAS ke petani/ MKK LUNAS ke
bag.personalia/MKK LUNAS ke pemberi jasa/staf.
11. Memberikan BBT/MKK dan bon/ MKK dan perhitungan
gaji dan BKK yang telah di TT petani, personalia,
pemberi jasa ke Supervisor.
Tabel 4.18. Tables of entities and activities II atas pengeluaran tunai
(tanpa kas bon): Pembelian bahan baku tunai, biaya pemeliharaan gedung/kendaraan,
pembayaran gaji karyawan dan lain-lain
Entitas Aktivitas Proses
Kasir 1. Menginput BKK berdasarkan
informasi no. BBT atau no. MKK.
2. Menyimpan dan menunggu
persetujuan dari Supervisor.
2.1.1.1 Input data
pengeluaran kas tunai
Supervisor 3. Menyetujui BKK.
Kasir 4. Mengecek approval BKK dan
menyetujuinya
Kasir 5. Mencetak BKK 1 rangkap.
2.1.1.2 Mencetak data
pengeluaran kas tunai
94 Universitas Kristen Petra
Tabel 4.19. Tables of entities and activities I atas pengeluaran tunai
(dengan kas bon): pembayaran biaya sehari-hari, jamsostek, biaya air dan listrik serta
pembelian supplies
Entitas Aktivitas
Bagian
Administrasi
1. Menerima formulir KB dari staf, menganalisa, lalu
menginputkan dan mencetak form KB.
2. Memberikan form KB 2 rangkap ke staf.
Kasir 3. Menerima Form KB 2 rangkap dari staf
4. Mencocokan form KB 2 rangkap dengan laporan kas bon
per staf
5. Menyerahkan uang kepada staf
6. Meminta staf menandatangani form KB
Staf 7. Menandatangani form KB
Kasir 8. Terima bon pengeluaran dan sisa uang dari staf
9. Input BKK berdasarkan no. form KB
10. Menyimpan dan menunggu persetujuan dari Supervisor
dan atau Direktur
Supervisor 11. Menyetujui BKK.
Direktur 12. Menyetujui BKK
Kasir 13. Mengecek approval BKK dan menyetujuinya
14. Mencetak BKK 1 rangkap
Penerima uang 12. Menandatangani BKK
Kasir 15. Memberikan form KB LUNAS, kekurangan uang (jika
ada) ke staf
16. Memberikan form KB, bon pengeluaran, BKK ke
Supervisor.
95 Universitas Kristen Petra
Tabel 4.20. Tables of entities and activities II atas pengeluaran tunai
(dengan kas bon): pembayaran biaya sehari-hari, jamsostek, biaya air dan listrik serta
pembelian supplies
Entitas Aktivitas Proses
Bagian
Administrasi
1. Menerima formulir KB dari staf,
menganalisa, lalu menginputkan dan
mencetak form KB.
2.1.2.1
Memvalidasi
transaksi Kas Bon
Kasir
2. Mencocokan form KB 2 rangkap
dengan laporan kas bon per staf
3. Input BKK berdasarkan no. form KB
4. Menyimpan dan menunggu
persetujuan dari Supervisor dan atau
Direktur
2.1.2.2 Input data
pengeluaran kas
tunai
Supervisor 5. Menyetujui BKK.
Direktur 6. Menyetujui BKK
Kasir 7. Mengecek approval BKK dan
menyetujuinya
Kasir 8. Mencetak BKK 1 rangkap
2.1.2.3 Mencetak
data pengeluaran
kas tunai
96 Universitas Kristen Petra
Tabel 4.21. Tables of entities and activities I atas pengeluaran via bank:
Pembelian bahan baku kredit / pembayaran pajak bulanan / lain-lain.
Entitas Aktivitas
Kasir 1. Menerima surat permohonan pembayaran 2 rangkap dari
bagian administrasi / form MBK 2 rangkap dan perhitungan
pajak dari bagian akuntansi/ form MBK 2 rangkap dari staf
2. Lihat kecukupan saldo berdasarkan rekening koran
3. Membuat cek/giro/slip kiriman uang
4. Input BBK dan form transfer keluar atau cek/giro keluar
5. Menyimpan dan menunggu persetujuan dari Supervisor dan
Direktur.
Supervisor 6. Menyetujui BBK
Direktur 7. Menyetujui BBK + cek/giro/slip kiriman uang.
Kasir 8. Mengecek approval BBK dan menyetujuinya
9. Mencetak BBK 1 rangkap
Penerima uang 10. Menandatangani BKK
Kasir 11. Memberikan cek/giro pada bagian akuntansi / staf /supplier
dan melakukan kiriman uang kepada supplier
12. Memberikan SPP LUNAS ke bagian administrasi dan
MBK LUNAS ke bagian akuntansi/staf setelah menerima
bukti pembayaran.
13. Memberikan surat permohonan pembayaran, form MBK,
perhitungan pajak, bukti pembayaran, dan BBK ke
Supervisor.
Tabel 4.22. Tables of entities and activities II atas pengeluaran via bank:
Pembelian bahan baku kredit / pembayaran pajak bulanan / lain-lain
Entitas Aktivitas Proses
Kasir
1. Lihat kecukupan saldo
berdasarkan rekening koran
2.2.1.1 Persiapan
cek/giro dan transfer
2. Input BBK dan form transfer
keluar atau cek/giro keluar
3. Menyimpan dan menunggu
persetujuan dari Supervisor dan
Direktur.
2.2.1.2 Input data
pengeluaran kas via
bank
Supervisor 4. Menyetujui BBK.
Direktur 5. Menyetujui BBK.
Kasir 6. Mengecek approval BBK dan
menyetujuinya
Kasir 7. Mencetak BBK 1 rangkap 2.2.1.3 Mencetak data
pengeluaran
kas via bank
97 Universitas Kristen Petra
Tabel 4.23. Tables of entities and activities I atas pengeluaran via bank:
Pemindahan saldo rekening antar bank dan penarikan uang dari bank untuk menutup
kekurangan kas perusahaan setiap harinya (mutasi kas) / lain-lain
Entitas Aktivitas
Kasir
1. Menerima MBK 2 rangkap dari bagian
administrasi
2. Membuat cek dengan persetujuan direktur
atau slip pemindah bukuan ke bank dengan
persetujuan direktur
3. Menginput BBK
4. Menyimpan dan menunggu persetujuan
dari Supervisor dan Direktur.
Supervisor 5. Menyetujui BBK.
Direktur 6. Menyetujui BBK.
Kasir 7. Mengecek approval BBK dan
menyetujuinya
8. Mencetak BBK 1 rangkap
Penerima uang 9. Menandatangani BBK
Kasir 10. Memberikan bukti pencairan dan
pemindahbukuan serta BBK ke Supervisor
Tabel 4.24. Tables of entities and activities II atas pengeluaran via bank:
Pemindahan saldo rekening antar bank dan penarikan uang dari bank untuk menutup
kekurangan kas perusahaan setiap harinya (mutasi kas) / lain-lain
Entitas Aktivitas Proses
Kasir
1. Menginput BBK
2. Menyimpan dan menunggu
persetujuan dari Supervisor dan
Direktur.
2.2.2.1 Input data pengeluaran
kas via bank
Supervisor 3. Menyetujui BBK.
Direktur 4. Menyetujui BBK.
Kasir 5. Mengecek approval BBK dan
menyetujuinya
Kasir 6. Mencetak BBK 1 rangkap
7. Mengarsip BBK
2.2.2.2 Mencetak data
pengeluaran kas via bank
98 Universitas Kristen Petra
Arus Kas
Operasional
Perusahaan
Berbagai
departemen
Pihak
penerima
pembayaran
Pihak
pembayarPenerimaan
Bukti penerimaan
Bank
Pencairan dan penyetoran
Penarikan dan laporan
Permohonan
pembayaran
Pembayaran
Penerimaan
Pembayaran
Laporan
Siklus
Pendapatan
Siklus
Pengeluaran
Siklus
Penggajian
Sistem Buku Besar
dan Pelaporan
Penerimaan
Pembayaran
Pembayaran
Data penerimaan dan
pengeluaran
Gambar 4.15. Context Diagram
99 Universitas Kristen Petra
Gam
bar
4.1
6.
DF
D L
evel
0
100 Universitas Kristen Petra
1.2
Sistem Penerimaan
Kas Via Bank
Laporan
Pihak
Pembayar
Bank
Berbagai
departemen
Penerimaan
Penyetoran kas
Faktur
Penjualan
Memorial
Pencairan dan
penyetoran
laporan
Cek/Giro
Masuk
Transfer
masuk
Kode Akun
Bukti Bank
Masuk
Staf
Bukti penerimaan
1.1
Sistem Penerimaan
Kas Tunai
Bukti Kas
Masuk
Penjualan
Rokok
Tunai
Form
Penjualan
Umum
Penerimaan
Penerimaan
Bukti penerimaan
Bukti penerimaan
Sistem Buku Besar
dan PelaporanSiklus
Pendapatan
Penerimaan
Penerimaan
Bank
Laporan
Gambar 4.17. DFD Level 1 Penerimaan Kas
101 Universitas Kristen Petra
Gam
bar
4.1
8.
DF
D L
evel
1 P
engel
uar
an K
as
102 Universitas Kristen Petra
Pihak
pembayar
Berbagai
departemen
1.1.1
Input data
penerimaan
kas tunai
1.1.2
Mencetak data
penerimaan
kas tunai
Kode
akun
Bukti Kas
Masuk
Penjualan
Rokok
Tunai
Form
Penjualan
Umum
Staf
Memorial
Penerimaan
Penerimaan
Bukti penerimaan
Bukti
penerimaan
Siklus
Pendapatan
Penerimaan
Sistem Buku Besar
dan Pelaporan
Laporan
Gambar 4.19. DFD Level 2 Penerimaan tunai
1.2.1
BM dari selain
mutasi kas
1.2.2
BM dari
mutasi kas
Laporan
Pihak
pembayar
Bank
Berbagai
departemen
Penerimaan
Penerimaan
Faktur
Penjualan
Memorial
Cek/Giro
Masuk
Transfer
masuk
Bukti Bank
Masuk
Kode akun
Staf
Bukti penerimaan
Sistem Buku Besar
dan Pelaporan
Pencairan dan
penyetoran
laporanlaporan
Pencairan dan
penyetoran
Siklus
PendapatanPenerimaan
Bank
Laporan
Gambar 4.20. DFD Level 2 Penerimaan via bank
103 Universitas Kristen Petra
2.1.1
Tanpa kas bon
2.1.2
Dengan kas bon
Kode akun
Bukti Kas
Keluar
Permohonan
Kas Keluar
Pembelian
Bahan Tunai
Pihak
penerima
pembayaran
Berbagai
departemen
Staf
Kas Bon
Pembayaran
Permohonan pembayaran dan
penyelesaian kas bon
Laporan
Permohonan pembayaran
Pembayaran
Permohonan pembayaran
pembayaran
Sistem Buku Besar
dan Pelaporan
Siklus
Pengeluaran
Siklus
PenggajianPembayaran
Pembayaran
Pembayaran
Laporan
Gambar 4.21. DFD Level 2 Pengeluaran tunai
104 Universitas Kristen Petra
2.2.2
BK dari
mutasi kas
2.2.1
BK dari selain
mutasi kas
Permohonan Bank
Keluar
Kode akun
Bukti Bank Keluar
Staf
Cek/Giro Keluar
Faktur Pembelian
Transfer keluar
Berbagai
departemen
Pihak penerima
pembayaran
Bank Penarikan dan laporan
pembayaran
Penarikan dan laporan
Pembayaran
Permohonan pembayaran
LaporanSistem Buku Besar
dan Pelaporan
Siklus
Pengeluaran Pembayaran
Laporan
Bank
Gambar 4.22. DFD Level 2 Pengeluaran via bank
105 Universitas Kristen Petra
Laporan
Pihak
pembayar
Bank
Berbagai
departemen
1.2.1.1
Penerimaan cek/giro/
bukti transfer
1.2.1.3
Mencetak data
penerimaan kas
via Bank
1.2.1.2
Input data
penerimaan kas
via Bank
Penerimaan
Penerimaan
Faktur
Penjualan
Memorial
Pencairan
laporan
Cek/Giro
Masuk
Transfer
masuk
Bukti Bank
Masuk
Kode akun
Staf
Bukti penerimaan
Siklus
Pendapatan Penerimaan
Sistem Buku Besar
dan Pelaporan
Bank
Laporan
Gambar 4.23. DFD Level 3 Bank Masuk dari Penjualan Rokok Kredit dan Lain-Lain
106 Universitas Kristen Petra
Bank
1.2.2.2
Mencetak data
penerimaan kas
via Bank
1.2.2.1
Input data
penerimaan kas
via BankMemorial
Penyetoran
Bukti Bank
Masuk
Kode akun
Staf
Bank
Sistem Buku Besar
dan Pelaporan
Laporan
Laporan
Gambar 4.24. DFD Level 3 Bank Masuk dari Mutasi kas
Kode akun
Bukti Kas
Keluar
Berbagai
departemen
Permohonan
Kas Keluar
Pihak penerima
pembayaran
Pembelian
Bahan Tunai
Staf
2.1.1.1
Input data
pengeluaran
kas tunai
2.1.1.2
Mencetak data
pengeluaran kas
tunai
Permohonan
pembayaran
Permohonan
pembayaran
pembayaran
Pembayaran
Siklus
Pengeluaran
Siklus
PenggajianPembayaran
Pembayaran
Sistem Buku Besar
dan Pelaporan
Laporan
Gambar 4.25. DFD Level 3 Kas Keluar Tanpa Kas Bon
107 Universitas Kristen Petra
Laporan
Kode
akun
Bukti Kas
Keluar
Berbagai
departemen
Kas Bon Staf
2.1.2.1
Memvalidasi
transaksi
Kas bon
2.1.2.2
Input data
pengeluaran
kas tunai
2.1.2.3
Mencetak data
pengeluaran
kas tunai
Pembayaran
Penyerahan bukti
pengeluaran operasional
penyelesaian
kas bon
Permohonan pembayaran
Sistem Buku Besar
dan Pelaporan
Laporan
Gambar 4.26. DFD Level 3 Kas Keluar Dengan Kas Bon
2.2.1.1
Persiapan
cek/giro dan transfer
2.2.1.3
Mencetak data
pengeluaran kas
via Bank
2.2.1.2
Input data
pengeluaran kas
via Bank
Cek/Giro
Keluar
Kode akun
Bukti Bank
Keluar
Faktur
Pembelian
Transfer
keluar
Laporan
Staf
Berbagai
departemenPermohonan pembayaran
Bank
Penarikan dan
laporan
Pembayaran
Bukti pengeluaran
Sistem Buku Besar
dan Pelaporan
Pihak penerima
pembayaran pembayaran
Siklus
Pengeluaran Pembayaran
Bank
Laporan
Gambar 4.27. DFD Level 3 Bank Keluar dari Pembelian Bahan Baku Kredit,
Pembayaran Pajak Bulanan, dan Lain-Lain
108 Universitas Kristen Petra
2.2.2.1
Input data
pengeluaran kas via
Bank
2.2.2.2
Mencetak data
pengeluaran kas via
Bank
Permohonan Bank
Keluar
Kode akun
Bukti Bank Keluar
Staf
BankPenarikan dan
laporan
Sistem Buku Besar
dan PelaporanLaporan
Bank
Laporan
Gambar 4.28. DFD Level 3 Bank Keluar dari Mutasi Kas dan Lain-Lain
109 Universitas Kristen Petra
Gam
bar
4.2
9.
Usu
lan E
RD
PT
.”X
”
110 Universitas Kristen Petra
4.3.2.2. Usulan E-R Diagram untuk sistem informasi akuntansi
terkomputerisasi
Pemodelan data atas sistem baru PT.”X” yang digunakan oleh penulis
adalah E-R Diagram (ERD). Pembuatan ERD ini berguna untuk mengetahui
hubungan antar entitas yang dimodelkan, ERD dapat dilihat pada Gambar 4.29.
4.3.3. Physical Design
4.3.3.1. Access Control Matrix
Access Control Matrix merupakan salah satu pengendalian pada sistem
informasi akuntansi terkomputerisasi yang dilakukan dengan cara mengidentifikasi
fungsi tiap user dalam melakukan akses data komputerisasi. ACM perlu
direncanakan untuk menghindari pencurian maupun kecurangan data secara general
serta membantu pengecekan pertanggungjawaban dokumen.
Tabel 4.25. Usulan Access Control Matrix PT.”X”
Keterangan Direktur Akuntansi Bagian
Administrasi Supervisor Kasir
Laporan
Laporan cek/giro
Laporan Cek/Giro Diterima per
Jenis R R X RU CR
Laporan Cek/Giro Diterima per
Agen R R R RU CR
Laporan Cek/Giro Dikeluarkan
per Jenis R R X RU CR
Laporan Cek/Giro Dikeluarkan
per Supplier R R R RU CR
Laporan Cek/Giro Dikeluarkan
Mutasi Kas R R X RU CR
Laporan Cek/Giro Dikeluarkan
Pembayaran Pajak R R X RU CR
Laporan Giro Masuk Jatuh
Tempo per Bank R R X RU CR
Laporan Giro Masuk Jatuh
Tempo R R X RU CR
Laporan Giro Keluar Jatuh
Tempo per Bank R R X RU CR
Laporan Giro Keluar Jatuh
Tempo R R X RU CR
111 Universitas Kristen Petra
Tabel 4.25. Usulan Access Control Matrix PT.”X” (sambungan)
Laporan arus kas operasional R CRU X X X
Laporan kas bon
Laporan Kas Bon per Bagian R R X RU CR
Laporan Kas Bon per Staf R R X RU CR
Laporan Kas Bon per Status R R X RU CR
Laporan status dokumen
Laporan stasus BKM X X X RU CR
Laporan stasus BBM R X X RU CR
Laporan stasus BKK X X X RU CR
Laporan stasus BBK R X X RU CR
Form
Form Kode akun R CRU X R X
Form Bukti Kas Masuk R R X RU CR
Form Cek/Giro Masuk R R R RU CR
Form Bukti Bank Masuk R R X RU CR
Form Transfer Masuk R R X RU CR
Form Kas Bon R R CRU R R
Form Bukti Kas Keluar R R X RU CR
Form Bukti Bank Keluar R R X RU CR
Form Transfer Keluar R R X RU CR
Form Cek/Giro Keluar R R X RU CR
Keterangan Tabel 4.25 :
C = Create = pihak yang berhak membuat
R = Read = pihak yang berhak membaca
U = Update = pihak yang berhak mengupdate
X = No Access = pihak yang tidak boleh mengakses
Penjelasan Access Control Matrix adalah sebagai berikut:
1. Semua Laporan Cek/Giro dibuat oleh kasir, diupdate oleh supervisor dan dapat
diakses oleh Direktur, Bagian Akuntansi, Supervisor, dan Kasir. Hanya Laporan
Cek/Giro Diterima per Agen dan Laporan Cek/Giro Dikeluarkan per Supplier yang
dapat diakses Bagian Administrasi. Kedua jenis Laporan Cek/Giro ini diakses oleh
Bagian Administrasi untuk membantu mengetahui apakah faktur penjualan yang
112 Universitas Kristen Petra
ditagihkan kepada agen / surat permohonan pembayaran faktur pembelian yang
diberikan kepada kasir telah dilunasi dan dalam bentuk apa pelunasannya.
2. Laporan arus kas operasional dibuat dan diupdate oleh bagian akuntansi.
Laporan ini dapat diakses oleh Direktur dan Bagian Akuntansi. Sedangkan Bagian
Administrasi, Supervisor, dan Kasir tidak memiliki hak untuk mengakses Laporan
arus kas operasional.
3. Seluruh Laporan Kas Bon dibuat oleh kasir, diupdate oleh supervisor dan dapat
diakses oleh Direktur, Bagian Akuntansi, Supervisor, dan Kasir. Sedangkan Bagian
Administrasi tidak memiliki hak untuk mengakses Laporan Kas Bon.
4. Laporan Status BKM dan BKK dibuat oleh kasir, diupdate oleh supervisor
dapat diakses oleh Kasir dan Supervisor.
5. Laporan Status BBM dan BBK dibuat oleh kasir, diupdate oleh supervisor dapat
diakses oleh Direktur, Supervisor, dan Kasir.
6. Form Kode Akun dapat diakses oleh Direktur, Bagian Akuntansi, dan
Supervisor. Namun hanya Bagian Akuntansi yang memiliki wewenang untuk
membuat dan mengedit Form Kode Akun.
7. Form Bukti Kas Masuk dapat diakses oleh Direktur, Bagian Akuntansi,
Supervisor dan Kasir. Namun hanya Kasir yang memiliki wewenang untuk membuat
BKM. Sedangkan Supervisor memiliki wewenang untuk mengedit Form Bukti Kas
Masuk.
8. Form Cek/Giro Masuk dapat diakses oleh Direktur, Bagian Akuntansi, Bagian
Administrasi, Supervisor dan Kasir. Namun hanya Kasir yang memiliki wewenang
untuk membuat Form Cek/Giro Masuk. Sedangkan Supervisor memiliki wewenang
untuk mengedit Form ini.
9. Form Bukti Bank Masuk dapat diakses oleh Direktur, Bagian Akuntansi,
Supervisor dan Kasir. Namun hanya Kasir yang memiliki wewenang untuk membuat
BBM. Sedangkan Supervisor memiliki wewenang untuk mengedit Form Bukti Bank
Masuk.
10. Form Transfer Masuk dapat diakses oleh Direktur, Bagian Akuntansi,
Supervisor dan Kasir. Namun hanya Kasir yang memiliki wewenang untuk membuat
form transfer masuk. Sedangkan Supervisor memiliki wewenang untuk mengedit
Form ini.
113 Universitas Kristen Petra
11. Form Kas Bon dapat diakses oleh Direktur, Bagian Akuntansi, Bagian
Administrasi, Supervisor dan Kasir. Namun hanya Bagian Administrasi yang
memiliki wewenang untuk membuat dan mengupdate Form Kas Bon.
12. Form Bukti Kas Keluar dapat diakses oleh Direktur, Bagian Akuntansi,
Supervisor dan Kasir. Namun hanya Kasir yang memiliki wewenang untuk membuat
BKK. Sedangkan Supervisor memiliki wewenang untuk mengedit Form Bukti Kas
Keluar.
13. Form Cek/Giro Keluar dapat diakses oleh Direktur, Bagian Akuntansi,
Supervisor dan Kasir. Namun hanya Kasir yang memiliki wewenang untuk membuat
Form Cek/Giro Keluar. Sedangkan Supervisor memiliki wewenang untuk mengedit
Form ini.
14. Form Bukti Bank Keluar dapat diakses oleh Direktur, Bagian Akuntansi,
Supervisor dan Kasir. Namun hanya Kasir yang memiliki wewenang untuk membuat
BBK. Sedangkan Supervisor memiliki wewenang untuk mengedit Form Bukti Bank
Keluar.
15. Form Transfer Keluar dapat diakses oleh Direktur, Bagian Akuntansi,
Supervisor dan Kasir. Namun hanya Kasir yang memiliki wewenang untuk membuat
form transfer keluar. Sedangkan Supervisor memiliki wewenang untuk mengedit
Form ini.
4.3.3.2. Desain Output
Setelah melakukan desain secara konseptual penulis mengembangkan
konsep tersebut dalam desain fisik. Perancangan fisik ini dimulai dengan desain
terhadap output yang dihasilkan dalam sistem penerimaan dan pengeluaran kas
operasional. Output yang dihasilkan adalah output yang dibutuhkan user terhadap
sistem. Adapun output yang dirancang antara lain:
1. Laporan Cek/Giro
Laporan cek/giro berfungsi untuk mencatat segala informasi mengenai cek/giro
yang diterima, dikeluarkan, dan jatuh tempo oleh PT.”X” selain itu laporan cek/giro
berfungsi untuk menghindari adanya cek/giro yang hilang serta mempermudah
pengecekan cek/giro yang jatuh tempo. Laporan ini dibutuhkan oleh Bagian
Administrasi dan Kasir.
114 Universitas Kristen Petra
Gambar 4.30. Laporan Cek/Giro Diterima per Jenis
Gambar 4.31. Laporan Cek/Giro Diterima per Agen
115 Universitas Kristen Petra
Gambar 4.32. Laporan Cek/Giro Dikeluarkan per Jenis
Gambar 4.33. Laporan Cek/Giro Dikeluarkan per Supplier
Gambar 4.34. Laporan Cek/Giro Dikeluarkan Mutasi Kas
116 Universitas Kristen Petra
Gambar 4.35. Laporan Cek/Giro Dikeluarkan Pembayaran Pajak
Gambar 4.36. Laporan Giro Masuk Jatuh Tempo per Bank
Gambar 4.37. Laporan Giro Masuk Jatuh Tempo
117 Universitas Kristen Petra
Gambar 4.38. Laporan Giro Keluar Jatuh Tempo per Bank
Gambar 4.39. Laporan Giro Keluar Jatuh Tempo
Laporan cek/giro terdiri dari sepuluh jenis yaitu:
a. Laporan Cek/Giro Diterima per Jenis
Berisi informasi cek/giro yang diterima oleh PT.”X” yang dikelompokkan
berdasarkan jenisnya dari sumber apapun. Preview dari laporan ini dapat dilihat
pada Gambar 4.30.
b. Laporan Cek/Giro Diterima per Agen
Berisi informasi cek/giro yang diterima oleh PT.”X” yang dikelompokkan
berdasarkan nama agen yang dimiliki. Preview dari laporan ini dapat dilihat pada
Gambar 4.31.
118 Universitas Kristen Petra
c. Laporan Cek/Giro Dikeluarkan per Jenis
Berisi informasi cek/giro yang dikeluarkan oleh PT.”X” yang dikelompokkan
berdasarkan jenisnya dari sumber apapun. Preview dari laporan ini dapat dilihat
pada Gambar 4.32.
d. Laporan Cek/Giro Dikeluarkan per Supplier
Berisi informasi cek/giro yang dikeluarkan oleh PT.”X” yang dikelompokkan
berdasarkan nama agen yang dimiliki. Preview dari laporan ini dapat dilihat pada
Gambar 4.33.
e. Laporan Cek/Giro Dikeluarkan Mutasi Kas
Berisi informasi cek/giro yang dikeluarkan oleh PT.”X” karena mutasi kas.
Preview dari laporan ini dapat dilihat pada Gambar 4.34.
f. Laporan Cek/Giro Dikeluarkan Pembayaran Pajak
Berisi informasi cek/giro yang dikeluarkan oleh PT.”X” karena pembayaran.
Preview dari laporan ini dapat dilihat pada Gambar 4.35.
g. Laporan Giro Masuk Jatuh Tempo per Bank
Berisi informasi giro yang diterima oleh PT.”X dan jatuh tempo pada tanggal
tertentu serta dikelompokkan berdasarkan bank tempat cek/giro dicairkan.
Preview dari laporan ini dapat dilihat pada Gambar 4.36.
h. Laporan Giro Masuk Jatuh Tempo
Berisi keseluruhan informasi giro yang diterima oleh PT.”X dan jatuh tempo
pada tanggal tertentu. Preview dari laporan ini dapat dilihat pada Gambar 4.37.
i. Laporan Giro Keluar Jatuh Tempo per Bank
Berisi informasi giro yang dikeluarkan oleh PT.”X dan jatuh tempo pada tanggal
tertentu serta dikelompokkan berdasarkan bank tempat cek/giro dibuat. Preview
dari laporan ini dapat dilihat pada Gambar 4.38.
j. Laporan Giro Keluar Jatuh Tempo
Berisi keseluruhan informasi giro yang dikeluarkan oleh PT.”X dan jatuh tempo
pada tanggal tertentu. Preview dari laporan ini dapat dilihat pada Gambar 4.39.
Untuk mempermudah user dalam menampilkan laporan yang dibutuhkan, penulis
merancang sebuah display menu laporan. Sebelum menampilkan laporan yang
dibutuhkan, user dapat memilih jenis, kategori, dan detil dari laporan yang ingin
ditampilkan. Selain itu user dapat memilih periode laporan per tanggal. Untuk
119 Universitas Kristen Petra
mempermudah penginputan maka field yang ada di lengkapi dengan autocomplete
yaitu hanya dengan menginputkan sebagian huruf awal dari text yang ingin
diinputkan saja, maka secara otomatis text yang terkait akan muncul. Dengan menu
laporan ini, user dapat menampilkan laporan cek jatuh tempo, namun karena dirasa
tidak terlalu mempengaruhi kebutuhan sistem PT.”X”, penulis tidak membuat
display dari laporan tersebut. Menu laporan cek/giro ini dapat dilihat pada Gambar
4.40:
Gambar 4.40. Menu Laporan Cek/Giro
a. Penjelasan display menu laporan cek/giro:
Text box jenis terdiri dari cek/giro diterima, cek/giro dikeluarkan, cek/giro
masuk jatuh tempo, cek/giro keluar jatuh tempo. User dapat memilih
salah satu sesuai kebutuhan.
Isi dari text box categori mengikuti text box jenis. Apabila text box jenis
berisi cek/giro diterima maka text box categori akan terdiri dari per jenis
dan per agen. Apabila text box jenis berisi cek/giro dikeluarkan maka text
box categori akan terdiri dari per jenis, per supplier, mutasi kas, dan
pembayaran pajak. Apabila text box jenis berisi cek/giro masuk jatuh
tempo maka text box categori akan terdiri dari per bank, dan semua.
Apabila text box jenis berisi cek/giro keluar jatuh tempo maka text box
categori akan terdiri dari per bank dan semua. User dapat memilih salah
satu sesuai kebutuhan.
120 Universitas Kristen Petra
Text box detail terdiri dari cek, giro, dan pilih semua. User dapat memilih
lebih dari satu pilihan sesuai kebutuhan. Apabila user memilih pilih
semua maka secara otomatis pilihan cek dan giro akan tercentang.
Frame periode berisi kisaran periode cek/giro. Apabila text box jenis
berisi cek/giro diterima maka frame periode berisi kisaran tanggal PT.”X”
menerima cek/giro, sebaliknya jika text box jenis berisi cek/giro keluar
maka frame periode berisi kisaran PT.”X” mengeluarkan cek giro.
Apabila text box jenis berisi cek/giro masuk/keluar jatuh tempo maka
frame periode berisi kisaran tanggal jatuh tempo dari cek dan giro.
Button preview akan selalu berada dalam kondisi aktif dan akan
menampilkan preview laporan yang dipilih. Preview laporan cek/giro
dapat dilihat pada Gambar 4.30 sampai dengan 4.39.
Button cetak membantu user untuk mencetak laporan yang dipilih dan
akan selalu berada dalam kondisi aktif. Ketika ditekan maka akan muncul
display cetak seperti Gambar 4.41.
Gambar 4.41. Menu Cetak
b. Pengendalian input display menu laporan cek/giro:
Missing data checks
121 Universitas Kristen Petra
Field-field yang berada dalam kondisi aktif harus diisi lengkap. Apabila
tidak maka akan muncul Error message box seperti pada Gambar 4.42.
Gambar 4.42. Error Message Box: Data Tidak Lengkap
c. Pengendalian output laporan cek/giro:
Waste
Jika output yang dicetak tidak digunakan lagi atau salah, maka laporan
tersebut harus dihancurkan dengan menggunaan paper shredder atau
teknik robek.
Report Distribution
Setiap output yang diserahkan harus memiliki tanda tangan dan nama
terang dari pihak yang menyerahkan sebagai bukti bahwa laporan tersebut
telah diperiksa, sekaligus menyatakan bahwa pemilik tanda tangan dan
nama terang merupakan pihak yang mencetak laporan tersebut. Untuk
sistem terkomputerisasi ini, nama pencetak dan tanggal cetak laporan
akan tercetak secara otomatis.
2. Laporan arus kas operasional
Laporan arus kas operasional merupakan laporan yang memberikan informasi
mengenai arus kas operasional dan saldo akhir kas operasional di dalam suatu
perusahaan. Laporan ini dicetak oleh Staf Bagian Akuntansi berdasarkan permintaan
Direktur. Pada PT.”X”, aktifitas operasional terkait dengan transaksi penjualan rokok
tunai, penjualan rokok kredit, penjualan barang bekas, penerimaan pendapatan lain,
pembelian bahan tunai, pembelian bahan kredit, pembayaran pajak, pembayaran gaji,
dan pembayaran beban lainnya.
Perubahan akun terkait transaksi di atas, menyebabkan terjadinya arus kas
operasional. Yaitu meliputi:
122 Universitas Kristen Petra
perubahan penjualan, hasil penjualan barang bekas, pendapatan lain-lain,
beban gaji, beban lain-lain,
perubahan piutang dagang, perubahan persediaan,
perubahan uang muka PPN masukan, uang muka PPh 25
perubahan hutang dagang, perubahan hutang PPN keluaran, hutang gaji,
hutang ke Jamsostek, hutang PPh 21, hutang PPN kurang bayar.
Kode akun yang mengalami perubahan akan termapping oleh kode aktifitas CFO
sehingga dapat menghasilkan laporan arus kas operasional.
Untuk mempermudah user dalam menampilkan laporan yang dibutuhkan, penulis
merancang sebuah display menu laporan. Sebelum menampilkan laporan yang
dibutuhkan, user dapat memilih periode laporan per tanggal. Untuk mempermudah
penginputan maka field yang ada di lengkapi dengan autocomplete yaitu hanya
dengan menginputkan sebagian huruf awal dari text yang ingin diinputkan saja, maka
secara otomatis text yang terkait akan muncul. Menu laporan arus kas operasional ini
dapat dilihat pada Gambar 4.44.
Gambar 4.43. Laporan arus kas operasional
123 Universitas Kristen Petra
Gambar 4.44. Menu Laporan arus kas operasional
a. Penjelasan display menu laporan arus kas operasional :
Frame periode berisi kisaran periode arus kas yang ingin ditampilkan.
Button preview akan selalu berada dalam kondisi aktif dan akan
menampilkan preview laporan yang dipilih. Preview laporan arus kas
operasional dapat dilihat pada Gambar 4.43.
Button cetak membantu user untuk mencetak laporan yang dipilih dan
akan selalu berada dalam kondisi aktif. Ketika ditekan maka akan muncul
display cetak seperti Gambar 4.41.
b. Pengendalian input display menu laporan arus kas operasional :
Missing data checks
Field-field yang berada dalam kondisi aktif harus diisi lengkap. Apabila
tidak maka akan muncul Error message box seperti pada Gambar 4.42.
c. Pengendalian output laporan arus kas operasional:
Waste
Jika output yang dicetak tidak digunakan lagi atau salah, maka laporan
tersebut harus dihancurkan dengan menggunaan paper shredder atau
teknik robek.
Report Distribution
Setiap output yang diserahkan harus memiliki tanda tangan dan nama
terang dari pihak yang menyerahkan sebagai bukti bahwa laporan tersebut
telah diperiksa, sekaligus menyatakan bahwa pemilik tanda tangan dan
nama terang merupakan pihak yang mencetak laporan tersebut. Untuk
124 Universitas Kristen Petra
sistem terkomputerisasi ini, nama pencetak dan tanggal cetak laporan
akan tercetak secara otomatis.
3. Laporan Kas Bon
Laporan kas bon berfungsi untuk memberikan informasi transaksi kas bon yang
telah diverifikasi oleh bagian administrasi, yang telah dipertanggungjawabkan
maupun yang belum dipertanggungjawabkan. Laporan ini digunakan oleh Kasir
untuk mengawasi dan mengendalikan transaksi kas bon yang terjadi. Laporan Kas
Bon dicetak oleh Supervisor berdasarkan permintaan Direktur dan Bagian Akuntansi.
Gambar 4.45. Laporan Kas Bon per Bagian
Gambar 4.46. Laporan Kas Bon per Staf
125 Universitas Kristen Petra
Gambar 4.47. Laporan Kas Bon per Status
Laporan kas bon terdiri dari tiga jenis yaitu:
a. Laporan Kas Bon per Bagian
Berisi informasi transaksi kas bon yang terjadi yang dikelompokkan berdasarkan
bagian dan staf yang terdapat di PT.”X”. Laporan ini juga memberikan informasi
mengenai status dari kas bon yang bersangkutan, apakah sudah
dipertanggungjawabkan atau belum. Preview dari laporan ini dapat dilihat pada
Gambar 4.45.
b. Laporan Kas Bon per Staf
Berisi informasi transaksi kas bon yang terjadi yang dikelompokkan berdasarkan
staf yang terdapat di PT.”X”. Laporan ini juga memberikan informasi mengenai
status dari kas bon yang bersangkutan, apakah sudah dipertanggungjawabkan
atau belum. Preview dari laporan ini dapat dilihat pada Gambar 4.46
c. Laporan Kas Bon per Status
Berisi informasi transaksi kas bon yang terjadi berdasarkan statusnya apakah
sudah dipertanggungjawabkan atau belum. Preview dari laporan ini dapat dilihat
pada Gambar 4.47.
Untuk mempermudah user dalam menampilkan laporan yang dibutuhkan, penulis
merancang sebuah display menu laporan. Sebelum menampilkan laporan yang
dibutuhkan, user dapat memilih jenis, kategori, dan detil dari laporan yang ingin
ditampilkan. Selain itu user dapat memilih periode laporan per tanggal. Untuk
126 Universitas Kristen Petra
mempermudah penginputan maka field yang ada di lengkapi dengan autocomplete
yaitu hanya dengan menginputkan sebagian huruf awal dari text yang ingin
diinputkan saja, maka secara otomatis text yang terkait akan muncul. Menu laporan
kas bon ini dapat dilihat pada Gambar 4.58:
Gambar 4.48. Menu Laporan Kas Bon
a. Penjelasan display menu laporan kas bon :
Text box categori terdiri dari per bagian, per Staf, dan per status.
Isi dari text box detail mengikuti text box categori. Apabila text box
categori berisi per staf maka text box detail akan terdiri dari nama seluruh
Staf yang ada. Apabila text box categori berisi per bagian maka text box
detail akan terdiri dari seluruh bagian yang dimiliki PT.”X”. Apabila text
box categori berisi per status maka text box detail akan terdiri dari telah
dan belum dipertanggungjawabkan. User dapat memilih salah satu sesuai
kebutuhan atau semua.
Untuk mempermudah user dalam melakukan penginputan, maka list Staf
yang ada didisplay bersamaan dengan bagiannya.
Frame periode berisi periode kas bon terjadi yang ingin ditampilkan.
Button preview akan selalu berada dalam kondisi aktif dan akan
menampilkan preview laporan yang dipilih. Preview laporan kas bon
dapat dilihat pada Gambar 4.45 sampai dengan 4.47.
127 Universitas Kristen Petra
Button cetak membantu user untuk mencetak laporan yang dipilih dan
akan selalu berada dalam kondisi aktif. Ketika ditekan maka akan muncul
display cetak seperti Gambar 4.41.
b. Pengendalian input display menu laporan kas bon:
Missing data checks
Field-field yang berada dalam kondisi aktif harus diisi lengkap. Apabila
tidak maka akan muncul Error message box seperti pada Gambar 4.42.
c. Pengendalian output laporan kas bon:
Waste
Jika output yang dicetak tidak digunakan lagi atau salah, maka laporan
tersebut harus dihancurkan dengan menggunaan paper shredder atau
teknik robek.
Report Distribution
Setiap output yang diserahkan harus memiliki tanda tangan dan nama
terang dari pihak yang menyerahkan sebagai bukti bahwa laporan tersebut
telah diperiksa, sekaligus menyatakan bahwa pemilik tanda tangan dan
nama terang merupakan pihak yang mencetak laporan tersebut. Untuk
sistem terkomputerisasi ini, nama pencetak dan tanggal cetak laporan
akan tercetak secara otomatis.
4. Laporan Status Dokumen
Sistem informasi akuntansi terkomputerisasi atas penerimaan dan pengeluaran
kas operasional menggunakan sistem otorisasi terkomputerisasi. dalam
pemrosesannya, user harus menunggu beberapa saat hingga dokumen yang diinput
nya disetujui. Laporan status dokumen dapat membantu user untuk melihat status
otorisasi dokumen yang dibuatnya melalui menu laporan yang ada maupun melalui
reminder yang akan muncul secara otomatis saat user mengakses sistem dan saat ada
dokumen yang harus di approve. Tampilan yang muncul saat user mengakses
melalui menu laporan dapat dilihat pada gambar 4.51 sampai 4.55. Tampilan
Reminder status dokumen dapat dilihat pada Gambar 4.49 dan 4.50.
128 Universitas Kristen Petra
Keterangan Reminder status dokumen:
a. Setelah menekan dokumen baru yang harus di approve maka secara
otomatis akan muncul form terkait yang harus di approve.
b. Ketika menekan tekan disini maka akan muncul tampilan Gambar 4.50
Gambar 4.49. Reminder status dokumen
Gambar 4.50. Reminder status dokumen lama
129 Universitas Kristen Petra
Gambar 4.51. Laporan Status BBM
Gambar 4.52. Laporan Status BBK
130 Universitas Kristen Petra
Gambar 4.53. Laporan Status BKK
Gambar 4.54. Laporan Status BKM
131 Universitas Kristen Petra
Gambar 4.55. Laporan Status Form KB
Laporan status dokumen terdiri dari lima jenis yaitu:
a. Laporan status BBM
Berisi informasi tanggal dibuatnya BBM, nomor BBM, status dan keterangan
otorisasi. tanggal dibuatnya BBM sama dengan tanggal permohonan otorisasi
dikeluarkan. Keterangan otorisasi berisi bagian-bagian yang mengotorisasi BBM
selain pembuat seperti Supervisor dan Direktur. Tanda centang berarti telah
diotorisasi oleh bagian terkait. Preview dari laporan ini dapat dilihat pada
Gambar 4.51.
b. Laporan status BBK
Berisi informasi tanggal dibuatnya BBK, nomor BBK, status dan keterangan
otorisasi. tanggal dibuatnya BBK sama dengan tanggal permohonan otorisasi
dikeluarkan. Keterangan otorisasi berisi bagian-bagian yang mengotorisasi BBK
selain pembuat seperti Supervisor dan Direktur. Tanda centang berarti telah
diotorisasi oleh bagian terkait. Preview dari laporan ini dapat dilihat pada
Gambar 4.52.
c. Laporan status BKM
Berisi informasi tanggal dibuatnya BKM, nomor BKM, status dan keterangan
otorisasi. tanggal dibuatnya BKM sama dengan tanggal permohonan otorisasi
dikeluarkan. Keterangan otorisasi berisi bagian-bagian yang mengotorisasi BKM
132 Universitas Kristen Petra
selain pembuat seperti Supervisor. Tanda centang berarti telah diotorisasi oleh
bagian terkait. Preview dari laporan ini dapat dilihat pada Gambar 4.53.
d. Laporan status BKK
Berisi informasi tanggal dibuatnya BKK, nomor BKK, status dan keterangan
otorisasi. tanggal dibuatnya BKK sama dengan tanggal permohonan otorisasi
dikeluarkan. Keterangan otorisasi berisi bagian-bagian yang mengotorisasi BKK
selain pembuat seperti Supervisor. Preview dari laporan ini dapat dilihat pada
Gambar 4.54.
e. Laporan status form KB
Berisi informasi tanggal dibuatnya form KB, nomor form KB, status dan
keterangan otorisasi. tanggal dibuatnya form KB sama dengan tanggal
permohonan otorisasi dikeluarkan. Keterangan otorisasi berisi bagian-bagian
yang mengotorisasi form KB selain pembuat seperti Supervisor. Tanda centang
berarti telah diotorisasi oleh bagian terkait. Preview dari laporan ini dapat dilihat
pada Gambar 4.55.
Untuk mempermudah user dalam menampilkan laporan yang dibutuhkan, penulis
merancang sebuah display menu laporan. Sebelum menampilkan laporan yang
dibutuhkan, user dapat memilih jenis, kategori, dan detil dari laporan yang ingin
ditampilkan. Selain itu user dapat memilih periode laporan per tanggal. Untuk
mempermudah penginputan maka field yang ada di lengkapi dengan autocomplete
yaitu hanya dengan menginputkan sebagian huruf awal dari text yang ingin
diinputkan saja, maka secara otomatis text yang terkait akan muncul. Menu laporan
status dokumen ini dapat dilihat pada Gambar 4.56:
Gambar 4.56 Menu Laporan Status Dokumen
133 Universitas Kristen Petra
a. Penjelasan display menu laporan status dokumen :
Text box categori terdiri dari BKM, BBM, BKK, BBK, dan form KB.
Frame periode berisi kisaran periode pembuatan BKM, BBM, BKK,
BBK, atau form KB yang ingin dilihat oleh user.
Button preview akan selalu berada dalam kondisi aktif dan akan
menampilkan preview laporan yang dipilih. Preview laporan status
dokumen dapat dilihat pada Gambar 4.51. sampai dengan 4.55.
Button cetak membantu user untuk mencetak laporan yang dipilih dan
akan selalu berada dalam kondisi aktif. Ketika ditekan maka akan muncul
display cetak seperti Gambar 4.41.
b. Pengendalian input display menu laporan status dokumen :
Missing data checks
Field-field yang berada dalam kondisi aktif harus diisi lengkap. Apabila
tidak maka akan muncul Error message box seperti pada Gambar 4.42.
c. Pengendalian output laporan status dokumen:
Waste
Jika output yang dicetak tidak digunakan lagi atau salah, maka laporan
tersebut harus dihancurkan dengan menggunaan paper shredder atau
teknik robek.
Report Distribution
Setiap output yang diserahkan harus memiliki tanda tangan dan nama
terang dari pihak yang menyerahkan sebagai bukti bahwa laporan tersebut
telah diperiksa, sekaligus menyatakan bahwa pemilik tanda tangan dan
nama terang merupakan pihak yang mencetak laporan tersebut. Untuk
sistem terkomputerisasi ini, nama pencetak dan tanggal cetak laporan
akan tercetak secara otomatis.
4.3.3.3. Desain Input
Pada sistem informasi terkomputerisasi ini, penulis merancang input data
berupa form. Form tersebut dirancang untuk menggantikan proses input dokumen
pada sistem manual yang dilakukan secara manual. Penulis menggunakan sarana
134 Universitas Kristen Petra
display dan form sebagai sarana memasukkan input . Selain itu penulis juga
merancang pengendalian aplikasi yang terkait untuk memastikan bahwa data yang
diinputkan ke dalam sistem telah akurat, sehingga dapat menghasilkan output yang
akurat. Form yang dirancang oleh penulis adalah sebagai berikut:
1. Display Login
Saat pertama kali user menjalankan program, maka display login akan langsung
muncul. User tidak dapat mengakses apapun tanpa melakukan login terlebih dahulu.
Secara umum display login membatasi user untuk menjalankan program ini, hanya
user yang mempunyai otoritas yang dapat menjalankan sistem informasi akuntansi
sistem kas ini. Dengan kata lain, display login merupakan salah satu jenis
pengendalian umum yaitu password dalam sistem informasi akuntansi ini. Display
form Login dapat dilihat pada Gambar 4.57.
Gambar 4.57. Display Login
a. Penjelasan Display Login:
Display login berisi header form, jam login, no. ID, password, hyperlink
lupa password, serta button operasional.
Header dari display login berisi beberapa informasi yang secara otomatis
akan muncul yaitu tulisan “Selamat Datang” sebagai pembuka, informasi
nama perusahaan, serta informasi nama sistem. Nama perusahaan dan
nama sistem berfungsi sebagai tanda pengenal bagi user.
135 Universitas Kristen Petra
Jam login akan otomatis diperbarui setiap saat. Jam login berfungsi
sebagai penanda bahwa user tertentu login pada jam tersebut.
Text box untuk memasukkan no. ID berisi no. Staf yang dimiliki oleh
setiap Staf PT. “X”. No. ID tersebut akan muncul sesuai dengan angka
yang diinputkan oleh user terkait. Sedangkan field password yang
diketikkan oleh user akan ditampilkan dalam format “********“.
Apabila ternyata user lupa akan passwordnya maka user dapat menekan
hyperlink lupa password. Display yang muncul saat hyperlink lupa
password ditekan dapat dilihat pada Gambar 4.60.
Apabila user berkeinginan untuk mengubah password yang dimiliki
maka user dapat menekan operational button ganti password. Display
ganti password yang muncul saat button ditekan dapat dilihat pada
Gambar 4.63.
Apabila user ingin batal melakukan login maka user dapat menekan
button keluar, sedangkan saat user ingin memproses login maka user
harus menekan button login. Logical process yang terjadi ketika button
login ditekan adalah user akan terdaftar dan akan kembali ke menu awal
namun ketika button keluar ditekan maka akan muncul message box:
keluar yang dapat dilihat pada Gambar 4.58. Apabila user menekan
button Yes maka user akan keluar dari program, jika user menekan No
maka akan kembali ke tampilan semula.
Gambar 4.58. Message Box: Keluar
b. Pengendalian input display login:
Validity check
Apabila user salah memasukkan No. ID dan password, maka akan muncul
Error message box untuk memperingatkan user tersebut. Apabila user salah
136 Universitas Kristen Petra
memasukkan tiga kali maka program secara otomatis keluar. Error message
box dapat dilihat pada Gambar 4.59.
Gambar 4.59. Error Message Box: No. ID dan password salah
Missing data check
Field No. ID dan Password harus diisi lengkap. Apabila user tidak mengisi
salah satunya dan menekan button login maka akan muncul Error message
box seperti pada Gambar 4.42.
Numerical-Alphabetic data checks
Pengendalian ini untuk memeriksa kecocokan karakter field dengan tipe data
yang digunakan. Field yang diformat hanya untuk menerima data bertipe text
meliputi field No. ID. Walaupun begitu field No. ID hanya dapat diisi data
berupa angka dan bukan huruf.
2. Display Lupa Password
Gambar 4.60. Display Lupa Password
137 Universitas Kristen Petra
a. Penjelasan Display Lupa Password:
Display lupa password berisi header, no. ID, frame pertanyaan, text box
jawaban password, serta button operasional.
Header dari display lupa password berisi judul form yang berfungsi
sebagai tanda pengenal bagi user.
Text box untuk memasukkan no. ID berisi No. Staf yang dimiliki oleh
setiap Staf PT. “X”. No. ID tersebut akan muncul sesuai dengan angka
yang diinputkan oleh user terkait.
Pada saat user selesai menginputkan no. ID maka frame pertanyaan akan
secara otomatis terisi oleh tiga buah pertanyaan yang sebelumnya telah
dimasukkan oleh user. Ketika user menjawab pertanyaan tersebut dengan
benar maka tanda centang (v) akan muncul bersamaan dengan itu akan
muncul password yang benar pada field jawaban password, sebaliknya
ketika jawaban tersebut salah maka tanda silang (x) yang akan muncul.
Button batal digunakan oleh user apabila user ingin membatalkan
pengisian form lupa password. Saat button batal ditekan maka akan
muncul message box: batal yang dapat dilihat pada Gambar 4.61. Apabila
user menekan button Yes maka user akan kembali ke display login,
sebaliknya jika user menekan No maka akan kembali ke tampilan semula.
Ketika proses lupa password selesai, maka button batal akan nonaktif
sedangkan button selesai akan aktif. Ketika button selesai ditekan maka
akan muncul confirmation message box: selesai password seperti pada
Gambar 4.62.
Gambar 4.61. Message box: Batal
138 Universitas Kristen Petra
Gambar 4.62. Confirmation message box : Selesai password
b. Pengendalian input display lupa password:
Validity check
Apabila user salah memasukkan No. ID dan jawaban dari pertanyaan yang
ada, maka akan muncul Error message box untuk memperingatkan user
tersebut. Apabila user salah memasukkan tiga kali maka program secara
otomatis keluar. Error message box dapat dilihat pada Gambar 4.59.
Missing data check
Field No. ID dan tiga pertanyaan yang ada harus diisi lengkap. Apabila user
tidak mengisi salah satunya dan menekan button selesai maka akan muncul
Error message box seperti pada Gambar 4.42.
Numerical-Alphabetic data checks
Pengendalian ini untuk memeriksa kecocokan karakter field dengan tipe data
yang digunakan. Field yang diformat hanya untuk menerima data bertipe text
meliputi field No. ID. Walaupun begitu field No. ID hanya dapat diisi data
berupa angka dan bukan huruf.
139 Universitas Kristen Petra
3. Display Ganti password
Gambar 4.63. Display Ganti Password
a. Penjelasan Display Ganti Password:
Display ganti password berisi header, no. ID, password lama, password
baru, verifikasi password baru, dan operational button.
Header dari display ganti password berisi judul form yang berfungsi
sebagai tanda pengenal bagi user.
Text box untuk memasukkan no. ID berisi No. Staf yang dimiliki oleh
setiap Staf PT. “X”. No. ID tersebut akan muncul sesuai dengan angka
yang diinputkan oleh user terkait.
Field password lama, field password baru, dan field verifikasi password
baru yang diketikkan oleh user akan ditampilkan dalam format
“********“.
Password tidak boleh kurang dari 8 digit jika kurang maka akan
dianggap tidak lengkap.
Button batal digunakan oleh user apabila user ingin membatalkan
pengisian form ganti password. Saat button batal ditekan maka akan
muncul message box: batal yang dapat dilihat pada Gambar 4.61. Apabila
user menekan button Yes maka user akan kembali ke display login,
sebaliknya jika user menekan No maka akan kembali ke tampilan semula.
Ketika proses pengisian ganti password selesai dan user menekan button
ganti maka akan muncul message box: ganti seperti pada Gambar 4.64.
140 Universitas Kristen Petra
Gambar 4.64. Message Box: Ganti password
b. Pengendalian input display ganti password:
Missing data check
Field No. ID, Password Lama, Password Baru, dan Verifikasi Password
Baru harus diisi lengkap. Apabila tidak maka akan muncul Error message
box seperti pada Gambar 4.42.
Validity check
Pengendalian ini diterapkan pada field No. ID. Apabila No. ID dan
password lama yang dimasukkan salah, maka akan muncul Error
message box seperti pada Gambar 4.5597. Setelah cocok dengan yang ada
dalam database maka sistem akan mencocokkan password baru yang
dengan field verifikasi password baru. Jika password telah sama, sistem
akan secara otomatis mengganti password lama dengan password baru.
Sebaliknya jika tidak cocok, akan muncul peringatan berupa Message Box
yang dapat dilihat pada Gambar 4.65.
Gambar 4.65. Message box password baru salah
141 Universitas Kristen Petra
Numerical-Alphabetic data checks
Pengendalian ini untuk memeriksa kecocokan karakter field dengan tipe data
yang digunakan. Field yang diformat hanya untuk menerima data bertipe text
meliputi field No. ID. Walaupun begitu field No. ID hanya dapat diisi data
berupa angka dan bukan huruf.
4. Display Menu Awal
Gambar 4.66. Display Menu Awal
Gambar 4.67. Display Menu Awal Sebelum Login_Menu
142 Universitas Kristen Petra
Gambar 4.68. Display Menu Awal Setelah Login_Input
Gambar 4.69. Display Menu Awal Setelah Login_Laporan
Display menu awal berfungsi untuk mempermudah user dalam mengakses sistem
informasi akuntansi atas penerimaan dan pengeluaran kas operasional. Display menu
awal akan muncul ketika user menjalankan program. Gambar display menu awal
dapat dilihat pada Gambar 4.66.
a. Display menu awal menampilkan tiga macam pilihan yang telah
dikelompokkan menurut fungsinya. Pilihan tersebut dapat diakses oleh user
sesuai ACM yang telah dibuat. Pilihan tersebut meliputi:
143 Universitas Kristen Petra
Menu, yang dapat dipilih apabila user ingin melakukan login, logoff,
mengedit maupun menambahkan kode akun, dan keluar dari sistem.
- Pilihan login akan berada dalam kondisi aktif apabila user belum
melakukan login begitu pula sebaliknya. Display login yang muncul
saat user menekan pilihan menu dapat dilihat pada Gambar 4.66.
- Pilihan logoff akan berada dalam kondisi aktif apabila user telah
melakukan login begitu pula sebaliknya. Saat pilihan logoff ditekan,
maka akan muncul message box: logoff yang dapat dilihat pada Gambar
4.70. Apabila user menekan button Yes maka user akan keluar dari
sistem, jika user menekan button No maka user akan kembali ke
tampilan semula.
Gambar 4.70. Message Box: Logoff
- Pilihan kode akun akan berada dalam kondisi aktif apabila sistem
diakses oleh Direktur, Bagian Akuntansi, dan Supervisor. Saat pilihan
kode akun ditekan, maka akan muncul display form kode akun yang
dapat dilihat pada Gambar 4.71.
- User dapat melakukan shortcut atas pengaksesan menu dengan
menekan ALT+M.
- User dapat melakukan shortcut atas pengaksesan pilihan login dan kode
akun dengan cara menekan CTRL+L untuk login dan CTRL+A untuk
kode akun atau letter L dan A setelah menu ditekan.
Input, yang dapat dipilih apabila user ingin menginputkan atau melihat
transaksi penerimaan dan pengeluaran kas operasional. Transaksi terkait
penerimaan dan pengeluaran kas operasional yang dapat diakses oleh user
144 Universitas Kristen Petra
meliputi form bukti kas bon, form penerimaan cek/giro, form pengeluaran
cek/giro, form BKM, form BBM, form BKK, dan form BBK.
- Seluruh pilihan akan berada dalam keadaan nonaktif apabila user belum
melakukan login.
- Saat pilihan cek/giro masuk ditekan maka akan muncul display form
cek/giro masuk saat penerimaan yang dapat dilihat pada Gambar 4.81
- Saat pilihan cek/giro keluar ditekan maka akan muncul display form
cek/giro keluar saat penerimaan yang dapat dilihat pada Gambar 4.98
- Saat pilihan kas bon ditekan maka akan muncul display form kas bon
yang dapat dilihat pada Gambar 4.96
- Saat pilihan bukti kas masuk ditekan maka akan muncul display form
bukti kas masuk yang dapat dilihat pada Gambar 4.73, 4.74, dan 4.75.
- Saat pilihan bukti bank masuk ditekan maka akan muncul display form
bukti bank masuk yang dapat dilihat pada Gambar 4.85, 4.86 dan 4.87.
- Saat pilihan bukti kas keluar ditekan maka akan muncul display form
bukti kas keluar yang dapat dilihat pada Gambar 4.89, 4.90, 4.91, dan
4.92.
- Saat pilihan bukti bank keluar ditekan maka akan muncul display form
bukti bank keluar yang dapat dilihat pada Gambar 4.100 dan 4.101.
- User dapat melakukan shortcut atas pengaksesan input dengan menekan
ALT+I.
- User dapat melakukan shortcut atas pengaksesan pilihan login dan kode
akun dengan cara menekan letter B untuk mengakses form kas bon, G
untuk mengakses form CGM, M untuk mengakses form BKM, A untuk
mengakses form BBM, U untuk mengakses form BKK, dan N input
ditekan untuk mengakses form BBK setelah input ditekan.
- Display input yang muncul saat user menekan pilihan input dapat
dilihat pada Gambar 4.66.
Laporan, yang dapat dipilih apabila user ingin melihat laporan-laporan
terkait dengan penerimaan dan pengeluaran kas operasional. Laporan
terkait penerimaan dan pengeluaran kas operasional yang dapat diakses
145 Universitas Kristen Petra
oleh user meliputi laporan kas bon, laporan cek/giro, laporan arus kas
operasional, laporan status dokumen.
- Seluruh pilihan akan berada dalam keadaan nonaktif apabila user belum
melakukan login.
- Saat pilihan laporan cek/giro ditekan maka akan muncul display menu
laporan cek/giro yang dapat dilihat pada Gambar 4.40.
- Saat pilihan laporan arus kas operasional ditekan maka akan muncul
display menu laporan arus kas operasional yang dapat dilihat pada
Gambar 4.44.
- Saat pilihan laporan kas bon ditekan maka akan muncul display menu
laporan kas bon yang dapat dilihat pada Gambar 4.58.
- Saat pilihan laporan status dokumen ditekan maka akan muncul display
menu laporan status dokumen yang dapat dilihat pada Gambar 4.54.
- User dapat melakukan shortcut atas pengaksesan laporan dengan
menekan ALT+L.
- User dapat melakukan shortcut atas pengaksesan pilihan login dan kode
akun dengan cara menekan letter B, C, T, N, S, H, P, dan D setelah
laporan ditekan untuk mengakses setiap laporan yang tersedia.
- Display laporan yang muncul saat user menekan pilihan laporan dapat
dilihat pada Gambar 4.67.
b. Pengendalian umum atas Display Menu Awal :
Pengendalian atas Display Menu menggunakan pengendalian hak akses atau
compatibility test. Pengendalian ini digunakan untuk menentukan bahwa
hanya pegawai yang memiliki otorisasi yang dapat melakukan login. Salah
satu bentuk yang paling sering digunakan adalah Access Control Matrix, yang
berisi daftar setiap user beserta hak akses apa saja yang dimiliki oleh setiap
user tersebut. Access Control Matrix dibuat berdasarkan job description
masing-masing bagian dalam perusahaan. Access Control Matrix ini dapat
dilihat pada Tabel 4.25.
146 Universitas Kristen Petra
5. Display Form Kode Akun
Display form kode akun berfungsi untuk mendata semua tipe akun yang dimiliki
perusahaan terkait dengan semua aktivitas yang ada yang disertai dengan saldo awal
dari masing-masing tipe akun. Pengisian saldo awal hanya dapat dilakukan satu kali
ketika pertama kali user menginput data dalam sistem. Form kode akun dapat diinput
hanya oleh Bagian Akuntansi. Data kode akun dipakai pada form BKM, BBM, BKK,
dan BBK. Display form kode akun dapat dilihat pada Gambar 4.71.
Gambar 4.71. Display form kode akun pada PT.”X”
a. Penjelasan display form kode akun :
Field nama akun diisi secara manual dengan menyesuaikan akun general
yang dipilih.
Kode akun akan nonaktif dan terisi otomatis ketika user selesai memilih
Combo box dari field kelompok, golongan, posisi, dan akun general.
Ketika user menekan Combo box pada field kelompok, golongan, dan
akun general maka user dapat melihat nomer kelompok akun beserta
namanya.
147 Universitas Kristen Petra
Field kelompok terdiri dari kelompok akun yang dimiliki oleh PT.”X”
seperti aktiva, hutang, beban, pendapatan, dan pendapatan (beban) lain-
lain.
Field golongan terdiri dari semua golongan akun yang termasuk di dalam
kelompok akun yang dipilih sebelumnya. Contohnya adalah hutang jangka
pendek dan hutang jangka panjang yang termasuk dalam kelompok hutang.
Field posisi terdiri dari dua pilihan yaitu general dan detail. Saat user
memilih pilihan general maka field kode akun akan secara otomatis
muncul dan field akun general akan berada dalam kondisi nonaktif.
Namun ketika memilih detail, maka field akun general akan aktif dan user
akan memilih dengan no. akun general yang sesuai dengan akun golongan
yang dipilih sebelumnya dan kode akun akan muncul secara otomatis.
Field saldo normal terdiri dari debet dan kredit. Field ini dipilih secara
manual Jumlah diinputkan secara manual, tanpa disertai tanda ribuan. Jika
user salah input misalnya dengan menambahkan tanda ribuan, atau
menginputkan huruf maka akan muncul error message box seperti pada
Gambar 4.72.
Gambar 4.72. Error message box: Input tanda baca jumlah total
Field kode aktifitas wajib diisi oleh user untuk mapping dari laporan arus
kas operasional. User dapsat memilih aktifitas yang sesuai dengna kode
akun yang dibuat secara fleksibel. Kode aktifitas terdiri dari CFO
(operasional), CFI (investasi), dan CFF (pendanaan).
Saat user yang bukan Bagian Akuntansi menekan button view (first,
previous, next, dan last) maka secara otomatis button edit, button tambah
baru, akan nonaktif. Hal ini untuk menghindari dilakukannya perubahan
148 Universitas Kristen Petra
data yang telah disimpan oleh pihak yang tidak terotorisasi. Button cetak
daftar akan aktif sesuai ACM yang ada.
Selama data yang dimasukkan belum disimpan maka button view akan
berada dalam keadaan nonaktif. Saat data yang ada telah terisi dan
disimpan atau saat form berada pada tampilan awal, maka button view
akan aktif.
Saat menekan button tambah baru, secara otomatis data akan tersimpan
dan akan muncul message box: tambah baru seperti Gambar 4.73. Apabila
user menekan button Yes maka akan muncul form kode akun kosong yang
siap diisi, jika tidak maka user akan kembali ke tampilan semula.
Gambar 4.73. Message box: Tambah baru
Pengisian data dapat dibatalkan selama user belum menekan button
simpan dan keluar. Saat user menekan button batal maka akan muncul
message box: batal seperti pada Gambar 4.61 sebagai kontrol. Saat user
menekan button edit akan muncul gambar seperti Gambar 4.78.
Proses penyimpanan dan keluar dijadikan satu untuk mempermudah user.
Saat user menekan button simpan dan keluar maka akan muncul message
box: simpan dan keluar seperti pada Gambar 4.74. Apabila user menekan
button Yes maka user akan kembali ke menu awal, jika tidak maka user
akan kembali ke tampilan semula.
149 Universitas Kristen Petra
Gambar 4.74. Message box: Simpan dan keluar
Seluruh bagian yang terotorisasi dapat mencetak daftar kode akun PT.”X”
dengan menekan button cetak daftar. Pada saat menekan button cetak
daftar maka akan menu display cetak seperti pada Gambar 4.41. Contoh
dari daftar kode akun PT.”X” dapat dilihat pada Tabel 4.26.
Form kode akun dapat diinput tanpa bantuan mouse, yaitu dengan
menggunakan button tab dan ALT + huruf yang digarisbawahi pada
keyboard untuk mempermudah user.
Untuk semua field dengan tipe data karakter/text, dapat diisi dengan huruf
besar atau kecil dan pada saat user menekan button Simpan maka sistem
akan mengubah isi data dengan tipe karakter menjadi huruf kecil sebelum
data dimasukkan dalam database.
Tabel 4.26. Tabel kode akun pada PT.”X”
Kelompok Golongan Kode Akun Nama Akun
1. Aktiva 10. Aktiva
lancar
1000 Kas
1010 Bank
1011 BCA
1012 Bank Panin
1013 Bank Permata
1014 Rabo Bank
1015 BAD Malang
1016 BAD Surabaya
1020 Piutang dagang
1020.01 Piutang dagang- CV. Elfcell
1030 Piutang cek/giro
1040 Piutang kas bon
1050 Pajak dibayar dimuka
1051 Uang muka PPN masukan
150 Universitas Kristen Petra
Tabel 4.26. Tabel kode akun pada PT.”X” (sambungan)
1052 Uang muka PPh 25
1060 Persediaan bahan baku
1061 Tembakau
1062 Cengkeh
1070 Persediaan bahan pembantu
1071 Kertas Ambry
1072 Saus
1080 Persediaan barang jadi
1081 Rokok 1
1082 Rokok 2
2. Hutang 20. Hutang
jangka pendek
2000 Hutang dagang
2000.01 Hutang dagang- PT. Dewi
Makmur
2010 Hutang cek/giro
2020 Hutang pajak
2021 Hutang PPN keluaran
2022 Hutang PPN kurang bayar
2023 Hutang PPh 21
2030 Hutang ke JAMSOSTEK
2040 Hutang gaji karyawan
4. Pendapatan 40. Pendapatan
operasional
4000 Penjualan
4010 Diskon penjualan
6. Beban
60. Beban umum
dan administrasi
6000 Biaya gaji karyawan
6001 Biaya air, listrik, telepon
6002 Biaya alat tulis dan kantor
6003 Biaya perjalanan dinas
6004 Biaya entertainment
6005 Biaya administrasi bank
61. Beban
Overhead 6100
Biaya pemeliharaan gedung dan
kendaraan
7. Pendapatan
(beban) lain-
lain
70. Pendapatan
lain-lain
7000 Pendapatan bunga
7001 Hasil penjualan barang bekas
7002 Pendapatan lain-lain
71. Beban lain-
lain 7101 Biaya lain-lain
(Telah diolah kembali)
151 Universitas Kristen Petra
b. Pengendalian input display form kode akun
Prenumbered document
Pengendalian ini digunakan untuk mengisi field tertentu secara otomatis
dan terurut oleh komputer. Pengendalian ini diterapkan pada field Kode
Akun, yang dipicu dari pengisian field posisi, atau akun general.
Missing data checks
Field-field yang berada dalam kondisi aktif harus diisi lengkap. Apabila
tidak maka akan muncul Error message box seperti pada Gambar 4.42.
Numerical-Alphabetic data checks
Pengendalian ini tercermin pada semua field yang ada pada Display Form
Kode Akun. Hal ini tampak pada pengendalian beberapa field tertentu
yang telah diformat hanya untuk menerima data numeric, alphabetic, atau
tipe data lainnya. Field yang diformat hanya untuk menerima data
alphabetic meliputi field Nama Akun. Field yang diformat hanya untuk
menerima data currency meliputi field Saldo Awal.
Sign checks
Pengendalian untuk memeriksa apakah field dengan tipe numeric atau
currency boleh bernilai negatif (-) atau tidak. Pengendalian ini tampak
pada field saldo awal yang bertipe currency. User tidak dapat mengetikan
tanda negatif pada field tersebut.
Zero-value check
Pengendalian untuk memastikan bahwa field-field tertentu akan diisi
dengan nilai nol jika tidak diisi. Pengendalian ini tampak pada field saldo
awal.
Untuk semua field dengan tipe data karakter, dapat diisi dengan huruf
besar atau kecil dan pada saat user menekan button simpan dan keluar
maka sistem akan mengubah isi data dengan tipe karakter menjadi huruf
kecil sebelum data dimasukkan dalam database.
6. Form Bukti Kas Masuk (BKM)
Form bukti kas masuk berfungsi sebagai bukti untuk mencatat seluruh
penerimaan kas tunai yang terjadi. Form BKM dibuat oleh Kasir. Form BKM yang
152 Universitas Kristen Petra
dihasilkan dalam bentuk file dan dokumen cetak satu rangkap yang diberikan kepada
pihak supervisor untuk direview. Pada PT.”X” form ini digunakan untuk penerimaan
kas tunai dari penjualan rokok tunai, penjualan barang bekas, dan lain-lain. Format
dari form BKM berisi No. BKM, Tanggal, Kode akun, Jumlah (Rp), dan option
button dari sumber penerimaan tunai. Option button dari sumber penerimaan tunai
PT.”X” terdiri dari 3 yaitu penjualan rokok tunai, penjualan barang bekas, dan lain-
lain. Desain display form BKM dari masing-masing sumber dapat dilihat pada
Gambar 4.75. sampai dengan Gambar 4.77
Gambar 4.75. Form Bukti Kas Masuk: Penjualan Rokok Tunai
153 Universitas Kristen Petra
Gambar 4.76. Form Bukti Kas Masuk: Penjualan Barang Bekas
Gambar 4.77. Form Bukti Kas Masuk: Lain-lain
a. Penjelasan Display Form BKM:
Saat dibuka pertama kali, form BKM hanya menampilkan header form,
no. BKM, tanggal, kode akun, jumlah (Rp), option button, serta button
view dan button operasional. Ketika user memilih salah satu option button
154 Universitas Kristen Petra
yang ada maka secara otomatis frame “Keterangan:” akan berisi field
terkait option yang dipilih.
Header dari form BKM berisi beberapa informasi yang secara otomatis
akan muncul dan dapat dicetak. Informasi tersebut adalah informasi
perusahaan, judul form, serta nama Staf pembuat form. Informasi
perusahaan berfungsi sebagai tanda pengenal form. Nama Staf pembuat
form berfungsi untuk mempermudah proses pertanggungjawaban atas
kesalahan atau kecurangan. Nama Staf yang muncul pada form yang akan
diisi adalah nama Staf yang melakukan login awal, namun nama Staf
yang tertera pada form yang telah disimpan adalah nama Staf pembuat
form yang disimpan tersebut.
Field no.BKM, dan tanggal diisi secara otomatisasi dan berada dalam
kondisi nonaktif untuk menghindari terjadinya kesalahan input yang
disengaja maupun tidak disengaja.
Input Kode Akun terdiri dari akun-akun tertentu. Jika user memilih
pilihan penjualan rokok tunai, maka kode akun akan otomatis terisi akun
penjualan (4000) dan tidak dapat diubah. Jika user memilih pilihan
penjualan barang bekas, maka kode akun terdiri dari akun hasil penjualan
barang bekas (7001). Jika user memilih pilihan lain-lain, maka kode akun
terdiri dari akun pendapatan lain-lain (7002). Kode akun terkait
penerimaan kas tunai dapat ditambahkan oleh perusahaan jika diperlukan.
Saat user memilih kode akun terkait maka nama akun akan terisi secara
otomatis. Ketika user menekan pilihan combo box, user dapat melihat
daftar kode akun beserta namanya, hal ini digunakan untuk
mempermudah user dalam memilih. Kode akun yang terisi akan
diklasifikasikan sebagai salah satu akun kredit. Sedangkan kas (1000)
akan ter-lock sebagai akun debet.
Pada saat user memilih option “penjualan rokok tunai”, maka user harus
menginputkan No. JRT dengan cara memilih Combo box yang telah
diinputkan oleh Seksi Distribusi Langsung sebelumnya. No. JRT yang
tertera merupakan no. JRT yang belum pernah dipilih sebelumnya. Maka
secara otomatis nama salesman, check box seksi distribusi langsung OK,
155 Universitas Kristen Petra
info rokok terjual, jumlah setelah PPN, serta jumlah (Rp) akan terisi.
Jumlah setelah PPN didapatkan dari penjumlahan seluruh total harga +
PPN per jenis rokok terjual dan akan menjadi jumlah uang yang diterima.
Jumlah (Rp) berisi sama persis dengan field jumlah setelah PPN. User
harus mengisi check box TT salesman untuk menyatakan bahwa dokumen
JRT telah ditandatangani oleh salesman terkait. Seluruh text box yang
terisi otomatis, akan berada dalam kondisi nonaktif.
Pada saat user memilih option “penjualan barang bekas”, maka user harus
menginputkan No. JBB dengan cara memilih Combo box yang telah
diinputkan oleh Bagian Penjualan sebelumnya. No. JBB yang tertera
merupakan no. JBB yang belum pernah dipilih sebelumnya. Maka secara
otomatis nama agen, check box bagian penjualan OK, info barang terjual,
jumlah total, serta jumlah (Rp) akan terisi. Jumlah total didapatkan dari
penjumlahan seluruh total harga per jenis barang terjual dan akan menjadi
jumlah dari uang yang masuk. Jumlah (Rp) berisi sama persis dengan
field jumlah total. User harus mengisi check box TT agen barang bekas
untuk menyatakan bahwa dokumen JBB telah ditandatangani oleh agen
barang bekas terkait. Seluruh text box yang terisi otomatis, akan berada
dalam kondisi nonaktif.
Pada saat user memilih option “Lain-lain”, maka user harus
menginputkan No. Memorial dengan cara memilih Combo box yang telah
diinputkan oleh Bagian Administrasi sebelumnya. No. Memorial yang
tertera merupakan No. Memorial yang belum pernah dipilih sebelumnya.
Maka secara otomatis nama staf, check box kabag terkati OK, check box
staf, keterangan, jumlah total, serta jumlah (Rp) akan terisi. Jumlah (Rp)
berisi sama persis dengan field jumlah total. Seluruh text box yang terisi
otomatis, akan berada dalam kondisi nonaktif.
Logical process yang terjadi ketika button edit ditekan adalah:
- Akan muncul message box edit seperti pada Gambar 4.78.
- Ketika user menekan button Yes maka secara otomatis akan muncul
confirmation message box: Edit Form Restriction. Jika user menekan
156 Universitas Kristen Petra
button No maka tampilan akan kembali ke form BKM seperti
sebelumnya.
- Untuk melakukan edit maka user perlu mendapatkan ijin dari
Supervisor, untuk itu maka Supervisor perlu memasukkan
passwordnya. Gambar confirmation message box dapat dilihat pada
Gambar 4.79.
- Ketika user menekan tombol selesai maka tampilan akan kembali ke
form BKM dan dapat diedit. Jika user menekan tombol batal maka
tampilan akan kembali ke form BKM yang tidak dapat diedit. Jika
password yang dimasukkan salah maka akan muncul error message
box seperti pada Gambar 4.80.
- Jumlah/akun yang diedit akan dikoreksi secara otomatis.
Gambar 4.78. Message box: Button edit
Gambar 4.79. Confirmation Message Box: Edit Form Restriction
Pengisian data BKM dapat dibatalkan selama user belum menekan button
simpan dan menunggu atau simpan dan cetak. Saat user menekan button
batal maka akan muncul message box sebagai kontrol button batal seperti
Gambar 4.61.
157 Universitas Kristen Petra
Gambar 4.80. Error message box: Password salah
Selama form belum terisi dengan lengkap, maka button tambah baru,
button simpan dan menunggu, serta button simpan dan cetak akan
nonaktif. Jika telah terisi lengkap dan user menekan button tambah baru,
button simpan dan menunggu, serta button simpan dan cetak maka akan
muncul message box button tambah baru seperti pada Gambar 4.73,
message box button simpan dan menunggu seperti pada Gambar 4.81,
atau message box button simpan dan cetak seperti pada Gambar 4.82.
Gambar 4.81. Message box: Button simpan dan menunggu
Gambar 4.82. Message box: Button simpan dan cetak
Button simpan dan menunggu digunakan user untuk menyimpan data
sementara sambil menunggu form diotorisasi oleh seluruh bagian terkait
selain user pembuat. Button simpan dan cetak tidak akan aktif apabila
frame otorisasi belum terisi dengan lengkap.
158 Universitas Kristen Petra
Pada saat seluruh bagian yang mengotorisasi telah selesai mengotorisasi
dan user akan mencetak form BKM, maka seluruh field yang siap dicetak
akan berada dalam keadaan nonaktif untuk menghindari perubahan data.
Saat menekan button tambah baru, secara otomatis data akan tersimpan.
Proses penyimpanan dan pencetakan dijadikan satu untuk menghindari
terjadinya perubahan data yang disimpan dengan yang dicetak.
Form BKM dapat diinput tanpa bantuan mouse, yaitu dengan
menggunakan button tab dan ALT + huruf yang digarisbawahi pada
keyboard untuk mempermudah user. Selain itu, form juga disertai fasilitas
tab order sehingga user dapat menggunakan button tab untuk berpindah
dari satu field ke field yang lain secara urut.
Untuk semua field dengan tipe data karakter/text, dapat diisi dengan huruf
besar atau kecil dan pada saat user menekan button Simpan maka sistem
akan mengubah isi data dengan tipe karakter menjadi huruf kecil sebelum
data dimasukkan dalam database.
b. Pengendalian input display form BKM
Missing data checks untuk menguji apakah suatu field diisi atau kosong.
Pengendalian ini dapat dilihat pada:
- Data dapat disimpan hanya jika semua field yang aktif telah terisi.
Validity checks untuk memastikan bahwa data yang dimasukkan telah ada
di master file dan bahwa data yang diisi tersebut benar. Pengendalian ini
dapat dilihat pada:
- Nama kode akun yang otomatis terisi ketika user memilih kode akun
yang tersedia.
- Data transaksi terkait penerimaan kas tunai terisi secara otomatis ketika
user memilih no. JRT, no. JBB, dan no. Memorial yang tersedia serta
berada dalam kondisi nonaktif.
Sequence checks dan Automatic checks digunakan untuk menguji apakah
suatu record sesuai dengan urutannya. Pengendalian ini dapat dilihat
pada:
- Pengisian nomor BKM dilakukan secara otomatis (prenumbered).
159 Universitas Kristen Petra
- Pengisian tanggal dilakukan secara otomatis yaitu sama dengan tanggal
pembuatan form dan berada dalam kondisi nonaktif.
- Pengisian jumlah (Rp) dilakukan secara otomatis dan berada dalam
kondisi nonaktif.
8. Form Cek/Giro Masuk (CGM)
Form cek/giro masuk berfungsi untuk mencatat data terkait bukti cek/giro yang
diterima oleh PT.”X”. Form CGM dibuat oleh Kasir dan dihasilkan dalam bentuk file.
Form ini digunakan untuk penerimaan via bank dari penjualan rokok kredit dan lain-
lain.
Format dari form CGM pada saat penerimaan berisi No.FPJ, No. Memorial, No.
CGM, Jenis, Tanggal cair, Uang telah masuk, Sumber CGM, Tanggal Dibuat, Kode
Cek/Giro, Tanggal Jatuh Tempo, Nama Penerima, Bank Penerima, Bank Pengirim,
Jumlah Rupiah. Format dari form CGM pada saat penerimaan. Desain display form
CGM pada saat penerimaan dapat dilihat pada Gambar 4.83.
Gambar 4.83. Form Cek/Giro Masuk (CGM): saat penerimaan
160 Universitas Kristen Petra
a. Penjelasan Display Form CGM:
Format dari form CGM menampilkan header form, No. CGM, Jenis,
Tanggal cair, Check Box Uang Telah Masuk, Sumber CGM, Tanggal
Dibuat, Kode Cek/Giro, Tanggal Jatuh Tempo, Atas Nama, Atas Bank,
Dari Bank, Jumlah Rp dan button operasional.
Header dari form CGM berisi beberapa informasi yang secara otomatis
akan muncul. Informasi tersebut adalah informasi perusahaan, judul form,
serta nama Staf pembuat form. Informasi perusahaan berfungsi sebagai
tanda pengenal form. Nama Staf pembuat form berfungsi untuk
mempermudah proses pertangungjawaban atas kesalahan atau kecurangan.
Nama Staf yang muncul pada form yang akan diisi adalah nama Staf yang
melakukan login awal.
Pada saat PT.”X” menerima cek/giro user harus mengisi field no. CGM,
jenis, Sumber CGM, akun kredit, tanggal dibuat, kode cek/giro, tanggal
jatuh tempo, nama penerima, bank penerima, bank pengirim, dan jumlah
rupiah secara lengkap. Display form CGM pada saat penerimaan dapat
dilihat pada Gambar 4.83.
Pada saat penerimaan CGM kasir harus mengisi field akun kredit. Akun
kredit terdiri dari piutang dagang (1020) dan pendapatan lain-lain (7002).
Apabila sumber CGM dari No.FPJ, maka kasir harus memilih akun kredit
piutang dagang. Untuk akun debet akan terisi sebagai piutang cek/giro
(1030) secara otomatis.
Input no. FPJ berupa Combo box dan terdiri dari no. FPJ yang sudah
diinputkan oleh user sebelumnya. User dapat memilih pilihan yang sesuai
dengan dokumen pembayaran yang diterima. No. FPJ yang tersedia hanya
no. FPJ yang belum pernah dipilih.
Field no.CGM saat penerimaan cek/giro diisi urut secara otomatisasi,
sedangkan ketika uang masuk, no. CGM diisi secara otomatisasi sesuai
no.FPJ/no. Memorial terkait. No. CGM berada dalam kondisi nonaktif
untuk menghindari terjadinya kesalahan input yang disengaja maupun
tidak disengaja.
161 Universitas Kristen Petra
Frame keterangan diisi berdasarkan informasi yang tertera pada cek/giro
yang bersangkutan.
Input tanggal cair, tanggal dibuat, dan tanggal jatuh tempo diisi secara
manual, namun user dapat menggunakan DT picker untuk
meminimalisasi kesalahan format tanggal. Input tanggal dibuat dan
tanggal jatuh tempo diisi sesuai data pada cek/giro yang diterima. Simbol
dari DT picker akan muncul jika cursor berada pada field terkait.
Input jenis berupa Combo box dan terdiri dari cek dan giro. User dapat
memilih pilihan yang sesuai dengan dokumen pembayaran yang diterima.
Kode cek/giro diiputkan secara manual. Namun saat user selesai
menginputkan kode cek/giro, maka akan muncul confirmation message
box seperti pada Gambar 4.84.
Input atas nama diisi secara manual dan berisi nama penerima uang yang
tertera di cek/giro.
Input atas bank dan dari bank berupa Combo box dan terdiri dari daftar
bank komersial seperti BCA dan Cimb Niaga.
Gambar 4.84. Confirmation message box: Input kode cek/giro
Jumlah rupiah merupakan jumlah pada cek/giro dan telah disesuaikan
dengan ada atau tidaknya diskon oleh bagian administrasi.
Logical process yang terjadi ketika button edit ditekan adalah:
- Akan muncul message box edit seperti pada Gambar 4.78.
- Ketika user menekan button Yes maka secara otomatis akan muncul
confirmation message box: Edit Form Restriction. Jika user menekan
button No maka tampilan akan kembali ke form CGM seperti
sebelumnya.
162 Universitas Kristen Petra
- Untuk melakukan edit maka user perlu mendapatkan ijin dari
Supervisor, untuk itu maka Supervisor perlu memasukkan
passwordnya. Gambar confirmation message box dapat dilihat pada
Gambar 4.79.
- Ketika user menekan tombol selesai maka tampilan akan kembali ke
form CGM dan dapat diedit. Jika user menekan tombol batal maka
tampilan akan kembali ke form CGM yang tidak dapat diedit. Jika
password yang dimasukkan salah maka akan muncul error message
box seperti pada Gambar 4.80.
- Jumlah/akun yang diedit akan dikoreksi secara otomatis.
Pengisian data CGM dapat dibatalkan selama user belum menekan button
simpan dan keluar. Saat user menekan button batal maka akan muncul
message box sebagai kontrol button batal seperti Gambar 4.61.
Selama form belum terisi dengan lengkap maka button simpan dan keluar
akan nonaktif. Jika telah terisi lengkap dan user menekan button simpan
dan keluar maka akan muncul message box button simpan dan keluar
seperti pada Gambar 4.74.
Form CGM dapat diinput tanpa bantuan mouse, yaitu dengan
menggunakan button tab dan ALT + huruf yang digarisbawahi pada
keyboard untuk mempermudah user. Selain itu, form juga disertai fasilitas
tab order sehingga user dapat menggunakan button tab untuk berpindah
dari satu field ke field yang lain secara urut.
Untuk semua field dengan tipe data karakter/text, dapat diisi dengan huruf
besar atau kecil dan pada saat user menekan button Simpan maka sistem
akan mengubah isi data dengan tipe karakter menjadi huruf kecil sebelum
data dimasukkan dalam database.
b. Pengendalian input display form CGM
Missing data checks untuk menguji apakah suatu field diisi atau kosong.
Pengendalian ini dapat dilihat pada:
- Data dapat disimpan hanya jika semua field yang aktif telah terisi.
Numeric-alphabetic data checks menentukan apakah tipe data yang
dimasukkan telah benar. Pengendalian ini dapat dilihat pada:
163 Universitas Kristen Petra
- Field tanggal cair, tanggal dibuat, tanggal jatuh tempo yang hanya
dapat diisi tipe data time/date dengan format DD/MM/YYYY.
Sequence checks dan Automatic checks digunakan untuk menguji apakah
suatu record sesuai dengan urutannya. Pengendalian ini dapat dilihat
pada:
- Pengisian no.CGM pada saat penerimaan yang dilakukan secara
otomatis (prenumbered).
- Pengisian no.CGM pada saat uang masuk yang dilakukan secara
otomatis yaitu sesuai no. FPJ/no. Memorial terkait.
7. Form Bukti Bank Masuk (BBM)
Form bukti bank masuk berfungsi sebagai bukti untuk mencatat seluruh
penerimaan via bank yang terjadi. Form BBM dibuat oleh Kasir. Form BBM untuk
kepentingan penjualan rokok kredit dihasilkan dalam bentuk file dan dokumen cetak
dua rangkap yang diberikan kepada pihak administrasi dan supervisor untuk direview,
sedangkan BBM untuk kepentingan selain penjualan kredit akan dihasilkan dalam
bentuk file dan dokumen cetak satu rangkap yang diberikan kepada pihak supervisor
untuk direview. Pada PT.”X” form ini digunakan untuk penerimaan via bank dari
penjualan rokok kredit (pada saat uang hasil pencairan cek atau giro diterima),
mutasi kas, dan lain-lain.
Format dari form BBM berisi No. BBM, Tanggal, Akun Kredit, Bank, Jumlah
(Rp), dan option button dari sumber penerimaan via bank. Option button dari sumber
penerimaan via bank PT.”X” terdiri dari 3 yaitu Penjualan Rokok Kredit, mutasi kas
dan lain-lain. Desain display form BBM dari masing-masing sumber dapat dilihat
pada Gambar 4.85. sampai dengan Gambar 4.87.
164 Universitas Kristen Petra
Gambar 4.85. Form Bukti Bank Masuk: Penjualan Rokok Kredit
Gambar 4.86. Form Bukti Bank Masuk: Mutasi Kas
165 Universitas Kristen Petra
Gambar 4.87. Form Bukti Bank Masuk: Lain-lain
a. Penjelasan Display Form BBM:
Saat dibuka pertama kali, form BBM hanya menampilkan header form,
no. BBM, tanggal, kode akun, bank, jumlah (Rp), option button, serta
button view dan button operasional. Ketika user memilih salah satu option
button yang ada maka secara otomatis frame “Keterangan:” akan berisi
field terkait option yang dipilih.
Header dari form BBM berisi beberapa informasi yang secara otomatis
akan muncul dan dapat dicetak. Informasi tersebut adalah informasi
perusahaan, judul form, serta nama Staf pembuat form. Informasi
perusahaan berfungsi sebagai tanda pengenal form. Nama Staf pembuat
form berfungsi untuk mempermudah proses pertangungjawaban atas
kesalahan atau kecurangan. Nama Staf yang muncul pada form yang akan
diisi adalah nama Staf yang melakukan login awal, namun nama Staf
yang tertera pada form yang telah disimpan adalah nama Staf pembuat
form yang disimpan tersebut.
166 Universitas Kristen Petra
Field no.BBM, dan tanggal diisi secara otomatisasi dan berada dalam
kondisi nonaktif untuk menghindari terjadinya kesalahan input yang
disengaja maupun tidak disengaja.
Input Akun Kredit terdiri dari akun-akun tertentu. Jika user memilih
pilihan penjualan rokok kredit, maka akun kredit akan terdiri dari akun
piutang dagang (1020) dan piutang cek/giro (1030). Jika user memilih
pilihan mutasi kas, maka akun kredit terdiri dari akun kas (1000). Jika
user memilih pilihan lain-lain, maka akun kredit terdiri dari akun
pendapatan lain-lain (7002) dan piutang cek/giro (1030). Akun kredit
terkait penerimaan kas via bank dapat ditambahkan oleh perusahaan jika
diperlukan. Saat user memilih kode akun terkait maka nama akun akan
terisi secara otomatis. Ketika user menekan pilihan combo box, user dapat
melihat daftar kode akun beserta namanya, hal ini digunakan untuk
mempermudah user dalam memilih.
Input Bank berupa Combo box dan terdiri dari akun-akun bank seperti
BCA (1011), Bank Panin (1012), Bank Permata (1013), Rabo Bank
(1014), BAD Malang (1015), dan BAD Surabaya (1016). Kode akun
dapat ditambahkan oleh perusahaan jika diperlukan. Saat user memilih
akun bank terkait maka nama akun akan terisi secara otomatis. Ketika
user menekan pilihan combo box, user dapat melihat daftar akun bank
beserta namanya, hal ini digunakan untuk mempermudah user dalam
memilih.
Pada saat user memilih option “penjualan rokok kredit”, maka user harus
menginputkan No. FPJ dengan cara memilih Combo box yang telah
diinputkan sebelumnya. No. FPJ yang tertera merupakan no. FPJ yang
belum pernah dipilih sebelumnya. Maka secara otomatis tanggal FPJ,
nama agen, info rokok terjual, jumlah setelah PPN, diskon, jumlah setelah
diskon serta jumlah (Rp) akan terisi. Jumlah setelah PPN didapatkan dari
penjumlahan seluruh total harga + PPN per jenis rokok terjual. Jumlah
setelah diskon didapatkan dari jumlah setelah PPN dikurangi diskon.
Jumlah (Rp) berisi sama persis dengan field jumlah setelah diskon.
Seluruh text box yang terisi otomatis, akan berada dalam kondisi nonaktif.
167 Universitas Kristen Petra
Pada field diskon, sistem akan melakukan cross check tanggal FPJ.
Apabila tanggal BBM kurang dari 15 hari dari tanggal FPJ maka diskon
akan terisi rumus 5% x jumlah setelah PPN. Jika tidak maka akan terisi
nol (0).
Pada saat user memilih option “mutasi kas”, maka user harus
menginputkan No. Memorial dengan cara memilih Combo box yang telah
diinputkan sebelumnya. No. Memorial yang tertera merupakan no.
Memorial yang belum pernah dipilih sebelumnya. Maka secara otomatis
nama staf, bagian staf, check box kabag terkait OK, check box staf,
keterangan, jumlah total serta jumlah (Rp) akan terisi. Jumlah (Rp) berisi
sama persis dengan field jumlah total. Seluruh text box yang terisi
otomatis, akan berada dalam kondisi nonaktif.
Cara pengisian form BBM option “Lain-lain” sama dengan option mutasi
kas. Hanya saja disini user diharuskan memilih salah satu button cara
pembayaran yang ada.
Saat kas via bank diterima via transfer, user harus memilih button
transfer dan mengisi form transfer masuk yang ada. Sedangkan kas via
bank diterima melalui cek/giro maka ketika uang hasil pencairan cek/giro
tersebut telah benar-benar masuk, maka user harus memilih nomor
cek/giro yang ada pada Combo box cek/giro. Combo box cek/giro terdiri
dari nomer-nomer cek/giro yang telah jatuh tempo dan belum dibuat
BBMnya hingga saat ini. Setelah dilakukan pengisian form transfer
masuk maka akan muncul no form yang bersangkutan secara otomatis.
Form transfer masuk dapat dilihat pada Gambar 4.88 dan form cek/giro
masuk dapat dilihat pada Gambar 4.83.
Logical process yang terjadi ketika button edit ditekan adalah:
- Akan muncul message box edit seperti pada Gambar 4.78.
- Ketika user menekan button Yes maka secara otomatis akan muncul
confirmation message box: Edit Form Restriction. Jika user menekan
button No maka tampilan akan kembali ke form BBM seperti
sebelumnya.
168 Universitas Kristen Petra
- Untuk melakukan edit maka user perlu mendapatkan ijin dari
Supervisor, untuk itu maka Supervisor perlu memasukkan
passwordnya. Gambar confirmation message box dapat dilihat pada
Gambar 4.79.
- Ketika user menekan tombol selesai maka tampilan akan kembali ke
form BBM dan dapat diedit. Jika user menekan tombol batal maka
tampilan akan kembali ke form BBM yang tidak dapat diedit. Jika
password yang dimasukkan salah maka akan muncul error message
box seperti pada Gambar 4.80.
- Jumlah/akun yang diedit akan dikoreksi secara otomatis.
Pengisian data BBM dapat dibatalkan selama user belum menekan button
simpan dan menunggu atau simpan dan cetak. Saat user menekan button
batal maka akan muncul message box sebagai kontrol button batal seperti
Gambar 4.61.
Selama form belum terisi dengan lengkap, maka button tambah baru,
button simpan dan menunggu, serta button simpan dan cetak akan
nonaktif. Jika telah terisi lengkap dan user menekan button tambah baru,
button simpan dan menunggu, serta button simpan dan cetak maka akan
muncul message box button tambah baru seperti pada Gambar 4.73,
message box button simpan dan menunggu seperti pada Gambar 4.81,
atau message box button simpan dan cetak seperti pada Gambar 4.82.
Button simpan dan menunggu digunakan user untuk menyimpan data
sementara sambil menunggu form diotorisasi oleh seluruh bagian terkait
selain user pembuat. Button simpan dan cetak tidak akan aktif apabila
frame otorisasi belum terisi dengan lengkap.
Pada saat seluruh bagian yang mengotorisasi telah selesai mengotorisasi
dan user akan mencetak form BBM, maka seluruh field yang siap dicetak
akan berada dalam keadaan nonaktif untuk menghindari perubahan data.
Saat menekan button tambah baru, secara otomatis data akan tersimpan.
Proses penyimpanan dan pencetakan dijadikan satu untuk menghindari
terjadinya perubahan data yang disimpan dengan yang dicetak.
169 Universitas Kristen Petra
Form BBM dapat diinput tanpa bantuan mouse, yaitu dengan
menggunakan button tab dan ALT + huruf yang digarisbawahi pada
keyboard untuk mempermudah user. Selain itu, form juga disertai fasilitas
tab order sehingga user dapat menggunakan button tab untuk berpindah
dari satu field ke field yang lain secara urut.
Untuk semua field dengan tipe data karakter/text, dapat diisi dengan huruf
besar atau kecil dan pada saat user menekan button Simpan maka sistem
akan mengubah isi data dengan tipe karakter menjadi huruf kecil sebelum
data dimasukkan dalam database.
b. Pengendalian input display form BBM
Missing data checks untuk menguji apakah suatu field diisi atau kosong.
Pengendalian ini dapat dilihat pada:
- Data dapat disimpan hanya jika semua field yang aktif telah terisi.
Validity checks untuk memastikan bahwa data yang dimasukkan telah ada
di master file dan bahwa data yang diisi tersebut benar. Pengendalian ini
dapat dilihat pada:
- Nama akun kredit dan bank yang otomatis terisi ketika user memilih
Combo box yang tersedia.
- Data transaksi terkait penerimaan kas via bank terisi secara otomatis
ketika user memilih no. FPJ dan no. Memorial yang tersedia serta
berada dalam kondisi nonaktif.
Sequence checks dan Automatic checks digunakan untuk menguji apakah
suatu record sesuai dengan urutannya. Pengendalian ini dapat dilihat
pada:
- Pengisian nomor BBM dilakukan secara otomatis (prenumbered).
- Pengisian tanggal dilakukan secara otomatis yaitu sama dengan
tanggal pembuatan form dan berada dalam kondisi nonaktif.
- Pengisian jumlah (Rp) dilakukan secara otomatis dan berada dalam
kondisi nonaktif.
170 Universitas Kristen Petra
9. Form Transfer Masuk (TM)
Form transfer masuk berfungsi sebagai form untuk mencatat data terkait bukti
transfer atau kiriman uang atas seluruh penerimaan via bank. Form TM dibuat oleh
Kasir. Form TM yang dihasilkan dalam bentuk file. Pada PT.”X” form ini digunakan
untuk penerimaan via bank dari penjualan rokok kredit. Format dari form TM berisi
No. TM, Tanggal Transfer, Nama Pengirim, dan Bank Pengirim. Desain display
form TM dapat dilihat pada Gambar 4.88.
Gambar 4.88. Form Transfer Masuk (TM)
a. Penjelasan Display Form TM:
Format dari form TM menampilkan header form, no. TM, tanggal
transfer, nama pengirim, dari bank dan button operasional.
Header dari form TM berisi beberapa informasi yang secara otomatis
akan muncul. Informasi tersebut adalah judul form, serta nama Staf
pembuat form. Nama Staf pembuat form berfungsi untuk mempermudah
proses pertangungjawaban atas kesalahan atau kecurangan. Nama Staf
yang muncul pada form yang akan diisi adalah nama Staf yang melakukan
login awal. Form TM tidak memiliki informasi perusahaan karena
merupakan bagian dari form BBM.
Field no. TM diisi secara otomatisasi dan berada dalam kondisi nonaktif
untuk menghindari terjadinya kesalahan input yang disengaja maupun
tidak disengaja.
171 Universitas Kristen Petra
Input tanggal transfer diisi secara manual, namun user dapat
menggunakan DT picker untuk meminimalisasi kesalahan format tanggal.
Input tanggal transfer diisi dengan tanggal terjadinya transfer.
Input nama pengirim diisi secara manual dan berisi nama pengirim uang
yang tertera di bukti transfer.
Input Dari Bank berupa Combo box dan terdiri dari daftar bank komersial
seperti BCA dan Cimb Niaga.
Logical process yang terjadi ketika button edit ditekan adalah:
- Akan muncul message box edit seperti pada Gambar 4.78.
- Ketika user menekan button Yes maka secara otomatis akan muncul
confirmation message box: Edit Form Restriction. Jika user menekan
button No maka tampilan akan kembali ke form TM seperti
sebelumnya.
- Untuk melakukan edit maka user perlu mendapatkan ijin dari
Supervisor, untuk itu maka Supervisor perlu memasukkan
passwordnya. Gambar confirmation message box dapat dilihat pada
gambar 4.79.
- Ketika user menekan tombol selesai maka tampilan akan kembali ke
form TM dan dapat diedit. Jika user menekan tombol batal maka
tampilan akan kembali ke form TM yang tidak dapat diedit. Jika
password yang dimasukkan salah maka akan muncul error message
box seperti pada gambar 4.80
- Jumlah/akun yang diedit akan dikoreksi secara otomatis.
Pengisian data TM dapat dibatalkan selama user belum menekan button
simpan dan keluar. Saat user menekan button batal maka akan muncul
message box sebagai kontrol button batal seperti Gambar 4.61.
Selama form belum terisi dengan lengkap maka button simpan dan keluar
akan nonaktif. Jika telah terisi lengkap dan user menekan button simpan
dan keluar maka akan muncul message box button simpan dan keluar
seperti pada Gambar 4.74.
Form TM dapat diinput tanpa bantuan mouse, yaitu dengan menggunakan
button tab dan ALT + huruf yang digarisbawahi pada keyboard untuk
172 Universitas Kristen Petra
mempermudah user. Selain itu, form juga disertai fasilitas tab order
sehingga user dapat menggunakan button tab untuk berpindah dari satu
field ke field yang lain secara urut.
Untuk semua field dengan tipe data karakter/text, dapat diisi dengan huruf
besar atau kecil dan pada saat user menekan button Simpan maka sistem
akan mengubah isi data dengan tipe karakter menjadi huruf kecil sebelum
data dimasukkan dalam database.
b. Pengendalian input display form TM
Missing data checks untuk menguji apakah suatu field diisi atau kosong.
Pengendalian ini dapat dilihat pada:
11. Data dapat disimpan hanya jika semua field yang aktif telah terisi.
Numeric-alphabetic data checks menentukan apakah tipe data yang
dimasukkan telah benar. Pengendalian ini dapat dilihat pada:
- Field tanggal transfer yang hanya dapat diisi tipe data time/date
dengan format DD/MM/YYYY.
Sequence checks dan Automatic checks digunakan untuk menguji apakah
suatu record sesuai dengan urutannya. Pengendalian ini dapat dilihat
pada:
- Pengisian no.TM yang dilakukan secara otomatis (prenumbered).
10. Form Bukti Kas Keluar (BKK)
Form bukti kas keluar berfungsi sebagai bukti untuk mencatat seluruh
pengeluaran kas tunai yang terjadi. Form BKK dibuat oleh Kasir. Form BKK yang
dihasilkan dalam bentuk file dan dokumen cetak satu rangkap yang diberikan kepada
supervisor untuk direview. Pada PT.”X” form ini digunakan untuk pengeluaran kas
tunai dari pembelian bahan baku tunai, biaya pemeliharaan gedung/kendaraan,
pembayaran gaji serta pengeluaran menggunakan kas bon seperti iuran
JAMSOSTEK dan lain-lain. Format dari form BKK berisi No. BKK, Tanggal, Akun
Debet, Jumlah (Rp), dan option button dari sumber pengeluaran kas tunai. Option
button dari sumber penerimaan via bank PT.”X” terdiri dari 4 yaitu pembelian bahan
tunai, gaji karyawan, kas bon dan lain-lain. Desain display form BKK dari masing-
masing sumber dapat dilihat pada Gambar 4.89 sampai dengan Gambar 4.92.
173 Universitas Kristen Petra
Gambar 4.89. Form Bukti Kas Keluar: Pembelian bahan tunai
Gambar 4.90. Form Bukti Kas Keluar: Gaji karyawan
174 Universitas Kristen Petra
Gambar 4.91. Form Bukti Kas Keluar: Kas bon
Gambar 4.92. Form Bukti Kas Keluar: Lain-lain
175 Universitas Kristen Petra
a. Penjelasan Display Form BKK:
Saat dibuka pertama kali, form BKK hanya menampilkan header form, no.
BKK, tanggal, akun debet, jumlah (Rp), option button, serta button view
dan button operasional. Ketika user memilih salah satu option button
yang ada maka secara otomatis frame “Keterangan” akan berisi field
terkait option yang dipilih.
Header dari form BKK berisi beberapa informasi yang secara otomatis
akan muncul dan dapat dicetak. Informasi tersebut adalah informasi
perusahaan, judul form, serta nama Staf pembuat form. Informasi
perusahaan berfungsi sebagai tanda pengenal form. Nama Staf pembuat
form berfungsi untuk mempermudah proses pertangungjawaban atas
kesalahan atau kecurangan. Nama Staf yang muncul pada form yang akan
diisi adalah nama Staf yang melakukan login awal, namun nama Staf
yang tertera pada form yang telah disimpan adalah nama Staf pembuat
form yang disimpan tersebut.
Field no.BKK dan tanggal diisi secara otomatisasi dan berada dalam
kondisi nonaktif untuk menghindari terjadinya kesalahan input yang
disengaja maupun tidak disengaja.
Input akun debet berupa Combo box dan terdiri dari akun-akun terkait
berdasarkan option button yang dipilih. Jika user memilih pembelian
bahan tunai maka akun debet terdiri dari akun yang diklasifikasikan
sebagai persediaan bahan baku seperti cengkeh (1041), dan tembakau
(1042). Jika user memilih gaji karyawan maka akun debet terdiri dari
biaya gaji karyawan (6000) dan hutang gaji karyawan (2030). Jika user
memilih kas bon maka akun debet terdiri dari hutang ke JAMSOSTEK
(2020) serta biaya-biaya terkait pengeluaran kas tunai seperti, biaya air,
listrik, telepon (6001), biaya alat tulis dan kantor (6002), biaya perjalanan
dinas (6003), dan biaya entertainment (6004). Jika user memilih lain-lain
maka akun debet terdiri dari piutang kas bon (1040), biaya pemeliharaan
gedung dan kendaraan (6100), biaya lain-lain (7101). Kode akun dapat
ditambahkan oleh perusahaan jika diperlukan. Saat user memilih kode
akun terkait maka nama akun akan terisi secara otomatis. Ketika user
176 Universitas Kristen Petra
menekan pilihan combo box, user dapat melihat daftar kode akun beserta
namanya, hal ini digunakan untuk mempermudah user dalam memilih.
Field jumlah rupiah per akun berfungsi untuk memberikan jumlah secara
lebih terperinci pada setiap akun biaya yang dimasukkan. Transaksi
pengeluaran kas tunai memungkinkan terdapatnya dua/lebih biaya yang
berbeda. Total dari jumlah ini haruslah sama dengan jumlah (Rp). Jika
tidak sama maka akan muncul error message box seperti pada Gambar
4.93. Hasil dari penjumlahan jumlah rupiah per akun akan muncul secara
otomatis untuk mempermudah user melakukan pengecekan.
Gambar 4.93. Error message box: Input jumlah sama
Button tambah berfungsi untuk menambahkan field kode akun, nama
akun, dan jumlah per akun. Apabila user perlu memasukkan lebih dari
satu kode akun, maka user dapat menekan button ini.
Pada saat user memilih option “pembelian bahan tunai”, maka user harus
menginputkan No. BBT dengan cara memilih Combo box yang telah
diinputkan oleh Seksi Bahan sebelumnya. No. BBT yang tertera
merupakan no. BBT yang belum pernah dipilih sebelumnya. Maka secara
otomatis nama petani, check box seksi bahan OK, info bahan dibeli,
jumlah total, serta jumlah (Rp) akan terisi. Jumlah total didapatkan dari
penjumlahan seluruh total harga per jenis bahan yang dibeli. Jumlah (Rp)
berisi sama persis dengan field jumlah total.
User harus mengisi check box TT petani untuk menyatakan bahwa
dokumen BBT telah ditandatangani oleh petani terkait. Seluruh text box
yang terisi otomatis, akan berada dalam kondisi nonaktif.
Pada saat user memilih option “gaji karyawan”, maka user harus
menginputkan No. MKK dengan cara memilih Combo box yang telah
177 Universitas Kristen Petra
diinputkan oleh kasir sebelumnya. No. MKK yang tertera merupakan no.
MKK yang belum pernah dipilih sebelumnya. Maka secara otomatis
nama staf, bagian staf, check box kabag terkait OK, check box staf,
keterangan, jumlah yang dibayar, serta jumlah (Rp) akan terisi. Jumlah
yang dibayar didapatkan dari jumlah gaji dikurangi PPh 21, dan
jamsostek. Field jumlah gaji, PPh 21, dan jamsostek diisi secara manual
oleh user berdasarkan keterangan pada MKK. Jumlah (Rp) berisi sama
persis dengan field jumlah yang dibayar. Seluruh text box yang terisi
otomatis, akan berada dalam kondisi nonaktif.
Pada saat user memilih option “kas bon”, maka user harus menginputkan
No. KB dengan cara memilih Combo box yang telah diinputkan oleh kasir
sebelumnya. No. KB yang tertera merupakan no. KB yang belum pernah
dipilih sebelumnya. Maka secara otomatis nama Staf, bagian Staf, check
box kabag terkait OK, check box staf, jumlah diminta, harus kembali,
serta jumlah (Rp) akan terisi. Field keterangan dan jumlah terpakai diisi
secara manual oleh user berdasarkan keterangan pada bon pengeluaran
terkait. Jumlah (Rp) berisi sama persis dengan field jumlah terpakai. Field
harus kembali didapat dari jumlah diminta dikurangi jumlah terpakai.
Field ini berfungsi untuk membantu user mengetahui jumlah uang yang
harus dikembalikan oleh pemohon. Seluruh text box yang terisi otomatis,
akan berada dalam kondisi nonaktif.
Pada saat user memilih option “lain-lain”, maka user harus menginputkan
No. MKK dengan cara memilih Combo box yang telah diinputkan oleh
kasir sebelumnya. No. MKK yang tertera merupakan no. MKK yang
belum pernah dipilih sebelumnya. Maka secara otomatis nama Staf,
bagian Staf, check box kabag terkait OK, check box staf, keterangan,
jumlah diminta, serta jumlah (Rp) akan terisi. Jumlah (Rp) berisi sama
persis dengan field jumlah diminta. Seluruh text box yang terisi otomatis,
akan berada dalam kondisi nonaktif.
Setelah user menginputkan jumlah tertentu pada field jamsostek maka
akan muncul confirmation message box seperti pada Gambar 4.94,
sedangkan Setelah user menginputkan jumlah tertentu pada field jumlah
178 Universitas Kristen Petra
terpakai maka akan muncul confirmation message box jumlah total seperti
pada gambar 4.95.
Gambar 4.94. Confirmation message box: Input jumlah total
Gambar 4.95. Confirmation message box: Input jumlah benar
Jumlah yang diinputkan secara manual, harus tanpa disertai tanda ribuan.
Jika user salah input misalnya dengan menambahkan tanda ribuan, atau
menginputkan huruf maka akan muncul error message box seperti pada
Gambar 4.72.
Logical process yang terjadi ketika button edit ditekan adalah:
- Akan muncul message box edit seperti pada Gambar 4.78.
- Ketika user menekan button Yes maka secara otomatis akan muncul
confirmation message box: Edit Form Restriction. Jika user menekan
button No maka tampilan akan kembali ke form BKK seperti
sebelumnya.
- Untuk melakukan edit maka user perlu mendapatkan ijin dari
Supervisor, untuk itu maka Supervisor perlu memasukkan
passwordnya. Gambar confirmation message box dapat dilihat pada
Gambar 4.79.
- Ketika user menekan tombol selesai maka tampilan akan kembali ke
form BKK dan dapat diedit. Jika user menekan tombol batal maka
tampilan akan kembali ke form BKK yang tidak dapat diedit. Jika
179 Universitas Kristen Petra
password yang dimasukkan salah maka akan muncul error message
box seperti pada Gambar 4.80.
- Jumlah/akun yang diedit akan dikoreksi secara otomatis.
Pengisian data BKK dapat dibatalkan selama user belum menekan button
simpan dan menunggu atau simpan dan cetak. Saat user menekan button
batal maka akan muncul message box sebagai kontrol button batal seperti
Gambar 4.61.
Selama form belum terisi dengan lengkap, maka button tambah baru,
button simpan dan menunggu, serta button simpan dan cetak akan
nonaktif. Jika telah terisi lengkap dan user menekan button tambah baru,
button simpan dan menunggu, serta button simpan dan cetak maka akan
muncul message box button tambah baru seperti pada Gambar 4.73,
message box button simpan dan menunggu seperti pada Gambar 4.81,
atau message box button simpan dan cetak seperti pada Gambar 4.82.
Button simpan dan menunggu digunakan user untuk menyimpan data
sementara sambil menunggu form diotorisasi oleh seluruh bagian terkait
selain user pembuat. Button simpan dan cetak tidak akan aktif apabila
frame otorisasi belum terisi dengan lengkap.
Pada saat seluruh bagian yang mengotorisasi telah selesai mengotorisasi
dan user akan mencetak form BKK, maka seluruh field yang siap dicetak
akan berada dalam keadaan nonaktif untuk menghindari perubahan data.
Saat menekan button tambah baru, secara otomatis data akan tersimpan.
Proses penyimpanan dan pencetakan dijadikan satu untuk menghindari
terjadinya perubahan data yang disimpan dengan yang dicetak.
Form BKK dapat diinput tanpa bantuan mouse, yaitu dengan
menggunakan button tab dan ALT + huruf yang digarisbawahi pada
keyboard untuk mempermudah user. Selain itu, form juga disertai fasilitas
tab order sehingga user dapat menggunakan button tab untuk berpindah
dari satu field ke field yang lain secara urut.
Untuk semua field dengan tipe data karakter/text, dapat diisi dengan huruf
besar atau kecil dan pada saat user menekan button Simpan maka sistem
180 Universitas Kristen Petra
akan mengubah isi data dengan tipe karakter menjadi huruf kecil sebelum
data dimasukkan dalam database.
b. Pengendalian input display form BKK
Missing data checks untuk menguji apakah suatu field diisi atau kosong.
Pengendalian ini dapat dilihat pada:
- Data dapat disimpan hanya jika semua field yang aktif telah terisi.
Numeric-alphabetic data checks menentukan apakah tipe data yang
dimasukkan telah benar. Pengendalian ini dapat dilihat pada:
- Field jumlah gaji, PPh 21, jamsostek, jumlah terpakai, jumlah rupiah
per akun pada form BKK tidak dapat berisi data alfabet.
Validity checks untuk memastikan bahwa data yang dimasukkan telah ada
di master file dan bahwa data yang diisi tersebut benar. Pengendalian ini
dapat dilihat pada:
- Nama akun yang otomatis terisi ketika user memilih akun debet yang
tersedia.
- Data transaksi terkait BBT, MKK, atau KB terisi secara otomatis
ketika user memilih no. BBT, no. MKK, atau no. KB yang tersedia
serta berada dalam kondisi nonaktif.
Sign checks untuk memastikan bahwa data dalam suatu field numerik
telah menggunakan tanda matematika dengan benar. Pengendalian ini
dapat dilihat pada:
- Field jumlah gaji, PPh 21, jamsostek, jumlah terpakai, jumlah rupiah
per akun tidak dapat terisi tanda negatif (-).
Sequence checks dan Automatic checks digunakan untuk menguji apakah
suatu record sesuai dengan urutannya. Pengendalian ini dapat dilihat
pada:
- Pengisian nomor BKK dilakukan secara otomatis (prenumbered).
- Pengisian tanggal dilakukan secara otomatis yaitu sama dengan
tanggal pembuatan form dan berada dalam kondisi nonaktif.
- Pengisian jumlah (Rp) dilakukan secara otomatis dan berada dalam
kondisi nonaktif.
181 Universitas Kristen Petra
11. Form Kas Bon (KB)
Form kas bon berfungsi sebagai bukti untuk mencatat seluruh transaksi
permohonan kas bon. Form KB dibuat oleh Bagian Administrasi berdasarkan
formulir permohonan kas bon. Form KB yang dihasilkan dalam bentuk file dan
dokumen cetak 2 rangkap. Pada PT.”X” form ini digunakan untuk pengeluaran kas
tunai seperti pembayaran biaya sehari-hari, biaya air dan listrik, pembelian supplies,
dan pelunasan hutang jamsostek. Format dari form KB berisi No. KB, Tanggal,
Nama Staf, Keterangan, dan Jumlah Diminta. Desain display form KB dapat dilihat
pada Gambar 4.96.
Gambar 4.96. Form Kas Bon
a. Penjelasan Display Form KB:
Header dari form KB berisi beberapa informasi yang secara otomatis
akan muncul dan dapat dicetak. Informasi tersebut adalah informasi
perusahaan, judul form, serta nama Staf pembuat form. Informasi
perusahaan berfungsi sebagai tanda pengenal form. Nama Staf pembuat
form berfungsi untuk mempermudah proses pertangungjawaban atas
kesalahan atau kecurangan. Nama Staf yang muncul pada form yang akan
diisi adalah nama Staf yang melakukan login awal, namun nama Staf
yang tertera pada form yang telah disimpan adalah nama Staf pembuat
form yang disimpan tersebut.
182 Universitas Kristen Petra
Field no.KB, dan tanggal diisi secara otomatisasi dan berada dalam
kondisi nonaktif untuk menghindari terjadinya kesalahan input yang
disengaja maupun tidak disengaja.
Input nama Staf berupa Combo box dan terdiri dari nama Staf PT.”X”.
Ketika user menekan pilihan nama Staf, user dapat melihat daftar nama
Staf beserta bagiannya, hal ini digunakan untuk mempermudah user
dalam memilih.
Field keterangan diisi dengan informasi tujuan permohonan kas bon.
Untuk jumlah diminta (Rp), setelah user menginputkan jumlah yang
diminta maka akan muncul confirmation message box seperti pada
Gambar 4.94. Bila user menekan button OK maka Jumlah (Rp) secara
otomatis akan terisi sama dengan jumlah total. Namun bila user menekan
button cancel maka cursor tetap akan berada pada text box jumlah total.
Jumlah yang diinputkan secara manual, harus tanpa disertai tanda ribuan.
Jika user salah input misalnya dengan menambahkan tanda ribuan, atau
menginputkan huruf maka akan muncul error message box seperti pada
Gambar 4.72.
User harus mengisi check box kabag terkait OK dan staf untuk
menyatakan bahwa formulir permohonan kas bon telah ditandatangani
oleh kabag dari pemohon dan staf pemohon.
Logical process yang terjadi ketika button edit ditekan adalah:
- Akan muncul message box edit seperti pada Gambar 4.78.
- Ketika user menekan button Yes maka secara otomatis akan muncul
confirmation message box: Edit Form Restriction-Kas Bon. Jika user
menekan button No maka tampilan akan kembali ke form KB seperti
sebelumnya.
- Untuk melakukan edit maka user perlu mendapatkan ijin dari kabag.
Administrasi, untuk itu maka kepala bagian administrasi perlu
memasukkan passwordnya. Gambar confirmation message box dapat
dilihat pada Gambar 4.97.
- Ketika user menekan tombol selesai maka tampilan akan kembali ke
form KB dan dapat diedit. Jika user menekan tombol batal maka
183 Universitas Kristen Petra
tampilan akan kembali ke form KB yang tidak dapat diedit. Jika
password yang dimasukkan salah maka akan muncul error message
box seperti pada gambar Gambar 4.80.
- Jumlah/akun yang diedit akan dikoreksi secara otomatis.
Gambar 4.97. Confirmation Message Box: Edit Form Restriction- Kas Bon
Pengisian data KB dapat dibatalkan selama user belum menekan button
simpan dan menunggu atau simpan dan cetak. Saat user menekan button
batal maka akan muncul message box sebagai kontrol button batal seperti
Gambar 4.61.
Selama form belum terisi dengan lengkap, maka button tambah baru,
button simpan dan menunggu, serta button simpan dan cetak akan
nonaktif. Jika telah terisi lengkap dan user menekan button tambah baru,
button simpan dan menunggu, serta button simpan dan cetak maka akan
muncul message box button tambah baru seperti pada Gambar 4.73,
message box button simpan dan menunggu seperti pada Gambar 4.81,
atau message box button simpan dan cetak seperti pada Gambar 4.82.
Button simpan dan menunggu digunakan user untuk menyimpan data
sementara sambil menunggu form diotorisasi oleh seluruh bagian terkait
selain user pembuat. Button simpan dan cetak tidak akan aktif apabila
frame otorisasi belum terisi dengan lengkap.
Apabila user menginputkan jumlah kurang dari sama dengan 5.000.000
maka button simpan dan menunggu akan berada dalam kondisi nonaktif
dan user dapat langsung menekan button simpan dan cetak.
184 Universitas Kristen Petra
Pada saat seluruh bagian yang mengotorisasi telah selesai mengotorisasi
dan user akan mencetak form BBM, maka seluruh field yang siap dicetak
akan berada dalam keadaan nonaktif untuk menghindari perubahan data.
Saat menekan button tambah baru, secara otomatis data akan tersimpan.
Proses penyimpanan dan pencetakan dijadikan satu untuk menghindari
terjadinya perubahan data yang disimpan dengan yang dicetak.
Form KB dapat diinput tanpa bantuan mouse, yaitu dengan menggunakan
button tab dan ALT + huruf yang digarisbawahi pada keyboard untuk
mempermudah user. Selain itu, form juga disertai fasilitas tab order
sehingga user dapat menggunakan button tab untuk berpindah dari satu
field ke field yang lain secara urut.
Untuk semua field dengan tipe data karakter/text, dapat diisi dengan huruf
besar atau kecil dan pada saat user menekan button Simpan maka sistem
akan mengubah isi data dengan tipe karakter menjadi huruf kecil sebelum
data dimasukkan dalam database.
b. Pengendalian input display form KB
Missing data checks untuk menguji apakah suatu field diisi atau kosong.
Pengendalian ini dapat dilihat pada:
- Data dapat disimpan hanya jika semua field yang aktif telah terisi.
Numeric-alphabetic data checks menentukan apakah tipe data yang
dimasukkan telah benar. Pengendalian ini dapat dilihat pada:
- Field jumlah diminta (Rp) pada form KB lain-lain tidak dapat berisi
data alfabet.
Sign checks untuk memastikan bahwa data dalam suatu field numerik
telah menggunakan tanda matematika dengan benar. Pengendalian ini
dapat dilihat pada:
- Field jumlah diminta (Rp) tidak dapat terisi tanda negatif (-).
Sequence checks dan Automatic checks digunakan untuk menguji apakah
suatu record sesuai dengan urutannya. Pengendalian ini dapat dilihat
pada:
- Pengisian nomor KB dilakukan secara otomatis (prenumbered).
185 Universitas Kristen Petra
- Pengisian tanggal dilakukan secara otomatis yaitu sama dengan
tanggal pembuatan form dan berada dalam kondisi nonaktif.
12. Form Cek/Giro Keluar (CGK)
Form cek/giro keluar berfungsi untuk mencatat data terkait bukti cek/giro yang
dibuat oleh PT.”X”. Form CGK dibuat oleh Kasir dan dihasilkan dalam bentuk file.
Form ini digunakan untuk pengeluaran via bank dari pembelian bahan baku kredit
dan lain-lain. Format dari form CGK pada saat penerimaan berisi No.CGK, Jenis,
Tanggal Dibuat, Kode Cek/Giro, Tanggal Jatuh Tempo, Nama Penerima, Bank
Penerima, dan No. Rekening Penerima. Desain display form CGK dapat dilihat pada
Gambar 4.98.
Gambar 4.98. Form Cek/Giro Keluar (CGK)
a. Penjelasan Display Form CGK:
Format dari form CGK menampilkan header form, No. CGK, Jenis,
Sumber CGK, Tanggal Dibuat, Kode Cek/Giro, Tanggal Jatuh Tempo,
Atas Nama, Pada Bank, No rekening, Jumlah Rp dan button operasional.
Header dari form CGK berisi beberapa informasi yang secara otomatis
akan muncul. Informasi tersebut adalah informasi perusahaan, judul form,
serta nama Staf pembuat form. Informasi perusahaan berfungsi sebagai
186 Universitas Kristen Petra
tanda pengenal form. Nama Staf pembuat form berfungsi untuk
mempermudah proses pertangungjawaban atas kesalahan atau kecurangan.
Nama Staf yang muncul pada form yang akan diisi adalah nama Staf yang
melakukan login awal.
Field no.CGK saat penerimaan cek/giro diisi urut secara otomatisasi. No.
CGK berada dalam kondisi nonaktif untuk menghindari terjadinya
kesalahan input yang disengaja maupun tidak disengaja.
Input jenis berupa Combo box dan terdiri dari cek dan giro mundur. User
dapat memilih pilihan yang sesuai dengan dokumen pembayaran yang
dibuat.
Input no. FPB dan no. MBK berupa Combo box dan terdiri dari no.
FPB/no. MBK yang sudah diinputkan oleh user sebelumnya. User dapat
memilih pilihan yang sesuai dengan dokumen pembayaran yang diterima.
No. FPB dan no. MBK yang tersedia hanya yang belum pernah dipilih.
Pada saat pembuatan CGK kasir harus mengisi field akun debet. Akun
debet terdiri dari hutang dagang (2000), Kas (1000), BCA (1011), Bank
Panin (1012), Bank Permata (1013), Rabo Bank (1014), BAD Malang
(1015), dan BAD Surabaya (1016), biaya lain-lain (7101), hutang PPh 21
(2023), hutang PPN kurang bayar (2022), uang muka PPh 25 (1042).
Apabila sumber CGM dari No.FPB, maka kasir harus memilih akun
kredit hutang dagang, namun jika sumber dari no.MBK maka kasir harus
memilih akun lain yang tersedia selain hutang dagang. Untuk akun kredit
akan terisi sebagai hutang cek/giro (2010) secara otomatis.
Frame keterangan diisi berdasarkan informasi yang tertera pada cek/giro
yang bersangkutan.
Input tanggal dibuat dan tanggal jatuh tempo diisi secara manual, namun
user dapat menggunakan DT picker untuk meminimalisasi kesalahan
format tanggal. Input tanggal dibuat dan tanggal jatuh tempo diisi sesuai
data pada cek/giro yang dibuat. Simbol dari DT picker akan muncul jika
cursor berada pada field terkait.
187 Universitas Kristen Petra
Kode cek/giro diiputkan secara manual. Namun saat user selesai
menginputkan kode cek/giro, maka akan muncul confirmation message
box seperti pada Gambar 4.94.
Input atas nama diisi secara manual dan berisi nama penerima uang yang
tertera di cek/giro yang dibuat.
Input pada bank berupa Combo box dan terdiri dari daftar bank komersial
yang dimiliki oleh PT.”X” seperti BCA.
Input no. rekening diisi secara manual dan hanya bisa diisi dengan angka
saja.
Logical process yang terjadi ketika button edit ditekan adalah:
- Akan muncul message box edit seperti pada Gambar 4.78.
- Ketika user menekan button Yes maka secara otomatis akan muncul
confirmation message box: Edit Form Restriction. Jika user menekan
button No maka tampilan akan kembali ke form CGK seperti
sebelumnya.
- Untuk melakukan edit maka user perlu mendapatkan ijin dari
Supervisor, untuk itu maka Supervisor perlu memasukkan
passwordnya. Gambar confirmation message box dapat dilihat pada
Gambar 4.79.
- Ketika user menekan tombol selesai maka tampilan akan kembali ke
form CGK dan dapat diedit. Jika user menekan tombol batal maka
tampilan akan kembali ke form CGK yang tidak dapat diedit. Jika
password yang dimasukkan salah maka akan muncul error message
box seperti pada Gambar 4.80.
- Jumlah/akun yang diedit akan dikoreksi secara otomatis.
Pengisian data CGK dapat dibatalkan selama user belum menekan button
simpan dan keluar. Saat user menekan button batal maka akan muncul
message box sebagai kontrol button batal seperti Gambar 4.61.
Selama form belum terisi dengan lengkap maka button simpan dan keluar
akan nonaktif. Jika telah terisi lengkap dan user menekan button simpan
dan keluar maka akan muncul message box button simpan dan keluar
seperti pada Gambar 4.74.
188 Universitas Kristen Petra
Form CGK dapat diinput tanpa bantuan mouse, yaitu dengan
menggunakan button tab dan ALT + huruf yang digarisbawahi pada
keyboard untuk mempermudah user. Selain itu, form juga disertai fasilitas
tab order sehingga user dapat menggunakan button tab untuk berpindah
dari satu field ke field yang lain secara urut.
Untuk semua field dengan tipe data karakter/text, dapat diisi dengan huruf
besar atau kecil dan pada saat user menekan button Simpan maka sistem
akan mengubah isi data dengan tipe karakter menjadi huruf kecil sebelum
data dimasukkan dalam database.
b. Pengendalian input display form CGK
Missing data checks untuk menguji apakah suatu field diisi atau kosong.
Pengendalian ini dapat dilihat pada:
- Data dapat disimpan hanya jika semua field yang aktif telah terisi.
Numeric-alphabetic data checks menentukan apakah tipe data yang
dimasukkan telah benar. Pengendalian ini dapat dilihat pada:
- Field tanggal dibuat, tanggal jatuh tempo yang hanya dapat diisi
angka dengan tipe data time/date dengan format DD/MM/YYYY.
- Field no. rekening hanya dapat diisi angka dengan tipe data text saja.
Sequence checks dan Automatic checks digunakan untuk menguji apakah
suatu record sesuai dengan urutannya. Pengendalian ini dapat dilihat
pada:
- Pengisian no.CGK yang dilakukan secara otomatis (prenumbered).
13. Form Bukti Bank Keluar (BBK)
Form bukti bank keluar berfungsi sebagai bukti untuk mencatat seluruh
pengeluaran via bank yang terjadi. Form BBK dibuat oleh Kasir. Form BBK yang
dihasilkan dalam bentuk file dan dokumen cetak satu rangkap yang diberikan kepada
supervisor untuk direview. Pada PT.”X” form ini digunakan untuk transaksi mutasi
kas, pembayaran pajak dan pembelian bahan baku kredit. Transaksi mutasi kas
terdiri dari pemindahan saldo rekening antar bank dan penarikan uang dari bank
untuk menutup kekurangan kas perusahaan setiap harinya.
189 Universitas Kristen Petra
Format dari form BBK berisi No. BBK, Tanggal, Akun Debet, Bank, Jumlah
(Rp), dan option button dari tujuan pengeluaran via bank. Option button dari sumber
pengeluaran via bank PT.”X” terdiri dari 3 yaitu pembelian bahan kredit dan lain-lain.
Desain display form BBK dari masing-masing sumber dapat dilihat pada Gambar
4.99. sampai dengan Gambar 4.100.
Gambar 4.99. Form Bukti Bank Keluar: Pembelian bahan kredit
190 Universitas Kristen Petra
Gambar 4.100. Form Bukti Bank Keluar: Lain-lain
a. Penjelasan Display Form BBK:
Saat dibuka pertama kali, form BBK hanya menampilkan header form, no.
BBK, tanggal, akun debet, bank, jumlah (Rp), option button, serta button
view dan button operasional. Ketika user memilih salah satu option button
yang ada maka secara otomatis frame “Keterangan” akan berisi field
terkait option yang dipilih.
Header dari form BBK berisi beberapa informasi yang secara otomatis
akan muncul dan dapat dicetak. Informasi tersebut adalah informasi
perusahaan, judul form, serta nama Staf pembuat form. Informasi
perusahaan berfungsi sebagai tanda pengenal form. Nama Staf pembuat
form berfungsi untuk mempermudah proses pertangungjawaban atas
kesalahan atau kecurangan. Nama Staf yang muncul pada form yang akan
diisi adalah nama Staf yang melakukan login awal, namun nama Staf
yang tertera pada form yang telah disimpan adalah nama Staf pembuat
form yang disimpan tersebut.
191 Universitas Kristen Petra
Field no.BBK, dan tanggal diisi secara otomatisasi dan berada dalam
kondisi nonaktif untuk menghindari terjadinya kesalahan input yang
disengaja maupun tidak disengaja.
Input Akun Debet terdiri dari akun-akun terkait tertentu. Jika user
memilih pilihan pembelian bahan kredit maka akun debet akan otomatis
terisi akun hutang dagang (2000) dan hutang cek/giro (2010). Jika user
memilih pilihan lain-lain, maka akun debet terdiri dari Kas (1000), BCA
(1011), Bank Panin (1012), Bank Permata (1013), Rabo Bank (1014),
BAD Malang (1015), dan BAD Surabaya (1016), biaya lain-lain (7101),
hutang PPh 21 (2023), hutang PPN kurang bayar (2022), uang muka PPh
25 (1042), dan hutang cek/giro (2010). Akun Debet dapat ditambahkan
oleh perusahaan jika diperlukan. Saat user memilih akun debet terkait
maka nama akun akan terisi secara otomatis. Ketika user menekan pilihan
combo box, user dapat melihat daftar akun debet beserta namanya, hal ini
digunakan untuk mempermudah user dalam memilih.
Input Bank berupa Combo box dan terdiri dari akun-akun bank seperti
BCA (1011), Bank Panin (1012), Bank Permata (1013), Rabo Bank
(1014), BAD Malang (1015), dan BAD Surabaya (1016). Kode akun
dapat ditambahkan oleh perusahaan jika diperlukan. Saat user memilih
akun bank terkait maka nama akun akan terisi secara otomatis. Ketika
user menekan pilihan combo box, user dapat melihat daftar akun bank
beserta namanya, hal ini digunakan untuk mempermudah user dalam
memilih.
Pada saat user memilih option “pembelian bahan kredit”, maka user harus
menginputkan No. FPB dengan cara memilih Combo box yang telah
diinputkan sebelumnya. No. FPB yang tertera merupakan no. FPB yang
belum pernah dipilih sebelumnya. Maka secara otomatis tanggal FPB,
nama supplier, syarat, info bahan yang dibeli, jumlah setelah PPN, diskon,
jumlah setelah diskon serta jumlah (Rp) akan terisi. Jumlah setelah PPN
didapatkan dari penjumlahan seluruh total harga + PPN per jenis bahan
dibeli. Jumlah setelah diskon didapatkan dari jumlah setelah PPN
dikurangi diskon. Jumlah (Rp) berisi sama persis dengan field jumlah
192 Universitas Kristen Petra
setelah diskon. Seluruh text box yang terisi otomatis, akan berada dalam
kondisi nonaktif.
Input syarat terdiri dari field persen, limit hari terkena diskon, dan limit
hari.
Pada field diskon, sistem akan melakukan cross check tanggal FPB.
Apabila tanggal BBK kurang dari “jumlah limit hari terkena diskon” dari
tanggal FPB maka diskon akan terisi rumus “persen diskon x jumlah
setelah PPN”. Jika tidak maka akan terisi nol (0).
Pada saat user memilih option “lain-lain”, maka user harus menginputkan
No. MBK dengan cara memilih Combo box yang telah diinputkan
sebelumnya. No. MBK yang tertera merupakan no. MBK yang belum
pernah dipilih sebelumnya. Maka secara otomatis nama Staf dan
bagiannya, check box kabag terkait OK, check box staf, keterangan,
jumlah total, dan jumlah (Rp) akan terisi. Seluruh text box yang terisi
otomatis, akan berada dalam kondisi nonaktif.
Button transfer dan field cek/giro terdapat pada option pembelian bahan
tunai dan lain-lain. Jika PT.”X” melakukan pengeluaran dengan
menggunakan transfer, user harus memilih button transfer dan mengisi
form transfer keluar yang ada. Sedangkan jika menggunakan cek/giro
maka user harus memilih nomer cek/giro. Combo box cek/giro pada lain-
lain berisi nomer cek/giro terkait mutasi kas dan pembayaran pajak yang
relah jatuh tempo tetepi belum dibuatkan BBK nya. Sedangkan Combo
box cek/giro pada pembelian kredit berisi nomer cek/giro terkait
pembelian kredit yang trelah jatuh tempo tetepi belum dibuatkan BBK
nya. Setelah dilakukan pengisian form transfer keluar maka no form yang
bersangkutan secara otomatis. Form transfer keluar dan form cek/giro
keluar saat jatuh tempo dapat dilihat pada Gambar 4.101 dan Gambar
4.98.
Logical process yang terjadi ketika button edit ditekan adalah:
- Akan muncul message box edit seperti pada Gambar 4.78.
- Ketika user menekan button Yes maka secara otomatis akan muncul
confirmation message box: Edit Form Restriction. Jika user menekan
193 Universitas Kristen Petra
button No maka tampilan akan kembali ke form BBK seperti
sebelumnya.
- Untuk melakukan edit maka user perlu mendapatkan ijin dari
Supervisor, untuk itu maka Supervisor perlu memasukkan
passwordnya. Gambar confirmation message box dapat dilihat pada
Gambar 4.79.
- Ketika user menekan tombol selesai maka tampilan akan kembali ke
form BBK dan dapat diedit. Jika user menekan tombol batal maka
tampilan akan kembali ke form BBK yang tidak dapat diedit. Jika
password yang dimasukkan salah maka akan muncul error message
box seperti pada Gambar 4.80.
- Jumlah/akun yang diedit akan dikoreksi secara otomatis.
Pengisian data BBK dapat dibatalkan selama user belum menekan button
simpan dan menunggu atau simpan dan keluar. Saat user menekan button
batal maka akan muncul message box sebagai kontrol button batal seperti
Gambar 4.61.
Selama form belum terisi dengan lengkap, maka button tambah baru,
button simpan dan menunggu, serta button simpan dan keluar akan
nonaktif. Jika telah terisi lengkap dan user menekan button tambah baru,
button simpan dan menunggu, serta button simpan dan keluar maka akan
muncul message box button tambah baru seperti pada Gambar 4.73,
message box button simpan dan menunggu seperti pada Gambar 4.81,
atau message box button simpan dan keluar seperti pada Gambar 4.74.
Button simpan dan menunggu digunakan user untuk menyimpan data
sementara sambil menunggu form diotorisasi oleh seluruh bagian terkait
selain user pembuat. Button simpan dan cetak tidak akan aktif apabila
frame otorisasi belum terisi dengan lengkap.
Pada saat seluruh bagian yang mengotorisasi telah selesai mengotorisasi
dan user akan mencetak form BBK, maka seluruh field yang siap dicetak
akan berada dalam keadaan nonaktif untuk menghindari perubahan data.
Saat menekan button tambah baru, secara otomatis data akan tersimpan.
194 Universitas Kristen Petra
Form BBK dapat diinput tanpa bantuan mouse, yaitu dengan
menggunakan button tab dan ALT + huruf yang digarisbawahi pada
keyboard untuk mempermudah user. Selain itu, form juga disertai fasilitas
tab order sehingga user dapat menggunakan button tab untuk berpindah
dari satu field ke field yang lain secara urut.
Untuk semua field dengan tipe data karakter/text, dapat diisi dengan huruf
besar atau kecil dan pada saat user menekan button Simpan maka sistem
akan mengubah isi data dengan tipe karakter menjadi huruf kecil sebelum
data dimasukkan dalam database.
b. Pengendalian input display form BBK
Missing data checks untuk menguji apakah suatu field diisi atau kosong.
Pengendalian ini dapat dilihat pada:
- Data dapat disimpan hanya jika semua field yang aktif telah terisi.
Validity checks untuk memastikan bahwa data yang dimasukkan telah ada
di master file dan bahwa data yang diisi tersebut benar. Pengendalian ini
dapat dilihat pada:
- Nama akun debet dan bank yang otomatis terisi ketika user memilih
Combo box yang tersedia.
- Data transaksi terkait FPB atau MBK terisi secara otomatis ketika
user memilih no. FPB atau no. MBK yang tersedia serta berada dalam
kondisi nonaktif.
Sequence checks dan Automatic checks digunakan untuk menguji apakah
suatu record sesuai dengan urutannya. Pengendalian ini dapat dilihat
pada:
- Pengisian nomor BBK dilakukan secara otomatis (prenumbered).
- Pengisian tanggal dilakukan secara otomatis yaitu sama dengan
tanggal pembuatan form dan berada dalam kondisi nonaktif.
- Pengisian jumlah (Rp) dilakukan secara otomatis dan berada dalam
kondisi nonaktif.
195 Universitas Kristen Petra
14. Form Transfer Keluar (TL)
Form transfer keluar berfungsi sebagai form untuk mencatat data terkait bukti
transfer atau kiriman uang atas seluruh pengeluaran via bank. Form TL dibuat oleh
Kasir. Form TL yang dihasilkan dalam bentuk file. Pada PT.”X” form ini digunakan
untuk pengeluaran via bank dari pembelian bahan baku kredit. Format dari form TL
berisi No. TL, Tanggal Transfer, Nama Penerima, Bank Penerima, dan No. rekening
penerima. Desain display form TL dapat dilihat pada Gambar 4.101.
Gambar 4.101. Form Transfer Keluar (TL)
a. Penjelasan Display Form TL:
Format dari form TL menampilkan header form, no. TL, tanggal transfer,
nama penerima, ke bank, no. rekening, dan button operasional.
Header dari form TL berisi beberapa informasi yang secara otomatis akan
muncul. Informasi tersebut adalah judul form, serta nama Staf pembuat
form. Nama Staf pembuat form berfungsi untuk mempermudah proses
pertangungjawaban atas kesalahan atau kecurangan. Nama Staf yang
muncul pada form yang akan diisi adalah nama Staf yang melakukan
login awal. Form TL tidak memiliki informasi perusahaan karena
merupakan bagian dari form BBK.
Field no. TL diisi secara otomatisasi dan berada dalam kondisi nonaktif
untuk menghindari terjadinya kesalahan input yang disengaja maupun
tidak disengaja.
196 Universitas Kristen Petra
Input tanggal transfer diisi secara manual, namun user dapat
menggunakan DT picker untuk meminimalisasi kesalahan format tanggal.
Input tanggal transfer diisi dengan tanggal terjadinya transfer. Simbol
dari DT picker akan muncul jika cursor berada pada field terkait.
Input nama penerima diisi secara manual dan berisi nama penerima uang
yang tertera di bukti transfer.
Input ke bank berupa Combo box dan terdiri dari daftar bank komersial
seperti BCA dan Cimb Niaga.
Input no. rekening diisi secara manual dan hanya bisa diisi dengan angka
saja.
Logical process yang terjadi ketika button edit ditekan adalah:
- Akan muncul message box edit seperti pada Gambar 4.78.
- Ketika user menekan button Yes maka secara otomatis akan muncul
confirmation message box: Edit Form Restriction. Jika user menekan
button No maka tampilan akan kembali ke form TL seperti
sebelumnya.
- Untuk melakukan edit maka user perlu mendapatkan ijin dari
Supervisor, untuk itu maka Supervisor perlu memasukkan
passwordnya. Gambar confirmation message box dapat dilihat pada
Gambar 4.79.
- Ketika user menekan tombol selesai maka tampilan akan kembali ke
form TL dan dapat diedit. Jika user menekan tombol batal maka
tampilan akan kembali ke form TL yang tidak dapat diedit. Jika
password yang dimasukkan salah maka akan muncul error message
box seperti pada Gambar 4.80.
- Jumlah/akun yang diedit akan dikoreksi secara otomatis.
Pengisian data TL dapat dibatalkan selama user belum menekan button
simpan dan keluar. Saat user menekan button batal maka akan muncul
message box sebagai kontrol button batal seperti Gambar 4.61.
Selama form belum terisi dengan lengkap maka button simpan dan keluar
akan nonaktif. Jika telah terisi lengkap dan user menekan button simpan
197 Universitas Kristen Petra
dan keluar maka akan muncul message box button simpan dan keluar
seperti pada Gambar 4.74.
Form TL dapat diinput tanpa bantuan mouse, yaitu dengan menggunakan
button tab dan ALT + huruf yang digarisbawahi pada keyboard untuk
mempermudah user. Selain itu, form juga disertai fasilitas tab order
sehingga user dapat menggunakan button tab untuk berpindah dari satu
field ke field yang lain secara urut.
Untuk semua field dengan tipe data karakter/text, dapat diisi dengan huruf
besar atau kecil dan pada saat user menekan button Simpan maka sistem
akan mengubah isi data dengan tipe karakter menjadi huruf kecil sebelum
data dimasukkan dalam database.
b. Pengendalian input display form TL
Missing data checks untuk menguji apakah suatu field diisi atau kosong.
Pengendalian ini dapat dilihat pada:
- Data dapat disimpan hanya jika semua field yang aktif telah terisi.
Numeric-alphabetic data checks menentukan apakah tipe data yang
dimasukkan telah benar. Pengendalian ini dapat dilihat pada:
- Field tanggal transfer yang hanya dapat diisi angka dengan tipe data
time/date dengan format DD/MM/YYYY.
- Field no. rekening hanya dapat diisi angka dengan tipe data text saja.
- Sequence checks dan Automatic checks
Pengisian no.TL yang dilakukan secara otomatis (prenumbered).
4.3.3.4. Database
Tabel 4.27. Tabel Kode Akun
Nama Field Keterangan Field Type Length Key
No_akun Nomor akun Autonumber 7 PK
Nama_akun Nama akun Text 25 -
Saldo_awal Saldo awal akun Currency - -
Kelompok Kelompok akun Text 30 -
Golongan Golongan akun Text 30 -
Posisi Posisi nama akun Text 8 -
Saldo_normal Posisi saldo normal akun Text 6 -
Kode aktifitas Kode aktifitas terkait arus kas Text 3 -
198 Universitas Kristen Petra
Tabel 4.28. Tabel Kode Akun_detail
Nama Field Keterangan Field Type Length Key
No_akun Nomor akun Number 7 PK
No_BBM ID bukti bank masuk Number 4 PK
No_BKK ID bukti kas keluar Number 4 PK
No_BBK ID bukti bank keluar Number 4 PK
No_FPJ ID faktur penjualan Number 4 PK
No_FPB ID faktur pembelian Number 4 PK
Tabel 4.29. Tabel Staf
Nama field Keterangan Field type Length Key
No_staf ID staf Autonumber 6 PK
Nama_staf Nama lengkap staf Text 25 -
Bagian
Departemen dari staf yang
terdaftar
Text 25
-
Tabel 4.30. Tabel Bank
Nama field Keterangan Field type Length Key
No_bank ID bank yang sering digunakan Autonumber 2 PK
Nama_bank
Nama bank yang sering
digunakan Text 15 -
Alamat_bank
Alamat bank yang sering
digunakan Text 50 -
Platfond Limit platfond pinjaman bank Currency 11 -
Tabel 4.31. Tabel CGM_Bank
Nama field Keterangan Field type Length Key
No_CGM ID cek/giro masuk Number 4 PK
No_Bank ID bank yang sering digunakan Number 2 PK
Tabel 4.32. Tabel Bukti Kas Masuk (BKM)
Nama field Keterangan Field type Length Key
No_BKM ID bukti kas masuk Autonumber 4 PK
Tgl_BKM Tanggal pembuatan BKM Date/time 10 -
No_akun Nomor akun Number 7 FK
Jumlah_RP
Jumlah rupiah keseluruhan uang
yang diterima
Currency -
-
Sumber Sumber pemasukan Yes/no - -
Otorisasi Persetujuan dari bagian tertentu Yes/no - -
199 Universitas Kristen Petra
Tabel 4.33. Tabel BKM_DetailJRT
Nama field Keterangan Field type Length Key
No_BKM ID bukti kas masuk Number 4 PK
No_JRT ID penjualan rokok tunai Number 4 FK
TT_salesman
Ada/tidaknya TT salesman pada
JRT manual Yes/no - -
Tabel 4.34. Tabel JRT
Nama field Keterangan Field type Length Key
No_JRT ID penjualan rokok tunai Autonumber 4 PK
Tgl_JRT Tanggal pembuatan JRT Date/time 10 -
No_staf ID staf salesman Number 6 FK
No. Nota Nomer nota penjualan tunai Text 15 -
SDist_OK Persetujuan dari seksi distribusi Yes/no - -
Jmlh_setelahPPN
Jumlah rupiah rokok terjual setelah
PPN Currency - -
Tabel 4.35. Tabel BKM_DetailFPU
Nama field Keterangan Field
type Length Key
No_BKM ID bukti kas masuk Number 4 PK
No_JBB ID form penjualan barang bekas Number 4 FK
TT_agen
Ada/tidaknya TT agen pada JBB
terkait. Yes/no - -
Tabel 4.36. Tabel JBB
Nama field Keterangan Field type Length Key
No_JBB ID form penjualan barang bekas Autonumber 4 PK
No_agen ID agen Number 6 FK
BPenj_OK Persetujuan dari bagian penjualan Yes/no - -
JmlhTotal_masuk
Jumlah rupiah hasil penjualan
barang bekas Currency - -
Tabel 4.37. Tabel BKM_Detaillain
Nama field Keterangan Field type Length Key
No_BKM ID bukti kas masuk Number 4 PK
No_memo ID form memorial Number 4 FK
200 Universitas Kristen Petra
Tabel 4.38. Tabel Memorial
Nama field Keterangan Field type Length Key
No_memo ID form memorial Autonumber 4 PK
No_staf ID staf penerima kas Number 6 FK
Kabagterkait_OK Persetujuan dari Kabag terkait Yes/no - -
TT_staf
Form memorial telah di tanda tangan
staf Yes/no - -
Keterangan Keterangan asal uang yang masuk Text 50 -
Jmlh_total Jumlah rupiah kas yang diterima Currency - -
Tabel 4.39. Tabel Bukti Bank Masuk (BBM)
Nama field Keterangan Field type Length Key
No_BBM ID bukti bank masuk Autonumber 4 PK
Tgl_BBM Tanggal pembuatan BBM Date/time 10 -
Jumlah_RP
Jumlah rupiah keseluruhan uang yang
diterima
Currency -
-
Sumber Sumber pemasukan Yes/no - -
Otorisasi Persetujuan dari kepala bagian tertentu Yes/no - -
Tabel 4.40. Tabel BBM_DetailFPJ
Nama field Keterangan Field type Length Key
No_BBM ID bukti bank masuk Number 4 PK
No_FPJ ID faktur penjualan Number 4 FK
Diskon
Jumlah diskon yang dipotongkan ke
total harga rokok terjual
Currency -
-
Jmlh_setelahDiskon
Jumlah rupiah rokok terjual setelah
dipotong diskon
Currency -
-
No_TM ID transfer masuk Number 4 FK
No_CGM ID cek/giro masuk Number 4 FK
Tabel 4.41. Tabel FPJ
Nama field Keterangan Field type Length Key
No_FPJ ID faktur penjualan Autonumber 4 PK
Tgl_FPJ Tanggal pembuatan FPJ Date/time 10 -
No_agen ID agen Number 6 FK
Jmlh_setelahPPN
Jumlah rupiah rokok terjual setelah
PPN Currency - -
201 Universitas Kristen Petra
Tabel 4.42. Tabel Transfer Masuk (TM)
Nama field Keterangan Field type Length Key
No_TM ID transfer masuk Autonumber 4 PK
Tgl_trnsfr Tanggal terjadinya transfer Date/time 10 -
Nama_pengirim Nama pengirim uang yang diterima Text 15 -
No_Bank
ID bank untuk nama bank asal milik
pentransfer Number 2 FK
Tabel 4.43. Tabel Cek/Giro Masuk (CGM)
Nama field Keterangan Field type Length Key
No_CGM ID cek/giro masuk Autonumber 4 PK
No_FPJ ID faktur penjualan Number 4 FK
No_Memo ID form memorial Number 4 FK
Tgl_CGM Tanggal cek/giro diterima Date/time 10 -
Tgl_dibuat Tanggal cek/giro dibuat Date/time 10 -
Akun_kredit ID akun kredit Number 5 FK
Jenis Cek atau giro yang diterima Text 11 -
Uang_TMsk Uang telah menambah saldo bank Yes/no - -
Kode_cekgiro Kode cek/giro yang diterima Text 15 -
Tgl_JT
Tanggal cek/giro yang diterima jatuh
tempo Date/time 10 -
Atas_nama Nama penerima cek/giro Text 15 -
Tgl_cair Tanggal cek/giro dicairkan ke bank Date/time 10 -
Jumlah_Rp Jumlah rupiah pada Cek/Giro Currency - -
Tabel 4.44. Tabel BBM_Detailmutkas
Nama field Keterangan Field type Length Key
No_BBM ID bukti bank masuk Number 4 PK
No_memo ID form memorial Number 4 FK
Tabel 4.45. Tabel BBM_Detaillain
Nama field Keterangan Field type Length Key
No_BBM ID bukti bank masuk Number 4 PK
No_memo ID form memorial Number 4 FK
No_TM ID transfer masuk Number 4 FK
No_CGM ID cek/giro masuk Number 4 FK
202 Universitas Kristen Petra
Tabel 4.46. Tabel Bukti Kas Keluar (BKK)
Nama field Keterangan Field type Length Key
No_BKK ID bukti kas keluar Autonumber 4 PK
Tgl_BKK Tanggal pembuatan BKK Date/time 10 -
Jumlah_RP
Jumlah rupiah keseluruhan uang yang
dikeluarkan
Currency -
-
Untuk_keperluan Tujuan uang yang dikeluarkan Yes/no - -
Otorisasi Persetujuan dari kepala bagian tertentu Yes/no - -
Jmlh_perakun
Jumlah rupiah setiap akun debet yang
dimasukkan
Currency -
-
Tabel 4.47. Tabel BKK_DetailBBT
Nama field Keterangan Field type Length Key
No_BKK ID bukti kas keluar Number 4 PK
No_BBT ID pembelian bahan tunai Number 4 FK
TT_petani
Ada/tidaknya TT petani pada BBT
manual Yes/no - -
Tabel 4.48. Tabel BBT
Nama field Keterangan Field type Length Key
No_BBT ID bukti bank tunai Autonumber 4 PK
Tgl_BBT Tanggal pembuatan BBT Date/time 10 -
No_petani ID petani yang terdaftar Number 6 FK
SBahan_OK Persetujuan dari seksi bahan Yes/no - -
JmlhTotal_keluar
Jumlah rupiah yang dikeluarkan untuk
melakukan pembelianbahan baku
Currency -
-
Tabel 4.49. Tabel BKK_DetailGaji
Nama field Keterangan Field type Length Key
No_BKK ID bukti kas keluar Number 4 PK
No_MKK ID permohonan kas keluar Number 4 FK
Jmlh_gaji Jumlah gaji seluruh karyawan Currency - -
Pot_PPh21
Jumlah gaji seluruh karyawan setelah
dipotong PPh 21
Currency -
-
Pot_Jamsostek
Jumlah gaji seluruh karyawan setelah
dipotong iuran jamsostek
Currency -
-
JmlhTotal_keluar
Jumlah rupiah yang dikeluarkan untuk
pembayaran gaji
Currency -
-
203 Universitas Kristen Petra
Tabel 4.50. Tabel Permohonan Kas Keluar (MKK)
Nama field Keterangan Field type Length Key
No_MKK ID permohonan kas keluar Autonumber 4 PK
No_staf ID staf pemohon Number 6 FK
Kabagterkait_OK Persetujuan dari Kabag terkait Yes/no - -
TT_staf
Form memorial telah di tanda tangan
staf Yes/no - -
Keterangan
Keterangan tujuan uang yang
dikeluarkan Text 50 -
Jmlh_diminta
Jumlah rupiah yang diminta untuk
keperluan tertentu
Currency -
-
Tabel 4.51. Tabel BKK_DetailKB
Nama field Keterangan Field type Length Key
No_BKK ID bukti kas keluar Number 4 PK
No_KB ID kas bon Number 4 FK
Keterangan
Keterangan actual cost dari uang yang
dimohon Text 15 -
Jmlh_terpakai Jumlah uang kas bon yang terpakai Currency - -
Harus_kembali
Jumlah kelebihan uang yang harus
disetor pemohon
Currency -
-
Tabel 4.52. Tabel Kas Bon (KB)
Nama field Keterangan Field type Length Key
No_KB ID kas bon Autonumber 4 PK
Tgl_KB Tanggal pembuatan KB Date/time 10 -
No_staf ID staf yang meminta kas bon Number 6 FK
Kabagterkait_OK Persetujuan dari Kabag terkait Yes/no - -
TT_staf Form KB telah di tanda tangan staf Yes/no - -
Keterangan Keterangan tujuan uang yang dimohon Text 15 -
Jmlh_diminta
Jumlah rupiah yang diminta untuk
keperluan tertentu
Currency -
-
Otorisasi Persetujuan dari kepala bagian tertentu Yes/no - -
Tabel 4.53. Tabel BKK_DetailLain
Nama field Keterangan Field type Length Key
No_BKK ID bukti kas keluar Number 4 PK
No_MKK ID permohonan kas keluar Number 4 FK
204 Universitas Kristen Petra
Tabel 4.54. Tabel Bukti Bank Keluar (BBK)
Nama field Keterangan Field type Length Key
No_BBK ID bukti bank keluar Autonumber 4 PK
Tgl_BBK Tanggal pembuatan BBK Date/time 10 -
Jumlah_RP
Jumlah rupiah keseluruhan uang yang
dikeluarkan
Currency -
-
Untuk_keperluan Tujuan pengeluaran Yes/no - -
Otorisasi Persetujuan dari kepala bagian tertentu Yes/no - -
Jmlh_perakun
Jumlah rupiah setiap akun kredit yang
dikeluarkan Currency - -
Tabel 4.55. Tabel BBK_DetailFPB
Nama field Keterangan Field type Length Key
No_BBK ID bukti bank keluar Number 4 PK
No_FPB ID faktur pembelian Number 4 FK
Diskon
Jumlah diskon yang dipotongkan ke
total harga bahan yang dibeli
Currency -
-
Jmlh_setelahDiskon
Jumlah rupiah bahan yang dibeli
setelah dipotong diskon
Currency -
-
No_TL ID transfer keluar Number 4 FK
No_CGK ID cek/giro masuk Number 4 FK
Tabel 4.56. Tabel FPB
Nama field Keterangan Field type Length Key
No_FPB ID faktur pembelian Autonumber 4 PK
Tgl_FPB Tanggal pembuatan FPB Date/time 10 -
No_supplier ID supplier Number 6 FK
Jmlh_setelahPPN
Jumlah rupiah rokok terjual setelah
PPN Currency - -
Tabel 4.57. Tabel Transfer Keluar (TL)
Nama field Keterangan Field type Length Key
No_TL ID transfer keluar Autonumber 4 PK
Tgl_trnsfr Tanggal terjadinya transfer Date/time 10 -
Nama_penerima Nama penerima uang Text 15 -
No_rek No rekening bank penerima Text 15 -
No_bank Nama bank tujuan-penerima Number 2 FK
205 Universitas Kristen Petra
Tabel 4.58. Tabel Cek/Giro Keluar (CGK)
Nama field Keterangan Field type Length Key
No. CGK ID cek/giro keluar Autonumber 4 PK
No_FPB ID faktur pembelian Number 4 FK
No_MBK ID form MBK Number 4 FK
Jenis Cek atau giro yang dibuat Text 11 -
Tgl_dibuat Tanggal cek/giro dibuat Date/time 10 -
CGK_TJT Cek/Giro telah jatuh tempo Yes/no - -
Kode_cekgiro Kode cek/giro yang dibuat Text 15 -
Tgl_JT Tanggal cek/giro yang dibuat jatuh tempo Date/time 10 -
Atas_nama Nama penerima cek/giro Text 15 -
No_bank ID bank penerima cek/giro Number 2 FK
No_rek Nomer rekening milik penerima Text 15 -
Jumlah_Rp Jumlah rupiah pada Cek/Giro Currency - -
Tabel 4.59. Tabel BBK_DetailLain
Nama field Keterangan Field type Length Key
No_BBK ID bukti bank keluar Number 4 PK
No_MBK ID permohonan bank keluar Number 4 FK
No_TL ID transfer keluar Number 4 FK
No_CGK ID cek/giro keluar Number 4 FK
Tabel 4.60. Tabel Permohonan Bank Keluar (MBK)
Nama field Keterangan Field type Length Key
No_MBK ID permohonan bank keluar Autonumber 4 PK
No_staf ID staf pemohon bank keluar Number 6 FK
Kabagterkait_OK Persetujuan dari Kabag terkait Yes/no - -
TT_staf Form MBK telah di tanda tangan staf Yes/no - -
Keterangan
Keterangan tujuan uang yang
dikeluarkan Text 50 -
Jmlh_total
Jumlah rupiah yang diminta untuk
keperluan tertentu
Currency -
-