Post on 06-Mar-2019
PENERAPAN STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
PADA LAYANAN PEMUSTAKA DI PERPUSTAKAAN FITK
UIN SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA
Skripsi
Diajukan Untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh
Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan
Oleh:
SARIFUDDIN
107025001283
JURUSAN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI
FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI
JAKARTA
1435 H./2014 M.
PENERAPAN STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
PADA LAYANAN PEMUSTAKA DI PERPUSTAKAAN FITK
UIN SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA
Skripsi
Diajukan Untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh
Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan
Oleh:
Sarifuddin
NIM.107025001283
Pembimbing
Nuryudi, MLIS
NIP.19670912199931002
JURUSAN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI
FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI
JAKARTA
1435 H./2014 M.
LEMBAR PERNYATAAN
Dengan ini saya menyatakan bahwa:
1. Skripsi ini merupakan hasil karya asli saya yang diajukan untuk memenuhi
salah satu persyaratan memperoleh gelar strata-1 di Universitas Islam
Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. Semua sumber yang saya gunakan dalam penulisan skripsi ini telah saya
cantumkan dengan ketentuan yang berlaku di Universitas Islam Negeri
Syarif Hidayatullah Jakarta.
3. Jika ditemukan hari terbukti bahwa karya ini bukan hasil karya asli saya
atau merupakan jiplakan dari karya orang lain, saya bersedia menerima
sanksi yang berlaku di Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah
Jakarta.
i
ABSTRAK
Sarifuddin
Penerapan Standard Operating Procedures (SOP) Pada Layanan Pemustaka
di Perpustakaan FITK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana tahapan, pemanfaatan,
penerapan dan faktor-faktor apa saja yang menunjang dan menghambat penerapan
Standard Operating Procedures (SOP) pada layanan pemustaka. Lokasi
penelitian di perpustakaan FITK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Fokus
penelitian ini adalah SMM ISO 9001:2008 FITK yakni SOP perpustakaan yang
mengatur Layanan Pemustaka khususnya layanan sirkulasi yaitu: dokumen SOP
no. FITK-POS-PERPUS-11, FITK-POS-PERPUS-12, FITK-POS-PERPUS-10,
FITK-POS-PERPUS-14, FITK-POS-PERPUS-16. Metode penelitian yang
digunakan adalah penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Hasil
penelitian ini menunjukan bahwa awal mula diterapkan SOP perpustakaan FITK
melakukan tahapan implementasi berupa sosialisasi, distribusi ke unit-unit, dan
pembinaan/pelatihan. sehingga pustakawan FITK memanfatkan dan menggunakan
SOP sebagai pedoman dalam melakukan pekerjaannya. Berbeda dengan keadaan
saat ini, wujud SOP hanya sebatas dokumen yang kurang dimanfaatkan karena
tidak adanya sosialisasi, distribusi, pembinaan/pelatihan, dan pengawasan atau
kontrol terhadap penerapan SOP. Pada penerapannya ada prosedur layanan yang
kurang sesuai dengan SOP yang telah dibuat yakni dokumen SOP no. FITK-POS-
PERPUS-12, FITK-POS-PERPUS-14 dan FITK-POS-PERPUS-16. Adapun
kendala penerapan SOP dikarenakan Jaringan internet yang lambat dan sering
putus menyebabkan tehambatnya proses pelayanan, Ketidak jelasan struktur
organisasi perpustakaan apakah dibawah FITK atau perpustakaan utama, dan
Kurangnya tenaga pustakawan yang akan menerapkan SOP.
Kata kunci: SOP Perpustakaan, Layanan Pemustaka
ii
KATA PENGANTAR
Assalamu alaikum Wr. Wb
Tidak ada hentinya penulis panjatkan puja-puji dan syukur ke hadirat
Allah SWT yang telah memberikan pertolongan, kemudahan dari setiap kesulitan
yang datang dan kekuatan, kesabaran dalam menghadapinya. Atas rahmat dan
karuniaMu penulis dapat menyelesaikan skripsi ini dan tidak pula lupa shalawat
serta salam kepada Nabi Muhammad SAW sebagai Nabi yang membawa rahmat
bagi seluruh umat. Di mana skripsi ini pemulis susun dengan maksud untuk
memenuhi salah satu syarat untuk memperoleh gelar sarjana (S1) Jurusan Ilmu
Perpustakaan dan Informasi, Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif
Hidayatullah Jakarta. Dengan judul skripsi “Penerapan Standard Operating
Procedures (SOP) Pada Layanan Pemustaka di Perpustakaan FITK UIN Syarif
Hidayatullah Jakarta”.
Penulis menyadari bahwa proses penyelesaian skripsi ini tidak lepas dari
bantuan dan semangat dari berbagai pihak dan untuk itu, penulis mengucapkan
terima kasih kepada yang terhormat:
1. Prof. Dr. Oman Fathurahman, M.Hum selaku Dekan Fakultas Adab dan
Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. Pungki Purnomo, MLIS, ketua Program Studi Ilmu Perpustakaan dan
Informasi dan Mukmin Suprayogi M.Si sekretaris Program Studi Ilmu
iii
Perpustakaan dan Informasi atas kesabaran dan waktunya dalam menghadapi
semua pertanyaan penulis.
3. Kepada pembimbing skripsi, yang penulis hormati Nuryudi, MLIS. atas
kesabaran dan waktunya dalam memberikan saran, masukan dan pengarahan
yang sangat berarti bagi penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.
4. Kepada ibu Ida Farida, MLIS. Sebagai penguji satu dan Mukmin Suprayogi
M.Si sebagai penguji dua. Terimakasih atas bimbingan, masukan dan sarannya
dalam perbaikan skripsi ini juga bagi penulis.
5. Kepada para dosen Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi Universitas
Islam Negeri Jakarta yang telah memberikan ilmu, tenaga dan waktu yang luar
biasa kepada penulis selama ini,
6. Kepada Ayahku H. Muchtar dan Ibuku St. Aminah yang memberikan
dukungan secara materi dan do’a yang tidak pernah putus dan juga telah
memberikan kepercayaan yang amat besar bagi penulis.
7. Kepada saudara(i) kadungku Samsia, Maisarah, Lukman Hakim dan Hijriah
yang dengan bawelnya selalu menanyakan kelulusanku. Sehingga memacu
penulis untuk menyelesaikan skirpsi ini.
8. Kepada teman seperjuanganku Samnur Abdullah dan Syahril Ramadhan, yang
senantiasa memberikan support dan do’a dalam pembuatan skripsi ini.
Semoga kita tetap saling mendukung dan mendoakan untuk mencapai semua
tujuan masing-masing.
9. Kepada teman-teman ku tercinta Jurusan Ilmu Perpustakaan 2007: Mahmud,
Syamsul, Umam, Hadi, bassam, Bayu, Ican, Ridwan, Mona, Bryan yang
iv
masih terus berjuang. terima kasih atas bantuannya baik kecil maupun besar
tetapi semuanya sangat berarti bagi penulis. Dan untuk seluruh teman-teman
angkatan 2007 penulis yang tidak bisa disebutkan satu persatu.
10. Kepada teman-teman HIPPMIB bersatu Jakarta yang senantiasa mengingatkan
untuk menyelesaikan Skripsi ini. Tapi tetap saja selalu mengajak dan
merespon untuk terus bermain PES. Selalu saling mengingatkan dan selalu
mendukung Studi .
Demikian ucapan terima kasih dari penulis, penulis berharap semoga Allah
SWT yang membalas segala kebaikan yang telah diberikan kepada penulis.
Penulis juga berharap semoga skripsi ini bermanfaat bagi orang lain dan dapat
menjadi pendidikan bagi pembaca.
Jakarta, 3 September, 2014
SARIFUDDINPenulis
v
DAFTAR ISI
ABSTRAK
KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
DAFTAR TABEL
DAFTAR GAMBAR
DAFTAR BAGAN
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang………..........................................................1
B. Pembatasan dan Perumusan Masalah …………...………...5
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian.………………….………...6
D. Metode Penelitian……………………………..…………...7
E. Penelitian Terdahulu....…..……………………..……….....10
F. Sistematika Penulisan..………………………..…………...13
BAB II TINJAUAN LITERATUR
A. Perpustakaan Perguruan Tinggi……………………………...15
B. Layanan Perpustakaan……………………………………….19
C. Pelayanan Sirkulasi…………………………………………..25
D. Standard Operating Procedures (SOP)……………………..31
BAB III GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN FITK UIN SYARIF
HIDAYATULLAH JAKARTA
A. Sejarah Singkat Perpustakaan FITK…………………………43
B. Visi dan Misi Perpustakaan FITK…………………………...44
C. Sturktur Organisasi Perpustakaan FITK……………………..45
D. Layanan Perpustakaan Perpustakaan FITK………………….46
E. Koleksi Perpustakaan Perpustakaan FITK…………………..47
F. Tata Tertib Perpustakaan Perpustakaan FITK……………….51
G. Prosedur Penggunaan Layanan Perpustakaan FITK………...56
H. SOP Layanan Pemustaka Perpustakaan FIT……..………….61
vi
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Tahapan Penelitian…………………………………………...72
B. Hasil Penelitian………………………………………………73
1. Sejarah Penerapan SOP Perpustakaan FITK…………….73
2. Tahapan penerapan SOP pada Layanan Pemustaka
FITK…………………………………….……………….75
3. Pemanfaatan dan Penerapan SOP Pada Layanan Pemustaka
Perpustakaan FITK………………………………………82
4. Kendala dan hambatan dalam pelaksanaan SOP pada
layanan pemustaka perpustakaan FITK………………….95
BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan…………………………………………………103
B. Saran………………………………………………………..105
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
BIOGRAFI PENULIS
vii
DAFTAR TABEL
Tabel 1: Jam layanan……………………………………………………………46
Tabel 2: Klasifikasi Islam……………………………………………………….49
Table 3: Jumlah koleksi berdasarkan DDC……………………………………..50
Table 4: Jumlah koleksi berdasarkan bahasa……………………………………51
Tabel 5: Jumlah koleksi berdasarkan koleksi lainnya…………………………...51
Tabel 6: Daftar informan………………………………………………………...72
Tabel 7: Dafatar tim ISO………………………………………………………...74
Tabel 8: Daftar obbservasi penelitian pada layanan pemustaka………………....87
viii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 : Nomor Panggil Buku…………………………………………...50
Gambar 2 : SOP peminjaman buku…………………………………………88
Gambar 3 : SOP pengembalian buku……………………………………….89
Gambar 4 : SOP pendaftaran anggota baru dan lama………………………90
Gambar 5 : SOP peminjaman buku untuk fotokopi………………………...91
Gambar 6 : SOP pelayanan surat bebas pustaka…..………………………...92
ix
DAFTAR BAGAN
Bagan 1 : Sturuktur Organisasi…………………………………………....45
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Dewasa ini perkembangan perpustakaan dapat dikatakan berjalan lebih
cepat, seiring dengan meningkatnya kesadaran dari berbagai pihak akan
pentingnya perpustakaan. Begitu halnya di lingkungan perguruan tinggi sering
terdengar ungkapan perpustakaan adalah jantungnya perguruan tinggi.
Perpustakaan perguruan tinggi merupakan bagian integral dari perguruan
tinggi tempat bernaung, sehingga tujuan perpustakaan perguruan tinggi harus
sejalan dengan tujuan perguruan tinggi tersebut.
Pada prinsipnya perpustakaan perguruan tinggi diselenggarakan dengan
tujuan untuk menunjang pelakasanaan program Tri Dharma Perguruan Tinggi
yaitu: Dharma pertama, pendidikan dan pengajaran dilaksanakan dengan cara
mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menyajikan, dan menyebarluaskan
informasi bagi mahasiswa dan dosen sesuai dengan kurikulum yang berlaku.
Dharma kedua, penelitian dilakukan melalui kegiatan mengumpulkan, mengolah,
menyimpan, menyajikan, dan menyebarluaskan informasi bagi para peneliti.
Dharma ketiga, pengabdian kepada masyarakat. Diselenggarakan melalui
2
kegiatan mengumpulkan, mengolah, menyimpan, dan menyebarluaskan informasi
masyarakat.1
Sebagai unit pelayanan informasi ilmiah terutama kepada civitas akademika
maupun masyarakat yang berasal dari luar kampus, perpustakaan dituntut untuk
bekerja secara profesianal dengan mengutamakan kualitas, kecepatan, kemudahan
dalam pelayanan. Agar dapat menjalankan tugasnya secara optimal dibutuhkan
suatu manajemen perpustakaan yang baik.
Manajemen perpustakaan merupakan suatu proses kegiatan yang
dilaksanakan perpustakaan untuk mencapai sasaran seefisien mungkin dengan
menggunakan sumber daya yang ada. Sumber daya tersebut adalah SDM (Sumber
Daya Manusia), sarana, metode, serta dana. Agar manajemen berdayaguna tujuan
yang menjadi sasaran manajemen harus jelas. Koontz dan O’Donnell dalam
bukunya the principle of management an analysis of managerial function yang
dikutip oleh Abdul Rahman Shaleh menyebutkan bahwa fungsi management ada
lima yaitu perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), penentuan dan
pengaturan staf (staffing), pengarahan (directing) dan pengawasan (controlling).2
Pengawasan (controlling) merupakan upaya untuk menetapkan standar prestasi
pada sasaran perencanaan, merancang sistem umpan balik informasi,
membandingkan prestasi sesungguhnya dengan prestasi standar, menentukan dan
mengukur penyimpangan dan memperbaikinya. Untuk dapat melaksanakan fungsi
pengawasan tersebut maka diperlukan suatu standar. Standar merupakan sebuah
aturan biasanya digunakan untuk bimbingan tetapi dapat pula bersifat wajib
1 Abdul Rahman Shaleh,.et al. Manajemen Perpustakaan Perguruan Tinggi. (Jakarta:Universitas Terbuka, 1995) h. 17
2 Abdul Rahman Shaleh,.et al. Manajemen Perpustakaan Perguruan Tinggi, h. 3
3
(paling sedikit dalam praktek), yang memberi batasan spesifikasi dan
pemustakaan sebuah objek atau karakteristik sebuah proses dan karakteristik
sebuah metode.3
Di sisi lain tuntutan pemustaka kepada perpustakaan semakin tinggi.
Perpustakaan diharapkan tidak sekedar sebagai mediator dalam pelayanan
informasi akan tetapi juga harus mampu berfungsi sebagai penyedia fasilitas
dalam penyediaan kebutuhan informasi ilmiah. Agar perpustakaan dapat
memenuhi kebutuhan pemustaka maka upaya pemanfaatan dan pelayanan
informasi ilmiah di perpustakaan juga perlu didukung dengan manajemen
pelayanan yang baik, salah satunya melalui pelayanan yang konsisten dan terbuka
untuk diaudit. Perwujudan transparansi dan standarisasi pelayanan dapat
dilakukan antara lain melalui penyusunan standar pelayanan bagi setiap jenis
pelayanan dan kegiatan yang ada di perpustakaan. Selanjutnya untuk
menghasilkan kinerja yang sesuai dengan standar yang telah ditentukan maka
diperlukan adanya rangkaian prosedur yang distandarkan. Prosedur yang standar
atau lebih dikenal dengan Standard Operating Procedures (SOP) secara
sederhana dapat diartikan sebagai pedoman yang menunjukkan apa yang harus
dilakukan, kapan hal tersebut dilakukan, dan siapa yang melakukannya.
Dengan demikian SOP bagi Perpustakaan menjadi penting karena dapat
berfungsi membantu perpustakaan dalam memberikan pelayanan kepada civitas
akademika secara baik, konsisten, efektif dan efisien dalam hal, memberikan
pedoman atau petunjuk bagi sivitas akademika tentang suatu prosedur pelayanan
3 Sulistiyo Basuki, Tekhnik dan Jasa Dokumentasi, (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama,1992)
4
perpustakaan yang harus dilakukan, menyediakan pedoman bagi semua staf
perpustakaan dan pejabat perpustakaan dalam melaksanakan pelayanan rutin
perpustakaan, menghindari adanya tumpang tindih pelaksanaan tugas pelayanan
perpustakaan kepada sivitas akademika, membantu penelusuran terhadap
kesalahan-kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan perpustakaan, dan
menjamin proses pelayanan tetap berjalan dalam berbagai situasi4.
Perpustakaan Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan (FITK) UIN Syarif
Hidayatullah Jakarta sebagai salah satu institusi yang mempunyai tugas melayani
informasi rujukan bidang pendidikan Islam dan keguruan. Guna mencapai
tugasnya, maka perpustakaan FITK menyusun dan menerapkan SMM ISO
9001:2008 Standard Operating Procedures (SOP), Namun kadangkala antara
standard dan penerapannyan di lapangan sering tidak sejalan dan tidak sesuai yang
di harapkan. Selain itu perpustakaan FITK merupakan perpustakaan Fakultas di
lingkunan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta yang menggunakan Standard
Operating Procedures (SOP).
Berangkat dari hal di atas, penulis tertarik melakukan suatu penelitian yang
berjudul “PENERAPAN STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PADA
LAYANAN PEMUSTAKA DI PERPUSTAKAAN FITK UIN SYARIF
HIDAYATULLAH JAKARTA”
4Darmono, “Pengembangan Standard Operating Procedures (SOP) untuk Perpustakaan
Perguruan Tinggi,” artikel diakses pada 25 September 2010 darihttp://library.um.ac.id/index.php/Artikel-Pustakawan/pengembangan-standard-operating-procedures-sop-untuk-perpustakaan-perguruan-tinggi.html.
5
B. PEMBATASAN DAN PERUMUSAN MASALAH
Mengingat luasnya pembahasan yang diatur dalam Standard Operating
Procedures (SOP) mulai dari seleksi, pengadaan, pengolahan bahan pustaka,
hingga layanan pemustaka. Mengingat keterbatasan waktu dan biaya yang
dimiliki, penulis perlu untuk memperjelas sasaran yang akan dicapai melalui
penelitian sesuai dengan masalah yang telah dikemukakan di atas maka penulis
memberikan pembatas yang jelas dan sesuai topik yang ingin diteliti sebagai
berikut:
1. Penelitian ini bertempat di Perpustakaan FITK UIN Syarif Hidayatullah
Jakarta
2. Penelitian ini berfokus pada SMM ISO 9001:2008 FITK yakni dokumen
Standard Operating Procedures (SOP) yang mengatur Layanan
Pemustaka khususnya layanan sirkulasi yaitu: a. layanan peminjaman
dokumen SOP nomor: FITK-POS-PERPUS-11, pengembalian dan
perpanjangan dokumen SOP nomor: FITK-POS-PERPUS-12, b. layanan
pendaftaran anggota baru dan lama dokumen SOP nomor: FITK-POS-
PERPUS-10, b. layanan peminjaman buku untuk fotokopi dokumen SOP
nomor: FITK-POS-PERPUS-14, c. layanan bebas pustaka dokumen SOP
nomor: FITK-POS-PERPUS-16.
Adapun perumusan masalah dalam skripsi ini yaitu :
1. Bagaimana tahapan penerapan Standard Operating Procedures (SOP)
pada layanan pemustaka di perpustakaan FITK UIN Syarif Hidayatullah
Jakarta ?
6
2. Sejauh mana pemanfaatan dan penerapan Standard Operating Procedures
(SOP) dapat meningkatkan layanan pemustaka di Perpustakaan FITK UIN
Syarif Hidayatullah Jakarta ?
3. Faktor-faktor apa saja yang menghambat penerapan Standard Operating
Procedures (SOP) dalam rangka peningkatan layanan pemustaka di
perpustakaan FITK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta ?
C. TUJUAN DAN MANFAAT PENELITIAN
1. Mengetahui bagaimana tahapan penerapan Standard Operating
Procedures (SOP) pada layanan pemustaka di perpustakaan FITK UIN
Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. Mengetahui bagaimana pemanfaatan dan penerapan Standard Operating
Procedures (SOP) meningkatkan layanan pemustaka sesudah diterapkan
pada layanan pemustaka di perpustakaan FITK UIN Syarif Hidayatullah
Jakarta.
3. Mengetahui faktor-faktor apa saja yang menghambat penerapan Standard
Operating Procedures (SOP) dalam meningkatan layanan pemustaka di
perpustakaan FITK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
Sedangkan manfaat hasil penelitian ini adalah:
1. Maanfaat Akademis
a. Mengembangkan wawasan peneliti dalam proses belajar.
b. Sebagai referensi bagi peneliti- peneliti selanjutnya tentang Standard
Operating Procedures (SOP) dalam meningkatan layanan pemustaka.
7
2. Manfaat Praktis
Diharapkan dapat berguna bagi perpustakaan FITK sebagai referensi
untuk menerapkan Standard Operating Procedures (SOP) dalam upaya
meningkatkan layanan pemustaka.
D. METODE PENELITIAN
1. Jenis dan Pendekatan Penelitian
Jenis penelitian ini adalah penelitian deskriptif, yaitu kegitan yang
dilakukan untuk menggambarkan sifat suatu keadaan yang sementara
berjalan pada saat penelitian dilakukan, dan memeriksa sebab-sebab dari
suatu gejala tertentu.5
Penelitan ini menggunakan pendekatan kualitatif, yaitu suatu metode
yang berfungsi sebagai prosedur penelusuran masalah yang diselidiki
dengan menggambarkan atau melukiskan subjek dan objek penelitian
berdasarkan fakta-fakta yang tampak atau sebagai mana adanya.6
2. Objek dan Subjek Penelitian
Objek penelitian ini adalah dokumen-dokumen Standard Operating
Procedures (SOP), berupa prosedur-prosedur dan format-format yang
disahkan perpustakaan FITK UIN Jakarta baik dalam softcopy maupun
hasil print outnya. Subjek penelitiannya adalah sumber daya manusia yang
5 G. Sevila, at al., Pengantar Metode Penelitian (Jakarta: Penerbit Universitas Indonesia,1993) h. 71
6 Hadawi Nawawi, Metodologi Penelitian Bidang Sosial, (Yogyakarta: Gajah Mada
University Press, 1998), cet. Ke-8, h. 63
8
terlibat dalam proses penerapan Standard Operating Procedures SOP
yang dibatasi kepada pustakawan FITK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
3. Informan
Informan diperlukan dalam penelitian ini untuk menjawab
pertanyaan dalam pedoman wawancara yang telah disusun. Informan
penilitian ini adalah seluruh pustakawan perpustakaan FITK khususnya
staf layanan pemustaka. Dengan asumsi bahwa setiap informan atau
pustakawan FITK mempunyai kewajiban untuk menggunakan SOP dalam
melakukan pekerjaanya khususnya pelayanan. Selain itu setiap informan
memiliki pengalaman bekerja dan informasi yang cukup untuk menjawab
permasalahan dalam penelitian ini.
4. Sumber Data
Sumber data dalam penelitian ini adalah:
1. Data primer, yaitu data-data dan dokumen SMM ISO 9001:2008 SOP
yang diperoleh dari sumber utama. Dalam penelitian ini sumber
utamanya perpustakaan FITK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta
2. Data sekunder, data-data yang diperoleh dari literatur-literatur atau
bacaan yang berkaitan dengan penelitian ini.
Untuk menyempurnakan data dan informasi dalam penelitian ini,
maka penulis menggunakan kedua jenis data tersebut di atas.
5. Teknik Pengumpulan Data
9
Adapun teknik pengumpulan data yang penulis gunakan untuk
mengumpulkan data sesuai dengan tujuan penelitian ini adalah :
a. Kajian pustaka menggunakan buku-buku, artikel, yang online dan
tercetak. Peniliti juga mengkaji dan mempelajari dokumen SOP
perpustakaan FITK yang berkaitan dengan layanan sirkulasi. Ini
dilakukan untuk mencapai pemahaman yang komperenhensif tentang
konsep-konsep yang akan dikaji. Dan sebagai landasan teori untuk
memperkuat analaisa data dalam penelitian. Informasi dari buku
tersebut adalah yang berkaitan denga judul penelitian ini.
b. Wawancara langsung, yaitu dengan mengadakan pertemuan secara
langsung antara penulis dengan pustakawan perpusatakaan FITK UIN
Syarif Hidayatullah Jakarta untuk mendapatkan data-data dalam
penulisan skripsi ini.
c. Observasi lapangan atau mengamati langsung yaitu pengumpulan data
yang dilakukan penulis untuk menilai keadaan lingkungan yang
dijadikan objek penelitian. Observasi dilakukan selama 5 hari yaitu
pada tanggal 2 juni sampai dengan 6 juni 2014 untuk melihat
bagaimana proses pelayanan sirkulasi dan membadingkanya dengan
dokumen SOP perpustakaan FITK.
6. Teknik Pengolahan Data
Berdasarkan metode yang digunakan dalam penlitian ini, maka data
akan disajikan dalam bentuk deskriptif-kualitatif. Data-data yang
ditemukan di lapangan akan dikaji dan dijelaskan secara terperinci
10
sehingga dapat ditarik kesimpulan tentang proses penerapan SOP pada
layanan pemustaka di perpustakaan FITK. Pengolahan data dimulai
dengan pengkajian dokumen SOP layanan pemustaka perpustakaan FITK,
kemudian membandingkannya dengan data yang diperoleh dari hasil
wawancara pribadi dan observasi lapangan mengenai proses penerapan
SOP pada layanan pemustaka di perpustakaan FITK UIN Syarif
Hidayatullah Jakarta.
E. PENELITIAN TERDAHULU
1. Implementasi dan evaluasi SOP (Standard Operational Procedure) di
perpustakaan Penulis : Hari Rachmawati (Skripsi),
Penelitian yang dilakukan oleh Hari Rachmawati bertempat di
perpustakaan Universitas Kristen Petra Surabaya. Tujuan penelitian ini
adalah berupaya untuk memberikan gambaran mengenai implementasi dan
evaluasi Standard Operational Procedure (SOP) di perpustakaan. Metode
penelitian yang digunakan adalah sebagai berikut: Pendekatan penelitian
secara kuantitatif, Tipe penelitian deskriptif, Lokasi penelitian di
perpustakaan Universitas Kristen Petra Surabaya, Instrumen penelitian
dengan menggunakan kuesioner dan angket, Teknik pengumpulan data
melalui data primer, data sekunder, observasi, dan studi pustaka, Analisis
data dengan menggunakan kuantitatif deskriptif. Hasil penelitian secara
umum sistem evaluasi yang dilakukan meliputi dari tahap awal
penyusunan SOP, tahap pelaksanaaan SOP, tahap hasil dari implementasi
11
SOP, dan tahap evaluasi SOP. Penerapan SOP di perpustakaan
menunjukkan perubahan yang bagus dalam segala hal, karena apa yang
diberikan kepada pemustaka sudah memiliki standar layanan.
Perbedaan penelitian yang dilakukan Hari Rachmawati dengan
penelitian yang saya lakukan dapat dilihat dari segi metode penelitian
yaitu: pendekatan secara kualitatif, teknik pengumpulan data melalui
observasi dan wawancara, pembatasan masalah, penelitian saya berfokus
pada implementasi dalam layanan pemustaka khususnya layanan sirkulasi.
Hasil penelitian saya dengan adanya SOP, pustakawan dapat melayani
pemustaka perpustakaan FITK UIN secara efektif dan efisien serta proses
pelayanan yang merata kepada seluruh pemustaka perpustakaan.7
2. Evaluasi SOP perpustakaan perguruan tinggi : studi kasus
Perpustakaan Universitas Indonesia Penulis : Hisyami Adib. A
(Skripsi)
Penelitian yang di lakukan oleh Hisyami Adib. A bertempat di
Perpustakaan Universitas Indonesia. Metode penelitian yang diguanakan
adalah: pendekatan penelitian secara kualitatif dan tipe penelitian
deskriptif. Tehnik pengumpulan data melalui observasi dan wawancara.
Sampel penelitian ini adalah pustakawan perpustakaan UI yang telah
bekerja minimal 5 tahun, variabel penelitian ini adalah keseluruhan SOP
7Hari Rachmawati, Implementasi dan evaluasi SOP (standart operational prosedure) di
perpustakaan (Study Deskriptif Tentang Implementasi dan Evaluasi SOP pada Pustakawan danMahasiswa di Perpustakaan Universitas Kristen Petra Surabaya). [Skripsi], Surabaya: UniversitasAirlangga, 2010.
12
mulai dari penyusunan penerapan sampai pada tahap evaluasi, analisis data
yang digunakan adalah analisis kualitatif. Hasil penelitian ini
menunjukkan bahwa SOP yang disusun oleh berbagai pihak yang
berkompetensi baik secara akademis maupun empiris terhadap situasi yang
terjadi di perpustakaan ini pada awal implementasinya direspon dengan
baik oleh para staf yang bekerja di lapangan karena mereka berpendapat
bahwa adanya SOP memang mempermudah pekerjaan mereka, terutama
jika mereka harus berpindah bagian. Akan tetapi situasi lapangan yang
dinamis dan cepat berubah tidak diikuti dengan revisi berkesinambungan
pada SOP yang telah ada sehingga para staf perpustakaan mengalami
kesulitan untuk mengerjakan pekerjaan mereka sesuai dengan SOP yang
baku karena tidak lagi sesuai dengan apa yang mereka hadapi di lapangan.
Perbedaan antara penelitian yang dilakukan oleh Hisyami Adib. A
dengan penelitian saya dapat di lihat dari segi pembatasan masalah,
penelitian saya berfokus kepada penerapan SOP khususnya yang mengatur
layanan pemustaka. Hasil penelitian yang saya lakukan, dengan adanya
SOP pustakawan dapat melayani pemustaka perpustakaan FITK UIN
secara efektif dan efisien serta proses pelayanan yang merata kepada
seluruh pemustaka perpustakaan. 8
8Hisyami Adib. A, Evaluasi SOP Perpustakaan Perguruan Tinggi : Studi Kasus Perpustakaan
Universitas Indonesia. [skripsi], Jakarta: Universitas Indonesia, 2007.
13
F. SISTEMATIKA PENULISAN
Secara garis besar skripsi ini terdiri dari 5 (lima) bab dengan sub bab. Agar
mendapat arah dan gambaran yang jelas mengenai hal yang tertulis, berikut ini
sistematika penulisannya secara lengkap :
BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini membahas Latar Belakang Masalah, Batasan dan
Rumusan Masalah, Tujuan dan Manfaat Penelitian, Metode
Penelitian, dan Sistematika Penulisan.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
Bab ini menjelaskan tinjauan umum tentang perpustakaan
pergurunan tinggi, Standard Operating Procedures (SOP), dan
layanan pemustaka.
BAB III GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN FITK UIN SYARIF
HIDAYATULLAH JAKARTA
Pada bab ini menjelaskan tentang profil dari objek penelitian yaitu
perpustakaan FITK, mulai sejarah, dari visi misi, struktur
orgamisasi hingga layanan pemustaka yang terdapat diperpustakaan
FITK.
BAB IV PEMBAHASAN DAN HASIL PENELITIAN
Membahas inti persoalan yang diperbincangkan dalam penelitian
ini, berupa layanan pemustaka, dan penerapan Standard Operating
Procedures (SOP) dalam meningkatkan layanan pemustaka
14
BAB V PENUTUP
Pada bab ini berisikan Kesimpulan Penelitian yang merupakan
jawaban dari perumusan masalah dalam penelitian. Selain itu juga
berisi saran dari penulis selama melakkukan penelitian.
15
BAB II
TINJAUAN LITERATUR
A. Perpustakaan Perguruan Tinggi
Pada dasarnya perpustakaan merupakan suatu instansi yang memilliki
proses kerja yang sama, yaitu memberikan pelayanan informasi. Namun seiring
perkembangannya, jenis perpustakaan semakin bertambah, setiap perpustakaan
memiliki definisi dan kriteria tertentu yang membedakannya dengan perpustakaan
lain. Perpustakaan perguruan tinggi merupakan salah satu dari sekian banyak
perpustakaan.
“Perpustakaan perguruan tinggi adalah suatu unit kerja yangmerupakan bagian integral dari suatu lembaga induknya, yang bersama-sama dengan unit lainnya tetapi dalam peranan yang berbeda, bertugasmembantu perguruaan tinggi yang bersangkutan dalam melaksanakan TriDharmanya.”1
Profesor Sulistyo Basuki seorang pakar Ilmu Perpustkaan dan Informasi
menyatakan bahwa “Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang
terdapat pada perguruan tinggi, badan bawahannya, maupun lembaga yang
berafiliasi dengan perguruan tinggi, dengan tujuan utama membantu perguruan
tinggi mencapai tujuannya.”2
Sedangkan menurut Sutarno NS menjelaskan Perpustakaan perguruan tinggi
mencakup universitas, sekolah tinggi, institut, akademi, dan lain sebagainya yang
1 Noerhayati S, Pengelolaan Perpustakaan: Jilid I (Bandung: Alumni, 1987) h. 1.2 Sulistyo Basuki, Pengantar Ilmu perpustakaan (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1993),
h.51
16
berada di lingkungan kampus untuk membantu perguruan tinggi tersebut dengan
tujuan melaksanakan tri dharma perguruan tinggi.3
Dalam Standar Nasional Perpustakaan disebutkan perpustakaan perguruan
tinggi bertujuan memenuhi kebutuhan informasi pengajar dan mahasiswa di
perguruan tinggi. Perpustakaan perguruan tinggi dapat juga terbuka untuk publik.4
Dari beberapa pendapat diatas, dapat disimpulkan bahwa perpustakaan
perguran tinggi adalah perpustakaan yang terdapat pada perguruan tinggi, sekolah
tinggi, akademi, institut, atau pendidikan lainnya yang berfungsi menyediakan dan
menyebarluaskan informasi guna membantu perguruan tinggi dalam mencapai
tujuannya yakni pendidikan, penelitian dan mengabdian kepada masyarakat, yang
lebih dikenal sebagai tri dharma perguruan tinggi.
1. Tujuan Perpustakan Perguruan Tinggi
Menurut Noerhayati S, tujuan diselenggarakannya perpustakaan
perguruan tinggi adalah untuk mendukung, memperlancar serta
meningkatkan kualitas pelaksanaan program kegiatan perguruan tinggi
melalui pelayanan informasi yang meliputi aspek-aspek pengumpulan
informasi, pengolahan informasi, pemanfaatan informasi, dan
penyebarluasan informasi.5
3 Sutarno NS, Manajemen Perpustakaan: Suatu pendekatan Praktik (Jakarta: Sagung Seto,2006), h. 35-36
4 Perpustakaan Nasional Republik Indonesia (PNRI), Standar Nasional Perpustakaan(SNP) Bidang Perpustakaan Sekolah dan Perpustakaan Perguruan Tinggi (Jakarta: PerpustakaanNasional, 2011), h. 2
5 Noerhayati.S, Pengelolaan Perpustakaan: Jilid 1, h. 2
17
Selaras dengan pernyataan di atas, menurut pendapat Sulistyo
Basuki, tujuan perpustakaan perguruan tinggi antara lain sebagai berikut:
a. Memenuhi keperluan informasi masyarakat perguruan tinggi,
lazimnya staf pengajar dan mahasiswa. Sering pula mencakup tenaga
kerja administrasi perguruan tinggi.
b. Menyediakan bahan pustaka (referensi) pada semua tingkatan
akademis,
c. Menyediakan ruangan belajar bagi pengguna perpustakaan.
d. Menyediakan jasa peminjaman yang tepat guna bagi berbagai jenis
pengguna.
e. Menyediakan jasa informasi aktif yang tidak saja terbatas pada
lingkungan.6
Dari pendapat di atas, bisa disimpulkan perpustakaan perguruan
tinggi bertujuan untuk mendukung kinerja perguruan tinggi melalui
pelayanan informasi mulai dari menghimpun, mengolah, sampai
menyebarluaskan informasi kepada masyrakat akademis, baik dalam
lingkungan perguruan tingginya maupun masyrakat akademis secara luas.
2. Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi
Pada dasarnya fungsi utama perpustakaan perguruan tinggi adalah
menunjang tri dharma perguruan tinggi. Hal ini senada dengan yang
dinyatakan Sutarno, tugas dan fungsi perpustakaan perguruan tinggi yang
6 Sulistyo Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan, 1993) h. 52
18
utama adalah menunjang proses pendidikan, penelitian dan pengabdian
kepada masyarakat yakni tri dharma perguruan tinggi.7
Sedang Sulistyo Basuki, mengatakan fungsi utama perpustakaan
perguran tinggi antara lain:
a. fungsi edukatif, perpustakaan membantu mengembangkan potensi
mahasiswa dengan sistem pembelajaran yang terdapat dalam
kurikulum pendidikan,
b. fungsi informasi, perpustakaan membantu mahasiswa dalam
memperoleh informasi sebanyak-banyaknya melalui penelusuran
informasi yang ada di perpustakaan,
c. menunjang kegiatan penelitian, dalam hal ini perpustakaan
menyediakan sejumlah informasi yang diperlukan agar proses
penelitian dosen, mahasiswa, dan staf non edukatif dapat dilakukan
berdasar data-data yang diperoleh dari perpustakaan,
d. sebagai tempat rekreasi atau hiburan, mahasiswa dapat
mengandalkan perpustakaan untuk mengurangi ketegangan setelah
lelah belajar dengan bahan bacaan ringan dan menghiburkan yang
ada di perpustakaan.8
Dalam rancangan peraturan pemerintah tentang pelaksanaan UU 43
tahun 2007 sebagaimana yang dikutip oleh Abdul Rahman Saleh,
dinyatakan bahwa perpustakaan perguruan tinggi berfungsi sebagai
7 Sutarno NS, Manajemen Perpustakaan: Suatu pendekatan Praktik, hal. 368 Sulistyo Basuki, Pengantar Ilmu perpustakaan, h. 107
19
sumber belajar, peneltian, deposit internal, pelestarian dan pusat jejaring
bagi civitas akademika di lingkungan perguruan tinggi.9
Selain yang disebutkan di atas Noerhayati membagi fungsi tersebut
menjadi dua bagian yaitu sebagai berikut:
a. Ditinjau dari segi proses pelayanannya berfungsi sebagai: pusat
pengumpulan informasi, pusat pelestarian informasi, pusat
pengelolaan informasi, pusat pemanfaatan informasi dan pusat
penyebarluasan informasi.
b. Ditinjau dari segi program kegiatan perguruan tinggi berfungsi
sebagai pusat pelayanan informasi untuk: program pendidikan dan
pengajaran, program penelitian dan program pengabdian
masyarakat.10
Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa perpustakaan
perguruan tinggi berfungsi sebagai pusat informasi guna menunjang
proses tri dharma perguruan tinggi yakni pendidikan, penelitian dan
pengabdian kepada masyarakat.
B. Layanan Perpustakaan
Perpustakaan mempunyai tugas menghimpun, mengolah dan
menyebarluaskan informasi, tentulah akan sangat bermanfaat apabila semua
informasi tersebut dimanfaatkan oleh pengguna. Pelayanan sebagai unsur utama
9 Abdul Rahman Saleh, Percikan Pemikiran di Bidang Kepustakawanan (Jakarta: SagungSeto, 2011), h. 45-46
10 Noerhayati.S, Pengelolaan Perpustakaan: Jilid 1, h. 53
20
dalam kegiatan perpustakaan mempunyai peranan penting guna menjembatani
pemustaka dengan sumber informasi dan pemanfaatan fasilitas perpustakaan
Sutarno NS menyatakan, layanan perpustakaan merupakan salah satu
kegiatan utama disetiap perpustakaan yang lansung berhubungan dengan
masyarakat, dan sekaligus merupakan barometer keberhasilan penyelenggaraan
perpustakaan.11
Menurut Lasa HS, pelayanan pepustakaan mencakup semua kegiatan
pelayanan kepada pengguna yang berkaitan dengan pemanfaatan, penggunaan
koleksi perpustakaan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan
pengguna perpustakaan. Kegiatan pelayanan kepada pengguna perpustakaan
merupakan pelayanan yang diberikan oleh suatu perpustakaan untuk menyebarkan
informasi dan pemanfaatan koleksi. Pengguna perpustakaan tidak hanya
menginginkan pelayanan yang diberikan pihak perpustakaan saja, tetapi juga
menginginkan pelayanan tersebut dalam jumlah dan kualitas yang memadai.12
1. Layanan Pemustaka Perpustakaan Perguruan Tinggi
Dalam dunia perpustakaan dikenal dua macam layanan
perpustakaan, yaitu layanan teknis dan layanan pengguna. Dalam undang-
undang nomor 43 tahun 2007 sebagaiman yang dikutip oleh Hotman
Nababan dinyatakan bahwa pengguna layanan/perputakaan disebut dengan
istilah pemustaka. Pemustaka adalah pengguna perpustakaan yaitu
11 Sutarno NS, Manajemen Perpustakaan: Suatu pendekatan Praktik, h. 90.12 Lasa Hs, Jenis-jenis Pelayanan Informasi Perpustakaan (Yogyakarta: Gadjah Mada
University Press, 1994), h. 122.
21
perseorangan, kelompok orang, masyarakat, atau lembaga yang
memanfaatkan fasilitas layanan perpustakaan.13
Dalam Standar Nasional Perpustakaan dijelaskan bahwa layanan
teknis meliputi kegiatan pengadaan dan pengolahan bahan perpustakaan
yang dilakukan berdasarkan kebutuhan pemustaka, dan kegiatan lain yang
berhubungan dengan pekerjaan mempersiapkan bahan perpustakaan.
Sedang layanan pemustaka, layanan yang lansung berhubungan dengan
pemustaka, meliputi: layanan sirkulasi, layanan referensi dan literasi
informasi.14
Sejalan dengan di atas, Ridwan Siregar seperti yang dikutip Faisal
Hariadi menjelaskan tentang pelayanan perputakaan:
a. pelayanan teknis, yang mencakup kegiatan pengadaan, pengatalogan
dan perawatan koleksi. Prosedur dan mekanisme kerja dari kegiatan
tersebut harus dirumuskan dengan baik agar pekerjaan pembinaan
koleksi dapat berjalan dengan lancar. Standar-standar pengolahan
harus ditetapkan, dan peralatan-peralatan serta bahan-bahan yang
diperlukan untuk itu harus disediakan.
b. pelayanan pemustaka, yang mencakup kegiatan antara lain
peminjaman dan keanggotaan, bantuan atau bimbingan penggunaan
bahan pustaka, layanan penelusuran dan silang layang. Untuk
kelancaran pelayanan pemustaka, harus ditetapkan jam buka
13 Hotman Nababan, “Perpustakaan Sebagai Service Provider dalam Konteks PelayananPrima,” Media Pustakawan Vol. 17 No. 3 dan 4 2010, h. 42
14 Perpustakaan Nasional Republik Indonesia (PNRI), Standar Nasional Perpustakaan(SNP) Bidang Perpustakaan Sekolah dan Perpustakaan Perguruan Tinggi, h. 1
22
perpustakaan, peraturan penggunaan bahan pustaka dan prosedur serta
mekanisme setiap jenis pelayanan yang ditawarkan. Untuk keperluan
pengembangan, data pelayanan harus dikumpulkan setiap saat.15
Abdul Rahman Shaleh menyebutkan macam layanan pemustaka
antara lain: layanan sirkulasi, layanan referensi, layanan pendidikan
pemakai, layanan penelusuran informasi, layanan penyebarluasan
informasi terbaru, layanan penyebarluasan informasi terseleksi, layanan
penerjemahan, layanan fotokopi, dan lain-lain. Namun dalam
pelaksanaannya layanan-layanan tersebut diintegrasikan ke dalam layanan
informasi dan layanan referensi.16
Sejalan dengan di atas, Standar Nasional Perpustakaan tentang
perpustakaan perguruan tinggi menyebutkan jenis layanan perpustakaan
sekurang-kurangnya peliputi layanan sirkulasi, layanan referensi, literasi
informasi, dan layanan teknologi informasi dan komunikasi.17 Berikut ini
penjelasannya:
a. Layanan sirkulasipelayanan sirkulasi mencangkup semua bentuk kegiatan
pencatatan yang berkaitan dengan pemanfaatan, pemustakaan koleksi
15 Fasisal Hariadi, “Kualitas Pelayanan Sirkulasi Perpustakaan di Unit Pelaksana TeknisPerpustakaan Universitas Negri Yogyakarta: Tahun 2012 (Skripsi S1 Fakultas Pendidikan,Universitas Negri Yogyakarta, 2012), h.23
16 Abdul Rahman Shaleh, Manajemen Perpustakaan Perguruan Tinggi (Jakarta:Universitas Terbuka, 1995) h. 178.
17 Perpustakaan Nasional Republik Indonesia (PNRI), Standar Nasional Perpustakaan(SNP) Bidang Perpustakaan Sekolah dan Perpustakaan Perguruan Tinggi, h. 5.
23
perpustakaan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan
pemustaka jasa perpustakaan.18
b. Layanan referensi
“Pelayanan referensi dapat diartikan sebagai proses pemberian
jawaban oleh pustakawan atas pertanyaan pengunjung, yang
jawabannya dapat dicari melalui sumber-sumber informasi yang
dimiliki perpustakaan.”19
c. Literasi informasi
“Kemampuan untuk mengenal kebutuhan informasi untukmemecahkan masalah, mengembangkan gagasan, mengajukanpertanyaan penting, menggunakan berbagai strategi pengumpulaninformasi, menetapkan informasi yang cocok, relevan danotentik.”20
d. Layanan teknologi informasi dan komunikasi
“Penggunaan komputer dan internet dalam sebagian besarprogram-program inti perpustakaan, yaitu dalam bidangadministrasi ketata usahaan, pengolahan informasi, pengadaanbahan, dan dalam bidang pelayanan informasi danpenelusurannya.”21
2. Sistem Pelayanan Perpustakaan
Sistem pelayanan perpustakaan dapat dibedakan melalui dua macam
yaitu sistem pelayanan terbuka (open Access) dan sistem pelayanan
tertutup (close access).
18 Lasa Hs, Jenis-jenis Pelayanan Informasi Perpustakaan, h. 1.19 Pawit M. Yusup, Ilmu Informasi, Ilmu Komunikasi dan Kepustakaan (Jakarta: Bumi
Aksara, 2009) h. 458.20 Perpustakaan Nasional Republik Indonesia (PNRI), Standar Nasional Perpustakaan
(SNP) Bidang Perpustakaan Sekolah dan Perpustakaan Perguruan Tinggi, h. 1.21 Pawit M. Yusup, Ilmu Informasi, Ilmu Komunikasi dan Kepustakaan, h. 468.
24
“Pada sistem layanan terbuka pengguna dapat masuk ke ruangpenyimpanan koleksi, sihingga dapat mencari dan menemukansendiri bahan pustaka yang diperlukannya Sedangkan pada sistemlayanan tertutup pengguna harus meminta bantuan pustakawan untukmencari bahan pustaka yang diperlukannya.22
Sedang menurut Abdul Rahman Shaleh, sistem pelayanan terbuka
perpustakaan memberi kebebasan kepada pengunjungnya untuk dapat
masuk dan memilih sendiri koleksi yang diinginkannya dari rak. Petugas
hanya mencatat apabila koleksi tersebut akan dipinjam serta dikembalikan.
Sistem pelayanan tertutup merupakan kebalikan dari sistem terbuka,
pengunjung tidak boleh masuk ke ruangan koleksi, tetapi yang dibutuhkan
harus diambilkan oleh petugas.23
Menurut Sutarno NS, penerapan sistem layanan perpustakaan
dimaksudkan agar proses pemberian jasa layanan dapat berlansung tertib,
teratur dan cepat yang merupakan mata rantai rangkaian kegiatan yang
terdiri atas berbagai subagian yang saling berhubungan satu sama lain.
Unsur-unsur yang terdapat dan terkait dengan sistem pelayanan
perpustakaan meliputi:
a. Kesiapan petugas layanan baik fisik, mental, kemampuan,
keterampilan, pengalaman dan kemauan.
b. Kesiapan peralatan dan perlengakapan sebagai penunjang.
22 Ida Winarti, dkk, Sistem Pelayanan Perpustakaan (Bogor: Departemen Pertanian :PusatPerpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian, 2001) h. 5-6.
23 Abdul Rahman Shaleh, Manajemen Perpustakaan Perguruan Tinggi, h. 178-179.
25
c. Keharmonisan komunikasi, kerjasama, persamaan presepsi antara
petugas dengan pengunjung perpustakaan.
d. Peraturan dan tata tertib perpustakaan yang singkat, jelas dapat
dimengerti dan dapat dipatuhi oleh pemakai perpustakaan.
e. Pedoman yang standar dibidang layanan perpustakaan yang berlaku
umum sehingga dapat dipelajari dan dipraktikkan.24
C. Pelayanan Sirkulasi
1. Pengertian Pelayanan Sirkulasi
“Pelayanan sirkulasi adalah pelayanan yang menyangkutperedaran bahan pustaka yang dimiliki oleh perpustakaan. Padapelayanan sirkulasi ini dilakukan proses peminjaman bahan pustaka,penentuan jangka waktu peminjaman, pengembalian bahan pustakayang dipinjam dan pembuatan statistik peminjaman untuk laporanperpustakaan.”25
Menurut Lasa HS, pengertian sirkulasi memcangkup pengertian
yang lebih luas, yakni semua bentuk kegiatan pencatatan yang berkaitan
dengan pemanfaatan dan penggunaan koleksi dengan tepat guna dan tepat
waktu untuk pengguna jasa perpustakaan.26
2. Fungsi Pelayanan Sirkulasi
Syihabuddin Qalyubi menyatakan terdapat beberapa fungsi
pelayanan sirkulasi, yaitu sebagai berikut:
24 Sutarno NS, Manajemen Perpustakaan: Suatu pendekatan Praktik, hal. 119-12025 Abdul Rahman Shaleh, Manajemen Perpustakaan Perguruan Tinggi, h. 179.26Lasa Hs, Jenis-jenis Pelayanan Informasi Perpustakaan, h. 1.
26
a. Pengawasan pintu masuk dan keluar perpustakaan,
b. Pendaftaran anggota, perpanjangan keanggotaan dan pengunduran diri
anggota perpustakaan,
c. Peminjaman, pengembalian dan perpanjangan waktu peminjaman,
d. Pengurusan keterlamabatan pengembalian koleksi yang dipinjam,
seperti denda,
e. Pengeluaran surat peringatan bagi buku yang belum dikembalikan
pada waktunya dan surat bebas pustaka,
f. Penugasan yang berkaitan dengan peminjaman buku, khususnya buku
hilang atau rusak,
g. Pertanggung jawaban atas segala berkas peminjaman,
h. Pembuatan statistik peminjaman berupa statistik anggota yang
memperbaharui keanggotaanya, anggota baru, anggota yang
mengundurkan diri, pengunjung perpustakaan, statistik peminjam,
statistik jumlah buku yang dipinjam, statistik peminjaman berdasarkan
subyek, dan daftar buku yang masuk daftar tendon,
i. Peminjaman antar perpustakaan,
j. Pengawasan urusan penitipan tas, jas atau mantel milik pengunjung
perpustakaan,
k. Penugasan lainnya, terutama yang berkaitan dengan peminjaman.27
27 Syihabuddin Qalyubi dkk, Dasar-Dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi (YogyaKarta:Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Fakultas Adab,2003), h.221
27
3. Kegiatan pelayanan Pelayanan Sirkulasi
Semua kegiatan yang dilakukan pelayanan sirkulasi saling berkaitan,
maka hendaklah layanan sirkulasi disusun dan terkoordinasi sesuai dengan
jenis tugasnya.
Menurut Lasa HS, kegiatan dalam layanan sirkulasi meliputi:
keanggotaan, peminjaman koleksi, pengembalian koleksi, perpanjangan,
penagihan, sanksi, dan memberikan surat keterangan bebas pinjaman.28
a. Keanggotaan
kegunaan dari pada pendaftaran anggota adalah sebagai berikut:
1) Mengetahui jati diri peminjam, memperlihatkan tanggung jawab
untuk mengamankan milik perpustakaan dan melindungi hak
pembaca yang lain, yang memungkinkan ingin mempergunakan
dengan baik.
2) Mengukur daya guna perpustakaan bagi mereka yang dilayaninya.
3) Mengukur kedudukan sosialnya dengan jalan mengetahui jumlah
buku yang dipinjam oleh para pembaca.
4) Mengetahui golongan peminjaman untuk mengetahui pula
kebutuhan mereka, selera yang sesuai dapat dipergunakan sebagai
data perbandingan dengan perpustakaan lain, kemudian
meningkatkan.29
28Lasa Hs, Jenis-jenis Pelayanan Informasi Perpustakaan, h. 18.29 Sutarno NS, Manajemen Perpustakaan: Suatu pendekatan Praktik, h. 98
28
b. Peminjaman
Kegiatan peminjaman adalah suatu proses pencatatan transaksi
yang dilakukan oleh petugas perpustakaan dengan pengguna pada saat
pengguna meminjam koleksi. Jenis koleksi yang umum dipinjamkan
adalah koleksi yang berupa buku. Dalam proses peminjaman perlu
dilakukan pencatatan agar koleksi yang dipinjam mudah diidentifikasi,
tempat koleksi mudah dikontrol, pengguna koleksi mudah diketahui
dan batas waktu pengembalian mudah diprediksi.30
c. Pengembalian
Langkah kerja yang dilakukan oleh petugas dalam prosedur
pengembalian bahan pustaka, yaitu: pemustaka harus membawa
langsung bahan pustaka yang hendak dikembalikan pada lembar
tanggal kembali, setelah pemustaka menyerahkan bahan pustaka yang
akan dikembalikan, pengambilan kartu buku berdasarkan tanggal
kembali, mengambil kartu pinjam dari kotak kartu pinjam berdasarkan
nomor anggota yang tertera pada kartu buku, memberikan stempel
tanda kembali pada kartu buku, lembar tanggal kembali dan kartu
pinjam, mengembalikan kartu buku pada kantong buku,
mengembalikan kartu pinjam ke dalam kotak kartu pinjam,
30 Syihabuddin Qalyubi dkk, Dasar-Dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi, h.224.
29
mengelompokkan buku menurut kode bukunya untuk dikembalikan ke
rak buku, memilah buku yang rusak dan yang dapat dikembalikan.31
d. Perpanjangan
Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi
sebagaimana yang di kutip Faisal Hariyadi, Perpanjangan waktu
peminjaman tergantung kepada kebijakan perpustakaan, ada
perpustakaan yang memberikan perpanjangan sebanyak dua kali saja
dan juga hanya memberikan satu kali saja.32
e. Penagihan
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi
Depdiknas, sebagaimana yang dikutip Faisal Hariadi, prosedur
penagihan beransung sebagai berikut: Petugas memeriksa
keterlambatan pengembalian berdasarkan tanggal kembali bahan
perpustakaan; pekerjaan ini harus dilakukan setiap hari. Petugas
membuat surat penagihan rangkap dua; lembar pertama dikirimkan
kepada peminjam, sedangkan lembar kedua disimpan. Bila bahan
pustaka dikembalikan setelah ditagih, petugas memprosesnya
berdasarkan proses pengembalian.33
31 Sri Terta Dewi, Androni, “Sikap Pemustaka Terhadap Layanan Sirkulasi di PerpustakaanUniversitas Padang,” Jurnal Ilmu Informasi Perpustkaan dan Kearsipan, vol. 1 No.1 (September2012): h. 164.
32 Fasisal Hariadi, “Kualitas Pelayanan Sirkulasi Perpustakaan di Unit Pelaksana TeknisPerpustakaan Universitas Negri Yogyakarta, h.38.
33 Fasisal Hariadi, “Kualitas Pelayanan Sirkulasi Perpustakaan di Unit Pelaksana TeknisPerpustakaan Universitas Negri Yogyakarta, h.37.
30
f. Pemberian sanksi
Sanksi diberikan kepada pemustaka apabila melakukan
pelanggaran peraturan perpustakaan. Abdul Rahman Shaleh
menyebutkan pelanggaran peraturan perpustakaan sebagai berikut:
terlambat mengembalikan pinjaman bahan pustaka, mengembalikan
bahan pustaka dalam keadaan rusak, membawa bahan pustaka tanpa
melalui prosedur yang benar, menghilangkan bahan pustaka dan
melanggar tata tertib perpustkaaan. sanksi yang diberikan bergantung
kepada bobot pelanggaran, sanksi yang lazim dikenakan kepada
pengguna ada tiga macam: denda, sanksi administrasi, misalnya tidak
boleh meminjam bahan perpustakaan dalam waktu tertentu dan sanksi
akademik, berupa pembatalan hak dalam kegiatan belajar-mengajar.34
g. Surat keterangan bebas Pustaka
“Surat keterangan bebas pustaka diberikan kepadapemustaka sebagai bukti bahwa dia tidak mempunyai pinjamanatau kewajiban lain. Pemberian surat keterangan bebas pustakadimaksudkan agar koleksi terpelihara dan pemustaka mematuhiperaturan perpustakaan . bagi pemustaka keterangan bebas pusakadiperlukan untuk ujian akhir, penerimaan ijazah, dan pindah studike perguruan lain.”35
h. Statistik
Statistik merupakan informasi kuantitatif tentang jumlah
tambahan buku pertahun, jumlah pengunjung dan sebagainya. Menurut
Syihabuddin Qalyubi, pustakawan menggunakan statistik untuk
34 Abdul Rahman Shaleh, Manajemen Perpustakaan Perguruan Tinggi, h. 184-185.35 Sri Terta Dewi, Androni, “Sikap Pemustaka Terhadap Layanan Sirkulasi di Perpustakaan
Universitas Padang: h. 164.
31
berbagai keperluan, yaitu untuk menyusun laporan tahunan, mengukur
efisiensi berbagai bagian perpustakaan, menyusun rencana dan jasa
perpustakaan, memperkuat alasan dalam menunjang penambahan
anggaran dan tenaga, serta menyajikan keberhasilan perpustakaan pada
pengguna dan pimpinan.36
D. Standard Operating Procedures (SOP)
1. Manajemen Perpustakaan Perguruan Tinggi
Perpustakaan merupakan sebagai suatu satuan organisasi, badan atau
lembaga. Satuan kerja tersebut dapat berdiri sendiri, tetatapi dapat juga
merupakan bagian dari organisasi di atasnya yang lebih besar.
Berdasarkan peraturan pemerintah nomor 30 tahun 1990 pasal 55,
sebagai mana yang dikutip Abdul Rahman Shaleh, perpustakaan perguruan
tinggi berstatus sebagai salah satu unit pelaksana teknis (UPT) di tingkat
pusat yang mempunyai kedudukan setingkat dengan unit pelaksana teknis
di tingkat pusat.37
Agar perpustakaan perguruan tinggi dapat dikelola dengan berdaya
guna dan berhasil guna, sehingga mampu menyeleksi, menghimpun,
mengolah, memelihara sumber informasi dan memberdayakan dengan
memberikan layanan, serta memberikan nilai tambah bagi mereka yang
membutuhkan diperlukan manajemen perpustakaan.
36 Syihabuddin Qalyubi dkk, Dasar-Dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi, h.22437 Abdul Rahman Shaleh, Manajemen Perpustakaan Perguruan Tinggi, h. 18.
32
“Manajamen perpustakaan adalah pengolahan perpustakaanberdasarkan yang didasarkan kepada teori dan prinsip-prinsipmanajemen. Teori manajemen adalah suatu konsep pemikiran ataupendapat yang dikemukakan mengenai bagaimana ilmu manajemenuntuk diterapkan di dalam suatu organisasi. Sementara prinsip-prinsip manajemen adalah dasar atau asas kebenaran yang menjadipokok dasar berpikir di dalam manajemen.”38
Dalam suatu manajemen terdapat fungsi-fungsi yang harus
dijalankan. Menurut George R. Terry sebagaimana yang dikutip Sutarno,
fungsi-fungsi manajemen untuk tingkat operatif manajemen dapat dibatasi
dan dirumuskan: perencanaan (planning), Pengorganisasian (organizing),
penggerakan (actuating), dan Pengawasan (controlling).39
a. perencanaan (planning)
Perencanaan adalah perhitungan dan penentuan tenatang apa yang
akan dijalankan dalam rangka mencapai tujuan tertentu. Di dalamnya
meliputi tempat, oleh siapa pelaku atau pelaksana, dan bagaimana
caranya mencapai itu.
b. Pengorganisasian (organizing)
Pengorganisasian yakni fungsi yang dijalankan oleh semua
manajer di semua tingkatan. Hasil pengorganisasian bukanlah struktur
organisasi, melainkan terorganisasikannya semua aktivitas didalam
suatu wadah organisasi, sehingga semua tugas dan fungsi berjalan
guna mencapai tujuannya
38 Sutarno NS, Manajemen Perpustakaan: Suatu pendekatan Praktik, hal. 20.39 Sutarno NS, Manajemen Perpustakaan: Suatu pendekatan Praktik, hal. 135
33
c. penggerakan (actuating)
penggerakan merupakan penggabungan dari merupakan
penggabungan dari beberapa fungsi manajemen yang saling
berhubungan satu sama lainnya, yakni meliputi kepemimpinan
(leadership), pengarahan, komunikasi, pemberian motivasi, dan
penyediaan sarana dan prasarana atau fasilitas
d. Pengawasan (controlling)
Pengawasan adalah kegiatan yang membandingkan atau
mengukur apa yang sedang atau sudah dilaksanakan dengan kriteria,
norma-norma, standar atau rencana-rencana yang sudah ditetapkan
sebelumnya.
Seperti yang disebutkan diatas pengawasan dapat dilakukan
dengan adanya standar atau ukuran yang telah ditetapkan. Menurut
Sulistiyo Basuki , Standar adalah sebuah aturan, yang biasanya
digunakan untuk bimbingan tetapi dapat pula bersifat wajib, yang
memberi batasan spesifikasi dan penggunaan sebuah objek atau
karakteristik sebuah proses dan karatkteristik semuah metode.40
Menurut Abdurrahman Shaleh Ada dua jenis standar yang dikenal
sehari-hari yaitu: yang berhubungan dengan kebendaan (material)
seperti kuantitas, kualitas, biaya, waktu dan lain-lain; dan yang
berhubungan dengan moral manusia seperti loyalitas dan sebagainya.41
40 Sulistiyo Basuki, Teknik dan Jasa Dokumentasi, (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama,1992), h. 195.
41 Abdul Rahman Shaleh, “Manajemen Perpustakaan Perguruan Tinggi, h. 133.
34
Adapun standar yang dikenal di perpustakaan yaitu: Standar
Nasional Indonesia (SNI) untuk perpustakaan, Standar Nasional
Perpustakaan (SNP), dan Standard Operating Procedures (SOP)
perpustakaan. Untuk selanjutnya penulisan Standard Operating
Procedures akan menggunakan SOP.
Menurut Mohamad Aries, SOP merupakan bagian dari sistem
informasi manajemen suatu organisasi. Sistem informasi manajemen
yang terdiri dari komponen-komponen baik manual maupun
terkomputerisasi yang bertujuan menyediakan fungsi-fungsi
operasional pada manajemen.42
2. Pengertian Standard Operating Procedures (SOP)
a. Standard Operating Procedures (SOP)
Standard Operating Procedures dalam bahasa Indonesia dapat
disebut sebagai Prosedur Operasional Standar yang disingkat POS,
namun POS bukanlah suatu istilah yang popular dibanding SOP. SOP
pada dasarnya adalah pedoman yang berisi prosedur-prosedur
operasional standar yang ada dalam suatu organisasi yang digunakan
untuk memastikan bahwa semua keputusan dan tindakan, serta
penggunaan fasilitas-fasilitas proses yang dilakukan oleh orang-orang
42 Mohamad Aries, dan Abdul Rahman Saleh. Penyusunan Standard Operating Prosedur diPerpustakaan,” artikel diakeses pada tanggal 25 Desember 2010 dari http://ar-saleh.blogspot.com/2005/02/penyusunan-standard-operating.html.
35
di dalam organisasi berjalan secara efektif, efisien, konsisten, standar
dan sistematis.43
Hal diatas senada dengan yang dikatakan Mohamad Aries, SOP
adalah dokumen tertulis yang memuat prosedur kerja secara rinci,
tahap demi tahap dan sistematis.44
Sedang Menurut B. Mustofa, SOP adalah suatu panduan tertulis
dalam menjalankan kegiatan sehari-hari di suatu lembaga untuk
menjamin standar mutu hasil pekerjaan.45
Dari beberapa pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa SOP
adalah suatu dokumen yang berisi pedoman prosedur kerja dalam
suatu organisasi, yang digunakan untuk memastikan tindakan,
penggunaan fasilitas di dalam organisasi berjalan secara efektif,
efisien, konsisten, standard dan sistematis.
b. Standard Operating Procedures (SOP) Perpustakaan
Pada dasarnya, di perpustakaan terdapat pekerjaan rutin yang
dilakukan setiap hari, mulai dari seleksi, pengadaan, pengolahan,
pemeliharaan sampai pada pelayanan. Agar pekerjaan-pekerjaan
tersebut dapat dilakukan dengan baik maka diperlukan pedoman yang
43 Rudi M. Tambunan, Pedoman Penyusunan Standard Operating Pocedures (SOP)(Jakarta: Maiestas Publishing, 2008), h. 79
44 Mohamad Aries, dan Abdul Rahman Saleh. Penyusunan Standard Operating Prosedur diPerpustakaan,”
45 B Mustafa dan Yuyu Yulia, “Memenuhi Harapan Pengguna tentang Layanan PrimaPerpustakaan Melalui Penerapan SOP (Standard Operation Procedure) Digital. Jurnal PustakawanIndonesia, vol. 7 No. 1,” artikel diakses tanggl 25 September 2012 darihttp://journal.ipb.ac.id/index.php/jpi/article/view/1964/872
36
dapat memberikan tuntunan. Pedoman yang dimaksud adalah prosedur
kerja yang standar atau SOP.46
3. Manfaat Standard Operating Procedures (SOP)
Rudi M. Tambunan, menyebutkan Manfaat SOP di dalam suatu
organisasi adalah:
a. Manfaat SOP Sebagai Pedoman, SOP mempunyai peran untuk
memberikan acuan tentang semua kegiatan-kegiatan yang dijalankan
dalam organisasi secara efektif, sehingga membantu organisasi
mencapai tujuan-tujuannya, baik jangka pendek maupun jangka
panjang
b. Manfaat Teknis SOP, yakni manfaat yang diterima atau dirasakan oleh
para pelaksana SOP, juga bagi organisasi, juga pihak-pihak luar yang
menerima dampak dari pelaksanaan SOP.47
Mohamad Aries menyebutkan bahwa implementasi SOP di
perpustakaan dapat memberikan manfaat baik untuk manajemen
perpustakaan maupun pelaksana, antara lain:
a. SOP dapat digunakan sebagai sarana untuk mengkomunikasikan
pelaksanaan suatu pekerjaan bagi manajemen perpustakaan.
b. SOP dapat digunakan sebagai sarana untuk menyimpan
pengetahuan dan perkembangan yang diperoleh oleh perpustakaan.
46 Mohamad Aries, dan Abdul Rahman Saleh. Penyusunan Standard Operating Prosedur diPerpustakaan.”
47 Rudi M. Tambunan, Pedoman Penyusunan Standard Operating Pocedures (SOP)(Jakarta: Maiestas Publishing, 2008), h. 97 dan 148
37
c. SOP dapat digunakan sebagai sarana acuan dalam melakukan
penilaian terhadap proses pekerjaan di perpustakaan.
d. SOP dapat digunakan sebagai sarana pelatihan bagi staf yang baru
sehingga mengurangi waktu yang terbuang untuk memberikan
pengarahan.
e. SOP dapat digunakan sebagai sarana untuk mengendalikan dan
mengantisipasi apabila terdapat suatu perubahan sistem di
perpustakaan.
f. SOP dapat digunakan sebagai sarana audit sistem informasi
perpustakaan.
g. SOP dapat digunakan sebagai sarana dokumentasi sistem informasi
perpustakaan.48
4. Isi SOP Standard Operating Procedures (SOP)
Rudi M. Tambunan, menyebutkan Bagian-bagian SOP adalah:
a. Heading (kepala judul), merupakan format tampilan yang di tetapkan
oleh organisasi sebagai wadah atau tempat informasi yang penting bagi
suatu SOP
b. Penjelasan terkait isi prosedur, bagian ini memuat berbagai hal yang
terkait dengan isi prosedur secara lansung, termasuk peraturan dan
kebijakan yang berasal dari intern organisasi
48 Mohamad Aries, dan Abdul Rahman Saleh. Penyusunan Standard Operating Prosedur diPerpustakaan.”
38
c. Peraturan dan kebijakan ekstern terkait prosedur, bagian ini
mencangkup peraturan dan kebijakan-kebijakan ekstern yang berkaitan
dengan SOP
d. Isi prosedur, adalah penerapan metode dan teknik penyusunan yang
dapat berupa teknik naratif, teknik bagan arus, atau penggabungan
kedua teknik tersebut
e. Lampiran-lampiran, bagian ini digunakan untuk menampilkan
lampiran-lampiran yang berkaitan dengan SOP.49
SOP disusun sesuai dengan tujuan dan kondisi yang ada pada saat
SOP disusun, Tidak ada format yang baku untuk SOP. Menurut Helmi
Purwanti, sistematika penyusunan isi SOP di perpustakaan sebagai
berikut:
a. Tujuan, Menjelaskan apa tujuan dari kegitan tersebut
b. Deskripsi, gambaran bagaimana proses kegiatan tersebut berlangsung
c. Ruang Lingkup, berada dimana kegiatan tersebut berada
d. Daftar Istilah dan definisi, daftar istilah-istilah yang ada pada kegiatan
tersebut, dijelaskan dengan definisinya.
e. Referensi, untuk membuat SOP suatu kegiatan diperlukan buku
petunjuk atau buku sumber, untuk itu tulislah buku sumber yang
diperlukan dalam kegiatan tersebut
f. Prosedur dan tanggung jawab, deskripsikan prosedur dari kegitan
tersebut, kalau dalam satu kegiatan ada sub-sub kegiatan maka harus
49 Rudi M. Tambunan, Pedoman Penyusunan Standard Operating Pocedures (SOP)(Jakarta: Maiestas Publishing, 2008), h. 299.
39
ditulis dengan jelas dan bagian apa yang bertanggung jawab dan setiap
sub kegiatan tersebut
g. Keadaan khusus, bila ada hal-hal khusus dalam kegiatan tersebut yang
kadang muncul maka harus dituliskan
h. Dokumentasi, dokumen yang dihasilkan dari kegiatan tersebut
i. Prosedur-prosedur terkait, Prosedur atau unit yang tericait dengan
kegiatan tersebut baik external maupun internal.
j. Lampiran, tuliskan dokumen yang diperlukan untuk lampiran kegiatan
tersebut.
k. Setiap kegiatan tersebut dibuatkan pula flowchartnya.50
Menurut Darmono, Ada berbagai format SOP ada yang sangat rinci
tetapi juga ada yang sederhana. Secara sederhana SOP biasanya memuat
informasi yang diperlukan dan terindentifikasi sehingga praktis untuk
digunakan. Berikut ini informasi yang ada di SOP secara sederhana.
a. Judul harus jelas dan menggambarkan aspek kegiatan yang perlu
dipandu dengan prosedur kerja secara tetap.
b. Tujuan hendaknya dirumuskan secara detail dan jelas sehingga
pelaksana SOP mengetahui arah kegiatan secara jelas dan hasil kari
kegiatan yang dikehendaki secara jelas pula.
c. Lingkup SOP merupakan proses kegiatan, diterangkan dengan jelas
dan lengkap mana yang akan diluput dan mana yang tidak.
50 Helmi Purwanti, “Standar Operasional Prosedur,” artikel diakses pada 21 April 2014 darihttp://elib.unikom.ac.iddownload.phpid=133956
40
d. Tanggungjawab dan wewenang (pelaksana dan fungsi organisasi)
kemudian diidentifikasi bagian akhir dari teks yang sesuai.
e. Penyelesaian kegiatan, pada bagian ini tingkat rincian dapat berbeda ,
tergantung pada rutinitas kegiatan dan metode kerja yang digunakan.
f. Keterangan tentang kegiatan, menerangkan proses dengan bagan atau
yang sesuai dengan kegiatan yang akan dilaksanakan berikutnya harus
dapat menjelaskan dan menentukan apa yang akan dilaksanakan, oleh
siapa, bagian atau unit mana, mengapa, kapan dimana dan bagaimana.
Pada keterangan juga harus menginformasikan kendali proses dan
kendali aktifitas yang telah ditentukan. Selain itu juga menentukan
dokumen yang diperlukan yang berhubungan dengan kegiatan terkait
dan menentukan skema.
g. Rekaman yang berkaitan dengan aktifitas harus ditentukan dengan
pasti. Metode untuk menyimpan arsip dan semua pelaporan harus
dinyatakan dengan jelas.51
51 Darmono, “Pengembangan Standard Operating Procedures (SOP) untuk PerpustakaanPerguruan Tinggi,” artikel diakses pada 25 September 2010 darihttp://library.um.ac.id/index.php/Artikel-Pustakawan/pengembangan-standard-operating-procedures-sop-untuk-perpustakaan-perguruan-tinggi.html.
41
5. Penerapan Standard Operating Procedures (SOP)
Darmono menyebutkan Kegiatan penerapan SOP meliputi langkah-
langkah sebagai berikut:
a. Perencanaan penerapan SOP.
Perencanaan penerapan SOP perlu dilakukan secara sungguh-
sungguh agar SOP yang akan dipakai dapat segera dipahami oleh staf
pelaksana. Ada beberapa persiapan yang perlu dicermati antara lain:
berapa banyak SOP yang akan diterapkan, siapa yang menajdi target
penerapan, informasi apa yang akan disampaikan kepada target,
bagaimana cara penyebaran informasi SOP yang efektif dan
bagaimana cara pemantauan pelaksanaan
b. Distribusi kepada unit-unit
Pada tahap ini SOP mulai didistribusikan ke masing-masing unit
yang akan menerapkan SOP. Pendistribusian SOP harus serentak
sehingga semua unit akan melaksanakan secara serentak pula.
c. Pelatihan pemahaman SOP
d. Supervisi. Kegiatan ini perlu dilakukan dengan cara mengamati dan
melakukan pengawasan apakah SOP sudah dilakasanakan dan
seberapa jauh SOP tersebut bisa dilaksanakan dengan baik.
e. Monitoring dan Evaluasi
Kegiatan monitoring dilakukan untuk melihat sejauh mana
penerapan SOP dan bagaimana SOP bisa memberikan kontribusi
terhadap peningkatan kinerja Perpustakaan. Proses ini diarahkan untuk
42
membandingkan dan memastikan kinerja pelaksana seuai dengan
masksut dan tujuan yang terdapat dalam SOP, melakukan identifikasi,
permasalahan yang timbul, menentukan cara untuk meningkatkan hasil
implementasi, dan atau menyediakan dukungan tambahan jika
diperlukan.
Sementara itu kegiatan evaluasi difokuskan pada penilaian SOP
itu sendiri apakah perlu ada perubahan dan penambahan. secara
substansial SOP akan membantu kinerja perpustakaan menjadi lebih
produktif. SOP perlu secara terus menerus untuk dievaluasi agar
prosedur dalam perpustakaan selalu merujuk pada akuntabilitas dan
kinerja yang optimal. Evaluasi sebagai langkah tindak lanjut dari
monitoring dapat meliputi substansi SOP itu sendiri atau dan proses
penerapannya.52
52 Darmono, “Pengembangan Standard Operating Procedures (SOP) untuk PerpustakaanPerguruan Tinggi,”
43
BAB III
GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU TARBIYAH
DAN KEGURUAN UIN SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA1
A. Sejarah Singkat Perpustakaan FITK
Perpustakaan Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan (FITK) merupakan salah
satu perpustakaan kerja working library yang ada di lingkungan UIN Syarif
Hidayatullah Jakarta. Salah satu dasar pengembangan perpustakaan FITK ini adalah
kebijakan strategis Rektor IAIN Syahid Jakarta tahun 1998 tentang konsep IAIN
dengan mandat yang lebih luas (IAIN with Winder Mandate), yakni meningkatkan
standarisasi fasilitas sarana dan prasarana pendidikan di lingkungan IAIN Syarif
Hidayatullah Jakarta. Program kebijakan Rektor tersebut di antaranya adalah
mendirikan serta mengembangkan perpustakaan di masing-masing fakultas. Pendirian
perpustakaan fakultas ini kemudian disyahkan dengan SK Rektor IAIN Syarif
Hidayatullah Jakarta No. 040 Tahun 1999 tentang Rencana Induk Pengembangan
(RIP) IAIN Syarif Hidayatullah Jakarta tahun 1999/2000 - 2003/2004, yang salah
satunya dinyatakan bahwa pengembangan perpustakaan di lingkungan IAIN Jakarta
dibagi menjadi 3 jenis, yaitu: Perpustakaan Utama sebagai perpustakaan riset,
1 Maryani, Pedoman perpustakaan FITK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta (Jakarta:Perpustakaan FITK UIN Syarif hidayatyullah Jakarta , 2011)
44
Perpustakaan Fakultas sebagai perpustakaan kerja, dan Perpustakaan Pasca Sarjana
sebagai perpustakaan khusus.
Dalam sejarah awal berdirinya, perpustakaan FITK ini dipimpin oleh sdri.
Nilzami Lubis, B.A. Pada tahun yang sama kepemimpinan perpustakaan FITK ini
dialihkan kepada Dra. Muslihah dengan sebutan jabatan Kepala Urusan Perpustakaan.
Kemudian pada tahun 2004 sampai 2014, kepemimpinan perpustakaan FITK beralih
kepada sdri. Maryani, S.E. Selama perjalanan dalam rentang waktu 1999 sampai
tahun 2013. Ditahun 2014 ini perpustakaan FITK dipimpin oleh Lolytasari. S Ag.
Sip. M. Hum. perpustakaan FITK telah mengalami beberapa perubahan, yaitu selain
mendapatkan fasilitas gedung baru, perpustakaan FITK juga mulai menerapkan
komputerisasi untuk sistem informasi manajemennya
B. Visi dan Misi Perpustakaan FITK
1. Visi
Menjadikan Perpustakaan Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan (FITK)
sebagai sumber pembelajaran terintegrasi bidang ilmu pendidikan islam dan
keguruan bertaraf Internasional
2. Misi
a. Mengembangkan sumber informasi terintegrasi bidang ilmu pendidikan
dan keguruan
b. Mengembangkan layanan informasi berbasis web bagi civitas akademika
45
c. Mengembangkan sumber daya pustakawan dan pengguna perpustakaan
d. Menjalin hubungan kerja sama Nasional, dan Internasional kedepannya
3. Tujuan
Secara umum tujuan perpustakaan FITK UIN Jakarta adalah
mendukung keberhasilan semua aktivitas tri dharma perguruan tinggi yang
berlansung di FITK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta baik dalam bidang
pengajaran dan pendidikan, penelitian maupun pengabdian kepada masyarakat
C. Sturktur Organisasi Perpustakaan FITK
Struktur organisasi perpustakaan FITK UIN Syari Hidayatullah Jakarta sebagai
Berikut:
Bagan 1: sturuktur organisasi
Kepala Urusan (KAUR) perpustakaan
Lolytasari. S Ag. Sip. M. Hum
Kelompok Pustakawan
Layanan pemustaka
Rahmat SSDewi Sartika
Layanan teknis
Ria Maria Hidayat. S Pd
46
Maksud dari bagan struktur organisasi diatas pucuk pimpinan berada pada
kepala perpustakaan yang membawahi kepala bidang layanan teknis, kepala bidang
layanan publik dan kelompok pustakawan. Bidang layanan teknis memimpin bidang
pengadaan bahan pustaka, bidang pengolahan bahan pustaka, dan bidang
pemeliharaan bahan pustaka. bidang pelayanan publik memimpin bidang layanan
sirkulasi dan bidang layanan referensi.
D. Layanan Perpustakaan Perpustakaan FITK
1. Sistem Layanan
Perpustakaan FITK UIN Jakarta menerapkan sistem layanan terbuka
(open access), dimana setiap pengunjung dapat mengakses secara lansung
koleksi yang ada di perpustakaan. Dengan sistem ini diharapkan setiap
pengunjung melakukan pencarian informasi (browsing) sepuas-puasnya.
2. Jam Layanan
Jadwal layanan perpustakaan FITK UIN Jakarta terdiri dari dua
kategori, yaitu layanan pagi dan sore, degan jadwal sebagai berikut
Tabel 1: jam layanan
Hari Jam LayananSenin – kamis 08.00 – 12.00Jum’at 08.00 – 11.00Istrahat 12.00 – 13.00Selving book 13.00 – 14.00Sore 14.00 – 18.00
SabtuDual mode, one mode, S28.00 – 14.00
47
3. Jenis Layanan
1) Layanan sirkulasi, layanan ini meliputi kegiatan:
a. Pendaftaran anggota baru dan daftar ulang anggota lama
b. Peminjaman dan pengembalian bahan pustaka
c. Layanan bebas pustaka
2) Layanan referensi meliputi:
a. Melayani layanan sumber referensi, seperti kamus, ensiklopedi, atlas,
direktori dan lain-lain
b. Layanan skripsi, majalah, Koran dan lain-lain
Koleksi referensi tidak dipinjamkan, tapi hanya baca di tempat dan
dapat difoto copy (satu jam). Khusus skripsi petugas yang memfoto
copy dan diambil esok harinya
c. Layanan internet
d. Layanan audio visial
E. Koleksi Perpustakaan FITK
1. Jenis koleksi
Koleksi Perpustakaan Perpustakaan FITK UIN Jakarta terdiri dari
beberapa jenis, meliputi koleksi umum, referensi, skripsi, jurnal, majalah,
Koran, audio visiual, dan kedepannya akan dikoleksi karya dosen dan civitas
akademika FITK.
48
a. Koleksi umum, koleksi ini terdiri dari bahan pustaka yang dapat dipinjam
untuk dibawa pulang
b. Koleksi referensi, koleksi referensi (bahan rujukan) adalah berbagai bahan
pustaka yang hanya bisa digunakan atau dibaca di perpustakaan, tidak
untuk dibawa pulang.
c. Koleksi skripsi, koleksi skripsi sebagian besar merupakan deposit karya
para alumni FITK UIN Jakarta sendiri
d. Koleksi serial, koleksi serial berupa majalah, jurnal, dan Koran yang
terdapat dan dilanggan oleh perpustakaan. Saat ini koleksi tersebut terdiri
dari tiga judul Koran Nasional (Republika, Kompas, dan Jakarta Pos), dan
1 majalah popular yaitu majalah Tempo. Sedangkan untuk Jurnal ilmiah
terdiri dari beberapa judul, baik itu hasil produksi yang ada di lingkungan
FITK sendiri maupun hadiah dari lembaga lainnya yang jumlahnya ada 60
judul
e. Koleksi Non Cetak, yaitu koleksi berupa CD atau kaset yang dimiliki oleh
perpustakaan FITK
f. Koleksi tandon (jurusan), koleksi tandon merupakan koleksi buku-buku
yang yang dapat dimanfaatkan bila koleksi di perpustakaan FITK telah
habis atau masih dipinjam semua. Koleksi ini hanya boleh dibaca di
tempat atau izin foto copy sesuai ketentuan yang berlaku, penempatan
koleksi tersebut sementara ini disimpan di tiap jurusan sesuai dengan
bidang keilmuannya
49
g. Laporan Penelitian, laporan penelitian merupakan koleksi hasil penelitian
dosen FITK UIN Jakarta yang disimpan di perpustakaan.
2. Organisasi Koleksi
Koleksi (buku) perpustakaan FITK UIN Jakarta disusun sesuai
klasifikasi Dewey Decimal Classification (DDC). Berdasarkan disiplin ilmu
masing-masing. Susunan di rak mulai dari arah kiri ke arah kanan
Untuk buku-buku yang berhubungan dengan kelas 200 (agama) khusus
yang berhubungan dengan agama Islam pembagian kelasnya lebih dirinci
dengan menggunakan klasifikasi Islam terbitan Depag RI dengan susunan
kelas level satu sebagai berikut:
Tabel 2: Klasifikasi IslamKelas Bidang Kajian2X0 Islam Umum
2X1 Al-Quran dan Ilmu yang Berkaitan
2X2 Hadist dan Ilmu yang Berkaitan
2X3 Aqaid dan Ilmu Kalam
2X4 Fiqih
2X5 Akhlak dan Tasawuf
2X6 Sosial dan Budaya
2X7 Filasafat dan Perkembangan
2X8 Aliran DAN Sekte
2X9 Sejarah Islam dan Biografi
Penomoran kelas tersebut digunakan pada nomor panggil buku yang di
letakan pada punggung buku sebagai berikut:
50
Gambar 1: Nomor panggil buku
3. Jumlah koleksi Pustaka
Jumlah koleksi buku keseluruhan Perpustakaan Perpustakaan FITK
sebanyak 5637 judul (16854 eksemplar), dengan rincian sebagai berikut:
a. Jumlah buku berdasarkan DDC
Tabel 3: jumlah koleksi berdasarkan DDC
Kelas Bidang kajianJumlah
Judul Eksemplar
000 Karya Umum 236 813
100 Filsafat 210 627
200 Agama 1541 4214
300 Ilmu Sosial 1338 4943
400 Bahasa 854 2177
500 Sains 651 2187
600 Teknologi 387 961
700 Kesenian dan Olahraga 31 81
800 Kesusastraan 240 503
900 Geografi 101 291
Jumlah 5637 16854
2X4HAR
k
2X4 adalah nomor kelas untuk bidang Fiqih
HAR adalah 3 huruf nama pengarang buku
k adalah 1 huruf pertama judul buku
51
b. Jumlah koleksi buku berdasarkan bahasa
Tabel 4: jumlah koleksi berdasarkan bahasa
BahasaJumlah
Judul Eksemplar
Bahasa Indonesia 3777 12158
Bahasa Inggris 1347 3239
Bahasa Arab 435 1198
Lain-lain 4 8
c. Jenis koleksi lainnya
Tabel 5: jumlah koleksi berdasarkan koleksi lainnya
Jenis Koleksi Jumlah
Jumlah koleksi terbitan berkala 6 judul
Jumlah koleksi audio visual 5 eksemplar
Jumlah koleksi skripsi 6813 judul
Jumlah koleksi tesis 9 judul
Jumlah koleksi disertasi 1 judul
Jumlah koleksi laporan penelitian 0
F. Tata Tertib Perpustakaan Perpustakaan FITK
Agar pelayanan di perpustakaan dapat berjalan dengan efektif dan efesien,
setiap pemustaka (anggota perpustakaan) wajib mentaati tata tertib dan peraturan
yang ditentukan oleh perpustakaan FITK UIN Jakarta . adapun tata tertib dan
peraturan Perpustakaan FITK, sebagai berikut:
52
1. Tata tertib keanggotaan
Semua civitas akademika FITK UIN Jakarta baik mahasiswa, dosen,
maupun karyawan berhak menjadi anggota dan menggunakan fasilitas
perpustakaan FITK UIN Jakarta apabila telah memenuhi syarat yang telah
ditentukan
a. Persyaratan anggota
Bagi mahasiswa FITK UIN Jakarta
1) Mengisi formulir yang tersedia
2) Menunjukan kuintansi pembayaran SPP yang baru
3) Melampirkan dua lembar pas foto berwarna ukuran 2x3 cm
4) Membayar biaya administrasi dan pembuatan kartu 10.000
Bagi dosen dan karyawan
1) Mengisi formulir yang telah disediakan
2) Mencantumkan no. NIP pegawai
3) Melampirkan dua lembar pas foto berwarna ukuran 2x3 cm
4) Membayar biaya administrasi dan pembuatan kartu 10.000.-, yang
tidak ingin membuat kartu tidak dikenai biaya, tapi hanya mendapat
no. ID saja
b. Hak anggota perpustakaan
Setiap anggota perpustakaan FITK UIN Jakarta memiliki hak sebagai
berikut:
53
1) Menggunakan bahan pustaka (koleksi) perpustakaan FITK UIN Jakarta
2) Memperoleh satu kartu anggota
3) Mendapat pelayanan peminjaman buku, informasi, foto copy dan
bimbingan perpustakaan
4) Menggunakan ruang baca dan fasilitas lainnya
5) Menggunakan skripsi, majalah, jurnal dan lain-lain
6) Menggunakan internet
7) Menggunakan audio visual
c. Kewajiban anggota
Adapun kewajiban anggota perpustakaan FITK UIN Jakarta adalah
sebagai berikut:
1) Mentaati semua peraturan dan tata tertib yang berlaku di perpustakaan
FITK UIN Jakarta
2) Mendaftar ulang setiap tahun ajaran baru
d. Bebas pinjam bahan pustaka
Setiapa mahasiswa FITK UIN Jakarta yang telah berhasil
menyelesaikan studinya diwajibkan mengurus surat keterangan bebas
pinjam bahan pustaka dari perpustakaan FITK UIN Jakarta sebagai salah
satu persyaratan pengambilan ijazah. Adapun syarat-syaratnya adalah
sebagai berikut:
54
1) Menyerahkan kartu anggota perpustakaan, kemudian dinonaktifkan
oleh petugas, digunting ujungnya dan diserahkan kembali ke anggota
yang bersangkutan
2) Tidak memiliki pinjaman bahan pustaka
3) Menyerahkan CD skripsi yang sudah diPDFkan, di mana isi dan
ambstrak dipisah
4) Meyerahkan uang administrasi, anggota Rp.3.000,- bukan anggota
Rp.5.000,-
2. Tata Tertib Pemustaka
a. Peraturan umum
1) Angota/pengunjung perpustakaan harus berpakaian rapi dan sopan
(pakaian kuliah)
2) Anggota/pengunjung harus menitipkan tas, map, jaket/jas dan buku
pribadi di loker yang tersedia. Barang-barang berharga harus dibawa
3) Anggota/pengunjung harus mengisi daftar kunjungan yang disediakan
4) Anggota/pengunjung harus menjaga ketenangan dan ketentraman
selama berada di ruang perpustakaan
b. Peraturan peminjaman bahan pustaka
1) Setiap anggota berhak meminjam koleksi umum
2) Jumlah pinjaman maksimal dua buah buku
3) Masa peminjaman buku selama satu minggu, dan tidak diperpanjang
55
c. Larangan
Anggota/pengunjung perpustakaan FITK UIN Jakarta dilarang
melakukan hal-hal sebagai berikut:
1) Merusak, merobek, mencoret, mengotori buku-buku atau peralatan
dan perabot yang ada diperpustakaan
2) Membawa buku keluar tanpa melalui proses peminjaman
3) Membawa barang-barang milik pribadi ke dalam ruang koleksi
perpustakaan (kecuali barang berharga)
4) Menitipkan barang berharga di locker penitipan
5) Menggunakan kartu anggota milik orang lain
6) Makan, minum, merokok, dan membuang sampah sembarangan di
perpustakaan
7) Memakai kaos oblong, sandal jepit dan kain sarung
8) Berbicara keras-keras (berisik), atau diskusi di ruang baca dan
membuat kegaduhan sehingga mengganggu pengunjung lain
d. Pelanggaran dan sanksi/denda
Anggota/pengunjung perpustakaan yang terbukti melanggar
peraturan dan tata tertib yang berlaku dan dikenakan sanksi, berupa denda,
teguran lisan, teguran tertulis, hingga diberhentikan dari anggota
perpustakaan FITK UIN Jakarta (disesuaikan dengan jenis pelanggaran
yang dilakukannya) beikut ini adalah jenis pelanggaran dan sanksinya:
56
1) Anggota/pengunjung yang merusak, menghilangkan, atau mencoret-
coret bahan pustaka harus menggati dengan buku baru yang sama
sebanyak dua eksemplar
2) Apabila menghilangkan buku, maka pengunjung/anggota berkewajiban
menggantinya dengan judul yang sama atau judul lain yang isinya
relevan dengan buku yang hilang tersebut, sebanyak dua eksemplar
3) Anggota yang terlambat mengembalikan buku-buku yang dipinjamnya
dikenakan denda Rp.500,-/hari/buku
4) Anggota/pengunjung yang terlambat mengembalikan buku-buku yang
dipinjam untuk foto copy dikenakan denda Rp.500,-/jam/buku
5) Kartu anggota yang hilang dapat dibuat kembali dengan membayar
biaya administrasi Rp.10.000,- /anggota
6) Anggota/pengunjung perpustakaan yang menghilangkan kunci locker
dikenakan denda sesuai dengan harga kunci
G. Prosedur Penggunaan Layanan Perpustakaan FITK
Agar pelayanan perpustakaan dapat berjalan dengan efektif dan efesien, setiap
pemustaka/anggota perpustakaan diharuskan mematuhi prosedur pelayanan yang
telah ditentukan oleh perpustakaan FITK UIN Jakarta, sebagai berikut:
57
1. Layanan Pendaftaran Keanggotaan
Semua civitas akademika FITK UIN Jakarta baik mahasiswa, dosen,
maupun karyawan yang ingin menggunakan layanan perpustakaan diharapkan
menjadi anggota dengan mengikuti langkah-langkah berikut ini:
a. Meminta formulir pendaftaran keanggotaan perpustakaan FITK UIN
Jakarta
b. Mengisi formulir sesuai dengan data jati diri, dan mengembalikan formulir
tersebut dengan melengkapi persyaratan yang telah ditentukan
c. Menggunakan bukti formulir pendaftaran untuk meminjam buku di
perpustakan sesuai dengan ketentuan setelah data masuk dalam basis data
komputer
d. Menukarkan bukti formulir pendaftaran dengan kartu anggota dalam
bentuk ATM sesuai dengan waktu yang telah ditentukan
e. Anggota mengisi bukti penerimaan kartu keanggotaan dalam daftar yang
telah disediakan
2. Layanan Sirkulasi
Semua civitas akademika FITK UIN Jakarta baik mahasiswa, dosen,
maupun karyawan yang akan menggunakan layanan peminjaman dan
pengembalian buku diharapkan dapat mengikuti langkah-langkah berikut ini:
a. Peminjaman buku
1) Mengisi daftar kunjungan perpustakaan
58
2) Menyerahkan kartu anggota
3) Menyerahkan buku yang sudah dipilih untuk didata dalam sistem
komputer perpustakaan
4) Mengecek cap tanggal pengembalian buku di halaman terakhir buku
b. Pengembalian/perpanjang masa pinjam buku
1) Pengisi daftar kunjungan perpustakaan
2) Menyerahkan kartu anggota
3) Menyerahkan buku yang akan dikembalikan
4) Mengembalikan buku tepat waktu
5) Jika terlambat kena denda Rp.500/buku/hari
3. Layanan Referensi
Semua civitas akademika FITK UIN Jakarta baik mahasiswa, dosen,
maupun karyawan yang akan menggunakan layanan referansi diharapkan
dapat mengikuti langkah-langkah berikut ini:
a. Mengisi daftar kunjungan perpustakaan
b. Menggunakan bahan koleksi referensi dengan baik
c. Mengisi formulir foto copy koleksi buku referensi, waktunya satu jam,
kalau terlambat dikenakan denda Rp.500/buku/jam
d. Untuk layanan skripsi, pemustaka harus mengisi formulir foto copy
skripsi. Nanti skripsi yang dipesan akan difoto kopi oleh petugas, dan
59
diambil ke esokan harinya. Pembayaran di muka, minimal tujuh
lembar/skripsi, dengan ketentuan sebagai berikut:
1) Anggota perpustakaan, Rp.200,-/lembar
2) Civitas akademika FITK tapi bukan anggota Rp.300,-/lembar
3) Selain civitas akademika FITK Rp.500,-/lembar
4. Layanan Internet
Semua civitas akademika FITK UIN Jakarta baik mahasiswa, dosen,
maupun karyawan yang akan menggunakan layanan internet diharapkan dapat
mengikuti langkah-langkah berikut ini:
a. Mengisi daftar kunjungan perpustakaan dan layanan internet
b. Menitipkan kartu anggota (KTM atau kartu perpustakaan sebagai jaminan
kepada petugas)
c. Menggunakan internet untuk kepentingan perkuliahan
d. Menyimpan data hasil penelusuran pada flash disk milik pribadi (tidak
menyimpan data pada komputer perpustakaan)
e. Meninggalkan komputer dalam keadaan menyala
f. Membayar untuk kelebihan jam penggunaan atau pemakai bukan anggota
sesuai dengan ketentuan sebagai berikut:
1) Anggota perpustakaan FITK gratis ½ jam pertama, selanjutnya kena
biaya Rp. 100,-/menit
60
2) Civitas akademika FITK yang tidak menjadi anggota Rp.2000 ½ jam
pertama, selanjutnya kena biaya Rp.100,-/menit
3) Bukan civitas akademika FITK yang tidak menjadi anggota Rp.4000 ½
jam pertama, selanjutnya kena biaya Rp.200,-/menit
g. Melapor kepada petugas setelah selesai penggunaan layanan internet
untuk mengambil kembali kartu jaminan
5. Layanan Bahan Audio Visual
Semua civitas akademika FITK UIN Jakarta baik mahasiswa, dosen,
maupun karyawan yang akan menggunakan layanan audio visiual diharapkan
dapat mengikuti langkah-langkah berikut ini:
a. Mengisi formulir layanan audio visual
b. Melaporkan kepada petugas agar semua peralatan disiapkan
c. Civitas akademika memilih sendiri CD pembelajaran yang akan
digunakan di lemari, kuncinya sama petugas
d. Layanan ini diperuntukan khusus untuk civitas akademika saja
e. Setelah selesai peralatan dibereskan seperti semula
61
H. SOP Layanan Pemustaka Perpustakaan FITK
1. Pendaftaran Anggota Baru dan Lama2
Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup pelaksanaan pendaftaran
anggota baru dan pendaftaran ulang bagi anggota lama di perpustakaan FITK
UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Berikut ini langkah-langkah prosedur yang
harus dilakukan:
a. Bagian layanan pemakai perpustakaan mengumumkan waktu dan syarat
pendaftaran anggota baru dan lama. pengumuman disampaikan sejak awal
agustus melalui berbagai media, masa pendaftaran anggota berlansung dua
bulan (September-oktober)
b. Bagian layanan pemakai perpustakaan menyambut kedatangan mahasiswa
FITK yang telah/akan menjadi anggota perpustakaan. Petugas harus
melayani dengan senyum, salam, dan sapaan (3S) yang sesuai.
c. Bagian layanan pemakai perpustakaan mengecek status keanggotaan,
untuk pendaftaran anggota baru lanjut ke langkah d. untuk pendaftaran
ulang anggota lama, langsung ke langkah j.
d. Bagian layanan pemakai perpustakaan menyerahkan form pendaftaran
kepada mahasiswa untuk diisi. Form dapat langsung diisi dan diserahkan
pada hari yang sama.
2 Kementrian agama UIN Jakarta FITK, Prosedur Operasional Standar (POS), (Jakarta:Kementrian Agama UIN Jakarta FITK,2010), no dok. FITK-POS-PERPUS-01
62
e. Bagian layanan pemakai perpustakaan menerima dan memverifikasi form
pendaftaran yang telah diisi, beserta kelengkapannya. Berkas yang harus
dilampirkan adalah bukti pembayaran SPP, fotokopi KTP, pas foto 2X3
(dua lembar), dan uang pendaftaran sejumlah yang telah ditentukan.
f. Bagian layanan pemakai perpustakaan mengecek kelengkapan berkas, jika
sesuai lanjut kelangkah g. jika tidak sesua kembali kelangkah d
g. Bagian layanan pemakai perpustakaan mengentri data ke database anggota
perpustakaan. Dilakukan setelah jam pelayanan usai pada hari yang sama.
h. Bagian layanan pemakai perpustakaan menyerahkan data kerekanan untuk
dijadikan bahan percetakan kartu anggota. Data dalam bentuk softcopy
diserahkan satu kali seminggu pada setiap hari senin.
i. Bagian layanan pemakai perpustakaan menerima kartu anggota dari
rekanan. Percetakan kartu anggota selesai maksimal tujuh hari setelah
softcopy diserahkan.
j. Bagian layanan pemakai perpustakaan menerima kartu anggota yang lama
dan melakukan updating. Mahasiswa menyerahkan uang pendaftaran
ulang sejumlah yang telah ditentukan. Updating dilakukan maksimal
selama sepuluh menit.
k. Bagian layanan pemakai perpustakaan menyerahkan kartu anggota kepada
mahasiswa. Bagi anggota baru, kartu anggota diserahkan empat belas hari
setelah penyerahan formulir. Sedangkan bagi anggota lama langsung
diserahkan segera setalah dilakukan updating
63
2. Peminjaman Buku3
Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup kegiatan peminjaman buku-
buku yang bisa dipinjamkan keluar perpustakaan. Berikut ini langkah-langkah
prosedur yang harus dilakukan:
a. Bagian layanan pemakai perpustakaan menerima buku dan kartu anggota
dari pengguna. Peminjam diperkenankan mencari sendiri bahan pustaka
yang akan dipinjam.
b. Bagian layanan pemakai perpustakaan menscan kartu anggota, untuk
memeriksa indentitas anggota, masa berlaku kartu, dan mencek status
peminjaman sebelumnya.
c. Bagian layanan pemakai perpustakaan mengecek masa berlaku kartu
anggota. Jika masih berlaku lanjutkan kelangkah e. jika tidak lanjut
kelangkah d.
d. Bagian layanan pemakai perpustakaan memperpanjang kartu anggota
disesuaikan dengan ketentuan perpanjangan anggota yang berlaku
diperpustakaan FITK.
e. Bagian layanan pemakai perpustakaan menscan barcode buku. Untuk
mengubah status buku dalam sistem otomasi perpustakaan FITK.
f. Bagian layanan pemakai perpustakaan memberi cap tanggal kembali.
Untuk peminjaman, berikan cap bertinta warna biru (selain merah)
3 Kementrian agama UIN Jakarta FITK, Prosedur Operasional Standar (POS), no dok. FITK-POS-PERPUS-11.
64
g. Bagian layanan pemakai perpustakaan menyerahkan buku dan kartu
anggota kepada peminjam. Diiringi dengan senyuman dan ucapan terima
kasih.
3. Pengembalian Buku4
Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup kegiatan pengembalian buku-
buku yang bisa dipinjam keluar perpustakaan. Berikut ini langkah-langkah
prosedur yang harus dilakukan:
a. Bagian layanan pemakai perpustakaan menerima buku kembali. Diringi
dengan senyuman, salam dan sapaan.
b. Bagian layanan pemakai perpustakaan mengecek fisik buku. Objek
pemeriksaan: keutuhan jumlah halaman, kebersihan, dan kelengkapan
indentitas buku
c. Jika buku rusak Bagian layanan pemakai perpustakaan memberikan
sanksi. Rincian jenis sanksi diberikan sesuai kententuan yang berlaku
d. Bagian layanan pemakai perpustakaan mengecek keterlambatan jika tidak
lanjut kelangkah berikutnya. Jika terlambat, kenakan denda sesuai dengan
ketentuan yang berlaku.
4 Kementrian agama UIN Jakarta FITK, Prosedur Operasional Standar (POS), no dok. FITK-POS-PERPUS-12
65
e. Bagian layanan pemakai perpustakaan memeriksa pemesanan buku
tersebut. Jika dipesan, lakukan prosedur pemesanan sesuai FITK-POS-
PERPUS-13.
f. Apabila anggota perpustakan ingin memperpanjang peminjaman buku jika
ya lanjut kelangkah g. jika tidak lanjutkan kelangkah j. perpanjangan
hanya diberikan satu kali.
g. Bagian layanan pemakai perpustakaan meperbaharui data pinjam.
Pembaharuan data peminjaman disesuaikan dengan FITK-POS-PERPUS-
11.
h. Bagian layanan pemakai perpustakaan meberi cap tanggal kembali. Untuk
perpanjangan, berikan cap bertinta warna merah.
i. Bagian layanan pemakai perpustakaan menyerahkan buku ke pengguna.
Diiringi dengan senyuman dan ucapan terimakasih
j. Bagian layanan pemakai perpustakaan menscan buku. Untuk mengubah
status buku dalam sistem otomasi perputakaan FITK.
k. Bagian layanan pemakai perpustakaan menghapus data pinjam. Status
buku diubah dari “dipinjam” menjadi “ada”
l. Bagian layanan pemakai perpustakaan menyimpan buku di rak. Paling
lama dilakukan satu jam setelah langkah k.
66
4. Pemesanan Buku5
Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup kegiatan pemesanan buku-buk
yang sedang dipinjamkan/keluar perpustakaan. Berikut ini langkah-langkah
prosedur yang harus dilaksanakan:
a. Bagian layanan pemakai perpustakaan menerima permohonan pemesanan
buku, dan menuliskannya pada form pemesanan. Pemesanan bisa lewat
teleponatau dating lansung. Bila lewat telepon, form diisikan oleh petugas.
b. Bagian layanan pemakai perpustakaan menyimpan form pada file
pemesanan. Dikelompokkan berdasarkan subjek.
c. Bagian layanan pemakai perpustakaan mengecek ketersediaan buku.
Dilakukan melalui sitem otomasi perpustakaan FITK, paling lambat satu
hari setelah pemesanan.
d. Bila buku sudah tersedia lanjut kelangkah e. jika tidak , kembali
kelangkah b.
e. Bagian layanan pemakai perpustakaan menginformasikan kepada pemesan
tentang telah tersedianya buku pesanan. Informasi diberikan via telepon.
f. Bagian layanan pemakai perpustakaan memberikan pelayanan
peminjaman buku. Peminjaman dilakukan sesuai FITK-POS-PERPUS-11
5 Kementrian agama UIN Jakarta FITK, Prosedur Operasional Standar (POS), no dok. FITK-POS-PERPUS-13
67
5. Peminjaman Buku Untuk Fotokopi6
Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup kegiatan peminjaman berbagai
bahan pusakauntuk difotokopi. Berikut ini langkah-langkah prosedur yang
harus dilaksanakan:
a. Bagian layanan pemakai perpustakaan menerima buku, kartu anggota, dan
formulir peminjaman untuk fotokopi dari pengguna. Pelaksanaan
disesuaikan dengan FITK-POS-PERPUS-11 tentang POS peminjaman.
b. Bagian layanan pemakai perpustakaan menyerahkan buku dan menyimpan
formulir dan kartu anggota pada file “peminjaman untuk fotokopi”.
Diiringi dengan senyum dan mengingatkan batas waktu peminjaman.
c. Bagian layanan pemakai perpustakaan Menerima buku kembali. Masa
peminjaman buku untuk fotokopi maksimal satu jam.
d. Bagian layanan pemakai perpustakaan mengecek keterlambatan. Jika
terlambat, kenakan denda sesuai ketentuan yang berlaku.
e. Bagian layanan pemakai perpustakaan mengecek kondisi fisik buku, Jika
rusak kenakan sanksi. Rincian jenis sanksi diberikan sesuai ketentuan
yang berlaku.
f. Bagian layanan pemakai perpustakaan menyerahkan kembali kartu
anggota. Diiringi dengan senyuman dan ucapan terima kasih.
6 Kementrian agama UIN Jakarta FITK, Prosedur Operasional Standar (POS), no dok. FITK-POS-PERPUS-14
68
6. Penagihan Buku7
Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup kegiatan penagihan semua
jenis bahan pustaka di perupustakaan FITK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
Berikut ini langkah-langkah prosedur yang harus dilaksanakan:
a. Bagian layanan pemakai perpustakaan memeriksa daftar laporan
keterlambatan. Keterlambatan yang dimaksud adalah yang lebih dari dua
bulan.
b. Mengumumkan daftar buku yang terlambat (penagihan pertama).
Pengumuman ditempel di papan, dan juga disampaikan melalui website.
c. Jika buku datang/kembali, lanjutkan kelangkah d. jika tidak lanjut
kelangkah e.
d. Bagian layanan pemakai perpustakaan memproses pengembalian dan
denda. Disesuaikan dengan FITK-POS-PERPUS-12 tentang pengembalian
buku.
e. Mengumumkan daftar buku yang terlambat (penagihan kedua). Penagihan
kedua disampaikan setelah satu bulan tidak ada tanggapan.
f. Jika buku datang/kembali, lanjutkan kelangkah d. jika tidak, lanjutkan
kelangkah g.
7 Kementrian agama UIN Jakarta FITK, Prosedur Operasional Standar (POS), no dok. FITK-POS-PERPUS-15
69
g. Mengumumkan daftar buku yang terlambat (penagihan yang ketiga).
Penagihan ketiga disampaikan setelah satu bulan penagihan kedua tidak
ada tanggapan.
h. Jika buku datang/kembali, lanjutkan kelangkah d. jika tidak, lanjutkan
kelangkah i.
i. Bagian layanan pemakai perpustakaan memberi catatan pada data anggota
(membekukan sementara keanggotaan). Pembekuan anggota berdampak
pada hak-hak yang bersangkutan sebagai anggota.
j. Bagian layanan pemakai perpustakaan Mengirim surat ke pembantu
dekan satu. Surat pemberitahuan dilampiri dengan daftar pengguna
tertagih.
7. Pelayanan Surat bebas Pustaka8
Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup kegiatan pelayanan surat
keterangan bebas pustaka kepada mahasiswa di FITK UIN Syarif
Hidayatullah Jakarta. Berikut ini langkah-langkah prosedur yang harus
dilaksanakan:
a. Bagian layanan pemakai perpustakaan menerima permohonan pembuatan
Surat Keterangan Bebas Pustaka (SKBP). Permohonan cukup
disampaikan secara lisan oleh mahasiswa kepada petugas.
8 Kementrian agama UIN Jakarta FITK, Prosedur Operasional Standar (POS), no dok. FITK-POS-PERPUS-16
70
b. Bagian layanan pemakai perpustakaan menyerahkan form Surat
Keterangan Bebas Pustaka (SKBP) dan form Judul dan Abstraksi Skripsi
(JAS) kepada pemohon untuk diisi. Kedua jenis form dapat langsung diisi
dan diserahkan pada hari yang sama.
c. Jika pemohon adalah anggota lanjut kelangkah d. jika bukan anggota
lanjut kelangkah f.
d. Bagian layanan pemakai perpustakaan mengecek semua pengembalian
pinjaman. Jika ada yang belum dikembalikan, lanjut kelangkah e. Jika
semua pinjaman sudah dikembalikan, langsung ke langkah f.
e. Bagian layanan pemakai perpustakaan menerima pengembalian atau
penggantian bahan pustaka. Bahan pustaka yang hilang/rusak diganti
dengan bahan pustaka sejenis atau sejumlah uang penggantian yang
sepadan plus denda.
f. Bagian layanan pemakai perpustakaan menerima dan memverifikasi form
Surat Keterangan Bebas Pustaka (SKBP) dan Judul dan Abstraksi Skripsi
(JAS) yang telah diisi, beserta kelengkapan berkas persyartan. Persyaratan
yang harus dilengkapi adalah: menyerahkan kartu anggota (jika pemohon
tercatat sebagai anggota), menyerahkan skripsi satu eksepmlar, dan
menyerahkan sejumlah uang administrasi.
g. Bagian layanan pemakai perpustakaan membuat dan menerbitkan Surat
Keterangan Bebas Pustaka (SKBP). Ditandantangani oleh kepala urusan
perpustakaan FITK.
71
h. Bagian layanan pemakai perpustakaan menyerahkan Surat Keterangan
Bebas Pustaka (SKBP) kepada anggota. Maksimal satu hari setelahform
diterima kembali dan diverifikasi.
72
BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Tahapan Penelitian
Pada penelitian ini dilakukan selama dua bulan yakni dari bulan mei
2014 sampai dengan juni 2014 meliputi studi dokumen SOP, observasi
lapangan selama 5 hari yaitu pada tanggal 2 juni sampai dengan 6 juni 2014,
dan mewawancarai Staf perpustakaan dan pihak terkait, berikut daftar
informan yang diwawancarai:
Tabel 6: daftar informan
No Nama Pendidikan Jabatan Lama Kerja
1Lolytasari M.Hum(LTS)
S2 perpustakaan Kaur perpustakaan 3 bulan
2Ade Abdul Haq,M.Hum (AAH)
S2 perpustakaanMantan pustakawanFITK
-
3Ria Maria Hidayat.S.Pd (RMH)
S1 pendidikan Staf Layanan teknis 7 tahun
4 Rahmat SS (RHM) S1 sosialStaf Layananpemustaka
3 tahun
5 Dewi, S.Pd (DW) S1 pendidikanStaf Layananpemustaka
1 tahun
Dari tabel informan diatas, dapat diketahui bahwa dua orang informan
yang diwawancarai memiliki latar belakang pendidikan ilmu perpustakaan dan
informasi, sehingga dapat diambil kesimpulan bahwa mereka telah memiliki
pengetahuan dalam bidang ilmu perpustakan. Sedang tiga orang lainnya latar
belakang pendidikannya bukan berasal dari ilmu perpustakaan dan informasi,
meski begitu tiap-tiap informan memiliki pengalaman bekerja dan
pengetahuan yang cukup pada bidang perpustakaan dan informasi.
73
B. Hasil dan Pembahasan Penelitian
1. Sejarah Penerapan SOP Perpustakaan FITK
a. Sejarah
Awal mula penyusunan dan penerapan SOP perpustakaan FITK
pada tahun 2008, yang di latar belakangi oleh upaya mewujudkan visi
dan misi FITK UIN Jakarta sebagai lembaga pendidikan tenaga
kependidikan (LPTK) yang unggul, kompetitif, dan prosfesional.
Sehingga pada 3 september 2008, FITK meluncurkan program
peningkatan manajemen mutu, yaitu penerapan sistem manajemen
mutu (SMM) ISO 9001:2008.1
Sebagai salah satu unit/sub. Bagian di lingkungan FITK maka
perpustakaan FITK harus mempunyai prosedur kerja dalam hal ini
POS atau lebih dikenal dengan SOP. berikut kutipan wawancaranya:
“…Jadi mulanya pas ISO, setiap sub.bagin di FITK harus
ada Prosedur kerjanya…. Baik akademik, umum, jurusan, begitu
juga perpustakaan FITK…”2
b. Penyusunan Dokumen SOP
Penyusunan SOP disusun oleh tim ISO dari FITK, dan tidak
seorangpun dari pihak Pustakawan yang masuk dalam tim penyusunan
SOP Perpustakaan. Saat itu, Pustakawan Perpustakaan FITK hanya
dimintai pendapat dan merevisi dokumen SOP ketika selesai dibuat.
1 FITK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 (Jakarta :FITK UIN Jakarta, 2008), h. 1.1/2
2 Wawancara pribadi dengan Ria Maria Hidayat, Jakarta, 4 juni 2014
74
berikut kutipan wawancara tentang keterlibatan Pustakawan pada awal
penyusunan SOP Perpustakaan FITK:
“Enggak tidak, Siapa saja yang terlibat penyusunan SOP?,
pa AAH dan tim penyusun ISO..” 3
Namun, AAH mengutarakan pernyataan yang sedikit berbeda:
“…Yang terlibat dalam penyusunan yaitu tim ISO darifakultas FITK …. Pada waktu itu, saya tidak tergabung dalamtim yang menyusun berkas SOP perpustakaan, hanya merekameminta pendapat kami (pustakawan). Namun, karena kamitidak tergabung dalam tim, yah kadang-kadang
Berikut nama-nama yang masuk dalam tim penyusunan SOP
perpustakaan FITK:
Tabel 7: dafatar tim ISO
No Nama Jabatan1 Rusdy Zakaria, M.Ed., M.Phill. Ketua ISO FITK2 Abdul Muin, S.Si., M.Pd. Anggota ISO FITK3 Siti Khadijah, MA. Anggota ISO FITK4 Nengsih Juanegsih. M.Pd. Anggota ISO FITK5 Syaripulloh, M.Si. Anggota ISO FITK6 Yanti Herlanti, M.Pd. Anggota ISO FITK
Hal di atas menjelaskan bahwa penyusunan SOP perpustakaan
FITK. Melibatkan tim ISO FITK, yang memiliki kemampuan yang
baik dalam sistematika penyusunan dokumen SOP dan pustakawan
Perpustakaan FITK, yang memiliki pengetahuan dan keterampilan
yang cukup dalam bidang perkerjaan di perpustakaan.
Budihardjo mengatakan, pada umumnya penyusunan SOP
dilakukan oleh suatu tim. Kriteria orang yang ditunjuk merupakan
seorang atau beberapa orang pilihan yang memiliki kemampuan untuk
3 Wawancara pribadi dengan Ria Maria Hidayat,
75
hal tersebut. Terdiri atas perwakilan dari beberapa sistem yang ada
dalam perusahaan atau organisasi tersebut.4
Dari pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa seharusnya ada
pustakawan FITK yang menjadi bagian dari tim ISO dan terlibat
lansung dalam penyusunan SOP perpustakaan. Sehingga SOP yang
dihasilkan akan mudah dimengerti dan mudah diaplikasikan oleh
orang-orang yang bekerja dilapangan dan dapat menetukan langkah-
langkah kerja yang efisien dan efektif.
2. Tahapan Penerapan SOP pada Layanan Pemustaka FITK
a. Pengetahuan dan Manfaat SOP
1) Pengetahuan SOP
Untuk mengetahui sejauh mana pengetahuan para informan,
penulis menanyakan apa itu SOP/POS. Berdasarkan wawancara
yang penulis lakukan bahwa tingkat pengetahuan pustakwan FITK
beragam yakni:
a) Tidak mengetahui pengertian SOP
“…Apa ya, standar pegawai… gak tau saya, masih
kurang jelas masalah SOP”5
“…satuan operasional prosedur, kurang tau sih
pastinya mas. Soalnya kita jurusunnya apa kerjanya
apa…”6
4 M. Budihardjo, Panduan Praktis Menyusun SOP (Jakarta: Raih Asa Sukses, 2014, h. 135 Wawancara pribadi dengan Rahmat, Jakarta, 2 juni 2014
76
Dari paparan diatas meniunjukan bahwa ada pustakawan
FITK masih belum mengetahui pengertian SOP.
b) Standar operasional prosedur
“…standar operasional prosedur …”7
“…Yang saya ketahui, SOP itu standar operasional
prosedur…”8
c) Dokumen yang mengatur alur kegiatan
“…yang berkaitan dengan dokumen, yang mengatur
jalannya suatu kegiatan. Kalau sudah ada SOPnya sudah
jelas, misalnya pelayanan SOP bagaimana , Pokoknya
ada alurnya lah seperti itu…”9
Dari Beberapa jawaban ditas dapat disimpulkan bahwa
definisi SOP menurut pustakwan FITK secara umum adalah suatu
dokumen prosedur yang telah di standarkan yang mengatur alur
kerja suatu kegiatan.
Hal diatas sesuai dengan yang dijelaskan oleh Menurut B.
Mustofa, SOP adalah suatu panduan tertulis dalam menjalankan
kegiatan sehari-hari di suatu lembaga untuk menjamin standar
mutu hasil pekerjaan.10
6 Wawancara pribadi dengan Dewi, Jakarta, 2 juni 20147 Wawancara pribadi dengan Ria Maria Hidayat.8 Wawancara pribadi dengan Lolytasari, Jakarta, 2 juni 20149 Ibid10 B Mustafa dan Yuyu Yulia, “Memenuhi Harapan Pengguna tentang Layanan Prima
Perpustakaan Melalui Penerapan SOP (Standard Operation Procedure) Digital. Jurnal PustakawanIndonesia, vol. 7 No. 1,” artikel diakses tanggl 25 September 2012 darihttp://journal.ipb.ac.id/index.php/jpi/article/view/1964/872
77
Sedang menurut Mohamad Aries, SOP adalah dokumen
tertulis yang memuat prosedur kerja secara rinci, tahap demi tahap
dan sistematis.11
Namun dari paparan informan, juga menunjukan bahwa ada
pustakawan FITK yang belum sepenuhnya mengetahui pengertian
SOP, bahkan ada pustakawan yang tidak memahami dan tidak
mengetahui bahwa perpustakaan FITK memiliki dan menerapkan
SOP.
2) Manfaat SOP Bagi Pustakawan FITK
Dari paparan informan, secara umum dengan adanya
penerapan SOP di perpustakaan FITK telah memberikan manfaat
sebagai berikut:
a) Sebagai standar pedoman dalam melakukan pekerjaan
“yah manfatnya … Perlu sebagai standar”12
“…fungsinya, Wah apa yak, saya belum terlalu
memahami tentang SOP jadi masih kurang nyambung,..
manfaat yah kadang ada kadang tidak, manfaatnya yah
alur kerjanya lebih terkontrol…”13
“…sebagai pedoman, Agar terstruktur dengan
rapi, mulai dari awal pelayanan, yang meliputi
11 Mohamad Aries, dan Abdul Rahman Saleh. “Penyusunan Standard Operating Prosedurdi Perpustakaan,”
12 Wawancara pribadi dengan Rahmat.13 Wawancara pribadi dengan Dewi.
78
peminjaman, sampai dengan pengembalian buku
tersebut ke perpustakaan…”14
b) Sebagai sarana dokumentasi.
“… Fungsinya utnuk penyeragaman pekerjaan,.manfaat sama ya jadi teratur saja dokumennya, adapenyeragaman dalam kata persuratan, misalnyabagaimana menulis surat pengadaan, tentangpermohonan pengadaan barang atau pengadaan bahanpustaka. Sebenarnya untuk penyeragaman kerja dandokumentasi, dan juga peletakan dokumen, jangankandokumennya box dokumen saja seragam, antara disini(perpustakaan) sama yang dibawa (seluruh Sub. bagaianFITK) sama…”15
Hal diatas sesuai dengan yang dikatakan Rudi M. Tambunan,
salah satu Manfaat SOP Sebagai Pedoman, SOP mempunyai peran
untuk memberikan acuan tentang semua kegiatan-kegiatan yang
dijalankan dalam organisasi secara efektif.16
Sejalan dengan diatas Mohamad Aries berpendapat implementasi
SOP di perpustakaan dapat memberikan manfaat sebagai sarana untuk
mengkomunikasikan pelaksanaan suatu pekerjaan bagi manajemen
perpustakaan, dan sebagai sarana dokumentasi sistem informasi
perpustakaan.17
Hal ditas juga menunjukan bawa setelah perpustakaan FITK
menerapkan SOP beberapa pustakawan masih belum merasakan
manfaat yang signifikan. Hal ini dikarenakan kurangnya pengetahuan
14 Wawancara pribadi dengan Ria Maria Hidayat.15 Wawancara pribadi dengan Lolytasari,16 Rudi M. Tambunan, Pedoman Penyusunan Standard Operating Pocedures (SOP)
(Jakarta: Maiestas Publishing, 2008), h. 97 dan 14817 Mohamad Aries, dan Abdul Rahman Saleh. Penyusunan Standard Operating Prosedur di
Perpustakaan.”
79
mengenai SOP sehingga mereka tidak menggunakan SOP yang telah
dibuat.
b. Tahapan Penerapan SOP
Untuk mengetahui langkah apa saja yang dilakukan dalam
menerapkan SOP, penulis menayakan tahapan implementasi apa saja
yang dilakukan perpustakaan FITK dalam menerapkan SOP. Jawaban
para informaan menunjukan bahwa langkah-langkah yang dilakukan
Perpustakaan FITK yaitu sosialisasi, distribusi ke unit-unit, dan
pembinaan pemahaman SOP. untuk lebih jelasnya sebagai berikut :
1) Sosialisasi
“…Yah tentu ada, samalah yaitu Sosialisasi dulu,
terus dibahas ini SOPnya gimana sudah pas belum…” 18
Sosialisasi SOP dilakukan agar pustakawan perpustakaan
FITK mampu mengimplementasikan SOP yang telah disusun.
Setelah disusun kemudian ditanyakan kembali kepada unit
pelaksana apakah SOP telah sesuai dengan pekerjaan dilapangan.
2) Distibusi ke unit-unit
“…Paling kita diberi kopian, SOPnya begini, di tempel dan
dan dikerjakan sperti itu saja…”19
Pada tahap ini SOP mulai didistribusikan ke masing-masing
unit yang akan menerapkan SOP. Pendistribusian ini berupa
18 Wawancara pribadi dengan Ade Abdul Haq.19 Wawancara pribadi dengan Ria Maria Hidayat.
80
fotokopi SOP yang kemudian di tempel dan dialaksanakan oleh
setiap pustakwan.
3) Pelatihan dan pembinaan pengetahuan SOP
Walaupun tidak ada pelatihan dan pembinaan formal
mengenai pemahaman SOP, pada awal penerapannya ada
pembinaan pemahaman SOP melalui rapat setiap minggu sekali
selama sebulan yang memberi penjelasan tentang SOP, manfaat
SOP, seperti peningkatan layanan, dan dokumen SOP.
Berikut jawaban para informan ketika ditanya mengenai
pelatihan dan pembinaan pengetahuan SOP:
“…Tidak ada pembinaan dari kepala perpustakaan,dari pihak fakultas tidak ada pembinaan, Cuma ada rapatyang memberi penjelasan tentang SOP, Yang dibahas yahtentang manfaat SOP seperti peningkatan layanan, dokumen,faromulir-formulir, dan hanya untuk persiapan Audit,selama sebulan dan setiap minggunya ada rapat persiapansekali…”20
Berbeda dengan pustakawan yang baru bekerja sejak 2010,
2012 dan 2014 mengaku belum diberi pembinaan maupun
pelatihan mengenai pengetahuan SOP. mereka berharap adanya
pembinaan dan pelatihan sehingga memiliki pemahaman dan
mengapa diperlukan penerapan SOP.
“Yah tergantung SOPnya, perlu gak kita, jika perlu yah
berarti perlu ya boleh ada dilakukan Pembinaan SOP, karena
SOP belum terlalu dalam saya”21
20 Wawancara pribadi dengan Ria Maria Hidayat.21 Wawancara pribadi dengan Rahmat.
81
“Belum pernah selama setahun di sini, maupun
pelatihan yah perlu biar kita lebih memahami tentang SOP”22
“Disinikan Fakultas FTIK sudah ISO, jadi biasanya ada
pembinaan. Cuma sejak saya disini belum ada pembinaan,
jadi bagaimana saya mau bina anak buah, sementara saya
juga belum dibina”23
Melihat kondisi pada saat ini dimana adanya pustakawan baru,
kepala pustakawan maupun pihak ISO FITK perlu melakukan kembali
sosialisasi, distribusi SOP ke unit-unit dan pembinaan maupun
pelatihan pemahaman SOP baik secara formal maupun non formal.
Tahapan penerapan SOP perpustakaan FITK diatas sejalan
dengan yang pernyataan Darmono, bahwa langkah-langkah yang
diperlukan untuk perencanaan implementasi SOP adalah sosialisasi
SOP kepada para pengguna, pendistribusian SOP kepada pengguna,
analisis kebutuhan pelatihan (jika diperlukan).24
22 Wawancara pribadi dengan Dewi.23 Wawancara pribadi dengan Lolytasari24 Darmono, “Pengembangan Standard Operating Procedures (SOP) untuk Perpustakaan
Perguruan Tinggi,” artikel diakses pada 25 September 2010 darihttp://library.um.ac.id/index.php/Artikel-Pustakawan/pengembangan-standard-operating-procedures-sop-untuk-perpustakaan-perguruan-tinggi.html
82
3. Pemanfaatan dan Penerapan SOP Pada Layanan Pemustaka
Perpustakaan FITK
a. Pemanfaatan/penggunaan SOP perpustakaan FITK
Pada awal mula diterapkan SOP, pustakawan FITK
memanfatkan dan menggunakan SOP sebagai pedoman dalam
melakukan pekerjaannya. Berbeda dengan keadaan saat ini, wujud
SOP hanya sebatas dokumen yang kurang dimanfaatkan/digunakan
maupun dibaca. Berikut kutipan wawancaranya:
“…pada awalnya yah digunakan namun yah gitu de, saatini hanya sebatas dokumen Standar, untuk pekerjaan mengacukepada SOP tapi kalau disitu kan ada senyum, sapa, salam,namun hal itu jarang dilakukan… mungkin karena kurangsosialisasi, dan tidak adanya pelatihan…”25
Hal serupa dijawab oleh informan lainnya, bahwa dalam
pekerjaannya telah menggunakan SOP
“…pake lah, namun saya hanya melayani pengembalian dan
peminjaman saja…”
“…Yah seharusnya digunakan namun karena keterbatasan
pustakawan sehingga kurang di gunakan…”26
Selanjutnya, informan yang lain menjawab bahwa tidak pernah
menggunakan SOP, berikut kutipan wawancaranya:
“…Belum, karna saya tidak tau tentang dokumen SOPmemang SOP itu apa sih dek jelaskan? “Sop itu dokumen yangdisusun sebagai pedoman pustakawan dalam melaksanakanpekerjaan yang standard sesuai prosedur” oooh kalau begitu sop
25 Wawancara pribadi dengan Ria Maria Hidayat.26 Wawancara pribadi dengan Ade Abdul Haq.
83
itu ada namun pasti ada namun saya tidak tau dan belum pernahsaya baca…”27
Kepala urusan perpustakaan FITK yang sedang menjabat saat
ini, mengakui bahwa dia belum membaca dokumen SOP perpustakaan
FITK yang diterapkan saat ini. Selanjutnya, menurutnya ketika
ditanyakan tentang apakah pustakawan perpustakaan FITK melakukan
pekerjaaanya sesuai dengan SOP? beliau mengakui bahwa belum
semua dari bekerja berdasarkan SOP. berikut kutipan jawabannya:
“…Saya terus terang saja, saya kan baru tiga bulan disinijadi kalau mengenai baca atau tidaknya saya belum baca.Karena pernah jadi pustakawan jadi sudah ke bayanglah, walautidak membaca SOP…“ “…Kalau melihat kinerja berdasarkanSOPnya, begini de, sebelum saya kesini KAURnya udahmeninggal dan juga belum ada penambahan pegawai, ternyatasetelah saya disini ada penambahan pegawai, jadi berarti adasalah satu pegawai yang belum bekerja berdasarkan SOP,karena mungkin sebelumnya mereka 3 orang, yang satupengolahan, dan dua lainnya yang sudah bekerja berdasarkanSOP, dan sekarang ada satu orang, berarti belum semuanyabekerja berdasarkan SOP…”28
Berdasarkan hasil wawancara diatas diketahui kurangnya
pemanfaatan/penggunaan SOP sebagai pedoman dalam melakukan
pekerjaanya, disebabkan oleh:
1). Kurangnya tenaga pustakawan
2). Tidak ada sosialisasi dan pelatihan mengenai SOP
3). Tidak mengetahui bahwa perpustakaan FITK menerapkan SOP
4). Ada penambahan pustakawan
27 Wawancara pribadi dengan Rahmat.28 Wawancara pribadi dengan Lolytasari.
84
Ketika ditanya bagaimana mengetahui prosedur layanan
pemustaka Pustakawan perpustakaan FITK melakukan pelayanan
hanya berdasarkan hal berikut ini:
1). Melakukan prosedur pelayanan melalui bimbingan kepala
perpustakaan dan pustakawan lainnya
“…Yah dari ibunya (pimpinan), ada bimbingan dari
pustakawan sebelunya…”29
2). Melakukan pelayanan dengan berpatokan pada sistem otomasi
pada komputer khususnya dalam hal pengembalian dan
perpanjangan.
“saya tinggal mengikuti alur kerja yang ada dalam computer.
sudah ada disni semua, seperti pengembalian dan
perpanjangan…”30
3). Berdasarkan pengalaman bekerja di perpustakaan, sehingga sudah
mempunyai gambaran bagaimana prosedur kerja di perpustakaan,
walaupun tanpa membaca SOP.
“Karena pernah jadi pustakawan jadi sudah ke
bayanglah, walau tidak membaca SOP…”
29 Wawancara pribadi dengan Dewi.30 Wawancara pribadi dengan Rahmat.
85
Hal ini sangat disayangkan mengingat SOP disusun sebagai
panduan tertulis dalam menjalankan kegiatan sehari-hari di suatu
lembaga untuk menjamin standar mutu hasil pekerjaan.31
Selanjutnya menurut AAH, seharusnya setelah dibuat SOP
tersebut menjadi suatu tuntutan bagi pustakawan untuk menggunakan
dan memanfaatkan SOP dalam melakukan pekerjaanya.
“…sebenarnya SOP hanya sebagai prosedur kerja saja jadi
tergantung siapa yang akan melakukannya, tapi ketika sudah di
SOPkan menjadi suatu tuntutan bahwa itu harus di lakukan terhadap
kerjaan itu…”32
Dari penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa walaupun proses
pelayanan Pemustaka khususnya layanan sirkulasi di perpustakaan
FITK telah mengacu pada SOP yang ada, namun SOP haruslah
dimanfaatkan sebagai pedoman dan diterapkan dalam menjalankan
kegiatan pekerjaan guna menjamin kulitas mutu pelayanan.
31 B Mustafa dan Yuyu Yulia, “Memenuhi Harapan Pengguna tentang Layanan PrimaPerpustakaan Melalui Penerapan SOP (Standard Operation Procedure).
32 Wawancara pribadi dengan Ade Abdul Haq.
86
Berdasarkan hasil wawancara kesuluruhan penelitian ini ,
Pemanfaatan SOP perpustakaan dapat digambarkan sebagai berikut
Gambar 2: Diagram pemanfaatan SOP Perpustakaan FITK
Pemanfaatan SOP perpustakaanFITK
Tidak digunakan oleh pustakawan
yang bekerja selama tiga tahun
kebawah
Digunakan oleh pustakwan yang
telah bekerja selama tujuh
tahunan
Dimanfaatkan karena:
1. Ada sosialisasi2. Ada pembinaan/pelatihan3. SOP didistribusikan kesetiap
sub. Bagian.4. adanya pengawasan/kontrol
dan evaluasi SOP (auditmutu)
Alasan tidak dimanfaatkan:
1. Tidak mengetahui bahwaperpustakaan FITKmenerapan SOP
2. Kurangnya pengetahuantentang SOP
3. Melakukan prosedurpelayanan melalui bimbingankepala perpustakaan.
4. Melakukan pelayananberpatokan pada sistemotomasi
5. mempunyai pengalaman kerjasehingga tidak membaca SOP
6. Tidak adapengawasan/kontrol danevaluasi penerapan SOP
87
b. Penerapan SOP pada Layanan Sirkulasi
Selanjutnya untuk memastikan bahwa pustakawan FITK telah
melakukan pekerjaannya sesuai dengan SOP, penulis kemudian
melakukan observasi lapangan selama satu minggu yaitu dari tanggal 2
juni 2014 sampai dengan 6 juni 2014, kemudian membandingkan
dengan dokumen SOP yang telah disusun. berikut data pelayanan
yang kami kami teliti:
Tabel 8: daftar obbservasi penelitian pada layanan pemustaka
No Jenis layanan Jumlahpelayanan
1 Layanan peminjaman 452 Layanan pengembalian 523 Perpanjangan peminjaman 74 Layanan foto kopi buku (mahasiswa FITK) 85 Layanan foto kopi buku (bukan mahasiswa FITK) 56 Layanan bebas pustaka 147 Layanan pendaftaran anggota lama 3
Diketahui bahwa menurut pustakwan FITK, meskipun dokumen
SOP perpustakaan FITK kurang dimanfaatkan, prosedur layanan
sirkulasi yang ada di perpustakaan FITK sudah sesuai dengan
dokumen SOP yang telah disusun. Namun dari hasil pengamatan
penulis ada beberapa langkah prosedur yang tidak sesuai dengan
prosedur SOP yang ada. Berikut SOP pelayanan sirkulasi dan
penjelasan penerapannya:
88
1) Layanan peminjaman
Gambar 2: SOP peminjaman buku
Berdasarkan observasi yang penulis lakukan, menunjukan bahwa
proses peminjaman buku di perpustakaan FITK telah sesuai dengan
prosedur dokumen SOP nomor: FITK-POS-PERPUS-11.
.
89
2) Layanan pengembalian
Gambar 3: SOP pengembalian buku
Alur prosedur kedua peminjaman dan perpanjangan buku
yakni pengecekan kondisi fisik buku tidak dilakukan oleh
pustakawan. selebihnya alur prosedur peminjaman dan
perpanjangan buku telah sesuai dokumen SOP nomor: FITK-POS-
PERPUS-12.
90
3) Layanan pendaftaran anggotan baru dan lama
Gambar 4: SOP pendaftaran anggota baru dan lama
Berdasarkan observasi yang penulis lakukan, prosedur
layanan pendaftaran anggota lama telah seusai dengan dokumen
SOP nomor: FITK-POS-PERPUS-10.
91
4) Peminjaman buku untuk foto kopi,
Gambar 5: SOP peminjaman buku untuk fotokopi
Bagi yang bukan mahasiswa FITK diperbolehkan mengopi
sendiri buku, dengan syarat menyerahkan jaminan berupa
handphone dan kartu tanda pengenal, sebelumnya telah memberi
biaya administrasi Rp.2000. hal ini tidak terdapat dalam diagram
alir SOP layanan peminjaman buku untuk fotokopi. Sehingga pada
alur kedua, perlu dibuatkan alur tambahan untuk bukan mahasiswa
FITK.
92
Selebihnya alur prosedur layanan peminjaman buku untuk
fotokopi telah sesuai dengan dokumen SOP nomor: FITK-POS-
PERPUS-14
5) Pelayanan Surat bebas pustaka,
Gambar 6: SOP Pelayanan surat bebas pustaka
Pada alur keenam salah satu persyaratan untuk mendapatkan
surat keterangan bebas pustaka harus menyerahkan skripsi. Namun
dikarenakan terbatasnya ruangan perpustakaan, yang dimintai
untuk menyerahkan hardcopy skirpsi hanya dibatasi untuk lulusan
93
cumlaude dan amat baik. sedangkan lulusan dengan nilai baik,
cukup menyerahkan softcopy skripsi dalam bentuk CD.
Selebihnya alur prosedur pelayanan surat bebas pustaka telah
sesuai dengan dokumen SOP nomor: FITK-POS-PERPUS-16.
c. Perbedaan Kualitas Pelayanan Pasca Penerapan SOP
Berikut tanggapan para informan ketika ditanyakan mengenai
perbedaan kualitas layanan ketika SOP belum dibuat dengan sekarang:
“…Menurut saya, baik dan bagus, karena waktu yang diberi
cukup untuk peminjaman dan pengembalian…”33
“yah kadang-kadang bagus, kadang-kadang tidak, kata
mahasiswanya yah harusnya sopanlah, harus ramah, harus
senyum, dan kita di bilangkan jutek. Padahal kita sudah berusaha
semaksimal mungkin dalam melayani”34
“…Eh biasa-biasa saja. seharusnya ada perubahanpeningkatan layanan Setelah SOP cuma mungkin karena, karenankurang sosialisasi, dan tidak adanya pelatihan yang benar-benarmisalnya tentang layanan prima yang bagus itu kaya gimana dantata kerja sesuai dengan SOP bagaimana, yang ada Cuma harusada layanan prima namun kita tidak ada pelatihan tentanglayanan prima dan tatacara pelayanan yang baik,.harusnyakualitas pelayanan harus lebih bagus dan kepuasan pelangganharusnya meningkat kan, tapi disini mahasiswa puas denganperpustakaan ini karena jam bukanya, senang dengan jambukanya di perpanjang tanpa istrahat jam 8:00-18:00…”35
33 Wawancara pribadi dengan Rahmat.34 Wawancara pribadi dengan Dewi.35 Wawancara pribadi dengan Ria Maria Hidayat.
94
Paparan diatas menjelaskan bahwa menurut pustakawan FITK
dengan adanya penerapan SOP diharapkan mampu meningkatkan
kualitas pelayanan di perpustakaan FITK. Namun kenyataanya
penerapan SOP belum mampu meningkatkan kualitas layanan. Walau
pustakawan sudah berusaha semaksimal mungkin dalam melayani.
seringkali dianggap jutek atau tidak ramah karena tuntutan pemustaka
yang mengharuskan pustakwan untuk selalu sopan, ramah dan senyum
disegala kondisi.
Hal ini dikarenakan pustakwan hanya sekedar disajikan dengan
SOP tanpa adanya pelatihan maupun pembinaan mengenai bagaimana
tata kerja sesuai SOP, bagaimana pelayanan yang baik sesuai dengan
pelayanan prima, tidak ada sosialisasi, dan kurangnya pengetahuan
pustakawan mengenai SOP. sehingga penerapan SOP tidak masksimal.
Menurut B. Mustafa Dengan adanya SOP, standarisasi
pelaksanaan pekerjaan di perpustakaan dapat dikontrol. Dengan
demikian mutu hasil pekerjaan pun pada gilirannya dapat diawasi
secara bertahap, dari waktu ke waktu melalui proses monitoring dan
evaluasi serta perbaikan secara berkesinambungan, dapat menuju ke
layanan perpustakaan yang prima.36
Dari pernyataan diatas, dapat disimpulkan bahwa SOP yang telah
dibuat dengan sangat baik, harusnya dimanfaatkan dengan baik pula.
Hal itu bisa terwujud bila SOP yang ada selalu disosialisasikan dan
36 B Mustafa dan Yuyu Yulia, “Memenuhi Harapan Pengguna tentang Layanan PrimaPerpustakaan Melalui Penerapan SOP (Standard Operation Procedure).
95
pustakwan memiliki pengetahuan dan keterampilan yang cukup untuk
menerapkan dan mengaplikasikan SOP secara maksimal. Dengan
demikian penerapan SOP akan akan berjalan secara konsisten dan
berkesinambungan dapat di monitoring dan dievaluasi guna
meningkatkan kualitas layanan perpustakaan yang prima.
4. Kendala dan Hambatan dalam Pelaksanaan SOP pada Layanan
Pemustaka di Perpustakaan FITK
a. Kendala dan Hambatan Dalam Pelaksanaan SOP
Berikut ini, jawaban para informan ketika ditanyakan apa saja yang
menjadi kendala dan menghambat dalam penerapan SOP pada layanan
pemustaka.
“…Yah paling masalah internet yang putus, gak nyambung
dan lemot, dan masalah peminjaman oleh mahasiswa dari luar
FITK, dan dari pengujung kadang-kadang kurang ramah…”37
“…Paling masalah internet/jaringan, karena keika internet
bermasalah pelayanan jadi terganggu…”38
“…Kendalanya, kalau pelayanan gak ada kendala dalam
pelayanan, fine-fine saja, kalau saya melihat dari kasat…”39
“…tidak ada kesulitan karna alur kerja yang disusun sudah
jelas dan mudah ,.Tidak ada kendala baik-baik saja…”40
37 Wawancara pribadi dengan Dewi.38 Wawancara pribadi dengan Rahmat.39 Wawancara pribadi dengan Lolytasari.40 Wawancara pribadi dengan Ria Maria Hidayat.
96
Jawaban AAH berbeda dengan informan lain yaitu:
“Kendala yang paling utama itu ada distruktur organisasi,jadi perpustasakaan FITK sendiri ketika di ISO-kan kurang jelasapakah dibawah dekanat atau perpustakaan utama, sehinggalayanan yang di SOPkan sebenarnaya mau mengacu kemanaapakah mau berpedoman ke fakultas atau ke Perpustakaanutama.” Selanjutnya AAH menambahkan “SOP-nya sendiriwaktu itu contohnya kita ambil di perpustakaan UI, karna itubekas perkuliahan bapak, sehingga ketika diterapkan Di fakultasjadi agak sedikit banyak, karna ada beberapa SOP kan, artinyaketika diterapkan di fakultas, dengan adanya SOP sebanyak ituagak kedodoran juga karena tidak ada tenaga yang akanmelakukannya.”
Dari jawaban informan diatas menunjukan kendala penerapan
SOP yaitu:
a) Jaringan internet
Kendala yang sering terjadi hanyalah masalah jaringan
internet yang lambat dan sering putus menyebabkan
tehambatnya proses pelayanan.
b) Ketidak jelasan struktur organisasi perpustakaan
Tidak ada kejelasan apakah Perpustakaan FITK dibawah
FITK atau perpustakaan utama. sehingga terjadi kebimbangan
untuk pedoman yang digunakan. apakah harus mengacu
kepada pelayanan perpustakaan utama atau SOP FITK dan
c) Kurangnya tenaga pustakawan
Diketahui bahwa tingkat pengetahuan mengenai SOP
dari beberapa tenaga pustakwan masih kurang. hal ini
menyebabkan kurangnya kemampuan dalam mengaplikasikan
97
SOP yang diadopsi dari perpustakaan UI yang cakupannya
cukup luas.
Selebihnya tidak ada kendala yang signifikan dalam menerapkan
SOP pada layanan pemustaka ini dikarenakan prosedur kerjanya
disusun secara rinci dan sistematis sehingga mudah diaplikasikan.
Hal diatas sesuai dengan yang ditulis M. Budihardjo, beberapa
hambatan dalam pengaplikasian SOP yaitu:
1). Hambatan individu, merupakan hambatan paling dominan
dikarenakan tingkat pendidikan yang kurang memadai yang
menyebabkan seseorang kurang memiliki kemampuan dalam
mengaplikasikan SOP.
2). Hambatan organisasi, hambatan yang timbul dikarenakan struktur
organisasi yang terlalu kompleks.
3). Hambatan manajerial, disebabkan oleh adanya perbedaan
pandangan dari beberapa orang dalam penerapan SOP.41
b. Pengawasan pelaksanaan dan revisi SOP
1) Pengawasan pelaksanaan (monitoring)
Pengawasan perlu dilakukan dengan cara mengamati dan
melakukan pengawasan apakah SOP sudah dilaksanakan dan
seberapa jauh SOP tersebut bisa dilaksanakan dengan baik. Oleh
41 M. Budihardjo, Panduan Praktis Menyusun SOP. h. 12
98
karenah itu, penulis menanyakan apakah ada supervisi yang
menangani SOP Perpustakaan FITK. Berikut jawaban informan:
“…Menurut saya sih ada” Apa pernah di control?
“…Belum pernah paling hanya pudek dua atau kabag yang
datang bertanya mengenai perpustakaan…”42
“…Ada sih, tapi tidak pernah ditinjau, paling ada dari
pudek yang menanyakan tentang jaringan dan masalh
ruangan…”43
“… Ada tim iso yang bertangggung jawab, namun
beberapa tahun ini tidak pernah ada control dan
verivikasi…”44
“…Ada Supervisi, dari pihak Fakultas, tiap tahunnyadia mengawasi/control? Seharusnya iya, namun beberapatahun terakhir tidak direvisi, tidak di control, dan tidakdiverivikasi namun seharusnya ada control, mulai tahun2011…”45
Selanjutnya, AAH menjelaskan bahwa “…Yah biasanya
itu ada ketika Audit, yang dijadwalkannya 3 kali setahun
untuk internal, dan eksternalnya sekali dalam 4 tahun untuk
mendapatknan sertifikat ISO…”46
Sebenarnya ada supervisi yang harusnya mengawasi,
mengkontrol dan mengevaluasi pelaksanaan penerapan SOP.
Dilakukan ketika audit internal yang dijadwalkan tiga kali setahun
42 Wawancara pribadi dengan Rahmat.43 Wawancara pribadi dengan Dewi.44 Wawancara pribadi dengan Ria Maria Hidayat.45 Wawancara pribadi dengan Lolytasari.46 Wawancara pribadi dengan Ade Abdul Haq.
99
dan empat kali setahun untuk eksternal guna mendapatkan
sertifikat ISO. Namun, sejak tahun 2011 tidak ada pengawasan
maupun evaluasi dari tim ISO dan pihak FITK terkait penerapan
SOP.
Darmono menjelaskan bahwa, monitoring dilakukan untuk
melihat sejauh mana penerapan SOP dan bagaimana SOP bisa
memberikan kontribusi terhadap peningkatan kinerja
Perpustakaan.47
Dari penjelasan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa,
pengawasan dan kontrol dalam penerapan SOP harus selalu
dilakukan. Pengawasan perlu dilakukan untuk memastikan agar
SOP yang sudah dibuat selalu dijadikan pedoman dalam
melakukan pekerjaan diperpustakaan khusunya pelayanan.
Sehingga kegiatan pekerjaan yang dilakukan secara konsisten dapat
menjamin peningkatan kualitas layanan perpustakaan.
Hal diatas sejalan dengan pedoman mutu FITK yang
dijelaskan, bahwa audit mutu merupakan proses pengujian
sistematik dan mandiri untuk menetapkan apakah kegiatan mutu
dan hasil yang berkaitan sesuai dengan pengaturan yang
direncanakan dan apakah pengaturan-pengaturan yang disebut ini
diterapkan secara efektif dan mencapai tujuan.48
47 Darmono, “Pengembangan Standard Operating Procedures (SOP) untuk PerpustakaanPerguruan Tinggi”.
48 FITK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 (Jakarta: FITK UIN Jakarta, 2008), h. 2.2/2
100
2) Evaluasi dan Revisi SOP
Seperti yang sudah dibahas sebelumnya, bahwa beberapa
tahun terakhir kegiatan penerapan SOP diperpustakaan FITK sudah
tidak lagi dikontrol apalagi dievaluasi. Hal tersebut mempengaruhi
penilaian terhadap penerapan SOP dan apakah dokumen SOP perlu
direvisi atau tidak. Menurut RMH, SOP sekarang ini tidak perlu
direvisi karena sudah bagus. RMH sependat dengan LTS, bahwa
yang mengetahui mengenai revisi tergantung pengawas namun
menurutnya SOP yang ada sudah baik dan tidak perlu dirvisi.
Sedangkan menurut AAH, SOP perlu direvisi dan disederhanakan
kembali karena cakupan SOP sekarang terlalu luas. Berikut kutipan
wawancaranya
“…tidak perlu, karena SOP yang ada sudah bagus…”49
“…Yang tahu pihak pengawas, namun kami dari pihak
palaksana baik-baik saja…”
“…Yah paling perlu disederhanakan kembali, karena
cakupannya terlalu luas dan langkah-langkahnya terlalu
panjang…”50
Darmono menjelaskan kegiatan evaluasi difokuskan pada
penilaian SOP itu sendiri apakah perlu ada perubahan dan
penambahan. SOP perlu secara terus menerus untuk dievaluasi agar
49 Wawancara pribadi dengan Ria Maria Hidayat.50 Wawancara pribadi dengan Ade Abdul Haq.
101
prosedur dalam perpustakaan selalu merujuk pada akuntabilitas dan
kinerja yang optimal.51
Selanjutnya menurut Mohammad Aries Secara periodik SOP
perlu ditinjau kembali agar tetap mutakhir karena apabila ada
perubahan kebijakan harus terlihat pada SOP. Apakah kebijakan
dan prosedur masih berlaku, masih relevan atau bahkan SOP sudah
tidak diperlukan.52
Berangkat dari pendapat diatas, SOP perpustakaan FITK perlu
dievaluasi dan direvisi kembali mengingat adanya beberapa
kebijakan baru pada layanan bebas pustaka dan layanan
peminjaman buku untuk fotokopi.
c. Kritik dan harapan terhadap SOP
Untuk mengetahui harapan pustakawan terhadap SOP, penulis
menanyakan Saran dan kritik bapak/ibu tentang SOP, para informan
memiliki tanggapan masing-masing
“…Yah kalau bisa ada pmebinaan masalah SOP agar kita
bisa memahami apa itu SOP…”53
“…biar di perjelas dengan prosedurnya,. yah perlu
pembinaan biar kita lebih memahami tentang SOP…”54
51 Darmono, “Pengembangan Standard Operating Procedures (SOP) untuk PerpustakaanPerguruan Tinggi”.
52 Mohamad Aries dan Abdul Rahman Saleh. “Penyusunan Standard Operating Prosedur diPerpustakaan”.
53 Wawancara pribadi dengan Rahmat.54 Wawancara pribadi dengan Dewi.
102
“…sarannya yah itu diadakan pelatihan kali ya.. kritiknyaSOP itu jangan Cuma jadi Standar tapi diterapkan juga dalampelayanan, selama ini pelayanannya sudah sesuai dengan SOPCuma untuk pengetahuan lebih jauh tentang SOP masih kurang,mungkin sebagian pustakawan atau apa itu SOP. namun untukpenetahun lebih jauh untuk SOP kurang, misalnya fungsi danmanfaatnya…”55
Pustakawan perpustakaan FITK berharap adanya pelatihan
maupun pembinaan mengenai SOP, sehingga dengan adanya
pengetahuan dan pemahaman yang lebih mendalam, SOP yang telah
dibuat tidak lagi hanya sebatas dokumen tetapi dapat digunakan secara
maksimal. Hal ini haruslah mendapatkan perhatian dari pimpinan
organisasi, baik kepala urusan perpustakan FITK maupun pihak
Dekanat FITK demi keberhasilan penerapan SOP dan peningkatan
kulitas pelayanan di perpustakaan FITK UIN Syarif Hidayatullah
Jakarta.
55 Wawancara pribadi dengan Ria Maria Hidayat.
103
BAB V
PENUTUP
B. Kesimpulan
Berdasarkan analisis yang dilakukan, maka dari penelitian ini didapatlah
kesimpulan antara lain:
1. Awal mula penyusunan dan penerapan SOP perpustakaan FITK pada
tahun 2008, yang di latar belakangi oleh penerapan sistem manajemen
mutu (SMM) ISO 9001:2000. Sebagai salah satu unit/sub. Bagian di
lingkungan FITK maka perpustakaan FITK harus mempunyai prosedur
kerja dalam hal ini POS atau lebih dikenal dengan SOP.
2. Sebagai upaya pemanfaatan dan penerapan SOP, pada awal penerapannya
Perpustakaan FITK melakukan beberapa tahapan implementasi yaitu:
sosialisasi, distribusi ke unit-unit, dan pembinaan pemahaman SOP.
Namun pada saat sekarang sosialisasi, distribusi ke unit-unit, dan
pembinaan pemahaman SOP tidak lagi dilakukan.
3. Pada awal mula diterapkan SOP, pustakawan FITK memanfatkan dan
menggunakan SOP sebagai pedoman dalam melakukan pekerjaannya.
Berbeda dengan keadaan saat ini, wujud SOP hanya sebatas dokumen
yang kurang dimanfaatkan. Hal ini disebabkan karena kurangnya
sosialisasi, distribusi ke unit-unit, pembinaan maupun pelatihan tentang
SOP dan tidak adanya pengawasan atau kontrol terhadap penerapan SOP.
104
4. Penerapan SOP diharapkan dapat meningkatkan kualitas pelayanan di
perpustakaan FITK. Namun kenyataanya penerapan SOP belum mampu
meningkatkan kualitas layanan. Hal ini dikarenakan pustakawan hanya
sekedar disajikan dengan SOP. Tanpa adanya sosialisasi, pelatihan
maupun pembinaan mengenai bagaimana tata kerja sesuai SOP dan
bagaimana pelayanan yang baik sesuai dengan pelayanan prima.
5. Adapun beberapa kendala yang menghambat proses penerapan SOP pada
layanan pemustaka diperpustakaan FITK yaitu:
a. Jaringan internet yang lambat dan sering putus menyebabkan
tehambatnya proses pelayanan.
b. Ketidak jelasan struktur organisasi perpustakaan apakah di bawah
FITK atau perpustakaan utama. sehingga terjadi kebimbangan untuk
pedoman digunakan. apakah harus mengacu kepada pelayanan
perpustakaan utama atau SOP FITK.
c. Kurangnya tenaga pustakawan yang akan menerapkan SOP, mengingat
tingkat pengetahuan tentang SOP dari beberapa tenaga pustakwan
menyebabkan kurangnya kemampuan dalam mengaplikasikan SOP.
105
C. Saran
Ada beberapa hal yang penulis dapat sarankan melihat kondisi di lapangan
mengenai penerapa SOP pada layanan pemustaka di perpustakaan FITK UIN
Syarif Hidayatullah Jakarta yaitu:
1. Kepala Perpustakaan FITK, maupun Pihak ISO FITK Perlu melakukan
kembali tahapan implementasi penerapan SOP bagi seluruh pustakawan.
Tahapan implementasi yang harus dilakukan yaitu sosialisasi, distribusi
SOP ke unit/sub.layanan perpustakaan dan pembinaan maupun pelatihan
SOP.
2. Perlunya dilakukan pengawasan dan evaluasi yang lebih aktif. Hal ini
harus dilakukan dengan tujuan agar SOP yang telah dibuat dapat dijadikan
pedoman dan semua tahap kegiatan kerja yang telah disusun dalam SOP
dapat dikontrol penerapannya. Sehingga harapan peningkatan kualitas
layanan dapat dicapai.
3. SOP perpustakaan FITK perlu direvisi dikarenakan hal berikut:
a. Perlu dilakukan revisi SOP melihat kondisi sekarang ini dimana
banyaknya perubahan yang terjadi dilapangan dan adanya beberapa
kebijakan baru. Seperti pada layanan peminjaman buku untuk foto
kopi dokumen SOP nomor: FITK-POS-PERPUS-14. dan layanan
bebas pustaka dokumen SOP nomor: FITK-POS-PERPUS-16.
b. Berdasarkan hasil wawancara dengan AAH, cakupan SOP yang ada
sekarang terlalu luas untuk di terapkan di perpustakaan FITK.
Sehingga SOP yang ada perlu disederhanakan kembali.
DAFTAR PUSTAKA
Abdul Rahman Saleh. Percikan Pemikiran di Bidang Kepustakawanan, Jakarta:Sagung Seto, 2011
Abdul Rahman Shaleh, et al. Manajemen Perpustakaan Perguruan Tinggi.Jakarta: Universitas Terbuka, 1995
Azra, Azumardi, dkk. Pedoman Penulisan skripsi, Tesis dan Disertasi UIN SyarifHidaytullah. Jakarta: UIN press 2002
B Mustafa dan Yuyu Yulia. Memenuhi Harapan Pengguna tentang LayananPrima Perpustakaan Melalui Penerapan SOP (Standard OperationProcedure) Digital. Jurnal Pustakawan Indonesia, vol. 7 No. 1http://journal.ipb.ac.id/index.php/jpi/article/view/1964/872 diakses tanggl25 September 2012
Darmono, Pengembangan Standard Operating Procedures (SOP) untukPerpustakaan Perguruan Tinggi. Universitas Negeri Malang, 2007,http://library.um.ac.id/index.php/Artikel-Pustakawan/pengembangan-standard-operating-procedures-sop-untuk-perpustakaan-perguruan-tinggi.html. Diaksestanggal 25 september 2010
Direktorat Pendidikan Tinggi Depdiknas. Perpustakaan Perguruan Tinggi : BukuPedoman. Jakarta: Direktorat Pendidikan Tinggi Depdiknas, 2004
Fasisal Hariadi, “Kualitas Pelayanan Sirkulasi Perpustakaan di Unit PelaksanaTeknis Perpustakaan Universitas Negri Yogyakarta: Tahun 2012 Skripsi S1,Yogyakarta: Fakultas Pendidikan, Universitas Negri Yogyakarta, 2012
Helmi Purwanti. “Standar Operasional Prosedur,” artikel diakses pada 21 April2014 dari http://elib.unikom.ac.iddownload.phpid=133956
Hotman Nababan, “Perpustakaan Sebagai Service Provider dalam KonteksPelayanan Prima,” Media Pustakawan Vol. 17 No. 3 dan 4 2010
Hotman Nababan. “perpustakaan sebagai service provider dalam kontekspelayanan prima”, Media Pustakawan , Vol 17 no.3 dan 4 2010
Ida Winarti. Sistem Pelayanan Perpusakaan : seri pengembangan perpustakaanpertanian no: 22. Bogor: pusat perpustakaan dan penyebaran teknologipertanian Departemen Pertanian, 2001
Lasa Hs. Jenis-jenis Pelayanan Informasi Perpustakaan, Yogyakarta: GadjahMada University Press, 1994
M. Budihardjo. Panduan Praktis Menyusun SOP Standard operating Procedure,Jakarta: Raih Asa Sukses, 2014
Mohamad Aries, dan Abdul Rahman Saleh. Penyusunan Standard OperatingProsedur diPerpustakaan. http://ar-saleh.blogspot.com/2005/02/penyusunan-standard-operating.html. Diakses tanggal 25 september 2010.
Noerhayati S. Pengelolaan Perpustakaan: Jilid I,Bandung: Alumni, 1987
Pawit M. Yusup, Ilmu Informasi, Ilmu Komunikasi dan Kepustakaan, Jakarta:Bumi Aksara, 2009
Perpustakaan Nasional Republik Indonesia (PNRI). Standar NasionalPerpustakaan (SNP) Bidang Perpustakaan Sekolah dan PerpustakaanPerguruan Tinggi, Jakarta: Perpustakaan Nasional, 2011
Prosedur Operasional Baku (SOP) UPT Perpustakaan Institut Pertanian Bogor.UPT Perpustakaan institute Pertanian Bogor, 1998
Rudi M. Tambunan. Pedoman Penyusunan Standard Operating Pocedures (SOP,)Jakarta: Maiestas Publishing, 2008
Sri Terta Dewi, Androni. “Sikap Pemustaka Terhadap Layanan Sirkulasi diPerpustakaan Universitas Padang,” Jurnal Ilmu Informasi Perpustkaan danKearsipan, vol. 1 No.1 September 2012
Sulistiyo Basuki. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia PustakaUtama, 1993
Sulistiyo Basuki. Teknik dan Jasa Dokumentasi. Jakarta : Gramedi PustakaUtama, 1992
Sutarno NS. Manajemen Perpustakaan: Suatu Pendekatan Praktik. Jakarta:Sagung Seto, 2006
Syihabuddin Qalyubi, dkk. Dasar-Dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi,YogyaKarta: Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Fakultas Adab,2003
Whittaker, Kenneth. Prinsip-prinsip Pelayanan Pengguna BerdasarkanPerpustakaan, Jakarta: Proyek Pengembangan Sistem NasionalPerpustakaan, 1996
Yuyu Yulia dan Abdul Rahman Saleh,. “Peranan Standard Operating Proceduredalam rangka penataan manajemen dan produktifitas kerja perpustakaan”,Jurnal Pustakawan Indonesia, Vol. 5 No. 2, 2005
HASIL WAWANCARA PUSTAKAWAN FITK MENGENAI SOP PELAYANAN
PEMUSTAKA
Informan: Ade Abdul Haq, M. Hum (AAH)
Waktu wawancara: 17 Juni, 2014
1. Sejarah Bagaimana sejarah dan yang melatarbelakangi penerapan SOP di perpustakaan FITK
UIN Syarif Hidayatullah Jakarta?
Tanya :Sejak kapan awal mula perpustakaan FITK menerapkan SOP ?
Jawab :Sejak tahun 2008
Tanya :Siapa saja yang terlibat dalam pembuatan SOP Perustakaan FITK?
Jawab :Yang terlibat dalam penyusunan yaitu tim ISO dari fakultas FITK
Tanya :Posisi bapak pada saat itu bagaiman?
Jawab :Saya waktu itu hanya tidak termaksud dalam tim yang menyusun berkas SOP
perpustakaan, hanya mereka meminta pendapat ke kita (pustakawan), namun karena kita
tidak termaksuda tim yah kadang-kadang kita ogah juga, hanya disuruh koreksi tanpa
ada apa-apa.
Tanya :Apakah ada acuan atau pedoman penyusunan SOP?
Jawab :Pedoman diambil dai SOP UI yakni SOP perpustakaan UI Pusat
Tanya :Apa yang melatar belakangi penyusunan dan penerapan SOP di perustakaan FITK?
Jawab :Karena FITK menggunakan ISO, yah paling tidak SOP Perpustakaan FITK menjadi
bagian dari ISO sendiri, sehingga kala dipandang sebagai nilai menjadi mempunya nilai,
sehingga keberadaan perpustakaan menjadi ada, karena biasanya perpustakaan jarang
dilibatkan dalam kegiatan Fakultas
2. Bagaimana penerapan Standard Operating Procedures (SOP) pada layanan pemustaka di
perpustakaan FITK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta ?
Tanya :Apa saja tahapan implementasi penerapan SOP Perpustakaan FITK?
Jawab :Yah tentu ada samalah yaitu Sosialisasi dulu, trus dibahas ini SOP nya gimana sudah pas
belum.
3. Sejauh mana pemanfaatan dan penerapan Standard Operating Procedures (SOP) dapat
meningkatkan layanan pemustaka di Perpustakaan FITK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta?
Tanya :Bagaiman penerapan SOP ketika pertama kali di adakan?
Jawab :Yah seharusnya di gunakan namun karena keterbatasan pustakawan sehingga kurang di
gunakan.
4. Faktor-faktor apa saja yang menghambat penerapan Standard Operating Procedures (SOP)
dalam rangka peningkatan layanan pemustaka di perpustakaan FITK UIN Syarif
Hidayatullah Jakarta ?
Tanya :Apakah ada kesulitan dalam penerapannya ketika Pustakawan layanan pemustaka
pertama kali diperkenalkan dengan SOP?
Jawab :Kendala yang paling utama itu ada distruktur organisasi, jadi perpustasakaan FITK
sendiri ketika di ISO-kan kurang jelas apakah dibawah dekanat atau perpustakaan utama,
sehingga layanan yang di SOPkan sebenarnaya mau mengacu kemana apakah mau
berpedoman ke fakultas atau ke Perpustakaan utama,
Sopnya sendiri waktu itu contohnya kita ambil di perpustakaan UI, karna itu bekas
perkuliahan bapak, sehingga ketika diterapkan Di fakultas jadi agak sedikit banyak, kana
da beberapa SOP kan artinya ketika diterapkan di fakultas, dengan adanya SOP sebanyak
itu agak kedodoran juga karena tidak ada tenaga yang akan melakukannya.
Tapi sebenarnya SOP hanya sebagai prosedur kerja saja jadi tergantung siapa yang akan
melakukannya, tapi ketika sudah di SOPkan menjadi suatu tuntutan bahwa itu harus di
lakukan terhadap kerjaan itu.
Tanya :Apakah ada supervisi yang menangani SOP Perpustakaan FITK?
Jawab :Yah biasanya itu ada ketika Audit, yang dijadwalkannya 3 kali setahun untuk internal,
dan eksternalnya sekali dalam 4 tahun untuk mendapatknan sertifikat ISO
Tanya :Kritik atau saran tentang SOP perpustakaan FITK
Jawab :Yah paling perlu disederahakan kembali, karena cakupannya terlalu luas dan langkah-
langkahnya terlalu panjang.
HASIL WAWANCARA PUSTAKAWAN FITK MENGENAI SOP PELAYANAN
PEMUSTAKA
Informan :Pustakawan Bagian Layanan Pemustaka FITK
Nama : Rahmat SS (RHM)
Waktu wawancara : 02 Juni, 2014
1. Bagaimana sejarah dan yang melatarbelakangi penerapan SOP di perpustakaan FITK UIN
Syarif Hidayatullah Jakarta? dan pengetahuan SOP
Tanya :Apa itu SOP?
Jawab :Apa ya, standar pegawai
Tanya :Sejak kapan perpustakaan FITK menerapkan SOP?
Jawab :Gak taw saya, kurang jelas masalah SOP
Tanya :Sudah berapa tahun bapak kerja Perpustakaan ini
Jawab :Sudah tiga tahun, Memang SOP tersebut itu apa
2. Bagaimana penerapan Standard Operating Procedures (SOP) pada layanan pemustaka di
perpustakaan FITK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta ?
Tanya :Pak kan belum mengetahui tentang SOP, Apakah perlu ada pembinaan SDM dalam
rangka penerapan SOP?
Jawab :Yah tergantung SOPnya, perlu gak kita, jika perlu yah berarti perlu ya boleh ada
dilakukan Pembinaan SOP, karena SOP belum terlalu a dalam saya
Tanya :Apakah oleh bpk/ibu SOP tersebut dugunakan?
Jawab :Tidak tau , karna tidak tau tentang SOP
Tanya :Berarti bapak belum pernah baca/membuka dokumen SOP?
Jawab :Belum, karna saya tidak taw tentang dokumen SOP, memang SOP itu apa sih dek
jelaskan? Penulis “Sop itu dokumen yang disusun untuk melaksanakan pekerjaan yang
standard dan sesuai prosedur” informan oooh kalau begitu sop itu ada namun pasti ada
namun saya tidak tau dan belum pernah saya baca, karena saya tinggal mengikuti alur
kerja yang ada dalam komputer
Tanya :Kalau begitu dalam pelayanan bapak menggunakan pedoman apa ketika melayani?
Jawab :Mengikuti ini saja. Sudah ada aturannya disini (menunjuk computer)
Tanya :Berarti dalam melayani tinggal mengikuti Sistem otomsi perpustakaannya?
Jawab :Iya gak tau ini sistem apa (sistem sadah SOP atau apa) pokoknya tinggal mengikuti saja
langkah yang ini (maksudnya Software otomasi perpustakaannya) sudah ada disni
semua, seperti pengembalian dan perpanjangan
Tanya :Sejauh pengamatan ibu, apakah pustakawan perpustakaan FITK dalam melakukan
layanan Pemustaka sesuai dengan SOP?
Jawab :Karena saya belum mendalami yah jadi saya gak tau
3. Sejauh mana pemanfaatan dan penerapan Standard Operating Procedures (SOP) dapat
meningkatkan layanan pemustaka di Perpustakaan FITK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta?
Tanya :Apa manfaat dan keguanaan SOP dalam pekerjaan Sehari-hari Pustakawan FITK pada
layanan Pengguna?
Jawab :Yah manfaatnya … Perlu sebagai standar
Tanya :Menurut bapak bagaimana kualitas pelayanan disni?
Jawab :Meneurut saya baik dan bagus, karena waktu yang diberi cukup untuk peminjaman dan
pengembalian
4. Faktor-faktor apa saja yang menghambat penerapan Standard Operating Procedures (SOP)
dalam rangka peningkatan layanan pemustaka di perpustakaan FITK UIN Syarif
Hidayatullah Jakarta ?
Tanya :Faktor-faktor apa saja yang menjadi kendala dalam penerapan SOP pada layanan
pemustaka?
Jawab :Paling masalah internet/jaringan, karena keika internet bermasalah pelayanan jadi
terganggu
Tanya :Apakah ada supervisi yang menangani SOP Perpustakaan FITK?
Jawab :Menurut saya sih ada
Tanya :Apa pernah di control?
Jawab :Belum pernah paling hanya pudek dua atau kabag yang dating bertanya mengenai
perpustakaan
Tanya :Saran dan kritik bpk/ibu Tentang SOP sekarang ?
Jawab :Yah kalau bisa ada pmebinaan masalah SOP agar kita bisa memahami apa itu SOP,
HASIL WAWANCARA PUSTAKAWAN FITK MENGENAI SOP PELAYANAN
PEMUSTAKA
Informan :Pustakawan Bagian Layanan Pemustaka FITK
Nama : Dewi, S.Pd (DS)
Waktu wawancara : 02 Juni, 2014
1. Bagaimana sejarah dan yang melatarbelakangi penerapan SOP di perpustakaan FITK UIN
Syarif Hidayatullah Jakarta? dan pengetahuan SOP
Tanya :Apa itu SOP?
Jawab :satuan operasional prosedur, kurang tau sih pastinya mas. Soalnya kita jurusunnya apa
kerjanya apa
2. Bagaimana penerapan Standard Operating Procedures (SOP) pada layanan pemustaka di
perpustakaan FITK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta ?
Tanya :Apakah kepala perpustakaan melakukan pembinaan SDM dalam rangka penerapan
SOP?
Jawab :Belum pernah selama setahun disini, maupun pelatihan
Tanya :Perlu tidak adanya pembinaan tentang SOP?
Jawab :yah perlu biar kita lebih memahami tentang SOP
Tanya :Apakah oleh bpk/ibu SOP tersebut dugunakan?
Jawab :pake lah, namun saya hanya melayani pengembalian dan peminjaman saja
Tanya :bagaiman cara ibu mendapatkan pengetahuan tentang prosedur layanan lainnya?
Jawab :Yah dari ibunya (pimpinan), ada bimbingan dari pustakawan sebelunya
Tanya :Sejauh pengamatan ibu, apakah pustakawan perpustakaan FITK dalam melakukan
layanan Pemustaka sesuai dengan SOP?
Jawab :kurang
3. Sejauh mana pemanfaatan dan penerapan Standard Operating Procedures (SOP) dapat
meningkatkan layanan pemustaka di Perpustakaan FITK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta?
Tanya :Apa manfaat dan keguanaan SOP dalam pekerjaan Sehari-hari Pustakawan FITK pada
layanan Pengguna?
Jawab :Wah apa yak, saya belum terlalu memahami tentang SOP jadi masih kurang nyambung,
yah kadang ada kadang tidak, manfaatnya yah alur kerjanya lebih terkontrol,
Tanya :Apakah ada perbedaan kualitas pelayanan ketika SOP belum diterapkan dengan
sekarang?
Jawab :yah kadang-kadang bagus kadangkadang tidak, kata mahasiswanya yah harusnya
sopanlah, harus ramah harus senyum dan kita di bilangkan jutek. Padahal kita sudah
berusaha maksimal dalam melayani
4. Faktor-faktor apa saja yang menghambat penerapan Standard Operating Procedures (SOP)
dalam rangka peningkatan layanan pemustaka di perpustakaan FITK UIN Syarif
Hidayatullah Jakarta ?
Tanya :Faktor-faktor apa saja yang menjadi kendala dalam penerapan SOP pada layanan
pemustaka?
Jawab :Yah paling masalah internet yang putus, gak nyambung dan lemeot, dan masalah
peminjaman oleh mahasiswa dari luar FITK, dan dari pengujung kadang-kadang kurang
ramah
Tanya :Layanan apa saja yang telah dibuatkan SOP dan apa saja yang belum ada SOPnya?
Jawab :Yah semuanya sudah ada SOPnya hanya kurang dimanfaatkan
Tanya :Saran dan kritik bpk/ibu Tentang SOP sekarang ?
Jawab :biar di perjelas dengan prosedurnya
Tanya :Apakah ada supervisi yang menangani SOP Perpustakaan FITK?
Jawab :Ada sih, tapi tidak pernah ditinjau, paling ada dari pudek yang menanyakan tentang
jaringan dan masalh ruangan
HASIL WAWANCARA PUSTAKAWAN FITK MENGENAI SOP PELAYANAN
PEMUSTAKA
Informan: : Pustakawan FITK
Nama : Ria Maria Hidayat. S Pd (RMH)
Waktu wawancara : 04 Juni, 2014
1. Bagaimana sejarah dan yang melatarbelakangi penerapan SOP di perpustakaan FITK UIN
Syarif Hidayatullah Jakarta dan pemahaman SOP
Tanya :apa itu SOP?
Jawab : standar operasional prosedur ,
Tanya :Sejak kapan perpustakaan FITK menerapkan SOP?
Jawab : Dari 2008,
Tanya :Apa yang melatar belakangi penyusunan dan penerapan SOP di perustakaan FITK?
Jawab :Jadi mulanya pas ISO, jadi setiap sub.bagin di FITK harus ada Prosedur kerjanya
akademik, umum, jurusan, begitu juga perpustakaan FITK
Tanya :Apakah ada harapan tentang peningkatan layanan?
Jawab :Yah iya salah satunya untuk meningkatkan layanan prima, agar tata suratnya lebih rapi,
dan kersipannya juga lebih rapi
Tanya :Apa ada acuan kerja sebelum SOP?
Jawab :Paling job desc saja, misalanya saya tetang layanan tugasnya ini-ini, tapi kalau rincian
kerja secara mendetail tentang tiap-tiap layanan tidak ada, pas ada SOP saja tidak ada
Tanya :Apakah Bpk/ibu terlibat dalam pembuatan SOP?
Jawab :Enggak tidak,
Tanya :Siapa saja yang terlibat pembuatan?,
Jawab :pa Ade dan tim penyusun ISO,
2. Bagaimana penerapan Standard Operating Procedures (SOP) pada layanan pemustaka di
perpustakaan FITK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta?
Tanya :Apa saja tahapan implementasi penerapan SOP Perpustakaan FITK?
Jawab :Paling kita diberi kopian , sopnya begini di tempel dan dan dikerjakan sperti itu saja
Tanya :Apakah kepala perpustakaan melakukan pembinaan SDM dalam rangka penerapan
SOP? bagaimana?
Jawab :Tidak ada pembinaan Dari pihak fakultas tidak ada pembinaan, Cuma ada rapat yang
memberi penjelasan tentang SOP
Tanya :Apa yang dibahas dalam rapat persiapan? SOP seberapa sering?
Jawab :Yang dibahas yah tentang manfaat SOP seperti peningkatan layanan, dokumen
faromulir-formulir, dan hanya untuk persiapan Audit
Tanya :Berapa lama rapat persiapan penerapan SOP?
Jawab : sebulan dan setiap minggunya ada rapat persiapan sekali
Tanya :Sejauh pengamatan ibu, apakah pustakawan layanan Pemustaka perpustakaan FITK
melakukan pekerjaanya sesuai dengan SOP?
Jawab :pada awalnya yah digunakan namun yah gitu de, saat ini hanya sebatas dokumen
Standar, untuk pekerjaan mengacu kepada SOP tapi “ kalau disitu kan ada senyum, sapa,
salam, namun hal itu jarang dilakukan
3. Sejauh mana pemanfaatan dan penerapan Standard Operating Procedures (SOP) dapat
meningkatkan layanan pemustaka di Perpustakaan FITK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta?
Tanya :Apakah ada perbedaan kualitas layanan ketika SOP belum dibuat dengan sekarang?
mengapa
Jawab :Eh biasa-biasa saja, seharusnya ada perubahan peningkatan layanan Setelah SOP cuma
mungkin karena, karenan kurang sosialisasi, dan tidak adanya pelatihan yang benar-
benar misalnya tentang layanan prima yang bagus itu kaya gimana dan tata kerja sesuai
dengan SOP bagaimana, yang ada Cuma harus ada layanan prima namun kita tidak ada
pelatihan tentang layanan prima dan tatacara pelayanan yang baik, harusnya kualitas
pelayanan harus lebih bagus dan kepuasan pelanggan harusnya meningkat kan, tapi
disini mahasiswa puas dengan perpustakaan ini karena jam bukanya, senang dengan jam
bukanya di perpanjang tanpa istraha jam 8:00-18:00
Tanya :Apa manfaat dan kegunaan SOP dalam pekerjaan Sehari-hari Pustakawan FITK,
khususnya pada layanan Pengguna?
Jawab :Agar tersusun tertata terstruktur rapi mulai dari awal pelayanan, mulai dari peminjaman
sampai buku itu sampai kembali kerperpustakaan, Manfaat nya paling dokumen yang
ada jadi tertata dan seragam
4. Faktor-faktor apa saja yang menghambat penerapan Standard Operating Procedures (SOP)
dalam rangka peningkatan layanan pemustaka di perpustakaan FITK UIN Syarif
Hidayatullah Jakarta?
Tanya :Apakah ada kesulitan dalam penerapannya ketika bpk/ibu pertama kali diperkenalkan
dengan SOP?
Jawab : tidak ada kesulitan karna alur kerja yang disusun sudah jelas dan mudah
Tanya :Faktor-faktor apa saja yang menjadi kendala dalam penerapan SOP pada layanan
pemustaka?
Jawab : Tidak ada kendala baik-baik saja
Tanya :Saran dan kritik bpk/ibu Tentang SOP sekarang ?
Jawab : sarannya yah itu di adakan pelatihan kali ya.. kritiknya SOP itu jangan Cuma jadi
Standar tapi diterapkan juga dalam pelayanan, selama ini pelayanannya sudah sesuai
dengan SOP Cuma untuk pengetahuan lebih jauh tentang SOP masih kurang, mungkin
sebagain pustakawan tau apa itu SOP namun untuk penetahun ebih jauh untuk SOP
kurang misalnya Fungsi dan manfaatnya
Tanya :Apakah ada supervisi yang menangani SOP Perpustakaan FITK?
Jawab :Ada tim iso yang bertangggung jawab, namun beberapa tahun ini tidak pernah ada
control dan verivikasi
Tanya :Pernakah SOP Perpustakaan FITK mengalami revisi?
Jawab :Belum pernah
Tanya :Melihat dengan kondisi saat ini, dengan SOP yang telah ada, apakah SOP tersebut perlu
direvisi, mengapa ?
Jawab : tidak perlu, karena SOP yang ada sudah bagus
HASIL WAWANCARA PUSTAKAWAN FITK MENGENAI SOP PELAYANAN
PEMUSTAKA
Informan : Kepala Perpustakaan FITK
Nama : Lolytasari. S Ag. Sip. M. Hum (LTS)
Waktu wawancara : 02 Juni, 2014
1. Pengetahuan tentang sop
Tanya :Apa itu SOP?
Jawab : Yang saya ketahui SOP itu standar operasional prosedur, yang berkauitan dengan
dokumen, atau alur jalannya suatu kegiatan. Kalau sudah ada SOPnya udah jelas,
misalnya pelayanan SOP bagaimana , Pokoknya ada alurnya lah seperti itu.
Tanya :Menurut ibu seberapa penting SOP ?
Jawab : Penting bangat untuk diperpustakaan, misalnya mengenai buku yang dihilangkan,
dengan adanya SOP mahasiswa tidak bisa mengelak, karena alurnya sudah seperti ini,
kalau dia menghilangkan buku , SOPnya dia harus membayar dendan dan harus
mengganti buku yang dihilangkan. Karena sudah ada alurnya
Tanya :Pernakah ibu membaca SOP Perpustakaan FITK?
Jawab : Saya terus terang saja, saya kan baru tiga bulan disini jadi kalau mengenai baca atau
tidaknya saya belum baca. Karena pernah jadi pustakawan jadi sudah ke bayanglah,
walau tidak membaca SOP
2. Bagaimana penerapan Standard Operating Procedures (SOP) pada layanan pemustaka di
perpustakaan FITK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta?
Tanya :Sejauh pengamatan ibu, apakah pustakawan perpustakaan FITK melakukan
pekerjaaanya sesuai dengan SOP?
Jawab :Kalau melihat kinerja berdasarkan SOP ya, begini de sebelum saya kesini KAURnya
udah meninggal dan juga belum ada penambahan pegawai, ternyata setelah saya disini
ada penambahan pegawai, jadi berarti ada salah satu pegawai yang belum bekerja
berdasarkan SOP, karena mungkin sebelumnya mereka 3 orang, yang satu pengolahan,
dan dua lainnya yang sudah bekerja berdasarkan SOP, dan sekarang ada satu orang,
berarti belum semuanya bekerja berdasarkan SOP, kalau Siswa PKL melaksanakan
pekerjaannya berdasarkan bimbingan pustakawan
Tanya :Sebagai kepala perpustakaan apakah perlu melakukan pembinaan SDM dalam rangka
penerapan SOP, bagaimana?
Jawab :Disinikan Fakultas FTIK sudah ISO, jadi biasanya ada pembinaan. Cuma sejak saya
disini belum ada pembinaan, jadi bagaimana saya mau bina anak buah, sementara saya
juga belum di bina
3. Sejauh mana pemanfaatan dan penerapan Standard Operating Procedures (SOP) dapat
meningkatkan layanan pemustaka di Perpustakaan FITK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta?
Tanya :Apa manfaat bagi Perpustakaan FITK dengan adanya SOP?
Jawab :Ya teratur saja dokumennya , ada penyeragaman dalam kata persuratan, misalnya
bagaimana menulis surat pengadaan, tentang permohonan barang atau apa, itu saja.
Sebenarnya untuk penyeragaman, dan juga peletakan document, jangankan dokumennya
box dokumen saja seragam, antara disini (perpustakaan) sama yang dibawa (seluruh Sub.
bagaian FITK) sama .
Tanya :Apa Fungsi dan keguanaan SOP dalam pekerjaan Sehari-hari Pustakawan FITK,
khususnya pada layanan Pengguna?
Jawab :Sama utnuk penyeragaman pekerjaan,
4. Faktor-faktor apa saja yang menghambat penerapan Standard Operating Procedures (SOP)
dalam rangka peningkatan layanan pemustaka di perpustakaan FITK UIN Syarif
Hidayatullah Jakarta?
Tanya :Menurut ibu apa saja kendala yang dihadapi dalam penerapan SOP pada layanan
pemustaka?
Jawab :Kendalanya, kalau pelayanan gak ada kendala dalam pelayanan, fine-fine saja, kalau
saya melihat dari kasat
Tanya :Apakah Perlu supervisi yang menangani SOP Perpustakaan FITK?
Jawab :Ada Supervisi, ada dari pihak Fakultas, tiap tahunnya dia mengawasi/control,
Seharusnya iya, namun beberapa tahun terakhir tidak direvisi, tidak di kontrol dan tidak
diverivikasi namun seharusnya ada control, mulai tahun 2011
Tanya :Perlukah SOP Perpustakaan FITK direvisi?
Jawab :Yang tahu pihak pengawas, namun kami dari pihak palaksana baik-baik saja
REDUKSI DATA WAWANCARA BERDASARKAN BEMBAHASAN PERMASALAHAN
A. Sejarah dan yang melatarbelakangi penerapan SOP di perpustakaan FITK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta?
NoPERTANYAAN JAWABAN
AAH RMH
1Sejarah dan yang melatarbelakangi penerapan SOP?
- Sejak 2008- Karena FITK menggunakan ISO
- Sejak 2008- karena FITK menerapkan ISO sehinggaperpustakaan FITK harus mempunyai SOP
2Siapa yang terlibat dalampenyusunan SOP?
Tim ISO FITK Tim ISO FITK dan Pak ade
3Bagaiman posisi anda saatitu?
Kami hanya dimintai pendapat danmengoreksi setelah SOP dibuat dan kamitidak tergabung kedalam tim ISO
Tidak tergabung dalam tim
B. Tahapan penerapan SOP pada layanan pemustaka di perpustakaan FITK
NoPERTANYAAN JAWABAN
AAH LTS RMH RHM DW
1Pengetahuantentang SOP
Standar operasionalprosedur, berkaitandengan dokumen yangmengatur alur jalannyasuatu pekerjaan
Standar operasionalprosedur
Masih kurangpaham
Kurang tau pastinya
2 Manfaat SOP
- penyeragaman kerja- Penyeragamandokumentasi- penyeragaman suratmenyurat
-Dokumentasi lebihseragam dan rapi- pelayanan lebihterstruktur dan rapi
- Sebagai standar- Pekerjaan lebihterkontrol
3Tahapanpenerapan SOP
SosialisasidanpembahasanSOP
- Diberi kopian danditempel untukdikerjakan (distribusi)- ada rapat yangmembahas danmemberi penjelasanmengenai SOP(pembinaan/pelatihan)
belum pernah adapembinaan/pelatihandan Sosialisasi
belum pernah adapembinaan/pelatihan dan Sosialisasi
belum pernah adapembinaan/pelatihandan Sosialisasi
C. Pemanfaatan dan penerapan SOP pada layanan pemustaka di Perpustakaan FITK
NoPERTANYAAN JAWABAN
AAH LTS RMH RHM DW
1Pemanfaatan/penggunaan SOP perpusakaan
-kurang digunakankarenaketerbatasamtenaga pustakawan- SOP harusdimanfaatkan danmelakukanpekerjaannyasesuai SOP
- Tidak digunakankarena belumdibaca- Tidak digunakankarena sudahmemilikipengalaman kerjasebagaipustakwan- karena adapenambahanpegai sehingabelum semuabekerjaberdasarkan SOP
-pada awalnyadigunakan. namunsaat ini SOP hanyasebatas dukomenstandar- Pelayanan sudahmengacu pada SOP- senyum, sapa dansalam jarangdilakukan
-SOP belumdibaca karenatidakmengetahuitentangdokumen SOP(kurangsosialisasi)- melakukanprosedurlayananberdasarkan alurkerja padakomputer
- Digunakannamun hanyasebatas layananpeminjaman danpengembalian- kurangdigunakankarenamendapatbimbingan daripustakawansebelumnya
2Perbedaan kualitaspelayanan pascapenerapan SOP
Dengan adanyaSOP belum mampumeningkatkankulitas pelayanan,dikarenakanpustakawan hanyadisajikan SOPtanpa adanyapembinaan dan
Kualitas layanankurang pasti,karena walausudah berusahasemaksimalmungkin dalammelayani,seringkalidianggap jutek
D. Kendala dan hambatan dalam penerapan SOP pada layanan pemustaka di Perpustakaan FITK
pelatihan mengenaiSOP, bagaimanapelayanan yangprima dankurangnyasosialisasi SOP
karena tuntutanpemustaka yangmengharuskanpustakwanuntuk selalusopan, ramahdan senyumdisegala kondisi.
NoPERTANYAAN JAWABAN
AAH LTS RMH RHM DW
1Kendala dan hambatandalam pelaksanaan SOP
- StrukturOrganisasi YangKurang Jelas,Apakah DibawahFITK AtauPerpustakaanUtama, sehinggaada kebimbanganuntuk penggunaanpedomanpelayanan- kurangnya tenagapustakwan untukmenerapkan SOP
Tidak adakendala baik-baik saja
Tidak ada kendalakarena alur kerjaSOPnya sudahjelas dan mudahdigunakan
Masalahjaringan internetsehinggapelayanan ikutterganggu
- Internet yanglambat dansering putus- Pengunjungyang kurangramah
mengingat luasnyadan cakupan SOPyang ada
2Pengawasan (monitoring)penerapan SOP
Biasanya adakontroldijadwalkan tigakali setahun untukaudit internal dan 4tahun sekali untukaudit eksternal
Ada dari pihakfakultas,namunbeberapa tahunterakhir tidakpernahdikontrol
Ada dari tim ISO,namun berapatahun ini tidakpernah dikontroldan diverifikasi
Ada pengawas,Cuma belumpernah dikontrol
Ada pengawas,tapi tidak pernahditinjau/dikontrol
3 Revisi SOP
Perludisederhanakankembali karenacakupannya terlaluluas
Tidak perlukarena sudahbagus dan jelas
4Kritik dan harapanterhadap SOP
- Perlu diadakanpelatihan karenanpengetahuanpustakwanmengenai SOPmasih kurang- SOP harusdimanfaatkan danditerapkan dalapelayanan bukanhanya sebatasdokumen
Perlu pembinaanmengenai SOP
Perlu pembinaanSOP agar lebihmemahami SOP
BIOGRAFI PENULIS
Sarifuddin atau lebih dikenal dengan
sebutan lowz dan biasa dipanggil Sarif, lala,
paloma atau loice. Lahir di Gu pada tanggal 28
desember 1988 merupakan anak dari pasangan
H. Mukhtar dan Hj. Aminah. Jl. Muh. Yamin
No. 11 RT/RW 001/002 kel. Bataraguru kec.
Wolio kota Baubau merupakan tempat tinggal
sekaligus tempat saya dibesarkan.
Sebelum kuliah di Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi UIN Syarif
Hidayatullah Jakarta. Saya menimba ilmu di. SDN 4 Baubau lulusan tahun 2000.
MTS Al-Syaikh Abd Wahid lulus tahun 2003. MAS Al-Syaikh Abd Wahid lulus
tahun 2006. Selama kuliah sempat mengikuti Organisasi internal maupun
eksternal kampus seperti: Himpunan Mahasiswa Islam (HMI) komisariat FAH,
kelompok pencinta alam ARKADIA, Organisasi Kemahasiswaan daerah
Himpunan Pemuda Pelajar Mahasiswa Indonesia Buton (HIPPMIB) .
Pengalaman kerja, pernah magang di perpustakaan FAH UIN Jakarta tahun
2007-2008, PKL di perpustakaan FKIK UIN Jakarta tahun 2010, entri data
perpustakaan Nasional 2011 dan 2013