PERTEMUAN 7 PPSI

Cost Management

Outline

definisiProses manajemen biayaEstimasi biayaPengendalian biaya

definisi

Biaya (biasanya dlm unit mata uang) adalah sumber daya yang dikorbankan untuk mencapai tujuan tertentu atau sesuatu yang diberikan sebagai ganti

Manajemen Biaya Proyek mencakup proses-proses yang dibutuhkan untuk menjamin proyek bisa diselesaikan sesuai budget yang sudah disetujui

Proses Manajemen Biaya

Perencanaan SD apa dan berapa banyak SD yang harus digunakan

Estimasi Biaya estimasi biaya dan SD yang diperlukan

Cost budgeting alokasi estimasi biaya ke masing-masing item pekerjaan (grs dasar pengukuran performansi)

Pengendalian Biaya pengendalian perubahan terhadap budget proyek

Perencanaan Sumber Daya

Sifat proyek dan organisasi akan mempengaruhi perencanaan sumber daya

Beberapa pertanyaan untuk dipertimbangkan: Akan sesulit apa untuk melakukan pekerjaan tertentu

dalam proyek tersebut ? Adakah sesuatu yang unik dari pernyataan ruang-lingkup

proyek yang akan mempengaruhi sumber daya ? Bagaimana riwayat organisasi dalam melakukan pekerjaan

yang sama? Apakah organisasi mempunyai atau dapatkah mereka

mendapatkan orang, peralatan, dan materialyang mampu dan tersedia untuk melaksanakan pekerjaan ?

Estimasi Biaya

Output penting dari manajemen biaya proyek adalah estimasi biaya

Ada beberapa tipe estimasi biaya, perangkat dan teknik untuk membantu membuat estimasi biaya tersebut

Membuat rencana manajemen biaya yang menggambarkan bagaimana variansi biaya akan dikelola dalam proyek juga penting

Jenis estimasi

Type of Estimate Kapan Dilakukan Kenapa Dilakukan Akurasi

Rough Order of Magnitude (ROM)

Sangat Awal dalam siklus hidup proyek, seringkali 3-5 tahun sebelum proyek seleseai

Memberikan perkiraan biaya kasar untuk memilih proyek

–25%, +75%

Budgetary Awal, 1–2 tahun Memasukkan uang ke dalam rencana budget

–10%, +25%

Definitive Akhir proyek, kurang dari 1 tahun

Memberikan detil pembelian, estimasi biaya aktual

–5%, +10%

Perangkat dan Teknik Estimasi Biaya

3 perangkat dan teknik dasar untuk estimasi biaya: Analogi atau top-down: gunakan biaya aktual dari

proyek yang serupa sebelumnya sebagai dasar estimasi baru

bottom-up: estimasi biaya untuk masing-masing item pekerjaan dan menjumlahkan mereka untuk mendapatkan jumlah total

parametric: gunakan karakteristik proyek dalam model matematika untuk estimasi biaya

Cost Budgeting

Cost budgeting mencakup alokasi estimasi biaya proyek ke masing-masing item pekerjaan dan memberikan garis dasar biaya

Step cost budgeting

Cost aggregation estimasi dimasukkan ke dalam WBS yang bersesuaian

Cash reserve jika sudah mengevaluasi resiko, sisihkan cash reserve untuk menanggulangi resiko tersebut

Buat baselineUpdate cost plan

Pengendalian Biaya

Pengendalian Biaya Proyek mencakup : Mengawasi kinerja biaya Menjamin bahwa hanya perubahan proyek

yang tepat yang akan masuk ke dalam garis dasar biaya yang direvisi

Memberikan informasi kepada stakeholders mengenai perubahan yang disetujui yang akan memperngaruhi biaya

Tujuan utama dari pengendalian biaya apa yang perlu dirubah sehingga biaya tidak melebihi anggaran

Alat yang digunakan Earned value management

Earned Value Management (EVM)

EVM adalah teknik pengukuran kinerja proyek yang mengintegrasikan ruang-lingkup, waktu, dan biaya

Berdasarkan garis dasar (rencana original plus perubahan yang disetujui), kita dapat menentukan seberapa baik proyek mencapai tujuannya

Kita harus memasukkan informasi aktual secara periodik untuk bisa menggunakan EVM.

Istilah-istilah dalam EVM

Planned Value (PV), disebut juga budget, adalah bagian dari estimasi biaya total yang telah disetujui yang direncanakan untuk digunakan untuk suatu aktivitas pada waktu tertentu

Actual cost (AC), adalah total biaya langsung dan tidak langsung yang tercakup dalam penyelesaian pekerjaan pada waktu tertentu

Earned value (EV), adalah estimasi nilai dari pekerjaan fisik aktual yang diselesaikan

Untuk menghitung PV

1. Tentukan BAC (Budget at Completion)2. PV=BAC*Planned Complete (%)3. EV=BAC*Actual Complete (%)

AC > PV ?

Contoh proyek kafe

Untuk membangun sebuah kafe, total anggaran yang diberikan client adalah 100 juta, waktu yang diperlukan adalah 2 bulan, saat ini sudah akhir bulan ke 1 BAC ? PV ?

Pada saat client mendatangi lokasi, ternyata pekerjaan baru selesai 40 % EV ?

jawabBAC : 100jtPV : 100jt x (1/2x100%) = 100jt x 50% = 50jtEV : 100jt x 40% = 40jt

Tepat jadwal atau molor ?

SPI (Scheduled Performance Index)SPI = EV / PV- SPI = 1 tepat jadwal, - SPI < 1 terlambat dari jadwal (sebaliknya)

SV = (Scheduled Variance)SV = EV-PV seberapa tepat atau seberapa molornya dari jadwal

Untuk proyek kafe

SPI dan SV ?Tepat jadwal atau molor ?jika molor apa yang harus dilakukan ?jawabSPI : EV / PV = 40jt / 50jt = 0,8 ( < 1 maka

pekerjaan molor)SV : EV – PV = 40jt – 50jt = -10jt (besar

molornya proyek dari jadwal)

Tepat atau melebihi anggaran?

CPI (Cost Performance Index)CPI = EV / AC - CPI = 1 tepat anggaran

- CPI < 1 over budget (sebaliknya)CV (Cost Variance)

CV = EV – AC melihat seberapa besar kelebihan atau kekurangan kita dari anggaran

Untuk proyek kafe

Anggaran yang dipakai pada akhir bulan ke 1 adalah 57,5 juta

CPI & CV ?Tepat anggaran atau tidak ?Jika membengkak apa yang harus dilakukan ?jawabCPI : EV/AC = 40jt / 57,5jt = 0,70 (anggaran

membengkak)CV : 40jt – 57,5 = -17,5jt ( minus berarti over

budget)

Forecast

EAC (Estimate at Completion) Meramalkan total biaya yang dikeluarkan hingga proyek selesai – EAC = BAC / CPI

ETC (Estimates to Complete) seberapa banyak uang yang mungkin akan dipergunakan dalam proyek ETC = EAC – AC

VAC (Variance at Completion) seberapa membengkaknya biaya proyek dan apakah client mampu memenuhi biaya tersebut ? VAC = BAC - EAC

Untuk kafe

EAC ?ETC ?VAC ?Jawab : EAC : BAC / CPI = 100jt/0,7 = 142,86jtETC : EAC – AC = 142,86jt – 57,5jt = 85,36jtVAC : BAC – EAC = 100jt - 142,86jt = -42,86jt

kesimpulan

Jika SPI dan CPI proyek = 1 atau sangat mendekati 1 dan jika SV dan CV = 0 atau mendekati 0 maka proyek kita on the track

jika SPI < 1 maka proyek tertinggal dari jadwal (sebaliknya)

jika CPI < 1 maka proyek over budget (sebaliknya), dan CV menunjukkan besar over budget proyek

Jika SPI dan CPI < 1 atau SV dan CV < 0 (negative) maka proyek kita bermasalah

Post test

Proyek anda memiliki total anggaran sebesar 30 juta. Sejauh ini anda telah mempergunakan 17,5 juta dari anggaran keseluruhan, tim sudah merampungkan 40% pekerjaan, tetapi jadwal pada rencana proyek mengharuskan rampung 50 %

Cari : BAC PV EV SPI SV CPI CV EAC ETC VAC