1

BUSINESS PRESENTATION BUSINESS PRESENTATION SKILLSKILL

Cara effective melakukan

komunikasi dalam dunia kerja dan

business.

Dirangkum oleh : Dr.Ir.J.F.X.Susanto.S.MBA.,MMDr.Ir.J.F.X.Susanto.S.MBA.,MM

2

Pembukaan Pembukaan

Perkenalan - Riwayat Hidup. Komunikasi bisnis. Media & tools yang tersedia. Perlu keinginan untuk belajar. Kita dituntut untuk innovative

productive.

3

Pendahuluan Pendahuluan

Jelaskan persoalan yang akan dibahas. Tunjukan apa yang akan diperoleh

audience dalam presentasi ini. Carilah hal-hal yang relevant dan

menarik bagi audience.

4

Apa yang terjadi sebelum kita Apa yang terjadi sebelum kita bicara didepan publik bicara didepan publik

Kehilangan susunan kata-kata, gugup dan pikiran kosong.

Mulut seakan berat dan kerongkongan serasa tersumbat, atau

Justru timbul rasa percaya diri dan mampu mengontrol keadaan.

5

Di USA Di USA

Public speaking merupakan ketakutan yang nomor 1.

Sedangkan mati merupakan ketakutan pada nomor urut ke 7.

6

Kapan kita presentasi ?Kapan kita presentasi ?

Menawarkan sesuatu produk. Presentasi hasil kerja di department Presentasi hasil kerja di department

sendiri.sendiri. Mengajukan proposal kepada pimpinan. Sebagai pembawa acara. Memimpin rapat atau diskusi. Mengajar atau sebagai narasumber pada

kursus atau seminar.

7

Proses persiapan presentasiProses persiapan presentasi

PC / Laptop, LCD, OHP, Laser pointer Transparancies & spidol transparan Power point presentation Handouts Slides : colour & black and white

Fasilitas animasi yang tersedia pada MS

PowerPoint dapat digunakan sesuai

kebutuhan.

8

Tujuan training ini Tujuan training ini

Mempelajari teknik pengumpulan bahan (researching) yang effective, organizing dan practicing the presentation.

Menjadi lebih persuasive, menggerakan orang lain.

Mampu mengontrol diri sebelum presentasi, menguasai keadaan sampai selesai.

Menciptakan rasa percaya diri dan tidak gugup.

9

Hal-hal yang kita temui dalam Hal-hal yang kita temui dalam presentasi presentasi

Mendapat support dari audience. Menggunakan powerful words. Mengakhiri pada saat audience

masih mendengarkan. Kapan dan bagaimana kita

membaca slide. Memberi judul untuk menarik

audience.

10

Hal-hal yang kita temui dalam Hal-hal yang kita temui dalam presentasi (lanjutan) presentasi (lanjutan)

Teknik menghilangkan kegugupan. Ada pertanyaan, tapi jawaban tidak kita

peroleh. Menarik peserta yang tidak responsive (tanya

dan bicara). Timing & rhythm Jangan membicarakan hal-hal yang bersifat

pribadi. Audience tidak ketawa dengan guyonan kita. Jangan sekedar membaca.

11

Hal-hal yang kita temui dalam Hal-hal yang kita temui dalam presentasi (lanjutan) presentasi (lanjutan)

Pertanyaan “konyol” dan sikap yang “know-it-all.

Mengakhiri presentasi dengan sedikit dramatis.

Menggunakan bahasa isyarat dalam presentasi.

Mengatasi kesulitan teknis : mike, OHP dll. Menegor audience yang tidak

memperhatikan. Transisi presentasi secara lancar. Manakala kerongkongan kering.

12

Hal-hal yang kita temui dalam Hal-hal yang kita temui dalam presentasi (lanjutan) presentasi (lanjutan)

Fungsi kontak mata : agar audience merasa kita bicara sama mereka satu persatu.

Mengatur proyeksi suara kita. Visualisasi presentasi : cara mudah

memproduksi slides dan handouts. Menggunakan cerita-cerita untuk

menarik audience. Bicara pada headlines dan outliners. Membangunkan group yang diam.

13

Mengembangkan topik Mengembangkan topik presentasi presentasi

Bekali dengan banyak referensi dari buku, artikel, electronic sources, bahan training books, articles, consulting services.

Jelaskan persoalan yang akan dibahas. Topik yang real. Berlatih didepan beberapa teman dekat. Buang yang tidak perlu untuk

menghindari keraguan. Tulis dalam bentuk kerangka berpikir.

14

Outline Outline

Mengarahkan audience dari awal mengetahui topik presentasi kita.

Membuat main points yang terdiri dari :– Headings– Sub headings– Supporting details

Masing-masing heading diuraikan secara berurutan.

15

Tujuan dari main points Tujuan dari main points

Berupa rekomendasi / conclusion :– Why / Mengapa? – Jawabannya : Beberapa penjelasan

Berupa prosedur :– How / Bagaimana ?– Jawabannya : Beberapa langkah-langkah.

Berupa description suatu analisa :– What / Apa ?– Jawabannya : Sebagian dari keseluruhan

16

““ROPES” MethodROPES” Method

Review 10%– Pengertian audience

Overview 15%– Menciptakan hubungan antara audience

dengan presentasi agar audience mau mengikuti dan mempelajarinya.

Presentation 35%– Menyampaikan agar audience menerima

dan menggunakan isi dari presentasi itu. Exercise 35%

– Audience mampu malaksanakan sesuai presentasi untuk mengembangakan skill.

Summary 5%– Merangkum dan klarifikasi apa yang telah

diberikan.

17

Review pengertian audienceReview pengertian audience

Jelaskan topik presentasi. Arahkan audience untuk melihat pada

pengalaman terdahulu dan membandingkan dengan topik.

Perhatikan audience yang potensial diantara yang hadir.

18

OverviewOverview

– Pelajari aktifitas apa yang akan dilakukan dalam presentasi.

– Sampaikan tujuan dari presentasi.

– Tunjukan bagaimana pentingnya audience mempelajari dan mengetahui isi presentasi.

19

PresentationPresentation

Sampaikan presentasi dengan teknik Tell

& Show Approach (Ceritakan dan

Tunjukan).

Apa yang harus dikerjakan dan tunjukan

bagaimana melakukannya.

Tunjukan bagaimana melakukan dengan

memberi contoh atau demonstrasi.

20

ExerciseExercise

Suruh peserta (audience)

mempraktekan yang telah dipelajari.

Berikan feedback terhadap apa yang

mereka lakukan.

21

SummarySummary

Buat ringkasan

Tekankan pada hal-hal yang penting

Jawablah pertanyaan peserta.

Adakan transisi sebelum presentasi

lanjutan.

Siapkan peserta untuk menggunakan

skill yang didapat pada pekerjaannya.

22

Fungsi gambar Fungsi gambar

Sebuah gambar akan bercerita dengan seribu

kata.

Audience mirip anak-anak “duduk, diam,

dengar”.

Angka-angka diganti grafik atau tabel.

Lebih mudah melihat grafik dari pada tampilan

angka-angka.

23

Data angka, kenaikan UMR Data angka, kenaikan UMR

RP. % increase RP. % increase

1 1996 97.500 97.500

2 1997 132.500 35,90% 132.500 35,90%

3 1998 152.500 15,09% 152.500 15,09%

4 1999 165.000 8,20% 165.000 8,20%

5 2000 240.000 45,45% 240.000 45,45%

6 2001 325.000 35,42% 330.000 37,50%

7 2002 443.000 36,31% 443.000 34,24%

TAHUNNO.UMR / UMK

ASLI GM

24

Tampilan data dalam bentuk Tampilan data dalam bentuk grafikgrafik

0

50.000

100.000

150.000

200.000

250.000

300.000

350.000

400.000

450.000

1st Qtr

1996199719981999200020012002

25

Powerpoint PresentationPowerpoint Presentation

Microsoft Powerpoint – khusus untuk

presentasi.

Gabungan dari : suara, foto, clip art,

animasi, video camera dengan software

tertentu.

Hubungan antar text.

Hubungan antar file (hyperlink)

26

Daya tarik presentasi Daya tarik presentasi

Media yang cocok dengan jumlah audience.

Design yang menambah citra dan daya tarik.

Gambar yang sesuai dengan data.

27

Tips memilih media Tips memilih media

Perhatikan keinginan audience :– Sekedar melihat dari infocus.– Minta handouts.

Tujuan presentasi– Kalau banyak diskusi jangan pakai 35 mm

slides.– Ruang gelap : “Saya bicara, Anda

mendengar”. Tersedianya alat yang diperlukan :

– OHP dan transparan, slide projector.– Powerpoint dan infocus (check sebelum

mulai). Jumlah audience

– Media menyesuaikan dengan jumlah audience.

28

Power point presentationPower point presentation

Slide lay out

Pilih font yang sesuai, halus dan cantik, tidak kaku.

Gambar yang sesuai

Picture, chart, object atau sekedar illustrasi.

Suara dan animasi.

29

Menggunakan animasiMenggunakan animasi

Sebagai variasi untuk menarik perhatian Cari bentuk yang cocok Tidak makan waktu lama Simple dan jelas Suara bisa mengganggu suasana yang

sedang serius Membuat perhatian terpecah Mengurangi bobot presentasi

30

Membuat transparansiMembuat transparansi

Gunakan sedikit mungkin kata-kata (hal ini yang sulit).

6 baris dalam 1 slide. 6 kata per baris. 1 point dengan 3 sub point. Illustrasi dengan : clipart, graphic,

warna, diagram, bentuk, susunan. Ujung transparansi diberi seal tape. Ukuran kertas “letter” (quarto) Background gelap LCD / infocus. Background terang OHP.

31

Penutup & Pesan Penutup & Pesan

Peluang untuk berkarir terbuka bagi yang mau kerja keras.

Jadilah karyawan yang tergolong “star” diperusahaan, jangan sekedar jadi “back bone” atau “dead wood”.

Kompeten dalam komunikasi sangat penting dalam karir.

32

Selamat MencobaSelamat Mencoba

Semoga Berhasil Semoga Berhasil &&

Terima KasihTerima Kasih