Post on 17-Feb-2018
7/23/2019 Bahan Ajar Manajemen Diklat (Ot.350)
1/58
BAB I
ORIENTASI, PELATIHAN, DAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA
MANUSIA
Orientasi dan pelatihan adalah proses-proses yang mencoba
menyediakan bagi seorang karyawan informasi, keahlian-keahlian, dan
pemahaman atas organisasi dan tujuan-tujuannya.
Pelatihan dan pengembangan menyiratkan perubahan-perubahan
dalam keahlian-keahlian, pengetahuan, sikap, atau perilaku. Aktivitas-
aktivitas pelatihan dan pengembangan adalah program-program terencana
dari perbaikan organisasional, dan penting bahwa program-program
tersebut direncanakan seteliti mungkin
Aktivitas-aktivitas pelatihan dan pengembangan adalah program-
program terencana perbaikan organisasional, dan penting akivitas-aktivitas
ini direncanakan secermat mungkin karena tujuan akhirnya adalahmengaitkan muatan pelatihan dcngan perilaku-perilaku kerja yang
dikehendaki.
1.1 ORIENTASI: INDUKSI DAN SOSIALISASI ORGANISASIONAL
Orientasi (orientation) adalah aktivitas-aktivitas yang menyangkut
pengenalan individu terhadap organisasi, penyediaan landasan bagi karyawan
baru agar mulai berfungsi secara efektif dan menyenangkan pada pekerjaan
yang baru. Orientasi meliputi pengenalan karyawan baru terhadap perusahaan,
fungsi-fungsi, tugas-tugas, dan orangang-orang. Perusahaan-perusahaan besar
biasanya mempunyai program orientasi formal yang menjelaskan karakteristik-
karakteristik perusahaan: sejarahnya, produk dan jasanya, kebijakan dan
praktik umum, organisasinya, tunjangan, dan peraturan-peraturan lainnya. Patut
dicatat bahwa kendatipun program formal ini biasanya dilaksanakan oleh
7/23/2019 Bahan Ajar Manajemen Diklat (Ot.350)
2/58
2
spesialis departemen sumber daya manusia, tanggung jawab utama untuk
mengorientasikan karyawan terletak pada atasannya langsung.Masalah-masalah khusus dapat muncul bagi seorang karyawan baru yang
kehidupan masa mudanya terutama dalam lingkungan akadernik. Pada saat dia
memasuki pekerjaan pertamaanya, lulusan baru tersebut mungkin merasa
termotivasi sepenuhnya karena kreativitas pribadi. Karyawan tersebut kaya
informasi tetapi miskin pengalaman, ingin segera menerapkan pengetahuannya
terhadap proses dan permasalahan baru. Sayangnya dapat kondisi-kondisi yang
dapat melumpuhkan dorongan kreatif ini. Selama masa pendidikannya, karyawan
baru ini melakukan pengendalian langsung terhadap pekerjaan. Tetapi sekarang
dia rnenghadapi jam kerja yang teratur, batasan-batasan yang lebih kuat
kemungkinan lingkungan yang kurang menyenangkan, dan suatu kebutuhan untuk
bekerja melalui orang lain. Singkatnya, terdapai tiga permasalahan khusus yang
dihadapi karyawan baru:
Masalah-masalah dalam memasuki suatu kelompok. Karyawan baru
tersebut memperpertanyakan kepada dirinya sendiri apakah dia akan (1)
diterima oleh anggota-anggota kelompok lainnya, (2) disukai, {3) aman-yaitu
bebas dari gangguan fisik psikologis. Persoalan ini mestilah diselesaikan
sebelum dia merasa nyaman dan produktif dalam situasi baru.
Harapan yang naif. Organisasi lebih mudah menyampaikan informasi
faktual mengenai gaji dan tunjangan, liburan, dan kebijakan-kebijakanperusahaan daripada norma-norma karyawan (peraturan aiau pedoman
mengenai perilaku yang dapat diterima), sikap perusahaan, atau "apa yang
harus benar-benar dilakukan supaya di dalam perusahaan."
Lingkungan pekerjaan yang periama kalinya. Apakah lingkungan baru
membantu atau menghambat karyawan baru untuk mencoba menanjak ke
aias? Dapatkah rekan-rekan sejawat diharapkan supaya mensosialisasikan
karyawan baru terhadap standar-standar pekerjaan yang dikehendaki?
7/23/2019 Bahan Ajar Manajemen Diklat (Ot.350)
3/58
3
Bagaimana dan mengapa penugasan pekerjaan pertama dipilih? Apakah jelas
bagi karyawan baru apa yang dapat diharapkannya agar keluar dari hal-haltersebut?
Dua tipe orientasi yang berbeda biasanya berlangsung di dalam
sebagian besar organisasi. Pertama disebut dengan induksi, yaitu tahap
awal karyawan baru mempelajari apa yang akan dilakukan, di mana tempat
meminta bantuan, dan apa peraturan, kebijakan, dan prosedur yang
penting, dan seterusnya. Yang kedua, disebut dengan sosialisasi, adalah
yang berjangka lebih panjang di mana karyawan baru mempelajari norma-
norma sistem nilai dan pola perilaku yang disyaratkan organisasi dan
kelompok.
Induksi
Tahap induksi (induction) dan orientasi melibatkan interaksi
antara karyawan baru, penyelianya langsung, dan program-program
orientasi formal. Dalam aktivitas ini karyawan baru biasanya
mempelajari hal-hal berikut:
Sejarah organisasi
Deskripsi produk dan jasa yang dihasilkan organisasi
Struktur, otoritas, dan hubungan tanggung jawab di dalam organisasi.
hukum, peraturan, dan kebijakan-kebijakan mengenai hal-hal seperti
keselamatan kerja, jam makan siang, dan metode-metode komunikasi
formal.
7/23/2019 Bahan Ajar Manajemen Diklat (Ot.350)
4/58
4
Kebijakan-kebijakan sumber daya manusia yang meliputi kompensasi,
tunjangan, dan jasa-jasa karyawan lainnya.
Menjumpai rekan-rekan karyawan lainnya secepatnya.
Proses orientasi dan pengalaman kerja karyawan yang pertama
kalinya mempunyai efek signifikan pada komitmen karir jangka panjang
karyawan terhadap organisasi. Faktor yang paling krusial adalah
pengharapan-pengharapan. Yaitu, individu memiliki pengharapan
tertentu dari organisasi dan organisasi juga mempunyai pengharapan
tertentu dari karyawan baru. Apabila pengharapan-pengharapan, ini
saling bersesuaian, iklim kerja yang baik antara karyawan dan organisasi
telah terbentuk, manakala pengharapan-pengharapan tersebut
bersimpangan, bentuk keiidakpuasan dapat berkembang, menciptakan
tekanan, stres, yang kemungkinan dapat menyebabkan terminasi
Sosialisasi
Terdapat aspek lain dari orientasi, dan bahkan barangkali lebih
penting: sosialiasi karyawan baru. Upaya-upaya departemen sumber daya
manusia membantu mengintegrasikan pendatang-pendatang baru ke dalam
organisasi dan memungkinkan sosialisas berlangsung. Sosialisasi
(socialization) adalah proses berkesinambungan melaluinya para karyawan
mulai memahami dan menerima nilai-nilai, norma-norma, dan keyakinan
keyakinan yang dianut oleh orang orang lainnya di dalam organisasi.
Tujuan umum sosialisasi meliputi tiga aspek: perolehan keahlian-keahlian
dan kemampuan kerja, penerapan perilaku-perilaku peran yang tepat, dan
penyesuaian terhadap norma-norma dan nilai-nilai kelompok kerja. Dengan
demikian, di samping memenuhi persyaratan khusus pekerjaan, karyawan
baru biasanya menemui nilai-nilai baru, hubungan pribadi yang baru, dan
7/23/2019 Bahan Ajar Manajemen Diklat (Ot.350)
5/58
5
mode-mode perilaku yang baru. Karena pengalaman awal dalam sebuah
perusahaan dapat menjadi sangat penting bagi periiaku karyawan di masamendatnag. Lontak pertama antara trainee haruslah dengan atasan-
atasan terbaik organisasi-orang-orang yang dapat berfungsi sebagai
model bagi perilaku di masa mendatang.
Kapan sosialisasi organisasi berlangsung? Sosialisasi lazimnya
berlangsung pada saat seorang individu pertama kali memasuki sebuah
organisasi. Biasanya, program orientasi mengajarkan individu-individu
dasar-dasar perilaku yang dapat diterima Karyawan baru menjumpai
anggota-anggota organisasi yang lain, mempelajari kebijakan-kebijakan
yang berhubungan dengan kehadiran dan keterlambatan, dan
mendengarkan filosofi dan tujuan-tujuan organisasi.
Sosialisasi juga berlangsung pada saat seorang individu naik ke
tangga hierarki, atau menjadi lebih sentral perannya di dalam organisasi
sebagai akibat meningkatnya senior atau pengalamannya. Meskipun
aktivitas pelatihan dan pengembangan formal dapat menyertai setiap
perpindahan dan memiliki konsekuensi sosialisasi, interaksi harian intena1
antara para manajer dan bawahannya kerap pula mensosialisasikan
karyawan baru agar berperilaku dalam cara-cara tertentu.
Para manajer haruslah memikirkan bagaimana aktivitas pelatihan
dan pengembangan tertentu mensosialisasikan karyawan-karyawan
mereka. Mereka haruslah menentukan apakah mereka menginginkan
perilaku karyawan baru yang inovatif ataukah penyesuaian diri, dan apa
hasil strategi sosialisasi dalam hasil yang diinginkan. Manajer setelah itu
da merancang aktivitas pelatihan dan pengembangan yang memasukan
strategi-strategi.
7/23/2019 Bahan Ajar Manajemen Diklat (Ot.350)
6/58
6
1.2 Muatan dan Tanggung Jawab atas Orientasi
Program-program orientasi formal biasanya tergantung padadepartemen sumber daya manusia dan penyelia. Program orientasi dua
tingkat (two-Iiered orientation program digunakan karena isu-isu yang
dicakup dalam orientasi masuk datam dua kategori luas topik-topik umum
yang penting bagi sebagian besar karyawan baru dan isu-isu spesifik
berkaitan dengan pekerjaan yang hanya penting bagi para pemegang
jabatan tertentu. Tabel 8-1 memaparkan topik-topik yang lazim
dimasukkan dalam program orientasi. Topik-topik yang berlabel "isu-isu
organisasional" dan "tunjangan-tunjangan karyawan" adalah kepentingan
umum bagi setiap karyawan baru, dan topik-topik tersebut biasanya
dijelaskan oleh orang-orang dan departemen sumber daya manusia.
Cakupan isu organisasional tunjangan-tunjangan karyawan kerap
dilengkapi lagi dengan buku manual karyawan yang mengupas kebijakan-
kebijakan, peraturan-peraturan, regulasi-regulasi, dan butir-butir
lainnya.
Topik-topik yang lazim dimasukkan dalam program orientasi antaranya :
1. Isu-isu organisasional
Sejarah perusahaan
Organisasi perusahaan
Nama-nama dan jabatan-jabatan eksekutif-eksekutif kunci
Jabatan dan departemen karyawan
Tata letak fasilitas fisik
Masa percobaan
Lini/produk jasa yang ditawarkan
Tinjauan proses produksi
Kebijakan/peraturan perusahaan
Buku pedoman karyawan
7/23/2019 Bahan Ajar Manajemen Diklat (Ot.350)
7/58
7
Prosedur keselamatan kerja
2.
Tunjangan-tunjangan karyawanSkala dan hari bayaran
Liburan dan hari besar
Jam istirahat
Tunjangan-tunjangan dan pelatihan pendidikan
Konseling
Asuransi
Program pensiun
Layanan bagi karyawan
Program-program rehabilitasi.
3. Perkenalan-perkenalan
Dengan penyelia
Dengan para pelatih
Dengan kerabat kerja
Dengan konselor karyawan
4. Tugas-tugas pekerjaan
Lokasi pekerjaan
Tugas-tugas pekerjaan
Persyaratan keselamatan kerja
Tinjauan pekerjaan
Sasaran pekerjaan
Hubungan dengan pekerjaan- pekerjaan lainnya.
7/23/2019 Bahan Ajar Manajemen Diklat (Ot.350)
8/58
8
Merencanakan, Mengemas, dan Mengevaluasi Program Orientasi
Karyawan baru membutuhkan informasi spesifik dalam tiga bidang utama
Standar, pengharapan, norma, tradisi, dan kebijakan perusahaan
Perilaku sosial seperti pelaksanaan yang disetujui, iklim kerja, dan
pengetahuan tentang rekan-rekan sejawat dan penyelia.
Aspek-aspek teknis pekerjaan
Kebutuhan-kebutuhan ini menetapkan dua tingkat orientasi: perusahaan
dan departemen. Akan terdapat beberapa masalah mengenai minat umum dan
arti penting bagi semua karyawan baru, terlepas dari departemen, dan akan
terdapat pula masalah yang relevan hanya pada setiap departemen saja.
Departemen sumber daya manusia haruslah memiliki tanggung jawab menyeluruh
atas perencanaan program dan follow-up, tetapi tanggung jawab khusus dari
departemen sumber daya manusia dan atasannya langsung haruslah dibuat
sejernih mungkin guna menghindari duplikasi atau penghilangan informasi yang
penting
Berikut ini adalah beberapa garis besar untuk program orientasi:
Orientasi haruslah bermula dengan jenis informasi yang paling
relevan dan segera untuk kemudian dilanjutkan dengan kebijakan-kebijakanyang lebih umum tentang organisasi. Orientasi haruslah berlangsung dalarn
kecepatan yang membuat karyawan baru tetap merasa nyaman
Bagian paling signifikan dari orientasi adalah sisi rnanusianya,
memberikan pengetahuan kepada karyawan baru tentang seperti apa para
penyelia dan rekan sejawatnya, berapa lama waktu yang dibutuhkan supaya
mencapai standar kerja yang efektif, dan rnendorong mereka mencari
7/23/2019 Bahan Ajar Manajemen Diklat (Ot.350)
9/58
9
bantuan dan saran pada saat dibutuhkan Karyawan-karyawan baru sepatutnya
didorong dan diarahkan dalam lingkungannya oleh karyawan atau penyeliayang berpengalaman yang dapat memberikan jawaban-jawaban terhadap
pertanyaan-pertanyaan dan dapat segera dihubungi selama periode induksi.
Karyawan-karyawan baru hendaknya perlahan-lahan diperkenalkan dengan
orang -orang dengannya mereka akan bekerja. Obyeknya hendaklah
membantu mereka supaya mengenal rekan-rekan sejawat dan penyelia-
penyelia mereka
Pendekatan-pendekatan terhadap orientasi yang patut dihindari adaiah:
Penekanan pada kertas kerja. Karyawan baru diberikan sambutan sepintas
setelah mengisi formulir-formulir yang dibutuhkan oleh departemen sumber
daya manusia. Selanjutnya karyawan diarahkan kepada penyelianya langsung
kemungkinan hasilnya: karyawan tidak merasa sebagai bagian dari
perusahaan.
Tinjauan yang kurang lengkap mengenai dasar-dasar pekerjaan- Suatu
orientasi yang cepat, dan dangkal, dan karyawan baru langsung ditempatkan
pada pekerjaan-tenggelam ataupun megap-megap.
Tugas-tugas pertama karyawan baru tidak signifikan, dimaksudkan untuk
mengajarkan pekerjaan mulai dari dasar sekali.
Memberikan terlampau banyak informasi secara cepat adalah suatu keinginan
yang baik, tetapi merupakan pendekatan yang mencelakakan, menyebabkan
karyawan baru merasa kewalahan dan "mati iemas.
Pada permulaan sesi orientasi suatu kelompok karyawan baru, satu atau
lebih perwakilan manajemen puncak haruslah membicarakan filosofi dan
pengharapan-pengharapan perusahaan--menggambarkan secara terperinci apa
yang dapat diharapkan kalangan karyawan dari perusahaan, dan demikian juga
sebaliknya. Pernyataan ini dapat pula diperkukuh dan disusun kebijakan resmi
7/23/2019 Bahan Ajar Manajemen Diklat (Ot.350)
10/58
10
pada saat dimasukkan dalam tempat yang menonjol dalam buku pegangan
(handbook) karyawan. Menyertai hal ini, wakil dari departemen sumber dayamanusia haruslah mendiskusikan hat-hal yang umumnya penting bagi semua
departemen. Hal-hat tersebut dapat mencakup suatu tinjauan terhadap
perusahaan (sejarahnya, tradisinya, dan produk dan jasa yang dihasilkan), suatu
telaah prosedur dan kebijakan kunci, ringkasan tunjangan karyawan, uraian
mengenai prosedur pencegahan kecelakaan kerja, diskusi tentang hubungan
manajemen-karyawan dan hubungan serikat pekerja-manajemen, dan gambaran
fasilitas fisik perusahaan.
Tentu saja tidak semua topik tersebut bakal diterapkan dalam setiap
situasi pada semua organisasi. Daftar topik haruslah disesuaikan supaya cocok
dengan kebutuhan-kebutuhan tertentu perusahaan:apakah itu rumah sakit, bank,
pabrik, ataupun organisasi nirlaba. Orientasi pekerjaan atau departemen yang
diberikan oleh penyelia bahkan kemungkinan bakal lebih bervariasi karena harus
menggambarkan organisasi departemen bagaimana kaitannya dengan
departernen yang lain, kebijakan dan prosedur departernen dan tugas-tugas
pekerjaan, standar kinerja, dan tanggnng jawab, dan hal ini mestilah dimasukkan
dalam perjalanan keliling departemen dan mengenalkan karyawan baru dengan
kolega-kolega kerjanya.
1.3 Evaluasi Program Orientasi
Paling tidak, sekali setahun program orientasi haruslah ditelaah guna menentukan
apakah program tersebut memenuhi tujuannya dan menentukan perbaikan-
perbaikan di masa mendatang. Dalam rangka meningkatkan orientasi, umpan balik
yang komprehensif dan cepat dibutuhkan dari setiap orang yang terlibat dalam
program tersebut. Umpan balik ini dapat diberikan dalam beberapa cara: melalui
diskusi dengan karyawan baru setelah masa dinas 1 tahun pertama mereka,
melalui wawancara mendalam dengan karyawan dan penyelia yang dipilih secara
7/23/2019 Bahan Ajar Manajemen Diklat (Ot.350)
11/58
11
acak, dan melalui kuesioner yang mencakup massa yang banyak dari karyawan
yang baru diangkat. Hal-hal berikut ini haruslah mengarahkan evaluasi sebuahprogram orientasi:
Apakah program telah tepat? Apakah semua elemen-suasana fisik, bahan
bacaan, alat-alat presentasi-menimbuikan suatu kesan yang akurat
mengenai karakter perusahaan?
Apakah program mudah dipahami Karena para kayawan mewakili latar
belakang dan pekerjaan yang beraneka rupa yang sering diorientasikanselama sesi yang sama, apakah isi dan gaya program digunakan pada mereka
semua? Apakah informasi tertulis dan visual diorganisasikan dengan baik
dan mudah dipahami?
Apakah program menarik? Apakah program ini menangkap dan menyita
perhatian karyawan-karyawan baru? Satu menit presentasi slide dengan
narasi yang direkam sebelumnya sering lebih efektif daripada 15 menit
pembacaan dari perwakilan, departemen sumber daya manusia.
Apakah program fleksibel? Karena banyak penyajian orientasi yang baik
berhubungan dengan lingkup bisnis sebuah perusahaan, apakah mungkin
bahwa segmen orientasi ini juga digunakan sebagai bagian dari komunikasi
karyawan lainnya. Dengan cara ini manajemen dapat melakukan penghematan
biaya dalam program orientasi. Akhirnya, dapatkah perubahan dalam
program orientasi dibuat lebih mudah jikalau perusahaan menyeragamkan
atau menghilangkan sebuah kegiatan.
Apakah program tersangkut secara pribadi? Apakah program tersebut
menekankan arti penting orang-orang bagi perusahaan? banyak perusahaan
yang memiliki rencana-rencana, perlengkapan, dan fasilitas yang tampaknya
mengesankan.
7/23/2019 Bahan Ajar Manajemen Diklat (Ot.350)
12/58
12
BAB II
PELATIHAN, PENGEMBANGAN, DAN EDUKASI
Pelatihan (training) adalah proses sistematik pengubahan perilaku para
karyawan dalam suatu arah guna meningkatkan tujuan-tujuan organisasional.
Dalam pelatihan didptakan suatu lingkungan di mana para karyawan dapat
memperoleh atau mempelajari sikap, kemampuan, keahlian, pengetahuan, dan
perilaku yang spesifik yang berkaitan dengan pekerjaan. Pelatihan biasanya
terfokus pada penyediaan bagi para karyawan keahlian-keahlian khusus atau
membantu mereka mengoreksi kelemahan-kelemahan dalam kineja mereka.
Dalam pelatihan diberikan instruksi untuk mengembangkan keahlian-keahlian
yang dapat langsung terpakai pada pekerjaan. Melalui pelatihan dilakukan
segenap upaya dalam rangka meningkatkan kinerja karyawan pada pekerjaan
yang didudukinya sekarag. Jika seseorang ingin melakukan pembedaan antara
petatihan (training) dan pengembang an (development), maka pelatihan
diarahkan untuk membantu karyawan menunaikan pekerjaan mereka saat ini
secara lebih baik, sedangkan pengembangan mewakili suatu investasi yang
berorientasi ke masa depan dalam diri karyawan. Pelatihan mempunyai fokus
yang agak sernpit dan harus memberikan keahlian-keahlian yang bakal
memberikan manfaat bagi organisasi secara cepat. Manfaat-manfaat
finansial pelatihan bagi organisasi biasanya terjadi dengan segera.
Pengembangan didasarkan pada fakta bahwa seorang karyawan akan
membutuhkan serangkaian pengetahuan, keahlian, dan kemampuan yang
berkembang supaya bekerja dengan baik dalam suksesi posisi yang
ditemui selama karirnya. Persiapan karir jangka panjang dari seorang
karyawan untuk serangkaian posisi, inilah yang dimaksudkan dengan
pengembangan karyawan. Pengernbangan mempunyai lingkup yang lebih
luas. Pengembangan lebih terfokus pada kebutuhan-kebutuhan jangka
7/23/2019 Bahan Ajar Manajemen Diklat (Ot.350)
13/58
13
panjang umum organisasi. Hasilnya bersifat tidak langsung dan hanya
dapat diukur dalam jangka panjang.Pelatihan (training) kerap dibedakan dari pendidikan (education).
Pendidikan dianggap lebih luas lingkupnya. Tujuannya adalah
mengembangkan individu. Biasanya pendidikan dianggap sebagai
pendidikan formal di sekotah, akademi, atau perguruan tinggi, sedangkan
pelatihan lebih berorientasi kejuruan (vocationally oriented) dan
berlangsung di dalam lingkungan organisasi. Pelatihan biasanya lebih
rnempunyai tujuan segera dibandingkan pendidikan. Program pelatihan
dirancang dalam upaya membatasi kemungkinan responsrespons karyawan
hanya pada perilaku-perilaku yang dikehendaki oteh perusahaan. Respons-
respons seperti itu mungkin lebih digemari karena beberapa sebab.
Respon-respon mungkin lebih efisien, aman, atau hanya konsisten dengan
tujuan atau filosofi organisasional. Sebagai contoh, jika berkembang
situasi yang tidak aman (misalnya, bocorya tabung gas kimia), seorang
karyawan dapat dilatih dalam cara-cara yang paling tepat untuk
menanggulanginya. Tujuannya adalah membuat karyawan bereaksi dalarn
cara tertentu tanpa ragu-ragu. Dalam keterbatasan respons inilah
pelatihan berbeda dengan edukasi. Edukasi dianggap sebagai suatu alat
dengannya kemungkinan rentang respons karyawan ditingkatkan daripada
dikurangi. Edukasi mewakili suatu perluasan individu sehingga dia dapat
dipersiapkan untuk menilai berbagai situasi dan memilih respons yang
paling tepat. Meskipun banyak posisi ahli, semiahli, dan tidak ahli
membutuhkan pelatihan. posisi kepenyelian dan manajemen memerlukan
elemen edukasi. Akhir-akhir ini terdapat suatu kekaburan perbedaan
antara pelatihan dan edukasi. Karena semakin banyak karyawan yang
diminta menggunakan kebijakan (judgmonr) dan memilih di antara
alternatif-alternatif solusi terhadap permasalahan kerja, program
7/23/2019 Bahan Ajar Manajemen Diklat (Ot.350)
14/58
14
pelatihan mencoba memperluas dan mengembangkan individu melalui
edukasi. Sebagai contoh, karyawan dalam pekerjaan yang diperkaya(enriched job), tim kerja yang dikelola sendiri, dan/atau karyawan dalam
indusiri jasa mungkin diminta membuat keputusan independen mengenai
pekerjaan mereka dan hubungan mereka dengan klien. Oleh karena itu,
organisasi patut mempertimbangkan elemen-elemen edukasi dan pelatihan
pada saat merencanakan program pelatihan mereka.
2.1 PROSES PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN
Orang-orang yang berbobot dapat disediakan lewat dua cara di dalam
organisasi. Pertama, organisasi dapat menyeleksi orang-orang terbaik yarrg
tersedia. Kedua, orang-orang yang ada di dalam perusahaan dapat dilatih dan
dikernbangkan guna menghasilkan potensi penuh rnereka. Pada intinya, kedua
ancangan ini merupakan bagian dari proses yang sama karena begitu seorang
individu diseleksi dia haruslah menjalani beberapa pelatihan, terlepas dari
apapun kuafifikasinya. Maka dari itu, pelatihan dan pengembangan karyawan
haruslah diadakan.
Pelatihan adalah serangkaian aktivitas yang dirancang untuk
meningkatkan keahliankeahlian, pengetahuan, pengalaman, ataupun perubahan
sikap seseorang. Pelatihan berkenaan dengan perolehan keahlian-keahlian atau
pengetahuan tertentu. Program program pelatihan berusaha mengajarkan
kepada para peserta bagaimana menunaikan aktivitas-aktivitas atau pekerjaan
tertentu.Sebagai contoh, pada saat sebuah organisasi mengkomputerisasi
prosedur order-masuknya (entry-order), karyawan mungkin diminta mengasah
keahlian-keahlian yang dibutuhkan untuk menggunakan komputer, mendapatkan
pengetahuan mengenai prosedur order-masuk yang baru, atau mungkin mengem-
bangkan sikap yang lebih positif terhadap komputerisasi. Pengembangan
7/23/2019 Bahan Ajar Manajemen Diklat (Ot.350)
15/58
15
(development) diartikan sebagai penyiapan individu-individu untuk memikul
tanggung jawab yang berbeda atau yang lebih tinggi di dalam organisasi.Pengembangan biasanya berkaitan dengan peningkatan kemampuan-kemampuan
intelektual atau emosional yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan yang lebih
baik. Baik pelatihan maupun pengernbangan dapat diselenggarakan dalam dua
situasi: (1) pada saat pekerjaan mewajibkan individu , supaya memiliki keahlian-
keahlian, pengetahuan, atau sikap yang berbeda disamping, yang saat ini
dimilikinya, dan (2) ketika kemajuan di dalam organisasi mensyaratkan individu
agar memiliki keahlian, pengetahuan, atau sikap yang berbeda.
Pelatihan terdiri atas program-program yang dirancang untuk
meningkatkan kinerja pada tingkat individu, kelompok, dan/atau organisasi.
Pelatihan haruslah meningkatkan efektivitas karyawan, meningkatkan
kepuasan karyawan, memenuhi program kesempatan kerja yang sama, dan
mencegah keusangan karyawan. Diagnosis aspek-aspek situasi lingkungan dan
organisasional dan juga antara pekerjaan merupakan langkah pertaama dalam
menyusun program-program pelatihan, pengembangan.
Terdapat empat karakteristik yang membedakan perusahaan-perusahaan
dengan praktik-praktik pelatihan yang paling efektif:
Manajernen puncak memiliki komitmen terhadap pelatihan dan pengembang
petatihan merupakan bagian dari kultur perusahaan.
Pelatihan bertalian dengan tujuan dan strategi bisnis dan terkait erat dengan
hasil laba.
Terdapat pendekatan yang sistematik dan komprehensif terhadap pelatihan-
pelatihan dan pengembangan dilaksanakan pada semua lapisan secara
berkesinambungan.
7/23/2019 Bahan Ajar Manajemen Diklat (Ot.350)
16/58
16
Terdapat komitmen untuk menginvestasikan sumber daya yang perlu guna
menyediakan waktu dan dana yang memadai bagi pelatiahn.
2.2 Tujuan-tujuan Pelatihan
Tujuan-tujuan utama petatihan pada intinya dapat dikelompokkan ke
dalam lima bidang:
Memperbaiki kinerja. Karyawan-karyawan yang bekerja secara tidak
memuaskan karena kekurangan keterampilan-keterampilan merupakan calon-
calon utama pelatiahan-pelatiahn. Kendatipun pelatihan tidak dapat
memecahkan semua masalah kinerja tidak etektif, program pelatihan dan
pengembangan yang sehat kerap bebeda dalam meminimalkan masalah-
masalah ini. Kadang kala karyawan-karyawan yang baru masuk atau baru
dipromosikan tidak memiliki keahlian-keahlian dan kemampuan-kemampuan
yang dibutuhkan supaya kompeten pada pekerjaannya. Hal ini disebabkaa
karena beberapa hal. Pertama, tidak ada instrumen seleksi yang mampu
memprediksi keberhasilan atau kegagalan sepanjang waktu, dan petatihan
kerap dibutuhkan untuk mengisi kepincangan kinerja sesungguhnya dan
kinerja terprediksi karyawan- Kedua, manajer-rnanajer dengan sengaja
mengangkat dan mempromosikan karyawan-karyawan yang membutuhkan
pelatihan supaya bekerja pada tingkat standar. Pada saat jumlah
kekosongan melebihi jumlah pelamar, satu-satunya atternatif manajemen
adalah mengangkat dan mempromosikan pelamar dengan sedikit atau tanpa
keahlian-keahtian kerja dan menutupi kepincangan itu dengan pelatihan.
Memutakhirkan keahlian para karyawan sejalan dengan kemajuan teknologi.
Melalui petatihan, pelatih (trainer) memastikan bahwa karyawan dapat
secara efektif menggunakan teknologi-teknologi baru. Manajer di semua
bidang haruslah secara konstan mengetahui kemajuan-kemajuan teknologi
yang membuat organisasi mereka berfungsi secara lebih efektif. Perubahan
7/23/2019 Bahan Ajar Manajemen Diklat (Ot.350)
17/58
17
teknologi, pada gilirannya, berarti bahwa pekerjaan-pekerjaan sering
berubah dan keahlian serta kemampuan karyawan mestilah dimutakhirkanmelalui petatihan sehingga kemajuan teknologi tersebut secara sukses
dapat diintegrasikan ke dalam organisasi.
Mengurangi waktu belajar bagi karyawan baru supaya menjadi kompeten
dalarn pekerjaan. Sering seorang karyawan baru tidak memiiiki keahlian-
keahlian dan kemampuan yang dibutuhkan untuk menjadi "job competent,"
yaitu mampu mencapai output dan standar kuatitas yang diharapkan.
Sebabnya adalah pertama, sistem seleksi karyawan tidaklah sempurna.
Meskipun hasil-hasil tes, wawancara, dan data lainnya mungkin menunjukkan
probabilitas yang tinggi akan kesuksesan pekeriaan oleh pelamar pekerjaan,
terdapat saat-saat di mana prediksi-prediksi tersebut terbukti tidak valid.
Tidak ada alat seteksi yang mampu secara akurat memprediksi kesuksesan
dan kegagalan, karyawan sepanjang waktu; pelatihan sering diperlukan untuk
mengisi gap antara kinerja karyawan baru yang diprediksikan dengan
kinerja aktualnya. Kedua, manajemen dengan sengaja rnengangkat
karyawan-karyawan yang membutuhkan petatihan agar bekerja pada
tingkat-tingkat standar. Apabila jumlah lowongan pekerjaan melebihi
jumlah pelamar, rnanajemen hanya mempunyai sedikit pilihan kecuali
mengangkat pelamar dengan sedikit atau bahkan tidak ada keahlian sama
sekali, dan memasok kemampuan yang dibutuhkan karyawan melalui
pelatihan. Ketiga, kerapkali manajemen mengangkat karyawan-karyawan
yang memiliki bakat untuk mempelajari berbagai pekerjaan rendah atau
semi ahli dibandingkan karyawan ahli dalam satu bidang pekerjaan. Untuk
mempelajari keahlian khusus karyawan tersebut mengikuti pelatihan yang
disediakan oleh perusahaan
Membantu memecahkanpermasalahan operasional. Para manajer harus
mencapai tujuan-tujuan mereka dengan kelangkaan dan kelimpahan sumber
7/23/2019 Bahan Ajar Manajemen Diklat (Ot.350)
18/58
18
daya: ke!angkaan dalam sumber daya finansial dan sumber daya teknologis
manusia (human tecnological resources), dan kelimpahan permasalahanfinansial, manusia, dan teknologis. Meskipun persoalan-persoalan
organisasional menyerang dari berbagai penjuru, pelatihan adalah salah satu
cara terpenting guna memecahkan berbagai dilema yang harus dihadapi oleh
para manajer. Serangkaian pelatihan dalam bergai bidang yang diberikan
oleh perusahaan maupun konsultan luar membanti kalangan karyawan dalam
memecahkan masalah-masalah organisasional dan melaksanakan pekerjaan
mereka secara etektif.
2.3 Manfaat-manfaat Pelatihan
Pelatihan mempunyai andil besar dalam menentukan efektivitas dan
efisiensi organisasi. Beberapa mantaat nyata yang ditangguk dari program
pelatihan dan pengembangan adalah:
Meningkatkan kuantitas dan kualitas produktivitas.
Mengurangi waktu belajar yang diperlukan karyawan agar mencapai
standar-standar kinerja yang dapat diterima.
Menciptakan sikap, loyalitas, dan kerja sama yang lebih rnenguntungkan.
Mernenuhi kebutuhan-kebutuhan perencanaan sumber daya manusia
Mengurangi jumlah dan biaya kecelakaan kerja
Mernbantu karyawan dalam peningkatan dan pengembangan pribadi mereka.
7/23/2019 Bahan Ajar Manajemen Diklat (Ot.350)
19/58
19
Manfaat-manfaat ini membantu baik individu maupun organisasi. Program
pelatihan yang efektif adalah bantuan yang penting dalam perencanaan karir dansering dipandang sebagai penyembuh penyakit-penyakit organisasional. Apabila
produktivitas anjlok, pada saat ketidakhadiran dan perputaran karyawan tinggi
dan juga manakala kalangan karyawan menyatakan ketidakpuasannya, banyak
manajer yang bepikir bahwa solusinya adalah program pelatihan di seluruh
perusahaan. Sayangnya, manfaat-manfaat pelatihan kadang kala terlampau
dibesar-besarkan. Prograrn-program pelatihan tidak menyembuhkan sernua
permasalahan organisasional, meskipun tentu saja program-program tersebut
mempunyai potensi memperbaiki beberapa situasi jika program tersebut
dilaksanakan secara benar.
2.4 Jenis jenis Pelatihan
Terdapat banyak pendekatan untuk pelatihan. Jenis-jenis pelatihan yang
dapat digunakan di dalam organisasi: pelatihan keahlian-keahlian, pelatihan ulang,
pelatihan fungsionaris silang, pelatihan tim, dan pelatihan kreativitas.
Pelatihan keahlian-keahlian, pelatihan keahlian-keahlian (skills training)
merupakan pelatihan yang kerap dijumpai di dalam organisasi-organisasi. Program
pelatihannya relatif sederhana: kebutuhan atau kekurangan diidentifikasi melalui
penilaian yang jeli.
Pelatihan ulang, pelatihan ulang adalah subset pelatihan keahlian-
keahlian. Pelatihan ulang berupaya memberikan kepada para karyawan keahlian-
keahlian yang mereka butuhkan untuk mengejar tuntutan-tuntutan yang berubah
dari pekerjaan-pekerjaan mereka.
7/23/2019 Bahan Ajar Manajemen Diklat (Ot.350)
20/58
20
Pelatihan fungsional silang, pada dasarnya, organisasi telah
mengembangkan fungsi-fungsi kerja yang tersepesialisasi dan deskripsi-deskripsi pekerjaan yang rinci. Pelatihan ini melibatkan pelatihan karyawan-
karyawan untuk melakukan operasi-operasi dalam bidang-bidang lainnya selain
dari pekerjaan yang ditugaskan.
Pelatihan tim, dewasa ini terdapat tekanan yang menguat terhadap
kinerja tim. Tim manajemen, tim riset, dan satuan tugas temporer merupakan
karakteristik yang lazim dalam banyak organisasi. Tim adalah sekelompok
individu yang bekerja bersama demi tujuan bersama. Tujuan bersama inilah yang
sesunguhnya menentukan sebuah tim, dan jika anggota tim mempunyai tujuan-
tujuan yang bertentangan atau konflesiensi keseluruhan unit kemungkinan akan
terganggu.
2.5 Model Sistem Untuk pelatihan
Sebuah model yang memperlihatkan bagaimana program-program
pelatihan harus disusun dan diimplementasikan tersaji pada Gambar. Gambar ini
memperlihatkan tiga tahap yang harus tercakup dalam pelatihan:
Tahap penilaian
Tahap pelatihan dan pengembangan
Tahap evaluasi
Penilaian kebutuhan pelatihan barangkali merupakan tahap yang paling
penting dalam proses pelatihan. Dari penilaian inilah seluruh proses akan
mengalir. Jika organisasi tidak secara akurat menentukan kebutuhannya, proses
pelatihannya akan diarahkan secara tidak tepat. Tahap penilaian berguna sebagai
7/23/2019 Bahan Ajar Manajemen Diklat (Ot.350)
21/58
21
fondasi bagi keseluruhan upaya pelatihan. Baik tahap pelatihan maupun tahap
evaluasi sangat tergantung pada masukan-masukan dari tahap penilaian.
Dalam tahap penilaian, kebutuhan-kebutuhan bagi pelatihan dan
pengembangan haruslah diperiksa, dan juga sumber daya yang tersedia untuk
memberikan pelatihan di dalam organisasi maupun dilngkungan eksternal.
Sasaran program pelatihan berasal dari penilaian. Sasaran-sasaran ini memainkan
peranan vital baik dalam pengembangan program pelatihan maupun pada evaluasi
selanjutnya.
Model Sistem Untuk Pelatihan
Tahap penilaian
kebutuhan-kebutuhan dan
sumber daya untuk
pelatihan
Tahap penilaian
Mengidentifikasi
sasaran-sasaranpelatihan
Menyusun kriteriaPretest terhadap
pemagang
Memilih teknik
pelatihan dan prinsip-
prinsip proses belajar
Melaksanakanpelatihan
Memantaupelatihan
Membandingkan hasil
pelatihan terhadap
kriteria yang digunakan
Tahap Pelatihan dan
Pengembangan
Tahap Evaluasi
Umpan balik
Berikutnya, manajer mempelajari opsi-opsi program dan menyeleksi
dalam memenuhi kebutuhan karyawan. Spesialis sumber daya manusia
7/23/2019 Bahan Ajar Manajemen Diklat (Ot.350)
22/58
22
menjadikan sasaran pada pilihan ini. Dalam tahap pelatihan dan
pengembangan inilah diagram pelatihan dirancang dan disajikan. Programpelatihan haruslah mengandung aktivitas-aktivitas dan pengalaman belajar yang
akan memenuhi sasaran-sasaran yang dalam tahap penilaian. Beberapa aktivitas
pelatihan yang berbeda, termasuk aktivitas-aktivifas on-the-job training dan
off-the-job training dapat digunakan, tergantung sasaran pelatihan.
Akhirnya, para manajer atau spesialis sumber daya manusia
mengevaluasi pada pelatihan dan pengembangan terhadap kebutuhan-kebutuhan
yang ditentukan selama langkah pertama dalam pengevaluasian kesuksesan
program pelatihan adalah menetapkan kriteria untuk mengevaluasinya. Kriteria
ini haruslah didasarkan pada sasaran pelatihan. Sebagai contoh, apakah tujuan
pelatihan untuk menyebarkan informasi mengubah perilaku tertentu,
mendapatkan keahlian-keahlian baru, atau mengubah sikap tertentu? Begitu
kriteria telah dibuat, peserta dapat dievaluasi guna menentukan apakah
pelatihan tersebut mendulang sukses. Evaluasi juga haruslah menilai apakah
belajar yang terjadi dalam program pelatihan ditransfer ke situasi pekerjaan
sesungguhnya.
Pengevaluasian efektivitas program pelatihan (pencapaian tujuan pelatihan,
kinerja yang menanjak, dan pencapaian tujuan organisasional) seyogyanya bukan
merupakan aktivitas yang serampangan. Haruslah ada cara sistematik untuk
menentukan tingkatan terhadapnya program telah melaksanakan apa yangdirencanakan untuk dilaksanaaan alat yang dipilh untuk mengevaluasi haruslah
sensitif terhadap tipe pelatihan yang dilak sanakan (contohnya, keahlian
komunikasi, keahlian produksi), teknik pelatihan yang digunakan, tujuan-tujuan
program pelatihan (perubahan sikap, meningkatnya pengetahuan prosedur
organisasional, perolehan keahlian), dan kebutuhan pelatihan awal. Evaluasi
formal mestilah bertalian secara langsung dengan tujuan program semula. Jika
evaluasi in tidak secara langsung menekankan tujuan-tujuan ini, maka evaluasi itu
7/23/2019 Bahan Ajar Manajemen Diklat (Ot.350)
23/58
23
tidaklah memberikan informasi yang memadai guna mengevaluasi program
pelatihanPanah umpan balik padaGambarmenekankan ide bahwa pelatihan haruslah
merupakan proses yang berkelanjutan. Pelatihan tidaklah memiliki permulaan
atau akhiran yang pasti, pelatihan merupakan proses berkelanjutan dari penilaian
kebutuhan-kebutuhan penyajian program-program, dan evaluasi hasil-hasil untuk
memutuskan apakah kebutuhan-kebutuhan organisasional telah terpenuhi. Karena
pelatihan merupakan proses yang berkelanjutan, maka tingkat terhadapnya
program pelatihan telah memenuhi sasaran sasarannya sesungguhnya tidak dapat
dinilai pada satu titik waktu tertentu. Sebaliknya imbas pelatihan sepatutnya
dilihat dari segi implikasi-implikasi jangka pendek dan jangka panjangnya.
2.6 PENIL.AIAN KEBUTUHAN-KEBUTUHAN PELATIHAN
Langkah pertama dalarn pelatihan adalah menentukan apakah nyata-nyata
ada kebutuhan akan pelatihan. Organisasi hanya mengucurkan sumber-sumber
dayanya ke dalam aktivitas pelatihan hanya jika pelatihan dapat diharapkan
mencapai beberapa tujuan organisasional. Keputusan menyelenggarakan pelatihan
haruslah bertumpukan pada data terbaik yang tersedia, yang dihimpun dengan
melakukan suatu penilaian kebutuhan-kebutuhan (needs assessment). Penilaian
kebutuhan-kebutuhan mendiagnosis masalah-masalah saat ini dan tantangan-
taniangan di masa mendatang yang akan dihadapi melatui pelatihan dan
pengembangan. Organisasi-organisasi yang menerapkan program-program
pelatihan tanpa mengadakan penilaian-penilaian kebutuhan pelatihan kemungkinan
akan melakukan kesalahan-kesalahan.
Bagaimana manajer harus memutuskan apakah mengirim asistennya ke
sesi-sesi pelatihan? Perfama, dia harus menentukan kebutuhan asistennya. Apa
tanggung jawab pekerjaannya yang dilaksanakannya dengan baik? Apakah
7/23/2019 Bahan Ajar Manajemen Diklat (Ot.350)
24/58
24
asistennya memiliki tanggung jawab kepenyeliaan? Jika ya, apakah kinerjanya
rnemperlihatkan adanya kekurangan? Apakah sikapnya terhadap karyawan lainmelahirkan kesulitan? Apakah dia mengemban tanggung jawab atas penyampaian
informasi kepada karyawan lain.
Metode-metode untuk penilaian kebutuhan-kebutuhan pelatihan
Metode-metode
pengumpulan data
Keunggulan-keunggulan Kelemahan-kelemahan
Meninjau data bisnis Memberikan data yang
obyektif
Menyita banyak waktu
Wawancara-wawancara Memberikan informasi
yang mendalam
Biasanya padat tenaga
kerja
Fokus kelompok-
kelompok
Memberikan fokus yang
kualitatif
Arah diskusi dapat
dipengaruhi oleh
pemimpin diskusi
informal
Kuesioner-kuesioner Mempersempit arah
investigasi lebih lanjut
Tidak memberikan
informasi yang mendalam
Kejadian-kejadian kritis Mengumpulkan informasi
lebih lanjut
Biasanya padat tenaga
kerja
Observasi Memberikan suatu
pengecekan realistis
Biasanya padat tenaga
kerja
Menelaah data kinerja Membentuk kinerja Dapat dikacaukan oleh
variabel-variabel lainnya
Diskusi-diskusi informal Memberikan masukan Dapat terjadi bias
7/23/2019 Bahan Ajar Manajemen Diklat (Ot.350)
25/58
25
bagi teknik-teknik
lainnya
karena pendekatan yang
tidak sistematik
Menelaah berbagai
persyaratan pekerjaan
Memberikan data yang
obyektif
Biasanya membutuhkan
waktu yang lama
Penentuan kebutuhan-kebutuhan pelatihan memerlukan tiga tipe
analisis :
1. Analisis organisasional
2.
Analisis operasional3. Analisis personalia
Sumber-sumber data yang dipakai dalam penilaian kebutuhan-kebutuhan
pelatih
Analisis Organisasional Analisis Operasional Analisis Personalia
Tujuan-tujuan dan
sasaran organisasional
Deskripsi-deskripsi
pekerjaan
Data penilaian kinerja
Persediaan-persediaan
personalia
Spesifikasi-spesifikasi
pekerjaan
Pengambilan sampel
kerja
Persediaan-persediaan
keahlian
Standar-standar kinerja Wawancara
Indeks-indeks iklim
organisasional
Pelaksanaan pekerjaan Kuesioner-kuesioner
Indeks-indeks efisiensi Pengambilan sampel
kerja
Tes-tes kemampuan,
keahlian, pengetahuan,
dll
Perubahan-perubahan
dalam sistem atau
subsistem
Telaah literatur tentang
pekerjaan
Survei-survei sikap
karyawan atau pelanggan
7/23/2019 Bahan Ajar Manajemen Diklat (Ot.350)
26/58
26
Permintaan-permintaan
manajemen
Mengajukan pertanyaan
tentang pekerjaan
Kemajuan-kemajuan
pelatihanWawancara-wawancara
keluar
Komite-komite pelatihan Skala-skala penilaian
MBO atau sistem
perencanaan kerja
Analisis masalah-masalah
operasi
Teknik kejadian kritis
Survai pelanggan/data Catatan-catatan kerja Pusat-pusat penilaian
2.7 Analisis Organisasional
Analisis organisasional (organizational analysis) adalah pemeriksaan
jenis permasalahan yang dialami organisasi dan di mana permasalahan itu
berada di perusahaan. Analisis organisasional mencoba menjawab pertanyaan di
mana sebab dilakukan titik berat pelatihan di dalam perusahaan dan faktor-
faktor apa yang dapat pengaruhi pelatihan. Analisis kebutuhan-kebutuhan
organisasional hendaknya tetap pada jumlah karyawan dengan beraneka
kombinasi keterampilan yang dibutuhkan setiap jenjang dan di dalam setiap
bagian perusahaan untuk periode waktu tertentu spesialis-spesialis sumber
daya manusia hendaknya memeriksa tujuan-tujuan organisasi: persediaan-
persediaan keahlian, dan indeks-indeks efisiensi dan iklim organisasi. Kendala
sistem organisasi yang dapat secara buruk mempengaruhi proses pelatihan
sebaiknya digali pula.
Perubahan-perubahan dalam strategi organisasi, pasar, dan teknologi
dapat mensyaratkan karyawan agar memiliki keahlian, pengetahuan, dan sikap-
sikap yang baru atau berbeda. Sebagai contoh, organisasi mungkin
memperkenalkan produk baru untuk menjawab suatu permintaan pasar yang
baru. Pengenalan produk ini mungkin memerlukan keahlian-keahlian baru dari
sejumlah besar karyawan pada bagian pemasaran, rekayasa, atau departemen
produksi Atau perubahan ini mungkin memerlukan anggota-anggota departemen
7/23/2019 Bahan Ajar Manajemen Diklat (Ot.350)
27/58
27
pemasaran supaya lebih terikat pada nilai riset pasar. Kemungkinan lain,
organisasi mungkin berpindah dari strategi pertumbuhan ke nonpertumbuhan.Dalam kondisi seperti ini, beberapa pelatihan mungkin diadakan supaya
memampukan karyawan-karyawan saat ini mengubah pekerjaan-pekerjaan
sebagai upaya menghindari terjadinya terminasi.
Pendeknya, tahap pertama yang kritis ini adalah menghubungkan
penilaian kebutuhan pelatihan dengan pencapaian tujuan-tujuan organisasional.
Jika hubungan tersebut tidak dibuat, pelatihan kemungkinan besar tidak akan
bermanfaat.
Dampak pelatihan sebuah unit atas unit-unit lainnya yang berkaitan
patut pula diperhitungkan dalam analisis organisasional. Sebagai contoh, jika
departemen akuntansi dilatih untuk memakai prosedur-prosedur baru, maka
departemen-departemen lainnya yang memberikan masukan kepada departemen
akuntansi atau memanfaatkan laporan-laporan yang dihasilkan oleh departemen
ini mungkin pula membutuhkan beberapa orientasi.
Bidang-bidang khusus organisasi yang perlu diperiksa adalah indeks
efektivitas organisasional, perencanaan suksesi personalia, dan iklim
organisasional.
Indeks Efektivitas Organisasional Indeks, efektivitas organisasional
(organizational effectiveness indices) berhubungan dengan ukuran-ukuran
seperti biaya tenaga kerja efisiensi produksi, kualitas, pemeliharaan mesin,
kecelakaan kerja, perputaran karyawan dan ketidakhadiran. Meskipun ukuran-
ukuran ini dapat dipengaruhi oleh banyak kekuatan yang berbeda, kemungkinan
bahwa mereka dipengaruhi oleh pelatihan yang kurang memadai haruslah
dipertimbangkan pula.
Pada tingkat umum, kebutuhan-kebutuhan pelatihan mestilah dianalisis
terhadap latar belakang tujuan dan strategi organisasional. Jika hal ini tidak
7/23/2019 Bahan Ajar Manajemen Diklat (Ot.350)
28/58
28
dilaksanakan, waktu dan dana mungkin akan diboroskan pada program-program
pelatihan dan pengembangan yang tidak mendahulukan tujuan-tujuan organisasi.Orang-orang mungkin dilatih dalam keahlian-keahlian yang telah mereka miliki,
anggaran pelatihan mungkin dihamburkan pada sesi "istirahat dan penyembuhan
(restand recuperation)," di mana karyawan terhibur tetapi hanya mempelajari
sedikit dalam cara keahlian yang dibutuhkan pekerjaan ata pengetahuan
mengenai pekerjaan atau anggaran mungkin dihabiskan pada perangkat keras
yang gemerlap yang memenuhi kebutuhan direktur, tetapi tidak kebutuhan
organisasi.
Perencanaan Suksesi Personalia, Perencanaan suksesi personalia
(personnel sucession planning) adalah pertimbangan lowongan-lowongan posisi
yang saat ini ada dalam organisasi, kekosongan-kekosongan yang kemungkinan
terjadi di masa depan. Bagaimana posisi-posisi ini dapat diisi. Jika posisi-
posisi ini ingin diisi dari dalam perusahaan, pelatihan akan dibutuhkan
dalam rangka mempersiapkan karyawan untuk promosi posisi-posisi
hendak diisi dengan pengangkatan dari luar perusahaan, analisis terhadap
pasar tenaga kerja perlu dilakukan dan kemungkinan menemukan
pengganti-pengganti yang berbobot.
Analisis Iklim Organisasional, Analisis iklim organisasional
diartikan sebagai pemeriksaan terhadap perasaan, opini, kepercayaan,
dari yang dimiliki anggota organisasi terhadap perusahaan, lklimorganisasi yang berperasaan negatif mungkin menunjukkan adanya
kebutuhan pelatihan keahlian untuk membantu karyawan menunaikan
pekerjaan-pekerjaan mereka secara lebih efektif, atau pelatihan
orientasi untuk menghapuskan kesalahpahaman.
Iklim organisasional perlu tetap konsisten dengan jenis-jenis
pelatihan. Program pelatihan yang mencoba memupuk perilaku-perilaku
yang tidak konsisten di iklim organisasional tidak bakal berhasil. Sebagai
7/23/2019 Bahan Ajar Manajemen Diklat (Ot.350)
29/58
29
comtoh: pada saat para penyelia memperoleh pelatihan hubungan manusia
yang mencoba menciptakan gaya kepemimpinan yang partisipatif,pelatihan hanya akan menciptakan permasalahan saja jika iklim
organisasional tidak mendukung. Jika situasinya seperti ini, perilaku
penyelia yang baru tidak dapat diterima tatkala mereka kembali ke
pekerjaannya.
2.8 Analisis Operasional
Analisis operasional (operational analysis) adalah proses
menentukan perilaku-perilaku yang dituntut dari pemegang jabatan dan
standar-standar kinerja yang mesti diperiksa. Analisis operasional sangat
tergantung pada kemampuan seorang ahli untuk menerangkan perilaku-
perilaku yang tepat dan kuantitas serta kualitas perilaku-perilaku
tersebut melaksanakan sebuah pekerjaan.
Analisis operasional agak mirip dengan analisis pekerjaan.
Meskipun demikian, analisis operasional terpusat pada karyawan, bukan
pada pekerjaan. Analisis ini terpusat pada yang harus dilakukan seorang
karyawan untuk melaksanakan sebuah pekerjaan nilai analisis operasional
adalah bahwa analisis ini tidak hanya menentukan sasaran pelatihan saja,
tetapi juga mengindikasikan apa yang akan menjadi kriteria untuk nilai
efektivitas pelatihan.
Analisis operasional membutuhkan suatu pemeriksaan yang masak-
masak menerima pekerjaan-pekerjaan yang akan dilaksanakan setelah
pelatihan. Analisis ini meliputi suatu pengumpulan secara sistematis
infomrasi yang menggambarkan secara rinci dimana pekerjaan
dilaksanakan sehingga: (2) standar-standar kinerja untuk pekerjaan
tersebut dapat ditentukan; (3) bagaimana tugas-tugas akan dilaksanakan
untuk mebuat standar tersebut; dan (4) pengetahuan, keahlian,
7/23/2019 Bahan Ajar Manajemen Diklat (Ot.350)
30/58
30
kemampuan, dan karakteristik lain yang diperlukan bagi pelaksanaan tugas
yang efektif. Analisis pekerjaan, penilaian kepada wawancara (denganpemegang jabatan, penyelia, dan manajemen yang lebih tinggi, analisis
permasalahan-permasalahan operasi {pengendalian kualitas dan keluhan
pelanggan} semuanya memberikan masukan penting bagi analisis kebutuhan
pelatihan.
Pada waktu persyaratan-persyaratan perubahan pekerjaan tertentu
berubah, banyak karyawan yang mungkin tidak memiliki keterampilan-
keterampilan yang diperlukan bagi pekerjaan yang berubah tersebut. Para
manajer dapat menanggapi kekurangan tersebut dengan memulai akfivitas-
aktivitas pelatihan dan pengembangan. Sebagai contoh, merambahnya
otomatisasi lini perakitan dapat mengubah tugas-tugas karyawan produksi.
Atau perpindahan di antara jenjang-jenjang manajemen mungkin
memerlukan keahlian-keahlian ataupun sikap-sikap yang baru terhadap
mobilitas atau bahkan rotasi pekerjaan.
2.9 Analisis Personalia
Analisis personalia (personnel analysis) mengidentifikasi
kesenjangan antara kebutuhan-kebutuhan kerja dan organisasi yang
teridentifikasi dengan karakteristik-karakteristik dari masing-masing
karyawan. Perbedaan antara kinerja yang dharapkan dengan kinerja se-
sungguhnya adalah kebutuhan pelatihan individu. Standar kinerja, yang
ditentukan dalam tahap analisis operasional merupakan kinerja yang
diinginkan. Data kinerja individu, nilai diagnostik karyawan oleh penyelia
mereka, catatan-catatan kinerja yang disimpan karyawan dalam formufir
harian mereka, survai sikap, wawancara,atau tes dapat menyodorkan
informasi tentang kinerja aktual terhadapnya setiap karyawan dapat
dibandingkan dengan tolak ukur-tolak ukur kinerja yang dikehendaki.
7/23/2019 Bahan Ajar Manajemen Diklat (Ot.350)
31/58
31
Kesenjangan antara kinerja aktual dan yang diinginkan dapat diisi oleh
pelatihan.Tugas-tugas dan tanggung jawab pekerjaan serta pengetahuan,
keahlian-keahlian, dan kemampuan-kemampuan melakukannya merupakan
fokus analisis personalia. Tujuan analisis personalia adalah memeriksa
seberapa baik karyawan-karyawan melaksanakan pekerjaan-pekerjaan
mereka. pelatihan haruslah diperuntukan kepada orang-orang yang
membutuhkannya. Mengirimkan semua karyawan pada program pelatihan
tanpa menghiraukan tingkat-tingkat keahlian mereka adalah pemborosan
sumber daya organisasional dan menciptakan situasi yang tidak
menyenangkan bagi karyawan yang tidak memerlukan pelatihan. Analisis
personalia membutuhkan pemeriksaan yang cermat atas keahlian-keahlian
dan kemampuan setiap individu. Setiap individu haruslah diperiksa satu
persatu dalam upaya menentukan kekurangan-kekurangan yang dapat
dikoreksi melalui pelatihan.
Penilaian kinerja dapat membantu menentukan kebutuhan-kebutuhan
pribadi. Seorang manajer atau spesialis sumber daya manusia dapat
menggunakan formulir-iormulrr evaluasi yang lengkap guna menentukan
individu-individu dengan nilai-nilai yang tidak memuaskan. Berikutnya
mereka dapat menentukan apakah tambahan pelatihan sanggup
memperbaiki kinerja yang tercermin datam nilai-nilai tersebut.
Seorang individu mungkin kekurangan keahlian-keahlian atau sikap
yang dibutuhkan bagi kinerja pekerjaan atau peningkatan karir. Individu-
individu yang masuk dengan keahlian-keahlian dan pengalaman umum
mungkin memerlukan pelatihan dalam keahlian-keahlian khusus yang
disyaratkan oleh pekerjaan. Atau, promosi seorang individu mungkin
memerlukan pelatihan kepenyeliaan atau pengembangan dalam keahlian-
keahlian dan pengambilan keputusan. Atau, individu mungkin tidak
7/23/2019 Bahan Ajar Manajemen Diklat (Ot.350)
32/58
32
memiliki sikap positif terkait aktivitas-aktivitas atau tanggung jawab
pekerjaan tertentu; dia mungkin memerlukan pelatihan yang diarahkanpada pengubahan nilai-nilai atau sikap.
Analisis kebutuhan pelatihan berdasarkan
penyimpangan kerja
Kebutuhan
Pelatihan
Kekurangan
keahlian atau
pengetahuan
Sebab-sebab
lainnya untuk
kinerja buruk
Solusi pelatihanSolusi non
pelatihan
7/23/2019 Bahan Ajar Manajemen Diklat (Ot.350)
33/58
33
Analisis kebutuhan-kebutuhan Pelatihan Antisipatori
Kinerja
memuaskan
Persiapan transfer Persiapan promosi
Kebutuhan-kebutuhan
keahlian yang dapat
diantisipasi
Perubahan-
perubahan
tuntutan kerja
Keahlian para
karyawan yang
tidak memadai
Keahlian para
karyawan yang
dianggap memadai
Solusi pelatihanSolusi non
pelatihan
2.10 Transfer Pelatihan
T ujuan akhir dari setiap program pelatihan adalah bahwa belajar
yang terjadi selama pelatihan ditransfer kembali ke dalam pekerjaan.
Transfer pelatihan (transfer of training) adalah: tingkat terhadapnya
pengetahuan, keahlian, kemampuan, atau karakteristik lainnya yang
dipelajari dalam pelatihan dapat digunakan/ diterapkan dalam pekerjaan.
7/23/2019 Bahan Ajar Manajemen Diklat (Ot.350)
34/58
34
Karena pelatihan kerap terjadi di tengah lingkungan khusus,
pertanyaan penting yang perlu dijawab adalah apakah belajar akanmentransfer ke situasi pekerjaan aktual. Transfer pelatihan berlangsung
pada saat para partisipan dapat menerapkan keahlian-keahlian dan
pengetahuan yang diterima dalam pelatihan ke dalam pekerjaan-
pekerjaan mereka. Jika belajar yang terjadi di dalam suatu latar tidak
ditransfer ke situasi pekerjaan aktual, maka petatihan bisa dikatakan
gagal.
Terdapat tiga kemungkinan situasi transfer pelatihan (1) transfer
pelatihan positif, pada saat aktivitas-aktivitas pelatihan meningkatkan
kinerja dalam situasi baru; (2) transfer pelatihan negatif, manakala
aktivitas-aktivitas pelatihan mengganjal kinerja dalam baru; (3) tidak ada
imbas pelatihan yang dapat diamati. Kondisi-kondisi yang menyebabkan hasil-
hasilnya positif, negatif, atau tidak ada transfer bakal tergantung pada
stimulus dan respons di dalam pelatihan dan situasi-situasi pekerjaan.
Berbagai faktor mempengaruhi transfer pelatihan, termasuk faktor-
faktor yang berkaitan dengan perancangan pelatihan dan bagaimana
penyajiannya, faktor-faktor yang berkaitan dengan para partisipan dan apakah
pengetahuan yang baru adalah penting bagi mereka, dan faktor-faktor yang
berkaitan dengan tugas dan apakah lingkungan kondisi untuk perilaku yang
berubah.
Transfer pelatihan (penggunaan konsep dan praktik yang dipelajari
dalam pelatihan untuk dipraktikkan dalam pekerjaan) akan berlangsung dengan
mulus apabila dilakukan langkah-langkah berikut:
Menentukan isi program pelatihan yang berkenaan dengan kebutuhan-
kebutuhan strategik perusahaan. Kegagalan melaksanakan hal ini akan
menyebabkan pelatihan tidak mempunyai dampak terhadap hasil -hasil
organisasional.
7/23/2019 Bahan Ajar Manajemen Diklat (Ot.350)
35/58
35
Menentukan dan menugaskan individu untuk pelatihan berdasarkan standar-
standar seleksi yang cermat untuk melaksanakan hal ini dilakukan survaiminat karyawan memperoleh masukan dari penyelia langsung, dan meninjau
rencana pengembangan karir dan penilaian kinerja. Selalu rnempertanyakan,
"Apakah orang ini sungguh-sungguh membutuhkan pelatihan?"
Memastikan bahwa isi ruang kelas secara langsung relevan dengan suasana
kerja, Perilaku, aktivitas, dan tujuan spesifik yang dibutuhkan dalam
pekerjaan haruslah tercermin dalam isi program pelatihan
Memastikan bahwa penerapan praktis pelatihan terhadap suasana kerja
dengan menggunakan tindak lanjut yang sistematik. Merapatkan program
pelatihan dengan suatu sesi "rencana penerapan" yang mengulangi
pernyataan poin-poin pelajaran yang paling penting dan relevan,
mengulanginya pada tujuan-tujuan spesifik rnengurangi tujuan pada
akiivitas spesifik, menentukan rekan kerja yang tepat untu menilai
kemajuan terhadap tujuan-tujuan dan membeniuk kerangka waktu untuk
pemantauan sendiri (self monitor}. Pada akhir periode pemantauan sendiri,
seorang pelatih lantas menemui setiap partisipan guna menelaah kemajuan
mereka dalam menggunakan rencana-rencana penerapan. Tujuan akhirnya
adalah untuk memastikan bahwa partisipan memiliki suatu alasan untuk
menggunakan apa yang telah mereka pelajari dan sungguh-sungguh
melaksanakan perilaku yang baru dalam lingkungan kerja.
Sikap-sikap dari para peserta pelatihan dapat pula mempengaruhi
transfer pelatihan. Transfer akan lebih tinggi pada saat para peserta: (1) yakin
dalam menggunakan keahlian-keahlian yang baru mereka pelajari; (2) menyadari
situasi-situasi kerja di mana demonstrasi keahlian-keahlian baru adalah tepat;
(3) merasa bahwa kinerja mereka akan menanjak jika mereka menggunakan
keahlian-keahlian baru; dan (4) meyakini bahwa pengetahuan dan keahlian-
7/23/2019 Bahan Ajar Manajemen Diklat (Ot.350)
36/58
36
keahlian yang ditekankan dalam program pelatihan adalah berfaedah dalam
memecahkan persoalan-persoalan yang berkaitan dengan pekerjaan mereka.
2.11 Kendala-kendala Transfer Pelatihan
Para pelatih dan manajer-manajer pelatihan kerap diingatkan agar
membuat pelatihan yang "relevan agar dapat digunakan oleh partisipan pada
pekerjaannya. Namun, apa artinya ini? Relevan berarti bahwa pelatihan aktual
berkaitan secara langsung dengan pekerjaan yang digeluti maupun jabatan yang
kelak akan diduduki oleh seseorang. Yang pelatihan berhubungan dengan
keahlian-keahlian dan pengetahuan spesifik yang telah dipraktikkan dalam
pekerjaannya. Sebagai contoh, para penyelia mesti mengetahui bagaimana
memecahkan masalah-masalah dalam pekerjaan sehingga program peta tentang
metode-metode dan teknik-teknik pemecahan masalah bagi para penyelia
dianggap relevan.
Namun demikian, membuat petatihan relevan tidaklah selalu menjamin
transfer pelatihan. Kultur di pekerjaan itu sendiri bisa tidak mendukung
pelatihan yang dipelajari. Para partisipan mungkin benar-benar tidak memahami
bagaimana mempraktikan keahlian dan pengetahuan tersebut kendatipun
semuanya relevan dengan pekerjaan. Terdapat lima faktor yang mendorong
penggunaan aktual pelatihan pada pekerjaan harus diobservasi dalam setiap
program pelatihan dan pengembangan.
Teori, Orang-orang perlu mengetahui teori yang mendasari pelatihan
yang membuat diterima. Pembahasan mengenai teori akan membantu orang-orang
memaharni mengapa mereka diminta melakukan tugas-tugasnya dalam cara
tertentu.
Sebagai contoh, sesi pelatihan perihal pemecahan masalah dapat meliputi
segala pembahasan menyangkut metode-metode pemecahan masalah dan teori
7/23/2019 Bahan Ajar Manajemen Diklat (Ot.350)
37/58
37
serta konsep-konsep yang mendasari setiap metode tadi. Jika teorinya
dijelaskan dalam cara sedemikian rupa sehingga partisipan dapat memahaminyadan melihat kaitannya dengam metode-metode pemecahan masalah, maka
kesempatan-kesempatan partisipan untuk menggunakan metode-metode tadi di
pekerjaannya bakal lebih terbuka.
Demonstrasi,Pada saat dilakukan demonstrasi konsep-konsep dan
metode-metode yang diajarkan, kesempatan partisipan-partisipan menggunakan
gagasan tersebut dalam pekerjaannya akan meningkat. Di sini partisipan
diberikan peluang untuk benar-benar melihat bagaimana metode atau teknik
tertentu berjalan.
Praktik Laboratorium atau Simulasi, Pada saat para partisipan benar-
benar mempraktikkan teknik yang dikehendaki, transfer pelatihan ke pekerjaan
bakal meningkat. Di sini partisipan-partisipan belajar dengan melakukannya.
Mereka diberikan kesempatan untuk mengalami metode atau teknik yang
dikehendaki dalam suatu latar simulasi. , proses belajar ini akan lebih meningkat
lagi jika diberikan umpan balik dan kritik kepada kalangan partisipan oleh para
instruktur. Mereka mempraktikkan perilaku atau teknik-teknik yang dikehendaki
di dalam ruang kelas atau laboratorium. Contoh pelatihan jenis ini biasanya
diterapkan dalarn kursus-kursus komputer.
Praktik pada Pekerjaan dengan Umpan Balik, Pada waktu partisipan
diberikan peluang untuk benar-benar mencoba perilaku pada pekerjaannya
dengan panduan atasannya, semakin besar kemungkinan bahwa partisipan
tersebut akan terus mempraktikkan perilaku tersebut dalam lingkungan
kerjanya. Selama dan setelah peluang praktik ini karyawan diberikan umpan
balik evaluatif.
7/23/2019 Bahan Ajar Manajemen Diklat (Ot.350)
38/58
38
BAB III
OPSI-OPSI PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN
Program-program pelatihan clan pengembangan terfokus pada tiga
bidang: (1) orientasi, (2) pelatihan, dan (3) pengembangan manajemen.
Program-program dalam bidang-bidang ini memenuhi kebutuhan-kebutuhan
yang berbeda, tetapi format-format yang digunakan adalah serupa.
Tergantung pada opsi yang diplih,.pelatih dari departemen sumber
daya manusia, konsultan dari luar, manajer, atau anggota organisasionallainnya, dapat merancang dan menerapkan program yang dipilih. Konsultan
luar memberikan keunggulan-keunggulan berikut: (1) mereka memiliki
keahlian karena tingkat dan pangalaman yang lanjut dengan berbagai
organisasi (2) mereka kemungkinan besar mengetahui teknik-teknik dan masa
paling mutakhir dalam bidangnya (3) mereka dapat secara lebih obyektif
mengarah ke sebuah situasi. Tetapi konsultan dari luar mungkin tidak memiliki
pengetahuan mengorganisasi, struktur dan kultur informalnya dan menemui
kesulitan supaya tetap mengetahui permasalahan-permasalahan organisasional
karena kunjungan mereka yang teratur ke perusahaan.
Perbandingan berbagai tipe pelatih
Tipe pelatih Keunggulan Kelemahan
Spesialis sumber daya
manusia
1.Mengetahui
organisasi serta
berbagai permasalahan
uniknya.
2. Mengenali
partisipan dan dapat
menggunakan hubungan
yang terjalin dengan
1. Mungkin
terlampau erat
dengan
organisasi dan
para
anggotanya.
2. Dapat
menyebabkan
7/23/2019 Bahan Ajar Manajemen Diklat (Ot.350)
39/58
39
mereka.
3.
Sering memilikipengetahuan mutakhir .
4. Memiliki
komitmen untuk
memecahkan
permasalahan yang
dihadapi oleh
organisasi.
5. Membutuhkan
biaya keluar kantong
yang rendah
tanggung jawab
yang lebihmenekan.
3. Dapat menjadi
tidak objektif
terhadap
masalah-
masalah yang
ada.
Manajer 1. Mempunyai komitmen
untuk memecahkan
permasalahan yang
dihadapi oleh
organisasi.
2. Membutuhkan biaya
keluar kantong yang
rendah.
3. Memiliki
pengetahuan yang baik
mengenai organisasi
dan anggota-
anggotanya.
1. Mungkin tidak
efektif sebagai
seorang pelatih.
2. Mungkin tidak
mempunyai
pengetahuan baru.
3. Dapat menjadi tidak
objektif terhadap
masalah-masalah yang
ada.
Karyawan non
manajerial
1. Memiliki
pengetahuan yang baik
1. Mungkin tidak
memiliki pengetahuan
7/23/2019 Bahan Ajar Manajemen Diklat (Ot.350)
40/58
40
mengenai organisasi.
2. Dapat memilikihubungan erat dengan
para trainee
rinci mengenai
masalah-masalah yangada.
2. kemungkinan tidak
memiliki pengalaman
sebagai pelatih.
3. Dapat menyebabkan
tanggung jawab yang
lebih menekan.
Konsultan luar 1. Memiliki
pengetahuan khusus.
2. Mengetahui teknik
dan informasi
mutakhir.
3. Dapat lebih obyektif
terhadap situasi di
dalam organisasi.
1. Tdak memiliki
pengetahuan mengenai
perusahaan.
2. kemungkinan
tergantung pada paket-
paket program
daripada menyesuaikan
program dengan
berbagai kebutuhan
organisasi.
3. Membutuhkan biaya
keluar kantong yang
besar.
7/23/2019 Bahan Ajar Manajemen Diklat (Ot.350)
41/58
41
3.1 On-the-Job Training
Karena sebagian besar pekerjaan dalam industri dapat dipelajari dalarnperiode yang relatif singkat, metode on-the-job training digunakan secara luas.
On-the-job training meliputi semua upaya melatih karyawan di tempat kerja
sesungguhnya. Metode ini mempunyai keunggulan memotivasi peserta secara kuat
karena pelatihan tidak dilaksanakan situasi artifisial di dalam ruang kelas.
Kenyataan bahwa keberhasilan sistem ini seluruhnya tergantung pada penyelia
langsung dan pelatih berarti bahwa unit sumber daya manusia memiliki tanggung
jawab menyediakan pelatih yang baik dan efekiif dari penyelia.
Penggunaan on-the-job training secara luas, tidak diragukan lagi,
disebabkan beberapa manfaat yang ditawarkannya. Beberapa manfaat yang
ditawarkan oleh On the job training adalah:
Karyawan melakukan pekerjaan yang sesungguhnya, bukan tugas-tugas
disimulasikan.
Karyawan mendapatkan instruksi-instruksi dari karyawan senior atau penyelia
berpengalaman yang telah melaksanakan tugas dengan baik.
Pelatihan dilaksanakan di dalam lingkungan kerja yang sesungguhnya, di dalam
kondisi normal dan tidak membutuhkan fasilitas pelatihan khusus.
Pelatihannya informal, relatif tidak mahal, dan mudah dijadwalkan.
Pelatihan dapat menciptakan hubungan kerja sama antara karyawan dan
pelatihProgram ini sangat relevan dengan pekerjaan, menyita biaya keluar kantong
yang relatif rendah, dan membantu memotivasi kinerja yang kuat.
Meskipun demikian, terdapat pula kelemahan-kelemahan potensial pada
program the job training
7/23/2019 Bahan Ajar Manajemen Diklat (Ot.350)
42/58
42
Pelatih mungkin tidak termotivasi untuk melatih atau memikul tanggung
jawab pelatihan sehingga pelatihan dapat menjadi serampangan.
Petatih mungkin melaksanakan pekerjaan dengan baik, namun kurang
mempunyai kemampuan melatih orang lain agar dapat melaksanakan pekerjaan
dengan baik
Pelatih mungkin tidak memiliki waktu untuk melatih dan menghapuskan
elemen yang penting dari proses pelatihan.
Karyawan yang tidak terlatih mungkin memiliki
dampak negatif pada pekerjaan kinerja organisasional, sebagai contoh, agen
tiket pesawat udara yang mendapatkan on-the-job training mungkin
memberikan uang kembalian yang terlampau besar, tidak mengurus tiket
pelanggan secara benar, atau terlampau lama dalam memproses reservasi
sehingga mengakibatkan kerugian pada pendapatan maskapai penerbangan
tersebut.
Selain itu, on-the-job training mungkin tidak efektif-biaya apabila
dibandingkan dengan program pelatihan terstruktur karena karyawan yang
berkeahlian sangat tinggi digunakan sebagai pelatih dan pelatihan biasanya
dilakukan secara satu per satu. Lebih jauh lagi, on-the-job training dapat
menyebabkan waktu yang lebih banyak yang dikorbankan untuk melaksanakan
pekerjaan secara salah ataupun benar daripada harus mempelajari bagaimana
melaksanakan pekerjaan tersebut dengan lebih baik.
Magang, Program magang (apprenticeship) dirancang untuk tingkat
keahlian yang lebih tinggi. Program magang cenderung lebih mengarah kepada
pendidikan (education) daripada pelatihan dalam hal pengetahuan dalam
melakukan suatu keahlian atau suatu rangkaian pekerjaan yang saling
berhubungan. Progam magang menggabungkan pelatihan dan pengalaman pada
7/23/2019 Bahan Ajar Manajemen Diklat (Ot.350)
43/58
43
pekerjaan dengan instruksi yang didapatkan di dalam ruang kelas untuk subyek-
subyek tertentu.Seorang karyawan baru ditugaskan pada karyawan yang ada saat ini
selama jangka waktu yang ditentukan. Selama periode tersebut karyawan baru
bekerja di bawah pengawasan anggota organisasi reguler dan diharapkan setahap
demi setahap mernperoleh keahlian-keahlian yang berkaitan. Magang digunakan
secara luas pada tenaga kerja manual dan pekerjaan-pekerjaan keahlian tangan
(craft jobs).
Internship, Internship mirip dengan magang kecuali bahwa program
ini lebih bersifat sementara. Internship memberikan individu-individu dengan
pengalaman pada pekerjaan tertentu, atan pengenalan terhadap pekerjaan,
organisasi, atau industri. Digunakan terutama untuk pelajar, internship dapat
merupakan kesempatan-kesempatan yang dibayar ataupun tidak dibayar yang
memberikan individu dengan pengalaman pada biaya yang relatif kec
il pada organisasi.
Rotasi Pekerjaan, Tujuan rotasi pekerjaan adalah memperluas latar
belakang trainee dalam bisnis. lndividu-individu berpindah melalui serangkaian
pekerjaan sepanjang periode enam sampai dua tahun. Karena mereka
melaksanakan setiap pekerjaan, mereka memperoleh keahlian-keahlian,
pengalaman, dan pengetahuan baru yang berhubungan dengan pekerjaan
tersebut. Sering digunakan dalam rangka menyiapkan individu-individu untukposisi-posisi manajemen, rotasi pekerjaan memberikan orientasi pada berbagai
fungsi pekerjaan pada biaya yang agak rendah.
Manfaat rotasi pekerjaan yang terencana adalah: (1) memberikan latar
belakang umum, dan dengan demikian, sudut pandang sebuah organisasi; (2)
menggalakkan kerja sama antar departemen karena manajer telah melihat
berbagai sisi persoalan; (3) secara periodis dipaparkan sudut pandang yang segar
kepada berbagai unit; dan (4) meningkatkan fleksibilitas organisasional melalui
7/23/2019 Bahan Ajar Manajemen Diklat (Ot.350)
44/58
44
pembentukan sumber daya manusia yang luwes. Faktor pekerjaan dapat pula
digunakan sebagai pengalaman baru yang diberikan kepada manusia yangkompeten tanpa kualitas untuk menanjak ke tebih tinggi. Kelemahan utama
metode ini adalah bahwa kerja yang produktif dapat terganggu karena
kekacauan pekerja yang nyata yang disebabkan perubahan seperti itu dan
keterbatasan jumlah keadaan pekerjaan yang dapat dikembangkan selama
periode waktu yang lebih pendek ini. Maka yang diberikan rotasi pekerjaan
dapat menjadi tidak berminat dalam mengembangkan mengikuti proyek-proyek
jangka panjang. Manajer dapat pula tergoda untuk "melikuidasi aset manusia"
agar meningkatkan record pribadi ikhwal keluaran maksimal. Kelemahan ini dapat
agak diperbaiki dengan memperpanjang interval waktu dan membatasi rotasi
hanya pada posisi asisten, dan mengukur aset manusia melalui sebuah moral.
On-the-job training, dalam bentuknya yang paling sederhana,
menyertakan karya yang telah diarahkan melalui semua fungsi pekerjaan pada
saat ia melaksanakan tugas-tugasnya. Bagaimanapun juga, kerusakan potensial
pada moral karyawan atau kinerja organisasional disebabkan oleh seorang
individu yang tidak dapat belajar pada pekerjaam dapat menjadi signifikan.
3.2 Off-the-Job Training
Berlawanan dengan on-the-job training, off-the-job training
dilaksanakan pada lokasi ierpisah. Program ini memberikan individu-individu
dengan keahlian dan pengetahuan yang mereka butuhkan untuk melaksanakan
pekerjaan pada waktu yang terpisah waktu kerja reguler mereka. Kursus-kursus,
workshop, seminar, dan simulasi komputer adalah contoh khas dari program off-
the-job training. Terdapat dua bentuk umum dalam Of-the-job training,
program-program in-house yang dikoordinasikan oleh karyawan organisasi dan
diselenggarakan di dalam fasilitas pelatihan perusahaan; dan program-program
7/23/2019 Bahan Ajar Manajemen Diklat (Ot.350)
45/58
45
site yang diadakan jauh dari organisasi dan disponsori oleh asosiasi profesional,
instasi pendidikan, atau konsultan pelatihan independen.Program-program pengembangan manajemen sering mengkombinasikan
berbagai tipe off-the-job training, tetapi membawanya ke dalam perusahaan
untuk menjawab kebutuhan-kebutuhan organisasional yang unik. Organisasi-
organisasi mempertahankan pengendalian atas peserta program dan isinya. Agar
berhasil, program-program seperti ini mestilah melibatkan semua lapisan
manajemen, mendemonstrasikan diversitas, berjuang keras agar bermutu tinggi
dalam penyajian, dan menyertakan evaluasi tindak lanjut.
Off-the-job training menawarkan beberapa keunggulan:
Biaya pelatihan yang efisien, karena kelompok-kelompoklah, dan bukannya
individu-individu, yang biasanya dilatih.
Pelatih-biasanya instruktur purnawaktu atau staf pelatih,
kemungkinan merupakan pelatih yang kompeten dibandingkan on-the-job
trainer yang biasanya hanya mengorbankan sebagian kecil waktu mereka
untuk melatih.
Kursus-kursus dan seminar yang off-site memungkinkan perusahaan-
perusahaan kecil dengan sumber daya yang terbatas untuk melatih
karyawan tanpa adanya biaya yang berat dari staf pelatih dan fasilitas
pelatihan.
Mernbuka wawasan karyawan terhadap perusahaan-perusahaan lain seringmemungkinkan peserta untuk mempelajari metode-rnetode dan teknik-
teknik baru di samping materi-materi yang disajikan selama program
Memindahkan pelatihan dari pekerjaan memungkinkan karyawan
berkonsentrasi guna mempelajari keahlian-keahlian dan sikap baru tanpa
harus secara berbarengan mengkhawatirkan kinerja pekerjaan. Program ini
juga mengurangi risiko bagi organisasi untuk menggunakan karyawan yang
tidak memiliki pengetahuan yang memadai
7/23/2019 Bahan Ajar Manajemen Diklat (Ot.350)
46/58
46
Meskipun terdapat beberapa keunggulan metode ini, terdapat pula
beberapa kelemahanya yang potensial:
Para karyawan yang mengikuti off-the-job training tidaklah melakukan
pekerjaan mereka. Ini merupakan tambahan biaya pelatihan, meskipun
dalam jangka panjang manfaat pelatihan akan melebihi biaya-biayanya.
Barangkali kekurangan terbesar dari tipe pelatihan ini adalah masalah
"transfer belajar (transfer of learning)." Kadang-kadang off- the-job
training bersifat teoritis dan mempunyai nilai praktis yang terbatas bagi
peserta, khususnya pada saat pelatihan diadakan jauh dari organisasi.
Karena tidaklah mungkin bagi pelatih untuk membiasakan kursus kepada
setiap partisipan, program off -the-job trainingnormalnya berisi aplikasi-
aplikasi yang terbatas pada masalah-masalah dan situasi khusus dari
trainee.
Kecocokan antara tipe-tipe pelatihan ini dan kebutuhan-kebutuhan yang
dinilai kerap kali rendah. Para marajer sangat sering tertarik dengan
pengalaman pelatihan dan pengembangan yang kedengarannya
menyenangkan dan gagal mengecek kecocokannya dengan kebutuhan-
kebutuhan yang dinilai. Tambahan pula, tipe-tipe pelatihan ini sering
memerlukan biaya keluar kantong yang lebih besar.
Kuliah, Kuliah-kuliah (lectures) adalah penyajian-penyajian
informasi secara lisan. Kuliah-kuliah barangkali merupakan bentuk pelatihan
yang paling umum. Kuliah menyajikan cakupan dan materi yang luas dalam jangka
waktu pendek. Biayanya cenderung relatif rendah. Teknik kuliah dianggap paling
tepat apabila tujuannya adalah memberikan informasi yang sangat banyak
secara efisien kepada sejumlah besar orang. Kendatipun demikian, ketiadaan
belajar secara aktif dan terbatasnya kesempatan bagi umpan balik mengurangi
efektvitas pendekatan ini. Selain itu, ingatan terhadap materi-materi kuliah
7/23/2019 Bahan Ajar Manajemen Diklat (Ot.350)
47/58
47
relatif lemah; dengan demikian, kuliah-kuliah haruslah dilengkapi dengan
kesempatan untuk mempraktikkan atau mengingat-ingat kembali informasi yangdiserap. Jenis pelatihan ini cenderung menekankan akumulasi fakta-fakta dan
angka-angka; hal ini Tidak berarti bahwa para partisipan bakal mampu
menerapkan pengetahuan mereka.
Studi Kasus, Studi kasus (case studies) adalah penyajian tertulis dan
naratif fakta dari permasalahan yang dianalisis dan dipecahkan oleh peserta
pelatihan. Kadang digunakan untuk merangsang topik-topik diskusi dan dari
semua jenis topik Sebagai halnya simulasi, kasus dapat sederhana ataupun
rumit. Studi kasus memungkinkan serta menerapkan keahlian-keahlian analisis
dan pengambilan keputusan dengan menelaah sebuah deskripsi tertulis dan
situasi nyata. Para partisipan diminta membaca laporan sebuah kasus yang
menggambarkan aspek-aspek teknis, sosial, dan organisasional sebuah
permasalahan organisasional umpamanya, kepemimpinan yang buruk antar
kelompok. Setiap peserta menyiapkan sebuah laporan dimana mereka
menggambarkan masalah-masalah dan tawaran-tawaran solusi (termasuk risiko-
risiko manfaat-manfaat potensial). Bekerja di dalam sebuah kelompok, para
peserta mulai diminta menyuguhkan masalah-masalah yang mereka identifikasi
dan rekomendasi mendasinya. Partisipan menganalisis permasalahan-
permasalahan yang dihadap individu dan organisasi dalam kasus dan
menawarkan saran-saran untuk tindakan memungkinkan partisipan untuk (1)
menerapkan prosedur khusus; (2) menganalisis masalah; (3) menawarkan
pendekatan untuk pemecahan masalah; (4) menentukan tindakan-tindakan untuk
menangani serangkaian dokumen; (5) memprediksi urutan kejadian-kejadian;
atau (6) memikul suatu peran dalam sebuah kasus. Peran pelatih di sini adalah
mempermudah belajar kelompok dan membantu para peserta untuk melihat
konsep-konsep manajemen yang mendasari kasus.
7/23/2019 Bahan Ajar Manajemen Diklat (Ot.350)
48/58
48
Instruktur yang menggunakan metode studi kasus ini hendaknya
berjaga-jaga(1) mendominasi diskusi, (2) memungkinkan segelintir pesertamendominasi atau (3) menggiring diskusi tersebut ke arah solusi yang
disukainya. Sebagai katalis diskusi, instruktur seyogyanya mendorong sudut-
sudut pandang beraneka ragam, memulai diskusi pada poin-poin yang dilewatkan
oleh para manajer menyiapkan diri sebaik mungkin.
Pendukung metode siudi kasus membeberkan bukti bahwa studi kasus
memberi pengalaman manajemen, memungkinkan individu-individu untuk
berjuang menghadapi berbagai persoalan, mempertahankan minat, mendorong
partisipasi, dan menantang peserta. Penentang metode ini berpendapat bahwa
metode ini tidak realistik, mendorong buta menuntun si buta; dapat
menggagalkan partisipan yang tidak memiiiki data benar dan tidak efisien untuk
pengiriman/transmisi data.
3.3 Pemilihan: On-the-Job Training atau Off-the-Job Training
Setiap teknik pelatihan yang tersedia dapat memberikan kontribusi
secara mantap kepada program pelatihan hanya jika digunakan secara benar.
Digunakan secara dalam konteks ini, berarti taat kepada urutan dua langkah
berikui= pertama, menelaah apa yang harus diajarkan, dan hanya setelah itu
memilih metode tertentu yang sesuai dengan keperluan tersebut. Yang sering
terjadi adalah metode-metode dipakai lebih dahulu dan lantas dipaksakan supaya
sesuai dengan kebutuhan tertentu. Pendapat seperti ini terhadap pelatihan dan
pengembangan bukan hanya keliru, namun juga sangat memubazirkan sumber
daya organisasional, waktu, orang-orang, dan uang seperti ini harus disingkirkan.
Menyarankan bahwa program-program on-the-job training ataupun oft-
the job akan selalu merupakan tipe pelatihan yang paling efektif untuk
digunakan adalah Karena setiap organisasi mempunyai seperangkat keunikannya
tersendiri Kewajibannya maka penyeleksian teknik haruslah dilakukan
setelah secara teliti memeriksa lingkungan pelatihan khas dari organisasi.
7/23/2019 Bahan Ajar Manajemen Diklat (Ot.350)
49/58
49
Pertama, kebutuhan-kebutuhan dan sasaran pelatihan haruslah
dipertimbangkan. Jika pekerjaan partisipan relatif berisi tugas-tugasyang tidak rumit dan produksi segera dari karyawan adalah sasaran yang
penting, maka pelatihan seperti bagaimana menjalankan mesin fotocopy
atau menjual sebuah produk dari pintu Ke pintu mungkin lebih pokok.
Sebaliknya, apabila karyawan membutuhkan pembukaan diri terhadap
konsep-konsep, alat-alat, dan teknik-teknik baru, tujuan ini mungkin
paling baik dicapai melalui program-program off-the-job training.
Kedua, sumber daya pelatihan sering memainkan peranan penting
dalam memutuskan pilihan antara program-program on-the-job training
ataukah program-program off-the-job training. Para manajer organisasi
yang memiliki sumber daya pelatihan yang sedikit, atau bahkan tidak ada,
fasilitas pelatihan, perlengkapan, dan pelatih yang berbobot-sering tidak
mernpunyai banyak pilihan lain kecuali mencari program -program off-
the-job training untuk pelatihan para karyawannya.
Ketiga, sumber daya finansial yang tersedia untuk pelatihan nyata
sekali secara signifikan menghambat aktivitas pelatihan; on-the-job
training menjadi kian menarik pada saat anggaran pelatihan menciut.
Beberapa pelaksana pelatihan nyata-nyata tidak mampu memberikan off-
the-job training yang diadakan oleh asosiasi profesional yang umumnya
berbiaya mahal.
Untuk menyeleksi teknik pelatihan tertentu, daftar berikut ini
terbukti berguna. Sebuah teknik akan dinilai memadai pada tingkat di
mana teknik tersebut menyediakan kondisi minimal supaya berlangsungnya
belajar yang efektif. Untuk melakukannya, sebuah teknik haruslah:
Memotivasi trainee untuk memperbaiki kinerjanya.
7/23/2019 Bahan Ajar Manajemen Diklat (Ot.350)
50/58
50
Memaparkan secara gamblang keahlian-keahlian yang
diinginkan.
Memacu partisipasi aktif dari peserta.
Menyediakan kesempatan untuk mempraktikkannya
Menyediakan beberapa alat bagi trainee untuk diperkuat selama
pelatihan.
Disusun dari tugas-tugas yang ringan sampai yang rumit.
Dapat disesuaikan pada permasalahan-permasalahan tertentu.
Memungkinkan trainee untuk mentransfer apa yang dipelajari dalam
pelatihan kepada situasi-situasi lainnya.
Daftar ini memungkinkan diterapkan kepada semua teknik
pelatihan yang diusulkan. Jika teknik tertentu kelihatannya cocok dengan
kebutuhan pelatihan, tetapi masih kurang dalam satu atau beberapa
bidang, maka teknik tersebut dapat dimodifikasi guna menghilangkan
kelemahan tersebut ataupun ditopang oleh teknik yang lain. Beberapa
spesialis sumber daya manusia mengkombinasikan baik program-program
on-the-job training maupun off-the-job training untuk memelihara tenaga
kerja yang memuaskan dan produktif. Setiap situasi memiliki tantangan yang
unik bagi pelatih, mencampur teori dan praktik melalui program-prograrn on-
the-job training dan off-the-job training yang selalu memungkinkan pelatih
membuat penggunaan yang maksimal dari banyak sumber dan teknologi yang
tersedia.
7/23/2019 Bahan Ajar Manajemen Diklat (Ot.350)
51/58
51
Dalam konteks pengembangan keahlian antarpribadi, metode pelatihan
biasanya dipilih untuk mencapai satu atau lebih dari tiga tujuan berikut:
Untuk meningkatkan mawas diri dan kewaspadaan lingkungan yaitu suatu
pemahaman bagaimana tindakan-tindakan seseorang mempengaruhi yang
lainnya bagaimana seseorang dipandang oleh orang yang lainnya.
Untuk meningkatkan kemampuan manajer dan karyawan lapisan yang lebih
tinggi agar mengambil keputusan dan memecahkan permasalahan-
permasalahan berhubungan dengan pekerjaan melalui kiat yang konstruktif.
Untuk memaksimalkan keinginan bekerja dengan baik.
Dailm rangka memilih metode pelatihan (atau kombinasi metode
pelatihan sangat cocok bagi suatu situasi tertentu, apa yang akan diajarkan
mestilah diteliti pertama sekali secara masak-rnasak. Hal tersebut merupakan
tujuan tahap pemenuhan kebutuhan pelatihan. Hanya setelah itulah dapat
dipilih teknik pelatihan yang paling terhadap kebutuhan tersebut. Agar
berguna, metode atau teknik pelatihan yang haruslah memenuhi kondisi, minimal
yang dibutuhkan agar pelatihan yang efektif berlangsung. Teknik pelatihan
haruslah:
Memotivasi peserta supaya meningkatkan kinerjanya.
Secara jelas menggambarkan kecakapan-kecakapan yang dikehendaki.
Memberikan trainee partisipasi