Post on 13-Nov-2020
19
BAB IV
ANALISA SISTEM DAN PEMBAHASAN MASALAH
4.1. Identifikasi Masalah dan Penyebab Masalah
Di bawah ini gambar alur dokumen yang sedang berjalan pada Bengkel
Suzuki Cikini Jakarta :
20
Dari hasil analisa dokumen yang sedang berjalan pada bengkel Suzuki cikini
jakarta, terjadinya berbagai macam masalah pada sistem penjualan,
persediaan dan laporan keuangan, antara lain :
1. Pengendalian terhadap persediaan sparepart kurang terkontrol karena
pemasukan dan pengeluaran sparepart tidak terinci sehingga tidak di
ketahui dengan pasti berapa jumlah sparepart yang masih tersedia.
2. Data sparepart yang disimpan dalam bentuk arsip, dalam wujud faktur
pembelian. Sehingga untuk transaksi penjualan mengalami hambatan,
untuk mencari data sparepart yang dibutuhkan pun mengalami kesulitan.
3. Data pelanggan tidak di catat secara terinci sehingga hal-hal yang terkait
dengan pelanggan sulit didapatkan, seperti data alamat, nomor telepon,
dll.
4. Data hutang yang harus dibayarkan dan piutang yang akan ditagih
kadang juga sulit diketahui.
5. Tidak ada data pendapatan dan keseluruhan modal yang menjadi asset
perubahan.
Dari subyek-subyek masalah yang terjadi diatas dapat diidentifikasi bahwa
penyebab utama masalah yang terjadi, karena pengolahan datanya masih
dilakukan secara manual, yaitu dengan mengandalkan kertas untuk
pengarsipan data. Selain itu juga belum tersedianya program aplikasi yang
dapat membantu untuk mengolah dan menganalisis transaksi dan laporan.
4.2. Analisis Kelemahan Sistem
Analisis terhadap kelemahan sistem bertujuan untuk mengenali lebih jauh,
apakah sistem yang digunakan selama ini masih layak digunakan. Adapun
kelemahan sistem pengolahan data pada bengkel Suzuki cikini, sebagai
berikut:
21
1. Segi Keandalan.
Tingkat kesalahan yang terjadi masih sangat tinggi. Sistem pengolahan
data yang dilakukan secara manual menyebabkan kemungkinan
terjadinya kesalahan menjadi sangat besar. Hal itu juga menyebabkan
pembuatan order atau penanganan transaksi menjadi tidak efektif.
2. Segi Teknologi
Bengkel Suzuki cikini belum manggunakan teknologi modern,
pengolahan data dilakukan secara manual, tidak menggunakan
komputerisasi. Perhitungan dilakukan dengan mengandalkan kalkulator.
3. Segi Dokumen
Dokumen-dokumen atau berkas-berkas yang ada semakin hari semakin
tinggi. Dokumen itu terdiri dari dokumen sparepart, pemasok,
pelanggan, penjualan, pembelian, service, persediaan dan hutang-
piutang.
4. Segi Laporan
Laporan persediaan, penjualan, pembelian, service serta yang lainnya.
Tidak dapat digunakan sebagai sarana pengambilan keputusan. Belum
adanya laporan laba/rugi, neraca, perubahan modal serta arus kas, hal ini
mengakibatkan pimpinan bengkel sulit untuk mengetahui kondisi
keuangan bengkel yang sebenarnya.
4.3. Analisis Kebutuhan Sistem
Analisis kebutuhan sistem sangat dibutuhkan guna menunjang penerapan
sistem baru, apakah sistem baru yang akan diterapkan itu sesuai dengan
kebutuhan perusahaan atau belum, apakah sesuai dengan tujuan yang ingin
dicapai oleh perusahaan atau tidak. Fungsi dari sistem baru ini adalah untuk
membantu perusahaan dalam mengelola data transaksi keuangan guna
memperoleh informasi akuntansi manajerial dan keuangan dengan lebih
cepat, tepat dan akurat. Sehingga kualitas dan efektivitas kerja dapat
meningkat. Adapun hasil analisis kebutuhan sistem sebagai berikut:
22
1. Kebutuhan Perangkat Keras
Untuk menjalankan sistem informasi akuntansi pada bengkel ini
dibutuhkan seperangkat komputer(hardware) yang mampu mendukung
pengoperasian program.
2. Kebutuhan Perangkat Lunak
Untuk menjalankan sistem informasi akuntansi pada bengkel ini
dibutuhkan juga perangkat lunak(software) yang mendukung
pengoperasian program, seperti sistem operasi Windows Xp, Microsoft
SQL server 2000 dan Crystal report.
3. Kebutuhan Pengguna Sistem
Sistem informasi akuntansi untuk bengkel ini merupakan sistem dengan
akses terbatas. Dalam pengoperasiannya sistem ini membutuhkan 2 jenis
user, yaitu:
A. Admin
Admin memiliki hak penuh untuk melakukan pengaturan sistem.
Dalam sistem ini tidak setiap user memiliki hak akses penuh untuk
menggunakannya.
B. Kasir/Bendahara
User ini mempunyai hak untuk menangani transaksi, seperti transaksi
pembelian, penjualan, service, hutang dan piutang. Juga bertindak
sebagai akuntan yang akan melakukan penjurnalan.
4.4. Perancangan Sistem
Adapun langkah-langkah berjalannya sistem yang diusulkan, antara lain :
4.4.1. Flowchart Sistem
23
24
25
4.4.2. Diagram Konteks
Gambar 4.4
Diagram Konteks Yang Diusulkan
Faktur PenjualanFaktur Service
Pelanggan
Pimpinan
Laporan Data PemasokLaporan Data SparepartLaporan PembelianLaporan HutangLaporan Data PelangganLaporan PiutangLaporan PenjualanLaporan KeuanganLaporan Service
Data Pelanggan
Sistem Informasi Akuntansi“Bengkel Suzuki Cikini”
Jakarta
0
26
4.4.3. Diagram Zero
Gambar 4.5
Diagram Zero Yang Diusulkan
Pelanggan
2.0TransaksiPembelianSparepart
4.0TransaksiPenjualanSparepart
Data Pemasok Data Sparepart
Data TransaksiPembelian
Data TransaksiPenjualan
DataPemasok
DataSparepart
DataSparepart
5.0Pengolahan
Data danLaporan
DataTransaksiPembelian
DataTransaksiPenjualan
DataSparepart
DataPemasok
DataPelanggan
Pimpinan
Laporan Data PemasokLaporan Data PelangganLaporan Data KendaraanLaporan Data Sparepart
Laporan Data Jasa ServiceLaporan Data Transaksi Service
Laporan Data Transaksi PembelianLaporan Data Transaksi Penjualan
Laporan Keuangan
Data Jasa Service
Data Kendaraan
3.0TransaksiService
DataKendaraanData
Jasa Service
Buku Besar
Jurnal dan Posting KeBuku Besar
Jurnal dan Posting
Ke Buku Besar
DataJasa Service
DataKendaraan
DataTransaksiService
Buku Besar
DataPelanggan
Data Pelanggan
Data Pelanggan
1.0 *Input
PelangganData
Pelanggan
DataPelanggan
Data TransaksiService
Jurnal dan PostingKe Buku Besar
27
4.4.4. Diagram Detail
4.4.4.1. Transaksi Pembelian
Gambar 4.6
Diagram Detail Transaksi Pembelian
4.4.4.2. Transaksi Penjualan
Gambar 4.7
Diagram Detail Transaksi Penjualan
2.1TransaksiPembelian
Tunai
2.2TransaksiPembelian
Kredit
2.3Pembayaran
Hutang
Data Trans Pembelian
Data Hutang
Data Pembayaran
Hutang
Buku Besar
Kasir
DataTrans Tunai
Kasir
DataTrans Kredit
DataHutang
DataPembayaran KreditData
Trans Kredit
DataTrans Tunai
Pengolahan DataPembayaran Kredit
Data User
Pelanggan
4.1TransaksiPenjualan
Tunai
4.2TransaksiPenjualan
Kredit
4.3Pembayaran
Piutang
Data Trans Penjualan
Data Piutang
Data Pembayaran
Piutang
Buku Besar
Pelanggan
DataTrans Tunai
Pelanggan
DataTrans Kredit
DataPiutang
DataPembayaran KreditData
Trans Kredit
DataTrans Tunai
Pengolahan DataPembayaran Kredit
28
4.4.4.3. Transaksi Service
Gambar 4.8
Diagram Detail Transaksi Service
Pelanggan
3.1TransaksiServiceTunai
3.2TransaksiServiceKredit
33Pembayaran
Piutang
DataTrans Service
Data Piutang
Data Pembayaran
Piutang
Buku Besar
Pelanggan
DataTrans Tunai
Pelanggan
DataTrans Kredit
DataPiutang
DataPembayaran KreditData
Trans Kredit
DataTrans Tunai
Pengolahan DataPembayaran Kredit
29
4.4.4.4. Pembuatan Laporan
Pim
pina
n
5.1
Pem
buat
anLa
p D
ata
Pem
asok
5.2
Pem
buat
anLa
p D
ata
Spa
repa
rt
5.3
Pem
buat
anLa
pP
embe
lian
5.4
Pem
buat
anLa
pP
emba
yara
nH
utan
g
5.5
Pem
buat
anLa
p D
ata
Pel
ang
gan
5.6
Pem
buat
anLa
pP
enju
alan
5.7
Pem
buat
anLa
p D
ata
Jasa
Ser
vice
5.8
Pem
buat
anLa
p D
ata
kend
araa
n
5.9
Pem
buat
anLa
pS
ervi
ce
5.10
Pem
buat
anLa
pP
emba
yara
n P
iuta
ng
5.11
Pem
bua
tan
Lap
Keu
ang
an
Dat
aP
emas
ok
Dat
aS
pare
part
Dat
a P
embe
lian
Tun
ai
Dat
aP
embe
lian
Kre
dit (
Hut
ang)
Dat
aP
emba
yara
nH
utan
g
Dat
aP
elan
ggan
Dat
aP
em
aso
k
Dat
aS
pare
part
Dat
aP
embe
lian
Tun
aiD
ata
Pem
belia
nK
redi
t
Dat
aP
emba
yara
nH
utan
g
Dat
aP
elan
ggan
Lap
Pem
belia
nD
an H
utan
g
Lap
Dat
a S
pare
part
Lap
Dat
a P
emas
ok
Lap
Pem
baya
ran
Hut
ang
Lap
Dat
a P
elan
gga
n
Lap
Keu
anga
n
Lap
Dat
a K
enda
raan
Lap
Dat
a Ja
sa S
ervi
ce
Lap
Se
rvic
e D
an P
iuta
ng
Lap
Pen
jual
anD
an P
iuta
ng
Lap
Pem
baya
ran
Piu
tan
g
Dat
aP
enju
ala
nT
unai
Dat
aP
enju
ala
nK
redi
t(P
iuta
ng)
Dat
aJa
sa S
ervi
ce
Dat
aK
enda
raan
Dat
aS
erv
ice
Tun
ai
Dat
aS
erv
ice
Kre
dit(
Piu
tang
)
Dat
aP
emba
yara
nP
iuta
ng
Buk
u B
esar
Buk
u B
esar
Dat
a P
enju
alan
Tun
ai
Dat
a P
enju
alan
Kre
dit
Dat
aJa
sa S
ervi
ce
Dat
aK
enda
raan
Dat
a S
ervi
ceT
unai
Dat
a S
ervi
ceK
redi
t
Dat
aP
emba
yara
nP
iuta
ng
Gam
bar
4.9
Dia
gra
m D
etai
l Pem
buat
an L
apor
an Y
ang
Diu
sulk
an
30
4.5. Diagram Struktur Database
31
4.6. Normalisasi
4.6.1. Bentuk Unnormalisasi dan Bentuk Normalisasi 1 NF
No_PolisiNm_PelangganAlamatKodeTahunNo_RangkaNo_MesinTelpNo_FakturServiceTanggalCaraBayarJatuhTempoUangMukaJumlahPiutangDiscontServiceKeluhanNo_FakturJualNm_PartDiscontJualKd_PekerjaanJenis_PekerjaanKd_PartNm_PartSatuanHargaJualStockAwalStockMinStockMaxNo_FaktuBeliDiscontBeliNm_PemasokUraianKd_AkunNm_AkunSaldoAwalUserNamePasswordStatusUserType
No_Polisi *Nm_PelangganAlamatTahunNo_RangkaNo_MesinTelpKode *TypeNo_FakturService *TanggalCaraBayarJatuhTempoUangMukaJumlahPiutangDiscontServiceKeluhanNo_FakturJual *Nm_PartDiscontJualKd_Pekerjaan *Jenis_PekerjaanKd_Part *Nm_PartSatuanHargaJualStockAwalStockMinStockMaxNo_FaktuBeli *DiscontBeliNm_PemasokUraianKd_Akun *Nm_AkunSaldoAwalUserNamePasswordStatusUser
Gambar 4.11Bentuk Unnormalisasi dan 1NF
32
4.6.2. Bentuk Normalisasi 2 NF
Gambar 4.12
Normalisasi Tahap Kedua
PELANGGAN
No_Polisi *Nm_PelangganAlamatKode **TahunNo_RangkaNo_MesinTelp
SERVICE
No_FakturService *TanggalNo_Polisi **Jenis_PekerjaanCaraBayarJatuhTempoUangMukaJumlahPiutangDiscontServiceKeluhan
KENDARAAN
Kode *Type
PENJUALAN
No_FakturJual *TanggalNo_Polisi **Nm_PartCaraBayarJatuhTempoUangMukaJumlahPiutangDiscontJual
JASASERVIS
Kd_Pekerjaan *Jenis_PekerjaanKode **Harga
SPAREPART
Kd_Part *Nm_Part SatuanHargaJualStockAwalStockMinStockMax
PEMBELIAN
No_FakturBeli *TanggalKd_PemasokCaraBayarJatuhTempoDiscontBeliUangMukaJumlahHutang
PEMASOK
Kd_Pemasok *Nm_PemasokAlamatTelp
JURNAL
No_Jurnal *TanggalNo_BuktiUraian
AKUN
Kd_Akun *Nm_AkunSaldoAwal
USER
UserNamePasswordStatusUser
TEMP
NomorSatuDuaTigaEmpatLimaEnamTujuhDelapanSembilan
DETAIL_SERVICE
No_FakturService **Kd_Pekerjaan **Kd_Part **JumlahBarang
DETAIL_PEMBELIAN
No_FakturBeli **Kd_Part **HargaBeliJumlahBarang
DETAIL_PENJUALAN
No_FakturJual **Kd_Part **JumlahBarang
DETAIL_JURNAL
No_Jurnal **Kd_Akun **DebetKredit
33
4.7. Perancangan Input dan Output Program Menggunakan Ms. Visio
4.7.1. Perancangan Input Program
Perancangan input merupakan bentuk tampilan program yang
berkaitan dengan sistem pengolahan data dalam program.
4.7.1.1 Login
Perancangan tampilan login merupakan syarat agar user
dapat menggunakan program sesuai dengan wewenang
yang telah diberikan, user harus memasukkan username dan
password yang telah dibuat. Apabila user salah dalam
memasukkan username atau password, maka user tidak
dapat menggunakan program. Jika dalam masuk ke
program sebanyak dua kali gagal, maka form login akan
hilang.
Gambar 4.13
Tampilan Login
4.7.1.2 Menu Utama
Apabila user telah berhasil masuk pada program, maka
akan tampil menu utama. Dan toolbar pada menu utama
akan tampil sesuai wewenang yang telah diberikan.
34
Gambar 4.14
Tampilan Menu Utama
4.7.1.3 Data Sparepart
Tampilan data sparepart digunakan untuk memasukkan data
sparepart, pada tampilan ini terdapat dua tab. Tab pertama
digunakan untuk memasukkan data sparepart pada program.
Gambar 4.15
Tampilan Input Data Sparepart
35
Sedangkan tab kedua digunakan untuk mencari data
sparepart yang telah dimasukkan kedalam program. Apabila
dalam memasukkan data sparepart belum lengkap dan
dalam memasukkan stok maksimal lebih kecil dari stok
minimal, maka akan tampil pesan.
Gambar 4.16
Tampilan Cari Data Sparepart
4.7.1.4 Data Pelanggan
Tampilan data pelanggan digunakan untuk memasukkan
data pelanggan, pada tampilan ini terdapat dua tab. Tab
pertama digunakan untuk memasukkan data pelanggan
pada program. Sedangkan tab kedua digunakan untuk
mencari data pelanggan yang telah dimasukkan kedalam
program. Apabila dalam memasukkan data pelanggan
belum lengkap, maka akan tampil pesan.
36
Gambar 4.17
Tampilan Input Data Pelanggan
Gambar 4.18
Tampilan Cari Data Pelanggan
37
4.7.1.5 Data Pemasok
Validasi pada rancagan input data pemasok sama dengan
validasi pada rancangan input data pelanggan.
Gambar 4.19
Tampilan Input Data Pemasok
Gambar 4.20
Tampilan Cari Data Pemasok
38
4.7.1.6 Data Jasa Service
Validasi pada rancagan input data jasa service sama dengan
validasi pada rancangan input data pelanggan.
Gambar 4.21
Tampilan Input Data Jasa Service
Gambar 4.22
Tampilan Cari Data Jasa Service
39
4.7.1.7 Data Kendaraan
Validasi pada rancagan input data kendaraan sama dengan
validasi pada rancangan input data pelanggan.
Gambar 4.23
Tampilan Input Data Kendaraan
Gambar 4.24
Tampilan Cari Data Kendaraan
40
4.7.1.8 Transaksi Pembelian
Tampilan transaksi pembelian digunakan untuk melakukan
transaksi pembelian baik secara tunai maupun kredit.
Adapun validasi yang dilakukan sebagai berikut:
1. Apabila jumlah stock sparepart tertentu kurang dari
stock minimal maka akan muncul pesan agar
melakukan pembelian.
2. Apabila jumlah stock sparepart yang dimasukkan lebih
dari stock maksimal, maka akan muncul pesan.
3. Apabila memasukkan harga beli yang lebih besar dari
harga jual, maka akan tampil pesan.
4. Apabila stock barang yang dipilih dalam keadaan
kosong, maka akan muncul pesan.
5. Apabila jumlah sisa bayar terlalu besar, maka akan
tampil pesan.
Gambar 4.25
Tampilan Transaksi Pembelian
41
4.7.1.9 Transaksi Penjualan
Validasi pada rancagan input transaksi penjualan sama
dengan validasi pada rancangan input transaksi pembelian.
Gambar 4.26
Tampilan Transaksi Penjualan
4.7.1.10 Transaksi Service
Validasi pada rancagan input transaksi service sama dengan
validasi pada rancangan input transaksi pembelian.
Gambar 4.27
Tampilan Transaksi Service
42
4.7.1.11 Pembayaran Hutang
Tampilan ini digunakan untuk melakukan pembayaran
hutang jika melekukan pembelian yang dibayar secara
kredit. Adapun teknik validasi yang dilakukan pada
pembuatan tampilan ini sama halnya dengan tampilan yang
lain.
Gambar 4.28
Tampilan Pembayaran Hutang
4.7.1.12 Pembayaran Piutang Penjualan
Tampilan ini digunakan untuk melakukan pembayaran
piutang penjualan jika melakukan transaksi penjualan yang
dibayar secara kredit. Adapun teknik validasi yang
dilakukan pada pembuatan tampilan ini sama halnya
dengan tampilan yang lain.
43
Gambar 4.29
Tampilan Pembayaran Piutang Penjualan
4.7.1.13 Pembayaran Piutang Service
Tampilan ini digunakan untuk melakukan pembayaran
piutang service jika melakukan transaksi service yang
dibayar secara kredit. Adapun teknik validasi yang
dilakukan pada pembuatan tampilan ini sama halnya
dengan tampilan yang lain.
Gambar 4.30
Tampilan Pembayaran Piutang Service
44
4.7.1.14 Data User
Tampilan ini digunakan untuk memasukkan data user
beserta hak aksesnya. Tampilan ini hanya admin yang
berhak untuk mengaksesnya. Selain admin maka tidak
diperbolehkan.
Gambar 4.31
Tampilan Input Data User
4.7.1.15 Data Rekening
Tampilan ini digunakan untuk memasukkan data rekening
atau akun. Tampilan ini hanya bendahara atau kasir yang
berhak untuk mengaksesnya. Selain bendahara atau kasir,
maka tidak diperbolehkan. Pada sistem ini, ada beberapa
rekening yang tidak bias dihapus ataupun diubah seperti,
kas keuangan, piutang usaha, utang usaha, modal,
penjualan, pembelian dan service.
45
Gambar 4.32
Tampilan Input Data Rekening
4.7.1.16 Jurnal Umum
Tampilan ini digunakan untuk menjurnal transaksi selain
pada jurnal khusus seperti pembelian, penjualan dan
service. Yang berhak menjurnal adalah bendahara. Apabila
jumlah debet dan kredit tidak seimbang, maka akan tampil
pesan tidak seimbang dan dipersilakan untuk menjurnal
ulang. Apabila jumlah debet atau kredit sudah seimbang,
maka akan muncul pesan seimbang.
Gambar 4.33
Tampilan Input Data Jurnal
46
4.7.2. Perancangan Output Program
4.7.2.1 Laporan Pemasok
Gambar 4.34
Tampilan Output Data Pemasok
4.7.2.2 Laporan Pelanggan
Gambar 4.35
Tampilan Output Data Pelanggan
47
4.7.2.3 Laporan Sparepart
Gambar 4.36
Tampilan Output Data Sparepart
4.7.2.4 Laporan Jasa Service
Gambar 4.37
Tampilan Output Data Jasa Service
48
4.7.2.5 Laporan Kendaraan
Gambar 4.38
Tampilan Output Data Kendaraan
4.7.2.6 Laporan Pembelian
Gambar 4.39
Tampilan Output Data Pembelian
49
4.7.2.7 Laporan Penjualan
Gambar 4.40
Tampilan Output Data Penjualan
4.7.2.8 Laporan Service
Gambar 4.41
Tampilan Output Data Service
50
4.7.2.9 Laporan Pembayaran Hutang
Gambar 4.42
Tampilan Output Pembayaran Hutang
4.7.2.10 Laporan Pembayaran Piutang
Gambar 4.43
Tampilan Output Pembayaran Piutang
51
4.7.2.11 Laporan Jurnal
Gambar 4.44
Tampilan Output Jurnal
4.7.2.12 Laporan Neraca Saldo
Gambar 4.45
Tampilan Output Neraca Saldo
52
4.7.2.13 Laporan Laba / Rugi
Gambar 4.46
Tampilan Output Laba / Rugi
4.7.2.14 Laporan Neraca
Gambar 4.47
Tampilan Output Neraca
53
4.7.2.15 Laporan Perubahan Modal
Gambar 4.48
Tampilan Output Perubahan Modal