Post on 10-Jan-2020
19
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Umum
RA. Al – Mujaddid adalah yayasan yang bergerak dibidang pendidikan
terutama dalam pendidikan islam yang memiliki pegawai kurang lebih sebanyak
50 orang. Proses pengolahan data akutansi dapat dilakukan dengan lebih cepat
apabila menggunakan komputer. Hal ini terjadi karena kemampuan komputer
untuk mengolah data yang jauh melebihi kecepatan manusia. Dengan adanya
perkembangan teknologi komputer yang semakin maju, semakin banyak
perusahaan atau lembaga yang menggunakan komputer untuk memproses data
akuntansinya.
Namun pada saat ini sistem yang berjalan pada yayasan RA. Al –
Mujaddid khususnya pada sistem penggajian masih dilakukan secara manual dan
sederhana, dimana tidak terdapat slip gaji dan kegiatan yang terjadi dengan data-
data masih disimpan didalam suatu arsip, yang berupa lembaran kertas sehingga
sering terjadi data-data yang rangkap dan kemungkinan kesalahan sangat besar.
3.2. Tinjauan Perusahaan
Lembaga sosial diterjemahkan sebagai pranata sosial. Hal ini dikarenakan
lembaga sosial merujuk pada perlakuan mengatur perilaku para anggota
masyarakat. Terbentuknya lembaga sosial bermula dari kebutuhan masyarakat
akan keteraturan kehidupan bersama.
20
RA. Al – Mujaddid adalah salah satu yayasan yang bergerak dibidang
pendidikan terutama pendidikan dalam islam. Yayasan ini terdiri dari tiga divisi,
yaitu divisi pembangunan, divisi pendidikan dan divisi humas.
3.2.1. Sejarah Perusahaan
Yayasan RA. Al – Mujaddid berdiri pada tanggal 17 Juli 1994 yang
berkedudukan di Komplek Pondok Maharta Blok G5 No.08 RT.005/09 Pondok
Aren Tangerang berdasarkan Surat Keputusan Kepala Kantor Kementerian
Agama Kota Tangerang Selatan. RA. Al – Mujaddid dalam melakukan kegiatan-
kegiatan nya berdasarkan prinsip-prinsip berikut :
1. Berorientasi pada kebutuhan masyarakat.
2. Stimulasi terpadu
3. Menggunakan berbagai sumber media dan sumber belajar.
4. Mengembangkan kecakapan hidup.
5. Aktif, kreatif, inovatif, efektif, dan menyenangkan.
3.2.2. Struktur Organisasi
Setiap perusahaan atau lembaga dibentuk atas dasar tujuan tertentu. Untuk
dapat mencapai tujuan tersebut maka perlu dibentuk suatu organisasi agar tujuan
yang telah ditentukan tersebut dapat menyusun organisasi yang terdiri atas orang-
orang yang cakap dan memiliki dedikasi tinggi dalam melaksanakan tugas dan
kewajibannya.
21
Struktur organisasi yayasan RA. Al-Mujaddid menunjukkan penjelasan
wewenang dan pengaturan tanggung jawab organisasi lembaga untuk menunjang
segala aktivitas agar tercipta keserasian antar elemen yang ada dalam lembaga.
Struktur yang dianut di lembaga ini adalah struktur organisasi garis, dimana
tanggung jawab perusahaan pada garis langsung dan perintah langsung dari
pembina yayasan.
Dalam mengatur lembaga kepala yayasan memberikan perintah langsung
pada bagian yang akan dimintai tolong untuk mengerjakan suatu hal dalam
pekerjaan, disamping itu kepala yayasan juga mengawasi jalannya lembaga.
Adapun struktur organisasi pada Yayasan RA. AL-Mujaddid
Pondok Aren - Tangerang
Gambar III.1. Struktur Organisasi Yayasan RA. Al-Mujaddid
PEMBINA
PENGURUS
TATA
USAHA SEKRETARIS
DIVISI
PENDIDIKAN
STAFF
KETUA
DIVISI
PEMBANGUNAN
DIVISI HUMAS
STAFF STAFF
PENGAWAS
22
Berdasarkan struktur organisasi Yayasan RA.Al-Mujaddid yang diuraikan
maka terlihat tugas, wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing bagian,
yaitu sebagai berikut :
1. Pembina Yayasan
Tugas pembina yayasan antara lain :
a. Memberikan keputusan mengenai perubahan anggaran dasar dan
pengesahan laporan tahunan.
b. Mengangkat dan memberhentikan anggota pengurus dan pengawas.
c. Menetapkan kebijakan umum berdasarkan Anggaran Dasar Yayasan.
d. Menetapkan keputusan mengenai penggabungan atau pembubaran
yayasan.
e. Mengesahkan laporan tahunan yang dibuat oleh pengurus.
2. Pengawas
a. Bertanggung jawab menjalankan tugas untuk kepentingan yayasan.
b. Melakukan pemeriksaan kegiatan operasional yang dilaksanakan oleh
pengurus yayasan.
c. Memeriksa dokumen, pembukuan, dan memasuki bangunan atau tempat
yang dipergunakan yayasan.
d. Mengetahui segala tindakan yang dijalankan oleh pengurus dan memberi
peringatan kepada pengurus.
3. Pengurus
a. Menyusun program kerja dan rancangan anggaran tahunan yayasan untuk
disahkan oleh pendiri.
23
b. Mewakili yayasan didalam dan diluar pengadilan tentang segala hal dan
kejadian dengan persetujuan dari pendiri.
c. Bertanggung jawab atas kepengurusan yayasan untuk kepentingan yayasan.
4. Ketua
Tugas ketua antara lain :
a. Melaksanakan kepengurusan yayasan untuk kepentingan dan tujuan
yayasan
b. Mengangkat dan memberhentikan pelaksana kegiatan yayasan.
c. Mengelola kekayaan yayasan sesuai dengan kepentingan dan tujuan
yayasan.
d. Memahami dan menjabarkan dalam bentuk kegiatan kebijaksanaan
pemerintah yang berkaitan dengan yayasan.
e. Memecahkan masalah dan mengambil keputusan yang tepat untuk
kepentingan yayasan.
f. Memberikan motivasi kepada karyawan dalam rangka mendorong
kemajuan yayasan.
g. Melaksanakan tugas-tugas lainnya yang diberikan oleh pembina.
5. Bagian tata usaha/bendahara
a. Mengatur sistem informasi keuangan dan akunting yang tepat, serta
mengendalikan sumber dan penggunaan keuangan sesuai rencana.
b. Menerima dan mengeluarkan uang yayasan atas persetujuan ketua yayasan.
c. Membuat laporan secara tertulis kepada ketua yayasan mengenai kegiatan
operasional keuangan yayasan.
d. Melaksanakan tugas-tugas lainnya yang diberikan oleh ketua yayasan.
24
e. Melakukan pengendalian keuangan dari segi administratif dan akuntansi
agar sasaran yayasan jangka pendek dan jangka panjang dapat dicapai.
6. Sekretaris
a. Memecahkan masalah dan mengambil keputusan yang tepat tentang
masalah yang dihadapi oleh bagian sekretariat.
b. Menjalankan ide atau gagasan yang berhubungan dengan jalannya
operasional kesekretariatan kepada bawahan.
c. Memberikan motivasi kepada karyawan di lingkungan sekretariat yayasan
dalam rangka mendorong kemajuan yayasan.
d. Melaksanakan tugas-tugas lainnya yang diberikan oleh ketua yayasan.
7. Divisi Pendidikan
a. Merencanakan, mengatur, dan melaksanakan kegiatan pendidikan.
b. Menentukan kebijakan proses belajar mengajar bersama ketua.
c. Menyeleksi calon guru dan calon karyawan.
d. Mengatur organisasi yayasan bersama ketua.
e. Membina terhadap kepala lembaga pendidikan.
f. Mengkoordinasikan kegiatan pendidikan yayasan.
g. Mengumumkan kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan pendidikan
yayasan.
h. Melaksanakan tugas yang diberikan oleh ketua yayasan.
8. Divisi Pembangunan
a. Merencanakan, mengatur dan melaksanakan kegiatan pembangunan.
b. Membuat program, rencana anggaran rehabilitas dan pembangunan
lembaga.
25
c. Komunikasi dan koordinasi dengan kepala sekolah dalam pengadaan
kebutuhan sarana sekolah termasuk bangunan.
d. Membuat proposal anggaran kebutuhan barang dan kepanitiaan setiap
satuan kegiatan.
e. Melaksanakan program pembangunan dan rehabilitas sesuai kebutuhan
yayasan.
9. Divisi Humas
a. Merencanakan, mengatur serta melaksanakan kegiatan hubungan
masyarakat dan sosial kemasyarakatan.
b. Menyusun perencanaan kegiatan hubungan masyarakat dan sosial
kemasyarakatan.
c. Menjalin jaringan dengan pihak terkait.
d. Melakukan kegiatan yang berhubungan dengan masyarakat, dalam bentuk
pengabdian masyarakat, bakti sosial dan pemasaran.
e. Sebagai sumber yang memberikan informasi seputar sekolah kepada
masyarakat.
3.3. Proses Penggajian Sistem Berjalan
Adapun prosedur penggajian pegawai pada Yayasan RA. Al - Mujaddid
adalah sebagai berikut :
a. Prosedur pengumpulan absensi
Pegawai bekerja setiap hari absen dengan mengisi lembar absen pegawai.
Buku absensi tersebut di rekap oleh sekretaris menjadi data rekap absen lalu
diberikan kepada bagian tata usaha untuk dilakukan perhitungan gaji.
26
b. Prosedur penghitungan gaji
Proses perhitungan gaji pegawai dilakukan dengan melihat data inputan yang
berupa arsip data rekap absen pegawai selama satu bulan yang akan
dikelompokkan berdasarkan masing-masing bagian dalam lembaga. Kemudian
setelah proses penghitungan gaji pegawai selesai dilakukan oleh tata usaha
seluruh data hasil penghitungan gaji pegawai direkap kedalam data gaji dan
selanjutnya diserahkan ke ketua yayasan untuk meminta persetujuan. Setelah
disetujui oleh ketua yayasan bagian tata usaha mencairkan uang gaji dan
membuat slip gaji pegawai.
c. Prosedur pembuatan laporan penggajian
Setelah semua data perhitungan gaji disetujui, bagian tata usaha membuat
laporan gaji berdasarkan data gaji sebelum mencairkan uang gaji dan
membuat slip gaji untuk diarsipkan.
d. Prosedur pembayaran gaji
Proses pembayaran gaji dilakukan oleh sekretaris dengan berdasarkan data
gaji yang telah disetujui oleh ketua yayasan setelah bagian tata usaha
mencairkan uang gaji yang akan diberikan kepada pegawai yang
bersangkutan. Slip gaji yang diberikan terdiri dari 2 rangkap, setelah ditanda
tangani oleh pegawai sebagai tanda terima, maka lembar ke satu dikembalikan
ke bagian tata usaha untuk diarsipkan.
27
3.4. Unified Modelling Language (UML)
Bertujuan untuk mengetahui langkah-langkah atau tahapan yang terjadi di
setiap proses yang ada. Proses penggajian pada yayasan RA. Al - Mujaddid adalah
:
3.4.1. Prosedur Penggajian melalui Activity Diagram
Pegawai melakukan absen dengan cara menulis di buku absensi yang
terdiri dari tanggal dan keterangan bila berhalangan hadir. Lalu tata usaha
menerima data rekap absen yang diberikan oleh sekretaris. Setelah 1 bulan, tata
usaha melakukan penginputan gaji sesuai data absensi yang telah diterima untuk
membuat perhitungan gaji. Setelah semua data di input dan dihitung, bagian tata
usaha membuat laporan yang akan diserahkan kepada ketua yayasan.
28
Gambar III.2. Activity Diagram Berjalan
3.5. Spesifikasi Sistem Berjalan
Spesifikasi sistem berjalan adalah perincian dari bentuk dokumen-dokumen
yang digunakan dalam proses penggajian pegawai. Bentuk dokumen ini dibagi
dalam 2 bagian, yaitu dokumen masukan dan dokumen keluaran.
act activ ity bab 3
Ketua YayasanBagian Tata UsahaSekretarisPegawai
Melakukan Absen Rekap Absen Menerima Rekap Absen
Menerima Data Gaj i
Memeriksa Data Gaj i
Menerima Uang Gaj i dan
Slip Gaj i
Menghitung Gaj i
Menerima Gaj i dan Slip
Gaj i
Tidak ACC ACC
Membuat Laporan
Memberikan Gaj i
Pegawai dan Slip Gaj i
Membuat Slip Gaj i
Mencairkan Uang Gaj i
Membuat Data
Gaj i
Tanda Tangan Slip Gaj i
Mengembalikan Slip Gaj i
Rangkap 1
Menerima Slip Gaj i
Rangkap 1
Mengarsipkan Slip Gaj i
Tanda Tangan
Membuka Microsoft
Excel
29
3.5.1. Spesifikasi Dokumen Masukan
Spesifikasi bentuk masukan merupakan rangkaian data yang masuk
kedalam sistem dan proses sehingga menghasilkan suatu keluaran. Adapun
spesifikasi bentuk masukan adalah :
1. Nama Dokumen : Data Pegawai
Fungsi : Mengetahui data pegawai secara detail
Sumber : Pegawai baru
Tujuan : Bagian Tata Usaha
Media : Kertas
Frekuensi : Terjadi setiap ada penerimaan pegawai
Jumlah : 1 Lembar
Bentuk : Lampiran A.1
2. Nama Dokumen : Data Absen
Fungsi : Sebagai bukti absen pegawai
Sumber : Pegawai
Tujuan : Sekretaris
Media : Kertas
Frekuensi : Terjadi setiap hari kerja
Jumlah : 1 Lembar
Bentuk : Lampiran A.2
3.5.2. Spesifikasi Dokumen Keluaran
Spesifikasi dokumen keluarn adalah dokumen yang dihasilkan dari proses
spesifikasi bentuk masukan. Adapun bentuk spesifikasi bentuk keluaran adalah :
30
1. Nama Dokumen : Rekap Absen
Fungsi : Sebagai rekap jumlah absen pegawai
Sumber : Sekretaris
Tujuan : Bagian tata usaha
Frekuensi : Setiap sebulan sekali
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Bentuk : Lampiran B.1
2. Nama Dokumen : Data Gaji
Fungsi : Untuk mengetahui total gaji yang telah diterima pegawai
Sumber : Bagian tata usaha
Tujuan : Ketua yayasan
Media : Kertas
Frekuensi : Terjadi setiap akhir bulan
Jumlah : 1 Lembar
Bentuk : Lampiran B.2
3. Nama Dokumen : Laporan Gaji
Fungsi : Sebagai laporan yang berisi daftar gaji yang diterima
Sumber : Bagian tata usaha
Tujuan : -
Media : Kertas
Frekuensi : Terjadi setiap akhir bulan
Jumlah : 1 Lembar
Bentuk : Lampiran B.3
31
4. Nama Dokumen : Slip Gaji
Fungsi : Sebagai tanda terima yang berisi jumlah gaji yang
diterima pegawai
Sumber : Bagian tata usaha
Tujuan : Pegawai
Media : Kertas
Frekuensi : Terjadi setiap akhir bulan
Jumlah : 2 Lembar
Bentuk : Lampiran B.4
3.6. Permasalahan Pokok
Pada lembaga ini masih terdapat kelemahan pada sistem penggajiannya.
Adapun permasalahan-permasalahan yang terdapat di lembaga, yaitu :
1. Proses penggajian yang berjalan masih menggunakan sistem sederhana dan
manual yaitu masih dengan menggunakan buku untuk melakukan absen dan
microsoft excel untuk melakukan perhitungan gaji , sehingga kemungkinan
terjadi kesalahan sangat besar dan dapat memperlambat dalam proses
pembuatan laporan.
2. Keamanan data kurang terjamin dan kemungkinan resiko hilangnya dokumen-
dokumen sangat besar dikarenakan tidak menggunkan password dan bisa di
akses oleh siapapun.
3. Data-data yang disimpan masih menggunakkan arsip, sehingga
mengakibatkan pencarian data masih sulit dilakukan dan kemungkinan
terjadinya data rangkap.
32
3.7. Alternatif Pemecahan Masalah
1. Dirancang sebuah sistem penggajian yang berbasis komputerisasi dengan
menggunakan aplikasi Java NetBeans IDE 8.1, dimana proses rekap absen dan
perhitugan gaji tidak perlu dicatat dalam buku atau arsip, melainkan bagian
tata usaha dapat langsung menginput data dan menghitung gaji pegawai secara
otomatis melalui program penggajian dan disimpan dalam database. Sehingga
kemungkinan kesalahan dan keterlambatan dalam proses laporan sangat kecil.
2. Membuat sistem yang didalamnya terdapat password user dan bisa di update
serta di backup untuk keamanan data.
3. Menggunakan sistem yang terkomputerisasi sehingga memudahkan dalam
melakukan pencarian data-data.
33
BAB IV
RANCANGAN SISTEM USULAN
3.1. Analisa Kebutuhan Software
3.1.1. Analisa Kebutuhan
Analisa kebutuhan software untuk website penggajian pegawai pada
yayasan RA. Al-Mujaddid diusulkan dengan beberapa prosedur diantaranya :
A.1. Pegawai dapat melakukan login untuk absen dalam sistem.
A.2. Pegawai dapat melakukan absen masuk dan absen keluar dalam
sistem.
A.3. Pegawai dapat melakukan logout.
A.4. Bagian tata usaha dapat login dengan akun yang telah dibuat.
A.5. Bagian tata usaha dapat mengelola menu master.
A.51. Bagian tata usaha dapat mengelola data user.
A.52. Bagian tata usaha dapat mengelola data pegawai.
A.53. Bagian tata usaha dapat mengelola data jabatan.
A.54. Bagian tata usaha dapat melihat data perkiraan.
A.6. Bagian tata usaha dapat mengelola menu transaksi.
A.61. Bagian tata usaha dapat mengelola data rekap absen setiap bulan.
A.62. Bagian tata usaha dapat mengelola dan mencetak data gaji dan slip
gaji yang telah dihitung setiap bulan.
A.63. Bagian tata usaha dapat melihat jurnal.
A.7. Bagian tata usaha dapat mengelola menu laporan.
34
A.71. Bagian tata usaha dapat melihat dan mencetak laporan pengeluaran
kas.
A.72. Bagian tata usaha dapat melihat dan mencetak laporan gaji setiap
bulannya.
A.8. Bagian tata usaha dapat mengelola menu utility.
A.81. Bagian tata usaha dapat mengubah password login pegawai.
A.82. Bagian tata usaha dapat melakukan backup.
A.9. Bagian tata usaha dapat melakukan logout.
3.1.2. Use Case Diagram
Berikut adalah use case diagram sistem penggajian pada yayasan RA.
Al-Mujaddid .
Gambar IV.1
Use Case Diagram Absensi Pegawai
uc use case pegawai
Pegawai
Login
Absensi Pegawai
Logout
Username
Password
«include»
«include»
35
Gambar IV.2
Use Case Diagram Sistem Penggajian
3.1.3. Activity Diagram
Pegawai melakukan absen dengan melakukan login pada form absensi.
Setelah 1 bulan, tata usaha melakukan penginputan gaji dengan menggunakan
sistem yang terkomputerisasi sesuai data rekap absen. Setelah semua data di input
dan dihitung, bagian tata usaha mencetak laporan yang akan diserahkan kepada
ketua yayasan.
uc use case sistem usulan
Tata Usaha
Login
Menu Master
Menu Transaksi
Menu Laporan
Logout
Menu User
Data Pegawai
Data Jabatan
Jurnal
Data Gaj i
Rekap Absen
Laporan Gaj i
Laporan
Pengeluaran
KasMenu Utility
Ubah
Password
Backup
Data
Perkiraan
Username
Password
«extend»
«extend»
«include»
«include»
«extend»
«extend»
«extend»
«extend»
«extend»
«extend»
«extend»
«extend»
«extend»
36
Gambar IV.3
Activity Diagram Usulan Absen Pegawai
act activ ity pegawai
SistemPegawai
Membuka Sistem
Absensi
Memasukkan Username
Dan Password
Memv alidasi Username
Dan Password
Menampilkan
Menu Absen
Klik Login
Absen MasukAbsen Keluar Data Absen Tersimpan
Logout
Valid
Tidak Valid
37
Gambar IV.4
Activity Diagram Sistem Penggajian
act activ ity gabungan
SistemTata Usaha
Melakukan Login Tampil menu utama
Memilih menu master
Pilih submenu data pegawai Tampil form data pegawai
Input data pegawai
Klik Simpan Data tersimpan
Pilih submenu data jabatan Tampil form data jabatan
Input data jabatan
Klik simpan Data tersimpan
Pilih submenu data
perkiraanTampil form data perkiraan
Input data perkiraan
Klik simpan Data tersimpan
Memilh menu transaksi
Memilih menu laporan
Pilih submenu rekap absen Tampil form rekap absen
Input data rekap absen
Klik simpanData tersimpan
Pilih submenu data gaj i Tampil form data gaj i
Klik baru
Memilih menu utility
Input no gaj i, bulan gaj i,
tgl gaj i, id jabatan, dan
no rekap
Tampil data transaksi gaj i
Klik hitung gaj i keseluruhan
Tampil total gaj i bersih
Klik simpan
Data tersimpan
Klik cetak slip gaj i
Mencetak slip gaj i
Pilih submenu jurnal Tampil form jurnal
Input data jurnal
Klik simpanData tersimpan
Pilih submenu laporan gaj i Tampil data laporan gaj i
Cetak laporan gaj i
Printout laporan gaj i
Pilih submenu laporan
pengeluaran kasTampil data laporan
pengeluaran kas
Cetak laporan
pengeluaran kas
Printout laporan
pengeluaran kas
Pilih submenu ubah
passwordTampil form ubah
password
Ubah data password
sesuai keinginan
Klik simpan Data tersimpan
Pilih submenu backup Tampil data backup data
Backup data
Data terbackup
38
3.2.Desain
3.2.1. Entity Relationship Diagram (ERD)
Berikut adalah ERD dari penggajian yayasan RA. Al-Mujaddid.
Gambar IV.5
ERD Sistem Penggajian
erd ERD
Pegawai
Absensi Rekap Absen
Transaksi GajiUser
Data Jabatan
Jurnal
Jurnal Detail Data Perkiraan
alamat
jabatan
nm_pegawai
no_induk
Telp
no_induktanggal
jam_masuk jam_keluar
bulan_rekap kode_absenno_induk
tot_alfa
tot_hadir tot_sakit
no_induk
username hak_akses
password
gaji_pokok
id_jabatan
masa_kerja
nm_jabatan
no_induk
keterangan
no_jurnal
tgl_transaksi
debet kredit
kd_akun no_ref
no_perkiraan nm_perkiraan tipe_perkiraan
bulan_gaji
no_gaji
id_jabatan
no_indukpotongan
tgl_gaji
tot_gaji
tot_tunjangan
id_jabatan
tunj_hariantunj_jabatan
kode_absen
no_rekap
tot_harian
no_jurnal
no_rekap
1
memiliki
1
1
memiliki
m
1
melakukan
1
1
memiliki
1
1
melakukanm
mmemiliki
1
1
memiliki
1
1
memiliki
1
1
mempunyai
m
39
3.2.2. Logical Record Structure (LRS)
LRS penggajian pada yayasan RA. Al-Mujaddid adalah sebagai berikut :
Gambar IV.6
LRS Sistem Penggajian
class lrs
data_pegawai
- alamat
- id_jabatan
- jabatan
- nm_pegawai
- no_induk *
- telp
user
- hak_akses
- no_induk **
- password
- username *
transaksi_gaj i
- bulan_gaji
- id_jabatan **
- no_gaji *
- no_induk
- no_rekap **
- potongan
- tgl_gaji
- tot_gaji
- tot_harian
- tot_tunjangan
jurnal
- keterangan
- no_jurnal
- tgl_transaksi **
jurnal_detil
- debet
- kredit
- no_jurnal *
- no_perkiraan **
- no_ref
perkiraan
- nm_perkiraan
- no_perkiraan *
- tipe perkiraan
absensi
- jam_keluar
- jam_masuk
- kode_absen *
- no_induk **
- tanggal
rekap_absen
- bulan_rekap
- kode_absen
- no_induk **
- no_rekap *
- tot_alfa
- tot_hadir
- tot_sakit
data_jabatan
- gaji_pokok
- id_jabatan *
- masa_kerja
- nm_jabatan
- no_induk
- tunj_harian
- tunj_jabatan
1:1
1:1
1:1
1:1
1:M
1:M
1:M
1:1
1:M
40
3.2.3. Spesifikasi File
Spesifikasi file yang ada pada perancangan program penggajian pegawai
pada yayasan RA. Al-Mujaddid adalah sebagai berikut :
1. Spesifikasi File Data User
Nama File : User
Akronim : user.myd
Fungsi : Menyimpan data user
Tipe File : File Master
Akses File : Random
Media : Hard Disk
Panjang Record : 60 Byte
Kunsi Field : username
Software : MySQL
Tabel IV.1
Spesifikasi File User
No. Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan
1. Username Username Varchar 10 Primary Key
2. No Induk no_induk Varchar 10
4. Password Password Varchar 20
5. Hak Akses hak_akses Varchar 20
41
2. Spesifikasi File Data Pegawai
Nama File : Data Pegawai
Akronim : data_pegawai.myd
Fungsi : Menyimpan data pegawai
Tipe File : File Master
Akses File : Random
Media : Hard Disk
Panjang Record : 100 Byte
Kunsi Field : no_induk
Software : MySQL
Tabel IV.2
Spesifikasi File Data Pegawai
No. Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan
1. No Induk no_induk Varchar 10 Primary Key
2. Nama Pegawai nm_pegawai Varchar 30
3. Jabatan jabatan Varchar 15
4. Alamat alamat Varchar 20
5. Telpon Telp Varchar 15
6. ID Jabatan Id_jabatan Varchar 10
42
3. Spesifikasi Data Absensi
Nama File : Data Absensi
Akronim : absensi.myd
Fungsi : Untuk melakukan absen
Tipe File : File Master
Akses File : Random
Media : Hard Disk
Panjang Record : 50 Byte
Kunsi Field : kode_absen
Software : MySQL
Tabel IV.3
Spesifikasi File Data Absensi
No. Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan
1. Kode Absen kode_absen Varchar 10 Primary Key
2. Tanggal tanggal Date 10
3. No Induk no_induk Varchar 10
4. Jam Masuk jam_masuk Varchar 10
5. Jam Keluar jam_keluar Varchar 10
43
4. Spesifikasi Data Rekap Absen
Nama File : Data Rekap Absen
Akronim : rekap_absen.myd
Fungsi : Menyimpan data rekap absen
Tipe File : Transaksi
Akses File : Random
Media : Hard Disk
Panjang Record : 55 Byte
Kunsi Field : no_rekap
Software : MySQL
Tabel IV.4
Spesifikasi File Data Rekap Absen
No. Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan
1. Nomer Rekap no_rekap Varchar 10 Primary Key
2. Total Hadir tot_hadir Int 5
3. Bulan Rekap bulan_rekap Varchar 10
4. Kode Absen kode_absen Varchar 10
5. No Induk no_induk Varchar 10
6. Total Alfa tot_alfa Int 5
7. Total Sakit tot_sakit Int 5
44
5. Spesifikasi Data Jabatan
Nama File : Data Jabatan
Akronim : data_jabatan.myd
Fungsi : Menyimpan data jabatan dan gaji pokok
Tipe File : File Master
Akses File : Random
Media : Hard Disk
Panjang Record : 80 Byte
Kunsi Field : id_jabatan
Software : MySQL
Tabel IV.5
Spesifikasi File Data Jabatan
No. Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan
1. ID Jabatan id_jabatan Varchar 10 Primary Key
2. Gaji Pokok gaji_pokok Varchar 10
3. Masa Kerja masa_kerja Varchar 10
4. Nama Jabatan nm_jabatan Varchar 20
5. No Induk no_induk Varchar 10
6. Tunjangan Harian tunj_harian Varchar 10
7. Tunjangan Jabatan tunj_jabatan Varchar 10
45
6. Spesifikasi Data Perkiraan
Nama File : Data Perkiraan
Akronim : jabatan.myd
Fungsi : Menyimpan data jabatan perkiraan
Tipe File : File Master
Akses File : Random
Media : Hard Disk
Panjang Record : 40 Byte
Kunsi Field : no_perkiraan
Software : MySQL
Tabel IV.6
Spesifikasi File Data Jabatan
No. Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan
1. No Perkiraan no_perkiraan Varchar 10 Primary Key
2. Nama Perkiraan nm_perkiraan Varchar 20
3. Tipe Perkiraan tipe_perkiraan Varchar 10
46
7. Spesifikasi Data Transaksi Gaji
Nama File : Data Transaksi Gaji
Akronim : transaksi_gaji.myd
Fungsi : Menyimpan data transaksi gaji
Tipe File : Transaksi
Akses File : Random
Media : Hard Disk
Panjang Record : 90 Byte
Kunsi Field : no_gaji
Software : MySQL
Tabel IV.7
Spesifikasi File Data Transaksi Gaji
No. Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan
1. No Gaji no_gaji Varchar 10 Primary Key
2. Bulan Gaji bulan_gaji Varchar 10
3. ID Jabatan id_jabatan Varchar 10
4. Tanggal Gaji tgl_gaji Date 10
5. No Induk no_induk Varchar 10
6. Potongan potongan Varchar 10
7. Total Gaji tot_gaji Varchar 10
8. Total Harian tot_harian Varchar 10
9. Total Tunjangan Tot_tunjangan Varchar 10
47
8. Spesifikasi Data Jurnal
Nama File : Jurnal
Akronim : jurnal.myd
Fungsi : Menyimpan data jurnal
Tipe File : Transaksi
Akses File : Random
Media : Hard Disk
Panjang Record : 50 Byte
Kunsi Field : -
Software : MySQL
Tabel IV.8
Spesifikasi File Data Jurnal
No. Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan
1. Tanggal Transaksi tgl_transaksi Date 10 Foreign Key
2. No Jurnal no_jurnal Varchar 10
3. Keterangan keterangan Varchar 30
48
9. Spesifikasi Jurnal Detil
Nama File : Jurnal Detil
Akronim : jurnal_detil.myd
Fungsi : Menyimpan data jurnal detil
Tipe File : Transaksi
Akses File : Random
Media : Hard Disk
Panjang Record : 70 Byte
Kunsi Field : no_jurnal
Software : MySQL
Tabel IV.9
Spesifikasi File Jurnal Detil
No. Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan
1. Nomer Jurnal no_jurnal Varchar 10 Primary Key
2. Kode Akun kd_akun Varchar 10
3. No Referensi no_ref Varchar 10
4. Debet Debet Varchar 20
5. Kredit Kredit Varchar 20
49
10. Spesifikasi Master Akun
Nama File : Master Akun
Akronim : master_akun.myd
Fungsi : Menyimpan data master akun
Tipe File : File Master
Akses File : Random
Media : Hard Disk
Panjang Record : 40 Byte
Kunsi Field : kd_akun
Software : MySQL
Tabel IV.10
Spesifikasi File Master Akun
No. Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan
1. Kode Akun kd_akun Varchar 10 Primary Key
2. Jenis Akun jenis_akun Varchar 10
3. Nama Akun nm_akun Varchar 20
50
11. Spesifikasi Data Saldo Awal
Nama File : Saldo Awal
Akronim : saldo_awal.myd
Fungsi : Menyimpan data saldo awal akun
Tipe File : File Master
Akses File : Random
Media : Hard Disk
Panjang Record : 50 Byte
Kunsi Field : -
Software : MySQL
Tabel IV.11
Spesifikasi File Data Saldo Awal
No. Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan
1. Kode Akun kd_akun Varchar 10 Foreign Key
2. Saldo Debet saldo_debet Varchar 20
3. Saldo Kredit saldo_kredit Varchar 20
51
3.2.4. Software Architecture
Software Architecture yang ada pada perancangan program penggajian
pegawai pada yayasan RA. Al-Mujaddid adalah sebagai berikut :
1. Sequence Diagram
Berikut adalah Sequence Diagram penggajian pegawai pada yayasan
RA. Al-Mujaddid.
Gambar IV.7
Sequence Diagram Sistem Penggajian
sd sequence transaksi gaj i
Tata usaha
Menu utama Menu transaksi Form transaksi Proses Transaksi Data Jabatan Data Rekap Absen
Masukan bulan gaji()
Masukan no gaji()
Keluar()
Klik baru()
Mencetak slip gaji()
Memilih menu transaksi()
Tampil total gaji bersih()
Tampil form()
Klik hitung gaji keseluruhan()
Klik submenu transaksi gaji()
Tampil potongan alfa()
Tampil menu transaksi()
Klik cetak slip gaji()
set(no_rekap)
get(id_jabatan)
Data tersimpan()
set(id_jabatan)
get(no_rekap)
Masukan no rekap()
Masukan id jabatan()
Masukan tanggal gaji()
Tampil no induk, nama jabatan, gaji pokok, tunjangan harian, tunjangan
jabatan, total tunjangan()
Klik simpan()
52
2. Deployment Diagram
Berikut adalah Deployment Diagram penggajian pegawai pada
yayasan RA. Al-Mujaddid.
Gambar IV.8
Deployment Diagram Sistem Penggajian
deployment deployment
Main
<<Activ eXControl>>
NetBeans IDE 8.1
<<client>>
<<Application>>
Program Penggaj ian
<<dev ice>> Database Serv er
<<DBMS>>MSQL
<<Database>>
db_penggaj ian
53
3.2.5. User Interface
1. Form Login
Gambar IV.9
Form Login
2. Form Login Pegawai
Gambar IV.10
Form Login Pegawai
54
3. Form Absen Pegawai
Gambar IV.11
Form Absen Pegawai
4. Form User
Gambar IV.12
Form User
55
5. Form Data Pegawai
Gambar IV.13
Form Data Pegawai
6. Form Data Jabatan
Gambar IV.14
Form Data Jabatan
56
7. Form Data Perkiraan
Gambar IV.15
Form Data Perkiraan
8. Form Rekap Absen
Gambar IV.16
Form Rekap Absen
57
9. Form Transaksi Gaji
Gambar IV.17
Form Transaksi Gaji
10. Form Jurnal
Gambar IV.18
Form Jurnal
58
11. Form Laporan Gaji
Gambar IV.19
Form Laporan Gaji
Gambar IV.20
Laporan Gaji
59
12. Form Laporan Pengeluaran Kas
Gambar IV.21
Form Laporan Pengeluaran Kas
Gambar IV.22
Laporan Pengeluran Kas
60
13. Form Ubah Password
Gambar IV.23
Form Ubah Password
14. Backup Data
Gambar IV.24
Form Backup Data
61
3.2.6. Spesifikasi Hardware dan Software
1. Spesifikasi Hardware
Perangkat keras (hardware) merupakan keseluruhan komponen
peralatan yang membentuk suatu sistem komputer dan peralatan
lainnya yang memungkinkan komputer dapat melaksanakan tugasnya.
Adapun perangkat keras yang digunakan dalam sistem usulan, yaitu :
System Operasi : Windows 8
Processor : Intel(R) Celeron(R) CPU 10070 @ 1.50GHz
RAM : 2 GB
System Tipe : 64-bit Operating System
Monitor : 15 inch
Hard Disk : 400 GB
Kerboard : 83 Keys
Mouse : B100 Optical USB Mouse 910-001439
Printer : Deskjet
2. Spesifikasi Software
Perangkat lunak (software) yang digunakan dalam sistem usulan
menggunakan sistem operasi Windows 2008 dan menggunakan
program NetBeans IDE 8.1 dimana program ini mempunyai kelebihan
untuk memudahkan dalam memproses data.