Post on 07-Mar-2019
58
BAB 3
ANALISIS KEBUTUHAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM
PERUSAHAAN
3.1 Fase Analisis, Perancangan dan Implementasi KMS
Berikut adalah ilustrasi penggunaan metodologi dalam pengembangan KMS
pada Lonsum yang melaluibeberapafase :
Phase 1 :
Justify the need
for KMS
Phase 2 :
Identify the
Knowledge
Management
System
REQ UEST FO R INFO RMATIO N
59
Phase 3 :
Clarify the
custom
spesification
Komponen Knowledge Management Systen
Functional Specificatioan
Teknologi
• Server
Hardware Processor : Intel i7
RAM : 8 GB
Software
Windows Sharepoint Server 2010
Microsoft Office Sharepoint Designer 2010
SQL Server 2008 R2
Windows Server 2008 R2
Internet Explorer sebagai browser wajib
• Client
Hardware Processor : Intel Core 2 Duo
RAM : 2 GB
Software Windows 7
Microsoft Office Sharepoint Designer 2010 (untuk
komputer admin)
Internet Explorer sebagai browser wajib
REQ UEST FO R PRO POSAL
60
Phase 4 :
System
Selection
Phase 5 :
Pilot St udy
• Train users
Agar user dapat menggunakan KMS dengan baik, diperlukan
strategi trainning bagi user.
• Helpdesk support
User dapat menanyakan langsung KMS kepada administrator
portal di kantor baik percakapan secara langsung, via e-mail
ataupun menulis dalam discussion board yang ada di dalam
portal Knowledge Management
• User Manuals
Membuat User Manuals yang akan diumumkan di portal
Knowledge, setiap user dapat men-download dengan bebas
User Manual tersebut.
Phase 6 :
Full
Implementation
• Strategi Implementasi
Strategi yang dipilih merupakan Paralel Strategy
Gambar 3.1 Planning and implementing a new KMS
(Sumber: Debowski, 2006, 152)
61
3.2 Latar Belakang Perusahaan
3.2.1 Sejarah Perusahaan
Perusahaan Lonsum berawal pada tahun 1906 dengan namaHarrisons &
Crossfield Plc (H&C), sebuah perusahaan perkebunan dan perdagangan yang
berlokasi di London, Inggris. Pada awalnya perusahaan ini mengelola berbagai
usaha antara lain :
1. Industri dan bahan kimia
2. Perkebunan
3. Perdagangan umum internasional
Seluruh usaha tersebut tersebar di seluruh dunia, tetapi unt uk Indonesia
perusahaan ini hanya bergerak di bidang perkebunan. Perkebunan Harrisons &
Crossfield Plc (H&C) pada mulanya merupakan bekas hak konsensi berdasarkan
perjanian antara Zelf B Elstuut dengan beberapa perusahaan Rubber Company
Ltd, yang disahkan residen Sum atera Timur.
Untuk memperluas usahanya, perusahaan bergabung dengan perkebunan
yang berada di Sum atera Utara, hingga akhirnya berganti nama menjadi PT PP
London Sumatra pada tahun 1962 dengan akte notaris Raden Kadiman , pada 18
September 1962 dan akte pembaharuan pada 9 September 1963 no. 2 dengan
status Hak Guna Usaha (HGU). Pada masa konfrontasi dengan negara Malaysia,
terjadi konflik antara pemerintah Inggris dengan Indonesia yang menyebabkan
kaum buruh perkebunan dan pemerintah Republik Indonesia berinisiatif
mengambil alih kepengurusan perusahaan untuk meneruskan aktivitas yang
mengalami kendala.
62
Selanjutnya pada tahun 1964 kepengurusan ini diserahkan kepada badan
pengawas pemerintah daerah. Tetapi dalam tahun tersebut terjadi lagi perubahan
berdasarkan ketetapan Presiden No.6 Tahun 1064 diadakan perjanjian ini m ulai
berlaku tanggal 20 Maret 1968. Isi perjanjian tersebut adalah :
1. Pengam bilan hak milik kepada Harrison dan Crosfield Ltd di Sum atera
2. Kerjasama di bidang perkebunan karet, kelapa sawit, proyek pertanian
Perjanjian tersebut diaksanakan dengan berdasarkan kepada :
1. Instruksi Presidium Kabinet No.28/ U/ IN/ 12/ 1966, tanggal 12 Desember
1966 dan semua peraturan lain yang berhubungan dengan pengendalian
perusahaan-perusahaan asing
2. Undang- undang No. 1 Tahun 1967 mengenai Penanaman Modal Asing
Indonesia.
Anggaran Dasarperseroan mengalami beberapa kali perubahan. Perubahan
terakhir terjadi pada tanggal 25 Juli 1967, sehubungan dengan perubahan
Menteri Kehakiman Republik Indonesia dengan surat keputusan No.C2- 6275.
HT.01.04 tahun 1997. Sehubungan dengan perubahan Anggaran Dasar Perseroan
sebagaimana diat ur oleh Undang- undang No.1/ 1995, perubahannama
perusahaan menjadi PT.PP. London Sumatera Indonesia Tbk. Serta perubahan
tempat kedudukan perusahaan menjadi di Jakarta.
63
Gambar 3.2 Sejarah dari Lonsum
(Sumber : www.londonsumatra.com)
64
3.2.2 Alamat Perusahaan
Saat ini kantor pusat Lonsum berlokasi di PRUDENTIAL
TO WER 15th&18th floor Jl. Jend. Sudirman Kav. 79 Jakarta 12920, Indonesia.
Telepon (62-21) 5795 7718, Faximile (62-21) 5795 7719.
3.3 FASE 1 : Justify the need for KMS
3.3.1 Gathering Corporate Information
3.3.1.1 Bidang Bisnis Perusahaan
Perusahaan Lonsumbergerak dalam tiga (3) cakupan besar area bisnis, yait u
perkebunan, pabrik, serta penelitian dan pengembangan.
1. Perkebunan
PT PP London Sumatra Indonesia T bk memiliki 38 perkebunan inti dan 14
perkebunan plasma yang tersebar di wilayah Indonesia diantaranya
Sumatera, Jawa, Kalimantan dan Sulawesi namun perkebunan terbesar tetap
berada di Sumatera. Pengelolaan kebun dilakukan dengan menerapkan
kemajuan penelitian dan pengembangan, keahlian di bidang agro-manajemen
dan tenaga kerja yang terampil serta profesional. Bidang bisnis PT PP
London Sumatra Indonesia Tbk mencakup perm uliaan tanaman, penanaman,
pemanenan,pengolahan, pemrosesan dan penjualan produk-produk kelapa
sawit, karet, kakao dan teh.
Berikut berbagai lokasi pabrik Lonsum :
Sumatera Utara
1. Turangi Oil Mill (TOM) dengan kapasitas 50 ton/jam
2. Bagerpang POM (Palm Oil Mill) dengan kapasitas 45 ton/jam
65
3. Dolok Palm Oil Mill dengan kapasitas 30 ton/jam
4. Gunung Melayu POM dengan kapasitas 30 ton/jam
5. Sei Rum bia, komoditi karet
Sumatera Selatan
1. Sei Lakitan POM dengan kapasitas 60 ton/jam
2. Belani Elok POM dengan kapasitas 60 ton/jam
3. Artha Kencana POM dengan kapasitas 15 ton/jam
4. Tirta Agung POM dengan kapasitas 45 km/jam
5. Gunung Bais POM dengan kapasitas 40 km/jam
6. Terawas POM dengan kapasitas 20 ton/jam
7. Makp Crumb Rubber, komoditi karet
8. Cengal Crumb Rubber, komoditi karet
Luar Sumatera
1. Kertasari, Jawa Barat, komoditi teh
2. Trebalasa, Jawa Timur, komoditi teh dan cokelat
3. Palangisang, Sulawesi Selatan, komoditi karet
2. Pabrik
Perseroan saat ini yang dimiliki oleh PT PP London Sumatra Indonesia Tbk
berjumlah 21 pabrikyang sudah beroperasi di Sumatera, Jawa, dan Sulawesi.
Dalam dunia industri perkebunan Lonsum dikenal sebagai produsen bibit
kelapa sawit dan kakao yang berkualits baik. Bisnis berteknologi canggih
tersebt adalah kunci utama pertumbuhan perseroan.
66
3. Penelitian dan Pengembangan
Pada bidang bisnis Penelitian dan Pengembangan yang dilaukan oleh PT PP
London Sumatra Indonesia Tbk adalah penjualan bibit kelapa sawit yang
sebelunya telah diteliti oleh Sumatra Bioscence Lonsum yang didukung oleh
staff ahli pemuliaan yang professional dan berpengalaman.
3.3.1.2 Visi, Misi, dan Nilai Perusahaan
Visi dari PT. PP London Sumatra Indonesia T bk adalah : “To add value for
stakeholders in agribusiness” yang berarti menambah nilai bagi para
stakeholdersyang bergerak dalam bidang agribisnis.
Adapun misi dari PT. PP London Sumatra Indonesia T bk yait u : “To be the
leading 3C (Crops, Cost, Condotion) and research driven sustainable
agribusiness” yang berarti menjadi perusahaan agribisnis terkem uka yang
berkelanjutan dalam hal tanaman, biaya, lingkungan (3C) yang berbasis
penelitian dan perkem bangan.
Berikut adalah nilai-nilai yang tertanam di dalam PT. PP London Sumatra
Indonesia Tbk :
1. Integrity (integritas). Mampu bertindak jujur dan bertanggng jawab
terhadap segala sesuat u.
2. Teamwork (kerja sama). Adanya sikap saling menghormati dan peduli
antar karyawan.
3. Excellence (unggul). Mampu menerapkan pola kedisilinan dan bersedia
untuk melakukan perbaikan secara terus menerus.
67
Board of Commisioner
President Director
Head of Government and Community Relations
Corporate Secretary and Head of Legal
affairs
Head of Corporate Communications
Head of Investor Relations
Managing Director
Operations
Managing Director Finance
Head of TreasuryHead of Project Management
Off ice
Head of Information System &
Business Process
Head of Accounting and
Task
Head of Procurement and
Logistic
Co‐Head of Procurement and
Logistic
Managing Director Human Resource and General Service
Head of Human Resources
Head of General Service
Head of Security
Head of Internal Audit and Risk Management
Managing Director Sales
Head of SalesHead of Special
Project and Joint Venture
3.3.2 Struktur Organisasi Perusahaan
Gambar 3.3Struktur OrganisasiLonsum
(Sumber : www.londonsumatra.com)
68
3.3.3 Deskripsi Tugas, Fungsi dan Tanggung Jawab
1. Dewan Komisaris ( Board of Commissioner )
Dewan Komisaris merupakan posisi tertinggi dalam stuktur organisasi di
PT. PP London Sumatra Indonesia T bk. Wewenang dan tanggung jawab dari
Dewan komisaris adalah sebagai berikut:
o Mengawasi pekerjaan direksi.
o Berhak memeriksa dokumen kantor, gedung dan kekayaan
perusahaan.
o Meminta berbagai keterangan dari direksi yang berkenaan dengan
kepentingan perusahaan.
o Berhak atas beban perusahaan serta meminta bantuan ahli unt uk
melakukan pemeriksaan.
o Mempertimbangkan serta memutuskan laporan tahunan dan program
kerjatahunan yang diajukan Presiden Direkt ur.
o Menyetujui kebijaksanaan Presiden Direktur dalam penggunaan
kekayaan menurut cara pandang yang baik.
2. Presiden Direktur
Presiden Direkt ur adalah pimpinan tertinggi yang berkuasa penuh
terhadap perusahaan dengan berkewajiban mengawasi pekerjaan pada
direktur. Wewenang dan tanggungjawab dari Presiden Direktur adalah
sebagai berikut:
o Membuat kebijaksanaan yang diperlukan dalam pelaksanaan.
o Mengat ur strategi agar pelaksanaan operasi perusahaan dapat berjalan
dengan lancar.
69
o Merencanakan dan mengendalikan kebijaksanaan keuangan yang
telah dibuat oleh bagian keuangan termasuk menyet ujui anggaran
belanja dan biaya perusahaan.
o Seluruh strategi dan kebijaksanaan dipertanggungjawabkan kepada
Dewan Komisaris.
3. Head of Goverment and Community Relations.
Wewenang dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut:
o Bertanggung jawab kepada Presiden Direkt ur.
o Memimpin dan mengelola Government dan Community Relations.
o Membuat kebijakan perusahaan mengenai Government dan
CommunityRelations.
o Membina hubungan antara perusahaan dan masyarakat atau
Pemerintah, dengan melaksanakan kegiatan-kegiatan yang memberi
manfaat bagi masyarakat yang ada di sekitar perusahaan.
o Membawahi Community Relations Manager and Government
Relations Manager.
4. Coorporate Secretary and Head of Legal affairs
Wewenang dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut:
o Bertanggung jawab kepada President Direktur.
o Berperan sebagai Sekretaris Perusahaan.
o Menangani masalah hukum yang ada diperusahaan
o Memimpin dan mengelola pelaksanaan dan administrasi perijinan
serta dokumentasi.
o Membawahi Legal Affair Manager
70
5. Head of Coorporate Communications
Wewenang dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut :
o Bertanggung jawab kepada President direktur.
o Memimpin dan mengelola aktifitas Coorporate Communication
termasuk:
a. Mengkonsolidasi informasi tentang aktifitas perusahaan
b. Menyediakan media komunikasi internal dan eksternal
c. Membina hubungan dengan wartawan
Membawahi Internal Communications Manager dan External
CommunicationManager.
6. Head of Investor Relations
a. Menyiapkan informasi untuk para investor/calon investor.
b. Menjalin dan menjaga hubungan baik dengan investor dengan
memperluas jaringan kom unikasi lewat berperan aktif di lembaga
investasi, pasar bursa, dan perusahaan sekuritas atau BAPEPAM.
c. Mengkoordinasi pertemuan BOD dengan investor.
d. Menjadi pendamping bagi investor yang berminat melihat secara
langsung, serta berkoordinasi dengan bagian-bagian terkait.
e. Mengidentifikasi isu-isu internal yang dapat memepengaruhi citra
perusahaan dimata investor dan mencari penyelesaiannya dengan
berkoordinasi dengan pihak tersebut.
7. Head of Internal Audit and Risk Management
a. Bertanggung jawab kepada Presiden Direkt ur.
71
b. Memimpin dan mengelola kegiatan Internal Audit dan Risk Management.
c. Membuat kebijakan Risk Management.
d. Membuat Audit dan Menyiapkan laporan Audit.
e. Memastikan perusahaan telah memiliki dan menjalankan semua standar
yang diperlukan.
f. Membawahi Internal Audit Manager dan Risk Management Manager.
8. Head of Human Resources
a. Bertanggung jawab kepada Managing Director HR (Human Resources)
dan GS (General Services).
b. Memimpin dan mengelola aktifitas pengem bangan dan pengelola SDM
gunamendukung pencapaian bisnis.
c. Mengem bangkan strategi dan sistem pengem bangan SDM serta
mengelola pelaksanaannya.
d. Membawahi HR Service Manager dan HR Planning dan Recrutment
Manager.
9. Head of general Services
a. Bertanggung jawab kepada Managing Director HR dan GS.
b. Memimpin, mengelola dan mengkoordinasi keseluruhan aktifitas yang
berhubungan dengan layanan umum, kesehatan dan keamanan kerja.
c. Menyediakan sarana pendukung yang memadai dan menunjang
kelancaranoperasi perusahaan.
d. Membawahi Support Facilities Manager, Head and Safety Manager dan
GSAdministration Staff.
72
10. Head of Security
a. Bertanggung jawab kepada Managing dan Director HR dan GS.
b. Memimpin dan mengelola aktifitas yang berhubungan dengan keamanan
untuk melindungi fasilitas dan kegiatan perusahaan.
c. Memantau pelaksanaan sistem dan prosedur keamanan di seluruh
wilayah.
d. Berkoordinasi dengan pihak-pihak eksternal terkait mengenai masalah
keamanan (misalnya Polda, dll) untuk melindungi fasilitas dan kegiatan
perusahaan.
e. Membawahi semua regional Security Manager dan Security Coordinator.
11. Head of Treasury
a. Bertanggung jawab kepada ManagingDirector Finance.
b. Memimpin dan mengelola dana ( penerimaan, penempatan dan
pengeluaran ) perusahaan terselenggara dengan baik.
c. Membawahi Financial Institution Relations Manager, Cash Management
dan Payment Manager, Pension Fund Supervisor dan Plasma Financing
serta Administrasi Manager.
12. Head of Accounting and Tax
a. Bertanggung jawab kepada Managing Director Finance.
b. Memimpin, mengelola dan mengkoordinasi seluruh aktifitas akuntansi
danpajak perusahaan agar selalu berjalan sesuai dengan kebijakan
perusahaan.
c. Melakukan semua koordinasi dengan semua regional Finance Manager
untukpelaksanaan pencatatan akuntansi dimasing-masing wilayah.
73
d. Membawahi Recording and Consolidation Manager, Tax Planning and
Administration Manager, Statutory Reporting Manager and Fixed Asset
Manager.
13. Head of Procurement and Logistic
a. Bertanggung jawab kepada Managing Director Finance.
b. Memimpin, mengelola dan mengkoordinasi seluruh kegiatan pengadaan,
penyimpanan dan distribusi barang agar dapat mendukung kegiatan bisnis
perusahaan secara optimal.
c. Membawahi Logistic Procurement Administration Manager, Estate and
Planting Proucurement Manager. Direct material dan General
SuppliesProcurement Manager, Instratructure and Non Planting
Pricyrenebt Manager, Logistic Center Manager.
14. Co-Head of Procurement and Logistic
a. Bertanggung jawab terhadap Head of Procurement & Logistic.
b. Membantu Head of Procurement&Logistic untuk mengelola dan
mengkoordinasi kegiatan pengadaan barang
15. Head of Project Management Office
a. Bertanggung jawab terhadap Manager Director Finance.
b. Memimpin, perkembangan proyek-proyek yang sedang berjalan.
mengelola dan mengkoordinasi
c. Melaporkan proyek-proyek yang sedang berjalan.
16. Head of Information System & Bussines Process
a. Bertanggung jawab terhadap Manager Director Finance.
74
b. Memimpin, mengelola dan mengkoordinasi seluruh kegiatan sistem
informasi perusahaan agar dapat mendukung seluruh kegiatan perusahaan
secara optimal.
c. Memahami Management Information System & Application Support
Manager,IT Quality Manager, Infrastructure, Communication & Data
Center Operation Manager, Bussines Process dan System Prosedur
Manager.
3.3.4 Define KM Information
3.3.4.1 Budaya Perusahaan
PT PP London Sumatra Indonesia Tbk adalah perusahaan menjunjung tinggi
budaya standar tata kelola perusahaan yang baik dan mewujudkan komitmennya
selama beberapa tahun terakhir melalui kepatuhannya dengan kerangka peraturan
internal dan eksternal yang bertujuan memperkuat keterbukaan, akuntabilitas,
pertanggungjawaban, kewajaran dan kemandirian. Sebagai contoh, yait u
penggunaan principlesdan criteria yang mencakup berbagai aspek operasional
yang terdapat pada PT PP London Sumatra Indonesia Tbk.
Lonsum juga mengembangkan serangkaian pedoman kebijakan yang
komprehensif, SOP dan pedoman pelaksanaan yang mencakup seluruh bidang
operasionalnya. Pedoman tersebut berisi uraian prosedur yang terkait dengan
audit internal, manajemen resiko, sumber daya manusia, akuntansi dan keuangan,
penjualan, pengadaan, keamanan dan manajemen lingkungan.
Dari uraian diatas dapat dilihat bahwa budaya berbagi dan pendokumentasian
informasi dan pedoman merupakan hal yang telah diterapkan didalam PT PP
75
London Sumatra Indonesia Tbk. Diskusi yang intens juga sering dilakukan
apabila terjadi masalah yang agak sulit dan tidak terpikirkan pemecahan
masalahnya bila hanya dipikirkan sendirian.
Tiap karyawan pada PT PP London Sumatra Indonesia Tbk juga biasa unt uk
mempelajari hal yang baru. Niat unt uk belajar dari setiap karyawan yang ada di
perusahaan dapat dinilai cukup tinggi. Untuk staf-staf tertentu memang masih
agak kurang namun masih dapat didorong untuk mempelajari hal-hal diluar area
yang dikuasainya.
3.3.4.2 Kondisi Knowledge Management Perusahaan sekarang
Seperti yang telah dijabarkan pada bagian budaya perusahaan diatas, secara
keseluruhan keinginan belajar dari staf yang ada pada PT PP London Sumatra
Indonesia Tbk tergolong baik. Akan tetapi, bagaimana pengetahuan it u
didokumentasikan dan dikelola saati ini masih sangat kurang. Sebagai contoh
dalam hal manajemen pengetahuan terhadap proyek yang dikerjakan. Saat ini
setiap proyek yang sedang berjalan belum dikerjakan dengan metode terstrukt ur.
Artinya bahwa tidak ada dokumentasi yang akurat dan jelas mengenai tahap-
tahap pelaksanaan proyek tersebut. Setiap pengetahuan yang ada dalam proyek
yang ada selalu berada di dalam kepala orang yang menjalankan proyek tersebut
saja, sehingga apabila suat u saat orang it u mengundurkan diri dari perusahaan,
maka perusahaan akan menjadi kelimpungan dalam melanjutkan proyek tersebut
ke tangan orang yang baru.
Saat ini Lonsum hanya berfokus pada hasil jadi dari setiap apa yang
dikerjakan oleh karyawan yang ada didalam perusahaan, tanpa memperhitungkan
76
pembelajaran yang diperoleh dari staf pada saat mereka terlibat di dalam
pengerjaan sebuah proyek, seprti perencanaan proyek atau hal teknikal lainnya.
Perusahaan Lonsum sebelumnya sudah memiliki situs portal yang memuat
berbagai profile dari setiap
karyawandantidakdapatdikategorikansebagaiKnowledge Management System ,
dengan kata lain belum tersedia teknologi yang mampu membantu perusahaan
dalam mengelola pengetahuan yang ada. Dokumen, pedoman dan SOP belum
tersusun dan di-publish dengan tepat yang mengakibatkan ketidaktahuan
karyawan terhadap sumber pengetahuan yang sesungguhnya telah tersedia.
3.3.4.3 Tujuan Pembangunan Knowledge Management System
Perusahaan Lonsum merupakan perusahaan yang berfokus pada
pemeliharaan dan pembaharuan pengetahuan dan teknologi secara berkelanjutan.
Dengan berusaha menyediakan fasilitas informasi kepada para karyawan secara
real-time agar terus menggali tacit knowledge yang ada pada karyawan sehingga
terciptanya suat u inovasi.
Tujuan dari pem bangunan knowledge management system ini adalah sebagai
berikut:
- Peningkatan asset pengetahuan
Sum berpengetahuan akan memberikan kem udahan kepada setiap karyawan
untuk memanfaatkannya, sehingga proses pemanfaatan pengetahuan di
lingkungan perusahaan akan meningkat, yang pada akhirnya proses
kreatifitas dan inovasi akan terdorong lebih luas dan setiap karyawan dapat
meningkatkan kompetensinya.
77
- Budaya berbagi pengetahuan
Budaya saling berbagi pengetahuan informasi yang sudah ada akan lebih
terbentuk dengan baik lagi, menciptakan suasana adapatasi yang baik
dengan ada perubahan pada budaya sharing knowledge yang ada.
- Peningkatan produktifitas
Pengetahuan yang sudah ada dapat dipakai ulang unt uk proses atau produk
yang akan dikembangkan, sehingga produktifitas dari perusahaan akan
meningkat dan menam bah nilai keunggulan perusahaan Lonsum dengan
kompetitornya.
Untuk t ujuan KMS yang sejalan dengan visi dan misi perusahaan Lonsum
yaitu meningkatkan nilai perusahaan, menjadi perusahaan agribisnis yang
terkemuka dan unggul maka diperlukan pengembangan pengetahuan dari
masing-masing sumber daya yang ada. Semakin banyak tenaga ahli yang dimiliki
maka akan semakin cepat proses pemecahan masalah yang terjadi dan
pemahaman akan proses yang terjadi. Hal seperti ini dapat meningkatkan rasa
kepercayaan dan kredibilitas perusahaan dimata para customer perusahaan.
Perusahaan Lonsum dapat dinilai sebagai sebuah perusahaan yang dapat dinilai
sebagai sebuah perusahaan yang dapat unggul dalam bidangnya.
78
3.4 FASE 2 : Identify the Knowledge Management System
3.4.1 Five phases knowledge development
• Fase 1 : Knowledge Sourcing
What is Lonsum known
(Current Knowledge)
What needs Lonsum known
(Future Knowledge)
Budget Planning
Land Clearing
Field Planting
Harvesting
Crop Protection
Inventory Management
Research and development
crop
Sales Opportunity and Growth
Delivery Monitoring
Land Planning
Crisis Management
Health and Safety Environment
Tabel 3.1Knowledge Sourcing KMS Lonsum
What Lonsum known
Budget Planning
Budget planning merupakanpengetahuan tentang bagaimana suat u budget
: budget direncanakan, misalnya di Lonsum budget yang direncanakan
meliputi budget produksi, budget infrastruktur misalnya budget untuk IT,
budget unt uk pembelian lahan, dan budget untuk customer relationship
management.
Land Clearing
Land clearing merupakan pengetahuan yang berisi tentang prosedur
ataupun tata cara pembebasan dan pem bersihan lahan yang akan
79
dipergunakan untuk melakukan penanaman tanaman seperti kelapa
sawit,teh, kakao, dan karet.
Field Planting
Field planting adalah ilmu pengetahuan yang menjelaskan tata cara unt uk
penanaman bibit kelapa sawit, karet dan kokoa sesuai dengan cara
penanaman yang tepat agar agar efisien dan hasil produksinya baik.
Harvesting
Harvesting merupakan ilmu yang penting bagi perusahaan Lonsum
karena pada bagian harvesting di jelaskan bagaimana cara unt uk
memanen, waktu panen yang tepat, dan bagaimana agar hasil panen dapat
berkualitas dan memenuhi standar unt uk di jual.
Crop Protection
Crop protection adalah ilmu mengenai tata cara perlindungan baik
terhadap bibit, tanaman, pohon maupun hasil produksi dari perkebunan,
hal ini sangat penting untuk agar dapat memperkecil resiko kerusakan
tanaman oleh cuaca dan hama atau hewan.
Inventory Management
Pengetahuan tentang prosedur yang tepat untuk mengat ur persediaan
bahan mentah, dan barang setengah jadi terutama produk dari lonsum
yaitu hasil panen dari perkebunan agar persediaan dapat sesuai dengan
kebut uhan, tidak terjadi kelebihan stok maupun kekurangan karena hal ini
dapat menimbulkan biaya yang besar sehingga hasilnya kurang efisien.
80
What need Lonsum known
Research and development crop
Ilmu serta usaha mengenai penelitian dan pengembangan dari bibit atau
tanaman agar tercipta sebuah bibit atau tanaman baru yang unggul
sehingga hasil panennya lebih baik dari hasil panen lainnya.
Sum ber knowledge : Pakar bibit dan tanaman
Sales Opportunity and Growth
Pengetahuan tentang penjualan produk terutama produk perkebunan
bagaimana cara mencari dan memperluas penjualan agar dapat terus
tumbuh dan berkembang sehingga dapat menghasilkan profit kepada
perusahaan.
Sum ber knowledge : manager,karyawan senior
Delivery Monitoring
Suatu tata cara ataupun prosedur yang harus dilakukan mengenai
pengawasan terhadap hasil panen dari perkebunan ke tempat pengolahan
sampai produk dijual kepada konsumen.
Sum ber knowledge : pengalaman, manager, karyawan senior
Land Planning
Land planning adalah pengetahuan tentang perencanaan mengenai lahan
yang akan dipergunakan sebagai tempat penanaman bibit, perencanaan
serta pengaturan unt uk mengidentifikasi harga dan spesifikasi dari lahan
yang akan di beli perusahaan.
Sum ber knowledge : pakar tanah, manager
81
Crisis Management
Manajemen krisis perlu disiapkan oleh perusahaan Lonsum karena
merupakan suat u ilmu tentang manajemen dan pengaturan yang harus
dilakukan apabila terjadi krisis yang dapat mempengaruhi kualitas
tanaman atau bahkan terjadi sesuat u yang menghasilkan kondisi dimana
tanaman di perkebunan mengakami krisis.
Sum ber knowledge : pengalaman, manager
Health and Safety Environment
Ilmu tentangkesehatan dan keamanan lingkungan terutama lingkungan
pertanian dan perkebunan agar lingkungan produksi menjadi lebih
kondusif dan menjadi lebih efektif.
Sum ber knowledge : pakar kesehatan lingkungan hidup, manager.
Perusahaan Lonsummencari sumber knowledge dari berbagai sumber
diantaranyasebagaiberikut :
1. Experience : Pengalaman – pengalaman yang sudahdidapatkan oleh
individumaupun perusahaan dari berbagai peristiwa.
2. Advice : Suatu saran, masukan, nasihat yang diterima oleh individu
maupun perusahaan dari berbagai sum ber.
3. Learning : Pem belajaran yang dilakukan oleh individu maupun
perusahaan yang hasilnya akan di bagikan kepada seluruh karyawan.
4. Errors: Kesalahan – kesalahan yang telah dilakukan pada masa
lampauyang dapat dijadikan suat u peringatan agar tidak terulang kembali.
82
5. External sources: Sum ber – sum ber dari pihak luar yang digunakan
sebagai sumber knowledge perusahaan.
• Knowledge Abstraction
Setelah mengidentifikasi knowledge dari berbagai sumber yang dapat
dipertanggungjawabkan, knowledge akan diidentifikasi untuk dipilah, yan g
mana knowledge yang bersifat pribadi(private), umum, dan layak untuk
dibagikan atau tidak. Berdasarkan visi dan misi Lonsum maka pengetahuan
yg dibut uhkan tidak ada yg tidak berhasil melewati fase tahap knowledge
abstraction.
• Knowledge Conversion
Knowledge yang dipilah – pilah berdasarkankan jenisnyaselanjutnyaakan
dikonversikan agar mudah dibagikan pada PT. PP London Sumatra
Indonesia Tbk yang akan menerapkan knowledge management.Knowledge
akan dibuat dalam bentuk artikel yang dinamakan fit ur publishing page yan g
ada dalam website knowledge management.
Jenis Knowledge Bent uk Knowledge
Land Planning
Research and development crop
Sales Opportunity and Growth
Standard Operational Procedure
Delivery Monitoring
Health and Safety Environment
Policy
Crisis management Discussion board(FAQ)
Tabel 3.2Knowledge ConversionKMSLonsum
83
• Knowledge Diffusion
Pada tahap ini akan diidentifikasi siapa saja yang terlibat dalam penerapan
knowledge management, dalam Lonsum yang terlibat adalah seluruh
karyawan unt uk membuat knowledge, membaca knowledge, dan moderator
yang bertanggung jawab dalam menyaring, mengedit dan menyebarkan
konten ke seluruh karyawan.
Research and development
crop
Dibuat oleh head of procurement and logistic
Didistribusikan kepada tim procurement and
logistic
Sales Opportunity and
Growth
Dibuat oleh managing director sales
Didistribusikan kepada tim sales dan special
project and joint venture
Delivery Monitoring
Dibuat oleh managing director human resource
and general service
Didistribusikan kepada tim operation,tim general
services dan tim security.
Land Planning
Dibuat oleh corporate secretary and head of legal
affairs
Didistribusikan kepada tim dari corporate
secretary and Legal affairs dan tim sales
Crisis Management
Dibuat oleh head of internal audit and risk
management
84
Dan diditribusikan kepada seluruh karyawan
khususnya tim risk management dan operation
Health and Safety
Environment
Dibuat oleh managing director operations
Didistribusikan kepada tim operation.
Tabel 3.3Knowledge Diffusion KMS Lonsum
• Knowledge Development and Refinement
Karyawan menuliskan knowledge tersebut ke dalam bentuk sebuah artikel.
Artikel tersebut masih berbentuk draft dan akan dikirimkan melalu e-mail
kepada administrator portal. Administrator akan memberikan draft tersebut
kepada moderator untuk diseleksi dan dikoreksi agar knowledge yang sampai
ke portal menjadi baik dari segi penulisan dan berbobot dalam isinya serta
dapat dipertanggungjawabkan. Jika suat u hari terdapat penam bahan konten
maupun perubahan konten yang dianggap perlu karena alasan yang benar,
knowledge yang telah dituliskan ke dalam artikel tadi dapat diedit dengan
fitur yang telah tersedia dalam situs portal Lonsum.
85
3.5 FASE 3 : Clarify the custom specification
3.5.1 Komponen Knowledge Management System
Purpose Technical Component Typical Activities
Business
Process
Management
• Memungkinkan
akses ke dalam
business knowledge
di dalam
perusahaan.
• Sistem pada
perusahaan yang
menghubungkan
kebijakan-kebijakan
pada akses
knowledge.
• Organisational Process
• Organisational Records
• Contributor Knowledge
• Related Knowledge
System
• Policies, Access,
Procedures
• Decision Making
• Discussion Boards
• Corporate
Communication
Content
Management
• Memastikan
sumber knowledge
yang berharga
memilikin
pengindexan, dapat
diperbaiki, tersusun
secara logic, serta
aman dan
terlindungi.
• Metadata
• Indexes
• Quality Control
• Document Management
• Libraries
• Content Query
• Knowledge Repository
• Site Column & Site
Content
Web Content
Management
• Menyediakan
platform yang
aman dan dapat
diakses bagi
Knowledge
Management
System
• Server Management
• File Sharing
• Portal Development
• Browser Management
• User Identification
• Security
• System Upgrade
• Portal
• Browser
• Human-Computer
Interface
• System Integration
• CMS
• Sharepoint Designer
2010
86
Knowledge
Application
Management
• Membantu user
sebagai media
pembuatan
knowledge dan
memberikan fitur
workflow
management.
• Memberikan akses
tools dan service
khusus yang
dibutuhkan
• Desktop Package • Spesialised Tools
• Windows Sharepoint
Server 2010
Tabel 3.4Komponen KMS
(Sumber: Debowski, 2006, 144)
3.5.2 Functional Specification
3.5.2.1 Requirement
Top Hits, adalah daftar dari topic-topik dan informasi yang di urutkan
berdasarnya frekuensi hit(klik) dari user, topic yg paling sering dibaca (di
klick) akan ditampilkan paling atas.
Last update topic, berisikan informasi, SOP&Policy yang terakhir di
upload. Tampilan unt uk menu ini hampir serupa dengan top hits dan yang
membedakan adalah pada recent update-nya karena informasi di ranking
berdasarkan tanggal upload (yang terakhir upload akan tampil paling atas).
Display synopsis, sinopsis artikel diharapkan akan tampil apabila mouse
over pada suatu judul artikel.
Upload file and picture, fasilitas untuk upload gambar dan file pada saat
penambahan artikel baru.
87
Quiz, Quis dapat berupa teka-teki atau pertanyaan seputar perusahaan.
Pemberian quiz diperkirakan dapat menarik user unt uk mengakses portal
karena quiz ini juga nantinya akan memberikan reward untuk pemenangnya.
Forum, fasilitas forum disini dapat digunakan karyawan untuk membahas
atau mendiskusikan suatu topic.
3.5.2.2 Analisis Web
Dalam merancang dan membangun aplikasi, developer akan
menggunakan perangkat yang sudah disebutkan diatas yait u: Microsoft Visual
Studio 2010, SharePoint Designer 2010 dan fit ur ECM (Enterprise Content
Management) dari SharePoint Server. Berikut adalah penjelasan dari beberapa
fitur dari yang akan digunakan:
1. Feature Web Analytics Reportpada SharePoint 2010 dapat digunakan karena
secara default telah memiliki:
a. Traffic Report, dapat menampilkan number of page views, top
visitors, top browser, top destinations,dll.
b. Search Report, dapat menampilkan top queries, popular search
keywords,dll.
c. Inventory Report, dapat menampilkan top site languages,how many
sites exist,dll.
2. Dengan kombinasi Visual Studio 2010 dan SharePoint Designer 2010,
developer dapat membangun page sesuai dengan keinginan termasuk men-
settinghovertext atau bahkan membuat form untuk inputan pict ure dan file.
88
Dari penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa sem ua requirement
dapat diselesaikan sesuai dengan keinginan. Penjelasan lebih lanjut adalah
sebagai berikut:
Top Hits dikerjakan dengan menggunakan Web Analytics Report.
Last Update dikerjakan dengan menggunakan Web Analytics Report.
Display synopsis dikerjakan dengan menggunakan fitur dari ECM.
Upload file and picture dikerjakan dengan menggunakan Visual St udio
2010 dan SharePoint Designer 2010.
Quiz dikerjakan dengan menggunakan SharePoint Designer 2010
Forum sudah ada dalam bagian web part pada SharePoint server 2010.