58  

BAB 3

ANALISIS KEBUTUHAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM

PERUSAHAAN

3.1 Fase Analisis, Perancangan dan Implementasi KMS

Berikut adalah ilustrasi penggunaan metodologi dalam pengembangan KMS

pada Lonsum yang melaluibeberapafase :

Phase 1 :

Justify the need

for KMS

Phase 2 :

Identify the

Knowledge

Management

System

REQ UEST FO R INFO RMATIO N

59  

Phase 3 :

Clarify the

custom

spesification

Komponen Knowledge Management Systen

Functional Specificatioan

Teknologi

• Server

Hardware Processor : Intel i7

RAM : 8 GB

Software

Windows Sharepoint Server 2010

Microsoft Office Sharepoint Designer 2010

SQL Server 2008 R2

Windows Server 2008 R2

Internet Explorer sebagai browser wajib

• Client

Hardware Processor : Intel Core 2 Duo

RAM : 2 GB

Software Windows 7

Microsoft Office Sharepoint Designer 2010 (untuk

komputer admin)

Internet Explorer sebagai browser wajib

REQ UEST FO R PRO POSAL

60  

Phase 4 :

System

Selection

Phase 5 :

Pilot St udy

• Train users

Agar user dapat menggunakan KMS dengan baik, diperlukan

strategi trainning bagi user.

• Helpdesk support

User dapat menanyakan langsung KMS kepada administrator

portal di kantor baik percakapan secara langsung, via e-mail

ataupun menulis dalam discussion board yang ada di dalam

portal Knowledge Management

• User Manuals

Membuat User Manuals yang akan diumumkan di portal

Knowledge, setiap user dapat men-download dengan bebas

User Manual tersebut.

Phase 6 :

Full

Implementation

• Strategi Implementasi

Strategi yang dipilih merupakan Paralel Strategy

Gambar 3.1 Planning and implementing a new KMS

(Sumber: Debowski, 2006, 152)

61  

3.2 Latar Belakang Perusahaan

3.2.1 Sejarah Perusahaan

Perusahaan Lonsum berawal pada tahun 1906 dengan namaHarrisons &

Crossfield Plc (H&C), sebuah perusahaan perkebunan dan perdagangan yang

berlokasi di London, Inggris. Pada awalnya perusahaan ini mengelola berbagai

usaha antara lain :

1. Industri dan bahan kimia

2. Perkebunan

3. Perdagangan umum internasional

Seluruh usaha tersebut tersebar di seluruh dunia, tetapi unt uk Indonesia

perusahaan ini hanya bergerak di bidang perkebunan. Perkebunan Harrisons &

Crossfield Plc (H&C) pada mulanya merupakan bekas hak konsensi berdasarkan

perjanian antara Zelf B Elstuut dengan beberapa perusahaan Rubber Company

Ltd, yang disahkan residen Sum atera Timur.

Untuk memperluas usahanya, perusahaan bergabung dengan perkebunan

yang berada di Sum atera Utara, hingga akhirnya berganti nama menjadi PT PP

London Sumatra pada tahun 1962 dengan akte notaris Raden Kadiman , pada 18

September 1962 dan akte pembaharuan pada 9 September 1963 no. 2 dengan

status Hak Guna Usaha (HGU). Pada masa konfrontasi dengan negara Malaysia,

terjadi konflik antara pemerintah Inggris dengan Indonesia yang menyebabkan

kaum buruh perkebunan dan pemerintah Republik Indonesia berinisiatif

mengambil alih kepengurusan perusahaan untuk meneruskan aktivitas yang

mengalami kendala.

62  

Selanjutnya pada tahun 1964 kepengurusan ini diserahkan kepada badan

pengawas pemerintah daerah. Tetapi dalam tahun tersebut terjadi lagi perubahan

berdasarkan ketetapan Presiden No.6 Tahun 1064 diadakan perjanjian ini m ulai

berlaku tanggal 20 Maret 1968. Isi perjanjian tersebut adalah :

1. Pengam bilan hak milik kepada Harrison dan Crosfield Ltd di Sum atera

2. Kerjasama di bidang perkebunan karet, kelapa sawit, proyek pertanian

Perjanjian tersebut diaksanakan dengan berdasarkan kepada :

1. Instruksi Presidium Kabinet No.28/ U/ IN/ 12/ 1966, tanggal 12 Desember

1966 dan semua peraturan lain yang berhubungan dengan pengendalian

perusahaan-perusahaan asing

2. Undang- undang No. 1 Tahun 1967 mengenai Penanaman Modal Asing

Indonesia.

Anggaran Dasarperseroan mengalami beberapa kali perubahan. Perubahan

terakhir terjadi pada tanggal 25 Juli 1967, sehubungan dengan perubahan

Menteri Kehakiman Republik Indonesia dengan surat keputusan No.C2- 6275.

HT.01.04 tahun 1997. Sehubungan dengan perubahan Anggaran Dasar Perseroan

sebagaimana diat ur oleh Undang- undang No.1/ 1995, perubahannama

perusahaan menjadi PT.PP. London Sumatera Indonesia Tbk. Serta perubahan

tempat kedudukan perusahaan menjadi di Jakarta.

63  

Gambar 3.2 Sejarah dari Lonsum

(Sumber : www.londonsumatra.com)

64  

3.2.2 Alamat Perusahaan

Saat ini kantor pusat Lonsum berlokasi di PRUDENTIAL

TO WER 15th&18th floor Jl. Jend. Sudirman Kav. 79 Jakarta 12920, Indonesia.

Telepon (62-21) 5795 7718, Faximile (62-21) 5795 7719.

3.3 FASE 1 : Justify the need for KMS

3.3.1 Gathering Corporate Information

3.3.1.1 Bidang Bisnis Perusahaan

Perusahaan Lonsumbergerak dalam tiga (3) cakupan besar area bisnis, yait u

perkebunan, pabrik, serta penelitian dan pengembangan.

1. Perkebunan

PT PP London Sumatra Indonesia T bk memiliki 38 perkebunan inti dan 14

perkebunan plasma yang tersebar di wilayah Indonesia diantaranya

Sumatera, Jawa, Kalimantan dan Sulawesi namun perkebunan terbesar tetap

berada di Sumatera. Pengelolaan kebun dilakukan dengan menerapkan

kemajuan penelitian dan pengembangan, keahlian di bidang agro-manajemen

dan tenaga kerja yang terampil serta profesional. Bidang bisnis PT PP

London Sumatra Indonesia Tbk mencakup perm uliaan tanaman, penanaman,

pemanenan,pengolahan, pemrosesan dan penjualan produk-produk kelapa

sawit, karet, kakao dan teh.

Berikut berbagai lokasi pabrik Lonsum :

Sumatera Utara

1. Turangi Oil Mill (TOM) dengan kapasitas 50 ton/jam

2. Bagerpang POM (Palm Oil Mill) dengan kapasitas 45 ton/jam

65  

3. Dolok Palm Oil Mill dengan kapasitas 30 ton/jam

4. Gunung Melayu POM dengan kapasitas 30 ton/jam

5. Sei Rum bia, komoditi karet

Sumatera Selatan

1. Sei Lakitan POM dengan kapasitas 60 ton/jam

2. Belani Elok POM dengan kapasitas 60 ton/jam

3. Artha Kencana POM dengan kapasitas 15 ton/jam

4. Tirta Agung POM dengan kapasitas 45 km/jam

5. Gunung Bais POM dengan kapasitas 40 km/jam

6. Terawas POM dengan kapasitas 20 ton/jam

7. Makp Crumb Rubber, komoditi karet

8. Cengal Crumb Rubber, komoditi karet

Luar Sumatera

1. Kertasari, Jawa Barat, komoditi teh

2. Trebalasa, Jawa Timur, komoditi teh dan cokelat

3. Palangisang, Sulawesi Selatan, komoditi karet

2. Pabrik

Perseroan saat ini yang dimiliki oleh PT PP London Sumatra Indonesia Tbk

berjumlah 21 pabrikyang sudah beroperasi di Sumatera, Jawa, dan Sulawesi.

Dalam dunia industri perkebunan Lonsum dikenal sebagai produsen bibit

kelapa sawit dan kakao yang berkualits baik. Bisnis berteknologi canggih

tersebt adalah kunci utama pertumbuhan perseroan.

66  

3. Penelitian dan Pengembangan

Pada bidang bisnis Penelitian dan Pengembangan yang dilaukan oleh PT PP

London Sumatra Indonesia Tbk adalah penjualan bibit kelapa sawit yang

sebelunya telah diteliti oleh Sumatra Bioscence Lonsum yang didukung oleh

staff ahli pemuliaan yang professional dan berpengalaman.

3.3.1.2 Visi, Misi, dan Nilai Perusahaan

Visi dari PT. PP London Sumatra Indonesia T bk adalah : “To add value for

stakeholders in agribusiness” yang berarti menambah nilai bagi para

stakeholdersyang bergerak dalam bidang agribisnis.

Adapun misi dari PT. PP London Sumatra Indonesia T bk yait u : “To be the

leading 3C (Crops, Cost, Condotion) and research driven sustainable

agribusiness” yang berarti menjadi perusahaan agribisnis terkem uka yang

berkelanjutan dalam hal tanaman, biaya, lingkungan (3C) yang berbasis

penelitian dan perkem bangan.

Berikut adalah nilai-nilai yang tertanam di dalam PT. PP London Sumatra

Indonesia Tbk :

1. Integrity (integritas). Mampu bertindak jujur dan bertanggng jawab

terhadap segala sesuat u.

2. Teamwork (kerja sama). Adanya sikap saling menghormati dan peduli

antar karyawan.

3. Excellence (unggul). Mampu menerapkan pola kedisilinan dan bersedia

untuk melakukan perbaikan secara terus menerus.

67  

Board  of  Commisioner

President Director

Head  of  Government and  Community Relations

Corporate Secretary and  Head  of  Legal 

affairs

Head  of  Corporate Communications

Head  of  Investor Relations

Managing Director 

Operations

Managing Director Finance

Head  of  TreasuryHead  of  Project Management 

Off ice

Head  of  Information  System & 

Business Process

Head  of  Accounting and  

Task

Head  of  Procurement and  

Logistic

Co‐Head  of  Procurement and  

Logistic

Managing Director Human  Resource and  General Service

Head  of  Human  Resources

Head  of  General Service

Head  of  Security

Head  of  Internal Audit and  Risk Management

Managing Director Sales

Head  of  SalesHead  of  Special 

Project and  Joint Venture

3.3.2 Struktur Organisasi Perusahaan

Gambar 3.3Struktur OrganisasiLonsum

(Sumber : www.londonsumatra.com)

68  

3.3.3 Deskripsi Tugas, Fungsi dan Tanggung Jawab

1. Dewan Komisaris ( Board of Commissioner )

Dewan Komisaris merupakan posisi tertinggi dalam stuktur organisasi di

PT. PP London Sumatra Indonesia T bk. Wewenang dan tanggung jawab dari

Dewan komisaris adalah sebagai berikut:

o Mengawasi pekerjaan direksi.

o Berhak memeriksa dokumen kantor, gedung dan kekayaan

perusahaan.

o Meminta berbagai keterangan dari direksi yang berkenaan dengan

kepentingan perusahaan.

o Berhak atas beban perusahaan serta meminta bantuan ahli unt uk

melakukan pemeriksaan.

o Mempertimbangkan serta memutuskan laporan tahunan dan program

kerjatahunan yang diajukan Presiden Direkt ur.

o Menyetujui kebijaksanaan Presiden Direktur dalam penggunaan

kekayaan menurut cara pandang yang baik.

2. Presiden Direktur

Presiden Direkt ur adalah pimpinan tertinggi yang berkuasa penuh

terhadap perusahaan dengan berkewajiban mengawasi pekerjaan pada

direktur. Wewenang dan tanggungjawab dari Presiden Direktur adalah

sebagai berikut:

o Membuat kebijaksanaan yang diperlukan dalam pelaksanaan.

o Mengat ur strategi agar pelaksanaan operasi perusahaan dapat berjalan

dengan lancar.

69  

o Merencanakan dan mengendalikan kebijaksanaan keuangan yang

telah dibuat oleh bagian keuangan termasuk menyet ujui anggaran

belanja dan biaya perusahaan.

o Seluruh strategi dan kebijaksanaan dipertanggungjawabkan kepada

Dewan Komisaris.

3. Head of Goverment and Community Relations.

Wewenang dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut:

o Bertanggung jawab kepada Presiden Direkt ur.

o Memimpin dan mengelola Government dan Community Relations.

o Membuat kebijakan perusahaan mengenai Government dan

CommunityRelations.

o Membina hubungan antara perusahaan dan masyarakat atau

Pemerintah, dengan melaksanakan kegiatan-kegiatan yang memberi

manfaat bagi masyarakat yang ada di sekitar perusahaan.

o Membawahi Community Relations Manager and Government

Relations Manager.

4. Coorporate Secretary and Head of Legal affairs

Wewenang dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut:

o Bertanggung jawab kepada President Direktur.

o Berperan sebagai Sekretaris Perusahaan.

o Menangani masalah hukum yang ada diperusahaan

o Memimpin dan mengelola pelaksanaan dan administrasi perijinan

serta dokumentasi.

o Membawahi Legal Affair Manager

70  

5. Head of Coorporate Communications

Wewenang dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut :

o Bertanggung jawab kepada President direktur.

o Memimpin dan mengelola aktifitas Coorporate Communication

termasuk:

a. Mengkonsolidasi informasi tentang aktifitas perusahaan

b. Menyediakan media komunikasi internal dan eksternal

c. Membina hubungan dengan wartawan

Membawahi Internal Communications Manager dan External

CommunicationManager.

6. Head of Investor Relations

a. Menyiapkan informasi untuk para investor/calon investor.

b. Menjalin dan menjaga hubungan baik dengan investor dengan

memperluas jaringan kom unikasi lewat berperan aktif di lembaga

investasi, pasar bursa, dan perusahaan sekuritas atau BAPEPAM.

c. Mengkoordinasi pertemuan BOD dengan investor.

d. Menjadi pendamping bagi investor yang berminat melihat secara

langsung, serta berkoordinasi dengan bagian-bagian terkait.

e. Mengidentifikasi isu-isu internal yang dapat memepengaruhi citra

perusahaan dimata investor dan mencari penyelesaiannya dengan

berkoordinasi dengan pihak tersebut.

7. Head of Internal Audit and Risk Management

a. Bertanggung jawab kepada Presiden Direkt ur.

71  

b. Memimpin dan mengelola kegiatan Internal Audit dan Risk Management.

c. Membuat kebijakan Risk Management.

d. Membuat Audit dan Menyiapkan laporan Audit.

e. Memastikan perusahaan telah memiliki dan menjalankan semua standar

yang diperlukan.

f. Membawahi Internal Audit Manager dan Risk Management Manager.

8. Head of Human Resources

a. Bertanggung jawab kepada Managing Director HR (Human Resources)

dan GS (General Services).

b. Memimpin dan mengelola aktifitas pengem bangan dan pengelola SDM

gunamendukung pencapaian bisnis.

c. Mengem bangkan strategi dan sistem pengem bangan SDM serta

mengelola pelaksanaannya.

d. Membawahi HR Service Manager dan HR Planning dan Recrutment

Manager.

9. Head of general Services

a. Bertanggung jawab kepada Managing Director HR dan GS.

b. Memimpin, mengelola dan mengkoordinasi keseluruhan aktifitas yang

berhubungan dengan layanan umum, kesehatan dan keamanan kerja.

c. Menyediakan sarana pendukung yang memadai dan menunjang

kelancaranoperasi perusahaan.

d. Membawahi Support Facilities Manager, Head and Safety Manager dan

GSAdministration Staff.

72  

10. Head of Security

a. Bertanggung jawab kepada Managing dan Director HR dan GS.

b. Memimpin dan mengelola aktifitas yang berhubungan dengan keamanan

untuk melindungi fasilitas dan kegiatan perusahaan.

c. Memantau pelaksanaan sistem dan prosedur keamanan di seluruh

wilayah.

d. Berkoordinasi dengan pihak-pihak eksternal terkait mengenai masalah

keamanan (misalnya Polda, dll) untuk melindungi fasilitas dan kegiatan

perusahaan.

e. Membawahi semua regional Security Manager dan Security Coordinator.

11. Head of Treasury

a. Bertanggung jawab kepada ManagingDirector Finance.

b. Memimpin dan mengelola dana ( penerimaan, penempatan dan

pengeluaran ) perusahaan terselenggara dengan baik.

c. Membawahi Financial Institution Relations Manager, Cash Management

dan Payment Manager, Pension Fund Supervisor dan Plasma Financing

serta Administrasi Manager.

12. Head of Accounting and Tax

a. Bertanggung jawab kepada Managing Director Finance.

b. Memimpin, mengelola dan mengkoordinasi seluruh aktifitas akuntansi

danpajak perusahaan agar selalu berjalan sesuai dengan kebijakan

perusahaan.

c. Melakukan semua koordinasi dengan semua regional Finance Manager

untukpelaksanaan pencatatan akuntansi dimasing-masing wilayah.

73  

d. Membawahi Recording and Consolidation Manager, Tax Planning and

Administration Manager, Statutory Reporting Manager and Fixed Asset

Manager.

13. Head of Procurement and Logistic

a. Bertanggung jawab kepada Managing Director Finance.

b. Memimpin, mengelola dan mengkoordinasi seluruh kegiatan pengadaan,

penyimpanan dan distribusi barang agar dapat mendukung kegiatan bisnis

perusahaan secara optimal.

c. Membawahi Logistic Procurement Administration Manager, Estate and

Planting Proucurement Manager. Direct material dan General

SuppliesProcurement Manager, Instratructure and Non Planting

Pricyrenebt Manager, Logistic Center Manager.

14. Co-Head of Procurement and Logistic

a. Bertanggung jawab terhadap Head of Procurement & Logistic.

b. Membantu Head of Procurement&Logistic untuk mengelola dan

mengkoordinasi kegiatan pengadaan barang

15. Head of Project Management Office

a. Bertanggung jawab terhadap Manager Director Finance.

b. Memimpin, perkembangan proyek-proyek yang sedang berjalan.

mengelola dan mengkoordinasi

c. Melaporkan proyek-proyek yang sedang berjalan.

16. Head of Information System & Bussines Process

a. Bertanggung jawab terhadap Manager Director Finance.

74  

b. Memimpin, mengelola dan mengkoordinasi seluruh kegiatan sistem

informasi perusahaan agar dapat mendukung seluruh kegiatan perusahaan

secara optimal.

c. Memahami Management Information System & Application Support

Manager,IT Quality Manager, Infrastructure, Communication & Data

Center Operation Manager, Bussines Process dan System Prosedur

Manager.

3.3.4 Define KM Information

3.3.4.1 Budaya Perusahaan

PT PP London Sumatra Indonesia Tbk adalah perusahaan menjunjung tinggi

budaya standar tata kelola perusahaan yang baik dan mewujudkan komitmennya

selama beberapa tahun terakhir melalui kepatuhannya dengan kerangka peraturan

internal dan eksternal yang bertujuan memperkuat keterbukaan, akuntabilitas,

pertanggungjawaban, kewajaran dan kemandirian. Sebagai contoh, yait u

penggunaan principlesdan criteria yang mencakup berbagai aspek operasional

yang terdapat pada PT PP London Sumatra Indonesia Tbk.

Lonsum juga mengembangkan serangkaian pedoman kebijakan yang

komprehensif, SOP dan pedoman pelaksanaan yang mencakup seluruh bidang

operasionalnya. Pedoman tersebut berisi uraian prosedur yang terkait dengan

audit internal, manajemen resiko, sumber daya manusia, akuntansi dan keuangan,

penjualan, pengadaan, keamanan dan manajemen lingkungan.

Dari uraian diatas dapat dilihat bahwa budaya berbagi dan pendokumentasian

informasi dan pedoman merupakan hal yang telah diterapkan didalam PT PP

75  

London Sumatra Indonesia Tbk. Diskusi yang intens juga sering dilakukan

apabila terjadi masalah yang agak sulit dan tidak terpikirkan pemecahan

masalahnya bila hanya dipikirkan sendirian.

Tiap karyawan pada PT PP London Sumatra Indonesia Tbk juga biasa unt uk

mempelajari hal yang baru. Niat unt uk belajar dari setiap karyawan yang ada di

perusahaan dapat dinilai cukup tinggi. Untuk staf-staf tertentu memang masih

agak kurang namun masih dapat didorong untuk mempelajari hal-hal diluar area

yang dikuasainya.

3.3.4.2 Kondisi Knowledge Management Perusahaan sekarang

Seperti yang telah dijabarkan pada bagian budaya perusahaan diatas, secara

keseluruhan keinginan belajar dari staf yang ada pada PT PP London Sumatra

Indonesia Tbk tergolong baik. Akan tetapi, bagaimana pengetahuan it u

didokumentasikan dan dikelola saati ini masih sangat kurang. Sebagai contoh

dalam hal manajemen pengetahuan terhadap proyek yang dikerjakan. Saat ini

setiap proyek yang sedang berjalan belum dikerjakan dengan metode terstrukt ur.

Artinya bahwa tidak ada dokumentasi yang akurat dan jelas mengenai tahap-

tahap pelaksanaan proyek tersebut. Setiap pengetahuan yang ada dalam proyek

yang ada selalu berada di dalam kepala orang yang menjalankan proyek tersebut

saja, sehingga apabila suat u saat orang it u mengundurkan diri dari perusahaan,

maka perusahaan akan menjadi kelimpungan dalam melanjutkan proyek tersebut

ke tangan orang yang baru.

Saat ini Lonsum hanya berfokus pada hasil jadi dari setiap apa yang

dikerjakan oleh karyawan yang ada didalam perusahaan, tanpa memperhitungkan

76  

pembelajaran yang diperoleh dari staf pada saat mereka terlibat di dalam

pengerjaan sebuah proyek, seprti perencanaan proyek atau hal teknikal lainnya.

Perusahaan Lonsum sebelumnya sudah memiliki situs portal yang memuat

berbagai profile dari setiap

karyawandantidakdapatdikategorikansebagaiKnowledge Management System ,

dengan kata lain belum tersedia teknologi yang mampu membantu perusahaan

dalam mengelola pengetahuan yang ada. Dokumen, pedoman dan SOP belum

tersusun dan di-publish dengan tepat yang mengakibatkan ketidaktahuan

karyawan terhadap sumber pengetahuan yang sesungguhnya telah tersedia.

3.3.4.3 Tujuan Pembangunan Knowledge Management System

Perusahaan Lonsum merupakan perusahaan yang berfokus pada

pemeliharaan dan pembaharuan pengetahuan dan teknologi secara berkelanjutan.

Dengan berusaha menyediakan fasilitas informasi kepada para karyawan secara

real-time agar terus menggali tacit knowledge yang ada pada karyawan sehingga

terciptanya suat u inovasi.

Tujuan dari pem bangunan knowledge management system ini adalah sebagai

berikut:

- Peningkatan asset pengetahuan

Sum berpengetahuan akan memberikan kem udahan kepada setiap karyawan

untuk memanfaatkannya, sehingga proses pemanfaatan pengetahuan di

lingkungan perusahaan akan meningkat, yang pada akhirnya proses

kreatifitas dan inovasi akan terdorong lebih luas dan setiap karyawan dapat

meningkatkan kompetensinya.

77  

- Budaya berbagi pengetahuan

Budaya saling berbagi pengetahuan informasi yang sudah ada akan lebih

terbentuk dengan baik lagi, menciptakan suasana adapatasi yang baik

dengan ada perubahan pada budaya sharing knowledge yang ada.

- Peningkatan produktifitas

Pengetahuan yang sudah ada dapat dipakai ulang unt uk proses atau produk

yang akan dikembangkan, sehingga produktifitas dari perusahaan akan

meningkat dan menam bah nilai keunggulan perusahaan Lonsum dengan

kompetitornya.

Untuk t ujuan KMS yang sejalan dengan visi dan misi perusahaan Lonsum

yaitu meningkatkan nilai perusahaan, menjadi perusahaan agribisnis yang

terkemuka dan unggul maka diperlukan pengembangan pengetahuan dari

masing-masing sumber daya yang ada. Semakin banyak tenaga ahli yang dimiliki

maka akan semakin cepat proses pemecahan masalah yang terjadi dan

pemahaman akan proses yang terjadi. Hal seperti ini dapat meningkatkan rasa

kepercayaan dan kredibilitas perusahaan dimata para customer perusahaan.

Perusahaan Lonsum dapat dinilai sebagai sebuah perusahaan yang dapat dinilai

sebagai sebuah perusahaan yang dapat unggul dalam bidangnya.

78  

3.4 FASE 2 : Identify the Knowledge Management System

3.4.1 Five phases knowledge development

• Fase 1 : Knowledge Sourcing

What is Lonsum known

(Current Knowledge)

What needs Lonsum known

(Future Knowledge)

Budget Planning

Land Clearing

Field Planting

Harvesting

Crop Protection

Inventory Management

Research and development

crop

Sales Opportunity and Growth

Delivery Monitoring

Land Planning

Crisis Management

Health and Safety Environment

Tabel 3.1Knowledge Sourcing KMS Lonsum

What Lonsum known

Budget Planning

Budget planning merupakanpengetahuan tentang bagaimana suat u budget

: budget direncanakan, misalnya di Lonsum budget yang direncanakan

meliputi budget produksi, budget infrastruktur misalnya budget untuk IT,

budget unt uk pembelian lahan, dan budget untuk customer relationship

management.

Land Clearing

Land clearing merupakan pengetahuan yang berisi tentang prosedur

ataupun tata cara pembebasan dan pem bersihan lahan yang akan

79  

dipergunakan untuk melakukan penanaman tanaman seperti kelapa

sawit,teh, kakao, dan karet.

Field Planting

Field planting adalah ilmu pengetahuan yang menjelaskan tata cara unt uk

penanaman bibit kelapa sawit, karet dan kokoa sesuai dengan cara

penanaman yang tepat agar agar efisien dan hasil produksinya baik.

Harvesting

Harvesting merupakan ilmu yang penting bagi perusahaan Lonsum

karena pada bagian harvesting di jelaskan bagaimana cara unt uk

memanen, waktu panen yang tepat, dan bagaimana agar hasil panen dapat

berkualitas dan memenuhi standar unt uk di jual.

Crop Protection

Crop protection adalah ilmu mengenai tata cara perlindungan baik

terhadap bibit, tanaman, pohon maupun hasil produksi dari perkebunan,

hal ini sangat penting untuk agar dapat memperkecil resiko kerusakan

tanaman oleh cuaca dan hama atau hewan.

Inventory Management

Pengetahuan tentang prosedur yang tepat untuk mengat ur persediaan

bahan mentah, dan barang setengah jadi terutama produk dari lonsum

yaitu hasil panen dari perkebunan agar persediaan dapat sesuai dengan

kebut uhan, tidak terjadi kelebihan stok maupun kekurangan karena hal ini

dapat menimbulkan biaya yang besar sehingga hasilnya kurang efisien.

80  

What need Lonsum known

Research and development crop

Ilmu serta usaha mengenai penelitian dan pengembangan dari bibit atau

tanaman agar tercipta sebuah bibit atau tanaman baru yang unggul

sehingga hasil panennya lebih baik dari hasil panen lainnya.

Sum ber knowledge : Pakar bibit dan tanaman

Sales Opportunity and Growth

Pengetahuan tentang penjualan produk terutama produk perkebunan

bagaimana cara mencari dan memperluas penjualan agar dapat terus

tumbuh dan berkembang sehingga dapat menghasilkan profit kepada

perusahaan.

Sum ber knowledge : manager,karyawan senior

Delivery Monitoring

Suatu tata cara ataupun prosedur yang harus dilakukan mengenai

pengawasan terhadap hasil panen dari perkebunan ke tempat pengolahan

sampai produk dijual kepada konsumen.

Sum ber knowledge : pengalaman, manager, karyawan senior

Land Planning

Land planning adalah pengetahuan tentang perencanaan mengenai lahan

yang akan dipergunakan sebagai tempat penanaman bibit, perencanaan

serta pengaturan unt uk mengidentifikasi harga dan spesifikasi dari lahan

yang akan di beli perusahaan.

Sum ber knowledge : pakar tanah, manager

81  

Crisis Management

Manajemen krisis perlu disiapkan oleh perusahaan Lonsum karena

merupakan suat u ilmu tentang manajemen dan pengaturan yang harus

dilakukan apabila terjadi krisis yang dapat mempengaruhi kualitas

tanaman atau bahkan terjadi sesuat u yang menghasilkan kondisi dimana

tanaman di perkebunan mengakami krisis.

Sum ber knowledge : pengalaman, manager

Health and Safety Environment

Ilmu tentangkesehatan dan keamanan lingkungan terutama lingkungan

pertanian dan perkebunan agar lingkungan produksi menjadi lebih

kondusif dan menjadi lebih efektif.

Sum ber knowledge : pakar kesehatan lingkungan hidup, manager.

Perusahaan Lonsummencari sumber knowledge dari berbagai sumber

diantaranyasebagaiberikut :

1. Experience : Pengalaman – pengalaman yang sudahdidapatkan oleh

individumaupun perusahaan dari berbagai peristiwa.

2. Advice : Suatu saran, masukan, nasihat yang diterima oleh individu

maupun perusahaan dari berbagai sum ber.

3. Learning : Pem belajaran yang dilakukan oleh individu maupun

perusahaan yang hasilnya akan di bagikan kepada seluruh karyawan.

4. Errors: Kesalahan – kesalahan yang telah dilakukan pada masa

lampauyang dapat dijadikan suat u peringatan agar tidak terulang kembali.

82  

5. External sources: Sum ber – sum ber dari pihak luar yang digunakan

sebagai sumber knowledge perusahaan.

• Knowledge Abstraction

Setelah mengidentifikasi knowledge dari berbagai sumber yang dapat

dipertanggungjawabkan, knowledge akan diidentifikasi untuk dipilah, yan g

mana knowledge yang bersifat pribadi(private), umum, dan layak untuk

dibagikan atau tidak. Berdasarkan visi dan misi Lonsum maka pengetahuan

yg dibut uhkan tidak ada yg tidak berhasil melewati fase tahap knowledge

abstraction.

• Knowledge Conversion

Knowledge yang dipilah – pilah berdasarkankan jenisnyaselanjutnyaakan

dikonversikan agar mudah dibagikan pada PT. PP London Sumatra

Indonesia Tbk yang akan menerapkan knowledge management.Knowledge

akan dibuat dalam bentuk artikel yang dinamakan fit ur publishing page yan g

ada dalam website knowledge management.

Jenis Knowledge Bent uk Knowledge

Land Planning

Research and development crop

Sales Opportunity and Growth

Standard Operational Procedure

Delivery Monitoring

Health and Safety Environment

Policy

Crisis management Discussion board(FAQ)

Tabel 3.2Knowledge ConversionKMSLonsum

83  

• Knowledge Diffusion

Pada tahap ini akan diidentifikasi siapa saja yang terlibat dalam penerapan

knowledge management, dalam Lonsum yang terlibat adalah seluruh

karyawan unt uk membuat knowledge, membaca knowledge, dan moderator

yang bertanggung jawab dalam menyaring, mengedit dan menyebarkan

konten ke seluruh karyawan.

Research and development

crop

Dibuat oleh head of procurement and logistic

Didistribusikan kepada tim procurement and

logistic

Sales Opportunity and

Growth

Dibuat oleh managing director sales

Didistribusikan kepada tim sales dan special

project and joint venture

Delivery Monitoring

Dibuat oleh managing director human resource

and general service

Didistribusikan kepada tim operation,tim general

services dan tim security.

Land Planning

Dibuat oleh corporate secretary and head of legal

affairs

Didistribusikan kepada tim dari corporate

secretary and Legal affairs dan tim sales

Crisis Management

Dibuat oleh head of internal audit and risk

management

84  

Dan diditribusikan kepada seluruh karyawan

khususnya tim risk management dan operation

Health and Safety

Environment

Dibuat oleh managing director operations

Didistribusikan kepada tim operation.

Tabel 3.3Knowledge Diffusion KMS Lonsum

• Knowledge Development and Refinement

Karyawan menuliskan knowledge tersebut ke dalam bentuk sebuah artikel.

Artikel tersebut masih berbentuk draft dan akan dikirimkan melalu e-mail

kepada administrator portal. Administrator akan memberikan draft tersebut

kepada moderator untuk diseleksi dan dikoreksi agar knowledge yang sampai

ke portal menjadi baik dari segi penulisan dan berbobot dalam isinya serta

dapat dipertanggungjawabkan. Jika suat u hari terdapat penam bahan konten

maupun perubahan konten yang dianggap perlu karena alasan yang benar,

knowledge yang telah dituliskan ke dalam artikel tadi dapat diedit dengan

fitur yang telah tersedia dalam situs portal Lonsum.

85  

3.5 FASE 3 : Clarify the custom specification

3.5.1 Komponen Knowledge Management System

Purpose Technical Component Typical Activities

Business

Process

Management

• Memungkinkan

akses ke dalam

business knowledge

di dalam

perusahaan.

• Sistem pada

perusahaan yang

menghubungkan

kebijakan-kebijakan

pada akses

knowledge.

• Organisational Process

• Organisational Records

• Contributor Knowledge

• Related Knowledge

System

• Policies, Access,

Procedures

• Decision Making

• Discussion Boards

• Corporate

Communication

Content

Management

• Memastikan

sumber knowledge

yang berharga

memilikin

pengindexan, dapat

diperbaiki, tersusun

secara logic, serta

aman dan

terlindungi.

• Metadata

• Indexes

• Quality Control

• Document Management

• Libraries

• Content Query

• Knowledge Repository

• Site Column & Site

Content

Web Content

Management

• Menyediakan

platform yang

aman dan dapat

diakses bagi

Knowledge

Management

System

• Server Management

• File Sharing

• Portal Development

• Browser Management

• User Identification

• Security

• System Upgrade

• Portal

• Browser

• Human-Computer

Interface

• System Integration

• CMS

• Sharepoint Designer

2010

86  

Knowledge

Application

Management

• Membantu user

sebagai media

pembuatan

knowledge dan

memberikan fitur

workflow

management.

• Memberikan akses

tools dan service

khusus yang

dibutuhkan

• Desktop Package • Spesialised Tools

• Windows Sharepoint

Server 2010

Tabel 3.4Komponen KMS

(Sumber: Debowski, 2006, 144)

3.5.2 Functional Specification

3.5.2.1 Requirement

Top Hits, adalah daftar dari topic-topik dan informasi yang di urutkan

berdasarnya frekuensi hit(klik) dari user, topic yg paling sering dibaca (di

klick) akan ditampilkan paling atas.

Last update topic, berisikan informasi, SOP&Policy yang terakhir di

upload. Tampilan unt uk menu ini hampir serupa dengan top hits dan yang

membedakan adalah pada recent update-nya karena informasi di ranking

berdasarkan tanggal upload (yang terakhir upload akan tampil paling atas).

Display synopsis, sinopsis artikel diharapkan akan tampil apabila mouse

over pada suatu judul artikel.

Upload file and picture, fasilitas untuk upload gambar dan file pada saat

penambahan artikel baru.

87  

Quiz, Quis dapat berupa teka-teki atau pertanyaan seputar perusahaan.

Pemberian quiz diperkirakan dapat menarik user unt uk mengakses portal

karena quiz ini juga nantinya akan memberikan reward untuk pemenangnya.

Forum, fasilitas forum disini dapat digunakan karyawan untuk membahas

atau mendiskusikan suatu topic.

3.5.2.2 Analisis Web

Dalam merancang dan membangun aplikasi, developer akan

menggunakan perangkat yang sudah disebutkan diatas yait u: Microsoft Visual

Studio 2010, SharePoint Designer 2010 dan fit ur ECM (Enterprise Content

Management) dari SharePoint Server. Berikut adalah penjelasan dari beberapa

fitur dari yang akan digunakan:

1. Feature Web Analytics Reportpada SharePoint 2010 dapat digunakan karena

secara default telah memiliki:

a. Traffic Report, dapat menampilkan number of page views, top

visitors, top browser, top destinations,dll.

b. Search Report, dapat menampilkan top queries, popular search

keywords,dll.

c. Inventory Report, dapat menampilkan top site languages,how many

sites exist,dll.

2. Dengan kombinasi Visual Studio 2010 dan SharePoint Designer 2010,

developer dapat membangun page sesuai dengan keinginan termasuk men-

settinghovertext atau bahkan membuat form untuk inputan pict ure dan file.

88  

Dari penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa sem ua requirement

dapat diselesaikan sesuai dengan keinginan. Penjelasan lebih lanjut adalah

sebagai berikut:

Top Hits dikerjakan dengan menggunakan Web Analytics Report.

Last Update dikerjakan dengan menggunakan Web Analytics Report.

Display synopsis dikerjakan dengan menggunakan fitur dari ECM.

Upload file and picture dikerjakan dengan menggunakan Visual St udio

2010 dan SharePoint Designer 2010.

Quiz dikerjakan dengan menggunakan SharePoint Designer 2010

Forum sudah ada dalam bagian web part pada SharePoint server 2010.