Post on 31-Jan-2021
AUDIT OPERASIONAL ATAS PENGELOLAAN SEDIAAN FARMASI
Studi Kasus di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Cakra Husada Klaten
SKRIPSI
Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat
Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi
Program Studi Akuntansi
Oleh:
Decha Cindy Fatika
NIM : 162114036
PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SANATA DHARMA
YOGYAKARTA
2020
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
i
AUDIT OPERASIONAL ATAS PENGELOLAAN SEDIAAN FARMASI
Studi Kasus di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Cakra Husada Klaten
SKRIPSI
Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat
Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi
Program Studi Akuntansi
Oleh:
Decha Cindy Fatika
NIM : 162114036
PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SANATA DHARMA
YOGYAKARTA
2020
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
iv
MOTTO DAN PERSEMBAHAN
“Thinking you’ll be fine is asking for luck and that kind of luck doesn’t happen,
just follow your heart then you won’t regret it”
(Ikjun, Lee from Hospital Playlist)
“Either get busy living, or get busy dying”
(Andy Dufresne from The Shawshank Redemption)
“Let’s live like a tree”
(Seungyoun, Cho)
“Let’s Reboot”
(One it)
“Nihilism”
(Hanbin, Kim)
“If there’s shadow there must be a light”
(Stray Kids from Mixtape #2)
Skripsi ini saya persembahkan untuk:
Papaku, Benedictus Kardimin Difi Rahadi
Mamaku, Sumarjilah
Kakakku, Prajnya Amalia Maharani
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
ix
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ............................................................................................ i
HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING ............................................... ii
HALAMAN PENGESAHAN ........................................................................... iii
HALAMAN PERSEMBAHAN ........................................................................ iv
HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS ...........................v
HALAMAN PERSETUJUAN KARYA TULIS ............................................. vi
HALAMAN KATA PENGANTAR ................................................................ vii
DAFTAR ISI ...................................................................................................... ix
DAFTAR TABEL ............................................................................................. xii
DAFTAR GAMBAR ....................................................................................... xiii
ABSTRAK ........................................................................................................ xiv
ABSTRACT .........................................................................................................xv
BAB I PENDAHULUAN ...........................................................................1
A. Latar Belakang ............................................................................. 1
B. Rumusan Masalah ........................................................................ 3
C. Batasan Masalah .......................................................................... 3
D. Tujuan Penelitian ......................................................................... 3
E. Manfaat Penelitian ....................................................................... 4
F. Sistematika Penulisan .................................................................. 4
BAB II KAJIAN PUSTAKA ......................................................................6
A. Pengauditan .................................................................................. 6
1. Pengertian Pengauditan ........................................................ 6
2. Jenis-jenis Audit ................................................................... 6
B. Audit Operasional ........................................................................ 7
1. Pengertian dan Ruang Lingkup Audit Operasional .............. 7
2. Tujuan Audit Operasional ..................................................... 8
3. Jenis Audit Operasional ........................................................ 9
4. Tahap-tahap Audit Operasional ............................................ 9
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
x
C. Efisiensi, Efektivitas, dan Ekonomisasi ..................................... 11
1. Pengertian Efisiensi ............................................................ 11
2. Pengertian Efektivitas ......................................................... 11
3. Pengertian Ekonomisasi ...................................................... 12
D. Sistem Pengendalian Internal .................................................... 12
1. Pengertian Pengendalian Internal ....................................... 12
2. Komponen Pengendalian Internal ....................................... 13
E. Persediaan .................................................................................. 15
1. Pengertian Persediaan ......................................................... 15
2. Jenis-jenis Persediaan ......................................................... 16
3. Metode Pencatatan Persediaan ........................................... 16
4. Metode Penilaian Persediaan .............................................. 17
F. Instalasi Farmasi ........................................................................ 18
1. Pengertian dan Fungsi Instalasi Farmasi ............................ 18
2. Pengelolaan Persediaan Obat Instalasi Farmasi ................. 19
BAB III METODE PENELITIAN .............................................................27
A. Jenis Penelitian .......................................................................... 27
B. Subjek dan Objek Penelitian ...................................................... 27
C. Tempat dan Waktu Penelitian .................................................... 28
D. Teknik Pengumpulan Data ........................................................ 28
E. Teknik Analisis Data ................................................................. 29
BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN .....................................35
A. Profil Instalasi Farmasi .............................................................. 35
B. Struktur Organisasi Instalasi Farmasi ........................................ 37
BAB V ANALISIS DAN PEMBAHASAN ...............................................39
A. Melakukan Audit Pendahuluan ..................................................39
B. Review dan Pengujian Pengendalian Manajemen ...................... 48
C. Audit Terinci .............................................................................. 51
D. Pelaporan ................................................................................... 77
BAB VI PENUTUP ......................................................................................95
A. Kesimpulan ................................................................................ 95
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
xi
B. Keterbatasan Penelitian ............................................................. 95
C. Saran .......................................................................................... 95
DAFTAR PUSTAKA ....................................................................................... 97
LAMPIRAN ....................................................................................................100
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
xii
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 1. Kriteria atas skor hasil persentase checklist pengendalian manajemen .. 32
Tabel 2. Perbandingan SOP dengan Kegiatan Pengelolaan Sediaan Farmasi ...... 33
Tabel 3. Kriteria atas skor hasil persentase checklist SOP.................................... 34
Tabel 4. Perbandingan SOP dengan kegiatan pemilihan sediaan farmasi ............ 52
Tabel 5. Perbandingan SOP yang ditetapkan dengan kegiatan perencanaan
kebutuhan sediaan farmasi .................................................................................... 54
Tabel 6. Perbandingan SOP dengan kegiatan pengadaan sediaan farmasi ........... 56
Tabel 7. Perbandingan SOP dengan kegiatan penerimaan sediaan farmasi .......... 58
Tabel 8. Perbandingan SOP dengan kegiatan penyimpanan sediaan farmasi ....... 59
Tabel 9. Perbandingan SOP dengan kegiatan pendistribusian sediaan farmasi .... 62
Tabel 10. Perbandingan SOP dengan kegiatan penarikan dan pemusnahan sediaan
farmasi ................................................................................................................... 64
Tabel 11. Perbandingan SOP dengan kegiatan pengendalian sediaan farmasi ..... 65
Tabel 12. Perbandingan SOP dengan kegiatan administrasi sediaan farmasi ....... 68
Tabel 13. Program Kerja Audit Pendahuluan ....................................................... 78
Tabel 14. Program Kerja Review dan Pengujian atas Sistem Pengendalian
Manajemen ............................................................................................................ 79
Tabel 15. Program Kerja Audit Lanjutan .............................................................. 84
Tabel 16. Daftar Temuan dan Rekomendasi ......................................................... 85
Tabel 17. Daftar Temuan yang Dihapus ............................................................... 88
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
xiii
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 1: Struktur Organisasi Instalasi Farmasi Rumah Sakit Cakra Husada .... 37
Gambar 2: Flowchart Pengelolaan Sediaan Farmasi Instalasi Farmasi Rumah
Sakit Cakra Husada ............................................................................................... 46
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
xiv
ABSTRAK
AUDIT OPERASIONAL ATAS PENGELOLAAN SEDIAAN FARMASI
(Studi Kasus di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Cakra Husada Klaten)
Decha Cindy Fatika
NIM: 162114036
Universitas Sanata Dharma
Yogyakarta
2020
Penelitian ini bertujuan untuk menilai efisiensi, efektivitas, dan ekonomisasi
atas pengelolaan sediaan farmasi pada Instalasi Farmasi Rumah Sakit Cakra Husada
Klaten dengan melakukan tahap audit operasional serta memberikan rekomendasi
perbaikan yang diperlukan sesuai hasil audit operasional atas pengelolaan sediaan
farmasi.
Jenis penelitian yang dilakukan adalah studi kasus dengan pendekatan
deskripstif komparatif yaitu membandingkan data yang diperoleh dari lapangan
dengan standar yang berkaitan sesuai dengan audit operasional. Teknik
pengumpulan data yang digunakan adalah observasi, wawancara, dokumentasi, dan
checklist.
Hasil penelitian ini sesuai dengan hasil audit operasional yang telah
dilakukan. Instalasi Farmasi Rumah Sakit Cakra Husada telah melakukan
pengelolaan sediaan farmasi secara efisiensi, efektif, dan ekonomis. Terdapat
beberapa kelemahan atas pengelolaan sediaan farmasi yang dilakukan, namun
instalasi farmasi dapat melakukan langkah perbaikan di masa yang akan datang.
Kata kunci: audit operasional, pengelolaan sediaan farmasi, efisiensi, efektivitas,
dan ekonomisasi.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
xv
ABSTRACT
OPERATIONAL AUDIT OF MANAGEMENT PHARMACY STOCKS
(Case study in the Pharmacy Department of Cakra Husada Hospital in Klaten)
Decha Cindy Fatika
NIM: 162114036
Universitas Sanata Dharma
Yogyakarta
2020
The purpose of this research is to review the efficiency, effectiveness, and
economy of management pharmacy stocks at Pharmacy Department of Cakra
Husada Hospital in Klaten by performing operational audit steps and to provide
recommendations for improvements according to the results of operational audits
on management pharmacy stock at pharmacy department
This type of research is a case study with a comparative descriptive
approach that compares data obtained from the field with standards related to
operational audits. Data collection techniques used were observation, interviews,
documentation, and checklists.
The results of this research are based on the results of operational audits
that have been performed. Pharmacy Department of Cakra Husada Hospital has
been managing pharmacy stocks with due regard to the efficiency, effectiveness,
and economy. There are some weaknesses in the management of pharmacy stocks
that are carried out, but pharmacy department can take the recommendations to
improve progress toward stated goals.
Keywords: operational audit, management of pharmacy stocks, efficiency,
effectiveness, and economy
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Salah satu bagian terpenting di rumah sakit adalah instalasi farmasi.
Instalasi farmasi adalah unit pelaksana fungsional yang menyelenggarakan
seluruh kegiatan pelayanan kefarmasian di rumah sakit (Permenkes Nomor
72 Tahun 2016). Pelayanan kefarmasian yang diberikan oleh instalasi
farmasi adalah menyediakan sediaan farmasi untuk pasien. Pengelolaan
sediaan farmasi di rumah sakit meliputi beberapa proses. Proses yang
dilakukan yaitu pemilihan, perencanaan kebutuhan, pengadaan,
penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pemusnahan dan penarikan,
pengendalian, serta administrasi (Permenkes Nomor 72 Tahun 2016).
Dalam penelitiannya, Safri (2015) menyebutkan bahwa pelayanan
yang diberikan oleh instalasi farmasi dinilai kurang memuaskan. Standar
Pelayanan Minimal Rumah Sakit yang ditetapkan untuk waktu tunggu obat
adalah maksimal 15 menit untuk obat non racikan dan 30 menit untuk obat
racikan, tanpa melihat jumlah item obat (Permenkes Nomor 58 Tahun
2014). Namun pada kenyataannya, pelayanan yang diberikan oleh instalasi
farmasi melebihi batas waktu yang ditentukan, karena pengelolaan
distribusi sediaan farmasi yang kurang baik.
Dalam Sistem Kesehatan Nasional (SKN) disebutkan bahwa
ketersediaan, pemerataan, serta jaminan mutu obat dan perbekalan
kesehatan secara terpadu harus selalu terjaga. Pada kenyataannya, instalasi
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
2
farmasi kerap mengalami kekosongan sediaan farmasi tertentu karena tidak
terdeteksinya sediaan yang hampir habis. Kekosongan sediaan farmasi
tertentu, terutama obat menyebabkan instalasi farmasi tidak dapat
memenuhi permintaan pasien.
Instalasi farmasi harus melakukan pengelolaan yang baik atas
sediaan farmasi, terutama dalam hal penyimpanan. Pengelolaan
penyimpanan sediaan farmasi menjadi penting karena berhubungan erat
dengan masalah kedaluwarsa. Pelayanan yang diberikan oleh instalasi
farmasi dianggap memiliki risiko yang tinggi karena berhubungan langsung
dengan pasien. Instalasi farmasi harus melakukan pengelolaan pada
penyimpanan obat sehingga tidak terjadi penumpukan obat yang
mengakibatkan kedaluwarsa.
Permasalahan-permasalahan tersebut akan berdampak secara medis
maupun ekonomis terhadap rumah sakit. Pelayanan kefarmasian yang tidak
maksimal akan memengaruhi seluruh kinerja rumah sakit karena lebih dari
90% pelayanan kesehatan di rumah sakit menggunakan perbekalan farmasi
(obat-obatan, bahan kimia, bahan radiologi, alat kedokteran, dan gas medik)
dan 50% dari seluruh pemasukan di rumah sakit berasal dari sediaan farmasi
(Sampetoding, 2015).
Berdasarkan alasan yang telah dipaparkan, pengelolaan sediaan oleh
instalasi farmasi di rumah sakit membutuhkan peranan audit operasional
dengan tujuan untuk menilai tingkat efisiensi, efektivitas, dan ekonomisasi
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
3
sehingga dapat dilakukan langkah perbaikan atas potensi kelemahan dan
permasalahan yang mungkin terjadi.
Atas dasar uraian di atas, peneliti tertarik untuk melakukan
penelitian dengan melakukan audit operasional atas pengelolaan sediaan
farmasi Instalasi Farmasi Rumah Sakit Cakra Husada Klaten.
B. Rumusan Masalah
Rumusan masalah dalam penelitian ini adalah “Apa hasil audit operasional
atas pengelolaan sediaan farmasi pada Instalasi Farmasi Rumah Sakit Cakra
Husada Klaten?”
C. Batasan Masalah
Penelitian ini berfokus untuk melakukan audit operasional di bidang
fungsional yaitu menilai efisiensi, efektivitas, dan ekonomisasi atas
pengelolaan sediaan farmasi di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Cakra
Husada Klaten.
D. Tujuan Penelitian
Berdasarkan rumusan masalah dan fungsi audit operasional, tujuan
penelitian ini adalah untuk menilai efisiensi, efektivitas, dan ekonomisasi
atas pengelolaan sediaan farmasi pada dan memberikan rekomendasi
perbaikan yang diperlukan sesuai hasil audit operasional di Instalasi
Farmasi Rumah Sakit Cakra Husada Klaten.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
4
E. Manfaat Penelitian
1. Bagi Instalasi Farmasi Rumah Sakit Cakra Husada Klaten
Penelitian memberikan manfaat kepada pihak Instalasi Farmasi
Rumah Sakit Cakra Husada Klaten yaitu memberikan rekomendasi
perbaikan yang sesuai dengan kebutuhan dalam meningkatkan efisiensi.
efektivitas, dan ekonomisasi pengelolaan sediaan farmasi.
2. Bagi Penulis
Penelitian ini bermanfaat untuk menambah ilmu pengetahuan
penulis serta menerapkan ilmu yang sudah dipelajari pada saat perkuliahan.
3. Bagi Universitas Sanata Dharma
Penelitian ini diharapkan memberikan manfaat bagi universitas
yaitu menambah referensi bagi penelitian selanjutnya dan memberikan
kontribusi bagi universitas.
F. Sistematika Penulisan
BAB I Pendahuluan
Bab ini membahas mengenai latar belakang masalah yang
mendasari penelitian ini, rumusan masalah, batasan masalah,
tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan sistematika
penulisan.
BAB II Kajian Pustaka
Bab ini membahas mengenai teori-teori yang relevan dengan
permasalahan yang mendasari penelitian ini.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
5
BAB III Metode dan Desain Penelitian
Bab ini membahas mengenai jenis penelitian, subjek dan
objek penelitian, tempat dan waktu penelitian, data yang
dicari, teknik pengumpulan data, dan teknik analisis data.
BAB IV Gambaran Umum Perusahaan
Bab ini membahas mengenai gambaran umum perusahaan
meliputi sejarah singkat, visi dan misi perusahaan, dan
struktur organisasi.
BAB V Analisis dan Pembahasan
Bab ini membahas mengenai deskripsi data, analisis data,
dan pembahasan.
BAB VI Penutup
Bab ini membahas mengenai kesimpulan dari hasil analisis
data, keterbatasan penelitian, dan saran dari penulis.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
6
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengauditan
1. Pengertian Pengauditan
Arens, dkk (2017: 28) menjelaskan bahwa pengauditan merupakan
proses yang dilakukan oleh pihak yang kompeten dan independen dengan
mengumpulkan dan mengevaluasi bukti tentang informasi guna
menentukan dan melaporkan kesesuaian informasi dengan kriteria yang
ditetapkan.
Pengertian pengauditan menurut Agoes (2017: 4)
“Auditing adalah suatu pemeriksaan yang dilakukan secara kritis dan
sistematis, oleh pihak yang independen, terhadap laporan keuangan yang
telah disusun oleh manajemen, beserta catatan-catatan pembukuan dan
bukti-bukti pendukungnya, dengan tujuan untuk dapat memberikan
pendapat mengenai kewajaran laporan keuangan tersebut”.
2. Jenis-jenis Audit
Jusup (2014: 14) menjelaskan bahwa audit pada umumnya
dikelompokkan menjadi tiga golongan, yaitu:
a. Audit Laporan Keuangan
Audit laporan keuangan bertujuan untuk menentukan kesesuaian
antara laporan keuangan yang diperiksa apakah sesuai dengan
kriteria yang ditetapkan. Kriteria yang digunakan pada umumnya
adalah kerangka pelaporan keuangan yang berlaku.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
7
b. Audit Kepatuhan
Audit kepatuhan dilakukan untuk menentukan apakah klien telah
melaksanakan prosedur yang ditetapkan oleh pihak yang memiliki
wewenang. Laporan audit kepatuhan ditujukan kepada petinggi di
dalam suatu organisasi dan tidak untuk pihak eksternal.
c. Audit Operasional
Audit operasional bertujuan untuk mengkaji prosedur dan metode di
suatu entitas guna mengevaluasi efisiensi dan efektivitas. Laporan
audit operasional berisi rekomendasi perbaikan operasi yang
ditujukan kepada manajemen. Lingkup audit operasional meliputi
akuntansi, struktur organisasi, operasi komputer, metode produksi,
pemasaran, dan bidang lain yang dapat diaudit.
B. Audit Operasional
1. Pengertian dan Ruang Lingkup Audit Operasional
Menurut Agoes (2017: 14),
“Audit operasional adalah suatu pemeriksaan terhadap kegiatan operasi
suatu perusahaan, termasuk kebijakan akuntansi dan kebijakan operasional
yang telah ditentukan oleh manajemen untuk mengetahui apakah kegiatan
operasi tersebut sudah dilakukan secara efektif, efisien, dan ekonomis”.
Bayangkara (2015: 2) menjelaskan bahwa audit operasional dapat
disebut juga sebagai audit manajemen. Audit manajemen bertujuan untuk
mengevaluasi efisiensi dan efektivitas operasi suatu perusahaan. Audit
manajemen dilakukan pada suatu aktivitas yang dapat diaudit untuk menilai
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
8
apakah sumber daya dan dana digunakan secara efisien serta tidak
melanggar kebijakan perusahaan.
Bayangkara (2015: 5), menyatakan bahwa ruang lingkup pelaksanaan
audit manajemen meliputi seluruh aspek kegiatan manajemen dan dapat
juga mencakup aktivitas tertentu. Periode audit didasarkan pada tujuan yang
akan dicapai, yaitu bisa dalam jangka waktu satu bulan, satu tahun, atau
beberapa tahun.
2. Tujuan Audit Operasional
Bayangkara (2015: 5) menyatakan bahwa audit manajemen bertujuan
untuk mengidentifikasi kegiatan, program, dan aktivitas yang masih
memerlukan perbaikan. Rekomendasi diberikan untuk melakukan langkah
perbaikan atas pengelolaan aktivitas pada perusahaan. Tiga elemen pokok
dalam tujuan audit manajemen adalah:
a. Kriteria (criteria), adalah standar yang ditetapkan perusahaan dalam
menjalankan aktivitasnya.
b. Penyebab (cause), digambarkan sebagai aktivitas yang dilakukan
oleh setiap individu/kelompok di dalam perusahaan. Aktivitas dapat
berjalan efektif dan efisien ataupun sebaliknya.
c. Akibat (effect), merupakan perbandingan antara penyebab dengan
kriteria yang berhubungan dengan penyebab tersebut.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
9
3. Jenis Audit Operasional
Menurut Arens, dkk. (2017: 825) ada 3 (tiga) jenis audit operasional,
yaitu:
a. Functional Audits, untuk menilai efektivitas, efisiensi, dan
ekonomisasi pada fungsi tertentu dalam perusahaan seperti fungsi
akuntansi, fungsi produksi, fungsi marketing dan lain-lain.
b. Organizational Audits, bekenaan dengan efektivitas, efisiensi, dan
ekonomisasi dari keseluruhan organisasi seperti departemen,
cabang, dan anak perusahaan.
c. Special Assignments, berkenaan dengan penugasan khusus yang
merupakan permintaan dari manajemen untuk mengidentifikasi
fungsi tertentu seperti keefektifan suatu sistem dan kemungkinan
adanya fraud.
4. Tahap-tahap Audit Operasional
Bayangkara (2015: 24) menyebutkan bahwa terdapat beberapa tahapan
audit operasional secara garis besar, yaitu:
a. Audit Pendahuluan
Audit pendahuluan merupakan langkah awal yang dilakukan auditor
untuk mendapatkan pemahaman terhadap informasi latar belakang
objek yang diaudit. Informasi yang didapatkan pada langkah ini
kemudian digunakan untuk menentukan tujuan audit, ruang lingkup
dan sasaran audit, review terhadap peraturan perundang-undangan
yang berkaitan dengan objek audit, serta mengembangkan kriteria
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
10
awal audit. Dengan melakukan audit pendahuluan, auditor dapat
merumuskan tujuan audit sementara.
2. Review dan Pengujian Pengendalian Manajemen
Pada tahap ini, auditor menilai pengendalian manajemen yang
dimiliki perusahaan untuk menguji keandalan dan keefektifannya
dalam berbagai aktivitas yang dilakukan. Dengan menguji
pengendalian manajemen, auditor dapat melihat potensi kelemahan
yang mungkin terjadi pada setiap aktivitas. Hasil dari pengujian
pengendalian manajemen dapat digunakan auditor untuk
mendukung tujuan audit sementara yang sudah ditetapkan pada
tahap sebelumnya.
3. Audit Terinci
Pada tahap ini auditor melakukan pengumpulan bukti yang cukup
dan kompeten untuk mendukung tujuan audit yang telah ditentukan.
Pada tahap ini juga dilakukan pengembangan temuan untuk mencari
keterkaitan antara satu temuan dengan temuan lain dalam menguji
permasalahan yang berkaitan dengan tujuan audit. Temuan yang
cukup, relevan, dan kompeten dalam tahap ini disajikan dalam suatu
kertas kerja audit (KKA) untuk mendukung kesimpulan audit yang
dibuat dan rekomendasi yang diberikan.
d. Pelaporan
Tahapan ini bertujuan untuk mengkomunikasikan hasil audit
termasuk rekomendasi yang diberikan kepada berbagai pihak yang
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
11
berkepentingan. Hal ini penting untuk meyakinkan pihak
manajemen (objek audit) tentang keabsahan hasil audit dan
mendorong pihak-pihak yang berwenang untuk melakukan
perbaikan terhadap berbagai kelemahan yang ditemukan. Laporan
disajikan dalam bentuk komprehensif (menyajikan temuan-temuan
penting hasil audit untuk mendukung kesimpulan audit dan
rekomendasi). Rekomendasi harus disajikan dalam bahasa yang
operasional dan mudah dimengerti serta menarik untuk
ditindaklanjuti.
C. Efisiensi, Efektivitas, dan Ekonomisasi
1. Pengertian Efisiensi
Menurut Bayangkara (2015: 16),
“Efisiensi berhubungan dengan bagaimana perusahaan melakukan
operasinya sehingga dicapai optimalisasi penggunaan sumber daya yang
dimiliki. Efisiensi berhubungan dengan metode kerja (operasi). Dalam
hubungannya dengan konsep input-proses-output, efisiensi adalah rasio
antara output dan input. Seberapa besar output yang dihasilkan dengan
menggunakan sejumlah tertentu input yang dimiliki perusahaan”.
2. Pengertian Efektivitas
Menurut Bayangkara (2015: 17),
“Efektivitas dapat dipahami sebagai tingkat keberhasilan suatu
perusahaan untuk mencapai tujuannya. Efektivitas merupakan ukuran dari
output”.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
12
3. Pengertian Ekonomisasi
Menurut Bayangkara (2015: 15),
“Ekonomisasi merupakan ukuran input yang digunakan dalam berbagai
program yang dikelola. Artinya, jika perusahaan mampu memperoleh
sumber daya yang akan digunakan dalam operasi dengan pengorbanan yang
paling kecil, ini berarti perusahaan telah mampu memperoleh sumber daya
tersebut dengan cara yang ekonomis”.
D. Sistem Pengendalian Internal
1. Pengertian Pengendalian Internal
Pengendalian internal menurut Tuanakotta (2013: 352)
“Pengendalian internal adalah proses, kebijakan, dan prosedur yang
dirancang oleh manajemen untuk memastikan pelaporan keuangan yang
andal dan pembuatan laporan keuangan sesuai dengan kerangka akuntansi
yang berlaku.”
Menurut Arens, dkk (2017) sistem pengendalian internal memiliki
tujuan utama, yaitu:
a. Keandalan pelaporan
Tujuan ini berkaitan dengan pelaporan keuangan internal dan
eksternal serta pelaporan nonkeuangan. Manajemen memiliki
kewajiban untuk memastikan bahwa penyampaian informasi harus
adil sesuai dengan kerangka pelaporan akuntansi.
b. Efisiensi dan efektivitas operasi
Pengendalian dalam perusahaan mendorong penggunaan sumber
daya secara efisien dan efektif untuk mengoptimalkan pencapaian
tujuan perusahaan.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
13
c. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan
Pengendalian internal bertujuan untuk memastikan perusahaan agar
dapat menjalankan usahanya tanpa melanggar hukum peraturan-
peraturan dari internal maupun eksternal perusahaan.
2. Komponen Pengendalian Internal
Menurut Comitte of Sponsoring Organization (COSO: 2013),
komponen pengendalian internal adalah sebagai berikut:
a. Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian adalah seperangkat standar, proses, dan
struktur yang memberikan dasar untuk melaksanakan pengendalian
internal di seluruh organisasi. Lingkungan pengendalian terdari dari
lima prinsip yaitu:
1) Komitmen terhadap integritas dan nilai etika.
2) Melaksanakan tanggung jawab pengawasan
3) Menetapkan struktur, wewenang, dan tanggung jawab
4) Komitmen terhadap kompetensi
5) Mendorong akuntabilitas atas sistem pengendalian internal
b. Penilaian Risiko
Setiap entitas menghadapi berbagai risiko dari sumber eksternal dan
internal. Penilaian risiko melibatkan proses yang dinamis dan
berulang untuk mengidentifikasi dan menilai risiko terhadap
pencapaian tujuan. Dengan demikian, penilaian risiko membentuk
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
14
dasar untuk menentukan bagaimana risiko akan dikelola. Prinsip-
prinsip yang terkandung pada komponen penilaian risiko yaitu:
1) Menentukan tujuan
2) Mengidentifikasi dan menganalisis risiko
3) Menilai risiko fraud
4) Mengidentifikasi dan menganalisis perubahan signifikan
c. Aktivitas Pengendalian
Aktivitas pengendalian adalah tindakan yang ditetapakan melalui
kebijakan dan prosedur yang membantu memastikan arahan
manajemen untuk mengurangi risiko terhadap pencapaian tujuan
dilakukan. Aktivitas pengendalian dilakukan di semua tingkat
entitas, di berbagai tahapan dalam proses bisnis dan lingkungan
teknologi. Prinsip-prinsip yang terkandung pada komponen aktivitas
pengendalian yaitu:
1) Mengembangkan aktivitas pengendalian
2) Mengembangkan kontrol umum atas teknologi
3) Merinci ke dalam kebijakan dan prosedur
d. Informasi dan Komunikasi
Informasi diperlukan entitas untuk melaksanakan tanggung jawab
pengendalian internal dalam mendukung pencapaian tujuan
perusahaan. Komunikasi adalah proses memberikan, berbagi, dan
memperoleh informasi yang diperlukan secara berulang yang terus-
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
15
menerus. Prinsip-prinsip yang terkandung pada komponen
informasi dan komunikasi yaitu:
1) Menggunakan informasi yang relevan
2) Komunikasi internal yang efektif
3) Komunikasi eksternal yang efektif
e. Pemantauan
Pemantauan adalah evaluasi berkelanjutan, evaluasi terpisah, atau
beberapa kombinasi dari keduanya yang digunakan untuk
memastikan apakah masing-masing dari lima komponen
pengendalian internal ada dan berfungsi. Prinsip yang terkandung
pada komponen pemantauan yaitu:
1) Organisasi memilih, mengembangkan, dan melakukan evaluasi
yang sedang berlangsung dan / atau terpisah untuk memastikan
apakah komponen pengendalian internal ada dan berfungsi.
2) Organisasi mengevaluasi dan mengkomunikasikan kekurangan
pengendalian internal secara tepat waktu kepada pihak-pihak
yang bertanggung jawab untuk mengambil tindakan korektif,
termasuk manajemen dan dewan direksi.
E. Persediaan
1. Pengertian Persediaan
Menurut PSAK 14 persediaan didefinisikan sebagai berikut:
“Persediaan adalah aset:
(a) tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha biasa; (b) dalam proses produksi untuk penjualan tersebut; atau
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
16
(c) dalam bentuk bahan atau perlengkapan untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa.”
2. Jenis-jenis Persediaan
Persediaan diklasifikasikan menjadi beberapa jenis, Jusup (2014: 418)
menjelaskan jenis persediaan, yaitu:
a. Persediaan Barang Jadi
Persediaan barang jadi adalah hasil produksi yang telah selesai dan
siap untuk dijual.
b. Persediaan Barang dalam Proses
Persediaan barang dalam proses adalah bagian dari barang yang
diproduksi yang telah mulai diproses tapi belum selesai.
c. Persediaan Bahan Mentah
Persediaan bahan mentah adalah bahan dasar yang akan digunakan
dalam produksi, tetapi belum diproses.
3. Metode Pencatatan Persediaan
Ada beberapa metode pencatatan persediaan bagi perusahaan.
Menurut Purwaji (2016: 97-98) metode pencatatan persediaan yaitu:
a. Sistem Periodik
Dalam pencatatan persediaan berdasarkan sistem periodik, mutase
barang tidak ditelusuri lebih lanjut. Pada pembelian barang dicatat
dalam akun Pembelian Barang sebesar biaya perolehannya,
sedangkan pada saat penjualan, barang dicatat dalam akun Penjualan
Barang sebesar harga jualnya. Oleh karena tidak dicatatnya, mutasi
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
17
barang, maka beban pokok penjualan tidak dapat diketahui setiap
kali transaksi penjualan barang terjadi.
b. Sistem Perpetual
Pada sistem perpetual, tiap-tiap jenis barang dicatat secara detail
dalam kartu persediaan (sebagai kartu pembantu persediaan). Pada
kartu tersebut, mutasi tiap-tiap jenis barang dicatat secara kontinyu,
baik kuantitas maupun biaya perolehannya. Pada saat terjadi
pembelian barang dagang, hal tersebut dicatat di posisi debit akun
Persediaan Barang sebesar biaya perolehannya dan posisi kredit
akun Utang Usaha atau Kas. Pada saat Penjualan Barang sebesar
biaya perolehannya dicatat dalam dua jurnal. Jurnal pertama
mencatat akun Penjualan Barang di posisi kredit sebesar nilai
penjualan dan posisi debit akun Piutang Usaha atau Kas, sedangkan
jurnal kedua mengkredit akun Persediaan Barang dan mendebit akun
Beban Pokok Penjualan. Oleh karena itu beban pokok penjualan
dapat diketahui langsung, maka penyesuaian pada akhir periode
tidak perlu dilakukan
4. Metode Penilaian Persediaan
Ada beberapa cara yang digunakan untuk melakukan penilaian terhadap
persediaan. Menurut Kieso, dkk (2013: 270), metode penilaian persediaan
dibagi menjadi dua yaitu:
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
18
a. First-In, First-Out (FIFO)
Metode ini mengasumsikan persediaan barang dagangan yang paling
awal dibeli merupakan persediaan barang dagangan yang pertama
terjual. Pada umumnya ini merupakan praktik bisnis yang baik
dengan menjual barang paling lama/tua terlebih dahulu. Kos barang
yang dibeli paling awal merupakan kos pertama yang merupakan
penentuan Harga Pokok Penjualan (HPP) dalam metode ini.
b. Average Cost
Metode average cost mengalokasikan barang yang tersedia dijual
atas dasar weighted-average unit cost (kos unit rata-rata tertimbang)
yang terjadi. Rumus yang dapat digunakan yaitu membagi Cost of
Goods Available for Sale dengan Total Units Available for Sale.
F. Instalasi Farmasi
1. Pengertian Instalasi Farmasi dan Fungsi Instalasi Farmasi
Dalam Permenkes Nomor 72 Tahun 2016, Instalasi Farmasi adalah unit
pelaksana fungsional yang menyelenggarakan seluruh kegiatan pelayanan
kefarmasian di Rumah Sakit.
Fungsi:
a. Pengelolaan sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan medis habis
pakai
b. Pelayanan farmasi klinik
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
19
2. Pengelolaan Persediaan Obat Instalasi Farmasi Rumah Sakit
Pengelolaan sediaan farmasi meliputi:
a. Pemilihan
Pemilihan adalah kegiatan untuk menetapkan jenis sediaan farmasi,
alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai sesuai dengan
kebutuhan. Kriteria pemilihan Obat untuk masuk Formularium
Rumah Sakit:
1) mengutamakan penggunaan Obat generik
2) memiliki rasio manfaat-risiko (benefit-risk ratio) yang
paling menguntungkan penderita
3) mutu terjamin, termasuk stabilitas dan bioavailabilitas
4) praktis dalam penyimpanan dan pengangkutan
5) praktis dalam penggunaan dan penyerahan
6) menguntungkan dalam hal kepatuhan dan penerimaan oleh
pasien
7) memiliki rasio manfaat-biaya (benefit-cost ratio) yang
tertinggi berdasarkan biaya langsung dan tidak lansung
8) obat lain yang terbukti paling efektif secara ilmiah dan aman
(evidence based medicines) yang paling dibutuhkan untuk
pelayanan dengan harga yang terjangkau.
Dalam rangka meningkatkan kepatuhan terhadap formularium
Rumah Sakit, maka Rumah Sakit harus mempunyai kebijakan
terkait dengan penambahan atau pengurangan Obat dalam
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
20
Formularium Rumah Sakit dengan mempertimbangkan indikasi
penggunaaan, efektivitas, risiko, dan biaya.
b. Perencanaan kebutuhan
Perencanaan kebutuhan merupakan kegiatan untuk menentukan
jumlah dan periode pengadaan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan
bahan medis habis pakai sesuai dengan hasil kegiatan pemilihan
untuk menjamin terpenuhinya kriteria tepat jenis, tepat jumlah, tepat
waktu dan efisien. Pedoman perencanaan harus
mempertimbangkan:
1) anggaran yang tersedia
2) penetapan prioritas
3) sisa persediaan
4) data pemakaian periode yang lalu
5) waktu tunggu pemesanan
6) rencana pengembangann yang terjangkau dan sesuai standar
mutu.
c. Pengadaan
Pengadaan merupakan kegiatan yang dimaksudkan untuk
merealisasikan perencanaan kebutuhan. Pengadaan yang efektif
harus menjamin ketersediaan, jumlah, dan waktu yang tepat dengan
harga yang terjangkau dan sesuai standar mutu. Hal-hal yang perlu
diperhatikan dalam pengadaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan,
dan Bahan Medis Habis Pakai antara lain:
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
21
1) Bahan baku Obat harus disertai Sertifikat Analisa.
2) Bahan berbahaya harus menyertakan Material Safety Data
Sheet (MSDS).
3) Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis
Pakai harus mempunyai Nomor Izin Edar.
4) Masa kedaluwarsa (expired date) minimal dua tahun kecuali
untuk Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis
Habis Pakai tertentu (vaksin, reagensia, dan lain-lain), atau
pada kondisi tertentu yang dapat dipertanggung jawabkan.
d. Penerimaan
Penerimaan merupakan kegiatan untuk menjamin kesesuaian jenis,
spesifikasi, jumlah, mutu, waktu penyerahan dan harga yang tertera
dalam kontrak atau surat pesanan dengan kondisi fisik yang
diterima. Semua dokumen terkait penerimaan barang harus
tersimpan dengan baik.
e. Penyimpanan
Setelah barang diterima di instalasi farmasi perlu dilakukan
penyimpanan sebelum dilakukan pendistribusian. Penyimpanan
harus dapat menjamin kualitas dan keamanan sediaan farmasi, alat
kesehatan, dan bahan medis habis pakai sesuai dengan persyaratan
kefarmasian. Metode penyimpanan dapat dilakukan berdasarkan
kelas terapi, bentuk sediaan, dan jenis Sediaan Farmasi dan disusun
secara alfabetis dengan menerapkan prinsip First Expired First Out
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
22
(FEFO) dan First In First Out (FIFO) disertai sistem informasi
manajemen. Penyimpanan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan
Bahan Medis Habis Pakai yang penampilan dan penamaan yang
mirip (LASA, Look Alike Sound Alike) tidak ditempatkan berdekatan
dan harus diberi penandaan khusus untuk mencegah terjadinya
kesalahan pengambilan Obat. Rumah Sakit harus dapat
menyediakan lokasi penyimpanan Obat emergency untuk kondisi
kegawatdaruratan. Tempat penyimpanan harus mudah diakses dan
terhindar dari penyalahgunaan dan pencurian.
f. Pendistribusian
Distribusi merupakan suatu rangkaian kegiatan dalam rangka
menyalurkan/menyerahkan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan
bahan medis habis pakai dari tempat penyimpanan sampai kepada
unit pelayanan/pasien dengan tetap menjamin mutu, stabilitas, jenis,
jumlah, dan ketepatan waktu. Sistem distribusi di unit pelayanan
dapat dilakukan dengan cara:
1) Sistem Persediaan Lengkap di Ruangan (floor stock)
Pendistribusian Sediaan Farmasi untuk persediaan di ruang
rawat disiapkan dan dikelola oleh instalasi farmasi. Sediaan
farmasi yang disimpan di ruang rawat harus dalam jenis dan
jumlah yang sangat dibutuhkan. Dalam kondisi sementara
dimana tidak ada petugas farmasi yang mengelola (di atas
jam kerja) maka pendistribusiannya didelegasikan kepada
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
23
penanggung jawab ruangan. Setiap hari dilakukan serah
terima kembali pengelolaan obat floor stock kepada petugas
farmasi dari penanggung jawab ruangan. Apoteker harus
menyediakan informasi, peringatan dan kemungkinan
interaksi obat pada setiap jenis obat yang disediakan di floor
stock.
2) Sistem Resep Perorangan
Pendistribusian sediaan farmasi, berdasarkan resep
perorangan/pasien rawat jalan dan rawat inap melalui
instalasi farmasi.
3) Sistem Unit Dosis
Pendistribusian sediaan farmasi, berdasarkan resep
perorangan yang disiapkan dalam unit dosis tunggal atau
ganda, untuk penggunaan satu kali dosis/pasien. Sistem unit
dosis ini digunakan untuk pasien rawat inap.
4) Sistem Kombinasi
Sistem pendistribusian Sediaan Farmasi, bagi pasien rawat
inap dengan menggunakan kombinasi sistem floor stock
dengan sistem resep perorangan atau sistem resep
perorangan dengan sistem unit dosis, atau sistem floor stock
dengan sistem unit dosis.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
24
g. Pemusnahan dan Penarikan
Pemusnahan dilakukan untuk sediaan farmasi, alat kesehatan, dan
bahan medis habis pakai apabila produk tidak memenuhi
persyaratan mutu, telah kedaluwarsa, tidak memenuhi syarat untuk
dipergunakan dalam pelayanan kesehatan atau kepentingan ilmu
pengetahuan, dan/atau dicabut izin edarnya. Pemusnahan dilakukan
untuk sediaan farmasi, bila:
1) produk tidak memenuhi persyaratan mutu
2) telah kedaluwarsa
3) tidak memenuhi syarat untuk dipergunakan dalam pelayanan
kesehatan atau kepentingan ilmu pengetahuan; dan/atau
4) dicabut izin edarnya
h. Pengendalian
Pengendalian dilakukan terhadap jenis dan jumlah persediaan dan
penggunaan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis
pakai. Pengendalian dapat dilakukan dengan melakukan evaluasi
persediaan yang jarang digunakan (slow moving), melakukan
evaluasi persediaan yang tidak digunakan dalam waktu tiga bulan
berturut-turut (death stock), stok opname yang dilakukan secara
periodik dan berkala. Tujuan pengendalian persediaan sediaan
farmasi adalah untuk:
1) penggunaan obat sesuai dengan formularium rumah sakit
2) penggunaan obat sesuai dengan diagnosis dan terapi
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
25
3) memastikan persediaan efektif dan efisien atau tidak terjadi
kelebihan dan kekurangan/kekosongan, kerusakan,
kedaluwarsa, dan kehilangan serta pengembalian pesanan
sediaan farmasi.
i. Administrasi
Administrasi harus dilakukan secara tertib dan berkesinambungan
untuk memudahkan penelusuran kegiatan yang sudah berlalu.
Aktivitas administrasi terdiri dari:
1) Pencatatan dan Pelaporan
Pencatatan dan pelaporan terhadap kegiatan pengelolaan
sediaan farmasi, yang meliputi perencanaan kebutuhan,
pengadaan, penerimaan, pendistribusian, pengendalian
persediaan, pengembalian, pemusnahan dan penarikan
sediaan farmasi. Pelaporan dibuat secara periodik yang
dilakukan instalasi farmasi dalam periode waktu tertentu
(bulanan, triwulanan, semester atau pertahun).
2) Administrasi Keuangan
Apabila Instalasi Farmasi harus mengelola keuangan maka
perlu menyelenggarakan administrasi keuangan.
Administrasi keuangan merupakan pengaturan anggaran,
pengendalian dan analisa biaya, pengumpulan informasi
keuangan, penyiapan laporan, penggunaan laporan yang
berkaitan dengan semua kegiatan pelayanan kefarmasian
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
26
secara rutin atau tidak rutin dalam periode bulanan,
triwulanan, semesteran atau tahunan.
3) Administrasi Penghapusan.
Administrasi penghapusan merupakan kegiatan penyelesaian
terhadap sediaan farmasi, yang tidak terpakai karena
kedaluwarsa, rusak, mutu tidak memenuhi standar dengan
cara membuat usulan penghapusan sediaan farmasi, kepada
pihak terkait sesuai dengan prosedur yang berlaku.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
27
BAB III
METODE PENELITIAN
A. Jenis Penelitian
Jenis penelitian yang dilakukan adalah studi kasus dengan
pendekatan deskripstif komparatif. Studi kasus adalah penelitian yang
dilakukan secara intensif dan mendetail terhadap suatu kasus (Prastowo,
2014: 127). Studi kasus merupakan penelitian dengan karakteristik masalah
yang berkaitan dengan latar belakang dan kondisi saat ini dari subyek yang
diteliti, serta interaksinya dengan lingkungan. Pendekatan deskriptif
komparatif dilakukan dengan membandingkan praktik yang dilakukan oleh
subjek penelitian dengan standar yang digunakan oleh subjek penelitian.
Sehingga penelitian ini dilakukan dengan membandingkan praktik
pengelolaan sediaan farmasi yang dilakukan oleh Instalasi Farmasi Rumah
Sakit Cakra Husada Klaten dengan standar instalasi farmasi yaitu
Permenkes No. 72 Tahun 2016.
B. Subjek dan Objek Penelitian
1. Subjek Penelitian
Subjek penelitian adalah sesuatu, baik orang, benda maupun lembaga
(organisasi), yang sifat keadannya (“atribut”-nya) akan diteliti
(Kurniawan, 2014: 69). Subjek penelitian dalam penelitian ini adalah
sebagai berikut:
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
28
a. Kepala Instalasi Farmasi Rumah Sakit
b. Staf Pergudangan Obat
2. Objek Penelitian
Objek penelitian adalah sifat keadaan (“attributes”) dari benda, orang,
atau keadaan, yang menjadi pusat perhatian atau sasaran penelitian
(Kurniawan, 2014: 69). Objek penelitian dalam penelitian ini adalah
pengelolaan sediaan farmasi pada Instalasi Farmasi Rumah Sakit Cakra
Husada Klaten.
C. Tempat dan Waktu Penelitian
Penelitian ini dilakukan di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Cakra
Husada Jl. Merbabu No.7, Gayamprit, Kec. Klaten Sel., Kabupaten Klaten,
Jawa Tengah 57412. Penelitian ini dilaksanakan pada Maret – April 2020.
D. Teknik Pengumpulan Data
1. Observasi
Observasi merupakan teknik atau pendekatan untuk mendapatkan data
primer dengan cara mengamati langsung objek datanya (Hartono, 2017:
109).
2. Wawancara
Wawancara adalah merupakan teknik pengumpulan data yang
menggunakan pertanyaan secara lisan kepada subjek penelitian. Pada
saat mengajukan pertanyaan, peneliti dapat berbicara berhadapan
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
29
langsung dengan responden atau bila hal itu tidak mungkin dilakukan,
juga bisa melalui alat komunikasi, misalnya pesawat telepon (Sanusi,
2014: 105).
3. Dokumentasi
Dokumentasi adalah teknik pengumpulan data yang tidak langsung
ditujukan pada subjek penelitian, namun melalui dokumen (Agung,
2012: 66)
4. Checklist
Checklist adalah pengumpulan data dengan cara membuat daftar dimana
subjek penelitian tinggal membubuhkan tanda check (√) pada kolom
jawaban yang sesuai (Arikunto, 2010: 195).
E. Teknik Analisis Data
Untuk menjawab pertanyaan dari rumusan masalah mengenai
bagaimana hasil audit operasional atas pengelolaan sediaan farmasi pada
Instalasi Farmasi Rumah Sakit Cakra Husada Klaten, peneliti harus
melakukan beberapa tahap pelaksanaan audit operasional. Analisis data
dilakukan melalui tahapan pelaksanaan audit operasional sebagai berikut:
1. Melakukan Audit Pendahuluan
Audit pendahuluan atau survei pendahuluan dilakukan untuk mendapat
gambaran mengenai bisnis perusahaan yang dilakukan melalui tanya jawab
dengan manajemen dan staf perusahaan serta penggunaan questionnaires
(Agoes, 2017: 14). Audit pendahuluan memberikan pemahaman kepada
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
30
auditor mengenai struktur, karakteristik, serta aktivitas operasi yang akan
diaudit. Informasi yang diperoleh auditor melalui audit pendahuluan dapat
dianalisis untuk mengidentifikasi hal-hal yang secara potensial
mengandung kelemahan pada klien yang diaudit.
Pada tahap ini, penulis melakukan observasi, wawancara, dan
dokumentasi di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Cakra Husada. Observasi
dilakukan untuk memahami proses pengelolaan sediaan farmasi secara
praktiknya. Penulis melakukan observasi selama satu minggu di bagian
gudang dan apotek serta mendokumentasikan hal penting yang relevan
dengan tujuan audit operasional. Wawancara dilakukan oleh penulis dengan
kepala instalasi farmasi dan petugas gudang sebagai narasumber utama.
Pertanyaan wawancara dibuat berdasarkan standar pengelolaan sediaan
farmasi yang dikutip dari Permenkes No. 72 Tahun 2016, UU No. 44 Tahun
2009 tentang Rumah Sakit, Permenkes No. 82 Tahun 2013 tentang Sistem
Informasi Manajemen Rumah Sakit, Assoc. of Healthcare Internal Auditors
tentang Evaluating Hospital Pharmacy Inventory Management and
Revenue Cycle Processes, dan ICQ pengelolaan persediaan secara umum
yang dikutip dari Agoes (2017:318)
Informasi yang didapatkan dari hasil observasi, wawancara, dan
dokumentasi digunakan oleh penulis untuk membuat flowchart agar proses
pengelolaan sediaan farmasi menjadi lebih mudah untuk dipahami sehingga
potensi kelemahan dapat diidentifikasi pada tahap selanjutnya untuk
menentukan temuan sementara.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
31
2. Melakukan Review dan Pengujian Pengendalian Manajemen
Pada tahap ini, penulis melakukan review dan pengujian terhadap
pengendalian manajemen mengenai pengelolaan sediaan farmasi pada
Instalasi Farmasi Rumah Sakit Cakra Husada Klaten menggunakan
checklist berdasarkan Permenkes No. 72 Tahun 2016. Checklist diisi oleh
penulis berdasarkan hasil observasi, wawancara, dan dokumentasi. Untuk
menjaga independensi dan objektivitas, penulis melakukan pengisian
checklist dengan mempertimbangkan dan menelaah standar yang sesuai
dengan pengelolaan sediaan farmasi.
Hasil dari pengujian atau review akan memberikan pemahaman kepada
penulis mengenai pengendalian yang berlaku di instalasi farmasi sehingga
penulis dapat lebih mudah mengetahui potensi-potensi kelemahan pada
pengelolaan sediaan farmasi.
Apabila pengendalian manajemen sesuai dengan pernyataan pada
checklist maka diberikan centang pada kolom jawaban “Ya”, sebaliknya
jika pengendalian manajemen tidak sesuai dengan pernyataan pada checklist
maka diberikan tanda centang pada kolom “Tidak”.
Penilaian persentase atas jawaban “Ya” dan “Tidak” pada checklist
pengendalian manajemen dilakukan dengan menggunakan rumus dan
disimpulkan mengacu pada buku Riduwan (2013: 15), yaitu:
𝑆𝑘𝑜𝑟 =𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑗𝑎𝑤𝑎𝑏𝑎𝑛 "𝑦𝑎"
𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑝𝑒𝑟𝑡𝑎𝑛𝑦𝑎𝑎𝑛 × 100%
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
32
Berikut merupakan tabel kriteria atas skor hasil persentase.
Tabel 1. Kriteria atas skor hasil persentase checklist pengendalian
manajemen
Skor Predikat
0% - 20% Sangat lemah
21% - 40% Lemah
41% - 60% Cukup
61% - 80% Kuat
81% - 100% Sangat kuat
Sumber: Riduwan (2013: 15)
Penulis menggunakan hasil dari pengujian manajemen untuk
mendukung tujuan audit sementara yang telah dirumuskan pada tahap
pertama. Tujuan audit sementara tersebut dapat menjadi tujuan audit
sesungguhnya atau mungkin ada beberapa tujuan audit sementara gugur
karena tidak cukup bukti yang mendukung.
3. Melakukan Audit Terinci
Audit terinci dilakukan dengan pemeriksaan terhadap transaksi
perusahaan untuk mengetahui apakah prosesnya sesuai dengan kebijakan
yang telah ditetapkan manajemen. Dalam hal ini, auditor harus melakukan
observasi terhadap kegiatan dari fungsi-fungsi yang terdapat di perusahaan
(Agoes, 2017: 15). Pada tahap ini, penulis melakukan pengumpulan bukti
yang cukup dan kompeten untuk mendukung tujuan audit yang dilakukan
dengan cara:
a. Membandingkan SOP yang telah ditetapkan instalasi farmasi dengan
praktik yang sebenarnya dilakukan untuk memperoleh bukti atas
kelemahan pengendalian atau temuan sementara.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
33
Tahap ini dilakukan dengan membuat checklist untuk mencocokkan
kesesuaian antara SOP rumah sakit dengan pengelolaan sediaan
farmasi yang dilakukan oleh instalasi farmasi. Analisis data
didasarkan pada pelaksanaan SOP yang telah ditetapkan sebagai
standar, sehingga penulis dapat mengetahui pelaksanaan SOP yang
sesuai dan tidak sesuai. Apabila pelaksanaan kegiatan pengelolaan
sediaan farmasi sesuai dengan pernyataan pada checklist maka
diberikan centang pada kolom jawaban “Ya”, sebaliknya jika
pelaksanaan kegiatan pengelolaan sediaan farmasi tidak sesuai
dengan pernyataan pada checklist maka diberikan tanda centang
pada kolom “Tidak”.
Berikut merupakan contoh tabel perbandingan SOP.
Tabel 2. Perbandingan SOP dengan Kegiatan Pengelolaan Sediaan Farmasi
Nama Perusahaan: Periode Audit:
Program yang diaudit:
No Pertanyaan YA TIDAK Keterangan
1.
2.
dst
Diaudit oleh: Catatan:
Tanggal:
Sumber: Bayangkara (2015: 49)
Penilaian persentase atas jawaban “Ya” dan “Tidak” pada checklist
perbandingan SOP dilakukan dengan menggunakan rumus dan disimpulkan
mengacu pada buku Riduwan (2013: 15), yaitu:
𝑆𝑘𝑜𝑟 =𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑗𝑎𝑤𝑎𝑏𝑎𝑛 "𝑦𝑎"
𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑝𝑒𝑟𝑡𝑎𝑛𝑦𝑎𝑎𝑛 × 100%
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
34
Berikut merupakan tabel kriteria atas skor hasil persentase.
Tabel 3. Kriteria atas skor hasil persentase checklist SOP
Skor Predikat Predikat Predikat
0% - 20% Sangat tidak
efisien
Sangat tidak
efektif
Sangat tidak
ekonomis
21% - 40% Tidak efisien Tidak efektif Tidak ekonomis
41% - 60% Cukup efisien Cukup efektif Cukup ekonomis
61% - 80% Efisien Efektif Ekonomis
81% - 100% Sangat efisien Sangat efektif Sangat ekonomis
Sumber: Riduwan (2013: 15)
b. Mengembangkan daftar temuan disertai dengan bukti yang relevan
dan daftar temuan yang tidak ditindaklanjuti disertai alasannya.
c. Menyusun rekomendasi untuk langkah perbaikan.
4. Melaporkan Bentuk Temuan Dalam Bentuk Laporan Audit
Dalam menyusun laporan pemeriksaan, auditor tidak memberikan opini
mengenai kewajaran laporan keuangan perusahaan. Laporan dibuat mirip
dengan management letter, karena berisi temuan pemeriksaan (audit
findings) mengenai penyimpangan yang terjadi terhadap kriteria (standard)
yang berlaku yang menimbulkan menimbulkan inefisiensi, inefektivitas dan
ketidakhematan (pemborosan), serta kelemahan dalam sistem pengendalian
manajemen (management control system) yang terdapat di perusahaan.
Selain itu auditor juga memberikan saran-saran perbaikan (Agoes, 2017:
15). Pada tahap ini, penulis mengkomunikasikan hasil audit termasuk
rekomendasi kepada berbagai pihak yang berkepentingan atas pengelolaan
sediaan farmasi. Penulis menyajikan temuan-temuan dalam Bahasa
operasional dan mudah dimengerti serta menarik untuk ditindaklanjuti.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
35
BAB IV
GAMBARAN UMUM DAN OBJEK PENELITIAN
A. Profil Instalasi Farmasi
Instalasi Farmasi Rumah Sakit Cakra Husada merupakan bagian dari
Rumah Sakit Cakra Husada yang didirikan di kota Klaten, yang berawal dari
klinik praktik dokter pribadi dr. I Gusti Made Cakra, SpTHT (alm) pada
tahun 1980. Dalam pertumbuhannya klinik ini mengalami perkembangan,
baik dalam peningkatan jumlah pasien, dinamika pelayanan, sumber daya
manusia, sehingga kebutuhan akan sarana prasarana, dan sumber daya perlu
ditingkatkan.
Instalasi Farmasi Rumah Sakit Cakra Husada merupakan instalasi di
bawah Kepala Bidang Penunjang Medis. Instalasi Farmasi dipimpin oleh
Apoteker sebagai Kepala Instalasi Farmasi yang membawahi urusan
administrasi farmasi, gudang farmasi, distribusi farmasi, dan informasi obat
dan farmasi klinik. Urusan-urusan tersebut dipegang oleh Apoteker, Tenaga
Teknik Kefarmasian, dan dibantu oleh tenaga administrasi. Instalasi
Farmasi Rumah Sakit Cakra Husada Klaten mempunyai tata hubungan kerja
baik internal maupun eksternal.
1. Tata Hubungan Internal
Tata hubungan tata kerja internal sebagai berikut:
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
36
a. Kepala Instalasi Farmasi bertanggung jawab kepada Direktur
b. Kepala Instalasi Farmasi melakukan koordinasi dengan Kepala
Bidang Penunjang Medis
c. Kepala Instalasi Farmasi mengawasi dan mengendalikan mekanisme
kerja Apoteker dan Tenaga Teknik Kefarmasian sebagai pelaksana
teknis pelayanan kefarmasian
d. Kepala Instalasi Farmasi melakukan koordinasi dengan unit kerja lain
di lingkungan rumah sakit
e. Koordinator urusan di Instalasi Farmasi bertanggung jawab kepada
Kepala Instalasi Farmasi
f. Koordinator urusan melakukan koordinasi dengan koordinator urusan
lain
2. Hubungan Eksternal
Kepala Instalasi Farmasi melakukan koordinasi dengan beberapa
sektor terkai di lingkungan rumah sakit dalam melaksanakan pelayanan
farmasi.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
37
B. Struktur Organisasi Instalasi Farmasi
Gambar 1: Struktur Organisasi Instalasi Farmasi Rumah Sakit Cakra Husada
Sumber: Instalasi Farmasi Rumah Sakit Cakra Husada
Penjelasan atas struktur organisasi Instalasi Farmasi:
1. Kepala Instalasi Farmasi
Kepala Instalasi Farmasi membantu Kepala Bidang Penunjang
Medis RSCH dalam menyelenggarakan pengelolaan kegiatan pelayanan
farmasi di RSCH. Kepala Instalasi Farmasi bertugas untuk melakukan
fungsi perencanaan, penggerakan dan pelaksanaan, koordinasi dan
integrasi, pengawasan, dan tugas lain dengan seizin Direktur.
2. Urusan Administrasi Farmasi
Urusan Asministrasi Farmasi RSCH membantu Kepala Instalasi
Farmasi dalam menyelenggarakan pengelolaan kegiatan pelayanan
farmasi RSCH. Urusan Administrasi Farmasi RSCH bertugas untuk
melakukan perencanaan kebutuhan, mendata stok, mencatat obat
Endri Sulistyorini, S.si., Apt
Instalasi Farmasi
Urusan Administrasi
Farmasi
Urusan Gudang
Farmasi
Urusan Distribusi
Farmasi
Urusan Informasi
Farmasi
Kepala – Kepala Seksi
Sub Bagian Terkait
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
38
expired, melakukan tertib administrasi dokumen, dan melaksanakan
tertib administrasi surat menyurat.
3. Urusan Gudang Farmasi
Urusan Gudang Farmasi RSCH membantu Kepala Instalasi Farmasi
dalam menyelenggarakan pengelolaan kegiatan pelayanan farmasi
RSCH. Urusan Gudang Farmasi RSCH bertugas merencanakan
kebutuhan, merekap stok obat habis, mengawasi da mengontrol
permintaan perbekalan farmasi, menyalurkan perbekalan farmasi,
bertanggung jawab atas tertib administrasi, dan membuat pelaporan
berkala kepada Kepala Instalasi Farmasi.
4. Urusan Distribusi Farmasi
Urusan Gudang Farmasi RSCH membantu Kepala Instalasi Farmasi
dalam menyelenggarakan pengelolaan kegiatan pelayanan farmasi
RSCH. Urusan Gudang Farmasi RSCH bertugas merencanakan
kebutuhan obat berdasarkan resep, merencanakan permintaan perbekalan
farmasi, dan membuat pelaporan bulanan.
5. Urusan Informasi Farmasi
Urusan Informasi Farmasi RSCH membantu Kepala Instalasi
Farmasi dalam menyelenggarakan pengelolaan kegiatan pelayanan
farmasi RSCH. Urusan Informasi Farmasi RSCH bertugas melakukan
pengawasan, analisa, dan evaluasi secara berkala terhadap prosedur tetap
pengelolaan perbekalan farmasi dan pelayanan kefarmasian.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
39
BAB V
ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
A. Melakukan Audit Pendahuluan
Audit pendahuluan dilakukan untuk melakukan pemahaman awal
atas segala informasi yang berkaitan dengan Instalasi Farmasi RSCH.
Program Kerja Audit Pendahuluan dapat dilihat pada tabel 10. No. KKA 1
A. Auditor membagi tahapan audit pendahuluan menjadi empat langkah,
yaitu:
1. Pemahaman Auditor terhadap Objek Audit
Instalasi Farmasi Rumah Sakit Cakra Husada merupakan unit penunjang
medis yang bertugas untuk memberikan pelayanan kefarmasian kepada
pasien. Kegiatan utama yang dilakukan oleh Instalasi Farmasi RSCH
adalah pengelolaan sediaan farmasi. Instalasi Farmasi RSCH membagi
pengelolaan sediaan farmasi menjadi Sembilan proses, yaitu:
a. Pemilihan
Proses pemilihan sediaan farmasi di RSCH dilakukan dengan
penyusunan formularium yang terdiri dari dua macam yaitu umum
dan BPJS. Formularium adalah daftar obat yang disusun dan disetujui
oleh Panitia Farmasi dan Terapi. Tahap penyusunan formularium
RSCH diawali dengan penyebaran angket usulan kepada dokter.
Pengajuan dari dokter akan diproses dan dipilih sesuai dengan
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
40
standarisasi formularium nasional. Salah satu faktor pertimbangan
terpenting adalah pola penyakit, dan yang sering ditemui di RSCH
adalah pasien mata, diabetes, hipertensi, dan febris. Selain itu, dalam
penyusunan formularium RSCH mengutamakan penggunaan obat
generic, dan hanya akan menggunakan obat merk jika obat generic
tidak tersedia sama sekali. Sedangkan untuk formularium BPJS,
RSCH hanya mengikuti aturan dari pemerintah. RSCH melakukan
revisi formularium setiap dua tahun dan evaluasi setiap tahunnya
untuk menyisipkan tambahan obat yang sering diresepkan.
b. Perencanaan Kebutuhan
Proses perencanaan sediaan farmasi RSCH dilakukan oleh petugas
gudang dan kepala farmasi. Perencanaan dilakukan setiap dua minggu
berdasarkan buku defecta yang berisi limit stok sediaan farmasi dan
dilakukan dengan mempertimbangkan anggaran yang tersedia atas
persetujuan direktur dan bagian keuangan.
c. Pengadaan
Proses pengadaan RSCH dilakukan oleh petugas gudang. Petugas
gudang akan menghubungi PBF atas perencanaan yang sebelumnya
telah disetujui oleh direktur. RSCH bekerja sama dengan sekitar lima
puluhan PBF. Kriteria yang ditetapkan RSCH untuk PBF adalah
kualitas obat dan alat kesehatan, harga terjangkau, serta tidak pernah
mendapatkan keluhan dari para pengguna. Selain dari PBF,
pengadaan juga dapat berupa hibah dari pemerintah berupa obat TB
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
41
dan vaksin serta donasi dari PBF yaitu berapa produk obat baru.
Namun, hingga saat ini RSCH belum pernah melakukan produksi
sediaan farmasi sendiri sehingga pengadaan hanya sebatas dari PBF,
hibah, dan donasi.
d. Penerimaan
Proses penerimaan sediaan farmasi RSCH dilakukan oleh petugas
gudang dari petugas medrep. Petugas gudang akan menerima faktur
dan mengecek setiap sediaan farmasi yang diterima yaitu jumlah,
harga, dan waktu kedaluwarsa obat. Jika terjadi kesalahan atas sediaan
farmasi yang diterima, petugas gudang berkewajiban menghubungi
pihak PBF untuk melakukan konfirmasi sesegera mungkin. Proses
penerimaan dilakukan sampai dengan input ke dalam sistem komputer
dan penyimpanan dokumen keuangan terkait penerimaan.
e. Penyimpanan
Proses penyimpanan sediaan farmasi RSCH diawasi oleh petugas
gudang. Penyimpanan sediaan farmasi diletakkan sesuai dengan
pabriknya dan dipisahkan antara merk dan generic. Penyusunannya
dilakukan menurut jenis yaitu tablet, injeksi, dan sirup. Untuk sediaan
farmasi yang mengandung bahan kimia disimpan di tempat yang
terpisah dengan pemberian label tertentu dan untuk obat yang
membutuhkan suhu rendah seperti vaksin serta suppositoria
diletakkan di lemari pendingin dengan suhu yang diawasi. Sedangkan
penyimpanan sediaan farmasi yang berada di bangsal, diawasi oleh
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
42
kepala ruang yang sudah berkoordinasi dengan pihak instalasi
farmasi.
f. Pendistribusian
Pendistribusian sediaan farmasi RSCH dilakukan oleh petugas
instalasi farmasi yang terdiri dari apoteker dan asisten apoteker.
Sistem distribusi sediaan farmasi RSCH terdiri dari floor stock, resep
perorangan, dan sistem UDD. Sediaan farmasi yang termasuk ke
dalam floor stock adalah infus dan BMHP (Bahan Medis Habis Pakai)
yang disediakan di bangsal-bangsal untuk keperluan pasien rawat
inap, UGD, dan ICU. Sistem resep perorangan dilakukan oleh petugas
instalasi farmasi dengan resep yang diberikan oleh dokter. Sistem
UDD dilakukan untuk rawat inap kecuali untuk klinik mata dan
kebidanan. Pada setiap sistem sediaan farmasi, petugas farmasi wajib
memperhatikan metode sediaan yang digunakan yaitu FEFO dalam
melakukan ditribusi sediaan farmasi kepada pasien. Obat dengan
kedaluwarsa yang lebih dekat akan didahulukan pengeluarannya dan
didistribusikan kepada pasien.
g. Penarikan dan Pemusnahan
Pemusnahan sediaan farmasi RSCH dilakukan oleh petugas gudang
untuk obat yang sudah melewati batas tanggal kedaluwarsa.
Pemusnahan dilakukan setiap stok obat yang kedaluwarsa terlihat
menumpuk dan dilakukan dengan cara menghancurkan obat
kemudian dilarutkan dengan air. Sedangkan, penarikan sediaan
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
43
farmasi dilakukan oleh pihak PBF dengan alasan tertentu seperti
kandungan zat yang tidak sesuai pada obat yang diproduksi. Sebagai
contohnya adalah penarikan obat enziplex karena mengandung lemak
babi.
h. Pengendalian
Pengendalian sediaan farmasi RSCH dilakukan dengan melakukan
stock opname setiap enam bulan sekali. Stock opname dilakukan
dengan memeriksa stok obat yang tertulis di sistem komputer dan
membandingkannya dengan perhitungan sediaan farmasi secara riil di
gudang, instalasi farmasi, serta bangsal-bangsal yang menggunakan
sistem floor stock. Stock opname dilakukan oleh kepala farmasi,
petugas gudang, dan petugas instalasi farmasi. Sediaan farmasi untuk
floor stock akan diperiksa oleh petugas farmasi yang telah ditunjuk
sebagai penanggung jawab. Pada saat dilakukan stock opname,
pelayanan tetap dilakukan dengan pencatatan manual sehingga
pemberkasan farmasi ditunda sampai dengan selesainya perhitungan
riil.
i. Administrasi
Proses administrasi sediaan farmasi RSCH dilakukan oleh petugas
gudang dan kepala farmasi. Pencatatan dan pelaporan dilakukan atas
seluruh kegiatan yang dilakukan instalasi farmasi yaitu mulai dari
perencanaan hingga pemusnahan. Pelaporan atas kinerja dan sediaan
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
44
farmasi dilakukan setiap sebulan sekali dan ditujukan kepada direktur
rumah sakit.
Berikut merupakan flowchart pengelolaan sediaan farmasi oleh
Instalasi Farmasi Rumah Sakit Cakra Husada Klaten.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
45
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
46
Gambar 2: Flowchart Pengelolaan Sediaan Farmasi Instalasi Farmasi Rumah Sakit Cakra Husada
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
47
2. Penentuan Tujuan Audit
Setelah melakukan pengamatan awal terhadap kegiatan yang dikelola
oleh objek audit, penulis menetapkan tujuan awal yaitu alasan mengapa
audit harus dilakukan pada Instalasi Farmasi RSCH. Berdasarkan hasil
pengamatan awal dan wawancara, penulis memperoleh informasi atas
potensi kelemahan-kelemahan yang mungkin terjadi. Oleh karena itu,
penulis memutuskan untuk melakukan audit operasional atas
pengelolaan sediaan farmasi dalam rangka menilai efisiensi, efektivitas,
dan ekonomisasi sehingga dapat dilakukan langkah perbaikan untuk
kedepannya.
3. Penentuan Ruang Lingkup dan Sasaran Audit
Ruang lingkup audit merupakan luas area kegiatan yang akan diaudit
oleh auditor. Ruang lingkup audit ditentukan berdasarkan tujuan awal
yang telah ditetapkan. Oleh karena itu, sesuai dengan tujuan awal di atas
ruang lingkup audit operasional yang dilakukan di Instalasi Farmasi
RSCH adalah seluruh pengelolaan sediaan farmasi yaitu mencakup
proses perencanaan, pemilihan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan,
pendistribusian, pengendalian, dan administrasi.
4. Pengembangan Kriteria Awal dalam Audit
Kriteria adalah norma atau standar yang merupakan pedoman bagi setiap
individu maupun kelompok dalam melakukan aktivitasnya di dalam
perusahaan (Bayangkara, 2015:30). Penulis menggunakan checklist
pengelolaan sediaan farmasi yang dibuat berdasarkan Permenkes No. 72
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
48
Tahun 2016 Tentang Standar Pelayanan Kefarmasian yang menyangkut
pengelolaan sediaan farmasi.
B. Review dan Pengujian Pengendalian Manajemen
Pada tahap ini, auditor menggunakan checklist pengendalian
manajemen sediaan farmasi berdasarkan Permenkes No. 72 Tahun 2016.
Penggunaan checklist bertujuan untuk menilai apakah pengendalian
manajemen yang dilakukan oleh instalasi farmasi telah berjalan dengan baik
dan sesuai sehingga dapat mendukung pengelolaan sediaan yang efektif,
efisien, dan ekonomis. Program Kerja Review dan Pengujian atas Sistem
Pengendalian Manajemen dapat dilihat di Tabel 13. No. KKA 1 B.
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara yang dilakukan dengan
kepala instalasi farmasi, petugas gudang, dan unit terkait, diperoleh hasil
jawaban “Ya” sebanyak 35 dan jawaban “Tidak” sebanyak 5 atas 40
pertanyaan. Sehingga diperoleh persentase 87,5% dengan perhitungan
berikut:
𝑆𝑘𝑜𝑟 =𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑗𝑎𝑤𝑎𝑏𝑎𝑛 "𝑦𝑎"
𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑝𝑒𝑟𝑡𝑎𝑛𝑦𝑎𝑎𝑛 × 100%
= ( 35
40 × 100%)
= 87,5%
Persentase 87,5% termasuk ke dalam kriteria sangat kuat (81% -
100%). Berdasarkan persentase tersebut, dapat disimpulkan bahwa
pengendalian manajemen yang dilakukan oleh instalasi farmasi tergolong
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
49
sangat kuat sehingga dapat mendukung pengelolaan sediaan farmasi secara
efisien, efektif, dan ekonomis.
Hasil jawaban “Tidak”, kemudian digunakan sebagai temuan
sementara yang akan ditindaklanjuti pada tahap selanjutnya, yaitu:
1. Pemilihan
Perencanaan kebutuhan sediaan farmasi yang dilakukan oleh Instalasi
Farmasi RSCH sering mengalami kekosongan obat tertentu. Temuan ini
didapatkan dari hasil wawancara dan didukung dengan pernyataan pada
tabel 14 bagian pemilihan.
2. Pengadaan Sediaan Farmasi
Pengadaan sediaan farmasi yang dilakukan oleh Instalasi Farmasi RSCH
menunjukkan bahwa tidak dilakukannya proses produksi. Temuan ini
ditunjukkan pada tabel 14 bagian pengadaan.
3. Penyimpanan Sediaan Farmasi
Penyimpanan sediaan farmasi yang dilakukan oleh Instalasi Farmasi
RSCH menunjukkan bahwa area gudang tidak dipisahkan dengan bagian
instalasi farmasi yang digunakan untuk melayani pasien atau yang sering
disebut dengan apotek. Temuan ini didapatkan dari hasil observasi yang
dilakukan oleh penulis dan didukung dengan pernyataan pada tabel 14
bagian penyimpanan.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
50
4. Pendistribusian Sediaan Farmasi
Pendistribusian sediaan farmasi yang dilakukan oleh Instalasi Farmasi
RSCH menunjukkan bahwa petugas distribusi tidak melakukan
pendistribusian di rawat inap untuk periode April dan seterusnya sampai
periode yang tidak ditentukan. Temuan ini didapatkan dari hasil
wawancara dan didukung dengan pernyataan pada tabel 14 bagian
pendistribusian.
5. Pengendalian Sediaan Farmasi
Pengendalian sediaan farmasi yang dilakukan oleh Instalasi Farmasi
RSCH menunjukkan bahwa sediaan farmasi yang termasuk slow moving
dan death stock tidak dilakukan pemisahan. Temuan ini didapatkan dari
hasil wawancara dan didukung dengan pernyataan pada tabel 14 bagian
pengendalian.
Selain temuan sementara yang didapatkan dari checklist tersebut,
penulis mendapatkan temuan sementara lain, yaitu:
1. Pengadaan Sediaan Farmasi
Pengadaan sediaan farmasi yang dilakukan oleh Instalasi Farmasi RSCH
menunjukkan bahwa tidak ada pemisahan tugas antara petugas gudang
dengan petugas administrasi. Temuan ini didapatkan dari struktur
organisasi instalasi farmasi yang menyatakan bahwa urusan administrasi
farmasi berbeda dengan urusan gudang farmasi.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
51
2. Pengendalian Sediaan Farmasi
Stok sediaan farmasi yang tertulis di Sistem Informasi berbeda dengan
stok riil. Temuan ini didapatkan dari hasil wawancara
C. Audit Terinci
Audit terinci atau pengujian terinci adalah tahap yang dilakukan
untuk memperoleh bukti yang cukup atas temuan sementara yang
didapatkan pada tahap sebelumnya untuk menindaklanjuti jawaban “Ya”
dan “Tidak” pada checklist. Program Kerja Audit Lanjutan dapat dilihat di
Tabel 15. No. KKA 1 C. Audit terinci dilakukan dengan melakukan
beberapa tahap, yaitu:
1. Membandingkan SOP yang telah ditetapkan instalasi farmasi dengan
praktik yang sebenarnya dilakukan untuk memperoleh bukti atas
kelemahan pengendalian atau temuan sementara.
a. Pemilihan
Jawaban atas checklist perbandingan SOP pemilihan menunjukkan
jawaban “Ya” pada setiap pernyataan. Hasil SOP menunjukkan bahwa
instalasi farmasi telah melaksanakan praktik pemilihan sesuai dengan
SOP.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
52
Tabel di bawah ini merupakan tabel perbandingan SOP.
Tabel 4. Perbandingan SOP dengan kegiatan pemilihan sediaan farmasi
Nama Perusahaan: Instalasi Farmasi
Rumah Sakit Cakra Husada Klaten
Periode Audit: Maret-April
2020
Program yang Diaudit: Pemilihan Sediaan Farmasi
[03/Far/XII/2018/01]
No Pernyataan YA TIDAK Keterangan
Ekonomisasi
1. Panitia Farmasi dan terapi membuat
edaran/angket tentang usulan evaluasi
formularium yang berlaku.
√
2. Panitia Farmasi melakukan pemilihan
berdasarkan pelayanan dengan harga
yang terjangkau.
√
prioritas obat
generic
Efisiensi
3. Panitia Farmasi dan Terapi
melakukan rapat membahas
formularium.
√
4. Panitia Farmasi dan terapi menyusun
program penyusunan/revisi
formularium.
√
2 tahun sekali
Efektivitas
5. Formularium selanjutnya disyahkan
dengan SK Direktur RSCH. √
6. Formularium disosialisasikan kepada
seluruh dokter di RSCH dan unit
terkait.
√
Diaudit oleh:
Decha
Jawaban Catatan
Ya Tidak
Tanggal: 8 April 2020 6 0 -
Keterangan:
1) Ekonomisasi
Poin 1 termasuk ekonomisasi karena Panitia Farmasi membuat
edaran usulan yang difokuskan untuk obat dengan harga yang
terjangkau. Poin 2 termasuk ekonomisasi karena Panitia Farmasi
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
53
melakukan pemilihan obat dengan mempertimbangkan biaya
yang seminimal mungkin.
2) Efisiensi
Poin 3 dan 4 termasuk efisiensi karena penyusunan formularium
merupakan sebuah proses yang diharapkan dapat berguna agar
pengelolaan obat dapat optimal sehingga mendukung pelayanan
yang maksimal kepada pasien.
3) Efektivitas
Poin 5 termasuk efektivitas karena Direktur melakukan
persetujuan formularium dengan mempertimbangkan
keselamatan pasien yang merupakan tujuan dari instalasi farmasi.
Poin 6 termasuk efektivitas karena sosialisasi ditujukan kepada
dokter dan unit terkait guna mengurangi risiko kesalahan obat
sehingga tujuan pelayanan kepada pasien tercapai.
b. Perencanaan Kebutuhan
Jawaban atas checklist perbandingan SOP perencanaan kebutuhan
menunjukkan jawaban “Ya” pada setiap pernyataan. Hasil SOP
menunjukkan bahwa instalasi farmasi telah melaksanakan praktik
perencanaan kebutuhan sesuai dengan SOP.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
54
Tabel di bawah ini merupakan tabel perbandingan SOP.
Tabel 5. Perbandingan SOP yang ditetapkan dengan kegiatan perencanaan
kebutuhan sediaan farmasi
Nama Perusahaan: Instalasi Farmasi
Rumah Sakit Cakra Husada Klaten
Periode Audit: Maret-April 2020
Program yang Diaudit: Perencanaan Kebutuhan Sediaan Farmasi
[03/Far/XII/2018/03]
No Pernyataan YA TIDAK Keterangan
Ekonomisasi
1. Urusan distribusi farmasi
mengajukan daftar permintaan
kebutuhan setiap hari kepada logistik
farmasi, permintaan berdasarkan
pengeluaran resep.
√
2. Perencanaan kebutuhan berdasarkan
kasus penyakit yang ada dan stok
yang menipis di logistik farmasi.
√
Efisiensi
3. Perencanaan kebutuhan dilakukan
dengan metode dasar perencanaan. √
berdasarkan
anggaran
4. Perencanaan pengadaan dilakukan
dengan jaminan terpenuhinya
kriteria tepat jenis, tepat jumlah,
tepat waktu dan efisien.
√
Efektivitas
1. Untuk barang fast moving
perencanaan pengadaan dapat
ditingkatkan sampai dengan
maksimum kebutuhan dua minggu.
√
2. Untuk barang slow moving
pengadaan dilakukan just in time
(stok minimal, segera dilakukan
order).
√
Diaudit oleh:
Decha
Jawaban Catatan
Ya Tidak
Tanggal: 8 April 2020 6 0 -
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
55
Keterangan:
1) Ekonomisasi
Poin 1 termasuk ekonomisasi karena urusan distribusi farmasi
mengajukan permintaan untuk order berdasarkan pengeluaran
resep dan obat yang sering digunakan, sehingga instalasi farmasi
tidak melakukan order atas sediaan yang jarang dikeluarkan guna
menghemat biaya. Poin 2 termasuk ekonomisasi karena tujuan
perencanaan kebutuhan berdasarkan pola penyakit adalah untuk
mencegah instalasi farmasi melakukan order atas obat yang tidak
dibutuhkan oleh pasien.
2) Efisiensi
Poin 3 dan 4 termasuk efisiensi karena metode perencanaan
dimaksudkan agar proses pengadaan yang nantinya akan
dilakukan dapat berjalan lancar dan tepat waktu tanpa adanya
keterlambatan (habis stok) sehingga pendistribusian tidak
tertunda.
3) Efektivitas
Poin 5 dan 6 termasuk efektivitas karena berkaitan dengan
ketersediaan obat untuk tujuan pelayanan dan keselamatan
pasien.
c. Pengadaan
Jawaban atas checklist perbandingan SOP pengadaan menunjukkan
jawaban “Ya” pada setiap pernyataan. Hasil SOP menunjukkan bahwa
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
56
instalasi farmasi telah melaksanakan praktik pengadaan sesuai dengan
SOP.
Tabel di bawah ini merupakan tabel perbandingan SOP.
Tabel 6. Perbandingan SOP dengan kegiatan pengadaan sediaan farmasi
Nama Perusahaan: Instalasi Farmasi
Rumah Sakit Cakra Husada Klaten
Periode Audit: Maret-April 2020
Program yang Diaudit: Pengadaan Sediaan Farmasi
[03/Far/XII/2018/04]
No Pernyataan YA TIDAK Keterangan
Ekonomisasi
1. Petugas gudang farmasi melakukan
kontrol stok perbekalan farmasi yang
menipis dan ditulis dalam buku
defecta.
√
2. Kepala Instalasi Farmasi melakukan
kroscek di buku surat pesanan. √
Efisiensi
3. Petugas pengadaan menulis di buku
surat pesanan (rangkap 2). √
4. Pengadaan bisa juga dilakukan
melalui telepon jika kebutuhan obat
menipis dan pihak distributor belum
bisa datang mengambil surat
pesanan.
√
Efektivitas
5. Kepala Instalasi Farmasi melakukan
order perbekalan farmasi dengan
menyerahkan lembar cetakan asli ke
pihak distributor farmasi, copy ke-1
untuk arsip gudang farmasi.
√
6. Surat pesanan ditandatangani oleh
Kepala Instalasi Farmasi dan
stampel Instalasi Farmasi.
√
Diaudit oleh:
Decha
Jawaban Catatan
Ya Tidak
Tanggal: 8 April 2020 6 0 -
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
57
Keterangan:
1) Ekonomisasi
Poin 1 dan 2 termasuk ekonomisasi karena kontrol dilakukan
untuk memeriksa apakah sediaan kosong secara riil sesuai dengan
yang tertulis di buku defecta sehingga order hanya dilakukan
untuk sediaan kosong guna penyesuaian dengan anggaran yang
telah ditentukan.
2) Efisiensi
Poin 3 termasuk efisiensi karena penulisan buku defecta
bertujuan untuk meminimalisir kesalahan atas order yang
dilakukan sehingga tidak menghambat pelayanan. Poin 4
termasuk efisiensi karena proses pengadaan dapat dilakukan
dengan cara apapun yang dianggap cepat tanpa menghambat
pelayanan.
3) Efektivitas
Poin 5 dan 6 termasuk efektivitas karena pemberian tanda tangan
merupakan bukti kepala instalasi farmasi telah melakukan
pengecekan sehingga tidak terjadi kemungkinan kesalahan order
yang dapat menghambat pelayanan kepada pasien.
d. Penerimaan
Jawaban atas checklist perbandingan SOP penerimaan menunjukkan
jawaban “Ya” pada setiap pernyataan. Hasil SOP menunjukkan bahwa
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
58
instalasi farmasi telah melaksanakan praktik penerimaan sesuai
dengan SOP.
Tabel di bawah ini merupakan tabel perbandingan SOP.
Tabel 7. Perbandingan SOP dengan kegiatan penerimaan sediaan farmasi
Nama Perusahaan: Instalasi Farmasi
Rumah Sakit Cakra Husada Klaten
Periode Audit: Maret-April 2020
Program yang Diaudit: Penerimaan Sediaan Farmasi
[03/Far/XII/2018/07]
No Pernyataan YA TIDAK Keterangan
Ekonomisasi
1. Petugas gudang farmasi menerima
perbekalan farmasi dari supplier. √
Efisiensi
2. Petugas gudang farmasi
memasukkan barang ke dalam
gudang dan mencatat dalam stok
gudang.
√
3. Petugas administrasi menginput
perbekalan farmasi sesuai faktur
dalam komputer.
√
Efektivitas
4. Petugas gudang farmasi meneliti
perbekalan farmasi baik kualitatif
(kondisi fisik, tanggal kedaluwarsa,
dan suhu untuk obat-obat yang
disimpan pada suhu dingin) maupun
kuantitatif sesuai faktur.
√
Diaudit oleh:
Decha
Jawaban Catatan
Ya Tida