Post on 06-Jun-2015
description
BAS Consulting Whitepaper
February 2006
Apa Itu Program Management Office?
Program Management Office (PMO) sudah menjadi suatu fenomena baru di dunia usaha saat ini, khususnya bagi para perusahaan yang berbasis proyek (project-based organizations). Mulai dari industri perbankan, telekomunikasi sampai dengan industri pertambangan dan energi, perusahaan-perusahaan di dalam setiap industri tersebut mulai sadar akan pentingnya PMO untuk memberikan jaminan suksesnya implementasi proyek-proyek mereka sesuai dengan harapan serta target bisnis yang dicanangkan.
Elya G
Muskitta
Managing
Partner
BAS Consulting
Market Overview
Kebutuhan untuk menangani proyek secara efektif bukanlah suatu
hal yang baru, walaupun demikian, kebanyakan organisasi baru
mulai sadar akan pentingnya Program Management Office (PMO).
Pada bulan Juli 2003, Forrester Research, salah satu perusahaan
riset terbesar di dunia saat ini, mengadakan survey kepada berbagai
eksekutif di Amerika Serikat mengenai PMO. 76% dari para eksekutif
tersebut mengatakan bahwa mereka baru saja membuat organisasi
PMO mereka dalam kurun waktu tiga tahun belakangan ini. Di
Indonesia sendiri, PMO baru mulai berdengung di dua tahun
belakangan ini.
Perusahaan-perusahaan membuat PMO untuk menaikkan tingkat
kesuksesan proyek-proyek mereka dengan cara membakukan serta
mengimplementasikan standar-standar serta menekan biaya-biaya
terkait. Mereka sadar bahwa dengan menggunakan metodologi-
metodologi yang baku serta secara senantiasa menghubungkan
strategi perusahaan ke masing-masing proyek, PMO dapat
membantu perusahan-perusahaan tersebut mencapai target
finansial serta target strategi mereka.
Kebutuhan akan methodologi proyek yang baku dan teruji sudah
merupakan suatu urgent needs bagi setiap industri di Indonesia.
Definisi PMO
Definisi dasar dari Program Management Office (PMO) adalah suatu
organisasi yang bertugas untuk membentuk dan mengembangkan
Apa Itu Program Management Office?
1
BAS Consulting Whitepaper
standar-standar, metodologi serta tools yang dapat digunakan untuk
menjalankan setiap program dan proyek dengan baik dan benar
serta sesuai dengan strategi bisnis dari setiap perusahaan.
PMO sendiri pada umumnya berevolusi dari sebuah Project Office,
suatu organisasi yang bertanggung jawab dalam membangun
standar dan metodologi untuk sebuah proyek. Project Office bersifat
taktikal. Artinya, organisasi tersebut langsung menangani proyek
yang berada di bawah pengawasannya. Dengan demikian, Project
Manager yang terkait berada langsung di bawah garis komando
Project Office. Pada tahapan ini, kemungkinan besar Project Office
berada di dalam organisasi IT atau di bawah unit bisnis lainnya di
dalam suatu perusahaan/ organisasi.
Apa Itu Program Management Office?
2
Kemudian, dengan semakin dewasanya wawasan organisasi
tersebut atas standar-standar dan metodologi yang dibangun dan
dikembangkannya, fungsi, tugas dan tanggung jawab organisasi
Project Office tersebut pun melebar menjadi Projects Support Office
(PSO) – membantu menangani multiple projects (multiple business
unit). Berbeda dengan Project Office, kunci tanggung jawab PSO
mencakup:
manajemen sumberdaya manusia yang terlibat di setiap
proyek-proyek yang dibawah pengawasannya
membuat master project portfolio operational plan tahunan
serta kebutuhan pendanaannya.
Tahapan berikutnya adalah Program Management Office (PMO).
Suatu organisasi yang bertanggung jawab atas berbagai Project
Office dan Projects Support Office. Organisasi PMO biasanya
mempunyai direct reporting line ke CEO.
Bilamana PMO sudah berjalan dengan baik, maka fungsinya pun
dapat dikembangkan menjadi Program/ Project Center of
Excellence di mana PMO berfungsi menjadi Think-Tank
perusahaan.
Di unit organisasi mana sebaiknya PMO berada?
Seringkali perusahaan menempatkan PMO di unit organisasi IT
karena IT mungkin salah satu organisasi yang memiliki proyek
paling banyak bila dibandingkan dengan unit organisasi lainnya di
perusahaan tersebut. Selain IT, unit organisasi Finance maupun
Operation juga dapat menjadi tempat cikal bakal berdirinya PMO.
Bilamana hal tersebut terjadi, maka PMO akan sangat terpengaruhi
oleh unit organisasi tersebut sehingga independensinya menjadi
pertanyaan besar. Kemudian, sosialisasi PMO menjadi tidak efektif
karena tidak PMO tidak memiliki exposure ke unit organisasi
lainnya.
PMO sebaiknya berdiri sendiri sebagai suatu unit organisasi
independen yang bertanggung jawab langsung ke Direktur Utama/
Dewan Direksi. Dengan demikian, PMO memiliki posisi yang cukup
strategis di dalam perusahaan dan dapat menjadi ‘perpanjangan
tangan’ dewan direksi dalam memastikan bahwa setiap program
dan proyek yang berjalan / yang akan dilaksanakan sesuai dengan
visi, misi dan strategi perusahaan.
Organisasi Program Management Office yang benar adalah
organisasi yang bersifat permanen, bukan bersifat Project-Based.
Stage IProject Office
Stage IProject Office
Stage IIProjects Support Office
Stage IIProjects Support Office
Stage IIIStandard PMO
Stage IIIStandard PMO
Stage IVAdvanced PMO
Stage IVAdvanced PMO
Stage VProject Center Of
Excellence
Stage VProject Center Of
Excellence
May be combined
• 1 – 2 projects, 1 Project Manager• Standard Project Management Methodology
• Support multiple projects• Multiple Project Managers• 1 PMO Manager
• Support multiple projects• Multiple Project Managers• 1 or More PMO Managers• Established various PM
Methodologies• Involving Directors/ Senior Program
Managers• Executing Portfolio Management
• Dedicated PMO Team• Build Learning &
Knowledge Management
Stage IProject Office
Stage IProject Office
Stage IIProjects Support Office
Stage IIProjects Support Office
Stage IIIStandard PMO
Stage IIIStandard PMO
Stage IVAdvanced PMO
Stage IVAdvanced PMO
Stage VProject Center Of
Excellence
Stage VProject Center Of
Excellence
May be combined
• 1 – 2 projects, 1 Project Manager• Standard Project Management Methodology
• Support multiple projects• Multiple Project Managers• 1 PMO Manager
• Support multiple projects• Multiple Project Managers• 1 or More PMO Managers• Established various PM
Methodologies• Involving Directors/ Senior Program
Managers• Executing Portfolio Management
• Dedicated PMO Team• Build Learning &
Knowledge Management
Dengan
demikian,
adalah penting
bagi organisasi
PMO untuk
senantiasa
memperoleh
dukungan
(sponsorship) dari setiap anggota dewan direksi. Hal ini juga berarti
bahwa pihak manajemen/ direksi harus yakin benar akan
pentingnya PMO bagi kemajuan perusahaan.
Kapan anda butuh PMO?
Bilamana organisasi anda saat ini mengalami hal-hal seperti di
bawah ini, anda sudah perlu untuk membangun organisasi PMO:
Setiap proyek yang dijalankan tidak dapat memberikan
gambaran kontribusi finansial (project portfolio), baik secara
langsung maupun tidak langsung, kepada perusahaan. Apa
itu dalam bentuk Return On Investment, Project Economics,
Project Balanced Scorecard dll.
Proyek-proyek dimulai tanpa adanya kolaborasi antara
eksekutif fungsional (functional executives)
Sumber Daya Manusia yang ada menjalankan pekerjaan
multi-tasking hanya untuk membahagiakan para eksekutif
fungsional
Terlalu banyak waktu yang diluangkan untuk mengevaluasi
anggaran proyek serta biayanya ketimbang evaluasi
penurunan project cycle time
Para manajer proyek dan eksekutif seringkali
memperdebatkan deadline serta SDM proyek
Para manajer proyek seringkali terbentur masalah SDM
proyek karena kurangnya perencanaan SDM yang baik
Konflik antar manajer proyek sering terjadi, khususnya
dalam ‘perebutan’ SDM
Terlalu banyak proyek yang berjalan sehingga seringkali
kekurangan SDM
Bagaimana
Caranya
“Menjual”
Konsep PMO
ke manajemen
anda?
Manajemen/
dewan direksi
dapat diyakini
akan pentingnya
PMO bagi
perusahaan
yang mereka
pimpin selama
si “penjual”
konsep PMO
dapat
melakukan
beberapa hal di
bawah ini:
Cari
Penduk
ung
Utama
(Champi
on):
kredibilit
as
pribadi
dan
hubunga
n baik
dengan
senior
manage
ment
merupak
an hal
yang
penting.
Rencanakan Seperti Sebuah Proyek: jangan anda
berharap bahwa sebuah Project Office atau PMO dapat
terbentuk dalam waktu singkat. Anda harus dapat
meyakinkan manajemen anda dengan membuat project
paln yang jelas dan terperinci yang dapat menggambarkan
setiap target pencapaian implementasi serta tolak ukur
kesuksesannya
Buktikan dengan measurement metrics yang jelas:
measurement metrics merupakan hal yang sangat penting
untuk dapat meyakinkan pihak manajemen perusahaan
anda bahwa sudah waktunya PMO dibentuk. Metrics seperti
Return On Investment (ROI), customer satisfaction, support
costs, rework costs, re-implementation costs dll dapat
menjembatani terbentuknya kesadaran akan pentingnya
diadakan standarisasi manajemen program dan proyek.
Targetkan jangka waktu pencapaian yang pendek:
manfaat PMO secara menyeluruh memang tidak mungkin
dicapai dalam waktu singkat, walaupun demikian, dengan
perencanaan yang baik dan benar, anda dapat memberikan
hasil yang tangible kepada pihak manajemen perusahaan
anda. Contoh: anda dapat membuat kalkulasi ROI per enam
(6) bulan, dengan business case yang jelas, sehingga pihak
manajemen dapat memperoleh gambaran hal-hal apa saja
yang dapat dicapai dan hasilnya dapat dinikmati dalam
waktu 6 bulan tersebut.