Post on 13-Nov-2020
i
UNIVERSITAS INDONESIA
ANALISIS FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI
KETERLAMBATAN PROSES PEMBAYARAN
PENGADAAN PERBEKALAN FARMASI
DI RSUP. Dr. KARIADI TAHUN 2012
TESIS
NAMA : ALKHAMUDI
NPM : 1106039390
FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT
PROGRAM PASCA SARJANA
UNIVERSITAS INDONESIA
DEPOK
JULI 2013
ii
UNIVERSITAS INDONESIA
ANALISIS FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI
KETERLAMBATAN PROSES PEMBAYARAN
PENGADAAN PERBEKALAN FARMASI
DI RSUP. Dr. KARIADI TAHUN 2012
TESIS
Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Magister
NAMA : ALKHAMUDI
NPM : 1106039390
FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT
PROGRAM PASCA SARJANA
UNIVERSITAS INDONESIA
DEPOK
JULI 2013
iii
HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS
Tesis ini adalah hasil karya sendiri, dan semua sumber baik yang dikutip maupun
dirujuk telah saya nyatakan dengan benar.
Nama : Alkhamudi
NPM : 1106039390
Tanda tangan :
Tangal : 12 Juli 2013
iv
HALAMAN PENGESAHAN
Tesis ini diajukan oleh :
Nama : Alkhamudi
NPM : 1106039390
Program Studi : Kajian Administrasi Rumah Sakit
Judul Tesis : Analisis Faktor-Faktor yang Mempengaruhi
Keterlambatan Proses Pembayaran Pengadaan
Perbekalan Farmasi di RSUP Dr. Kariadi
Tahun 2012
Telah berhasil dipertahankan di hadapan Dewan Penguji dan diterima sebagai
bagian persyaratan yang diperlukan untuk memperoleh gelas Magister
Administrasi Rumah Sakit pada Program Studi Kajian Administrasi Rumah
Sakit Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Indonesia.
DEWAN PENGUJI
Pembimbing : Dr. drg. Yaslis Ilyas, MPH (..........................)
Penguji :Dr. Dra. Dumilah Ayuningtyas, MARS. (..........................)
Penguji :Dra. Endang Adriyani, Apt. MARS. (..........................)
Penguji : Amila Megraini, SE. MBA (..........................)
Ditetapkan di : Depok
Tanggal : 12 Juli 2013
v
KATA PENGANTAR
Puji syukur saya panjatkan kehadirat Allah SWT, karena berkat hidayah
serta inayah-Nya, sehingga saya dapat menyelesaikan tesis ini.
Penulisan Tesis ini dilakukan dalam rangka memenuhi salah satu syarat
untuk mencapai gelas Magister Administrasi Rumah Sakit pada Program
Studi Kajian Administrasi Rumah Sakit Fakultas Kesehatan Masyarakat
Universitas Indonesia. Tesis ini berjudul Analisis Faktor-Faktor yang
Mempengaruhi Keterlambatan Proses Pembayaran Pengadaan Perbekalan
Farmasi di RSUP. Dr. Kariadi tahun 2012.
Saya menyadari bahwa karya ini disusun berkat bantuan dan bimbingan
dari berbagai pihak. Akhirnya dengan segala kerendahan hati kami
mengucapkan banyak terima kasih terutama kepada bapak dan ibu dan para
pihak yang sangat berjasa dalam hal ini antara lain:
1. Dr. drg. Jaslis Ilyas, MPH, sebagai Dosen Pembimbing yang telah
memberikan ilmu dan bimbingan untuk kelancaran tugas pembuatan
karya tulis ini.
2. Dr. Bambang Wibowo,SpOG (K), Direktur Utama RSUP Dr. Kariadi
Semarang yang telah memberikan ijin dan dukungan kepada penulis
untuk menyelesaikan pendidikan manajemen rumah sakit.
3. Bapak/Ibu Dosen Kajian Administrasi Rumah Sakit di Fakultas Kesehatan
Masyarakat UI, yang telah memberikan ilmu dan bimbingan sebagai bekal
dalam menyelesaikan tugas ini.
4. Jajaran Direksi RSUP Dr. Kariadi, yang telah memberikan dukungan baik
moral maupun material untuk menyelesaikan studi ini.
5. Teman-teman seperjuangan KARS yang memberikan dukungan moral
dan material untuk penyelesaian tugas ini.
6. Orang tua saya, istri dan anak-anak saya yang telah memberikan do’a dan
dukungan baik moral maupun material.
Semoga apa yang telah kita kerjakan senantiasa dicatat sebagai amal
ibadah dan mendapatkan pahala dari Allah SWT, Amin. Kami menyadari
vi
bahwa dalam penulisan proposal ini masih banyak kekurangan dan
kelemahan, untuk itu kritik dan saran yang konstruktif sangat kami butuhkan
dalam penyempurnaan karya tulis ini.
Semarang, Juli 2013
Alhamudi, S.Si. Apt.
vii
HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS
Sebagai sivitas akademik Universitas Indonesia, saya yang bertanda tangan di
bawah ini:
Nama : Alkhamudi .
NPM : 1106039390.
Program Studi : Kajian Administrasi Rumah Sakit.
Departemen :Administrasi dan Kebijakan Kesehatan .
Fakultas : Fakultas Kesehatan Masyarakat .
Jenis karya : Tesis
demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada
Universitas Indonesia Hak Bebas Royalti Noneksklusif (Non-exclusive
Royalty-Free Right) atas karya ilmiah saya yang berjudul : Analisis Faktor-
Faktor yang Mempengaruhi Keterlambatan Proses Pembayaran Pengadaan
Perbekalan Farmasi di RSUP Dr. Kariadi tahun 2012 beserta perangkat yang ada
(jika diperlukan). Dengan Hak Bebas Royalti Noneksklusif ini Universitas
Indonesia berhak menyimpan, mengalihmedia/ formatkan, mengelola dalam
bentuk pangkalan data (database), merawat, dan mempublikasikan tugas akhir
saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis/pencipta dan sebagai
pemilik Hak Cipta.
Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya.
Dibuat di : Jakarta
Pada tanggal : 12 Juli 2013
Yang menyatakan
(Alkhamudi)
viii
ABSTRAK
Nama : Alkhamudi
Program Studi : Kajian Administrasi Rumah Sakit
Judul : Analisis Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Keterlambatan
Proses Pembayaran Pengadaan Perbekalan Farmasi di
RSUP Dr. Kariadi
Proses pengadaan pebekalan farmasi di RSUP Dr. Kariadi sebagai upaya untuk
memenuhi kebutuhan perbekalan farmasi yang digunakanan untuk pelayanan
kesehatan pada pasien. Proses tersebut dilaksanakan oleh Unit Layanan Pengadaan
dan Pembayaran dilaksanakan oleh Bagian Perbendaharaan dan Mobilisasi Dana.
Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif riset operasional untuk
mengidentifikasi faktor-faktor yang mempengaruhi keterlambatan proses
pembayaran pengadaan perbekalan farmasi. Data sekunder diambil dari alur proses
pembayaran pengadaan perbekalan farmasi. Data primer diperoleh dari informan
yang terlibat dalam proses pengadaan perbekalan farmasi.
Hasil penelitian didapatkan bahwa waktu penyelesaian berita acara 20 hari, waktu
pengajuan kuitansi tagihan 8 hari, verifikasi dokumen tagihan sampai pembayaran 9
hari. Faktor-faktor yang mempengaruhi keterlambatan proses pembayaran antara lain
Berita Acara Penerimaan Barang tidak segera dibuat, masih ditemukannya kesalahan
penulisan dalam dokumen pengadaan maupun kuitansi tagihan, pembuatan
dokumen-dokumen pengadaan belum dibantu dengan software yang untuk
meningkatkan efisiensi pembuatan dokumen, belum pusatkan penyelesaian dokumen
pengadaan.
Kata Kunci:
Unit Layanan Pengadaan, dokumen pengadaan, pembayaran.
ix
ABSTRACT
Name : Alkhamudi
Study Program : Hospital Adinistration Study
Title : Analysis of Factors that Affect the delay in the Payment
Process of Pharmaceutical Supplies in the Procurement at the Dr. Kariadi
Hospital in 2012
Procurement process in pharmaceutical Supplies in the Dr. Kariadi
Hospital as an effort to meet the needs of pharmaceutical supplies used for
health care on the patient. The process implemented by the Procurement
Services Unit and the payment is carried out by The Treasury and the
mobilization of funds Department . This research is qualitative operational
research to identify the factors which affect the delay of the payment process.
Secondary Data taken from flow of procurement payment process of
pharmaceutical supplies. The primary Data were obtained from the informan
involved in the procurement of pharmaceutical supplies. The research found
that the time resolution of news events 20 days, the time of the filing receipt 8
days, verification Bill documents until payment 9 days.
Factors that affect the delay of the payment process between the other News
Shows Acceptance of goods not immediately made, still finds the write error
in the procurement documents or receipts bills, making procurement
documents have not been helped by the software to improve the efficiency of
document creation, not to centralize the completion of procurement
documents.
Keywords:
Service procurement Unit, procurement documents, payments.
x
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ................................................................................................... ii
HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS ....................................................... iii
HALAMAN PENGESAHAN ..................................................................................... iv
KATA PENGANTAR ................................................................................................ v
LEMBAR PERSETUJUAN PUBLIKASI ................................................................ vii
ABSTRAK ................................................................................................................ viii
ABSTRACT ............................................................................................................... ix
DAFTAR ISI ............................................................................................................... x
DAFTAR TABEL ..................................................................................................... xii
DAFTAR BAGAN ................................................................................................... xiv
DAFTAR LAMPIRAN ............................................................................................. xv
BAB I PENDAHULUAN ...................................................................................... 1
1.1 Latar Belakang ...................................................................................... 1
1.2 Rumusan Masalah ............................................................................... 10
1.3 Tujuan Penelitian ................................................................................ 12
1.4 Pertanyaan Penelitian .......................................................................... 12
1.5 Manfaat Penelitian .............................................................................. 12
1.6 Ruang Lingkup Penelitian ................................................................... 13
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ........................................................................... 14
2.1 Rumah Sakit ....................................................................................... 14
2.1.2 Tugas dan Fungsi Rumah Sakit ...................................................... 15
2.1.3 Instalasi Farmasi Rumah Sakit ....................................................... 15
2. 2 Logistik ............. ................................................................................. 16
2.2.1 Manajemen Logistik ....................................................................... 17
2.2.2 Tujuan Manajemen Logistik ............................................................. 18
2.2.3 Fungsi Manajemen Logistik ............................................................ 18
2.3 Pengadaan Barang dan Jada Pemerintah ........................................... 23
2.4 Peraturan Presiden Nomon 54 Tahun 2010 ........................................ 23
xi
2.4.1 Pengadaan Barang /jasa ................................................................... 23
2.4.1 Pengguna Barang/jasa ...................................................................... 23
2.4.3 Pengguna Anggaran ......................................................................... 23
2.4.4 Kuasa Pengguna Anggaran .............................................................. 24
2.4.5 Pejabat PembuatKomitmen ............................................................. 24
2.4.6 Unit Layanan Pengadaan ................................................................. 24
2.4.7 Pejabat Pengadaan ........................................................................... 24
2.4.8 Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan ...................................... 24
2.4.9 Penyedia Barang/Jasa ...................................................................... 24
2.4.10 Dokumen Pengadaan .................................................................... 24
2.4.11Kontrak Pengadaan Barang/Jasa .................................................... 25
2.4.12Pelelangan Umum ........................................................................... 25
2.4.13Penunjukkan Langsung .................................................................. 25
2.4.14Pengadaan Langsung ..................................................................... 25
2.4.15 Pengadaan secara Elektronik ......................................................... 26
BAB III GAMBARAN UMUM RSUP Dr. KARIADI .......................................... 28
3.1 Sejarah RSUP Dr. Kariadi .................................................................. 28
3.2 Visi Misi Filosofi dan Motto .............................................................. 29
3.3 Fasilitas dan Layanan ......................................................................... 31
3.4 Kinerja RSUP Dr. Kariadi .................................................................. 31
3.5 Srtuktur Organisasi ............................................................................. 33
3.6 Logo Rumah Sakit ............................................................................. 37
BAB IV KERANGKA PIKIR DAN DEFINISI ISTILAH .................................... 38
4.1 Kerangka Pikir .................................................................................... 38
4.2 Definisi Isltilah ................................................................................... 41
BAB V METODOLOGI PENELITIAN ............................................................... 43
5.1 Jenis Penelitian ................................................................................... 43
5.2 Lokasi Penelitian ................................................................................ 43
5.3 Sumber Data ....................................................................................... 43
5.4 Pengumpulan Data .............................................................................. 45
5.5 Pengolahan Data ................................................................................. 45
xii
5.6 Validasi Data ...................................................................................... 46
BAB VI HASIL PENELITIAN .............................................................................. 47
6.1 Gambaran Umum Pengadaan Barang /Jasa di RSUP Dr. Kariadi ..... 47
6.2 Usulan Pengadaan Perbekalan Farmasi .............................................. 48
6.3 Dokumen Pengadaan .......................................................................... 53
6.4 Pembayaran Tagihan Kepada Distributor ........................................... 56
BAB VII PEMBAHASAN ....................................................................................... 66
BAB VIII KESIMPULAN DAN SARAN ................................................................ 72
8.1 Kesimpulan ........................................................................................ 33
8.2 Saran.... ................................................................................................ 33
DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................... 74
Lampiran .. ................................................................................................................. 75
xiii
DAFTAR TABEL
Tabel 1.1Jumlah Surat Perjanjian Kontrak Penunjukan Langsung 2011 ..................... 6
Tabel 1.2 Jumlah Surat Perjanjian Kontrak Penunjukan Langsung 2012 .................... 6
Tabel 6.1 Usulan Kebutuhan Perbekalan Farmasi diresepkan .................................. 49
Tabel 6.2 Usulan Kebutuhan Perbekalan Farmasi Tindakan .................................... 50
Tabel 6.3 Usulan Perbekalan Farmasi tahun 2012 .................................................... 53
Tabel 6.4 Dokumen Pengadaan Barang/jasa dengan Penunjukan Langsung ........... 54
Tabel 6.5 Lama Waktu Penyelesaian Berita Acara Pemeriksaan dan Penerimaan
Barang ....................................................................................................... 55
Tabel 6.6 Waktu yang dibutuhkan dalam Pengumpulan Kuitansi Tagihan dan
Verifikasi .................................................................................................. 56
Tabel 6.7 Kelengkapan Dokumen Penagihan Dari Distributor ................................ 57
Tabel 6.8 Waktu yang dibutuhkan untuk Pembayaran Pengadaan Perbekalan
Farmasi dengan Penunjukan Langsung 2012 ........................................... 60
xiv
DAFTAR BAGAN
Bagan 1.1 Alur Prosedur Pengadaan Perbekalan Farmasi ....................................... 10
Bagan 2.1 Siklus Manajemen Logistik ...................................................................... 20
Bagan 4.1 Alur Proses Pengadaan .......................................................................... 39
Bagan 4.2 Kerangka Pikir Penelitian ....................................................................... 40
Bagan 6.1 Alur Proses Persetujuan Pengadaan Perbekalan Farmasi ...................... 48
Bagan 6.2 Alur Proses Tagihan Pengadaan Perbekalan Farmasi ............................... 58
1
Universitas Indonesia
BAB I
P E N D A H U L U A N
1.1 LATAR BELAKANG
Pelayanan kesehatan menjadi kebutuhan utama bagi setiap orang.
Rumah sakit merupakan salah satu tempat dilaksanakannya pelayanan
kesehatan yang padat modal, padat karya, padat teknologi padat pakar dan
padat masalah.Rumah sakit dapat beroperasi apabila ada sumber ekonomi dan
harus dikelola dengan baik. Agar rumah sakit dapat hidup dan berkembang
dengan baik maka rumah sakit harus menggunakan mekanisme menejemen
(Aditama, 2010).
Rumah Sakit sebagai salah satu fasilitas pelayanan kesehatan
merupakan bagian dari sumber daya kesehatan yang sangat diperlukan dalam
mendukung penyelenggaraan upaya kesehatan. Penyelenggaran pelayanan
kesehatan di Rumah Sakit mempunyai karakteristik dan organisasi yang
sangat kompleks. Berbagai jenis tenaga kesehatan dengan perangkat
keilmuannya masing-masing berinteraksi satu sama lain. Ilmu pengetahuan
dan teknologi kedokteran yang berkembang sangat pesat yang harus diikuti
oleh tenaga kesehatan dalam rangka pemberian pelayanan yang bermutu,
membuat semakin kompleksnya permasalahan dalam Rumah Sakit (Depkes,
2009)
Pelayanan di rumah sakit merupakan layanan multidisiplin yang
harus dikoordinasikan dengan tepat, termasuk salah satunya adalah
pelayanan perbekalan farmasi. Hal ini diperjelas dengan adanya Keputusan
Menteri Kesehatan Nomor 1197/Menkes/X/2004 tentang Standar Pelayanan
Kefarmasian di Rumah Sakit. Pelayanan perbekalan farmasi termasuk salah
satu penentu mutu layanan kefarmasian di Rumah Sakit. Untuk mencapai hal
tersebut diperlukan perencanan pengadaan dan evaluasi data pemakaian
perbekalan farmasi.
Dalam Surat Keputusan (SK) Menteri Kesehatan No.
1333/Menkes/SK/XII/19991 tentang Standar Pelayanan Rumah Sakit (RS),
2
Universitas Indonesia
menyebutkan bahwa pelayanan farmasi RS adalah bagian yang tidak
terpisahkan dari sistem pelayanan kesehatan RS yang berorientasi kepada
pelayanan pasien, penyediaan Perbekalan farmasi yang bermutu, termasuk
pelayanan farmasi klinik yang terjangkau bagi semua lapisan masyarakat.
Perbekalan Farmasi merupakan salah satu bagian yang penting untuk
menyelenggarakan pelayanan kesehatan. Tanpa ada persediaan perbekalan
farmasi maka rumah sakit tidak dapat memenuhi permintaan pelanggan,
berarti tidak dapat melayani pelanggan dengan baik. Proses penyembuhan dan
tindakan yang memerlukan perbekalan farmasi menjadi tertunda atau bahkan
tidak bisa dilaksanakan. Hal ini akan berakibat berkurangnya kepercayaan
pelanggan dalam pelayanan kesehatan. Secara finansial keadaan tersebut juga
dapat mengurangi peluang untuk mendapatkan pendapatan bagi sebuah rumah
sakit.
Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS) merupakan satu satunya unit di
rumah sakit yang mengelola perbekalan farmasi mulai dari perencanaan
sampai dengan mendistribusikannya kepada dokter atau pasien, bertanggung
jawab atas semua perbekalan farmasi yang beredar di rumah sakit, serta
bertanggung jawab atas pengadaan dan penyajian informasi perbekalan
farmasi siap pakai bagi semua pihak di rumah sakit.
Perencanaan Perbekalan Farmasi dilakukan oleh Instalasi farmasi
dimana proses pemilihan prioritas jenis, jumlah dan harga perbekalan farmasi
disesuaikan dengan kebutuhan dan anggaran untuk menghindari kekosongan
Perbekalan farmasi, serta dilakukan dengan metode konsumsi sesuai anggaran
yang tersedia. Pedoman yang digunakan untuk perencanaan kebutuhan
perbekalan farmasi menurut jenis adalah sesuai dengan:
Formularium Rumah Sakit
DPHO Askes
Daftar Obat Jamkesmas
Data pemakaian periode lalu
Anggaran yang disediakan
Pengadaan Perbekalan farmasi di Instalasi Farmasi merupakan pos
pembelanjaan yang besar selain belanja modal dan belanja pegawai. Melalui
3
Universitas Indonesia
pengelolaan perbekalan farmasi yang baik, maka Rumah Sakit berpeluang
untuk mendapatkan pendapatan yang lebih besar. Disamping itu,ada
kemungkinan juga menjadi sumber kerugian yang besar bagi Rumah Sakit
jika tidak diperhatikan atau tidak mendapat pengawasan yang ketat. Instalasi
Farmasi akan menjadi sumber kerugian bagi Rumah Sakit jika jumlah
perbekalan farmasi yang tersimpan semakin banyak atau semakin lama, atau
bahkan kadaluwarsa maupun rusak selama dalam penyimpanan dan
distribusi, selain itu juga kemungkinan obat slow moving akan semakin
banyak (Harry, 2012).
Perencanaan pengadaan perbekalan farmasi merupakan langkah yang
sangat strategis dan penting bagi kelangsungan operasional pelayanan rumah
sakit. Perenacaan perbekalan farmasi berhubungan dengan berapa besar
kebutuhan perbekalan farmasi selama periode tertentu yang akan datang.
Perencanaan perbekalan farmasi mempertimbangkan besarnya anggaran
yang tersedia, tempat untuk menyimpan barang, jenis dan jumlah masing-
masing barang sesuai kebutuhan. Pembelian perbekalan farmasi yang terlalu
banyak dapat menyebabkan barang lama dalam penyimpanan, memakan
tempat yang luas dan dapat menimbulkan potensi kerungian misalnya barang
rusak, kadaluwarsa atau risiko kehilangan. Sebaliknya pembelian barang
farmasi yang terlalu sedikit maka kemungkinan barang akan habis sebelum
waktu pembelian berikutnya tiba, sehingga dapat menimbulkan gangguan
pada pelayanan kesehatan. Dengan kapasitas Gudang Farmasi yang terbatas,
maka diperlukan pengendalian stok yang baik, artinya pemesanan perbekalan
farmasi yang minimal tetapi dapat memenuhi kebutuhan pelayanan.
Proses pengadaan perbekalan farmasi melibatkan pihak lain yang sering
disebut dengan rekanan atau distributor. Rekanan atau distributor merupakan
salah satu pelanggan eksternal rumah sakit. Sebagai pelanggan mereka harus
diberikan pelayanan yang baik. Hubungan kerja yang dilakukan oleh rekanan
dengan rumah sakit adalah dalam hal pengadaan barang kebutuhan rumah
sakit baik yang berhubungan langsung dengan pelayanan kesehatan pada
pasien maupun kebutuhan lain sebagai penunjang pelayanan kesehatan.
Salah satu kebutuhan yang harus tersedia adalah kebutuhan obat dan alat
4
Universitas Indonesia
kesehatan. Obat dan alat kesehatan merupakan sumber daya material yang
harus selalau tersedia guna menujang pelayanan kesehatan. Obat dan alat
kesehatan dapat merupakan salah satu dari sekian banyak alat yang
digunakan untuk membuat diagnose atau untuk menyembuhkan penyakit
yang diderita oleh pasien.
Berbagai macam cara yang yang terdapat dalam metode pengadan obat
dan alat kesehatan tersebut antara lain dengan cara pembelian langsung tunai,
atau bisa juga dengan cara kredit. Dalam pembelian secara kredit tentu akan
menimbulkan hutang. Hutang adalah Kewajiban suatu badan
usaha/perusahaan kepada pihak ketiga yang dibayar dengan cara
menyerahkan aktiva atau jasa dalam jangka waktu tertentu sebagai akibat
dari transaksi di masa lalu (Normalasari, 2013). Kewajiban tersebut muncul
karena perusahaan melakukan pembelian barang/jasa.
Hutang dagang atau kredit dagang merupakan golongan terbesar kredit
jangak pendek yang merupakan sepertiga kewajiban lancar dari perusahaan
non keuangan (Weston et al, 1996). Hutang harus dikelola dengan baik agar
tidak mengganggu kondisi keuangan rumah sakit serta ketersediaan obat/akes
yang sangat diperlukan pasien.
Setelah mengirimkan barang ke rumah sakit, maka rekanan atau
pemasok mengirimkan tagihan ke rumah skit terlebih dahulu sesuai dengan
persyaratan yang berlaku. Tagihan tersebut harus di verifikasi terlebih
dahulu untuk menghasilkan pengawasan pengeluaran persediaan rumah sakit
yang sesuai. Tentu saja proses tersebut memerlukan waktu, semakin cepat
memproses suatu tagihan, maka semakin cepat pula pembayaraan hutang
tersebut (Mehta & Maher, 1997).
Keuntungan dalam mempercepat proses pembayaran hutang adalah
hubungan kerjasama dengan rekanan menjadi baik. Jika proses pemasukkan
suatu tagihan dilakukan dalam waktu yang realtif lama, maka tagihan
tersebut juga akan lama dibayar yang dapat menyebabkan hubungan
kerjasama menjadi tidak baik. Kepercayaan dari rekanan kepada rumah sakit
akan berkurang, akibatnya rekanan mungkin saja tidak akan mengirimkan
pesanan barang/jasa atau harga dinaikkan (Husnan dan Pujiastuti, 1994).
5
Universitas Indonesia
Pembayaran hutang yang tidak cepat akan mengakibatkan rekanan akan
enggan untuk mengadakan kerja sama dengan rumah sakit sehingga
pemenuhan obat dan alkes akan tergangggu. Hutang yang telah jatuh tempo
belum dibayarkan dapat mengakibatkan distributor menghentikan
pengiriman pesanan perbekalan farmasi, misalnya PT. Tempo, PT. Kimia
Farma dan PT. Penta Valen yang pernah tidak mengirim barang karena
pembelian sebelumnya belum terbayarkan. Hal tersebut dapat menyebabkan
gangguan pada pelayanan kesehatan pada pasien. Akibatnya citra rumah
sakit dimata pasien buruk, demikian juga dimata rekanan. Dengan demikian
akan menjadikan penurunan jumlah psien dan akhirnya akan menyebabkan
penurunan pendapatan rumah sakit.
Proses pengadaan perbekalan farmasi di RSUP Dr. Kariadi
dilaksanakan oleh Unit Layanan Pengadaan. Proses ini dimulai dari usulan
kebutuhan perbekalan farmasi dari Instalasi Farmasi. Secara garis besar dapat
dibagi menjadi dua proses yaitu yang pertama adalah proses pemesanan
sampai pemeriksaan dan penerimaan perbekalan farmasi dan yang kedua
adalah proses penyelesaian administrasi pengadaan sampai dengan
pembayaran. Pembuatan dokumen pengadaan tersebut dilaksanakan oleh staf
Unit Layanan Pengadaan yang berkoordinasi dengan Kelompok Kerja
Pengadaan dan Panitia Penerimaan. Proses ini memakan waktu yang relatif
lama sehingga terjadi keterlambatan pada proses pembayaran pengadaan
perbekalan farmasi.
Menurut jenis sumber dana yang digunakan untuk belanja perbekalan
farmasi dapat dikelompokkan menjadi dua yaitu sumber dana APBN dan
sumber dana BLU. Sedangkan menurut cara pengadaan dapat
dikelompokkan menjadi pengadaan langsung, penunjukkan langsung dan
tender.
6
Universitas Indonesia
Tabel 1.1 Jumlah SPK Pengadaan Perbekalan Farmasi
dengan Penunjukkan Langsung Tahun 2011
NO BULAN JUMLAH SPK PEMBAYARAN
KURANG 30
HARI
31 S/D 60
HARI
LEBIH 60
HARI
1 JAN 132 30 87 15
2 PEB 149 33 95 21
3 MAR 162 75 53 34
4 APR 157 65 74 18
5 MEI 162 96 46 20
6 JUN 170 81 68 21
7 JUL 165 75 65 25
8 AGS 102 30 61 11
9 SEP 88 53 31 4
10 OKT 95 56 29 0
11 NOP 191 191 0 0
12 DES 7 7 0 0
Jumlah 1.580 792 609 169
Rata-rata 132
Sumber: Bagian Akuntansi dan Verifikasi
Tabel 1.2. Jumlah SPKPengadaan Perbekalan Farmasi
dengan Penunjukan langsung Tahun 2012
NO BULAN JUMLAH
SPK PEMBAYARAN
KURANG
30 HARI
31-60
HARI
LEBIH 61
HARI
1 JAN 161 51 90 20
2 PEB 76 28 29 19
3 MAR 101 33 52 16
4 APR 93 41 37 15
5 MEI 86 49 26 11
6 JUN 105 54 33 18
7 JUL 133 45 52 36
8 AGS 40 13 18 9
9 SEP 80 12 53 15
10 OKT 35 11 24 0
11 NOP 52 51 1 0
12 DES 4 4 0 0
Jumlah 966 392 415 159
Rata-rata 81
Sumber: Bagian Akuntansi dan Verifikasi
7
Universitas Indonesia
Pengadaan dengan cara penunjukkan langsung pada tahun 2011 pada
semester dua jumlahnya lebih sedikit dibandingkan dengan semester pertama, hal
ini disebabkan pembelian pada semester dua sebagian dilakukan dengan cara
tender. Tender tahun 2011 hanya dilakukan satu kali di semester dua. Sedangkan
pada tahun 2012 pembelian dengan cara tender dilakukan dua kali yaitu pada
semester pertama dan semester dua, jika dibandingkan pada Tabel 1.1 dan tabel
1.2 jumlah kontrak pembelian dengan penunjukkan langsung tahun 2012 lebih
sedikit dibadingkan dengan pembelian dengan metode penunjukkan langsung
tahun 2011.
Tabel 1.3 Pengadaan Perbekalan Farmasi dengan Tender
No Tender 2011 2012
1 Nilai Tender Rp 25.346.486.313 58.706.198.989
2 Jml SPK 6 132
Ket: SPK: Surat Perjanjian Kontrak
Data laporan Bagian Akuntansi dan Verifikasi yg diolah
Pengadaan perbekalan farmasi dengan cara tender pada tahun 2011 berbeda
dengan tahun 2012. Tender tahun 2011 satu paket tender hanya ada satu
kontrak. Tender tahun 2012 dengan metode kontrak payung (framework
contrac), dimana dalam satu paket tender bisa terdapat lebih dari satu kontrak,
seperti ditunjukkan pada Tabel 1.3 dimana jumlah tahun 2012 terdapat 132
Kontrak sedangkan tahun 2011 ada 6 Kontrak.
Tabel 1.1 dan tabel 1.2. menunjukkan bahwa kontrak pengadaan
perbekalan farmasi dilakukan setiap bulan rata-rata per bulan 132 Kontrak pada
tahun 2012 dan 81 kontrak pada tahun 2012. Proses ini dilakukan untuk
pengadaan kebutuhan perbekalan farmasi setiap bulan, sehingga proses
penyelesaian administrasi sampai dengan pembayaran memakan waktu yang
cukup lama.
Proses pembayaran yang diharapkan oleh para distributor adalah 30 hari
setelah barang dikirim, seperti yang tercantum pada fakur pengiriman barang.
Namun persyaratan untuk pembayaran tersebut sebagian besar atau lebih dari
50% belum bisa dipenuhi karena menunggu proses administrasi belum selesai.
8
Universitas Indonesia
Proses administrasi sampai dengan pembayaran untuk pengadaan tahun 2011
yang dilakukan kurang dari 30 hari adalah 50%, sisanya dilaksanakan dalam
waktu lebih dari 30 hari, sedangkan tahun 2012 adalah 47% seperti pada Tabel
1.1 dan Tabel 1.2 Masalah tersebut akan mengganggu penilaian kinerja
keuangan, dimana akumulasi hutang perbekalan farmasi semakin besar, sampai
dengan pertengahan tahun penyerapan dana pembayaran hanya 27%. Selain itu
pembayaran tagihan pengadaan perbekalan farmasi yang terlambat akan
menyebabkan citra rumah sakit menjadi kurang baik di mata para penyedia
barang/jasa sebagai rekanan/pelanggan ekternal. Bagi rekanan penyedia
barang/jasa atau distributor obat, pembayaran tagihan yang terlambat akan
menyebabkan gangguan likuiditas dari sisi kelancaran keuangan perusahaan.
Selain masalah tersebut, dari sisi distributor sebagai rekanan penyedia
barang/jasa, pembayaran yang terlambat akan berpengaruh pada pengiriman
pesanan berikutnya. Beberapa distributor menerapkan pembatasan piutang ketat,
sehingga setelah jatuh tempo belum terbayar, distributor tidak bisa melayani
pengiriman barang. Masalah ini pernah terjadi bahwa salah satu distributor tidak
bisa mengirim barang dengan faktur karena sistem administrasi dari distributor
tersebut otomatis berhenti setelah ada faktur yang jatuh tempo pembayaran, hal
ini pernah terjadi dari PT Tempo. Hal ini akan mengakibatkan pengiriman barang
menjadi tertunda, padahal obat tersebut merupakan obat sitostatika sangat
dibutuhkan dan distributor tersebut merupakan distributor tunggal. Masalah
tersebut juga pernah terjadi pada distributor lain yaitu PT Kimia Farma dimana
distributor tidak dapat mengirim kebutuhan obat narkotika dikarenakan ada faktur
pengiriman barang yang sudah jatuh tempo pembayaran belum selesai.
Distributor lainnya adalah PT Penta Valen, sebagai distributor terutama obat-obat
topical penyakit mata, juga tidak bisa mengirim pesanan perbekalan farmasi
karena pembelian sebelumnya belum terbayar setelah jatuh tempo pembayaran.
Untuk mengatasi kekosongan obat-obat tersebut rumah sakit harus membeli dari
pihak ketiga, hal ini mengakibatkan harga lebih tinggi dibandingkan jika membeli
langsung pada distributor tersebut.
Sebagai Rumah Sakit Pemerintah, maka dalam proses pengadaan
perbekalan farmasi RSUP Dr. Kariadi mengikuti aturan pengadaan barang dan
9
Universitas Indonesia
jasa dari pemerintah. Hal ini tentu berbeda dengan rumah sakit milik swasta,
dimana pembelian perbekalan farmasi dapat dilaksanakan setiap saat jika
dibutuhkan, tanpa harus menyediakan stok dalam jumlah yang banyak.
Pengadaan perbekalan farmasi di rumah sakit milik pemerintah dilaksanakan
dalam periode tertentu bisa setiap bulan, triwulan, semester atau tahunan dengan
perencanaan yang sudah dibuat sebelumnya.
Pengadaan barang dan jasa termasuk pengadaan perbekalan farmasi di
RSUP Dr. Kariadi mengikuti Peraturan Presiden No 54 tahun 2010 tentang
Pengadaan Barang dan Jasa, dan peraturan yang lain yang masih berlaku
tentang pengadaan barang dan jasa milik pemerintah. Oleh karena itu maka
proses pengadaan perbekalan farmasi yang digunakan di RSUP Dr. Kariadi
adalah dengan metode penunjukan langsung maupun dengan tender.
Berdasarkan sumber dana yang digunakan terdapat dua sumber dana
yaitu Dana APBN dan Dana BLU. Usulan perbekalan farmasi dikelompokkan
menjadi dua yaitu perbekalan farmasi yang diresepkan dan perbekalan farmasi
untuk tindakan. Alur proses usulan pengadaan perbekalan farmasi dapat
dilihat pada Bagan 1.1
10
Universitas Indonesia
Bagan 1.1. Alur Pengadaan Perbekalan Farmasi
11
Universitas Indonesia
1.2 RUMUSAN MASALAH
Proses pengadaan perbekalan farmasi merupakan rangkaian proses untuk
membeli dan menyediakan Perbekalan farmasi yang siap digunakan untuk
pelayanan kesehatan yang bermutu. Proses tersebut dimulai dari usulan
pengadaan perbekalan farmasi, pengadaan perbekalan farmasi, pengiriman
barang sampai dengan proses pembayaran barang yang sudah dibeli. Secara
administratif sesuai dengan peraturan yang ada pembelian dengan nilai lebih
dari 10 juta harus dilaksanakan dengan dibuat suatu Surat Perjanjian Kontrak
pengadaan perbekalan farmasi antara pihak rumah sakit dengan penyedia
barang/jasa.
Dari latar belakang permasalahan dapat dirumuskan bahwa proses
administrasi pengadaan perbekalan farmasi sampai dengan pembayaran
pengadaan tahun 2011 yang dilakukan kurang dari 30 hari adalah 50%,
sedangkan tahun 2012 adalah 47%. Untuk meningkatkan penilaian kinerja
keuangan maka perlu dicari masalah yang mempengaruhi keterlambatan
pembayaran tersebut.
Di sisi lain juga mempengaruhi kondisi keuangan distributor sebagai
penyedia barang, dan yang lebih utama adalah jangan sampai kejadian bahwa
obat tidak bisa dikirim oleh distributor karena ada faktur yang sudah jatuh
tempo belum dibayarkan. Oleh karena itu perlu dicari berbagai faktor
mempengaruhi keterlambatan proses pengadaan tersebut terutama dalam
penyelesaian administrasi untuk pembayaran hutang pengadaan perbekalan
farmasi, selanjutnya agar menjadi masukan bagi rumah sakit untuk
meningkatkan kinerja pengadaan perbekalan farmasi baik proses usulan
maupun penyelesaian administrasi untuk pembayaran hutang pengadaan
perbekalan farmasi.
12
Universitas Indonesia
1.3. TUJUAN PENELITIAN
1.3.1.Tujuan umum:
Mengidentifikasi faktor-faktor yang berpengaruh pada
keterlambatan proses pembayaran pengadaan Perbekalan Farmasi di
RSUP Dr. Kariadi Semarang tahun 2012.
1.3.2.Tujuan Khusus:
1.3.2.1 Mendapatkan informasi waktu yang dibutuhkan pada
proses pengadaan perbekalan farmasi di RSUP Dr.Kariadi.
1.3.2.2 Mengidentifikasi faktor-faktor yang berpengaruh pada
proses administrasi pembayaran pengadaan perbekalan
farmasi di RSUP Dr. kariadi.
1.3.2.3 Memberikan masukan kepada manajemen rumah sakit agar
tidak terjadi keterlambatan proses pembayaran tagihan
pengadaan perbekalan farmasi.
1.4. PERTANYAAN PENELITIAN
1.4.1 Berapa lama waktu yang dibutuhkan dalam proses administrasi
pengadaan Perbekalan farmasi di RSUP Dr. Kariadi.
1.4.2 Apakah faktor-faktor yang berpengaruh pada proses administrasi
pembayaran pengadaan perbekalan farmasi.
1.4.3 Bagaimana penyelesaian agar tidak terjadi keterlambatan
pembayaran tagihan pada proses pengadaan perbekalan farmasi.
1.5 MANFAAT PENELITIAN
1.5.1 Manfaat Metodologi: penelitian ini diharapkan dapat memperkaya
metode dalam penyelesaian administrasi pembayaran pengadaan
perbekalan farmasi di Rumah sakit.
1.5.2 Manfaat bagi Rumah Sakit: dari hasil penelitian ini diharapkan
dapat memberikan masukan bagi manajemen Rumah sakit untuk
meningkatkan mutu pelayanan dengan meningkatkan kecepatan
13
Universitas Indonesia
dan ketepatan dalam pembayaran pengadaan Perbekalan farmasi
tepat waktu.
1.5.3 Bagi peneliti: Penelitian ini berguna bagi peneliti terutama dalam
menerapkan teori penelitian dan penerapannya serta menambah
wawasan dalam proses pembayaran pengadaan di Rumah Sakit.
1.5.4 Bagi masyarakat: dari penelitian ini diharapkan dapat membantu
meningkatkan pelayanan kesehatan pada pasien dalam hal
mendapatkan perbekalan farmasi pada waktu yang tepat dan
dengan mutu baik karena Rumah Sakit dapat melakkukan proses
pengadaan perbekalan farmasi tepat waktu. Bagi Penyedia
barang/jasa dalam pengadaan perbekalan farmasi dapat menerima
pembayaran tepat waktu oleh rumah sakit.
1.6 RUANG LINGKUP PENELITIAN
Ruang lingkup penelitian yaitu proses administrasi dokumen
pengadaan perbekalan farmasi sampai dengan pembayaran di RSUP
Dr.Kariadi yang dilakukan dengan metode penunjukkan langsung tahun
2012
14
Universitas Indonesia
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 RUMAH SAKIT
2.1.1 Pengertian Rumah Sakit
Rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang
menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna
yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat
dan Rumah sakit umum adalah rumah sakit yang memberikan
pelayanan kesehatan pada semua bidang dan jenis penyakit (Anonim,
2009).
Rumah sakit adalah suatu organisasi yang kompleks, menggunakan
gabungan alat ilmiah khusus dan rumit, dan difungsikan oleh berbagai
kesatuan personel terlatih dan terdidik dalam menghadapi dan
menangani masalah medik modern, yang semuanya terikat bersama-
sama dalam maksud yang sama, untuk pemulihan dan pemeliharaan
kesehatan yang baik (Siregar & Amalia, 2004).
Keberadaan rumah sakit di Indonesia diatur dalam UU No.44
Tahun 2009 tentang Rumah Sakit. Pengaturan penyelenggaraan Rumah
Sakit bertujuan:
a. mempermudah akses masyarakat untuk mendapatkan pelayanan
kesehatan;
b. memberikan perlindungan terhadap keselamatan pasien,
masyarakat, lingkungan rumah sakit dan sumber daya manusia di
rumah sakit;
c. meningkatkan mutu dan mempertahankan standar pelayanan
rumah sakit; dan
15
Universitas Indonesia
d. memberikan kepastian hukum kepada pasien, masyarakat,
sumber daya manusia rumah sakit, dan Rumah Sakit.
2.1.2 Tugas dan Fungsi Rumah Sakit
Menurut UU No.44 tahun 2009 tentang rumah sakit disebutkan
bahwa, Rumah Sakit mempunyai tugas memberikan pelayanan
kesehatan perorangan secara paripurna.
Untuk menjalankan tugas sebagaimana dimaksud dalam, Rumah
Sakit mempunyai fungsi :
a. penyelenggaraan pelayanan pengobatan dan pemulihan kesehatan
sesuai dengan standar pelayanan rumah sakit;
b. pemeliharaan dan peningkatan kesehatan perorangan melalui
pelayanan kesehatan yang paripurna tingkat kedua dan ketiga
sesuai kebutuhan medis;
c. penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia
dalam rangka peningkatan kemampuan dalam pemberian
pelayanan kesehatan;
d. penyelenggaraan penelitian dan pengembangan serta penapisan
teknologi bidang kesehatan dalam rangka peningkatan pelayanan
kesehatan dengan memperhatikan etika ilmu pengetahuan bidang
kesehatan;
2.1.3 Instalasi Farmasi Rumah Sakit
Instalasi Farmasi Rumah Sakit adalah salah satu Instalasi yang
berwenang dalam mengelola perbekalan farmasi di rumah sakit.
Pengertian Instalasi Farmasi Rumah Sakit dapat dijabarkan sebagai
suatu departemen atau unit dibawah pimpinan seorang Apoteker dan
dibantu beberapa orang apoteker yang memenuhi persyaratan dan
peraturan perundang-undangan yang berlaku dan kompeten. Instalasi
Farmasi merupakan tempat penyelenggaraan pelayanan kefarmasian
yang bertanggung jawab atas seluruh pekerjaan kefarmasian yang
merupakan pelayanan paripurna mencakup perencanaan, pengadaan,
produksi, penyimpanan dan penyaluran perbekalan farmasi.
16
Universitas Indonesia
Kewenangan farmasi untuk mengelola obat di rumah sakit ini berkaitan
dengan adanya wewenang yang dimiliki oleh apoteker dalam
menjalankan pekerjaan kefarmasian. Untuk menjalankan pekerjaan
kefarmasian apoteker harus ditunjang oleh managerial skill dan
professional skill yang memadahi (Quick, 1997).
Personalia pelayanan farmasi rumah sakit adalah sumber daya
manusia yang melakukan pekerjaan kefarmasian. Semua pesonil harus
memiliki pendidikan dan pelatihan yang diperlukan bagi tugas dan
tanggung jawab mereka. Pelaksanaan pekerjan dilakukan sesuai
dengan prosedur dan terdokumentasi. Uraian kerja, data kualifikasi
harus terdokumentasi dan diadakan revisi jika diperlukan (Siregar&
Amalia, 2003)
2.2 LOGISTIK
Istilah logistik bersumber dari ilmu kemiliteran yang menjelaskan
bahwa logistik merupakan ilmu pengetahuan atau seni serta penghapusan
material (Subagya, 1988). Adapun rumusan logistic secara mudahnya
merupakan kegiatan yang menyangkut segi perencanaan, pengadaan,
penyimpanan, pemindahaan, penyaluran dan penghapusan alat-alat
perlengkapan.
Beberapa kepentingan rumah sakit dalam menyelenggarakan
kegiatan logistic yang perlu mendapat perhatian antara lain operasional,
keuangan dan keamanan. Dari sisi operasional berarti barang harus teta
tersedia dalam jenis dan jumlah yang tepat saat diperlukan dengan kualitas
yang memadahi. Dari sisi keuangan agar diupayakan biaya operasional
secara efektif dan efisien. Dari sisi keamanan bahwa penyedian tidak
terganggu oleh kerusakan, pemborosan dan pencurian atau kehilangan.
Tujuan logistik adalah menyediakan barang jadi dan bermacam-
macam dalam jumlah yang tepat pada waktu barang dibutuhhkan, dalam
keadaan yang dapat dipakai, dan dengan total biaya yang rendah.
Penyelenggaran logistik memberikan kegunaan waktu dan tempat.
Kegunaan tersebut merupakan aspek penting dari operasional sebuah
17
Universitas Indonesia
perusahan. Semua bentuk perilaku yang terorganisir membutuhkan
dukungan logistik. Nilai dalam bentuk tersedianya barang pada waktunya
yang ditambahkan kepada material atau produk adalah suatu hasil dari
proses logistic (Bowersox, 2002).
2.2.1 Manajemen Logistik Farmasi
Pengertian kata manajemen dari kata ”to manage” yang artinya
Manajemen adalah seni memperoleh hasil melalui berbagai kegiatan
yang dilakukan oleh orang lain (Siagian, 1992). Logistik adalah
bahan untuk kegiatan operasional yang bersifat habis pakai.
Manajemen logistik adalah suatu ilmu pengetahuan dan atau seni
serta proses mengenai perencanaan dan penentuan kebutuhan
pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan pemeliharaan serta
penghapusan material/alat (Subagya, 1994). Manajemen logistik
diharapkan mampu menjawab tujuan dan bagaimana cara mencapai
tujuan dengan ketersediaan bahan logistik setiap saat bila dibutuhkan
dan dipergunakan secara efisien dan efektif.
Sebuah rumah sakit menjalankan manajemen logistik pada salah
satu bagian dari keseluruhan pengelolaan manajemen. Manajemen
mempunyai peran yang strategis karena menentukan operasional
pelayanaan di rumah sakit dari sisi menjaga kesinambungan
pelayanan dan sistem kerja di ruah sakit untuk tindakan pencegahan
risiko. Kegiatan manajemen logistik rumah sakit berorientasi pada
upaya pencapaian tujuan yang berkaitan dengan produk pelayanan
jasa kesehatan pada konsumen (Silalahi, 1989)
Pengadaan Logistik Farmasi. Instalasi Farmasi adalah merupakan
salah satu sumber pendapatan terbesar di Rumah Sakit. Namun tidak
dapat dipungkiri pula, jika tidak diperhatikan atau tidak mendapat
pengawasan yang ketat, maka Instalasi Farmasi akan menjadi sumber
kerugian terbesar di Rumah Sakit. Kerugian tersebut antara
lain:(Harry, 2012)
18
Universitas Indonesia
Semakin lama semakin banyak namun semakin banyak pula yang
mendekati expired datenya.
Jumlah obat slow moving semakin bertambah
Banyak tagihan obat-obatan dari asuransi atau perusahaan
tertentu belum dibayar. Rumah Sakit akan ikut menanggung
kerugian jika piutang obat-obatan di Rumah Sakit lama semakin
besar (belum dibayar oleh asuransi)
2.2.2 Tujuan Manajemen Logistik Farmasi
Logistik farmasi merupakan salah satu dari logstik rumah
sakit. Tujuan dari manajemen logistik Farmasi adalah agar
perbekalan farmasi selalu tersedia saat dibutuhkan dalam jumlah
dan jenis yang mencukupi dan terjamin mutunya dengan
memperhatikan prinsip-prinsip ekonomi. Yaitu dengan biaya yang
kecil dapat disediakan perbekalan farmasi yang optimal.
Tujuan manajemen logistik rumah sakit dapat dapat diuraikan
dalam tiga tujuan utama, yaitu:
2.2.2.1 Tujuan Operasional: agar tersedia barang atau material
dalm jumlah yang tepat dan kualitas yang memadahi
pada waktu yang dibutuhkan.
2.2.2.2 Tujuan Keuangan: agar tujuan operasional tercapai
dengan biaya total terendah.
2.2.2.3 Tujan Keutuhan: agar persediaan tidak terganggu oleh
pencurian, kerusakan, pemborosan, penggunaan tanpa
hak dan nilai persediaan pada buku keuangan/akuntansi
(Lumenta, 1990)
2.2.3 Fungsi Manajemen Logistik Farmasi
Manajemen logistik rumah sakit mempunai fungsi-fungsi sebagai
berikut:
2.2.3.1 Perencanaan dan pemenuhan kebutuhan yang
meliputi penetapan sasaran dan pengukuran biaya
penyelenggaraan di bidang logistik.
19
Universitas Indonesia
2.2.3.2 Penganggaran; yaitu merumuskan setiap rincian
biaya untuk pemenuhan kebutuhan logistik.
2.2.3.3 Pengadaan yaitu proses pemenuhan kebutuhan atau
ketersediaan operasional logistik.
2.2.3.4 Penyimpanan dan penyaluran
2.2.3.5 Penghapusan yaitu pembebasan barang dari
pertanggungjawaban atau pembukuan.
2.2.3.6 Pengendalian yaitu usaha memantau dan
mengamankan keseluruhan barang logistik.
2.2.4 Siklus manajemen Logistik Farmasi
Perbekalan farmasi harus dikelola dengan baik agar pelayanan
kesehatan berjalan dengan lancar. Prinsip pengelolaan logistik ini
adalah prinsip ekonomi yaitu dengan biaya yang rendah dapat
diesediakaan sejumlah barang yang diperlukaan secara optimal
dengan risiko sekecil mungkin. Pengelolaan perbekalan farmasi
harus dilakukan secara efektif dan efisien. Efektif adalah kemampuan
untuk menetapkan tujuan yang tepat atau kemampuan untuk
melakukan pekerjaan yang benar (“doing the right things”).
Efektifitas dapat dinilai dari pemenuhan atau realisasi tujuan,
misalnya terpenuhinya semua kebutuhan perbekalan farmasi. Efisien
adalah kemampuan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan benar
(“doing the things right”). Efisien dapat diukur dengan
membadingkan input yang dipergunakan dan output yang dihasilkan
(Wiludjeng, 2007).
Untuk melaksanakan manajemen logistik farmasi secara efektif,
diperlukan mengenai pengetahuan logistik. Logistik adalah tahapan
dalam drug management cycle yaitu pengetahuan mengenai seleksi,
pengadaan, distribusi pesediaan dan penggunaan (Quick, 1997)
20
Universitas Indonesia
Keterangan:
: arus aktifitas
: arus koordinasi
Bagan 2.1. Siklus manajemen logistik (Quick, 1977)
Standar Pelayanan Farmasi Rumah Sakit menurut Peraturan
Menteri kesehatan No. 1197/Menkes/SK/X/2004 disebutkan bahwa
Pengelolaan Perbekalan Farmasi merupakan suatu siklus kegiatan,
dimulai dari pemilihan, perencanaan, pengadaan, penerimaan,
penyimpanan, pendistribusian, pengendalian, penghapusan, administrasi
dan pelaporan serta evaluasi yang diperlukan bagi kegiatan pelayanan.
Tujuan dari kegiatan tersebut yaitu mengelola perbekalan farmasi yang
efektif dan efesien, menerapkan farmako ekonomi dalam pelayanan,
meningkatkan kompetensi/kemampuan tenaga farmasi, mewujudkan
Sistem Informasi Manajemen berdaya guna dan tepat guna,
melaksanakan pengendalian mutu pelayanan.
2.2.4.1 Pemilihan (Seleksi)
Merupakan proses kegiatan sejak dari meninjau masalah
kesehatan yang terjadi di rumah sakit, identifikasi pemilihan
terapi, bentuk dan dosis, menentukan kriteria pemilihan dengan
Perencanaan
Manajemen Logistik
Pengadaan Penggunaan
Distribusi
21
Universitas Indonesia
memprioritaskan obat esensial, standarisasi sampai menjaga dan
memperbaharui standar obat. Penentuan seleksi obat merupakan
peran aktif apoteker dalam Panitia Farmasi dan Terapi untuk
menetapkan kualitas dan efektifitas, serta jaminan purna
transaksi pembelian.
2.2.4.2 Perencanaan
Merupakan proses kegiatan dalam pemilihan jenis,
jumlah, dan harga perbekalan farmasi yang sesuai dengan
kebutuhan dan anggaran, untuk menghindari kekosongan obat
dengan menggunakan metode yang dapat dipertanggung
jawabkan dan dasar-dasar perencanaan yang telah ditentukan
antara lain Konsumsi, Epidemiologi, Kombinasi metode
konsumsi dan epidemiologi disesuaikan dengan anggaran yang
tersedia.
Pedoman Perencanaan antara lain DOEN, Formularium
Rumah Sakit, Standar Terapi Rumah Sakit, ketentuan setempat
yang berlaku, data catatan medik, anggaran yang tersedia,
penetapan prioritas, siklus penyakit, sisa persediaan, data
pemakaian periode yang lalu, rencana pengembangan.
2.2.4.3 Pengadaan
Merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan
yang telah direncanakan yang diselenggarakan oleh pejabat
pengadaan atau Oleh Panitia Pengadaan Barang. Pengadaan
dapat dilaksanakan dengan pembelian langsung, penunjukkan
langsung atau dengan tender.
2.2.4.4 Penerimaan
Penerimaan perbekalan farmasi merupakan kegiatan
untuk pemeriksaan dan penerimaan perbekalan farmasi yang
telah diadakan sesuai dengan aturan perundang-undangan dan
peraturan kefarmasian, melalui penunjukan langsung, tender,
konsinyasi atau sumbangan, beserta dokumen-dokumen yang
menyertainya. Pedoman dalam penerimaan perbekalan farmasi:
22
Universitas Indonesia
Barang harus bersumber dari distributor resmi.
Harus mempunyai Material Safety Data Sheet (MSDS)
untuk barang berbahaya.
Khusus untuk alat kesehatan/kedokteran harus mempunyai
certificate of origin
Expire date minimal 2 tahun
2.2.4.5 Penyimpanan
Merupakan kegiatan penyimpanan dan pengaturan
perbekalan farmasi menurut persyaratan yang ditetapkan:
Dibedakan menurut bentuk sediaan dan jenisnya
Dibedakan menurut suhunya, kestabilannya
Mudah tidaknya meledak/terbakar
Tahan/tidaknya terhadap cahaya.
Penyimpanan biasanya diurutkan secara alfabetis menurut
nama barang untuk mempermudah dalam pencarian barang.
Penyimpanan perbekalan farmasi mempunyai tujuan agar
perbekalan farmasi tersebut tersimpan dengan aman dan dapat
terhindar dari kerusakan akibat penimpanan yang tidak baik
atau risiko kehilangan. Tujuan penyimpanan juga
dimaksudkan agar mutu tetap terjamin dengan baik, mudah
dalam pencarian, pengawasan dan menjamin pelayanan
dengan cepat dan tepat.
2.2.4.6. Pendistribusian
Merupakan kegiatan mendistribusikan perbekalan farmasi
di rumah sakit untuk pelayanan individu dalam proses terapi
bagi pasien rawat inap dan rawat jalan serta untuk menunjang
pelayanan medis. Sistem distribusi dirancang atas dasar
kemudahan untuk dijangkau oleh pasien dengan
mempertimbangkan :
Efisiensi dan efektifitas sumber daya yang ada
Metode sentralisasi atau desentralisasi
23
Universitas Indonesia
Sistem floor stock, resep individu, dispensing dosis unit
atau kombinasi
2.3 PENGADAAN BARANG DAN JASA PEMERINTAH
Sebagai RS milik pemerintah maka RSUP Dr. Kariadi dalam
melaksanakan kegiatan pengadaan barang dan jasa harus mengikuti peraturan
pemerintah. Peraturan yang ada antara lain adalah:
2.3.1 Peraturan Presiden No. 54 Tahun 2010 Tentang Pengadaan
barang/Jasa Pemerintah.
2.3.2 Peraturan Presiden Nomor 35 Tahun 2011 tentang Perubahan atas
Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan
barang/Jasa Pemerintah;
2.3.3 Peraturan Presiden No. 70 Tahun 2012 Tentang Perubahan Kedua
atas Peraturan Presiden No. 54 tahun 2010 Tentang Pengadaan
Barang/ Jasa Pemerintah.
2.4 PERATURAN PRESIDEN NOMOR 54 TAHUN 2010
2.4.1 Pengadaan Barang dan Jasa
Dalam Peraturan Presiden Nomor 54 tahun 2012 yang dimaksud
dengan Pengadaan Barang/Jasa adalah kegiatan untuk memperoleh
barang/jasa oleh Kementerian/Lembaga/ Satuan Kerja Perangkat
Daerah/ Instansi lainnya yang prosesnya dimulai dari perencanaan
kebutuhan sampai diselesaikannya seluruh kegiatan untuk
memperoleh barang/jasa.
2.4.2 Pengguna barang/jasa
Pengguna Barang/jasa adalah Pejabat pemegang kewenangan
penggunan barang dan/atau jasa milik Negara/daerah di masing-
masing Kementerian/Lembaga/ Satuan Kerja Perangkat Daerah/
Instansi.
2.4.3 Pengguna Anggaran
24
Universitas Indonesia
Pengguna Anggaran selanjutnya disebut PA adalah Pejabaat
Pemegang kewenangan penggunaan anggaran
kementerian/lembaga/ Satuan Kerja Perangkat daerah atau Pejabat
yang disamakan dengan Institusi lain Pengguna APBN/APBD.
2.4.4 Kuasa Pengguna Anggaran
Kuasa Pengguna Anggaran selanjutnya disebut KPA adalah
Pejabat yang ditetapkan oloeh PA untuk menggunakan APBN
atau ditetapkan oleh Kepala Daerah untuk menggunakan APBD
2.4.5 Pejabat Pembuat Komitmen
Pejabat Pembuat Komitmen yang selanjutnya disebut PPK adalah
Pejabat yang bertanggung jawab atas pelaksanaan Pengadaa
Barang/jasa.
2.4.6 Unit Layanan Pengadaan
Unit Layanan Pengadaan yang selanjutnya disebut ULP adalah
unit organisasi pemerintah yang berfungsi melaksanakan
pengadaan Barang/Jasa di Kementerian/ Lembaga/Satuan Kerja
Perangkat Daerah/ Instansi yang bersifat permanen, dapat berdiri
sendiri atau melekat pada unit yang sudah ada.
2.4.7 Pejabat Pengadaan
Pejabat Pengadaan adalah personil yang memiliki Sertifikat
Keahlian Pengadaan Barang/Jasa yang melaksanakan Pengadaan
Barang/Jasa.
2.4.8 Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan adalah panitia/ pejabat
yang ditetapkan oleh PA/KPA yang bertugas memeriksa dan
menerima hasil pekerjaan.
2.4.9 Penyedia Barang/Jasa
Penyedia barang/jasa adalah badan usaha atau perorangan yang
menyediakan Barang/Pekerjaaan Konstruksi/ Jasa Konsultansi/
Jasa lainnya.
2.4.10 Dokumen Pengadaan
Dokumen Pengadaan adalah dokumen yang ditetapkan oleh
ULP/Pejabat Pengadaan yang memuat informasi dan ketentuan
25
Universitas Indonesia
yang harus ditaati oleh para pihak dalam proses Pengadaan
Barang/Jasa.
2.4.11 Kontrak Pengadan Barang/Jasa
Kontrak Pengadaan Barang/Jasa yang selanjutnya disebut kontrak
adalah perjanjian tertulis antara PPK dengan Penyedia Barang/Jasa
ataau pelaksana swakelola.
2.4.12 Pelelangan Umum
Pelelangan umum adalah metode pemilihan penyedia
Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa lainnya untuk semua pekerjaan
yang dapat diikuti oleh semua penyedia barang/Pekerjaan
Konstruksi/Jasa lainnya yang memenuhi syarat.
2.4.13 Penunjukkan Langsung
Penunjukkan langsung adalah metode pemilihan Penyedia
Barang/Jasa dengan cara menunjuk langsung 1 (satu) Penedia
Barang/Jasa. Penunjukan langsung dapat terhadap satu penyedia
barang/jasa dapat dilakukan dalam hal (pasal 38 ayat1) :
2.4.13.1 keadaan tertentu misalnya penanganan darurat,
kegiatan yang menyangkut pertahanan Negara.
2.4.13.2 Pengadaan barang khusus pengadaan dan distribusi
obat, barang/jasa lainnya berdasarkan tarif resmi
yang ditetapkan pemerintah.
Penunjukan langsung dilakukan dengan mengundang satu
penyedia barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya yang dinilai
mampu melaksanakan pekerjaan dan/atau memenuhi
kualifikasi. Penunjukan langsung dilakukan dengan negosiasi
bai teknis maupun harga sehingga diperoleh harga yang sesuai
dengan harga pasar yang berlaku dan secara teknis dapat
dipertanggungjawabkan.
2.4.14 Pengadaan Langsung
Pengadaan Langsung adalah Pengadaan Barang/Jasa langsung
kepada Penyedia barang/Jasa, tanpa melalui pelelangan/
seleksi/penunjukkan langsung. Pengadaan langsung dapat
26
Universitas Indonesia
dilakukan terhadap pengadaan barang/jasa yang bernilai paling
tinggi Rp 100.000.000,- (seratus juta rupiah) yang telah diubah
menjadi Rp. 200.000.000,- (dua ratus juta rupiah) (Peraturan
Presiden Nomor 70 tahun 2012 pasal 39) dengan ketentuan:
2.4.14.1 merupakan kebutuhan operasional Kementerian/
Lembaga/Departemen/Instansi lain.
2.4.14.2 teknologi sederhana;
2.4.14.3 resiko kecil ; dan /atau
2.4.14.4 dilaksanakan oleh penyedia barang/jsa badan usaha
kecil serta koperasi kecil, kecuali paket pekerjan
yangmenuntut kompetensi teknis yang tidak dapat
dipenuhi oleh usaha mikro, usaha kecil dan
koperasi.
Pengadaan langsung.dilaksanakan berdasarkan harga yang
berlaku dipasar kepada penyedia barang/pekerjaan konstruksi/
jasa lainnya.
2.4.15 Pengadaan secara Elektronik
Pengadaan secaraa elektronik atau E-Procurement adalah
pengadaan Barang/Jasa yang dilaksanakan dengan menggunakan
teknologi Informasi dan transaksi elektronik sesuai dengan
ketentuan perundang-undangan.
Dalam Peraturan Presiden tersebut yang dimaksud dengan Pengadan
barang/jasa pemerintah adalah kegiatan untuk memperoleh barang/jasa oleh
Kementerian/Lembaga/Satuan Kerja Perangkat Daerah/ Institusi lainnya yang
prosesnya dimulai dari perencanaan kebutuhan sampai diselesaikannya
seluruh kegiatan untuk memperoleh barang/jasa. Dalam melaksanakan proses
kegiatan pengadaan di RSUP Dr. Kariadi telah dibentuk Unit Layanan
Pengadaan. Unit Layanan Pengadaan yang selanjutnya disebut ULP adalah
unit organisasi kementerian/Lembaga/ Pemerintah Daerah/ Institusi yang
berfungsi melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa yang bersifat permanen,
dapat berdiri sendiri atau melekat pada unit yang sudah ada. Pengadaan
Barang/Jasa dapat dilaksanakan oleh Panitia Pengadaan atau Pejabat
27
Universitas Indonesia
Pengadaan. Panitia Pengadaan/ Kelompok Kerja berjumlah gasal paling
sedikit beranggotakan tiga orang. Pejabat Pengadaan adalah personil yang
ditunjuk untuk melaksanakan Pengadaan Langsung.
Penyediaan perbekalan farmasi dilaksanakan melalui penyedia
barang/jasa. Pemilihan Penyedia Barang/Jasa menurut Peraturan Presiden No
54 tahun 2010 dapat dilaksanakan dengan metode:
Pelelangan Umum
Penunjukan langsung
Pengadaan langsung
Kontes/sayembara
Pelelangan dilaksanakan oleh Kelompok kerja/Panitia Pengadaan
dengan nilai diatas Rp.200.000.000,-. Pelelangan diumumkan melalui paling
kurang di website Kementerian/Lembaga/ Departemen/Instansi dan papan
pengumuman resmi serta Portal Pengadaan nasional melalui Layanan
Pengadaan Secara Elektronik (LPSE). Pelelangan dilaksanakan secara
elektronik (E-Procurement)
Penunjukan Langsung adalah metode pemilihan Penyedia Barang/Jasa
dengan cara menunjuk langsung 1 (satu) Penyedia Barang/Jasa, dilaksanakan
oleh Pejabat Pengadaan dengan nilai paling tinggi Rp.200.000.000,-
Kontes/Sayembara dilakukan khusus untuk pemilihan penyedia
barang/jasa yang merupakan hasil industri kreatif, inovatif dan budaya dalam
negeri.
28
Universitas Indonesia
BAB III
GAMBARAN UMUM RSUP Dr. KARIADI
3.1 SEJARAH RSUP Dr. KARIADI.
RSUP Dr. Kariadi merupakan rumah sakit pemerintah yang terletak di
Kota Semarang, merupakaan rumah sakit rujukan di wilayah Jawa Tengah
dan Kalimantan. RSUP Dr. Kariadi sebelumya merupakan rumah sakit yang
didirikan pada zaman Belanda pada tanggal 9 September 1925 dengan nama
„”Centrale Burgerlijke Ziekerninrichting” yang terkenal dengan sebutan
CBZ (Kariadi, 2012)
Pada zaman Jepang, pemerintah Jepaang mengganti nama menjadi
PURUSARA singakatn dari Pusat Rumah Sakit Rakyat yang dalam bahasa
jepang “Chuo Simin Byoing” (Kariadi, 2012)
Sesudah pengakuan kedaulatan RI maka rumah sakit ini menjadi RS
Vertikal milik Departemen Kesehatan, dengan nama Rumah Sakit Dokter
Kariadi, berdasarkan SK Menkes No, 2015 Kab/1964 tanggal 14 April 1964.
Rumah Sakit Umum Pusat Dr. Kariadi Semarang adalah Satuan Kerja/
Unit Pelaksana Teknis Badan Layanan Umum (BLU) di lingkungan
Kementerian Kesehatan yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada
Direktur Jenderal Bina Upaya Kesehatan yang ditetapkan dengan SK
Menkes No. 1243/MENKES/SK/VIII/2005 dengan mempunyai tugas
menyelenggarakan upaya penyembuhan dan pemulihan secara paripurna,
pendidikan dan pelatihan, penelitian dan pengembangan di bidang kesehatan
secara serasi, terpadu dan berkesinambungan dengan upaya peningkatan
kesehatan lainnya serta melaksanakan upaya rujukan.
RSUP Dr. Kariadi sejak ditetapkan sebagai RS Vertikal tipe A
Pendidikan dan sejak tahun 2006 telah melaksanakan Pola Pengelolaan
Keuangan Badan Layanan Umum (PPK BLU) secara penuh sesuai PP No. 23
tahun 2005, membuat RSUP Dr. Kariadi dituntut menghasilkan kinerja
sesuai indikator pelayanan yang telah ditetapkan. Bentuk kelembagaan
sebagai PPK BLU menuntut RS menjadi lembaga yang mampu beroperasi
29
Universitas Indonesia
secara efisien, transparan dan akuntabel serta mampu menerapkan praktek
bisnis yang sehat.
Realisasi kegiatan selama tahun 2006 sampai dengan tahun 2010
menunjukkan kinerja keuangan, operasional pelayanan dan mutu manfaat
makin meningkat, dari pencapaian tahun 2006 dengan nilai 74,95 (Sehat A)
sampai dengan tahun 2010 dengan pencapaian nilai 82,30 (Sehat AA).
3.2 VISI MISI FILOSOFI DAN MOTTO
3.2.1 Visi RSUP Dr. Kariadi Semarang:
Menjadi Rumah Sakit Terbaik di Indonesia
3.2.2 Misi RSUP Dr. Kariadi Semarang:
a. Menyelenggarakan pelayanan kesehatan dan rujukan yang
paripurna, bermutu kelas dunia, menjamin keselamatan pasien dan
menjangkau seluruh masyarakat
b. Menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan yang berkualitas sesuai
kebutuhan pelayanan kesehatan dan perkembangan ilmu
pengetahuan dan teknologi
c. Menyelenggarakan penelitian yang berkualitas sesuai kebutuhan
pelayanan kesehatan dan perkembangan ilmu pengetahuan dan
teknologi
3.2.3 Filosofi RSUP Dr. Kariadi Semarang: Dengan landasan kemanusiaan,
motivasi, Jujur, Integritas yang tinggi akan mampu meningkatkan mutu
pelayanan
3.2.4 Motto RSUP Dr. Kariadi Semarang: Sahabat menuju sehat
3.2.5 Nilai-nilai:
a. Kebersamaan:
1) Menyadari bahwa semua pekerjaan tidak dapat diselesaikan
sendiri.
2) Mempunyai semangat yang tinggi dan bekerjasama serta
menjunjung kebersamaan sebagai tim dalam menghadapi
30
Universitas Indonesia
tantangan dan menyelesaikan tugas (One Tim One Spirit, One
Vision One Goal ).
3) Mengutamakan kepentingan pasien dan rumah sakit daripada
kepentingan pribadi
b. Profesionalisme
1) Bekerja sesuai dengan sistem, peraturan dan prosedur yang
berlaku
2) Bersedia menghadapi pekerjaan yang penuh tantangan
3) Memiliki keyakinan dan kemampuan untuk mengembangkan
potensi diri di berbagai bidang
4) Selalu berusaha memberikan kemampuan terbaiknya untuk
pasien dan rumah sakit.
c. Kejujuran
1) Berani menyatakan kebenaran dan kesalahan dengan cara yang
bertanggungjawab dan sesuai etika
2) Memberikan informasi yang jujur dalam memberikan
pelayanan kepada pasien
d. Keterbukaan
1) Terbuka dalam mengemukakan pendapat dan terbuka
untuk menerima pendapat
2) Saling menghargai dan menghormati pendapat orang lain
e. Disiplin
1) Senantiasa menegakkan disiplin terhadap diri sendiri dan
lingkungan sekitarnya
2) Memiliki kesungguhan dalam melaksanakan tugasnya
3) Mempunyai komitmen yang tinggi untuk kemajuan RSUP
Dr.Kariadi Semarang
f. Bersih
1) Selalu berupaya untuk melakukan efisiensi
31
Universitas Indonesia
2) Mempunyai komitmen untuk tidak menerima apapun yang
dapat merugikan RSUP Dr. Kariadi dan pribadi
3) Bangga dan mensyukuri nikmat dan rejeki yang diperoleh
secara halal
3.3 FASILITAS DAN LAYANAN
Pertumbuhan produktifitas dilakukan dengan mengoptimalkan
pelayanan yang ada serta melaksanakan program pengembangan pelayanan
antara lain operasionalisasi Gedung Geriatri tahun 2006, pembangunan
gedung Jantung dan Pembuluh Darah yang beroperasi tahun 2007,
operasionalisasi Rawat jalan lantai 3 tahun 2008, pembangunan Gedung
Pelayanan Merak 91 Tempat Tidur operasional pada tahun 2008,ruang
rawat Stroke 13 Tempat Tidur serta ruang rawat Obsetri kelas I.
Dalam bidang teknis medis telah dilaksanakan pelayanan operasi
pemisahan Bayi Kembar Siam pada tahun 2008, operasi Cangkok Hati pada
tahun 2007 dan 2009 disamping operasi canggih lain
Rumah Sakit Umum Pusat Dr. Kariadi Semarang mempunyai fungsi
pelayanan sebagai berikut:
a. Pelayanan medik
b. Pelayanan penunjang medik dan non medik
c. Pelayanan dan asuhan keperawatan
d. Pengelolaan sumber daya manusia rumah sakit
e. Pelayanan rujukan
f. Pendidikan dan pelatihan di bidang kesehatan
g. Penelitian dan pengembangan
h. Administrasi umum dan keuangan
3.4 KINERJA RSUP Dr. KARIADI
RSUP Dr. kariadi terus meningkatkan kinerja pelayanan pada
masyarakat. Dalam bidang teknis medis telah dilaksanakan pelayanan
operasi pemisahan Bayi Kembar Siam pada tahun 2008, operasi Cangkok
Hati pada tahun 2007 dan 2009 disamping operasi canggih lain
Kinerja keuangan terus meningkat dapat dilihat dari peningkatan
Penerimaan RS pada tahun 2006 sebesar Rp. 116.746.669.421 menjadi Rp.
32
Universitas Indonesia
256.735.429.853 pada tahun 2010 atau meningkat sebesar 219% selama
periode 5 tahun. Laporan Keuangan tahun 2006–2010 telah diaudit Akuntan
Publik dengan hasil Wajar Tanpa Pengecualian, menunjukkan kinerja
keuangan sehat.
Untuk meningkatkan kepuasan, keamanan dan kenyamanan pasien telah
dilaksanakan Program Patient Safety dan dirintis Program Dokter
Penanggung Jawab Pelayanan (DPJP) di semua lini pelayanan.
Perkembangan jumlah tempat tidur dari tahun 2006 sebanyak 779
tempat tidur berkembang menjadi 912 tempat tidur pada tahun 2010
menunjukkan RSUP Dr. Kariadi senantiasa memperhatikan kebutuhan pasar
dengan pengaturan kelas perawatan kelas I dan VIP ditambah, disamping
kelas III dengan jumlah tempat tidur 501 atau 54,9% dari total tempat tidur,
menunjukkan RSUP Dr Kariadi melaksanakan fungsi sosial cukup tinggi
Sasaran dan strategi dalam 5 tahun telah ditetapkan dalam Rencana
Strategis (Renstra) RSUP Dr. Kariadi Semarang tahun 2011-2015. Program
kerja tahun 2011 beserta kegiatan-kegiatan yang mendukung pelayanan
terdiri dari:
1. Akreditasi RS (ISO 9001:2008.KARS,JCI).
2. Mengembangkan layanan bedah epilepsy level tertinggi menjadi pusat
rujukan nasional tahun 2013.
3. Mengembangkan pelayanan kuartener di Paviliun Garuda (Klinik
craniomaksilofasial, nefrouroandrologi,dan nyeri).
4. Menambah kapasitas pelayanan Rawat Jalan, Rawat Inap,Instalasi Gawat
Darurat, Instalasi Bedah Sentral, Intensif Care Unit dan penunjang
lainnya.
5. Tersedianya sistem teknologi informasi yang mandiri dan terintegrasi.
6. Penataan area pelayanan publik dan privat.
7. Penataan dan peningkatan fasilitas umum (parkir, KM umum, kantin,
dan tempat olah raga).
8. Menyusun paket pelayanan sesuai kebutuhan dan kemampuan
masyarakat.
9. Memperbaiki pemahaman SDM khususnya dokter tentang sistem
33
Universitas Indonesia
pembayaran paket dan pembayaran prospektif.
10. Meningkatkan pemahaman SDM tentang kendali biaya dan mutu.
11. Peningkatan inovasi pelayanan (pelayanan tradisional/ komplementer/
alternatif, General Care Unit dan community care/ home care).
12. Meningkatkan status kesehatan Ibu dan Anak.
13. Meningkatkan kapasitas, mutu dan efektifitas pelayanan publik.
14. Pelaksanaan fungsi Rumah Sakit Pendidikan Utama yang terakreditasi
baik diklat maupun penyelenggara diklat.
15. Memfasilitasi SDM dalam rangka penelitian berbasis pelayanan di
rumah sakit.
16. Peningkatan kompetensi SDM di semua lini melalui pendidikan/
pelatihan.
17. Meningkatkan monoloyalitas dokter spesialis melalui kerjasama dengan
RS lain (benchmarking, training, dll).
18. Penyusunan perencanaan program dan anggaran RS berbasis kinerja.
19. Pelaksanaan dan monitoring anggaran.
20. Penyusunan laporan kinerja.
21. Menciptakan sistem keuangan yang bersih dan akuntabel.
22. Meningkatkan investasi yang berdaya guna tinggi.
23.Mewujudkan akuntabilitas dan keterbukaan dalam pengadaan barang dan
jasa.
3.5 STRUKTUR ORGANISASI
Struktur organisai RSUP Dr. Kariadi adalah seperti pada bagan berikut:
34
Universitas Indonesia
Bagan 3.1 Struktur Organisasi RSUP Dr. Kariadi
STRUKTUR ORGANISASI RUMAH SAKIT UMUM PUSAT Dr. KARIADI SEMARANG
LAMPIRAN PERATURAN MENTERI KESEHATAN
NOMOR : 1675/Menkes/Per/XII/2005
TANGGAL : 27 Desember 2005
MENTERI KESEHATAN,
Dr. dr. Siti Fadilah Supari, Sp.JP (K)
DIREKTUR UTAMA
KOMITE
MEDIK
KOMITE
ETIK DAN
HUKUM
SATUAN
PEMERIKSAANINTERN
DIREKTUR
MEDIK DAN KEPERAWATAN
DIREKTUR SUMBER DAYA MANUSIA
DAN PENDIDIKAN
DIREKTUR
KEUANGANDIREKTUR
UMUM DAN OPERASIONAL
BIDANG
PELAYANAN
KEPERAWATAN
SEKSI
PELAYANAN KEPERAWATAN
RAWAT JALAN
SEKSI
PELAYANAN
KEPERAWATAN
RAWAT INAP
SEKSIPELAYANAN
KEPERAWATAN
RAWAT KHUSUS
BIDANG
PELAYANAN
MEDIK
SEKSIPELAYANAN MEDIK
RAWAT JALAN
SEKSI
PELAYANAN MEDIK
RAWAT INAP
BIDANG
PENUNJANG
& SARANA
SEKSI
SARANA MEDIK
SEKSI
SARANA
NON MEDIK
SEKSIPELAYANAN MEDIK
RAWAT KHUSUS
BAGIAN
SUMBER DAYA
MANUSIA
SUBBAGIANADMINISTRASI
KEPEGAWAIAN
SUBBAGIAN
PENGEMBANGAN
SDM
BAGIAN
PENDIDIKAN DAN
PENELITIAN
SUBBAGIAN
DIKLIT MEDIK
SUBBAGIAN
DIKLIT KEPERAWATAN
DAN NON MEDIK
BAGIAN
PENYUSUNAN DAN
EVALUASI ANGGARAN
SUBBAGIANPENYUSUNAN
ANGGARAN
SUBBAGIAN
EVALUASI
ANGGARAN
BAGIAN
PERBENDAHARAAN
DAN MOBILISASI DANA
SUBBAGIANPERBENDAHARAAN
SUBBAGIAN
MOBILISASI DANA
BAGIAN
AKUNTANSI
DAN VERIFIKASI
SUBBAGIAN
AKUNTANSI
KEUANGAN & VERIFIKASI
SUBBAGIAN
AKUNTANSI
MANAJEMEN
BAGIAN
UMUM
SUBBAGIAN
TATA USAHA
SUBBAGIAN
RUMAH TANGGA DAN
PERLENGKAPAN
BAGIAN
PERENCANAAN
DAN EVALUASI
SUBBAGIAN
PERENCANAAN
SUBBAGIAN
EVALUASI DAN
PELAPORAN
BAGIAN
HUKUM DAN
HUBUNGAN
MASYARAKAT
SUBBAGIAN
HUKUM
SUBBAGIAN
HUBUNGAN
MASYARAKAT DAN
PEMASARAN
INSTALASIINSTALASIINSTALASI
INSTALASIINSTALASIINSTALASI
INSTALASIINSTALASIINSTALASI
SEKSI
PERBEKALAN
FARMASI
SUBBAGIANKESEJAHTERAAN
PEGAWAI
SUBBAGIANPENELITIAN DAN
PENGEMBANGAN
INSTALASIINSTALASISTAF MEDIK
FUNGSIONAL
DEWAN PENGAWAS
35
Universitas Indonesia
Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor:1675/Menkes/
Per/XII/2005, RSUP Dr kariadi dipimpin oleh Direktur Utama, dengan
susunan organisasi sebagai berikut:
3.5.1 Direktorat Medik dan Keperawatan
Dipimpin oleh seorang direktur yang berada dibawah dan
bertanggung jawab kepada Direktur Utama, mempunyai tugas
melaksanakan pengelolaan pelayanan medik dan keperawatan.
Membawahi:
a. Bidang Pelayanan Medik
1. Seksi Pelayanan Medik Rawat Jalan
2. Seksi Pelayanan Medik Rawat Inap
3. Seksi Pelayanan Rawat Khusus
b. Bidang Pelayanan Keprawatan
1. Seksi Pelayanan Keperawatan Rawat Jalan
2. Seksi Pelayanan Keperawatan Rawat Inap
3. Seksi Pelayanan Keperawatan Rawat Khusus
c. Bidang Penunjang dan Sarana
1. Seksi Perbekalan Farmasi
2. Seksi Sarana Medik
3. Seksi Sarana Non Medik
d. Unit non struktural
Terdiri dari Instalasi-instalasi pelayanan
e. Kelompok Fungsional
Terdiri dari kumpulan Staf Medik Fungsional.
3.5.2 Direktorat Sumber Daya Manusia
Dipimpin oleh seorang direktur yang berada dibawah dan bertanggung
jawab kepada Direktur Utama, mempunyai tugas melaksanakan
melakukan pengelolaan sumber daya manusia, pendidikan dan pelatihan
serta penelitian dan pengembangan, membawahi:
a. Bagian Sumber Daya Manusia
1. Sub Bagian Administrasi Kepegawaian
36
Universitas Indonesia
2. Sub Bagian Pengembangan Sumber Daya Manusia
3. Sub Bagian Pembinaan dan Kesejahteraan Pegawai
b. Bagian Pendidikan dan Pelatihan
1. Sub Bagian Pendidikan dan Pelatihan Tenaga Medis
2. Sub Bagian Pendidikan dan Pelatihan Tenaga
Keperawatan dan Non Medis
3. Sub Bagian Penelitian dan Pengembangan
c. Instalasi Pendidikan dan Pelatihan
3.5.3 Direktorat Keuangan
Dipimpin oleh seorang direktur yang berada dibawah dan bertanggung
jawab kepada Direktur Utama, mempunyai tugas melaksanakan
pengelolaan keuangan rumah sakit, membawahi:
a. Bagian Penyusunan dan Evaluasi Anggaran
1. Sub Bagian Penyusunan Anggaran
2. Sub Bagian Evaluasi Anggaran
b. Bagian Perbendaharaan dan Mobilisasi Dana
1. Sub Bagian Perbendaharaan
2. Sub Bagian Mobilisasi Dana
c. Bagian Akuntansi dan Verifikasi
1. Sub Bagian Akuntans Keuangan dan Verifikasi
2. Sub Bagian Akuntansi Manajemen
3.5.4 Direktorat Umum dan Operasional
a. Bagian Umum
a. Sub Bagian Tata Usaha
b. Sub Bagian Perlengkapan dan Rumah Tangga
b. Bagian Perencanaan dan Evaluasi
a. Sub Bagian Perencanaan
b. Sub Bagian Evaluasi
c. Bagian Hukum, HubunganMasyarakat dan Pemasaran
a. Sub Bagian Hukum
b. Sub Bagian Hubungan Masyarakat dan Pemasaran
d. Unit Non Struktural
37
Universitas Indonesia
3.6 LOGO RUMAH SAKIT
Merek Dagang/Logo
1. Logo rumah sakit berupa simbol, yang terdiri atas logogram dan
logo type sebagaimana gambar dibawah
2. Uraian logo rumah sakit adalah sebagai berikut :
a. Logogram terdiri dari dua garis lengkung yang menggambarkan
aliran air sebagai lambang penyuci, pembersih, penyehat, pemuas
dahaga serta pengayom yang merupakan sifat dasar rumah sakit
dan garis aliran tersebut ditata saling bersinggungan seperti
gambar diatas sehingga secara optik menyerupai “K” yang
merupakan huruf awal dari kata “ Kariadi ”
b. Warna biru menggambarkan pencintraan air yang merupakan
simbolisasi kebijakan dan intelektualitas sesuai dengan visi
rumah sakit menuju inovasi dan perkembangan ilmu pengetahuan
dan teknologi kesehatan.
c. Komposisi logogram diletakkan di sebelah kiri logo type dengan
proporsi yang cukup besar agar logogram mudah dikenali dan
diingat sebagai identitas rumah sakit oleh masyarakat; dan
d. Jenis logo type memakai font “ITC” legacy touk, yaitu jenis
huruf modern namun manusiawi dengan lingkungan yang anggun
dan font tersebut dimodifikasi sedikit miring kekanan agar
terkesan dinamis
38
Universitas Indonesia
BAB IV
KERANGKA PIKIR DAN DEFINISI ISTILAH
1.1 KERANGKA PIKIR
Dari kepustakaan telah diketahui bahwa proses pengadaan merupakan
hal yang penting untuk tersedianya perbekalan farmasi. Perencanaan
perbekalan farmasi merupakan tahap awal proses yang sangat penting dan
strategis. Perencanaan juga mempertimbangkan apa saja yang akan terjadi
khususnya dibidang Farmasi.
Dengan perencanaan yang baik diharapkan dapat dihasilkan jumlah
dan jenis persediaan perbekalan farmasi yang optimal sesuai dengan waktu
yang dibutuhkan secara efektif dan efisien. Proses pengadaan perbekalan
farmasi tersebut harus laskanakan secara tertib administrasi untuk
mendukung proses pembayaran pengadaan perbekalan farmasi. Dari
rumusan permasalahan didapatkan bahwa masih terjadi keterlambatan
proses pembayaran pengadaan perbekalan farmasi. Faktor-faktor tersebut
perlu di cari sehingga dapat diupayakan proses pengadaan yang lebih baik
di RSUP Dr. Kariadi dan yang dapat digunakan sebagai bahan evaluasi dan
masukan agar terjadi pembayaran pengadaan barang farmasi tepat waktu.
Dari proses pengadaan tersebut dapat dituangkan dalam alur proses seperti
pada Bagan 4.1
39
Universitas Indonesia
Bagan 4.1 Alur Proses Pengadaan Perbekalan Farmasi
IFRS
Usulan Pengadaan
PBF/Distributor
Penawaran Harga
Pengiriman barang
Faktur
Kuitansi Penagihan
Unit Layanan Pengadaan Penyusunan Dokumen Pengadaan
Penyusunan HPS
Penyampaian Dokumen Pengadaan
Penyampaian dokumen Penawaran
Pembukaan Dokumen
Klarifkasi dan Negosiasi teknis dan harga
Penyusunan Berita Acara Penunjukan Langsung
Penetapan Penyedia
Pengumuman Penyedia
Penunjukan Penyedia
Pembuatan Kontrak
Surat Perintah Kerja
Surat Pesanan
Direksi
Surat Perintah Pengadaan
Perbendahaan dan Mobilisasi Dana
Verifikasi Dokumen Kuitansi Tagihan
Surat Perintah membayar
Panitia Penerimaan Barang Farmasi
Pembuatan BAPB
Gudang Farmasi
Penyimpanan Barang
Direktur Keuangan
Persetujuan Pembayaran
Kuasa Pengguna Anggaran
Pembayaran
Penyusunan Dan Evaluasi Anggaran
Penetapan Anggaran
40
Universitas Indonesia
Dari alur proses pengadaan tersebut dapat dibuat suatu kerangka pikir
faktor-faktor yang mempengaruhi lamanya penyelesaian dokumen
pengadaan sebagai persyaratan pembayaran kepada distributor. Kerangka
pikir tersebut seperti pada Bagan 4.2
Bagan 4.2 Kerangka Pikir Penelitian
Unit Layanan Pengadaan Penyusunan Dokumen Pengadaan
Penyusunan HPS
Penyampaian Dokumen Pengadaan
Penyampaian dokumen Penawaran
Pembukaan Dokumen
Klarifkasi dan Negosiasi teknis dan harga
Penyusunan Berita Acara Penunjukan Langsung
Penetapan Penyedia
Pengumuman Penyedia
Penunjukan Penyedia
Pembuatan Kontrak
Surat Perintah Kerja
Surat Pesanan
Perbendahaan dan Mobilisasi Dana
Verifikasi Dokumen Kuitansi Tagihan
Surat Perintah Membayar
Panitia Penerimaan Barang Farmasi
Pembuatan BAPB
Pembayaran
41
Universitas Indonesia
1.2 DEFINISI ISTILAH
VARIABEL DEFINISI ISTILAH
Penyusunan
Dokumen
Pengadaan
adalah serangkaian proses pembuatan Dokumen
persyaratan dalam pengadaan perbekalan farmasi
sesuai dengan Peraturan Perundangan.
Surat
Persetujuan
Adalah Usulan pengadaan yang telah disetujui oleh
Direktur Utama
Penyampaian
Dokumen
Pengadaan
Adalah Pengiriman Dokumen Pengadaan kepada
penyedia barang/jasa.
Penyusunan
HPS (Harga
Perkiraan
Sendiri)
Adalah proses penentuan nilai/ rupiah yang diberikan
pada setiap satuan perbekalan farmasi sesuai dengan
harga di pasaran.
Dokumen
Penawaran
harga
adalah surat yang diajukan oleh distributor kepada
rumah sakit yang mengandung jenis, jumlah dan
harga dari masing-masing perbekalan farmasi yang
ditawarkan.
Pembukaan
Dokumen
Adalah proses penelitian dokumen pengadaan
Klarifikasi dan
Negosiasi
Adalah proses umpan balik terhadap penawaraan dan
kelengkapan dokumen pengadaan
Penyusunan
Berita Acara
Penunjukan
Lanagsung
Pembuatan Berita acara menunjukk pada satu
dsitriburor sebagaai penyedia barang/jasa.
Penetapan
peyedia
Adalah pembuatan keputusan terhadap calon
distributor yang ditunjuk.
Perbekalan
farmasi
adalah barang berupa alat kesehatan disposibel, obat-
obatan, desinfektan, reagensia, X-ray film dan gas
42
Universitas Indonesia
medis yang digunakan dalam pelayanan kesehatan.
Surat Perjanjian
Kontrak
adalah surat perjanjian yang antara pihak distributor
dengan pihak rumah sakit yang berisi kesepakatan
pelaksanaan pekerjaan
Surat Perintah
Kerja
Adalah perintah mulai kerja yang diberikan kepada
penyedia barang/jasa
Surat Pesanan Adalah surat pesanan barang yang dibutuhkan sesuai
dengan surat perjanjian/kontrak
Berita Acara
Penerimaan
Barang
adalah surat yang menyatakan bahwa barang yang
dipesan sudah diteria sesuai dengan spsifikasi yanga
ada di surat perjanjian kontrak
Faktur Adalah keterangan dari distributor sebagai bukti
pengiriman barang yang berisi nama barang, jumlah
dan harga
Kuitansi
Tagihan
Adalah bukti pembayaran yang diajukan oleh
distributor kepada Rumah sakit.
Pembayaran Adalah waktu satuan hari pada sat disetorkannya
sejumlah uang tertentu untuk melunasi hutang akibat
pengadaan perbekalan farmasi.
.
43
Universitas Indonesia
BAB V
METODOLOGI PENELITIAN
5.1 . JENIS PENELITIAN
Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif riset operasional pada
proses pembayaran pengadaan perbekalan farmasi di RSUP Dr.Kariadi.
5.2 LOKASI PENELITIAN
Penelitian ini dilakukan RSUP Dr. Kariadi, Jl.Dr. Sutomo 16
Semarang.
5.3 SUMBER DATA
5.3.1 Telaah dokumen pengadaan perbekalan farmasi dengan
metode penunjukan langsung yang dilaksanakan di RSUP
Dr. Kariadi Semarang sampai dengan proses pembayaran
tahun 2012. Dokumen di ambil di Instalasi Farmasi, Unit
Layanan Pengadaan dan Bagian Perbendaharaan dan
Mobilisasi Dana.
5.3.2 Informan adalah Pejabat/Staf yang terlibat dalam proses
perencanaan, pengadaan sampai dengan pembayaran
pengadaan perbekalan farmasi tahun 2012.
5.4 PENGUMPULAN DATA
5.4.1 Data Sekunder.
Sumber data diambil dari data sekunder yaitu catatan pada
alur proses perencanaan pengadaan, penerimaan sampai
dengan pembayaran pengadaan perbekalan farmasi dan
wawancara.
5.4.1.1 Usulan Pengadaan Perbekalan Farmasi
a. Usulan pengadaan perbekalan farmasi
dilaksanakan oleh Instalasi Farmasi. Data
dicatat tanggal usulan diajukan kepada
Direktur Utama melalui Direktur Medik dan
Keperawatan sampai dengan Usulan disetujui
oleh Direktur Utama. Usulan Pengadaan yang
44
Universitas Indonesia
sudah disetujui oleh Direktur Utama disebut
Surat Persetujuan (SP) pengadaan perbekalan
farmasi.
b. Data dicatat tanggal Surat Persetujuan
tersebut dikirim dan diterima di Unit layanan
Pengadaan.
5.4.1.2 Dokumen Pengadan Perbekalan Farmasi.
Dokumen pengadaan dibuat dan diproses oleh
Unit Layanan Pengadaan.
a. Dicatat tanggal pembuatan dokumen
pengadaan dan berapa lama proses pembuatan
tersebut.
b. Dicatat tanggal permintaan persetujuan
dokumen pengadaan.
5.4.1.3 Dokumen Penagihan Pengadaan Perbekalan
Farmasi
Distributor memasukkan Dokumen penagihan
hutang pembelian pengadaan perbekalan farmasi
berupa kuitansi pembayaran dan dilengkapi
dengan dokumen lain sesuai persyaratan ke Unit
Layanan Pengadaan. Unit Layanan Pengadaan
memeriksa kelengkapan kemudian dikirimkan ke
Bagian Perbendaharaan dan Mobilisasi Dana
a. Dicatat tanggal pemasukan dokumen
penagihan ke Bagian Perencanaan dan
Mobilisasi Dana
b. Dicatat tanggal pembayaran pembelian
perbekalan farmasi kepada Distributor.
5.4.2 Data Primer
45
Universitas Indonesia
Data primer wawancara mendalam untuk mengetahui
faktor yang mempengaruhi proses pengadaan sampai
dengan pembayaran pembelian perbekalan farmasi.
Kriteria informan adalah orang-orang yang berkaitan
langsung pada proses pengadaan sampai dengan
pembayaran antara lain.
a. Kepala Instalasi Farmasi.
b. Kepala Unit Layanan Pengadan.
c. Pejabat/Kelompok Kerja Pengadaan Obat.
d. Pejabat/Kelompok Kerja Pengadaan Alat Kesehatan
e. Ketua Panitia Penerimaan Obat
f. Ketua Panitia Penerimaan Alat Kesehatan.
g. Kepala Bagian Perbendaharaan dan Mobilisasi Dana
atau staf terkait.
5.5 PENGOLAHAN DATA
Pengolahan data adalah proses mencari dan menyusun secara
sistematis data yang diperoleh dari hasil wawancara, catatan lapangan
dan dokumentasi dengan cara mengorganisasikaan data kedalam
kategori, menjabarkan dalam unit, melakukan sintesis, menyusun ke
dalam pola, memilih mana yang penting dan yang akan dipelajari, dan
membuat kesimpulan sehingga muda dipahami oleh diri sendiri
maupun orang lain (Sugiono, 2007).
Mengolah data merupakan kegiatan yang harus dilakukan sebagai
persiapan untuk menganalisa data, langkah-langkah mengolah data
sebagai berikut:
Pencocokan (checking) meupakan kegiatan untuk mengetahui
jumlah instrument yang terkumpul sesuai dengan kebutuhan dan
kelengkapan instrument penelitian.
Pembenahan (editing) merupakan kegiatan pengecekan
kelengkapan pengisian data, keterbacaan tulisan, kejelasan
46
Universitas Indonesia
jawaban, kesesuaian jawaban, relevansi jawaban dan penggunaan
satuan data.
Pemberian label (labeling) adalah kegiatan pemberian label
identitas secara spwsifik terhadap instrument yang masuk, meliputi
jenis instrument, identitas responden, stratifikasi, area atau
kelompok.
Pemberian kode (coding) adalah kegiatan mengklasifikasi jawaban
responden menurut jenisnya.
Data-data yang didapat dari data sekunder alur proses pengadaan
dan dibuat deskripsi alur proses pembayaran kemudian dilakukan
konten analisis Wawancara mendalam untuk mengetahui faktor yang
mempengaruhi proses pembayaran pada pengadaan perbekalan
farmasi.
a. Dari data yang diperoleh kemudiaan dibuat suatu tabel yang
menyajikan informasi mulai mulai dari usulan pengadaan,
pembuatan dokumen pengadaan, pemasukan tagihan sampai
dengan tanggal pembayaran.
b. Dilakukan analisis berapa lama waktu masing-masing proses.
c. Dilakukan Analisis deskriptif hasil wawancara mendalam dengan
informan.
5.6 VALIDASI DATA
Untuk menguji validitas data dan informasi yang telah terkumpul
dilakukan dengan metode Triangulasi yaitu triangulasi sumber data,
yaitu dengan mencocokan dan mengecek data dari Instalasi Farmasi,
Unit Layanan Pengadaan dan Bagian Perbendaharaan dan Mobilisasi
Dana. Juga dilakukan pencocokan informasi dari beberapa informan
yang dilakukan dengan wawancara, untuk mencocokkan dengan data
dan informasi yang diperoleh.
47
Universitas Indonesia
BAB VI
HASIL PENELITIAN
6.1 GAMBARAN UMUM PENGADAAN BARANG/JASA DI RSUP Dr.
KARIADI
Pengadaan perbekalan farmasi di RSUP Dr. Kariadi dilaksanakan
oleh Unit Layanan Pengadaan (ULP). Proses tersebut dimulai dari usulan
yang diajukan oleh Instalasi Farmasi. Usulan diajukan tiap bulan untuk
pengadaan dengam metode penunjukkan langsung, sedangkan untuk
pengadaan secara tender dilakukan setahun dua kali masing-masing untuk
kebutuhan 6 bulan yaitu kebutuhan periode Bulan Januari sampai Juni dan
kebutuhan periode bulan Juli sampai Desember. Sumber dana yang
digunakan untuk pengadaan perbekalan farmasi berasal dari DIPA APBN
untuk pengadaan obat Jamkesmas, gas Medis dan Alat Hemodialisa set
untuk pasien Jamkesmas. Dana DIPA BLU digunakan untuk pengadaan
obat Askes, obat untuk pasien umm mampu dan untuk belanja alat
kesehatan disposibel serta untuk pengadaan obat dan alat kesehatan
disposibel yang masuk dalam tarif tindakan medik.
Unit Layanan Pengadaan merupakan suatu unit yang
mengkoordinasi dan melakukan kegiatan administratife pengadaan
barang/jasa di RSUP Dr. Kariadi. Di dalam Unit Layanan Pengadaan
terdapat tiga Koordinator yaitu Koordinator Perbekalan Farmasi,
Koordinator Perbekalan Medik, serta Koordinator Perbekalan Non Medik.
Kemudian di ULP terdapat beberapa Kelompok Kerja yang bertugas
melakukan proses pengadaan barang/jasa, antara lain:
a. Kelompok Kerja Pengadaan Perbekalan Farmasi
b. Kelompok Kerja Pengadaan Alat Kesehatan dan Reagensia
c. Kelompok Kerja Pengadaan Barang Non Medik
d. Kelompok Kerja Pengadaan Barang Medik
e. Kelompok Kera Pengadaan Gedung
f. Kelompok Kerja Pemeliharaan dan Swakelola.
48
Universitas Indonesia
Pengadaan Barang/jasa di RSUP Dr. Kariadi dapat dilaksanakaan
sesuai dengan peraturan yang berlaku. Proses Pengadaan dapat dilakukan
dengan metode Penunjukkan langsung maupun dengan cara tender. Proses
tender yang dilaksanakan sudah menggunakan electronic procurement
melalui LPSE (Lembaga Pengadaan Secara Elektronik), misalnya tender
pengadaan bahan makan untuk pasien, alat medik inventaris, alat no
medik, pembangunan gedung dll. Sedangkan untuk tender perbekalan
farmasi belum menggunakan electronic procurement LPSE karena tender
yang dilaksanakan adalah tender tiap unit obat/alat kesehatan bukan
kontrak lumpsum. Pengumuman pengadaan perbekalan farmasi
diumumkan melalui website rumah sakit, sehingga bisa dilihat oleh siapa
saja dan dimana saja sebagai prinsip keterbukaan proses pengadaan.
6.2 USULAN PENGADAAN PERBEKALAN FARMASI
Usulan pengadaan perbekalan farmasi dibuat oleh Instalasi Farmasi.
Usulan tersebut dibagi menjadi dua bagian yaitu:
a. Usulan perbekalan farmasi yang diresepkan.
b. Usulan perbekalan farmasi untuk tindakan.
Usulan perbekalan farmasi yang diresepkan meliputi obat untuk
pasien Jaminan Kesehatan Masyarakat (Jamkesmas), obat untuk pasien
Askes,obat untuk pasien umum mampu (membayar) dan alat kesehatan
habis pakai yang penggunaannya diberikan pada pasien berdasarkan resep
dokter. Sedangkan usulan perbekalan farmasi untuk tindakan adalah
perbekalan farmasi yang penggunaannya tidak diresepkan tetapi termasuk
dalam paket tarif tindakan medis, perbekalan farmasi tersebut meliputi
reagensia laboratorium, x-ray film radiologi, obat anestesi, gas medis,
dan bahan kontras serta alat kesehatan habis pakai paket tindakan, secara
rinci dapat dilihat pada Tabel 6.1 dan Tabel 6.2
49
Universitas Indonesia
Tabel 6.1 Usulan Kebutuhan Perbekalan Farmasi diresepkan
No Uraian
Periode
Usulan
A Perbekalan Farmasi Diresepkan
1 Alkes Disposible Diresepkan :
Alkes Disposible Bulanan
Alkes Infus & Tranfusi Bulanan
2 Obat Formularium
Obat Formularium Bulanan
Obat Formularium Oral &Parenteral Bulanan
Obat Formularium Infus Bulanan
3 Obat Jamkesmas
Obat Generik Bulanan
Obat Narkotika Bulanan
5 Obat Sitostatika & Obat Non Formularium (Alokasi Dana)
Obat sitostatika Bulanan
Obat Non Formularium Bulanan
6
Obat Sitostatika & Albumin Askes Sosial/Wajib (Alokasi
Dana) Bulanan
7 Obat Askes Rawat Inap & Rawat Jalan Bulanan
8 Alokasi alat kesehatan Bulanan
Sumber: Instalasi Farmasi
50
Universitas Indonesia
Tabel 6.2. Usulan Kebutuhan Perbekalan Farmasi Tindakan
No Uraian Periode
1 Obat Parenteral terdiri dari
Obat Parenteral Anestesi Bulanan
Obat Parenteral Diagnostik Bulanan
Obat Parenteral Alergen dll Bulanan
Obat Parenteral Infus Bulanan
2 Obat luar, Desinfektan & Bahan baku obat terdiri dari
Desinfektan Bulanan
Obat Luar Bulanan
Bahan Baku Obat Bulanan
3 Alkes Disposible dan Non Disposible
Alkes Disposible Bulanan
Alkes Non Disposible Bulanan
Alkes Laboratorium Bulanan
Verband Plester Bulanan
Alkes Gigi Bulanan
Alkes Inventaris Bulanan
4 Kassa lipat Bulanan
5 Belanja Modal Bulanan
6 Alkes Jantung Bulanan
7 Benang Bedah Bulanan
8 X-Ray Film &Perlengkapan Bulanan
9 HD Set Jamkesmas Bulanan
10 HD Set Umum Bulanan
11 Reagensia Terdiri dari
Reagensia Patologi Klinik Bulanan
Reagensia Patologi Anatomi Bulanan
Reagensia Mikrobiologi Bulanan
11 Reagensia KSO terdiri dari
Reagen Hematologi & Koagulasi Bulanan
Reagen Imunologi, Urine Sedimen & Elektrolit
Automatik Bulanan
Reagen Kimia Klinik Alat Demnesion RXL Bulanan
Reagen KImia Klinik Alat Advia, TMS, dan D10 Bulanan
12 Gas Medis dan Perlengkapan Bulanan
C Konsinyasi
Orthopedi Bulanan
Stent Jantung Bulanan
IOL Bulanan
Bedah Jantung Bulanan
Sumber: Instalasi Farmasi
Usulan diajukan oeh Instalasi Farmasi kepada Direktur Utama
melalui Direktur Medik dan Keperawatan setiap bulan. Direktur Medik
51
Universitas Indonesia
dan Keperawatan akan melakukan evaluasi, jika sudah setuju maka akan
diteruskan ke Direktur Utama. Direktur Utama meminta pertimbangan
dan asupan dari Direktur Keuangan mengenai ketersediaan anggaran.
Direktur Utama akan memberian persetujuan atau tidak setuju untuk
diadakan perbakian. Usulan yang sudah disetujui akan dikirimkan ke Unit
Layanan Pengadaan. Jika tidak setuju akan dikembalikan lagi ke Instalasi
Farmasi melalui Direktur Medik dan Keperawatan. Jika Direktur setuju
akan dikeluarkan Surat Perintah untuk Pembelian. Alur usulan pengadaan
farmasi seperti pada Bagan 6.1
Bagan 6.1 Alur Usulan Persetujuan Pengadaan Perbekalan
Farmasi
52
Universitas Indonesia
Berikut petikan wawancara;
Kepala Instalasi Farmasi;
“usulan perbekalan farmasi diajukan ke Direktur Utama melalui Direktur
Medik dan Keperawatan, biasanya Direktur serta Direktur Medik dan
Keperawatan meminta untuk dikaji dulu oleh Panitia Farmasi dan Terapi,
kemudian setelah disetujui lalu ke Unit Layanan Pengadaan. Salau sudah
disetujui kemudian dimintakan mata anggaran ke Bagian Peerncanaan
dan Evaluasi Anggaran, kemudian oleh Unit Layanan Pengadaan akan
disampaikan ke Panitia/Pejabat Pengadaan untuk dilakukan proses
pemilihan penyedia barang/jasa”
Kepala Unit Layanan Pengadaan;
“Proses usulan dari segi perencanaan itu yang mengusulkan adalah
Instalasi Farmasi, dari Instalasi Farmasi mengusulkan ke Direktur
Utama melalui Direktur Medik. Setelah mendapatkan kajian-kajian dan
disetujui dan juga tersedia alokasi anggarannya, maka terus dikirim ke
Unit Layanan Pengadaan”
Kepala Bagian Perbendaharaan dan Mobilisasi Dana
“Usulan diajukan oleh Instalasi Farmasi kepada Direktur Utama melalui
direktorat terkait dalam hal ini Direktur Medik dan Keperawatan, setelah
disetujui maka diteruskan ke Unit Layanan Pengadaan”
Dari hasil penelusuran didapatkan data yang ditampilkan pada Tabel 6.3.
53
Universitas Indonesia
Tabel 6.3. Usulan Pengadaan Perbekalan Farmasi
NO BULAN NO USULAN DIRUT MELALUI
DIRMED ULP
Lama (hari)
1 JANUARI PL.OO.01.Far.342 12 Desember 2011 26 Desember 2011 14
2 PEBRUARI PL.OO.01.Far.020 14 Januari 2012 01 Februari 2012 18
3 MARET PL.OO.01.Far.049 10 Februari 2012 28 Februari 2012 18
4 APRIL PL.OO.01.Far.073 09 Maret 2012 24 Maret 2012 15
5 MEI PL.OO.01.Far.108 11 April 2012 25 April 2012 14
6 JUNI PL.OO.01.Far.130 09 Mei 2012 08 Juni 2012 30
7 JULI PL.OO.01.Far.161 11 Juni 2012 22 Juni 2012 11
8 AGUSTUS PL.OO.01.Far.219 16 Juli 2012 27 Juli 2012 11
9 SEPTEMBER PL.OO.01.Far.263 16 Agustus 2012 11 September 2012 26
10 OKTOBER PL.OO.01.Far.280 15 September 2012 29 September 2012 14
11 NOPEMBER PL.OO.01.Far.338 13 Oktober 2012 31 Oktober 2012 18
12 DESEMBER PL.OO.01.Far.368 11 Nopember 2012 14 Nopember 2012 3
Rata-rata 16
Sumber: Instalasi Farmasi
Dari Tabel 6.3 dapat dilihat bahwa rata-rata proses persetujuan usulan
pengadaan adalah 16 hari, paling sedikt 3 hari yaitu usulan bulan
Desember 2012 dan paling lama 30 hari yaitu usulan bulan Juni 2012.
6.3 DOKUMEN PENGADAAN
Dokumen pengadaan adalah dokumen-dokumen yang sesuai
dengan persyaratan pengadaan seperti yang diatur dalam Peraturan
Presiden Nomor 54 Tahun 2010 beserta perubahan-perubahannya.
Dokumen untuk pengadan barang dan jasa dengan metode penunjukan
langsung seperti pada Tabel 6.4
54
Universitas Indonesia
Tabel 6.4 Dokumen Pengadaan Barang/Jasa dengan Metode Penunjukkan Langsung
NO Nama Dokumen
1 Harga Perkiraan Sendiri/HPS
2 Undangan kepada rekanan/distributor yang ditunjuk.
3 Pemasukan Dokumen Isian kualifikasi.
4 Berita Acara Pemberitahuan hasil Evaluasi dan
Pembuktian Kualifikasi
5 Berita Acara Penjelasan Pengadaan .
6 Pemasukan Dokumen Penawaran.
7 Berita Acara Pembukaan Penawaraan.
8 Berita Acara Evaluasi Penawaraan.
9 Berita Acara Evaluasi Teknis dan Negosiasi Harga
10 Berita Acara Hasil Pembukaan Lelang
11 Penetapan Pemenang
12 Pengumuman Pemenang
13 Surat Penunjukan Penjedia Barang/Jasa (SPPBJ)
14 Kontrak
15 Surat Perintah Kerja
16 Surat Pesanan
Kelengkapan dokumen tersebut dibuat oleh Unit Layanan Pengadaan.
Selain dokumen tersebut juga dibuat dokumen bukti bahwa barang
yang dipesan sudah dikirim/sudah diterima dengan lengkap yaitu
Berita Acara Pemeriksaan dan Penerimaan Barang (BAPB). Berikut
Petikan wawancara dengan informan;
Sekretaris Kelompok Kerja Pengadaan Obat;
“Pembuatan Dokumen perannya Unit Layanan Pengadan tergantung,
yang melibatkan Kelompok Kerja pengadaan dan juga Panitia
penerimaan”
Ketua Panitia Penerimaan dan Pemeriksaan Obat;
“Pembuatan dokumen pengadaan panitia/pejabat pengadaan, Unit
layanan Pengadaan, terus Panitia Penerimaan”
55
Universitas Indonesia
Ketua Kelompok Kerja Pengadaan Alat Kesehatan
“Dokumen Pengadaan, selama ini karena memang Unit Layanan
Pengadaan itu dobel fungsi antara pokja dan staf Unit Layanan
Pengadaan. Kalau secara teori memang Pokja, tapi karena memang
semua sudah menjadi satu maka semua dokumen dibuat di sini. Pada
dasarnya ya tanggung jawab Pokja dari Berita Acara, Surat Pesanan,
Kontrak”
Sekretaris Panitia Pemeriksaan dan Penerimaan Alat Kesehatan
“Dokumen itu termasuk Berita Acara, ya kalau Berita Acara
Penerimaan saya sebagai panitia penerimaan, yang tanda tangan
semua anggota panitia, kalau lima orang ya semua tanda tangan,
terusPejabat Pembuat Komitmen”
Dari penelusuran pembuatan dokumen pengadaan dan Berita
Acara Pemeriksaan dan Penerimaan Barang didapatkan data sebagai
berikut tabel 6.5
Tabel.6.5 Lama Waktu Penyelesaian Berita
Acara Pemeriksaan dan Penerimaan Barang *
No Bulan Penyelesaian BAPB**
Rata-rata
1 JANUARI 22
2 PEBRUARI 24
3 MARET 20
4 APRIL 18
5 MEI 10
6 JUNI 19
7 JULI 29
8 AGUSTUS 22
9 SEPTEMBER 28
10 OKTOBER 20
11 NOPEMBER 11
12 DESEMBER 17
RATA-RATA 20
Ket. * Diolah dari Data ULP
** dihitung dari barang selesai diterima
56
Universitas Indonesia
6.4 PEMBAYARAN TAGIHAN PADA DISTRIBUTOR
Setelah semua dokumen pengadaan dan Berita Acara Pemeriksaan dan
Penerimaan Barang selesai dibuat, maka dilengkapi dengan kuitansi
penagihan dari rekanan disampaikan ke pihak rumah sakit melalui Unit
Layanan Pengadaan. Setelah diadakan pemeriksaan dokumen oleh staf
Unit Layanan Pengadaan maka dokumen penagihan tersebut dikirimkan
ke Bagian Perbendaharaan dan Mobilisasi Dana. Alur penagihan seperti
pada Bagan 6.2.
Di Bagian Perbendaharaan dan Mobilisasi Dana akan diadakan
pemeriksaan dokumen penagihan. Jika berkas tersebut belum lengkap dan
atau ada kesalahan dalam penulisan maka akan dikembalikan ke pihak
rekanan melalui Unit Layanan Pengadaan. Berkas penagihan yang
lengkap akan dibuatkan surat Bukti Kas Keluar dan Surat Perintah
Pembayaran. Berkas tersebut diajukan ke Kuasa Pengguna Anggaran
untuk dimintakan persetujuan pembayaran. Hasil penelusuran data
disajikan dalam Tabel 6.6
Tabel 6.6 Data Waktu yang dibutuhkan dalam Pengumpulan
Kuitansi Penagihan dan Verifikasi Pembayaran *
No Bulan Pengumpulan Kuitansi**
Verifikasi dokumen sampai Pembayaran***
Rata-rata (hari) Rata-rata (hari)
1 JANUARI 10 9
2 PEBRUARI 9 10
3 MARET 7 10
4 APRIL 6 11
5 MEI 7 9
6 JUNI 8 8
7 JULI 11 7
8 AGUSTUS 12 12
9 SEPTEMBER 7 9
10 OKTOBER 6 6
11 NOPEMBER 4 5
12 DESEMBER 5 7
RATA-RATA 8 9
Keterangan: * diolah dari Data ULP dan Bagian Akuntansi dan Verifikasi
** dihitung dari Penyelesaian BAPB
*** dihitung dari Pengirimaan berkas dari ULP ke PMD
57
Universitas Indonesia
Dokumen untuk penagihan oleh rekanan diajukan melalui Unit Layanan
Pengadaan dengan persyaratan seperti ada Tabel. 6.7.
Tabel 6.7 Kelengkapan Dokumen Penagihan dari Distributor
NO Nama Dokumen Rangkap
1 Kuitansi/ Bukti Pembayaran 5
2 Faktur Pengiriman Barang 2
3 Rekap Faktur Pajak 4
4 Faktur Pajak rangkap 3
5 Surat Setoran Pajak 5
6 Fotocopy NPWP dan Surat Referensi Bank
Persyaratan tersebut diatas kemudian akan dilengkapi dengan Berita
Acara Pemeriksaan dan Penerimaan Barang dan dokumen-dokumen
pengadaan seperti yang tercantum dalam Tabel 6.4.
Alur penagihan pembayaran dimulai dari Distributor mengajukan
tagihan. Tagihan dikirimkan melalui Unit Layanan Pengadaan, disini
dokumen akan diteliti kelengkapan dan kebenaran dokumen. Jika masih
ada kesalahan atau kurang lengkap maka dokumen akan dikembalikan
kepada Distributor. Berkas yang sudah lengkap akan dikirimkan ke
Bagian Perbendaharan dan Mobilisasi Dana. Di Bagian ini dokumen akan
diteliti kembali. Jika masih ada yang kurang akan dikembalikan ke Unit
Layanan Pengadaan. Dokumen penagihan yang benar dan lengkap akan
dibuatkan bukti kas keluar, dan dimintakan persetujuan pembayaran
kepada Kuasa Pengguna Anggaran melalui verifikasi Direktur Keuangan
dan Pejabat Pembuat Komitmen. Jika Kuasa Pengguna Anggaran sudah
menyetujui, maka akan dilakukan pembayaran oleh Bendahara atas dasar
Surat Perintah Pembayaran.
58
Universitas Indonesia
Bagan 6.2 Alur Pengajuan Tagihan Pengadaan Perbekalan Farmasi
Berdasarkan wawancara dengan informan proses penagihan dimulai
dari pengajuan tagihan oleh distributor, berikut petikan wawancara
dengan informan;
Kepala Unit Layanan Pengadaan;
“ Setelah barang diterima, ada laporan Panitia Pemeriksaan dan
Penerimaan Barang, maka Penyedia barang/ distributor melakukan
penagihan. Pada penagihan dilakukan verifikasi oleh staf Unit Layanan
Pengadan dari sisi kelengkapan berkas. Setelah berkas lengkap
59
Universitas Indonesia
kemudiaaan dikirimkan Bagian Perbendaharaan dan Mobilsasi Dana
untuk proses pembayaran”
Kepala Bagian Perbendaharaan dan Mobilisasi Dana
“Bekas itu dikirimoleh Unit Layanan Pengadaan ke petugas verifikator
pembayaran. Berkas akan di verifikasi kalau ada yang salah atau belum
lengkap, berkas akan dikembalikan, tapi kalau sudah benar akan diproses
berikutnya”
Sekretaris Kelompok Kerja Pengadaan Obat
“Kalau pembayaran berarti rekanan mengajukan ke Unit Layanan
Pengadaan, disini dilakukan krescek dengan faktur dsan gudang
farmaasi, terus nanti dimintakan tandatangan Pejabat/Pnitia Penerimaan,
terus berkas naik ke Bagian Perbendaharaan dan Mobilisasi Dana”
Ketua Kelompok Kerja Pengadaan Alat Kesehatan
“Penagihan barang itu setelah barang selesai dikirim, Panitia
Penerimaan Barang membuat berita acara sesuai barang yanag dikirim,
jadi yang dibayar sesuai dengan barang yang dikirim. Tagihan dari
rekanan dikirim ke sini (Unit Layanan Pengadaan), diperiksa, kalau
sudah benar dilengkapi dengan Faktur Barang, Faktur Pajak Surat
Pesanan terus dikirim ke Bagian Perbenaharaan dan Mobilisasi Dana”
Ketua Panitia Pemeriksaan dan Penerimaan Barang Obat
“Kalau Pembayaran, Rekanan memasukkan tagihan ke sini (Unit
Layanan Pengadaan), terus dilakukakan pemeriksaan berkas, kalau ada
berkas yang salah ya langsung dikembalikan ke distributor, misalnya
kurang referensi bank atau salah tulis”
Sekretaris Panitia Pemeriksaan dan Penerimaan Barang Alat Kesehatan
“Alur pembayaran ya Berita Acara Penerimaan dibuat dan
ditandatangani oleh Panitia Penerimaan, terus rekanan mengajukan
60
Universitas Indonesia
tagihan. Penagihan dilakukan melalui Unit Layanan Pengadaan, terus ke
Bagian Perbendaharaan dan Mobilisasi Dana”
Dari penelusuran data pembayaran tahun 2012 didapatkan hasil sebagai
berikut seperti pada Tabel 6.8
Tabel 6.8 Data Waktu yang dibutuhkan untuk Pembayaran Pengadaan Perbekalan
Farmasi dengan Penunjukan Langsung Tahun 2012
BULAN
JML SPK
RATA-RATA
Pembayaran 1-30 hari
Pembayaran 31-60 hari
Pembayaran lebih dari
61hari
Jml % Jml % Jml %
1 Januari 161 41 51 32% 90 56% 20 12%
2 Pebruari 76 46 28 37% 29 38% 19 25%
3 Maret 101 42 33 33% 52 51% 16 16%
4 April 93 48 41 44% 37 40% 15 16%
5 Mei 86 38 49 57% 26 30% 11 13%
6 Juni 105 44 54 51% 33 31% 18 17%
7 Juli 133 50 45 34% 52 39% 36 27%
8 Agustus 40 47 13 33% 18 45% 9 23%
9 September 80 47 12 15% 53 66% 15 19%
10 Oktober 35 38 11 31% 24 69% 0 0%
11 Nopember 52 20 51 98% 1 2% 0 0%
12 Desember 4 16 4 100% 0 0% 0 0%
Rata-rata 81
47%
39%
14%
Dari Tabel 6.8 dapat dilihat bahwa pembayaran tagihan kepada
distributor pada triwulan pertama sampai denga triwulan ketiga
pembayaran yang kurang dari 30 hari masih dibawah 50%, sedangkan
pada period triwulan keempat pembayaran yang kurang dari 30 hari
mencapai 76%, apalagi pada bulan Desember, ternyata semua pembayaran
dapat dilakukan dengan tepat.
Dari keterangan informan diperoleh beberapa hal yang dapat
menyebabkan keterlambatan pembayaran, berikut hasil wawancara;
Kepala Unit Layanan Pengadaan
“Ada ya terutama dari sisi perusahaannya tidak segera mengajukan
penagihan, Berita Acara yang tidak segera dibuat. Biasanya dari sini
diberikan contoh-contoh berkas penagihan. Yang sering menyebabkan
61
Universitas Indonesia
keterlambatan itu contohnya ada yang salah kuitansinya, perbaikannya
bisa berhari-hari”
Kepala Bagian Perbendaharaan dan Mobilisasi Dana
“Kalau dari saya kadang-kadang kesalahan tulisan dari rekanan
misalnya penulisan pajak, atau salah penulisan tanggal. Lha yang
menjadi kendala kalau kesalahan dari rekanan luar kota, itu menjadikan
kendala. Untuk meminimalisir hal tersebut, kalau Pak Sungkono
menemukan kesalahan, jangan langsung dikembalikan ke ULP, tetapi
terus diproses atau dinaikkan dulu ke Mbak Lina ada verifikasi apa
nggak, terus saya ada nggak, kalau nggak ada baru ke ULP. Karena
kadang dari Pak Sungkono ini salah, setelah ke Mbak Lina, ini juga
salah, jadi jalan dulu setelah semua kesalahan ditemukan, baru dikirim
kembali ke ULP untuk diperbaiki. Yang membuat Berita Acara, kayaknya
lamanya disitu ya pak. Kalau Berita Acara itu yang tandatangan untuk
pengadaan langsung oleh Pak Taufik dan penunjukkan langsung Panitia
Penerimaan, yang lelang juga Panitia Penerimaan. Ini yang membuat
lama”
Sekretaris Kelompok Kerja Pengadaan Obat
“kalau kasus-kasus yang pembayarannya lebih dari 30 hari kan karena
revisi (berkas penagihan), kalau tidak ada revisi, benar dari kuitansi,
SSP,PPn, PPh, referensi bank, nama bank, baik tulisan maupun yang
lainnya, cepat. Kalau keterlambatan pengajuan tagihan, sinipun (ULP)
sebenarnya sudah mengingatkan pada rekanan untuk segera mengajukan
tagihan. Tapi kalau rekanan yang komunikatif, cepat dan benar
administrasinya, teliti dari kata-kata dan yang lainnya, tagihan komplit,
maka tidak lama prosesnya. Kalau lama, ada yang mengatakan
administratornya baru, ada faktur yang belum terkumpul dan
sebagainya”
Ketua Kelompok Kerja Pengadaan Alat Kesehatan
62
Universitas Indonesia
“Faktornya itu ya memang penagihan dari rekanan memasukkannya
terlambat, atau disitu juga ada revisi setelah dilakukan verifikasi oleh
keuangan maupun oleh kita. Kalau kita disini secara kasat mata misalnya
NPWP, Referensi Bank, Nominal-nominalnya, tapi detail pajak dikoreksi
bagian keuangan misalnya PPn dan PPh. Pembuatan Berita Acara juga
seharusnya segera dibuat agar dapat segera untuk penagihan”
Ketua Panitia Pemeriksaan dan Penerimaan Obat
“Ya begini yang menyebabkan terlambat memang usulannya, prosesnya
juga terlambat karena diadakaan kajian-kajian dulu, kadang juga
penagihan dari distributor juga terlambat, terus misalnya berkas
penagihan ada yang salah”
Sekretaris Panitia Pemeriksaan dan Penerimaan Alat Kesehatan
“Ya terkait dengan saya sebagai Panitia Penerimaan ya pembuatan
Berita Acara Penerimaan. Ya Contohnya begini misalnya ini kan bulan
Juni, kita menunggu sampai akhir bulan, setelah tutup bulan juni, awal
bulan depan atau bulan juli baru proses pembuatan berita acara.
Contohnya kalau barangnya banyak, pengiriman dilakukan berkali-kali,
levering (waktu) pengiriman barang sampai akhir bulan, kan belum bisa
dibuat berita acara. Setelah akhir bulan baru dibuat kontrak dan
pembuatan Berita Acara. Menurut saya itu terlambatnya”
Keterlambatan administrasi pembayaran juga dapat sebabkan oleh
beberapa kesalahan penulisan dalam dokumen pengadaan sebagai
kelengkapan untuk penagihan. Berikut hasil wawancara;
63
Universitas Indonesia
Kepala Instalasi Farmasi;
“Kesalahan pada saat pembuatan dokumen misalnya penulisan pajaknya
tidak sesuai dengan mata anggaran, terus kesalahan penulisan satuan,
ada juga dana atau anggarannya”
Kepala Unit Layanan Pengadaan;
“terutama dari sisi perusahaannya tidak segera mengajukan penagihan,
Berita Acara yang tidak segera dibuat. Biasanya dari sini diberikan
contoh-contoh berkas penagihan. Yang sering menyebabkan
keterlambatan itu contohnya ada yang salah kuitansinya, perbaikannya
bisa berhari-hari”
Kepala Bagian Perbendaharaan dan Mobilisasi Dana;
“kadang-kadang kesalahan tulisan dari rekanan misanlya penulisan
pajak, atau salah penulisan tanggal. Lha yang menjadi kendala kalau
kesalahan dari rekanan luar kota, itu menjadikan kendala”
Sekretaris Kelompok Kerja Pengadaan Obat;
“Kesalahan itu ini contohnya salah hitung PPn, PPh, karena saya tidak
teliti sampai disitu, nanti itu dikoreksi dibagian keuangan (PMD), kalau
slah nanti baru dikembalikan ke rekanan. Tapi kalau Cuma salah
terbilang rupiahnya misalnya, di sini sudah bisa dikoreksi terus segera
dikembalikan. Kesalahan lain yang ditemukan misalnya di kuitansinya,
nama pejabat PPKnya tidak sesuai”
Ketua Kelompok Kerja Pengadaan Alat Kesehatan;
“salah penulisan rupiah huruf dan angka tidak sesuai, salah referensi
bank, salah penulisan PPK. Kadang rekanan itu tidak segera mengambil
berkas yang dikembalikan untuk direvisi“
Ketua Panitia Pemeriksaan dan Penerimaan Obat;
64
Universitas Indonesia
“kesalahan yang sering saya jumpai misalnya penulian dikuitansi, terus
referensi bank, terus penulisan PPK kadang juga salah misalnya APBN
ditulis BLU, mungkin karena yang banyak itu BLU”
65
Universitas Indonesia
BAB VII
PEMBAHASAN
Seperti yang telah dijelaskan di BAB II, bahwa proses pengadaan
perbekalan farmasi dilakukan oleh Unit Layanan Pengadaan. Dari penelusuran
dokumen usulan perbekalan farmasi yang diajukan oleh Instalasi Farmasi
didapatkan rata-rata penyelesaian persetujuan usulan tersebut oleh Direktur
Utama adalah 16 hari. Proses persetujuan paling lama bulan Juni yaitu sampai
dengan 30 hari, sedang yang paling cepat adalah 3 hari yaitu usulan untuk
kebutuhan bulan Desember 2012. Usulan Bulan Juni tersebut dikarenakan ada
beberapa perbaikan usulan, terutama pada usulan obat-obat sitostatika dan cairan
infus. Pemakaian obat sitostatika pada dua bulan sebelumnya mengalami
peningkatan jumlah pasien. Pemakaian ini dijadikan dasar untuk usulan bulan
Juni, sehingga usulan tersebut melalui kajian dari Panitia Farmasi dan Terapi.
Sedangkan usulan bulan Desember hanya 3 hari dengan pertimbangan bahwa
usulan tersebut harus segera diproses untuk pengadaan bulan Desember yang
dikuatkan oleh Surat Edaran Direktur untuk menghadapi proses-proses akhir
tahun. Seluruh proses pengadaan perbekalan farmasi diharuskan selesai sampai
dengan proses pembayaran paling lambat tanggal 5 Desember 2012 untuk
anggaran APBN dan paling lambat tanggal 10 Desember 2012 untuk anggaran
BLU. Alasan tersebut yang menyebabkan proses bulan Desember dapat
diselesaikan dengan cepat. Selain itu petugas yang berhubungan dengan
pembuatan dokumen pengadaan juga diwajibkan agar siap sedia ditempat untuk
membantu proses administrasi pengadaan.
Pada proses pembuatan Berita Acara Penerimaan Barang dari hasil
penelusuran dokumen juga dikerjakan dalam waktu yang relatif lama setelah
barang diterima secara lengkap. Pada kurun waktu tahun 2012 didapat rata rata
proses pembuatan Berita Acara Penerimaan Barang ada 20 hari sejak barang
diterima secara lengkap sesuai dengan syarat-syarat yang ada pada dokumen
kontrak. Dari beberapa dokumen yang pembuatan Berita Acara Pemerisaan dan
Penerimaan Barang yang lebih dari satu bulan adalah untuk pembelian alat
kesehatan untuk pelayanan jantung dan pembuluh darah. Misalnya PT Maxwell
66
Universitas Indonesia
dan PT Fondaco tanda tangan oleh pimpinan masing-masing distributor harus
dikirim ke Jakarta, sehingga memakan waktu yang lama. Lamanya penyelesian
juga dipengaruhi oleh banyak jumlah faktur pengiriman barang. Pengiriman
barang pada satu macam kontrak dilakukan lebih dari satu atau dua kali, bahkan
ada beberapa yang dilakukan lebih dari 10 kali pengiriman. Pengiriman barang
ini disesuaikan dengan ketersediaan barang di distributor, bisa juga disesuaikan
dengan kondisi gudang farmasi. Untuk perbekalan farmasi dengan volume besar
misalnya infuse, karena keterbatasan tepat penyimpanan maka pengiriman
dilakukaan jika sudah ada informasi tempat penyimpanan di Instalasi Farmasi.
Dari hasil wawancara pembuatan fisik/cetakan Berita Acara Penerimaan
Barang dapat dilaksanakan dalam waktu satu hari. Sebelum ditandatangani oleh
Panitia Peneriman dilakukan penelitian atau verifikasi dokumen dalam satu hari.
Verifikasi dilakukan oleh Panitia Penerima Barang dan Instalasi Farmasi selaku
penyimpan barang untuk mencocokkan antara faktur pengiriman barang dengan
isi Berita Acara yang dibuat. Lamanya proses verifikasi juga dipengaruhi oleh
banyaknya faktur pengiriman barang. Jika sudah sesuai dan tidak ada kesalahan
dalam penulisan, kemudian dilakukan penanda tanganan Berita Acara
Pemeriksaan dan Penerimaan Barang, rata-rata dua sampai tiga hari, proses tanda
tangaan berita acara tersebut juga bisa lebih dari tiga hari karena dokumen harus
diedarkan kepada maasing-masing anggota. Setelah lengkap, kemudian berkas
Berita Acara Pemeriksaan dan Penerimaan Barang dikirim ke Unit Layanan
Pengadaan untuk dimintakan tanda tangan pihak distributor, dalam hal ini oleh
pimpinan distributor. Berkas tersebut dibawa pihak distributor rata-rata selama
dua sampai dengan empat hari, tetapi ada juga yang lebih dari satu minggu
terutama distributor yang berada di luar Kota Semarang. Setelah ditandatangani
oleh distributor, lalu dikembalikan lagi ke Unit layanan Pengadaan. Berikutnya
adalah proses penanda tanganan dokumen Berita Acara Pemeriksaaan dan
Penerimaan Barang oleh Pejabat Pembuat Komitmen, dilakukan dalam waktu
satu sampai dua hari.
Setelah Berita Acara Peneriman Barang selesai dibuat, maka para
rekanan/distributor segera mengirimkan tagihan kepada rumah sakit melalui Unit
Layanan Pengadaan. Berkas yang diterima, kemudian dilakukan pemeriksaan
67
Universitas Indonesia
apakah ada kesalahan atau tidak dalam penulisan maupun kelengkapan dokumen.
Dari hasil wawancara diperoleh informasi beberapa kesalahan/kekurangan yang
terjadi antara lain:
a. Penulisan di Kuitansi/Bukti Pembayaran, bulan tertulis tidak sesuai dengan
bulan periode pembelian, misalnya pembelian bulan Mei, tertulis bulan
Juni.
b. Anggaran yang pembelanjaan, misalnya seharusnya APBN tertulis BLU
atau sebaliknya.
c. Penulisan rupiah dalam huruf tidak sesuai dengan rupiah dalam angka.
d. Penulisan Nama Pejabat Pejabat Pembuat Komitmen tidak sesuai, atau NIP
tidak sesuai.
e. Referensi bank pada kuitansi tidak sesuai dengan kontrak.
Jika ditemukan kesalahan disini, maka akan langsung dikembalikan ke
distributor. Jika tidak ada kesalahan atau kekurangan maka berkas tersebut akan
dikirim ke Bagian Perbendaharaan dan Mobilisasi Dana.
Di Bagian Perbendaharaan dan Mobilisasi Dana, diterima dan dilakukan
pemeriksaan oleh verifikator. Pemeriksan dilakukan dalam waktu satu hari untuk
semua dokumen, artinya dokumen yang masuk hari itu akan diselesaikan semua
pemeriksaanya. Kesalahan yang mungkin terjadi disini adalah kesalahan rekap
faktur pajak. Jika sudah benar maka akan dibuatkan surat Bukti Kas Keluar.
Pembayaran dilakukan pada hari Senin dan Hari Kamis.
Mekanisme pembayaran di Bagian Perbendaharaan dan Mobilisasi dana
setelah verifikasi selesai dilakukan dua kali dalam seminggu yaitu tiap hari Senin
dan hari Kamis, seperti katakan oleh Kepala bagian Perbendaharaan dan
Mobilisasi Dana. Proses verifikasi dokumen Senin sampai Rabu, maka
dibayarkan pada hari Kamis dan hasil verifikasi Kamis sampai Sabtu akan
dibayarkan pada hari Senin. Dari penelusuran dokumen waktu yang dibutuhkan
antara pengiriman tagihan dan pembayaran rata-rata adalah 9 hari seperti
ditunjukkan pada Tabel. 6.6 Proses tersebut bisa dikategorikan sebagai pelayanan
yang cepat dalam hal pembayayaran tagihan.
Dari data di Bagian Akuntasi dan Verifikasi, penagihan pembayaran
pengadaan perbekalan farmasi yang lebih dari 60 hari adalah untuk pengadaan
68
Universitas Indonesia
alat kesehatan untuk pelayanan bedah jantung. Hal tersebut terjadi karena harus
diadakan verifikasi antara Instalasi Bendah Sentral atau Instalasi Jantung dan
Pembuluh Darah sebagai pengguna alat kesehatan, Instalasi Farmasi sebagai
penyimpan dan penyalur barang serta pihak distributor sebagai penyuplai barang.
Distributor alat kesehatan untuk pelayanan bedah jantung berasal dari luar kota
yaitu PT Maxwell dan PT Fondaco, seperti yang di katakana oleh Sekretaris
Kelompok Kerja Pengadaan Obat. Dokumen berita acara harus dikirim ke
Jakarta sehingga memerlukan waktu yang cukup lama bisa sampai dengan satu
bulan.
Faktor lain yang menyebabkan pembayaran menjadi lama adalah para
distributor tidak segera mengajukan tagihan, selain itu juga faktor komunikasi
antara Unit Layanan Pengadaan dengan pihak distributor, dimana jika ada
kesalahan dokumen dari distributor sudah disampaikan informasi kepada
distributor untuk dilakukan perbaikan, namun sampai beberapa hari belum
dilakukan perbaikan dan dokumen belum diterima kembali. Dari hasil wawancara
yang mengalami keterlambatan biasanya pengembalian/perbaikan dari distributor
bisa lebih dari 4 hari. Selain itu juga ada beberapa distributor yang tidak
mempunyai perwakilan di Semarang, sehingga proses perbaikan dokumen
penagihan menjadi lama.
Pembuatan/pengetikan dokumen pengadaan dilakukan oleh staf Unit
Layanan Pengadaan. Dari telaah dokumen ditemukan beberapa penulisan yang
berulang-ulang, misalnya nama distributor, paket pengadaan, harga penawaran,
harga perkiran sendiri, hari dan tanggal pelaksanaan kegiatan. Penulisan yang
berulang-ulang tersebut berpotensi terjadi kesalahan misalnya untuk paket
pengadaan yang sama di dokumen pembukaan penawaran pengadaan obat
generic, tetapi di dokumen lain tertulis obat jamkesmas yang seharusnya obat
generik. Hal tersebut dapat terjadi karena penulisan dokumen berikutnya
dilakukan dengan meng”copy” dari dokumen sebelumnya. Jika tidak teliti akan
berpeluang terjadi kesalahan. Proses pembuatan dokumen dengan penulisan yang
berulang-ulang tersebut sebenarnya bisa dibuat menjadi lebih efisien dan efektif
misalnya dengan membuat software atau semacam mailmerge. Dengan software
diharapkan penulisan nama distributor dan alamat distributor, nama paket
69
Universitas Indonesia
pengadaan, harga pembelian dan sebagainya cukup dilakukan satu kali, penulisan
tersebut sudah bisa di gabungkan dengan dokumen lain misalnya pada dokumen
undangan, dokumen Berita Acara Hasil Penunjukkan langsung dan pada
Penetapan Pemenang.
Pada penulisan nama obat atau alat kesehatan di dokumen surat pesanan,
dokumen Surat Perjanjian/Kontrak dan dokumen berita acara penerimaan barang
masih dilakukan pengetikan satu persatu nama barang. Proses pengetikan ini juga
memakan waktu yang relatif lama, apalagi kalau jenis barang lebih dari 30 jenis.
Pengetikan tersebut agar lebih efisien dan efektif sebaiknya dibuatkaan template
daftar nama obat, seperti pada menu penjualan perbekalan farmasi. Penulisan
dengan menu atau software akan menyingkat waktu pembuatan dokumen, selain
itu juga menghindari salah ketik. Dengan software diharapkan penulisan nama
barang cukup dengan mengetik kata kunci, sudah bisa menemukan nama barang
yang dimaksud, termasuk nama pabrik, satuan dan harga.
Proses penandatangan dokumen pengadaan maupun Berita Acara
Peneriman barang juga memerlukan waktu satu sampai tiga hari, hal ini karena
masing-masing anggota Kelompok Kerja Pengadaan dan anggota Panitia
Penerimaan tidak berada pada satu tempat, sehingga staf Unit Layanan
Pengadaan harus mengirimkan ke masing-masing anggota. Untuk meningkatkan
kecepatan waktu penandatanganan dokumen pengadaan maupun berita acara,
dapat dipusatkan di Unit Layanan Pengadan.
Lamanya waktu penyelesaian dokumen juga bisa dipengaruhi oleh jumlah
staf yang terlibat dalam penyelesaian/pengetikan dokumen.
Pada Tabel 6.8 dapat dilihat bahwa pembayaran tagihan pengadaan
perbekalan farmasi bulan Nopember dan Desember dapat diselesaikan tepat
waktu yaitu kurang dari 30 hari untuk pengadaan tahun 2012. Sedangkan untuk
pembayaran bulan Januari sampai dengan bulan September pembayaran yang
kurang dari 30 hari tidak rata-rata lebih dari 50%. Hal tersebut ternyata juga sama
pada tahun 2011 dimana pada setiap akhir tahun terutama bulan Nopember dan
Desember, pembayaran dapat dilakukan dengan tepat. Hal tersebut dapat terjadi
karena pada saat akhir tahun dari manajemen rumah sakit selalu mengeluarkan
surat edaran langkah-langkah menghadapi akhir tahun, yang pada intinya
70
Universitas Indonesia
memerintahkan bahwa semua proses keuangan yang berhubungan dengan
pembeliaan barang/jasa sudah harus dibayarkan paling lambat tanggal 5
Desember untuk pembelian dengan anggaran APBN dan paling lambat
pembayaran tanggal 10 untuk pembeliaan dengaan dana BLU. Selain itu juga
semua pejabat yang berhubungan dengan proses-proses keuangan harus siap
sedia berada dirumah sakit untuk mempercepat proses penandatanganan
dokumen.
Pembelian pada bulan Desember tahun 2011 maupun tahun 2012 hanya
sedikit yaitu 7 Surat Perjanjian/Kontrak tahun 2011 dan 4 Surat
Perjanjian/Kontrak tahun 2012. Hal ini disebabkan karena pada dasarnya
kebutuhan perbekalan farmasi untuk bulan Desember sudah diproses pada bulan
Nopember sehingga pembayaran dapat dilaksanakan paling lambat awal
Desember. Pada kenyataanya terjadi efisiensi pembelian bulan-bulan sebelumnya
sehingga masih ada sisa anggaran oleh karena itu sisa dana tersebut dibelanjakan
pada bulan Desember. Perbekalan farmasi yang dibelanjakan juga dipilih yang
disalurkan oleh distributor tunggal dengan jenis yang sedikit tetapi nilai rupiah
yang besar, yaitu perbekalan farmasi untuk keperluan Hemodialisis pasien
Jamkesmas dan obat-obat sitostatika.
Dari sisi sumber daya manusia yang terlibat dalam proses pembuatan
dokumen pengadaan sudah terpenuhi. Hal ini senada dengan yang dikatakan oleh
kepala Unit Pengadaan Barang dan Jasa dimana untuk pembagian tugas dan
tanggung jawab penyelesaian dokumen adalah untuk pengadaan perbekalan
farmasi dua orang, untuk pengadaan perbekalan farmasi alat kesehatan dua orang.
Pembuatan rekapitulasi pembelanjaan dilakukan oleh satu orang. Petugas
verifikasi dokumen tagihan di Bagian Perbendahaan dan Mobilisasi Dana
dilakukan oleh dua orang staf. Jumlah ini juga sudah mencukupi, seperti yang
dikatakan oleh Kepala Bagian Perbendaharaan dan Mobilisasi Dana.
71
Universitas Indonesia
BAB VIII
KESIMPULAN DAN SARAN
8.1 KESIMPULAN
8.1.1 Waktu Pembuatan Dokumen Pengadaan.
Waktu penyelesaian dokumen pengadaan adalah sebagai berikut:
1. Rata-rata waktu untuk proses usulan perbekalan farmasi adalah 16
hari.
2. Rata-rata pembuatan berita acara setelah barang diterima lengkap
adalah 20 hari.
3. Rata-rata pengajuan kuitansi setelah dokumen Berita Acara selesai
adalah 8 hari
4. Rata-rata pembayaran tagihan setelah tagihan dikirim ke Bagian
Perbendaharaan dan Mobilisasi dana dinyatakan benar adalah 9 hari.
5. Pembayaran tagihan pengadaan perbekalan farmasi yang kurang atau
sama dengan 30 hari sebesar 47%.
8.1.2 Faktor-faktor yang mempengaruhi penyelesaian dokumen pengadaan.
Faktor-faktor yang mempengaruhi lamanya proses pembayaran
tagihan pengadaan perbekalan farmasi adalah:
1. Belum adanya Standar Prosedur Operasional Pembayaran Pengadaan
Perbekalan Farmasi.
2. Terdapat jarak waktu yang lama antara barang selesai diterima dan
pembuatan Berita Acara Pemeriksaan dan Penerimaan Barang. Proses
penanda tanganan dokumen oleh beberapa anggota panitia diperlukan
waktu lebih dari dua/tiga hari.
3. Ada permasalahan dalam komunikasi antara distributor dengan pihak
rumah sakit dalam hal ini di ULP, dimana pemberitahuan berkas yang
perlu diperbaiki tidak segera diambil oleh pihak distributor.
4. Pembuatan/pengetikan naskah dokumen-dokumen pengadaan belum
dilakukan otomatisasi dengan software sehingga memakan waktu
yang lama.
72
Universitas Indonesia
5. Penulisan nama barang, pabrik, satuan dan harga pada Dokumen
Kontrak dan Berita Acara dilakukan satu per satu sehinga memakan
waktu yang lama dan tidak efektif.
6. Proses penandatanganan dokumen pengadaan dilakukan dengan cara
mengirimkan dokumen ke masing-masing anggota sehingga tidak
efektif.
8.2 SARAN
Pelayanan pembayaran tagihan pengadaan perbekalan farmasi dapat
ditingkatkan dengan cara:
1. Membuat Standar Prosedur Operasional Pembayaran Pengadaan
perbekalan farmasi.
2. Membuat Standar Prosedur Operasional pembuatan dokumen Berita
Acara Penerimaan Barang.
3. Meningkatkan peran pimpinan dalam pemantauan proses pembuatan
dokumen pengadaan sampai pembayaran pengadaan perbekalan
farmasi.
4. Menciptakan software untuk mengintegrasikan pembuatan dokumen
pengadan.
73
Universitas Indonesia
DAFTAR PUSTAKA
Aditama T.Y. (2010), Manajemen Administrasi Rumah Sakit, 2nd
ed, Jakarta,
Penerbit Universitas Indonesia.
Bowersox, Donal, J, 2002, Manajemen Logistik, Jakarta.
Departemen Kesehatan, 1999, Surat Keputusan Menteri Kesehatan No.
1333/Menkes/SK/XII/1999 tentang Standar Pelayanan farmasi di Rumah
Sakit, Jakarta.
Departemen Kesehatan, 2004, Keputusan Menteri Kesehatan Republik
Indonesia No.1197/Menkes/SK/X/2004 tentang Standar Pelayanan
Farmasi di Rumah Sakit, Jakarta.
Departemen Kesehatan, 2009, Undang-undang No.44 tahun 2009 tentang
Rumah Sakit, Departemen Kesehatan RI.
Husnan, Pudjiastuti, 1994, Dasar-dasar Manajemen Keuangan, Yogyakarta,
UPP-AMP YKPN.
Kariadi, R.D, (2012), Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah
(LAKIP) RSUP Dr. Kariadi Semarang tahun 2012, Semarang.
Kemenkes, 2025, Organisasi dan Tatalaksana RSUP Dr. Kariadi Semarang,
K RI, Jakarta. Kemenkes RS.
Lumenta, N.A, 1990, Konsep Prinsip manajemen Rumah Sakit, Manajemen
Fungsi Rrumah Sakit, Manajemen Logistik Rumah Sakit, Direktorat
Rumah Sakit Khusus, Direktorat Jendral Pelayanan Medik, Depkes
RI.Jakarta
Management Science for Health, 1986, Managing Drug Supply, Boston
Mehta, Mahir, 1997, Hospital Acounting System and Control, New York,
Prenctice-Hall Inc, Engelcood cliff.
Peraturan Presiden No. 54 Tahun 2010 Tentang Pengadaan barang/jasa
Pemerintah
Peraturan Presiden No. 70 tahun 2012 Tentang Perubahan Kedua atas
Peraturan Presiden No. 54 tahun 2010 Tentang Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah.
74
Universitas Indonesia
Quick, J.D., 1997, Managing Drug Suply, The Selection, Procuremen,
Distribution and Use of Pharmaceutical, 2nd
edition, Management Science
for Health, Kumarian Press, USA.
Siagian, M.P, 1991, Bunga Rampai Majamen Modern, CV Haji Masagung,
Jakarta.
Silalahi, Bennet NB, 1989, Prinsip Manajemen Rumah Sakit, Lembaga
Pengembangan Majanemen Indonesia, Jakarta.
Siregar, Charles J.P. dan Amalia, Lia, 2004, Farmasi Rumah Sakit Teori dan
Penerapan, EGC, Jakarta.
Subagya, MS, 1980, Manajemen Logistik, CV Haji masagung, Jakarta.
Subagya, MS, 1994. Manajemen Logistik, PT Gunung Agung, Jakarta.
Sugiono, 2007, Metode Penelitian Bisnis (Pendekatan Kuantitatif, Kualitatif
dan R&D) (16nd
Ed), Penerbit Alfabeta, Bandung.
Weston, J Fred. et al, 1996, Manajemen Keuangan, edisi kedelapan, Jakarta,
Erlangga
Wiludjeng, S, 2007, Pengantar Manajemen, Graha Ilmu, Yogyakarta.
http://klikharry.com/2012/11/19/manajemen-logistik-farmasi/ download 5
Desember 2012.
http://normalasarii.wordpress.com/2013/05/09/pengertian-utang-utang-
adalah-kewajiban-suatu-badan-usaha/ (download 13 Juni 2013)
75
Lampiran 1 Wawancara dengan Kepala Instalasi Farmasi
Daftar Pertanyaan Wawancara Mendalam Petugas IFRS
ANALISIS FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI
KETERLAMBATAN PROSES PEMBAYARAN
PENGADAAN PERBEKALAN FARMASI
DI RSUP Dr. KARIADI TAHUN 2012
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi
keterlambatan proses Pembayaran pengadaan perbekalan farmasi tahun 2012.
Untuk itu mohon agar dapat diisi sesuai dengan kenyatan yang ada, sehingga
penelitian ini bermanfaat bagi peningkatan mutu pelayanan di RSUP Dr.
Kariadi. Hasil penelitian Hasil penelitian ini bersifat rahasia, tidak
dipublikasikan dan hanya untuk keperluan akademis. Sebelumnya kami ucapkan
terimaksih atas kesediaanya dan partisipasinya dalam pengumpulan data ini.
Nama pewawancara : Alkhamudi
Tanggal wawancara : 19 Juni 2013
Identitas Responden
Nama : Drs. Taufik Rachman, Apt.
Jabatan : Kepala Instalasi Farmasi
Pertanyaan:
1. Apa saja yang digunakan sebagai pertimbangan untuk membuat usulan
pengadaan perbekalan farmasi?
2. Bagaimana prosedur usulan untuk pengadaan kebutuhan perbekalan
farmasi?
3. Bagaimana prosedur pengadaan perbekalan farmasi untuk usulan yang
sudah disetujui?
76
4. Kesalahan apa saja yang sering ditemukan pada proses
penyelesaian/pembuatan dokumen pengadaan?
5. Apa saran saudara agar tidak terjadi keterlambataan proses administrasi
pembayaran pada pengadaan perbekalan farmasi?
6. Apakah jumlah Suber Daya Manausia di bagian/instalasi saudara sudah
mencukupi ?
77
Lampiran 2. Pedoman wawancara dengan Unit Layanan Pengadaan
Daftar Pertanyaan Wawancara Petugas
Unit Layanan Pengadaan
ANALISIS FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI
KETERLAMBATAN PROSES PEMBAYARAN
PENGADAAN PERBEKALAN FARMASI
DI RSUP Dr. KARIADI TAHUN 2012
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi
keterlambatan proses Pembayaran pengadaan perbekalan farmasi. Untuk itu
mohon agar dapat diisi sesuai dengan kenyatan yang ada, sehingga penelitian ini
bermanfaat bagi peningkatan mutu pelayanan di RSUP Dr. Kariadi. Hasil
penelitian Hasil penelitian ini bersifat rahasia, tidak dipublikasikan dan hanya
untuk keperluan akademis. Sebelumnya kami ucapkan terimaksih atas
kesediaanya dan partisipasinya dalam pengumpulan data ini.
Nama pewawancara : Alkhamudi
Tanggal wawancara : 22 Juni 2013
Identitas Responden
Nama : Dr. Doso Sutiyono, Sp. An.
Jabatan : Kepala Unit Layanan Pengadaan.
1. Bagaimana prosedur usulan untuk pengadaan kebutuhan perbekalan
farmasi?
2. Bagaimana prosedur pengadaan perbekalan farmasi untuk usulan yang
sudah disetujui?
3. Bagaiman proses pembuatan dokumen pengadaan?
4. Siapa saja yang terlibat dalam proses pengadaan perbekalan farmasi?
78
5. Siapa/ bagian apa saja yang terlibat dalam pembuatan dokumen
pengadaan?
6. Bagaimana alur proses pembayaran tagihan pembelian perbekalan
farmasi?
7. Dari data ada pembayaran yang lebih dari 30 hari setelah barang
diterima, menurut saudara faktor-faktor apa yang menyebabkan hal
terebut terjadi?
8. Kesalahan apa saja yang sering ditemukan pada proses penyelesaian
administrasi dokumen pengadaan?
9. Apa saran saudara agar tidak terjadi keterlambataan proses administrasi
pembayaran pada pengadaan perbekalan farmasi?
10. Apakah jumlah Suber Daya Manausia di bagian/instalasi saudara sudah
mencukupi ?
79
Lampiran 3
Daftar Pertanyaan Wawancara Petugas
Perbendaharaan dan Mobilisasi Dana
ANALISIS FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI
KETERLAMBATAN PROSES PEMBAYARAN
PENGADAAN PERBEKALAN FARMASI
DI RSUP Dr. KARIADI TAHUN 2012
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi
keterlambatan proses Pembayaran pengadaan perbekalan farmasi. Untuk itu
mohon agar dapat diisi sesuai dengan kenyatan yang ada, sehingga penelitian ini
bermanfaat bagi peningkatan mutu pelayanan di RSUP Dr. Kariadi. Hasil
penelitian Hasil penelitian ini bersifat rahasia, tidak dipublikasikan dan hanya
untuk keperluan akademis. Sebelumnya kami ucapkan terimaksih atas
kesediaanya dan partisipasinya dalam pengumpulan data ini.
Nama pewawancara : Alkhamudi
Tanggal wawancara : 17 Juni 2012
Identitas Responden
Nama : Yekti Astuti Mulyani, SE.
Jabatan : Kepala Bagian Perbendaharaan dan Mobilisiasi Dana.
Pertanyaan:
1. Bagaimana prosedur usulan untuk pengadaan kebutuhan perbekalan
farmasi?
2. Bagaimana prosedur pengadaan perbekalan farmasi untuk usulan yang
sudah disetujui?
3. Siapa saja yang terlibat dalam proses pengadaan perbekalan farmasi?
80
4. Siapa/ bagian apa saja yang terlibat dalam pembuatan dokumen
pengadaan?
5. Bagaimana alur proses pembayaran tagihan pembelian perbekalan
farmasi?
6. Dari data ada pembayaran yang lebih dari 30 hari setelah barang
diterima, menurut saudara faktor-faktor apa yang menyebabkan hal
terebut terjadi?
7. Kesalahan apa saja yang sering ditemukan pada proses penyelesaian
administrasi dokumen pengadaan?
8. Apa saran saudara agar tidak terjadi keterlambataan proses administrasi
pembayaran pada pengadaan perbekalan farmasi?
9. Apakah jumlah Suber Daya Manausia di bagian/instalasi saudara sudah
mencukupi ?
81
Lampiran 4. Transkrip Wawancara dengan Kelmpok Kerja Pengadaan Obat
Daftar Pertanyaan Wawancara Petugas
Pokja/Panitia/ Pejabat Pengdaan/Penerimaan
ANALISIS FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI
KETERLAMBATAN PROSES PEMBAYARAN
PENGADAAN PERBEKALAN FARMASI
DI RSUP Dr. KARIADI TAHUN 2012
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi
keterlambatan proses Pembayaran pengadaan perbekalan farmasi. Untuk itu
mohon agar dapat diisi sesuai dengan kenyatan yang ada, sehingga penelitian ini
bermanfaat bagi peningkatan mutu pelayanan di RSUP Dr. Kariadi. Hasil
penelitian Hasil penelitian ini bersifat rahasia, tidak dipublikasikan dan hanya
untuk keperluan akademis. Sebelumnya kami ucapkan terimaksih atas
kesediaanya dan pasrtisipasinya dalam pengumpulan data ini.
Nama pewawancara : Alkhamudi
Tanggal wawancara : 22 Juni 2013
Identitas Responden
Nama : Artatik Suryani
Jabatan : .Sekretaris Kelompok Kerja Pengadaan Obat
1. Bagaiman proses pembuatan dokumen pengadaan
2. Siapa saja yang terlibat dalam proses pengadaan perbekalan farmasi?
3. Siapa/bagian apa saja yang terlibat dalam pembuatan dokumen
pengadaan?
4. Bagaimana alur proses pembayaran tagihan pembelian perbekalan
farmasi?
82
5. Dari data ada pembayaran yang lebih dari 30 hari setelah barang
diterima, menurut saudara faktor-faktor apa yang menyebabkan hal
terebut terjadi?
6. Kesalahan apa saja yang sering ditemukan pada proses penyelesaian
administrasi dokumen pengadaan?
7. Apa saran saudara agar tidak terjadi keterlambataan proses administrasi
pembayaran pada pengadaan perbekalan farmasi?
83
Lampiran 5. Wawancara dengan Kelompok Kerja Pengadaan Alat Kesehatan
Daftar Pertanyaan Wawancara Petugas
Pokja/Panitia/ Pejabat Pengdaan/Penerimaan
ANALISIS FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI
KETERLAMBATAN PROSES PEMBAYARAN
PENGADAAN PERBEKALAN FARMASI
DI RSUP Dr. KARIADI TAHUN 2012
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi
keterlambatan proses Pembayaran pengadaan perbekalan farmasi. Untuk itu
mohon agar dapat diisi sesuai dengan kenyatan yang ada, sehingga penelitian ini
bermanfaat bagi peningkatan mutu pelayanan di RSUP Dr. Kariadi. Hasil
penelitian Hasil penelitian ini bersifat rahasia, tidak dipublikasikan dan hanya
untuk keperluan akademis. Sebelumnya kami ucapkan terimaksih atas
kesediaanya dan pasrtisipasinya dalam pengumpulan data ini.
Nama pewawancara : Alkhamudi
Tanggal wawancara : 22 Juni 2013
Identitas Responden
Nama : Winarni, S.Farm, Apt.
Jabatan : Ketua Kelompok Kerja Pengadaan Alat Kesehatan.
1. Bagaiman proses pembuatan dokumen pengadaan
2. Siapa saja yang terlibat dalam proses pengadaan perbekalan farmasi?
3. Siapa/bagian apa saja yang terlibat dalam pembuatan dokumen
pengadaan?
4. Bagaimana alur proses pembayaran tagihan pembelian perbekalan
farmasi?
84
5. Dari data ada pembayaran yang lebih dari 30 hari setelah barang
diterima, menurut saudara faktor-faktor apa yang menyebabkan hal
terebut terjadi?
6. Kesalahan apa saja yang sering ditemukan pada proses penyelesaian
administrasi dokumen pengadaan?
7. Apa saran saudara agar tidak terjadi keterlambataan proses administrasi
pembayaran pada pengadaan perbekalan farmasi?
85
Lampiran 6. Wawancara dengan Panitia Penerimaan Obat
Daftar Pertanyaan Wawancara Petugas
Pokja/Panitia/ Pejabat Pengdaan/Penerimaan
ANALISIS FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI
KETERLAMBATAN PROSES PEMBAYARAN
PENGADAAN PERBEKALAN FARMASI
DI RSUP Dr. KARIADI TAHUN 2012
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi
keterlambatan proses Pembayaran pengadaan perbekalan farmasi. Untuk itu
mohon agar dapat diisi sesuai dengan kenyatan yang ada, sehingga penelitian ini
bermanfaat bagi peningkatan mutu pelayanan di RSUP Dr. Kariadi. Hasil
penelitian Hasil penelitian ini bersifat rahasia, tidak dipublikasikan dan hanya
untuk keperluan akademis. Sebelumnya kami ucapkan terimaksih atas
kesediaanya dan pasrtisipasinya dalam pengumpulan data ini.
Nama pewawancara : Alkhamudi
Tanggal wawancara : 22 Juni 2013
Identitas Responden
Nama : Dra.Darwati, Apt.MSi.
Jabatan : Ketua Panitia Penerimaan Obat.
1. Siapa saja yang terlibat dalam proses pengadaan perbekalan farmasi?
2. Siapa/bagian apa saja yang terlibat dalam pembuatan dokumen
pengadaan?
3. Bagaimana alur proses pembayaran tagihan pembelian perbekalan
farmasi?
86
4. Dari data ada pembayaran yang lebih dari 30 hari setelah barang
diterima, menurut saudara faktor-faktor apa yang menyebabkan hal
terebut terjadi?
5. Kesalahan apa saja yang sering ditemukan pada proses penyelesaian
administrasi dokumen pengadaan?
6. Apa saran saudara agar tidak terjadi keterlambataan proses administrasi
pembayaran pada pengadaan perbekalan farmasi?
.
87
Lampiran 7. Wawancara dengan Panitia Penerimaan Alat Kesehatan
Daftar Pertanyaan Wawancara Petugas
Pokja/Panitia/ Pejabat Pengdaan/Penerimaan
ANALISIS FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI
KETERLAMBATAN PROSES PEMBAYARAN
PENGADAAN PERBEKALAN FARMASI
DI RSUP Dr. KARIADI TAHUN 2012
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi
keterlambatan proses Pembayaran pengadaan perbekalan farmasi. Untuk itu
mohon agar dapat diisi sesuai dengan kenyatan yang ada, sehingga penelitian ini
bermanfaat bagi peningkatan mutu pelayanan di RSUP Dr. Kariadi. Hasil
penelitian Hasil penelitian ini bersifat rahasia, tidak dipublikasikan dan hanya
untuk keperluan akademis. Sebelumnya kami ucapkan terimaksih atas
kesediaanya dan pasrtisipasinya dalam pengumpulan data ini.
Nama pewawancara : Alkhamudi
Tanggal wawancara : 22 Juni 2013
Identitas Responden
Nama : Drs. Saroja, Apt. SpFRS.
Jabatan : Sekretaris Panitia Penerimaan Alat Kesehatan.
1. Siapa saja yang terlibat dalam proses pengadaan perbekalan farmasi?
2. Siapa/bagian apa saja yang terlibat dalam pembuatan dokumen
pengadaan?
3. Bagaimana alur proses pembayaran tagihan pembelian perbekalan
farmasi?
88
4. Dari data ada pembayaran yang lebih dari 30 hari setelah barang
diterima, menurut saudara faktor-faktor apa yang menyebabkan hal
terebut terjadi?
5. Kesalahan apa saja yang sering ditemukan pada proses penyelesaian
administrasi dokumen pengadaan?
6. Apa saran saudara agar tidak terjadi keterlambataan proses administrasi
pembayaran pada pengadaan perbekalan farmasi?
89
Matrik wawancara Mendalam
NO PERTANYAAN 1
2
3
4
5
6 7
1 Apa saja yang digunakan sebagai
pertimbangan untuk membuat usulan
pengadaan perbekalan farmasi?
V V
2 Bagaimana prosedur usulan untuk
pengadaan kebutuhan perbekalan
farmasi?
V V V
3 Bagaimana prosedur pengadaan
perbekalan farmasi untuk usulan yang
sudah disetujui?
V V V
4 Bagaiman proses pembuatan dokumen
pengadaan?
V V V
5 Siapa saja yang terlibat dalam proses
pengadaan perbekalan farmasi?
V V V V V V
6 Siapa/ bagian apa saja yang terlibat
dalam pembuatan dokumen pengadaan?
V V V v v
7 Bagaimana alur proses pembayaran
tagihan pembelian perbekalan farmasi?
V V V V V V
8 Dari data ada pembayaran yang lebih
dari 30 hari setelah barang diterima,
menurut saudara faktor-faktor apa yang
menyebabkan hal terebut terjadi?
V V V V V V
9 Kesalahan apa saja yang sering
ditemukan pada proses penyelesaian
administrasi dokumen pengadaan?
V V V V V V V
10 Apa saran saudara agar tidak terjadi
keterlambataan proses administrasi
pembayaran pada pengadaan perbekalan
farmasi?
V V V V V V V
90
11 Apakah jumlah Suber Daya Manausia di
bagian/instalasi saudara sudah
mencukupi ?
V V V
Informan
1. Kepala Instalasi Farmasi
2. Kepala Unit Layanan Pengadaan (ULP)
3. Kepala Bagian Perbendaharaan dan Mobilisasi Dana
4. Sekretaris Kelompok Kerja Pengadaan obat
5. Ketua Kelompok Kerja Pengadaan Alkes dan Reagensia
6. Ketua Panitia Penerimaan Obat
7. Sekretaris Panitia Penerimaan Alat Kesehatan
91
MATRIK HASIL WAWANCARA
No Materi Wawancara
Kepala Instalasi Farmasi
Kepala Unit Layanan
Pengadaan
Kepala Bagian Perbendaharaan
dan Mobilisasi Dana
Sekretaris Pokja Pengadaan Obat
Ketua Pokja Pengadaan Alkes
Ketua Panitia Penerimaan Obat
Sekretaris Panitia
Penerimaan Alkes
1 Apa saja yang digunakan sebagai pertimbangan untuk membuat usulan pengadaan perbekalan farmasi?
Usulan mempertimbangkan clinical pathway seperti OMZ (Omeprazol), pola penyakit terbanyak, pertimbangan historical atau penggunaan obat/konsumsi, adanya program/pelayanan baru, tren peresepan obat itu sendiri apakah naik, misalnya ceftriaxon, tahun 2013 ini tidak diusulkan Karena kemarin masih banyak kemudian juga adanya kegiatan farmasi klinik ini ada pengaruhnya yaitu penggunaan obat menurun, ya itu saja.
Pertimbangannya antara lain adalah stok periode sebelumnya, penggunaan beberapa bulan sebelumnya, tren penyakit saat itu dan ketersediaan
anggaran.
92
No Materi Wawancara
Kepala Instalasi Farmasi
Kepala Unit Layanan
Pengadaan
Kepala Bagian Perbendaharaan
dan Mobilisasi Dana
Sekretaris Pokja Pengadaan Obat
Ketua Pokja Pengadaan Alkes
Ketua Panitia Penerimaan Obat
Sekretaris Panitia
Penerimaan Alkes
2 Bagaimana prosedur usulan untuk pengadaan kebutuhan perbekalan farmasi?
Prosedur usulan perbekalan farmasi ya berarti dari logistic perencanaan oleh dua orang Apoteker ada obat/alkes yang diresepkan, ada juga yang tidak diresepkan jadi masuk dalam paket/tarif tindakan, juga melihat data HMIS (Hospital Management Information System), seperti kemarin ada permintaan vaksin. Dua orang Apoteker ini yang membuat usulan sesuai dengan wilayah kerja masing-masing. Harusnya perencanaan itu ada di unit dibawanya, di sana ada Mbak Heni (obat Jamkesmas) dan Mbak Susi (Obat Askes), mereka membuat usulan, tapi semua sudah dikerjalan oeh Mbak Eni (obat/alkes yg diresepkan) dan Mbak Melan
Proses usulan dari segi perencanaan itu yang mengusulkan adalah Instalasi Farmasi, dasarnya apa, ya bisa ditanyakan ke Instalasi Farmasi. Pasti dari Instalasi Farmasi mengusulkan ke Direktur Utama melalui Direktur Medik. Setelah mendapatkan kajian-kajian dan disetujui dan juga tersedia alokasi anggarannya dari PEA, maka terus dikirim ke sini.
93
No Materi Wawancara
Kepala Instalasi Farmasi
Kepala Unit Layanan
Pengadaan
Kepala Bagian Perbendaharaan
dan Mobilisasi Dana
Sekretaris Pokja Pengadaan Obat
Ketua Pokja Pengadaan Alkes
Ketua Panitia Penerimaan Obat
Sekretaris Panitia
Penerimaan Alkes
(obat/alkes masuk tarif tindakan), tugas dia mestinya menapis lagi, dipertimbangkan stoknya. Setelah semua terkompilasi, Koordinator Logistik secara detail akan mengecek lagi, kemudian saya mengecek secara makro berapa rupiah usulannya.
3 Bagaimana prosedur pengadaan perbekalan farmasi untuk usulan yang sudah disetujui?
Untuk usulan perbekalan farmasi diajukan ke Direktur Utama melalui Direktur Medik dan Keperawatan, biasanya Direktur serta Direktur Medik dan Keperawatan meminta untuk dikaji dulun oleh Panitia Farmasi dan Terapi, kemudian setelah disetujui lalu ke Unit Layanan Pengadaan. Salau sudah disetujui kemudian dimintakan mata anggaran ke Bagian Peerncanaan
Kalau usulan sudah disetujui dari perbekalan farmasi, kita lihat nominalnya, kemudian juga pengelompokannya. Kalau barang farmasi ka nada untuk askes, untuk jamkesmas, Umum misalnya. Kalau pengadaan kita masih menganut sebagian besar kita lelangkan sehingga kita mendapatkan hasil atau harga yang paling
Usulan diajukan oleh Instalasi
Farmasi kepada Direktur Utama
melalui direktorat terkait dalam hal ini Direktur Medik dan
Keperawatan, setelah disetujui
maka diteruskan ke Unit Layanan Pengadaan
94
No Materi Wawancara
Kepala Instalasi Farmasi
Kepala Unit Layanan
Pengadaan
Kepala Bagian Perbendaharaan
dan Mobilisasi Dana
Sekretaris Pokja Pengadaan Obat
Ketua Pokja Pengadaan Alkes
Ketua Panitia Penerimaan Obat
Sekretaris Panitia
Penerimaan Alkes
dan Evaluasi Anggaran, kemudian oleh Unit Layanan Pengadaan akan disamaapaikan ke Panitia/Pejabat Pengadaan untuk dilakukan proses pemilihan penyedia barang/jasa. Bisa dengan tender atau dengan penunjukan langsung. Pengadaan mencermati dokumen tersebut.
ekonomis. Tapi kalau misalnya obat untuk regular itu masih dimungkinkan untuk pembelian langsung. Dari Usulan yang disetujui terus disampaikan ke masing-masing Panitia/Pejabat Pengadaan. Kalau penunjukan langsung itu disampaikan ke Pejabat Pengadaan, tapi kalau lelang disampaikan ke Pokja (Kelompok Kerja) Farmasi untuk melalukan prosesnya.
4 Bagaiman proses pembuatan dokumen pengadaan?
Usulan jelas dari Instalasi Farmasi, kemudian RKS (Rencana Kerja dan Syarat-syarat) itu kalau lelang ya Pokja, kalau penunjukkan yang
Pembutan dokumen dilakukan dan oleh staf Unit Layanan Pengadaan yang berkoordinasi dengan masing-masing Pokja atau Panitia
Dokumen dibuat di Unit Layanan Pengadaan oleh staf, kemudian di sampaikan kepada panitia atau pokja yang terkait
95
No Materi Wawancara
Kepala Instalasi Farmasi
Kepala Unit Layanan
Pengadaan
Kepala Bagian Perbendaharaan
dan Mobilisasi Dana
Sekretaris Pokja Pengadaan Obat
Ketua Pokja Pengadaan Alkes
Ketua Panitia Penerimaan Obat
Sekretaris Panitia
Penerimaan Alkes
Pejabat Pengadaan ya stafnya yang menyusun, kemudian mendapatkan persetujuan dari PPK. Lelang kita masih belum elektronik karena kita lelang per unit, bukan lelang lumpsum. Kalau lelang elektronik belum memungkinkan dari sistemnya. RKS dibuat oleh Pokja dasarnya dari usulan tersebut, dasar utamanya dari perencanaan, sedangkan di RKSnya itu termasuk penjadwalannya.
5 Siapa saja yang terlibat dalam proses pengadaan perbekalan farmasi?
Tadi sudah saya sebutkan, kalau dari segi perencanaan, perencanaan dilakukan oleh Instalasi Farmasi, kemudian melalui
Kepala Pokja Farmasi, melibatkan
SMF atau Komite Medik, Panitia
Penerimaan dan Unit Layanan Pengadaan
Siapa saja yang terlibat dalam pengadaan farmasi itu ya user (Pengguna obat/alkes), gudang farmasi, terus ULP,
Yang terlibat pengadaan, usulan tergantung user farmasi. Usulan farmasi ke Direktur Medik dan Keperawatan, tidak
Yang terlibat dari perecanaan itu Instalasi Farmasi, dia harus mengumpulkan data-data dari user, perlu waktu,
Yang terlibat panitia pengadaan dan saya sebagai panitia penerimaan, juga teman-teman di
96
No Materi Wawancara
Kepala Instalasi Farmasi
Kepala Unit Layanan
Pengadaan
Kepala Bagian Perbendaharaan
dan Mobilisasi Dana
Sekretaris Pokja Pengadaan Obat
Ketua Pokja Pengadaan Alkes
Ketua Panitia Penerimaan Obat
Sekretaris Panitia
Penerimaan Alkes
kajian-kajian, bisa dari Direktur Medik dan Keperawatan, dari Penunjang dan Sarana dan dari Penyusunan dan Evaluasi Anggaran. Nanti kalau sudah ada pemenang terus ditanda tangani oleh PPK kontraknya. Juga Panitia Penerimaan yang nanti memeriksa dan menerima barang, kemudian pembayaran tentu saja di Bagian Keuangan.
Direksi, Panitia. Setelah sampai di Panitia diteruskan ke distributor.
melalui PE, terus ke Direktur Utama. Nanti kalau sudah disetujui terus disini tergantung metodenya apakah dengan cara lelang atau dengan cara penunjukkan langsung berdasarkan distributor
terus bagian PEA menentukan alokasi dananya. Memang usulan farmasi bebrapa terlambat, apalagi sekarang harus presentsi di Panitia Farmasi dan Terapi. Terus nanti ke Direktur Medik dan Keperawatan dan Direktur Utama
Unit Layanan Pengadaan. Tentunya ya dari mulai proses usulan pengadaan terus ULP, terus Panitia Pengadaan dan Panitia Penerimaan
6 Siapa/ bagian apa saja yang terlibat dalam pembuatan dokumen pengadaan?
Pembuatan dokumen
penggadaan ya tadi perencanaan dari Instalasi Farmasi. Setelah dikaji dan
asupan dari berbagai pihak.
Kalau angaran ya PEA, ada uangnya atau tidak, kalau
sudah itu nanti ada
Pembuatan dokumen itu berarti
Surat Pesanan yang membuat Unit
Layanan Pengadaan, Surat Perjanjian Kontrak
yang membuat ULP berarti kalau ada
keterlambatan adalah di ULP
Pembuatan Dokumen, dari panitia, Pejabat Pembuat Komitmen, rekanan baru diterbitkan kontrak, Surat Pesanannya. Pembuatan Dokumen perannya Unit Layanan Pengadan
Dokumen Pengadaan, selama ini karena memang Unit Layanan Pengadaan dobel fungsi antara pokja dan staf Unit Layanan Pengadaan. Kalau secara teori memang Pokja, tapi karena memang
Pembuatan dokumen pengadaan panitia/pejabat pengadaan, Unit layanan Pengadaan, terus Panitia Penerimaan.
Dokumen itu termasuk Berita Acara, kalau Berita Acara Penerimaan saya sebagai panitia penerimaan, yang tanda tangan semua anggota panitia, kalau lima orang
97
No Materi Wawancara
Kepala Instalasi Farmasi
Kepala Unit Layanan
Pengadaan
Kepala Bagian Perbendaharaan
dan Mobilisasi Dana
Sekretaris Pokja Pengadaan Obat
Ketua Pokja Pengadaan Alkes
Ketua Panitia Penerimaan Obat
Sekretaris Panitia
Penerimaan Alkes
perintah dari Direkturr Utama,
ada Surat Perintah pengadaan.
Pengadaan itu tergantung dari sistem apa yang
dipilih, tergantung besaran nominalnya sebagai dasar apa yang dipilih. Kalau mau penunjukkan
langsung ya Pejabat
Pengadaan, kalau mau lelang ya Pokja
Farmasi yang berkerja
tergantung, yang melibatkan Kelompok Kerja pengadaan dan juga Panitia penerimaan
semua sudah menjadi satu maka semua dokumen dibuat di sini. Pada dasarnya ya tanggung jawab Pokja dari Berita Acara, Surat Pesanan, Kontrak
ya semua tanda tangan, terus Pejabat Pembuat Komitmen. Biasanya tanda tangan panitia itu dua sampai tiga hari, terus yang ngeprintnya itu satu hari, terus biasanya verifikasi atau koreksi. Setelah semua tanda tangan terus saya kirim ke ULP, yang memintakan tanda tangan distributor/rekanan nanti dari ULP
7 Bagaimana alur proses pembayaran tagihan pembelian perbekalan farmasi?
Setelah barang diterima ada laporan dari Panitia Penrimaan barang bahwa barang diterima sesuai dengan kontrak, maka Penyedia melakukan penagihan. Pada penagihan dilakukan verifikasi
Berkas dikirim oleh ULP ke petugas verifikator pembayaran. Berkas akan di verifikasi kalau ada yang salah atau belum lengkap, berkas akan dikembalikan, tapi kalau sudah benar akan diproses
Pembayaran dari rekanan mengajukan ke ULP, sini kroscek dengan faktur dan rekapan gudang farmasi, terus nanti dimintakan tandatangan Pejabat/Panitia Penerima, terus naik ke Pak
Pembayaran tagihan itu setelaah barang selesai dikirimkan, Panitia Penerimaan membuat Berita Acara Penerimaan itu sesuai dengan barang yanag dikirim. Jadi yang dibayar ya memang betul-betul barang
Kalau pembayaran, rekanan memasukkan tagihan ke sini, terus dilakukan pemeriksaan berkas, kalau ada yang salah yan langsung dikembalikan, misalnya kurang
Alur proses pembayaran setelah Berita Acara Penerimaan dibuat dan Ditanda tangani oleh Panitia Penerimaan, terus rekanan mengajukan tagihan.
98
No Materi Wawancara
Kepala Instalasi Farmasi
Kepala Unit Layanan
Pengadaan
Kepala Bagian Perbendaharaan
dan Mobilisasi Dana
Sekretaris Pokja Pengadaan Obat
Ketua Pokja Pengadaan Alkes
Ketua Panitia Penerimaan Obat
Sekretaris Panitia
Penerimaan Alkes
oleh staf ULP dari sisi kelengkapan berkas, nah itu banyak lampiran saya tidak hafal, bisa ditanyakan ke staf saya. Setelah berka lengkap kemuadian dikirim ke bagian Keuanagn untuk dilakukan proses pebayaran. Di Keuangan pun dilakukan verifikasi lagi, tidak langsung dibayar. Jadi verifikasi dilakuka dua kali yaitu ada di wilayah Unit Layanan Pengadaan dan di wilayah Keuangan. Setelah beres, oke semua baru dibayarkan. Disini verifikasi sehari selesai yang lama itu kalau mereka tidak lengkap atau ada yang salah, itu harus dikembalikan ke Dia (rekanan).
berikutnya. Setelah diverifikasi kemudian dibuatkan Bukti Kas Keluar kemudian diverifikasi berjenjang, setelah verifikator tadi terus ke Kepala Sub Bagian, saya (Kepala Bagian PMD), Direktur Keuangan, Direktur Utama terus ke saya, baru kita bayar. Mekanisme pembayaran saya tiap hari Senin dan Kamis, jadi relatif tidak ada seminggu itu paling lama. Kalau yang datang senin kita bayar Kamis, yang Kamis kita bayar Senin, sehinga tidak ada seminggu. Dari petugas verifikator kemudian dibuat Bukti Kas Keluar terus di paraf Kasubbag, saya. Terus ke Direktur
Sungkono, terus naik dimintakan tanda tangan Kuasa Pengguna Anggaran, terus baru di transfer.
yang diterima. Tagihan dari rekanan dikirim ke sini, diperiksa, kalau benar dilengkapi dengan Faktur Barang, Faktur Pajak, Kontrak, Surat Pesanan, terus dikirim ke keuangan
refensi bank atau ada salah tulis. Kalau benar terus dikirim ke Bag Perbendaharaan dan Mobilisasi Dana
Penagihan dilakukan melalui ULP, terus ke Bagian Perbendaharaan dan Mobilisasi Dana
99
No Materi Wawancara
Kepala Instalasi Farmasi
Kepala Unit Layanan
Pengadaan
Kepala Bagian Perbendaharaan
dan Mobilisasi Dana
Sekretaris Pokja Pengadaan Obat
Ketua Pokja Pengadaan Alkes
Ketua Panitia Penerimaan Obat
Sekretaris Panitia
Penerimaan Alkes
Keuangan sebagai pejabat penandatanganan Surat Perintah Membayar (SPM), terus ke KPA.
8 Dari data ada pembayaran yang lebih dari 30 hari setelah barang diterima, menurut saudara faktor-faktor apa yang menyebabkan hal terebut terjadi?
Ya faktornya antara lain pembuatan berita acara, terus jumlah kotrak yang banyak, penulisan dokumen kadaang-kadang juga salah. Pembayaran sesuai dengan faktur, kecepatan berdasarkan pengiriman barang, rumah sakit tidak menetapkan pembayaran sesuai dengan jatuh tempo faktur, yang banyak sering ditemukan adalah Berita Acara yang lama, distributor tidak menagih, adanya verifikasi ternyata yang ditagihkan tidak sama dengan faktur. Menverifikasi faktur lama, karena
Ada ya terutama dari sisi perusahaannya tidak segera mengajukan penagihan, Berita Acara yang tidak segera dibuat. Biasanya dari sini diberikan contoh-contoh berkas penagihan. Yang sering menyebabkan keterlambatan itu contohnya ada yang salah kuitansinya, perbaikannya bisa berhari-hari.
Kadang kesalahan tulisan dari rekanan misalnya penulisan pajak, atau salah
penulisan tanggal. Lha yang menjadi
kendala kalau kesalahan dari
rekanan luar kota, itu menjadikan kendala. Untuk
meminimalisir hal tersebut, kalau Pak
Sungkono menemukan
kesalahan, jangan langsung
dikembalikan ke ULP, tetapi terus
diproses atau dinaikkan dulu ke
Mbak Lina ada verifikasik, terus
saya, kalau nggak ada baru ke ULP.
Karena kadang dari
Kalau kasus-kasus yang pembayarannya lebih dari 30 hari kan karena revisi (berkas penagihan), kalau tidak ada revisi, benar dari kuitansi, SSP,PPn, PPh, refernsi bank, nama bank, baik tulisan maupun yang lainnya, cepat. Kalau keterlambatan pengajuan tagihan, sinipun (ULP) sebenarnya sudah mengingatkan pada rekanan untuk segera mengajukan tagihan. Tapi kalau rekanan yang komunikatif, cepat dan benar administrasinya,
Faktornya memang penagihan dari rekanan memasukkannya terlambat, atau disitu juga ada revisi setelah dilakukan verifikasi oleh keuangan maupun oleh kita. Kalau kita disini secara kasat mata misalnya NPWP, Referensi Bank, Nominal-nominalnya, tapi detil pajak dikoreksi bagian keuangan misalnya PPn dan PPh. Pembuatan Berita Acara juga seharusnya segera dibuat agar dapat segera untuk penagihan
Yang menyebabkan terlambat memang usulannya, prosesnya juga terlambat karena diadakaan kajian-kajian dulu, kadang juga penagihan dari distributor juga terlambat, terus misalnya berkas penagihan ada yang salah
Ya terkait dengan saya sebagai Panitia Penerimaan ya pembuatan Berita Acara Penerimaan. Ya Contohnya begini misalnya ini kan bulan Juni, kita menunggu sampai akhir bulan, setelah tutup bulan juni, awal bulan depan atau bulan juli baru proses pembuatan berita acara. Contohnya kalau barangnya banyak, pengiriman dilakukan berkali-kali,
100
No Materi Wawancara
Kepala Instalasi Farmasi
Kepala Unit Layanan
Pengadaan
Kepala Bagian Perbendaharaan
dan Mobilisasi Dana
Sekretaris Pokja Pengadaan Obat
Ketua Pokja Pengadaan Alkes
Ketua Panitia Penerimaan Obat
Sekretaris Panitia
Penerimaan Alkes
biasanya faktur barang yang datang tidak sesuai dengan pesanannya maksudnya jumlahnya
Pak Sungkono ini salah, setelah ke
Mbak Lina, ooo ini juga salah, jadi
jalan dulu setelah semua kesalahan ditemukan, baru
dikirim kembali ke ULP untuk
diperbaiki. Lha kalau dari sana, lha ini yang membuat
Berita Acara, kayaknya lamanya disitu ya pak. Kalau BA itu yang tanda
tangan untuk pengadaan
langsung oleh Pak Taufik dan
penunjukkan langsung Panitia Penerimaan, yang lelang juga Panitia Penerimaan. Ini yang membuat
lama
teliti dari kata-kata dan yang lainnya, tagihan komplit, maka tidak lama prosesnya. Kalau lama, ada yang mengatakan administratornya baru, ada faktur yang belum terkumpul dan sebagainya. Tapi kalau mereka teliti contonya Enseval, itu adminnya bagus, salesmannya bagus, nyatanya juga bagus. Kalau untuk alat-alat jantung, ya itu kan harus dilakukan pengecekkan antara petugas farmasi, user dan dari rekanan, tapi sekarang sudah bagus, begitu selesai bulan tersebut langsung dibuat rekapan pemakaian
levering (waktu) pengiriman barang sampai akhir bulan, kan belum bisa dibuat berita acara. Setelah akhir bulan baru dibuat kontrak dan pembuatan Berita Acara. Menurut saya itu terlambatnya
9 Kesalahan apa saja yang sering
Kesalahan pada saat pembuatan dokumen
Sebenarnya ini sudah kita lakukan
Kesalahan ya itu tadi, salah pajak,
Kesalahan itu ini contohnya salah
Salah penulisan rupiah huruf dan
Ya kalau kesalahan yang
Kalau kesalahan pengetikan
101
No Materi Wawancara
Kepala Instalasi Farmasi
Kepala Unit Layanan
Pengadaan
Kepala Bagian Perbendaharaan
dan Mobilisasi Dana
Sekretaris Pokja Pengadaan Obat
Ketua Pokja Pengadaan Alkes
Ketua Panitia Penerimaan Obat
Sekretaris Panitia
Penerimaan Alkes
ditemukan pada proses penyelesaian administrasi dokumen pengadaan?
misalnya penulisan pajaknya tidak sesuai
dengan mata anggaran, terus
kesalahan penulisan satuan, ada juga
dana atau anggarannya
bahwa kalau kita sudah menunjuk pemenang, itu sudah kita beritahu persyaratan administrasinya apa saja yang harus dilekngkapi proses pembayaran, itu sudah dilaksanakan. Kalau mereka terlambat menagih juga kita beri peringatan, dan kalau memperbaiki dokumen yang salah teralu lama, juga kita peringatkan, kita Tanya kenapa lama menagih. Lha itu tergantung dari mereka masing-masing. Karena ada distributor itu yang perputaran SDMnya cepat, SDM yang lama belum menguasai seluk-beluk , kita ajari, sudah dirotasi dengan orang yang
salah tanggal levering pengiriman.
hitung PPn, PPh, karena saya tidak teliti sampai disitu, nanti itu dikoreksi dibagian keuangan (PMD), kalau slah nanti baru dikembalikan ke rekanan. Tapi kalau Cuma salah terbilang rupiahnya misalnya, di sini sudah bisa dikoreksi terus segera dikembalikan. Kesalahan lain yang ditemukan misalnya di kuitansinya, nama pejabat PPKnya tidak sesuai, rata-rata selalu ada yanag salah walaupun kita sudah mengingatkan
angka tidak sesuai, salah referensi bank, salah penulisan PPK. Kadang rekanan itu tidak segera mengambil berkas yang dikembalikan untuk direvisi. Jadi hampir tiap mengajukan sekian berkas penagihan ke keuangan, masih ada juga yang dikembalikan karena salah. Pada dasarnya kita sangat berharap mereka para rekanan menagih tepat waktu. Terus dari Panitia Penerimaan itu kalau sudah mengumpulkaan dari awal faktur-faktur, itu ya segera bisa dibuat berita acara penerimaan
sering saya jumpai misalnya penulian dikuitansi, terus referensi bank, terus penulisan PPK kadang juga salah misalnya APBN ditulis BLU, mungkin karena yang banyak itu BLU.
sekarang relative sedikit. Kalau duluya kadang-kadang ada karena dulu mengetik ulang, sekarang kan yang membuat adalah ULP jadi bisa dibuat atau dicopi dari kontraknya. Dulu pernah ada dari distributor ada pergantian pejabat yang berwenang tanda tangan. Dari sini semua panitia sudah tanda tangan, ternyata harus diganti nama pejabatnya, jadi terpaksa harus mengulang pembuatan Berita Acara lagi
102
No Materi Wawancara
Kepala Instalasi Farmasi
Kepala Unit Layanan
Pengadaan
Kepala Bagian Perbendaharaan
dan Mobilisasi Dana
Sekretaris Pokja Pengadaan Obat
Ketua Pokja Pengadaan Alkes
Ketua Panitia Penerimaan Obat
Sekretaris Panitia
Penerimaan Alkes
baru lagi.
10 Apa saran saudara agar tidak terjadi keterlambataan proses administrasi pembayaran pada pengadaan perbekalan farmasi?
. Ya sarannya agar pembuatan berita
acaara penerimaan segera dibuat setelah
barang semuanya dikirim dan rekanan
diingatkan untuk segera menagih.
Terus untuk alat-alat jantung, biasanya
juga lama koordinasi antara depo dengan
user berapa penggunaannya terus
juga koordinasi dengan
distributornya, apalagi kalau
distributornya luar kota semarang
Ya, sebenarnya kita sudah sering
mengingatkan pada distributor untuk menagih, terus
pembuatan berita acara segera
dibuat, jika ada dokumen yang salah ya segera
diperbaiki.
Saya sudah berusaha dengan cash forecasting, mana yang mau
dibayar minggu ini, dirunut dari
belakang pak, perencanaan kas
saya itu untuk harian, data yang
akan saya bayarkan sampai disini, data
dari ULP ke verifikator itu
sebagai rencana pembayaran harian,yang
mingguan ini dari Surat Perjanjian
Kontrak. Solusinya ada petugas khusus
yang membuat kontrak. Terus yang Berita Acara yang tanda tangan itu ke situ (ULP), jangan
keliling minta tanda tangan
Kalau saran itu ya, kita sih tidak menghambat, ya saran saya mereka segera memasukkan tagihan, dan dokumen harus benar. Di sini tidak ada dokumen yang tertahan, kalau begitu sudah dikoreksi, kalau benar ya langsung dikirim ke Duwi di Farmasi, kalau benar akan segera dikirim ke sini lagi (ULP) kemudian langsung dinaikkan ke bagian PMD (Perbendaharaan dan Mobilisasi Dana). Kalau dari pemeriksaan PMD ada yang salah terus kembali ke sini, lha mereka itu dihubungi lama mengambikya dokumen ke sini,
Saran saya administrasi penagihannya antara penyedia dan Panitia Penerimaan harus tepat, dari sana para rekanan tepaat waktu menagih, juga dari sini tepat waktu membuat berita acara penerimaan
Saran saya ya mungkin perlu ditingkatkan komunikasi misalnya kalau ada berkas yang salah, terus disampaikan pada rekanan untuk segera diperbaiki. Kalau berita acara saya kira sudah cepat pembuatan dokumennya
Ya misalnya sebelum barang diterima oleh Panitia ya Sebaiknya Panitia itu dibekali Kontrak untuk mencocokkan, sehingga selesai pengiriman barang bisa segera dibuatkan Berita Acara. Sebaiknya juga pengirimaan barang itu yan diawal-awal bulan atau awal kontrak barang sudah terkirim semua sehingga, berita bisa segera dibuat.
103
No Materi Wawancara
Kepala Instalasi Farmasi
Kepala Unit Layanan
Pengadaan
Kepala Bagian Perbendaharaan
dan Mobilisasi Dana
Sekretaris Pokja Pengadaan Obat
Ketua Pokja Pengadaan Alkes
Ketua Panitia Penerimaan Obat
Sekretaris Panitia
Penerimaan Alkes
terutama kalau rekanan itu dari luar kota misalnya Jakarta contohnya Maxwel dan Fondaco. Mereka tidak ada aperwakilan di Semaran, jadi kalau ada salah maka revisinya butuh waktu lama.
11 Apakah jumlah Suber Daya Manausia di bagian/instalasi saudara sudah mencukupi ?
SDM sudah mencukupi untuk perencanaan, disini ada dua orang Apoteker dan dibantu oleh 5 orang Tenaga Teknis Kefarmasian.
SDM mencukupi untuk membantu proses dokumen pengadaan, selain ada anggota kelompok kerja, disini juga staf yang membuat dokumen kontrak maupun berita acara, yang merekap pembelian juga sudah ada.
Ya, sudah cukup, di sini ada staf verifikator untuk pembeialn BLU dan ada staf untuk verifikasi pembelian dengan dana APBN, juga masig dibantu staf administrasi yang lain.