ANALISIS FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI … · Program Studi : Kajian Administrasi Rumah Sakit...

i

UNIVERSITAS INDONESIA

ANALISIS FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI

KETERLAMBATAN PROSES PEMBAYARAN

PENGADAAN PERBEKALAN FARMASI

DI RSUP. Dr. KARIADI TAHUN 2012

TESIS

NAMA : ALKHAMUDI

NPM : 1106039390

FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT

PROGRAM PASCA SARJANA


DEPOK

JULI 2013

ii





DI RSUP. Dr. KARIADI TAHUN 2012

TESIS

Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Magister

NAMA : ALKHAMUDI

NPM : 1106039390

FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT

PROGRAM PASCA SARJANA


DEPOK

JULI 2013

iii

HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS

Tesis ini adalah hasil karya sendiri, dan semua sumber baik yang dikutip maupun

dirujuk telah saya nyatakan dengan benar.

Nama : Alkhamudi

NPM : 1106039390

Tanda tangan :

Tangal : 12 Juli 2013

iv

HALAMAN PENGESAHAN

Tesis ini diajukan oleh :

Nama : Alkhamudi

NPM : 1106039390

Program Studi : Kajian Administrasi Rumah Sakit

Judul Tesis : Analisis Faktor-Faktor yang Mempengaruhi

Keterlambatan Proses Pembayaran Pengadaan

Perbekalan Farmasi di RSUP Dr. Kariadi

Tahun 2012

Telah berhasil dipertahankan di hadapan Dewan Penguji dan diterima sebagai

bagian persyaratan yang diperlukan untuk memperoleh gelas Magister

Administrasi Rumah Sakit pada Program Studi Kajian Administrasi Rumah

Sakit Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Indonesia.

DEWAN PENGUJI

Pembimbing : Dr. drg. Yaslis Ilyas, MPH (..........................)

Penguji :Dr. Dra. Dumilah Ayuningtyas, MARS. (..........................)

Penguji :Dra. Endang Adriyani, Apt. MARS. (..........................)

Penguji : Amila Megraini, SE. MBA (..........................)

Ditetapkan di : Depok

Tanggal : 12 Juli 2013

v

KATA PENGANTAR

Puji syukur saya panjatkan kehadirat Allah SWT, karena berkat hidayah

serta inayah-Nya, sehingga saya dapat menyelesaikan tesis ini.

Penulisan Tesis ini dilakukan dalam rangka memenuhi salah satu syarat

untuk mencapai gelas Magister Administrasi Rumah Sakit pada Program

Studi Kajian Administrasi Rumah Sakit Fakultas Kesehatan Masyarakat

Universitas Indonesia. Tesis ini berjudul Analisis Faktor-Faktor yang

Mempengaruhi Keterlambatan Proses Pembayaran Pengadaan Perbekalan

Farmasi di RSUP. Dr. Kariadi tahun 2012.

Saya menyadari bahwa karya ini disusun berkat bantuan dan bimbingan

dari berbagai pihak. Akhirnya dengan segala kerendahan hati kami

mengucapkan banyak terima kasih terutama kepada bapak dan ibu dan para

pihak yang sangat berjasa dalam hal ini antara lain:

1. Dr. drg. Jaslis Ilyas, MPH, sebagai Dosen Pembimbing yang telah

memberikan ilmu dan bimbingan untuk kelancaran tugas pembuatan

karya tulis ini.

2. Dr. Bambang Wibowo,SpOG (K), Direktur Utama RSUP Dr. Kariadi

Semarang yang telah memberikan ijin dan dukungan kepada penulis

untuk menyelesaikan pendidikan manajemen rumah sakit.

3. Bapak/Ibu Dosen Kajian Administrasi Rumah Sakit di Fakultas Kesehatan

Masyarakat UI, yang telah memberikan ilmu dan bimbingan sebagai bekal

dalam menyelesaikan tugas ini.

4. Jajaran Direksi RSUP Dr. Kariadi, yang telah memberikan dukungan baik

moral maupun material untuk menyelesaikan studi ini.

5. Teman-teman seperjuangan KARS yang memberikan dukungan moral

dan material untuk penyelesaian tugas ini.

6. Orang tua saya, istri dan anak-anak saya yang telah memberikan do’a dan

dukungan baik moral maupun material.

Semoga apa yang telah kita kerjakan senantiasa dicatat sebagai amal

ibadah dan mendapatkan pahala dari Allah SWT, Amin. Kami menyadari

vi

bahwa dalam penulisan proposal ini masih banyak kekurangan dan

kelemahan, untuk itu kritik dan saran yang konstruktif sangat kami butuhkan

dalam penyempurnaan karya tulis ini.

Semarang, Juli 2013

Alhamudi, S.Si. Apt.

vii

HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS

Sebagai sivitas akademik Universitas Indonesia, saya yang bertanda tangan di

bawah ini:

Nama : Alkhamudi .

NPM : 1106039390.

Program Studi : Kajian Administrasi Rumah Sakit.

Departemen :Administrasi dan Kebijakan Kesehatan .

Fakultas : Fakultas Kesehatan Masyarakat .

Jenis karya : Tesis

demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada

Universitas Indonesia Hak Bebas Royalti Noneksklusif (Non-exclusive

Royalty-Free Right) atas karya ilmiah saya yang berjudul : Analisis Faktor-

Faktor yang Mempengaruhi Keterlambatan Proses Pembayaran Pengadaan

Perbekalan Farmasi di RSUP Dr. Kariadi tahun 2012 beserta perangkat yang ada

(jika diperlukan). Dengan Hak Bebas Royalti Noneksklusif ini Universitas

Indonesia berhak menyimpan, mengalihmedia/ formatkan, mengelola dalam

bentuk pangkalan data (database), merawat, dan mempublikasikan tugas akhir

saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis/pencipta dan sebagai

pemilik Hak Cipta.

Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya.

Dibuat di : Jakarta

Pada tanggal : 12 Juli 2013

Yang menyatakan

(Alkhamudi)

viii

ABSTRAK

Nama : Alkhamudi

Program Studi : Kajian Administrasi Rumah Sakit

Judul : Analisis Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Keterlambatan

Proses Pembayaran Pengadaan Perbekalan Farmasi di

RSUP Dr. Kariadi

Proses pengadaan pebekalan farmasi di RSUP Dr. Kariadi sebagai upaya untuk

memenuhi kebutuhan perbekalan farmasi yang digunakanan untuk pelayanan

kesehatan pada pasien. Proses tersebut dilaksanakan oleh Unit Layanan Pengadaan

dan Pembayaran dilaksanakan oleh Bagian Perbendaharaan dan Mobilisasi Dana.

Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif riset operasional untuk

mengidentifikasi faktor-faktor yang mempengaruhi keterlambatan proses

pembayaran pengadaan perbekalan farmasi. Data sekunder diambil dari alur proses

pembayaran pengadaan perbekalan farmasi. Data primer diperoleh dari informan

yang terlibat dalam proses pengadaan perbekalan farmasi.

Hasil penelitian didapatkan bahwa waktu penyelesaian berita acara 20 hari, waktu

pengajuan kuitansi tagihan 8 hari, verifikasi dokumen tagihan sampai pembayaran 9

hari. Faktor-faktor yang mempengaruhi keterlambatan proses pembayaran antara lain

Berita Acara Penerimaan Barang tidak segera dibuat, masih ditemukannya kesalahan

penulisan dalam dokumen pengadaan maupun kuitansi tagihan, pembuatan

dokumen-dokumen pengadaan belum dibantu dengan software yang untuk

meningkatkan efisiensi pembuatan dokumen, belum pusatkan penyelesaian dokumen

pengadaan.

Kata Kunci:

Unit Layanan Pengadaan, dokumen pengadaan, pembayaran.

ix

ABSTRACT

Name : Alkhamudi

Study Program : Hospital Adinistration Study

Title : Analysis of Factors that Affect the delay in the Payment

Process of Pharmaceutical Supplies in the Procurement at the Dr. Kariadi

Hospital in 2012

Procurement process in pharmaceutical Supplies in the Dr. Kariadi

Hospital as an effort to meet the needs of pharmaceutical supplies used for

health care on the patient. The process implemented by the Procurement

Services Unit and the payment is carried out by The Treasury and the

mobilization of funds Department . This research is qualitative operational

research to identify the factors which affect the delay of the payment process.

Secondary Data taken from flow of procurement payment process of

pharmaceutical supplies. The primary Data were obtained from the informan

involved in the procurement of pharmaceutical supplies. The research found

that the time resolution of news events 20 days, the time of the filing receipt 8

days, verification Bill documents until payment 9 days.

Factors that affect the delay of the payment process between the other News

Shows Acceptance of goods not immediately made, still finds the write error

in the procurement documents or receipts bills, making procurement

documents have not been helped by the software to improve the efficiency of

document creation, not to centralize the completion of procurement

documents.

Keywords:

Service procurement Unit, procurement documents, payments.

x

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ................................................................................................... ii

HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS ....................................................... iii

HALAMAN PENGESAHAN ..................................................................................... iv

KATA PENGANTAR ................................................................................................ v

LEMBAR PERSETUJUAN PUBLIKASI ................................................................ vii

ABSTRAK ................................................................................................................ viii

ABSTRACT ............................................................................................................... ix

DAFTAR ISI ............................................................................................................... x

DAFTAR TABEL ..................................................................................................... xii

DAFTAR BAGAN ................................................................................................... xiv

DAFTAR LAMPIRAN ............................................................................................. xv

BAB I PENDAHULUAN ...................................................................................... 1

1.1 Latar Belakang ...................................................................................... 1

1.2 Rumusan Masalah ............................................................................... 10

1.3 Tujuan Penelitian ................................................................................ 12

1.4 Pertanyaan Penelitian .......................................................................... 12

1.5 Manfaat Penelitian .............................................................................. 12

1.6 Ruang Lingkup Penelitian ................................................................... 13

BAB II TINJAUAN PUSTAKA ........................................................................... 14

2.1 Rumah Sakit ....................................................................................... 14

2.1.2 Tugas dan Fungsi Rumah Sakit ...................................................... 15

2.1.3 Instalasi Farmasi Rumah Sakit ....................................................... 15

2. 2 Logistik ............. ................................................................................. 16

2.2.1 Manajemen Logistik ....................................................................... 17

2.2.2 Tujuan Manajemen Logistik ............................................................. 18

2.2.3 Fungsi Manajemen Logistik ............................................................ 18

2.3 Pengadaan Barang dan Jada Pemerintah ........................................... 23

2.4 Peraturan Presiden Nomon 54 Tahun 2010 ........................................ 23

xi

2.4.1 Pengadaan Barang /jasa ................................................................... 23

2.4.1 Pengguna Barang/jasa ...................................................................... 23

2.4.3 Pengguna Anggaran ......................................................................... 23

2.4.4 Kuasa Pengguna Anggaran .............................................................. 24

2.4.5 Pejabat PembuatKomitmen ............................................................. 24

2.4.6 Unit Layanan Pengadaan ................................................................. 24

2.4.7 Pejabat Pengadaan ........................................................................... 24

2.4.8 Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan ...................................... 24

2.4.9 Penyedia Barang/Jasa ...................................................................... 24

2.4.10 Dokumen Pengadaan .................................................................... 24

2.4.11Kontrak Pengadaan Barang/Jasa .................................................... 25

2.4.12Pelelangan Umum ........................................................................... 25

2.4.13Penunjukkan Langsung .................................................................. 25

2.4.14Pengadaan Langsung ..................................................................... 25

2.4.15 Pengadaan secara Elektronik ......................................................... 26

BAB III GAMBARAN UMUM RSUP Dr. KARIADI .......................................... 28

3.1 Sejarah RSUP Dr. Kariadi .................................................................. 28

3.2 Visi Misi Filosofi dan Motto .............................................................. 29

3.3 Fasilitas dan Layanan ......................................................................... 31

3.4 Kinerja RSUP Dr. Kariadi .................................................................. 31

3.5 Srtuktur Organisasi ............................................................................. 33

3.6 Logo Rumah Sakit ............................................................................. 37

BAB IV KERANGKA PIKIR DAN DEFINISI ISTILAH .................................... 38

4.1 Kerangka Pikir .................................................................................... 38

4.2 Definisi Isltilah ................................................................................... 41

BAB V METODOLOGI PENELITIAN ............................................................... 43

5.1 Jenis Penelitian ................................................................................... 43

5.2 Lokasi Penelitian ................................................................................ 43

5.3 Sumber Data ....................................................................................... 43

5.4 Pengumpulan Data .............................................................................. 45

5.5 Pengolahan Data ................................................................................. 45

xii

5.6 Validasi Data ...................................................................................... 46

BAB VI HASIL PENELITIAN .............................................................................. 47

6.1 Gambaran Umum Pengadaan Barang /Jasa di RSUP Dr. Kariadi ..... 47

6.2 Usulan Pengadaan Perbekalan Farmasi .............................................. 48

6.3 Dokumen Pengadaan .......................................................................... 53

6.4 Pembayaran Tagihan Kepada Distributor ........................................... 56

BAB VII PEMBAHASAN ....................................................................................... 66

BAB VIII KESIMPULAN DAN SARAN ................................................................ 72

8.1 Kesimpulan ........................................................................................ 33

8.2 Saran.... ................................................................................................ 33

DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................... 74

Lampiran .. ................................................................................................................. 75

xiii

DAFTAR TABEL

Tabel 1.1Jumlah Surat Perjanjian Kontrak Penunjukan Langsung 2011 ..................... 6

Tabel 1.2 Jumlah Surat Perjanjian Kontrak Penunjukan Langsung 2012 .................... 6

Tabel 6.1 Usulan Kebutuhan Perbekalan Farmasi diresepkan .................................. 49

Tabel 6.2 Usulan Kebutuhan Perbekalan Farmasi Tindakan .................................... 50

Tabel 6.3 Usulan Perbekalan Farmasi tahun 2012 .................................................... 53

Tabel 6.4 Dokumen Pengadaan Barang/jasa dengan Penunjukan Langsung ........... 54

Tabel 6.5 Lama Waktu Penyelesaian Berita Acara Pemeriksaan dan Penerimaan

Barang ....................................................................................................... 55

Tabel 6.6 Waktu yang dibutuhkan dalam Pengumpulan Kuitansi Tagihan dan

Verifikasi .................................................................................................. 56

Tabel 6.7 Kelengkapan Dokumen Penagihan Dari Distributor ................................ 57

Tabel 6.8 Waktu yang dibutuhkan untuk Pembayaran Pengadaan Perbekalan

Farmasi dengan Penunjukan Langsung 2012 ........................................... 60

xiv

DAFTAR BAGAN

Bagan 1.1 Alur Prosedur Pengadaan Perbekalan Farmasi ....................................... 10

Bagan 2.1 Siklus Manajemen Logistik ...................................................................... 20

Bagan 4.1 Alur Proses Pengadaan .......................................................................... 39

Bagan 4.2 Kerangka Pikir Penelitian ....................................................................... 40

Bagan 6.1 Alur Proses Persetujuan Pengadaan Perbekalan Farmasi ...................... 48

Bagan 6.2 Alur Proses Tagihan Pengadaan Perbekalan Farmasi ............................... 58

1

Universitas Indonesia

BAB I

P E N D A H U L U A N

1.1 LATAR BELAKANG

Pelayanan kesehatan menjadi kebutuhan utama bagi setiap orang.

Rumah sakit merupakan salah satu tempat dilaksanakannya pelayanan

kesehatan yang padat modal, padat karya, padat teknologi padat pakar dan

padat masalah.Rumah sakit dapat beroperasi apabila ada sumber ekonomi dan

harus dikelola dengan baik. Agar rumah sakit dapat hidup dan berkembang

dengan baik maka rumah sakit harus menggunakan mekanisme menejemen

(Aditama, 2010).

Rumah Sakit sebagai salah satu fasilitas pelayanan kesehatan

merupakan bagian dari sumber daya kesehatan yang sangat diperlukan dalam

mendukung penyelenggaraan upaya kesehatan. Penyelenggaran pelayanan

kesehatan di Rumah Sakit mempunyai karakteristik dan organisasi yang

sangat kompleks. Berbagai jenis tenaga kesehatan dengan perangkat

keilmuannya masing-masing berinteraksi satu sama lain. Ilmu pengetahuan

dan teknologi kedokteran yang berkembang sangat pesat yang harus diikuti

oleh tenaga kesehatan dalam rangka pemberian pelayanan yang bermutu,

membuat semakin kompleksnya permasalahan dalam Rumah Sakit (Depkes,

2009)

Pelayanan di rumah sakit merupakan layanan multidisiplin yang

harus dikoordinasikan dengan tepat, termasuk salah satunya adalah

pelayanan perbekalan farmasi. Hal ini diperjelas dengan adanya Keputusan

Menteri Kesehatan Nomor 1197/Menkes/X/2004 tentang Standar Pelayanan

Kefarmasian di Rumah Sakit. Pelayanan perbekalan farmasi termasuk salah

satu penentu mutu layanan kefarmasian di Rumah Sakit. Untuk mencapai hal

tersebut diperlukan perencanan pengadaan dan evaluasi data pemakaian

perbekalan farmasi.

Dalam Surat Keputusan (SK) Menteri Kesehatan No.

1333/Menkes/SK/XII/19991 tentang Standar Pelayanan Rumah Sakit (RS),

2


menyebutkan bahwa pelayanan farmasi RS adalah bagian yang tidak

terpisahkan dari sistem pelayanan kesehatan RS yang berorientasi kepada

pelayanan pasien, penyediaan Perbekalan farmasi yang bermutu, termasuk

pelayanan farmasi klinik yang terjangkau bagi semua lapisan masyarakat.

Perbekalan Farmasi merupakan salah satu bagian yang penting untuk

menyelenggarakan pelayanan kesehatan. Tanpa ada persediaan perbekalan

farmasi maka rumah sakit tidak dapat memenuhi permintaan pelanggan,

berarti tidak dapat melayani pelanggan dengan baik. Proses penyembuhan dan

tindakan yang memerlukan perbekalan farmasi menjadi tertunda atau bahkan

tidak bisa dilaksanakan. Hal ini akan berakibat berkurangnya kepercayaan

pelanggan dalam pelayanan kesehatan. Secara finansial keadaan tersebut juga

dapat mengurangi peluang untuk mendapatkan pendapatan bagi sebuah rumah

sakit.

Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS) merupakan satu satunya unit di

rumah sakit yang mengelola perbekalan farmasi mulai dari perencanaan

sampai dengan mendistribusikannya kepada dokter atau pasien, bertanggung

jawab atas semua perbekalan farmasi yang beredar di rumah sakit, serta

bertanggung jawab atas pengadaan dan penyajian informasi perbekalan

farmasi siap pakai bagi semua pihak di rumah sakit.

Perencanaan Perbekalan Farmasi dilakukan oleh Instalasi farmasi

dimana proses pemilihan prioritas jenis, jumlah dan harga perbekalan farmasi

disesuaikan dengan kebutuhan dan anggaran untuk menghindari kekosongan

Perbekalan farmasi, serta dilakukan dengan metode konsumsi sesuai anggaran

yang tersedia. Pedoman yang digunakan untuk perencanaan kebutuhan

perbekalan farmasi menurut jenis adalah sesuai dengan:

Formularium Rumah Sakit

DPHO Askes

Daftar Obat Jamkesmas

Data pemakaian periode lalu

Anggaran yang disediakan

Pengadaan Perbekalan farmasi di Instalasi Farmasi merupakan pos

pembelanjaan yang besar selain belanja modal dan belanja pegawai. Melalui

3


pengelolaan perbekalan farmasi yang baik, maka Rumah Sakit berpeluang

untuk mendapatkan pendapatan yang lebih besar. Disamping itu,ada

kemungkinan juga menjadi sumber kerugian yang besar bagi Rumah Sakit

jika tidak diperhatikan atau tidak mendapat pengawasan yang ketat. Instalasi

Farmasi akan menjadi sumber kerugian bagi Rumah Sakit jika jumlah

perbekalan farmasi yang tersimpan semakin banyak atau semakin lama, atau

bahkan kadaluwarsa maupun rusak selama dalam penyimpanan dan

distribusi, selain itu juga kemungkinan obat slow moving akan semakin

banyak (Harry, 2012).

Perencanaan pengadaan perbekalan farmasi merupakan langkah yang

sangat strategis dan penting bagi kelangsungan operasional pelayanan rumah

sakit. Perenacaan perbekalan farmasi berhubungan dengan berapa besar

kebutuhan perbekalan farmasi selama periode tertentu yang akan datang.

Perencanaan perbekalan farmasi mempertimbangkan besarnya anggaran

yang tersedia, tempat untuk menyimpan barang, jenis dan jumlah masing-

masing barang sesuai kebutuhan. Pembelian perbekalan farmasi yang terlalu

banyak dapat menyebabkan barang lama dalam penyimpanan, memakan

tempat yang luas dan dapat menimbulkan potensi kerungian misalnya barang

rusak, kadaluwarsa atau risiko kehilangan. Sebaliknya pembelian barang

farmasi yang terlalu sedikit maka kemungkinan barang akan habis sebelum

waktu pembelian berikutnya tiba, sehingga dapat menimbulkan gangguan

pada pelayanan kesehatan. Dengan kapasitas Gudang Farmasi yang terbatas,

maka diperlukan pengendalian stok yang baik, artinya pemesanan perbekalan

farmasi yang minimal tetapi dapat memenuhi kebutuhan pelayanan.

Proses pengadaan perbekalan farmasi melibatkan pihak lain yang sering

disebut dengan rekanan atau distributor. Rekanan atau distributor merupakan

salah satu pelanggan eksternal rumah sakit. Sebagai pelanggan mereka harus

diberikan pelayanan yang baik. Hubungan kerja yang dilakukan oleh rekanan

dengan rumah sakit adalah dalam hal pengadaan barang kebutuhan rumah

sakit baik yang berhubungan langsung dengan pelayanan kesehatan pada

pasien maupun kebutuhan lain sebagai penunjang pelayanan kesehatan.

Salah satu kebutuhan yang harus tersedia adalah kebutuhan obat dan alat

4


kesehatan. Obat dan alat kesehatan merupakan sumber daya material yang

harus selalau tersedia guna menujang pelayanan kesehatan. Obat dan alat

kesehatan dapat merupakan salah satu dari sekian banyak alat yang

digunakan untuk membuat diagnose atau untuk menyembuhkan penyakit

yang diderita oleh pasien.

Berbagai macam cara yang yang terdapat dalam metode pengadan obat

dan alat kesehatan tersebut antara lain dengan cara pembelian langsung tunai,

atau bisa juga dengan cara kredit. Dalam pembelian secara kredit tentu akan

menimbulkan hutang. Hutang adalah Kewajiban suatu badan

usaha/perusahaan kepada pihak ketiga yang dibayar dengan cara

menyerahkan aktiva atau jasa dalam jangka waktu tertentu sebagai akibat

dari transaksi di masa lalu (Normalasari, 2013). Kewajiban tersebut muncul

karena perusahaan melakukan pembelian barang/jasa.

Hutang dagang atau kredit dagang merupakan golongan terbesar kredit

jangak pendek yang merupakan sepertiga kewajiban lancar dari perusahaan

non keuangan (Weston et al, 1996). Hutang harus dikelola dengan baik agar

tidak mengganggu kondisi keuangan rumah sakit serta ketersediaan obat/akes

yang sangat diperlukan pasien.

Setelah mengirimkan barang ke rumah sakit, maka rekanan atau

pemasok mengirimkan tagihan ke rumah skit terlebih dahulu sesuai dengan

persyaratan yang berlaku. Tagihan tersebut harus di verifikasi terlebih

dahulu untuk menghasilkan pengawasan pengeluaran persediaan rumah sakit

yang sesuai. Tentu saja proses tersebut memerlukan waktu, semakin cepat

memproses suatu tagihan, maka semakin cepat pula pembayaraan hutang

tersebut (Mehta & Maher, 1997).

Keuntungan dalam mempercepat proses pembayaran hutang adalah

hubungan kerjasama dengan rekanan menjadi baik. Jika proses pemasukkan

suatu tagihan dilakukan dalam waktu yang realtif lama, maka tagihan

tersebut juga akan lama dibayar yang dapat menyebabkan hubungan

kerjasama menjadi tidak baik. Kepercayaan dari rekanan kepada rumah sakit

akan berkurang, akibatnya rekanan mungkin saja tidak akan mengirimkan

pesanan barang/jasa atau harga dinaikkan (Husnan dan Pujiastuti, 1994).

5


Pembayaran hutang yang tidak cepat akan mengakibatkan rekanan akan

enggan untuk mengadakan kerja sama dengan rumah sakit sehingga

pemenuhan obat dan alkes akan tergangggu. Hutang yang telah jatuh tempo

belum dibayarkan dapat mengakibatkan distributor menghentikan

pengiriman pesanan perbekalan farmasi, misalnya PT. Tempo, PT. Kimia

Farma dan PT. Penta Valen yang pernah tidak mengirim barang karena

pembelian sebelumnya belum terbayarkan. Hal tersebut dapat menyebabkan

gangguan pada pelayanan kesehatan pada pasien. Akibatnya citra rumah

sakit dimata pasien buruk, demikian juga dimata rekanan. Dengan demikian

akan menjadikan penurunan jumlah psien dan akhirnya akan menyebabkan

penurunan pendapatan rumah sakit.

Proses pengadaan perbekalan farmasi di RSUP Dr. Kariadi

dilaksanakan oleh Unit Layanan Pengadaan. Proses ini dimulai dari usulan

kebutuhan perbekalan farmasi dari Instalasi Farmasi. Secara garis besar dapat

dibagi menjadi dua proses yaitu yang pertama adalah proses pemesanan

sampai pemeriksaan dan penerimaan perbekalan farmasi dan yang kedua

adalah proses penyelesaian administrasi pengadaan sampai dengan

pembayaran. Pembuatan dokumen pengadaan tersebut dilaksanakan oleh staf

Unit Layanan Pengadaan yang berkoordinasi dengan Kelompok Kerja

Pengadaan dan Panitia Penerimaan. Proses ini memakan waktu yang relatif

lama sehingga terjadi keterlambatan pada proses pembayaran pengadaan

perbekalan farmasi.

Menurut jenis sumber dana yang digunakan untuk belanja perbekalan

farmasi dapat dikelompokkan menjadi dua yaitu sumber dana APBN dan

sumber dana BLU. Sedangkan menurut cara pengadaan dapat

dikelompokkan menjadi pengadaan langsung, penunjukkan langsung dan

tender.

6


Tabel 1.1 Jumlah SPK Pengadaan Perbekalan Farmasi

dengan Penunjukkan Langsung Tahun 2011

NO BULAN JUMLAH SPK PEMBAYARAN

KURANG 30

HARI

31 S/D 60

HARI

LEBIH 60

HARI

1 JAN 132 30 87 15

2 PEB 149 33 95 21

3 MAR 162 75 53 34

4 APR 157 65 74 18

5 MEI 162 96 46 20

6 JUN 170 81 68 21

7 JUL 165 75 65 25

8 AGS 102 30 61 11

9 SEP 88 53 31 4

10 OKT 95 56 29 0

11 NOP 191 191 0 0

12 DES 7 7 0 0

Jumlah 1.580 792 609 169

Rata-rata 132

Sumber: Bagian Akuntansi dan Verifikasi

Tabel 1.2. Jumlah SPKPengadaan Perbekalan Farmasi

dengan Penunjukan langsung Tahun 2012

NO BULAN JUMLAH

SPK PEMBAYARAN

KURANG

30 HARI

31-60

HARI

LEBIH 61

HARI

1 JAN 161 51 90 20

2 PEB 76 28 29 19

3 MAR 101 33 52 16

4 APR 93 41 37 15

5 MEI 86 49 26 11

6 JUN 105 54 33 18

7 JUL 133 45 52 36

8 AGS 40 13 18 9

9 SEP 80 12 53 15

10 OKT 35 11 24 0

11 NOP 52 51 1 0

12 DES 4 4 0 0

Jumlah 966 392 415 159

Rata-rata 81

Sumber: Bagian Akuntansi dan Verifikasi

7


Pengadaan dengan cara penunjukkan langsung pada tahun 2011 pada

semester dua jumlahnya lebih sedikit dibandingkan dengan semester pertama, hal

ini disebabkan pembelian pada semester dua sebagian dilakukan dengan cara

tender. Tender tahun 2011 hanya dilakukan satu kali di semester dua. Sedangkan

pada tahun 2012 pembelian dengan cara tender dilakukan dua kali yaitu pada

semester pertama dan semester dua, jika dibandingkan pada Tabel 1.1 dan tabel

1.2 jumlah kontrak pembelian dengan penunjukkan langsung tahun 2012 lebih

sedikit dibadingkan dengan pembelian dengan metode penunjukkan langsung

tahun 2011.

Tabel 1.3 Pengadaan Perbekalan Farmasi dengan Tender

No Tender 2011 2012

1 Nilai Tender Rp 25.346.486.313 58.706.198.989

2 Jml SPK 6 132

Ket: SPK: Surat Perjanjian Kontrak

Data laporan Bagian Akuntansi dan Verifikasi yg diolah

Pengadaan perbekalan farmasi dengan cara tender pada tahun 2011 berbeda

dengan tahun 2012. Tender tahun 2011 satu paket tender hanya ada satu

kontrak. Tender tahun 2012 dengan metode kontrak payung (framework

contrac), dimana dalam satu paket tender bisa terdapat lebih dari satu kontrak,

seperti ditunjukkan pada Tabel 1.3 dimana jumlah tahun 2012 terdapat 132

Kontrak sedangkan tahun 2011 ada 6 Kontrak.

Tabel 1.1 dan tabel 1.2. menunjukkan bahwa kontrak pengadaan

perbekalan farmasi dilakukan setiap bulan rata-rata per bulan 132 Kontrak pada

tahun 2012 dan 81 kontrak pada tahun 2012. Proses ini dilakukan untuk

pengadaan kebutuhan perbekalan farmasi setiap bulan, sehingga proses

penyelesaian administrasi sampai dengan pembayaran memakan waktu yang

cukup lama.

Proses pembayaran yang diharapkan oleh para distributor adalah 30 hari

setelah barang dikirim, seperti yang tercantum pada fakur pengiriman barang.

Namun persyaratan untuk pembayaran tersebut sebagian besar atau lebih dari

50% belum bisa dipenuhi karena menunggu proses administrasi belum selesai.

8


Proses administrasi sampai dengan pembayaran untuk pengadaan tahun 2011

yang dilakukan kurang dari 30 hari adalah 50%, sisanya dilaksanakan dalam

waktu lebih dari 30 hari, sedangkan tahun 2012 adalah 47% seperti pada Tabel

1.1 dan Tabel 1.2 Masalah tersebut akan mengganggu penilaian kinerja

keuangan, dimana akumulasi hutang perbekalan farmasi semakin besar, sampai

dengan pertengahan tahun penyerapan dana pembayaran hanya 27%. Selain itu

pembayaran tagihan pengadaan perbekalan farmasi yang terlambat akan

menyebabkan citra rumah sakit menjadi kurang baik di mata para penyedia

barang/jasa sebagai rekanan/pelanggan ekternal. Bagi rekanan penyedia

barang/jasa atau distributor obat, pembayaran tagihan yang terlambat akan

menyebabkan gangguan likuiditas dari sisi kelancaran keuangan perusahaan.

Selain masalah tersebut, dari sisi distributor sebagai rekanan penyedia

barang/jasa, pembayaran yang terlambat akan berpengaruh pada pengiriman

pesanan berikutnya. Beberapa distributor menerapkan pembatasan piutang ketat,

sehingga setelah jatuh tempo belum terbayar, distributor tidak bisa melayani

pengiriman barang. Masalah ini pernah terjadi bahwa salah satu distributor tidak

bisa mengirim barang dengan faktur karena sistem administrasi dari distributor

tersebut otomatis berhenti setelah ada faktur yang jatuh tempo pembayaran, hal

ini pernah terjadi dari PT Tempo. Hal ini akan mengakibatkan pengiriman barang

menjadi tertunda, padahal obat tersebut merupakan obat sitostatika sangat

dibutuhkan dan distributor tersebut merupakan distributor tunggal. Masalah

tersebut juga pernah terjadi pada distributor lain yaitu PT Kimia Farma dimana

distributor tidak dapat mengirim kebutuhan obat narkotika dikarenakan ada faktur

pengiriman barang yang sudah jatuh tempo pembayaran belum selesai.

Distributor lainnya adalah PT Penta Valen, sebagai distributor terutama obat-obat

topical penyakit mata, juga tidak bisa mengirim pesanan perbekalan farmasi

karena pembelian sebelumnya belum terbayar setelah jatuh tempo pembayaran.

Untuk mengatasi kekosongan obat-obat tersebut rumah sakit harus membeli dari

pihak ketiga, hal ini mengakibatkan harga lebih tinggi dibandingkan jika membeli

langsung pada distributor tersebut.

Sebagai Rumah Sakit Pemerintah, maka dalam proses pengadaan

perbekalan farmasi RSUP Dr. Kariadi mengikuti aturan pengadaan barang dan

9


jasa dari pemerintah. Hal ini tentu berbeda dengan rumah sakit milik swasta,

dimana pembelian perbekalan farmasi dapat dilaksanakan setiap saat jika

dibutuhkan, tanpa harus menyediakan stok dalam jumlah yang banyak.

Pengadaan perbekalan farmasi di rumah sakit milik pemerintah dilaksanakan

dalam periode tertentu bisa setiap bulan, triwulan, semester atau tahunan dengan

perencanaan yang sudah dibuat sebelumnya.

Pengadaan barang dan jasa termasuk pengadaan perbekalan farmasi di

RSUP Dr. Kariadi mengikuti Peraturan Presiden No 54 tahun 2010 tentang

Pengadaan Barang dan Jasa, dan peraturan yang lain yang masih berlaku

tentang pengadaan barang dan jasa milik pemerintah. Oleh karena itu maka

proses pengadaan perbekalan farmasi yang digunakan di RSUP Dr. Kariadi

adalah dengan metode penunjukan langsung maupun dengan tender.

Berdasarkan sumber dana yang digunakan terdapat dua sumber dana

yaitu Dana APBN dan Dana BLU. Usulan perbekalan farmasi dikelompokkan

menjadi dua yaitu perbekalan farmasi yang diresepkan dan perbekalan farmasi

untuk tindakan. Alur proses usulan pengadaan perbekalan farmasi dapat

dilihat pada Bagan 1.1

10


Bagan 1.1. Alur Pengadaan Perbekalan Farmasi

11


1.2 RUMUSAN MASALAH

Proses pengadaan perbekalan farmasi merupakan rangkaian proses untuk

membeli dan menyediakan Perbekalan farmasi yang siap digunakan untuk

pelayanan kesehatan yang bermutu. Proses tersebut dimulai dari usulan

pengadaan perbekalan farmasi, pengadaan perbekalan farmasi, pengiriman

barang sampai dengan proses pembayaran barang yang sudah dibeli. Secara

administratif sesuai dengan peraturan yang ada pembelian dengan nilai lebih

dari 10 juta harus dilaksanakan dengan dibuat suatu Surat Perjanjian Kontrak

pengadaan perbekalan farmasi antara pihak rumah sakit dengan penyedia

barang/jasa.

Dari latar belakang permasalahan dapat dirumuskan bahwa proses

administrasi pengadaan perbekalan farmasi sampai dengan pembayaran

pengadaan tahun 2011 yang dilakukan kurang dari 30 hari adalah 50%,

sedangkan tahun 2012 adalah 47%. Untuk meningkatkan penilaian kinerja

keuangan maka perlu dicari masalah yang mempengaruhi keterlambatan

pembayaran tersebut.

Di sisi lain juga mempengaruhi kondisi keuangan distributor sebagai

penyedia barang, dan yang lebih utama adalah jangan sampai kejadian bahwa

obat tidak bisa dikirim oleh distributor karena ada faktur yang sudah jatuh

tempo belum dibayarkan. Oleh karena itu perlu dicari berbagai faktor

mempengaruhi keterlambatan proses pengadaan tersebut terutama dalam

penyelesaian administrasi untuk pembayaran hutang pengadaan perbekalan

farmasi, selanjutnya agar menjadi masukan bagi rumah sakit untuk

meningkatkan kinerja pengadaan perbekalan farmasi baik proses usulan

maupun penyelesaian administrasi untuk pembayaran hutang pengadaan

perbekalan farmasi.

12


1.3. TUJUAN PENELITIAN

1.3.1.Tujuan umum:

Mengidentifikasi faktor-faktor yang berpengaruh pada

keterlambatan proses pembayaran pengadaan Perbekalan Farmasi di

RSUP Dr. Kariadi Semarang tahun 2012.

1.3.2.Tujuan Khusus:

1.3.2.1 Mendapatkan informasi waktu yang dibutuhkan pada

proses pengadaan perbekalan farmasi di RSUP Dr.Kariadi.

1.3.2.2 Mengidentifikasi faktor-faktor yang berpengaruh pada

proses administrasi pembayaran pengadaan perbekalan

farmasi di RSUP Dr. kariadi.

1.3.2.3 Memberikan masukan kepada manajemen rumah sakit agar

tidak terjadi keterlambatan proses pembayaran tagihan

pengadaan perbekalan farmasi.

1.4. PERTANYAAN PENELITIAN

1.4.1 Berapa lama waktu yang dibutuhkan dalam proses administrasi

pengadaan Perbekalan farmasi di RSUP Dr. Kariadi.

1.4.2 Apakah faktor-faktor yang berpengaruh pada proses administrasi

pembayaran pengadaan perbekalan farmasi.

1.4.3 Bagaimana penyelesaian agar tidak terjadi keterlambatan

pembayaran tagihan pada proses pengadaan perbekalan farmasi.

1.5 MANFAAT PENELITIAN

1.5.1 Manfaat Metodologi: penelitian ini diharapkan dapat memperkaya

metode dalam penyelesaian administrasi pembayaran pengadaan

perbekalan farmasi di Rumah sakit.

1.5.2 Manfaat bagi Rumah Sakit: dari hasil penelitian ini diharapkan

dapat memberikan masukan bagi manajemen Rumah sakit untuk

meningkatkan mutu pelayanan dengan meningkatkan kecepatan

13


dan ketepatan dalam pembayaran pengadaan Perbekalan farmasi

tepat waktu.

1.5.3 Bagi peneliti: Penelitian ini berguna bagi peneliti terutama dalam

menerapkan teori penelitian dan penerapannya serta menambah

wawasan dalam proses pembayaran pengadaan di Rumah Sakit.

1.5.4 Bagi masyarakat: dari penelitian ini diharapkan dapat membantu

meningkatkan pelayanan kesehatan pada pasien dalam hal

mendapatkan perbekalan farmasi pada waktu yang tepat dan

dengan mutu baik karena Rumah Sakit dapat melakkukan proses

pengadaan perbekalan farmasi tepat waktu. Bagi Penyedia

barang/jasa dalam pengadaan perbekalan farmasi dapat menerima

pembayaran tepat waktu oleh rumah sakit.

1.6 RUANG LINGKUP PENELITIAN

Ruang lingkup penelitian yaitu proses administrasi dokumen

pengadaan perbekalan farmasi sampai dengan pembayaran di RSUP

Dr.Kariadi yang dilakukan dengan metode penunjukkan langsung tahun

2012

14


BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 RUMAH SAKIT

2.1.1 Pengertian Rumah Sakit

Rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang

menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna

yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat

dan Rumah sakit umum adalah rumah sakit yang memberikan

pelayanan kesehatan pada semua bidang dan jenis penyakit (Anonim,

2009).

Rumah sakit adalah suatu organisasi yang kompleks, menggunakan

gabungan alat ilmiah khusus dan rumit, dan difungsikan oleh berbagai

kesatuan personel terlatih dan terdidik dalam menghadapi dan

menangani masalah medik modern, yang semuanya terikat bersama-

sama dalam maksud yang sama, untuk pemulihan dan pemeliharaan

kesehatan yang baik (Siregar & Amalia, 2004).

Keberadaan rumah sakit di Indonesia diatur dalam UU No.44

Tahun 2009 tentang Rumah Sakit. Pengaturan penyelenggaraan Rumah

Sakit bertujuan:

a. mempermudah akses masyarakat untuk mendapatkan pelayanan

kesehatan;

b. memberikan perlindungan terhadap keselamatan pasien,

masyarakat, lingkungan rumah sakit dan sumber daya manusia di

rumah sakit;

c. meningkatkan mutu dan mempertahankan standar pelayanan

rumah sakit; dan

15


d. memberikan kepastian hukum kepada pasien, masyarakat,

sumber daya manusia rumah sakit, dan Rumah Sakit.

2.1.2 Tugas dan Fungsi Rumah Sakit

Menurut UU No.44 tahun 2009 tentang rumah sakit disebutkan

bahwa, Rumah Sakit mempunyai tugas memberikan pelayanan

kesehatan perorangan secara paripurna.

Untuk menjalankan tugas sebagaimana dimaksud dalam, Rumah

Sakit mempunyai fungsi :

a. penyelenggaraan pelayanan pengobatan dan pemulihan kesehatan

sesuai dengan standar pelayanan rumah sakit;

b. pemeliharaan dan peningkatan kesehatan perorangan melalui

pelayanan kesehatan yang paripurna tingkat kedua dan ketiga

sesuai kebutuhan medis;

c. penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia

dalam rangka peningkatan kemampuan dalam pemberian

pelayanan kesehatan;

d. penyelenggaraan penelitian dan pengembangan serta penapisan

teknologi bidang kesehatan dalam rangka peningkatan pelayanan

kesehatan dengan memperhatikan etika ilmu pengetahuan bidang

kesehatan;

2.1.3 Instalasi Farmasi Rumah Sakit

Instalasi Farmasi Rumah Sakit adalah salah satu Instalasi yang

berwenang dalam mengelola perbekalan farmasi di rumah sakit.

Pengertian Instalasi Farmasi Rumah Sakit dapat dijabarkan sebagai

suatu departemen atau unit dibawah pimpinan seorang Apoteker dan

dibantu beberapa orang apoteker yang memenuhi persyaratan dan

peraturan perundang-undangan yang berlaku dan kompeten. Instalasi

Farmasi merupakan tempat penyelenggaraan pelayanan kefarmasian

yang bertanggung jawab atas seluruh pekerjaan kefarmasian yang

merupakan pelayanan paripurna mencakup perencanaan, pengadaan,

produksi, penyimpanan dan penyaluran perbekalan farmasi.

16


Kewenangan farmasi untuk mengelola obat di rumah sakit ini berkaitan

dengan adanya wewenang yang dimiliki oleh apoteker dalam

menjalankan pekerjaan kefarmasian. Untuk menjalankan pekerjaan

kefarmasian apoteker harus ditunjang oleh managerial skill dan

professional skill yang memadahi (Quick, 1997).

Personalia pelayanan farmasi rumah sakit adalah sumber daya

manusia yang melakukan pekerjaan kefarmasian. Semua pesonil harus

memiliki pendidikan dan pelatihan yang diperlukan bagi tugas dan

tanggung jawab mereka. Pelaksanaan pekerjan dilakukan sesuai

dengan prosedur dan terdokumentasi. Uraian kerja, data kualifikasi

harus terdokumentasi dan diadakan revisi jika diperlukan (Siregar&

Amalia, 2003)

2.2 LOGISTIK

Istilah logistik bersumber dari ilmu kemiliteran yang menjelaskan

bahwa logistik merupakan ilmu pengetahuan atau seni serta penghapusan

material (Subagya, 1988). Adapun rumusan logistic secara mudahnya

merupakan kegiatan yang menyangkut segi perencanaan, pengadaan,

penyimpanan, pemindahaan, penyaluran dan penghapusan alat-alat

perlengkapan.

Beberapa kepentingan rumah sakit dalam menyelenggarakan

kegiatan logistic yang perlu mendapat perhatian antara lain operasional,

keuangan dan keamanan. Dari sisi operasional berarti barang harus teta

tersedia dalam jenis dan jumlah yang tepat saat diperlukan dengan kualitas

yang memadahi. Dari sisi keuangan agar diupayakan biaya operasional

secara efektif dan efisien. Dari sisi keamanan bahwa penyedian tidak

terganggu oleh kerusakan, pemborosan dan pencurian atau kehilangan.

Tujuan logistik adalah menyediakan barang jadi dan bermacam-

macam dalam jumlah yang tepat pada waktu barang dibutuhhkan, dalam

keadaan yang dapat dipakai, dan dengan total biaya yang rendah.

Penyelenggaran logistik memberikan kegunaan waktu dan tempat.

Kegunaan tersebut merupakan aspek penting dari operasional sebuah

17


perusahan. Semua bentuk perilaku yang terorganisir membutuhkan

dukungan logistik. Nilai dalam bentuk tersedianya barang pada waktunya

yang ditambahkan kepada material atau produk adalah suatu hasil dari

proses logistic (Bowersox, 2002).

2.2.1 Manajemen Logistik Farmasi

Pengertian kata manajemen dari kata ”to manage” yang artinya

Manajemen adalah seni memperoleh hasil melalui berbagai kegiatan

yang dilakukan oleh orang lain (Siagian, 1992). Logistik adalah

bahan untuk kegiatan operasional yang bersifat habis pakai.

Manajemen logistik adalah suatu ilmu pengetahuan dan atau seni

serta proses mengenai perencanaan dan penentuan kebutuhan

pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan pemeliharaan serta

penghapusan material/alat (Subagya, 1994). Manajemen logistik

diharapkan mampu menjawab tujuan dan bagaimana cara mencapai

tujuan dengan ketersediaan bahan logistik setiap saat bila dibutuhkan

dan dipergunakan secara efisien dan efektif.

Sebuah rumah sakit menjalankan manajemen logistik pada salah

satu bagian dari keseluruhan pengelolaan manajemen. Manajemen

mempunyai peran yang strategis karena menentukan operasional

pelayanaan di rumah sakit dari sisi menjaga kesinambungan

pelayanan dan sistem kerja di ruah sakit untuk tindakan pencegahan

risiko. Kegiatan manajemen logistik rumah sakit berorientasi pada

upaya pencapaian tujuan yang berkaitan dengan produk pelayanan

jasa kesehatan pada konsumen (Silalahi, 1989)

Pengadaan Logistik Farmasi. Instalasi Farmasi adalah merupakan

salah satu sumber pendapatan terbesar di Rumah Sakit. Namun tidak

dapat dipungkiri pula, jika tidak diperhatikan atau tidak mendapat

pengawasan yang ketat, maka Instalasi Farmasi akan menjadi sumber

kerugian terbesar di Rumah Sakit. Kerugian tersebut antara

lain:(Harry, 2012)

18


Semakin lama semakin banyak namun semakin banyak pula yang

mendekati expired datenya.

Jumlah obat slow moving semakin bertambah

Banyak tagihan obat-obatan dari asuransi atau perusahaan

tertentu belum dibayar. Rumah Sakit akan ikut menanggung

kerugian jika piutang obat-obatan di Rumah Sakit lama semakin

besar (belum dibayar oleh asuransi)

2.2.2 Tujuan Manajemen Logistik Farmasi

Logistik farmasi merupakan salah satu dari logstik rumah

sakit. Tujuan dari manajemen logistik Farmasi adalah agar

perbekalan farmasi selalu tersedia saat dibutuhkan dalam jumlah

dan jenis yang mencukupi dan terjamin mutunya dengan

memperhatikan prinsip-prinsip ekonomi. Yaitu dengan biaya yang

kecil dapat disediakan perbekalan farmasi yang optimal.

Tujuan manajemen logistik rumah sakit dapat dapat diuraikan

dalam tiga tujuan utama, yaitu:

2.2.2.1 Tujuan Operasional: agar tersedia barang atau material

dalm jumlah yang tepat dan kualitas yang memadahi

pada waktu yang dibutuhkan.

2.2.2.2 Tujuan Keuangan: agar tujuan operasional tercapai

dengan biaya total terendah.

2.2.2.3 Tujan Keutuhan: agar persediaan tidak terganggu oleh

pencurian, kerusakan, pemborosan, penggunaan tanpa

hak dan nilai persediaan pada buku keuangan/akuntansi

(Lumenta, 1990)

2.2.3 Fungsi Manajemen Logistik Farmasi

Manajemen logistik rumah sakit mempunai fungsi-fungsi sebagai

berikut:

2.2.3.1 Perencanaan dan pemenuhan kebutuhan yang

meliputi penetapan sasaran dan pengukuran biaya

penyelenggaraan di bidang logistik.

19


2.2.3.2 Penganggaran; yaitu merumuskan setiap rincian

biaya untuk pemenuhan kebutuhan logistik.

2.2.3.3 Pengadaan yaitu proses pemenuhan kebutuhan atau

ketersediaan operasional logistik.

2.2.3.4 Penyimpanan dan penyaluran

2.2.3.5 Penghapusan yaitu pembebasan barang dari

pertanggungjawaban atau pembukuan.

2.2.3.6 Pengendalian yaitu usaha memantau dan

mengamankan keseluruhan barang logistik.

2.2.4 Siklus manajemen Logistik Farmasi

Perbekalan farmasi harus dikelola dengan baik agar pelayanan

kesehatan berjalan dengan lancar. Prinsip pengelolaan logistik ini

adalah prinsip ekonomi yaitu dengan biaya yang rendah dapat

diesediakaan sejumlah barang yang diperlukaan secara optimal

dengan risiko sekecil mungkin. Pengelolaan perbekalan farmasi

harus dilakukan secara efektif dan efisien. Efektif adalah kemampuan

untuk menetapkan tujuan yang tepat atau kemampuan untuk

melakukan pekerjaan yang benar (“doing the right things”).

Efektifitas dapat dinilai dari pemenuhan atau realisasi tujuan,

misalnya terpenuhinya semua kebutuhan perbekalan farmasi. Efisien

adalah kemampuan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan benar

(“doing the things right”). Efisien dapat diukur dengan

membadingkan input yang dipergunakan dan output yang dihasilkan

(Wiludjeng, 2007).

Untuk melaksanakan manajemen logistik farmasi secara efektif,

diperlukan mengenai pengetahuan logistik. Logistik adalah tahapan

dalam drug management cycle yaitu pengetahuan mengenai seleksi,

pengadaan, distribusi pesediaan dan penggunaan (Quick, 1997)

20


Keterangan:

: arus aktifitas

: arus koordinasi

Bagan 2.1. Siklus manajemen logistik (Quick, 1977)

Standar Pelayanan Farmasi Rumah Sakit menurut Peraturan

Menteri kesehatan No. 1197/Menkes/SK/X/2004 disebutkan bahwa

Pengelolaan Perbekalan Farmasi merupakan suatu siklus kegiatan,

dimulai dari pemilihan, perencanaan, pengadaan, penerimaan,

penyimpanan, pendistribusian, pengendalian, penghapusan, administrasi

dan pelaporan serta evaluasi yang diperlukan bagi kegiatan pelayanan.

Tujuan dari kegiatan tersebut yaitu mengelola perbekalan farmasi yang

efektif dan efesien, menerapkan farmako ekonomi dalam pelayanan,

meningkatkan kompetensi/kemampuan tenaga farmasi, mewujudkan

Sistem Informasi Manajemen berdaya guna dan tepat guna,

melaksanakan pengendalian mutu pelayanan.

2.2.4.1 Pemilihan (Seleksi)

Merupakan proses kegiatan sejak dari meninjau masalah

kesehatan yang terjadi di rumah sakit, identifikasi pemilihan

terapi, bentuk dan dosis, menentukan kriteria pemilihan dengan

Perencanaan

Manajemen Logistik

Pengadaan Penggunaan

Distribusi

21


memprioritaskan obat esensial, standarisasi sampai menjaga dan

memperbaharui standar obat. Penentuan seleksi obat merupakan

peran aktif apoteker dalam Panitia Farmasi dan Terapi untuk

menetapkan kualitas dan efektifitas, serta jaminan purna

transaksi pembelian.

2.2.4.2 Perencanaan

Merupakan proses kegiatan dalam pemilihan jenis,

jumlah, dan harga perbekalan farmasi yang sesuai dengan

kebutuhan dan anggaran, untuk menghindari kekosongan obat

dengan menggunakan metode yang dapat dipertanggung

jawabkan dan dasar-dasar perencanaan yang telah ditentukan

antara lain Konsumsi, Epidemiologi, Kombinasi metode

konsumsi dan epidemiologi disesuaikan dengan anggaran yang

tersedia.

Pedoman Perencanaan antara lain DOEN, Formularium

Rumah Sakit, Standar Terapi Rumah Sakit, ketentuan setempat

yang berlaku, data catatan medik, anggaran yang tersedia,

penetapan prioritas, siklus penyakit, sisa persediaan, data

pemakaian periode yang lalu, rencana pengembangan.

2.2.4.3 Pengadaan

Merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan

yang telah direncanakan yang diselenggarakan oleh pejabat

pengadaan atau Oleh Panitia Pengadaan Barang. Pengadaan

dapat dilaksanakan dengan pembelian langsung, penunjukkan

langsung atau dengan tender.

2.2.4.4 Penerimaan

Penerimaan perbekalan farmasi merupakan kegiatan

untuk pemeriksaan dan penerimaan perbekalan farmasi yang

telah diadakan sesuai dengan aturan perundang-undangan dan

peraturan kefarmasian, melalui penunjukan langsung, tender,

konsinyasi atau sumbangan, beserta dokumen-dokumen yang

menyertainya. Pedoman dalam penerimaan perbekalan farmasi:

22


Barang harus bersumber dari distributor resmi.

Harus mempunyai Material Safety Data Sheet (MSDS)

untuk barang berbahaya.

Khusus untuk alat kesehatan/kedokteran harus mempunyai

certificate of origin

Expire date minimal 2 tahun

2.2.4.5 Penyimpanan

Merupakan kegiatan penyimpanan dan pengaturan

perbekalan farmasi menurut persyaratan yang ditetapkan:

Dibedakan menurut bentuk sediaan dan jenisnya

Dibedakan menurut suhunya, kestabilannya

Mudah tidaknya meledak/terbakar

Tahan/tidaknya terhadap cahaya.

Penyimpanan biasanya diurutkan secara alfabetis menurut

nama barang untuk mempermudah dalam pencarian barang.

Penyimpanan perbekalan farmasi mempunyai tujuan agar

perbekalan farmasi tersebut tersimpan dengan aman dan dapat

terhindar dari kerusakan akibat penimpanan yang tidak baik

atau risiko kehilangan. Tujuan penyimpanan juga

dimaksudkan agar mutu tetap terjamin dengan baik, mudah

dalam pencarian, pengawasan dan menjamin pelayanan

dengan cepat dan tepat.

2.2.4.6. Pendistribusian

Merupakan kegiatan mendistribusikan perbekalan farmasi

di rumah sakit untuk pelayanan individu dalam proses terapi

bagi pasien rawat inap dan rawat jalan serta untuk menunjang

pelayanan medis. Sistem distribusi dirancang atas dasar

kemudahan untuk dijangkau oleh pasien dengan

mempertimbangkan :

Efisiensi dan efektifitas sumber daya yang ada

Metode sentralisasi atau desentralisasi

23


Sistem floor stock, resep individu, dispensing dosis unit

atau kombinasi

2.3 PENGADAAN BARANG DAN JASA PEMERINTAH

Sebagai RS milik pemerintah maka RSUP Dr. Kariadi dalam

melaksanakan kegiatan pengadaan barang dan jasa harus mengikuti peraturan

pemerintah. Peraturan yang ada antara lain adalah:

2.3.1 Peraturan Presiden No. 54 Tahun 2010 Tentang Pengadaan

barang/Jasa Pemerintah.

2.3.2 Peraturan Presiden Nomor 35 Tahun 2011 tentang Perubahan atas

Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan

barang/Jasa Pemerintah;

2.3.3 Peraturan Presiden No. 70 Tahun 2012 Tentang Perubahan Kedua

atas Peraturan Presiden No. 54 tahun 2010 Tentang Pengadaan

Barang/ Jasa Pemerintah.

2.4 PERATURAN PRESIDEN NOMOR 54 TAHUN 2010

2.4.1 Pengadaan Barang dan Jasa

Dalam Peraturan Presiden Nomor 54 tahun 2012 yang dimaksud

dengan Pengadaan Barang/Jasa adalah kegiatan untuk memperoleh

barang/jasa oleh Kementerian/Lembaga/ Satuan Kerja Perangkat

Daerah/ Instansi lainnya yang prosesnya dimulai dari perencanaan

kebutuhan sampai diselesaikannya seluruh kegiatan untuk

memperoleh barang/jasa.

2.4.2 Pengguna barang/jasa

Pengguna Barang/jasa adalah Pejabat pemegang kewenangan

penggunan barang dan/atau jasa milik Negara/daerah di masing-

masing Kementerian/Lembaga/ Satuan Kerja Perangkat Daerah/

Instansi.

2.4.3 Pengguna Anggaran

24


Pengguna Anggaran selanjutnya disebut PA adalah Pejabaat

Pemegang kewenangan penggunaan anggaran

kementerian/lembaga/ Satuan Kerja Perangkat daerah atau Pejabat

yang disamakan dengan Institusi lain Pengguna APBN/APBD.

2.4.4 Kuasa Pengguna Anggaran

Kuasa Pengguna Anggaran selanjutnya disebut KPA adalah

Pejabat yang ditetapkan oloeh PA untuk menggunakan APBN

atau ditetapkan oleh Kepala Daerah untuk menggunakan APBD

2.4.5 Pejabat Pembuat Komitmen

Pejabat Pembuat Komitmen yang selanjutnya disebut PPK adalah

Pejabat yang bertanggung jawab atas pelaksanaan Pengadaa

Barang/jasa.

2.4.6 Unit Layanan Pengadaan

Unit Layanan Pengadaan yang selanjutnya disebut ULP adalah

unit organisasi pemerintah yang berfungsi melaksanakan

pengadaan Barang/Jasa di Kementerian/ Lembaga/Satuan Kerja

Perangkat Daerah/ Instansi yang bersifat permanen, dapat berdiri

sendiri atau melekat pada unit yang sudah ada.

2.4.7 Pejabat Pengadaan

Pejabat Pengadaan adalah personil yang memiliki Sertifikat

Keahlian Pengadaan Barang/Jasa yang melaksanakan Pengadaan

Barang/Jasa.

2.4.8 Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan adalah panitia/ pejabat

yang ditetapkan oleh PA/KPA yang bertugas memeriksa dan

menerima hasil pekerjaan.

2.4.9 Penyedia Barang/Jasa

Penyedia barang/jasa adalah badan usaha atau perorangan yang

menyediakan Barang/Pekerjaaan Konstruksi/ Jasa Konsultansi/

Jasa lainnya.

2.4.10 Dokumen Pengadaan

Dokumen Pengadaan adalah dokumen yang ditetapkan oleh

ULP/Pejabat Pengadaan yang memuat informasi dan ketentuan

25


yang harus ditaati oleh para pihak dalam proses Pengadaan

Barang/Jasa.

2.4.11 Kontrak Pengadan Barang/Jasa

Kontrak Pengadaan Barang/Jasa yang selanjutnya disebut kontrak

adalah perjanjian tertulis antara PPK dengan Penyedia Barang/Jasa

ataau pelaksana swakelola.

2.4.12 Pelelangan Umum

Pelelangan umum adalah metode pemilihan penyedia

Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa lainnya untuk semua pekerjaan

yang dapat diikuti oleh semua penyedia barang/Pekerjaan

Konstruksi/Jasa lainnya yang memenuhi syarat.

2.4.13 Penunjukkan Langsung

Penunjukkan langsung adalah metode pemilihan Penyedia

Barang/Jasa dengan cara menunjuk langsung 1 (satu) Penedia

Barang/Jasa. Penunjukan langsung dapat terhadap satu penyedia

barang/jasa dapat dilakukan dalam hal (pasal 38 ayat1) :

2.4.13.1 keadaan tertentu misalnya penanganan darurat,

kegiatan yang menyangkut pertahanan Negara.

2.4.13.2 Pengadaan barang khusus pengadaan dan distribusi

obat, barang/jasa lainnya berdasarkan tarif resmi

yang ditetapkan pemerintah.

Penunjukan langsung dilakukan dengan mengundang satu

penyedia barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya yang dinilai

mampu melaksanakan pekerjaan dan/atau memenuhi

kualifikasi. Penunjukan langsung dilakukan dengan negosiasi

bai teknis maupun harga sehingga diperoleh harga yang sesuai

dengan harga pasar yang berlaku dan secara teknis dapat

dipertanggungjawabkan.

2.4.14 Pengadaan Langsung

Pengadaan Langsung adalah Pengadaan Barang/Jasa langsung

kepada Penyedia barang/Jasa, tanpa melalui pelelangan/

seleksi/penunjukkan langsung. Pengadaan langsung dapat

26


dilakukan terhadap pengadaan barang/jasa yang bernilai paling

tinggi Rp 100.000.000,- (seratus juta rupiah) yang telah diubah

menjadi Rp. 200.000.000,- (dua ratus juta rupiah) (Peraturan

Presiden Nomor 70 tahun 2012 pasal 39) dengan ketentuan:

2.4.14.1 merupakan kebutuhan operasional Kementerian/

Lembaga/Departemen/Instansi lain.

2.4.14.2 teknologi sederhana;

2.4.14.3 resiko kecil ; dan /atau

2.4.14.4 dilaksanakan oleh penyedia barang/jsa badan usaha

kecil serta koperasi kecil, kecuali paket pekerjan

yangmenuntut kompetensi teknis yang tidak dapat

dipenuhi oleh usaha mikro, usaha kecil dan

koperasi.

Pengadaan langsung.dilaksanakan berdasarkan harga yang

berlaku dipasar kepada penyedia barang/pekerjaan konstruksi/

jasa lainnya.

2.4.15 Pengadaan secara Elektronik

Pengadaan secaraa elektronik atau E-Procurement adalah

pengadaan Barang/Jasa yang dilaksanakan dengan menggunakan

teknologi Informasi dan transaksi elektronik sesuai dengan

ketentuan perundang-undangan.

Dalam Peraturan Presiden tersebut yang dimaksud dengan Pengadan

barang/jasa pemerintah adalah kegiatan untuk memperoleh barang/jasa oleh

Kementerian/Lembaga/Satuan Kerja Perangkat Daerah/ Institusi lainnya yang

prosesnya dimulai dari perencanaan kebutuhan sampai diselesaikannya

seluruh kegiatan untuk memperoleh barang/jasa. Dalam melaksanakan proses

kegiatan pengadaan di RSUP Dr. Kariadi telah dibentuk Unit Layanan

Pengadaan. Unit Layanan Pengadaan yang selanjutnya disebut ULP adalah

unit organisasi kementerian/Lembaga/ Pemerintah Daerah/ Institusi yang

berfungsi melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa yang bersifat permanen,

dapat berdiri sendiri atau melekat pada unit yang sudah ada. Pengadaan

Barang/Jasa dapat dilaksanakan oleh Panitia Pengadaan atau Pejabat

27


Pengadaan. Panitia Pengadaan/ Kelompok Kerja berjumlah gasal paling

sedikit beranggotakan tiga orang. Pejabat Pengadaan adalah personil yang

ditunjuk untuk melaksanakan Pengadaan Langsung.

Penyediaan perbekalan farmasi dilaksanakan melalui penyedia

barang/jasa. Pemilihan Penyedia Barang/Jasa menurut Peraturan Presiden No

54 tahun 2010 dapat dilaksanakan dengan metode:

Pelelangan Umum

Penunjukan langsung

Pengadaan langsung

Kontes/sayembara

Pelelangan dilaksanakan oleh Kelompok kerja/Panitia Pengadaan

dengan nilai diatas Rp.200.000.000,-. Pelelangan diumumkan melalui paling

kurang di website Kementerian/Lembaga/ Departemen/Instansi dan papan

pengumuman resmi serta Portal Pengadaan nasional melalui Layanan

Pengadaan Secara Elektronik (LPSE). Pelelangan dilaksanakan secara

elektronik (E-Procurement)

Penunjukan Langsung adalah metode pemilihan Penyedia Barang/Jasa

dengan cara menunjuk langsung 1 (satu) Penyedia Barang/Jasa, dilaksanakan

oleh Pejabat Pengadaan dengan nilai paling tinggi Rp.200.000.000,-

Kontes/Sayembara dilakukan khusus untuk pemilihan penyedia

barang/jasa yang merupakan hasil industri kreatif, inovatif dan budaya dalam

negeri.

28


BAB III

GAMBARAN UMUM RSUP Dr. KARIADI

3.1 SEJARAH RSUP Dr. KARIADI.

RSUP Dr. Kariadi merupakan rumah sakit pemerintah yang terletak di

Kota Semarang, merupakaan rumah sakit rujukan di wilayah Jawa Tengah

dan Kalimantan. RSUP Dr. Kariadi sebelumya merupakan rumah sakit yang

didirikan pada zaman Belanda pada tanggal 9 September 1925 dengan nama

„”Centrale Burgerlijke Ziekerninrichting” yang terkenal dengan sebutan

CBZ (Kariadi, 2012)

Pada zaman Jepang, pemerintah Jepaang mengganti nama menjadi

PURUSARA singakatn dari Pusat Rumah Sakit Rakyat yang dalam bahasa

jepang “Chuo Simin Byoing” (Kariadi, 2012)

Sesudah pengakuan kedaulatan RI maka rumah sakit ini menjadi RS

Vertikal milik Departemen Kesehatan, dengan nama Rumah Sakit Dokter

Kariadi, berdasarkan SK Menkes No, 2015 Kab/1964 tanggal 14 April 1964.

Rumah Sakit Umum Pusat Dr. Kariadi Semarang adalah Satuan Kerja/

Unit Pelaksana Teknis Badan Layanan Umum (BLU) di lingkungan

Kementerian Kesehatan yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada

Direktur Jenderal Bina Upaya Kesehatan yang ditetapkan dengan SK

Menkes No. 1243/MENKES/SK/VIII/2005 dengan mempunyai tugas

menyelenggarakan upaya penyembuhan dan pemulihan secara paripurna,

pendidikan dan pelatihan, penelitian dan pengembangan di bidang kesehatan

secara serasi, terpadu dan berkesinambungan dengan upaya peningkatan

kesehatan lainnya serta melaksanakan upaya rujukan.

RSUP Dr. Kariadi sejak ditetapkan sebagai RS Vertikal tipe A

Pendidikan dan sejak tahun 2006 telah melaksanakan Pola Pengelolaan

Keuangan Badan Layanan Umum (PPK BLU) secara penuh sesuai PP No. 23

tahun 2005, membuat RSUP Dr. Kariadi dituntut menghasilkan kinerja

sesuai indikator pelayanan yang telah ditetapkan. Bentuk kelembagaan

sebagai PPK BLU menuntut RS menjadi lembaga yang mampu beroperasi

29


secara efisien, transparan dan akuntabel serta mampu menerapkan praktek

bisnis yang sehat.

Realisasi kegiatan selama tahun 2006 sampai dengan tahun 2010

menunjukkan kinerja keuangan, operasional pelayanan dan mutu manfaat

makin meningkat, dari pencapaian tahun 2006 dengan nilai 74,95 (Sehat A)

sampai dengan tahun 2010 dengan pencapaian nilai 82,30 (Sehat AA).

3.2 VISI MISI FILOSOFI DAN MOTTO

3.2.1 Visi RSUP Dr. Kariadi Semarang:

Menjadi Rumah Sakit Terbaik di Indonesia

3.2.2 Misi RSUP Dr. Kariadi Semarang:

a. Menyelenggarakan pelayanan kesehatan dan rujukan yang

paripurna, bermutu kelas dunia, menjamin keselamatan pasien dan

menjangkau seluruh masyarakat

b. Menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan yang berkualitas sesuai

kebutuhan pelayanan kesehatan dan perkembangan ilmu

pengetahuan dan teknologi

c. Menyelenggarakan penelitian yang berkualitas sesuai kebutuhan

pelayanan kesehatan dan perkembangan ilmu pengetahuan dan

teknologi

3.2.3 Filosofi RSUP Dr. Kariadi Semarang: Dengan landasan kemanusiaan,

motivasi, Jujur, Integritas yang tinggi akan mampu meningkatkan mutu

pelayanan

3.2.4 Motto RSUP Dr. Kariadi Semarang: Sahabat menuju sehat

3.2.5 Nilai-nilai:

a. Kebersamaan:

1) Menyadari bahwa semua pekerjaan tidak dapat diselesaikan

sendiri.

2) Mempunyai semangat yang tinggi dan bekerjasama serta

menjunjung kebersamaan sebagai tim dalam menghadapi

30


tantangan dan menyelesaikan tugas (One Tim One Spirit, One

Vision One Goal ).

3) Mengutamakan kepentingan pasien dan rumah sakit daripada

kepentingan pribadi

b. Profesionalisme

1) Bekerja sesuai dengan sistem, peraturan dan prosedur yang

berlaku

2) Bersedia menghadapi pekerjaan yang penuh tantangan

3) Memiliki keyakinan dan kemampuan untuk mengembangkan

potensi diri di berbagai bidang

4) Selalu berusaha memberikan kemampuan terbaiknya untuk

pasien dan rumah sakit.

c. Kejujuran

1) Berani menyatakan kebenaran dan kesalahan dengan cara yang

bertanggungjawab dan sesuai etika

2) Memberikan informasi yang jujur dalam memberikan

pelayanan kepada pasien

d. Keterbukaan

1) Terbuka dalam mengemukakan pendapat dan terbuka

untuk menerima pendapat

2) Saling menghargai dan menghormati pendapat orang lain

e. Disiplin

1) Senantiasa menegakkan disiplin terhadap diri sendiri dan

lingkungan sekitarnya

2) Memiliki kesungguhan dalam melaksanakan tugasnya

3) Mempunyai komitmen yang tinggi untuk kemajuan RSUP

Dr.Kariadi Semarang

f. Bersih

1) Selalu berupaya untuk melakukan efisiensi

31


2) Mempunyai komitmen untuk tidak menerima apapun yang

dapat merugikan RSUP Dr. Kariadi dan pribadi

3) Bangga dan mensyukuri nikmat dan rejeki yang diperoleh

secara halal

3.3 FASILITAS DAN LAYANAN

Pertumbuhan produktifitas dilakukan dengan mengoptimalkan

pelayanan yang ada serta melaksanakan program pengembangan pelayanan

antara lain operasionalisasi Gedung Geriatri tahun 2006, pembangunan

gedung Jantung dan Pembuluh Darah yang beroperasi tahun 2007,

operasionalisasi Rawat jalan lantai 3 tahun 2008, pembangunan Gedung

Pelayanan Merak 91 Tempat Tidur operasional pada tahun 2008,ruang

rawat Stroke 13 Tempat Tidur serta ruang rawat Obsetri kelas I.

Dalam bidang teknis medis telah dilaksanakan pelayanan operasi

pemisahan Bayi Kembar Siam pada tahun 2008, operasi Cangkok Hati pada

tahun 2007 dan 2009 disamping operasi canggih lain

Rumah Sakit Umum Pusat Dr. Kariadi Semarang mempunyai fungsi

pelayanan sebagai berikut:

a. Pelayanan medik

b. Pelayanan penunjang medik dan non medik

c. Pelayanan dan asuhan keperawatan

d. Pengelolaan sumber daya manusia rumah sakit

e. Pelayanan rujukan

f. Pendidikan dan pelatihan di bidang kesehatan

g. Penelitian dan pengembangan

h. Administrasi umum dan keuangan

3.4 KINERJA RSUP Dr. KARIADI

RSUP Dr. kariadi terus meningkatkan kinerja pelayanan pada

masyarakat. Dalam bidang teknis medis telah dilaksanakan pelayanan

operasi pemisahan Bayi Kembar Siam pada tahun 2008, operasi Cangkok

Hati pada tahun 2007 dan 2009 disamping operasi canggih lain

Kinerja keuangan terus meningkat dapat dilihat dari peningkatan

Penerimaan RS pada tahun 2006 sebesar Rp. 116.746.669.421 menjadi Rp.

32


256.735.429.853 pada tahun 2010 atau meningkat sebesar 219% selama

periode 5 tahun. Laporan Keuangan tahun 2006–2010 telah diaudit Akuntan

Publik dengan hasil Wajar Tanpa Pengecualian, menunjukkan kinerja

keuangan sehat.

Untuk meningkatkan kepuasan, keamanan dan kenyamanan pasien telah

dilaksanakan Program Patient Safety dan dirintis Program Dokter

Penanggung Jawab Pelayanan (DPJP) di semua lini pelayanan.

Perkembangan jumlah tempat tidur dari tahun 2006 sebanyak 779

tempat tidur berkembang menjadi 912 tempat tidur pada tahun 2010

menunjukkan RSUP Dr. Kariadi senantiasa memperhatikan kebutuhan pasar

dengan pengaturan kelas perawatan kelas I dan VIP ditambah, disamping

kelas III dengan jumlah tempat tidur 501 atau 54,9% dari total tempat tidur,

menunjukkan RSUP Dr Kariadi melaksanakan fungsi sosial cukup tinggi

Sasaran dan strategi dalam 5 tahun telah ditetapkan dalam Rencana

Strategis (Renstra) RSUP Dr. Kariadi Semarang tahun 2011-2015. Program

kerja tahun 2011 beserta kegiatan-kegiatan yang mendukung pelayanan

terdiri dari:

1. Akreditasi RS (ISO 9001:2008.KARS,JCI).

2. Mengembangkan layanan bedah epilepsy level tertinggi menjadi pusat

rujukan nasional tahun 2013.

3. Mengembangkan pelayanan kuartener di Paviliun Garuda (Klinik

craniomaksilofasial, nefrouroandrologi,dan nyeri).

4. Menambah kapasitas pelayanan Rawat Jalan, Rawat Inap,Instalasi Gawat

Darurat, Instalasi Bedah Sentral, Intensif Care Unit dan penunjang

lainnya.

5. Tersedianya sistem teknologi informasi yang mandiri dan terintegrasi.

6. Penataan area pelayanan publik dan privat.

7. Penataan dan peningkatan fasilitas umum (parkir, KM umum, kantin,

dan tempat olah raga).

8. Menyusun paket pelayanan sesuai kebutuhan dan kemampuan

masyarakat.

9. Memperbaiki pemahaman SDM khususnya dokter tentang sistem

33


pembayaran paket dan pembayaran prospektif.

10. Meningkatkan pemahaman SDM tentang kendali biaya dan mutu.

11. Peningkatan inovasi pelayanan (pelayanan tradisional/ komplementer/

alternatif, General Care Unit dan community care/ home care).

12. Meningkatkan status kesehatan Ibu dan Anak.

13. Meningkatkan kapasitas, mutu dan efektifitas pelayanan publik.

14. Pelaksanaan fungsi Rumah Sakit Pendidikan Utama yang terakreditasi

baik diklat maupun penyelenggara diklat.

15. Memfasilitasi SDM dalam rangka penelitian berbasis pelayanan di

rumah sakit.

16. Peningkatan kompetensi SDM di semua lini melalui pendidikan/

pelatihan.

17. Meningkatkan monoloyalitas dokter spesialis melalui kerjasama dengan

RS lain (benchmarking, training, dll).

18. Penyusunan perencanaan program dan anggaran RS berbasis kinerja.

19. Pelaksanaan dan monitoring anggaran.

20. Penyusunan laporan kinerja.

21. Menciptakan sistem keuangan yang bersih dan akuntabel.

22. Meningkatkan investasi yang berdaya guna tinggi.

23.Mewujudkan akuntabilitas dan keterbukaan dalam pengadaan barang dan

jasa.

3.5 STRUKTUR ORGANISASI

Struktur organisai RSUP Dr. Kariadi adalah seperti pada bagan berikut:

34


Bagan 3.1 Struktur Organisasi RSUP Dr. Kariadi

STRUKTUR ORGANISASI RUMAH SAKIT UMUM PUSAT Dr. KARIADI SEMARANG

LAMPIRAN PERATURAN MENTERI KESEHATAN

NOMOR : 1675/Menkes/Per/XII/2005

TANGGAL : 27 Desember 2005

MENTERI KESEHATAN,

Dr. dr. Siti Fadilah Supari, Sp.JP (K)

DIREKTUR UTAMA

KOMITE

MEDIK

KOMITE

ETIK DAN

HUKUM

SATUAN

PEMERIKSAANINTERN

DIREKTUR

MEDIK DAN KEPERAWATAN

DIREKTUR SUMBER DAYA MANUSIA

DAN PENDIDIKAN

DIREKTUR

KEUANGANDIREKTUR

UMUM DAN OPERASIONAL

BIDANG

PELAYANAN

KEPERAWATAN

SEKSI

PELAYANAN KEPERAWATAN

RAWAT JALAN

SEKSI

PELAYANAN

KEPERAWATAN

RAWAT INAP

SEKSIPELAYANAN

KEPERAWATAN

RAWAT KHUSUS

BIDANG

PELAYANAN

MEDIK

SEKSIPELAYANAN MEDIK

RAWAT JALAN

SEKSI

PELAYANAN MEDIK

RAWAT INAP

BIDANG

PENUNJANG

& SARANA

SEKSI

SARANA MEDIK

SEKSI

SARANA

NON MEDIK

SEKSIPELAYANAN MEDIK

RAWAT KHUSUS

BAGIAN

SUMBER DAYA

MANUSIA

SUBBAGIANADMINISTRASI

KEPEGAWAIAN

SUBBAGIAN

PENGEMBANGAN

SDM

BAGIAN

PENDIDIKAN DAN

PENELITIAN

SUBBAGIAN

DIKLIT MEDIK

SUBBAGIAN

DIKLIT KEPERAWATAN

DAN NON MEDIK

BAGIAN

PENYUSUNAN DAN

EVALUASI ANGGARAN

SUBBAGIANPENYUSUNAN

ANGGARAN

SUBBAGIAN

EVALUASI

ANGGARAN

BAGIAN

PERBENDAHARAAN

DAN MOBILISASI DANA

SUBBAGIANPERBENDAHARAAN

SUBBAGIAN

MOBILISASI DANA

BAGIAN

AKUNTANSI

DAN VERIFIKASI

SUBBAGIAN

AKUNTANSI

KEUANGAN & VERIFIKASI

SUBBAGIAN

AKUNTANSI

MANAJEMEN

BAGIAN

UMUM

SUBBAGIAN

TATA USAHA

SUBBAGIAN

RUMAH TANGGA DAN

PERLENGKAPAN

BAGIAN

PERENCANAAN

DAN EVALUASI

SUBBAGIAN

PERENCANAAN

SUBBAGIAN

EVALUASI DAN

PELAPORAN

BAGIAN

HUKUM DAN

HUBUNGAN

MASYARAKAT

SUBBAGIAN

HUKUM

SUBBAGIAN

HUBUNGAN

MASYARAKAT DAN

PEMASARAN

INSTALASIINSTALASIINSTALASI



SEKSI

PERBEKALAN

FARMASI

SUBBAGIANKESEJAHTERAAN

PEGAWAI

SUBBAGIANPENELITIAN DAN

PENGEMBANGAN

INSTALASIINSTALASISTAF MEDIK

FUNGSIONAL

DEWAN PENGAWAS

35


Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor:1675/Menkes/

Per/XII/2005, RSUP Dr kariadi dipimpin oleh Direktur Utama, dengan

susunan organisasi sebagai berikut:

3.5.1 Direktorat Medik dan Keperawatan

Dipimpin oleh seorang direktur yang berada dibawah dan

bertanggung jawab kepada Direktur Utama, mempunyai tugas

melaksanakan pengelolaan pelayanan medik dan keperawatan.

Membawahi:

a. Bidang Pelayanan Medik

1. Seksi Pelayanan Medik Rawat Jalan

2. Seksi Pelayanan Medik Rawat Inap

3. Seksi Pelayanan Rawat Khusus

b. Bidang Pelayanan Keprawatan

1. Seksi Pelayanan Keperawatan Rawat Jalan

2. Seksi Pelayanan Keperawatan Rawat Inap

3. Seksi Pelayanan Keperawatan Rawat Khusus

c. Bidang Penunjang dan Sarana

1. Seksi Perbekalan Farmasi

2. Seksi Sarana Medik

3. Seksi Sarana Non Medik

d. Unit non struktural

Terdiri dari Instalasi-instalasi pelayanan

e. Kelompok Fungsional

Terdiri dari kumpulan Staf Medik Fungsional.

3.5.2 Direktorat Sumber Daya Manusia

Dipimpin oleh seorang direktur yang berada dibawah dan bertanggung

jawab kepada Direktur Utama, mempunyai tugas melaksanakan

melakukan pengelolaan sumber daya manusia, pendidikan dan pelatihan

serta penelitian dan pengembangan, membawahi:

a. Bagian Sumber Daya Manusia

1. Sub Bagian Administrasi Kepegawaian

36


2. Sub Bagian Pengembangan Sumber Daya Manusia

3. Sub Bagian Pembinaan dan Kesejahteraan Pegawai

b. Bagian Pendidikan dan Pelatihan

1. Sub Bagian Pendidikan dan Pelatihan Tenaga Medis

2. Sub Bagian Pendidikan dan Pelatihan Tenaga

Keperawatan dan Non Medis

3. Sub Bagian Penelitian dan Pengembangan

c. Instalasi Pendidikan dan Pelatihan

3.5.3 Direktorat Keuangan

Dipimpin oleh seorang direktur yang berada dibawah dan bertanggung

jawab kepada Direktur Utama, mempunyai tugas melaksanakan

pengelolaan keuangan rumah sakit, membawahi:

a. Bagian Penyusunan dan Evaluasi Anggaran

1. Sub Bagian Penyusunan Anggaran

2. Sub Bagian Evaluasi Anggaran

b. Bagian Perbendaharaan dan Mobilisasi Dana

1. Sub Bagian Perbendaharaan

2. Sub Bagian Mobilisasi Dana

c. Bagian Akuntansi dan Verifikasi

1. Sub Bagian Akuntans Keuangan dan Verifikasi

2. Sub Bagian Akuntansi Manajemen

3.5.4 Direktorat Umum dan Operasional

a. Bagian Umum

a. Sub Bagian Tata Usaha

b. Sub Bagian Perlengkapan dan Rumah Tangga

b. Bagian Perencanaan dan Evaluasi

a. Sub Bagian Perencanaan

b. Sub Bagian Evaluasi

c. Bagian Hukum, HubunganMasyarakat dan Pemasaran

a. Sub Bagian Hukum

b. Sub Bagian Hubungan Masyarakat dan Pemasaran

d. Unit Non Struktural

37


3.6 LOGO RUMAH SAKIT

Merek Dagang/Logo

1. Logo rumah sakit berupa simbol, yang terdiri atas logogram dan

logo type sebagaimana gambar dibawah

2. Uraian logo rumah sakit adalah sebagai berikut :

a. Logogram terdiri dari dua garis lengkung yang menggambarkan

aliran air sebagai lambang penyuci, pembersih, penyehat, pemuas

dahaga serta pengayom yang merupakan sifat dasar rumah sakit

dan garis aliran tersebut ditata saling bersinggungan seperti

gambar diatas sehingga secara optik menyerupai “K” yang

merupakan huruf awal dari kata “ Kariadi ”

b. Warna biru menggambarkan pencintraan air yang merupakan

simbolisasi kebijakan dan intelektualitas sesuai dengan visi

rumah sakit menuju inovasi dan perkembangan ilmu pengetahuan

dan teknologi kesehatan.

c. Komposisi logogram diletakkan di sebelah kiri logo type dengan

proporsi yang cukup besar agar logogram mudah dikenali dan

diingat sebagai identitas rumah sakit oleh masyarakat; dan

d. Jenis logo type memakai font “ITC” legacy touk, yaitu jenis

huruf modern namun manusiawi dengan lingkungan yang anggun

dan font tersebut dimodifikasi sedikit miring kekanan agar

terkesan dinamis

38


BAB IV

KERANGKA PIKIR DAN DEFINISI ISTILAH

1.1 KERANGKA PIKIR

Dari kepustakaan telah diketahui bahwa proses pengadaan merupakan

hal yang penting untuk tersedianya perbekalan farmasi. Perencanaan

perbekalan farmasi merupakan tahap awal proses yang sangat penting dan

strategis. Perencanaan juga mempertimbangkan apa saja yang akan terjadi

khususnya dibidang Farmasi.

Dengan perencanaan yang baik diharapkan dapat dihasilkan jumlah

dan jenis persediaan perbekalan farmasi yang optimal sesuai dengan waktu

yang dibutuhkan secara efektif dan efisien. Proses pengadaan perbekalan

farmasi tersebut harus laskanakan secara tertib administrasi untuk

mendukung proses pembayaran pengadaan perbekalan farmasi. Dari

rumusan permasalahan didapatkan bahwa masih terjadi keterlambatan

proses pembayaran pengadaan perbekalan farmasi. Faktor-faktor tersebut

perlu di cari sehingga dapat diupayakan proses pengadaan yang lebih baik

di RSUP Dr. Kariadi dan yang dapat digunakan sebagai bahan evaluasi dan

masukan agar terjadi pembayaran pengadaan barang farmasi tepat waktu.

Dari proses pengadaan tersebut dapat dituangkan dalam alur proses seperti

pada Bagan 4.1

39


Bagan 4.1 Alur Proses Pengadaan Perbekalan Farmasi

IFRS

Usulan Pengadaan

PBF/Distributor

Penawaran Harga

Pengiriman barang

Faktur

Kuitansi Penagihan

Unit Layanan Pengadaan Penyusunan Dokumen Pengadaan

Penyusunan HPS

Penyampaian Dokumen Pengadaan

Penyampaian dokumen Penawaran

Pembukaan Dokumen

Klarifkasi dan Negosiasi teknis dan harga

Penyusunan Berita Acara Penunjukan Langsung

Penetapan Penyedia

Pengumuman Penyedia

Penunjukan Penyedia

Pembuatan Kontrak

Surat Perintah Kerja

Surat Pesanan

Direksi

Surat Perintah Pengadaan

Perbendahaan dan Mobilisasi Dana

Verifikasi Dokumen Kuitansi Tagihan

Surat Perintah membayar

Panitia Penerimaan Barang Farmasi

Pembuatan BAPB

Gudang Farmasi

Penyimpanan Barang

Direktur Keuangan

Persetujuan Pembayaran

Kuasa Pengguna Anggaran

Pembayaran

Penyusunan Dan Evaluasi Anggaran

Penetapan Anggaran

40


Dari alur proses pengadaan tersebut dapat dibuat suatu kerangka pikir

faktor-faktor yang mempengaruhi lamanya penyelesaian dokumen

pengadaan sebagai persyaratan pembayaran kepada distributor. Kerangka

pikir tersebut seperti pada Bagan 4.2

Bagan 4.2 Kerangka Pikir Penelitian

Unit Layanan Pengadaan Penyusunan Dokumen Pengadaan

Penyusunan HPS

Penyampaian Dokumen Pengadaan

Penyampaian dokumen Penawaran

Pembukaan Dokumen

Klarifkasi dan Negosiasi teknis dan harga

Penyusunan Berita Acara Penunjukan Langsung

Penetapan Penyedia

Pengumuman Penyedia

Penunjukan Penyedia

Pembuatan Kontrak

Surat Perintah Kerja

Surat Pesanan

Perbendahaan dan Mobilisasi Dana

Verifikasi Dokumen Kuitansi Tagihan

Surat Perintah Membayar

Panitia Penerimaan Barang Farmasi

Pembuatan BAPB

Pembayaran

41


1.2 DEFINISI ISTILAH

VARIABEL DEFINISI ISTILAH

Penyusunan

Dokumen

Pengadaan

adalah serangkaian proses pembuatan Dokumen

persyaratan dalam pengadaan perbekalan farmasi

sesuai dengan Peraturan Perundangan.

Surat

Persetujuan

Adalah Usulan pengadaan yang telah disetujui oleh

Direktur Utama

Penyampaian

Dokumen

Pengadaan

Adalah Pengiriman Dokumen Pengadaan kepada

penyedia barang/jasa.

Penyusunan

HPS (Harga

Perkiraan

Sendiri)

Adalah proses penentuan nilai/ rupiah yang diberikan

pada setiap satuan perbekalan farmasi sesuai dengan

harga di pasaran.

Dokumen

Penawaran

harga

adalah surat yang diajukan oleh distributor kepada

rumah sakit yang mengandung jenis, jumlah dan

harga dari masing-masing perbekalan farmasi yang

ditawarkan.

Pembukaan

Dokumen

Adalah proses penelitian dokumen pengadaan

Klarifikasi dan

Negosiasi

Adalah proses umpan balik terhadap penawaraan dan

kelengkapan dokumen pengadaan

Penyusunan

Berita Acara

Penunjukan

Lanagsung

Pembuatan Berita acara menunjukk pada satu

dsitriburor sebagaai penyedia barang/jasa.

Penetapan

peyedia

Adalah pembuatan keputusan terhadap calon

distributor yang ditunjuk.

Perbekalan

farmasi

adalah barang berupa alat kesehatan disposibel, obat-

obatan, desinfektan, reagensia, X-ray film dan gas

42


medis yang digunakan dalam pelayanan kesehatan.

Surat Perjanjian

Kontrak

adalah surat perjanjian yang antara pihak distributor

dengan pihak rumah sakit yang berisi kesepakatan

pelaksanaan pekerjaan

Surat Perintah

Kerja

Adalah perintah mulai kerja yang diberikan kepada

penyedia barang/jasa

Surat Pesanan Adalah surat pesanan barang yang dibutuhkan sesuai

dengan surat perjanjian/kontrak

Berita Acara

Penerimaan

Barang

adalah surat yang menyatakan bahwa barang yang

dipesan sudah diteria sesuai dengan spsifikasi yanga

ada di surat perjanjian kontrak

Faktur Adalah keterangan dari distributor sebagai bukti

pengiriman barang yang berisi nama barang, jumlah

dan harga

Kuitansi

Tagihan

Adalah bukti pembayaran yang diajukan oleh

distributor kepada Rumah sakit.

Pembayaran Adalah waktu satuan hari pada sat disetorkannya

sejumlah uang tertentu untuk melunasi hutang akibat

pengadaan perbekalan farmasi.

.

43


BAB V

METODOLOGI PENELITIAN

5.1 . JENIS PENELITIAN

Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif riset operasional pada

proses pembayaran pengadaan perbekalan farmasi di RSUP Dr.Kariadi.

5.2 LOKASI PENELITIAN

Penelitian ini dilakukan RSUP Dr. Kariadi, Jl.Dr. Sutomo 16

Semarang.

5.3 SUMBER DATA

5.3.1 Telaah dokumen pengadaan perbekalan farmasi dengan

metode penunjukan langsung yang dilaksanakan di RSUP

Dr. Kariadi Semarang sampai dengan proses pembayaran

tahun 2012. Dokumen di ambil di Instalasi Farmasi, Unit

Layanan Pengadaan dan Bagian Perbendaharaan dan

Mobilisasi Dana.

5.3.2 Informan adalah Pejabat/Staf yang terlibat dalam proses

perencanaan, pengadaan sampai dengan pembayaran

pengadaan perbekalan farmasi tahun 2012.

5.4 PENGUMPULAN DATA

5.4.1 Data Sekunder.

Sumber data diambil dari data sekunder yaitu catatan pada

alur proses perencanaan pengadaan, penerimaan sampai

dengan pembayaran pengadaan perbekalan farmasi dan

wawancara.

5.4.1.1 Usulan Pengadaan Perbekalan Farmasi

a. Usulan pengadaan perbekalan farmasi

dilaksanakan oleh Instalasi Farmasi. Data

dicatat tanggal usulan diajukan kepada

Direktur Utama melalui Direktur Medik dan

Keperawatan sampai dengan Usulan disetujui

oleh Direktur Utama. Usulan Pengadaan yang

44


sudah disetujui oleh Direktur Utama disebut

Surat Persetujuan (SP) pengadaan perbekalan

farmasi.

b. Data dicatat tanggal Surat Persetujuan

tersebut dikirim dan diterima di Unit layanan

Pengadaan.

5.4.1.2 Dokumen Pengadan Perbekalan Farmasi.

Dokumen pengadaan dibuat dan diproses oleh

Unit Layanan Pengadaan.

a. Dicatat tanggal pembuatan dokumen

pengadaan dan berapa lama proses pembuatan

tersebut.

b. Dicatat tanggal permintaan persetujuan

dokumen pengadaan.

5.4.1.3 Dokumen Penagihan Pengadaan Perbekalan

Farmasi

Distributor memasukkan Dokumen penagihan

hutang pembelian pengadaan perbekalan farmasi

berupa kuitansi pembayaran dan dilengkapi

dengan dokumen lain sesuai persyaratan ke Unit

Layanan Pengadaan. Unit Layanan Pengadaan

memeriksa kelengkapan kemudian dikirimkan ke

Bagian Perbendaharaan dan Mobilisasi Dana

a. Dicatat tanggal pemasukan dokumen

penagihan ke Bagian Perencanaan dan

Mobilisasi Dana

b. Dicatat tanggal pembayaran pembelian

perbekalan farmasi kepada Distributor.

5.4.2 Data Primer

45


Data primer wawancara mendalam untuk mengetahui

faktor yang mempengaruhi proses pengadaan sampai

dengan pembayaran pembelian perbekalan farmasi.

Kriteria informan adalah orang-orang yang berkaitan

langsung pada proses pengadaan sampai dengan

pembayaran antara lain.

a. Kepala Instalasi Farmasi.

b. Kepala Unit Layanan Pengadan.

c. Pejabat/Kelompok Kerja Pengadaan Obat.

d. Pejabat/Kelompok Kerja Pengadaan Alat Kesehatan

e. Ketua Panitia Penerimaan Obat

f. Ketua Panitia Penerimaan Alat Kesehatan.

g. Kepala Bagian Perbendaharaan dan Mobilisasi Dana

atau staf terkait.

5.5 PENGOLAHAN DATA

Pengolahan data adalah proses mencari dan menyusun secara

sistematis data yang diperoleh dari hasil wawancara, catatan lapangan

dan dokumentasi dengan cara mengorganisasikaan data kedalam

kategori, menjabarkan dalam unit, melakukan sintesis, menyusun ke

dalam pola, memilih mana yang penting dan yang akan dipelajari, dan

membuat kesimpulan sehingga muda dipahami oleh diri sendiri

maupun orang lain (Sugiono, 2007).

Mengolah data merupakan kegiatan yang harus dilakukan sebagai

persiapan untuk menganalisa data, langkah-langkah mengolah data

sebagai berikut:

Pencocokan (checking) meupakan kegiatan untuk mengetahui

jumlah instrument yang terkumpul sesuai dengan kebutuhan dan

kelengkapan instrument penelitian.

Pembenahan (editing) merupakan kegiatan pengecekan

kelengkapan pengisian data, keterbacaan tulisan, kejelasan

46


jawaban, kesesuaian jawaban, relevansi jawaban dan penggunaan

satuan data.

Pemberian label (labeling) adalah kegiatan pemberian label

identitas secara spwsifik terhadap instrument yang masuk, meliputi

jenis instrument, identitas responden, stratifikasi, area atau

kelompok.

Pemberian kode (coding) adalah kegiatan mengklasifikasi jawaban

responden menurut jenisnya.

Data-data yang didapat dari data sekunder alur proses pengadaan

dan dibuat deskripsi alur proses pembayaran kemudian dilakukan

konten analisis Wawancara mendalam untuk mengetahui faktor yang

mempengaruhi proses pembayaran pada pengadaan perbekalan

farmasi.

a. Dari data yang diperoleh kemudiaan dibuat suatu tabel yang

menyajikan informasi mulai mulai dari usulan pengadaan,

pembuatan dokumen pengadaan, pemasukan tagihan sampai

dengan tanggal pembayaran.

b. Dilakukan analisis berapa lama waktu masing-masing proses.

c. Dilakukan Analisis deskriptif hasil wawancara mendalam dengan

informan.

5.6 VALIDASI DATA

Untuk menguji validitas data dan informasi yang telah terkumpul

dilakukan dengan metode Triangulasi yaitu triangulasi sumber data,

yaitu dengan mencocokan dan mengecek data dari Instalasi Farmasi,

Unit Layanan Pengadaan dan Bagian Perbendaharaan dan Mobilisasi

Dana. Juga dilakukan pencocokan informasi dari beberapa informan

yang dilakukan dengan wawancara, untuk mencocokkan dengan data

dan informasi yang diperoleh.

47


BAB VI

HASIL PENELITIAN

6.1 GAMBARAN UMUM PENGADAAN BARANG/JASA DI RSUP Dr.

KARIADI

Pengadaan perbekalan farmasi di RSUP Dr. Kariadi dilaksanakan

oleh Unit Layanan Pengadaan (ULP). Proses tersebut dimulai dari usulan

yang diajukan oleh Instalasi Farmasi. Usulan diajukan tiap bulan untuk

pengadaan dengam metode penunjukkan langsung, sedangkan untuk

pengadaan secara tender dilakukan setahun dua kali masing-masing untuk

kebutuhan 6 bulan yaitu kebutuhan periode Bulan Januari sampai Juni dan

kebutuhan periode bulan Juli sampai Desember. Sumber dana yang

digunakan untuk pengadaan perbekalan farmasi berasal dari DIPA APBN

untuk pengadaan obat Jamkesmas, gas Medis dan Alat Hemodialisa set

untuk pasien Jamkesmas. Dana DIPA BLU digunakan untuk pengadaan

obat Askes, obat untuk pasien umm mampu dan untuk belanja alat

kesehatan disposibel serta untuk pengadaan obat dan alat kesehatan

disposibel yang masuk dalam tarif tindakan medik.

Unit Layanan Pengadaan merupakan suatu unit yang

mengkoordinasi dan melakukan kegiatan administratife pengadaan

barang/jasa di RSUP Dr. Kariadi. Di dalam Unit Layanan Pengadaan

terdapat tiga Koordinator yaitu Koordinator Perbekalan Farmasi,

Koordinator Perbekalan Medik, serta Koordinator Perbekalan Non Medik.

Kemudian di ULP terdapat beberapa Kelompok Kerja yang bertugas

melakukan proses pengadaan barang/jasa, antara lain:

a. Kelompok Kerja Pengadaan Perbekalan Farmasi

b. Kelompok Kerja Pengadaan Alat Kesehatan dan Reagensia

c. Kelompok Kerja Pengadaan Barang Non Medik

d. Kelompok Kerja Pengadaan Barang Medik

e. Kelompok Kera Pengadaan Gedung

f. Kelompok Kerja Pemeliharaan dan Swakelola.

48


Pengadaan Barang/jasa di RSUP Dr. Kariadi dapat dilaksanakaan

sesuai dengan peraturan yang berlaku. Proses Pengadaan dapat dilakukan

dengan metode Penunjukkan langsung maupun dengan cara tender. Proses

tender yang dilaksanakan sudah menggunakan electronic procurement

melalui LPSE (Lembaga Pengadaan Secara Elektronik), misalnya tender

pengadaan bahan makan untuk pasien, alat medik inventaris, alat no

medik, pembangunan gedung dll. Sedangkan untuk tender perbekalan

farmasi belum menggunakan electronic procurement LPSE karena tender

yang dilaksanakan adalah tender tiap unit obat/alat kesehatan bukan

kontrak lumpsum. Pengumuman pengadaan perbekalan farmasi

diumumkan melalui website rumah sakit, sehingga bisa dilihat oleh siapa

saja dan dimana saja sebagai prinsip keterbukaan proses pengadaan.

6.2 USULAN PENGADAAN PERBEKALAN FARMASI

Usulan pengadaan perbekalan farmasi dibuat oleh Instalasi Farmasi.

Usulan tersebut dibagi menjadi dua bagian yaitu:

a. Usulan perbekalan farmasi yang diresepkan.

b. Usulan perbekalan farmasi untuk tindakan.

Usulan perbekalan farmasi yang diresepkan meliputi obat untuk

pasien Jaminan Kesehatan Masyarakat (Jamkesmas), obat untuk pasien

Askes,obat untuk pasien umum mampu (membayar) dan alat kesehatan

habis pakai yang penggunaannya diberikan pada pasien berdasarkan resep

dokter. Sedangkan usulan perbekalan farmasi untuk tindakan adalah

perbekalan farmasi yang penggunaannya tidak diresepkan tetapi termasuk

dalam paket tarif tindakan medis, perbekalan farmasi tersebut meliputi

reagensia laboratorium, x-ray film radiologi, obat anestesi, gas medis,

dan bahan kontras serta alat kesehatan habis pakai paket tindakan, secara

rinci dapat dilihat pada Tabel 6.1 dan Tabel 6.2

49


Tabel 6.1 Usulan Kebutuhan Perbekalan Farmasi diresepkan

No Uraian

Periode

Usulan

A Perbekalan Farmasi Diresepkan

1 Alkes Disposible Diresepkan :

Alkes Disposible Bulanan

Alkes Infus & Tranfusi Bulanan

2 Obat Formularium

Obat Formularium Bulanan

Obat Formularium Oral &Parenteral Bulanan

Obat Formularium Infus Bulanan

3 Obat Jamkesmas

Obat Generik Bulanan

Obat Narkotika Bulanan

5 Obat Sitostatika & Obat Non Formularium (Alokasi Dana)

Obat sitostatika Bulanan

Obat Non Formularium Bulanan

6

Obat Sitostatika & Albumin Askes Sosial/Wajib (Alokasi

Dana) Bulanan

7 Obat Askes Rawat Inap & Rawat Jalan Bulanan

8 Alokasi alat kesehatan Bulanan

Sumber: Instalasi Farmasi

50


Tabel 6.2. Usulan Kebutuhan Perbekalan Farmasi Tindakan

No Uraian Periode

1 Obat Parenteral terdiri dari

Obat Parenteral Anestesi Bulanan

Obat Parenteral Diagnostik Bulanan

Obat Parenteral Alergen dll Bulanan

Obat Parenteral Infus Bulanan

2 Obat luar, Desinfektan & Bahan baku obat terdiri dari

Desinfektan Bulanan

Obat Luar Bulanan

Bahan Baku Obat Bulanan

3 Alkes Disposible dan Non Disposible

Alkes Disposible Bulanan

Alkes Non Disposible Bulanan

Alkes Laboratorium Bulanan

Verband Plester Bulanan

Alkes Gigi Bulanan

Alkes Inventaris Bulanan

4 Kassa lipat Bulanan

5 Belanja Modal Bulanan

6 Alkes Jantung Bulanan

7 Benang Bedah Bulanan

8 X-Ray Film &Perlengkapan Bulanan

9 HD Set Jamkesmas Bulanan

10 HD Set Umum Bulanan

11 Reagensia Terdiri dari

Reagensia Patologi Klinik Bulanan

Reagensia Patologi Anatomi Bulanan

Reagensia Mikrobiologi Bulanan

11 Reagensia KSO terdiri dari

Reagen Hematologi & Koagulasi Bulanan

Reagen Imunologi, Urine Sedimen & Elektrolit

Automatik Bulanan

Reagen Kimia Klinik Alat Demnesion RXL Bulanan

Reagen KImia Klinik Alat Advia, TMS, dan D10 Bulanan

12 Gas Medis dan Perlengkapan Bulanan

C Konsinyasi

Orthopedi Bulanan

Stent Jantung Bulanan

IOL Bulanan

Bedah Jantung Bulanan


Usulan diajukan oeh Instalasi Farmasi kepada Direktur Utama

melalui Direktur Medik dan Keperawatan setiap bulan. Direktur Medik

51


dan Keperawatan akan melakukan evaluasi, jika sudah setuju maka akan

diteruskan ke Direktur Utama. Direktur Utama meminta pertimbangan

dan asupan dari Direktur Keuangan mengenai ketersediaan anggaran.

Direktur Utama akan memberian persetujuan atau tidak setuju untuk

diadakan perbakian. Usulan yang sudah disetujui akan dikirimkan ke Unit

Layanan Pengadaan. Jika tidak setuju akan dikembalikan lagi ke Instalasi

Farmasi melalui Direktur Medik dan Keperawatan. Jika Direktur setuju

akan dikeluarkan Surat Perintah untuk Pembelian. Alur usulan pengadaan

farmasi seperti pada Bagan 6.1

Bagan 6.1 Alur Usulan Persetujuan Pengadaan Perbekalan

Farmasi

52


Berikut petikan wawancara;

Kepala Instalasi Farmasi;

“usulan perbekalan farmasi diajukan ke Direktur Utama melalui Direktur

Medik dan Keperawatan, biasanya Direktur serta Direktur Medik dan

Keperawatan meminta untuk dikaji dulu oleh Panitia Farmasi dan Terapi,

kemudian setelah disetujui lalu ke Unit Layanan Pengadaan. Salau sudah

disetujui kemudian dimintakan mata anggaran ke Bagian Peerncanaan

dan Evaluasi Anggaran, kemudian oleh Unit Layanan Pengadaan akan

disampaikan ke Panitia/Pejabat Pengadaan untuk dilakukan proses

pemilihan penyedia barang/jasa”

Kepala Unit Layanan Pengadaan;

“Proses usulan dari segi perencanaan itu yang mengusulkan adalah

Instalasi Farmasi, dari Instalasi Farmasi mengusulkan ke Direktur

Utama melalui Direktur Medik. Setelah mendapatkan kajian-kajian dan

disetujui dan juga tersedia alokasi anggarannya, maka terus dikirim ke

Unit Layanan Pengadaan”

Kepala Bagian Perbendaharaan dan Mobilisasi Dana

“Usulan diajukan oleh Instalasi Farmasi kepada Direktur Utama melalui

direktorat terkait dalam hal ini Direktur Medik dan Keperawatan, setelah

disetujui maka diteruskan ke Unit Layanan Pengadaan”

Dari hasil penelusuran didapatkan data yang ditampilkan pada Tabel 6.3.

53


Tabel 6.3. Usulan Pengadaan Perbekalan Farmasi

NO BULAN NO USULAN DIRUT MELALUI

DIRMED ULP

Lama (hari)

1 JANUARI PL.OO.01.Far.342 12 Desember 2011 26 Desember 2011 14

2 PEBRUARI PL.OO.01.Far.020 14 Januari 2012 01 Februari 2012 18

3 MARET PL.OO.01.Far.049 10 Februari 2012 28 Februari 2012 18

4 APRIL PL.OO.01.Far.073 09 Maret 2012 24 Maret 2012 15

5 MEI PL.OO.01.Far.108 11 April 2012 25 April 2012 14

6 JUNI PL.OO.01.Far.130 09 Mei 2012 08 Juni 2012 30

7 JULI PL.OO.01.Far.161 11 Juni 2012 22 Juni 2012 11

8 AGUSTUS PL.OO.01.Far.219 16 Juli 2012 27 Juli 2012 11

9 SEPTEMBER PL.OO.01.Far.263 16 Agustus 2012 11 September 2012 26

10 OKTOBER PL.OO.01.Far.280 15 September 2012 29 September 2012 14

11 NOPEMBER PL.OO.01.Far.338 13 Oktober 2012 31 Oktober 2012 18

12 DESEMBER PL.OO.01.Far.368 11 Nopember 2012 14 Nopember 2012 3

Rata-rata 16


Dari Tabel 6.3 dapat dilihat bahwa rata-rata proses persetujuan usulan

pengadaan adalah 16 hari, paling sedikt 3 hari yaitu usulan bulan

Desember 2012 dan paling lama 30 hari yaitu usulan bulan Juni 2012.

6.3 DOKUMEN PENGADAAN

Dokumen pengadaan adalah dokumen-dokumen yang sesuai

dengan persyaratan pengadaan seperti yang diatur dalam Peraturan

Presiden Nomor 54 Tahun 2010 beserta perubahan-perubahannya.

Dokumen untuk pengadan barang dan jasa dengan metode penunjukan

langsung seperti pada Tabel 6.4

54


Tabel 6.4 Dokumen Pengadaan Barang/Jasa dengan Metode Penunjukkan Langsung

NO Nama Dokumen

1 Harga Perkiraan Sendiri/HPS

2 Undangan kepada rekanan/distributor yang ditunjuk.

3 Pemasukan Dokumen Isian kualifikasi.

4 Berita Acara Pemberitahuan hasil Evaluasi dan

Pembuktian Kualifikasi

5 Berita Acara Penjelasan Pengadaan .

6 Pemasukan Dokumen Penawaran.

7 Berita Acara Pembukaan Penawaraan.

8 Berita Acara Evaluasi Penawaraan.

9 Berita Acara Evaluasi Teknis dan Negosiasi Harga

10 Berita Acara Hasil Pembukaan Lelang

11 Penetapan Pemenang

12 Pengumuman Pemenang

13 Surat Penunjukan Penjedia Barang/Jasa (SPPBJ)

14 Kontrak

15 Surat Perintah Kerja

16 Surat Pesanan

Kelengkapan dokumen tersebut dibuat oleh Unit Layanan Pengadaan.

Selain dokumen tersebut juga dibuat dokumen bukti bahwa barang

yang dipesan sudah dikirim/sudah diterima dengan lengkap yaitu

Berita Acara Pemeriksaan dan Penerimaan Barang (BAPB). Berikut

Petikan wawancara dengan informan;

Sekretaris Kelompok Kerja Pengadaan Obat;

“Pembuatan Dokumen perannya Unit Layanan Pengadan tergantung,

yang melibatkan Kelompok Kerja pengadaan dan juga Panitia

penerimaan”

Ketua Panitia Penerimaan dan Pemeriksaan Obat;

“Pembuatan dokumen pengadaan panitia/pejabat pengadaan, Unit

layanan Pengadaan, terus Panitia Penerimaan”

55


Ketua Kelompok Kerja Pengadaan Alat Kesehatan

“Dokumen Pengadaan, selama ini karena memang Unit Layanan

Pengadaan itu dobel fungsi antara pokja dan staf Unit Layanan

Pengadaan. Kalau secara teori memang Pokja, tapi karena memang

semua sudah menjadi satu maka semua dokumen dibuat di sini. Pada

dasarnya ya tanggung jawab Pokja dari Berita Acara, Surat Pesanan,

Kontrak”

Sekretaris Panitia Pemeriksaan dan Penerimaan Alat Kesehatan

“Dokumen itu termasuk Berita Acara, ya kalau Berita Acara

Penerimaan saya sebagai panitia penerimaan, yang tanda tangan

semua anggota panitia, kalau lima orang ya semua tanda tangan,

terusPejabat Pembuat Komitmen”

Dari penelusuran pembuatan dokumen pengadaan dan Berita

Acara Pemeriksaan dan Penerimaan Barang didapatkan data sebagai

berikut tabel 6.5

Tabel.6.5 Lama Waktu Penyelesaian Berita

Acara Pemeriksaan dan Penerimaan Barang *

No Bulan Penyelesaian BAPB**

Rata-rata

1 JANUARI 22

2 PEBRUARI 24

3 MARET 20

4 APRIL 18

5 MEI 10

6 JUNI 19

7 JULI 29

8 AGUSTUS 22

9 SEPTEMBER 28

10 OKTOBER 20

11 NOPEMBER 11

12 DESEMBER 17

RATA-RATA 20

Ket. * Diolah dari Data ULP

** dihitung dari barang selesai diterima

56


6.4 PEMBAYARAN TAGIHAN PADA DISTRIBUTOR

Setelah semua dokumen pengadaan dan Berita Acara Pemeriksaan dan

Penerimaan Barang selesai dibuat, maka dilengkapi dengan kuitansi

penagihan dari rekanan disampaikan ke pihak rumah sakit melalui Unit

Layanan Pengadaan. Setelah diadakan pemeriksaan dokumen oleh staf

Unit Layanan Pengadaan maka dokumen penagihan tersebut dikirimkan

ke Bagian Perbendaharaan dan Mobilisasi Dana. Alur penagihan seperti

pada Bagan 6.2.

Di Bagian Perbendaharaan dan Mobilisasi Dana akan diadakan

pemeriksaan dokumen penagihan. Jika berkas tersebut belum lengkap dan

atau ada kesalahan dalam penulisan maka akan dikembalikan ke pihak

rekanan melalui Unit Layanan Pengadaan. Berkas penagihan yang

lengkap akan dibuatkan surat Bukti Kas Keluar dan Surat Perintah

Pembayaran. Berkas tersebut diajukan ke Kuasa Pengguna Anggaran

untuk dimintakan persetujuan pembayaran. Hasil penelusuran data

disajikan dalam Tabel 6.6

Tabel 6.6 Data Waktu yang dibutuhkan dalam Pengumpulan

Kuitansi Penagihan dan Verifikasi Pembayaran *

No Bulan Pengumpulan Kuitansi**

Verifikasi dokumen sampai Pembayaran***

Rata-rata (hari) Rata-rata (hari)

1 JANUARI 10 9

2 PEBRUARI 9 10

3 MARET 7 10

4 APRIL 6 11

5 MEI 7 9

6 JUNI 8 8

7 JULI 11 7

8 AGUSTUS 12 12

9 SEPTEMBER 7 9

10 OKTOBER 6 6

11 NOPEMBER 4 5

12 DESEMBER 5 7

RATA-RATA 8 9

Keterangan: * diolah dari Data ULP dan Bagian Akuntansi dan Verifikasi

** dihitung dari Penyelesaian BAPB

*** dihitung dari Pengirimaan berkas dari ULP ke PMD

57


Dokumen untuk penagihan oleh rekanan diajukan melalui Unit Layanan

Pengadaan dengan persyaratan seperti ada Tabel. 6.7.

Tabel 6.7 Kelengkapan Dokumen Penagihan dari Distributor

NO Nama Dokumen Rangkap

1 Kuitansi/ Bukti Pembayaran 5

2 Faktur Pengiriman Barang 2

3 Rekap Faktur Pajak 4

4 Faktur Pajak rangkap 3

5 Surat Setoran Pajak 5

6 Fotocopy NPWP dan Surat Referensi Bank

Persyaratan tersebut diatas kemudian akan dilengkapi dengan Berita

Acara Pemeriksaan dan Penerimaan Barang dan dokumen-dokumen

pengadaan seperti yang tercantum dalam Tabel 6.4.

Alur penagihan pembayaran dimulai dari Distributor mengajukan

tagihan. Tagihan dikirimkan melalui Unit Layanan Pengadaan, disini

dokumen akan diteliti kelengkapan dan kebenaran dokumen. Jika masih

ada kesalahan atau kurang lengkap maka dokumen akan dikembalikan

kepada Distributor. Berkas yang sudah lengkap akan dikirimkan ke

Bagian Perbendaharan dan Mobilisasi Dana. Di Bagian ini dokumen akan

diteliti kembali. Jika masih ada yang kurang akan dikembalikan ke Unit

Layanan Pengadaan. Dokumen penagihan yang benar dan lengkap akan

dibuatkan bukti kas keluar, dan dimintakan persetujuan pembayaran

kepada Kuasa Pengguna Anggaran melalui verifikasi Direktur Keuangan

dan Pejabat Pembuat Komitmen. Jika Kuasa Pengguna Anggaran sudah

menyetujui, maka akan dilakukan pembayaran oleh Bendahara atas dasar

Surat Perintah Pembayaran.

58


Bagan 6.2 Alur Pengajuan Tagihan Pengadaan Perbekalan Farmasi

Berdasarkan wawancara dengan informan proses penagihan dimulai

dari pengajuan tagihan oleh distributor, berikut petikan wawancara

dengan informan;


“ Setelah barang diterima, ada laporan Panitia Pemeriksaan dan

Penerimaan Barang, maka Penyedia barang/ distributor melakukan

penagihan. Pada penagihan dilakukan verifikasi oleh staf Unit Layanan

Pengadan dari sisi kelengkapan berkas. Setelah berkas lengkap

59


kemudiaaan dikirimkan Bagian Perbendaharaan dan Mobilsasi Dana

untuk proses pembayaran”


“Bekas itu dikirimoleh Unit Layanan Pengadaan ke petugas verifikator

pembayaran. Berkas akan di verifikasi kalau ada yang salah atau belum

lengkap, berkas akan dikembalikan, tapi kalau sudah benar akan diproses

berikutnya”

Sekretaris Kelompok Kerja Pengadaan Obat

“Kalau pembayaran berarti rekanan mengajukan ke Unit Layanan

Pengadaan, disini dilakukan krescek dengan faktur dsan gudang

farmaasi, terus nanti dimintakan tandatangan Pejabat/Pnitia Penerimaan,

terus berkas naik ke Bagian Perbendaharaan dan Mobilisasi Dana”


“Penagihan barang itu setelah barang selesai dikirim, Panitia

Penerimaan Barang membuat berita acara sesuai barang yanag dikirim,

jadi yang dibayar sesuai dengan barang yang dikirim. Tagihan dari

rekanan dikirim ke sini (Unit Layanan Pengadaan), diperiksa, kalau

sudah benar dilengkapi dengan Faktur Barang, Faktur Pajak Surat

Pesanan terus dikirim ke Bagian Perbenaharaan dan Mobilisasi Dana”

Ketua Panitia Pemeriksaan dan Penerimaan Barang Obat

“Kalau Pembayaran, Rekanan memasukkan tagihan ke sini (Unit

Layanan Pengadaan), terus dilakukakan pemeriksaan berkas, kalau ada

berkas yang salah ya langsung dikembalikan ke distributor, misalnya

kurang referensi bank atau salah tulis”

Sekretaris Panitia Pemeriksaan dan Penerimaan Barang Alat Kesehatan

“Alur pembayaran ya Berita Acara Penerimaan dibuat dan

ditandatangani oleh Panitia Penerimaan, terus rekanan mengajukan

60


tagihan. Penagihan dilakukan melalui Unit Layanan Pengadaan, terus ke

Bagian Perbendaharaan dan Mobilisasi Dana”

Dari penelusuran data pembayaran tahun 2012 didapatkan hasil sebagai

berikut seperti pada Tabel 6.8

Tabel 6.8 Data Waktu yang dibutuhkan untuk Pembayaran Pengadaan Perbekalan

Farmasi dengan Penunjukan Langsung Tahun 2012

BULAN

JML SPK

RATA-RATA

Pembayaran 1-30 hari

Pembayaran 31-60 hari

Pembayaran lebih dari

61hari

Jml % Jml % Jml %

1 Januari 161 41 51 32% 90 56% 20 12%

2 Pebruari 76 46 28 37% 29 38% 19 25%

3 Maret 101 42 33 33% 52 51% 16 16%

4 April 93 48 41 44% 37 40% 15 16%

5 Mei 86 38 49 57% 26 30% 11 13%

6 Juni 105 44 54 51% 33 31% 18 17%

7 Juli 133 50 45 34% 52 39% 36 27%

8 Agustus 40 47 13 33% 18 45% 9 23%

9 September 80 47 12 15% 53 66% 15 19%

10 Oktober 35 38 11 31% 24 69% 0 0%

11 Nopember 52 20 51 98% 1 2% 0 0%

12 Desember 4 16 4 100% 0 0% 0 0%

Rata-rata 81

47%

39%

14%

Dari Tabel 6.8 dapat dilihat bahwa pembayaran tagihan kepada

distributor pada triwulan pertama sampai denga triwulan ketiga

pembayaran yang kurang dari 30 hari masih dibawah 50%, sedangkan

pada period triwulan keempat pembayaran yang kurang dari 30 hari

mencapai 76%, apalagi pada bulan Desember, ternyata semua pembayaran

dapat dilakukan dengan tepat.

Dari keterangan informan diperoleh beberapa hal yang dapat

menyebabkan keterlambatan pembayaran, berikut hasil wawancara;

Kepala Unit Layanan Pengadaan

“Ada ya terutama dari sisi perusahaannya tidak segera mengajukan

penagihan, Berita Acara yang tidak segera dibuat. Biasanya dari sini

diberikan contoh-contoh berkas penagihan. Yang sering menyebabkan

61


keterlambatan itu contohnya ada yang salah kuitansinya, perbaikannya

bisa berhari-hari”


“Kalau dari saya kadang-kadang kesalahan tulisan dari rekanan

misalnya penulisan pajak, atau salah penulisan tanggal. Lha yang

menjadi kendala kalau kesalahan dari rekanan luar kota, itu menjadikan

kendala. Untuk meminimalisir hal tersebut, kalau Pak Sungkono

menemukan kesalahan, jangan langsung dikembalikan ke ULP, tetapi

terus diproses atau dinaikkan dulu ke Mbak Lina ada verifikasi apa

nggak, terus saya ada nggak, kalau nggak ada baru ke ULP. Karena

kadang dari Pak Sungkono ini salah, setelah ke Mbak Lina, ini juga

salah, jadi jalan dulu setelah semua kesalahan ditemukan, baru dikirim

kembali ke ULP untuk diperbaiki. Yang membuat Berita Acara, kayaknya

lamanya disitu ya pak. Kalau Berita Acara itu yang tandatangan untuk

pengadaan langsung oleh Pak Taufik dan penunjukkan langsung Panitia

Penerimaan, yang lelang juga Panitia Penerimaan. Ini yang membuat

lama”

Sekretaris Kelompok Kerja Pengadaan Obat

“kalau kasus-kasus yang pembayarannya lebih dari 30 hari kan karena

revisi (berkas penagihan), kalau tidak ada revisi, benar dari kuitansi,

SSP,PPn, PPh, referensi bank, nama bank, baik tulisan maupun yang

lainnya, cepat. Kalau keterlambatan pengajuan tagihan, sinipun (ULP)

sebenarnya sudah mengingatkan pada rekanan untuk segera mengajukan

tagihan. Tapi kalau rekanan yang komunikatif, cepat dan benar

administrasinya, teliti dari kata-kata dan yang lainnya, tagihan komplit,

maka tidak lama prosesnya. Kalau lama, ada yang mengatakan

administratornya baru, ada faktur yang belum terkumpul dan

sebagainya”


62


“Faktornya itu ya memang penagihan dari rekanan memasukkannya

terlambat, atau disitu juga ada revisi setelah dilakukan verifikasi oleh

keuangan maupun oleh kita. Kalau kita disini secara kasat mata misalnya

NPWP, Referensi Bank, Nominal-nominalnya, tapi detail pajak dikoreksi

bagian keuangan misalnya PPn dan PPh. Pembuatan Berita Acara juga

seharusnya segera dibuat agar dapat segera untuk penagihan”

Ketua Panitia Pemeriksaan dan Penerimaan Obat

“Ya begini yang menyebabkan terlambat memang usulannya, prosesnya

juga terlambat karena diadakaan kajian-kajian dulu, kadang juga

penagihan dari distributor juga terlambat, terus misalnya berkas

penagihan ada yang salah”

Sekretaris Panitia Pemeriksaan dan Penerimaan Alat Kesehatan

“Ya terkait dengan saya sebagai Panitia Penerimaan ya pembuatan

Berita Acara Penerimaan. Ya Contohnya begini misalnya ini kan bulan

Juni, kita menunggu sampai akhir bulan, setelah tutup bulan juni, awal

bulan depan atau bulan juli baru proses pembuatan berita acara.

Contohnya kalau barangnya banyak, pengiriman dilakukan berkali-kali,

levering (waktu) pengiriman barang sampai akhir bulan, kan belum bisa

dibuat berita acara. Setelah akhir bulan baru dibuat kontrak dan

pembuatan Berita Acara. Menurut saya itu terlambatnya”

Keterlambatan administrasi pembayaran juga dapat sebabkan oleh

beberapa kesalahan penulisan dalam dokumen pengadaan sebagai

kelengkapan untuk penagihan. Berikut hasil wawancara;

63


Kepala Instalasi Farmasi;

“Kesalahan pada saat pembuatan dokumen misalnya penulisan pajaknya

tidak sesuai dengan mata anggaran, terus kesalahan penulisan satuan,

ada juga dana atau anggarannya”


“terutama dari sisi perusahaannya tidak segera mengajukan penagihan,

Berita Acara yang tidak segera dibuat. Biasanya dari sini diberikan

contoh-contoh berkas penagihan. Yang sering menyebabkan

keterlambatan itu contohnya ada yang salah kuitansinya, perbaikannya

bisa berhari-hari”

Kepala Bagian Perbendaharaan dan Mobilisasi Dana;

“kadang-kadang kesalahan tulisan dari rekanan misanlya penulisan

pajak, atau salah penulisan tanggal. Lha yang menjadi kendala kalau

kesalahan dari rekanan luar kota, itu menjadikan kendala”

Sekretaris Kelompok Kerja Pengadaan Obat;

“Kesalahan itu ini contohnya salah hitung PPn, PPh, karena saya tidak

teliti sampai disitu, nanti itu dikoreksi dibagian keuangan (PMD), kalau

slah nanti baru dikembalikan ke rekanan. Tapi kalau Cuma salah

terbilang rupiahnya misalnya, di sini sudah bisa dikoreksi terus segera

dikembalikan. Kesalahan lain yang ditemukan misalnya di kuitansinya,

nama pejabat PPKnya tidak sesuai”

Ketua Kelompok Kerja Pengadaan Alat Kesehatan;

“salah penulisan rupiah huruf dan angka tidak sesuai, salah referensi

bank, salah penulisan PPK. Kadang rekanan itu tidak segera mengambil

berkas yang dikembalikan untuk direvisi“

Ketua Panitia Pemeriksaan dan Penerimaan Obat;

64


“kesalahan yang sering saya jumpai misalnya penulian dikuitansi, terus

referensi bank, terus penulisan PPK kadang juga salah misalnya APBN

ditulis BLU, mungkin karena yang banyak itu BLU”

65


BAB VII

PEMBAHASAN

Seperti yang telah dijelaskan di BAB II, bahwa proses pengadaan

perbekalan farmasi dilakukan oleh Unit Layanan Pengadaan. Dari penelusuran

dokumen usulan perbekalan farmasi yang diajukan oleh Instalasi Farmasi

didapatkan rata-rata penyelesaian persetujuan usulan tersebut oleh Direktur

Utama adalah 16 hari. Proses persetujuan paling lama bulan Juni yaitu sampai

dengan 30 hari, sedang yang paling cepat adalah 3 hari yaitu usulan untuk

kebutuhan bulan Desember 2012. Usulan Bulan Juni tersebut dikarenakan ada

beberapa perbaikan usulan, terutama pada usulan obat-obat sitostatika dan cairan

infus. Pemakaian obat sitostatika pada dua bulan sebelumnya mengalami

peningkatan jumlah pasien. Pemakaian ini dijadikan dasar untuk usulan bulan

Juni, sehingga usulan tersebut melalui kajian dari Panitia Farmasi dan Terapi.

Sedangkan usulan bulan Desember hanya 3 hari dengan pertimbangan bahwa

usulan tersebut harus segera diproses untuk pengadaan bulan Desember yang

dikuatkan oleh Surat Edaran Direktur untuk menghadapi proses-proses akhir

tahun. Seluruh proses pengadaan perbekalan farmasi diharuskan selesai sampai

dengan proses pembayaran paling lambat tanggal 5 Desember 2012 untuk

anggaran APBN dan paling lambat tanggal 10 Desember 2012 untuk anggaran

BLU. Alasan tersebut yang menyebabkan proses bulan Desember dapat

diselesaikan dengan cepat. Selain itu petugas yang berhubungan dengan

pembuatan dokumen pengadaan juga diwajibkan agar siap sedia ditempat untuk

membantu proses administrasi pengadaan.

Pada proses pembuatan Berita Acara Penerimaan Barang dari hasil

penelusuran dokumen juga dikerjakan dalam waktu yang relatif lama setelah

barang diterima secara lengkap. Pada kurun waktu tahun 2012 didapat rata rata

proses pembuatan Berita Acara Penerimaan Barang ada 20 hari sejak barang

diterima secara lengkap sesuai dengan syarat-syarat yang ada pada dokumen

kontrak. Dari beberapa dokumen yang pembuatan Berita Acara Pemerisaan dan

Penerimaan Barang yang lebih dari satu bulan adalah untuk pembelian alat

kesehatan untuk pelayanan jantung dan pembuluh darah. Misalnya PT Maxwell

66


dan PT Fondaco tanda tangan oleh pimpinan masing-masing distributor harus

dikirim ke Jakarta, sehingga memakan waktu yang lama. Lamanya penyelesian

juga dipengaruhi oleh banyak jumlah faktur pengiriman barang. Pengiriman

barang pada satu macam kontrak dilakukan lebih dari satu atau dua kali, bahkan

ada beberapa yang dilakukan lebih dari 10 kali pengiriman. Pengiriman barang

ini disesuaikan dengan ketersediaan barang di distributor, bisa juga disesuaikan

dengan kondisi gudang farmasi. Untuk perbekalan farmasi dengan volume besar

misalnya infuse, karena keterbatasan tepat penyimpanan maka pengiriman

dilakukaan jika sudah ada informasi tempat penyimpanan di Instalasi Farmasi.

Dari hasil wawancara pembuatan fisik/cetakan Berita Acara Penerimaan

Barang dapat dilaksanakan dalam waktu satu hari. Sebelum ditandatangani oleh

Panitia Peneriman dilakukan penelitian atau verifikasi dokumen dalam satu hari.

Verifikasi dilakukan oleh Panitia Penerima Barang dan Instalasi Farmasi selaku

penyimpan barang untuk mencocokkan antara faktur pengiriman barang dengan

isi Berita Acara yang dibuat. Lamanya proses verifikasi juga dipengaruhi oleh

banyaknya faktur pengiriman barang. Jika sudah sesuai dan tidak ada kesalahan

dalam penulisan, kemudian dilakukan penanda tanganan Berita Acara

Pemeriksaan dan Penerimaan Barang, rata-rata dua sampai tiga hari, proses tanda

tangaan berita acara tersebut juga bisa lebih dari tiga hari karena dokumen harus

diedarkan kepada maasing-masing anggota. Setelah lengkap, kemudian berkas

Berita Acara Pemeriksaan dan Penerimaan Barang dikirim ke Unit Layanan

Pengadaan untuk dimintakan tanda tangan pihak distributor, dalam hal ini oleh

pimpinan distributor. Berkas tersebut dibawa pihak distributor rata-rata selama

dua sampai dengan empat hari, tetapi ada juga yang lebih dari satu minggu

terutama distributor yang berada di luar Kota Semarang. Setelah ditandatangani

oleh distributor, lalu dikembalikan lagi ke Unit layanan Pengadaan. Berikutnya

adalah proses penanda tanganan dokumen Berita Acara Pemeriksaaan dan

Penerimaan Barang oleh Pejabat Pembuat Komitmen, dilakukan dalam waktu

satu sampai dua hari.

Setelah Berita Acara Peneriman Barang selesai dibuat, maka para

rekanan/distributor segera mengirimkan tagihan kepada rumah sakit melalui Unit

Layanan Pengadaan. Berkas yang diterima, kemudian dilakukan pemeriksaan

67


apakah ada kesalahan atau tidak dalam penulisan maupun kelengkapan dokumen.

Dari hasil wawancara diperoleh informasi beberapa kesalahan/kekurangan yang

terjadi antara lain:

a. Penulisan di Kuitansi/Bukti Pembayaran, bulan tertulis tidak sesuai dengan

bulan periode pembelian, misalnya pembelian bulan Mei, tertulis bulan

Juni.

b. Anggaran yang pembelanjaan, misalnya seharusnya APBN tertulis BLU

atau sebaliknya.

c. Penulisan rupiah dalam huruf tidak sesuai dengan rupiah dalam angka.

d. Penulisan Nama Pejabat Pejabat Pembuat Komitmen tidak sesuai, atau NIP

tidak sesuai.

e. Referensi bank pada kuitansi tidak sesuai dengan kontrak.

Jika ditemukan kesalahan disini, maka akan langsung dikembalikan ke

distributor. Jika tidak ada kesalahan atau kekurangan maka berkas tersebut akan

dikirim ke Bagian Perbendaharaan dan Mobilisasi Dana.

Di Bagian Perbendaharaan dan Mobilisasi Dana, diterima dan dilakukan

pemeriksaan oleh verifikator. Pemeriksan dilakukan dalam waktu satu hari untuk

semua dokumen, artinya dokumen yang masuk hari itu akan diselesaikan semua

pemeriksaanya. Kesalahan yang mungkin terjadi disini adalah kesalahan rekap

faktur pajak. Jika sudah benar maka akan dibuatkan surat Bukti Kas Keluar.

Pembayaran dilakukan pada hari Senin dan Hari Kamis.

Mekanisme pembayaran di Bagian Perbendaharaan dan Mobilisasi dana

setelah verifikasi selesai dilakukan dua kali dalam seminggu yaitu tiap hari Senin

dan hari Kamis, seperti katakan oleh Kepala bagian Perbendaharaan dan

Mobilisasi Dana. Proses verifikasi dokumen Senin sampai Rabu, maka

dibayarkan pada hari Kamis dan hasil verifikasi Kamis sampai Sabtu akan

dibayarkan pada hari Senin. Dari penelusuran dokumen waktu yang dibutuhkan

antara pengiriman tagihan dan pembayaran rata-rata adalah 9 hari seperti

ditunjukkan pada Tabel. 6.6 Proses tersebut bisa dikategorikan sebagai pelayanan

yang cepat dalam hal pembayayaran tagihan.

Dari data di Bagian Akuntasi dan Verifikasi, penagihan pembayaran

pengadaan perbekalan farmasi yang lebih dari 60 hari adalah untuk pengadaan

68


alat kesehatan untuk pelayanan bedah jantung. Hal tersebut terjadi karena harus

diadakan verifikasi antara Instalasi Bendah Sentral atau Instalasi Jantung dan

Pembuluh Darah sebagai pengguna alat kesehatan, Instalasi Farmasi sebagai

penyimpan dan penyalur barang serta pihak distributor sebagai penyuplai barang.

Distributor alat kesehatan untuk pelayanan bedah jantung berasal dari luar kota

yaitu PT Maxwell dan PT Fondaco, seperti yang di katakana oleh Sekretaris

Kelompok Kerja Pengadaan Obat. Dokumen berita acara harus dikirim ke

Jakarta sehingga memerlukan waktu yang cukup lama bisa sampai dengan satu

bulan.

Faktor lain yang menyebabkan pembayaran menjadi lama adalah para

distributor tidak segera mengajukan tagihan, selain itu juga faktor komunikasi

antara Unit Layanan Pengadaan dengan pihak distributor, dimana jika ada

kesalahan dokumen dari distributor sudah disampaikan informasi kepada

distributor untuk dilakukan perbaikan, namun sampai beberapa hari belum

dilakukan perbaikan dan dokumen belum diterima kembali. Dari hasil wawancara

yang mengalami keterlambatan biasanya pengembalian/perbaikan dari distributor

bisa lebih dari 4 hari. Selain itu juga ada beberapa distributor yang tidak

mempunyai perwakilan di Semarang, sehingga proses perbaikan dokumen

penagihan menjadi lama.

Pembuatan/pengetikan dokumen pengadaan dilakukan oleh staf Unit

Layanan Pengadaan. Dari telaah dokumen ditemukan beberapa penulisan yang

berulang-ulang, misalnya nama distributor, paket pengadaan, harga penawaran,

harga perkiran sendiri, hari dan tanggal pelaksanaan kegiatan. Penulisan yang

berulang-ulang tersebut berpotensi terjadi kesalahan misalnya untuk paket

pengadaan yang sama di dokumen pembukaan penawaran pengadaan obat

generic, tetapi di dokumen lain tertulis obat jamkesmas yang seharusnya obat

generik. Hal tersebut dapat terjadi karena penulisan dokumen berikutnya

dilakukan dengan meng”copy” dari dokumen sebelumnya. Jika tidak teliti akan

berpeluang terjadi kesalahan. Proses pembuatan dokumen dengan penulisan yang

berulang-ulang tersebut sebenarnya bisa dibuat menjadi lebih efisien dan efektif

misalnya dengan membuat software atau semacam mailmerge. Dengan software

diharapkan penulisan nama distributor dan alamat distributor, nama paket

69


pengadaan, harga pembelian dan sebagainya cukup dilakukan satu kali, penulisan

tersebut sudah bisa di gabungkan dengan dokumen lain misalnya pada dokumen

undangan, dokumen Berita Acara Hasil Penunjukkan langsung dan pada

Penetapan Pemenang.

Pada penulisan nama obat atau alat kesehatan di dokumen surat pesanan,

dokumen Surat Perjanjian/Kontrak dan dokumen berita acara penerimaan barang

masih dilakukan pengetikan satu persatu nama barang. Proses pengetikan ini juga

memakan waktu yang relatif lama, apalagi kalau jenis barang lebih dari 30 jenis.

Pengetikan tersebut agar lebih efisien dan efektif sebaiknya dibuatkaan template

daftar nama obat, seperti pada menu penjualan perbekalan farmasi. Penulisan

dengan menu atau software akan menyingkat waktu pembuatan dokumen, selain

itu juga menghindari salah ketik. Dengan software diharapkan penulisan nama

barang cukup dengan mengetik kata kunci, sudah bisa menemukan nama barang

yang dimaksud, termasuk nama pabrik, satuan dan harga.

Proses penandatangan dokumen pengadaan maupun Berita Acara

Peneriman barang juga memerlukan waktu satu sampai tiga hari, hal ini karena

masing-masing anggota Kelompok Kerja Pengadaan dan anggota Panitia

Penerimaan tidak berada pada satu tempat, sehingga staf Unit Layanan

Pengadaan harus mengirimkan ke masing-masing anggota. Untuk meningkatkan

kecepatan waktu penandatanganan dokumen pengadaan maupun berita acara,

dapat dipusatkan di Unit Layanan Pengadan.

Lamanya waktu penyelesaian dokumen juga bisa dipengaruhi oleh jumlah

staf yang terlibat dalam penyelesaian/pengetikan dokumen.

Pada Tabel 6.8 dapat dilihat bahwa pembayaran tagihan pengadaan

perbekalan farmasi bulan Nopember dan Desember dapat diselesaikan tepat

waktu yaitu kurang dari 30 hari untuk pengadaan tahun 2012. Sedangkan untuk

pembayaran bulan Januari sampai dengan bulan September pembayaran yang

kurang dari 30 hari tidak rata-rata lebih dari 50%. Hal tersebut ternyata juga sama

pada tahun 2011 dimana pada setiap akhir tahun terutama bulan Nopember dan

Desember, pembayaran dapat dilakukan dengan tepat. Hal tersebut dapat terjadi

karena pada saat akhir tahun dari manajemen rumah sakit selalu mengeluarkan

surat edaran langkah-langkah menghadapi akhir tahun, yang pada intinya

70


memerintahkan bahwa semua proses keuangan yang berhubungan dengan

pembeliaan barang/jasa sudah harus dibayarkan paling lambat tanggal 5

Desember untuk pembelian dengan anggaran APBN dan paling lambat

pembayaran tanggal 10 untuk pembeliaan dengaan dana BLU. Selain itu juga

semua pejabat yang berhubungan dengan proses-proses keuangan harus siap

sedia berada dirumah sakit untuk mempercepat proses penandatanganan

dokumen.

Pembelian pada bulan Desember tahun 2011 maupun tahun 2012 hanya

sedikit yaitu 7 Surat Perjanjian/Kontrak tahun 2011 dan 4 Surat

Perjanjian/Kontrak tahun 2012. Hal ini disebabkan karena pada dasarnya

kebutuhan perbekalan farmasi untuk bulan Desember sudah diproses pada bulan

Nopember sehingga pembayaran dapat dilaksanakan paling lambat awal

Desember. Pada kenyataanya terjadi efisiensi pembelian bulan-bulan sebelumnya

sehingga masih ada sisa anggaran oleh karena itu sisa dana tersebut dibelanjakan

pada bulan Desember. Perbekalan farmasi yang dibelanjakan juga dipilih yang

disalurkan oleh distributor tunggal dengan jenis yang sedikit tetapi nilai rupiah

yang besar, yaitu perbekalan farmasi untuk keperluan Hemodialisis pasien

Jamkesmas dan obat-obat sitostatika.

Dari sisi sumber daya manusia yang terlibat dalam proses pembuatan

dokumen pengadaan sudah terpenuhi. Hal ini senada dengan yang dikatakan oleh

kepala Unit Pengadaan Barang dan Jasa dimana untuk pembagian tugas dan

tanggung jawab penyelesaian dokumen adalah untuk pengadaan perbekalan

farmasi dua orang, untuk pengadaan perbekalan farmasi alat kesehatan dua orang.

Pembuatan rekapitulasi pembelanjaan dilakukan oleh satu orang. Petugas

verifikasi dokumen tagihan di Bagian Perbendahaan dan Mobilisasi Dana

dilakukan oleh dua orang staf. Jumlah ini juga sudah mencukupi, seperti yang

dikatakan oleh Kepala Bagian Perbendaharaan dan Mobilisasi Dana.

71


BAB VIII

KESIMPULAN DAN SARAN

8.1 KESIMPULAN

8.1.1 Waktu Pembuatan Dokumen Pengadaan.

Waktu penyelesaian dokumen pengadaan adalah sebagai berikut:

1. Rata-rata waktu untuk proses usulan perbekalan farmasi adalah 16

hari.

2. Rata-rata pembuatan berita acara setelah barang diterima lengkap

adalah 20 hari.

3. Rata-rata pengajuan kuitansi setelah dokumen Berita Acara selesai

adalah 8 hari

4. Rata-rata pembayaran tagihan setelah tagihan dikirim ke Bagian

Perbendaharaan dan Mobilisasi dana dinyatakan benar adalah 9 hari.

5. Pembayaran tagihan pengadaan perbekalan farmasi yang kurang atau

sama dengan 30 hari sebesar 47%.

8.1.2 Faktor-faktor yang mempengaruhi penyelesaian dokumen pengadaan.

Faktor-faktor yang mempengaruhi lamanya proses pembayaran

tagihan pengadaan perbekalan farmasi adalah:

1. Belum adanya Standar Prosedur Operasional Pembayaran Pengadaan

Perbekalan Farmasi.

2. Terdapat jarak waktu yang lama antara barang selesai diterima dan

pembuatan Berita Acara Pemeriksaan dan Penerimaan Barang. Proses

penanda tanganan dokumen oleh beberapa anggota panitia diperlukan

waktu lebih dari dua/tiga hari.

3. Ada permasalahan dalam komunikasi antara distributor dengan pihak

rumah sakit dalam hal ini di ULP, dimana pemberitahuan berkas yang

perlu diperbaiki tidak segera diambil oleh pihak distributor.

4. Pembuatan/pengetikan naskah dokumen-dokumen pengadaan belum

dilakukan otomatisasi dengan software sehingga memakan waktu

yang lama.

72


5. Penulisan nama barang, pabrik, satuan dan harga pada Dokumen

Kontrak dan Berita Acara dilakukan satu per satu sehinga memakan

waktu yang lama dan tidak efektif.

6. Proses penandatanganan dokumen pengadaan dilakukan dengan cara

mengirimkan dokumen ke masing-masing anggota sehingga tidak

efektif.

8.2 SARAN

Pelayanan pembayaran tagihan pengadaan perbekalan farmasi dapat

ditingkatkan dengan cara:

1. Membuat Standar Prosedur Operasional Pembayaran Pengadaan

perbekalan farmasi.

2. Membuat Standar Prosedur Operasional pembuatan dokumen Berita

Acara Penerimaan Barang.

3. Meningkatkan peran pimpinan dalam pemantauan proses pembuatan

dokumen pengadaan sampai pembayaran pengadaan perbekalan

farmasi.

4. Menciptakan software untuk mengintegrasikan pembuatan dokumen

pengadan.

73


DAFTAR PUSTAKA

Aditama T.Y. (2010), Manajemen Administrasi Rumah Sakit, 2nd

ed, Jakarta,

Penerbit Universitas Indonesia.

Bowersox, Donal, J, 2002, Manajemen Logistik, Jakarta.

Departemen Kesehatan, 1999, Surat Keputusan Menteri Kesehatan No.

1333/Menkes/SK/XII/1999 tentang Standar Pelayanan farmasi di Rumah

Sakit, Jakarta.

Departemen Kesehatan, 2004, Keputusan Menteri Kesehatan Republik

Indonesia No.1197/Menkes/SK/X/2004 tentang Standar Pelayanan

Farmasi di Rumah Sakit, Jakarta.

Departemen Kesehatan, 2009, Undang-undang No.44 tahun 2009 tentang

Rumah Sakit, Departemen Kesehatan RI.

Husnan, Pudjiastuti, 1994, Dasar-dasar Manajemen Keuangan, Yogyakarta,

UPP-AMP YKPN.

Kariadi, R.D, (2012), Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah

(LAKIP) RSUP Dr. Kariadi Semarang tahun 2012, Semarang.

Kemenkes, 2025, Organisasi dan Tatalaksana RSUP Dr. Kariadi Semarang,

K RI, Jakarta. Kemenkes RS.

Lumenta, N.A, 1990, Konsep Prinsip manajemen Rumah Sakit, Manajemen

Fungsi Rrumah Sakit, Manajemen Logistik Rumah Sakit, Direktorat

Rumah Sakit Khusus, Direktorat Jendral Pelayanan Medik, Depkes

RI.Jakarta

Management Science for Health, 1986, Managing Drug Supply, Boston

Mehta, Mahir, 1997, Hospital Acounting System and Control, New York,

Prenctice-Hall Inc, Engelcood cliff.

Peraturan Presiden No. 54 Tahun 2010 Tentang Pengadaan barang/jasa

Pemerintah

Peraturan Presiden No. 70 tahun 2012 Tentang Perubahan Kedua atas

Peraturan Presiden No. 54 tahun 2010 Tentang Pengadaan Barang/Jasa

Pemerintah.

74


Quick, J.D., 1997, Managing Drug Suply, The Selection, Procuremen,

Distribution and Use of Pharmaceutical, 2nd

edition, Management Science

for Health, Kumarian Press, USA.

Siagian, M.P, 1991, Bunga Rampai Majamen Modern, CV Haji Masagung,

Jakarta.

Silalahi, Bennet NB, 1989, Prinsip Manajemen Rumah Sakit, Lembaga

Pengembangan Majanemen Indonesia, Jakarta.

Siregar, Charles J.P. dan Amalia, Lia, 2004, Farmasi Rumah Sakit Teori dan

Penerapan, EGC, Jakarta.

Subagya, MS, 1980, Manajemen Logistik, CV Haji masagung, Jakarta.

Subagya, MS, 1994. Manajemen Logistik, PT Gunung Agung, Jakarta.

Sugiono, 2007, Metode Penelitian Bisnis (Pendekatan Kuantitatif, Kualitatif

dan R&D) (16nd

Ed), Penerbit Alfabeta, Bandung.

Weston, J Fred. et al, 1996, Manajemen Keuangan, edisi kedelapan, Jakarta,

Erlangga

Wiludjeng, S, 2007, Pengantar Manajemen, Graha Ilmu, Yogyakarta.

http://klikharry.com/2012/11/19/manajemen-logistik-farmasi/ download 5

Desember 2012.

http://normalasarii.wordpress.com/2013/05/09/pengertian-utang-utang-

adalah-kewajiban-suatu-badan-usaha/ (download 13 Juni 2013)

http://klikharry.com/2012/11/19/manajemen-logistik-farmasi/

http://normalasarii.wordpress.com/2013/05/09/pengertian-utang-utang-adalah-kewajiban-suatu-badan-usaha/

http://normalasarii.wordpress.com/2013/05/09/pengertian-utang-utang-adalah-kewajiban-suatu-badan-usaha/

75

Lampiran 1 Wawancara dengan Kepala Instalasi Farmasi

Daftar Pertanyaan Wawancara Mendalam Petugas IFRS




DI RSUP Dr. KARIADI TAHUN 2012

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi

keterlambatan proses Pembayaran pengadaan perbekalan farmasi tahun 2012.

Untuk itu mohon agar dapat diisi sesuai dengan kenyatan yang ada, sehingga

penelitian ini bermanfaat bagi peningkatan mutu pelayanan di RSUP Dr.

Kariadi. Hasil penelitian Hasil penelitian ini bersifat rahasia, tidak

dipublikasikan dan hanya untuk keperluan akademis. Sebelumnya kami ucapkan

terimaksih atas kesediaanya dan partisipasinya dalam pengumpulan data ini.

Nama pewawancara : Alkhamudi

Tanggal wawancara : 19 Juni 2013

Identitas Responden

Nama : Drs. Taufik Rachman, Apt.

Jabatan : Kepala Instalasi Farmasi

Pertanyaan:

1. Apa saja yang digunakan sebagai pertimbangan untuk membuat usulan

pengadaan perbekalan farmasi?

2. Bagaimana prosedur usulan untuk pengadaan kebutuhan perbekalan

farmasi?

3. Bagaimana prosedur pengadaan perbekalan farmasi untuk usulan yang

sudah disetujui?

76

4. Kesalahan apa saja yang sering ditemukan pada proses

penyelesaian/pembuatan dokumen pengadaan?

5. Apa saran saudara agar tidak terjadi keterlambataan proses administrasi

pembayaran pada pengadaan perbekalan farmasi?

6. Apakah jumlah Suber Daya Manausia di bagian/instalasi saudara sudah

mencukupi ?

77

Lampiran 2. Pedoman wawancara dengan Unit Layanan Pengadaan

Daftar Pertanyaan Wawancara Petugas

Unit Layanan Pengadaan






keterlambatan proses Pembayaran pengadaan perbekalan farmasi. Untuk itu

mohon agar dapat diisi sesuai dengan kenyatan yang ada, sehingga penelitian ini

bermanfaat bagi peningkatan mutu pelayanan di RSUP Dr. Kariadi. Hasil

penelitian Hasil penelitian ini bersifat rahasia, tidak dipublikasikan dan hanya

untuk keperluan akademis. Sebelumnya kami ucapkan terimaksih atas

kesediaanya dan partisipasinya dalam pengumpulan data ini.



Identitas Responden

Nama : Dr. Doso Sutiyono, Sp. An.

Jabatan : Kepala Unit Layanan Pengadaan.


farmasi?


sudah disetujui?

3. Bagaiman proses pembuatan dokumen pengadaan?

4. Siapa saja yang terlibat dalam proses pengadaan perbekalan farmasi?

78

5. Siapa/ bagian apa saja yang terlibat dalam pembuatan dokumen

pengadaan?

6. Bagaimana alur proses pembayaran tagihan pembelian perbekalan

farmasi?

7. Dari data ada pembayaran yang lebih dari 30 hari setelah barang

diterima, menurut saudara faktor-faktor apa yang menyebabkan hal

terebut terjadi?

8. Kesalahan apa saja yang sering ditemukan pada proses penyelesaian

administrasi dokumen pengadaan?




mencukupi ?

79

Lampiran 3


Perbendaharaan dan Mobilisasi Dana











kesediaanya dan partisipasinya dalam pengumpulan data ini.



Identitas Responden

Nama : Yekti Astuti Mulyani, SE.

Jabatan : Kepala Bagian Perbendaharaan dan Mobilisiasi Dana.

Pertanyaan:


farmasi?


sudah disetujui?


80

4. Siapa/ bagian apa saja yang terlibat dalam pembuatan dokumen

pengadaan?


farmasi?



terebut terjadi?






mencukupi ?

81

Lampiran 4. Transkrip Wawancara dengan Kelmpok Kerja Pengadaan Obat


Pokja/Panitia/ Pejabat Pengdaan/Penerimaan











kesediaanya dan pasrtisipasinya dalam pengumpulan data ini.



Identitas Responden

Nama : Artatik Suryani

Jabatan : .Sekretaris Kelompok Kerja Pengadaan Obat

1. Bagaiman proses pembuatan dokumen pengadaan


3. Siapa/bagian apa saja yang terlibat dalam pembuatan dokumen

pengadaan?


farmasi?

82



terebut terjadi?





83

Lampiran 5. Wawancara dengan Kelompok Kerja Pengadaan Alat Kesehatan
















Identitas Responden

Nama : Winarni, S.Farm, Apt.

Jabatan : Ketua Kelompok Kerja Pengadaan Alat Kesehatan.

1. Bagaiman proses pembuatan dokumen pengadaan



pengadaan?


farmasi?

84



terebut terjadi?





85

Lampiran 6. Wawancara dengan Panitia Penerimaan Obat
















Identitas Responden

Nama : Dra.Darwati, Apt.MSi.

Jabatan : Ketua Panitia Penerimaan Obat.



pengadaan?


farmasi?

86



terebut terjadi?





.

87

Lampiran 7. Wawancara dengan Panitia Penerimaan Alat Kesehatan
















Identitas Responden

Nama : Drs. Saroja, Apt. SpFRS.

Jabatan : Sekretaris Panitia Penerimaan Alat Kesehatan.



pengadaan?


farmasi?

88



terebut terjadi?





89

Matrik wawancara Mendalam

NO PERTANYAAN 1

2

3

4

5

6 7

1 Apa saja yang digunakan sebagai

pertimbangan untuk membuat usulan


V V

2 Bagaimana prosedur usulan untuk

pengadaan kebutuhan perbekalan

farmasi?

V V V

3 Bagaimana prosedur pengadaan

perbekalan farmasi untuk usulan yang

sudah disetujui?

V V V

4 Bagaiman proses pembuatan dokumen

pengadaan?

V V V

5 Siapa saja yang terlibat dalam proses


V V V V V V

6 Siapa/ bagian apa saja yang terlibat

dalam pembuatan dokumen pengadaan?

V V V v v

7 Bagaimana alur proses pembayaran

tagihan pembelian perbekalan farmasi?

V V V V V V

8 Dari data ada pembayaran yang lebih

dari 30 hari setelah barang diterima,

menurut saudara faktor-faktor apa yang

menyebabkan hal terebut terjadi?

V V V V V V

9 Kesalahan apa saja yang sering

ditemukan pada proses penyelesaian


V V V V V V V

10 Apa saran saudara agar tidak terjadi

keterlambataan proses administrasi

pembayaran pada pengadaan perbekalan

farmasi?

V V V V V V V

90

11 Apakah jumlah Suber Daya Manausia di

bagian/instalasi saudara sudah

mencukupi ?

V V V

Informan

1. Kepala Instalasi Farmasi

2. Kepala Unit Layanan Pengadaan (ULP)

3. Kepala Bagian Perbendaharaan dan Mobilisasi Dana

4. Sekretaris Kelompok Kerja Pengadaan obat

5. Ketua Kelompok Kerja Pengadaan Alkes dan Reagensia

6. Ketua Panitia Penerimaan Obat

7. Sekretaris Panitia Penerimaan Alat Kesehatan

91

MATRIK HASIL WAWANCARA

No Materi Wawancara

Kepala Instalasi Farmasi

Kepala Unit Layanan

Pengadaan

Kepala Bagian Perbendaharaan

dan Mobilisasi Dana

Sekretaris Pokja Pengadaan Obat

Ketua Pokja Pengadaan Alkes

Ketua Panitia Penerimaan Obat

Sekretaris Panitia

Penerimaan Alkes

1 Apa saja yang digunakan sebagai pertimbangan untuk membuat usulan pengadaan perbekalan farmasi?

Usulan mempertimbangkan clinical pathway seperti OMZ (Omeprazol), pola penyakit terbanyak, pertimbangan historical atau penggunaan obat/konsumsi, adanya program/pelayanan baru, tren peresepan obat itu sendiri apakah naik, misalnya ceftriaxon, tahun 2013 ini tidak diusulkan Karena kemarin masih banyak kemudian juga adanya kegiatan farmasi klinik ini ada pengaruhnya yaitu penggunaan obat menurun, ya itu saja.

Pertimbangannya antara lain adalah stok periode sebelumnya, penggunaan beberapa bulan sebelumnya, tren penyakit saat itu dan ketersediaan

anggaran.

92

No Materi Wawancara


Kepala Unit Layanan

Pengadaan


dan Mobilisasi Dana




Sekretaris Panitia

Penerimaan Alkes

2 Bagaimana prosedur usulan untuk pengadaan kebutuhan perbekalan farmasi?

Prosedur usulan perbekalan farmasi ya berarti dari logistic perencanaan oleh dua orang Apoteker ada obat/alkes yang diresepkan, ada juga yang tidak diresepkan jadi masuk dalam paket/tarif tindakan, juga melihat data HMIS (Hospital Management Information System), seperti kemarin ada permintaan vaksin. Dua orang Apoteker ini yang membuat usulan sesuai dengan wilayah kerja masing-masing. Harusnya perencanaan itu ada di unit dibawanya, di sana ada Mbak Heni (obat Jamkesmas) dan Mbak Susi (Obat Askes), mereka membuat usulan, tapi semua sudah dikerjalan oeh Mbak Eni (obat/alkes yg diresepkan) dan Mbak Melan

Proses usulan dari segi perencanaan itu yang mengusulkan adalah Instalasi Farmasi, dasarnya apa, ya bisa ditanyakan ke Instalasi Farmasi. Pasti dari Instalasi Farmasi mengusulkan ke Direktur Utama melalui Direktur Medik. Setelah mendapatkan kajian-kajian dan disetujui dan juga tersedia alokasi anggarannya dari PEA, maka terus dikirim ke sini.

93

No Materi Wawancara


Kepala Unit Layanan

Pengadaan


dan Mobilisasi Dana




Sekretaris Panitia

Penerimaan Alkes

(obat/alkes masuk tarif tindakan), tugas dia mestinya menapis lagi, dipertimbangkan stoknya. Setelah semua terkompilasi, Koordinator Logistik secara detail akan mengecek lagi, kemudian saya mengecek secara makro berapa rupiah usulannya.

3 Bagaimana prosedur pengadaan perbekalan farmasi untuk usulan yang sudah disetujui?

Untuk usulan perbekalan farmasi diajukan ke Direktur Utama melalui Direktur Medik dan Keperawatan, biasanya Direktur serta Direktur Medik dan Keperawatan meminta untuk dikaji dulun oleh Panitia Farmasi dan Terapi, kemudian setelah disetujui lalu ke Unit Layanan Pengadaan. Salau sudah disetujui kemudian dimintakan mata anggaran ke Bagian Peerncanaan

Kalau usulan sudah disetujui dari perbekalan farmasi, kita lihat nominalnya, kemudian juga pengelompokannya. Kalau barang farmasi ka nada untuk askes, untuk jamkesmas, Umum misalnya. Kalau pengadaan kita masih menganut sebagian besar kita lelangkan sehingga kita mendapatkan hasil atau harga yang paling

Usulan diajukan oleh Instalasi

Farmasi kepada Direktur Utama

melalui direktorat terkait dalam hal ini Direktur Medik dan

Keperawatan, setelah disetujui

maka diteruskan ke Unit Layanan Pengadaan

94

No Materi Wawancara


Kepala Unit Layanan

Pengadaan


dan Mobilisasi Dana




Sekretaris Panitia

Penerimaan Alkes

dan Evaluasi Anggaran, kemudian oleh Unit Layanan Pengadaan akan disamaapaikan ke Panitia/Pejabat Pengadaan untuk dilakukan proses pemilihan penyedia barang/jasa. Bisa dengan tender atau dengan penunjukan langsung. Pengadaan mencermati dokumen tersebut.

ekonomis. Tapi kalau misalnya obat untuk regular itu masih dimungkinkan untuk pembelian langsung. Dari Usulan yang disetujui terus disampaikan ke masing-masing Panitia/Pejabat Pengadaan. Kalau penunjukan langsung itu disampaikan ke Pejabat Pengadaan, tapi kalau lelang disampaikan ke Pokja (Kelompok Kerja) Farmasi untuk melalukan prosesnya.

4 Bagaiman proses pembuatan dokumen pengadaan?

Usulan jelas dari Instalasi Farmasi, kemudian RKS (Rencana Kerja dan Syarat-syarat) itu kalau lelang ya Pokja, kalau penunjukkan yang

Pembutan dokumen dilakukan dan oleh staf Unit Layanan Pengadaan yang berkoordinasi dengan masing-masing Pokja atau Panitia

Dokumen dibuat di Unit Layanan Pengadaan oleh staf, kemudian di sampaikan kepada panitia atau pokja yang terkait

95

No Materi Wawancara


Kepala Unit Layanan

Pengadaan


dan Mobilisasi Dana




Sekretaris Panitia

Penerimaan Alkes

Pejabat Pengadaan ya stafnya yang menyusun, kemudian mendapatkan persetujuan dari PPK. Lelang kita masih belum elektronik karena kita lelang per unit, bukan lelang lumpsum. Kalau lelang elektronik belum memungkinkan dari sistemnya. RKS dibuat oleh Pokja dasarnya dari usulan tersebut, dasar utamanya dari perencanaan, sedangkan di RKSnya itu termasuk penjadwalannya.

5 Siapa saja yang terlibat dalam proses pengadaan perbekalan farmasi?

Tadi sudah saya sebutkan, kalau dari segi perencanaan, perencanaan dilakukan oleh Instalasi Farmasi, kemudian melalui

Kepala Pokja Farmasi, melibatkan

SMF atau Komite Medik, Panitia

Penerimaan dan Unit Layanan Pengadaan

Siapa saja yang terlibat dalam pengadaan farmasi itu ya user (Pengguna obat/alkes), gudang farmasi, terus ULP,

Yang terlibat pengadaan, usulan tergantung user farmasi. Usulan farmasi ke Direktur Medik dan Keperawatan, tidak

Yang terlibat dari perecanaan itu Instalasi Farmasi, dia harus mengumpulkan data-data dari user, perlu waktu,

Yang terlibat panitia pengadaan dan saya sebagai panitia penerimaan, juga teman-teman di

96

No Materi Wawancara


Kepala Unit Layanan

Pengadaan


dan Mobilisasi Dana




Sekretaris Panitia

Penerimaan Alkes

kajian-kajian, bisa dari Direktur Medik dan Keperawatan, dari Penunjang dan Sarana dan dari Penyusunan dan Evaluasi Anggaran. Nanti kalau sudah ada pemenang terus ditanda tangani oleh PPK kontraknya. Juga Panitia Penerimaan yang nanti memeriksa dan menerima barang, kemudian pembayaran tentu saja di Bagian Keuangan.

Direksi, Panitia. Setelah sampai di Panitia diteruskan ke distributor.

melalui PE, terus ke Direktur Utama. Nanti kalau sudah disetujui terus disini tergantung metodenya apakah dengan cara lelang atau dengan cara penunjukkan langsung berdasarkan distributor

terus bagian PEA menentukan alokasi dananya. Memang usulan farmasi bebrapa terlambat, apalagi sekarang harus presentsi di Panitia Farmasi dan Terapi. Terus nanti ke Direktur Medik dan Keperawatan dan Direktur Utama

Unit Layanan Pengadaan. Tentunya ya dari mulai proses usulan pengadaan terus ULP, terus Panitia Pengadaan dan Panitia Penerimaan

6 Siapa/ bagian apa saja yang terlibat dalam pembuatan dokumen pengadaan?

Pembuatan dokumen

penggadaan ya tadi perencanaan dari Instalasi Farmasi. Setelah dikaji dan

asupan dari berbagai pihak.

Kalau angaran ya PEA, ada uangnya atau tidak, kalau

sudah itu nanti ada

Pembuatan dokumen itu berarti

Surat Pesanan yang membuat Unit

Layanan Pengadaan, Surat Perjanjian Kontrak

yang membuat ULP berarti kalau ada

keterlambatan adalah di ULP

Pembuatan Dokumen, dari panitia, Pejabat Pembuat Komitmen, rekanan baru diterbitkan kontrak, Surat Pesanannya. Pembuatan Dokumen perannya Unit Layanan Pengadan

Dokumen Pengadaan, selama ini karena memang Unit Layanan Pengadaan dobel fungsi antara pokja dan staf Unit Layanan Pengadaan. Kalau secara teori memang Pokja, tapi karena memang

Pembuatan dokumen pengadaan panitia/pejabat pengadaan, Unit layanan Pengadaan, terus Panitia Penerimaan.

Dokumen itu termasuk Berita Acara, kalau Berita Acara Penerimaan saya sebagai panitia penerimaan, yang tanda tangan semua anggota panitia, kalau lima orang

97

No Materi Wawancara


Kepala Unit Layanan

Pengadaan


dan Mobilisasi Dana




Sekretaris Panitia

Penerimaan Alkes

perintah dari Direkturr Utama,

ada Surat Perintah pengadaan.

Pengadaan itu tergantung dari sistem apa yang

dipilih, tergantung besaran nominalnya sebagai dasar apa yang dipilih. Kalau mau penunjukkan

langsung ya Pejabat

Pengadaan, kalau mau lelang ya Pokja

Farmasi yang berkerja

tergantung, yang melibatkan Kelompok Kerja pengadaan dan juga Panitia penerimaan

semua sudah menjadi satu maka semua dokumen dibuat di sini. Pada dasarnya ya tanggung jawab Pokja dari Berita Acara, Surat Pesanan, Kontrak

ya semua tanda tangan, terus Pejabat Pembuat Komitmen. Biasanya tanda tangan panitia itu dua sampai tiga hari, terus yang ngeprintnya itu satu hari, terus biasanya verifikasi atau koreksi. Setelah semua tanda tangan terus saya kirim ke ULP, yang memintakan tanda tangan distributor/rekanan nanti dari ULP

7 Bagaimana alur proses pembayaran tagihan pembelian perbekalan farmasi?

Setelah barang diterima ada laporan dari Panitia Penrimaan barang bahwa barang diterima sesuai dengan kontrak, maka Penyedia melakukan penagihan. Pada penagihan dilakukan verifikasi

Berkas dikirim oleh ULP ke petugas verifikator pembayaran. Berkas akan di verifikasi kalau ada yang salah atau belum lengkap, berkas akan dikembalikan, tapi kalau sudah benar akan diproses

Pembayaran dari rekanan mengajukan ke ULP, sini kroscek dengan faktur dan rekapan gudang farmasi, terus nanti dimintakan tandatangan Pejabat/Panitia Penerima, terus naik ke Pak

Pembayaran tagihan itu setelaah barang selesai dikirimkan, Panitia Penerimaan membuat Berita Acara Penerimaan itu sesuai dengan barang yanag dikirim. Jadi yang dibayar ya memang betul-betul barang

Kalau pembayaran, rekanan memasukkan tagihan ke sini, terus dilakukan pemeriksaan berkas, kalau ada yang salah yan langsung dikembalikan, misalnya kurang

Alur proses pembayaran setelah Berita Acara Penerimaan dibuat dan Ditanda tangani oleh Panitia Penerimaan, terus rekanan mengajukan tagihan.

98

No Materi Wawancara


Kepala Unit Layanan

Pengadaan


dan Mobilisasi Dana




Sekretaris Panitia

Penerimaan Alkes

oleh staf ULP dari sisi kelengkapan berkas, nah itu banyak lampiran saya tidak hafal, bisa ditanyakan ke staf saya. Setelah berka lengkap kemuadian dikirim ke bagian Keuanagn untuk dilakukan proses pebayaran. Di Keuangan pun dilakukan verifikasi lagi, tidak langsung dibayar. Jadi verifikasi dilakuka dua kali yaitu ada di wilayah Unit Layanan Pengadaan dan di wilayah Keuangan. Setelah beres, oke semua baru dibayarkan. Disini verifikasi sehari selesai yang lama itu kalau mereka tidak lengkap atau ada yang salah, itu harus dikembalikan ke Dia (rekanan).

berikutnya. Setelah diverifikasi kemudian dibuatkan Bukti Kas Keluar kemudian diverifikasi berjenjang, setelah verifikator tadi terus ke Kepala Sub Bagian, saya (Kepala Bagian PMD), Direktur Keuangan, Direktur Utama terus ke saya, baru kita bayar. Mekanisme pembayaran saya tiap hari Senin dan Kamis, jadi relatif tidak ada seminggu itu paling lama. Kalau yang datang senin kita bayar Kamis, yang Kamis kita bayar Senin, sehinga tidak ada seminggu. Dari petugas verifikator kemudian dibuat Bukti Kas Keluar terus di paraf Kasubbag, saya. Terus ke Direktur

Sungkono, terus naik dimintakan tanda tangan Kuasa Pengguna Anggaran, terus baru di transfer.

yang diterima. Tagihan dari rekanan dikirim ke sini, diperiksa, kalau benar dilengkapi dengan Faktur Barang, Faktur Pajak, Kontrak, Surat Pesanan, terus dikirim ke keuangan

refensi bank atau ada salah tulis. Kalau benar terus dikirim ke Bag Perbendaharaan dan Mobilisasi Dana

Penagihan dilakukan melalui ULP, terus ke Bagian Perbendaharaan dan Mobilisasi Dana

99

No Materi Wawancara


Kepala Unit Layanan

Pengadaan


dan Mobilisasi Dana




Sekretaris Panitia

Penerimaan Alkes

Keuangan sebagai pejabat penandatanganan Surat Perintah Membayar (SPM), terus ke KPA.

8 Dari data ada pembayaran yang lebih dari 30 hari setelah barang diterima, menurut saudara faktor-faktor apa yang menyebabkan hal terebut terjadi?

Ya faktornya antara lain pembuatan berita acara, terus jumlah kotrak yang banyak, penulisan dokumen kadaang-kadang juga salah. Pembayaran sesuai dengan faktur, kecepatan berdasarkan pengiriman barang, rumah sakit tidak menetapkan pembayaran sesuai dengan jatuh tempo faktur, yang banyak sering ditemukan adalah Berita Acara yang lama, distributor tidak menagih, adanya verifikasi ternyata yang ditagihkan tidak sama dengan faktur. Menverifikasi faktur lama, karena

Ada ya terutama dari sisi perusahaannya tidak segera mengajukan penagihan, Berita Acara yang tidak segera dibuat. Biasanya dari sini diberikan contoh-contoh berkas penagihan. Yang sering menyebabkan keterlambatan itu contohnya ada yang salah kuitansinya, perbaikannya bisa berhari-hari.

Kadang kesalahan tulisan dari rekanan misalnya penulisan pajak, atau salah

penulisan tanggal. Lha yang menjadi

kendala kalau kesalahan dari

rekanan luar kota, itu menjadikan kendala. Untuk

meminimalisir hal tersebut, kalau Pak

Sungkono menemukan

kesalahan, jangan langsung

dikembalikan ke ULP, tetapi terus

diproses atau dinaikkan dulu ke

Mbak Lina ada verifikasik, terus

saya, kalau nggak ada baru ke ULP.

Karena kadang dari

Kalau kasus-kasus yang pembayarannya lebih dari 30 hari kan karena revisi (berkas penagihan), kalau tidak ada revisi, benar dari kuitansi, SSP,PPn, PPh, refernsi bank, nama bank, baik tulisan maupun yang lainnya, cepat. Kalau keterlambatan pengajuan tagihan, sinipun (ULP) sebenarnya sudah mengingatkan pada rekanan untuk segera mengajukan tagihan. Tapi kalau rekanan yang komunikatif, cepat dan benar administrasinya,

Faktornya memang penagihan dari rekanan memasukkannya terlambat, atau disitu juga ada revisi setelah dilakukan verifikasi oleh keuangan maupun oleh kita. Kalau kita disini secara kasat mata misalnya NPWP, Referensi Bank, Nominal-nominalnya, tapi detil pajak dikoreksi bagian keuangan misalnya PPn dan PPh. Pembuatan Berita Acara juga seharusnya segera dibuat agar dapat segera untuk penagihan

Yang menyebabkan terlambat memang usulannya, prosesnya juga terlambat karena diadakaan kajian-kajian dulu, kadang juga penagihan dari distributor juga terlambat, terus misalnya berkas penagihan ada yang salah

Ya terkait dengan saya sebagai Panitia Penerimaan ya pembuatan Berita Acara Penerimaan. Ya Contohnya begini misalnya ini kan bulan Juni, kita menunggu sampai akhir bulan, setelah tutup bulan juni, awal bulan depan atau bulan juli baru proses pembuatan berita acara. Contohnya kalau barangnya banyak, pengiriman dilakukan berkali-kali,

100

No Materi Wawancara


Kepala Unit Layanan

Pengadaan


dan Mobilisasi Dana




Sekretaris Panitia

Penerimaan Alkes

biasanya faktur barang yang datang tidak sesuai dengan pesanannya maksudnya jumlahnya

Pak Sungkono ini salah, setelah ke

Mbak Lina, ooo ini juga salah, jadi

jalan dulu setelah semua kesalahan ditemukan, baru

dikirim kembali ke ULP untuk

diperbaiki. Lha kalau dari sana, lha ini yang membuat

Berita Acara, kayaknya lamanya disitu ya pak. Kalau BA itu yang tanda

tangan untuk pengadaan

langsung oleh Pak Taufik dan

penunjukkan langsung Panitia Penerimaan, yang lelang juga Panitia Penerimaan. Ini yang membuat

lama

teliti dari kata-kata dan yang lainnya, tagihan komplit, maka tidak lama prosesnya. Kalau lama, ada yang mengatakan administratornya baru, ada faktur yang belum terkumpul dan sebagainya. Tapi kalau mereka teliti contonya Enseval, itu adminnya bagus, salesmannya bagus, nyatanya juga bagus. Kalau untuk alat-alat jantung, ya itu kan harus dilakukan pengecekkan antara petugas farmasi, user dan dari rekanan, tapi sekarang sudah bagus, begitu selesai bulan tersebut langsung dibuat rekapan pemakaian

levering (waktu) pengiriman barang sampai akhir bulan, kan belum bisa dibuat berita acara. Setelah akhir bulan baru dibuat kontrak dan pembuatan Berita Acara. Menurut saya itu terlambatnya

9 Kesalahan apa saja yang sering

Kesalahan pada saat pembuatan dokumen

Sebenarnya ini sudah kita lakukan

Kesalahan ya itu tadi, salah pajak,

Kesalahan itu ini contohnya salah

Salah penulisan rupiah huruf dan

Ya kalau kesalahan yang

Kalau kesalahan pengetikan

101

No Materi Wawancara


Kepala Unit Layanan

Pengadaan


dan Mobilisasi Dana




Sekretaris Panitia

Penerimaan Alkes

ditemukan pada proses penyelesaian administrasi dokumen pengadaan?

misalnya penulisan pajaknya tidak sesuai

dengan mata anggaran, terus

kesalahan penulisan satuan, ada juga

dana atau anggarannya

bahwa kalau kita sudah menunjuk pemenang, itu sudah kita beritahu persyaratan administrasinya apa saja yang harus dilekngkapi proses pembayaran, itu sudah dilaksanakan. Kalau mereka terlambat menagih juga kita beri peringatan, dan kalau memperbaiki dokumen yang salah teralu lama, juga kita peringatkan, kita Tanya kenapa lama menagih. Lha itu tergantung dari mereka masing-masing. Karena ada distributor itu yang perputaran SDMnya cepat, SDM yang lama belum menguasai seluk-beluk , kita ajari, sudah dirotasi dengan orang yang

salah tanggal levering pengiriman.

hitung PPn, PPh, karena saya tidak teliti sampai disitu, nanti itu dikoreksi dibagian keuangan (PMD), kalau slah nanti baru dikembalikan ke rekanan. Tapi kalau Cuma salah terbilang rupiahnya misalnya, di sini sudah bisa dikoreksi terus segera dikembalikan. Kesalahan lain yang ditemukan misalnya di kuitansinya, nama pejabat PPKnya tidak sesuai, rata-rata selalu ada yanag salah walaupun kita sudah mengingatkan

angka tidak sesuai, salah referensi bank, salah penulisan PPK. Kadang rekanan itu tidak segera mengambil berkas yang dikembalikan untuk direvisi. Jadi hampir tiap mengajukan sekian berkas penagihan ke keuangan, masih ada juga yang dikembalikan karena salah. Pada dasarnya kita sangat berharap mereka para rekanan menagih tepat waktu. Terus dari Panitia Penerimaan itu kalau sudah mengumpulkaan dari awal faktur-faktur, itu ya segera bisa dibuat berita acara penerimaan

sering saya jumpai misalnya penulian dikuitansi, terus referensi bank, terus penulisan PPK kadang juga salah misalnya APBN ditulis BLU, mungkin karena yang banyak itu BLU.

sekarang relative sedikit. Kalau duluya kadang-kadang ada karena dulu mengetik ulang, sekarang kan yang membuat adalah ULP jadi bisa dibuat atau dicopi dari kontraknya. Dulu pernah ada dari distributor ada pergantian pejabat yang berwenang tanda tangan. Dari sini semua panitia sudah tanda tangan, ternyata harus diganti nama pejabatnya, jadi terpaksa harus mengulang pembuatan Berita Acara lagi

102

No Materi Wawancara


Kepala Unit Layanan

Pengadaan


dan Mobilisasi Dana




Sekretaris Panitia

Penerimaan Alkes

baru lagi.

10 Apa saran saudara agar tidak terjadi keterlambataan proses administrasi pembayaran pada pengadaan perbekalan farmasi?

. Ya sarannya agar pembuatan berita

acaara penerimaan segera dibuat setelah

barang semuanya dikirim dan rekanan

diingatkan untuk segera menagih.

Terus untuk alat-alat jantung, biasanya

juga lama koordinasi antara depo dengan

user berapa penggunaannya terus

juga koordinasi dengan

distributornya, apalagi kalau

distributornya luar kota semarang

Ya, sebenarnya kita sudah sering

mengingatkan pada distributor untuk menagih, terus

pembuatan berita acara segera

dibuat, jika ada dokumen yang salah ya segera

diperbaiki.

Saya sudah berusaha dengan cash forecasting, mana yang mau

dibayar minggu ini, dirunut dari

belakang pak, perencanaan kas

saya itu untuk harian, data yang

akan saya bayarkan sampai disini, data

dari ULP ke verifikator itu

sebagai rencana pembayaran harian,yang

mingguan ini dari Surat Perjanjian

Kontrak. Solusinya ada petugas khusus

yang membuat kontrak. Terus yang Berita Acara yang tanda tangan itu ke situ (ULP), jangan

keliling minta tanda tangan

Kalau saran itu ya, kita sih tidak menghambat, ya saran saya mereka segera memasukkan tagihan, dan dokumen harus benar. Di sini tidak ada dokumen yang tertahan, kalau begitu sudah dikoreksi, kalau benar ya langsung dikirim ke Duwi di Farmasi, kalau benar akan segera dikirim ke sini lagi (ULP) kemudian langsung dinaikkan ke bagian PMD (Perbendaharaan dan Mobilisasi Dana). Kalau dari pemeriksaan PMD ada yang salah terus kembali ke sini, lha mereka itu dihubungi lama mengambikya dokumen ke sini,

Saran saya administrasi penagihannya antara penyedia dan Panitia Penerimaan harus tepat, dari sana para rekanan tepaat waktu menagih, juga dari sini tepat waktu membuat berita acara penerimaan

Saran saya ya mungkin perlu ditingkatkan komunikasi misalnya kalau ada berkas yang salah, terus disampaikan pada rekanan untuk segera diperbaiki. Kalau berita acara saya kira sudah cepat pembuatan dokumennya

Ya misalnya sebelum barang diterima oleh Panitia ya Sebaiknya Panitia itu dibekali Kontrak untuk mencocokkan, sehingga selesai pengiriman barang bisa segera dibuatkan Berita Acara. Sebaiknya juga pengirimaan barang itu yan diawal-awal bulan atau awal kontrak barang sudah terkirim semua sehingga, berita bisa segera dibuat.

103

No Materi Wawancara


Kepala Unit Layanan

Pengadaan


dan Mobilisasi Dana




Sekretaris Panitia

Penerimaan Alkes

terutama kalau rekanan itu dari luar kota misalnya Jakarta contohnya Maxwel dan Fondaco. Mereka tidak ada aperwakilan di Semaran, jadi kalau ada salah maka revisinya butuh waktu lama.

11 Apakah jumlah Suber Daya Manausia di bagian/instalasi saudara sudah mencukupi ?

SDM sudah mencukupi untuk perencanaan, disini ada dua orang Apoteker dan dibantu oleh 5 orang Tenaga Teknis Kefarmasian.

SDM mencukupi untuk membantu proses dokumen pengadaan, selain ada anggota kelompok kerja, disini juga staf yang membuat dokumen kontrak maupun berita acara, yang merekap pembelian juga sudah ada.

Ya, sudah cukup, di sini ada staf verifikator untuk pembeialn BLU dan ada staf untuk verifikasi pembelian dengan dana APBN, juga masig dibantu staf administrasi yang lain.

ANALISIS FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI … · Program Studi : Kajian Administrasi Rumah Sakit...

Documents

Transcript of ANALISIS FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI … · Program Studi : Kajian Administrasi Rumah Sakit...