Post on 03-Mar-2019
ANALISA DAN PERANCANGAN
SISTEM INFORMASI
PENJUALAN DAN PERSEDIAAN
PADA PT. ACON
Michael Kurnia, Edward Budi Sutanto dan Pieter
Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Abstrak
Metode penelitian analisis yang digunakan dalam menyusun laporan akhir skripsi ini adalah metode analisa dan perancangan sistem beriorentasi objek. Metode analisis dilakukan dengan metode studi lapangan berupa wawancara dan survey terhadap proses bisnis yang sedang berjalan. Selain itu juga berdasarkan teori-teori yang mendukung yang diperoleh dari buku-buku yang berkaitan dengan analisa dan perancangan sistem. Metode perancangan dilakukan dengan merancang model sistem yang diusulkan, rancangan basis data dan rancangan layar dialog.tujuan penelitian adalah merancang sistem informasi pada pt. Acon dengan mengembangkan sistem yang sedang berjalan saat ini yakni secara manual menjadi komputerisasi. Hasil yang dicapai adalah merancang sistem informasi yang sesuai dengan kebutuhan pt. Acon untuk mendukung proses penjualan dan persediaan pada perusahaan tersebut. Simpulan dari hasil penelitian yang dilakukan pada pt. Acon, dengan menerapkan sistem informasi maka pt. Acon akan dapat menghasilkan laporan yang lebih akurat dan dapat meningkatkan kinerja perusahaan tersebut dalam proses penjualan dan persediaan.
Kata Kunci
Analisa, Perancangan, Sistem Informasi, tunai, kredit, persediaan
PENDAHULUAN
1. Latar belakang Pada era saat ini, penggunaan sistem informasi dan teknologi sudah sangat
berkembang pesat, tetapi banyak perusahaan yang masih menggunakan sistem manual
dengan penggunaan buku-buku dan surat-surat, di sisi lain beberapa perusahan banyak
juga yang mulai beralih ke sistem terkomputerisasi. Hal ini terjadi karena perusahaan-
perusahaan membutuhkan sistem yang berbasiskan teknologi, yang memungkinkan
mereka lebih cepat dalam pengolahan data dan memungkinkan pengambilan
keputusan dengan hasil yang lebih akurat.
Menurut Al-Dalabeeh, El-Rahman kh. International Journal of Business and
Management7.12(Jun 2012, p97-106). “Accounting information systems necessary to
meet the requirements of modern management”, yang artinya, sistem informasi
akuntansi sangat diperlukan untuk menunjang persyaratan dari manajemen modern.
Menurut Piercy, Nigel F. The Journal of Business & Industrial Marketing25. 5
(2010): p349-359, The sales function must serve as a dynamic source of value
creation and innovation within the firm, yang artinya Fungsi penjualan harus
berfungsi sebagai sumber dinamis penciptaan nilai dan inovasi dalam perusahaan.
Dengan adanya sistem terkomputerisasi, maka perusahaan dapat mengurangi
permasalahan khususnya dalam pembelian, penjualan dan persediaan yang sering kali
menimbulkan redundansi data yang pada akhirnya dapat menimbulkan kesalahan
informasi.
Sistem terkomputerisasi juga mampu membantu kegiatan proses bisnis agar
dapat berjalan lebih cepat dari sistem manual. Selain itu proses penjualan kredit yang
relatif memerlukan proses yang lebih panjang, terutama pada saat penagihan piutang,
agar semuanya dapat tertagih dengan baik. Oleh karena itu, tuntutan akan sistem
terkomputerisasi yang di dukung oleh beberapa faktor lain seperti, sumber daya
manausia, jaringan internet, internal komputer dan external komputer guna
meningkatkan performa perusahaan semakin dibutuhkan oleh perusahaan khususnya
dalam memenangkan persaingan global.
Menurut Ang, Brahmawong (2009, p39.1) dalam Special Issue of the
International Journal of the Computer, the Internet and Management, Vol.17 No. SP1
berpendapat bahwa, “Revenue cycle is a critical cycle of a business, either the revenue
generates cash or credit.” Yang dapat diterjemahkan, “Siklus pendapatan merupakan
siklus yang kritis bagi sebuah perusahaan baik itu transaksi tunai maupun kredit.”
PT.ACON merupakan perusahaan yang memproduksi bata ringan yang
berkualitas, perusahaan tersebut sudah memiliki banyak partner bisnis atau kontraktor,
seperti: PT Summarecon Agung Tbk, Ciputra Group, dll. Dengan beberapa sertifikat
yang telah diraih, salah satunya dari ITB (Insitut Teknologi Bandung) sejak tahun
2007.
Saat ini semua sistem yang digunakan pada PT.ACON masih manual dan
belum terkomputerisasi hanya saja untuk mencatat laporan bulanan PT. ACON saat
ini menggunakan Ms.Excel. Sehingga saat ini masih banyak terjadi kesalahan dalam
proses penjualan dan persediaan tersebut seperti kesulitan dalam menyimpan data-data
penting dari pelanggan antara lain: daftar harga, contact pelanggan, no. rekening
pelanggan dan lain-lain.
Oleh karena itu, dibutuhkan sebuah analisa untuk mengetahui kebutuhan
sistem yang akan diterapkan pada PT. ACON tersebut. Selain itu kami juga akan
merancang sistem informasi penjualan dan persediaan untuk diterapkan pada PT.
ACON tersebut sebagai peralihan dari sistem manual ke sistem komputerisasi.
Berdasarkan pertimbangan di atas, maka kami tertarik untuk menyusun skripsi dengan
judul “Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan
Persediaan pada PT. ACON”.
2. Ruang lingkup
a. Pembahasan mengenai penjualan barang
Dalam proses perancangan sistem informasi ini akan dibuat sebuah sistem
yang dapat memudahkan pimpinan PT. ACON dalam mengawasi proses
penjualan barang dengan merancang sistem aplikasi penjualan, seperti:
penyimpanan data customer untuk mempersingkat waktu dalam melayani
pembayaran yang sudah menjadi customer tetap, membuat Surat Permintaan
Produk, pembuatan Sales Order, pencarian daftar harga barang, meng-update
harga jual barang, membuat limit kredit, memeriksa invoice yang jatuh tempo
dan membuat bukti pelunasan.
b. Pembahasan mengenai persediaan barang
Dalam proses perancangan sistem informasi ini akan dibuat sebuah sistem
yang dapat memudahkan pimpinan PT. ACON dalam mengecek persediaan
barang dengan merancang sistem aplikasi persediaan, seperti: mengetahui
stock barang yang baru masuk gudang dan stock barang yang keluar dari
gudang untuk dikirim kepada pelanggan.
3. Tujuan penelitian
Adapun tujuan dari penulisan skripsi ini adalah sebagai berikut:
1. Merancang sistem informasi penjualan barang sehingga dapat membantu
mempercepat proses operasional dalam setiap transaksi yang dilakukan.
2. Menganalisa dan meminimalisasikan kesalahan dari penjualan dan persediaan
barang.
3. Membantu PT. ACON untuk mengidentifikasi masalah-masalah dan
menganalisa kebutuhan sistem dari usernya.
4. Metodologi penelitian Metode yang digunakan untuk penulisan skripsi ini adalah sebagai berikut :
a. Studi Pustaka
Yaitu proses pencarian data dari berbagai sumber, seperti : buku-buku
ataupun pencarian informasi melalui internet yang berkaitan tentang analisa
dan perancangan sistem informasi. Studi pustaka ini juga dapat dilakukan
untuk mengetahui landasan teori yang dapat dijadikan acuan dalam penulisan
ini.
b. Wawancara
Yaitu proses mengumpulkan data yang diperlukan dengan memperoleh
informasi langsung dari sumbernya mengenai masalah yang berhubungan
dengan skripsi ini yang merupakan proses tanya jawab lisan maupun
komunikasi langsung dengan pihak terkait.
c. Observasi
Yaitu proses mengumpulkan data yang diperlukan dengan mengadakan
kunjungan langsung ke PT. ACON dengan pihak-pihak terkait untuk
mengetahui kinerja perusahaan tersebut.
d. Metode Analisis
Metode analisis dibagi menjadi beberapa tahap, yaitu :
1. Analisis metode sistem yang sedang berjalan
Berdasarkan hasil yang dikumpulkan dari observasi dan wawancara, maka
dilakukan analisis terhadap permasalahan yang dihadapi perusahaan.
2. Identifikasi masalah
Pada tahap ini dilakukan identifikasi masalah-masalah yang ada di dalam
perusahaan.
e. Metode Perancangan
Metode Perancangan yang digunakan dalam skripsi ini adalah
berdasarkan metode dari Satzinger yang merujuk pada dengan tahapan
perancangan sebagai berikut :
a. User Interface
b. Navigation Diagram
c. Class Diagram
d. State Chart Diagram
e. Use case Diagram
f. Use Case Description
g. Activity Diagram
h. Class Diagram
HASIL DAN PEMBAHASAN
1. Masalah yang dihadapi No. Masalah Usulan solusi
1. Kurangnya dokumen yaitu surat
barang masuk, bukti penerimaan
Membuat dokumen pendukung yaitu surat
barang masuk dan, bukti penerimaan.
2. Tidak ada laporan-laporan
perpindahan barang dan laporan usia
piutang.
Membuat laporan perpindahan barang dan
laporan piutang yang akan mendukung
pengambilan keputusan
3. Belum adanya penentuan limit kredit
yang jelas dan sesuai dengan
kredibilitas pelanggan
Penentuan kebijakan limit kredit bagi setiap
pelanggan berdasarkan Karakter, kepastian,
kondisi pelanggan.
4. Diperlukan waktu yang lama untuk
mengetahui stock barang digudang.
Membuat data entry untuk setiap barang masuk
dan barang keluar.
2. Rich picture usulan
Gambar rich picture usulan
Bagian akuntansi
Bagian penagihan
Bagian produksi
Bagian manajemen
Bagian gudang
pelanggan
Sales
Bagian keuangan
1. pesanan
2. data diri
3. SO
4. membayar
5. konfirm
asi pengiriman
6. surat jalan
7. surat jalan yang
sudah signed
8. invoice
9. daftar piutang10. menagih
11. membayar
12. SPB
13. mengirim barang produksi
14. bukti penerimaan barang
15. SBM
16. menyiapkan laporan yang dibutuhkan
17. laporan yang dibutuhkan
3. Use case usulan
Gambar usecase usulan
4. Class diagram usulan
Gambar class diagram usulan
1. User interface usulan
Tampilan form utama
Contoh tampilan Tr_sales Order
2. tampilan report dan print dari form
Tampilan Report Penjulana umum
Gambar print invoice
SIMPULAN
Dibutuhkan program aplikasi dan sistem database untuk membantu PT. ACON dalam
mendapatkan data yang lebih akurat. Selain itu, mencegah terjadinya human error.
Saran
Diperlukan adanya pengenalan dan pelatihan sistem kepada karyawan PT. ACON untuk
mencapai hasil maksimal.
Diperlukan adanya back up dan recovery data pada sistem yang baru untuk menghindari
hilangnya data setiap 2 minggu. Serta perawatan pada setiap hardware yang ada dengan
dilakukannya perawatan secara rutin selama 6 bulan sekali.
Refrensi
Al- Dalabeeh, Abed El- Rahman kh; Al- Zeaud, Hussein Ali. International Journal of
Business and Management7. 12 (Jun 2012): 97-106.
Al Sawalqa, Fawzi; Qtish, Atala. International Business Research5. 9 (Sep 2012): 128-137
Andrew Troelsen(2008).Pro C# 2008 and the .NET 3.5 Platform. Apress
Arif, Abubakar, Wibowo. (2008). Akuntansi Keuangan Dasar 1. (Edisi 3). Jakarta: PT.
Grasindo.
Assauri (2008). Manajemen Produks dan Operasi.Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi
Universitas Indonesia.
Assauri, Sofjan. (2008). Manajemen Produksi dan Operasi. Edisi Revisi. Penerbit Fakultas
Ekonomi Universitas Indonesia, Jakarta.
Bai, Xue; Nunez, Manuel; Kalagnanam, Jayant R. Information Systems Research23. 2 (Jun
2012): 453-473,593,595-596.
Fraser, Lyn M., Ormiston, Aileen., (2009) Understanding Financial Statement, eighth
edition, Pearson Prentice Hall
Gelinas,Jr., Ulric J., Dull, Richard B. (2010). Accounting Information Systems, 8th edition.
South Western Cengage Learning.
Gelinas, U. J. Jr., Dull, R. B. (2008). Accounting InFormation System. 7 th edition. Thomson
Learning, Canada.
Gelinas, Ulric J., Dull, Richard B. (2008). Accounting Information System (7th edition).
Canada: Thompson South Western.
Gelinas, Ulric J. Jr & Dull, Richard B. (2008). Accounting information systems.Seventh
Edition. Thomson, Canada.
Gitman, Lawrence J. (2009). Principle of Managerial Finance. 12th edition. Pearson
International edition, United Satates or Canada.
Gondodiyoto, S. (2007). Audit Sistem Informasi + Pendekatan Cobit (Edisi Revisi). Mitra
Wacana Media, Jakarta
Hall, James A. (2011). Introduction To Accounting Information Systems. 7th edition. South
Western Cengage Learning, USA.
Hall, James A.(2011).Introduction to Accounting Information Systems. Seventh Edition,
Cengage Learning, Canada
Ikatan Akuntansi Indonesia. (2009). Standar Akuntansi Keuangan Per 1 September 2009.
Jakarta: Salemba Empat.
Kieso, Donald E., Weygandt, Jerry J., Warfield, Terry D. (2010), Intermediate Accouting.
13th edition. John Willey & Sons, Inc, Asia.
Laudon, Kenneth C & Laudon, Jane P..(2010). Management Information System – Managing
The Digital Firm. Eleventh Edition, Pearson, United States
L. Mathiassen, A. Munk-Madsen, P. A. Nielsen and J. Stage. (2000).Object-Oriented
Analysis & Design(Major revision).English: Marko Publishing House
Lian, Jiexin; Hu, Zhaoxia; Shatz, Sol M. Software Quality Journal 16. 1 (Mar 2008): 45-78.
Mardiyanto, Handono. (2009). Intisari Manajemen Keuangan. Grasindo, Jakarta.
O’Brien, James A. & Marakas, George M.(2008). Management information
system.8thEdition. Mc Graw Hill International Edition, New York
Rainer, R.kelly Jr. & Cegielski ,Cosey G.. (2010). Introduction to Information Systems. Third
Edition.Wiley.
Rama, D.V; & Jones, F.L. diterjemahkan oleh M. Slamet Wibowo. (2008). Sistem Informasi
Akuntansi. (Buku-1). Bandung : Salemba Empat.
Rama, D.V; & Jones, F.L. diterjemahkan oleh M. Slamet Wibowo. (2008). Sistem Informasi
Akuntansi. (Buku-2). Bandung : Salemba Empat.
Rama, Dasaratha V., Jones, Fredrick L. (2008). Sistem informasi Akuntansi. Terjemahan Paul
A. Rajoe, dkk. Jakarta: Salemba Empat.
Salehi, Mahdi; Rostami, Vahab; Mogadam, Abdolkarim. International Journal of Economics
and Finance2. 2 (May 2010): 186-195.
Saringat, Mohd Zainuri; Herawan, Tutut; Ibrahim, Rosziati. Computer and Information
Science3. 2 (May 2010): 38-46.
Sexton, Glenn. Credit Management (Feb 2011): 36.
Stice, James D., Stice, Earl, Skousen, Fred. (2009). Akuntansi Keuangan. Edisi 16. Jakarta:
Salemba Empat.
Tokic, Marija; Spanja, Mateo; Tokic, Iva; Blazevic, Ivona. Annals of the Faculty of
Engineering Hunedoara9. 2 (2011): 165-168.
Waluyo. (2008). Akuntansi Pajak. Edisi Ke-1. Salemba Empat. Jakarta.
Warren, Carl S., Reeve, James M., Duchac, Jonathan E. (2011). Principles of Accounting
(24th edition). South Western: Cengage Learning.
Weygandt, Jerry J., Kimmel, Paul D., Kieso, Donald E. (2010). Accounting Principles. 9th
Edition. John Wiley and Sons Inc. , Asia.
Whitten, Jeffry L. & Bentley, Lonnie D. (2009). System analysis & design for the global
enterprise.7th Edition. McGraw-Hill, New York