ANALISA DAN PERANCANGAN

SISTEM INFORMASI

PENJUALAN DAN PERSEDIAAN

PADA PT. ACON

Michael Kurnia, Edward Budi Sutanto dan Pieter

Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia

Abstrak

Metode penelitian analisis yang digunakan dalam menyusun laporan akhir skripsi ini adalah metode analisa dan perancangan sistem beriorentasi objek. Metode analisis dilakukan dengan metode studi lapangan berupa wawancara dan survey terhadap proses bisnis yang sedang berjalan. Selain itu juga berdasarkan teori-teori yang mendukung yang diperoleh dari buku-buku yang berkaitan dengan analisa dan perancangan sistem. Metode perancangan dilakukan dengan merancang model sistem yang diusulkan, rancangan basis data dan rancangan layar dialog.tujuan penelitian adalah merancang sistem informasi pada pt. Acon dengan mengembangkan sistem yang sedang berjalan saat ini yakni secara manual menjadi komputerisasi. Hasil yang dicapai adalah merancang sistem informasi yang sesuai dengan kebutuhan pt. Acon untuk mendukung proses penjualan dan persediaan pada perusahaan tersebut. Simpulan dari hasil penelitian yang dilakukan pada pt. Acon, dengan menerapkan sistem informasi maka pt. Acon akan dapat menghasilkan laporan yang lebih akurat dan dapat meningkatkan kinerja perusahaan tersebut dalam proses penjualan dan persediaan.

Kata Kunci

Analisa, Perancangan, Sistem Informasi, tunai, kredit, persediaan

PENDAHULUAN

1. Latar belakang Pada era saat ini, penggunaan sistem informasi dan teknologi sudah sangat

berkembang pesat, tetapi banyak perusahaan yang masih menggunakan sistem manual

dengan penggunaan buku-buku dan surat-surat, di sisi lain beberapa perusahan banyak

juga yang mulai beralih ke sistem terkomputerisasi. Hal ini terjadi karena perusahaan-

perusahaan membutuhkan sistem yang berbasiskan teknologi, yang memungkinkan

mereka lebih cepat dalam pengolahan data dan memungkinkan pengambilan

keputusan dengan hasil yang lebih akurat.

Menurut Al-Dalabeeh, El-Rahman kh. International Journal of Business and

Management7.12(Jun 2012, p97-106). “Accounting information systems necessary to

meet the requirements of modern management”, yang artinya, sistem informasi

akuntansi sangat diperlukan untuk menunjang persyaratan dari manajemen modern.

Menurut Piercy, Nigel F. The Journal of Business & Industrial Marketing25. 5

(2010): p349-359, The sales function must serve as a dynamic source of value

creation and innovation within the firm, yang artinya Fungsi penjualan harus

berfungsi sebagai sumber dinamis penciptaan nilai dan inovasi dalam perusahaan.

Dengan adanya sistem terkomputerisasi, maka perusahaan dapat mengurangi

permasalahan khususnya dalam pembelian, penjualan dan persediaan yang sering kali

menimbulkan redundansi data yang pada akhirnya dapat menimbulkan kesalahan

informasi.

Sistem terkomputerisasi juga mampu membantu kegiatan proses bisnis agar

dapat berjalan lebih cepat dari sistem manual. Selain itu proses penjualan kredit yang

relatif memerlukan proses yang lebih panjang, terutama pada saat penagihan piutang,

agar semuanya dapat tertagih dengan baik. Oleh karena itu, tuntutan akan sistem

terkomputerisasi yang di dukung oleh beberapa faktor lain seperti, sumber daya

manausia, jaringan internet, internal komputer dan external komputer guna

meningkatkan performa perusahaan semakin dibutuhkan oleh perusahaan khususnya

dalam memenangkan persaingan global.

Menurut Ang, Brahmawong (2009, p39.1) dalam Special Issue of the

International Journal of the Computer, the Internet and Management, Vol.17 No. SP1

berpendapat bahwa, “Revenue cycle is a critical cycle of a business, either the revenue

generates cash or credit.” Yang dapat diterjemahkan, “Siklus pendapatan merupakan

siklus yang kritis bagi sebuah perusahaan baik itu transaksi tunai maupun kredit.”

PT.ACON merupakan perusahaan yang memproduksi bata ringan yang

berkualitas, perusahaan tersebut sudah memiliki banyak partner bisnis atau kontraktor,

seperti: PT Summarecon Agung Tbk, Ciputra Group, dll. Dengan beberapa sertifikat

yang telah diraih, salah satunya dari ITB (Insitut Teknologi Bandung) sejak tahun

2007.

Saat ini semua sistem yang digunakan pada PT.ACON masih manual dan

belum terkomputerisasi hanya saja untuk mencatat laporan bulanan PT. ACON saat

ini menggunakan Ms.Excel. Sehingga saat ini masih banyak terjadi kesalahan dalam

proses penjualan dan persediaan tersebut seperti kesulitan dalam menyimpan data-data

penting dari pelanggan antara lain: daftar harga, contact pelanggan, no. rekening

pelanggan dan lain-lain.

Oleh karena itu, dibutuhkan sebuah analisa untuk mengetahui kebutuhan

sistem yang akan diterapkan pada PT. ACON tersebut. Selain itu kami juga akan

merancang sistem informasi penjualan dan persediaan untuk diterapkan pada PT.

ACON tersebut sebagai peralihan dari sistem manual ke sistem komputerisasi.

Berdasarkan pertimbangan di atas, maka kami tertarik untuk menyusun skripsi dengan

judul “Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan

Persediaan pada PT. ACON”.

2. Ruang lingkup

a. Pembahasan mengenai penjualan barang

Dalam proses perancangan sistem informasi ini akan dibuat sebuah sistem

yang dapat memudahkan pimpinan PT. ACON dalam mengawasi proses

penjualan barang dengan merancang sistem aplikasi penjualan, seperti:

penyimpanan data customer untuk mempersingkat waktu dalam melayani

pembayaran yang sudah menjadi customer tetap, membuat Surat Permintaan

Produk, pembuatan Sales Order, pencarian daftar harga barang, meng-update

harga jual barang, membuat limit kredit, memeriksa invoice yang jatuh tempo

dan membuat bukti pelunasan.

b. Pembahasan mengenai persediaan barang

Dalam proses perancangan sistem informasi ini akan dibuat sebuah sistem

yang dapat memudahkan pimpinan PT. ACON dalam mengecek persediaan

barang dengan merancang sistem aplikasi persediaan, seperti: mengetahui

stock barang yang baru masuk gudang dan stock barang yang keluar dari

gudang untuk dikirim kepada pelanggan.

3. Tujuan penelitian

Adapun tujuan dari penulisan skripsi ini adalah sebagai berikut:

1. Merancang sistem informasi penjualan barang sehingga dapat membantu

mempercepat proses operasional dalam setiap transaksi yang dilakukan.

2. Menganalisa dan meminimalisasikan kesalahan dari penjualan dan persediaan

barang.

3. Membantu PT. ACON untuk mengidentifikasi masalah-masalah dan

menganalisa kebutuhan sistem dari usernya.

4. Metodologi penelitian Metode yang digunakan untuk penulisan skripsi ini adalah sebagai berikut :

a. Studi Pustaka

Yaitu proses pencarian data dari berbagai sumber, seperti : buku-buku

ataupun pencarian informasi melalui internet yang berkaitan tentang analisa

dan perancangan sistem informasi. Studi pustaka ini juga dapat dilakukan

untuk mengetahui landasan teori yang dapat dijadikan acuan dalam penulisan

ini.

b. Wawancara

Yaitu proses mengumpulkan data yang diperlukan dengan memperoleh

informasi langsung dari sumbernya mengenai masalah yang berhubungan

dengan skripsi ini yang merupakan proses tanya jawab lisan maupun

komunikasi langsung dengan pihak terkait.

c. Observasi

Yaitu proses mengumpulkan data yang diperlukan dengan mengadakan

kunjungan langsung ke PT. ACON dengan pihak-pihak terkait untuk

mengetahui kinerja perusahaan tersebut.

d. Metode Analisis

Metode analisis dibagi menjadi beberapa tahap, yaitu :

1. Analisis metode sistem yang sedang berjalan

Berdasarkan hasil yang dikumpulkan dari observasi dan wawancara, maka

dilakukan analisis terhadap permasalahan yang dihadapi perusahaan.

2. Identifikasi masalah

Pada tahap ini dilakukan identifikasi masalah-masalah yang ada di dalam

perusahaan.

e. Metode Perancangan

Metode Perancangan yang digunakan dalam skripsi ini adalah

berdasarkan metode dari Satzinger yang merujuk pada dengan tahapan

perancangan sebagai berikut :

a. User Interface

b. Navigation Diagram

c. Class Diagram

d. State Chart Diagram

e. Use case Diagram

f. Use Case Description

g. Activity Diagram

h. Class Diagram

HASIL DAN PEMBAHASAN

1. Masalah yang dihadapi No. Masalah Usulan solusi

1. Kurangnya dokumen yaitu surat

barang masuk, bukti penerimaan

Membuat dokumen pendukung yaitu surat

barang masuk dan, bukti penerimaan.

2. Tidak ada laporan-laporan

perpindahan barang dan laporan usia

piutang.

Membuat laporan perpindahan barang dan

laporan piutang yang akan mendukung

pengambilan keputusan

3. Belum adanya penentuan limit kredit

yang jelas dan sesuai dengan

kredibilitas pelanggan

Penentuan kebijakan limit kredit bagi setiap

pelanggan berdasarkan Karakter, kepastian,

kondisi pelanggan.

4. Diperlukan waktu yang lama untuk

mengetahui stock barang digudang.

Membuat data entry untuk setiap barang masuk

dan barang keluar.

2. Rich picture usulan

Gambar rich picture usulan

Bagian akuntansi

Bagian penagihan

Bagian produksi

Bagian manajemen

Bagian gudang

pelanggan

Sales

Bagian keuangan

1. pesanan

2. data diri

3. SO

4. membayar

5. konfirm

asi pengiriman

6. surat jalan

7. surat jalan yang

sudah signed

8. invoice

9. daftar piutang10. menagih

11. membayar

12. SPB

13. mengirim barang produksi

14. bukti penerimaan barang

15. SBM

16. menyiapkan laporan yang dibutuhkan

17. laporan yang dibutuhkan

3. Use case usulan

Gambar usecase usulan

4. Class diagram usulan

Gambar class diagram usulan

1. User interface usulan

Tampilan form utama

Contoh tampilan Tr_sales Order

2. tampilan report dan print dari form

Tampilan Report Penjulana umum

Gambar print invoice

SIMPULAN

Dibutuhkan program aplikasi dan sistem database untuk membantu PT. ACON dalam

mendapatkan data yang lebih akurat. Selain itu, mencegah terjadinya human error.

Saran

Diperlukan adanya pengenalan dan pelatihan sistem kepada karyawan PT. ACON untuk

mencapai hasil maksimal.

Diperlukan adanya back up dan recovery data pada sistem yang baru untuk menghindari

hilangnya data setiap 2 minggu. Serta perawatan pada setiap hardware yang ada dengan

dilakukannya perawatan secara rutin selama 6 bulan sekali.

Refrensi

Al- Dalabeeh, Abed El- Rahman kh; Al- Zeaud, Hussein Ali. International Journal of

Business and Management7. 12 (Jun 2012): 97-106.

Al Sawalqa, Fawzi; Qtish, Atala. International Business Research5. 9 (Sep 2012): 128-137

Andrew Troelsen(2008).Pro C# 2008 and the .NET 3.5 Platform. Apress

Arif, Abubakar, Wibowo. (2008). Akuntansi Keuangan Dasar 1. (Edisi 3). Jakarta: PT.

Grasindo.

Assauri (2008). Manajemen Produks dan Operasi.Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi

Universitas Indonesia.

Assauri, Sofjan. (2008). Manajemen Produksi dan Operasi. Edisi Revisi. Penerbit Fakultas

Ekonomi Universitas Indonesia, Jakarta.

Bai, Xue; Nunez, Manuel; Kalagnanam, Jayant R. Information Systems Research23. 2 (Jun

2012): 453-473,593,595-596.

Fraser, Lyn M., Ormiston, Aileen., (2009) Understanding Financial Statement, eighth

edition, Pearson Prentice Hall

Gelinas,Jr., Ulric J., Dull, Richard B. (2010). Accounting Information Systems, 8th edition.

South Western Cengage Learning.

Gelinas, U. J. Jr., Dull, R. B. (2008). Accounting InFormation System. 7 th edition. Thomson

Learning, Canada.

Gelinas, Ulric J., Dull, Richard B. (2008). Accounting Information System (7th edition).

Canada: Thompson South Western.

Gelinas, Ulric J. Jr & Dull, Richard B. (2008). Accounting information systems.Seventh

Edition. Thomson, Canada.

Gitman, Lawrence J. (2009). Principle of Managerial Finance. 12th edition. Pearson

International edition, United Satates or Canada.

Gondodiyoto, S. (2007). Audit Sistem Informasi + Pendekatan Cobit (Edisi Revisi). Mitra

Wacana Media, Jakarta

Hall, James A. (2011). Introduction To Accounting Information Systems. 7th edition. South

Western Cengage Learning, USA.

Hall, James A.(2011).Introduction to Accounting Information Systems. Seventh Edition,

Cengage Learning, Canada

Ikatan Akuntansi Indonesia. (2009). Standar Akuntansi Keuangan Per 1 September 2009.

Jakarta: Salemba Empat.

Kieso, Donald E., Weygandt, Jerry J., Warfield, Terry D. (2010), Intermediate Accouting.

13th edition. John Willey & Sons, Inc, Asia.

Laudon, Kenneth C & Laudon, Jane P..(2010). Management Information System – Managing

The Digital Firm. Eleventh Edition, Pearson, United States

L. Mathiassen, A. Munk-Madsen, P. A. Nielsen and J. Stage. (2000).Object-Oriented

Analysis & Design(Major revision).English: Marko Publishing House

Lian, Jiexin; Hu, Zhaoxia; Shatz, Sol M. Software Quality Journal 16. 1 (Mar 2008): 45-78.

Mardiyanto, Handono. (2009). Intisari Manajemen Keuangan. Grasindo, Jakarta.

O’Brien, James A. & Marakas, George M.(2008). Management information

system.8thEdition. Mc Graw Hill International Edition, New York

Rainer, R.kelly Jr. & Cegielski ,Cosey G.. (2010). Introduction to Information Systems. Third

Edition.Wiley.

Rama, D.V; & Jones, F.L. diterjemahkan oleh M. Slamet Wibowo. (2008). Sistem Informasi

Akuntansi. (Buku-1). Bandung : Salemba Empat.

Rama, D.V; & Jones, F.L. diterjemahkan oleh M. Slamet Wibowo. (2008). Sistem Informasi

Akuntansi. (Buku-2). Bandung : Salemba Empat.

Rama, Dasaratha V., Jones, Fredrick L. (2008). Sistem informasi Akuntansi. Terjemahan Paul

A. Rajoe, dkk. Jakarta: Salemba Empat.

Salehi, Mahdi; Rostami, Vahab; Mogadam, Abdolkarim. International Journal of Economics

and Finance2. 2 (May 2010): 186-195.

Saringat, Mohd Zainuri; Herawan, Tutut; Ibrahim, Rosziati. Computer and Information

Science3. 2 (May 2010): 38-46.

Sexton, Glenn. Credit Management (Feb 2011): 36.

Stice, James D., Stice, Earl, Skousen, Fred. (2009). Akuntansi Keuangan. Edisi 16. Jakarta:

Salemba Empat.

Tokic, Marija; Spanja, Mateo; Tokic, Iva; Blazevic, Ivona. Annals of the Faculty of

Engineering Hunedoara9. 2 (2011): 165-168.

Waluyo. (2008). Akuntansi Pajak. Edisi Ke-1. Salemba Empat. Jakarta.

Warren, Carl S., Reeve, James M., Duchac, Jonathan E. (2011). Principles of Accounting

(24th edition). South Western: Cengage Learning.

Weygandt, Jerry J., Kimmel, Paul D., Kieso, Donald E. (2010). Accounting Principles. 9th

Edition. John Wiley and Sons Inc. , Asia.

Whitten, Jeffry L. & Bentley, Lonnie D. (2009). System analysis & design for the global

enterprise.7th Edition. McGraw-Hill, New York