PELAKSANAAN PENGENTRIAN DATA ARSIP INAKTIF
PADA KEMENTERIAN PERTANIAN
REPUBLIK INDONESIA
JAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan Diploma III
USWATUL HASANAH
21140022
Program Studi Sekretari
Akademi Sekretaris dan Manajemen Bina Sarana Informatika
Jakarta
2017
KATAPENGANTAR
Puji syukur kami ucapkan kepada tuhan yang Maha Esa,yangtelah
melimpahkankarunia-Nya,sehingga pada akhirnyapenulisdapat
menyelesaikantugasinidenganbaik.Dimana tugasakhirinipenulissajikandalam
bentukbukuyangsederhana. Adapun judul tugas akhir, yang penulis ambil
sebagai berikut, “Pelaksanaan Pengentian Data Arsip Inaktif Pada
Kementrian Pertanian RI Jakarta”.
Tujuanpenulisantugasakhirinidibuatsebagaisalah satu syaratkelulusan
ProgramDiploma IIIAkademi Sekretari dan Manajemen BSI Jakarta.
Sebagaibahanpenulisandiambilberdasarkan
hasilpenelitian(eksperimen),observasidanbeberapasumberliteraturyang
mendukung penulisanini.Penulismenyadari bahwa tanpa bimbingan dan
dorongan dari semua pihak, maka penulisan tugas akhir ini tidak akan lancar.
Oleh karena itu pada kesempatan ini, izinkanlah penulis menyampaikanucapan
terimakasih kepada:
1. Direktur Akademi Sekretari dan Manajemen BSI Jakarta
2. Ketua ProgramStudiSekretariAkademi Sekretari dan Manajemen BSI
Jakarta.
3. IbuRatnawaty Marginingsih, SE,M.M, selaku Dosen PembimbingTugas
Akhir.
4. Bapak Bryan Givan, SE.,selaku Asisten PembimbingTugas Akhir.
5. Ibu Luh Putu Yuni A, SE, MM. selaku Kepala Subbagian Kearsipan
6. Bapak Lucki Engel Karwur, S.Hum selaku Arsiparis Ahli Kementrian
Pertanian Republik Indonesia.
7. Ucapanterimakasihditujukankepadakeluargapenulis,terutamaorangtua,
saudara-saudarayang telahsangatmembantudalammendorong,menyarankan
penulis untuk menyelesaikan tugas akhir ini.
8. Mybestfriendyangselalumemberikandukunganuntukmenyelesaikantugasakhi
r ini.
9. Ucapanterima kasih ditujukan kepada teman-teman 21.6A.02 atas waktunya
saat kitabersama-sama.
Serta semua pihak yang terlalu banyak untuk disebut satu persatu
sehinggaterwujudnyapenulisanini.Penulismenyadaribahwapenulisantugasakhir
inimasihjauhsekalidarisempurna,untukitupenulismohonkritikdan saranyang
bersifat membangun demi kesempurnaan penulisan dimasayangakan datang.
Akhirkatasemogatugasakhirinidapatberguna bagipenuliskhususnya dan
bagi parapembacayangberminat padaumumnya.
Jakarta, 22 Juni 2017
Penulis
Uswatul Hasanah
ABSTRAK
Uswatul Hasanah (21140022), Pelaksanaan Pengentrian Data Arsip Inaktif
Pada Kementerian Pertanian RI Jakarta,
Pelaksanaan pengentrian data arsip inaktif dibutuhkan penanganan yang efektif
agar memperoleh hasil data yang baik. Dalam pelaksanaan pengentrian data arsip
inaktif dibutuhkan karyawan yang memiliki kemampuan dan pengetahuan teknik
komputer, cerdas, jujur, disiplin, loyalitas dan bertanggung jawab. Penelitian ini
bertujuan untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan pengentrian data arsip inaktif
pada Kementerian Pertanian RI Jakarta. Metode penelitian yang digunakan adalah
penelitian deskriptif dengan menggunakan pendekatan kualitatif dengan
melakukan observasi, wawancara dan dokumentasi. Untuk mencapai dalam
pelaksanaan pengentrian data arsip inaktif dimulai dari pengelompokan surat,
pemberian kode, meyortir surat, menginput surat, menempatkan surat dan
disimpan (diarsipkan). Dalam pelaksanaan pengentrian data arsip inaktif
Kementerian Pertanian RI Jakarta melibatkan beberapa bagian yaitu Kepala Biro
Umum, Kepala Bagian Kearsipan dan Subbagian Kearsipan. Pelaksanaan
pengentrian data arsip inaktif pada Kementerian Pertanian RI Jakarta memiliki
karyawan yang profesional dan cekatan dalam menjalankan tugasnya.
Kata Kunci: Pengentrian Data Arsip Inaktif
ABSTRACT
Uswatul Hasanah (21140022), Implemention the inactive archive data entry of
Kementerian Pertanian RI Jakarta,
Implemention the inactive archive data entry is required effective handling in
order to obtain good data results. In the implemention the inactive archive data
entry it takes employees who have the ability and knowledge of computer
techniques, smart, honest, disipline, loyalty and responsibility. This study aims to
determine how to the implementation the inactive archive data entry of
Kementerian Pertanian RI Jakarta. The research method used is descriptive
research using qualitative approach by doing observation, interview, and
documentation. To achieve in the Implemention the inactive archive data entry
start from grouping letters, coding, sorting letters, inpitting letters, placing letters
and filling (archived). In the implemention the inactive archive data entry of
Kementerian Pertanian RI Jakarta ivolves some parts is kepala biro umum,
kepala bagian kearsipan and subbagian kearsipan. Implemention the inactive
archive data entry of Kementerian Pertanian RI Jakarta having a professional
and skilled employees in performing their duites.
Key Word: Inactive archive data entry
i
DAFTAR ISI
Halaman
Lembar Judul Tugas Akhir...................................................................................... i
Lembar Pernyataan Keaslian Tugas Akhir.............................................................. ii
Lembar Pernyataan Persetujuan Publikasi Karya Ilmiah.......................................iii
Lembar Persetujuan dan Pengesahan Tugas Akhir.................................................iv
Lembar Konsultasi Tugas Akhir..............................................................................v
Kata Pengantar.......................................................................................................vii
Abstrak....................................................................................................................ix
Daftar Isi.................................................................................................................xi
Daftar Gambar......................................................................................................xiii
Daftar Lampiran....................................................................................................xiv
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang.............................................................................. 1
1.2. Rumusan Masalah......................................................................... 2
1.3. Tujuan dan Manfaat ..................................................................... 2
1.4. Metode Pengumpulan Data........................................................... 3
1.5. Ruang Lingkup.............................................................................. 4
1.6. Sistematika Penulisan .................................................................. 5
BAB II LANDASAN TEORI
2.1. Pengertian Pengentrian Data..........................................................7
2.2. Pengertian Arsip.......... ..................................................................7
2.3. Fungsi dan Nilai Guna Arsip..........................................................8
2.4. Pengelolaan dan penataan arsip Inaktif........................................12
BAB III PEMBAHASAN
3.1. Tinjauan Umum Organisasi
3.1.1. Sejarah Kearsipan Kementrian Pertanian...........................15
3.1.2. Visi dan Misi Unit Kearsipan Kementrian Pertanian.........17
3.1.3. Struktur Organisasi Subbagian Kearsipan.........................17
3.1.4. Kegiatan Subbagian Kearsipan..........................................20
3.2. Hasil Penelitian
3.2.1. Data-data Arsip Inaktif yang di Entry................................27
3.2.2. Proses Penginputan Data Arsip Inaktif..............................27
3.2.3.Kendala Dan Cara Mengatasi Arsip Inaktif Pada
Kementerian Pertanian.......................................................32
BAB 1V PENUTUP
4.1. Kesimpulan...................................................................................34
4.2. Saran.............................................................................................34
ii
DAFTAR PUSTAKA...........................................................................................36
DAFTAR RIWAYAT HIDUP............................................................................37
SURAT KETERANGAN PKL...........................................................................38
LAMPIRAN..........................................................................................................39
iii
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar III.1 Struktur Organisasi...........................................................................18
Gambar III.2 Flowchart Penginputan Data Arsip Inaktif.......................................28
Gambar III.3 Laporan Input Surat Keluar Mentan Kode KU................................30
Gambar III.4 Laporan Input Surat Masuk Setjen Tanpa Kode..............................31
Gambar III.5 Laporan Input Surat Keputusan Mentan Kode PL...........................31
iv
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
A.1. Hasil Wawancara............................................................................................39
B.1. Struktur Organisasi Kementerian Pertanian RI Jakarta..................................41
C.1. Contoh Surat Keputusan Sekretariat Jenderal................................................42
C.2. Contoh Surat Keputusan Menteri Pertanian...................................................44
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Pesatnya perkembangan Ilmu Pengetahuan, Teknologi dan Informasi
dewasa ini sangat berpengaruh terhadap dunia bisnis dan pendidikan. Dunia
pendidikan dituntut untuk dapat menciptakan sumber daya manusia yang mampu
beradaptasi dengan lingkungan pekerjaan serta memiliki inisiatif dan kreatif tanpa
mengabaikan ketaqwaan seiring dengan perkembangan dan kemajuan zaman.
Oleh karena itu, kerjasama pendidikan dengan dunia usaha maupun di dalam
lembaga pemerintahan dan masyarakat haruslah sejalan, sehingga timbul
keterpaduan yang sempurna, dimana semua unsur yang terkait dapat berperan
sebagaimana yang diharapkan.
Pada dasarnya keberadaan arsip pada lingkungan perkantoran tidak dapat
dilepaskan dari pelaksanaan kegiatan yang dilaksanakan oleh suatu organisasi.
Dalam arti arsip secara otomatis sebagai hasil pelaksanaan kegiatan administrasi.
Arsip sebagai salah satu bukti berjalannya suatu fungsi instansi atau organisasi.
Arsip merupakan salah satu sumber informasi dalam suatu organisasi.
Mengingat pentingnya masalah kearsipan dalam pelaksanaan administrasi
di Kementrian Pertanian Republik Indonesia, maka hal inilah yang mendorong
Penulis untuk memilih judul “ Pelaksanaan Penginputan Data Arsip Inaktif
pada Kementrian Pertanian RI Jakarta “.
2
1.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan pembahasan tugas akhir yang berjudul pelaksanaan
pengentrian data arsip inaktif pada Kementerian Pertanian RI Jakarta yang
diambil penulis, maka masalah yang dibahas dapat dirumuskan sebagai berikut :
1. Data apa saja yang di entri pada subbagian kearsipan Kementrian Pertanian
RI Jakarta ?
2. Bagaimana pelaksanaan pengentrian data arsip inaktif pada Kementrian
Pertanian RI Jakarta?
3. Apa saja kendala dan cara mengatasinya dalam pelaksanaan pengentrian data
arsip inaktif pada Kementrian Pertanian RI Jakarta ?
1.3. Tujuan dan Manfaat
Dari pembahasan tugas akhir yang berjudul pelaksanaan pengentrian data
arsip inaktif pada Kementerian Pertanian RI Jakarta yang di ambil penulis. Ada
beberapa tujuan dari penulisan tugas akhir ini antara lain :
1. Untuk mengetahui data arsip yang di entri pada subbagian kearsipan
Kemenetrian Pertanian RI Jakarta
2. Untuk mengetahui mengenai pelaksanaan pengentrian data arsip pada
Kementerian Pertanian RI Jakarta.
3. Untuk mengetahui mengenai kendala dalam pelaksanaan pengentrian data
arsip pada Kementerian Pertanian RI Jakarta.
3
Sedangkan dalam pembahasan tugas akhir ini juga memiliki manfaat dari
penulisan tugas akhir ini antara lain :
1. Manfaat bagi Penulis
Untuk menambah pengetahuan dan pengalaman serta wawasan mengenai
pelaksanaan pengentrian data arsip inaktif pada kementerian pertanian RI
Jakarta
2. Manfaat bagi Instansi
Sebagai bahan-bahan masukan yang positif mengenai pelaksanaan
pengentrian data arsip inaktif pada kementerian pertanian RI Jakarta yang
baik dan benar. Sehingga diharapkan dapat menjadi acuan bagi instasi untuk
melakukan evaluasi jika terdapat kekurangan.
3. Manfaat bagi Pembaca
Penulisan tugas akhir ini diharapkan bermanfaat untuk menambah wawasan
dan pengetahuan tentang pentingnya pelaksanaan pengentrian data arsip
dalam suatu perusahaan atau instansi.
1.4. Metode Pengumpulan Data
Dalam melakukan pengumpulan data penulis menggunakan beberapa
metode antara lain :
1. Metode Observasi
Observasi yang dilakukan penulis merupakan metode pengamatan dan
pencatatan secara sistematis terhadap objek yang diselidiki. Jadi penulis
menyelidiki secara langsung yang menyangkut sistem kerja atau operasional
perusahaan dalam mengumpulkan sebuah data dari instansi kearsipan. Penulis
4
melakukan observasi di Gedung Kearsipan Kementerian Pertanian Republik
Indonesia Jakarta.
2. Metode Wawancara
Wawancara merupakan cara pengumpulan data yang dilakukan penulis
dengan cara tanya jawab. Dalam wawancara ini penulis melakukannya pada
pegawai yang khusus menangani tentang masalah yang ada di kantor tersebut.
Penulis melakukan wawancara dengan Ibu Rosqi Nurani M, A.md.
3. Metode Dokumentasi
Metode dokumentasi ini dilakukan oleh penulis sebagai bahan pelengkap
sekaligus perbandingan penulis dengan cara mencatat, membaca dan
mengumpulkan data-data yang dibutuhkan dari berbagai buku materi yang
berkaitan. Penulis hanya memilih hal-hal yang berguna dan berhubungan
dengan judul penyusunan laporan tugas akhir.
1.5. Ruang lingkup
Pembahasan pada penulisan laporan tugas akhir ini hanya dibatasi
mengenai, data apa saja yang di entry, pelaksanaan dan kendala dalam
pengentrian data arsip di Kementrian Pertanian Pasar Minggu Jakarta periode
Maret 2017.
5
1.6. Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan merupakan uaraian mengenai susunan dari penulis
itu sendiri yang dibuat secara teratur dan terperinci, sehingga dapat memberikan
gambaran secara menyeluruh. Berikut sistematika penulisan tugas akhir ini terdiri
dari 4 (empat) bab yaitu:
BAB I PENDAHULUAN
Pada bab satu ini, penulis menguraikan tentang gambaran umum
penyusunan tugas akhir yang mencakup latar belakang penulisan,
menentukan perumusan masalah, tujuan dan manfaat dalam
melakukan penelitian, metode yang digunakan dalam pengumpulan
data, ruang lingkup pembahasan serta sistematika penulisan yang
menggambarkan garis besar atau pokok-pokok penulisan secara
menyeluruh.
BAB II LANDASAN TEORI
Pada bab dua, penulis membahas mengenai pengertian arsip, fungsi
dan nilai guna arsip, pengelolaan dan pengentrian data arsip inaktif,
dan pengelolaan arsip inaktif yang tidak teratur.
BAB III PEMBAHASAN
Pada bab tiga, penulis membahas mengenai tinjauan Subbagian
kearsipan Kementrian Pertanian yang meliputi sejarah, visi dan
misi, struktur organisasi, tugas dan fungsi sertaorganisasi dan
menejemen.
6
BAB IV PENUTUP
Pada bab terakhir, penulis memberikan kesimpulan yang diambil
dari isi pembahasan data penelitian dan memberikan saran-saran
dari hasil permasalahan yang telah disimpulkan.
7
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Pengertian Pengentrian Data Arsip
Menurut Sutarman (2009: 121) “Entri adalah alat yang digunakan untuk
menerima masukan data dan program yang akan di proses di dalam
komputer. Entri menjadi bagian dari sistem komputer karena sistem
merupakan kesatuan dari beberapa komponen yang saling berkaitan dan
saling terhubung. Sehingga dengan adanya entri maka sistem komputer
akan berjalan sesuai dengan keinginan. Entri berfungsi sebagai media
untuk memasukkan data dari luar ke dalam suatu unit prosessor untuk
diolah dengan tujuan menghasilkan informasi yang diperlukan”.
Menurut Ladjamudin (2005:62) “data adalah sebagai diskripsi dari suatu
kejadian yang dihadapi”.
Menurut Marakas (2011:34) menyatakan bahwa “data merukapan fakta-
fakta mentah, observasi mengenai fenomena fisik atau transaksi bisnis”.
Menurut Kumorotomo dan Margono (2011:11) “data adalah fakta yang
sedang tidak digunakan pada proses keputusan, biasanya dicatat dan diarsipkan
tanpa maksud untuk segera diambil kembali untuk pengmbilan keputusan.
2.2. Pengertian Arsip
“Arsip berasal dari Bahasa Yunani, yaitu arche, yang kemudian berubah
menjadi archea, lalu berubah lagi menjadi archeon. Arche artinya
permulaan, jabatan atau fungsi kekuasaan peradilan dan archea artinya
dokumen atau catatan mengenai permasalahan. Dalam Bahasa Indonesia,
arsip berarti tempat penyimpanan naskah atau dokumen penting”. Haryadi
(2009:42)
Menurut Deserno dkk yang dikutip dalam Sukoco (2007:82) mengatakan
bahwa “Arsip sebagai dokumen dalam semua media yang mempunyai nilai
historis atau hukum sehingga dapat disimpan secara permanen”.
8
Sedarmayanti (2001:43) menyatakan bahwa “Arsip adalah setiap catatan
atau bergambar yang memuat keterangan mengenai suatu hal atau peristiwa yang
dibuat untuk suatu keperluan”.
Sugiarto (2005:5) ”Arsip adalah kumpulan dokumen yangdisimpan secara
teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan
dapat cepat ditemukan kembali.”
Menurut Maryati (2008:114) “arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam
bentuk gambar atau bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai suatu
pokok persoalan atau peristiwa-peristiwa yang masih berguna dan diperlukan
sewaktu-waktu di masa mendatang”.
2.3. Fungsi dan Nilai Guna Arsip
1. Fungsi Arsip
Menurut Ibnu Sutowo (2002:111) Fungsi arsip menurut Pasal 2 Undang-undang
No. 7 tahun 1971 dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu :
a. Arsip Dinamis
Arsip Dinamis adalah arsip yang diperlukan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan
adinistrasi Negara. Singkatnya dapat dikatakan bahwa arsip yang masih
digunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
Selanjutnya arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dibedakan
menjadi :
9
1) Arsip Aktif adalah arsip-arsip yang masih dipergunakan bagi
kelangsungan kerja. Jadi, arsip ini masih ada di tempat-tempat unit
pengelola dalam masa transisi antara aktif dan in-aktif.
2) Arsip Semi Aktif adalah arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya
sudah mulai menurun dalam masa transisi antara arsip aktif dan
arsip in-aktif.
3) Arsip in-aktif atau arsip semi statis adalah arsip-arsip yang jarang
sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.
b. Arsip Statis
Arsip Statis yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, penyelenggaraan, kehidupan kebangsaan pada umumnya,
maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara.
Singkatnya dapat dikatakan bahwa arsip statis adalah arsip yang sudah
tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-
hari.
2. Nilai Guna Arsip
Menurut Reitzfeld dalam The Liang Gie (2009:117), ada 6 (enam) kegunaan arsip
yaitu:
a. Arsip dengan nilai informasi adalah arsip yang memiliki nilai bahan
informasi atau pemberitahuan, contoh arsip bernilai informasi misalnya
pengumunam hari libur, pemberitahuan apel bendera, penerimaan pegawai
baru, surat undangan.
b. Arsip bernilai kegunaan administrasi adalah arsiip yang di pergunakan dalam
proses kegiatan organisasi dalam mencapai tujuannya, seperti arsip ketentuan
10
atau kebijakan yang dikeluarkan pimpinan organisasi, prosedur atau metode
kerja, program kerja, rencana induk pengembangan organisasi, petunjuk
pelaksanaan tugas atau juklak, uraian tugas pegawai.
c. Arsip dengan nilai kegunaan hukum terbagi menjadi 3 (tiga) yang terdiri dari:
1) Arsip yang mengandung peraturan-peraturan dan ketentuan yang
berlaku untuk orang banyak, contoh peraturan-peraturan yang
berkenaan dengan penuntutan perkara, peraturan-peraturan yang
mengatur perniagaan jual beli dan segala undang-undang peraturan dan
ketentuan yang harus ditaati oleh semua warga negara.
2) Arsip yang digunakan sebagi alat atau bahan pembuktian dalam suatu
kejadian hukum, contoh akte pendirian perusahaan, yayasan, organisasi,
surat perjanjian atau kontrak, surat kuasa, kuitansi, berita acara, akte
kelahiran dan surat wasiat.
3) Segala keputusan atau pertimbangan yang ditentukan oleh hakim dalam
pengadilan.
d. Arsip dengan nilai kegunaan sejarah terbagi menjadi 2 (dua) yang terdiri dari:
1) Arsip yang menggambarkan kejadian atau peristiwa di masa lampau
seperti laporan tahunan, notulen atau risalah rapat, sejarah berdirinya
suatu perusahaan, buku peringatan, gambar atau foto terjadinya
peristiwa.
2) Arsip yang dapat mengingatkan kembali terjadinya suatu peristiwa,
naskah proklamasi kemerdekaan Republik Indonesia, Naskah Sumpah
Pemuda, Surat Perintah Sebelas Maret (Supersemar).
11
e. Arsip yang mempunyai nilai kegunaan ilmiah adalah arsip yang dipergunakan
untuk kepentingan pengembangan ilmu pengetahuan dan penelitian, contoh
hasil karya ilmiah para ahli atau cendekia dan laporan-laporan hasil peneliti
ilmiah oleh para ahli.
f. Arsip yang bernilai keuangan adalah arsip yang berhubungan dengan masalah
keuangan atau berisi tentang masalah keuangan, contoh kuitansi pembayaran,
bon penjulan, surat pertanggungjawaban (SPJ), surat perintah membayar
(SPM), surat perintah menerima uang , laporan keuangan (neraca laba rugi),
anggaran pendapatan dan belanja perusahaan, berita acara penerimaan
barang.
3. Maksud dan Tujuan Kearsipan
Menurut Barthos (2007:127) maksud dan tujuan kearsipan sebagai berikut :
a. Maksud Kearsipan
Maksud Kearsipan adalah agar tercipta suatu pengertian atau
pemahaman tata cara yang seragam dalam penyelenggaraan arsip
di lingkungan perusahaan.
b. Tujuan Kearsipan
1) Sebagai bahan pertanggung jawaban perusahaan tentang
pelaksanan dan pengelolaan perusahaan perlu untuk
mempersiapkan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi
perusahaan.
2) Agar unit-unit kerja tidak dibebani dengan penyimpanan arsip
yang tidak perlu lagi.
12
2.4. Pengelolaan dan Penataan Arsip Inaktif
Menurut Ali Muhidin (2016:217) Tahapan kegiatan dalam pengelolaan dan
penataan arsip inaktif adalah sebagai berikut:
1. Pemilahan
Langkah awal pemilahan arsip adalah memisahkan antara arsip dengan non
arsip serta duplikasi arsip yang berlebihan. Non arsip dapat berupa :
formulir dan blanko kosong, ordner, sampul, dll. Bahan-bahan non arsip ini
dapat dimusnahkan.
2. Pemberkasan atau pengelompokan arsip
Pemberkasan dapat dilakukan menggunakan prinsip aturan asli namun
apabila kesulitan dapat dilakukan dengan menggunakan prinsip asal-usul
sehingga dapat ditentukan penggolongan atau pengelompokan berdasarkan
series (kesamaan jenis), rubrik ( kesamaan permasalahan), dosier
(kesamaan urusan/kegiatan).Dalam praktek kerja lapangan atau magang ini
diggunakan prinsip asal-usul.
3. Pendeskripsian
Pendeskripsian adalah kegiatan perekaman isi informasi yang ada pada
setiap berkas arsip ke dalam sebuah kartu deskripsi. Kartu deskripsi
berukuran 10 X 15 cm. Kartu deskripsi berisikan informasi : bentuk redaksi,
uraian arsip atau surat, tingkat perkembangan, tanggal, bentuk luar.
4. Pembuatan skema pengelompokan arsip
Pembuatan skema pengelompokan arsip yaitu pembuatan klasifikasi
masalah sebagai dasar untuk menyusun kartu-kartu deskripsi. Peyusunan
ini bisa berdasarkan pola klasifikasi, struktur organisasi, tupoksi, atau
13
kombinasi dalam pembuatan skema pengelompokan arsip ini bisa
berdasarkan pola klasifikasi
5. Manuver kartu deskripsi
Manuver kartu deskripsi adalah penggabungan kartu deskripsi berdasarkan
pola klasifikasi arsip.
6. Memberikan nomor definitif pada kartu deskripsi
Yaitu memberikan nomor tetap pada kartu deskripsi.Nomor urut tersebut
digunakan sebagai nomor penyimpanan berkas.
7. Manuver berkas
Manuver berkas yaitu proses penggabungan berkas arsip yang mempunyai
kesamaan masalah serta disusun sesuai skema.
8. Memasukkan arsip ke dalam folder
Berkas yang telah disusun dimasukkan kedalam folder dan diberi kode
masalah arsip dan nomor urut arsip.
9. Pembungkusan Arsip
Berkas yang telah dimasukkan ke dalam folder dibungkus menggunakan
kertas kissing
10. Memasukkan folder kedalam boks dan pelabelan boks
Folder arsip yang telah dibungkus dimasukkan kedalam boks kemudian
boks arsip tersebut diberi nomor sesuai nomor urut, dan dalam setiap pokok
penomoran dimulai dari nomor 1(satu). Setiap boks hanya berisi satu jenis
(satu macam kode) dengan tahun yang sama. Pengisian arsip dalam boks
tidak boleh terlalu penuh harus ada jarak minimal 2 cm, hal ini untuk
memudahkan dalam memasukkan dan mengeluarkan arsip apabila
14
dibutuhkan. Langkah selanjutnya boks ditata dalam rak secara berderet
dengan urutan nomor kecil sebelah kiri dan jumlah boks dalam satu deret
harus sama untuk memudahkan dalam pencarian
11. Membuat Daftar Arsip atau Daftar Pertelaan Arsip
Daftar arsip dibuat sebagai sarana penemuan kembali arsip. Dalam
penemuan kembali ada dua metode penemuan kembali arsip yaitu metode
penemuan langsung dan metode penemuan tidak langsung. Apabila dalam
sistem filing alfabetis dan subyek maka menggunakan metode penemuan
langsung. Sedangkan sistem filling geografis dan numeric penemuannya
menggunakan metode penemuan tidak langsung. Penggunaan metode
penemuan tidak langsung untuk menjaga kerahasiaan informasi arsip yang
disimpan sehingga arsip yang disimpan dalam box dapat diketahui melaui
nomor box yang identifikasinya dapat dicari dalam daftar arsip.
15
BAB III
PEMBAHASAN
3.1. Tinjauan Umum Organisasi
3.1.1. Sejarah Kearsipan Kementrian Pertanian
Kementrian Pertanian memiliki sub bagian kearsipan tersendiri. Sub
bagian kearsipan Kementrian Pertanian sudah ada sejak tahun 1975, pada yahun
1975-1993 Sub Bagian Kearsipan telah ada dan berada di Unit Kerja Bagian Tata
Usaha, di bawah naungan Biro Tata Usaha. Kemuduian seiring berjalannya waktu
pada tahun 1994 sub bagian mengganti nama menjadi Sub Bagian Penggandaan
dan Kearsipan yang berada di Unit Kerja Bagian Tata Usaha Dibawah naungan
Biro Tata Usaha Perlengkapan.
Sub Bagian Kearsipan Kementrian Pertanian selalu melakukan perbaikan
hingga dari tahun ke tahun selalu ada perubahan. Pada tahun 2001-2005 Sub
Bagian Kearsipan mengganti nama dan dibagi menjadi Sub Bagian Pemeliharaan
Arsip, Sub Bagian Penyusutan dan Penghapsan Arsip dan Sub Bagian
Penggandaan yang berada di Unit Kerja Bagian Penggandaan dan Kearsipan
dibawah naungan Biro Organisasi dan Tata Usaha. Tahun 2006-2010 berganti
nama kembali menjadi Sub Bagian Kearsipan. Berdasarkan Peraturan Mentri
Pertanian Nomor 299/Kpts/OT.140/7/2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja
Departemen Pertanian tanggal 25 juli 2005, berada di Unit Kerja Bagian Tata
Usaha di bawah naungan Biro Perencanaan. Pada saat itu, ruangan Sub Bagian
Kearsipan berada di lantai 1 Gedung A.
16
Pada tahun 2011 Sub Kearsipan di bawah Bagian Kearsipan dan
Administrasi Biro Keuangan dan Perlengkapan. Kemudian, Sub Bagian Kearsipan
mengalami perubahan nomenklatur kembali pada tahun 2015 di bawah Bagian
Kearsipan danTata Usaha Biro Umum dan Pengadaan, berdasarkan Permentan
No. 43/Permentan/OT.010/8/2015 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementrian
Pertanian, dan juga sesuai dengan :
a. UU No. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, Bab II Pasal 17 Ayat 2 “
Unit Kearsipan pada Lembaga Negara di linglkungan sekretariat pada
setiap lembaga negara sesuai dengan struktur organisasi”.
b. Peraturan Presiden Nomor 3 Tahun 2015 Tentang Organisasi Kementrian
Lembaga,
c. Peraturan Kepala ANRI Nomor 20 Tahun 2012 Tentang Pedoman
Pengelolaan Unit Kearsipan Pada Lembaga Negara.
Sub bagian kearsipan memiliki ruangan ini yang berada di Gedung A
lantai 7, dan ruangan ini semua kegiatan yang bersangkutan dengan arsip aktif
muali dari penciptaan hingga pemindahan. Sedangkan arsip yang dipindahkan dari
aktif mennuji arsip inaktif di simpan pada gedung arsip dengan ruang
penyimpanan yang berada di lantai 5.
17
3.1.2. Visi Dan Misi Unit Kearsipan Kementrian Pertanian
Unit Kearsipan Kementrian Pertanian Republik Indonesia memiliki visi
dan misi dalam melaksanakan tugasnya agar terwujutnya unit kearsipan yang baik
dan teratur. Visi dan Misi Unit Kearsipan Kementrian Pertanian Republik
Indonesia yaitu:
a. Visi
Terwujudnya arsip sebagai sumber informasi yang memiliki akuntabilitas
(accountability), dan ransparansi sebagai bentuk pertanggung jawaban
kepada publik (masyarakat umum) dan kepada para stakeholders yang
tertata, tertib, rapi, aman, akurat, serta dapat disajikan secara cepat dan
tepat.
b. Misi
1. Menyelenggarakan penciptaan, penataan, perawatan, pemeliharaan,
pelestarian, dan pemanfaatan arsip konvensional dan media baru
(elektronik).
2. Meningkatkan kajian dari pengembangan sistem, sarana dan
prasaranan, sumber daya manusia dan permasyarakatan serta
pengawasan kearsipan
3.1.3. Struktur Orgsnisasi Subbagian Kearsipan
Pada tahun 2016 Subbagian Kearsipan berada di bawah naungan Biro
Umum dan Pengadaan. Lihat gambar 1 mengenai struktur organisasi Subbagian
18
Kearsipan Kementrian Pertanian Republik Indonesia yang berada di bawah
Sekretariat Jenderal Kementrian Pertanian Republik Indonesia.
Sumber : Kementerian Pertanian RI Jakarta
Gambar III.1.
Struktur Organisasi Kementerian Pertanian RI
Sesuai dengan gambar diatas bahwa Subbagian Kearsipan Kementrian
Pertanian Republik Indonesia saat ini berada dibawah naungan Biro Umum dan
Pengadaan berada di bawah Unit Kerja bagian Kearsipan dan Tata Usaha.
Biro Umum dan Pengadaan mempunyai tugas melaksanakan dan
mengkoordinasikan pelaksanaan ketatausahaan tingkat Kementerian Keuangan
dan pemberian pelayanan pelaksanaan tugas kantor pusat Kementerian Keuangan
serta, melaksanakan dan mengkoordinasikan pembinaan dan pemberian dukungan
19
administrasi kepada seluruh lingkungan Sekretariat Jenderal. Biro Umum dan
Pengadaan terdiri dari 3 (tiga) bagian yaitu:
1. Bagian Kearsipan dan Tata Usaha memiliki tugas melaksanakan kegiatan
ketatausahaan di lingkungan Sekretariat Jenderal. Bagian ini telah dibantu
oleh beberapa subbagian yaitu:
a. Subbagian Kearsipan memiliki tugas melaksanakan koordinasi dan
penyelenggaraan kearsipan dan menyelenggarakan pelaksanaan pengelola
arsip dan dokumentasi, serta bimbingan kearsipan lingkup kementrian
pertanian.
b. Subbagian Persuratan memiliki tugas melaksanakan pengurusan dan
pengendalian surat serta pengelolaan arsip.
c. Subbagian tata usaha Sekretaris Jenderal Staff Ahli dan Biro yang
bertanggungjawab langsung kepada Sekretariat Jenderal.
d. Subbagian tata usaha menteri melaksanakan kegiatan ketatausahaan di
lingkungan menteri.
2. Bagian rumah tangga memiliki tugas melaksanakan penanganan urusan
dalam, pengamanan aset, personil dan lingkungan kantor serta pelaksanaan
pengelolaan arsip. Bagian ini telah di bantu oleh beberapa subbagian yang
terdiri dari 3 (tiga) subbagian yaitu:
a. Subbagian pemeliharan memiliki tugas melaksanakan pengendalian
administrasi pelaksanaan pembangunan, pemeliharaan dan perawatan
gedung, halaman gedung, rumah dinas serta peralatan kantor.
b. Subbagian keamanan dan transportasi memiliki tugas menjaga dan
bertanggung jawab atas keamanan di lingkungan kantor, bagian
20
transportasi mengkoordinir pengelolaan kendaraan dan inventarisasi
keadaan kendaraan.
c. Subbagian rumah tangga pemimpin memiliki tugas melakukan penyiapan
bahan koordinasi, penyusunan rencana, penyediaan kebutuhan rumah
tangga dan keperluan rapat serta pertemuan dinas.
3. Bagian layanan pengadaan barang dan jasa memiliki tugas melakukan
penyusunan serta kebutuhan dan pengadaan, penyimpanan dan penyuluhan
barang. Bagian ini telah di bantu oleh subbagian yang terdiri dari 2 (dua)
subbagian yaitu:
a. Subbagian administrasi pengadaan barang dan jasa memiliki tugas
melakukan pengelolaan administrasi, pengolahan data dalam pengadaan
barang dan jasa.
b. Subbagaian perencanaan dan pemantauan pengadaan barang dan jasa
memiliki tugas melaksanakan penyusunan analisa kebutuhan, pengadaan
barang dan jasa.
3.1.4. Kegiatan Subbagian Kearsipan
Dalam melaksanakan kegiatan sehari-hari, Subbagian Kearsipan Kementrian
Pertanian Republik Indonesia memiliki tugas yaitu melaksanakan koordinasi dan
penyelenggaraan kearsipan dan menyelenggarakan pelaksanaan pengelola arsip
dan dokumentasi, serta bimbingan kearsipan lingkup Kementrian Pertanian.
Berikut mengenai rincian tugas dan kegiatan subbagian kearsipan sekretariat
jenderal kementerian pertanian RI.
21
1. Kegiatan melakukan penyusunan bahan rencana kerja dan anggaran
subbagian kearsipan meliputi :
a. Melakukan pengumpulan data kearsipan
b. Melakukan pengolahan data kearsipan
c. Melakukan penyusunan kerangkan acuan kerja, rencana anggaran biaya
dan rencana operasional kegiatan subbagian kearsipan
d. Menyajiakan konsep usulan rencana kerja dan anggaran subbagian
kearsipan.
Hasil kegiatan melakukan penyusunan bahan rencana kerja dan anggaran
subbagian kearsipan yaitu konsep rencana dan anggaran, kerangka acuan
kerja, rencana anggaran biaya dan rencana operasional kegiatan.
2. Kegiatan melakukan penyiapan bahan penyusunan kebijakan teknis kearsipan
Kementerian Pertanian RI meliputi :
a. Melakukan pengumpulan, pengolahan dan analisis data dan informasi
terkait norma, standar, prosedur dan kriteria bidang kearsipan
b. Melakukan penyiapan nahan penyusunan konsep kebijakan teknis
kearsipan bidang kearsipan untuk mendapatkan persetujuan.
Hasil kegiatan ini yaitu konsep pedoman atau petunjuk pelaksanaan atau
petunjuk teknis, standar operasional prosedur bidang kearsioan Kementerian
Pertanian RI.
3. Kegiatan melakukan penyiapan bahan bimbingan kearsipan Kementerian
Pertanian RI meliputi :
a. Melakukan penyiapan bahan analisis kebutuhan bimbingan kearsipan
22
b. Melakukan penyipan bahan bimbingan kearsipan
c. Melakukan penyiapan bimbingan kearsipan dalam bentuk pelatihan,
bimbingan teknis, sosialisasi, apresiasi
Hasil kegiatan ini yaitu konsep laporan kegiatan bimbingan kearsipan
Kementerian Pertanian RI.
4. Kegiatan melakukan penyiapan bahan pemantauan dan evaluasi penerapan
kearsipan Kementerian Pertanian RI meliputi :
a. Melakukan penyiapan instrumen pemantauan dan evaluasi penerapan tata
kearsipan
b. Melakukan pemantauan dan evaluasi data kearsipan
c. Melakukan pengolahan data hasil pemantauan dan evaluasi penerapan
arsip
d. Menyajikan konsep informasi hasil pemantauan dan evaluasi tata
kearsiapan
Hasil kegiatan ini berupa konsep laporan hasil pemantauan dan evaluasi
penerapan tata kearsipan.
5. Kegiatan melakukan penyiapan pelaksanaan pemindahan arsip inaktif dari
unit kearsipan ke unit kearsipan pusat Kementerian Pertanian RI meliputi :
a. Melakukan penerimaan usul pemindahan arsip inaktif dari unit kearsipan
eselon I
b. Melakukan pemeriksaan kesesuain antara daftar arsip dan arsip yang akan
dipindahkan
23
c. Melakukan penerimaan pemindahan arsip yang dilakukan secara
berjenjang dari unit kearsipan pusat pertanian
d. Menyiapkan arsip yang dipindahkan pada ruang penyiapan pusat arsip
kementerian pertanian RI
Kegiatan ini menghasilkan konsep berita acara pemindahan arsip dan daftar
arsip serta fisik arsip yang dipindahkan.
6. Melakukan penyiapan pelaksanan pemusnahan arsip inaktif di lingkungan
Kementerian Pertanian RI meliputi :
a. Melakukan penyiapan konsep keputusan menteri pertanian tentang
pembentukan panitia pemusnahan arsip kementerian pertanian RI
b. Melakukan penilaian dan penyelesaian arsip inaktif pada pusat arsip
kementerian pertenian RI yang telah lewat retensinya berdasarkan jadwal
retensi arsip
c. Melakukan penyiapan daftar arsip usul musnah berdasarkan hasil
penelitian dan penyeleksian atau berdasarkan usulan pemusnahan arsip
dari unit pengolah
d. Melakukan penyiapan dan penyampaian surat permintaan persetujuan
pemusnahan arsip kepada ANRI ( Arsip Nasional Republik Indonesia ).
e. Melakukan penyiapan pelaksanaan pemusnahan arsip setelah mendapat
persetujuan musnah dari kepala ANRI
f. Menyiapkan dan mendokumentasikan hasil pelaksanaan pemusnahan
arsip
24
Hasil dari kegiatan ini yaitu konsep keputusan menteri pertanian tentang
pembentukan panitia pemusnahan arsip, konsep keputusan menteri pertanian
tentang penetapan pelaksanan pemusnahan arsip dan konsep laporan
pelaksanaan arsip inaktif lingkungan kementerian pertanian RI
7. Kegiatan melakukan penyiapan pelaksanaan penyerahan arsip yang bernilai
guna kesejahterahan ke ANRI meliputi :
a. Menyiapkan bahan penilaian dan penyeleksian arsip inaktif pada pusat
arsip kementerian pertanian RI yang telah lewat retensinya dan
berketerangan permanen berdasarkan jadwal retensi arsip
b. Menyiapkan daftar arsip usul serah berdasarkan usulan penyerahan arsip
dari unit pengolah
c. Menyiapkan surat usul serah kepada ANRI
d. Menyampaikan pelaksanaan penyerahan arsip yang telah diverivikasi oleh
tim penilai ANRI
e. Menyiapkan dan mendokumentasikan pelaksanaan penyerahan arsip
Kegiatan ini menghasilkan konsep berita acara penyerahan arsip, daftar arsip
yang diserahkan
8. Kegiatan menyiapkan bahan pelayanan penggunaan arsip dinamis inaktif di
pusat arsip kemeterian pertanian RI meliputi :
a. Melakukan pelayanan permintaan pencarian arsip inaktif
b. Melakukan penelusuran arsip inaktif berdasarkan permintaan pengguna
c. Menyerahkan arsip yang sudah ditemukan kepada pengguna setelah
pengguna menandatangani formulir peminjaman.
25
d. Menerima pengambilan arsip inaktif yang telah selesai digunakan
pengguna
Kegiatan ini menghasilkan konsep laporan pelayanan penggunaan arsip
9. Kegiatan melakukan pemeliharaan arsip dinamis inaktif di pusat kementerian
pertanian RI meliputi :
a. Melakukan pemberkasan arsip inaktif
b. Melakukan penataan arsip inaktif
c. Pelakukan penyimpanan arsip inaktif
d. Melakukan alih media arsip inaktif
Hasil kegiatan ini yaitu konsep laporan daftar arsip inaktif pusat arsip
kemenetrian pertanian dan konsep laporan daftar arsip digital hasil alih media.
10. Kegiatan melakukan penyiapan sarana dan prasarana kearsipan unit kearsipan
pusat dan sekretariat jenderal kementerian pertanian meliputi :
a. Melakukan penyiapan bahan identifikasi dan penyusunan daftar
kebutuhan sarana dan prasarana kearsipan unit kearsipan pusat dan
sekretatiat jenderal kementerian pertanian
b. Melakukan penyiapan sarana dan prasarana kearsipan unit kearsipan pusat
dan sekretariat jenderal kementerian pertanian
Kegiatan ini menghasilkan konsep laporan penyedian sarana dan prasarana
kearsipan unit kearsipan pusat dan sekretariat jenderal kementerian pertanian.
11. Kegiatan melakukan penyiapan bahan implementasi kearsipan meliputi :
a. Melakukan penyiapan bahan pengembangan aplikasi elektronisasi arsip
26
b. Melakukan penyiapan bahan sosialisasi dan bimbingan teknis
implementasi elektronisasi arsip
c. Melakukan penyiapan bahan pemantauan dan evaluasi implementasi
elektronisasi arsip
Kegiatan ini menghasilkan konsep laporan pelaksanaan sosialisasi dan
bimbingan teknis elektronisasi arsip dan konsep laporan implementasi
elektronisasi arsip.
12. Kegiatan melakukan tugas kedinasan lain berdasarkan penugasan pemimpin
menghasilkan konsep laporan pelaksanaan tugas kedinasan lain
13. Kegiatan melakukan penyusunan dan penyajian laporan kegiatan serta
penyusunan pertanggung jawaban keuangan subbagian kearsipan. kegiatan ini
menghasilkan konsep laporan pelaksanaan kegiatan dan pertanggung jawaban
keuangan subbagian kearsipan.
14. Kegiatan melakukan penyimpanan dan pemeliharaan dokumen kegiatan
subbagian kearsipan, menghasilkan dokumen kegiatan sub bagian kearsipan.
27
3.2. Hasil Penelitian
3.2.1. Data-data arsip inaktif yang di entry
Berdasarkan wawancara dengan Ibu Rosqi selaku sekretaris subbagian
kearsipan, menyatakan bahwa arsip inaktif yang akan di entry memiliki banyak
jenis suratnya sebagai berikut:
1. Arsip kepegawaian yaitu arsip yang berhubungan dengan pegawai.
Contoh: surat-surat pengangkatan jabatan pegawai, surat pelantikan
pegawai, surat lepas masa jabatan (pensiun).
2. Arsip yang bernilai administrasi. Contoh: surat ketentuan-ketentuan
organisasi, surat keputusan, surat prosedur kerja.
3. Arsip yang bernilai hukum. Contoh: surat perjanjian, surat kuasa dan
keputusan pengadilan.
Dari beberapa jenis surat yang akan di entry itu belum dilakukan
pemilihan surat berdasarkan jenismya. Jika surat-surat sudah tersusun rapih sesuai
dengan pengelompokan jenis suratnya, surat bisa di entry.
3.2.1. Pelaksanaan pengentrian data arsip inaktif
Dalam penginputan data arsip inaktif di Kementerian Pertanian Republik
Indonesia masih dengan sistem manual. Banyak berbagai jenis surat yang di akan
diarsipkan. Dari surat masuk dan surat keluar sekjen, surat masuk dan keluar
mentan.
28
Berikut Flowchart Pengentrian Data Arsip Inaktif
Biro Umum Bagian Kearsipan Subbagian Kearsipan
Sumber: Kementerian Pertanian RI Jakarta
Gambar III.2
Flowchart Pelaksanaan Pengentrian Data Arsip Inaktif
Keterangan:
1. Bagian Umum
Biro Umum dan Pengadaan mempunyai tugas melaksanakan dan
mengkoordinasikan pelaksanaan ketatausahaan tingkat Kementerian Keuangan
dan pemberian pelayanan pelaksanaan tugas kantor pusat Kementerian Keuangan
serta, melaksanakan dan mengkoordinasikan pembinaan dan pemberian dukungan
Mulai
Pengecekan Surat
Untuk diberikan
kepada Bagian yang
dituju
Pengecekan Surat Dan
Isi Surat
Pengelompokan surat
Pemberian kode
Menyortir surat
Mengentri surat
Menempatkan Surat
Arsip
Selesai
Jika terjadi
kesalahan
dalam surat
Masuk
29
administrasi kepada seluruh lingkungan Sekretariat Jenderal. Mengkoordinasikan
surat-surat yang diterima dan diberikan sesuai dengan bagian yang dituju dalam
surat tersebut.
2. Bagian Kearsipan
Bagian Kearsipan dan Tata Usaha memiliki tugas melaksanakan kegiatan
ketatausahaan di lingkungan Sekretariat Jenderal serta melakukan pengecekan
surat. Jika terjadi kesalahan surat di kembalikan kepada Bagian Umum.
3. Subbagian kearsipan
Subbagian Kearsipan memiliki tugas melaksanakan koordinasi dan
penyelenggaraan kearsipan dan menyelenggarakan pelaksanaan pengelola arsip
dan dokumentasi, serta bimbingan kearsipan lingkup kementrian pertanian.
Dari pengamatan yang saya dapat, prosedur penginputan data dalam kantor
kementerian pertanian Republik Indonesia sebagai berikut :
a. Pengelompokan Surat.
Surat yang akan diarsipkan dari arsip aktif kemudian dipindahkan menjadi
arsip inaktif. Dibagian ini kita harus memilah surat terlebih dahulu, antara surat
masuk atau surat keluar, dan harus dipisah juga antara surat setjen atau surat
mentan.
b. Pemberian Kode
Surat yang sudah selesai dipilah, harus diberi kode. Dalam pemberian kode
surat kita harus mengetahui tentang apa isi surat tersebut. Kita bisa lihat terlebih
dahulu perihal surat. Setelah mengetahui isi surat baru diberikan kode masing-
masing sesuai isi surat.
30
c. Menyortir surat
Surat yang akan diarsipkan perlu kita sortir, agar surat yang akan diarsipkan
tertata secara urut dari kode yang telah diberikan pada surat. Dalam menyortir
surat guna untuk mempermudah dan mempercepat dalam penginputan data arsip
yang baik dan efisien.
d. Mengentri surat
Setelah surat yang akan diarsipkan sudah tersusun secara urut dan rapi.
Surat-surat tersebut diinput menggunakan microsoft excel. Berikut gambar hasil
inputan surat dengan microsoft excel:
Gamar.III.3
Laporan entri surat keluar Kementerian Pertanian kode KU (Keuangan)
31
Gambar III.4
Laporan entri surat Sekretaris Jenderal tanpa kode
Gambar.III.5
Laporan entri surat keputusan Kementerian Pertanian kode PL (
Pelaksanaan)
32
e. Menemparkan surat
Surat yang sudah di input, dimasukkan kebox surat sesuai kode surat yang
ditempel diluar box. Surat disusun dengan rapih didalam box, kemudian box
tersebut disimpan dalam lemari arsip atau filling cabinet yang sudah disediakan di
ruang arsip.
3.2.2. Kendala dan cara mengatasi arsip inaktif pada Kementerian Pertanian
1. Kendala yang terjadi sering terjadi dalam pengarsipan
Masalah yang sering dihadapi dalam kearsipan Kementrian Pertanian yaitu :
1. Banyaknya arsip yang berhamburan, sehingga surat-surautnya susah untuk
ditemukan dalam pengelompokan surat.
2. Banyaknya surat-surat yang tidak terawat, sehingga surat banyak yang
rusak dan tidak bisa di baca lagi, sehingga sulit untuk diinput.
3. Bertambahnya surat-surat kebagian arsip tanpa ada penyusutan sehingga
tempat dan peralatannya tidak lagi mencukupi.
4. Tidak dapat ditemukan kembali secara cepat dari bagian arsip suatu surat-
surat yang di perlukan oleh pimpinan atau organisasi lain.
5. Peminjaman atau pemakaian suatu surat oleh pimpinan atau organisasi lain
jangka waktunya sangat lama, bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan.
2. Cara Mengatasi Kendala
Untuk mengatasi kendala-kendala kearsipan, kita harus tahu bagaimana cara
untuk mengatasi masalah-masalah tersebut agar tidak merugikan perusahaan,
yaitu:
33
a. Secara rutin diadakan perawatan dan pencegahan kerusakan.
b. Menggunakan sistem penyimpanan secara tepat
Sistem penyimpanan arsip adalah suatu rangkaian tata cara yang teratur
memuat sesuatu pedoman tertentu untuk menyusun/ menyimpan arsip,
sehimgga bilamana diperlukan dapat ditemukan kembali secara tepat dan
cepat.
c. Fasilitas kearsipan harus memenuhi syarat.
d. Penyelenggaraan penyusutan arsip
Penyusutan arsip diadakan secara berkala sehingga tidak terjadi penimbunan
warkat dan tercampurnya warkat lama yang akan dimusnahkan.
e. Perlu adanya pengaturan prosedur peminjaman, pengawasan/ kontrol dan
pengendalian yang ketat.
34
BAB IV
PENUTUP
4.1. Kesimpulan
Kegiatan yang berhubungan dengan arsip merupakan kegiatan yang sangat
penting bagi perusahaan karena dengan adanya bagian yang menangani arsip
dapat membantu mempercepat proses penemuan kembali arsip yang dibutuhkan.
Sebagaimana telah diuraikan di bab sebelumnya, maka penulis dapat mengambil
kesimpulan sebagai berikut :
1. Banyak berbagai jenis arsip surat yang dipilah kemudian harus dientri ke
komputer, mulai dari arsip kepegawaian, arsip yang bernilai administrasi dan
arsip yang bernilai hukum.
2. Dalam pengentrian data arsip memiliki beberapa tahapan mulai dari
pengelompokan surat, pemberian kode, menyortir surat, mengentri surat dan
menempatkan surat untuk disimpan.
3. Dalam pengentrian data arsip penulis mendapatkan beberapa kendala yang
terjadi pada saat melakukan pengenterian data. Dengan ini penulis
mengetahui cara mengatasi masalah yang terjadi.
4.2. Saran
Berdasarkan hasil oobservasi penginputan data arsip inaktif pada
kementerian pertanian republik indonesia agar pengelolaan sistem informasi
khususnya kearsipan ini dapat berjalan lancar, maka penulis memberi saran, yaitu:
35
1. Sebaiknya copian ( back up ) data dan arsip yang disimpan disusun
sedemekian rupa guna menghindari kerusakan serta kehilangan data arsip-
arsip yang tergolong penting selalu diperbaruhi dalam jangka waktu tertentu.
2. Apabila dana yang tersedia memungkinkan pengembangan sistem dimasa
yang akan datang, hendaknya dilakukan pengkomputersasian arsip inaktif
yang dilengkapi scanner, agar data arsip dapat terlihat secara keseluruhan.
3. Untuk menghindari terjadinya kesalahan dalam pengarsipan sebaiknya perlu
waktu tambahan dalam pengkoreksian dan perbaikan arsip tersebut.
39
Hasil Wawancara
Nama : Ibu Rosqi Nurani M, Amd.
Jabatan : Fungsional Arsiparis
1. Sudah berapa lama bekerja sebagai fungsional arsiparis di Kementerian
Pertanian RI Jakarta ?
Jawaban : Saya bekerja sudah berjalan lima tahun
2. Apa manfaat pengentrian data arsip inaktif pada Kementerian Pertanian RI
Jakarta ?
Jawaban : Peranan pengentrian data arsip inaktif pada Kementerian
Pertanian RI Jakarta sangat diperlukan, karena dapat membantu memberikan
data dan informasi yang diperlukan kepala bagian.
3. Data arsip inaktif apa saya yang di entry pada Kementerian Pertanian RI
Jakarta ?
Jawaban : Dalam arsip Inaktif yang perlu di entry yaitu ada berbagai macam
jenis surat. Ada surat keputusan sekretariat jenderal, surat keputusan mentan
pertanian, surat masuk dan keluar sekretariat jenderal dan mentan pertanian.
4. Masalah apa yang sering terjadi dalam proses pengentrian data arsip Inaktif
Kementerian Pertanian RI Jakarta ?
Jawaban :
a. Banyaknya arsip yang berhamburan, sehingga surat-surautnya susah untuk
ditemukan dalam pengelompokan surat.
40
b. Banyaknya surat-surat yang tidak terawat, sehingga surat banyak yang
rusak dan tidak bisa di baca lagi, sehingga sulit untuk diinput.
c. Bertambahnya surat-surat kebagian arsip tanpa ada penyusutan sehingga
tempat dan peralatannya tidak lagi mencukupi.
d. Tidak dapat ditemukan kembali secara cepat dari bagian arsip suatu surat-
surat yang di perlukan oleh pimpinan atau organisasi lain.
e. Peminjaman atau pemakaian suatu surat oleh pimpinan atau organisasi lain
jangka waktunya sangat lama, bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan.
5. Bagaimana cara mengatasi kendala atau masalah yang terjadi dalam
pengentrian data arsip inaktif pada Kementerian Pertanian RI Jakarta ?
Jawaban :
a. Secara rutin diadakan perawatan dan pencegahan kerusakan.
b. Menggunakan sistem penyimpanan secara tepat
Sistem penyimpanan arsip adalah suatu rangkaian tata cara yang teratur
memuat sesuatu pedoman tertentu untuk menyusun/ menyimpan arsip,
sehimgga bilamana diperlukan dapat ditemukan kembali secara tepat dan
cepat.
c. Fasilitas kearsipan harus memenuhi syarat.
d. Penyelenggaraan penyusutan arsip
Penyusutan arsip diadakan secara berkala sehingga tidak terjadi
penimbunan warkat dan tercampurnya warkat lama yang akan
dimusnahkan.
e. Perlu adanya pengaturan prosedur peminjaman, pengawasan/ kontrol dan
pengendalian yang ketat.
Top Related