PELAKSANAAN PENGENTRIAN DATA ARSIP INAKTIF

PADA KEMENTERIAN PERTANIAN

REPUBLIK INDONESIA

JAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan Diploma III

USWATUL HASANAH

21140022

Program Studi Sekretari

Akademi Sekretaris dan Manajemen Bina Sarana Informatika

Jakarta

2017

KATAPENGANTAR

Puji syukur kami ucapkan kepada tuhan yang Maha Esa,yangtelah

melimpahkankarunia-Nya,sehingga pada akhirnyapenulisdapat

menyelesaikantugasinidenganbaik.Dimana tugasakhirinipenulissajikandalam

bentukbukuyangsederhana. Adapun judul tugas akhir, yang penulis ambil

sebagai berikut, “Pelaksanaan Pengentian Data Arsip Inaktif Pada

Kementrian Pertanian RI Jakarta”.

Tujuanpenulisantugasakhirinidibuatsebagaisalah satu syaratkelulusan

ProgramDiploma IIIAkademi Sekretari dan Manajemen BSI Jakarta.

Sebagaibahanpenulisandiambilberdasarkan

hasilpenelitian(eksperimen),observasidanbeberapasumberliteraturyang

mendukung penulisanini.Penulismenyadari bahwa tanpa bimbingan dan

dorongan dari semua pihak, maka penulisan tugas akhir ini tidak akan lancar.

Oleh karena itu pada kesempatan ini, izinkanlah penulis menyampaikanucapan

terimakasih kepada:

1. Direktur Akademi Sekretari dan Manajemen BSI Jakarta

2. Ketua ProgramStudiSekretariAkademi Sekretari dan Manajemen BSI

Jakarta.

3. IbuRatnawaty Marginingsih, SE,M.M, selaku Dosen PembimbingTugas

Akhir.

4. Bapak Bryan Givan, SE.,selaku Asisten PembimbingTugas Akhir.

5. Ibu Luh Putu Yuni A, SE, MM. selaku Kepala Subbagian Kearsipan

6. Bapak Lucki Engel Karwur, S.Hum selaku Arsiparis Ahli Kementrian

Pertanian Republik Indonesia.

7. Ucapanterimakasihditujukankepadakeluargapenulis,terutamaorangtua,

saudara-saudarayang telahsangatmembantudalammendorong,menyarankan

penulis untuk menyelesaikan tugas akhir ini.

8. Mybestfriendyangselalumemberikandukunganuntukmenyelesaikantugasakhi

r ini.

9. Ucapanterima kasih ditujukan kepada teman-teman 21.6A.02 atas waktunya

saat kitabersama-sama.

Serta semua pihak yang terlalu banyak untuk disebut satu persatu

sehinggaterwujudnyapenulisanini.Penulismenyadaribahwapenulisantugasakhir

inimasihjauhsekalidarisempurna,untukitupenulismohonkritikdan saranyang

bersifat membangun demi kesempurnaan penulisan dimasayangakan datang.

Akhirkatasemogatugasakhirinidapatberguna bagipenuliskhususnya dan

bagi parapembacayangberminat padaumumnya.

Jakarta, 22 Juni 2017

Penulis

Uswatul Hasanah

ABSTRAK

Uswatul Hasanah (21140022), Pelaksanaan Pengentrian Data Arsip Inaktif

Pada Kementerian Pertanian RI Jakarta,

Pelaksanaan pengentrian data arsip inaktif dibutuhkan penanganan yang efektif

agar memperoleh hasil data yang baik. Dalam pelaksanaan pengentrian data arsip

inaktif dibutuhkan karyawan yang memiliki kemampuan dan pengetahuan teknik

komputer, cerdas, jujur, disiplin, loyalitas dan bertanggung jawab. Penelitian ini

bertujuan untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan pengentrian data arsip inaktif

pada Kementerian Pertanian RI Jakarta. Metode penelitian yang digunakan adalah

penelitian deskriptif dengan menggunakan pendekatan kualitatif dengan

melakukan observasi, wawancara dan dokumentasi. Untuk mencapai dalam

pelaksanaan pengentrian data arsip inaktif dimulai dari pengelompokan surat,

pemberian kode, meyortir surat, menginput surat, menempatkan surat dan

disimpan (diarsipkan). Dalam pelaksanaan pengentrian data arsip inaktif

Kementerian Pertanian RI Jakarta melibatkan beberapa bagian yaitu Kepala Biro

Umum, Kepala Bagian Kearsipan dan Subbagian Kearsipan. Pelaksanaan

pengentrian data arsip inaktif pada Kementerian Pertanian RI Jakarta memiliki

karyawan yang profesional dan cekatan dalam menjalankan tugasnya.

Kata Kunci: Pengentrian Data Arsip Inaktif

ABSTRACT

Uswatul Hasanah (21140022), Implemention the inactive archive data entry of

Kementerian Pertanian RI Jakarta,

Implemention the inactive archive data entry is required effective handling in

order to obtain good data results. In the implemention the inactive archive data

entry it takes employees who have the ability and knowledge of computer

techniques, smart, honest, disipline, loyalty and responsibility. This study aims to

determine how to the implementation the inactive archive data entry of

Kementerian Pertanian RI Jakarta. The research method used is descriptive

research using qualitative approach by doing observation, interview, and

documentation. To achieve in the Implemention the inactive archive data entry

start from grouping letters, coding, sorting letters, inpitting letters, placing letters

and filling (archived). In the implemention the inactive archive data entry of

Kementerian Pertanian RI Jakarta ivolves some parts is kepala biro umum,

kepala bagian kearsipan and subbagian kearsipan. Implemention the inactive

archive data entry of Kementerian Pertanian RI Jakarta having a professional

and skilled employees in performing their duites.

Key Word: Inactive archive data entry

i

DAFTAR ISI

Halaman

Lembar Judul Tugas Akhir...................................................................................... i

Lembar Pernyataan Keaslian Tugas Akhir.............................................................. ii

Lembar Pernyataan Persetujuan Publikasi Karya Ilmiah.......................................iii

Lembar Persetujuan dan Pengesahan Tugas Akhir.................................................iv

Lembar Konsultasi Tugas Akhir..............................................................................v

Kata Pengantar.......................................................................................................vii

Abstrak....................................................................................................................ix

Daftar Isi.................................................................................................................xi

Daftar Gambar......................................................................................................xiii

Daftar Lampiran....................................................................................................xiv

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang.............................................................................. 1

1.2. Rumusan Masalah......................................................................... 2

1.3. Tujuan dan Manfaat ..................................................................... 2

1.4. Metode Pengumpulan Data........................................................... 3

1.5. Ruang Lingkup.............................................................................. 4

1.6. Sistematika Penulisan .................................................................. 5

BAB II LANDASAN TEORI

2.1. Pengertian Pengentrian Data..........................................................7

2.2. Pengertian Arsip.......... ..................................................................7

2.3. Fungsi dan Nilai Guna Arsip..........................................................8

2.4. Pengelolaan dan penataan arsip Inaktif........................................12

BAB III PEMBAHASAN

3.1. Tinjauan Umum Organisasi

3.1.1. Sejarah Kearsipan Kementrian Pertanian...........................15

3.1.2. Visi dan Misi Unit Kearsipan Kementrian Pertanian.........17

3.1.3. Struktur Organisasi Subbagian Kearsipan.........................17

3.1.4. Kegiatan Subbagian Kearsipan..........................................20

3.2. Hasil Penelitian

3.2.1. Data-data Arsip Inaktif yang di Entry................................27

3.2.2. Proses Penginputan Data Arsip Inaktif..............................27

3.2.3.Kendala Dan Cara Mengatasi Arsip Inaktif Pada

Kementerian Pertanian.......................................................32

BAB 1V PENUTUP

4.1. Kesimpulan...................................................................................34

4.2. Saran.............................................................................................34

ii

DAFTAR PUSTAKA...........................................................................................36

DAFTAR RIWAYAT HIDUP............................................................................37

SURAT KETERANGAN PKL...........................................................................38

LAMPIRAN..........................................................................................................39

iii

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar III.1 Struktur Organisasi...........................................................................18

Gambar III.2 Flowchart Penginputan Data Arsip Inaktif.......................................28

Gambar III.3 Laporan Input Surat Keluar Mentan Kode KU................................30

Gambar III.4 Laporan Input Surat Masuk Setjen Tanpa Kode..............................31

Gambar III.5 Laporan Input Surat Keputusan Mentan Kode PL...........................31

iv

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman

A.1. Hasil Wawancara............................................................................................39

B.1. Struktur Organisasi Kementerian Pertanian RI Jakarta..................................41

C.1. Contoh Surat Keputusan Sekretariat Jenderal................................................42

C.2. Contoh Surat Keputusan Menteri Pertanian...................................................44

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Pesatnya perkembangan Ilmu Pengetahuan, Teknologi dan Informasi

dewasa ini sangat berpengaruh terhadap dunia bisnis dan pendidikan. Dunia

pendidikan dituntut untuk dapat menciptakan sumber daya manusia yang mampu

beradaptasi dengan lingkungan pekerjaan serta memiliki inisiatif dan kreatif tanpa

mengabaikan ketaqwaan seiring dengan perkembangan dan kemajuan zaman.

Oleh karena itu, kerjasama pendidikan dengan dunia usaha maupun di dalam

lembaga pemerintahan dan masyarakat haruslah sejalan, sehingga timbul

keterpaduan yang sempurna, dimana semua unsur yang terkait dapat berperan

sebagaimana yang diharapkan.

Pada dasarnya keberadaan arsip pada lingkungan perkantoran tidak dapat

dilepaskan dari pelaksanaan kegiatan yang dilaksanakan oleh suatu organisasi.

Dalam arti arsip secara otomatis sebagai hasil pelaksanaan kegiatan administrasi.

Arsip sebagai salah satu bukti berjalannya suatu fungsi instansi atau organisasi.

Arsip merupakan salah satu sumber informasi dalam suatu organisasi.

Mengingat pentingnya masalah kearsipan dalam pelaksanaan administrasi

di Kementrian Pertanian Republik Indonesia, maka hal inilah yang mendorong

Penulis untuk memilih judul “ Pelaksanaan Penginputan Data Arsip Inaktif

pada Kementrian Pertanian RI Jakarta “.

2

1.2. Rumusan Masalah

Berdasarkan pembahasan tugas akhir yang berjudul pelaksanaan

pengentrian data arsip inaktif pada Kementerian Pertanian RI Jakarta yang

diambil penulis, maka masalah yang dibahas dapat dirumuskan sebagai berikut :

1. Data apa saja yang di entri pada subbagian kearsipan Kementrian Pertanian

RI Jakarta ?

2. Bagaimana pelaksanaan pengentrian data arsip inaktif pada Kementrian

Pertanian RI Jakarta?

3. Apa saja kendala dan cara mengatasinya dalam pelaksanaan pengentrian data

arsip inaktif pada Kementrian Pertanian RI Jakarta ?

1.3. Tujuan dan Manfaat

Dari pembahasan tugas akhir yang berjudul pelaksanaan pengentrian data

arsip inaktif pada Kementerian Pertanian RI Jakarta yang di ambil penulis. Ada

beberapa tujuan dari penulisan tugas akhir ini antara lain :

1. Untuk mengetahui data arsip yang di entri pada subbagian kearsipan

Kemenetrian Pertanian RI Jakarta

2. Untuk mengetahui mengenai pelaksanaan pengentrian data arsip pada

Kementerian Pertanian RI Jakarta.

3. Untuk mengetahui mengenai kendala dalam pelaksanaan pengentrian data

arsip pada Kementerian Pertanian RI Jakarta.

3

Sedangkan dalam pembahasan tugas akhir ini juga memiliki manfaat dari

penulisan tugas akhir ini antara lain :

1. Manfaat bagi Penulis

Untuk menambah pengetahuan dan pengalaman serta wawasan mengenai

pelaksanaan pengentrian data arsip inaktif pada kementerian pertanian RI

Jakarta

2. Manfaat bagi Instansi

Sebagai bahan-bahan masukan yang positif mengenai pelaksanaan

pengentrian data arsip inaktif pada kementerian pertanian RI Jakarta yang

baik dan benar. Sehingga diharapkan dapat menjadi acuan bagi instasi untuk

melakukan evaluasi jika terdapat kekurangan.

3. Manfaat bagi Pembaca

Penulisan tugas akhir ini diharapkan bermanfaat untuk menambah wawasan

dan pengetahuan tentang pentingnya pelaksanaan pengentrian data arsip

dalam suatu perusahaan atau instansi.

1.4. Metode Pengumpulan Data

Dalam melakukan pengumpulan data penulis menggunakan beberapa

metode antara lain :

1. Metode Observasi

Observasi yang dilakukan penulis merupakan metode pengamatan dan

pencatatan secara sistematis terhadap objek yang diselidiki. Jadi penulis

menyelidiki secara langsung yang menyangkut sistem kerja atau operasional

perusahaan dalam mengumpulkan sebuah data dari instansi kearsipan. Penulis

4

melakukan observasi di Gedung Kearsipan Kementerian Pertanian Republik

Indonesia Jakarta.

2. Metode Wawancara

Wawancara merupakan cara pengumpulan data yang dilakukan penulis

dengan cara tanya jawab. Dalam wawancara ini penulis melakukannya pada

pegawai yang khusus menangani tentang masalah yang ada di kantor tersebut.

Penulis melakukan wawancara dengan Ibu Rosqi Nurani M, A.md.

3. Metode Dokumentasi

Metode dokumentasi ini dilakukan oleh penulis sebagai bahan pelengkap

sekaligus perbandingan penulis dengan cara mencatat, membaca dan

mengumpulkan data-data yang dibutuhkan dari berbagai buku materi yang

berkaitan. Penulis hanya memilih hal-hal yang berguna dan berhubungan

dengan judul penyusunan laporan tugas akhir.

1.5. Ruang lingkup

Pembahasan pada penulisan laporan tugas akhir ini hanya dibatasi

mengenai, data apa saja yang di entry, pelaksanaan dan kendala dalam

pengentrian data arsip di Kementrian Pertanian Pasar Minggu Jakarta periode

Maret 2017.

5

1.6. Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan merupakan uaraian mengenai susunan dari penulis

itu sendiri yang dibuat secara teratur dan terperinci, sehingga dapat memberikan

gambaran secara menyeluruh. Berikut sistematika penulisan tugas akhir ini terdiri

dari 4 (empat) bab yaitu:

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab satu ini, penulis menguraikan tentang gambaran umum

penyusunan tugas akhir yang mencakup latar belakang penulisan,

menentukan perumusan masalah, tujuan dan manfaat dalam

melakukan penelitian, metode yang digunakan dalam pengumpulan

data, ruang lingkup pembahasan serta sistematika penulisan yang

menggambarkan garis besar atau pokok-pokok penulisan secara

menyeluruh.

BAB II LANDASAN TEORI

Pada bab dua, penulis membahas mengenai pengertian arsip, fungsi

dan nilai guna arsip, pengelolaan dan pengentrian data arsip inaktif,

dan pengelolaan arsip inaktif yang tidak teratur.

BAB III PEMBAHASAN

Pada bab tiga, penulis membahas mengenai tinjauan Subbagian

kearsipan Kementrian Pertanian yang meliputi sejarah, visi dan

misi, struktur organisasi, tugas dan fungsi sertaorganisasi dan

menejemen.

6

BAB IV PENUTUP

Pada bab terakhir, penulis memberikan kesimpulan yang diambil

dari isi pembahasan data penelitian dan memberikan saran-saran

dari hasil permasalahan yang telah disimpulkan.

7

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Pengertian Pengentrian Data Arsip

Menurut Sutarman (2009: 121) “Entri adalah alat yang digunakan untuk

menerima masukan data dan program yang akan di proses di dalam

komputer. Entri menjadi bagian dari sistem komputer karena sistem

merupakan kesatuan dari beberapa komponen yang saling berkaitan dan

saling terhubung. Sehingga dengan adanya entri maka sistem komputer

akan berjalan sesuai dengan keinginan. Entri berfungsi sebagai media

untuk memasukkan data dari luar ke dalam suatu unit prosessor untuk

diolah dengan tujuan menghasilkan informasi yang diperlukan”.

Menurut Ladjamudin (2005:62) “data adalah sebagai diskripsi dari suatu

kejadian yang dihadapi”.

Menurut Marakas (2011:34) menyatakan bahwa “data merukapan fakta-

fakta mentah, observasi mengenai fenomena fisik atau transaksi bisnis”.

Menurut Kumorotomo dan Margono (2011:11) “data adalah fakta yang

sedang tidak digunakan pada proses keputusan, biasanya dicatat dan diarsipkan

tanpa maksud untuk segera diambil kembali untuk pengmbilan keputusan.

2.2. Pengertian Arsip

“Arsip berasal dari Bahasa Yunani, yaitu arche, yang kemudian berubah

menjadi archea, lalu berubah lagi menjadi archeon. Arche artinya

permulaan, jabatan atau fungsi kekuasaan peradilan dan archea artinya

dokumen atau catatan mengenai permasalahan. Dalam Bahasa Indonesia,

arsip berarti tempat penyimpanan naskah atau dokumen penting”. Haryadi

(2009:42)

Menurut Deserno dkk yang dikutip dalam Sukoco (2007:82) mengatakan

bahwa “Arsip sebagai dokumen dalam semua media yang mempunyai nilai

historis atau hukum sehingga dapat disimpan secara permanen”.

8

Sedarmayanti (2001:43) menyatakan bahwa “Arsip adalah setiap catatan

atau bergambar yang memuat keterangan mengenai suatu hal atau peristiwa yang

dibuat untuk suatu keperluan”.

Sugiarto (2005:5) ”Arsip adalah kumpulan dokumen yangdisimpan secara

teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan

dapat cepat ditemukan kembali.”

Menurut Maryati (2008:114) “arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam

bentuk gambar atau bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai suatu

pokok persoalan atau peristiwa-peristiwa yang masih berguna dan diperlukan

sewaktu-waktu di masa mendatang”.

2.3. Fungsi dan Nilai Guna Arsip

1. Fungsi Arsip

Menurut Ibnu Sutowo (2002:111) Fungsi arsip menurut Pasal 2 Undang-undang

No. 7 tahun 1971 dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu :

a. Arsip Dinamis

Arsip Dinamis adalah arsip yang diperlukan secara langsung dalam

perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada

umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan

adinistrasi Negara. Singkatnya dapat dikatakan bahwa arsip yang masih

digunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

Selanjutnya arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dibedakan

menjadi :

9

1) Arsip Aktif adalah arsip-arsip yang masih dipergunakan bagi

kelangsungan kerja. Jadi, arsip ini masih ada di tempat-tempat unit

pengelola dalam masa transisi antara aktif dan in-aktif.

2) Arsip Semi Aktif adalah arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya

sudah mulai menurun dalam masa transisi antara arsip aktif dan

arsip in-aktif.

3) Arsip in-aktif atau arsip semi statis adalah arsip-arsip yang jarang

sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.

b. Arsip Statis

Arsip Statis yang tidak dipergunakan secara langsung untuk

perencanaan, penyelenggaraan, kehidupan kebangsaan pada umumnya,

maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara.

Singkatnya dapat dikatakan bahwa arsip statis adalah arsip yang sudah

tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-

hari.

2. Nilai Guna Arsip

Menurut Reitzfeld dalam The Liang Gie (2009:117), ada 6 (enam) kegunaan arsip

yaitu:

a. Arsip dengan nilai informasi adalah arsip yang memiliki nilai bahan

informasi atau pemberitahuan, contoh arsip bernilai informasi misalnya

pengumunam hari libur, pemberitahuan apel bendera, penerimaan pegawai

baru, surat undangan.

b. Arsip bernilai kegunaan administrasi adalah arsiip yang di pergunakan dalam

proses kegiatan organisasi dalam mencapai tujuannya, seperti arsip ketentuan

10

atau kebijakan yang dikeluarkan pimpinan organisasi, prosedur atau metode

kerja, program kerja, rencana induk pengembangan organisasi, petunjuk

pelaksanaan tugas atau juklak, uraian tugas pegawai.

c. Arsip dengan nilai kegunaan hukum terbagi menjadi 3 (tiga) yang terdiri dari:

1) Arsip yang mengandung peraturan-peraturan dan ketentuan yang

berlaku untuk orang banyak, contoh peraturan-peraturan yang

berkenaan dengan penuntutan perkara, peraturan-peraturan yang

mengatur perniagaan jual beli dan segala undang-undang peraturan dan

ketentuan yang harus ditaati oleh semua warga negara.

2) Arsip yang digunakan sebagi alat atau bahan pembuktian dalam suatu

kejadian hukum, contoh akte pendirian perusahaan, yayasan, organisasi,

surat perjanjian atau kontrak, surat kuasa, kuitansi, berita acara, akte

kelahiran dan surat wasiat.

3) Segala keputusan atau pertimbangan yang ditentukan oleh hakim dalam

pengadilan.

d. Arsip dengan nilai kegunaan sejarah terbagi menjadi 2 (dua) yang terdiri dari:

1) Arsip yang menggambarkan kejadian atau peristiwa di masa lampau

seperti laporan tahunan, notulen atau risalah rapat, sejarah berdirinya

suatu perusahaan, buku peringatan, gambar atau foto terjadinya

peristiwa.

2) Arsip yang dapat mengingatkan kembali terjadinya suatu peristiwa,

naskah proklamasi kemerdekaan Republik Indonesia, Naskah Sumpah

Pemuda, Surat Perintah Sebelas Maret (Supersemar).

11

e. Arsip yang mempunyai nilai kegunaan ilmiah adalah arsip yang dipergunakan

untuk kepentingan pengembangan ilmu pengetahuan dan penelitian, contoh

hasil karya ilmiah para ahli atau cendekia dan laporan-laporan hasil peneliti

ilmiah oleh para ahli.

f. Arsip yang bernilai keuangan adalah arsip yang berhubungan dengan masalah

keuangan atau berisi tentang masalah keuangan, contoh kuitansi pembayaran,

bon penjulan, surat pertanggungjawaban (SPJ), surat perintah membayar

(SPM), surat perintah menerima uang , laporan keuangan (neraca laba rugi),

anggaran pendapatan dan belanja perusahaan, berita acara penerimaan

barang.

3. Maksud dan Tujuan Kearsipan

Menurut Barthos (2007:127) maksud dan tujuan kearsipan sebagai berikut :

a. Maksud Kearsipan

Maksud Kearsipan adalah agar tercipta suatu pengertian atau

pemahaman tata cara yang seragam dalam penyelenggaraan arsip

di lingkungan perusahaan.

b. Tujuan Kearsipan

1) Sebagai bahan pertanggung jawaban perusahaan tentang

pelaksanan dan pengelolaan perusahaan perlu untuk

mempersiapkan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi

perusahaan.

2) Agar unit-unit kerja tidak dibebani dengan penyimpanan arsip

yang tidak perlu lagi.

12

2.4. Pengelolaan dan Penataan Arsip Inaktif

Menurut Ali Muhidin (2016:217) Tahapan kegiatan dalam pengelolaan dan

penataan arsip inaktif adalah sebagai berikut:

1. Pemilahan

Langkah awal pemilahan arsip adalah memisahkan antara arsip dengan non

arsip serta duplikasi arsip yang berlebihan. Non arsip dapat berupa :

formulir dan blanko kosong, ordner, sampul, dll. Bahan-bahan non arsip ini

dapat dimusnahkan.

2. Pemberkasan atau pengelompokan arsip

Pemberkasan dapat dilakukan menggunakan prinsip aturan asli namun

apabila kesulitan dapat dilakukan dengan menggunakan prinsip asal-usul

sehingga dapat ditentukan penggolongan atau pengelompokan berdasarkan

series (kesamaan jenis), rubrik ( kesamaan permasalahan), dosier

(kesamaan urusan/kegiatan).Dalam praktek kerja lapangan atau magang ini

diggunakan prinsip asal-usul.

3. Pendeskripsian

Pendeskripsian adalah kegiatan perekaman isi informasi yang ada pada

setiap berkas arsip ke dalam sebuah kartu deskripsi. Kartu deskripsi

berukuran 10 X 15 cm. Kartu deskripsi berisikan informasi : bentuk redaksi,

uraian arsip atau surat, tingkat perkembangan, tanggal, bentuk luar.

4. Pembuatan skema pengelompokan arsip

Pembuatan skema pengelompokan arsip yaitu pembuatan klasifikasi

masalah sebagai dasar untuk menyusun kartu-kartu deskripsi. Peyusunan

ini bisa berdasarkan pola klasifikasi, struktur organisasi, tupoksi, atau

13

kombinasi dalam pembuatan skema pengelompokan arsip ini bisa

berdasarkan pola klasifikasi

5. Manuver kartu deskripsi

Manuver kartu deskripsi adalah penggabungan kartu deskripsi berdasarkan

pola klasifikasi arsip.

6. Memberikan nomor definitif pada kartu deskripsi

Yaitu memberikan nomor tetap pada kartu deskripsi.Nomor urut tersebut

digunakan sebagai nomor penyimpanan berkas.

7. Manuver berkas

Manuver berkas yaitu proses penggabungan berkas arsip yang mempunyai

kesamaan masalah serta disusun sesuai skema.

8. Memasukkan arsip ke dalam folder

Berkas yang telah disusun dimasukkan kedalam folder dan diberi kode

masalah arsip dan nomor urut arsip.

9. Pembungkusan Arsip

Berkas yang telah dimasukkan ke dalam folder dibungkus menggunakan

kertas kissing

10. Memasukkan folder kedalam boks dan pelabelan boks

Folder arsip yang telah dibungkus dimasukkan kedalam boks kemudian

boks arsip tersebut diberi nomor sesuai nomor urut, dan dalam setiap pokok

penomoran dimulai dari nomor 1(satu). Setiap boks hanya berisi satu jenis

(satu macam kode) dengan tahun yang sama. Pengisian arsip dalam boks

tidak boleh terlalu penuh harus ada jarak minimal 2 cm, hal ini untuk

memudahkan dalam memasukkan dan mengeluarkan arsip apabila

14

dibutuhkan. Langkah selanjutnya boks ditata dalam rak secara berderet

dengan urutan nomor kecil sebelah kiri dan jumlah boks dalam satu deret

harus sama untuk memudahkan dalam pencarian

11. Membuat Daftar Arsip atau Daftar Pertelaan Arsip

Daftar arsip dibuat sebagai sarana penemuan kembali arsip. Dalam

penemuan kembali ada dua metode penemuan kembali arsip yaitu metode

penemuan langsung dan metode penemuan tidak langsung. Apabila dalam

sistem filing alfabetis dan subyek maka menggunakan metode penemuan

langsung. Sedangkan sistem filling geografis dan numeric penemuannya

menggunakan metode penemuan tidak langsung. Penggunaan metode

penemuan tidak langsung untuk menjaga kerahasiaan informasi arsip yang

disimpan sehingga arsip yang disimpan dalam box dapat diketahui melaui

nomor box yang identifikasinya dapat dicari dalam daftar arsip.

15

BAB III

PEMBAHASAN

3.1. Tinjauan Umum Organisasi

3.1.1. Sejarah Kearsipan Kementrian Pertanian

Kementrian Pertanian memiliki sub bagian kearsipan tersendiri. Sub

bagian kearsipan Kementrian Pertanian sudah ada sejak tahun 1975, pada yahun

1975-1993 Sub Bagian Kearsipan telah ada dan berada di Unit Kerja Bagian Tata

Usaha, di bawah naungan Biro Tata Usaha. Kemuduian seiring berjalannya waktu

pada tahun 1994 sub bagian mengganti nama menjadi Sub Bagian Penggandaan

dan Kearsipan yang berada di Unit Kerja Bagian Tata Usaha Dibawah naungan

Biro Tata Usaha Perlengkapan.

Sub Bagian Kearsipan Kementrian Pertanian selalu melakukan perbaikan

hingga dari tahun ke tahun selalu ada perubahan. Pada tahun 2001-2005 Sub

Bagian Kearsipan mengganti nama dan dibagi menjadi Sub Bagian Pemeliharaan

Arsip, Sub Bagian Penyusutan dan Penghapsan Arsip dan Sub Bagian

Penggandaan yang berada di Unit Kerja Bagian Penggandaan dan Kearsipan

dibawah naungan Biro Organisasi dan Tata Usaha. Tahun 2006-2010 berganti

nama kembali menjadi Sub Bagian Kearsipan. Berdasarkan Peraturan Mentri

Pertanian Nomor 299/Kpts/OT.140/7/2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja

Departemen Pertanian tanggal 25 juli 2005, berada di Unit Kerja Bagian Tata

Usaha di bawah naungan Biro Perencanaan. Pada saat itu, ruangan Sub Bagian

Kearsipan berada di lantai 1 Gedung A.

16

Pada tahun 2011 Sub Kearsipan di bawah Bagian Kearsipan dan

Administrasi Biro Keuangan dan Perlengkapan. Kemudian, Sub Bagian Kearsipan

mengalami perubahan nomenklatur kembali pada tahun 2015 di bawah Bagian

Kearsipan danTata Usaha Biro Umum dan Pengadaan, berdasarkan Permentan

No. 43/Permentan/OT.010/8/2015 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementrian

Pertanian, dan juga sesuai dengan :

a. UU No. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, Bab II Pasal 17 Ayat 2 “

Unit Kearsipan pada Lembaga Negara di linglkungan sekretariat pada

setiap lembaga negara sesuai dengan struktur organisasi”.

b. Peraturan Presiden Nomor 3 Tahun 2015 Tentang Organisasi Kementrian

Lembaga,

c. Peraturan Kepala ANRI Nomor 20 Tahun 2012 Tentang Pedoman

Pengelolaan Unit Kearsipan Pada Lembaga Negara.

Sub bagian kearsipan memiliki ruangan ini yang berada di Gedung A

lantai 7, dan ruangan ini semua kegiatan yang bersangkutan dengan arsip aktif

muali dari penciptaan hingga pemindahan. Sedangkan arsip yang dipindahkan dari

aktif mennuji arsip inaktif di simpan pada gedung arsip dengan ruang

penyimpanan yang berada di lantai 5.

17

3.1.2. Visi Dan Misi Unit Kearsipan Kementrian Pertanian

Unit Kearsipan Kementrian Pertanian Republik Indonesia memiliki visi

dan misi dalam melaksanakan tugasnya agar terwujutnya unit kearsipan yang baik

dan teratur. Visi dan Misi Unit Kearsipan Kementrian Pertanian Republik

Indonesia yaitu:

a. Visi

Terwujudnya arsip sebagai sumber informasi yang memiliki akuntabilitas

(accountability), dan ransparansi sebagai bentuk pertanggung jawaban

kepada publik (masyarakat umum) dan kepada para stakeholders yang

tertata, tertib, rapi, aman, akurat, serta dapat disajikan secara cepat dan

tepat.

b. Misi

1. Menyelenggarakan penciptaan, penataan, perawatan, pemeliharaan,

pelestarian, dan pemanfaatan arsip konvensional dan media baru

(elektronik).

2. Meningkatkan kajian dari pengembangan sistem, sarana dan

prasaranan, sumber daya manusia dan permasyarakatan serta

pengawasan kearsipan

3.1.3. Struktur Orgsnisasi Subbagian Kearsipan

Pada tahun 2016 Subbagian Kearsipan berada di bawah naungan Biro

Umum dan Pengadaan. Lihat gambar 1 mengenai struktur organisasi Subbagian

18

Kearsipan Kementrian Pertanian Republik Indonesia yang berada di bawah

Sekretariat Jenderal Kementrian Pertanian Republik Indonesia.

Sumber : Kementerian Pertanian RI Jakarta

Gambar III.1.

Struktur Organisasi Kementerian Pertanian RI

Sesuai dengan gambar diatas bahwa Subbagian Kearsipan Kementrian

Pertanian Republik Indonesia saat ini berada dibawah naungan Biro Umum dan

Pengadaan berada di bawah Unit Kerja bagian Kearsipan dan Tata Usaha.

Biro Umum dan Pengadaan mempunyai tugas melaksanakan dan

mengkoordinasikan pelaksanaan ketatausahaan tingkat Kementerian Keuangan

dan pemberian pelayanan pelaksanaan tugas kantor pusat Kementerian Keuangan

serta, melaksanakan dan mengkoordinasikan pembinaan dan pemberian dukungan

19

administrasi kepada seluruh lingkungan Sekretariat Jenderal. Biro Umum dan

Pengadaan terdiri dari 3 (tiga) bagian yaitu:

1. Bagian Kearsipan dan Tata Usaha memiliki tugas melaksanakan kegiatan

ketatausahaan di lingkungan Sekretariat Jenderal. Bagian ini telah dibantu

oleh beberapa subbagian yaitu:

a. Subbagian Kearsipan memiliki tugas melaksanakan koordinasi dan

penyelenggaraan kearsipan dan menyelenggarakan pelaksanaan pengelola

arsip dan dokumentasi, serta bimbingan kearsipan lingkup kementrian

pertanian.

b. Subbagian Persuratan memiliki tugas melaksanakan pengurusan dan

pengendalian surat serta pengelolaan arsip.

c. Subbagian tata usaha Sekretaris Jenderal Staff Ahli dan Biro yang

bertanggungjawab langsung kepada Sekretariat Jenderal.

d. Subbagian tata usaha menteri melaksanakan kegiatan ketatausahaan di

lingkungan menteri.

2. Bagian rumah tangga memiliki tugas melaksanakan penanganan urusan

dalam, pengamanan aset, personil dan lingkungan kantor serta pelaksanaan

pengelolaan arsip. Bagian ini telah di bantu oleh beberapa subbagian yang

terdiri dari 3 (tiga) subbagian yaitu:

a. Subbagian pemeliharan memiliki tugas melaksanakan pengendalian

administrasi pelaksanaan pembangunan, pemeliharaan dan perawatan

gedung, halaman gedung, rumah dinas serta peralatan kantor.

b. Subbagian keamanan dan transportasi memiliki tugas menjaga dan

bertanggung jawab atas keamanan di lingkungan kantor, bagian

20

transportasi mengkoordinir pengelolaan kendaraan dan inventarisasi

keadaan kendaraan.

c. Subbagian rumah tangga pemimpin memiliki tugas melakukan penyiapan

bahan koordinasi, penyusunan rencana, penyediaan kebutuhan rumah

tangga dan keperluan rapat serta pertemuan dinas.

3. Bagian layanan pengadaan barang dan jasa memiliki tugas melakukan

penyusunan serta kebutuhan dan pengadaan, penyimpanan dan penyuluhan

barang. Bagian ini telah di bantu oleh subbagian yang terdiri dari 2 (dua)

subbagian yaitu:

a. Subbagian administrasi pengadaan barang dan jasa memiliki tugas

melakukan pengelolaan administrasi, pengolahan data dalam pengadaan

barang dan jasa.

b. Subbagaian perencanaan dan pemantauan pengadaan barang dan jasa

memiliki tugas melaksanakan penyusunan analisa kebutuhan, pengadaan

barang dan jasa.

3.1.4. Kegiatan Subbagian Kearsipan

Dalam melaksanakan kegiatan sehari-hari, Subbagian Kearsipan Kementrian

Pertanian Republik Indonesia memiliki tugas yaitu melaksanakan koordinasi dan

penyelenggaraan kearsipan dan menyelenggarakan pelaksanaan pengelola arsip

dan dokumentasi, serta bimbingan kearsipan lingkup Kementrian Pertanian.

Berikut mengenai rincian tugas dan kegiatan subbagian kearsipan sekretariat

jenderal kementerian pertanian RI.

21

1. Kegiatan melakukan penyusunan bahan rencana kerja dan anggaran

subbagian kearsipan meliputi :

a. Melakukan pengumpulan data kearsipan

b. Melakukan pengolahan data kearsipan

c. Melakukan penyusunan kerangkan acuan kerja, rencana anggaran biaya

dan rencana operasional kegiatan subbagian kearsipan

d. Menyajiakan konsep usulan rencana kerja dan anggaran subbagian

kearsipan.

Hasil kegiatan melakukan penyusunan bahan rencana kerja dan anggaran

subbagian kearsipan yaitu konsep rencana dan anggaran, kerangka acuan

kerja, rencana anggaran biaya dan rencana operasional kegiatan.

2. Kegiatan melakukan penyiapan bahan penyusunan kebijakan teknis kearsipan

Kementerian Pertanian RI meliputi :

a. Melakukan pengumpulan, pengolahan dan analisis data dan informasi

terkait norma, standar, prosedur dan kriteria bidang kearsipan

b. Melakukan penyiapan nahan penyusunan konsep kebijakan teknis

kearsipan bidang kearsipan untuk mendapatkan persetujuan.

Hasil kegiatan ini yaitu konsep pedoman atau petunjuk pelaksanaan atau

petunjuk teknis, standar operasional prosedur bidang kearsioan Kementerian

Pertanian RI.

3. Kegiatan melakukan penyiapan bahan bimbingan kearsipan Kementerian

Pertanian RI meliputi :

a. Melakukan penyiapan bahan analisis kebutuhan bimbingan kearsipan

22

b. Melakukan penyipan bahan bimbingan kearsipan

c. Melakukan penyiapan bimbingan kearsipan dalam bentuk pelatihan,

bimbingan teknis, sosialisasi, apresiasi

Hasil kegiatan ini yaitu konsep laporan kegiatan bimbingan kearsipan

Kementerian Pertanian RI.

4. Kegiatan melakukan penyiapan bahan pemantauan dan evaluasi penerapan

kearsipan Kementerian Pertanian RI meliputi :

a. Melakukan penyiapan instrumen pemantauan dan evaluasi penerapan tata

kearsipan

b. Melakukan pemantauan dan evaluasi data kearsipan

c. Melakukan pengolahan data hasil pemantauan dan evaluasi penerapan

arsip

d. Menyajikan konsep informasi hasil pemantauan dan evaluasi tata

kearsiapan

Hasil kegiatan ini berupa konsep laporan hasil pemantauan dan evaluasi

penerapan tata kearsipan.

5. Kegiatan melakukan penyiapan pelaksanaan pemindahan arsip inaktif dari

unit kearsipan ke unit kearsipan pusat Kementerian Pertanian RI meliputi :

a. Melakukan penerimaan usul pemindahan arsip inaktif dari unit kearsipan

eselon I

b. Melakukan pemeriksaan kesesuain antara daftar arsip dan arsip yang akan

dipindahkan

23

c. Melakukan penerimaan pemindahan arsip yang dilakukan secara

berjenjang dari unit kearsipan pusat pertanian

d. Menyiapkan arsip yang dipindahkan pada ruang penyiapan pusat arsip

kementerian pertanian RI

Kegiatan ini menghasilkan konsep berita acara pemindahan arsip dan daftar

arsip serta fisik arsip yang dipindahkan.

6. Melakukan penyiapan pelaksanan pemusnahan arsip inaktif di lingkungan

Kementerian Pertanian RI meliputi :

a. Melakukan penyiapan konsep keputusan menteri pertanian tentang

pembentukan panitia pemusnahan arsip kementerian pertanian RI

b. Melakukan penilaian dan penyelesaian arsip inaktif pada pusat arsip

kementerian pertenian RI yang telah lewat retensinya berdasarkan jadwal

retensi arsip

c. Melakukan penyiapan daftar arsip usul musnah berdasarkan hasil

penelitian dan penyeleksian atau berdasarkan usulan pemusnahan arsip

dari unit pengolah

d. Melakukan penyiapan dan penyampaian surat permintaan persetujuan

pemusnahan arsip kepada ANRI ( Arsip Nasional Republik Indonesia ).

e. Melakukan penyiapan pelaksanaan pemusnahan arsip setelah mendapat

persetujuan musnah dari kepala ANRI

f. Menyiapkan dan mendokumentasikan hasil pelaksanaan pemusnahan

arsip

24

Hasil dari kegiatan ini yaitu konsep keputusan menteri pertanian tentang

pembentukan panitia pemusnahan arsip, konsep keputusan menteri pertanian

tentang penetapan pelaksanan pemusnahan arsip dan konsep laporan

pelaksanaan arsip inaktif lingkungan kementerian pertanian RI

7. Kegiatan melakukan penyiapan pelaksanaan penyerahan arsip yang bernilai

guna kesejahterahan ke ANRI meliputi :

a. Menyiapkan bahan penilaian dan penyeleksian arsip inaktif pada pusat

arsip kementerian pertanian RI yang telah lewat retensinya dan

berketerangan permanen berdasarkan jadwal retensi arsip

b. Menyiapkan daftar arsip usul serah berdasarkan usulan penyerahan arsip

dari unit pengolah

c. Menyiapkan surat usul serah kepada ANRI

d. Menyampaikan pelaksanaan penyerahan arsip yang telah diverivikasi oleh

tim penilai ANRI

e. Menyiapkan dan mendokumentasikan pelaksanaan penyerahan arsip

Kegiatan ini menghasilkan konsep berita acara penyerahan arsip, daftar arsip

yang diserahkan

8. Kegiatan menyiapkan bahan pelayanan penggunaan arsip dinamis inaktif di

pusat arsip kemeterian pertanian RI meliputi :

a. Melakukan pelayanan permintaan pencarian arsip inaktif

b. Melakukan penelusuran arsip inaktif berdasarkan permintaan pengguna

c. Menyerahkan arsip yang sudah ditemukan kepada pengguna setelah

pengguna menandatangani formulir peminjaman.

25

d. Menerima pengambilan arsip inaktif yang telah selesai digunakan

pengguna

Kegiatan ini menghasilkan konsep laporan pelayanan penggunaan arsip

9. Kegiatan melakukan pemeliharaan arsip dinamis inaktif di pusat kementerian

pertanian RI meliputi :

a. Melakukan pemberkasan arsip inaktif

b. Melakukan penataan arsip inaktif

c. Pelakukan penyimpanan arsip inaktif

d. Melakukan alih media arsip inaktif

Hasil kegiatan ini yaitu konsep laporan daftar arsip inaktif pusat arsip

kemenetrian pertanian dan konsep laporan daftar arsip digital hasil alih media.

10. Kegiatan melakukan penyiapan sarana dan prasarana kearsipan unit kearsipan

pusat dan sekretariat jenderal kementerian pertanian meliputi :

a. Melakukan penyiapan bahan identifikasi dan penyusunan daftar

kebutuhan sarana dan prasarana kearsipan unit kearsipan pusat dan

sekretatiat jenderal kementerian pertanian

b. Melakukan penyiapan sarana dan prasarana kearsipan unit kearsipan pusat

dan sekretariat jenderal kementerian pertanian

Kegiatan ini menghasilkan konsep laporan penyedian sarana dan prasarana

kearsipan unit kearsipan pusat dan sekretariat jenderal kementerian pertanian.

11. Kegiatan melakukan penyiapan bahan implementasi kearsipan meliputi :

a. Melakukan penyiapan bahan pengembangan aplikasi elektronisasi arsip

26

b. Melakukan penyiapan bahan sosialisasi dan bimbingan teknis

implementasi elektronisasi arsip

c. Melakukan penyiapan bahan pemantauan dan evaluasi implementasi

elektronisasi arsip

Kegiatan ini menghasilkan konsep laporan pelaksanaan sosialisasi dan

bimbingan teknis elektronisasi arsip dan konsep laporan implementasi

elektronisasi arsip.

12. Kegiatan melakukan tugas kedinasan lain berdasarkan penugasan pemimpin

menghasilkan konsep laporan pelaksanaan tugas kedinasan lain

13. Kegiatan melakukan penyusunan dan penyajian laporan kegiatan serta

penyusunan pertanggung jawaban keuangan subbagian kearsipan. kegiatan ini

menghasilkan konsep laporan pelaksanaan kegiatan dan pertanggung jawaban

keuangan subbagian kearsipan.

14. Kegiatan melakukan penyimpanan dan pemeliharaan dokumen kegiatan

subbagian kearsipan, menghasilkan dokumen kegiatan sub bagian kearsipan.

27

3.2. Hasil Penelitian

3.2.1. Data-data arsip inaktif yang di entry

Berdasarkan wawancara dengan Ibu Rosqi selaku sekretaris subbagian

kearsipan, menyatakan bahwa arsip inaktif yang akan di entry memiliki banyak

jenis suratnya sebagai berikut:

1. Arsip kepegawaian yaitu arsip yang berhubungan dengan pegawai.

Contoh: surat-surat pengangkatan jabatan pegawai, surat pelantikan

pegawai, surat lepas masa jabatan (pensiun).

2. Arsip yang bernilai administrasi. Contoh: surat ketentuan-ketentuan

organisasi, surat keputusan, surat prosedur kerja.

3. Arsip yang bernilai hukum. Contoh: surat perjanjian, surat kuasa dan

keputusan pengadilan.

Dari beberapa jenis surat yang akan di entry itu belum dilakukan

pemilihan surat berdasarkan jenismya. Jika surat-surat sudah tersusun rapih sesuai

dengan pengelompokan jenis suratnya, surat bisa di entry.

3.2.1. Pelaksanaan pengentrian data arsip inaktif

Dalam penginputan data arsip inaktif di Kementerian Pertanian Republik

Indonesia masih dengan sistem manual. Banyak berbagai jenis surat yang di akan

diarsipkan. Dari surat masuk dan surat keluar sekjen, surat masuk dan keluar

mentan.

28

Berikut Flowchart Pengentrian Data Arsip Inaktif

Biro Umum Bagian Kearsipan Subbagian Kearsipan

Sumber: Kementerian Pertanian RI Jakarta

Gambar III.2

Flowchart Pelaksanaan Pengentrian Data Arsip Inaktif

Keterangan:

1. Bagian Umum

Biro Umum dan Pengadaan mempunyai tugas melaksanakan dan

mengkoordinasikan pelaksanaan ketatausahaan tingkat Kementerian Keuangan

dan pemberian pelayanan pelaksanaan tugas kantor pusat Kementerian Keuangan

serta, melaksanakan dan mengkoordinasikan pembinaan dan pemberian dukungan

Mulai

Pengecekan Surat

Untuk diberikan

kepada Bagian yang

dituju

Pengecekan Surat Dan

Isi Surat

Pengelompokan surat

Pemberian kode

Menyortir surat

Mengentri surat

Menempatkan Surat

Arsip

Selesai

Jika terjadi

kesalahan

dalam surat

Masuk

29

administrasi kepada seluruh lingkungan Sekretariat Jenderal. Mengkoordinasikan

surat-surat yang diterima dan diberikan sesuai dengan bagian yang dituju dalam

surat tersebut.

2. Bagian Kearsipan

Bagian Kearsipan dan Tata Usaha memiliki tugas melaksanakan kegiatan

ketatausahaan di lingkungan Sekretariat Jenderal serta melakukan pengecekan

surat. Jika terjadi kesalahan surat di kembalikan kepada Bagian Umum.

3. Subbagian kearsipan

Subbagian Kearsipan memiliki tugas melaksanakan koordinasi dan

penyelenggaraan kearsipan dan menyelenggarakan pelaksanaan pengelola arsip

dan dokumentasi, serta bimbingan kearsipan lingkup kementrian pertanian.

Dari pengamatan yang saya dapat, prosedur penginputan data dalam kantor

kementerian pertanian Republik Indonesia sebagai berikut :

a. Pengelompokan Surat.

Surat yang akan diarsipkan dari arsip aktif kemudian dipindahkan menjadi

arsip inaktif. Dibagian ini kita harus memilah surat terlebih dahulu, antara surat

masuk atau surat keluar, dan harus dipisah juga antara surat setjen atau surat

mentan.

b. Pemberian Kode

Surat yang sudah selesai dipilah, harus diberi kode. Dalam pemberian kode

surat kita harus mengetahui tentang apa isi surat tersebut. Kita bisa lihat terlebih

dahulu perihal surat. Setelah mengetahui isi surat baru diberikan kode masing-

masing sesuai isi surat.

30

c. Menyortir surat

Surat yang akan diarsipkan perlu kita sortir, agar surat yang akan diarsipkan

tertata secara urut dari kode yang telah diberikan pada surat. Dalam menyortir

surat guna untuk mempermudah dan mempercepat dalam penginputan data arsip

yang baik dan efisien.

d. Mengentri surat

Setelah surat yang akan diarsipkan sudah tersusun secara urut dan rapi.

Surat-surat tersebut diinput menggunakan microsoft excel. Berikut gambar hasil

inputan surat dengan microsoft excel:

Gamar.III.3

Laporan entri surat keluar Kementerian Pertanian kode KU (Keuangan)

31

Gambar III.4

Laporan entri surat Sekretaris Jenderal tanpa kode

Gambar.III.5

Laporan entri surat keputusan Kementerian Pertanian kode PL (

Pelaksanaan)

32

e. Menemparkan surat

Surat yang sudah di input, dimasukkan kebox surat sesuai kode surat yang

ditempel diluar box. Surat disusun dengan rapih didalam box, kemudian box

tersebut disimpan dalam lemari arsip atau filling cabinet yang sudah disediakan di

ruang arsip.

3.2.2. Kendala dan cara mengatasi arsip inaktif pada Kementerian Pertanian

1. Kendala yang terjadi sering terjadi dalam pengarsipan

Masalah yang sering dihadapi dalam kearsipan Kementrian Pertanian yaitu :

1. Banyaknya arsip yang berhamburan, sehingga surat-surautnya susah untuk

ditemukan dalam pengelompokan surat.

2. Banyaknya surat-surat yang tidak terawat, sehingga surat banyak yang

rusak dan tidak bisa di baca lagi, sehingga sulit untuk diinput.

3. Bertambahnya surat-surat kebagian arsip tanpa ada penyusutan sehingga

tempat dan peralatannya tidak lagi mencukupi.

4. Tidak dapat ditemukan kembali secara cepat dari bagian arsip suatu surat-

surat yang di perlukan oleh pimpinan atau organisasi lain.

5. Peminjaman atau pemakaian suatu surat oleh pimpinan atau organisasi lain

jangka waktunya sangat lama, bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan.

2. Cara Mengatasi Kendala

Untuk mengatasi kendala-kendala kearsipan, kita harus tahu bagaimana cara

untuk mengatasi masalah-masalah tersebut agar tidak merugikan perusahaan,

yaitu:

33

a. Secara rutin diadakan perawatan dan pencegahan kerusakan.

b. Menggunakan sistem penyimpanan secara tepat

Sistem penyimpanan arsip adalah suatu rangkaian tata cara yang teratur

memuat sesuatu pedoman tertentu untuk menyusun/ menyimpan arsip,

sehimgga bilamana diperlukan dapat ditemukan kembali secara tepat dan

cepat.

c. Fasilitas kearsipan harus memenuhi syarat.

d. Penyelenggaraan penyusutan arsip

Penyusutan arsip diadakan secara berkala sehingga tidak terjadi penimbunan

warkat dan tercampurnya warkat lama yang akan dimusnahkan.

e. Perlu adanya pengaturan prosedur peminjaman, pengawasan/ kontrol dan

pengendalian yang ketat.

34

BAB IV

PENUTUP

4.1. Kesimpulan

Kegiatan yang berhubungan dengan arsip merupakan kegiatan yang sangat

penting bagi perusahaan karena dengan adanya bagian yang menangani arsip

dapat membantu mempercepat proses penemuan kembali arsip yang dibutuhkan.

Sebagaimana telah diuraikan di bab sebelumnya, maka penulis dapat mengambil

kesimpulan sebagai berikut :

1. Banyak berbagai jenis arsip surat yang dipilah kemudian harus dientri ke

komputer, mulai dari arsip kepegawaian, arsip yang bernilai administrasi dan

arsip yang bernilai hukum.

2. Dalam pengentrian data arsip memiliki beberapa tahapan mulai dari

pengelompokan surat, pemberian kode, menyortir surat, mengentri surat dan

menempatkan surat untuk disimpan.

3. Dalam pengentrian data arsip penulis mendapatkan beberapa kendala yang

terjadi pada saat melakukan pengenterian data. Dengan ini penulis

mengetahui cara mengatasi masalah yang terjadi.

4.2. Saran

Berdasarkan hasil oobservasi penginputan data arsip inaktif pada

kementerian pertanian republik indonesia agar pengelolaan sistem informasi

khususnya kearsipan ini dapat berjalan lancar, maka penulis memberi saran, yaitu:

35

1. Sebaiknya copian ( back up ) data dan arsip yang disimpan disusun

sedemekian rupa guna menghindari kerusakan serta kehilangan data arsip-

arsip yang tergolong penting selalu diperbaruhi dalam jangka waktu tertentu.

2. Apabila dana yang tersedia memungkinkan pengembangan sistem dimasa

yang akan datang, hendaknya dilakukan pengkomputersasian arsip inaktif

yang dilengkapi scanner, agar data arsip dapat terlihat secara keseluruhan.

3. Untuk menghindari terjadinya kesalahan dalam pengarsipan sebaiknya perlu

waktu tambahan dalam pengkoreksian dan perbaikan arsip tersebut.

39

Hasil Wawancara

Nama : Ibu Rosqi Nurani M, Amd.

Jabatan : Fungsional Arsiparis

1. Sudah berapa lama bekerja sebagai fungsional arsiparis di Kementerian

Pertanian RI Jakarta ?

Jawaban : Saya bekerja sudah berjalan lima tahun

2. Apa manfaat pengentrian data arsip inaktif pada Kementerian Pertanian RI

Jakarta ?

Jawaban : Peranan pengentrian data arsip inaktif pada Kementerian

Pertanian RI Jakarta sangat diperlukan, karena dapat membantu memberikan

data dan informasi yang diperlukan kepala bagian.

3. Data arsip inaktif apa saya yang di entry pada Kementerian Pertanian RI

Jakarta ?

Jawaban : Dalam arsip Inaktif yang perlu di entry yaitu ada berbagai macam

jenis surat. Ada surat keputusan sekretariat jenderal, surat keputusan mentan

pertanian, surat masuk dan keluar sekretariat jenderal dan mentan pertanian.

4. Masalah apa yang sering terjadi dalam proses pengentrian data arsip Inaktif

Kementerian Pertanian RI Jakarta ?

Jawaban :

a. Banyaknya arsip yang berhamburan, sehingga surat-surautnya susah untuk

ditemukan dalam pengelompokan surat.

40

b. Banyaknya surat-surat yang tidak terawat, sehingga surat banyak yang

rusak dan tidak bisa di baca lagi, sehingga sulit untuk diinput.

c. Bertambahnya surat-surat kebagian arsip tanpa ada penyusutan sehingga

tempat dan peralatannya tidak lagi mencukupi.

d. Tidak dapat ditemukan kembali secara cepat dari bagian arsip suatu surat-

surat yang di perlukan oleh pimpinan atau organisasi lain.

e. Peminjaman atau pemakaian suatu surat oleh pimpinan atau organisasi lain

jangka waktunya sangat lama, bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan.

5. Bagaimana cara mengatasi kendala atau masalah yang terjadi dalam

pengentrian data arsip inaktif pada Kementerian Pertanian RI Jakarta ?

Jawaban :

a. Secara rutin diadakan perawatan dan pencegahan kerusakan.

b. Menggunakan sistem penyimpanan secara tepat

Sistem penyimpanan arsip adalah suatu rangkaian tata cara yang teratur

memuat sesuatu pedoman tertentu untuk menyusun/ menyimpan arsip,

sehimgga bilamana diperlukan dapat ditemukan kembali secara tepat dan

cepat.

c. Fasilitas kearsipan harus memenuhi syarat.

d. Penyelenggaraan penyusutan arsip

Penyusutan arsip diadakan secara berkala sehingga tidak terjadi

penimbunan warkat dan tercampurnya warkat lama yang akan

dimusnahkan.

e. Perlu adanya pengaturan prosedur peminjaman, pengawasan/ kontrol dan

pengendalian yang ketat.