RANGKUMAN KEGIATANBIMBINGAN TEKNIS ADMINISTRASI PENGELOLAAN

PERSURATAN DIT. PEMBINAAN SMA

6 - 9 MARET 2018 The Sahira Hotel

Kebijakan Kearsipan -> Bp. Slamet

1. Pengelolaan Arsip mengacu pada :

a. UU RI No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipanb. Pedoman pelaksanaan arsip statis di lingkungan Kemdikbudc. Permendiknas No. 39 tahun 2010 tentang Jadwal Refensi Arsip Kepegawaian

dan Keuangand. Permendikbud No. 50 tahun 2011 tentang Layanan Informasi Publik di

lingkungan Kemdikbude. Permendikbud No. 68 tahun 2016 tentang Kearsipanf. PPRI Nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU No. 43 tahun 2009 tentang

Kearsipan

Pengelolaan dan Penataan Arsip secara manual dan elektronik oleh Bp. Sularso

1. a. Penjelasan tentang arsip

b. Penyusutan arsip

c. Penyerahan arsip

d. Tempat penyerahan arsip

2. Penataan Arsip Manual dengan membuat daftar arsip aktif/inaktif seperti contoh terlampir

3. Penggunaan dan Penataan Arsip secara digital dengan menggunakan SPAD yaitu Sistem Pengelolaan Arsip dan Dokumen melalui www. Kearsipan.kemdikbud.go.id

4. Cara mengimput arsip-arsip tersebut dengan :

a. Membuat rangkuman dari beberapa kegiatan-kegiatan kemudian disimpan ke dalam aplikasi

b. Mengimput surat-surat penting

5. Direktorat membuat 8 (delapan) operator di 4 (empat) subdit dan Subbag untuk keperluan admin SPAD

6. Biro Umum akan mengadakan pendampingan ke satker-satker untuk pembenahan arsip

7. Dirjen Dikdasmen telah membuat dan menandatangani JRA

Kebijakan Arsip Nasional oleh Bp. Yana

1. Direktorat mengelola Arsip Aktif2. Arsip in aktif diserahkan ke Setditjen Dikdasmen3. Arsip Direktorat disimpan di lemari selama 3 (tiga) tahun setelah itu dikirim ke record

center dikdasmen4. Arsip terbuka

Contoh 1 : Laporan Keuangan yang bisa di baca oleh semua pegawai Contoh 2 : Papan Pengumuman Jalan

5. Arsip tertutup1. Pertahanan Keamanan2. Data Pribadi

Tata Naskah Dinas oleh Bp. Hanuha, Biro Umum1. Tata Naskah Dinas diatur dalam Permendikbud No. 75 tahun 20152. Pemberian nomor surat pada saat sudah di tandatangan3. Macam-macam naskah :

a. Naskah Dinasb. Naskah Pengantarc. Naskah Elektronikd. Naskah Khususe. Naskah Koresponden

4. Surat Tugas ada 2 (dua) model:a. Model Surat Tugas peroranganb. Model Surat Tugas kelompok

5. Cara penulisan Kop Surat, isi dan tembusan telah diatur sesuai dengan ketentuan.

Persuratan Elektronik - e office - Bp. Hari

1. E Office Tahun 2013 di evaluasi oleh Menteri Keuangan

2. Dalam pelaksanaan Program RBI salah satu pengungkit Ketatalaksanaan adalah e office menjadi salahsatu persyaratannya.

3. Dari 6 (enam) Satker yang sudah menggunakan aplikasi persuratan tinggal Dit. Pembinaan SMA. Per 28 Februari 2018.

4. Proses e office di lingkungan Direktorat. Semua surat masuk terpusat di central TU, disposisi oleh Direktur ke Subdit-subdit kemudian diinput oleh petugas.

5. Pengambilan nomor tidak ada larangan mengambil nomor di hari sabtu dan minggu, ada di Permen Dikbud No. 74 tahun 2015.

6. Pengambilan nomor di hari libur bisa dibuat di aplikasi persuratan melalui admin persuratan.

7. Praktek aplikasi persuratan :Download aplikasi e office kemdikbud Masukkan username dan password : 123456

8. Untuk memperlancar proses e office.Aplikasi Persuratan masih perlu ditindaklanjuti dengan adanya Bimbingan oleh Pustekom Kemdikbud meliputi:a. Direktur, Eselon III dan IVb. Admin Direktorat -> 1 (satu) orangc. Operator Direktorat -> 5 (lima) orang

Aplikasi Arsip PSMA -> Bp. Wika Saputro

1. Admin Administrator yang bertanggung jawab pada aplikasi arsip

2. Untuk aplikasi arsip diharapkan ditiap-tiap subdit ada admin

3. Aplikasi arsip diperlukan untuk security, speed dan online

Informasi teknologi pengolahan data dapat diaksis “

a. Cepat -> klik aplikasi

b. Aman -> ada di server

c. User friendly -> mudah dioperasionalkan dan menarik

d. Terpusat -> di 1 (satu) server

e. Online -> bisa di mana saja

f. Reusable -> tidak perlu membuat pekerjaan yang sama berulang-ulang

4. Admin administrator bisa mengakses seluruh subdit

5. Operator khusus di subdit/subbag