Penataan Tata Laksana Dalam RangkaPenerapan e-Government
Deddy S Bratakusumah, PhDDEPUTI BIDANG TATALAKSANA
KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI
2012
REFORMASI BIROKRASI
REFORMASI BIROKRASI
Reformasi Birokrasi merupakan transformasi segenap aspek dalam manajemen pemerintah menuju pemerintah berkelas dunia
REFORMASI BIROKRASI
TATA LAKSANA
PENGEMBANGAN SISTEM DAN PROSEDUR
DAN
ADMINISTRASI UMUM
TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK
KELEMBAGAAN, SDM, TATA LAKSANA, AKUNTABILITAS, PELAYANAN PUBLIK, PENGAWASAN.
SISTEM, PROSEDUR DAN MEKANISME KERJA
1. PENATAAN TATA LAKSANA
2. TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK (TNDE)
3. SISTEM MANAJEMEN SUMBER DAYA PEMERINTAH (SMSDP)
TNDE merupakan suatu sistem aplikasi yang memberikan fasilitas dalam persuratan (dapat diakses melalui suatu jaringan).
SISTEM MANAJEMEN SUMBER DAYA PEMERINTAH
SMSDP merupakan sistem informasi pengelolaan keuangan, barang, dan jasa pemerintah yang mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan perencanaan, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi program/kegiatan di lingkungan instansi pemerintah.
TATA LAKSANA Tata Laksana adalah sekumpulan aktivitas kerja terstruktur dan saling terkait yang menghasilkan keluaran yang sesuai dengan kebutuhan pengguna
PENATAAN TATA LAKSANA
Program dan KegiatanIndikator Kinerja
Keluaran (Outputs) Hasil (Outcomes)
1. Penyusunan SOP penyelenggaraan tugas dan fungsi
Tersedianya dokumen SOP penyelenggaraan tugas dan fungsi yang disahkan
Terselenggaranya transparansi, akuntabilitas, dan standarisasi proses penyelenggaraan pemerintahan2. Pembangunan atau
pengembangan e-Government
Tersedianya e-Government pada masing-masing Kementerian/Lembaga
PENATAAN TATA LAKSANA
Tatalaksana adalah sekumpulan aktivitas kerja terstruktur dan saling terkait yang menghasilkan keluaran yang sesuai dengan kebutuhan pengguna
Aktivitas adalah serangkaian tindakan sistematis dengan menggunakan alat kerja atau sarana kerja untuk menghasilkan bagian-bagian kelengkapan keluaran suatu tatalaksana
Pengguna adalah penerima keluaran yang dihasilkan suatu tatalaksana (business process) sesuai dengan kebutuhannya
PermenPAN 12/2011
Tata Laksana
Penataan Tata Laksana
• Penataan tatalaksana dilakukan melalui serangkaian proses analisis dan perbaikan tatalaksana bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas sistem, proses, dan prosedur kerja yang jelas, efektif, efisien dan terukur pada masing-masing Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah.
• Target yang ingin dicapai melalui program ini antara lain adalah meningkatnya efisiensi dan efektivitas proses manajemen pemerintahan serta kinerja di Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah.
Mengapa dilakukan Penataan Tatalaksana?
Perubahan arah
Strategis
Dorongan dari Dalam dan/atau
Luar
Penataan Tatalaksana
Dua jenis pendekatan perancangan proses baru yang dapat dilakukan:
1. Pendekatan pertama adalah dengan cara mengkaji peta proses yang dikerjakan pada saat ini , kemudian masing-masing sub-proses tersebut dilihat kemungkinannya untuk dilakukan eliminasi , simplifikasi, integrasi , dan otomatisasi melalui pemanfaatan teknologi informasi yang ada.
2. Pendekatan kedua adalah dengan melakukan perbandingan (benchmarking) terhadap apa yang telah di lakukan oleh pemerintah negara lain sehubungan dengan proses serupa, dan mencoba untuk menerapkannya di Indonesia (biasanya akan dipilih proses yang terbaik dari hasil perbandingan, atau yang kerap dikenal dengan istilah ”best practices”) .
Jika kedua pendekatan ini di lakukan – baik secara terpisah maupun bersama-sama – maka akan terjadi sebuah perbaikan kinerja proses.
S E R A
S E R A
• Proses kerja yang tidak perlu, dieliminasi (elimination)
• Proses kerja yang rumit, disederhanakan (simplification)
• Proses kerja yang belum ada, diciptakan (reengineering)
• Proses kerja yang ada diintegrasikan dengan teknologi (automation)
Secara prinsip, perancangan proses baru dengan memanfaatkan teknologi informasi merupakan sebuah cikal-bakal atau embrio dari lahirnya sebuah konsep ”Electronic Government” (e-Government) di Indonesia
“e-Government refers to the use by government agencies of information technologies that have the ability to transform relations with citizens , businesses , and other arms of government.”
(Word Bank)
A
E-GOVERNMENT
e-Government
e-Government yang juga disebut e-gov, adalah: penggunaan teknologi informasi oleh pemerintah untuk memberikan informasi dan pelayanan bagi warganya, urusan bisnis, serta hal-hal lain yang berkenaan dengan pemerintahan.
e-Government dapat diaplikasikan pada legislatif, yudikatif, atau administrasi publik, untuk meningkatkan efisiensi internal, menyampaikan pelayanan publik, atau proses kepemerintahan yang demokratis.
Tujuan e-Government
Pembentukan jaringan informasi
dan transaksi pelayanan publik yang berkualitas,
cepat, dan terjangkau
masyarakat luas.
Pembentukan hubungan
interaktif dengan dunia usaha
untuk menghadapi
perubahan dan persaingan
perdagangan internasional.
Pembentukan mekanisme dan
saluran komunikasi
dengan lembaga-lembaga negara serta penyediaan
fasilitas dialog publik.
Pembentukan sistem
manajemen dan proses kerja yang
transparan dan efisien
Manfaat e-Government:
Meningkatkan kualitas pelayanan
pemerintah kepada
masyarakat dan komunitas negara
lainnya;
Memperbaiki proses
transparansi dan akuntabilitas di
kalangan penyelenggara pemerintahan;
Mereduksi biaya transaksi,
komunikasi, dan interaksi yang terjadi dalam
proses pemerintahan;
Menciptakan masyarakat
berbasis komunitas
informasi yang lebih berkualitas.
PERAN e-Government
Pemecahan Masalah Nasional
Meningkatkan Kesejahteraan Masyarakat
Peningkatan dan Inovasi Pelayanan Publik
Wujud Pengembangan TIK
Pembangunan e-Government e-Gov’t di Indonesia
tidak hanya menyelenggarakan pemerintahan secara elektronik , tetapi juga sebagai penggerak atas pencapaian cita-cita nasional dan sebagai perangsang industri TIK dan pembangunan nasional pada umumnya
Peran Utama
Peran Lainnya
Sumber : Kemenkominfo
Pengembangan e-Government di suatu lembaga pemerintah, dilandasi oleh 4 (empat) infrastruktur utama, meliputi:
• yang memuat antara lain e-leadership, sdm, dan peraturan;Suprastruktur e-
Government
• yang memuat antara lain protokol komunikasi, topologi, teknologi dan keamanan.
Infrastruktur jaringan
• yang memuat antara lain struktur data, format data, data sharing, dan sistem pengamanannya.
Infrastruktur informasi
• yang memuat antara lain aplikasi layanan publik, aplikasi antarmuka (interface), dan aplikasi back office.
Infrastruktur aplikasi
Transformasi Menuju e-Government
Perubahan Budaya Kerja Perubahan Bisnis Proses
SOP dan KebijakanPeraturan dan Perundangan
Leadership
Penggunaan InternetPenggunaan Infrastruktur TIK Sistem Dokumentasi ElektronikPenggunaan Sistem AplikasiStandarisasi MetadataTransaksi Elektronik
PARAMETER
IMPLEMENTASI
TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK
(PERMENPAN DAN RB NOMOR 6 TAHUN 2011)
Definisi
TNDE merupakan suatu sistem aplikasi yang memberikan fasilitas dalam persuratan (dapat diakses melalui suatu jaringan).
MANFAAT TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK (TNDE)
Efisiensi dan efektifitas pekerjaan
Penghematan Kertas dan Tempat Penyimpanan
Berkurangnya risiko kehilangan dokumen dan kemudahan pencarian dokumen
Kemudahan pelacakan keberadaan dan status dokumen naskah dinas
Mendukung kebijakan perkantoran elektronis guna menuju e-Government
Konsep Dan Desain Alur Tata Naskah Dinas Elektronik
Arsitektur : Web Based
Web Aplikasi TNDE
User User
Server & Database
menyediakan
Akses aplikasi
Akses aplikasi
User
Pengarsipan
Perangkat
• Jaringan Komputer suatu sistem berbasis LAN (Local Area Network) ataupun Wireless Network yang terkoneksi antar bagian
• Server perangkat keras yang menjalankan aplikasi jaringan computer yang digunakan untuk melayani banyak pengguna dalam satu jaringan
• Komputer klien
• Scanner Pemindai dokumen
SDM Operator, Administrator
Cakupan Aplikasi
1.
2.
3.
Surat Masuk
Disposisi
Surat Keluar
Surat Masuk
DISPOSISI
Surat
Petugas Mencatat Agenda & Scan Dokumen
Pejabat memeriksa Surat dan melakukan Disposisi
Disposisi
Pembuat Disposisi
Disposisi lanjut
Server & Database terpusat
Pembuatan Laporan
Persetujuan & Koreksi
Penerima Disposisi
Menyimpan Disposisi
Membaca Disposisi
Surat Keluar
Pembuatan Konsep Surat Koreksi &
Persetujuan
Surat dicetak, tanda tangan, cap dan di Agendakan
Draft Tersimpan di Database
SISTEM MANAJEMEN SUMBER DAYA PEMERINTAHAN
(SMSDP)
Manfaat
Terwujudnya percepatan integrasi sistem manajemen sumber daya instansi pemerintah.
Terwujudnya kompatibilitas integrasi sistem manajemen sumber daya instansi pemerintah.
Memudahkan pelayanan publik dengan pemanfaatan sistem manajemen sumber daya pemerintah.
Gambaran Umum
• SMSDP merupakan salah satu contoh implementasi sistem informasi pada instansi pemerintah di bidang sumberdaya:1. SMSDP meliputi persiapan, penganggaran, pengadaan, dan
evaluasi pengelolaan sumberdaya pemerintah.2. Sumberdaya yang diatur dalam SMSDP meliputi keuangan,
barang, dan jasa yang diperlukan dalam penyelenggaraan pemerintahan.
3. SMSDP menghubungkan setiap proses dari hulu ke hilir pemanfaatan sumberdaya untuk mendapatkan hasil yang optimal.
4. Keterkaitan antar setiap proses dalam SMSDP akan mewujudkan sistem informasi pengelolaan keuangan, barang, dan jasa pemerintah yang efektif dan efisien.
SMSDP menghubungkan beberapa sub sistem yang berkaitan dengan pengelolaan keuangan serta pengadaan barang dan jasa pemerintah. Keterkaitan antar sub sistem ini dapat digambarkan sebagai berikut:
1. PERENCANAAN (Planning)– Meliputi perencanaan kebutuhan sumber daya yang
ada pada setiap instansi pemerintah. Rencana dibuat dalam jangka pendek, menengah, dan jangka panjang.
2. PENGANGGARAN (Budgeting)– Sistem informasi yang mengelola anggaran yang
dibutuhkan dalam pemenuhan dan pengelolaan kebutuhan sumber daya.
3. PENGADAAN (Procurement)– Proses pengadaan barang dan jasa pemerintah yang
dilakukan secara elektronik,mulai tahapan pengumuman lelang dan seleksi sampai dengan penetapan pemenang.
4. PENGENDALIAN (Controlling)– Pemantauan, evaluasi, dan pengendalian proses
pengelolaan keuangan serta pengadaan barang dan jasa pemerintah dibandingkan dengan perencanaan yang telah dilakukan.
5. KINERJA (Performance)– Pengukuran kinerja (performance measurement) yang
berkaitan dengan seluruh proses yang ada pada SMSDP.
Infrastruktur SMSDP
1. Jaringan Komputer2. Komputer Server3. Perangkat Klien4. Perangkat Pendukung5. Sistem Keamanan
Suprastruktur SMSDP
1. Pengelola SMSDP merupakan unit kerja yang memiliki tugas, fungsi, dan tanggung jawab di bidang teknologi informasi dan komunikasi.
2. Sumber daya manusia merupakan administrator yang memiliki kewenangan dalam melakukan manajemen data induk dan operator yang memiliki kewenangan dalam memanfaatkan aplikasi, sesuai dengan kebijakan masing-masing instansi.
3. Standard Operating Procedure/SOP dibuat secara detail untuk mengatur pembagian pengguna beserta kewenangan masing-masing, sesuai dengan struktur organisasi.
TERIMA KASIH
Top Related