Penataan Tata Laksana Dalam Rangka Penerapan e-Government

download Penataan  Tata Laksana Dalam Rangka Penerapan e-Government

of 40

Embed Size (px)

Transcript of Penataan Tata Laksana Dalam Rangka Penerapan e-Government

Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE)

Penataan Tata Laksana Dalam RangkaPenerapan e-Government

Deddy S Bratakusumah, PhDDEPUTI BIDANG TATALAKSANA

KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI

2012

1

REFORMASI BIROKRASI

2Let me start with Overview of Korean Government Innovation.

REFORMASI BIROKRASIReformasi Birokrasi merupakan transformasi segenap aspek dalam manajemen pemerintah menuju pemerintah berkelas dunia

3

REFORMASI BIROKRASI

TATA LAKSANA

PENGEMBANGAN SISTEM DAN PROSEDURDANADMINISTRASI UMUMTATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK

KELEMBAGAAN, SDM, TATA LAKSANA, AKUNTABILITAS, PELAYANAN PUBLIK, PENGAWASAN.SISTEM, PROSEDUR DAN MEKANISME KERJA

PENATAAN TATA LAKSANA TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK (TNDE)SISTEM MANAJEMEN SUMBER DAYA PEMERINTAH (SMSDP)

TNDE merupakan suatu sistem aplikasi yang memberikan fasilitas dalam persuratan (dapat diakses melalui suatu jaringan).SISTEM MANAJEMEN SUMBER DAYA PEMERINTAH

SMSDP merupakan sistem informasi pengelolaan keuangan, barang, dan jasa pemerintah yang mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan perencanaan, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi program/kegiatan di lingkungan instansi pemerintah.TATA LAKSANA

Tata Laksana adalah sekumpulan aktivitas kerja terstruktur dan saling terkait yang menghasilkan keluaran yang sesuai dengan kebutuhan pengguna

4

PENATAAN TATA LAKSANAProgram dan KegiatanIndikator KinerjaKeluaran (Outputs)Hasil (Outcomes)Penyusunan SOP penyelenggaraan tugas dan fungsiTersedianya dokumen SOP penyelenggaraan tugas dan fungsi yang disahkanTerselenggaranya transparansi, akuntabilitas, dan standarisasi proses penyelenggaraan pemerintahanPembangunan atau pengembangan e-GovernmentTersedianya e-Government pada masing-masing Kementerian/Lembaga

5

PENATAAN TATA LAKSANA

6Let me start with Overview of Korean Government Innovation.

Tatalaksana adalah sekumpulan aktivitas kerja terstruktur dan saling terkait yang menghasilkan keluaran yang sesuai dengan kebutuhan penggunaAktivitas adalah serangkaian tindakan sistematis dengan menggunakan alat kerja atau sarana kerja untuk menghasilkan bagian-bagian kelengkapan keluaran suatu tatalaksanaPengguna adalah penerima keluaran yang dihasilkan suatu tatalaksana (business process) sesuai dengan kebutuhannyaPermenPAN 12/2011Tata Laksana

7

Penataan Tata LaksanaPenataan tatalaksana dilakukan melalui serangkaian proses analisis dan perbaikan tatalaksana bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas sistem, proses, dan prosedur kerja yang jelas, efektif, efisien dan terukur pada masing-masing Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah.

Target yang ingin dicapai melalui program ini antara lain adalah meningkatnya efisiensi dan efektivitas proses manajemen pemerintahan serta kinerja di Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah.

8

Mengapa dilakukan Penataan Tatalaksana?

9

Dua jenis pendekatan perancangan proses baru yang dapat dilakukan:

Pendekatan pertama adalah dengan cara mengkaji peta proses yang dikerjakan pada saat ini , kemudian masing-masing sub-proses tersebut dilihat kemungkinannya untuk dilakukan eliminasi , simplifikasi, integrasi , dan otomatisasi melalui pemanfaatan teknologi informasi yang ada. Pendekatan kedua adalah dengan melakukan perbandingan (benchmarking) terhadap apa yang telah di lakukan oleh pemerintah negara lain sehubungan dengan proses serupa, dan mencoba untuk menerapkannya di Indonesia (biasanya akan dipilih proses yang terbaik dari hasil perbandingan, atau yang kerap dikenal dengan istilah best practices) .

Jika kedua pendekatan ini di lakukan baik secara terpisah maupun bersama-sama maka akan terjadi sebuah perbaikan kinerja proses.

10

S E R A Proses kerja yang tidak perlu, dieliminasi (elimination) Proses kerja yang rumit, disederhanakan (simplification) Proses kerja yang belum ada, diciptakan (reengineering) Proses kerja yang ada diintegrasikan dengan teknologi (automation)

11

Secara prinsip, perancangan proses baru dengan memanfaatkan teknologi informasi merupakan sebuah cikal-bakal atau embrio dari lahirnya sebuah konsep Electronic Government (e-Government) di Indonesiae-Government refers to the use by government agencies of information technologies that have the ability to transform relations with citizens , businesses , and other arms of government. (Word Bank)A

12

E-Government

13Let me start with Overview of Korean Government Innovation.

e-Government

e-Government yang juga disebut e-gov, adalah: penggunaan teknologi informasi oleh pemerintah untuk memberikan informasi dan pelayanan bagi warganya, urusan bisnis, serta hal-hal lain yang berkenaan dengan pemerintahan.

e-Government dapat diaplikasikan pada legislatif, yudikatif, atau administrasi publik, untuk meningkatkan efisiensi internal, menyampaikan pelayanan publik, atau proses kepemerintahan yang demokratis.

14

Tujuan e-Government

15

Manfaat e-Government:

16

PERAN e-Government

Pemecahan Masalah Nasional

Meningkatkan Kesejahteraan Masyarakat

Peningkatan dan Inovasi Pelayanan Publik

Wujud Pengembangan TIK

Pembangunan e-Government e-Govt di Indonesia tidak hanya menyelenggarakan pemerintahan secara elektronik , tetapi juga sebagai penggerak atas pencapaian cita-cita nasional dan sebagai perangsang industri TIK dan pembangunan nasional pada umumnyaPeran UtamaPeran LainnyaSumber : Kemenkominfo

17

Pengembangan e-Government di suatu lembaga pemerintah, dilandasi oleh 4 (empat) infrastruktur utama, meliputi:

18

Transformasi Menuju e-GovernmentPerubahan Budaya Kerja Perubahan Bisnis ProsesSOP dan KebijakanPeraturan dan PerundanganLeadership

Penggunaan InternetPenggunaan Infrastruktur TIK Sistem Dokumentasi ElektronikPenggunaan Sistem AplikasiStandarisasi MetadataTransaksi Elektronik

PARAMETER

19

IMPLEMENTASI

20Let me start with Overview of Korean Government Innovation.

Tata Naskah Dinas Elektronik

(PERMENPAN DAN RB NOMOR 6 TAHUN 2011)

21

DefinisiTNDE merupakan suatu sistem aplikasi yang memberikan fasilitas dalam persuratan (dapat diakses melalui suatu jaringan).

22

MANFAAT TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK (TNDE) Efisiensi dan efektifitas pekerjaan

Penghematan Kertas dan Tempat Penyimpanan

23

Berkurangnya risiko kehilangan dokumen dan kemudahan pencarian dokumenKemudahan pelacakan keberadaan dan status dokumen naskah dinas

Mendukung kebijakan perkantoran elektronis guna menuju e-Government

24

Konsep Dan Desain Alur Tata Naskah Dinas Elektronik Arsitektur : Web Based

25

PerangkatJaringan Komputer suatu sistem berbasis LAN (Local Area Network) ataupun Wireless Network yang terkoneksi antar bagianServer perangkat keras yang menjalankan aplikasi jaringan computer yang digunakan untuk melayani banyak pengguna dalam satu jaringanKomputer klien

26

Scanner Pemindai dokumen

SDM Operator, Administrator

27

Cakupan Aplikasi

Surat MasukDisposisiSurat Keluar

28

Surat Masuk

DISPOSISI

SuratPetugas Mencatat Agenda & Scan DokumenPejabat memeriksa Surat dan melakukan Disposisi

29

Disposisi

Pembuat Disposisi

Disposisi lanjut

Server & Database terpusatPembuatan LaporanPersetujuan & KoreksiPenerima DisposisiMenyimpan DisposisiMembaca Disposisi

30

Surat Keluar

Pembuatan Konsep SuratKoreksi & PersetujuanSurat dicetak, tanda tangan, cap dan di Agendakan

Draft Tersimpan di Database

Catatan : Semua proses pembuatan konsep melalui aplikasi31

Sistem Manajemen Sumber Daya Pemerintahan (SMSDP)

32

Manfaat

33

Gambaran UmumSMSDP merupakan salah satu contoh implementasi sistem informasi pada instansi pemerintah di bidang sumberdaya:SMSDP meliputi persiapan, penganggaran, pengadaan, dan evaluasi pengelolaan sumberdaya pemerintah.Sumberdaya yang diatur dalam SMSDP meliputi keuangan, barang, dan jasa yang diperlukan dalam penyelenggaraan pemerintahan. SMSDP menghubungkan setiap proses dari hulu ke hilir pemanfaatan sumberdaya untuk mendapatkan hasil yang optimal. Keterkaitan antar setiap proses dalam SMSDP akan mewujudkan sistem informasi pengelolaan keuangan, barang, dan jasa pemerintah yang efektif dan efisien.

34

SMSDP menghubungkan beberapa sub sistem yang berkaitan dengan pengelolaan keuangan serta pengadaan barang dan jasa pemerintah. Keterkaitan antar sub sistem ini dapat digambarkan sebagai berikut:

35

PERENCANAAN (Planning)Meliputi perencanaan kebutuhan sumber daya yang ada pada setiap instansi pemerintah. Rencana dibuat dalam jangka pendek, menengah, dan jangka panjang.

PENGANGGARAN (Budgeting)Sistem informasi yang mengelola anggaran yang dibutuhkan dalam pemenuhan dan pengelolaan kebutuhan sumber daya.

PENGADAAN (Procurement)Proses pengadaan barang dan jasa pemerintah yang dilakukan secara elektronik,mulai tahapan pengumuman lelang dan seleksi sampai dengan penetapan pemenang.

36

PENGENDALIAN (Controlling)Pemantauan, evaluasi, dan pengendalian proses pengelolaan keuangan serta pengadaan barang dan jasa pemerintah dibandingkan dengan perencanaan yang telah dilakukan.

KINERJA (Performance)Pengukuran kinerja (performance measurement) yang berkaitan dengan seluruh proses yang ada pada SMSDP.

37

Infrastruktur SMSDP

Jaringan KomputerKomputer ServerPerangkat KlienPerangkat P