Penataan Tata Laksana Dalam RangkaPenerapan e-Government

Deddy S Bratakusumah, PhDDEPUTI BIDANG TATALAKSANA

KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI

2012

REFORMASI BIROKRASI

REFORMASI BIROKRASI

Reformasi Birokrasi merupakan transformasi segenap aspek dalam manajemen pemerintah menuju pemerintah berkelas dunia

REFORMASI BIROKRASI

TATA LAKSANA

PENGEMBANGAN SISTEM DAN PROSEDUR

DAN

ADMINISTRASI UMUM

TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK

KELEMBAGAAN, SDM, TATA LAKSANA, AKUNTABILITAS, PELAYANAN PUBLIK, PENGAWASAN.

SISTEM, PROSEDUR DAN MEKANISME KERJA

1. PENATAAN TATA LAKSANA

2. TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK (TNDE)

3. SISTEM MANAJEMEN SUMBER DAYA PEMERINTAH (SMSDP)

TNDE merupakan suatu sistem aplikasi yang memberikan fasilitas dalam persuratan (dapat diakses melalui suatu jaringan).

SISTEM MANAJEMEN SUMBER DAYA PEMERINTAH

SMSDP merupakan sistem informasi pengelolaan keuangan, barang, dan jasa pemerintah yang mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan perencanaan, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi program/kegiatan di lingkungan instansi pemerintah.

TATA LAKSANA Tata Laksana adalah sekumpulan aktivitas kerja terstruktur dan saling terkait yang menghasilkan keluaran yang sesuai dengan kebutuhan pengguna

PENATAAN TATA LAKSANA

Program dan KegiatanIndikator Kinerja

Keluaran (Outputs) Hasil (Outcomes)

1. Penyusunan SOP penyelenggaraan tugas dan fungsi

Tersedianya dokumen SOP penyelenggaraan tugas dan fungsi yang disahkan

Terselenggaranya transparansi, akuntabilitas, dan standarisasi proses penyelenggaraan pemerintahan2. Pembangunan atau

pengembangan e-Government

Tersedianya e-Government pada masing-masing Kementerian/Lembaga

PENATAAN TATA LAKSANA

Tatalaksana adalah sekumpulan aktivitas kerja terstruktur dan saling terkait yang menghasilkan keluaran yang sesuai dengan kebutuhan pengguna

Aktivitas adalah serangkaian tindakan sistematis dengan menggunakan alat kerja atau sarana kerja untuk menghasilkan bagian-bagian kelengkapan keluaran suatu tatalaksana

Pengguna adalah penerima keluaran yang dihasilkan suatu tatalaksana (business process) sesuai dengan kebutuhannya

PermenPAN 12/2011

Tata Laksana

Penataan Tata Laksana

• Penataan tatalaksana dilakukan melalui serangkaian proses analisis dan perbaikan tatalaksana bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas sistem, proses, dan prosedur kerja yang jelas, efektif, efisien dan terukur pada masing-masing Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah.

• Target yang ingin dicapai melalui program ini antara lain adalah meningkatnya efisiensi dan efektivitas proses manajemen pemerintahan serta kinerja di Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah.

Mengapa dilakukan Penataan Tatalaksana?

Perubahan arah

Strategis

Dorongan dari Dalam dan/atau

Luar

Penataan Tatalaksana

Dua jenis pendekatan perancangan proses baru yang dapat dilakukan:

1. Pendekatan pertama adalah dengan cara mengkaji peta proses yang dikerjakan pada saat ini , kemudian masing-masing sub-proses tersebut dilihat kemungkinannya untuk dilakukan eliminasi , simplifikasi, integrasi , dan otomatisasi melalui pemanfaatan teknologi informasi yang ada.

2. Pendekatan kedua adalah dengan melakukan perbandingan (benchmarking) terhadap apa yang telah di lakukan oleh pemerintah negara lain sehubungan dengan proses serupa, dan mencoba untuk menerapkannya di Indonesia (biasanya akan dipilih proses yang terbaik dari hasil perbandingan, atau yang kerap dikenal dengan istilah ”best practices”) .

Jika kedua pendekatan ini di lakukan – baik secara terpisah maupun bersama-sama – maka akan terjadi sebuah perbaikan kinerja proses.

S E R A

S E R A

• Proses kerja yang tidak perlu, dieliminasi (elimination)

• Proses kerja yang rumit, disederhanakan (simplification)

• Proses kerja yang belum ada, diciptakan (reengineering)

• Proses kerja yang ada diintegrasikan dengan teknologi (automation)

Secara prinsip, perancangan proses baru dengan memanfaatkan teknologi informasi merupakan sebuah cikal-bakal atau embrio dari lahirnya sebuah konsep ”Electronic Government” (e-Government) di Indonesia

“e-Government refers to the use by government agencies of information technologies that have the ability to transform relations with citizens , businesses , and other arms of government.”

(Word Bank)

A

E-GOVERNMENT

e-Government

e-Government yang juga disebut e-gov, adalah: penggunaan teknologi informasi oleh pemerintah untuk memberikan informasi dan pelayanan bagi warganya, urusan bisnis, serta hal-hal lain yang berkenaan dengan pemerintahan.

e-Government dapat diaplikasikan pada legislatif, yudikatif, atau administrasi publik, untuk meningkatkan efisiensi internal, menyampaikan pelayanan publik, atau proses kepemerintahan yang demokratis.

Tujuan e-Government

Pembentukan jaringan informasi

dan transaksi pelayanan publik yang berkualitas,

cepat, dan terjangkau

masyarakat luas.

Pembentukan hubungan

interaktif dengan dunia usaha

untuk menghadapi

perubahan dan persaingan

perdagangan internasional.

Pembentukan mekanisme dan

saluran komunikasi

dengan lembaga-lembaga negara serta penyediaan

fasilitas dialog publik.

Pembentukan sistem

manajemen dan proses kerja yang

transparan dan efisien

Manfaat e-Government:

Meningkatkan kualitas pelayanan

pemerintah kepada

masyarakat dan komunitas negara

lainnya;

Memperbaiki proses

transparansi dan akuntabilitas di

kalangan penyelenggara pemerintahan;

Mereduksi biaya transaksi,

komunikasi, dan interaksi yang terjadi dalam

proses pemerintahan;

Menciptakan masyarakat

berbasis komunitas

informasi yang lebih berkualitas.

PERAN e-Government

Pemecahan Masalah Nasional

Meningkatkan Kesejahteraan Masyarakat

Peningkatan dan Inovasi Pelayanan Publik

Wujud Pengembangan TIK

Pembangunan e-Government e-Gov’t di Indonesia

tidak hanya menyelenggarakan pemerintahan secara elektronik , tetapi juga sebagai penggerak atas pencapaian cita-cita nasional dan sebagai perangsang industri TIK dan pembangunan nasional pada umumnya

Peran Utama

Peran Lainnya

Sumber : Kemenkominfo

Pengembangan e-Government di suatu lembaga pemerintah, dilandasi oleh 4 (empat) infrastruktur utama, meliputi:

• yang memuat antara lain e-leadership, sdm, dan peraturan;Suprastruktur e-

Government

• yang memuat antara lain protokol komunikasi, topologi, teknologi dan keamanan.

Infrastruktur jaringan

• yang memuat antara lain struktur data, format data, data sharing, dan sistem pengamanannya.

Infrastruktur informasi

• yang memuat antara lain aplikasi layanan publik, aplikasi antarmuka (interface), dan aplikasi back office.

Infrastruktur aplikasi

Transformasi Menuju e-Government

Perubahan Budaya Kerja Perubahan Bisnis Proses

SOP dan KebijakanPeraturan dan Perundangan

Leadership

Penggunaan InternetPenggunaan Infrastruktur TIK Sistem Dokumentasi ElektronikPenggunaan Sistem AplikasiStandarisasi MetadataTransaksi Elektronik

PARAMETER

IMPLEMENTASI

TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK

(PERMENPAN DAN RB NOMOR 6 TAHUN 2011)

Definisi

TNDE merupakan suatu sistem aplikasi yang memberikan fasilitas dalam persuratan (dapat diakses melalui suatu jaringan).

MANFAAT TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK (TNDE)

Efisiensi dan efektifitas pekerjaan

Penghematan Kertas dan Tempat Penyimpanan

Berkurangnya risiko kehilangan dokumen dan kemudahan pencarian dokumen

Kemudahan pelacakan keberadaan dan status dokumen naskah dinas

Mendukung kebijakan perkantoran elektronis guna menuju e-Government

Konsep Dan Desain Alur Tata Naskah Dinas Elektronik

Arsitektur : Web Based

Web Aplikasi TNDE

User User

Server & Database

menyediakan

Akses aplikasi

Akses aplikasi

User

Pengarsipan

Perangkat

• Jaringan Komputer suatu sistem berbasis LAN (Local Area Network) ataupun Wireless Network yang terkoneksi antar bagian

• Server perangkat keras yang menjalankan aplikasi jaringan computer yang digunakan untuk melayani banyak pengguna dalam satu jaringan

• Komputer klien

• Scanner Pemindai dokumen

SDM Operator, Administrator

Cakupan Aplikasi

1.

2.

3.

Surat Masuk

Disposisi

Surat Keluar

Surat Masuk

DISPOSISI

Surat

Petugas Mencatat Agenda & Scan Dokumen

Pejabat memeriksa Surat dan melakukan Disposisi

Disposisi

Pembuat Disposisi

Disposisi lanjut

Server & Database terpusat

Pembuatan Laporan

Persetujuan & Koreksi

Penerima Disposisi

Menyimpan Disposisi

Membaca Disposisi

Surat Keluar

Pembuatan Konsep Surat Koreksi &

Persetujuan

Surat dicetak, tanda tangan, cap dan di Agendakan

Draft Tersimpan di Database

SISTEM MANAJEMEN SUMBER DAYA PEMERINTAHAN

(SMSDP)

Manfaat

Terwujudnya percepatan integrasi sistem manajemen sumber daya instansi pemerintah.

Terwujudnya kompatibilitas integrasi sistem manajemen sumber daya instansi pemerintah.

Memudahkan pelayanan publik dengan pemanfaatan sistem manajemen sumber daya pemerintah.

Gambaran Umum

• SMSDP merupakan salah satu contoh implementasi sistem informasi pada instansi pemerintah di bidang sumberdaya:1. SMSDP meliputi persiapan, penganggaran, pengadaan, dan

evaluasi pengelolaan sumberdaya pemerintah.2. Sumberdaya yang diatur dalam SMSDP meliputi keuangan,

barang, dan jasa yang diperlukan dalam penyelenggaraan pemerintahan.

3. SMSDP menghubungkan setiap proses dari hulu ke hilir pemanfaatan sumberdaya untuk mendapatkan hasil yang optimal.

4. Keterkaitan antar setiap proses dalam SMSDP akan mewujudkan sistem informasi pengelolaan keuangan, barang, dan jasa pemerintah yang efektif dan efisien.

SMSDP menghubungkan beberapa sub sistem yang berkaitan dengan pengelolaan keuangan serta pengadaan barang dan jasa pemerintah. Keterkaitan antar sub sistem ini dapat digambarkan sebagai berikut:

1. PERENCANAAN (Planning)– Meliputi perencanaan kebutuhan sumber daya yang

ada pada setiap instansi pemerintah. Rencana dibuat dalam jangka pendek, menengah, dan jangka panjang.

2. PENGANGGARAN (Budgeting)– Sistem informasi yang mengelola anggaran yang

dibutuhkan dalam pemenuhan dan pengelolaan kebutuhan sumber daya.

3. PENGADAAN (Procurement)– Proses pengadaan barang dan jasa pemerintah yang

dilakukan secara elektronik,mulai tahapan pengumuman lelang dan seleksi sampai dengan penetapan pemenang.

4. PENGENDALIAN (Controlling)– Pemantauan, evaluasi, dan pengendalian proses

pengelolaan keuangan serta pengadaan barang dan jasa pemerintah dibandingkan dengan perencanaan yang telah dilakukan.

5. KINERJA (Performance)– Pengukuran kinerja (performance measurement) yang

berkaitan dengan seluruh proses yang ada pada SMSDP.

Infrastruktur SMSDP

1. Jaringan Komputer2. Komputer Server3. Perangkat Klien4. Perangkat Pendukung5. Sistem Keamanan

Suprastruktur SMSDP

1. Pengelola SMSDP merupakan unit kerja yang memiliki tugas, fungsi, dan tanggung jawab di bidang teknologi informasi dan komunikasi.

2. Sumber daya manusia merupakan administrator yang memiliki kewenangan dalam melakukan manajemen data induk dan operator yang memiliki kewenangan dalam memanfaatkan aplikasi, sesuai dengan kebijakan masing-masing instansi.

3. Standard Operating Procedure/SOP dibuat secara detail untuk mengatur pembagian pengguna beserta kewenangan masing-masing, sesuai dengan struktur organisasi.

TERIMA KASIH