“Tugas Terstruktur 2 Sistem Informasi Manajemen”
SIM KELAS A
Dosen Pengampu : Fathurahma, ST
OLEH :
HEDRAL .A. MONZERI
DICKY OKSA SOEMANTRI
MULYONO
EKO PERMANA PUTRA
JURUSAN SISTEM INFORMASI
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SULTAN SYARIF KASIM
RIAU
T.A. 2013/2014
PEMBAHASAN
a. Definisi Proyek
Proyek adalah usaha yang komplek, tidak rutin, yang dibatasi oleh waktu,
anggaran, sumber dana, spesfikasi kinerja yang dirancang untuk memenuhi
kebutuhan pelangan. (Clifford F : 2007)
Seperti kebanyakan usaha organisasi, tujuan utama sebuah proyek adalah
untuk memuaskan kebutuhan seorang pelanggan. Karaktersitik sebuah proyek
membantu membedakan proyek dari berbagai usaha lainnya yang dilakukkan
organisasi. Karakteristik utama sebuah proyek adalah sebagai berikut :
1. Punya sasaran
2. Ada rentang waktu tertentu, ada awal dan akhirnya.
3. Biasanya melibatakan beberapa departemen dan profesional.
4. Umumnya melakukan sesuatu yang sebelumnya tidak pernah
dilakukkan.
5. Waktu, biaya, dan persyaratan kinerja yang spesifik.
b. Siklus Hidup Proyek
Siklus hidup proyek umumnya melewati empat tahapan berurutan, yakni
penentuan (defining), perencanaan (planning), eksekusi (executing), dan
pengiriman (delivering). Titik awal (starting point) mengawali dimulainya
proyek. Usaha proyek memulai dengan lambat, mulai meningkat, dan kemudian
turun saat pengiriman proyek kepada pelanggan.
1. Tahap Penentuan : menentukan sepesifikasi proyek, menetepakan
sasan proyek, membentuk tim, dan menentukan berbagai tanggung
jawab utama
2. Tahap Perencanaan : tingkat usaha bertambah, mengembangkan
rencana, untuk menentukan proyek apa yang akan bertahan, kapan
proyek akan dijadwalkan, siapa yang akan memetik, tingkat kualitas
apa yang harus dijaga dan anggaran apa yang diperlukan.
3. Tahap Eksekusi : ditahap inilah bagian utama kerja proyek terjadi,
baik fisik maupun mental. Produk fisik dihasilkan (jembatan,
laporan, dan program perangkat lunak). Waktu, biaya, ukuran-
ukuran spefikasi digunakan untuk pengendalian. Apakah proyek
sesuai jadwal, anggaran, dan memenuhi spesifikasi? Perkiraan
(forecast) apa yang diperlukan dimasing-masing ukuran tersebut?
Perubahan/revisi apa yang diperlukan?
4. Tahap pengiriman : mencakup dua aktivitas yakni mengirim produk
proyek kepada pelanggan dan menyebarkan sumber daya proyek.
Pengiriman proyek dapat mencakup pelatihan pelanggan dan transfer
dokumen. Penyebaran biasanya melibatkan penyerahan
perlengkapan/material proyek kepada proyek lain dan menetapkan
berbagai penugasan baru kepada para anggota tim.
Dalam praktik, siklus hidup proyek digunakan oleh berapa kelompok
proyek untuk menggambarkan timing tugas-tugas utama yang ada pada proyek,
sebagai contoh tim desain mungkin merencanakan sebuah komitmen utama dari
berbagai sumber daya pada tahap penentuan, sementara tim kualitas
memperkirakan bahwa tugas-tugas utama mereka meningkat ditahap berikutnya
dari siklus hidup proyek. Karena kebanyakan organisasi punya portofolio proyek
yang akan berjalan/dikerjakan, maka disetiap tahap dari siklus hidup proyek,
perencanaan yang cermat dan manajemen ditingkat proyek dan organisasi
merupakan hal yang impreatif.
Gambar 1 Siklus Hidup Proyek
c. Tahapan Proses Proyek
Dalam pelaksanaannya, pelaksanaan proyek membutuhkan pedoman atau
pendekatan untuk melaksanakan proyek yang telah ditentukan. Untuk itu ada
beberapa pendekatan atau metodogi yang dapat digunakan dalam melakukan
manajemen proyek antara lain : agile, extreme, interactive, incremental, dan
phases. Berdasarkan pendektakan tradisional ini ada urutan yang harus dilalui
dalam manajemen proyek sejak dimulai sampai selesai. Tahap-tahap dalam urutan
ini sebagai berikut :
a. Fase inisialisasi
Sebelum suatu proyek didefinisikan, tentu diperlu diadakan studi
kelayakan (feasibility study). Biasanya hal ini dilakukan oleh pemilik dan sponsor
proyek. Suatu proyek bisa dikatakan layak untuk dilaksanakan jika memenuhi
syarat kelayakan seperti :
1. Memberikan manfaat bagi klien
2. Memberi solusi pada masalah yang dihadapi oleh pemilik proyek
3. Dapat dilaksanakan sesuai dengan waktu yang diharapkan, anggaran
yang tersedia. Dan akativitas serta sumberdaya yang terukur,
sebagaimana batasan yang ada segitiga manajemen proyek.
Dalam studi kelayakan terdapat beberapa langkah yang harus dilakukan.
Salah satu yang terpenting adalah analis kebutuhan (requirements analysis),
karena kelayakan dari proyek sistem informasi didasarkan atas hasil requirements
analisis ini. Hasil studi kelayakan kemudian disusun dalam bentuk proposal
proyek untuk kemudian diajukan kepada stakeholder. Apabila proposal disetujui
maka tahap selanjutnya dari proyek bisa dilaksanakan. Sebagai bentuk penugasan
kepada pihak pelaksana proyek, bisa diterbitkan surat perintah kerja (SPK) yang
ditandatangani pemilik proyek dan manajemen proyek. Tetapi jika proyek
dilaksanakan oleh pihak organisasi atau perusahaan pemilik proyek, misalnya
kontraktor TI maka harus ada perjanjian dalam bentuk kontrak yang mengikat
kedua belah pihak. Dengan kontrak dan proposal yang disetujui serta hasil analisis
maka tahap selanjutnya dapat dilaksanakan.
b. Fase Perencanaan
Dalam fase ini sering terjadi revisi terhadap hasil analis. Hal ini umum
terjadi karena mungkin saja informasi yang didapatkan dari suatu depertemen
dengan departemen lain saling bertentangan atau bahkan tidak saling berhubungan
akibat dari buruknya arus kerja dan standar operasional prosedur
organisasi/persuhaan tersebut. Oleh karena itu, dalam beberapa proyek sekala
besar, misalnya dalam penerapan ERP, diperlukan rekayasa ulang terhadap
prosedur bisnis organisasi/perusahaan. Dalam rekayasa ulang ini akan dilakukan
sebagai pembenahan secara menyeluruh, baik dari sisi struktru organisasi, sumber
daya manusia, arus kerja dan SOP. Birokrasi akan dikurangi, fungsi-fungsi yang
tumpah tindih diperbaiki, format dokumen dan pelaporan diseragamkan.
c. Fase Pelaksanaan dan Pengembangan
Dalam fase ini aktivitas yang dilakukan akan melaksanakan tugas-tugas
yang telah didefinisikan dalam fase sebelumnya untuk menghasilkan software
sesuai requirements. Aktivitas dalam lingkup manajemen proyek sistem informasi
adalah:
1. Pemograman
2. Testing
3. Quality assurance (QA)
4. Dokumetasi
Umunya fase dilaksanakan dalam jangka waktu yang lebih panjang
dibanding fase lain. Berbeda dengan fase lain, fase ini juga menghasilkan produk
berupa software yang nantinya akan digunakan oleh klien, yang artinya akan
digunakan oleh pihak diluar tim pelaksana proyek. Oleh karena itu, dalam proyek
sistem informasi yang besar dan kompleks, aktivitas testing dan QA harus ada.
d. Sistem pengawasan dan kontrol
Fase ini terdiri atas proses yang dilakukan untuk observasi pelaksanaan
proyek untuk menghindari masalah yang bisa segera diindentifikasi dan jika
diperlukan, tindakan koreksi dapat segera dilakukan. Manfaatnya adalah kinerja
proyek dapat diamati dan diukur secara rutin jika terjadi penyimpangan pelaksaan
proyek terhadap rencana dan desain dapat segera diantisipasi. Pengawasan dan
pengendalian ini terjadi atas.
1. Mengukur aktivitas proyek yang tengah dilaksanakan
(menentukan posisi pelaksanaan proyek saat ini)
2. Mengawasi fariabel (biaya, waktu, sumber daya dan sebagainya)
3. Proyek terhadap rencana dan desain yang telah disepakati (posisi
yang seharusnya dicapai)
4. Mengarahkan pengendalian terpusat agar hanya setiap perubahan
terhadap rencana proyek yang telah disetujui saja yang bisa
diimplementasikan
e. Fase akhir
Dalam fase ini proyek telah memasuki tahap dimana produk software telah
diinstalasikan, dioperasikan dan dimanfaatkan oleh klien. sebagai penanda
berakirnya proyek maka diperlukan serta terima secara resmi sebagai bukti SPK
atau kontrak telah ditutup. Sebelum serah terima dilakukan, stakeholder
melaksanakan evalusi akhir yang bisa berlangsung singkat apabila sistem
pengawasan dan pengendalian dilakukan dengan baik di sepanjang pelaksanaan
proyek. Ada dua aktivitas yang dilakukan dalam fase ini :
1. Penutupan proyek. Seperti yang dijelaskan di atas, yaitu
stakeholder melakukan evaluasi, serah terima secara resmi dan
berakhirnya SPK atau kontrak
2. Mamasuki masa maintenance yang dapat dilanjutkan dengan SPK
atau kontrak baru. Maintenance penting mengingat produk
software tidak bisa 100% bebas dari kemungkinan error dan bugs
D. Penjadwalan Proyek Menggunakan PERT dan GANT CHART
1. PERT
Program Evluation and Review Technique (Teknik Evaluasi dan
Peninjauan Ulang Program), yang dirujuk secara luas dan selanjutnya secara
eksklusif disebut PERT, memberikan tingkat pengendalian yang benar-benar
menjadi penting bagi banyak proyek. Dengan menggunakan PERT, seorang
manajer proyek dapat mengidentifikasi sebuah tugas atau sekumpulan tugas yang
menggambarkan suatu aliran penting yang ditetapkan bagi keberhasilan proyek.
Teknik manajemen proyek kedua yang pendekatan fundamentalnya
hampir sama dengan PERT adalah Critical Path Method (Metode Jalur Kritis),
yang untuk selanjutnya disingkat CPM. Jalur kritis dalam suatu proyek adalah
jalur yang memerlukan waktu paling lama untuk menyelesaikan proyek. Jadi,
jalur kritis tidak pernah memiliki suatu slack (kekenduran/kelonggaran).
PERT dikembangkan oleh Booz – Allan Hamilton dan Lockheed
Coorporation dalam suatu kerja sama dengan U.S. Navy pada proyek pembuatan
rudal Polaris pada tahun 1958. CPM dikembangkan oleh dupont Incorporated
pada tahun yang sama. Walaupun masing-masing pendekatan memiliki
karakteristik-karakteristik individual, namun keduanya, untuk tujuan kita,
sebenarnya cukup dekat untuk diperlakukan satu hal dan sama, sehingga untuk
seterusnya kita akan memperlakukan PERT/CPM sebagai kesatuan pendekatan
bagi manajemen proyek.
PERT/CPM memungkinkan manajer proyek membahas masalah-masalah
seperti :
Apa yang terjadi selama proyek, bila suatu tugas non-kritis
menyimpang dua minggu?
Apa yang akan terjadi jika suatu tugas kritis menyimpang beberapa
hari dan akhirnya dimulai pada saat yang sama dengan tugas kritis
lainnya?
Jika manajer proyek harus mempertahankan staf proyek pada satu
tugas untuk tambahan waktu selama tiga hari, bagaimana
pengaruhya pada semua tugas lainnya?
Berikut ditampilkan bagaimana membuat jaringan PERT/CPM ini, yang diambil
berdasarkan contoh dari WBS dibawah :
Jaringan PERT/CPM
Hubungan antara kotak-kotak ditunjukkan dengan garis-garis tebal atau
halus. Misalkan, “Menyiapkan makanan penutup (buah-buahan) dan “Menyiapkan
tempat makanan/keranjang” dihubungkan dengan garis tipis. Tugas Bill
“membuat minuman” dihubungkan ke “mengisi keranjang makanan” dengan
suatu garis tebal. Baik tugas Bill maupun tugas Erika, keduanya mengarah pada
“Mengisi keranjang makanan”.
Karena membuat minuman memerlukan waktu 30 menit dan tugas erika
secara berturut-turut memerlukan waktu 20 menit dan 4 menit, maka “membuat
minuman” menggambarkan jalur kritis dalam proyek tersebut – yaitu garis tebal
antara aktivitas bill yang pertama dan kedua. Sesuai dengan definisinya, jalur
kritis selalu menggambarkan jalur yang membutuhkan waktu paling lama untuk
selesai. Jadi, jalur kritis tidak pernah mengandung suatu slack (kelonggaran).
Penundaan sepanjang jalur kritis mempengaruhi keseluruhan proyek. Dan tugas-
tugas yang tidak berada pada jalur kritis, lagi-lagi berdasarkan definisinya, selalu
memiliki beberapa slack pada waktu penyelesainnya.
Jalur erika memiliki enam menit waktu longgar. Jika dia mulai beberapa
menit terlambat atau memerlukan satu atau dua menit antara tugas-tugas, dia
masih akan selesai sebelum bill, selama totalnya tidak melebihi enam menit.
Logikanya, dia dapat beristirahat pada setiap proyek, menambahkan satu atau dua
menit ke masing-masing tugas dan masih dapat selesa sebelum bill, dan jika
waktu longgarnya sama dengan enam menit, dia akan selesai pada waktu yang
sama dengan bill.
Jalur kritis untuk keseluruhan proyek seperti digambarkan di atas dapat
dicari dengan cara :
1. Melihat tugas-tugas mana yang terjadi secara bersamaan.
2. Melihat tugas-tugas mana yang memerlukan waktu lebih lama.
3. Menelusuri jalur kritis.
4. Jumlahkan keseluruhan panjang dari jalur kritis.
Dalam kasus sebelumnya, keseluruhan proyek akan membutuhkan waktu 100
menit.
2. GANT CHART
Henry L. Gantt, seorang yang menjadi asal nama bagan Gantt, bekerja di
Aberdeen Proving Grounds (bagian dari yang sekarang bernama Departemen
Perang) di Aberdeen, Maryland – sebagai seorang insinyur selama Perang Dunia
Pertama. Walaupun hampir satu abad telah berlalu, namun bagan Gantt
memungkinkan seorang manajer proyek untuk melohat saat mulai dan saat
mengakhiri tugas-tugas dan subtugas-subtugas proyek proyek secara mudah.
Gantt menggambarkan masing-masing dari tugas dan subtugas secara
kronologis. Untuk tugas-tugas yang dimulai pada saat yang sama dan berjalan
secara bersamaan, bagan Gantt merupakan alat yang sangat mudah. Namun
demikia, tugas-tugas yang tumpang tindih dengan subtugasnya dapat secara
mudah digambarkan pada bagan Gantt juga.
Dua bentuk dasar bagan Gantt digambarkan disini. Bagan berikut
menggunakan blok-blok memanjang dari kiri kek kanan sepanjang sumbu
horizontal untuk menunjukkan waktu mulai dan waktu selesai dari kejadian-
kejadian atau aktivitas-aktivitas.
Detail lebih rinci dapat ditambahkan jika bermaksud menambahkan
subtugas-subtugas. Kode warna memungkinkan untuk menunjukkan pekerja-
pekerja proyek mana yang sedang menangani tugas dan subtugas yang mana.
Bagan yang ditunjukkan diatas memberikan sebuah rencana sederhana untuk
menggambarkan urutan kejadian-kejadian yang direncanakan dibandingkan
kejadian-kejadian yang sesungguhnya (balok-balok yang di hitamkan). Adalah
suatu proyek yang langka dimana bagian terberat dari kejadian-kejadian atau
tugas-tugas yang direncanakan dicerminkan oleh kinerja dan penyelesaian
sesungguhnya dari tugas-tugas.
E. WBS (Work Breakdown Structure)
Salah satu langkah penting dalam perencanaan proyek (Planning Phase)
adalah menyusun Work Breakdown structur (WBS), atau kalau diartikan adalah
struktur pekerjaan detail, yang menjadi kunci langkah-langkah perencanaan
lainnya. Pengertian WBS adalah susunan langkah pekerjaan dari kelompok
pekerjaan terkecil yang diurut secara teratur dan berkesinambungan mulai dari
persiapan sampai penyelesaian pekerjaan tersebut, kemudian kelompok-kelompok
pekerjaan tersebut digabung menjadi satu kesatuan pekerjaan yang harus
dilakukan dalam sebuah proyek.
Ketika ruang lingkup dan sasarang telah diidentifikasi, pekerjaan proyek
dapat dibagi dalam unsur-unsur pekerjaan yang lebih kecil dan lebih keci lagi.
Hasil dari proses hierarki ini disebut dengan work breakdown strucure (WBS).
WBS ibarat peta yang digunakan dalam proyek. Penggunaan WBS dapat
membantu manajer proyek didalam mengidentifikasi, mengintegrasikan proyek
dengan organisasi yang digunakan, dan penetapan basis kendali. Pada dasarnya,
WBS adalah garis besar proyek yang berisi tahapan pelaksanaan proyek secara
menyeluruh.
WBS dimulai dari tahap proyek. Langkah yang dilakukan yaitu
menidefikasi deliverables utama yang perlu digunakan agar proyek dapat
dilaksanakan. Lalu dilanjutkan dengan mengidentifikasi subdeliverables agar
deliverables utama dapat diselesaikan. proses tersebut dilakukan berulang-ulang
sampai sedetail mungkin sehingga dapat diarahkan dan siapa pekerja yang akan
bertanggung jawab terhadap pekerjaan tersebut. Subdeliverables ini dibagi
kedalam paket-paket karena level terendah dari subdeliverables berisi berupa
paket perkerjaan. Paket-paket perkerjaan tersebut dikelompoklan berdasarkan tipe
perkerjaan yang dilakukan. Sebagai contoh pengelompokan deliverables
berdasarkan biaya pengerluaran. Pengelompakan ini menfasilitasi suatu sistem
untuk memantau kemajuan proyek berdasarkan perkerjaan, biaya dan tanggung
jawab.
Kegunaan WBS didalm pelaksanaan proyek
WBS mengambarkan semua unsur-unsur dari proyek suatu krangka
hierarkis dan menetapkan hubungannya hingga akhir proyek. Kegunaan WBS
dilaksanakan didalam pelaksaan proyek adalah sebagai berikut:
1. Pemecahan pekerjaan-perkerjaan besar menjadi pekerjaan kecil.
Kemudian perkerjaan kecil tersebut dipecah lagi menjadi paket
pekerjaan sehingga memudahkan dalam pengawasan pekerjaan.
2. Memudahkan untuk melakukan evaluasi biaya, waktu dan
pencapaian teknis pada semua tinggkat organisasi selama proyek
berlangsung.
3. Tersedianya manajemen dengan informasi yang sesuai bagi masing-
masing tingkatan. Sebagi contoh, manajemen puncak akan
berhadapan dengan deliverables utama, sedang mandor lini pertama
berhadapaandengan paket perkerjaan dan subdeliverables yang lebih
kecil.
Pengembangan WBS ini terkait dengan unit organisasi yang telah ada.
Setiap personil yang ditunjuk dalam organisasi tersebut bertanggung jawab
terhadap penyelesaian paket pekerjaan sehingga terjadi integrasi antara pekerjaan
dengan organisasi. Dalam praktik ini kadang-kadang disebut organization
breakdown structure (OBS).
WBS juga digunakan untuk merencanakan, menjadwalkan, dan membuat
anggaran. Akan diperoleh gambaran kebutuhan biaya dan performansi kerja.
Struktur tersebut menunjukkan keterkaitan antara pekerjaan dengan personil yang
bertanggung jawab didalam organisasi tersebut dan memberikan arahan
komunikasi tertulis kepada pihak terkait. Permasalahan dapat langsung diketahui
penyebab dan siapa penanggung jawabnya sehingga memudahkan koordinasi. Hal
ini disebabkan struktur merupakan integrasi antara tanggung jawab dan pekerjaan.
Contoh menciptakan suatu struktur perincian pekerjaan (WBS) untuk
proyek.
Struktur perincian pekerjaan (work breakdown structure) untuk Pesiar
No Tugas Durasi (menit) Pelaksana
1 Mulai 6
2 Membuat minuman 30 Bill
3 Menyipakan Sandwich 20 Erika
4 Menyiapkan buah-buahan 4 Erika
5 Menyiapkan keranjang 4 Erika
6 Mengumpulkan selimut-selimut 4 Bill
7 Mengumpulkan alat olahraga 6 Erika
8 Memasukkan barang ke mobil 8 Bill
9 Mengisi bensin 12 Bill
10 Mengemudi ketempat pesiar 40 Erika
11 selesai 0
Dalam contoh ini, jalur yang membutuhkan waktu paling lama adalah
tugas 10, mengemudi ketempat pesiar. WBS yang baik dan detil akan menjadi
kunci langkah perencanaan proyek selanjutnya, dan tentu saja kesuksesan proyek
itu sendiri.
DAFTAR PUSTAKA
Gray, Clifford F. 2007. Manajemen Proyek Proses Manajerial. Penerbit Andi :
Yogyakarta
Tantra, Rudy. 2012. Manajemen Proyek Sistem Informasi. Penerbit Andi :
Yogyakarta
Husen, Abrar. 2009. Manajemen Proyek. Penerbit Andi : Yogyakarta
Wiryana, I Made. 2002. Pengantar Manajemen Proyek Berbasis Internet.
Penerbit PT Elex Media Komputindo : Jakarta
Davidson, jeff. 2002. Penuntun 10 Menit Manajemen Proyek. Penerbit Andi.
Yogyakarta.
Top Related