JOB DESCRIPTION

Tanggal Terbit : No.Hal Ditetapkan Direktur :

No. Dokumen : No. Revisi

1. Nama Jabatan Kepala Administrasi dan Front Office

2. Tugas Pokok Memimpin, mengawasi dan mengendalikan kegiatan pelayanan di Front Ofice yang berada di cakupan wilayah tanggung jawabnya, agar pelayanan di unitnya terselenggara dengan lancar, sesuai prosedur yang berlaku dan mengutamakan Kepuasan pelanggan

Mengelola Bagian Rekam Medik

3. Uraian Tugas A. Melaksanakan Fungsi Perencanaan , meliputi1. Merencanakan jumlah dan kategori tenaga Di front Office serta tenagalain sesuai kebutuhan 2. Merencanakan program kegiatan di unitnya3. Melaksanakan kegiatan program tersebut dan berkoordinasi denganrawat jalan dan rawat inap serta keuangan.B. Melaksanakan fungsi pelaksanaan , meliputi :1. Mengatur dan mengkoordinir seluruh kegiatan pelayanan di FrontOffice2. Menyusun dan mengatur daftar dinas tenaga Front Office dan tenagalain di bawah tanggung jawabnya, sesuai kebutuhan dan ketentuan /peraturan yang berlaku.3. Melaksanakan program orientasi kepada tenaga Front Office baruatau tenaga lain yang bekerja di unitnya4. Memotivasi seluruh staf Front Office di bawahnya untukmelaksanakan Prosedur sesuai ketentuan / standar yang berlaku5. Melaksanakan seluruh kegiatan yang ada dengan cara bekerja samadengan berbagai pihak yang terlibat dalam kegiatan di Unitnya6. Mengadakan pertemuan berkala dengan staf Front Office dan tenagalain yang berada di bawah tanggung jawabnya.7. Meningkatkan pengetahuan dan keterampilan di Pelayanan Mutusecara berkelanjutan , misalnya dengan menghadiri pertemuan Inhousetraining atau keluar rumah sakit8. Menyusun permintaan rutin meliputi kebutuhan alat, dan bahan lainyang di perlukan di Unit Front Ofice9. Mengatur dan mengkoordinasikan pemeliharaan peralatan komputer ,telpon dll, selalu dalam kondisi siap pakai10. Mempertanggung jawabkan pelaksanaan inventarisasi peralatan, untuk dilaporkan Direksi11. Memastikan kenyamanan dan keamanan pengunjung yangsedang akan berobat di Rumah Sakit, dengan secara berkala melakukan observasi dan pendekatan pada pasien untuk menampungkeluhan yang ada.12. Membuat laporan Front Office sesuai format yang ditentukan.C. Melaksanakan fungsi pengawasan dan pembinaan, meliputi :1. Mengawasi Kegiatan di Unitnya sesuai dengan SOP yang telahditentukan2. Melakukan pembinaan kepada seluruh staff dibawahnya agar dapatmemberikan pelayanan yang bermutu dan memuaskan bagipengunjungD. Melakukan pemantauan / monitoring secara melekat danberkesinambungan terhadap pelaksanaan manajemen Rekam Medik dan

secara khusus bekerja sama dengan Manajer Instalasi dan Komite Medikdalam kaitan evaluasi kepatuhan dan kelengkapan pengisian dokumenrekam medik oleh staf klinis.

4. Tanggung Jawab Menjamin kelancaran operasional dalam fungsi pelayanan di Front Office agar dapat menyelenggrakan pelayanan di Admission, Customer Service, Door Man, Operator telepon yang sesuai standar ; menjaga keharmonisan hubungan sebagai tim di Front Office. dan dapat menjalin kerjasama yang baik dengan Unit lain .

Memastikan pencatatan dan penyimapanan Rekam Medis telah terlaksana dengan benar.

5. Wewenang 1. Melakukan teguran , tindakan koreksi dan memberikan penilaian prestasi kerja terhadap karyawan yang berada di bawah Supervisinya, sesuai dengan ketentuan yang berlaku.2. Memberikan persetujuan atau tidak persetujuan cuti terhadap seluruhkaryawan yang berada langsung di bawahnya, dengan pertimbangankebutuhan organisasi dan individu.3. Memberikan pertimbangan kepada atasan langsung dan berdiskusimengenai solusi yang terbaik bagi lancarnya pelayanan di front Office dan Rekam Medis

6. Persyaratan Jabatan 1. Fisik:Sehat fisik dan Psikis .Mempunyai minat untuk mengembangkan diri.2. Pendidikan formal :Sarjana (S1)3. Kompetensi Manajerial:Kecakapan supervisoryKecakapan memimpin,Kecakapan pengambilan keputusanKecakapan Komunikasi4. Kompetensi Teknis :Keterampilan mengoperasikan Microsoft OfficePengetahuan Manajemen Rumah Sakit