1

Bab 1

Pendahuluan

1.1. Latar Belakang Masalah

Peran dari sistem informasi dan teknologi informasi (SI/TI)

dalam menjalankan kegiatan bisnis suatu organisasi di era

informasi saat ini sangat dibutuhkan. Dimana dapat dilihat bahwa

SI/TI memiliki beberapa peranan penting dalam suatu organisasi,

antara lain, SI/TI merupakan sarana untuk membantu suatu

organisasi dalam mewujudkan efesiensi integrasi antara

perspektif manajemen dan operasional (proses back office dan

front office), meningkatkan kualitas layanan kepada konsumen,

SI/TI juga dapat dijadikan dasar untuk membantu pengambilan

keputusan. Selain itu, SI/TI dapat membantu suatu organisasi

dalam merencanakan program kerja ke depan atau secara umum

dapat dikatakan bahwa SI/TI berfungsi sebagai sarana dalam

membantu organisasi dalam merealisasikan tujuan strategisnya.

Suatu organisasi perlu melakukan penggalian kebutuhan

bisnis dan mengevaluasi sumber daya SI/TI, sehingga diperoleh

peluang yang dapat dimanfaatkan dan dikembangkan oleh

pemangku kepentingan (stakeholder) yang terlibat di dalam

organisasi. Bagi organisasi, memiliki strategi bisnis saja belum

cukup untuk menghadapi persaingan di antara organisasi. Strategi

bisnis yang dituangkan dalam business plan harus dilengkapi

dengan strategi SI/TI. Tujuannya adalah untuk memanfaatkan

2

secara optimal penggunaan SI/TI sebagai komponen utama SI/TI

di organisasi.

Strategi SI/TI di lingkungan pemerintahan saat ini

mengarah pada pemanfaatan SI/TI sebagai sebuah penggerak

bisnis utama (key enabler business) di dalam aktivitas

pengelolaan dan penyelenggaraan program pembangunan daerah.

Fokus dari implementasi SI/TI dalam ruang lingkup

pemerintahan daerah (pemda) adalah pada area pengembangan

organisasi dan sistem pemerintahannya yang membutuhkan

pengembangan sistem organisasi yang diarahkan pada perbaikan

sistem pengelolaan pemda termasuk perbaikan di dalam struktur

organisasi.

Implementasi SI/TI di pemda adalah bagaimana integrasi

antara kegiatan organisasi pemerintahan dan kebutuhan

infrastruktur SI/TI dalam fungsi bisnis yang dijalankan. Dampak

dari itu semua, organisasi menerapkan SI/TI dengan hanya

memperhatikan kebutuhan sesaat dan memungkinkan penerapan

SI/TI yang saling tumpang tindih. Kondisi tersebut membuat

SI/TI tidak dapat dimanfaatkan sesuai dengan yang diharapkan

berdasarkan misi dan tujuan penerapan SI/TI, yaitu efisiensi dan

efektifitas dalam pemenuhan kebutuhan organisasi, mulai dari

pemenuhan kebutuhan pada level yang tertinggi dalam organisasi

yaitu pihak manajemen sampai pada kebutuhan paling bawah

yaitu pihak operasional (Yunis, 2009).

3

Penyebab utama dari kegagalan suatu organisasi dalam

menerapkan SI/TI adalah kurangnya perencanaan yang matang

terhadap implementasi SI/TI. Perencanaan implementasi SI/TI

harus diselaraskan antara strategis SI/TI dan strategi SI/TI (Ward

dan Peppard, 2002). Perencanaan strategis (renstra) SI/TI mutlak

diperlukan oleh setiap organisasi yang akan memanfaatkan SI/TI.

Dokumen renstra ini menjadi acuan dalam melakukan investasi

SI/TI. Tanpa renstra yang jelas, maka investasi SI/TI yang

hendak dilakukan akan berjalan tanpa arah dan memberikan

kontribusi yang tidak maksimal serta tidak selaras dengan tujuan

yang ingin diraih (Tambotoh, 2010).

Keselarasan penerapan SI/TI dengan kebutuhan organisasi

hanya mampu dijawab dengan memperhatikan faktor integrasi di

dalam pengembangan SI/TI, tujuan integrasi yang sebenarnya

adalah untuk mengurangi kesenjangan yang terjadi dalam proses

pengembangan SI/TI. Dalam rangka menurunkan kesenjangan

tersebut, maka diperlukan sebuah kerangka kerja dalam

merencanakan, merancang, dan mengelola infrastruktur SI/TI

yang disebut dengan enterprise architecture (EA). Pemilihan EA

adalah karena EA dipandang sebagai sebuah pendekatan logis,

komprehensif, dan holistik untuk merancang dan

mengimplementasikan sistem dan komponen sistem secara

bersamaan. Dengan kata lain, EA mengintegrasikan SI/TI di

dalam suatu arsitektur (Parizaue, 2002).

4

Pemerintah Daerah (Pemda) Kabupaten Sumba Barat

sebagai salah satu organisasi non-profit yang merupakan sebuah

lembaga pemerintahan yang telah lama memanfaatkan SI/TI,

namun belum optimal karena di dalam kegiatan bisnisnya masih

banyak kelemahan terkait pengelolaan data yang seharusnya

dapat diakomodasi dengan adanya bantuan teknologi, hal ini

terjadi karena belum adanya perencanaan SI/TI secara baik.

Selain itu, jika melihat Rencana Pembangunan Jangka Menengah

Daerah (RPJMD) Pemda Kabupaten Sumba Barat sejak tahun

2005-2010 dan tahun 2010-2015, penerapan SI/TI tidak secara

eksplisit dicantumkan, baik sebagai salah satu program

pembangunan daerah maupun sebagai alat pendukung program

pembangunan daerah tersebut. Perencanaan ini sangat bertolak

belakang dengan kondisi yang terjadi di lapangan, dimana

seharusnya penerapan SI/TI lebih diperhatikan guna mengatasi

tata laksana dan sistem administrasi pemerintahan baik di

lingkungan internal dan eksternal yang belum efektif dan efisien.

Permasalahan yang ditemui pada saat melakukan penelitian

di Pemda Kabupaten Sumba Barat yang paling sering terjadi

adalah seputar manajemen kepegawaian, manajemen

pemerintahan, manajemen pembangunan, manajemen

kemasyarakatan, manajemen pelayanan, manajemen administrasi,

manajemen legislasi, manajemen keuangan, manajemen

kewilayahan, dan manajemen sarana dan prasarana yang

seringkali pengolahan data dan informasinya tidak teratur

5

sehingga mengakibatkan terhambatnya pekerjaan di setiap Satuan

Kerja Perangkat Daerah (SKPD). Salah satu contoh, adalah

peristiwa hilangnya data-data yang berhubungan dengan

kepemerintahan merupakan hal yang biasa terjadi. Hal ini cukup

mengkhawatirkan, karena sebagai lembaga pemerintahan, maka

tertib administrasi sangat diperlukan.

Bahkan yang lebih krusial adalah pengelolaan data

inventaris barang daerah, karena berdasarkan wawancara yang

dilakukan, data inventaris barang daerah tersebut sebagian besar

tidak jelas siapa yang bertanggung jawab. Hal ini terjadi, karena

sistem pelaporan data inventaris barang daerah yang belum

sinergi dan terintegrasi dari setiap SKPD. Hasilnya, data yang

dikumpulkan sering tidak sesuai dengan kondisi fisik. Bahkan

pada saat melakukan pengamatan di Pemda, ditemukan fakta

bahwa ternyata sistem administrasi sebagian besar masih berbasis

kertas (paper-based) dan tidak mungkin terintegrasi dengan

seluruh SKPD sehingga pengelolaan data menjadi tidak efisien.

Sejalan dengan isu strategis Pemda, yaitu koordinasi dan

sinergi antar lembaga, dari pengamatan dan wawancara salah satu

masalah utama yang dihadapi oleh Pemda Kabupaten Sumba

Barat adalah kurangnya sinergi diantara berbagai SKPD dengan

Bagian Informatika yang merupakan lembaga yang mengatur

pengolahan data elektronik dan merupakan lembaga

pengembangan SI/TI Pemda Kabupaten Sumba Barat. Bagian

Informatika kurang dilibatkan dalam perkembangan SI/TI di

6

Pemda Kabupaten Sumba Barat itu sendiri. Hal ini terjadi karena

sumber daya manusia (SDM) yang ada di Bagian Informatika

masih kurang memadai, baik dari segi kuantitas maupun kualitas.

Dari sisi kualitas, sebagian besar pegawai Bagian Informatika

belum memiliki kemampuan analitis di bidang SI/TI yang

tercermin dari tingkat pendidikan yaitu dari delapan (8) orang

pegawai Bagian Informatika dibagi menjadi enam (6) orang

pegawai negeri sipil dan dua (2) tenaga kontrak. Dimana tiga (3)

orang memiliki gelar sarjana/S1 (2 Sarjana Komputer dan 1

sarjana sosial), dua (2) orang berijazah SMA, 2 (dua) orang

berijazah SMP dan satu (1) orang berijazah SD.

Berdasarkan wawancara dan pengamatan yang dilakukan

juga, aplikasi untuk SDM yang merupakan salah satu bagian dari

aplikasi kepegawaian yang sangat dibutuhkan memiliki fitur,

antara lain berupa data pokok pegawai, pendidikan, kepangkatan,

absensi, dan lainnya adalah model pengukuran kinerja pegawai

yang menjadi dasar melakukan analisa beban kerja tidak

diakomodir dengan baik. Di samping itu, Bagian Kepegawaian

kesulitan dalam melakukan analisa yang diperlukan jika

memanfaatkan sumber data tersebut karena belum adanya

aplikasi tersebut. Pemda Kabupaten Sumba Barat melalui Bagian

Informatika telah berupaya untuk mengatasi berbagai

permasalahan yang terjadi terkait dengan manajemen

kepegawaian, yaitu dengan mengembangkan perencanaan untuk

aplikasi kepegawaian, akan tetapi kelemahannya, perencanaan

7

aplikasi kepegawaian tersebut tidak ditindaklanjuti karena

pergantian kepemimpinan kepala daerah pada saat itu (KaSub

Bagian Telematika, 2011).

Sejalan dengan isu strategis Pemda pula yaitu sarana dan

prasarana maka salah satu masalah utama yang dihadapi oleh

Pemda Kabupaten Sumba Barat adalah kondisi infrastruktur

perkantoran yang saat ini yang letaknya terpisah-pisah untuk

beberapa SKPD dengan kantor pusat Pemda Kabupaten Sumba

barat. Berdasarkan wawancara dan pengamatan, untuk

infrastruktur SI/TI sangat tidak memadai, karena infrastruktur

SI/TI hanya terdapat pada kantor pusat Pemda Kabupaten Sumba

barat. Persoalan saat ini adalah perencanaan jaringan inter-

networking yang mampu mengintegrasikan beberapa SKPD yang

terpisah dengan kantor pusat Pemda Kabupaten Sumba Barat.

Berbagai permasalahan di atas seakan menjadi persoalan

klasik di lembaga pemerintahan di Indonesia pada umumnya dan

Pemda Kabupaten Sumba Barat pada khususnya. Berbagai

aturan, mulai peraturan perundang-undangan hingga peraturan

setingkat menteri bahkan surat keputusan sudah dikeluarkan

untuk mengatur sistem administrasi dan manajemen pengelolaan

pemerintahan, namun masih saja dijumpai persoalan

ketidakefisienan dan ketidakefektifan dalam pengelolaan

administrasi.

8

Berdasarkan wawancara dan pengamatan, hal ini terjadi

karena Pemda Kabupaten Sumba Barat belum memiliki renstra

SI/TI yang mampu menyelaraskan antara strategi bisnis dan

strategi SI/TI. Keadaan ini jelas sangat memprihatinkan dan

Pemda seharusnya membutuhkan SI/TI untuk memberikan solusi

bagaimana cara mengatasinya. Berdasarkan isu strategis dan

beberapa persoalan utama yang diuraikan di atas, maka alasan

perlunya strategi SI/TI adalah sebagai berikut:

- SI/TI diperlukan untuk mewujudkan sistem dan tata laksana

administrasi yang efektif, efisien, dan profesional sehingga

upaya pencapaian RPJMD yang dibuat bisa tercapai.

- SI/TI diperlukan untuk mewujudkan sinergi melalui integrasi

data dan proses komunikasi diantara SKPD dan lembaga

terkait lainnya.

- SI/TI diperlukan untuk mengoptimalkan pemanfaatan SDM

berdasarkan beban kerja yang ada sehingga kinerja organisasi

secara keseluruhan akan meningkat.

- Perbaikan sarana dan prasarana SI/TI serta pemanfaatan SI/TI

untuk pengelolaan sarana dan prasarana

- Strategi teknologi dan investasi SI/TI yang dibuat supaya

selaras dengan visi, misi, tugas, pokok, dan fungsi (tupoksi)

dan strategi organisasi. Semua pengembangan aplikasi, dan

infrastruktur harus membantu proses bisnis organisasi.

9

- Aplikasi-aplikasi SI/TI yang akan dibuat harus terintegrasi

dengan baik sehingga tidak terjadi tumpang tindih

(overlapping) atau bahkan duplikasi pembuatan aplikasi.

- Arus informasi antar bagian dalam organisasi harus

konsisiten, akurat, dan cepat, sehingga kesalahpahaman antar

bagian dalam organisasi karena informasi yang tidak tepat

bisa dihilangkan.

Dalam menjalankan seluruh program pembangunan daerah

seperti yang terdapat dalam RPJMD 2010-2015, maka Pemda

Kabupaten Sumba Barat harus menyiapkan kebutuhan-kebutuhan

yang diperlukan, salah satunya adalah infrastruktur SI/TI untuk

membantu mencapai tujuan yang telah ditentukan. Infrastruktur

SI/TI yang dibangun harus dapat beradaptasi disesuaikan dengan

perubahan kebutuhan strategis oraganisasi. Infrastruktur SI/TI

yang adaptif tersebut dapat diukur dari kecepatan implementasi

layanan baru, mampu mengakomodasi peningkatan beban, dan

kemudahan menambah komponen baru sehingga dapat

mendukung pengembangan SI/TI (Aulia, 2009).

Infrastruktur SI/TI yang digunakan oleh Pemda Kabupaten

Sumba Barat sebaiknya berbasis EA sehingga kebutuhan

organisasi dapat terakomodasi dengan baik dan saling

terintegrasi. Dampak dari hal tersebut adalah kemudahan bagi

level manajemen tingkat atas Pemda Kabupaten Sumba Barat

dalam mengambil keputusan dalam proses perencanaan,

pengendalian, pengawasan, dan peningkatan kinerja setiap

10

kegiatan dalam program pembangunan daerah. Untuk itu, maka

perlu dilakukan suatu perencanaan strategis SI/TI di lingkungan

Pemda Kabupaten Sumba Barat yang mampu menyelaraskan

antara strategi bisnis dan strategi SI/TI sehingga dapat tercapai

tujuan secara efektif dan efisien.

Konsep renstra SI/TI yang digunakan dalam pengembangan

SI/TI Pemda Kabupaten Sumba Barat adalah dengan

menggunakan kerangka The Open Group Architecture

Framework (TOGAF) dengan melakukan tahapan dalam

Architecture Development Method (ADM). Tahapan yang ada

pada TOGAF ADM juga memiliki perencanaan SI/TI yang akan

diselaraskan dengan pengembangan arsitektur SI/TI.

1.2. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah, maka penelitian ini

bertujuan untuk menjawab permasalahan yang terjadi yaitu:

1. Bagaimana menyusun usulan strategi SI/TI bagi Pemda

Kabupaten Sumba Barat agar tata laksana dan sistem

administrasi pemerintahan dapat berjalan dengan efektif dan

efisien.

2. Bagaimana mendefinisikan TOGAF ADM untuk pemodelan

EA dalam mendukung aktivitas bisnis di Pemda Kabupaten

Sumba Barat dalam manajemen kepegawaian, manajemen

kepemerintahan, manajemen pembangunan, manajemen

kemasyarakatan, manajemen pelayanan, manajemen

11

administrasi, manajemen legislasi, manajemen keuangan,

manajemen kewilayahan, dan manajemen sarana dan

prasarana.

3. Bagaimana membangun model infrastruktur SI/TI berbasis

EA yang standar dan sesuai untuk diterapkan di Pemda

Kabupaten Sumba Barat dan dapat digunakan sebagai

pedoman untuk mengembangkan SI/TI untuk mendukung

pencapaian tujuan organisasi.

1.3. Tujuan Penelitian

Sehubungan dengan rumusan masalah, maka penelitian ini

memiliki tujuan, yaitu:

1. Menyusun usulan strategi SI/TI bagi Pemda Kabupaten

Sumba Barat agar tata laksana dan sistem administrasi

pemerintahan dapat berjalan dengan efektif dan efisien.

2. Membangun model infrastruktur SI/TI berbasis EA sesuai

dengan aktivitas bisnis dari Pemda Kabupaten Sumba Barat

yang akan mempermudah pengembangan SI/TI dengan

menggunakan kerangka TOGAF ADM.

1.4. Manfaat Penelitian

Manfaat yang ingin dicapai dengan adanya penelitian ini,

antara lain, terdiri atas manfaat praktis dan manfaat akademis.

12

1. Manfaat Praktis

Adapun manfaat praktis penelitian ini, yaitu:

- Adanya rencana strategis SI/TI dan model infrastruktur

SI/TI yang dapat dijadikan acuan dalam mengembangkan,

mengimplementasikan, dan mengelola SI/TI serta

infrastruktur SI/TI di Pemda Kabupaten Sumba Barat.

- Membantu Pemda Kabupaten Sumba Barat dalam

memberikan panduan dan acuan kepada masing-masing

SKPD dalam menentukan standar pengembangan dan

implementasi SI/TI.

2. Manfaat Akademis

Sedangkan manfaat bagi akademisi adalah perencanaan

strategis SI/TI dan pembangunan model infrastruktur SI/TI

yang dikembangkan yang berbasis EA dengan menggunakan

kerangka TOGAF ADM dapat menjadi wawasan baru dalam

pengembangan dan perencanaan strategis SI/TI baik untuk

organisasi swasta maupun pemerintahan.

1.5. Batasan Masalah

Batasan atau ruang lingkup permasalahan dalam penelitian

ini, antara lain adalah:

1. Penelitian dilakukan di Pemda Kabupaten Sumba Barat pada

Bagian Informatika yang berfungsi sebagai pengolah data

elektronik dan pengembang Sistem Informasi Manajemen

Daerah (SIMDA).

13

2. Penelitian ini dibatasi pada aktivitas bisnis dari Bagian

Informatika yang tertuang dalam tugas pokok dan fungsi

(tupoksi) sehubungan dengan pembangunan Pemda

Kabupaten Sumba Barat berdasarkan dokumen RPJMD

Tahun 2010-2015.

3. Keluaran merupakan pemodelan EA yang menghasilkan cetak

biru (blueprint) model dan kerangka dasar dalam

pengembangan SI/TI yang terintegrasi untuk mendukung

percepatan tujuan organisasi pemerintahan.

4. Penelitian ini tidak membahas pengukuran tingkat

kedewasaan SI/TI terhadap implementasi di Pemda

Kabupaten Sumba Barat.

5. Penelitian ini tidak membahas bagaimana penyusunan

anggaran biaya yang dibutuhkan dari renstra SI/TI.

1.6. Sistematika Penelitian

Sistematika dalam penelitian ini, yaitu:

Bab 1 Pendahuluan, pada bagian ini berisi latar belakang

masalah, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat

penelitian secara praktis dan akademis, batasan atau ruang

lingkup masalah, dan sistematika penelitian.

Bab 2 Tinjauan Pustaka, pada bagian ini berisi penelitian

yang pernah dilakukan terkait topik penelitian; dan teori-teori

pendukung yang digunakan yang berhubungan erat dengan

pokok-pokok landasan berpikir, yang relevan dengan topik

14

penelitian, seperti Pemerintah Daerah, keterbukaan informasi

publik, arsitektur SI/TI, strategi SI/TI, Enterprise, Architecture,

EA, Unified Modeling Language (UML), analisa Critical Success

Factor, analisa Value Chain dan TOGAF ADM.

Bab 3 Metodologi Penelitian, pada bagian ini berisi

metode penelitian menggunakan kerangka TOGAF ADM serta

tahapan yang dilakukan dalam penelitian antara lain: langkah-

langkah penelitian dan pengumpulan data.

Bab 4 Hasil Pembahasan dan Analisis, pada bagian ini

berisi mengenai analisa dan pembahasan yaitu proses persiapan

untuk mempersiapkan perancangan EA. Proses persiapan

meliputi tiga (3) tahapan awal dari struktur dasar TOGAF ADM,

yaitu Preliminary Phase, Architecture Vision, dan Businness

Architecture untuk identifikasi obyek penelitian yaitu Bagian

Informatika Pemda Kabupaten Sumba Barat dapat dilakukan

secara mendalam, serta menjelaskan pembahasan mengenai

Information System Architecture, Technology Architecture,

Opportunities and Solution, Migration Planning, Implementation

Governance dan Change Management.

Bab 5 Penutup, pada bagian ini berisi kesimpulan

mengenai hasil renstra SI/TI berdasarkan model EA pada Pemda

Kabupaten Sumba Barat dan saran-saran yang dapat berguna

untuk Pemda dalam melakukan implementasi renstra SI/TI yang

telah disusun serta saran guna perkembangan penelitian

selanjutnya.