Download - Kata kunci Abstract

1

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PRODUKSI YANG TERINTEGRASI UNTUK MENINGKATKAN EFEKTIFITAS DAN

EFISIENSI DI PT. KKM MALANG

Meike Nawir, S.T. Magister Akuntansi / Fakultas Bisnis dan Ekonomika – Universitas Ubaya

[email protected]

Abstrak - Informasi yang cepat dan tepat dari sistem produksi diperlukan dalam pengembangan perusahaan agar efektifitas dan efisiensi dapat tercapai. Salah satu cara yang dapat digunakan untuk tercapainya efektifitas dan efisiensi dalam sistem produksi adalah dengan melakukan pengintegrasian sistem. PT. KKM merupakan sebuah perusahaan manufaktur yang bergerak dalam bidang industri pembuatan furniture. Permasalahan utama yang dihadapi oleh perusahaan adalah ketidakakuratan informasi dalam sistem produksi. Efektifitas yang dapat dicapai dari implementasi sistem produksi yang terintegrasi adalah tercapainya tujuan perusahaan dan adanya pengendalian dalam sistem produksi. Efisiensi yang dapat dicapai dari implementasi sistem produksi yang terintegrasi adalah desain produk yang lebih efisien, informasi inventori yang lebih akurat, perencanaan dan penjadwal produksi yang fleksibel, proses produksi menjadi lebih terkontrol, dan perhitungan biaya produksi yang akurat. Kata kunci: Perancangan Sistem, Siklus Produksi, Sistem Informasi Produksi, Efektif dan Efisien Abstract – Quick and accurate information from the production system is needed

in the development of the company so that the effectiveness and efficiency can be

achieved. Integration system can be used to achieve effectiveness and efficiency in

production system. PT. KKM is a manufacturing company which engaged in the

furniture making industry. The main problem faced by the company is the

inaccurate information in production system. Effectiveness that can be achieved

from the implementation of an integrated production system is the achievement of

corporate objectives and control in production system. Efficiencies that can be

achieved from the implementation of an integrated production system is more

efficient product designs, more accurate inventory information, planning and

flexible production schedule, production processes become more controlled, and

accurate calculation of production costs.

Keywords: System Design, Production Cycle, Production Information System, Effective and Efficient PENDAHULUAN

Sistem informasi dapat digunakan untuk membantu menyediakan

informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan bisnis (David dkk,

1999). Tiga keputusan yang harus diambil terkait dengan sistem produksi adalah

produk yang harus diproduksi, sumber daya yang dibutuhkan untuk membuat

Calyptra: Jurnal Ilmiah Mahasiswa Universitas Surabaya Vol.4 No.1 (2015)

2

produk, dan cara untuk mengontrol sistem produksi (Wu, 2000). Proses produksi

dalam perusahaan manufaktur saat ini dihadapkan pada dilema, dimana harus

meningkatkan efektifitas dan efisiensi yang akan berdampak pada peningkatan

produktivitas, peningkatkan kepuasan konsumen, dan peningkatkan daya saing

perusahaan (Sriram, 2005). Efektifitas waktu dan biaya berbicara mengenai

pemenuhan variasi produk yang berkualitas (Sawhney dkk, 2009; Fernades dkk,

2009). Peningkatan kualitas sendiri dapat ditingkatkan melalui desain dan kontrol

kualitas dalam proses produksi yang lebih baik (Wu, 2000). Efisiensi dalam hal

ini adalah pemenuhan permintaan produk yang bervariasi dengan dengan cepat

dan biaya yang rendah (Tam dkk, 2000). Oleh karena itu untuk memenuhi

permintaan tersebut, proses produksi perusahaan harus fleksibel, adaptif, responsif

terhadap perubahan, proaktif, dan mampu memproduksi produk yang bervariasi

dalam waktu yang pendek dan biaya yang rendah (Nagalingam, 1999).

Salah satu cara yang dapat digunakan oleh perusahaan manufaktur dalam

meningkatkan daya saing adalah dengan melakukan pengintegrasian sistem (Marri

dkk, 2003). Keuntungan utama dari penerapan sistem produksi yang terintegrasi

adalah kemampuan untuk mengkombinasikan variasi untuk mencapai fleksibilitas

dan efisiensi (Sohal, 2000). Keuntungan penerapan sistem produksi yang

terintegrasi lainnya adalah peningkatan utilisasi mesin, menurunkan inventori

WIP, meningkatkan produktivitas, menurunkan biaya tenaga kerja, menurunkan

lead time¸ kualitas produk yang konsisten, penggunaan tempat yang lebih sedikit,

dan menurunkan biaya set-up (Gunasekaran, 1997). Industry Week’s 1993

memberitakan bahwa perusahaan dapat meningkatkan 64,5% produktivitas dalam

lima tahun, menurunkan inventori 46,3%, dan menurunkan biaya manufaktur

sampai 30,4% (Attaran, 1997) dengan melakukan pengintegrasian sistem

produksi.

PT. KKM merupakan perusahaan manufaktur yang melakukan proses

produksi furniture. Sistem produksi yang dijalankan di PT. KKM saat ini masih

bersifat manual. Seiring dengan semakin berkembangnya bisnis perusahaan maka

penggunaan sistem manual menimbulkan permasalahan, yaitu sulitnya

memperoleh informasi yang akurat terkait sistem produksi. Tanpa informasi yang

akurat, perusahaan tidak dapat menentukan kebijakan, keputusan bahkan


3

peraturan yang dapat menunjang perbaikan maupun perkembangan perusahaan

(Yahya, 2001).

Ketidakakuratan informasi terkait sistem produksi di PT. KKM juga

menimbulkan beberapa permasalahan lain, yaitu proses desain yang tidak efisien,

sering terjadi overstock pada bahan baku maupun barang jadi, proses perencanaan

dan penjadwalan produksi yang lama, tidak adanya tracebility produksi sehingga

biaya produksi suatu produk tidak dapat diketahuinya. Desain produk merupakan

hal yang penting karena desain produk yang efisien dapat membuat proses

produksi menjadi lebih cepat dan lebih hemat dalam biaya produksi (Wang,

2012). Proses desain produk di PT. KKM saat ini membutuhkan waktu yang lama

dan desain yang dihasilkan sering tidak efisien dalam proses produksi.

Permasalahan lain yang sering terjadi adalah seringnya overstock dan out

of stock untuk bahan baku yang disebabkan karena sulitnya untuk memperoleh

data stok akurat yang berdampak pada pembelian bahan baku yang tidak sesuai

dengan kebutuhan. Kesulitan untuk memperoleh infomasi yang akurat juga

berpengaruh pada proses perencanaan dan penjadwalan produksi yang lama dan

cenderung tidak fleksibel. Menurut Jones (2003) dalam proses perencanaan dan

penjadwalan produksi terdapat banyak hal yang harus diperhatikan, yaitu mulai

dari bahan baku yang dibutuhkan, permintaan khusus untuk produk sampai pada

proses produksi produk. Pengumpulan data yang cepat dan akurat sangat

dibutuhkan dalam proses perencanaan dan penjadwalan produksi.

Saat ini, di PT. KKM proses perhitungan biaya produksi juga tidak

dilakukan dengan akurat karena sulitnya untuk memperoleh data terkait produksi.

Tidak adanya infomasi yang akurat terkait biaya produksi menyebabkan

kesalahan dalam penentuan harga jual produk yang berpengaruh langsung pada

kepuasan konsumen. Perbaikan sistem dalam hal teknologi informasi dapat

membantu perusahaan untuk mengumpulkan serta memproses data dengan lebih

cepat dengan tingkat kesalahan yang rendah (Dalci, 2005).

Tuntutan konsumen terhadap mutu produk juga semakin tinggi, dimana

mutu produk yang dihasilkan oleh PT. KKM harus terjamin kualitasnya. Hal ini

dapat dicapai dengan adanya dukungan untuk tracebility data dari produk-produk

yang dihasilkan sehingga apabila terdapat permasalahan pada produk dapat


4

langsung ditelusuri kemungkinan penyebab munculnya permasalahan dan

dilakukan perbaikan untuk permasalahan tersebut. Adanya sistem tracebility dapat

membantu dalam pengambilan keputusan sehingga pengambilan keputusan

menjadi lebih cepat dan tepat. Pengambilan keputusan dengan cepat dan tepat

diperlukan untuk mengembangkan perusahaan (Soedjianto, 2006). Departemen

Penjualan saat ini juga dituntut oleh konsumen untuk mengetahui data-data terkait

proses produksi, apakah produk yang dipesan dapat tersedia langsung atau berapa

lama waktu yang dibutuhkan untuk ketersediaan produk yang diinginkan tersebut.

Sistem yang digunakan oleh PT. KKM saat ini belum mendukung tersedianya

informasi yang diinginkan oleh konsumen.

Penelitian yang dilakukan oleh penulis termasuk dalam penelitian

kualitatif interpretatif yang objek penelitiannya adalah siklus produksi PT. KKM.

Tujuan dari penelitian adalah explanatory research, yaitu untuk meningkatkan

pemahaman mengenai analisis dan perancangan sistem produksi sehingga dapat

meningkatkan efektifitas dan efisiensi. Manfaat yang diperoleh dari penelitan ini

bersifat applied research karena hasil dari penelitian ini diharapkan dapat

diterapkan di PT. KKM sehingga dapat membantu dalam pencapaian efektifitas

dan peningkatan efisiensi. Hasil akhir dari penelitian ini juga dapat membantu

memberikan masukan dalam pengambilan keputusan yang berkaitan dengan

siklus. METODE PENELITIAN

Tahap awal yang dilakukan oleh penulis untuk mengumpulkan dan

mengolah data adalah melakukan survei awal ke PT. KKM untuk memperoleh

gambaran umum dan permasalahan perusahaan. Selanjutnya dilakukan studi

kepustakaan, wawancara, analisis dokumen, serta observasi yang lebih mendalam

untuk menyelesaikan permasalahan dan menarik kesimpulan terkait penelitian

yang dilakukan.

Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian adalah

analisis dokumen, wawancara, dan observasi. Analisis dokumen dimaksudkan

untuk mengetahui gambaran umum perusahaan, yang dimana dokumen yang

digunakan meliputi struktur organisasi, job descriptions karyawan, dan dokumen-

dokumen lain yang digunakan di perusahaan. Metode wawancara yang digunakan


5

oleh penulis dalam melakukan wawancara adalah semi-structured interview,

dimana sebagian pertanyaan telah dipersiapkan dan dapat dikembangkan lebih

jauh sesuai dengan hasil wawancara. Wawancara dilakukan dengan pihak-pihak

yang terkait dengan siklus produksi. Observasi dilakukan untuk melihat keadaaan

di PT. KKM guna memahami lebih lanjut pemasalahan yang terjadi sehingga

dapat memberikan penyelesaian dengan lebih baik. Observasi yang dilakukan

meliputi observasi terkait bisnis proses perusahaan, input dan output siklus

produksi perusahaan, pengendalian perusahaan, dan dokumentasi perusahaan.

HASIL DAN PEMBAHASAN

Rekomendasi yang diberikan terkait permasalahan dalam siklus produksi

PT. KKM meliputi perbaikan pada struktur organisasi, job description, dan

perbaikan pada seluruh aktivitas proses produksi. Rekomendasi untuk struktur

organisasi untuk PT. KKM meliputi penambahan staf PPIC untuk membantu

Direktur Pabrikasi dalam hal perencanaan dan penjadwalan produksi, penambahan

staf HRGA untuk perekrutan dan pengembangan sumber daya manusia, dan

penambahan staf IT untuk membantu sistem informasi yang akan dikembangkan.

Berikut adalah struktur organisasi PT. KKM saat ini dan rekomendasi struktur

organisasi PT.KKM:

Direktur

ManajerPabrikasi

ManajerPengembangan

Produk

StafPembelian

Manajer Keuangan

ManajerGudang

Manajer Penjualan

ManajerProduksi

Staf Staf

ManajerOperasional

Staf

ManajerKualitas

Staf

Staf

Staf

Gambar 1. Rekomendasi Struktur Organisasi PT. KKM


6

Direktur Utama

DirekturPabrikasi

Manajer KeuanganManajerGudang

ManajerPenjualan

ManajerProduksi

Supervisor

Supervisor

Direktur Operasional

Staf

Staf

ManajerKualitas

Staf

Karyawan

StafAdmin Gudang

Karyawan

StafAdmin Produksi

ManajerPengembangan

Produk

Staf

Staf PPIC

StafIT

StafHRGA

StafPembelian

Gambar 2. Rekomendasi Struktur Organisasi PT. KKM

Job description PT. KKM saat ini hanya meliputi tugas yang harus

dilakukan oleh masing-masing karyawan, belum ada pembagian yang tertulis

untuk wewenang dan tanggung jawab masing-masing karyawan. Oleh karena itu,

pada job description yang direkomendasikan dibuat lebih detail dengan adanya

tambahan penjelasan terkait tanggung jawab, wewenang, dan tugas yang dibagi

menjadi tugas harian, mingguan, bulanan, dan tahunan.

Rekomendasi yang diberikan untuk proses desain yang baru adalah adanya

keterlibatan dari Departemen Produksi, Departemen Kualitas, dan Departemen

Pembelian dalam desain produk sehingga proses desain produksi dapat menjadi

lebih cepat karena berkurangnya proses untuk revisi desain dan adanya

pengecekan untuk ketersediaan material sehingga apabila desain sudah disetujui

dapat langsung diproduksi. Berikut adalah rich picture untuk aktivitas desain

produk PT. KKM saat ini dan rekomendasi untuk proses desain yang baru:


7

Departemen

Keuangan

Departemen

Pengembangan Produk

Departemen

Penjualan

DepartemenProduksi, QC

Spesifikasi dan Desain Produk yang Diinginkan

Draft Desain

Departemen

Pembelian

Direktur

PT. KKM

Keg. Pabrikasi

(Dibwh Pengawasan Mgr Pabrikasi)

Keg. Operasional

(Dibawah Pengawasan Mgr Opr.)

Spesifikasi dan Desain yang Diinginkan Konsumen

Feedback Draft Desain

Draft Desain

Feedback Draft Desain

Desain FinalDesain Final

Manajer Pabrikasi

Desain Final

Des

ain

Fin

al

Pem

belia

n B

ahan B

aku

Estim

asi Biaya

Pro

duksi

Harga Jual

Feedback d

esain

yang e

fektif d

an

efis

ien d

i lanta

i pro

duksi

Harga Jual

Biaya Produksi

Perb

aik

an D

esain

Harga Bahan Baku

Penjualan harus meningkat dan target penjualalan tercapai

Supplier dengan harga murah dan kualitas memenuhi standart

Perhitungan biaya produksi sesuai

estimasi

Keuntungan perusahaan meningkat

Produk dapat diterima pasar

Konsumen

Memproduksi produk sesuai standart yang

diberikan

Saya mengingkan produk dengan desain

yang menarik, berkualitas, dan harga

terjangkau

Gambar 3. Rich Picture Aktivitas Desain Produk di PT. KKM Saat Ini

Departemen

Keuangan

Departemen

Pengembangan Produk

Sistem Informasi

Departemen

Penjualan

DepartemenProduksi, QC, PPIC

Penawaran (Desain Final+Harga Jual)

Spesifikasi dan Desain Produk yang Diinginkan

Harg

a Ju

al

Biay

a Pr

oduk

si

Harga Jual

Data untuk Perhitungan HPP

Baha

n Ba

ku ya

ng

Dipe

rluka

n

Harg

a Ba

han

Baku

Spesifikasi dan Desain yang Diinginkan Konsumen

Desa

in F

inal

dan

Har

ga Ju

al

Trial Desain Produk

Feedback Hasil Tria

l

Desain Final dan Standart P

roduk

Feedback Hasil Tria

l Produk

Departemen

PembelianDirektur

Utama

PT. KKM

Keg. Pabrikasi(Dibwh Pengawasan Dir. Pabrikasi)

Keg. Operasional(Dibawah Pengawasan Dir. Opr.)

Final Desain dan Standart P

roduk

Penjualan harus meningkat dan target penjualalan tercapai

Supplier dengan harga murah dan kualitas memenuhi standart

Perhitungan biaya produksi akurat dan

cash flow terjaga


Produk dapat diterima pasar dan efisien

dalam proses produksi

Konsumen



terjangkau

Desain efisien (low waste) dan lancar untuk diaplikasikan dalam

proses Produksi

Gambar 4. Rich Picture Rekomendasi Aktivitas Desain Produk di PT. KKM

Rekomendasi yang diberikan untuk proses perencanaan dan penjadwalan

produksi pada sistem yang baru adalah melakukan integrasi sistem perhitungan

stok bahan baku maupun barang jadi dengan sistem perhitungan untuk proses


8

perencanaan dan penjadwalan produksi. Proses perencanaan dan penjadwalan

produksi dilakukan dengan membuat MPS dan MRP. MPS berfungsi sebagai

jadwal produksi yang dibuat berdasarkan ROFO dari Departemen Penjualan,

sedangkan MRP untuk perencaan material bahan baku untuk kebutuhan produksi.

Berikut adalah rich picture untuk aktivitas perencanaan dan penjadwalan produksi

PT. KKM saat ini dan rekomendasi untuk proses desain yang baru:

Manajer Pabrikasi

Gdg. Bahan Baku

DepartemenKualitas

Departemen

Pembelian

Biaya Bahan Baku Murah dan Masuk

Tepat Waktu

Forecast

Data Digunakan untuk Membuat Forecast

Keinginan MasyarakatIssue yang Beredar di Pasar

Keadaan Pasar dan Daya Beli

Masyarakat terhadap Produk

Pasar

DepartemenPenjualan

Surat PermintaanPembeian (SPP)

Supplier

RPB Digunakan sebagai

dasar Pembuatan SPPRekapitulasi SPP

Purchase Order(PO)

Mem

bu

at P

O

ber

das

arka

n S

PP

PO dib

erikan

ke Su

pplier

Bahan Baku

Supplier Melakukan Pengiriman Material

Approva

l Mate

rial

yang M

asukD

ilakukan Inspeksi

untuk Material

Material yang Sudah Di-approve oleh QC Disimpan

PT. KKM

Keg. Pabrikasi(Dibwh Pengawasan Mgr Pabrikasi)

Keg. Operasional(Dibawah Pengawasan Mgr Opr.)

RencanaPembelian

Bahan (RPB)

Foreca

st diberik

an ke Manajer

Pabrikasi

Historis Penjualan

G. Barang Jadi

Info

rmas

i Sto

ck B

ahan

Bak

u

Info

rmas

i Sto

k B

aran

g ja

di

JadwalProduksi

Men

jadw

alka

n Pr

oduk

si

Perhitungan Kebutuhan

Bahan Baku dan Waktu

Kedatangan Bahan Baku

Penjualan Meningkat, Forecast Akurat

Order dapat dipenuhi tepat waktu

Material Bahan Baku tidak Lebih dari Kapasitas

Gudang

Permintaan forecast

terpenuhi

Kapasitas Gudang Cukup untuk Menampung

Produk JAdi

Kualitas Bahan Baku sesuai Standart

Gambar 5. Rich Picture Aktivitas Perencanaan dan Penjadwalan Produksi di PT. KKM Saat Ini


9

DepartemenPPIC

Gdg. Bahan Baku

Forecast Digunakan untuk

membuat MPS

DepartemenKualitas

Departemen

Pembelian

Biaya Bahan Baku Murah dan Masuk

Tepat Waktu

Sistem Informasi

Historis

Penjualan

Forecast

Data Digunakan untuk Membuat Forecast

Dat

a Fo

reca

st

Dim

asuk

kan

Keda

lam

Sis

tem

Keinginan MasyarakatIssue yang Beredar di Pasar

Keadaan Pasar dan Daya Beli

Masyarakat terhadap Produk

Pasar

DepartemenPenjualan

PPIC membuat MPS

berdasarkan Forecast

RPB Dimasukkan Kedalam SistemPurchase

Requisiton (PR)

Supplier

RPB Digunakan

sebagai dasar

Pembuatan PR

Rekapitulasi PR

Purchase Order(PO)

PO Masuk Kedalam Sistem

Mem

buat

PO

be

rdas

arka

n PR

PO dib

erikan ke

Supplie

r

Has

il In

spek

si

Mat

eria

l

Bahan Baku

Supplier Melakukan Pengiriman Material

PO y

ang

tela

h di

buka

Approval

Materia

l yang

Masu

k

Dilakukan

Inspeksi untuk

Material

Material yang Sudah Di-approve oleh QC

Disimpan

Update St

ok Bah

an B

aku

PT. KKM



Master ProductionSchedule

(MPS)

MPS Dimasukkan Kedalam Sistem

Material RequirementPlanning (MRP)

MRP Dimasukkan

Kedalam Sistem

MPS Digunakan sbg

Dasar Perhitungan MRP

MRP Digunakan sbg

Dasar Pembuatan

RPB Rencana Pembelian Bahan (RPB)

G. Barang Jadi

Update Stok Barang Jadi

Penjualan Meningkat, Forecast Akurat

Order dapat dipenuhi tepat waktu

Kualitas Bahan Baku sesuai Standart

Material Bahan Baku tidak Lebih dari Kapasitas

Gudang

Order dapat Dipenuhi, Tidak

terjadi Out of Stock Material

Pengiriman Lancar, Tidak Ada Selisih Stok

Gambar 6. Rich Picture Rekomendasi Aktivitas Perencanaan dan Penjadwalan Produksi di PT.

KKM

Rekomendasi untuk aktivitas proses produksi yang saat ini belum

terdokumentasi dan adanya waktu proses untuk menunggu perintah terkait produk

yang harus dikerjakan setiap harinya adalah adanya menambah dokumen, yaitu

Production Schedule (PS) untuk produk yang akan diproduksi, Work Order (WO)

yang diberikan sebagai dasar untuk memproduksi pada masing-masing stasiun

kerja, Job Ticket (JT) untuk mencatat kegiatan yang dilakukan oleh masing-

masing karyawan produksi, Route Sheet (RS) untuk mencatat record dari produk

yang diproduksi, Material Requirement (MR) untuk mengetahui bahan baku yang

diperlukan. Berikut adalah rich picture untuk aktivitas proses produksi PT. KKM

saat ini dan rekomendasi yang diberikan dengan mengunakan contoh proses

produksi salah satu produk:


10

Manajer Pabrikasi

Gdg. BahanBakuPPIC membuat jadwal

produksi berdasarkan

forecast

JadwalProduksi

Pengiriman Bahan Baku sesuai

Kebutuhan Produksi

AdminProduksi

Diberikan ke Manajer

Produksi

G. Barang Jadi

PengirimanMaterial

ManajerProduksi

SupervisorProduksiPerintah Kerja

Permintaan Material

Bahan Baku+ SST

Filin

g SS

T

Memeriksa Jm

lh

BB

Filing SST

Packing

Drilling

Laminating

Press

Cutting

Edging

Finishing

WIP

WIP

WIP W

IP

WIP

WIP

Per

inta

h K

erja

Perintah KerjaPerintah Kerja

Peri

ntah

Ker

ja

Perintah Kerja

Perintah Kerja

Hasil Produksi Packing berupa Barang Jadi

Pengiriman Produkke Konsumen

Dept.Kualitas

Sam

pling

Aprro

val

Sampling

Aprroval

AprrovalSampling

AprrovalSampling

Produk Jadi+ SST

Produk Jadi Dimasukkan ke Gdg Brg Jadi

Peri

ntah

Ker

ja

ApprovalSampling

Filing SST


Bagian Wood Working

Keg. Produksi(Dibwh Pengawasan Mgr Produksi)

Bagian PackingProses Produksi Berjalan Lancar & Tidak Terjadi

Out of Stock

Kapasitas Gudang Cukup untuk Menampung

Produk JAdi

Dokumentasi SST dan Hasil Produksi

Konsumen



terjangkau

Melakukan Produksi sesuai Jadwal

Produksi

Memproduksi Produk berdasarkan Permintaan

Produk yang Diproduksi Harus Sesuai Standart

Gambar 7. Rich Picture Aktivitas Proses Produksi di PT. KKM Saat Ini

Dept. PPIC

Gdg. Bahan Baku

Sistem Informasi

PPIC membuat MPS

berdasarkan Forecast

Master ProductionSchedule

(MPS)

MPS D

imasu

kan

Kedalam Sist

em

Pengiriman Bahan Baku Sesuai, Informasi Stok

Akurat

AdminProduksi

ProductionSchedule (PS)

Digunakan Untuk Membuat Production Schedule

PS

Dim

asu

kkan

ke

dal

am

Sist

em

G. Barang Jadi

Produk Jadi+ MT

Material Requirement

(MR)

Berdas

arka

n PS

Diket

ahui

Kebutu

han M

ater

ial

Digunakan sebagai Dasar Pengiriman Bahan Baku

Baha

n Ba

ku

yang

Lol

os

Sam

plin

g Q

C

Bahan Baku+ MT

Hasil Produksi Packing Berupa Barang Jadi

Update M

utasi Stok

Produk

Jadi D

imas

ukkan

ke

Gdg Brg

Jadi

Pengiriman Produk ke Konsumen

FilingMT

Update Informasi Stok

Packing

Drilling

Press

Cutting Edging

Finishing

WIP

+ R

S

WIP + RS

WIP

+ R

S

WIP + RS

WIP + RS

WIP + RS

PengirimanBahan Baku

Filin

g MT

Pengirim

an B

ahan

Pack

aging

Laminating

Dept. Kualitas

WOWO+RS

WO

WO

WO

WO

JT

JT

JT

JT

JT

JT

JTFiling MT

Input d

ata JT

dan SR

Input Data Hasil Sampling


Proses Produksi, dilakukan Sampling untuk setiap proses oleh Dept. Kualitas

Keg. Produksi(Dibwh Pengawasan Mgr Produksi)

Bagian Wood Working(Dibwh Pengawasan Spv. Produksi)Bagian Packing(Dibwh Pengawasan Spv. Produksi)

Sampling

Approval

WO

+ S

R

Proses Produksi Berjalan Lancar & Tidak Terjadi

Out of Stock

Kapasitas Gudang Cukup, Informasi Stok

Akurat

Proses Produksi Terdokumentasi

Konsumen



terjangkau

Produk yang Diproduksi Harus Sesuai Standart

WO + SR

Gambar 8. Rich Picture Rekomendasi Aktivitas Proses Produksi di PT. KKM

Rekomendasi untuk perhitungan biaya produksi dimulai dengan

mengumpulkan seluruh informasi yang dibutuhkan untuk perhitungan biaya

produksi yang secara langsung dapat diperoleh dari sistem. Berikut adalah rich

picture untuk aktivitas proses produksi PT. KKM saat ini dan rekomendasi yang

diberikan:


11

DepartemenKeuangan

Perhitungan Harga Produksi

Direktur

Departemen

Pengembangan Produk

Etim

asi B

iaya

Prod

uksi

Harga Jual Produk

Departemen

Penjualan

Harga Jual Produk

PT. KKM


Keg. Operasional(Dibawah Pengawasan Mgr Opr.)

Estimasi harga produksi

mendekati aktual

Perhitungan HPP Produk

Harga jual produk rendah agar mudah

untuk dipasarkan


Gambar 9. Rich Picture Aktivitas Perhitungan Biaya Produksi di PT. KKM Saat Ini

Dept. PPIC

SistemInformasi Dept.

Produksi

Informasi

terkait Proses

Produksi

Job Ticket(JT) + MoveTicket (MT)

Dimasukkan kedalam Sistem sbg Informasi

Terkait Hasil Produksi

HRGA

Jam Kerja Karyawan

Dept. QC

Hasil Sam

pling QC

DepartemenKeuangan

Supplier

Invo

ice

Pem

belia

n

Baha

n Ba

ku

Harga Bahan Baku

Biaya Produksi untuk

Masing-Masing Produk

Informasi K

ebutuhan &

Penggunaan Materia

l

Info terkait Biaya Produksi yang

Terjadi dan Tinjauan Ulang

terhadap Harga Jual Produk

Direktur Utama

PT. KKM



Informasi Penggunaan Material Akurat

Meminimalkan Biaya Produksi,

Memproduksi sesuai Jadwal

Meminimalkan Produk yang Tidak Sesuai Standart

Biaya Produksi Rendah, Harga Jual Sesuai,

Penjualan Naik, Keuntungan Perusahaan

Meningkat

Informasi Jam Kerja Akurat

Perhitungan Biaya Produksi Akurat, Cashflow Lancar

Menyediakan bahan baku dengan harga dan kualitas

yang sesuai

Gambar 10. Rich Picture Rekomendasi Aktivitas Perhitungan Biaya Produksi di PT. KKM


12

Berikut adalah context, logical, dan physical DFD dari rekomendasi sistem

produksi yang diusulkan:

Gambar 11. Context DFD pada Sistem Produksi Usulan

1. Desain Produk

2. Perencanaan dan Penjadwal

Produksi

3. Proses Produksi

4. Perhitungan Biaya

Produksi

Departemen Penjualan

Departemen Pembelian

Menginformasikan Kebutuhan Pasar

Menginformasikan Forecast Penjualan

Memberikan Produk untuk Dipasarkan

Menginformasikan Kebutuhan Bahan Baku

Memberikan Bahan Baku untuk Produksi

MF Barang Jadi

MF Karyawan

MF BOM

MF Barang Jadi

MF Operation Process

MF Karyawan MF Bahan Baku

MF BOM

MF Barang Jadi

MF Bahan Baku

TF Cost

Accounting

TF PR

TF MPS

TF MRP

TF PS

TF MR

TF JT

TF MT

TF RS

TF RS

Gambar 12. Logical DFD pada Sistem Produksi Usulan

SiklusProduksi

Dept. Penjualan

Dept. Pembelian

Menginformasikan Forecast Penjualan

Memberikan Produk untuk Pasarkan

Memberikan Bahan Baku untuk Produksi

Memberikan Informasi Kebutuhan Bahan Baku


13

Dept. Pengembanga

n Produk

Dept. PPIC

Dept. Produksi, Gudang, Kualitas

Dept. KeuanganDepartemen

Penjualan

Departemen Pembelian

KeinginanKonsumen

Forecast

Produk, MT

MRP, SPP

Bahan Baku, SJ

MF Barang Jadi

MF Karyawan

MF Bahan Baku

TF Cost Accounting

MF BOM

TF PS

TF MR

TF WO

TF MT

MF Operation Process

TF JT

TF MPS

TF MRP

TF PR

IT

JT, SR, MT

PS, MR

TF RS

Data Brg Jadi, BOM, OP

MPS, SPP

JT, SR, MT

Cost Accounting

WO, SR

PS, PO, MRP, MR, OP, BOM

PO

Gambar 13. Physical DFD pada Sistem Produksi Usulan

Informasi pada sistem yang direkomendasikan untuk PT. KKM dapat

dibagi menjadi tiga, yaitu:

a. Master data

Master data yang direkomendasikan untuk PT. KKM terdiri dari master data

karyawan, master data bahan baku, master data barang jadi, master data bill of

material, dan master data operation process.

b. Dokumen

Beberapa dokumen yang direkomendasikan untuk PT. KKM adalah Purchase

Requirement (PR), Master Production Schedule (MPS), Material Requirement

Planning (MRP), Production Schedule (PS), Material Requirement (MR),

Work Order (WO), Job Ticket (JT), Route Sheet (RS), Move Ticket (MT), Cost

Accounting (CA).

c. Laporan

Laporan-laporan yang diusulkan untuk PT. KKM adalah Laporan Mutasi Stok

(Bahan Baku dan Barang Jadi), Laporan Perbandingan Bill of Material,

Laporan Progress Produksi, Laporan Plan vs Usage, Laporan Varians

Produksi, Laporan Hasil Produksi dan Penjualan, Laporan Sampling QC,


14

Laporan Komplain Pelanggan, Laporan Kualitas Supplier, dan Laporan Kinerja

Karyawan.

Berdasarkan analisis kelayakan organisasi penerapan sistem informasi di

PT. KKM layak untuk dilakukan karena PT. KKM merupakan perusahaan yang

memiliki visi untuk menjadi perusahaan pemimpin pasar furniture terbesar di

Indonesia Timur. Penerapan sistem usulan pada siklus produksi dapat membantu

tercapainya visi tersebut karena dapat dengan mudah diperoleh informasi untuk

perbaikan dan pencegahan suatu permasalahan sehingga dapat lebih cepat dalam

pengambilan keputusan. Berdasarkan analisis kelayakan operasional penerapan

sistem informasi juga layak dilakukan karena adanya dukungan penuh dari pihak

manajemen. Berdasarkan analisis kelayakan teknis penerapan sistem masih dapat

dilakukan karena untuk penyediaan software dan hardware sangat mudah

diperoleh.

Berikut adalah analisa kelayakan ekonomi untuk penerapan sistem yang

terdiri dari biaya pengembangan dan biaya operasional. Estimasi biaya

pengembangan yang dibutuhkan untuk penerapan sistem produksi usulan di PT.

KKM adalah sebesar Rp. 28.920.894,- dengan rincian, yaitu: biaya pengembangan

hardware sebesar Rp. 15.649.482, biaya pengembangan software sebesar Rp.

10.000.000,-, dan biaya pengembangan jaringan sebesar Rp. 3.271.412,-. Estimasi

biaya operasional yang dibutuhkan untuk penerapan sistem produksi usulan dalah

Rp. 108.306.965,- per tahun dengan rincian, yaitu biaya penambahan personel

sebesar Rp. 96.000.000,- per tahun dan biaya operasional peralatan sebesar Rp.

12.306.965,- per tahun. Berdasarkan hasil wawancara dengan Direktur Utama

untuk besarnya biaya yang dikeluarkan masih memungkinkan untuk dilakukan

pengembangan sistem.

Manfaat yang dapat diperoleh oleh PT. KKM dalam penerapan sistem

dapat dibagi menjadi dua, yaitu manfaat langsung (tangible benefit) dan manfaat

tidak langsung (intangible benefit). Manfaat langsung (tangible benefit)

meruapakan manfaat yang dapat langsung dirasakan dari penerapan sistem. Salah

satu manfaat langsung yang dapat dirasakan adalah proses desain produk menjadi

lebih. Sebelum penerapan sistem hanya dapat menghasilkan 5-8 produk baru,

sedangkan dengan sistem yang baru mungkin dapat menghasilkan 12-15 produk


15

baru. Produk baru yang semakin banyak dapat membuat pasar perusahaan dan

penjualan perusahaan menjadi lebih. Estimasi kenaikan jumlah desain baru yang

dapat dihasilkan adalah tujuh desain baru dengan menggunakan asumsi rata-rata

penjualan, rata-rata harga jual, dan rata-rata gross profit dari delapan produk baru

perusahaan untuk tahun 2013 adalah sebesar Rp. 715.176.000,-

Penerapan sistem produksi yang baru membuat informasi terkait stok

bahan baku maupun stok barang jadi dapat diperoleh secara akurat dan real-time

sehingga tidak diperlukannya kartu stok untuk mencatat stok yang ada. Biaya

yang dapat dihilangkan terkait penggunaan kartu stok per bulan adalah Rp.

120.000,-. Penerapan sistem informasi di PT. KKM diharapkan dapat menurunkan

nilai inventori bahan baku slow moving dan dead stock dapat berkurang +/- 5%

yang dimana semula 12,15% turun menjadi +/- 7%. Perhitungan untuk

pengurangan biaya tersebut adalah sebesar Rp. 26.774.060,-

Perencanaan dan penjadwalan produksi pada PT. KKM juga akan menjadi

lebih cepat dibandingkan sebelumnya karena hilangnya aktivitas non-value added

untuk melakukan cek fisik untuk memperoleh data stok yang akurat. Seluruh

informasi yang diperlukan untuk perencanaan dapat diperoleh langsung dari

sistem sehingga dapat proses penyesuaian terhadap suatu perencanaan maupun

penjadwalan menjadi lebih cepat. Aktivitas non-value added lain yang dapat

dihilangkan dengan adanya sistem adalah hilangnya proses menunggu dari

masing-masing stasiun. Informasi yang akurat juga dapat membantu dalam

pelaksanaan proses produksi sehingga menjadi lebih efisien karena dapat dengan

mudah dilakukan perbaikan terhadap proses produksi berdasarkan informasi yang

dimiliki. Informasi yang lengkap dan akurat terkait proses produksi juga membuat

proses perhitungan biaya produksi menjadi lebih mudah, lebih cepat, dan lebih

akurat, sesuai dengan biaya yang dikeluarkan untuk proses produksi tersebut.

Penerapan sistem informasi pada perusahaan sesuai dengan rekomendasi juga

dapat meningkatkan tingkat pengendalian perusahaan terhadap aset perusahaan

maupun pada proses produksi. Tingkat pengendalian yang semakin baik dapat

mencegah terjadinya kecurangan terhadap aset perusahaan.

Manfaat tidak langsung (intangible benefit) merupakan manfaat yang

dirasakan secara tidak langsung dari penerapan sistem atau manfaat yang tidak


16

dapat diliat secara nyata. Salah satu manfaat tidak nyata yang diperoleh PT. KKM

dari penerapan sistem adalah loyalitas konsumen yang meningkat. Dengan adanya

sistem tracebility dari produk yang dihasilkan maka seluruh proses produksi

perusahaan dapat ditelusuri dan dilakukan perbaikan untuk proses produksi. Hal

ini menyebabkan kepercayaan konsumen terhadap mutu produk yang dihasilkan

oleh perusahaan akan semakin tinggi.

Kepuasan konsumen juga merupakan salah satu manfaat yang dapat

diperoleh PT. KKM dari penerapan sistem. Hal ini disebabkan karena konsumen

dapat memperoleh informasi terkait proses produksi dari produk yang mereka

inginkan. Selain itu, harga jual yang ditawarkan oleh perusahaan menjadi lebih

realiable, sesuai dengan manfaat yang dapat diperoleh dari produk. Kepuasan

konsumen juga dapat meningkat karena produk yang ditawarkan harganya lebih

murah karena adanya perbaikan yang berkelanjutan pada proses produksi.

Penerapan sistem juga dapat meningkatkan rasa tanggungjawab pekerja

terhadap pekerjaan masing-masing. Hal ini disebabkan adanya informasi yang

jelas dari setiap proses produksi, yaitu siapa yang bertanggungjawab terhadap

produk yang dihasilkan maupun terhadap data yang diinputkan kedalam sistem.

Meningkatkan tanggungjawab pekerja dapat membuat mutu produk yang

dihasilkan pekerja menjadi semakin baik. Seluruh manfaat dari penerapan sistem

informasi sistem produksi di PT. KKM dapat mendukung sasaran strategik

perusahaan untuk menjadi perusahaan perusahaan pemimpin pasar furniture

terbesar di Indonesia.

KESIMPULAN DAN SARAN

Rekomendasi yang diberikan terkait kelemahan yang ditemukan dari

sistem produksi yang digunakan oleh PT. KKM saat ini adalah perancangan

sistem informasi siklus produksi yang terintegrasi. Perancangan sistem informasi

untuk siklus produksi di PT. KKM ini juga meliputi perbaikan struktur organisasi,

melakukan perancangan job description yang baru, perancangan aktivitas desain

produk yang lebih efisien, perancangan aktivitas perencanaan dan penjadwalan

produksi yang lebih cepat dan fleksibel, perancangan proses produksi yang lebih

terkendali, dan aktivitas perhitungan biaya produksi yang lebih akurat. Penerapan


17

rekomendasi sistem produksi di PT. KKM memerlukan tambahan biaya yang

cukup besar, akan tetap keuntungan maupun manfaat lain yang diperoleh

perusahaan dari penerapan sistem jauh lebih besar.

Saran yang dapat diberikan peneliti terkait penelitian yang sejenis adalah

akan lebih baik apabila untuk penelitian yang sejenis juga dilakukan pembahasan

terkait perbaikan dari proses produksi untuk mengurangi waktu siklus proses

produksi produk dan dapat juga ditambahkan dengan melakukan perhitungan

biaya produksi dengan menggunakan metode ABM (Activity Based Management).

Selain itu dapat juga dilakukan tambahan pembahasan terkait proses dari produk

yang di-reject dan di-rework sehingga sistem yang dirancang dapat lebih sesuai

dan lebih mudah dalam penerapan sistem.

DAFTAR PUSTAKA

Attaran, M. 1997. CIM: Getting Set for Implementation. Industrial Management

& Data Systems, Vol. 97(1): 3-9

Dalci, I. & Tanis, V.N. 2005. Benefits of Computerized Accounting Information Systems on the JIT Production Systems on the JIT Production Systems. Review of Social, Economic & Business Studies, Vol 2: 45-64

David, J.S., Chery L. Dunn, William E. McCarthy. 1999. The Research Pyramid: A Framework for Accounting Information Systems Research. Journal of

Information Systems, Vol. 13 (1): 7-30

Fernandes, F.C.F., Moacir Godinho Filho, Maurice Bonney. 2009. A Proposal for Integrating Production Control and Quality Control. Industrial Management

& Data Systems, Vol. 109(5): 683-707

Gunasekaran, A. 1997. Implementation of Computer-Integrated Manufacturing: A Survey of Integration and Adaptability Issues. Int. J. Computer Integrated

Manufacturing, Vol. 10(1-4): 266-280

Jones, A. 1989. The Design and Implementation of A System Architecture for Computer Integrated Manufacturing. International Journal of Computer

Integrated Manufacturing, Vol. 2(2): 65-67

Marri, H.B, dkk. 2003. Implementation of Computer-Integrated Manufacturing in Small and Medium Enterprises. Industrial and Commercial Training, Vol 35(4): 151-157

Sawhney, R., dkk. 2009. A Modified FMEA Approarch to Enhance Reliability of Lean Systems. International Journal of Qualitu & Reliability Management, Vol.27 (7): 832-855

Soedjianto, F., Gregorius S.B., Benny S.G. 2006. Pembuatan Sistem Informasi Produksi dan Pengendalian Persediaan: Studi Kasus pada PT. Vonita


18

Garment. Seminar Nasional Sistem dan Informatika, Bali. 17 November 2006

Sohal, A.S. 2000. Computer Integrated Manufacturing in the Australian Pharmaceutical Industry. Integrated Manufacturing Systems, Vol. 11(7): 444-453

Sriram, R.S. 2005. Accounting Information System Issues of FMS. Integrated

Manufacturing Systems, Vol 6(1): 35-40

Tam S., W.B. Leem Walter W.C.Chung, Henry C.W.Lau. 2000. An Object-Based Process Planning and Scheduling Model in A Product Design Environment. Logistics Information Management, Vol 13(4): 191-200

Wang, L., X.G. Ming, F.B. Kong, D. Li, P.P. Wang. 2012. Focus on Implementation: A Framework for Lean Product Development. Journal of

Manufacturing Techonology Management, Vol 23 (1): 4-24

Wu, C., dkk. 2007. Computer Integrated Manufacturing. Dalam Handbook of

Industrial Engineering, 3rd ed. Gavriel Salvendy (Editor). John Wiley & Sons: USA, hal 484-529
