BAB 4
HASIL PENELITIAN
4.1 Gambaran Umum Perusahaan
4.1.1 Sejarah Perusahaan
Nama Panorama Tours telah berada di urutan teratas di industri Tours & Travel di
Indonesia selama beberapa tahun terakhir. Beroperasi sebagai ‘Travel Agent dan Tour
Operator’, Panorama Tours telah menciptakan banyak produk dan jasa dengan
menggunakan merek ‘Panorama Tours’, yang dijual melalui 26 Kantor Cabang dan Sales
Outlet (per Oktober 2007) secara nasional. Menurut standard di industri travel, beberapa
dari produk-produk ini bisa dikategorikan sebagai produk dan pelayanan yang inovatif.
Lahir dalam keadaan pertumbuhan cepat dalam kelompok, Panorama Tours
tumbuh dan menjadi pemimpin pasar nasional selama dekade pertama beroperasi.
Ternyata menjadi perjalanan dan manajemen rekreasi perusahaan pemenang penghargaan
melalui inovasi dan ekspansi yang luas. Adikarya Wisata 2010, Enam penghargaan
IMAC selama 2008-2013, dua Pariwisata Indonesia Award, tujuh MURI Records dan
ratusan lagi dari pemerintah, badan pariwisata, lembaga independen dan industri
membuktikan bahwa Panorama Tours telah menjadi pemain yang kuat di industri.
Dengan layanan mulai dari perusahaan manajemen perjalanan, waktu luang dan
manajemen perjalanan ritel, perjalanan insentif korporasi, perjalanan online, dokumen
perjalanan dan jasa formalitas, untuk perjalanan franchise, Panorama Tours menyediakan
one-stop solution untuk melayani pelancong bisnis maupun rekreasi serta pengusaha.
Dengan ratusan konsultan perjalanan di tidak kurang dari 100 point of sales di seluruh
Indonesia dan kantor regional di Malaysia, Singapura, dan Beijing. Panorama Tours
senang untuk membantu pelanggan lokal dan asing, sementara Panorama Dunia
menawarkan kemungkinan waralaba.
Dengan ke enam divisinya: Corporate, Retail, Consolidator, Leisure, Domestic
dan Outbound Corporate Incentive; bersama dengan perusahaan-perusahaan subsidiary-
nya; “secara keseluruhan” disebut “perpanjangan tangan outbound” dari induk
perusahaannya PT. Panorama Sentrawisata Tbk (juga dikenal sebagai ‘Panorama
Leisure’, satu dari kelompok perusahaan perjalanan wisata paling terkemuka di
Indonesia).
Kedua induk perusahaan disebut: Panorama Leisure meliputi semua portofolio yang
fokus ke bisnis perjalanan wisata; dan semua portofolio produk dan pelayanan oleh
Panorama Tours, maupun bisnis lain di bawah Panorama Leisure disebut “Panorama
World ”.
4.1.2 Profil Perusahaan
Nama Perushaan : PT. Panorama Tours Indonesia
Tahun Berdiri : 1972
Alamat : Panorama Building 3rd Floor
Jl. Tomang Raya No. 63
Jakarta, Indonesia 11440
Website : www.panorama-tours.com
Fax : +62 21 2556 5556
Telepon : +62 21 2556 5555
4.1.3 Logo Perusahaan
Gambar 4.1. Logo Panorama Tours
4.1.4 Visi dan Misi
Visi : Menadi perusahaan terkemuka di bidang ‘outbound travel & leisure’
Misi : Misi Perushaan dibagi menjadi 5, yaitu:
1. Secara proaktif mengembangkan aktivitas 6 bisnis utama: Leisure, Retail,
Korporasi, Incentive Outbound dan Domestik dan Wholesaling.
2. Memberikan suatu pengalaman berlibur yang menyenangkan dari produk-
produk dan layanan yang inovatif dalam suatu keseimbangan yang baik antara
atensi pribadi dan teknologi informasi.
3. Untuk mempertahankan suatu pelayanan yang dapat diandalkan, harga yang
kompetitif dan kejujuran dalam berbisnis.
4. Untuk menciptakan konsultan perjalanan profesional yang berdedikasi dan
handal.
5. Memperluas wilayah operasional ke titik-titik pelanggan terdekat di seluruh
Indonesia.
6. Berusaha untuk mendapatkan yang terbaik bagi pelanggan, karyawan, mitra
bisnis dan pemegang saham.
4.1.5 Sejarah sekilas
1997 : Dioperasikan Panorama Tours TMC
(nama hokum PT. regina Alta Panorama)
200 : Merestruksi dan diganti PT. Tirta Putra Wisata
2005 : Satu-satunya dan peruhsaan tour & travel yang
telah diberikan Superbrands
2007 :Travel pertama yang telah membawa kelompok 1000 orang
untuk melakukan outbond
2011 : Merestruksi dan diganti PT. Panorama Tours Indonesia
4.1.6 Struktur Organisasi
Gambar 4.2 Struktur Organisasi
4.1.7 Job Description
Information Management
Information management adalah department yang mendukung para pengambil
keputusan dalam melaksanakan fungsi-fungsi manajemen (perencanaan,
pengorganisasian, pelaksanaan dan pengendalian).
a. Perencanaan Strategis
Fungsi utama kegiatannya adalah menentukan tujuan perusahaan, terutama yang
menyangkut penyediaan dan pemanfaatan SDM. Oleh karena itu informasi yang
dibutuhkan untuk itu haruslah memberikan gambaran yang menyeluruh dan lengkap.
b. Manajemen Kontrol
Biasa dilaksanakan oleh manajemen menengah. Sehingga informasi-informasi yang
dibutuhkan untuk pengotrolan manajemen ini memerlukan tingkat kerincian yang
lebih tinggi.
c. Pengendalian Operasi
Informasi yang diperlukan pada tingkat pengendalian ini berasal dari proses transaksi
sehari-hari dan biasanya berjangka waktu pendek serta membutuhkan informasi yang
rinci/menyeluruh.
Accounting
Accounting merupakan jabatan yang bertanggung jawab atas laporan aktivitas
keuangan secara tertulis selain itu pada jabatan ini dituntut untuk mengerti masalah
perpajakan yang berlaku di negara Indonesia karena laporan perpajakan perusahaan
dibuat oleh Accounting.
a. Melakukan pengaturan administrasi keuangan perusahaan
b. Menyusun dan membuat laporan keuangan perusahaan
c. Menyusun dan membuat laporan perpajakan perusahaan
d. Menyusun dan membuat anggaran pengeluaran perusahaan secara periodik (bulanan
atau tahunan )
e. Menyusun dan membuat anggaran pendapatan perusahaan secara periodik (bulanan
atau tahunan )
f. Melakukan pembayaran gaji karyawan
1. Menyusun dan membuat surat-surat yang berhubungan dengan perbankan dan
kemampuan keuangan perusahaan
Finance
Divisi finance bertugas melaksanakan kegiatan administrasi keuangan
perusahaan (jurnal entry sampai dengan arsip dokumen) untuk menjamin kelancaran,
keakuratan dan ketertiban administrasi keuangan perusahaan.
a. Melakukan pengaturan keuangan perusahaan
b. Melakukan penginputan semua transaksi keuangan ke dalam program Melakukan
transaksi keuangan perusahaan
c. Melakukan pembayaran kepada supplier
d. Berhubungan dengan pihak internal maupun eksternal terkait dengan aktivitas
keuangan perusahaan
e. Melaukan penagihan kepada customer
f. Mengontrol aktivitas keuangan/transaksi keuangan perusahaan
g. Membuat laporan mengenai aktivitas keuangan perusahaan
h. Menerima dokumen dari vendor internal maupun external
i. Melakukan verifikasi terhadap keabsahan dokumen
j. Entry SAP
k. Melakukan Evaluasi budget
l. Membuat laporan manajemen kepada induk perusahaan
m. Melakukan accrue pendapatan dan beban pada akun-akun tertentu
n. Menyiapkan dokumen penagihan invoice/kuitansi tagihan beserta kelengkapannya
Human Resource Management
Fungsi department Human Resource Management adalah mengatur hubungan
dan peranan sumber daya (tenaga kerja) yang dimiliki oleh individu secara efisien
dan efektif serta dapat digunakan secara maksimal sehingga tercapai tujuan (goal)
bersama perusahaan, karyawan dan masyarakat menjadi maksimal.
a. Bertanggung jawab dalam membantu dan melaporkan kepada HRD (Human
Resources Of Development) Manager dalam bidang hiring & firing tenaga kerja.
b. Menyusun prosedur seleksi recruitment karyawan baru.
c. Melakukan koordinasi ke departemen lain untuk mengumpulkan rencana permintaan
karyawan setiap tahun dan membuat status data karyawan dan turnover setiap bulan
dari masing-masing divisi.
d. Memasang iklan lowongan kerja, melakukan sortir lamaran, melakukan tes psikologi
dan interview awal untuk mendapatkan calon karyawan yang sesuai.
e. Merekomendasikan kandidat berdasarkan hasil tes psikologi dan interview awal,
serta mengatur jadwal interview lanjutan (user, hrd, presdir), agar proses rekrutmen
dapat berjalan dengan baik sesuai rencana.
f. Menyiapkan perjanjian kerja dan kontrak kerja karyawan serta mengupdate masa
berlakunya kontrak kerja.
g. Menginput data karyawan dan ke sistem agar semua terdata dengan baik
h. Membuat laporan rekapitulasi mutasi, promosi dan status karyawan (tambahan anak,
menikah, berhenti).
Coorporate Communicaton
Fungsi Department Coorporate Communication mengeluarkan pesan
perusahaan kepada publik. “Publik”, baik dari internal yaitu karyawan, stakeholder,
dan pemegang saham maupun eksternal seperti agens-agensi, mitra, media,
pemerintah, badan industri dan institusi-institusi, serta masyarakat intelek dan
masyarakat umum. Corporate Communication membantu organisasi menjelaskan
misi perusahaan, menggabungkan banyak visi dan nilai-nilai menjadi sebuah pesan
kohesif kepada stakeholder. Tangung jawab Coorporate Communications yaitu:
a. Menyempurnakan profil dari perusahaan (coorporate branding).
b. Meminimalkan perbedaan antara identitas perusahaan yang diinginkan dan fitur
merek;
c. Mendelegasikan tugas-tugas dalam komunikasi.
d. Merumuskan dan melaksanakan prosedur yang efektif untuk membuat keputusan
mengenai urusan komunikasi.
e. Menggerakkan dukungan internal dan eksternal demi tujuan-tujuan perusahaan.
f. Berkoordinasi dengan perusahaan-perusahaan bisnis internasional.
Panorama Learning Academy
Panorama Learning academy adalah department khusus yang mengatur dan
memberi arahan mengenai pengembangan karyawan, dalam hal ini PT. Panorama Tours
memberikan pelatihan khusus dalam bidang tour dan travel pada setiap karyawanya,
pelatihan dan pemberian materi ini bertujuan agar semua karyawan mengerti dengan
produk dan mengerti cara melayani konsumen.
4.1.8 Subsidiary Panorama
Gambar. 4.3 Subsdiary Panorama
4.1.9 Produk dan Layanan Panorama Tours
Produk-produk dan layanan yang disediakan oleh PT. Panorama Tours Indonesia,
yaitu:
1. Travel Management (TVM)
Unit usaha Manajemen Travel berfokus pada kedua perusahaan, untuk
memenuhi pasar yang ada dan berkembang. Menjabat sebagai ‘one stop travel
solution’, pengembangan bisnis perusahaan memiliki lebih dari seribu rekening
perusahaan dan memperkuat posisinya sebagai salah satu agen perjalanan
perusahaan terkemuka di Indonesia. Didukung oleh teknologi terbaru dan state-of-
the-art sistem, yang menyediakan tim profesional call-corporate-center
dikembangkan untuk menyediakan layanan dan bantuan selama dua puluh empat
jam. Bisa dihubungi melalui pusat layanan untuk memberikan layanan eksklusif.
2. Leisure Tour Management
Leisure Tour Manajemen mempersiapkan dan menawarkan paket tur
kelompok ke hampir setiap bagian dari dunia untuk pelanggan ritel, yang berkisar
dari individu, pasangan, dan untuk keluarga. Peserta tour akan mengalami saat
kerumitan-bebas, tanpa mempersiapkan tiket pesawat, pemesanan hotel dan
transportasi darat dan antrian untuk masuk obyek wisata.
Melalui banyak kategori yang berbeda dari pasar, Leisure Tour
Manajemen berusaha untuk mencapai yang lebih luas dengan berbagai usia dan
preferensi pribadi. Penawaran Mengejutkan, produk termuda yang dirumuskan
oleh tim, memberikan penawaran terbaik dengan harga yang paling kompetitif di
pasar. Penawaran Mengejutkan akan didasarkan pada pengaturan khusus dan
tujuan akan mengubah setiap sekarang dan kemudian.
Leisure Tour Manajemen juga menawarkan varietas untuk berbagai
produk seperti Cruise, Moslem, Ziarah (Kristen dan Katolik) dan Exotic bagi
mereka yang menginginkan sentuhan mewah di perjalanan mereka.
3. Corporate Insentive Management (CIM)
Manajemen Insentif Perusahaan menjalankan perencanaan, persiapan dan
pelaksanaan perjalanan insentif perusahaan. Ini terdiri dari kelompok profesional
perjalanan, masing-masing menjabat sebagai pengolah perjalanan yang kliennya
mulai dari perusahaan menengah kecil dan perusahaan besar. Pelanggan insentif
perusahaan adalah mereka yang telah melampaui target dan mencapai di atas
harapan; mereka adalah individu khas yang pantas perhatian khusus. Sementara
manajemen puncak mensponsori perusahaan perlu mengelola waktu mereka untuk
jaringan, berbaur dan menikmati diri mereka sendiri juga, mereka membutuhkan
untuk mempercayakan setiap detail operasi kecil untuk diurus secara profesional.
Tidak peduli seberapa kecil, menengah, besar atau besar kelompok adalah;
membutuhkan pengalaman hosting yang eksklusif seperti top eksekutif liburan,
penerbangan charter VIP partai, limo dan mentransfer helikopter, atau insentif
yang dirancang secara individual; tim kami mampu menciptakan dan mengelola
program yang sesuai yang memberikan pengalaman yang sempurna untuk
permintaan unik setiap perusahaan.
4.1.10 Outlet dan Cabang PT. Panorama Tours Indonesia
Outlet dan Cabang yang tersebar luas di Indonesia:
a. Panorama Tours & Travel Summarecon Mall Serpong
b. Panorama Tours & Travel Menara Rajawali
c. Panorama Tours & Travel Plaza Senayan
d. Panorama Tours & Travel Plaza Indonesia
e. Panorama Tours & Travel Mall Artha Gading
f. Panorama Tours & Travel Pacific Place Mall
g. Panorama Tours & Travel Sona Topas
h. Panorama Tours & Travel Mall Puri Indah
i. Panorama Tours & Travel BRI 2 Sudirman
j. Panorama Tours & Travel Arjuna Square
k. Panorama Tours & Travel Mall Kelapa Gading 2
l. Panorama Tours & Travel Pluit Village
m. Panorama Tours & Travel Menara Kadin
n. Panorama Tours & Travel Talavera Office Park
o. Panorama Tours & Travel Bandung
p. Panorama Tours & Travel Bali
q. Panorama Tours & Travel Botani Square
r. Panorama Tours & Travel Makasar
s. Panorama Tours & Travel Surabaya
t. Panorama Tours & Travel
4.1.11 Event ‘World Of Panorama’
Panorama Group menggelar The World of Panorama (WOP) yang berlangsung
di Mall Puri Indah pada tanggal 9-11 Mei 2014, WOP adalah pameran tunggal yang
diadakan secara rutin oleh Panorama Group. Pada pameran travel tersebut banyak
memberi highlight pada penawaran produk perjalanan untuk musim liburan Juni 2014.
Berbagai paket favorit ditawarkan, mulai dari perjalanan Asia, Eropa, Amerika, hingga
Amerika Latin dan Mediterania. Untuk penyuka wisata belanja, musim ini Panorama
Tours menawarkan China Shopaholic selama 8 hari mengunjungi Hongkong, Shenzhen,
Macau, Zuhai, Panyu dan Guangzhou.
Berbagai paket tour ini ditawarkan dengan diskon hingga USD 1,000, bonus tas,
asuransi perjalanan gratis yang berlaku untuk produk-produk tertentu. Selain menggarap
segmen peminat group tour selama beberapa tahun belakangan, Panorama Tours juga
menghidupkan kembali individual packages yang menyasar pasar lebih muda melalui
JaHe (jalan-Jalan Hemat). Ratusan produk berupa paket tiket pesawat dan akomodasi,
tiket masuk, paket overland, paket bulan madu, dan sebagainnya ditawarkan dalam brand
JaHe.
Khusus untuk WOP, Bank BNI, BCB dan Allianz memberikan kesempatan
pemegang kartunya untuk melakukan pembelian Royal Carrabean dengan diskon hinga
dua puluh persen. Paket istimewa lainnya adalah gratis 1 tiket anak untuk pembelian 2
tiket dewasa pada pembelian tiket masuk Universal Studio Singapore. Dalam rangka
mendukung dan meningkatkan kunjungan wisatawan dalam negeri sekaligus
mempromosikan kembali cagar budaya Indonesia, Panorama Tours bekerja sama dengan
Taman Wisata Candi Borobudur, Prambanan dan Ratu Boko.
Di samping itu, selama tiga hari pameran, pengunjung akan dimanjakan
penawaran-penawaran istimewa lain dari perusahaan-perusahaan di bawah Panorama
Group dan penampilan-penampilan tarian dari berbagai daerah Indonesia serta lomba
mewarnai khusus untuk anak-anak. Pengunjung juga dapat melakukan konsultasi
mengenai travel photography di booth Premium Mentor Series yang berpengalaman dan
ahli dalam hal fotografi. Kaffein, perusahaan termuda dalam Panorama Group siap untuk
menjamu tamu-tamu yang berbelanja dengan pilihan minuman dan makanan kecil.
4.2 Hasil Penelitian
Berdasarkan dari data wawancara yang dilakukan dengan beberapa informan dari
PT. Panorama Tours Indonesia, maka reduksi data yang sudah didapat melalui hasil
wawancara dan observasi berdasarkan teori komunikasi organisasi eksternal dan model
komunikasi Shannon dan Weaver. Tahap selanjutnya mennggunakan analisis triangulasi
untuk mengecek keabsahan data yang terkumpul melalui wawancara terhadap informan
dan menganalisis jawaban narasumber dengan meneliti kebenaranya dengan sumber data
lain yang tersedia.
4.2.1 Komunikasi Organisasi Eksternal
Komunikasi Organisasi Eksternal adalah kegiatan komunikasi antara organisasi
dengan pubik diluar organisasi. Hubungan dengan publik diluar perusahaan merupakan
keharusan yang mutlak. Karena perusahaan tidak mungkin berdiri sendiri tanpa bekerja
sama publik eksternal. Karena itu perusahaan harus menciptakan hubungan yang
harmonis dengan publik-publik khususnya dan masyarakat umumnya. Salah satunya
dengan melakukan komunikasi dengan publik eksternal secara informatif dan persuasif.
Informasi yang disampaikan hendaknya jujur, teliti dan sempurna. Secara persuasif,
komunikasi dapat dilakukan atas dasar membangkitkan perhatian komunikan (publik)
sehingga timbul rasa tertarik. Komunikasi organisasi eksternal merupakan kegiatan yang
biasa dilakukan oleh seorang Public Relations, dimana Public Relations menjadi
penghubung antara organisasi denga publik eksternal. Seperti yang diungkapkan oleh
Firsan Nova dalm bikunya Crisis Public Relatios:
“Fungsi utama Public Relations adalah menumbuhkan dan mengembangkan hubungan baik antarlembaga (organisasi) dengan publiknya, internal maupun eksternal dalam rangka menanamkan pengertian , menumbuhkan motivasi dan partisipas ipublik dalam rupaya meciptakan iklim pendapat publik (opini publik) yang menguntungkan lembaga organisasi (Nova, 2009:38).
Hal yang sama juga dijelaskan oleh Ibu Memey selaku Coorporate Communications PT.
Panorama Tours Indonesia:
“Coorporate Communications PT. Panorama Tours Indonesia tugasnya adalah mengatur komunikasi organisasi dengan pihak internal dan eksternal perusahaaan. Sebelum tahun 2010 PT. Panorama Tours Indonesia mempunya divisi Public Relations khusus, tetapi semakin banyakanya produk yang dikeluarkan oleh Panorama Groub akhirnya divisi Public Relations dijadikan satu department dengan Coorporate Communications.”
Komunikasi organisasi ekstenal ditujukan untuk publik eksternal organisasi/perusahaan,
yaitu keseluruhan elemen yang berada di luar perusahaan yang tidak berkaitan secara langsung
dengan perusahaan, seperti masyarakat sekitar perusahaan, pers, pemerintah, konsumen dan
pesaing. Komunikasi organisasi eksternal yang dilakukan oleh organisasi disalurkan melalui
kegiatan-kegiatan Public Relations. Seperti yang dijelaskan oleh Ibu Memey selaku Coorporate
Communicatons:
“Dipilihnya event travel fair “World Of Panorama 2014”merupakan momentum yang digunakan PT. Panorama Tours dalam berhubungan dengan lingkungan eksternal perusahaan. Event travel fair ini bertujuan untuk mendekatkan diri ke publik dan mempermudah konsumen dalam mencari informasi tentang produk paket wisata PT. Panorama Tours, membina hubungan dengan perusahaan yg ikut bekerjasama serta membangun hubungan yang baik dengan media pers”
Hal yang sama juga diungkapakan Ibu Devy selaku PIC Event “World Of Panorama:
“Melalui event world of panorama, perusahaan menjalin hubungan baik dengan lingkungan eksternalnya, dengan memfasilitasi konsumen dengan beraneka ragam produk pilihan paket wisata dengan harga yang terjangkau”
Pentingnya mempertahankan keselarasan tepat antara organisasi dengan lingkungannya
dalam kaitan interaksi antara organisasi dengan lingkungannya, efektifitas terutama sebarapa
baik suatu organisasi dapat memahami, bereaksi terhadap dan mempengaruhi lingkungan.
Seperti yang diungkapkan oleh Ibu Memey sebagai Coorporate Communication:
“Keberhasilan event travel fair sanagat berpengaruh terhadap citra PT. Panorama Tours dimata publik, oleh karena itu semua Travel Consultan yang melayani konsumen, dibekali pelatihan dalam berkomunikasi dan pengetahuan mengenai produk paket wisata. Tanpa adanya pengetahuan yang luas proses komunikasi antara konsumen dan Travel Consultant bisa terhambat, karena kepuasan dan kepercayaan konsumen penting bagi perusahaan”
Hal yang sama juga diungkapkan Ibu Elvira selaku Travel Consultant:
“Kita berusaha melayani konsumen sebaik mungkin, walaupun kadang beberapa konsumen butuh waktu yang lama dalam memahami ketentuan produk paket wisata, tapi balik lagi tamu adalah raja, jadi saya tugasnya hanya melayani sebaik mungkin”
Tujuan komunikasi organisasi eksternal adalah mengelola komunikasi dua arah,
yaitu komunikasi organisasi dengan publik dan organisasi publik dengan organisasi.
komunikasi organisasi eksternal dua arah yang berjalan efektif dapat menciptakan
identitas dan citra perusahaan yang efektif. Seperti yang diungkapkan Griffin dalam
bukunya yang berjudul Manajaemen:
“Hubungan dengan publik diluar perusahaan merupakan keharusan yang mutlak. Perusahaan tidak mungkin berdiri sendiri, karena itu perusahaan harus menciptakan hubungan yang harmonis dengan publik-publik khususnya dan masyarakat umumnya.”
Hal yang sama juga diungkapkan oleh Ibu Devy selaku PIC World Of Panorama:
“Event travel fair “World Of Panorama 2014”juga akan mengundang wartawan dalam press conference dan kita akan membagikan press realese, tujuan kita mengundang wartawan selain salah sebagai bentuk publikasi atau menyebarkan informasi melalui media tentang aktifitas perusahaan. Dengan adanya publikasi ini diharapkan publik dapan memberikan umpan balik yaitu citra yang positif”
Dalam menjalakan suatu hubungan komuniksi organisasi eksternal yang baik,
publik harus mendapatkan informasi yang baik dari sebuah organisasi, oleh karena itu
organisasi harus memilih media yang cocok dalam proses penyebaran informasi. Seperti
yang diungkapkan Ibu Memey sebagai Corporate Communication PT. Panorama Tours:
“Penyebaran informasi kepada publik mengenai event “World Of Panorama 2014”biasanya kita menggunakan brosur, email blast, iklan di media cetak yang disebar luaskan H-14 event berlangsung”
Hal yang sama juga diungkapkan Ibu Devy sebagai PIC event World Of Panorama:
“Event “World Of Panorama 2014”ini kan event travel fair tunggal PT. Panorama Tours, jadi proses penyebaran informasi juga termasuk urusan kita beda dengan event travel fair yang gabungan, event travel fair gabungan penyebaran informasi atau iklannya adalah urusan event organizer. World Of Panorama tahun ini kita menyebarkan informasi melalui email blast, brosur, iklan dimedia cetak dan spanduk didepan mall”
4.2.2 Proses Penyampaian Pesan
Pada setiap komunikasi mempunyai unsur-unsur yang menjadi satu rangkaian
dalam terciptanya proses komunikasi. Proses komunikasi dalam Event travel fair ini
dapat melihat komponen-komponen yang melingkupinya untuk mencermati proses yang
terjadi. Dalam hal ini untuk mencermati proses komunikasi menggunakan komponen-
komponen komunikasi yang terdapat pada teori Shannon dan Weaver yaitu (Muhammad,
2011):
1) Sumber Informasi
Sumber informasi adalah pihak yang bertindak sebagai pengirim pesan dalam sebuah
proses komunikasi. Dengan kata lain, komunikator merupakan seseorang atau
sekelompok orang yang berinisiatif untuk menjadi sumber dalam sebuah hubungan.
Sperti yang diungkapkan oleh Ibu Devy sebagai PIC event World Of Panorama:
“Panorama menyediakan Travel Consultant sebagai sumber informasi dalam proses
komunikasi dengan konsumen pada saat event travel fair. Travel consultan adalah team
khusus yang tugasnya melayani konsumen dalam menjelasan dan memberi informmasi
mengenai produk paket wisata”
Dibahas lebih lanjut, hal yang sama juga dituturkan oleh Ibu Elvira sebagai Travel
Consultant dalam event World Of Panorama:
“Saya sebagai Travel Consultant bertugas untuk memberikan informasi kepada konsumen atau pengunjung mengenai produk paket wisata”.
2) Transmitter
Transmitter adalah sebuah perangkat komunikasi yang dapat menyalurkan sumber
informasi ke sistem komunikasi. Pemancar melakukan proses modulasi, yaitu menitipkan
pesan pada sinyal pembawa (carrier) agar proses komunikasi dapat berjalan dengan baik.
Pemilihan transmitter tergantung pada jenis komunikasi yang digunakan, yaitu
komunikasi tatap muka dan komunikasi melalui mesin. Seperti yang Ibu Devy jelaskan
sebagai PIC event World Of Panorama:
“Proses komunikasi dan penyampaian pesan antara travel consultant dan pengunjung sifatanya face to face (tatap muka), hal ini dilakukan untuk mengurangi kesalahpahaman informasi. Travel consultant yang saya tugaskan di event World Of Panorama sebanyak dua puluh oraang”
Dalam komunikasi tatap muka transmitter yang digunakan adalah mekanisme
suara yang menghasilkan sinyal (kata-kata terucapkan). Hal yang sama diungkapkan
Muhammad dalam buku berjudul Komunikasi Organisasi:
“Komunikasi tatap muka yang menjadi transmitter adalah alat-alat pembentuk suara dan dihubungkan dengan organ tubuh yang terlibat dalam komunikasi nonverbal”
3) Penyandian (Encode) Pesan
Encocing adalah apa yang akan disampaikan oleh sumber di dalam pikirannya yang
diubah menjadi pesan berupa verbal maupun nonverbal sehingga pesan tersebut
dimengerti oleh penerima pesan. Seperti yang diungkapkan Ibu Elvira sebagai Travel
Consultant:
“Ketika saya berkomunikasi dengan pengunjung biasanya saya berbicara mengenai kelebihan produk paket wisata, keuntungan yang diperoleh dan menawarkan produk paket wisata khusus dan program-program khusus.”
Hal serupa diungkapkan juga oleh Ibu Melani sebagai Travel Consultant:
“kontak mata pada saat saya berkomunikasi dengan pengunjung merupakan salah satu hal yang penting, agar pengunjung fokus dalam berkomunikasi dengan saya”
Pesan adalah setiap pemberitahuan, kata, atau komunikasi baik lisan maupun
tertulis, yang dikirimkan dari satu orang ke orang lain. Pesan menjadi inti dari setiap
komunikasi yang terjalin. Hal serupa diungkapkan Ibu Elvira sebagai travel consultant
dalam event World Of Panorama.
“Informasi yang disampaikan Travel Consultant kepada pengunjung dan konsumen adalah informasi mengenai produk paket wisata, seperti negara yang dituju, tanggal keberangkatan, tempat-tempat wisata yang akan dikunjungi dan fasilitas yang konsumen dapat selama wisata”
Hal yang sama juga diungkapkan oleh Ibu Melani sebagai Travel Consultant:
“Sebelum menyampaiakan pesan mengenai paket wisata, kita harus tmengetahui terlebih dahlu pengunjung mempunyai minat liburan kemana, setelah itu baru kita berikan keterangan dan pilihan produk paket wisata PT. Panorama Tours. Kita juga akan memeberikan informasi mengenai produk khusus dalan “ World Of Panorama” tahun ini.
4) Penerima
Penerima pesan adalah seorang individu atau banyak individu yang mempunyai tugas
menganalisis dan menginterpretasikan pesan baik disengaja maupun tidak disengaja.
Seperti yang diungkapkan oleh Muhammad dalam buku Komunikasi Organisasi:
“Pada komunikasi tatap muka kemungkinan transmitter menyandikan pesan dengan menggunakan alat-alat suara dan otot-otot tubuh, Penerima dalam hal ini adalah alat-alat tubuh yang sederhana yang sanggup mengamati sinyal”.
Penerima pesan pada saat komunikasi tatap muka yang terjadi antara travel
consultant adalah indra pendengar. karena transmitter yang digunakan dalam
penyampaian pesan adalah suara yang keluar dari mulut. Hal yang serupa disampaikan
oleh Ibu Elvira sebagai Travel Consultant World Of Panorama:
“Dalam proses pemberian informasi kita menjelasakan dengan berbicara dan pengunjung mendengarakan apa yang saya sampaikan, sehingga informasi yang saya berikan dapat dicerna oleh otak si pengunjung”
5) Tujuan
Tujuan dalm proses penyampaian pesan adalah otak, sehingga otak dapat berfikir dan
menginterpretasikan melalui tindakan-tindakan dan respon yang baik. Seperti yang
diungkapkan Ibu Melani sebagai Travel Consultant dalan event World Of Panorama:
“Tujuan dalam proses penyampaian pesan World Of Panorama adalah, travel consultant bisa memberikan informasi mengenai produk paket wisata PT. Panorama Tours. Selain itu pada kesempatan ini kita juga memberikan penawaran-penawaran dan harga khusus ke beberapa tujuan wisata, agar minat pengunjung dan konsumen semakin tinggi dalam berwisata”
Hal yang serupa juga diungkapkan Ibu Elvira sebagai travel consultant World Of
Panorama:
“Penawaran khusus paket wisata itu tujuannya untuk mengajak pengunjung untuk
membeli paket wisata dengan keuntungan-keuntungan yang menarik seperti harga yang terjangakau atau fasilitas yang diberikan selama liburan”
6) Sumber gangguan
Tidak mudah untuk melakukan komunikasi secara efektif. Bahkan beberapa ahli
komunikasi menyatakan bahwa tidak mungkinlah seseorang melakukan komunikasi
yang sebenar-benarnya efektif. Ada banyak hambatan yang bisa merusak komunikasi.
Hal tersebut diungkapkan oleh Muhammad dalam bukunya Komunikasi Organisasi:
“Gangguan itu selalu ada dalam tiap-tiap komunikasi. Oleh sebabp itu kita harus menetralkan gangguan dan tidak terkejut dengan gangguannya”.
Model komunikasi Shannon dan Weaver melihat adanya sumber gangguan pada waktu
memindahkan sinyal dari transmitter kepada si penerima. Gangguan tersebut yang dapat
mengganggu kelancaran proses komunikasi atau proses penyampaian pesan. Hal yang
serupa juga diungkapkan oleh Ibu Devy sebagai Corporate Communication dalam World
Of Panorama:
“Dalam World Of Panorama gangguan yang terjadi biasanya gangguan tekhnis, seperti internet yang terkadang sinyalnya putus, ada juga gangguan tempat, karena tempat kita yang terbatas, pada saat pengunjung ramai mereka suka tidak mendapati tempat untuk duduk, terpaksa kita menjelaskannya sambil berdiri.
Hal yang sama juga diungkapkan oleh oleh Ibu Melani sebagai Travel Consultant:
“Kalo gangguan selama event, lebih kearah tekhnis aja sedangkan pada saat penyampaian pesan banyak sekali gangguan, seperti kebisingan, beberapa pengunjung yang masih bingung dan ada juga yang kritis pertanyaanya mengenai destinasi disuatu negara”
Hal serupa juga diungkapkan oleh Ibu Elvira sebagai Travel Consultant event World Of
Panorama:
“Gangguan itu sifatnya banyak tapi tidak ada yang parah sih, paling yang sering saya alami gangguan dalam berbicara sama pengunjung. biasanya saat saya berbicara, dipanggung lagi ada pertunjukan musik sehingga saya harus menambah volume suara saya dan gangguan dari beberapa pengujung yang masih bingung mau pergi kemana”.
4.3 Hasil Observasi
Dari hasil obesrvasi yang dilakukan selama event travel fair berlangsung, dapat dijelaskan
bahwa, Event “World Of Panorama” berlangsung
4.4 Pembahasan
4.4.1 Pelaksanaan Komunikasi Organisasi Eksternal Dalam Proses Penyampaian
Pesan Yang Dilakukan PT. Panorama Tours Indonesia Melalui Event Travel Fair
Komunikasi organisasi memiliki peranan yang sangat besar karena dapat dilihat
bahwa event travel fair “World Of Panorama 2014”merupakan event travel fair tunggal
yang dilaksanakan oleh sebuah organisasi atu perusahaan tetapi juga mengikutsertakan
pihak-pihak eksternal (pihak dari luar organisasi atau perusahaan). Komuniaksi internal
organisasi yaitu komunikasi vertikal dan horizontal adalh komuniaksi yang menjadi
pondasi dalam event “World Of Panorama”. Struktur dari kedudukan di dalam organisasi
membuat komunikasi memiliki pola yang tetap sehingga mempermudah alur informasi
yang dikomunikasikan antar individu di dalam organisasi yang di sini merupakan PT.
Panorama Tours.
Event “World Of Panorama 2014”merupakan bentuk komunikasi organisasi
eksternal yang dilakukan PT. Panorama Tours. Event “World Of Panorama 2014”yang
diadakan di Mall Puri Indah. Event travel fair ini bertujuan untuk memfasilitasi publik
untuk mendapatkan informasi mengenai produk-produk paket wisata Panorama. Dalam
event ini Panorama tidak hanya melakukan komunikasi organisasi eksternal dengan
publik saja, melainkan komunikasi organisasi eksternal dengan beberapa perusahaan yang
turut bekerjasama dalam even tersebut..
Pendekatan yang dilakukan dalam menyebarkan informasi kepada khalayak
adalah dengan mengirimkan email blast kepada pelanggan panorama, selain itu membuat
brosur untuk disebarkan pada Harian Kompas yang merupakan partner PT. Tours.
Pendekatan lainya yang dilakukan perusahaan terhadap eksternalnya adalah dengan
mengdakan press conference sebagai wujud hubungan yang baik dengan media dalam
kesempatan press conference juga akan dibagikan press realese. Lingkungan eksternal
faktor yang penting bagi sebuah perusahaan dan organisasi, PT. Panorama Tours
berharap dengan adanya event “World Of Panorama 2014”semakin menambah
kepercayaan publik dan memberikan citra yang positif.
4.4.2 Gangguan (noise) dalam Proses Penyampaian Pesan Produk Paket Wisata
Kesuksesan event travel fair “World Of Panorama 2014”disebapkan komunikasi
yang baik didalamnya . Komuniksai merupakan dasar dari terselenggaranya event “World
Of Panorama”. Komunikasi yang terjadi didalam event “Worl Of Panorama” sangatlah
terasa ada dampaknya, yaitu adanya dampak memberikan informasi yang disebut sebagai
dampak kognitif (antar sesama di dalam organisasi dan informasi atau sosialisasi kepada
customer), ada juga dampak afektif yang diciptakan yaitu menumbuhkan perasaan
tertentu (keinginan customers untuk melakukan kegiatan transaksi setelah sosialisasi
event dilakukan), dan yang terakhir dampak konatif yaitu mengubah sikap dan perilaku
(adanya tindakan dari customers untuk melakukan transaski).
Komunikasi pada proses penyampaian pesan produk paket wisata antara Travel
Consutant dan pengunjung adalah suatu proses di mana travel consultant menyampaikan
pesannya, baik dengan lambang bahasa maupun dengan isyarat, gambar, gaya, yang
antara keduanya sudah terdapat kesamaan makna, sehingga keduanya dapat mengerti apa
yang sedang dikomunikasikan. Dengan kata lain, jika pesan yang disampaakan tidak
dimengerti pengunjung, maka komunikasinya akan tidak lancar dan tidak komunikatif.
Tidak efektifnya proses komunikasi disebabkan oleh utama komunikasi yaitu
komunikator, isi pesan, dan juga komunikan. Karena komunikator jelas dia sebagai
encoder (usaha yang dilakukan komunikator dalam menafsirkan pesan yang akan
disampaikan kepada komunikan) harus memiliki syarat yang kredibel, atraktif, dan
berkharisma, artinya sebagai Travel Consultant dalam menyampaikan pesan kepada
pengunjung, pengunjung itu harus merasa yakin dan paham terhadap pesan yang
disampaikan oleh travel consultant.
Selama event “World Of Panorama 2014”berlangsung, hambatan dalam proses
penyampaian pesan produk paket wisata antara Travel Consultant dan pengunjung,
hambatan yang terjadi adalah hambatan teknis dan hambatan psikis. Hambatan teknis
yang terjadi adalah tempat yang terbatas dan jaringan internet yang tidak baik. Sedangkan
hambatan psikis yang terjadi adalah dalm proses encode yaitu pesan yang tidak sesuai
dengan kebutuhan. Ada kalanya pengunjung yang masih belum mempunyai tujuan wisata
yang pasti, sehingga membuat komunikasi mengalami gangguan.
Top Related