15
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Tinjauan Klinik
Klinik Central Medika Karawang merupakan salah satu bentuk yang bergerak
dalam bidang kesehatan. Untuk melakukan pengembangan usaha peranan komputer
sangat berpengaruh besar pada klinik tersebut, tanpa adanya komputer kegiatan
tersebut belum dapat berjalan secara optimal. Saat ini sistem yang ada pada Klinik
Central Medika di karawang ini masih manual dan sederhana. Sistem yang berjalan
saat ini mengakibatkan lambatnya dalam pengolahan informasi yang dibutuhkan.
Untuk dapat memberikan pelayanan yang tepat, cepat dan akurat, maka harus dibuat
suatu rancangan sistem terkomputerisasi agar sistem yang ada menjadi lebih maksimal
dalam segi penggunaannya. Dalam tinjauan Klinik ini berisi sejarah, struktur
organisasi serta fungsi dari masing-masing bagian yang ada dalam struktur organisasi
di Klinik Central Medika.
3.1.1 Sejarah Klinik Central Medika
Klinik Central Medika yang beralamat di jalan Raya Surotokunto Nomor 69
Warung Bambu Karawang Timur 41371, Jawa Barat. Didirikan sejak tahun 1985
dengan nomor izin 503/PPI/02 BP.U/X/2011 oleh keluarga Bapak H. Endang dan
sejak tahun 2008 Bapak Feri selaku anak dari Bapak H. Endang di percayai untuk
mengelola Klinik Central Medika Karawang. Pada tahun 1990 Bapak H. Endang
kembali mendirikan Klinik yang sama di daerah Badami.
16
Klinik Central Medika awalnya merupakan balai pengobatan yang bekerja
sama dengan yayasan Bakti Waluya dengan waktu jam penerimaan pasien hanya
12 jam. Sejak tahun 2014 klinik tersebut dikelola secara pribadi dengan penerimaan
pasien selama 24 jam.
Berubahnya balai pengobatan Central Medika menjadi Klinik Central Medika
dikarenakan aturan dari BPJS (Badan Penyelenggara Jaminan Sosial) bahwa suatu
klinik yang bekerjasama dengan BPJS tidak boleh bekerjasama dengan yayasan dan
harus bersifat pribadi.
3.1.2 Struktur Organisasi dan Fungsi
Struktur organisasi merupakan suatu kerangka untuk mewujudkan suatu pola
tetap dari hubungan antara kedudukan dan peranan dalam suatu kerjasama. Struktur
organisasi mutlak diperlukan agar dapat diketahui dengan jelas bagaimana
hubungan antara bagian serta tugas, wewenang dan tanggung jawabnya disetiap
bagian struktur organisasi mempunyai tanggung jawab dan kewajiban-kewajiban
terhadap pengembangan perusahaan. Setiap bagian di dalam struktur organisasi
harus mampu bekerja secara profesional, dan harus dapat berinteraksi dengan
bagian lainnya sehingga di dapat kerjasama yang optimal antar fungsi.
Pada dasarnya struktur organisasi merupakan suatu hal yang sangat
menentukan kedudukan dalam perusahaan. Sistem yang di gunakan dalam struktur
organisasi adalah sistem kerjasama (team work) yang dijalankan oleh sekelompok
orang untuk mencapai tujuan tertentu. Struktur organisasi pada Klinik Central
Medika Karawang adalah:
17
Sumber : Klinik Central Medika Karawang (2018)
Gambar III.1 Struktur Organisasi Klinik Central Medika Karawang
Adapun sesuai dengan fungsi dan tugas masing-masing bagian dari struktur
organisasi yang terdapat pada Klinik Central Medika yaitu sebagai berikut:
1. Pemilik
a. Penganggung jawab atas pelaksanaan kegiatan klinik .
b. Pengelolaan Klinik dan pengembangan Klinik
c. Mengupayakan peningkatan dan pengembangan Klinik.
2. Manager
a. Bertugas memimpin organisasi/perusahaan.
b. Berfungsi dan bertanggung jawab terhadap perencanaan, pengembangan,
pelaksanaan, pengawasan, penilaian dan pengendalian seluruh kegiatan
Klinik Central Medika
c. Mengendalikan dan mengatur organisasi/perusahaan.
d. Bertanggung jawab terhadap seluruh aset yang dimiliki oleh Klinik
Central Medika, baik keberadaan maupun penggunaan aset tersebut.
Pemilik
Klinik
Koordinator
Klinik
Penanggung
Jawab
Dokter
PelaksanaParamedis Administrasi
18
e. Berfungsi membangun kepercayaan antar karyawan.
f. Mengevaluasi aktivitas Klinik Central Medika.
g. Menjadi problem solver bagi permasalahan Klinik.
3. Dokter
a. Bertugas setiap hari atau pada waktu tertentu
b. Melaksanakan pemerikasaan dan pengobatan pada pasien.
c. Membuat rujukan pada pasien yang tidak dapat ditangani di poliklinik.
d. Bertanggung jawab untuk mengelola rangkaian asuhan medis (perawatan
pasien, diagnosa dan keputusan rujukan)
4. Bidang Pelayanan
a. Bertugas memberikan pelayanan kepada pasien umum yang datang.
b. Bertugas melihat stok obat.
c. Bertugas melakukan pendaftaran pasien.
d. Bertugas melakukan resep obat serta informasi mengenai resep obat
e. Bertugas membuat laporan bulanan dan menyampaikan informasi
laporan bulanan kepada manager klinik.
3.2. Prosedur Sistem Berjalan
pada prosedur sistem berjalan ini akan menjelaskan prosedur sistem rekam
medis pasien umum yang terjadi pada Klinik Central Medika Karawang.
1. Prosedur Pendaftaran Pasien Umum
Pasien datang ke bagian pendaftaran, kemudian bagian pelayanan menanyakan
apakah sudah pernah datang atau belum , jika pasien belum pernah datang ke
klinik Central Medika maka pasien akan di berikan form pendaftaran pasien
baru kemudian pasien harus mengisi sebagai identitas pasien baru, lalu bagian
19
pelayanan akan menyalin data pasien ke dalam buku besar yang nantinya akan
di inputkan ke dalam komputer (ke dalam Microsoft excel) untuk pembuatan
kartu pasien, yang nantinya pasien harus selalu membawa kartu tersebut setiap
kali pasien berobat. tapi jika pasien sudah pernah datang maka pasien hanya
menyerahkan kartu pasien terdaftar kepada bagian pelayanan, lalu bagian
pelayanan Mengecek data pasien pada from catatan.setelah itu bagian
pelayanan mengembalikan kartu pasien tersebut. Kemudian pasien menunggu
di ruang tunggu pasien, ketika pasien di panggil untuk diperiksa, bagian
pelayanan memberikan from catatan rawat jalan kepada dokter.
2. Prosedur Pemeriksaan Pasien
proses pemeriksaan, pasien masuk ke ruang pemeriksaan kemudian dokter
menanyakan dan mencatat keluhan pasien pada from catatan rawat jalan. lalu
dokter melakukan pemeriksaan .Jika dokter umum perlu melakukan tindakan
lanjutan pada pasien dan tindakan tersebut tidak dapat dilakukan di klinik maka
dokter umum akan memberikan surat rujukan kepada pasien.
Selesai pemeriksaan, dokter akan memberikan hasil pemeriksan dan resep obat
kepada pasien yang nantinya diserahkan kepada bagian pelayanan untuk
melakukan pembayaran serta pemberian obat kepada pasien dan jika pasien
memerlukan surat keterangan sakit, dokter akan memberikan surat keterangan
sakit kepada pasien.
3. Prosedur pemberian obat
Pasien memberikan catatan rawat jalan kepada bagian pelayanan jika pasien
mendapatkan surat rujukan maka pasien memberikan surat rujukan kepada
bagian pelayanan untuk pemberian stempel klinik. Setelah pemberian stempel,
20
bagian pelayanan akan memberikan surat rujukan kepada pasien. Bagian
pelayanan akan memberikan obat kepada pasien berdasarkan obat yang tertera
pada hasil catatan medika rawat jalan. Bagian pelayanan akan melihat
persediaan obat apabila persediaan obat tidak tersedia, maka bagian pelayanan
akan memberikan rincian data obat agar membeli obat diluar klinik dan apabila
obat tersedia bagian pelayanan akan memberikan obat dan memberitahu harga
pemeriksaan sesuai dengan yang tertera. Setelah proses pemberian obat selesai
bagian pelayanan akan menginput data obat keluar lalu bagian pelayanan akan
mengarsipkan hasil form catatan medika rawat jalan.
4. Prosedur Pembuatan Laporan
Setiap akhir bulan bagian pelayanan membuat laporan, laporan data pasien,
laporan bulanan data obat berdasarkan data yang tersimpan. Setelah pembuatan
laporan selesai dibuat, bagian pelayanan memberikan laporan tersebut kepada
manager untuk diperiksa.
21
3.3. Activity Diagram
Gambar III.2 Activity Diagram Pendaftaran
22
Gambar III.3 Activity Diagram Pemeriksaan
tidak
23
Gambar III.4 Activity Diagram Pemeriksaan Obat
24
3.4 Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
Dokumen masukan merupakan proses awal kegiatan pendaftaran dan
pemeriksaan pasien Umum pada Klinik Central Medika. Adapun bentuk dokumen
masukkan tersebut adalah sebagai berikut:
1. Hasil Form Data Pasien
Nama Dokumen : Hasil Form Data Pasien
Fungsi : untuk pendaftaran pasien
Sumber : pasien
Tujuan : bagian pelayanan
Media : kertas
Jumlah : satu lembar
Frekuensi : setiap pendaftaran pasien baru
Bentuk : Lihat Lampiran A.1
2. Hasil Form Catatan Medis Rawat Jalan Pasien Terdaftar
Nama Dokumen : Form Catatan Medis Rawat Jalan Pasien Terdaftar
Fungsi : Untuk proses rekam medis pasien umum yang
telah terdaftar
Sumber : Bagian Pelayanan
Tujuan : Dokter
Media : Kertas
Jumlah : Satu lembar
Frekuensi : Setelah selesai melakukan pemeriksaan pasien
umum yang telah terdaftar.
Bentuk : Lihat Lampiran A.2
25
3. Data Obat
Nama Dokumen : Data Obat
Fungsi : Untuk melihat data obat yang tersedia di klinik
Sumber : Bagian pelayanan
Tujuan : Bagian pelayanan
Media : Buku besar
Jumlah : Satu halaman
Frekuensi : Setiap bagian pelayanan melihat data obat yang
tersedia
Bentuk : Lihat Lampiran A.3
3.5 Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
Dokumen keluaran terdiri dari proses pemeriksaan pasien dan laporan bulanan.
Adapun dokumen keluaran tersebut adalah sebagai berikut:
1. Kartu Pasien Terdaftar
Nama Dokumen : Kartu Pasien Terdaftar
Fungsi : Sebagai bukti pasien telah terdaftar pada klinik
Sumber : Pasien
Tujuan : Pasien
Media : Kertas
Jumlah : Satu lembar
Frekuensi : Setiap akan melakukan pemeriksaan
Bentuk : Lihat Lampiran B.1
26
2. Form Data Pasien Baru
Nama Dokumen : Form Data Pasien Baru
Fungsi : Sebagai form pendaftaran pasien baru
Sumber : Bagian pelayanan
Tujuan : Pasien
Media : Kertas
Jumlah : Satu lembar
Frekuensi : Setiap pasien baru akan melakukan pendaftaran
Bentuk : Lihat Lampiran B.2
3. Form CMRJ Pasien Terdaftar
Nama Dokumen : Form CMRJ Pasien Terdaftar
Fungsi : Untuk proses rekam medis pasien umum yang telah
terdaftar
Sumber : Bagian pelayanan
Tujuan : Dokter
Media : Kertas
Jumlah : Satu lembar
Frekuensi : Setiap akan melakukan pemeriksaan pasien
Bentuk : Lihat Lampiran B.3
4. Surat Rujukan
Nama Dokumen : Surat Rujukan
Fungsi : Sebagai pengantar pasien rujukan
Sumber : Dokter
Tujuan : Pasien
Media : Kertas
27
Jumlah : Satu lembar
Frekuensi : Setiap pasien memerlukan stempel untuk surat
rujukan
Bentuk : Lihat Lampiran B.4
5. Surat Keterangan Sakit
Nama Dokumen : Surat Keterangan Sakit
Fungsi : Sebagai bukti pasien sakit
Sumber : Dokter
Tujuan : Pasien
Media : Kertas
Jumlah : Satu lembar
Frekuensi : Setiap pasien memerlukan stempel untuk surat
keterangan sakit
Bentuk : Lihat Lampiran B.5
6. Surat Rujukan Stempel
Nama Dokumen : Surat Rujukan Stempel
Fungsi : Sebagai pengantar pasien rujukan
Sumber : Bagian pelayanan
Tujuan : Pasien
Media : Kertas
Jumlah : Satu lembar
Frekuensi : Setiap pasien memerlukan surat rujukan
Bentuk : Lihat Lampiran B.6
28
7. Surat Keterangan Sakit Stempel
Nama Dokumen : Surat Keterangan Sakit Stempel
Fungsi : Sebagai bukti pasien sakit
Sumber : Bagian pelayanan
Tujuan : Pasien
Media : Kertas
Jumlah : Satu lembar
Frekuensi : Setiap pasien memerlukan surat keterangan sakit
Bentuk : Lihat Lampiran B.7
8. Resep Obat
Nama Dokumen : Resep Obat
Fungsi : Sebagai bukti pembelian obat
Sumber : Dokter
Tujuan : Pasien
Media : Kertas
Jumlah : Satu lembar
Frekuensi : Setiap pembelian obat
Bentuk : Lihat Lampiran B.8
3.6. Permasalahan Pokok
Berdasarkan sistem berjalan, maka timbul adanya permasalahan antara lain:
1. Sistem kearsipan yang masih manual atau belum terkomputerisasi
menghambat proses pencarian dan penyimpanan data pasien.
29
2. Media utama yang digunakan adalah kertas sehingga mudah terjadinya
kehilanagan data dikarenakan sobek, basah atau terselip dengan data lain,
sehingga diperlukan backup data (penggandaan data).
3. Pencatatan data pasien masih kurang maksimal.
4. Penggunaan komputer yang masih belum dimaksimalkan, hanya sebatas
sebagai pembuatan laporan Serta kurangnya tenaga.
3.7. Pemecahan Masalah
Dari permasalahan yang telah diuraikan, maka penulis memberikan alternative
pemecahan masalah dari berbagai permasalahan yang ada, yaitu dengan :
1. Semua data rekam medis dan laporan yang sebelumnya tercatat secara
manual sebaiknya disimpan dalam program dan meminimalisir terjadinya
pengulangan pembuatan data.
Program di buat database dan data dapat di back up secara berkala agar data tetap
aman.
Top Related