63
BAB 3
ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
3.1 Riwayat Perusahaan
PT.Multi Garmenjaya yang terletak di Jl.Krawang No.1 Bandung,
Indonesia merupakan perusahaan yang bergerak di bidang garment. Tahun 1970
perusahaan ini bermula dari industri rumahan, dan pada tahun 1987 menjadi
perusahaan garment dengan akta notaries tanggal 10 Mei 2006 dengan No TDP
(Tanda Daftar Perusahaan) : 101115101614 Tanggal 20 September 2007 dan No
SIUP (Surat Izin Usaha Perdagangan) : 510/3-566/1992/008-disindag/2006.
Sampai sekarang PT.Multi Garmenjaya memiliki 10 unit pabrik yang tersebar di
ibukota Jawa Barat, Bandung, Indonesia. Hampir 65% produksi di eksport
keluar negeri , sisanya untuk pasar dalam negeri.
Dulu PT.Multi Garmenjaya hanya memproduksi celana, sejak beberapa
tahun yang lalu PT.Multi Garmenjaya telah memproduksi beberapa jenis garmen.
Produk PT.Multi Garmenjaya sekarang terdiri dari celana bahan, jeans, rompi,
pakaian kerja, Bermuda, dan lain sebagainya. Perusahaan menggunakan kapas,
polyester, dan beragam material kain tergantung pada kebutuhan pasar. Salah
satu merek paten perusahaan adalah "CARDINAL", pasar dalam negeri.
• Tahun 1988 mulai ekspor ke Timur Tengah dan Rusia.
• Tahun 1996 menerima penghargaan UPAKARTI atas keberhasilan dalam
kemitraan dan pembinaan usaha-usaha kecil.
64
• Tahun 1997 menerima penghargaan PRIMANIYARTA, atas
keberhasilan dalam meningkatkan nilai ekspor non migas secara
konsisten mendukung perolehan devisa non migas bagi pemerintah
Indonesia.
• Tahun 1999 memperoleh sertifikat ISO 9002 untuk sistem manajemen
mutu yang diterapkan
Visi dan Misi Perusahaan
Visi perusahaan PT.Multi Garmenjaya adalah Menjadi Nomor Satu
Dalam Bisnis Apparel
Misi perusahaan PT.Multi Garmenjaya adalah senantiasa menghasilkan
produk yang berkualitas tinggi dan memberikan pelayanan yang terbaik secara
konsisten bagi kepuasan pelanggan.
65
3.2 Struktur Organisasi Perusahaan dan Pembagian Tugas, Tanggung Jawab,
Wewenang dan hal-hal lain yang menyangkut perusahaan
3.2.1 Struktur Organisasi Perusahaan
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan
66
3.2.2 Pembagian Tugas, Tanggung Jawab, Wewenang dan hal-hal lain
yang menyangkut perusahaan
Berikut ini adalah penjelasan mengenai tugas dan wewenang dari masing-
masing bagian:
1. General Manager
a. Memimpin dan mengawasi seluruh kegiatan kerja
b. Mengelola seluruh data-data perusahaan
c. Memberikan surat perintah kerja ke bagian produksi
2. Finance
a. Menerima pembayaran dari distributor dalam negeri maupun
distributor luar negeri.
b. Melakukan pembayaran kepada supplier.
c. Mengontrol jalannya aliran uang di dalam perusahaan.
d. Membuat laporan keuangan setiap bulan untuk diserahkan kepada
General Manager.
3. Marketing
a. Menerima enquiry dari buyer
b. Berkomunikasi dengan buyer untuk detail sample yang akan
dibuat
67
c. Menghitung harga pokok penjualan dengan dasar perhitungan dari
engineering
d. Mempersiapkan dokumen penjualan salesman sample (invoice)
e. Mengkoordinasikan pemilihan supplier bahan, accessories,
embro/print dan washing
f. Mengecek leadtime dan harga fabric dan accessories ke bagian
purchasing
g. Mengecek harga dan leadtime embro/print/washing ke supplier
h. Mengecek harga CM dan pemakaian fabric serta accessories ke
bagian engineering
i. Melakukan negosiasi harga dan waktu dengan buyer
j. Menerima PO dari buyer dan membuat sales confirmation atau
sales contract
k. Menyerahkan PO, sales contract dan perhitungan harga ke
Merchandiser, Accounting dan Finance
4. Sample Room
a. Menerima job order sample, bahan dan accessories
b. Product Planning Meeting (PPM) dengan bagian follow up
sample
c. Membuat schedule bersama dengan bagian follow up sample
d. Membuat pola, potong bahan, jahit dan mengecek hasilnya
kemudian di kirim untuk di washing melalui follow up sample
68
e. Finishing dan mengecek hasilnya baru kemudian dikirim ke
Marketing
f. Menerima sample, gambar, sizepack dan ratio size dari
engineering
g. Membuat basic patrun dan grading size sesuai dengan permintaan
Engineering
h. Menyerahkan pola yang sudah di grading ke bagian Engineering
5. Engineering
a. Menerima sample, gambar, sizepack, ratio size dan detail fabric
dari merchandiser
b. Mengeluarkan permintaan pembuatan pola dan grading pola ke
sample room
c. Menerima pola yang sudah degrading dari sample room
d. Menyusun marker sesuai dengan ratio size dan lebar bahan
e. Menghitung pemakaian bahan dan accessories per pieces dengan
memasukkan allowance susut bahan
f. Menghitung pemakaian bahan dasar (kain), bahan pendukung
(kain kantong, kain keras, tape, benang dsb)
g. Membuat rooting proses
h. Menghitung target output jahit perjam/orang (untuk dasar
perhitungan biaya jahit)
69
i. Menghitung target output finishing perjam/orang (untuk dasar
perhitungan biaya finishing)
j. Melaporkan hasil perhitungan ke Marketing
k. Menyerahkan pemakaian bahan dan accessories ke Merchandiser
6. Shipping
a. Menerima shipping request , packing list dan invoice
b. Menyiapkan dokumen export
c. Koordinasi dengan pihak forwarder dan shipping buyer
d. Mengatur pengiriman barang dari factory ke forwarder
7. PPIC
a. Menerima permintaan space produksi dari Marketing
b. Mengecek jadwal produksi sebelummya
c. Mengecek lead time produksi order baru ke bagian engineering
d. Mengecek lead time embro / print
e. Melakukan penjadwalan order baru dan menentukan duedatenya
f. Melaporkan hasil penjadwalan kepada Marketing. Jika jadwal
tidak masuk negosiasi dengan marketing
g. Menerima konfirmasi order diterima dari Marketing
h. Memasukkan order baru dalam jadwal induk produksi
i. Mengkoordinasikan jadwal PP Meeting dengan bagian terkait
j. Mengecek kesiapan PP Meeting
70
k. Melakukan PP Meeting dengan buyer
l. Menyiapkan jadwal produksi dan mengkoordinasikan dengan
semua pihak terkait termasuk dengan pihak sub contract
m. Menerima informasi dari Merchandiser berupa trim chart, PDC,
comment hasil PPM dan sample PPS
n. Menerima permintaan turun job dari Merchandiser
o. Membuat job order (worksheet)
p. Membuat PPBL bahan dan acceesories 1
q. Mengecek kesesuaian worksheet dan PPBL dengan trim chart
r. Menyerahkan worksheet dan sample ke bagian marker
s. Menyerahkan worksheet dan PPBL ke gudang bahan dan
accessories
t. Menyerahkan worksheet dan PDC ke bagian jahit / sewing
u. Menyerahkan worksheet ke bagian finishing
v. Menerima laporan realisasi potong dari bagian cutting dan
mengkonfirmasikan ke Merchandiser jika ada penyimpangan dari
buyer order
w. Membuat PPBL accessories 2 dan menyerahkannya ke gudang
accessories
x. Memonitor jalannya proses produksi dan memastikan produksi
berjalan sesuai rencana
y. Menerima laporan dari bagian cutting
z. Memonitor dan meng-follow up proses embro / print ke supplier
71
aa. Menerima laporan hasil jahit dari bagian jahit
bb. Menerima laporan hasil cuci, hasil finishing, packinglist actual
dan laporan rinci shipment dari bagian finishing
cc. Membuat packinglist sesuai buyer order
dd. Membuat performa packinglist sesuai kondisi barang
ee. Melakukan closing setiap artikel bersama finishing
ff. Membuat laporan produksi
gg. Melaporkan status kondisi barang ke Merchandiser
8. Purchasing
a. Menerima permintaan bahan dan material dari marketing
b. Menerima permintaan pembuatan contoh accessories dari
merchandiser dan menyerahkan ke supplier
c. Menerima contoh accessories dari supplier dan menyerahkannya
ke merchandiser
d. Menerima permintaan pembelian accessories dari merchandiser
e. Membuat PO dan mengirimkan ke supplier
f. Menyerahkan copy PO dan invoice ke merchandiser dan
accounting
g. Memonitor kedatangan barang dan memastikan delivery tepat
waktu
h. Menginformasikan kedatangan barang ke merchandiser dan PPIC
i. Mengecek delivery dan harga ke supplier
72
j. Memberikan informasi kepada marketing
9. Merchandiser
a. Menerima informasi order baru dari marketing
b. Membuat T&A calendar dan menyerahkannya ke marketing dan
PPIC
c. Menerima detail produk dari marketing yang meliputi PO, sample,
gambar, sizepack, ratio size, detail fabric dan menyerahkannya ke
bagian engineering
d. Menerima informasi pemakaian bahan dan accessories dari
engineering
e. Mengeluarkan permintaan pembelian bahan dan accessories ke
bagian purchasing
f. Menerima copy PO dan invoice dari bagian purchasing
g. Mengecek kesesuaian PO dan invoice yang meliputi harga,
quantity dan delivery
h. Memonitor delivery fabric dan accessories melalui bagian
purchasing
i. Menyerahkan detail accessories ke bagian purchasing untuk
pembuatan contoh accessories untuk di approve ke buyer
j. Menerima detail artwork dan jenis washing dari marketing
k. Menyerahkan detail artwork ke supplier untuk dibuatkan contoh
untuk di approve ke buyer
73
l. Menerima embro / print dari supplier
m. Mengeluarkan permintaan (kontrak kerja) booking space ke
supplier embro / print
n. Menyerahkan standar cucian ke bagian washing internal untuk
dibuatkan contoh untuk approve ke buyer
o. Menerima contoh hasil washing dari bagian washing
p. Mengeluarkan permintaan booking space ke supplier washing
q. Menyerahkan contoh embro/print/washing ke buyer
r. Menerima comment atau approval dari buyer
s. Menerima comment dan permintaan pembuatan size set dan PP
sample dari buyer
t. Membuat job size set sample dan PP sample
u. Menyiapkan bahan dan material
v. Menjelaskan secara detail permintaan buyer ke bagian sample
room (PPM)
w. Membuat schedule pembuatan size set sample dengan bagian
sample room
x. Menerima hasil jahit dari sample room dan menyerahkannya ke
washing internal bersama dengan standar dan comment buyer
y. Membuat atau menyiapkan PDC
z. Menerima dan mengecek sample jadi dari sample room sebelum
di kirim ke buyer
aa. Mengirim size set sample, PP sample dan PDC ke buyer
74
bb. Mengecek penerimaan sample dan PDC di buyer
cc. Menerima comment buyer
dd. Meng-follow up comment buyer
ee. Mengecek kedatangan bahan dan accessories
ff. Mengkoordinasikan jadwal PP Meeting dengan buyer dan PPIC
gg. Menyerahkan PDC dan PP Sample yang sudah di approve buyer
ke PPIC
hh. Melakukan PP Meeting dengan buyer
ii. Membantu pihak produksi dalam melakukan Tanya jawab secara
detail dengan buyer
jj. Mencatat jalannya PP Meeting dalam form khusus
kk. Menerima laporan status produksi dari PPIC
ll. Menginformasikan status produksi kepada buyer dan
mengkoordinasikan waktu untuk QC buyer
mm. Mendampingi QC buyer pada saat inline QC dan final QC
nn. Mengecek hasil jahit pertama dan memastikan proses jahit sudah
benar
oo. Mengecek hasil cuci dan memastikan proses finishing sudah benar
pp. Memonitor proses staffing dan memastikannya dengan benar
10. Warehouse
a. Menerima copy PO dari purchasing
b. Menerima barang dari supplier
75
c. Mengecek jumlah dan quantity barang
d. Membuat Surat Tanda Penerimaan Barang (STPB)
e. Melaporkan kedatangan barang ke bagian purchasing dan
accounting
11. Warehouse Bahan
a. Menerima worksheet dan PPBL bahan dari PPIC
b. Menyiapkan dan menyerahkan bahan, Bukti Penerimaan Barang
(BPB) dan data rincian bahan ke bagian cutting
12. Warehouse Accessories
a. Menerima worksheet dan PPBL accessories 1 dari PPIC
b. Menyiapkan dan menyerahkan accessories 1 dan BPB ke bagian
jahit
c. Menerima PPBL accessories 2 dari PPIC
d. Menyerahkan accessories 2 ke bagian finishing
13. Washing internal
a. Menerima standar cuci, size set sample, PP sample dan comment
buyer dari merchandiser
b. Menyerahkan standar cuci ke bagian supplier washing
c. Menerima contoh hasil cuci dari supplier
d. Meng-approve hasil cuci
76
e. Menyerahkan ke merchandiser
f. Menerima laporan hasil jahit yang dikirim ke cuci
g. Meng-follow up proses cuci bulk production
h. Meng-approve hasil cuci bulk production
14. Produksi
a. Mempersiapkan bahan-bahan yang dibutuhkan untuk PP Meeting
b. Melakukan Tanya jawab secara detail dengan buyer untuk
membahas detail produk dari segi teknis
15. Cutting
a. Menerima worksheet, sample, marker dan data rincian ampar dari
bagian marker
b. Menjelaskan ke supervisor potong dan seri QC
c. Mengamparkan kain sesuai dengan rincian ampar dan member
tanda cacat pada kain yang harus diganti
d. Menyiapkan bahan pengganti cacar dari roll kain yang sama
e. Melakukan proses potong
f. Melakukan proses seri/sobar
g. Melakukan QC dan mengganti kain yang cacat dengan roll yang
sama
h. Menyerahkan hasil cutting ke bagian jahit dengan disertakan
sample dan data rincian potong
77
i. Jika ada embro/print maka hasil bahan hasil potong diserahkan ke
supplier embro/print
j. Melaporkan ke bagian PPIC
16. Jahit / Sewing
a. Menerima hasil potong, sample dan data rincian potong dari
bagian cutting
b. Menerima worksheet dan PDC dari bagian PPIC
c. Menerima accessories 1 dari bagian gudang accessories
d. Melakukan PPM dengan supervisor persiapan line dan supervisor
line yang akan dipakai
e. Menentukan target output pertama dari setiap line
f. Mengirim beberapa potong output pertama untuk test cuci
g. Memonitor proses jahit disetiap line
h. Melakukan QC hasil jahit 100%
i. Melakukan perbaikan jika ada yang reject jahit
j. Member tanda berupa tali rapia pada barang yang reject bahan
k. Mendata hasil jahit yang bagus dan reject per size dan per warna
l. Mengirim hasil jahit ke washing
m. Melaporkan status harian produksi, data kirim cuci dan data
rincian batang reject ke bagian PPIC
17. Finishing
78
a. Menerima worksheet dari bagian PPIC dan schedule shipment
b. Menerima sample dan PDC dari bagian jahit
c. Melakukan PPM dengan supervisor
d. Menyiapkan alat bantu matres dan handmade lainnya
e. Menerima hasil cuci, standar cuci dan informasi jumlat lot warna
f. Melakukan pengelompokkan lot warna dan memeriksa qualitas
g. Melakukan proses finishing sampai dengan staffing
h. Mendata dan melaporkan kondisi barang ke PPIC dan
merchandiser
i. Melakukan closing
j. Menyerahkan rincian laporan shipment ke PPIC
79
3.3 Prosedur
3.3.1 Prosedur Pembuatan Proto Sample
Gambar 3.2 Flow Chart Prosedur Pembuatan Proto Sample
80
Bagian Marketing
a. Menerima enquery dari buyer
b. Berkomunikasi dengan buyer untuk detail sample yang akan dibuat
c. Menjelaskan sample yang diminta buyer ke bagian follow up sample
Bagian Follow Up Sample
a. Menerima detail permintaan buyer dari bagian Marketing
b. Membuat job sample
c. Menyiapkan bahan dan material (jika tidak ada, akan melakukan purchase
order melalui bagian sample room)
d. Menjelaskan secara detail permintaan buyer ke bagian Sample Room (PPM)
e. Membuat schedule / jadwal pembuatan sample dengan bagian Sample Room
f. Meng-follow up embro/print/washing
g. Mengecek hasil sample dari Sample Room
h. Mengirim sample ke buyer
i. Mengecek penerimaan sample di buyer
j. Menerima comment buyer
k. Meng-follow up comment buyer
81
3.3.2 Prosedur Pembuatan Salesman Sample
Gambar 3.3 Flow Chart Prosedur Pembuatan Salesman Sample
82
Bagian Marketing
a. Menerima enquery dari buyer untuk pembuatan salesman sample
b. Berkomunikasi dengan buyer untuk detail sample yang akan dibuat
c. Menjelaskan sample yang diminta buyer ke bagian follow up sample
d. Menghitung harga pokok penjualan dengan dasar perhitungan dari bagian
Engineering
e. Mempersiapkan dokumen penjualan salesman sample ( invoice )
Bagian Follow Up Sample
a. Menerima detail permintaan buyer dari bagian Marketing
b. Membuat job sample
c. Menyiapkan bahan dan material (jika ada)
d. Menjelaskan secara detail permintaan buyer ke bagian Sample Room (PPM)
e. Membuat schedule / jadwal pembuatan sample dengan bagian Sample Room
f. Meng-follow up embro/print/washing
g. Mengecek hasil sample dari Sample Room sebelum dikirim ke buyer
h. Mengirim sample ke buyer dan koordinasi dengan pihak shipping jika
diperlukan
i. Jika barang di-export langsung maka di buat packing list dan buat
permintaan shipment ke bagian shipping (shipment request)
j. Mengecek penerimaan sample di buyer
k. Menerima comment buyer
l. Meng-follow up comment buyer
83
3.3.3 Prosedur Penerimaan Order Baru
Gambar 3.4 Flow Chart Prosedur Penerimaan Order Baru
84
a. Menerima enquery order baru dari buyer
b. Mengkoordinasikan pemilihan supplier bahan, accessories, embro/print dan
washing
c. Mengecek leadtime dan harga fabric dan accessories ke bagian purchasing
d. Mengecek harga dan leadtime embro/print/washing ke supplier
e. Mengecek harga CM dan pemakaian facbric serta accessories ke bagian
engineering
f. Mengecek space dan leadtime produksi ke bagian PPIC
g. Melakukan negosiasi harga dan waktu dengan buyer
h. Menerima purchase order (PO) dari buyer dan membuat sales confirmation
atau sales contract
i. Menyerahkan PO, sales contract dan perhitungan harga ke bagian
Accounting dan Finance
85
3.3.4 Prosedur Pemesanan Bahan
Gambar 3.5 Flow Chart Prosedur Pemesanan Bahan
86
a. Menerima detail produk dari bagian marketing yang meliputi PO, sample,
gambar, sizepack, ratio size, detail fabric
b. Menyerahkan sample, gambar, sizepack, ratio size, detail fabric dan jenis
washing ke bagian engineering untuk di approve ke buyer
c. Menerima informasi pemakaian bahan dari bagian engineering
d. Mengeluarkan permintaan pembelian bahan ke bagian purchasing (di
approve manager)
e. Menerima copy PO dan invoice dari bagian purchasing
f. Monitor delivery fabric melalui bagian purchasing
87
3.3.5 Prosedur Pemesanan Accessories
Gambar 3.6 Flow Chart Prosedur Pemesanan Accessroies
88
a. Menerima detail produk dari bagian marketing yang meliputi PO, sample.
Gambar, sizepack, ratio size, detail fabric
b. Menyerahkan sample, gambar, sizepack, ratio size, detail fabric dan jenis
washing ke bagian engineering
c. Menerima informasi pemakaian accessories dari bagian engineering
d. Mengeluarkan permintaan pembelian accessories ke bagian purchasing (di
approve manager)
e. Menerima copy PO dan invoice dari bagian purchasing
f. Mengecek kesesuaian PO dan invoice yang meliputi harga, quantity dan
delivery
g. Monitor delivery accessories melalui bagian purchasing
89
3.3.6 Prosedur Approval Embro / Print / Washing
Gambar 3.7 Flow Chart Prosedur Approval Embro / Print / Washing
90
a. Menerima detail artwork dan jenis washing dari bagian marketing
b. Menyerahkan detail artwork ke supplier untuk dibuatkan contoh untuk
approve ke buyer
c. Menerima contoh embro / print dari bagian supplier
d. Mengeluarkan permintaan (kontrak kerja) booking space ke supplier embro /
e. Menyerahkan standar cucian ke bagian washing(internal) untuk dibuatkan
contoh untuk approve ke buyer
f. Menerima contoh hasil washing dari bagian washing
g. Mengeluarkan permintaan booking space ke supplier washing
h. Menyerahkan contoh embro / print / washing ke buyer
i. Menerima comment atau approval dari buyer
91
3.3.7 Prosedur Pembuatan Size Set Sample
Gambar 3.8 Flow Chart Prosedur Pembuatan Size Set Sample
92
a. Menerima comment dan permintaan pembuatan size set dari buyer
b. Membuat job size set sample
c. Menyiapkan bahan dan material (jika ada)
d. Menjelaskan secara detail permintaan buyer ke bagian sample room (PPM)
e. Membuat schedule / jadwal pembuatan size set sample dengan bagian
sample room
f. Follow up embro / print / washing
g. Menerima hasil jahit dari sample room dan menyerahkannya ke washing
internal bersama dengan standard an comment buyer
h. Menerima dan mengecek sample jadi dari sample room sebelum dikirim ke
buyer
i. Mengirim size set sample ke buyer
j. Mengecek penerimaan sample di buyer
k. Menerima comment buyer
l. Meng-follow up comment buyer
93
3.3.8 Prosedur Pembuatan Preproduction Sample (PPS)
Gambar 3.9 Flow Chart Prosedur Pembuatan Preproduction Sample (PPS)
94
a. Menerima comment dan permintaan pembuatan PP Sample dari buyer
b. Membuat job PP Sample
c. Menyiapkan bahan dan material (jika ada)
d. Menjelaskan secara detail permintaan buyer ke bagian sample room (PPM)
e. Membuat schedule pembuatan PP Sample dengan bagian sample room (PPM)
f. Follow up embro / print / washing
g. Menerima hasil jahit dari sample room dan menyerahkannya ke washing
internal bersama dengan standar-an comment buyer
h. Membuat dan menyiapkan PDC
i. Mengirim PP Sample dan PDC ke buyer
j. Mengecek penerimaan sample dan PDC di buyer
k. Menerima comment buyer
l. Meng-follow up comment buyer
m. Mengecek kedatangan bahan dan accessories
n. Mengkoordinasikan jadwal PP Meeting dengan buyer dan PPIC
o. Menyerahkan PDC dan PP Sample yang sudah di approve buyer ke PPIC
95
3.3.9 Prosedur PP Meeting
Gambar 3.10 Flow Chart Prosedur PP Metting
96
a. Mengecek kedatangan material
b. Mengumpulkan dan mempersiapkan dokumen yang dibutuhkan untuk PP
Meeting seperti:
- Buyer’s worksheet
- Original Artwork untuk embro / print
- PPS Comment
c. Jika diperlukan, memeriksa dokumen internal apakah sudah sesuai dengan
buyer’s requirement
d. Melakukan PP Meeting dengan buyer
e. membantu pihak produksi dalam melakukan tanya jawab secara detail
dengan buyer
f. mencatat jalannya PP Meeting dalam form khusus
97
3.3.10 Prosedur Produksi
Gambar 3.11 Flow Chart Prosedur Produksi
98
a. Menerima laporan status produksi dari bagian PPIC
b. Menginformasikan status produksi kepada buyer dan mengkoordinasikan
waktu untuk QC buyer
c. Mendampingi QC buyer pada saat inline QC dan final QC
d. Mengecek hasil jahit pertama dan memastikan proses jahit sudah benar
e. Mengecek hasil cuci dan memastikan hasil cuci sesuai dengan standar
f. Mengecek hasil finishing dan memastikan proses finishing sudah benar
g. Memonitor proses staffing dan memastikannya dengan benar
99
3.4 Diagram Aliran Data
3.4.1 Diagram Hubungan Sistem Informasi
SYSTEMSCM P.T. MULTI GARMENT JAYA
Buyer
Supplier
Marketing
Merchandiser
Inquery dan sample pesanan
Inquery dan sample pesanan
Perbandingan Harga
Perbandingan Harga
Purchase Order
Negoisasi harga dan waktu
Purchase Order
Negoisasi harga dan waktu
Permintaan Bahan
Permintaan Bahan
Kontrak kerja
Kontrak kerja
Pengecakan sample jad i
Sample jadi di ikrim
PP metting
PP metting
Barang Belum produksi
Barang hasi l produksi
barang sudah jad i
barang sudah jadi
Gambar 3.12 Diagram Konteks Sistem Yang Berjalan
100
3.4.2 Diagram Nol
Gambar 3.13 Diagram Nol Sistem yang sedang Berjalan
101
3.5 Permasalahan yang Dihadapi.
Pada PT Multi Garment Jaya terjadi beberapa masalah dalam menghadapi
proses produksi, disini akan dijelaskan beberapa masalah yang dihadapi oleh PT
Multi Garment Jaya.
Dalam dunia bisnis konsumen memegang peranan penting, saat
konsumen memesan barang mereka menginginkan pesanan tersebut bisa sampai
sesuai dengan waktu yang telah disepakati dan juga sampai sesuai permintaan
dengan spesifikasi yang diminta beserta kualitas yang baik. Proses produksi juga
terjadi semakin rumit. Hal itu dikarenakan banyaknya jenis produk dan
komponen pembentuk bahan baku, seperti : kain, benang, kancing, dan lain
sebagainya. Permasalahan lain yang timbul juga karena banyaknya konsumen.
Pemesanan stock bahan baku yang lebih dari satu supplier juga menjadi masalah
yang terjadi dalam perusahaan ini.
Perusahaan ini sudah menerapkan Supply Chain Management dalam
proses sistem yang berjalan di perusahaannya. Sistem yang dibuat mencakup dua
divisi yang ada di perusahaan ini, yaitu divisi lokal dan ekspor. Permasalahan
timbul karena sistem yang ada di dalam perusahan ini kurang mendukung
kebutuhan divisi ekspor, lebih condong sesuai kebutuhan divisi lokal. Perbedaan
yang mendasar dari kedua divisi itu adalah pada divisi lokal, sistem yang
dijalankan adalah make to stock, perusahaan akan terus memproduksi untuk
sebagai persediaan di perusahaan itu, sedangkan pada divisi ekspor, sistem yang
dijalankan adalah make to order, perusahaan akan melakukan produksi sesuai
102
dengan order dari konsumen. Perbedaan sistem tersebut yang menyebabkan
supply chain management di divisi ekspor kurang dapat berjalan dengan baik.
Menurut proses sistemasi yang seharusnya berjalan, untuk memesan
bahan baku kita harus melihat sisa produk di gudang persediaan bahan baku
terlebih dahulu pekerja harus langsung ke tempat penyimpanan, tetapi
kenyataannya untuk mengecek sisa stok memerlukan banyak waktu. Oleh karena
itu penumpukan sisa bahan baku sering terjadi dan ini menyebabkan
permasalahan lain di perusahaan.
Masalah yang paling kritis adalah keterlambatan informasi dan
kedatangan material yang menyebabkan jadwal produksi tidak dapat
terealisasikan dengan baik sehingga menyebabkan overtime atau keterlambatan
pengiriman produk jadi (celana) ke customer. Dan juga banyaknya bahan baku
yang tersisa, sehingga terjadi penumpukan bahan baku di gudang.
3.6 Alternatif Pemecahan Masalah.
Dari banyak masalah yang ada dalam sistem pada perusahaan ini, kami
mempunyai solusi yaitu membuat suatu aplikasi supply chain management yang
sesuai dengan kebutuhan divisi eksport, aplikasi tersebut membantu para
karyawan untuk memesan barang dan juga untuk membantu dalam pengecekan
barang yang ada di gudang.
103
Selain itu aplikasi ini juga dapat membantu memberitahu ke karyawan
kalau barang yang sudah dipesan belum sampai tepat waktu, jadi karyawan bisa
mengingatkan lagi supplier nya untuk mengirimkan barang secepatnya.
Dan juga seperti yang sudah dijelaskan di atas aplikasi ini membantu
untuk mengoptimalkan bahan baku yang ada, jadi tidak terjadi penumpukan
barang di gudang, memesan bahan baku yang sesuai dengan kebutuhan saja.
Top Related