PRACTICA DE SISTEMA ASPEL SAE 5.0 MANUAL

NORATO PALACIOS FRANCISCO 200901408

ContenidoINTRODUCCIÓN...................................................................................................2CARACTERISTICAS..............................................................................................2FUNCIONES PRINCIPALES...................................................................................3CARACTERISTICAS GENERALES DEL PRODUCTO................................................3PASO 1: PROCEDIMIENTO PARA LA UTILIZAR EL SISTEMA ASPEL SAE 5.0............3PASO 2: ALTA DE PROVEEDORES........................................................................5PASO 3: ALTA DE LINEA DE PRODUCTOS...........................................................6PASO 4: ALTA DE MATERIA PRIMA Y/O PRODUCTO TERMINADO Y PRECIOS........7PASO 5: COMPRAS..............................................................................................9PASO 7: VENDEDORES......................................................................................10PASO 8: CLIENTES.............................................................................................11PASO 9: FACTURACIÓN.....................................................................................12ANEXOS: REPORTES DE PRÁCTICA SAE.............................................................15

INTRODUCCIÓN

El sistema Aspel SAE 5.0 Controla el ciclo de todas las operaciones de compra-venta de la empresa como: inventarios, clientes, facturación, cuentas por cobrar, vendedores, compras, proveedores y cuentas por pagar; automatizando eficientemente los procesos administrativos y asegurando el cumplimiento de las disposiciones fiscales. Permite conectar de manera remota las sucursales de la empresa. Ofrece reportes, estadísticas, gráficas y consultas de alto nivel que colaboran en la oportuna toma de decisiones y desarrollo de estrategias comerciales.

CARACTERISTICASINICIO

Al integrar Aspel-SAE en tu administración obtienes inmediatamente un mejor control sobre tu negocio y una significativa reducción en el tiempo invertido, pues la automatización de tus procesos optimizan la aplicación de los recursos humanos y tecnológicos, facilitándote la supervisión del estado real de la empresa en cualquier momento.   Con Aspel-SAE:  

  El ciclo de compra-venta está cubierto totalmente, desde la foto del producto para identificarlo hasta la factura electrónica con todos los requisitos fiscales establecidos, lista para ser entregada al cliente.

Conoces mejor a tu cliente, en una sola sección tendrás los saldos, pedidos pendientes, productos apartados, estados de cuenta, antigüedad de saldos, productos más vendidos, ventas mensuales, citas programadas, para un seguimiento sencillo.

Aspel-SAE te permite tratar mejor a tu cliente, maneja listas de precios por cliente y funciones CRM (Customer Relationship Management) para conocer sus hábitos de compra y mantenerlo informado fácil y rápidamente.

Tendrás un control total de los inventarios, desde las existencias y costos hasta el manejo de productos sustitutos para favorecer una mejor comercialización, incluyendo el manejo de lotes, pedimentos y números de serie de los productos, así como las tallas y colores.

Todas tus necesidades de facturación estarán cubiertas, ya sea que tengas que facturar electrónicamente (link a la página de FE) o de manera impresa, el sistema lo realiza sin necesidad de aplicaciones adicionales y de acuerdo a las disposiciones fiscales vigentes.

FUNCIONES PRINCIPALES

+Inventarios y Servicios

+Clientes y cuentas por cobrar

+Facturas y vendedores

+Compras

+Multimoneda

+Consultas, estadísticas y reportes

CARACTERISTICAS GENERALES DEL PRODUCTO *Completamente en español

*Base de datos en formato Firebird y posibilidad de uso en formato MS-SQL

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*Traductor automático de datos de versiones ASPEL-SAE 4.X

*Exportación de toda la información del sistema a formatos: xls, html, pdf.

*Importación de hojas de cálculo de los principales catálogos: clientes, inventarios, proveedores, listas de precios etc.

*Actualiza en línea vía internet las últimas mejoras de la versión.

*Respaldos con contraseña

*Disponible en la modalidad de un usuario 99 empresas y licencias de usuarios adicionales.

PASO 1: PROCEDIMIENTO PARA LA UTILIZAR EL SISTEMA ASPEL SAE 5.0

Al instalar SAE 5.0 en tu ordenador aparecerá un acceso directo en el escritorio como se muestra en la imagen de la derecha. Además de no olvidar instalar el sistemas desde tu unidad de disco (c: )

Al abrir SAE 5.0 la primer ventana que a parecerá será la del asistente para la activación del sistema en la cual es muy importante que des clic en el icono de ACTIVAS SISTEMA MAS TARDE ya que de esta manera no generara una búsqueda en internet.

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Al presionar el icono de activar sistema más tarde aparecerá la ventana de “abrir empresa” en la cual seleccionaremos la empresa: 1 EMPRESA INVALIDA S.A. DE C.V. ya que por ser una versión de prueba no se pueden agregar más empresas, y como segundo paso en esta ventana presionaremos F8 para proporcionar la clave de acceso.

Al presionar F8 inmediatamente aparecerá la pantalla de inicio de SAE 5.0 con el nombre de EMPRESA INVALIDA S.A. DE C.V. Algunos parámetros de tu empresa se pedirá a continuación pero eso dependerá de las necesidades del usuario.

PASO 2: ALTA DE PROVEEDORESSe debe realizar el alta de los proveedores de nuestra empresa, para esto damos clic en el icono “módulos”, del listado que se despliegue seleccionamos proveedores y cuentas por pagar y por ultimo proveedores.

En esta ventana podremos agregar y modificar los proveedores de nuestra empresa, además de que tenemos tres opciones de ver el listado, estas son: ver solo a los activos, ver a los suspendidos o ver a todos.

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En esta imagen se puede apreciar que nuestra empresa cuenta con 10 proveedores.

Al presionar el icono de agregar en la ventana de proveedores aparecerá la ventana alta proveedores donde insertando datos como nombre y clave además de datos generales, de compras, históricos, adicionales y fiscales usted podrá agregar los clientes que desee.

PASO 3: ALTA DE LINEA DE PRODUCTOS

Es momento de dar de alta las líneas de producto, es decir, los departamentos en los que estará dividida nuestra empresa.

Para esto en la ventana principal, sobre la barra de menú se encuentra el icono módulos, al darle clic se despliega una lista en la cual escogemos inventarios y posteriormente damos clic en líneas de producto he instantáneamente se abre la siguiente ventana

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Se tiene 10 líneas de productos como se observa en la imagen de abajo.

Al dar clic en el icono agregar se desplegara la siguiente ventana, donde es necesario introducir una serie de datos como clave, cuenta contable, descripción, etc., por último damos clic en aceptar y se creara el departamento requerido.

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PASO 4: ALTA DE MATERIA PRIMA Y/O PRODUCTO TERMINADO Y PRECIOS

Al igual que las líneas del producto, los productos y servicios se encuentran en el icono modulo – inventarios.

En la ventana de productos y servicios también contamos con los iconos de agregar y modificar.

Se cuenta con 20 productos y materia prima para esta empresa como se puede observar en la parte de abajo, se tiene cero existencias por que aun no se efectúan compras.

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Al dar de alta un producto la información que se requiere el la siguiente: clave (esta clave se puede formular de acuerdo a las necesidades de la empresa, por ejemplo, se pueden utilizar las iniciales del producto), descripción, tipo (producto, servicio, kit o grupo de productos), línea, unidad de entrada y salida, precio etc.

En la pestaña de precios y control se puede configurar el precio de nuestro producto con 3 opciones precio al público, precio mínimo y precio de liquidación. Al final para verificar el precio podemos apoyarnos en el menú de reporte de precio. Y verlo de esta forma:

PASO 5: COMPRASAhora veremos la forma en que se pueden comprar los productos y servicios que ofertara nuestra empresa, para esto tenemos que dar clic en el icono de modulo,

después compras y por ultimo compras y con esto se nos desplegara la siguiente ventana.

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En la ventana de compras se pueden apreciar unos iconos azules del lado izquierdo estos iconos nos permiten acezar de manera rápida a las compras, recepciones, órdenes de compra, requisiciones y devoluciones respectivamente.

Nuestra compra será directa de esta manera pegara directamente en las existencias. Se deben ingresar los datos del proveedor (nombre, dirección, teléfono.), esquema descuento etc.; y en la segunda parte del documento se ingresan los datos del producto que se desee adquirir (clave, cantidad, descuento, esquema, precio unitario y total por partida. Una vez ingresados los datos del producto deseado aparecerá la ventana de observaciones y campos libres de la partida, en esta ventana usted podrá poner las referencias que desee, por ejemplo quien hizo el pedido.

Por último se prosigue seleccionar la forma de pago y guardar la compra. Como se ve en la imagen de abajo nuestra empresa efectuó 10 compras.

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PASO 7: VENDEDORES

Nos situamos en modulo y seleccionamos Facturas y vendedores. Se prosigue a dar de alta nuestros 10 vendedores de nuestra empresa con su nombre. Este modulo de vendedores tiene el mismo procedimiento anterior que en proveedores y cuenta con los mismos botones de agregar y modificar.

PASO 8: CLIENTES

El siguiente paso es dar de alta a los clientes, para esto es necesario dar clic en el icono cliente que se encuentra en la barra de menú, posteriormente damos clic sobre clientes y cuentas por cobrar y por ultimo en clientes.

Otra forma de ingresar es presionando las teclas (Control + Alt + C) y automáticamente se abrirá la ventana de clientes.

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Como se puede observar la ventana de clientes nos muestra a los clientes ordenados por clave estatus nombre calle dirección teléfono y saldo.

Al dar clic en agregar nos aparecerá la siguiente ventana donde después de proporcionar clave y nombre, se nos pedirán datos generales (dirección, teléfono, país, R.F.C., nacionalidad etc.), datos históricos, datos de venta, datos adicionales y comprobantes fiscales.

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PASO 9: FACTURACIÓN

Para realizar ventas (facturas) debemos dar clic en el icono de modulo después facturas y vendedores y por ultimo en facturas.

Al hacer esto inmediatamente se despliega la ventana de facturas.

A diferencia de la ventana de compras en este caso al dar clic en el icono de ayuda sobre la pestaña de vendedores nos aparecerá la ventana de ayuda, donde encontraremos los nombres de todos los vendedores con los que cuenta la empresa y al dar doble clic sobre el nombre del vendedor que usted desee automáticamente será seleccionado.

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Al terminar de ingresar los datos de cada producto damos clic en el icono grabar, nos aparecerá una ventana de observaciones donde usted puede poner referencias claves que le permitan tener mayor control de sus facturas.

Por último nuestra empresa efectuó 10 facturas. Como se ve en la imagen de abajo

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ANEXOS: REPORTES DE PRÁCTICA SAE

Reporte clientes:

Reporte proveedores:

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Reporte productos

Reporte precios

Reporte facturas

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