2019-20

STUDENT-ATHLETE HANDBOOK

HOLY NAMES UNIVERSITY ATHLETICS

Updated Summer 2019

PURSUING EXCELLENCE, DEVELOPING SCHOLAR ATHLETES PROMOTING SUCCESS, CULTIVATING INTEGRITY

IMPROVING QUALITY, BUILDING COMMUNITY

Holy Names University Athletics is committed to the full development of all student-athletes through their engagement in the

total educational experience

Policies and procedures printed in this manual are subject to change. For the most recent version please reference hnuhawks.com.

 2

HOLY NAMES UNIVERSITY STUDENT‐ATHLETE HANDBOOK 

TABLE OF CONTENTS 

HOLY NAMES ATHLETIC DEPARTMENT ................................................................................................................... 5 

HOLY NAMES MISSION STATEMENT ............................................................................................................ 5 

SISTERS OF THE HOLY NAMES OF JESUS AND MARY (SNJM) CORE VALUES ................................. 5 

HOLY NAMES ATHLETICS PHILOSOPHY & MISSION STATEMENT .................................................... 5 

HOLY NAMES ATHLETICS STAFF DIRECTORY ......................................................................................... 7 

NATIONAL COLLEGIATE ATHLETIC ASSOCIATION (NCAA) DIVISION II ......................................... 7 

PACIFIC WEST CONFERENCE (PACWEST) .................................................................................................. 7 

CAMPUS INVOLVEMENT ................................................................................................................................... 7 

FUNDRAISING ....................................................................................................................................................... 7 

STUDENT-ATHLETE RESOURCES ................................................................................................................................. 8 

GENERAL STUDENT HANDBOOK AND EXPECTATIONS .......................................................................... 8 

GENERAL FERPA 1074 (FAMILY EDUCATIONAL RIGHTS AND PRIVACY ACT) ............................... 8 

STUDENT-ATHLETE CONDUCT ....................................................................................................................... 8 

NCAA STUDENT‐ATHLETE STATEMENT ........................................................................................................ 8 

PACWEST PRINCIPLE OF SPORTSMANSHIP AND ETHICAL CONDUCT .......................................................... 9 

SOCIAL NETWORKING SITES & BLOGGING POLICY ...................................................................................... 9 

FACULTY ATHLETICS REPRESENTATIVE (FAR) ..................................................................................... 10 

COACH EVALUTAION ....................................................................................................................................... 11 

STUDENT-ATHLETE ADVISORY COMMITTEE (SAAC) ........................................................................... 11 

PACWEST STUDENT-ATHLETE ADVISORY COMMITTEE ..................................................................... 12 

EQUIPMENT/UNIFORMS .................................................................................................................................. 12 

ATHLEICS EQUIPMENT ISSUE AND RETURN............................................................................................... 12 

WEIGHT ROOM/FITNESS CENTER ............................................................................................................... 14 

FACILITY USE .............................................................................................................................................. 14 

WEIGHT ROOM/FITNESS CENTER RULES ................................................................................................... 14 

ACADEMICS ....................................................................................................................................................................... 15 

ACCOUNTABILITY & GENERAL POLICIES ................................................................................................ 15 

ACADEMIC INTEGRITY ................................................................................................................................ 15 

ABSENCES .................................................................................................................................................. 15 

ACADEMIC ADVISING & REGISTRATION .................................................................................................... 16 

ADD/DROP & WITHDRAWALS ................................................................................................................... 16 

ACADEMIC CREDIT FOR INTERCOLLEGIATE ATHLETICS ............................................................................. 17 

ACADEMIC COMPONENTS OF ELIGIBILITY ............................................................................................. 17 

FULL TIME ENROLLMENT ........................................................................................................................... 17 

 

 

 

3

GRADE REQUIREMENTS ............................................................................................................................. 17 

SEMESTER UNIT COMPLETION RULE ......................................................................................................... 18 

DESIGNATION OF YOUR DEGREE ............................................................................................................... 18 

YEARLY UNIT COMPLETION RULE .............................................................................................................. 18 

ACADEMIC YEAR UNIT COMPLETION RULE ............................................................................................... 18 

EXCEPTIONS ............................................................................................................................................... 18 

FINANCIAL AID ................................................................................................................................................... 19 

PROCESS ..................................................................................................................................................... 19 

REQUIREMENTS ......................................................................................................................................... 20 

EMPLOYMENT ............................................................................................................................................ 20 

COMPLIANCE .................................................................................................................................................................... 21 

SEASONS OF COMPETITION ........................................................................................................................... 21 

PLAYING & PRACTICE SEASON .................................................................................................................... 21 

RECRUITING ........................................................................................................................................................ 22 

STUDENT HOST RESPONSIBILITY ................................................................................................................ 22 

HARDSHIP WAIVERS ........................................................................................................................................ 23 

TRANSFERS .......................................................................................................................................................... 24 

TRANSFERING IN ........................................................................................................................................ 24 

TRANSFERING OUT .................................................................................................................................... 24 

AMATEURISM ..................................................................................................................................................... 25 

REDSHIRTING ..................................................................................................................................................... 26 

HAZING ................................................................................................................................................................. 26 

GAMBLING & SPORTS WAGERING .............................................................................................................. 26 

AWARDS ................................................................................................................................................................ 27 

BENEFITS .............................................................................................................................................................. 27 

EXTRA BENEFIT .......................................................................................................................................... 27 

OCCASIONAL MEALS .................................................................................................................................. 28 

COMPLIMENTARY TICKETS ........................................................................................................................ 28 

APPAREL OR EQUIPMENT WITH INSTITUTIONAL MARKS .......................................................................... 28 

RETENTION OF EQUIPMENT ...................................................................................................................... 29 

OUTSIDE COMPETITION ................................................................................................................................. 29 

PROMOTIONS & FUNDRAISING ..................................................................................................................... 29 

DRUG POLICY ..................................................................................................................................................... 29 

NCAA DRUG SCREENING ............................................................................................................................ 30 

HNU ATHLETICS SUBSTANCE SCREENING PROGRAM ................................................................................ 30 

 4

HNU/NCAA TOBACCO POLICY .................................................................................................................... 33 

SEXUAL HARASSMENT .................................................................................................................................... 33 

STUDENT-ATHLETE WELL-BEING ............................................................................................................................. 34 

RESROURCES ...................................................................................................................................................... 34 

SAFETY & SECURITY ................................................................................................................................... 34 

COUNSELING & PSYCHOLOGICAL SERVICES .............................................................................................. 34 

SPORTS MEDICINE ............................................................................................................................................ 34 

PRE‐PARTICIPATION, MEDICAL EXAM AND OTHER ATHELTIC MEDICAL FORMS ...................................... 34 

HEALTH INSURANCE .................................................................................................................................. 35 

INJURY POLICY ........................................................................................................................................... 35 

PRESEASON PREPERATION ........................................................................................................................ 35 

MEDICAL RECORDS .................................................................................................................................... 36 

FOLLOW‐UP EXAMINATIONS ..................................................................................................................... 36 

ATHLETIC EVENTS .......................................................................................................................................................... 37 

TICKETING .................................................................................................................................................. 37 

GAME ENVIRONMENT ..................................................................................................................................... 37 

CIVILITY & SPORTSMANSHIP ...................................................................................................................... 37 

CROWD CONTROL ...................................................................................................................................... 37 

MUSIC & NOISE POLICY .................................................................................................................................. 38 

MUSIC ........................................................................................................................................................ 38 

TRAVEL POLICY ................................................................................................................................................ 38 

SPORTS INFORMATION .................................................................................................................................................. 38 

SPORTS INFORMATION OVERVIEW ............................................................................................................ 38 

 

 

 

 

5

HOLY NAMES ATHLETIC DEPARTMENT 

HOLY NAMES MISSION STATEMENT 

Holy Names University, rooted in Catholic intellectual and spiritual traditions, empowers a diverse student body for leadership and service. Guided by the core values of the Sisters of the Holy Names of Jesus and Mary, HNU is a progressive, inclusive, and rigorous academic community offering a liberal arts and professional education. We prepare students to think critically and imaginatively, to understand and employ the various modes of knowledge, to communicate clearly and persuasively, and to promote the common good. 

SISTERS OF THE HOLY NAMES OF JESUS AND MARY (SNJM) CORE VALUES  

The Sisters of the Holy Names commit themselves to the fulfillment of the human potential through these Core Values:  

Full Development of the Human Person   Education in the Faith   Hospitality   Dedication to Women and Children   Dedication to Justice   Service to People who are Poor or Marginalized   Commitment to Liberating Action   Love for the Names of Jesus and Mary  

HOLY NAMES ATHLETICS PHILOSOPHY & MISSION STATEMENT 

HNU Athletics continuously seeks alignment with the strategic mission and core values of Holy Names University and actively promotes the full development of one’s talents through a commitment to the total educational experience of student‐athletes. 

To realize this vision, HNU Athletics dedicates itself to the pursuit of leadership development, empathy, opportunity, scholarship, life‐long learning, and a strong work ethic. As a destination in the San Francisco Bay Area for student‐athletes to pursue learning and personal development, HNU Athletics is committed to the pursuit of excellence by: 

 

Paying attention to the physical, emotional and psychological health of our students though student development programs and interventions. 

Promoting civility by using dialogue and service to help translate ideals such as tolerance and respect into responsible actions. 

Modeling and communicating, for our student‐athletes and each other, ways to be accountable while challenging and supporting each other to do our best. 

Celebrating our accomplishments and reflecting on the meaning of our actions. 

 

 6

To further support this vision, effective leadership in HNU Athletics:   

Enriches the core values of the Sisters of the Holy Names of Jesus and Mary (SNJMs) by participating in social justice cafes and mission‐oriented dialogues. 

Promotes pride in the University among students, faculty, staff and patrons. 

Demands a focus on character development, discipline, and civility that encourages personal and social responsibility. 

Demonstrates the core values of the university and HNU Athletics. 

Helps students gain an understanding of respect for individuals from other backgrounds and cultures while developing an attitude of responsibility to society by encouraging students to become civically engaged. 

Teaches the importance of teamwork, collaboration, goal setting, achievement, self‐discipline and work ethic through sports to be applied in real world settings while creating a sense of campus community. 

Applies theory to practice, supporting and integrating student learning on and off the playing fields. 

Pays attention to the individual voices of students and colleagues, seeking to develop the talents they present – a holistic view of learning – while promoting dialogue and shared participation 

Abides by all rules and regulations as set forth by the institution and governing conferences as the university endeavors to operate as a model NCAA Division II institution. 

Models behavior by demonstrating ethical leadership. 

Seeks to enact the principles set forth by the NCAA for Conduct of Intercollegiate Athletics: 

o The Principle of Institutional Control and Responsibility 

o The Principle of Student‐Athlete Well‐Being 

o The Principle of Gender Equity 

o The Principle of Sportsmanship and Ethical Conduct 

o The Principle of Sound Academic Standards 

o The Principle of Nondiscrimination 

o The Principle of Diversity Within Governance Structures 

o The Principle of Rules Compliance 

o The Principle of Amateurism 

o The Principle of Competitive Equity 

o The Principle Governing Recruiting 

o The Principle Governing Eligibility 

o The Principle Governing Financial Aid 

o The Principle Governing Playing and Practice Seasons 

o The Principle Governing Postseason Competition and Contests Sponsored by Non‐collegiate Organizations 

 

 

 

7

o The Principle Governing the Economy of Athletics Program Operation. 

HOLY NAMES ATHLETICS STAFF DIRECTORY 

A complete list of the athletics staff directory that includes the support staff and coaches contact information can be found on the athletics website: HNU Athletics Staff Directory. 

NATIONAL COLLEGIATE ATHLETIC ASSOCIATION (NCAA) DIVISION II 

For the most up to date version of the NCAA DII Philosophy Statement available online through the NCAA website. 

PACIFIC WEST CONFERENCE (PACWEST) 

Holy Names University is a member of the Pacific West Conference (PacWest) and is fully eligible for PacWest championships.  Formed in 1992, the PacWest Conference has 14 members: Academy of Art University, Azusa Pacific University, Biola University, Chaminade University of Honolulu, Concordia University Irvine, Dominican University of California, Fresno Pacific University, University of Hawai’i Hilo, Hawai’i Pacific University, Holy Names University, Notre Dame de Namur University and Point Loma Nazarene University.  The conference has membership locations in Hawaii and California.   

Conference Sport Sponsorships: Men’s and Women’s Soccer, Men’s and Women’s Cross Country, Women’s Volleyball, Men’s and Women’s Basketball, Men’s and Women’s Track, Men’s and Women’s Tennis, Men’s and Women’s Golf, Baseball, Softball.   

CAMPUS INVOLVEMENT 

As positive campus community member’s student‐athlete, coaches and staff in athletics are expected to be in attendance for HNU events such as: 

o All Student‐Athlete Assemblies o Alpha Delta Leadership Awards  o Athletic Department and Team Fundraisers o Convocation o Commencement o Orientation o Thanksgiving Dinner 

FUNDRAISING 

During the season, HNU Athletics will be doing fundraisers and will need every player’s assistance. All fundraisers are a team effort so each player is to commit to each fundraiser selected for the year. Some of the fundraisers will occur on the weekends and you will be notified in advance regarding the dates.  

 

 

 

 8

STUDENT‐ATHLETE RESOURCES 

GENERAL STUDENT HANDBOOK AND EXPECTATIONS 

The entire university community is to serve students and help ensure that the college experience is the best it can be.  Each school, department, office and service area aims to provide resources, information, and support needed at various stages throughout an HNU career. 

The student handbook is available in its entirety online via the link below.  It contains detailed information about each aspect of the campus community.  It also describes responsibilities and privileges as a student and life‐long HNU community member.   

Students are expected to read through the material to become familiar with its various policies, regulations, and guidelines.  Understanding of this information is the responsibility of each HNU student.  HNU Student Handbook 

GENERAL FERPA 1074 (FAMILY EDUCATIONAL RIGHTS AND PRIVACY ACT) 

The Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA) is a federal law that protects the privacy of student education records.  The law applies to all schools that receive funds under an applicable program of the U.S. Department of Education. FERPA affords students certain privacy rights regarding their education records.  Those right and key definitions can be found below along with the U.S. Department of Education website that outlines all of a student’s right to privacy and their education records 

FERPA rights  U.S. Department of Education FERPA 

Questions about the student records privacy policy related to undergraduate students may be 

directed to the Student Resource Center at 510‐436‐1199 or studentresourcecenter@hnu.edu 

STUDENT‐ATHLETE CONDUCT 

NCAA STUDENT‐ATHLETE STATEMENT   Each year a student‐athlete must sign an NCAA Statement affirming compliance with a variety of rules and activities.  The preface to the form provides information as to its meaning and possible ramifications: 

The form has six parts: a statement concerning eligibility, a Buckley Amendment consent, a statement concerning the promotion of NCAA championships and other NCAA events, results of drug tests, an affirmation of a valid ACT of SAT score and a statement concerning the amateur status of the student‐athlete subsequent to the request of final certification by the NCAA Eligibility Center.  If you are an incoming freshman you must sign parts I through VI of the form to participate in intercollegiate competition.  If you are a transfer or continuing student‐athlete, you must sign parts I through V.   

By signing the form, you affirm you have received and will read the Summary of NCAA Regulations, or another outline of summary of NCAA legislation, provided by your director of athletics, or read the bylaws of the NCAA Division II Manual that deal with the eligibility.  You are responsible for knowing and understanding the application of all NCAA Division II bylaws related to your eligibility.  If you have 

 

 

 

9

any questions, you should discuss them with your director of athletics, or you may contact the NCAA at 317‐917‐6222 or consult the NCAA website at www.ncaa.org 

PACWEST PRINCIPLE OF SPORTSMANSHIP AND ETHICAL CONDUCT 

PacWest Bylaw 8.1 ‐ It shall be the responsibility of each institution to ensure that all individuals employed by or directly associated with the athletic programs of that institution conduct themselves in a sportsmanlike manner when representing their institution, especially at intercollegiate athletic contests. 

8.1.1 ‐ Unsportsmanlike and/or unethical conduct shall subject an individual to disciplinary action by the Conference Office. The institution with which the offending individual is associated may also be subject to disciplinary action if it is found that the institution's policies, action, or failure to act substantially contributed to the individual's misconduct. 

8.1.2 ‐ Acts of unsportsmanlike and/or unethical conduct and individual penalties: With regard to specific circumstances of unsportsmanlike and/or unethical conduct, see “Process for Review by Commissioner.” Acts of unsportsmanlike and/or unethical conduct may include, but not be limited to a player, coach or other institutional representative who: 

1. Strikes or physically abuses an official, opposing coach or player, 2. Intentionally incites participants or spectators to violent or abusive action, 3. Uses obscene gestures or profane or unduly provocative language or action toward 

officials, opponents, or spectators, 4. Publicly criticizes any game official, Conference personnel, another institution or its 

personnel, 5. Engages in negative recruiting by making statements to a prospective student‐athlete, 

his/her parents, high school coach, or other persons interested in the prospective athlete which are unduly derogatory of another member institution, its personnel, or its athletic program, or 

6. Any other acts or conduct not specifically described herein that bring disrepute on the Pacific West Conference or one of its member institutions. 

SOCIAL NETWORKING SITES & BLOGGING POLICY 

Holy Names University supports and encourages individual’s expression of the first amendment rights of free speech. The HNU Athletic Department wants student‐athletes to realize they are representatives of the University and the athletic department. Social Networking sites include, but are not limited to Facebook, Snapchat, Instagram, or Twitter. Please keep in mind when joining and posting on these sites that anything that you post online (text, photos, or comments) is accessible to anyone on the planet.  Please use caution about the information you post on your website (phone numbers, address, email or plans). You could be opening yourself to predators, such as stalkers or thieves. Anything posted online that may embarrass or show the Athletic Department in a negative way will be asked to be taken down.  Discipline or even dismissal from your athletic team will be taken if comments, pictures, or texts are not removed.  Furthermore, the content that’s posted (in and of itself) may result in additional discipline or even dismissal from your athletic team. 

 10

 

While social media platforms can be effective tools for generating public interest and getting people excited about HNU Athletics, student‐athletes should think twice about what they post, to prevent potentially damaging material. Student‐athletes represent Holy Names University and are expected to portray themselves, their teams, and the University in a positive manner at all times.  Any online postings must therefore be consistent with team, HNU Athletics, University and NCAA rules and policies.  HNU supports your right to participate in online social networking sites and will not place any restrictions on the use of these sites by student‐athletes.   

However, student‐athletes should be reminded that as a member of the HNU Athletics, they are in the public eye.  Social Media is an important communication tool and should be used to build your individual brand and the brand of the university.  Keep the following guidelines in mind as student‐athletes participate on social networking web sites: 

 

1. Before participating in any online community, understand that anything posted online is available to anyone, anywhere, at any time. Any text or photo placed online is completely out of the individuals’ control the moment it is placed online, even if access is limited to the site.  

2. For safety, do not post home addresses, local addresses, phone numbers, birth date or other personal information. Also be aware of any items (including photos) that could be embarrassing to an individual, teammates or the university. This includes information, photos and items that may be posted by others.  

3. Exercise caution as to what information is posted on websites regarding whereabouts or plans.  

4. Be aware of who has access to your site as many people are looking to take advantage of student‐athletes, while some want to get close to student‐athletes to give themselves a sense of membership with the team. 

5. Also remember that HNU coaches and administrators can easily access these sites.  6. Monitor social media accounts. Student‐athletes are responsible for all content and photos on 

their account whether it is posted or someone else posts it to their page.  7. Don’t complain about teammates and coaches. Don’t post anything that you wouldn’t say to 

the media or the Sports Information Director.  8. Log out from all shared computers so that others do not have access.  9. Student‐athletes can face discipline and even dismissal from their team for violation of the 

philosophies and mission of HNU through inappropriate postings on web sites.  

 

Also be aware that potential employers and internship supervisors use these sites to screen candidates. Many graduate programs and scholarship committees look at online profiles to separate applicants. 

FACULTY ATHLETICS REPRESENTATIVE (FAR) 

The Faculty Athletics Representative (FAR) is a member of the faculty who is appointed by the president to represent the institution and its faculty in the institution’s relationship with the NCAA and the PacWest Conference. The purpose of the FAR is to promote a balance between academics, athletics and the social lives of student‐athletes and to be involved with the monitoring and maintenance of the personal welfare of the student‐athletes.  The FAR is available to help student‐

 

 

 

11

athletes should they encounter issues with financial aid, eligibility, waivers and appeals, health and student welfare.  Additionally, you should contact the FAR regarding disputes with faculty over missed class for competition or authorized team travel.   

Michael Limm, PhD (Assistant Professor of Biological Science) began his term as faculty athletics representative in 2013‐14. limm@hnu.edu  

COACH EVALUTAION 

At the close of each season, the athletics administration meets with student‐athletes to have them complete a survey to review the season and to listen to their impressions of their growth and performance and the student‐athletes’ evaluation of their athletic and educational experiences, along with the interactions with coach and support staff members. A report is created from this feedback and presented to the Athletic Director for their review and to be used as part of the evaluation of coaches. 

Strong reactions to things occurring in training and competition‐either positive or critical‐ are encouraged to be shared at any time with the athletic administrators.  It is generally best to first voice thoughts directly to the coach and then any member of the athletics staff. 

STUDENT‐ATHLETE ADVISORY COMMITTEE (SAAC) 

The Hawk Student‐Athlete Advisory Committee (HSAAC) is composed of student‐athletes from each sport: softball, soccer, basketball, volleyball, golf, cross country, baseball, track, and tennis. HSAAC's mission is to enhance the total educational experience of student‐athletes through dialogue, leadership, and community outreach. HSAAC provides a voice to all student‐athletes and seeks to promote communication (e.g., suggestions, needs, wants, praise, and problems) between student‐athletes, athletic administration, and intercollegiate athletic affiliations. HSAAC encourages student‐athlete involvement in community engagement projects, on campus and within the broader community. HSAAC also seeks to design programs that will encourage academic success, health promotion, social responsibility, and general awareness of the student‐athlete's concerns. 

Mission Statement:  The Hawk Student‐Athlete Advisory Committee's mission is to enhance the total educational experience of student‐athletes through dialogue, leadership, and community engagement. 

Vision Statement:  The Vision of the Hawk Student‐Athlete Advisory Committee is to empower student‐athletes by: 

Providing a voice to all student‐athletes in an effort to promote communication between student‐athletes, athletic administration, and intercollegiate athletic affiliations. 

Encouraging student‐athlete involvement in community engagement projects, on campus and within the broader community. 

Seeks to design programs for student‐athletes that encourage academic success, healthy living, and social responsibility. 

 12

PACWEST STUDENT‐ATHLETE ADVISORY COMMITTEE 

The PacWest Conference also has a Student‐Athlete Advisory Committee.  The mission of the PacWest Student‐Athlete Advisory Committee (SAAC) is to enhance the total student‐athlete experience by promoting involvement in community activities, protecting student‐athlete welfare, maintaining involvement in community activities, protecting student‐athlete welfare, maintaining athletic integrity, acting as a liaison between student‐athletes and the administration and fostering a positive student‐athlete image.  Each member institution shall have two representatives, one female and one male, that are of different sport team, athletic class standing and playing season.  There shall be two alternates per institution, with no limitations placed on alternates.  Alternates will substitute for a representative that is in season.  At least one institutional representative must be available for all PacWest Conference meetings.  The PacWest representative to the NCAA Division II National SAAC will be nominated from current members of the PacWest SAAC.   

At the national level, the NCAA Division II SAAC consists of one student‐athlete representative from each of the Division II multi‐sport voting conferences, one student‐athlete representative of Division II independent institutions, and two student‐athlete at‐large positions.  The Division II SAAC affects the legislative process via an annual summit held each July with the Division II Management Council, during which members of the SAAC have an opportunity to interact with members of the Management Council on proposed NCAA legislation and current Division II issues.  Two student‐athletes will sit on the Management Council and will combine for one vote.   

Also, committee members participate in the NCAA Convention each January where they express the student‐athlete voice on collective concerns regarding proposed Division II legislation.  In addition to providing valuable insights on legislation, the Division II National SAAC will obtain one vote at the Convention business session.  This will ensure that student‐athletes are empowered and able to act on decisions that directly impact student‐athletes.  Division II national SAAC members actively take the lead in addressing issues facing Division II student‐athletes such as the development of campus and conference SAACs, Title IX education, faculty/student‐athlete relations and championship enhancements.  

EQUIPMENT/UNIFORMS 

ATHLEICS EQUIPMENT ISSUE AND RETURN 

Policy 

Holy Names University has purchased the necessary equipment for student‐athletes to practice and compete via budgetary funds allocated to each sport.  HNU Athletics will make an effort to ensure that each sport receives a uniform rotation every four years.  Each student‐athlete can expect to play in a new uniform at least once in his or her four‐year career. 

Equipment will not be issued until the student‐athlete has completed all required Athletic Medicine paperwork, received a physical examination, and become enrolled as a full‐time student.  The student‐athlete must also be in good standing at the University. 

The equipment that is issued to a student‐athlete is their responsibility.  Mistreatment and neglect of equipment will not be tolerated.  Student‐athletes may be billed for lost, stolen, or mistreated equipment.  Equipment is not to be removed from authorized areas, and usage is restricted to 

 

 

 

13

practices and contests.  On road trips, student‐athletes are responsible for packing their equipment and insuring its safe return to the appropriate storage area.  Coaches are responsible for monitoring the treatment and life cycle of team equipment.  

Equipment that is damaged due to usage, not neglect, will be repaired and returned to the student‐athlete.  Student‐athletes may receive replacement equipment on an exchange basis only.  If equipment is defective or damaged beyond repair, it must still be returned for an exchange. 

All equipment purchased by HNU Athletics is property of Holy Names University and must be returned at the end of the season.  A student‐athlete may retain athletics apparel items (not equipment) at the end of the individual’s collegiate participation.  Used equipment may be purchased by the student‐athlete on the same cost basis as by any other individual interested in purchasing such equipment.   

If equipment and/or apparel are lost, stolen, damaged, or not returned at the end of the playing season or academic year, the student‐athlete shall be held financially responsible and will be charged for the equipment and/or apparel.  This charge will be placed on the student‐athletes individual student account.  If left unpaid the student‐athlete account will be placed on hold preventing registration and transcripts being released.  

Protocols 

A student‐athlete may use institutional equipment during outside competition only when representing the institution.  

A student‐athlete may purchase institutional apparel (or uniform) for use during outside competition at the going rate for such apparel, provided the apparel (or uniform) is no longer used by the institution.  

A student‐athlete may not purchase equipment at a discounted price from an institutional vendor or outside vendor.  Discounts to a student‐athlete based on his or her affiliation with the institution or his/her status as an athlete and is prohibited.  

Equipment and apparel are the property of HNU Athletics. Equipment and apparel must be returned at the conclusion of the playing season or academic year. HNU Athletics will make an effort to ensure that each sport receives a uniform rotation every four years.  Each student‐athlete can expect to play in a new uniform at least once in his or her four‐year career. 

The procedures for issuance and retrieval of equipment and apparel are as follows:  

 

1. Student‐Athletes must be certified as eligible on the NCAA Financial Aid Form Summary in order to be issued equipment and/or apparel. (This includes that the student‐athlete has completed all required Athletic Medicine paperwork and is enrolled as a full‐time student) 

2. Athletic apparel is defined as practice, contest and travel apparel. 3. Equipment is defined as team supplies, practice and game/event equipment.  4. Game uniforms and warm‐ups must be returned at the end of the season. 5. The head coach is responsible for documenting all inventory issued to each student‐

athlete on the HNU Equipment‐Apparel Inventory Form.  Once inventory is complete the documentation should go to the administrator who oversees that sport. 

 14

6. If a student‐athlete needs to receive new equipment/apparel during the year, it will be done on an exchange basis and documented by the coach.   

7. If equipment and/or apparel are lost, stolen, damaged, or not returned at the end of the playing season or academic year, the student‐athlete shall be held financially responsible and will be charged for the equipment and /or apparel. This charge will be placed on the student‐athlete’s individual student account.  If left unpaid the student‐athlete account will be placed on hold preventing registration and transcripts being released. 

8. A student‐athlete may retain athletics apparel, not equipment, at the conclusion on the playing season or academic year, at the discretion of the head coach and/or with the approval of the Director of Athletics. (NCAA Bylaw 16.11.1.4) 

9. Any head coach that intends on donating equipment and apparel (e.g., youth organizations, mission trips, charities, etc.) must first verify with the Compliance Office that such a donation is permissible with NCAA regulations. 

WEIGHT ROOM/FITNESS CENTER 

FACILITY USE 

All Athletic Facilities are open to ONLY HNU community members during posted hours of operation (gymnasium, weight room, etc.). People who are not members of the HNU community must receive permission prior to use. Scheduled hours for the facilities will be posted at www.hnuhawks.com.  The gym and fitness center will be supervised by HNU Athletics staff at all times when the facilities are open.  It is not permissible to use the facilities while closed and unsupervised. 

WEIGHT ROOM/FITNESS  CENTER  RULES 

1. The weight room is to remain locked at all times when not in use. When the weight room is in use ALL locks must be removed from the doors; 

2. No weights are to be left on bars, machines or floor when you leave the weight room; 3. All weights are to be put on the racks in order;  4. There will be no music with inappropriate lyrics playing; 5. Absolutely NO dropping or slamming weights together or on the ground.  The ONLY exception 

is when using bumper plates on the designated platform; 6. No food, beverages (other than water) or tobacco are permitted in the weight room;  7. Everyone must use a spotter when using free weights; 8. Proper shoes and clothing are required at all times.  No open toed shoes are permitted; 9. Leave the weight room better than you found it. 

 

The Weight Room/Fitness Center are multipurpose exercise facilities for various athletic teams and also serve as a wellness center for Holy Names students, faculty, and staff  Specific hours are allotted to ensure effective and beneficial workout for all. 

 

 

 

 

 

15

ACADEMICS 

ACCOUNTABILITY & GENERAL POLICIES 

ACADEMIC INTEGRITY 

The maintenance of academic integrity and quality education is the responsibility of each student at Holy names.  Cheating/plagiarism in connection with an academic program is an offence for which a student may be expelled, suspended or given a less severe disciplinary action.  Academic dishonesty is a serious offense that diminishes the quality of scholarship and defrauds those who depend on the integrity of the educational system. 

ABSENCES 

HNU Athletics policy on missed class time stems from the university policy, which is: 

Attendance Regular attendance at classes is not only expected but is considered essential for successful academic work. A student with excessive absences may receive a grade of F. Excessive absences are those which exceed the number designated in a class syllabus or total more than one‐fifth of the scheduled class hours. The student must assume full responsibility for work missed because of absence, including any additional work assigned to compensate for the absence. Students will not be permitted to register for classes that overlap in meeting times and result in accumulated partial absences. 

In addition, the following policies must also be adhered to: 

Practice 

Student‐athletes are not to miss class time due to practice.  In addition, there are several campus events that students need to attend and practice should not be scheduled during those times either.  For example, all students need to attend orientation (new students only), Convocation, Alpha Delta Leadership and Athletic Awards dinner, and Thanksgiving Dinner.  

Competition 

Coaches are required to send out an HNU Athletics missed class authorization form at the beginning of each semester to faculty.  The form should be reviewed and signed by all appropriate faculty.  In addition, prior to the actual travel date coaches will send out a revised missed class authorization form that specifically states who will be traveling. Student‐athletes who are injured and/or not eligible to participate in competition may NOT miss class for team travel and competition without extenuating circumstances and the approval of the Director of Athletics.  Student‐athletes participating in team sports are not to miss class time for competition in the non‐championship segment.   

Responsibility 

Ultimately, it is the student‐athletes responsibility to ensure their instructors know when they will be out, and that they are doing what is needed to make up for the time they miss.  Coaches and Administration assist in this process, but the student is ultimately responsible.

 16

ACADEMIC ADVISING & REGISTRATION 

A professional academic advisor in the Advising Center is assigned to all students and we encourage student‐athletes to meet regularly with the advisor.  HNU requires all students to meet with their academic advisor at least once a semester. 

To promote success and to minimize scheduling conflicts, HNU Athletics is committed to working closely with the Academic Advising Center to encourage all student‐athletes to seek advising and to register within the first week of specified Registration periods. 

Once advisors approve students to register, students may register online through Hawk's Edge, the online portal for access to student services. 

Please note that student‐athletes must maintain eligibility by remaining registered for 12 units or more each term. HNU tracks student registration patterns and identifies changes. Due to eligibility restrictions for student‐athletes, changes made by student‐athletes to their registration that might impact full‐time status are regularly monitored by the Advising Center, the Registrar and the Associate Director of Athletics for Compliance. 

ADD/DROP & WITHDRAWALS 

Student‐athletes are NOT permitted to drop any class without consulting with the HNU Athletics compliance office. Student‐athletes should first meet with their academic advisor to understand the potential impact to their graduation timeline.  The appropriate add/drop form should be completed and signed by the academic advisor before meeting with the Associate AD for Compliance.    

There is a designated add/drop period established by the university at the start of each semester. To ensure that the dropping of a class does not result in a student‐athlete being ineligible, student‐athletes need to discuss this drop with the compliance office prior to taking action.  This is the department’s way of ensuring that student‐athletes remain in full‐time status (12 credit hours) while participating in athletics.                     

Any changes to a student‐athlete’s schedule are not considered final until they appear on HNU’s Blackbaud system.  A student‐athlete will be ineligible for practice and competition if Blackbaud shows registration for fewer than 12 units.   

Since paper forms are involved (a few weeks into the semester after the online system is no longer available to make class changes) a delay may occur between the submission of the request and when schedule changes appear in the system.  A student‐athlete will not be deemed eligible/ineligible until the paper schedule change is entered into Blackbaud by the Registrar’s Office.  All full time enrollment checks are based on the official record on Blackbaud.   

Note: If a student‐athlete is waitlisted for a course, that course does not count on the system as units attempted and will not count toward the student‐athlete’s full time enrollment.  It is the responsibility of the student‐athlete to make changes in registration, such as dropping courses, within the appropriate deadlines.  Remember ‐ One should consult with the compliance office before taking action to drop a course.   

 

 

 

 

 

17

ACADEMIC CREDIT FOR INTERCOLLEGIATE  ATHLETICS  

Student‐athletes are eligible to register for academic credit for their sport for athletes (PHED course) each term of participation (1 unit each semester) 

Student‐athletes are not required to be registered for academic credit for the sport to be eligible to participate in the sport that semester 

If a student‐athlete is removed from the team, or removes him/herself from the team after being officially registered for academic credit for the sport for athletes, it is the student‐athlete’s responsibility to either drop the units or officially withdraw from the course, whichever is required at that time in the quarter.  If the student does not drop or withdraw from the course and is listed on the final grade roster, the final grade will be recorded as an “no credit” (NC). 

Student‐athletes will not be allowed to retroactively register for academic credit for participating on an intercollegiate team for athletes in any previous semester 

If you are in your 5th term of attendance or thereafter, PHED classes will not be counted for eligibility.  You are still welcome to take the course as it might help with earning total units towards graduation.   

ACADEMIC COMPONENTS OF ELIGIBILITY 

Your academic success is of primary important to HNU and the Athletic Department.  Our aim is that you graduate in four years with a baccalaureate degree.  As a student‐athlete, you are responsible to meet the academic requirements of the institution listed in the HNU catalog, the Pacific West Conference and those of the NCAA.  Below are the most critical requirements.  

FULL TIME ENROLLMENT 

Baccalaureate students are defined as full time when they enroll in 12 or more units per semesters.  Graduate students are defined as full time when they enroll in 9 or more units per semester.  Student‐athletes must be enrolled full time in order to practice or compete.  When a student‐athlete drops below full‐time, at any time, s/he is not eligible to practice or compete.  Should a student‐athlete in such a status compete in intercollegiate competition, the team must forfeit the contest(s). 

GRADE REQUIREMENTS 

Conference and university policies mandate a cumulative 2.0 grade point average for participation in intercollegiate athletics.  The grade point average is calculated by the same method used for all students and includes all coursework normally counted by the institution for the grade point average.  Transferable coursework accepted by the institution is not counted in the calculation of the cumulative grade point average. 

 

 

 

 18

SEMESTER UNIT COMPLETION RULE 

All student‐athletes are required to earn a minimum of 9 credit hours in the immediate previous full‐time term of attendance to be eligible for competition in the next semester.  For transfer students, these 9 hours must be transferable. 

This rule does not apply to graduate students or to students seeking a second Bachelor’s degree. 

DESIGNATION OF YOUR DEGREE 

During the first 4 semesters of enrollment, a student‐athlete can use credits acceptable toward any degree program to meet progress toward degree requirements as required by the NCAA.  After a student‐athlete’s 4th semester of full‐time enrollment in any college or university, the NCAA rules require the student to declare a specific degree program (major) before participation in the 5th semester.   

YEARLY UNIT COMPLETION RULE 

Once a year, generally prior to the fall quarter, each student‐athlete is certified on the basis of passing 24 units in the past 2 full‐time semesters.  Beginning in the 5th semester, these credits must count toward the student‐athlete’s designated degree program.  Remedial courses count for eligibility in the first year (first 2 full time semesters) of attendance only, past that time these courses do NOT count for eligibility. 

Once the major is declared, all courses that will apply to meeting the 24 hour rule must count to fulfill an unfulfilled requirement to graduate.  Any course that is repeated to earn a better grade will NOT be counted the second time it is taken. 

A semester review of the 24 hours takes place for those found ineligible in the fall and for mid‐year transfers.  

ACADEMIC YEAR UNIT COMPLETION RULE 

Eighteen (18) hours counted for eligibility certification must be earned during the regular academic year (fall and spring semesters), from the beginning of the fall semester through spring commencement.  Only 6 hours can be taken in the summer to meet the 24 credit rule. 

To be assured of credit for outside work, each student will complete a form with the compliance office to verify transferability of courses taken elsewhere.  With this form the Registrar’s office can verify the eligibility implications of summer courses as well.  

EXCEPTIONS There are a number of exceptions for unusual or extraordinary circumstances.  Consult with the compliance staff if it is believed that qualification for any of the following may exist: 

Missed Term Exception 

Midyear enrollee Exception 

Nonrecruited, Nonparticipant Exception 

 

 

 

19

Graduate Student Exception 

Two‐Year Nonparticipant or Minimal Participant Exception 

Medical‐Absence Waiver 

International Competition 

FINANCIAL AID 

As a NCAA Division II institution, HNU is permitted to award athletic scholarships.  However, most HNU sports do not have the budget to offer maximum athletic scholarships.  The NCAA allows athletic scholarships to be awarded only on an annual basis with renewal based upon continued satisfactory participation and academic eligibility. 

Individual universities award athletics grant‐in‐aid (often described as scholarships) on a one‐year renewable basis.  They may be renewed for a maximum of 10 full time semesters.  Renewal is neither automatic nor guaranteed.  Aid can be renewed, canceled or reduced at the end of each year for many reasons.  If a student‐athlete’s aid will be reduced or canceled, HNU must provide the student‐athlete with an opportunity to appeal. 

PROCESS 

All scholarships from any source in any amount must be reported to the college financial aid office.  The total amount of financial aid a student‐athlete can receive and the total amount of athletics aid a team can award may be limited.  These limits can affect whether a student‐athlete can accept aid from other sources. 

While an athletic scholarship may be part of your financial aid package, the amount is determined through a separate process.  A coach submits forms with a student‐athletes with suggested amounts of award recommendations to the Associate Director of Athletics for approval.  This is reviewed by the Director of Athletics as well. 

Student‐athletes should annually submit the complete Free Application for Federal Student Aid Form (FAFSA) prior to the posted deadline to be considered for any form of financial aid.  

When the student’s total financial aid package is finalized, the student athlete will receive both a financial aid award from HNU and a separate Athletic Scholarship Agreement, which he/she must sign to formalize the award.  The written and signed Athletic Scholarship Agreement is the only authorized commitment of athletic scholarship money that is recognized by the University.  This must be returned before the first day of practice.  

In accordance with regulations of the National Collegiate Athletic Association Division II (NCAA), HNU, and its athletic department, grant‐in‐aid are awarded subject to the following terms and conditions: 

The student‐athlete must meet all requirements of the NCAA, the associated sports conference, and the athletic department with regard to eligibility and conduct 

The grant‐in‐aid is awarded by the athletic department at HNU for a one year team based on the regular academic calendar.  A new contract must be signed prior to each academic year 

An athletic grant‐in‐aid may not be reduced or cancelled during the period of its award on the basis of a student‐athlete’s ability, injury or illness 

 20

Student‐athletes may only have their award reduced during the middle of the school year if they, render themselves ineligible, fraudulently misrepresent themselves on any information that has to be provided to the university, engages in serious misconduct, voluntarily withdrawing from their respected team, violated any conditions that are noted on the Grant‐in‐aid document or fails to uphold the standards and policies of the university and its athletic department, either on or off campus 

To be eligible for the grant‐in‐aid, the student‐athlete must provide the information requested to establish academic eligibility, amateur eligibility, and medical background information.   

Awards will be presented in total dollar amounts.  The award will be posted to the student‐athletes account upon receipt of the signed Grant in Aid (for returning students) and upon receipt of final transcripts and final eligibility certification (for new students).  

All returning student‐athletes who received athletic aid in the prior year will receive a renewal/non‐renewal letter from Financial Aid prior to the July 1 deadline set by the NCAA. 

If you have any questions about your financial aid please contact your coach, financial aid counselor or athletic administration.   

REQUIREMENTS 

It is institutional policy that institutional aid, based in any degree on athletic ability, may not be reduced or cancelled without extenuating circumstances.  The athletics Grant‐in‐Aid may be cancelled or reduced at the expiration of the one‐year term for any of the following reason: 

Athletic performance 

Academic performance 

Failure to comply with NCAA regulation 

Failure to meet NCAA eligibility rules 

Failure to comply with any HNU policies outlined in the HNU Student Handbook 

Any reduction or nonrenewal of aid will be approved only if such action is taken for proper cause and written documentation is submitted to the Compliance Office and the Director of Athletics.  Without this documentation, any request for reduction or nonrenewal will be denied.  The Director of Athletics, in consultation with the Associate Athletic Director will decide whether to approve or deny the coach’s recommendation based on the specific facts and rationale and based upon whether the request complies with NCAA regulations.  If a non‐renewal request is denied, the aid will be renewed at the same rate as the prior academic year.  When the recommendation is approved, the Director of Athletics will forward to the Financial Aid authority the information regarding the recommended revised award.  The Head Coach will be notified of the decision as well as the student‐athlete.   

EMPLOYMENT 

Students, including student‐athletes may apply to work on or off campus.  Financial aid may include funds from the Federal Work Study program.  Counsel from the financial aid counselor or Associate Athletic Director is required before accepting.  

 

 

 

21

The Associate AD for Compliance will review all NCAA regulations governing on and off‐campus employment for student‐athletes in the required yearly NCAA Eligibility Meetings. All on and off‐campus employment is reviewed and monitored by the Associate AD for Compliance throughout the year. 

Earnings from a student‐athletes on‐campus or off‐campus employment that occurs at any time is exempt and is not included when determining a student‐athlete’s full grant‐in‐aid or the institution’s financial aid limitations, provided:  

a) compensation is only for work actually performed;  b) compensation is at a rate commensurate with the going rate of that locality for similar 

services; and  c) employers do not use the athletics reputation of a student‐athlete employee to promote the 

sale of the employer’s products or services.   

Student‐athletes must complete the Student‐Athlete Employment Form prior to beginning any employment.   

On‐Campus Employment ‐ All students are welcome to seek student employment according to the guidelines set forth in the HNU Student Employment Handbook. Student‐athletes are responsible for securing their own jobs on campus. Contact the Student Success Center for more information. 

Any student‐athlete who is employed at a summer sports camp must have prior approval from the Compliance Office and Human Resources prior to working.  The Athletics Department will provide the necessary forms to be cleared by Athletics and Human Resources. 

Questions regarding financial aid should be addressed to your assigned financial aid counselor in the Financial Aid Office.  

COMPLIANCE 

SEASONS OF COMPETITION 

A student‐athlete has 10 full time semesters in which to complete four seasons of competition in each sport.  Any game participation, regardless of how short or seemingly trivial, will constitute a season of competition.  A semester that is initially full time will be counted as such, even if class units are later dropped/withdrawn.  It is the responsibility of the student‐athlete to gain clarity in discussion with the coach and compliance staff regarding questions or concerns about an academic course load or the nature of athletic participation.   

PLAYING & PRACTICE SEASON 

All student‐athletes should be knowledgeable as to the limits to playing and practice time both in and out of season. Essentially, “in season” (the championship season and for those sports which have a non‐championship season), individuals may participate in no more than twenty (20) hours of countable athletically‐related activities each week and must have a day off each week.  Out of season, the limit is eight (8) hours, with two days off, and only four (4) of those hours may be devoted to full team activities or skill instruction.   

 22

As a team member, student‐athletes are asked to review the weekly record the head coach is required to submit that tallies the sport’s countable hours. If questions arise about practice schedules or the seasonal segment, the student‐athlete should contact the compliance staff.  

The following are examples (not an exhaustive list) of activities that are considered countable and must be reported: 

Practice and competition (competition counts as three hours regardless of duration) 

Required weight training and conditioning 

Film review 

Individual skill training or workouts 

Examples of non‐countable activities include: 

Meals 

Athletic training preparation or treatments 

Study hall 

Travel 

Voluntary workouts (if not observed or reported to coaching staff)* 

Student‐initiated meetings with coaches 

Community engagement activities 

Captain led practices 

“Voluntary” really does mean voluntary.  Student‐athletes must not be required to report back to coaching or athletics department staff any information related to the voluntary activity.  The activity must be initiated and requested solely by the student‐athlete. The student‐athlete may not be penalized if they elect not to participate.  

A student‐athlete may engage in outside competition in either one alumni game, one fundraising activity or one celebrity sports activity during a season without counting such competition as a season of competition, provided the event is exempted from the maximum number of contests of dates of competition.  

RECRUITING 

Student‐athletes may write to prospects to encourage their enrollment at HNU, but it may not be done at the direction and/or expense of the university.  Student‐athletes are also prohibited from making any statements to media members about recruits, the recruits’ athletic ability, or the likelihood that the recruit will attend the university.  This includes social media restrictions as student‐athletes cannot use social media outlets to publicize a prospect’s visit to campus or their decision to enroll at Holy Names. 

STUDENT HOST RESPONSIBILITY 

A student‐athlete may be asked by a coach to host a recruit who is on an official visit to campus.  Students who are first time freshman must be NCAA academic qualifiers to be able to host a prospective student‐athlete.  While serving as a host, a student‐athlete may be given host money for 

 

 

 

23

the purpose of entertaining the recruit.  This money may be used for food, arcades, movies, theatres, bowling and other entertainment activities, but may not be used to purchase souvenirs (e.g. hats, t‐shirts, etc.) for the recruit.  A student‐athlete may transport the recruit to activities within a 30‐mile radius of campus, but must not allow the recruit the use of a car.  The university cannot provide the use of a car to the student‐athlete for the purpose of hosting a recruit.  A student‐host will receive a list of host instructions when given host money by the coach. 

Student‐athletes who host a recruit will be required to sign a Host Form prior to the beginning of the visit for each prospect whom they host. 

Student‐athlete hosts are required to submit all information pertaining to the entertainment of prospective student‐athlete and, with the prospective student‐athlete to commit to adherence to NCAA and institutional rules.  This includes submitting all receipts and/or leftover money from money given for entertainment of a prospect to the head coach at the conclusion of the prospect’s visit. 

HARDSHIP WAIVERS  

Seasons of competition can be restored for season‐ending injuries or illnesses in the following circumstances: 

The injury or illness is certified by a medical professional as being season‐ending and incapacitating 

The injury or illness occurs prior to the first competition in the second half of the playing season that concludes with the NCAA championship in that sport and results in an incapacity to compete for the remainder of that playing season 

Participation has occurred in not more than 3 contests or dates of competition (whichever is applicable to that sport) or thirty percent of the maximum permissible number of contests of competition set forth in Bylaw 17 in his or her sport. 

The specifics of restoring a season of competition can be complex, and effective communicate with sports medicine staff and coaching staff is key.  Student‐athletes must confer with the compliance office as necessary to assure the best opportunity for continued health and competition. 

A medical hardship waiver can restore a season of competition, but it does not restore any terms toward the 10 semester rule to complete an intercollegiate competitive career. 

The conference ultimately determines whether or not to grant a Hardship Waiver. Submission of paperwork does not guarantee a waiver being granted. The student‐athlete and sports medicine staff must present all necessary paperwork to the compliance staff by the end of the season.   

The below information is needed to submit the Hardship Waiver: 

Contemporaneous medical documentation specifically stating that the student‐athlete was unable to compete during the remainder of the season due to an injury or illness 

The documentation must be official doctor’s notes, a letter from the doctor.  Training room notes can be used to supplement the doctor’s notes but will not be accepted alone.  

Written notification from treating physician in support of the contemporaneous documents stating the incapacitation of the student‐athlete due to injury 

Letter from physician showing the initial diagnosis or onset of the injury 

 24

Acquire the student‐athlete’s signature on the conference waiver request form 

Any and all medical documentation that shows severity of injury 

Timeline of injury and recovery process from Athletic Trainer 

Statement of the injury and timeline from the student‐athlete. 

TRANSFERS 

A student‐athlete is a transfer student if the Registrar or Admissions Officer from a prior institution certified that the student was officially registered and enrolled at that institution, in any term, in a minimum full‐time unit load, and that they were present on the opening day of classes.  Additionally, if an institution’s Athletic Department certifies that the student‐athlete reported for any regular squad practice(s) prior to the student’s initial day of classes at that institution, the student would also be deemed a transfer student.  

TRANSFERING IN 

For a transfer student to be eligible for competition in the first year at Holy Names, the transfer must meet one of the transfer exceptions listed in Bylaw 14 of the NCAA Manual.  These exceptions can be tedious and cumbersome to understand, therefore questions should be directed to the Compliance Office. 

Final determination/certification of eligibility for a newly admitted transfer student will be completed by the Registrar upon receipt of all final and official college/university transcripts. 

Any transfer should review the regulations in the NCAA Transfer Guide. 

TRANSFERING OUT 

As a general rule, Holy Names honors a student‐athlete’s request to transfer to another institution provided the student‐athlete is in good social and financial standing.  All transfer requests, unless noted otherwise, will deny contact with any PacWest institutions in the student‐athletes respective sport. If you want to transfer to another PacWest institution, it is mandatory that you fulfill one year in residence prior to being eligible to compete.  A Head Coach may recommend to the Director of Athletics that the release request be denied.  The Director of Athletics confers with the Compliance Office concerning this request.  The Director of Athletics then makes the final decision.  The transfer process is as follows:  

A student‐athlete who wishes to discuss the possibility of transferring to another institution must contact the Head Coach first.  

If the Head Coach approves the request to transfer to another institution, the student‐athlete is referred to the Compliance Office for a meeting during which the student‐athlete will discuss transfer plans and complete the form to formally request permission to contact with the intention to transfer.    

The compliance office will review the student‐athletes written request and provide a response via email within 14 consecutive calendar days.   

 

 

 

25

If HNU fails to respond to the student‐athletes written request, permission shall be granted by default and HNU shall provide written permission to the student‐athlete.  

The Associate AD for Compliance will notify the student in writing of the decision and the appeal process if the request is denied.  The written statement will include a copy of the institution’s policies and procedures for conducting the required hearing and the deadline by which a student‐athlete must request such a hearing.  

AMATEURISM 

The NCAA Eligibility Center makes the initial amateurism decision for the institution.  Continuing students are certified by the university.  In both cases, it is the responsibility of the student‐athlete to complete carefully and fully the information requested by the institution or the NCAA. 

Amateurism is sport specific unless a student has been professional in 

Cross Country, Indoor Track & Field or Outdoor Track & Field is professional in all three; 

Indoor Soccer is professional in Soccer; 

Beach Volleyball is professional in Volleyball 

Acts that result in a loss of amateur standing and eligibility, after initial full‐time college enrollment, include: 

Using athletic skill (directly or indirectly) for pay in any form in a sport; 

Accepting a promise of pay even if such pay is to be received following completion of intercollegiate athletics participation; 

Signing a contract or commitment of any kind to play professional athletics, regardless of its legal enforceability or any consideration received; 

Receiving directly or indirectly, a salary, reimbursement of expenses or any other form of financial assistance from a professional sports organization based on athletic skill or participation, except as permitted by NCAA rules or regulations; 

Competing on a professional athletics team, even if no pay or remuneration for expenses was received;  

Entering a professional draft 

Any time, before or after college enrollment, entering into an agreement with an agent will cause a loss of eligibility.  NCAA rules do not prohibit student‐athletes from receiving information about prospective agent or financial advisors.  Nor do they prohibit engaging in telephone or in‐person meetings or discussions with an agent or financial advisor.  However, there is not anything that an agent, financial advisor or their representatives can legally do for the student‐athlete or their family prior to completion of eligibility.   

 

 

 

 

 26

REDSHIRTING 

A student‐athlete who is eligible for competition but who does not compete is termed a “redshirt.” Most often redshirt status is determined between a student‐athlete and coach prior to the beginning of the season.  If you choose to redshirt, you remain eligible for practice with your team.  If you do not compete, you do not use a season of competition.  *See exception for volleyball and soccer above 

HAZING 

All acts of hazing by a University student organization or group and/or any of its members or alumni are prohibited.  It is a violation of California state law, Board of Trustees policy and HNU policy for students to engage in any activity that may be described at hazing.  Hazing can be any action that recklessly endangers the physical or mental health of a person, or that violates the dignity of another person. Hazing is further defined as any activity that is expected of someone to join a group or team that humiliates, degrades, abuses, or endangers them, regardless of intention or willingness to participate.  The University enforcement of hazing will prevail regardless of whether it is conducted on or off the University premises. HNU Athletics is committed to these same policies of the University.  

GAMBLING & SPORTS WAGERING 

Participation in any sports wagering activity, even in the most minor fashion, may jeopardize a student‐athlete’s eligibility and/or athletic career. 

NCAA rules prohibit student‐athletes from participating in any wagering activity that involves any sport sponsored by the NCAA at any level.  Even if HNU does not offer that particular sport, student‐athletes are still prohibited to place any bets associated with that sport.  Any activity that involves putting something at risk for the chance to win something in return is considered sports wagering and an NCAA violation.  Risk + Reward = Violation.  This includes fantasy leagues and tournament brackets that meet the above guidelines.  Don’t Bet On It Website. 

Wagering of any amount of money, or of any prize of any monetary value on any sport in which there is an NCAA championship is a violation and has implications and impacts on a student‐athletes’ eligibility.  This includes betting on a hole of golf, football pools, etc.  All questions are to be directed to the compliance staff.  

Additionally, student‐athletes shall not: 

Participate or provide information to individuals involved in organized gambling activities related to intercollegiate or professional athletics through a bookmaker, parlay card or any other method 

Solicit or accept a bet on any collegiate or professional sport team or athlete, including his/her own 

Solicit or accept a bet on any such competition for any item that has a tangible value (e.g. cash, shirt, dinner) 

If a student‐athlete is approached to be involved or knows of anyone involved in these activities, they are required to report these individuals to the compliance office, athletics director, or faculty athletics representative.   

 

 

 

27

AWARDS 

The Athletics Department may select deserving student‐athletes to receive awards as recognition of athletic participation, academic performance, and outstanding achievement.  

Each sport may have team awards that are based on criteria set for the sport.  These awards are presented at the discretion of the Head Coach and Athletics Department; 

Coaches must obtain approval from the Compliance Administrator for any awards provided to a student‐athlete; 

Awards by outside groups or organizations are not allowed unless approved in advance by the Compliance Administrator; 

Awards have monetary limits that will be monitored by the compliance staff upon requests being submitted by a Head Coach to give an award; 

A student‐athlete may take an award based on their place finish at a meet or event so long as the award is from the meet sponsor or meet host and available to any participant who would win that award.  This is most common in track and field, please check with the Compliance Administrator before accepting any award.

BENEFITS 

EXTRA BENEFIT 

It is an NCAA violation for HNU student‐athletes to receive something that is not generally available 

to the HNU student body. Therefore, do not accept transportation, payment of food or drink, or any 

other benefit from someone who is not an established friend or family member including but not 

limited to the following list: 

A credit card or use of one 

Use of laundry facilities 

Items or activities at free or reduced costs (professional services, tickets, meals, etc.) 

Loan 

Guarantee bond 

Use of an automobile 

Transportation (certain exceptions in this area, check with Compliance Office) 

Signing or cosigning a note 

Cash or equivalent 

Gift certificates 

Country club or sport‐club memberships 

Gifts of clothing, equipment or jewelry 

Unauthorized, excessive in‐room movie rental, telephone use or other excessive or improper 

expenses on road trips 

 28

Use of golf courses for no fee 

These are just examples of non‐permissible benefits and not an exhaustive list.  There are numerous 

things that could be considered an “extra benefit.” The best advice is to ASK BEFORE YOU ACT.  A 

student‐athlete who receives an extra benefit will be declared ineligible and/or be required to pay 

the total cost of the benefit received. A student‐athlete must take care to never accept any meal or 

other benefit that is not similarly available to students who are not participants in intercollegiate 

athletics.   

OCCASIONAL MEALS 

NCAA regulations permit an HNU coach or staff member to provide you (or your team) with an 

occasional meal (and transportation to attend the meal) at any location in the Oakland area (e.g., 

home, campus, restaurant). 

An HNU booster (or representative of athletics interests) may also provide you with a meal on 

infrequent and special occasions, but these meals must take place at the individual’s home, on 

campus or at the facility that is regularly used for home competition.  Boosters may provide 

transportation to the meal only if it takes place at their home.  All boosters who want to provide a 

meal, need to connect with the Compliance Office prior to providing this meal. 

COMPLIMENTARY TICKETS 

As an HNU student‐athlete, you are entitled to four (4) complimentary admissions for each home contest in your sport.  There is generally no away‐from‐home contest complimentary admission available.  These complimentary admissions, which may be provided through a pass list only, may be assigned to your family members, relative and friends. 

All complimentary admission requests need to take place through the official form provided by game management.  

You may not receive payment from any source for your complimentary admissions nor can you exchange your tickets for any item of value.  Doing so is a violation of NCAA legislation. 

APPAREL OR EQUIPMENT WITH INSTITUTIONAL MARKS 

A student‐athlete may use institutional equipment during competition only when representing the institution. 

When available, a student‐athlete may purchase institutional apparel (or uniform) for use during outside competition provided the apparel (or uniform) is no longer use by the institution for competition. 

 

 

 

 

 

 

29

RETENTION OF EQUIPMENT 

A student‐athlete may retain institutional athletics apparel items (not equipment) as an award subsequent to completing all eligibility.  While participating, the student‐athlete is allowed to use institutional equipment during vacation periods when it is consistent with team, athletics or institutional policy.  

OUTSIDE COMPETITION 

A student‐athlete becomes ineligible if, after enrolling at Holy Names, he or she participates as a member of any outside team in any non‐collegiate, amateur competition during the sport season until athletics eligibility is restored by the NCAA Division II Committee on Student‐Athlete Reinstatement.  This includes tournament play, exhibition games or other activities in the sport. 

With prior permission, student‐athletes may participate in outside competition, during the academic year in their sport as long as the student‐athlete represents only himself or herself in the competition and does not engage in competition as a member of, or receive expenses from, and outside team. 

PROMOTIONS & FUNDRAISING 

NCAA rules prohibit student‐athletes from allowing their name or picture to be used to advertise, promote or endorse a commercial product/service.  To do so jeopardizes the student‐athlete’s eligibility.  The NCAA has limited exceptions to this rule.  Confer with the Compliance Office and complete the appropriate forms before participating in any promotion or fundraising effort. 

DRUG POLICY 

Prior to the first practice, student‐athletes must sign the NCAA drug testing consent stating that they agree to the possibility of drug testing at any point during an athletic career at HNU.  In preseason meetings, SAs receive information on the classes of banned drugs and the consequences of testing positive.  The sports medicine staff maintains a log and has a subscription to a service, Resource Exchange Center, which can be of assistance when trying to determine whether a common over‐the counter or prescriptions medicine (for example, for colds, flu, sinus, cramps) or supplement contains a banned substance (password ncaa2).  Ignorance is not an excuse.  In addition, the penalty for missing a scheduled drug test is the same as the penalty for testing positive for use of a banned drug.  

Before consuming any nutritional/dietary supplement product, review the product and its label with an athletic trainer.  Dietary supplements are not well regulated and may cause a positive drug test result.  Any product containing a dietary supplement ingredient is taken at your own risk.   

The NCAA randomly selects institutions and student‐athletes for drug testing throughout the year, including summer.  All student‐athletes are subject to drug testing before, during or after their competitive seasons.  Student‐athletes who test positive for performance enhancing drugs are subject to at least a one‐year suspension and loss of season of eligibility.  Student‐athletes who test positive for street drugs are subjected to at least 180 day suspension and potential loss of a season of eligibility.  

 

 30

NCAA DRUG SCREENING 

By signing the NCAA form, a HNU student‐athlete agrees to allow the NCAA to test in relation to participation in any NCAA championship or postseason football game certified by the NCAA for banned drugs.  Additionally, an NCAA Division II student‐athlete agrees to be tested on a year‐round basis. 

A student‐athlete who tests positive for performance enhancing drugs shall be withheld from competition in all sports a minimum of 365 days from the drug test collection date and shall lose a year of eligibility.  Student‐athletes who test positive for street drugs shall be withheld from competition in all sports for a minimum of 180 days from the drug test collection date and will potentially lose a year of eligibility.  If a student‐athlete fails to appear for drug testing the student will automatically fail and will be withheld from competition in all sports for a minimum of 365 days from the drug test collection date and shall lose a year of eligibility.   

In signing the NCAA Drug Testing Consent, a Holy Names student‐athlete agrees: 

To be tested by the NCAA in accordance with NCAA drug‐testing policy, which provides among other things that: 

o To be notified of selection to be tested; 

o To appear for NCAA testing or be sanctioned for a positive drug test; and 

o The personal urine sample collection will be observed by a person of my same gender; 

To accept the consequences of a positive drug test; 

To allow personal drug‐test sample to be used by the NCAA drug‐testing laboratories for research purposes to improve drug‐testing detection; and 

To allow disclosure of personal drug‐testing results only for purposes related to eligibility for participation in NCAA competition. 

HNU ATHLETICS SUBSTANCE SCREENING PROGRAM 

It should be noted that in addition to the NCAA Drug Testing program, HNU Athletics also has a drug testing program which is implemented every year. 

 

This program has three major components: Education, Screening Procedures, and Corrective Action. Each of these three components will be further outlined below. 

 Education 

The Director of Athletics, Associate Athletic Director for Compliance, athletic training staff, and/or 

head coaches will explain the HNU Athletic Substance Screening Program to student‐athletes at 

HNU. Yearly, the athletics department will hold a pre‐participation meeting explaining the 

substance screening and abuse policy.  The student athletes will be provided with the policy and on 

line resources for checking banned substances. 

Throughout the year coaches, compliance and athletic medicine will assist in cases or questions from student athletes. 

 

 

 

31

 Each Student‐Athlete will be required to sign and return the HNU Athletic Substance Screening Consent Form and Student‐Athlete Authorization to Release of Information Form prior to their participation in practice or competition. If a Student‐Athlete is under the age of eighteen years old, the forms must also be signed by the parent(s) or guardian(s). Failure of a student‐athlete to return these forms will result in the student‐athlete being ineligible to practice or compete. 

 Screening Procedures Holy Names University will conduct substance screening throughout the academic year. The basis for the screening process is informed consent (based on the forms submitted to HNU) and 3rd party testing. Multiple on‐campus screenings will occur throughout the year. Subsequent tests may be conducted at the discretion of the Athletic Director. 

 Selection of participants will be determined by random sampling and upon individualized reasonable suspicion. 

 Random Sampling: A random sample of student‐athletes from current team rosters will be selected. Student‐athletes may be tested multiple times due to the random nature of the selection process. 

 Individualized Reasonable Suspicion: Circumstances for selection upon reasonable suspicion may include (but are not limited to): 

  Observed changes in performance or behavior (physical and/or emotional), for example 

missing class. Observations may come from the Athletic Director, Athletic Trainers, Team Physician, Head Coaches, Assistant Coaches, Dean for Student Development and Engagement, and/or the Faculty. 

Arrest on charges related to use and/or possession of banned substances.  Suspected manipulation of specimens (example: dilution of sample).  Proven history of positive results.  Presence or possession by a Student‐Athlete of illegal or controlled drugs or drug related 

paraphernalia.  When a designated administrator, coach, or support staff has suspicion through the sense 

of smell, sight and/or sound.  If a student‐athlete fails to report to the testing site, fails to produce a specimen at time of testing, and/or manipulates the integrity of the specimen and/or collection process, it will be considered a positive test. The Student‐Athlete will be subject to the appropriate sanctions.  Corrective Action  

First Positive Test ‐ In the case of a first positive test the following sanctions will occur: o A minimum of one‐week suspension from participation in practice, competition 

and travel. 

 32

o The Student‐Athlete must attend a conduct meeting with the Dean for Student Development and Engagement to determine whether further action is required.  

o The Student‐Athlete may be able to begin participation again at the conclusion of seven days (since the Student‐Athlete’s notification of positive test) depending on the recommendation of the assessment team and written evidence received by the Director of Athletics. 

o In some cases, the student‐athlete must also be cleared for participation by the team physician and Head Athletic Trainer. 

o The student‐athlete will automatically be enrolled in the substance screening process for the remainder of the school year. 

Second Positive Test ‐ In the case of a second positive test the following sanctions will occur: 

o Suspension from participation in practice, competition, and travel for the rest of the current season. 

o The Student‐Athlete may be terminated from any future participation in HNU Athletics. Athletic status, including scholarship eligibility, will be jeopardized. 

o The Student‐Athlete must attend a conduct meeting with the Dean for Student Development and Engagement to determine whether further action is required.  

 Any offense may be grounds for revoking of athletic scholarship. The Director of Athletics must make recommendation on scholarship removal, with input from the Head Coach, to the Director of Financial Aid.  

 Note: The decisions for both first and second violations will be decided by the Director of Athletics, Head Coach, and Dean for Student Development and Engagement.  Any costs in addition to the scheduled substance screenings will not be covered by HNU.  The same corrective actions will occur for a student‐athlete who is caught outside of the HNU Athletic Substance Screening Program in conjunction with the University conduct process.  Appeal Process The Student‐Athlete’s decision to appeal must be made in writing to the Appeals Committee within three business days of the confirmation of a positive test. The Compliance Office will provide contact information for the appeals committee.  Appeals must be made on the basis of one of the following three reasons:  

1. You have additional information that may change the outcome of the case. 2. You feel the sanction is too severe for the violation. 3. You believe due process was not afforded to you. 

 If you choose to appeal you will be entitled to an appeal hearing.  If the decision is overturned the Compliance Office will make you aware of the new decision. If the decision is upheld the above sanctions will apply.   

 

 

 

33

HNU/NCAA TOBACCO POLICY 

The NCAA and HNU strictly prohibit the use of tobacco products by all game personnel (e.g. student‐athletes, coaches, athletic trainers, managers and game officials) for all sport practices and competitions. Any student‐athlete who uses tobacco products during a practice or competition shall be disqualified for the remainder of that practice or competition. The Director of Athletics will meet with individuals who violate this policy as violations and/or further disciplinary actions that need to take place.  

SEXUAL HARASSMENT 

The University administration, faculty, staff, student employees, and volunteers are responsible for assuring that the University maintains an environment for work and study free from sexual harassment.  Sexual harassment is unlawful and impedes the realization of the University’s mission.  Sexual harassment violates the dignity of individuals and will not be tolerated.  The University community seeks to eliminate sexual harassment through education and by encouraging faculty, staff, and student employees to report concerns or complaints.  Prompt corrective measures will be taken to stop sexual harassment whenever it occurs.  

Sexual harassment includes unwelcome sexual advances, requests for sexual favors, and other physical or verbal conduct of a sexual nature when it meets any of the following: 

Submission to such conduct is made either explicitly or implicitly a term or condition of an individual’s employment or academic status. 

Submission to or rejection of such conduct by an individual is used as the basis for employment or academic decisions affecting such individual. 

Such conduct has the purpose or effect of unreasonably interfering with an individual’s work on academic performance or creating an intimidating, hostile, or offensive environment for women, learning, or living on campus.  Sexual harassment can occur between any individuals associated with the University, e.g., an employee and a supervisor; coworkers; faculty members; a faculty, staff member, or student and a customer, vendor, or contractor; students; or a student and a faculty member.   

If you are a victim of harassment or know of an incident, please contact one of the following ASAP: 

A coach or athletic administrator 

Vice President for Student Affairs 

Director of Human Resources 

 

 

 

 

 

 

 34

STUDENT‐ATHLETE WELL‐BEING 

RESROURCES 

SAFETY & SECURITY 

ABOUT CAMPUS SAFETY 

The Office of Campus Safety (Triumph Protection) is a private security organization which patrols campus buildings and grounds.  Campus Safety handles a variety of issues on campus such as crime reports, vehicle accidents, lost and found, first aid, counseling, emergency preparation, city resources, emergency training, on‐or off‐campus incidents, animal control, special events, parking, permits, tickets, and appeals.  

For more information regarding services offered by the Office of Campus Safety please visit the website at http://www.hnu.edu/student‐life/health‐safety/campus‐safety 

SAFETY & SECURITY 

All vehicles must be registered to park on campus.  Please go to this link to get more information on parking permits: HNU Parking Information 

COUNSELING & PSYCHOLOGICAL SERVICES 

Students come to Counseling & Psychological Services (CAPS) for a variety of reasons.  Some are looking for help in coping with the pressures associated with a challenging academic environment or adjustment to college life.  Services are available to currently enrolled graduate and undergraduate students.   

All counseling is confidential. No information is released to anyone without written consent, unless someone is at grave risk of hurting her/himself or someone else. If you feel uncertain about whether counseling is for you, please feel free to make an appointment for an introductory meeting to discuss your concerns. There is no obligation to continue. 

To learn more, schedule and appointment or contact CAPS, please go here: http://www.hnu.edu/student‐life/health‐safety/counseling 

In emergency situations, first call 911 then contact the Office of Campus Safety. 

SPORTS MEDICINE 

The HNU Athletic Training Room hours vary.  Correct hours are posted outside the entrance door.   

PRE‐PARTICIPATION, MEDICAL EXAM AND OTHER ATHELTIC MEDICAL FORMS 

All student‐athletes must have the following forms (Medical History, Physical Examination, Assumption of Risk‐Agree to Hold Harmless, Insurance Information and Notice of Privacy Practices) submitted to the Athletic Training Room prior to any participation. Student‐athletes are required to have a physical each year before returning to campus.  Student‐athletes may not participate in either practice or games until all forms are properly completed and signed by the student‐athlete. These 

 

 

 

35

forms can be viewed and downloaded at the HNU Hawks Sports Medicine web page (http://www.hnuhawks.com/information/sports_medicine).  

Once rosters have been finalized, the Head Athletic Trainer will provide the coach of each team with a folder containing a copy of each member of that team’s Insurance Information Form. This folder should travel with and be kept available at all practices and games (both home & away). A copy of this form should accompany any athlete to a medical facility should they need to be transported in the event of an emergency. The form also contains the student‐athletes parents’ contact information. 

HEALTH  INSURANCE 

All student‐athletes are required to be covered by personal or family health and accident insurance.  All student‐athletes must make sure the Head Athletic Trainer has the most up to date information of their personal insurance policies in case of injury.  Our team Orthopedist will see any injured student‐athlete that has the appropriate insurance.  If the student‐athlete lives outside of the Bay Area and has a policy that restricts which doctor or hospital they can visit (HMO, PPO, Kaiser, etc), it is recommended that the student‐athlete find a local doctor that their insurance policy covers.  HNU Athletics maintains a limited “in‐excess” insurance policy to cover student‐athletes for injuries suffered as a result of officially sanctioned activities (practice and games). This means that injuries not related to athletics (car accidents, intramurals/recreational play, illnesses, etc.) are not covered. This policy is secondary to the student‐athletes’ other personal insurance policies. 

INJURY POLICY 

The Athletic Medicine Department is led by our Head Athletic Trainer.  The Athletic Training Room is located in Tobin Hall, on the second floor, between the visiting team locker rooms and is equipped with state‐of‐the‐art modalities.  Student–athletes should report all injuries to their Head Coach and see the athletic trainer ASAP.  If the student‐athlete needs treatment they should see the athletic trainer at least 60‐90 minutes before practice/games so they are prepared and on time for training/competition. The athletic trainer will advise the coach of the injury status and prescribe a treatment pattern, which they will be expected to follow.  While receiving treatment, they are required to attend practice on a daily basis even if they are restricted from activity.  For away games student‐athletes should check with the coach to determine whether an athletic trainer will be traveling with the team.  When this applies, the traveling Holy Names athletic trainer will provide treatment while on the road.  If a Holy Names athletic trainer will not be traveling with the team, the staff will be sure to provide documentation to the hosting institution(s) stating what treatment the student‐athlete is receiving, and what protocols should be followed, so treatment is received. 

PRESEASON PREPERATION 

The student‐athlete should be protected from premature exposure to the full rigors of sports. Preseason conditioning should provide the student‐athlete with optimal readiness by the first practice. 

 

 

 36

MEDICAL RECORDS 

Student‐athletes have a responsibility to truthfully and fully disclose their medical history and to report any changes in their health to the team’s athletic trainer. Medical records should be maintained during the student‐athletes collegiate career and should include: 

A record of injuries, illnesses, new medications or allergies, pregnancies and operations, whether sustained during the competitive season or the off‐season; 

Referrals and feedback from consultation, treatment or rehabilitation; 

Subsequent care and clearances; 

A comprehensive entry‐year health‐status questionnaire and an updated health‐status questionnaire each year thereafter;  

Immunizations. It is recommended that student‐athletes be immunized for the following: 

Measles, mumps, rubella (MMR); 

Hepatitis B; 

Diphtheria, tetanus (and boosters when appropriate); and 

Meningitis. 

Written permission, signed annually by the student‐athlete, which authorizes the release of medical information to others.  Such permission should specify all persons to whom the student‐athlete authorizes the information to be released. The consent form also should specify which information may be released and to whom. Note: Records maintained in the athletic training facility are medical records, and therefore subject to state and federal laws with regard to confidentiality and content. HIPPA laws apply and athletes should sign a “Notice of Privacy Practices” to understand these rights. 

Medical records and the information they contain should be created, maintained and released in accordance with clear written guidelines.  All personnel who have access to a student‐athlete’s medical records should be familiar with such guidelines and informed of their role in maintaining the student‐athletes right to privacy. HNU considers state statutes for medical records retention (e.g., 7 years, 10 years); institutional policy (e.g., insurance long term retention policy); and professional liability statute of limitations. 

FOLLOW‐UP EXAMINATIONS 

Those who have a pre‐existing injury or illness or who have sustained a significant injury or illness during the sport season must be given a follow‐up examination to re‐establish medical clearance before resuming participation in a particular sport. This policy also should apply to pregnant student‐athletes after delivery or pregnancy termination. This medical referral form must be filled out & signed by the treating physician & must state in writing when the student‐athlete may resume athletic activity, and any limitations to athletic participation, if they exist. This will also be required for any student‐athlete who has been removed from activity due to an injury/illness which required a physician’s care.  Clearance for individuals to return to activity is solely the responsibility of that physician or that physician’s designated representative. 

 

 

 

 

37

ATHLETIC EVENTS 

TICKETING 

Most athletic events require paid admission.  Current HNU faculty, staff, students and alumni may be admitted or granted a ticket upon presentation of valid HNU identification.  Ticket pricing and the availability of complimentary tickets may differ during conference or national competition and the actual prices and policy will be well publicized. 

GAME ENVIRONMENT 

Holy Names endorses the NCAA initiatives and uses suggested game announcements and other 

concepts to promote a positive game environment. 

The National Collegiate Athletic Association (NCAA) Division II strategic program is designed to instill 

an understanding of character values in sport and provide practical tools for student‐athletes, 

coaches, and athletic administrators to use in modeling exemplary character traits. 

High‐level, passionate athletic competition for local communities and region in an intimate, 

family‐friendly environment 

Opportunities to interact face‐to‐face with student‐athletes in different venues 

Positive impact in local communities and region through Division II national program 

Show support for educational mission of student‐athletes and development of youth 

CIVILITY & SPORTSMANSHIP 

As representatives of Holy Names University, student‐athletes, coaches, administrators, athletic trainers and fans should strive to represent the very best spirit and tradition of intercollegiate athletics.  Remember that you not only represent yourself, but your teammates, fellow coaches, the entire athletic department, the University and all of the student‐athletes and coaches who have competed at HNU. 

Student‐athletes shall exemplify good sportsmanship on and off the field of play, during pre and post‐game comments to the media, and when traveling and participating at other institutions.  Profanity, derogatory comments or other intimidating actions directed at officials, student‐athletes, coaches, or opposing team representatives will not be tolerated and are grounds for discipline and/or removal from the site of competition. 

CROWD CONTROL 

A game administrator attend all sporting events; acting as a liaison for SIDs, coaches and fans.  They are the go‐between for any situation that occurs outside the playing area/field. 

 

 

 38

MUSIC & NOISE POLICY 

MUSIC 

Among the many roles it serves the university, Holy Names’ intercollegiate athletics program is a public gateway by which the university presents itself to the community at large.  Many off‐campus fans, whether they are alumni, parents, prospective students, members of opposing schools, or just sport‐interested fans, form or reformulate some or all of their opinions and impressions of Seattle Pacific based on representations presented at Hawks sporting events.  

Music and athletic events have become intertwined in our culture over the past two decades.  Beginning as early as high school sports and continuing through to the professional level, some form of music is played at athletic venues.  Thus in following the culture at large, music has become a part of Holy Names Athletics.  At the very least, music can create a festive atmosphere for attending fans, while in some emotional context develop a heightened focus for the participating athlete. 

HNU athletic staff, including coaches, must be attentive to the music that is being played at Hawk athletic venues. Our game management staff handle all music played at these events to ensure it is appropriate for all audiences.   

TRAVEL POLICY 

All student‐athletes must travel to and from all off‐campus practices and contests with the official travel roster.  Any other agreement needs to be approved by the Head Coach and athletic administration and appropriate forms must be on file in the Compliance Office. Players must arrive at the meeting place at the agreed time. Vans may wait a maximum of fifteen minutes for a student‐athlete who is late. Student‐athletes missing the van will not be able to play even if they drive to the game.   

Student‐athletes are expected to represent Holy Names University and HNU Athletics in a first class manner in all situations.  The Head Coach of each team decides the dress code for travel, which must be followed at all times while on the trip.   If there is no dress code in place, please dress appropriately as a representative of Holy Names 

SPORTS INFORMATION 

SPORTS INFORMATION OVERVIEW 

During a student‐athlete’s time at Holy Names, they may be asked by members of the Sports Information staff or coaches for interviews, comments, photo sessions, or other forms of contact with the media.  These sessions are set up primarily through the Sports Information Office, and interviews are scheduled at convenient times for athletes. 

Members of the Sports Information Office coordinate interactions between student‐athletes, coaches and staff with members of the media.  They produce all game programs, press releases and content for HNU’s intercollegiate athletics program, in addition to compiling statistics, maintaining records and updating the university’s official athletics website.  They direct media activity at all intercollegiate athletic events.  Live video for various home athletics events is also streamed on the internet, and the 

 

 

 

39

Sports Information office works closely with Stretch Internet to provide quality video coverage of these events.   

Upon arriving at Holy Names, student‐athletes complete a questionnaire detailing their previous athletics‐related accomplishments so that all vital information is on file.  The Sports Information Office does not release personal contact information, and providing your personal number to reporters for follow‐up calls after interviews is discouraged.  

Coaches, staff, and student‐athletes have a responsibility to Holy Names to be cooperative with the media.  The public’s perception of the university, its overall athletics program, and individual teams are shaped by media coverage, and every effort should be made to formulate a positive impression that reflects the mission and values of the university.  Each sport receives varying levels of attention from the media, although some sports receive more coverage than other.  Be appreciative of any coverage or attention the media provides. 

The Sports Information Office also engages fans in posting items to the athletic department’s social media accounts on Facebook, Twitter, Instagram, Snapchat and YouTube. 

Individual teams may create their own sport‐specific social media accounts, which should be overseen by the team’s coaching staff.  Any sport which chooses to create and manage its own social media accounts should also provide the Sports Information staff administrator access in an oversight role. 

All athletes should plan to be available by appointment or on‐site at the close of any contest.  Questions about how to conduct interviews or deal with problems in handling media requests can be answered by a member of the Sports Information staff.