16/11/2021

1

CURTIN CAREERS, STUDENT SUCCESS

Dr Kathleen Franklyn (PhD)Career Development Consultant - Health Sciences & HDR students

Resumes / Curriculum Vitaes and Cover Letters2021

I acknowledge the Whadjuk Nyoongar people 

on whose traditional lands I work and live. 

I acknowledge elders both past and present, and 

pay my respects to all Indigenous peoples who 

walk this land. 

Acknowledgement of Country 

16/11/2021

2

Designing your career is a process, not something that will happen two weeks after submitting

your thesis or completing your higher degree …

so it is important you start thinking about this earlier, and developing your job search strategy.

Getting the most out of today: 

Setting the scene Polls

First Poll:

1. Are you early PhD 

2. Mid PhD 

3. About to finish PhD

Second Poll:

1. I have a current CV/Resume

2. I have a current CV/Resume – but want to improve it

3. I don’t know what I don’t know

Please interact and be mindful of others

Raise hand to speak

Ask Questions in chat

And I’ll do my best to monitor both…. 

16/11/2021

3

Academic Professional / Industry

Local/Global

What industry 

Transferable skills

Gain Industry insights

Research/Teaching/Both

Local/Global

Same / New Field

Transferable skills

Today –Strategic creation of CV and/or Resume(& cover letter insights)

Your Job Search Is Like a Marketing PlanGraphic from: https://www.targetmarketingmag.com/post/6‐ways‐job‐search‐like‐marketing‐plan/all/ (beviepro.com)

7

Career Options ‐What is your Marketing Plan for YOU? 

Job Search & 

Networking

Interview& 

Selection Criteria

CV / Resume & 

Cover LetterPersonal Branding ‐Stand out from the Crowd

LinkedInResearch Gate

Blog/Twitter

Career Options

PhD

16/11/2021

4

Your Job Search Is Like a Marketing PlanGraphic from: https://www.targetmarketingmag.com/post/6‐ways‐job‐search‐like‐marketing‐plan/all/ (beviepro.com)

8

Career Options ‐What is your Marketing Plan for YOU? 

CV / Resume & 

Cover Letter

Career Options

PhD

Career Development Questions to Consider:

• Do you have a clear career direction in mind?

• Is your career goal realistic? How do you know this?

• Are you well connected in your field?

• How do you rate your chances of securing a job, or a promotion (if applicable)?

• Do you have a well prepared resume that sells you to your full potential?

• How confident do you feel in a job interview?

• Do you know how to present your research to a non‐academic audience?

• If you’re changing career direction, how do you feel about this? Are you confident about how to make a smooth transition towards your new goal?

• Do you have a well‐developed digital footprint e.g. LinkedIn profile, ResearchGate, Academia.edu etc?

If you’re unsure about any of these questions, Curtin Careers, Employment & Leadership may be able to assist 

you, through a variety of methods…….....including these workshops     

16/11/2021

5

Today – consider the following: 

Resume workbook:

Cover Letter workbook:

NB: Selection Criteria & Interviews (this week): Thursday 28th May 2020

Resume & Cover letter writing techniques

Academic CV – points of difference

Chronological or Functional Resume

‐ competency based format may be better for 

industry roles

Australia vs Overseas For an Australian audience (if looking for work elsewhere, research local resume writing protocols applicable to the 

country in question e.g. ‘Going Global’ Country Career Guides via https://unihub.curtin.edu.au/ search ‘resources’; and seek 

advice from mentors/professional associations)

Signpost to further resources / help

Advice is applicable for job search purposes (Career Centre, Building 102)

Your Job Search Is Like a Marketing Plan

Graphic from: https://www.targetmarketingmag.com/post/6‐ways‐job‐search‐like‐marketing‐plan/all/ (beviepro.com)12

Cover Letter –Your “sales pitch” for you (how you match).

Resume –Your “DL flier/glossy brochure” – evidence to support your application

Today – Resumes and Cover letters

16/11/2021

6

REMINDER ‐What employers look for: An equation for your success

Qualification(s)

+

Employability Skills (communication, leadership, problem solving, collaboration & teamwork etc)

+ 

Career Management Skills (career direction, resume writing, interview skills etc) 

+ 

Industry Experience (fieldwork, placements, labs, work experience, employment)

+ 

Enterprise and Technology Skills & Commercial Awareness 

+

Belief in yourself, ability to articulate all this + BAGS OF PASSION

Personal Branding – Job Applications

COVER LETTER RESUME SELECTIONCRITERIA

16/11/2021

7

(Not discussing today)

COVER LETTER: Your Job Ad for you… 

• Formal introduction to your application

• Express interest in a career opportunity

• Highlights your relevant skills and abilities that would suit the employers’ needs and the position’s requirements

• Captures the employer interest & convinces the employer to read your resume/give you an interview!

RESUME:  Your Marketing Brochure

• Support document to provide background, context and abbreviated examples of your employability 

SELECTION CRITERIA:  Your Mini‐Interview (on paper)

• Specific detailed examples to support your employability (pre‐interview detail …. STAR/SAO formats) 

INTERVIEW

Open Door

Purpose of Application Documents ….

Tomorrow

16/11/2021

8

Cover LettersResources:

UnihubResources  Resource Library CoverLetter Workbook

Challenge Modules: challenge.curtin.edu.au  Getting a Job

COVER LETTER: Your Job Ad for you… 

• Formal introduction to your application

• Express interest in a career opportunity

• Highlights your relevant skills and abilities that would suit the employers’ needs and the position’s requirements

• Captures the employer interest & convinces the employer to read your resume/give you an interview!

WHEN & HOW TO WRITE A COVER LETTER

• 4 key points…. (see graphic)

• How long should a cover letter be?Depends! (Follow instructions!!!)

Aim for 1 page 

• Is ‘To whom it may concern’ an acceptable way to address a cover letter?

Dear Sir/Madam ― use “Yours faithfully”

Dear Mr Smith ― use “Yours sincerely”

ARTICLE “When (and When Not) to Include a Cover Letter” BY ALISON DOYLE (2019)https://www.thebalancecareers.com/should‐you‐include‐a‐cover‐letter‐if‐it‐s‐not‐required‐2060291

16/11/2021

9

Cover letters HUDSON ‐ Sections of a cover letter“A good cover letter is your key to an interview”

4 recommendations1. Start strong.2. Do your research3. Choose your best bits4. List your other skills5. Finish with a “call to action”

CURTIN ‐ Sections of a cover letter• Contact details: yours and theirs• Opening: salutation, RE: role, intro/positioning statement • Paragraph 1: Purpose of your letter • Paragraph 2: Why you want this job• Paragraph 3: Sell your specialist skills that are relevant to the job• Paragraph 4” Sell your general skills that are relevant to the job• Paragraph 5: Closing• Close Unihub Resource Library  Cover Letter 

https://au.hudson.com/career‐advice/how‐to‐write‐a‐cover‐letterhttps://au.hudson.com/job‐seekers/career‐advice/cover‐letter‐templates

How to Write a Cover Letter in 5 Easy StepsWrite a Winning Cover Letter and Stand out From the Crowd 

BY ALISON DOYLE Updated January 04, 2019

1. Analyse the job listing• Identify skills and experience that you best match 

and address these. • Aim to meet a minimum of half the company’s 

requirements (in the 1 page cover letter)

2. Personalise if possible• Look for a specific employee name• Use Facebook, LinkedIn, Twitter, and even 

Instagram

3. Create a Table or Paragraphs• Use this to highlight/match your qualifications and 

skills to their needs

4. Format your Cover letter• Intro paragraph/s• Table (+/‐ borders)• Closing paragraph

5. Finish with a follow‐up/close• Assume follow‐up contact

https://www.thebalancecareers.com/write‐a‐cover‐letter‐in‐5‐easy‐steps‐2060709

Your requirements My Skills and Qualifications

16/11/2021

10

Cover letter structure(Refer to cover letter template):

Your name

240 Kent Street

Bentley, WA 6102

10th March 2018

Addressee’s Name

Their title

Company Name

Company address

Suburb, State and Postcode

Dear Ms Evans

Re: Application for Trainee Research Executive (Ref 4871)

Cover letter – main bodySource: The Higher Education Academy, UK https://www.heacademy.ac.uk/

Paragraph 1: (intro and context)

I wish to express my interest in the Trainee Research Executive position advertised on your website.  I became aware of Vintage as a result of the National Student Survey which creates a high profile campaign at my university each year and have since become interested in the career opportunities a global market research agency can offer.

Paragraph 2: (relevance and match)

The study of Psychology has led me to develop a strong interest in statistics and the analytical process which can be readily applied in a career within Market Research.  Units such as Statistics and Quantitative and Qualitative Research Methods have provided me with a solid grounding in data collation and strengthened my numerical skills. I am also skilled in the use of SPSS for data manipulation and analysis.  Units exploring cognitive, biological, social and developmental Psychology have taken a multidisciplinary approach and emphasised group projects, presentations and small group discussions which have enhanced my communication, team work and planning skills.  The opportunity to apply my research skills combined with my interpersonal qualities in a commercial environment that has real impact and influence on today’s society is of primary interest to me.  I am interested in the work of the organisation’s Social Research Institute and in particular the opportunity to contribute to social policy on a wide range of issues from education to the environment.

16/11/2021

11

Cover letter – main bodyParagraph 3: Positioning, evidence, and other supporting information

I would bring a high level of initiative, enthusiasm and a disciplined mind to Vintage; qualities which have been demonstrated in my previous experience with an international market research company and which are outlined in my Resume.  My role consisted of a variety of duties, from assisting in the development of questionnaires to producing tables for members of the executive team.  I was required to assist in numerous screenings and exit polls attended by clients and was also able to demonstrate my skills as a team leader by overseeing groups of coders providing assistance where necessary.  At the end of my placement I was invited to continue for a further two months and, two years on, I now work on a casual basis for the company conducting exit polls for newly released films and attending screenings for up and coming titles.  The opportunity to develop my career in this field and achieve industry recognised qualifications makes a position with Vintage hugely attractive and a good match for the skills I have to offer.

As requested, I have enclosed my Resume outlining my experiences to date and I am available at your convenience to discuss in further detail.

Yours sincerely

Your signature

Your name

Academic example:

Dear Dr McNulty

Casual Lecturer Position

Further to our conversation yesterday, I am writing to you to express my interest in being placed on your list of casual lecturers available to teach in the Discipline of Economics. Having recently obtained my PhD focusing on International Trade between Malaysia and Australia, I feel I would be in a strong position to teach students at the University of Sydney. A brief synopsis of my research is in the appendix of this application.

I achieved an honours degree (2:1) at the University of Melbourne in 2011 and in my final year tutored first year economics students on a regular basis.  Additionally, I have had 18 months experience as a business research analyst with Westpac Bank in Melbourne before coming to Sydney to commence my PhD, which has given me great insight into xxxx which is a key feature of your highly ranked Bachelor of Economics course.

16/11/2021

12

My key strengths are in my ability to communicate the interface between business and economics, especially in the areas of strategic management and decision making to students.  Additionally I have strong skills in detailed analysis, problem solving and meeting deadlines as shown by my promotion within Westpac in the first 6 months.

As discussed I have been tutoring at the University of Sydney for over a year whilst in the final stages of my research and believe that I can bring a skills set to a lecturing role which will complement the overall research, teaching and learning directions within the faculty and university overall.  As stated in the University of Sydney  Strategic Plan lecturers should be developing and applying the best pedagogical practice at all levels, and our students’ educational experience must be of a consistently high quality. My application seeks to demonstrate that I can contribute to an economics student’s educational experience in a very positive and constructive manner.

Thank you for consideration of my application.

Yours sincerely

James LuJames Lu

Resumes / CVsResume Workbook:

UnihubResources  Resource Library Resume Workbook

UnihubVmock (for industry resumes)

Challenge Modules: challenge.curtin.edu.au  Getting a Job

Resume Clinic – Wednesday, 2pm – 4pm, Building 101

16/11/2021

13

Resume Obstacles

What queries or concerns do you have with resume writing?

What do you find tricky about resumes?

27

Resume Basics

Resume specifics ‐Academic vs Industry

How long does an employer) spend reading a Resume?

10 seconds!

Who makes the first decision about the resume? 

28

16/11/2021

14

RESUME BASICS – 6 steps to writing an effective resume

1. Clarify what the employer wants – skills, qualities, experience, knowledge

2. Choose a format to best showcase your most relevant experiencesReverse Chronological                                                    Functional/Skills                                    Combined

3. Decide what to include – focus on the employer needs, not yours

4. Prove your skills – identify accomplishments (enterprise/soft and hard skills), not just job descriptions

5. Make your language effective – power writing

6. One last check

Action Word + Task/Duty + Outcome 

Results (Action verb), by …how … Action, resulting in … 

30Functional/Skills: http://employmentguide.com.au/Resume/how‐to‐write‐a‐resume‐functional‐skills‐resume.html

(Reverse) Chronological: http://employmentguide.com.au/Resume/how‐to‐write‐a‐resume‐reverse‐chronological‐resume.html

Combined: http://employmentguide.com.au/Resume/how‐to‐write‐a‐resume‐reverse‐chronological‐functional‐resume.html

Resumes – Format examples

16/11/2021

15

Disclaimer – Content heavy 

• Refer to details later

• Using now to create context/background to discussion.

• Aim – essential areas, how to write, and differences between ‐ academic, research, industry

‐ Keep in mind how the employer reads these  

Why is it important to submit a well presented resume?

16/11/2021

16

Activity – Rate the Resumes (compare and contrast)

Look at layout:

• Is a photograph required?• Suitable font type and size?• Do the headings stand out / draw the readers eye?• Is it in reverse chronological order?• Are dot points used effectively? Too few? Too many?

• Is it evenly formatted throughout e.g. text alignment, line spacing etc?

• White space – too much? Too little?

• Anything else you like / dislike?

Dr Clare Campbell

Adapted from: www.careerfaqs.com.au

16/11/2021

17

Resume Basics ‐ Layout

• Font – sans serif e.g. Arial, Calibri, Tahoma, Verdana, Lucida Sans. 10‐11 main body text; 12‐14 key headings

• Hidden tables – useful to ensure text is aligned (always hide the grid lines though)

• Headings – easy to read – bold/larger font, lines or colour

• Bullet points – useful to keep info concise, easy to over do

• Paragraphs – keep to 3‐4 lines max.

• White space – ensure margins are wide enough, not too cramped

• No photographs (in Australia), no need to write ‘Resume’ at the top

• Consistency throughout is crucial

16/11/2021

18

*** Possible Resume Sections:

Non‐academic jobs

• Contact Details (no address)

• Career Summary (objective optional)

• Skills Summary – relevant role/industry

• Education 

• Employment

• Voluntary Work (optional)

• Professional Development / Training & Certifications

• Professional Associations

• Interests (optional)

• Referees

Academic jobs: (& Research)

• Contact Details (no address)

• Career Summary (objective optional)

• Skills Summary – teaching, research, admin & technical skills

• Education

• Awards / Prizes / Funding / Grants

• Publications

• Conferences / Presentations / Posters

• Employment

• Voluntary Work (optional)

• Professional Development / Training & Certifications

• Professional Associations

• Interests (optional)

• Referees

“Resume Genius”recommendations

What Is a CV?

CV is an abbreviation for curriculum vitæ, which means “course of life” in Latin.

If you’re writing an academic CV, you need to list:

• every publication and dissertation you’ve written or contributed to

• research projects you’ve participated in

• all the conferences you’ve attended

• previous academic positions you’ve held (and non‐academic work experience)

• honors/awards

• academic qualifications, including GPA, major/minor, educational level (Bachelor, PhD) etc.

• grants you’ve received

• professional affiliations you hold (e.g., membership of the IEEE —Institute of Electrical and Electronics Engineers)

What Is a Resume?

A resume (or resumé depending on your preferred spelling) is a one‐ or two‐page summary of your work experience, key skills, and job‐related qualifications.

• In contrast to a CV, a resume can be used more broadly. It’s used to apply for all jobs outside of academia. So the majority of people applying for a job should learn how to write a resume rather than a CV.

• The standard resume length is one page long. Your resume may run up to two pages if you have decades of experience or numerous skills to advertise, but for 98% of candidates, a single page is best.

• Additionally, a standard chronological resume format focuses on your work history (including internships), with less attention paid to academic accomplishments.

Tip

• Resumes also include a skills section, which lists the skills you’ve attained in previous roles. You should include plenty of resume skills to showcase your abilities — but make sure they’re relevant to the job.

• Another key difference from a CV is that a resume education section is much shorter. You only need to state your college, program name, and GPA (if it’s high).

https://resumegenius.com/blog/resume‐help/cv‐vs‐resume

Xx

Website has good academic example (do not use resume example)

Australia: two –four pagesUSA: one – two pages

16/11/2021

19

ACTIVITY – Review Academic/Research Resumes

Prof. Marks

• FYI, my current CV is likely to differ from what would be expected from a recent PhD graduate applying for a postdoc or T&R position; for example, I would expect additional details in places to explain their role in the various components of the CV (e.g., exact role in teaching delivery/curriculum development; collecting data, analysing data, writing contributions to papers). Some of this detail would likely be addressed in the statements against the selection criteria. 

• However, given the large volume of applications received for jobs these days (sometimes 100+), it’s important that applicants synthesise this information in a summary section that will standout to panellists (e.g., biographical sketch, cover letter), as well as provide the details in the relevant section of their CV (in case panellists have the time to check such detail). 

Prof Gucciardi

Prof. Gucciardi

16/11/2021

20

19 PAGES LONG:  Other Sections included• Service and Leadership• Awards, Prizes, and Honours• Research Grants /income• Publications (included table with impact factor)

18 PAGES LONG:  Other Sections included• Service and Leadership• Publications • Conference proceedings

16/11/2021

21

Differences between Academic CV & an Industry Resume 

www.PhDcomics.com

ACTIVITY – Industry Resume

16/11/2021

22

Career Pathways – Context matters – CV/resumeRESOURCE/READING: 10 Career Paths for PhDs    (UK article)https://www.jobs.ac.uk/media/pdf/careers/resources/10‐career‐paths‐for‐phds.pdf

Group 2: AcademiaGroup 1: Industry Group 3: Other

Context Matters

16/11/2021

23

Sarah Student112 Leach Highway

Riverton  WA 6100

Tel: 0400 999 999

Email: S.Student@hotmail.com

LinkedIn: http://au.linkedin.com/in/sarahstudent

• Include other relevant social media profiles e.g. ResearchGate, 

Twitter etc

• Use suitable email address & voicemail message

• Customise your LinkedIn profile address https://help.linkedin.com/app/answers/detail/a_id/87/ft/eng

Resume Basics – Your Contact Details

47

Career Summary (optional/arguably essential)

• Brief statement to advise potential employer the type of position you are looking for to further your career

• Your fit to the organisation / role

• Focus on what you can offer the employer

• Be specific and to the point

• Incorporate context through objective/minimise objections (especially if career change focus)

Example:

A recent University of Auckland PhD graduate with five years’ research experience in environmental waste analysis and two years’ experience in industrial consulting. Add in some soft/hard skill statements that position you for role/type of role/area moving forward. Currently seeking a position in the environmental waste consultancy area.

16/11/2021

24

Research / Teaching Summary

Research Summary Example:

My research specialisation is in the field of minimising the contaminants produced in the rubber production process and in the development of new techniques for eliminating rubber waste by‐products to reduce environmental damage. Also interested in toxicology of environmental airborne waste products and development of afterburning technology to minimise air pollution. 

Teaching Summary Example:

In addition to Course Director and Programme Director duties, I teach on several of the modules comprising the XXXX programme. My teaching subject areas include: project management, risk and value management, supply chain management, organisational structures, project and programme strategies, procurement and contractual claims. I am supervising PhD research in the areas of the effectiveness of network broker positions in design, contractual claims and the effects of document completeness and the use of PFI procurement in China. Currently delivering a training programme to Land Securities project management staff. 

Education – version 1

• Reverse chronological order

• Dates, title of qualification, educational institution and location

• State major(s) and any substantial projects completed

Example:

2014‐present PhD

Department of Environmental Science, University of Auckland 

Doctoral Thesis: Investigation and development of new technique for the containment of industrial waste in the rubber industry in New Zealand

2011‐2013 Master of Science

Department of Environmental Science, University of Auckland

Masters Thesis: Investigated the effects of industrial pollutants on oyster farming in the Mahurangi Estuary

2008‐2011 Bachelor of Science with major in Chemistry, University of Otago

16/11/2021

25

Education – version 2

• Reverse chronological order

• Dates, title of qualification, educational institution and location

• State major(s) and any substantial projects completed

Example:

PhD, University of Auckland 2014‐present

Department of Environmental Science

Doctoral Thesis: Investigation and development of new technique for the containment of industrial waste in the rubber industry in New Zealand

Master of Science, University of Auckland 2011‐2013

Department of Environmental Science, Masters Thesis: Investigated the effects of industrial pollutants on oyster farming in the Mahurangi Estuary

Bachelor of Science (Chemistry), University of Otago 2008‐2011

Discussion

Do you have a skills summary in your resume?

Why? What purpose does it serve?

16/11/2021

26

Skills Summary

• Opportunity to highlight to your potential employer the relevant skills you have developed

• Use evidence of specific skill sets and knowledge developed through study, work placements, employment and relevant interests

Example:

• Databases: SPSS, H1X models, enviroaccess, wasteCOM

• Techniques: advanced spectrometer, particle separator, Manning‐Taylor particulate hydroliser

• Excellent oral communication skills developed as a result of tutoring first year Environmental Science students at university and presenting research in front of peers and academic staff.

• Knowledge of Occupational Health and Safety principles relevant to laboratory environments developed through studies and experience at Pathwest.

Employment• Reverse chronological order (current position first ‐ usually)

• List the position title, company name and location

• Indicate the mode of employment if not full time

• List three to five responsibilities and achievements in dot points

Example:

Sales Assistant Vodafone, Perth WA Jan 2015 – Dec 2017

• Provision of effective customer service by taking the time to identify the customers technology needs. This enabled me to find suitable solutions and build rapport with customers which resulted in high sales. 

• Customised my communication style depending on the customer’s level of technical expertise.

• Demonstrated initiative by assisting the Manager with computer system maintenance and software upgrades to ensure optimum performance for all users.

Achievement: 

• Consistently exceeded monthly sales targets by between 15 – 20%

54

16/11/2021

27

How to present my skills ‐Writing with Power Technique 

Skills 

Instead of:

• Customer Service skills

• Communication skills

How about:

Customer service: Provided effective customer service at Footlocker by taking time to identify the customer’s needs and being sincere. This resulted in building good rapport with customers and, in return, high level sales.

Employment

Instead of:

Assistant, Foot Locker,   Perth,  2009‐2013

• Customer service skills

• Cash handling

How about:

Assistant, Foot Locker,   Perth,  2009‐2013

• Created successful sales relationships with customers through effective listening and interpersonal skills.

Action Word + Task/Duty + Result/Outcome = Writing with power

Writing with power – social work examples

• Delivery of innovative outreach primary health care services through a non‐judgemental approach, to engage community members who may not access mainstream general practice

• Developed and maintained strategic alliances with relevant stakeholders to streamline client access to specialised support services

• Highly developed report writing skills that adhere to organisational standards and outline key program achievements and benefits 

• Demonstrated ability to conduct individual assessments, including managing co‐morbidities in alcohol, drug and mental health issues and referral services

Action verbTask/

dutiesResults/ 

Achievements

Power writing

16/11/2021

28

Projects (if relevant)• Project work at university / placements can be really valuable experience to include on a resume

Example:Final year Geomatics project:

• Implemented a GIS to study the impacts of human activities on the Great Barrier Reef

• Project involved combination of Remote Sensing and GIS technologies, and provided practical experience for both research techniques and GIS development using ArcInfo

• Conducted an extensive literature review evaluating past and current contributions aimed at advancing research, development and applications of GIS

• Produced an 8000 word report on research background, methodology and findings using clear, well‐labelled diagrams, tables and equations

• Presented findings in a highly professional seminar presentation using various visual aids including PowerPoint

• Thesis project was considered to be an H1 standard for its excellence in its logical approach to the project work and the thesis presentation

Action verb

Task/

duties

Results/ Achievements

Power writing

https://www.seek.com.au/job/54905884?type=standout#searchRequestToken=5963a32b‐6a13‐487f‐af01‐05c6430547f6{date: 16.11.21]

16/11/2021

29

The ideal applicant will demonstrate capability in the following requirements:• Demonstrate experience in conducting research and generating insights, 

preferably in a context relevant to the work of the CCC.• Experience cleaning, analysing, interpreting and reporting quantitative 

data (for example, using Excel, STATA, SPSS, R, SAS, Python, Microsoft SQL Server or other similar programs).

• Experience undertaking legislative and policy analysis.• Ability to complete research tasks to a high standard within agreed 

timeframes.• Demonstrated analytical, critical thinking and problem‐solving skills.• Ability to liaise, consult and negotiate effectively with a range of internal 

and external stakeholders.• Excellent written and oral communication skills, including the ability to 

prepare a variety of research and policy outputs in a timely manner.

Your Turn• Ability to complete research tasks to a high standard within agreed 

timeframes.

• Demonstrated analytical, critical thinking and problem‐solving skills.

• Ability to liaise, consult and negotiate effectively with a range of internal and external stakeholders.

• Excellent written and oral communication skills, including the ability to prepare a variety of research and policy outputs in a timely manner.

Action Word + Task/Duty + Outcome = Writing with power

Refer to ‘Positive Action Verbs’ resource

YOUR TURN:  Construct a writing with power sentence to showcase your skills

ACTIVITY

EXAMPLE: Created successful sales relationships with customers through effective listening and interpersonal skills.

Results Action Verbs:  

16/11/2021

30

Scholarships & Awards

• Reverse chronological order

• Include the title of the award & name of the organisation

• Summarise the award if not obvious to the employer

• Awards associated with other key sections of your résumé can either feature in the awards section or elsewhere

Examples:

2016: Dunlop New Zealand Ltd, Industrial Scholarship Award

2013: Dean’s Commendation Certificate, Faculty of Science, University of Auckland

Publications (vital for academia)

• List published works in reverse chronological order according to publication date. Use the reference style appropriate to your discipline. Consider bolding your name on each publication.

Examples: 

• E. Smythe and M. Feline “The impact of feral cats on native flora and fauna in the Australian Capital Territory” Journal of Wildlife and Social Spaces 42, no. 3 (2015): 11‐21. 

• E. Smythe and P. Davis “Feline Immunodeficiency Virus: A Literature Review” Feline 5, no. 2 (2015): 14‐26. 

• B. Cat and E. Smythe “Trust Behaviours in British Short Hair Cats” Pet Life 6, no. 2 (2014): 34‐67. 

• C. Meow and E. Smythe, 2014, “Age versus stage: cat behaviours over a ten year span”, vol 13, issue 9, International Journal of Cat Psychology, United Kingdom, pp. 399‐507.

16/11/2021

31

Conferences, Posters, Presentations (important for academia)

Example:

Conference Proceedings 

• E. Meow, M. Feline and E. Smythe, 2015, The impact of feral cats on native flora and fauna in the Australian Capital Territory, Proceedings of the 99th annual PATS conference, 1‐3 December 2015, Pedigrees and Tabby Association of Sweden, Stockholm. Sweden, p. 11. 

• Presented poster at the University of Tooloomba’s Annual Zoology Conference, Perth Australia, 2015 

Don’t forget administrative experience (useful for both academia and industry)

For instance:

• Responsible for managing laboratory consumables for our current research group. Ensured stock was ordered on time and within a budget of $50,000

• Organised and chaired meetings of up to 15 academic and research staff working on biodiversity issues during my PhD

• Conference Organiser – University of Perth. Organised event promoting the work / interaction of early career researchers. Secured sponsorship, speakers, publicity and entertainment for the event. Positive feedback obtained from all conference delegates.

16/11/2021

32

Volunteer work

• Structure similar to employment 

• Include details of any leadership roles or key projects

• Explain your role so the employer understands your contribution

Example:

Student Mentor, Curtin University Mentor Program Jul 2014 – Present

• Supervised first‐year students with the transition to university by communicating useful information via email and social media, administrating a Facebook group, meeting with students individually to solve problems and referring students to support services for any additional assistance.

• Facilitated campus tours and group icebreaker activities to enthuse new students during Orientation Week, demonstrating strong presentation and communication skills.

65

Professional development

• Shows commitment to your field / career intent

Memberships

2016‐present Student Psychology Council Representative

2015‐onwards Australian Psychological Society (Student Member)

Training & Certificates

2018 Mental Health First Aid Course ‐ Curtin University

2018 First Aid Certificate

2018 Working with Children Check

16/11/2021

33

Other Sections: 

Professional Development‐ if relevant to target job, or “adds to your skills”

Memberships

Australian Institute of Food Science and Technology 2015‐onwards‐Member of Student Chapter 

Training & CertificatesMental Health First Aid Course ‐ Curtin University  2017

First Aid Certificate ‐ HSE Training Company 2017

67

Awards / Achievements / Prizes

• Don’t be afraid to shout about your achievements!

• Weave them into existing headings, as applicable e.g. put academic achievements into your ‘Education’ section etc

• Or, consider a separate ‘Awards / Achievements’ section if you have 4 or more ‐make a feature of them

68

16/11/2021

34

Interests ‐ Optional

• Can be useful to indicate you have skill, personal quality or knowledge in an area related to your career i.e. further evidence of your suitability for a role

• Designed to demonstrate you have interests outside of work and study i.e. ‘well‐rounded’

• Not just a dot point list – short paragraph, description of how you are involved and what you are gaining from this

69

Referees

• Common for employers to ask for 2 employment related references

• Ensure you ask a potential referee first

• Current or previous employer

• Lecturer, tutor, thesis supervisor

• Community group leader

• Work experience / internship supervisor

Professor James Wu

PhD Supervisor

Curtin University, School of XXXXXX

Tel:  +61 8 9266 1111

Email: James.wu@curtin.edu.au

16/11/2021

35

If in doubt, remove these from your resume:

• Images or visuals

• Weird fonts / colours / clipart

• Badly done infographics

• Cliché or vague phrases e.g. ‘results driven’

• The phrase ‘References upon request’

• Full paragraphs or anything that looks like a cover letter

• Personal social media accounts

• Inappropriate email addresses e.g. fluffybunny@hotmail.comwon’t impress!

• Lies / exaggerated statements

• Outdated skills

• Irrelevant awards e.g. ballet certificate aged 6

• Jobs > 5‐10 years ago (unless you’ve had a career break, or they are relevant)

• Controversial interests

• Broken links

• Acronyms

• Typos

• A biography

71

Linked In Post• Australian and UK story 

https://www.linkedin.com/pulse/putting‐realism‐academic‐careers‐harald‐h‐h‐w‐schmidt/

16/11/2021

36

MUIREANN IRISH: Make peace with rejection

Cognitive neuroscientist at the University of Sydney, Australia.

Because preparing a publication represents years of hard work, rejection often feels like a personal attack. In my field, journal acceptance rates hover around 20%, and success rates for the two major national government funding bodies are no better. Statistically speaking, rejection is the norm.I’ve developed methods to process rejection and learn from it. First, I give myself time. Some scientists — myself included — will need to read the letter, get angry and then complain privately and bitterly about the reviewers until they feel better. After that, I do nothing for at least a week — I simply try to let the dust settle and wait to review the comments when things are calmer.Rejection is not personal. Perhaps we misjudged the suitability of a paper for a particular journal, over-interpreted the novelty of our findings, or attempted to publish prematurely. There are similar reasons for rejections of funding applications.Once the emotional reaction has subsided, discuss the review with your peers. In my lab group, we share our peer-review experiences, which helps to normalize the rejection. By openly sharing that my papers have been, and will continue to be, rejected, I hope to send a clear message to my students that rejection is part and parcel of academia and the world does not end when a paper is rejected.Finally, never allow your self-worth to be determined by metrics. Academics by nature ascribe to high standards, and to be informed that your work is not good enough can feel like a personal failure. So many factors influence decisions on papers and funding applications, including timing, journal space, funding priorities and, sometimes, just pure luck.Rejection is the norm, but it is not the end.

https://www.nature.com/articles/d41586‐018‐06873‐5?error=cookies_not_supported&code=e70b2950‐75f4‐401c‐9db3‐9b47226e2521

PhD student moving out of Academia

16/11/2021

37

Are you a PhD student moving out of Academia?

• Content & style of resume will depend on whether the role requires your research background & specialist knowledge OR your transferable skills

• For industry roles, when your research is of relevance, emphasise the practical application of your thesis to the job / organisation in question…i.e. how will what you have found out through your research be of use to that organisation

• For jobs unrelated to your research & subject knowledge, focus on the transferableskills you have gained through your Masters or PhD and provide clear examples of how and why you meet the selection criteria e.g. project management, team work, communication skills, analytical skills etc

• Emphasise collaborative work, project work etc if this was a feature of your research to show you can work with others

• Commercial awareness may be important for industry roles – how will you evidence this (funding you have secured, innovation in your research etc)?

• Don’t forget to sell all relevant experience – including previous professional employment, voluntary work, part‐time jobs etc

16/11/2021

38

Are you a PhD student moving out of Academia?

“This is why translating your skills for a non‐academic audience is key to your success in the private sector job market. You cannot simply list intellectual accomplishments and knowledge sets and expect the individual reviewing your resume to equate these abstract skills with the more applied work that they often require”. 

Source: Reframing Doctoral Skills ‐ Articulating Academic Experience for the Non‐Academic Workplace. Danielle J. Deveau, Pop Culture Lab. April 26, 2013.

http://jobsontoast.com/applying‐for‐jobs‐outside‐academia‐from‐phd‐to‐fellow‐professional/

Transferable skills

PhD task / activity

• I wrote a thesis, various journal papers, progress reports

• I analysed lots of data

• I completed my PhD in 3 years

• I conducted interviews for my research

• I organised a conference

Skills / competency

• Ability to present and organise large amounts of information in a clear manner. Fluency in Microsoft Office packages

• Analysis of complex data and presentation of emerging conclusions and concepts

• Ability to plan a project and deliver it to agreed timelines. Able to work with minimum supervision as well as part of a team

• Questionnaire design. Experience in qualitative/quantitative analysis. Sensitive to the needs of others. Diplomacy and confidentiality

• Event planning skills

16/11/2021

39

Resume – Industry 

Complete Industry Resume Guide for PhDs_Cheeky Scientist.pdf

Cheeky Scientist 

1. Innovators ‐ Expert innovators, have to discover new information, not just regurgitate old information 

2. Conflict Resolution – regularly have to use logic to present, defend and discuss research work on a regular basis, and are better off for it

3. Learning ‐ PhDs are literally doctors of learning (a PhD means Doctor of Philosophy, and philosophy means knowledge and the ability to ascertain knowledge) 

4. Problem Solvers ‐ adept at problem solving. eg; go from failure to failure without loss of enthusiasm and can deal with the uncertainty of tackling the worlds biggest questions.

5. Competitive collaborators  ‐ self‐starters who work well alone but also work well on teams and often collaborate to get large projects done, hence why most academic publications have multiple authors

https://www.youtube.com/watch?v=IS5EwdB3mo0

16/11/2021

40

The 7 Essential Transferable skills all PhDs have

• Written communication

• Research

• Public speaking 

• Project management

• Leadership

• Critical thinking

• Collaborationhttps://academicpositions.com/career‐advice/the‐7‐essential‐transferable‐skills‐all‐phds‐have [accessed 23.10.18]

Strong Examples(achievements)

Changing to IndustryCheek Scientist’s recommendations

Networking—it should be your top priority.Everything else should come second.

Your thesis should come second.Getting published should come second.Keeping your PI happy should come second.

If you’ve made a decision to transition into industry, you must make networking your top priority.You must also make creating a job search strategy a top priority.

16/11/2021

41

Source: Complete Industry Resume Guide for PhDs_Cheeky Scientist.pdf

Final Resume tips:

• Logical structure – tell the story, clear headings; don’t just ‘bolt on’ your PhD

• You MUST tailor it to each position  ‐ consider grouping together all relevant work experience under one heading to make a feature of it

• Have a master version – cull/tailor/edit, make fit for purpose or role• Give important information plenty of space – ideally on page 1 (prime real estate). Edit ruthlessly.  Include LinkedIn profile/own web space etc so the employer can find out more

• Perfect grammar and spelling – get someone to proof read for you• Resume length: 2‐4 pages. Can/will be longer for academic CVs• If emailing, save as ‘John Smith Resume.docx’ to help recruiters, not ‘My Resume’

16/11/2021

42

Curtin Careers Team: WE’RE AVAILABLE MONDAY TO FRIDAY

Building 101, 10am ‐ 3pm

curtin.edu/careers 2pm ‐ 3pm

careers@curtin.edu.au

+61 8 9266 7802

@CurtinCareersCentre

@curtincareers