Ref. Europe Aid 135549 DD ACT Multi - Lignes directrices à l'intention des demandeurs

Administration contractante : L'Union européenne représentée par la Commission

européenne

Appel à propositions sous régional ouvert financépar l'Instrument de Stabilité (IdS) sous lePartenariat pour la consolidation de la paix

Programme d'Action Annuel (PAA) 2013

Fiche d'Action 1 : Soutien des acteurs locaux

Lignes directrices à l’intention des demandeurs

Ligne budgétaire 19.0251

Référence : EuropeAid/135549/DD/ACT/Multi

Date limite de soumission du formulaire complet dedemande :

12/06/2014

2013.1.rev /36document.doc

AVERTISSEMENT

Il s'agit d'un appel à propositions ouvert. Tous les documents doiventêtre soumis en même temps (note succincte de présentation et formulairecomplet de demande). Dans un premier temps, seules les notes succinctesde présentation seront évaluées. Par la suite, l'évaluation desformulaires complets de demande sera effectuée pour les demandeursprésélectionnés. Après l'évaluation des formulaires complets de demande,l'éligibilité des demandeurs provisoirement sélectionnés sera vérifiéesur la base des pièces justificatives demandées par l'administrationcontractante et de la déclaration signée du demandeur, envoyées en mêmetemps que la demande.


Table des matières

1. INSTRUMENT DE STABILITÉ - PARTENARIAT POUR LA CONSOLIDATION DE LA PAIX - SOUTIEN DES ACTEURS LOCAUX.............................41.1 Contexte...........................................................4

1.2 Objectifs du programme et priorités................................4

1.3 Montant de l’enveloppe financière mise à disposition par l'administration contractante......................................5

2. RÈGLES APPLICABLES AU PRÉSENT APPEL À PROPOSITIONS............72.1 Critères d’éligibilité.............................................7

2.1.1 Éligibilité des demandeurs [demandeur et codemandeur(s)]..............72.1.2 Entités affiliées....................................................82.1.3 Associés et contractants.............................................92.1.4 Actions éligibles: pour quelles actions une demande peut-elle être

présentée?.....................................................................92.1.5 Éligibilité des coûts : quels coûts peuvent être inclus?.............12

2.2 Présentation de la demande et procédures à suivre.................152.2.1 Formulaires de demande...............................................152.2.2 Où et comment envoyer les demandes?..................................162.2.3 Date limite de soumission de la demande..............................172.2.4 Autres renseignements sur les demandes...............................17

2.3 Évaluation et sélection des demandes..............................18

2.4 Soumission des pièces justificatives pour les demandes provisoirement sélectionnées......................................22

2.5 Notification de la décision de l'administration contractante......232.5.1 Contenu de la décision...............................................232.5.2 Calendrier indicatif.................................................23

2.6 Conditions de la mise en œuvre après la décision de l'administrationcontractante d'attribution d'une subvention.......................24

2.7 Système d'alerte précoce et base de données centrale sur les exclusions........................................................24

3. LISTE DES ANNEXES............................................26


1. INSTRUMENT DE STABILITÉ - PARTENARIAT POUR LA CONSOLIDATION DE LA PAIX - SOUTIEN DES ACTEURS LOCAUX

1.1 CONTEXTELes activités financées au titre du volet «construction de capacités pré-et post-crise» (article 4, paragraphe 3) de l'Instrument de Stabilité(IdS)1 constituent le «Partenariat pour la consolidation de la paix».Depuis 2007, une cinquantaine d’actions, représentant un montant de prèsde 80.000.000 €, ont été financées grâce au partenariat pour laconsolidation de la paix dans un but de prévention des conflits et deréaction aux situations de crise.Conformément au document de stratégie 2012-2013, ce partenariat devraitrester axé sur la consolidation, la continuité et la durabilité desactions entreprises au cours des six dernières années et poursuivre lesobjectifs spécifiques suivants : renforcer les capacités des acteurs nonétatiques et des organisations internationales, régionales etsubrégionales engagés dans la prévention des conflits violents et leredressement rapide après une crise, renforcer les capacités de détectionprécoce en cas de situation de crise potentielle, instaurer unecoopération étroite entre l'UE et les organes compétents des Nationsunies et d'autres organisations internationales, régionales etsubrégionales, et enfin, développer le partage des compétences utiles enmatière de prévention des conflits et de consolidation de la paix avec etentre les autorités compétentes des États-membres de l'UE, en particulierau niveau local/national.Le programme indicatif pluriannuel 2012-2013, qui est également axé surle renforcement de la capacité des partenaires de l'UE dans lesopérations visant à anticiper, à prévenir, à analyser et à réagir auxcrises, confirme la nécessité d'une consolidation, d'une continuité etd'une durabilité des actions en cours dans le cadre du partenariat pourla consolidation de la paix. Le programme d'action annuel (PAA) 2013 prévoit les mesures spécifiquesqui seront prises dans le cadre du budget 2013 pour mettre en œuvre lastratégie ci-dessus relative au volet « Préparation aux situations decrise » de l'Instrument de Stabilité. À ce titre, ce programme d'actionannuel s'articule autour de quatre volets : renforcement des capacitésdes acteurs non étatiques, dialogue et médiation ; renforcement descapacités de détection précoce ; ressources naturelles et conflits ; etconsolidation de la paix et fragilité.

1 Règlement (CE) n° 1717/2006 du Parlement européen et du Conseil du 15novembre 2006 instituant un Instrument de Stabilité.


1.2 OBJECTIFS DU PROGRAMME ET PRIORITÉSLe présent appel à propositions se réfère à la fiche d'action 1 duprogramme d'action annuel 2013 du partenariat pour la consolidation de lapaix.À ce titre, l'objectif général de cet appel à propositions est :contribuer aux efforts de résilience et de prévention des crises, ainsiqu'à la réponse qui peut par la suite être apportée dans le cadre desituations de fragilité, voire de conflit.L'objectif spécifique du présent appel à propositions est : appuyer lesacteurs non-étatiques dans leurs actions en faveur du renforcement descapacités régionales, nationales et locales – et de leur mise en œuvre –en vue de prévenir les crises et contribuer à la consolidation de la paixet de la sécurité dans les zones couvertes par le présent appel àpropositions, en se concentrant sur les trois priorités suivantes :

1. l'emploi des jeunes en tant qu’outil de prévention des conflits etde renforcement de la paix : cette thématique fait écho à la ligned’action stratégique en faveur de la « prévention et de la luttecontre l’extrémisme violent et la radicalisation » reprise sous laStratégie de l’Union européenne pour la sécurité et ledéveloppement au Sahel (Stratégie Sahel). Il s’agit donc d’uneproblématique qui touche l’ensemble de la sous-région, et quifigure également parmi les priorités de la Stratégie de l'UE pourla démocratie et les droits de l'Homme (DDH). Cette priorité permettrait de répondre aux problématiques soulevéespar le désœuvrement et l'inoccupation de la jeunesse qui constitue,démographiquement, une proportion importante de la population de lasous-région. Ces problématiques représentent indéniablement unvecteur de tensions et de conflits potentiels.

2. la protection des enfants contre l’exploitation et la violenceliées aux conflits : au niveau de la sous-région, la problématiquede l'exploitation des enfants (sous toutes ses formes) dans lescontextes de crise est également omniprésente. Elle fait aussi échoà la ligne d’action stratégique susmentionnée de la StratégieSahel.Au-delà de la situation dramatique de ces enfants, le mécanismed'exploitation actuel représente un danger à long-terme. Entémoigne la traite à l’échelle de la sous-région d'une frangeimportante d'enfants issus de pays en conflit et/ou en crise,notamment du Mali, de la Guinée Conakry et de la Guinée-Bissau. Lebesoin d'aborder conjointement et de manière coordonnée les causesd'une telle migration dans les pays d'origine de ces enfants et leseffets de celles-ci dans leur pays de destination est indéniable.Cette thématique du droit des enfants s'inscrit également dans lalignée des communications et autres orientations sur le sujet à


l'échelle européenne (en l'occurrence, « Une place à part pour lesenfants dans l'action extérieure de l'UE », « Orientations de l'UEpour la promotion et la protection des droits de l'enfant », «Orientations de l'UE sur les enfants face aux conflits armés »2).

3. Femmes, paix et sécurité : l'idée d'un soutien aux réseaux defemmes dans le but d'améliorer leur participation et renforcer leurcontribution à la consolidation de la paix et à la sécurité àl'échelle régionale a été soutenue vigoureusement par l'Unioneuropéenne dans le cadre de la conférence « Femmes, stabilité etdéveloppement au Sahel » de Bruxelles qu'elle a organisée en datedu 9 avril 2013. Cette priorité s'inscrit dans l'Approche globalepour la mise en œuvre par l'UE des résolutions 1325 (2000) et 1820(2008) du Conseil de sécurité des Nations Unies (CSNU) sur lesfemmes, la paix et la sécurité, ainsi que dans toutes lesrésolutions du CSNU consacrées aux femmes, à la paix et à lasécurité3.

1.3 MONTANT DE L’ENVELOPPE FINANCIÈRE MISE À DISPOSITION PAR L'ADMINISTRATIONCONTRACTANTE

Le montant indicatif global mis à disposition au titre du présent appel àpropositions s'élève à 1.950.000 €. L'administration contractante seréserve la possibilité de ne pas attribuer tous les fonds disponiblesainsi que d'accroître cette enveloppe au cas où des fonds additionnelsseraient éventuellement mis par la suite à sa disposition pour lesbesoins du présent appel à propositions.

Lot 1 - l'emploi des jeunes en tant qu’outil de prévention desconflits et de renforcement de la paix : 800.000 €

Lot 2 - la protection des enfants contre l’exploitation et la violenceliées aux conflits : 750.000 €

Lot 3 - Femmes, paix et sécurité : 400.000 €

La couverture géographique exigée sous ces trois lots doit au minimumimpliquer deux pays, voire plus, au sein de la liste reprise ci-après :Sénégal, Guinée, Guinée-Bissau, Mauritanie, Mali, Niger et Burkina Faso(avec l'obligation d'inclure le Sénégal pour tout projet sous les lots 1et 2). Si l’enveloppe financière indiquée pour un lot spécifique ne peut êtreutilisé faute de propositions reçues en nombre suffisant ou du fait de

2 Disponibles sur le site :http://ec.europa.eu/echo/policies/sectoral/children_fr.htm

3 Ces résolutions CSNU sont disponibles sur le site :http://eeas.europa.eu/special-features/working-with-women/article21_en.htm


http://ec.europa.eu/echo/policies/sectoral/children_fr.htm

leur qualité insuffisante, l'administration contractante se réserve ledroit de réattribuer les fonds inutilisés à un autre lot.

Montant des subventions

Toute demande de subvention dans le cadre du présent appel à propositionsdoit être comprise entre les montants minimum et maximum suivants :

Lot 1montant minimum : 300.000 €montant maximum : 800.000 €



Toute demande de subvention dans le cadre du présent appel à propositionsdoit respecter le pourcentage maximum suivant du total des coûtséligibles de l'action :

pourcentage maximum : 75 % (en cas d'action menée par une seuleorganisation à l'échelle de deux pays repris dans la liste ci-dessus)et 90 % (en cas de partenariat incluant une (ou plusieurs)organisation(s) locale(s) à l'échelle de plus de deux pays repris dansla liste ci-dessus) du total des coûts éligibles de l'action (voirégalement point 2.1.5)

Le solde (c'est-à-dire la différence entre le coût total de l'action etle montant demandé à l'administration contractante) doit être financé pardes sources autres que le budget de l'Union européenne ou le Fondseuropéen de développement4.

4 Lorsqu'une subvention est financée par le Fonds européen de développement,toute mention du financement par l'Union européenne doit être comprise commese référant à un financement par le Fonds européen de développement.


2. RÈGLES APPLICABLES AU PRÉSENT APPEL À PROPOSITIONS

Les présentes lignes directrices définissent les règles de soumission, desélection et de mise en œuvre des actions financées dans le cadre duprésent appel à propositions, en conformité avec le Guide pratique desprocédures contractuelles dans le cadre des actions extérieures de l'UE,qui s'applique au présent appel (disponible sur le site Internetd'EuropeAid à l’adresse suivante : http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/index_fr.htm).

2.1 CRITÈRES D’ÉLIGIBILITÉ

Il existe trois séries de critères d’éligibilité, qui concernent respectivement:

(1) Les acteurs :

le demandeur, c’est-à-dire l'entité soumettant le formulaire dedemande (2.1.1)le cas échéant, se(s) codemandeur(s) [sauf disposition contraire, ledemandeur et le(s) codemandeur(s) sont ci-après dénommés conjointementles «demandeurs»] (2.1.1), et, le cas échéant, le(s) entité(s) affiliée(s) au demandeur ou auxcodemandeurs (2.1.2); (2) Les actions :les actions pouvant bénéficier d’une subvention (2.1.4);(3) Les coûts :les types de coûts pouvant être inclus dans le calcul du montant de lasubvention (2.1.5).

2.1.1 Éligibilité des demandeurs [demandeur et codemandeur(s)]

Demandeur

(1) Pour pouvoir prétendre à une subvention, le demandeur doit satisfaireaux conditions suivantes:

être une personne morale; et être sans but lucratif; et


http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/index_fr.htm


appartenir à la catégorie suivante : acteurs non-étatiques tels querepris sous l'Article 10.2 du règlement de l'Instrument de Stabilité,en l'occurrence les organisations non gouvernementales, lesorganisations de populations autochtones, les groupementsprofessionnels et groupes d'initiatives locaux, les coopératives, lessyndicats, les organisations représentatives des acteurs économiqueset sociaux, les organisations locales (y compris les réseaux) quiœuvrent dans le domaine de la coopération et de l'intégrationrégionales décentralisées, les organisations de consommateurs, lesorganisations de femmes ou de jeunes, les organisationsd'enseignement, culturelles, de recherche et scientifiques, lesuniversités, les églises et associations ou communautés religieuses,les médias, et toutes associations non gouvernementales et fondationsprivées et publiques susceptibles de contribuer au développement ou àla dimension extérieure de politiques internes

être établi5 dans un État-membre de l’Union européenne ou dans un despays couverts par le présent appel à propositions (Sénégal, Guinée,Guinée-Bissau, Mauritanie, Mali, Niger et Burkina Faso), et

être directement chargé de la préparation et de la gestion de l’actionavec le(s) codemandeur(s) et l'entité/les entités affiliée(s) et nonagir en tant qu’intermédiaire.

(2) Le demandeur potentiel ne peut participer à des appels à propositionsni être bénéficiaire d'une subvention s'il se trouve dans une dessituations mentionnées au point 2.3.3 du Guide pratique des procédurescontractuelles dans le cadre des actions extérieures de l'UE (disponiblesur le site Internet d'EuropeAid à l'adresse suivante:http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/index_fr.htm);

À la partie B, section 8 du formulaire de demande de subvention(«déclaration du demandeur»), le demandeur doit déclarer que ni lui-mêmeni le(s) codemandeur(s) ni l'entité/les entités affiliée(s) ne setrouvent dans une de ces situations.

Le demandeur peut agir soit individuellement, soit avec un ou descodemandeurs.

5 L'établissement est déterminé sur base des statuts de l'organisation quidevront démontrer que l’organisation a été créée par un acte de droit internedu pays concerné et que son siège social est situé dans un pays éligible. Àcet égard, toute entité juridique dont les statuts ont été créés dans unautre pays ne peut être considérée comme une organisation locale éligible,même si elle est enregistrée localement ou qu'un «protocole d'accord» a étéconclu.



Si la subvention lui est attribuée, le demandeur devient le bénéficiaireidentifié comme le coordinateur dans l’annexe E3h1 (les conditionsparticulières). Le coordinateur est l’interlocuteur principal del’administration contractante. Il représente les éventuels autresbénéficiaires et agit en leur nom, Il conçoit et coordonne la mise enœuvre de l’action.

Codemandeur(s)Le(s) codemandeur(s) participe(nt) à la définition et à la mise en œuvrede l’action, et les coûts qu’il(s) encour(en)t sont éligibles au mêmetitre que ceux encourus par le demandeur.

Le(s) codemandeur(s) doi(ven)t satisfaire aux critères d’éligibilité quis'appliquent au demandeur lui-même.

Les codemandeurs doivent signer le mandat à la partie B section 4 duformulaire de demande de subvention.

Si la subvention leur est attribuée, les éventuels codemandeursdeviendront les bénéficiaires de l'action, avec le coordinateur.

2.1.2 Entités affiliées

Entité(s) affiliée(s)

Le demandeur et ses codemandeurs peuvent agir avec une ou des entitésaffiliées.

Seules les entités suivantes peuvent être considérées comme affiliées audemandeur et /ou au(x) codemandeur(s):

(i) des personnes morales constituant une entité unique, y compris sielle est établie spécifiquement pour mettre l’action en œuvre. Dans cecas, l’entité qui en résulte peut soumettre sa candidature en qualité dedemandeur ou de codemandeur tandis que les personnes morales qui laconstituent peuvent se porter candidates en qualité d’entités affiliées;

(ii) des personnes morales ayant un lien avec les demandeurs, notammentun lien juridique ou capitalistique, qui n'est ni limité à l'action nicréé aux seules fins de sa mise en œuvre, à la condition qu'ellessatisfassent aux critères d'éligibilité et de non-exclusion d'undemandeur.

Si le contrat de subvention est attribué aux demandeurs, leurs entité(s)affiliée(s) ne seront ni bénéficiaires de l’action ni signataires du


contrat. Toutefois elles participent à la conception et à la mise enœuvre de l’action et les coûts qu’elles encourent (notamment ceuxrelatifs aux marchés de mise en œuvre et au soutien financier aux tiers)peuvent être éligibles à la condition de respecter les règles pertinentesapplicables aux demandeurs en vertu du contrat de subvention.

L'/les entité(s) affiliée(s) doi(ven)t satisfaire respectivement auxcritères d’éligibilité qui s'appliquent aux demandeurs.

Les entités affiliées doivent signer la déclaration à la partie B section5 du formulaire de demande de subvention.

2.1.3 Associés et contractants

Les personnes suivantes ne sont ni des codemandeurs ni des entitésaffiliées. Elles n’ont pas à signer la déclaration «mandat» ou «entitésaffiliées»:

AssociésD'autres organisations peuvent être associées à l’action. Les associésparticipent effectivement à l’action, mais ne peuvent prétendre àbénéficier de la subvention, à l’exception des indemnités journalières etdes frais de déplacement. Ces associés ne doivent pas répondre auxcritères d'éligibilité mentionnés au point 2.1.1. Les associés doiventêtre mentionnés dans la partie B, section 6, du formulaire de demande desubvention, intitulée «Associés du demandeur participant à l’action».

ContractantsLes bénéficiaires de subvention et leurs entités affiliées peuventattribuer des marchés. Les associés ou l'/les entité(s) affiliée(s) nepeuvent pas être en même temps des contractants du projet. Lescontractants sont soumis aux règles de passation de marchés énoncées àl’annexe IV du modèle de contrat de subvention.

Les bénéficiaires de subvention peuvent accorder un soutien financier àdes tiers. Ces tiers ne sont ni des entités affiliées, ni des associés,ni des contractants. Toutefois ils sont soumis aux règles de nationalitéet d'origine énoncées à l’annexe IV du modèle de contrat de subvention.

2.1.4 Actions éligibles: pour quelles actions une demande peut-elle êtreprésentée?


Définition

Une action comprend une série d’activités.

Durée

La durée initiale prévue d’une action ne peut pas être inférieure à 18mois ni excéder 36 mois.

Secteurs ou thèmes

1. l'emploi des jeunes en tant qu’outil de prévention des conflits etde renforcement de la paix

2. la protection des enfants contre l’exploitation et la violenceliées aux conflits

3. Femmes, paix et sécurité

Couverture géographique

Les actions doivent être mises en œuvre dans au moins deux des payssuivants : Sénégal, Guinée, Guinée-Bissau, Mauritanie, Mali, Niger etBurkina Faso (sachant que le Sénégal doit être inclus dans touteproposition soumise sous les lots 1 et 2).

Types d’action

Le soutien envisagé sous le présent appel à propositions pourraitnotamment prendre la forme d'actions reprises ci-après (sans que cetteliste soit exhaustive).

Une attention particulière sera portée aux actions qui s'avèrentcomplémentaires ou qui s'inscrivent dans la lignée et/ou la continuitéd'initiatives existantes ou passées sur les thèmes précités (en évitantévidemment toute redondance et/ou duplication).

Une attention particulière sera aussi portée aux actions qui intègrent dela dimension de genre lors des différentes étapes de la mise en œuvre.Une stratégie d'intégration de la dimension de l'égalité ainsi quel'établissement d'indicateurs vérifiables objectifs relatifs au genredevront faire l'objet de la demande complète.

Lot 1

Renforcement des capacités professionnelles et entrepreneuriales dejeunes dans des situations de vulnérabilité, en particulier dans leszones frontalières de pays affectés par des conflits


Insertion professionnelle et protection des jeunes les plusdéfavorisés dans ces zones

Appui à des niches d'emplois identifiées, tel que le développement del'entreprenariat vert et social

Amélioration de l'accès au crédit et de l’accompagnement en faveur dejeunes entrepreneurs dans ces zones, notamment grâce à l'utilisationdes fonds de la diaspora

Sensibilisation quant à l'implication des différents acteurs privés,publics et de la société civile (leaders religieux, associations dejeunes, etc.) notamment en vue de jouer le rôle de plaidoyer auprèsdes différents décideurs locaux, nationaux et régionaux

Promotion et facilitation de la mobilité sous régionale ; et dutravail décent dans le secteur informel

Les projets appuyés devront évidemment intégrer les problématiques degenre étant donné l'importance d'améliorer l'autonomie financière desjeunes femmes et leur contribution à la stabilité économique du ménage.

Lot 2

Plaidoyer autour des violences – physiques, sexuelles etpsychologiques – faites aux enfants et de la traite de ceux-ci ensituations de crise

Renforcement de l'encadrement de l'enseignement religieux/coranique etétablissement de ponts entre l’enseignement formel et religieux

Prise en charge des enfants en danger et des mineurs délinquants ou enconflit avec la loi ; et rétablissement de liens familiaux

Soutien à la mise en œuvre de la législation relative à la protectionde l'enfance et appui aux mécanismes de protection de l'enfance

Lutte contre la traite des enfants dans leur pays d'origine

Les problématiques de violence sexuelle et discrimination entre filles etgarçons en situations de crise bénéficieront d’une attentionparticulière.

Lot 3

Mise en réseau en vue de faire porter, à l'échelle locale, nationaleet de la sous-région, les messages et les initiatives de paix desfemmes investies dans la résolution pacifique des conflits et desgroupes/associations qui les représentent

Développement des capacités de ces femmes et des groupes/associationsqui les représentent à interagir avec les interlocuteurs concernés etpeser sur les débats locaux, nationaux et sous régionaux

Conformément à la politique de l'UE concernant les femmes, la paix et lasécurité, une démarche égalitaire, englobant les deux sexes, sous-tend


les actions dans la mesure du possible afin de parvenir à des résultatsglobaux respectant l'équilibre entre les sexes.

Les types d’action suivants ne sont pas éligibles :

actions consistant uniquement ou principalement à parrainer laparticipation de particuliers à des ateliers, séminaires, conférenceset congrès

actions consistant uniquement ou principalement à financer des boursesindividuelles d'études ou de formation

les actions consistant exclusivement ou prioritairement en dépenses encapital, par exemple des terrains, des bâtiments, des équipements etdes véhicules

les actions discriminantes à l’égard de personnes ou de groupes depersonnes en raison de leur sexe, de leur orientation sexuelle, deleurs croyances religieuses (ou de l’absence de croyances religieuses)ou de leur origine ethnique

les actions soutenant des partis politiques les actions comprenant des activités de prosélytisme

Types d’activitéDe la même manière, la liste d'activités visant à prévenir les risques detensions et de conflits reprise ci-après est indicative (et les actionsprécitées peuvent en inclure d'autres) : élaboration de cadres stratégiques/normatifs/de travail, de lignes

directrices, de codes de conduite, de méthodologies, etc. ; et appui àla mise en œuvre et à l'utilisation de ces outils

séminaires et ateliers d'échange d'expériences et de bonnes pratiques,etc.

formation, coaching, accompagnement, animations, etc. (y compris dansle milieu carcéral)

création d'activités génératrices de revenus initiatives communautaires visant au développement socio-économique fourniture et/ou coordination d'expertise spécifique mise en place et/ou gestion de lieux d'accueil et de soutien création de réseaux, de plateformes de dialogue, de groupes focaux,

etc. campagnes d'information et de sensibilisation organisation de débats, tables rondes, etc. lobbying auprès des instances compétentes activités de recherche, d'analyse et d'enquêtes spécialisées toute autre activité innovante relative aux priorités du présent appel

à propositions


Soutien financier à des tiers

Les demandeurs peuvent proposer de soutenir des tiers financièrement pourcontribuer à réaliser les objectifs de l’action.

Le montant maximum d'un tel support financier est de 60.000 € par tiers.Le soutien financier à des tiers ne peut pas être l’objectif principal del’action.

Les personnes physiques et les associations, groupements et entités nedisposant pas du statut de personne morale sont également éligibles dansle cadre d'un tel soutien financier, pour autant que leur situation soiten adéquation avec les principes généraux du présent appel àpropositions.

Les activités menées par ces tiers doivent être en adéquation avec laliste reprise ci-dessus et leur utilité vis-à-vis des objectifs que s'estfixé le demandeur doit être avérée.

Conformément aux conditions établies par les présentes lignesdirectrices, les demandeurs souhaitant redistribuer la subvention,doivent indiquer dans la section 2.1.1 du formulaire de demande desubvention :

(i) les objectifs et résultats à atteindre avec ce soutien financier, (ii) une liste exhaustive des types d’activités éligibles au soutienfinancier, (iii) les types d'entité ou les catégories de personnes éligibles ausoutien financier,(iv) les critères pour les sélectionner,(v) les critères pour déterminer le montant exact du support financierpour chaque entité tierce, et(vi) le montant maximum pouvant être redistribué.

Visibilité :

Les demandeurs doivent se conformer aux objectifs et priorités etgarantir la visibilité du financement de l'UE (se référer au manuel decommunication et de visibilité pour les actions extérieures de l'UE telqu'établi et publié par la Commission européenne, qui peut être consultéà l'adresse suivante :http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_fr.htm).

Nombre de demandes et de subventions par demandeurs


http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_fr.htm

Le demandeur ne peut pas soumettre plus d'une demande par lot dans lecadre du présent appel à propositions.

Le demandeur ne peut pas se voir attribuer plus d'une subvention par lotau titre du présent appel à propositions.

Le demandeur peut être en même temps un codemandeur ou une entitéaffiliée dans une autre demande.

Un codemandeur ne peut pas soumettre plus d'une demande par lot dans lecadre du présent appel à propositions.

Un codemandeur ne peut pas se voir attribuer plus d'une subvention parlot au titre du présent appel à propositions.

Un codemandeur peut être en même temps une entité affiliée dans une autredemande.

L'/les entité(s) affiliée(s) peu(ven)t participer à plus d'une demande.

2.1.5 Éligibilité des coûts : quels coûts peuvent être inclus?

Seuls les «coûts éligibles» peuvent être couverts par une subvention. Lestypes de coûts éligibles et inéligibles sont indiqués ci-dessous. Lebudget constitue à la fois une estimation des coûts et un plafond des«coûts éligibles».

Le remboursement des coûts éligibles peut être basé sur une des formessuivantes, ou toute combinaison de celles-ci:

- les coûts effectivement supportés par le(s) bénéficiaire(s) et l'/lesentité(s) affiliée(s)

- une ou plusieurs options de coûts simplifiés.

Les coûts simplifiés peuvent prendre les formes suivantes:

- coûts unitaires: couvrent tout ou partie des catégories de coûtséligibles spécifiques qui sont clairement déterminées à l'avance parréférence à un montant par unité;

- montants forfaitaires: couvrent globalement tout ou partie descatégories spécifiques de coûts éligibles qui sont clairement déterminéesà l'avance;


- financements à taux forfaitaire: couvrent des catégories spécifiques decoûts éligibles qui sont clairement déterminées à l'avance parl'application d'un pourcentage fixé à l'avance.

Les montants ou taux doivent être estimés en utilisant des informationsobjectives telles que des données statistiques ou tout autre moyenobjectif ou en se référant aux données historiques certifiées ouvérifiables des demandeurs ou de l'/les entité(s) affiliée(s). Lesméthodes utilisées pour déterminer les montants ou les taux des coûtsunitaires, les montants forfaitaires ou les taux forfaitaires doiventsatisfaire aux critères fixés à l'annexe K et faire en sorte, enparticulier, que les coûts soient relativement proches de ceuxeffectivement encourus par le(s) bénéficiaire(s) de la subvention etl'/les entité(s) affiliée(s), qu'ils soient conformes à leurs pratiquescomptables, qu'aucun bénéfice ne soit réalisé et qu’ils ne soient pasdéjà couverts par d'autres sources de financement (pas de doublefinancement). Veuillez-vous référer aux instructions et à la liste devérification incluses à l'annexe K pour évaluer si les coûts proposéspeuvent être raisonnablement acceptés..

Le demandeur proposant cette forme de remboursement doit clairementindiquer, dans la feuille de calcul n° 1 de l'annexe B, chaquerubrique/poste de coûts éligibles concernés par ce type de financement,c.-à-d. ajouter, en lettres capitales, la mention «COUT UNITAIRE» (parmois/vol etc.), «MONTANT FORFAITAIRE» ou «TAUX FORFAITAIRE» dans lacolonne «Unité» (voir l’exemple à l'annexe K).

En outre, à l'annexe B, dans la deuxième colonne de la feuille de calculn° 2 «Justification des coûts estimés», le demandeur doit, pour chaqueposte budgétaire correspondant:

- décrire les informations et méthodes utilisées pour déterminer lesmontants des coûts unitaires, les montants forfaitaires et/ou les tauxforfaitaires, indiquer à quels coûts elles se réfèrent, etc.;

- expliquer clairement les formules de calcul du montant éligible final6;

- identifier le bénéficiaire qui utilisera l'option de coûts simplifiés(dans le cas d'une entité affiliée, préciser d'abord le bénéficiaire,afin de vérifier le montant maximum par bénéficiaire (qui inclut, le cas

6 Exemples: - frais de personnel: le nombre d'heures ou de journées detravail * cout horaire ou journalier prédéterminé en fonction de la catégoriede personnel concernée; - frais de déplacement: distance en km * frais detransport prédéterminés par km; nombre de jours * indemnité journalièreprédéterminée en fonction du pays; - coûts spécifiques découlant del'organisation d'un événement: nombre de participants à l'événement * coûttotal prédéterminé par participant, etc.


échéant, les options de coûts simplifiés de son/ses entité(s)affiliée(s)).

Lors de la phase d'attribution de la subvention, l'administrationcontractante accepte ou non les montants ou taux proposés sur la base dubudget prévisionnel soumis par le demandeur, en analysant les donnéesfactuelles des subventions utilisées par le demandeur ou d'actionssimilaires et en procédant aux contrôles décrits à l'annexe K.

Le montant total du financement sur la base d'options de coûts simplifiésqui peut être autorisé par l'administration contractante pour un desdemandeurs pris individuellement (y compris les options de coûtssimplifiés proposées par leurs propres entités affiliées) ne peut excéder60 000 € (les coûts indirects ne sont pas pris en compte).

Les recommandations d’attribuer une subvention sont toujours subordonnéesà la condition que les vérifications précédant la signature du contrat desubvention ne révèlent pas de problèmes nécessitant des modifications dubudget (par exemple, les erreurs arithmétiques, les inexactitudes, lescoûts irréalistes et les coûts non éligibles). Cette procédure devérification peut donner lieu à des demandes de clarification et conduirel'administration contractante à imposer des modifications ou desréductions afin de corriger ces erreurs ou inexactitudes. Ces correctionsne peuvent entraîner une augmentation de la subvention ou du pourcentagedu cofinancement de l'UE.

En conséquence, il est dans l’intérêt du demandeur de fournir un budgetréaliste et d’un rapport coût-efficacité convenable.

Coûts directs éligibles

Pour être éligibles aux fins de l’appel à propositions, les coûts doiventrespecter les conditions prévues à l'article 14 des conditions généralesdu modèle de contrat de subvention (voir annexe G des présentes lignesdirectrices).

Réserve pour imprévus

Le budget peut inclure une réserve pour imprévus correspondant au maximumà 5 % des coûts directs éligibles estimés. Elle ne peut être utiliséequ’avec l'autorisation écrite préalable de l'administration contractante.

Coûts indirects éligibles

Les couts indirects supportés pendant la mise en œuvre de l'actionpeuvent être éligibles pour un financement forfaitaire, mais le montanttotal ne peut excéder 7 % du total estimé des coûts directs éligibles.Les coûts indirects sont éligibles pour autant qu'ils n'incluent pas de2013.1.rev /36document.doc

coûts portés en compte sur une autre rubrique du budget dans le modèle decontrat de subvention. Le demandeur peut être invité à justifier lepourcentage demandé avant la signature du contrat. Cependant, une fois letaux forfaitaire fixé dans les conditions particulières du modèle decontrat de subvention, aucune pièce justificative ne devra être fourniepar le bénéficiaire.

Si l'un des demandeurs ou l'une des entités affiliées bénéficie d'unesubvention de fonctionnement financée par l'UE, il/elle ne peut inscriredes coûts indirects sur les coûts qu'il/elle supporte au budget proposépour l'action.

Apports en nature

Par «apports en nature», il faut entendre les biens ou services fournisgracieusement par une tierce partie à un/des bénéficiaire(s) ou à une/desentité(s) affiliée(s). Les apports en nature n'impliquant aucune dépensepour un/des bénéficiaire(s) ou une/des entité(s) affiliée(s), ils neconstituent pas des coûts éligibles.

Les apports en nature ne peuvent être considérés comme un cofinancement.

Toutefois, si la description de l'action proposée contient des apports ennature, ces apports doivent être fournis.

Coûts inéligibles

Les coûts suivants ne sont pas éligibles :

– les dettes et la charge de la dette (intérêts);– les provisions pour pertes ou dettes futures éventuelles;– les coûts déclarés par le bénéficiaire(s) et financés par une autre

action ou un autre programme de travail bénéficiant d'une subventionde l'Union (y compris par le FED);

– les achats de terrains ou d’immeubles, sauf si ces achats sontindispensables à la mise en œuvre directe de l’action, auquel cas leurpropriété doit être transférée aux bénéficiaires finaux et/ou au(x)bénéficiaire(s) local/locaux au plus tard à l’issue de l’action;

– les pertes de change;– les crédits à des tiers.

2.2 PRÉSENTATION DE LA DEMANDE ET PROCÉDURES À SUIVRE


L'enregistrement préalable dans PADOR pour le présent appel àpropositions est obligatoire. L'enregistrement est obligatoire pour tousles demandeurs, leurs codemandeurs et leurs entités affiliées.

PADOR est une base de données en ligne dans laquelle les organisationsenregistrent et mettent régulièrement à jour leurs données, via le siteweb d'EuropeAid: http://ec.europa.eu/europeaid/work/onlineservices/pador/index_fr.htm

Avant de commencer l'enregistrement de votre organisation dans PADOR, veuillez prendre connaissance du «manuel utilisateur succinct» disponiblesur ce site. Il explique le processus d'enregistrement.

Il est vivement recommandé de s'enregistrer dans PADOR lorsque vouscommencez à élaborer votre proposition et de ne pas attendre la datelimite de soumission.

Sur la version papier de la proposition, vous devez indiquer votre numérod'identification EuropeAid. Pour obtenir ce numéro, votre organisationdoit entrer dans PADOR pour enregistrer, sauver et «signer» certainesinformations obligatoires (les champs en orange sur chaque écran) et lesdocuments y afférents (voir point 2.4).

Toutefois, s'il impossible à l'organisation de s'enregistrer dans PADOR,elle doit fournir une justification qui prouve que cette impossibilitéest de nature générale et est indépendante de la volonté des demandeurset/ou de son/ses entité(s) affiliée(s). Dans de tels cas, les demandeurset/ou l'/les entité(s) affiliée(s) concernés doivent remplir leformulaire «PADOR hors-ligne»7 annexé aux présentes lignes directrices etl'envoyer au plus tard à la date limite de soumission avec la demande, àl'adresse indiquée aux points 2.2.2 et 2.2.6. L'enregistrement dans PADORsera alors effectué par les services de la Commission européenne chargésde l'exercice d'évaluation. Si, à un stade ultérieur, l'organisationsouhaite mettre à jour ses données, elle devra adresser une demanded'accès au helpdesk PADOR.

Toutes les questions relatives à l'enregistrement dans PADOR doivent êtreadressées au helpdesk PADOR [email protected].

2.2.1 Formulaires de demande

Les demandes doivent être soumises conformément aux instructions sur lanote succincte de présentation et le formulaire complet de demandecontenu dans le formulaire de demande de subvention annexé aux présenteslignes directrices (annexe A).

7 Ce qui correspond aux sections 3 et 4 de la partie B du formulaire dedemande.


http://ec.europa.eu/europeaid/work/onlineservices/pador/index_fr.htm

Les demandeurs doivent soumettre leur demande en français.

Toute erreur ou incohérence majeure relative aux points mentionnés dansles instructions pour l'élaboration de la note succincte de présentationou toute incohérence majeure dans le formulaire de demande (par exemplesi les montants mentionnés dans les feuilles de calcul du budget necorrespondent pas) peut conduire au rejet de la demande.

Des éclaircissements ne seront demandés que lorsque les informationsfournies ne sont pas claires et empêchent donc l'administrationcontractante de réaliser une évaluation objective.

Les demandes manuscrites ne seront pas acceptées.

Il est à noter que seuls le formulaire de demande et les annexes publiéesqui doivent être complétées (budget, cadre logique) seront évalués. Ilest par conséquent très important que ces documents contiennent TOUTESles informations pertinentes concernant l’action. Aucune annexesupplémentaire ne doit être envoyée.

2.2.2 Où et comment envoyer les demandes?

Les demandes doivent être soumises en un original et trois (3) copies enformat A4, reliées séparément. Le formulaire complet de demande (partie A: note succincte de présentation et partie B : formulaire complet dedemande), le budget et le cadre logique doivent également être fournissous format électronique (CD-ROM) dans un fichier séparé et unique (end'autres termes, le formulaire de demande ne doit pas être morcelé endifférents fichiers). Le fichier électronique doit contenir exactement lamême demande que la version papier jointe.

La liste de contrôle (partie B, section 7, du formulaire de demande desubvention) et la déclaration du demandeur (partie B, section 8, duformulaire de demande de subvention) doivent être agrafées séparément etjointes dans l’enveloppe.

L’enveloppe extérieure doit porter le numéro de référence et l'intituléde l’appel à propositions, ainsi que le numéro de lot et son intitulé, ladénomination complète et l'adresse du demandeur, ainsi que la mention «Nepas ouvrir avant la séance d’ouverture».

Compte tenu de la faiblesse constatée dans la distribution postale decertains des pays concernés par cet appel à propositions, les demandesdoivent être soumises dans une enveloppe scellée, de l'une des deuxfaçons suivantes uniquement :


- remises en main propre (un accusé de réception signé et daté seradélivré au porteur) ; ou

- envoyées par messagerie expresse privée, à l’une des adressesphysiques indiquées ci-dessous :

Délégation de l'Union européenne en République du Sénégal12, Avenue Hassan II Dakar – SénégalDélégation de l'Union européenne au Burkina Faso1500 Avenue Kwame N'Krumah01 BP 352 Ouagadougou – Burkina FasoDélégation de l'Union européenne en République de GuinéeImmeuble Le Golfe, Coléah Lanséboundji, Commune de MatamBP: 730 Conakry – République de GuinéeDélégation de l'Union européenne en République de Guinée-BissauBairro da Penha, Bissau – Guinée-BissauDélégation de l'Union européenne en République du MaliQuartier du Fleuve, Immeuble UATT, 4e étageBP 115 – Bamako – Mali Délégation de l'Union européenne en Mauritanierue 42-163 Tevragh Zeina,B.P. 213 Nouakchott – MauritanieDélégation de l'Union européenne en République du NigerRue du Commerce, immeuble BIA – 3ème étageBP 10 388 Niamey – Niger

Les demandes envoyées par d’autres moyens (par exemple par télécopie oucourrier électronique) ou remises à d’autres adresses seront rejetées.

Les demandeurs doivent s’assurer que leur demande est complète enutilisant la liste de contrôle (partie B, section 7 du formulaire dedemande). Les demandes incomplètes peuvent être rejetées.

2.2.3 Date limite de soumission de la demande

La date limite de soumission des demandes est fixée au 12 juin 2014, telque prouvé par la date de dépôt auprès de la messagerie privée ou la datede l'accusé de réception. En cas de remise en main propre, l'heure limitede réception est fixée à 17h00 (heure locale), telle que prouvé par lereçu signé et daté. Toute demande soumise après la date limite seraautomatiquement rejetée.Nous rappelons aux demandeurs que, pour des raisons d'efficacitéadministrative, l'administration contractante peut rejeter toute demande2013.1.rev /36document.doc

envoyée dans les délais, mais reçue après la date effective d'approbationde la première étape de l'évaluation (note succincte de présentation) –voir calendrier indicatif au point 2.5.2. Il est donc fortementconseillé, pour les demandeurs qui ne déposeraient pas leur demande enmain propre, de veiller à ce que l'envoi soit fait par la messagerieexpresse privée dans des délais suffisants pour permettre une réceptiondans les Délégations au plus tard à la date limite de soumission desdemandes.

2.2.4 Autres renseignements sur les demandes

Une session d’information relative au présent appel à propositions seraorganisée (à titre prévisionnel – la date et l'heure exactes serontconfirmées par chaque Délégation de l'Union européenne dans les paysrepris ci-après) :

à Dakar, le 01/04/2014 à 10h à Ouagadougou, le 28/03/2014 à 10h à Conakry, le 28/03/2014 à 9h à Bamako, le 31/03/2014 à 14h30 à Nouakchott, le 27/03/2014 à 10h à Niamey, le 27/03/2014 à 10h

En cas d'absence de session d'information dans l'un des pays couverts parle présent appel à propositions, les demandeurs peuvent de toute façonenvoyer leurs questions par courrier électronique, au plus tard 21 joursavant la date limite de soumission des demandes, à l'adresse figurant ci-après, en indiquant clairement la référence de l’appel à propositions :

Adresse de courrier électronique : [email protected].

L'administration contractante n'a pas l'obligation de fournir deséclaircissements au sujet des questions reçues après cette date.

Il y sera répondu au plus tard 11 jours avant la date limite desoumission des demandes.

Afin de garantir une égalité de traitement des demandeurs,l'administration contractante ne peut pas donner d’avis préalable surl’éligibilité des demandeurs, d'une/d'entité(s) affiliée(s), d’une actionou d'activités spécifiques.

Les questions pouvant présenter un intérêt pour les autres demandeurs,ainsi que les réponses à ces questions seront publiées sur le siteInternet d'EuropeAid suivant :https://webgate.ec.europa.eu/europeaid/online-services/index.cfm?2013.1.rev /36document.doc

https://webgate.ec.europa.eu/europeaid/online-services/index.cfm?do=publi.welcome

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

do=publi.welcome. Il est par conséquent recommandé de consulterrégulièrement le site internet dont l'adresse figure ci-dessus afind'être informé des questions et réponses publiées.

Toutes les questions relatives à l'enregistrement PADOR doivent êtreadressées au "helpdesk" PADOR: [email protected].

2.3 ÉVALUATION ET SÉLECTION DES DEMANDESLes demandes seront examinées et évaluées par l'administrationcontractante avec l’aide, le cas échéant, d'assesseurs externes. Toutesles actions soumises par les demandeurs seront évaluées selon les étapeset critères décrits ci-après.

Si l'examen de la demande révèle que l'action proposée ne remplit pas lescritères d'éligibilité décrits au point 2.1.4, la demande sera rejetéesur cette seule base.

(1) 1re ÉTAPE: OUVERTURE, VÉRIFICATION ADMINISTRATIVE ETÉVALUATION DES NOTES SUCCINCTES DE PRÉSENTATION

Les éléments suivants seront examinés:

Respect de la date limite de soumission. Si la date limite n’a pasété respectée, la demande sera automatiquement rejetée.

Le formulaire de demande répond à tous les critères spécifiés auxpoints 1 à 5 de la liste de contrôle (partie B, section 7 duformulaire de demande de subvention). Si une information faitdéfaut ou est incorrecte, la demande peut être rejetée sur cetteseule base et elle ne sera pas évaluée.

Les notes succinctes de présentation satisfaisant aux conditions dupremier contrôle administratif seront évaluées au regard de la pertinenceet de la conception de l'action proposée.

La note succincte de présentation se verra attribuer une note globale sur50 suivant la ventilation figurant dans la grille d'évaluation ci-après.L'évaluation permettra aussi de vérifier la conformité avec lesinstructions relatives à la note succincte de présentation, qui figurentà la partie A du formulaire de demande.

Les critères d'évaluation sont divisés par rubriques et sous-rubriques.Chaque sous-rubrique se verra attribuer un score compris entre 1 et 5comme suit : 1 = très insuffisant, 2 = insuffisant, 3 = moyen, 4 = bon, 5= très bon.


https://webgate.ec.europa.eu/europeaid/online-services/index.cfm?do=publi.welcome

Notes1. Pertinence de l'action Sous-

note30

1.1 Dans quelle mesure la proposition est-elle pertinentepar rapport aux objectifs et priorités de l'appel àpropositions?*

5(x2)*

1.2 Dans quelle mesure la proposition est-elle pertinentepar rapport aux besoins particuliers et contraintesdu/des pays ou de la/des région(s) cible(s) (y compris lasynergie avec d'autres initiatives de l'UE et l'absencede double emploi) ?

5(x2)*

1.3 Dans quelle mesure les parties concernées(bénéficiaires finaux, groupes cibles) sont-ellesclairement définies et choisies de manière stratégique?Leurs besoins ont-ils été clairement définis et sont-ilsconvenablement abordés dans la proposition?

5

1.4 La proposition contient-elle des éléments spécifiquesapportant une valeur ajoutée, tels que des aspectsenvironnementaux, la promotion de l'égalité hommes/femmeset de l'égalité des chances, les besoins des personneshandicapées, les droits des minorités et les droits despopulations indigènes ou l'innovation et les meilleurespratiques ainsi que les autres éléments complémentaires mentionnésdans la section 1.2 des présentes lignes directrices ?

5

2. Conception de l'action Sous-note

20

2.1 Dans quelle mesure la conception générale de l'actionest-elle cohérente?

En particulier, reflète-t-elle l'analyse des problèmes,tient-elle compte des facteurs externes ainsi que desparties prenantes concernées?

5(x2)*

2.2 L'action est-elle faisable et logique par rapport auxobjectifs et résultats escomptés?

5(x2)*

SCORE TOTAL 50

* Ces scores sont multipliés par 2 en raison de leur importance.


Une fois toutes les notes succinctes de présentation évaluées, une listesera établie, classant les actions proposées selon leur score total.

En premier lieu, seules les notes succinctes de présentation ayantatteint un score d'au moins 30 points seront prises en compte pour laprésélection.

En second lieu, le nombre de notes succinctes de présentation sera réduiten tenant compte de leur rang dans la liste, du nombre de notessuccinctes de présentation dont le montant cumulé total des contributionsdemandées est égal à 200 % du budget disponible pour le présent appel àpropositions. Le montant des contributions demandées de chaque notesuccincte de présentation sera basé sur les enveloppes financièresindicatives prévues pour chaque lot.

Après l'évaluation des notes succinctes de présentation, l'administrationcontractante enverra une lettre à tous les demandeurs, spécifiant si leurdemande a été soumise avant la date limite, les informant du numéro deréférence qui leur a été attribué et si leur note succincte deprésentation a été évaluée ainsi que les résultats de cette évaluation.Le comité d'évaluation procédera alors à l'évaluation des demandes desdemandeurs présélectionnés.

(2) 2e ÉTAPE : ÉVALUATION DES DEMANDES COMPLÈTES

En premier lieu, il convient d'évaluer les points suivants:

Le formulaire complet de demande remplit tous les critèresspécifiés aux points 1 à 9 de la liste de contrôle (partie B,section 7, du formulaire de demande de subvention). Si une desinformations demandées est manquante ou incomplète, la demande peutêtre rejetée sur cette seule base et elle ne sera pas évaluée.

La qualité des demandes, y compris le budget proposé et la capacité desdemandeurs et de l'/les entité(s) affiliée(s), sera évaluée sur la basedes critères d’évaluation de la grille d’évaluation reproduite ci-après.Les critères d’évaluation se décomposent en critères de sélection etcritères d’attribution.

Les critères de sélection aident à évaluer la capacité opérationnelle desdemandeur(s) et des entité(s) affiliée(s) et la capacité financière dudemandeur et à s’assurer qu’ils :

disposent de sources de financement stables et suffisantes pourmaintenir leur activité tout au long de l’action proposée et, sinécessaire, pour participer à son financement;


disposent de la capacité de gestion et des compétences etqualifications professionnelles requises pour mener à bien l’actionproposée. Ceci s’applique aussi à l'/aux entité(s) affiliée(s)éventuelle(s) des demandeurs.

Les critères d’attribution aident à évaluer la qualité des demandes auregard des objectifs et priorités fixés, et d’octroyer les subventionsaux projets qui maximisent l’efficacité globale de l’appel àpropositions. Ils aident à sélectionner les demandes qui assurent àl'administration contractante le respect de ses objectifs et priorités.Ils concernent la pertinence de l’action et sa cohérence avec lesobjectifs de l’appel à propositions, la qualité, l'effet escompté, ladurabilité de l’action ainsi que son efficacité par rapport aux coûts.

Notation:

Les critères d’évaluation se subdivisent en rubriques et sous-rubriques.Chaque sous-rubrique de la section 1 « capacité économique etfinancière » doit être renseignée (oui/non). Pour chaque sous-rubriquedes rubriques 2 (pertinence de l’action), 3 (efficacité et faisabilité del’action) et 4 (durabilité de l’action), il est attribué un score comprisentre 1 et 5, comme suit: 1 = très insuffisant, 2 = insuffisant, 3 =moyen, 4 = bon, 5 = très bon.

Grille d’évaluation

Rubrique

1. Capacité financière et opérationnelle Oui/Non

1.1 Les demandeurs et, le cas échéant, l'/les entité(s) affiliée(s) possèdent-ils une expérience suffisante en gestion de projets?

1.2 Les demandeurs et, le cas échéant, l'/les entité(s) affiliée(s) possèdent-ils une expertise technique suffisante? (plus particulièrement, une connaissance desquestions/points à traiter)

1.3 Les demandeurs et, le cas échéant, l'/les entité(s) affiliée(s) possèdent-ils une capacité de gestion suffisante? (notamment au regard du personnel, des équipements et dela capacité à gérer le budget de l’action).

1.4 Le demandeur dispose-t-il de sources de financement stables et suffisantes?


Scoremaximum

2. Pertinence de l'action 30

Report du score obtenu lors de l'évaluation de la note succincte de présentation 303. Efficacité et faisabilité de l'action 20

3.1 Les activités proposées sont-elles appropriées, concrètes et cohérentes avec les objectifs et résultats escomptés?

5

3.2 Le plan d'action est-il clair et faisable? 5

3.3 La proposition contient-elle des indicateurs objectivement vérifiables pour évaluer les résultats de l'action? Une évaluation est-elle prévue?

5

3.4 Le niveau d’implication et de participation à l'action du/des codemandeur(s) et de l'/des entité(s) affiliée(s)est-il satisfaisant?

5

4. Durabilité de l'action 15

4.1 L’action est-elle susceptible d’avoir un impact tangible sur les groupes cibles?

5

4.2 La proposition est-elle susceptible d’avoir des effets multiplicateurs?(notamment probabilité de reproduction, d’extension et de partage d’informations).

5

4.3 Les résultats attendus de l’action proposée sont-ils durables?

- d’un point de vue financier (comment seront financées les activités au terme du financement ?)

- d’un point de vue institutionnel (existera-t-il des structures permettant la poursuite des activités à la fin de l’action? Y aura-t-il une «appropriation» locale des résultats de l’action?)

- au niveau politique (le cas échéant) (quel sera l’impact structurel de l’action – par exemple, va-t-elle déboucher sur de meilleurs lois, codes de conduite, méthodes, etc.?)

- d'un point de vue environnemental (le cas échéant) (l'action aura-t-elle un impact positif/négatif sur l'environnement?)

5

5. Budget et rapport coût-efficacité de l'action 15

5.1 Les activités sont-elles convenablement reflétées dans le budget?

/ 5


5.2 Le ratio entre les coûts estimés et les résultats escomptés est-il satisfaisant?

/ 10

Score total maximum 80

Note sur la rubrique 1. Capacité financière et opérationnelle

Si la réponse est négative pour un ou plusieurs critères, la demande serarejetée.

Sélection provisoire

Après l’évaluation, un tableau sera établi, reprenant l’ensemble desdemandes classées d’après leur score et dans les limites des fondsdisponibles. Une liste de réserve sera en outre établie suivant les mêmescritères à utiliser si davantage de fonds deviennent disponibles pendantla période de validité de cette liste.

(3) 3e ÉTAPE: VÉRIFICATION DE L'ÉLIGIBILITÉ DES DEMANDEURS ET DEL'/DES ENTITÉ(S) AFFILIÉE(S)

La vérification de l’éligibilité, basée sur les pièces justificativesdemandées par l'administration contractante (voir section 2.4) seraréalisée uniquement pour les demandes qui ont été provisoirementsélectionnées en fonction de leur score et dans les limites del’enveloppe financière disponible.

La conformité entre la déclaration du demandeur (partie B, section8, du formulaire de demande de subvention) et les piècesjustificatives fournies par ce dernier sera vérifiée. Toute piècejustificative manquante ou toute incohérence entre la déclarationdu demandeur et les pièces justificatives pourra conduire sur cetteseule base au rejet de la demande.

L’éligibilité des demandeurs, des entité(s) affiliée(s) et del’action sera vérifiée sur la base des critères établis aux points2.1.1, 2.1.2 et 2.1.3.

Toute demande rejetée sera remplacée par la première demande la mieuxplacée sur la liste de réserve qui se trouve dans les limites del’enveloppe financière disponible.


2.4 SOUMISSION DES PIÈCES JUSTIFICATIVES POUR LES DEMANDES PROVISOIREMENTSÉLECTIONNÉES

Un demandeur qui a été provisoirement sélectionné ou inscrit sur la listede réserve sera informé par écrit par l'administration contractante. Illui sera demandé de fournir les documents suivants de manière à permettreà l'administration contractante de vérifier l’éligibilité des demandeurset de leur(s) entité(s) affiliée(s)8:

Les pièces justificatives peuvent être fournies par l'intermédiaire dePADOR, voir section 2.2.

1. Les statuts ou articles d'association du demandeur, des éventuelscodemandeurs et des éventuelles entités affiliées 9. Lorsquel'administration contractante a reconnu l’éligibilité du demandeur,des codemandeurs ou des entités affiliées pour un autre appel àpropositions sur la même ligne budgétaire au cours des 2 annéesprécédant la date limite de réception des demandes, une copie dudocument prouvant l’éligibilité sur un appel précédent (par exemple,copie des conditions spéciales d’un contrat de subvention attribuépendant la période de référence) devrait être soumise plutôt que lesstatuts, sauf si le statut juridique a changé dans l’intervalle10.Cette obligation ne s’applique pas aux organisations internationalesqui ont signé un accord-cadre avec la Commission européenne.

2. Un rapport d’audit externe produit par un contrôleur des comptesagréé, certifiant les comptes du demandeur relatifs au dernierexercice financier disponible lorsque le montant total de lasubvention est supérieur à 750 000 € (100 000 € pour une subventionde fonctionnement). Le rapport d’audit externe n’est pas requis deséventuels codemandeurs.

Cette obligation ne s’applique pas aux établissements d'enseignementsecondaire ou supérieur.

8 Aucune pièce justificative ne sera requise pour des demandes de subvention nedépassant pas 60 000 EUR.

9 Lorsque le demandeur, les codemandeurs et/ou une/des entité(s) affiliée(s)est/sont une/des entité(s) publique(s) créée(s) par une loi, une copie deladite loi doit être fournie.

10 À insérer uniquement lorsque les conditions d’éligibilité n’ont pas changéd’un appel à propositions à l’autre.


3. Une copie des états financiers les plus récents du demandeur (comptede résultat et bilan du dernier exercice clos)11. La copie des étatsfinanciers des éventuels codemandeurs n’est pas requise

4. La fiche d’entité juridique (voir annexe D des présentes lignesdirectrices) dûment complétée et signée par chacun des demandeurs(c’est-à-dire du demandeur et de ses éventuels codemandeurs),accompagnée des documents justificatifs qui y sont demandés. Si lesdemandeurs ont déjà signé un contrat avec l'administrationcontractante, au lieu de la fiche d’entité juridique et des documentsjustificatifs, il peut fournir le numéro d’entité juridique, à moinsqu’un changement dans le statut juridique ne se soit produit dansl’intervalle.

5. Une fiche d’identification financière du demandeur (pas descodemandeurs) conforme au modèle joint en annexe E des présenteslignes directrices, certifiée par la banque à laquelle le paiementdoit être fait. Cette banque doit être située dans le pays où ledemandeur est établi. Si le demandeur a déjà soumis, dans le passé,une fiche d'identification financière pour un contrat lorsque laCommission européenne était en charge des paiements et a l'intentiond'utiliser le même compte bancaire, une copie de la fiched’identification financière précédente peut être fournie en lieu etplace de ce document.

Au cas où les pièces justificatives requises ne seraient pas enregistréesdans PADOR, elles doivent être fournies sous la forme d’originaux, dephotocopies ou de versions scannées (montrant les cachets légaux,signatures et dates) de ces originaux. Toutefois, l'original de la fiched'entité juridique et de la fiche d'identification financière doittoujours être soumis, même si ces documents figurent dans PADOR.

Lorsque de tels documents ne sont pas rédigés dans une des languesofficielles de l’Union européenne, une traduction en français des partiespertinentes du document prouvant l’éligibilité du/des demandeurs, doitêtre jointe et prévaudra pour l’analyse de la demande.

Lorsque ces documents sont rédigés dans une langue officielle de l’Unioneuropéenne autre que celle(s) de l’appel à propositions, il est fortementrecommandé, de manière à faciliter l’évaluation, de fournir une

11 Cette obligation ne s’applique pas aux personnes physiques ayant reçu unebourse ou ayant le plus grand besoin d'une aide directe, ni aux entitéspubliques ni aux organisations internationales. Cela ne s’applique pas nonplus lorsque les comptes sont en pratique les mêmes documents que le rapportd’audit externe déjà fourni en vertu du point 2.4.2.


traduction en français des parties pertinentes des documents prouvantl’éligibilité des demandeur(s).Si les pièces justificatives mentionnées ci-dessus ne sont pas fourniesavant la date limite fixée dans la demande de soumission des piècesjustificatives envoyée par l'administration contractante au demandeur, lademande pourra être rejetée.Après vérification des pièces justificatives, le comité d'évaluation feraune recommandation finale a l'administration contractante, qui déciderade l'attribution des subventions.

2.5 NOTIFICATION DE LA DÉCISION DE L'ADMINISTRATION CONTRACTANTE

2.5.1 Contenu de la décision

Le demandeur sera avisé par écrit de la décision prise parl'administration contractante au sujet de sa demande et, en cas de rejet,des raisons de cette décision négative.

Si un demandeur s’estime lésé par une erreur ou irrégularité commise dansle cadre de la procédure d'attribution, il peut introduire une plainte(pour plus de détails, voir le point 2.4.15 du guide pratique).

2.5.2 Calendrier indicatif

Date Heure*Réunion d'information (si nécessaire) Dakar – 01/04/2014

Ouagadougou –28/03/2014

Conakry – 28/03/2014 Bamako – 31/03/2014

Nouakchott –27/03/2014

Niamey – 27/03/2014

10h10h9h

14h3010h10h

Date limite pour les demandes d'éclaircissements a l'administration contractante

22/05/2014 17h00

Dernière date à laquelle des éclaircissements sont donnés par l'administration contractante

01/06/2014 -

Date limite de soumission des formulaires de demande

12/06/2014 17h00


Information des demandeurs sur l'ouverture, les vérifications administratives et l'évaluation de lanote succincte de présentation (étape1)

31/07/2014* -

Information des demandeurs concernantl'évaluation du formulaire complet dedemande (étape 2)12

26/09/2014* -

Notification de l'attribution (après vérification de l'éligibilité) (étape3)

31/10/2014* -

Signature du contrat13 Décembre 2014* -

* Date provisoire. Toutes les heures sont en heure locale del'administration contractante.

Ce calendrier indicatif peut être mis à jour par l'administrationcontractante au cours de la procédure. Dans ce cas, le calendrier mis àjour sera publié sur le site Internet d'EuropeAid suivant :https://webgate.ec.europa.eu/europeaid/online-services/index.cfm?do=publi.welcome.

2.6 CONDITIONS DE LA MISE EN ŒUVRE APRÈS LA DÉCISION DE L'ADMINISTRATIONCONTRACTANTE D'ATTRIBUTION D'UNE SUBVENTION

À la suite de la décision d’attribution d’une subvention, le(s)bénéficiaire(s) se verront proposer un contrat basé sur le modèle de

12 Il est à noter que, selon le règlement financier, les notifications audemandeur au sujet du résultat de l'évaluation de sa demande doivent se fairedans les 6 mois suivant la date limite de soumission de la demande complète,sauf exception, en particulier pour les actions complexes lancées pour ungrand nombre de propositions ou en cas de retard imputable aux demandeurslorsque cette limite peut être dépassée. Des appels multibénéficiairespeuvent être considérés comme des appels pour actions complexes et peuventdonc être exemptés de la règle des 6 mois. Cette règle des 6 mois nes'applique qu'en cas de gestion centralisée directe.

13 Il est à noter que, selon le règlement financier, la signature d'un contratde subvention avec le demandeur doit se faire dans les 3 mois suivant la dateà laquelle il a été informé de la décision d'octroi de la subvention.Toutefois, dans des circonstances exceptionnelles, en particulier pour desactions complexes lancées pour un grand nombre de propositions ou en cas deretard imputable aux demandeurs (ou à leurs demandes), cette limite peut êtredépassée. La règle des 3 mois ne s'applique qu'en cas de gestion centraliséedirecte.


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contrat de subvention de l'administration contractante (annexe G desprésentes lignes directrices). Par la signature du formulaire de demande(annexe A des présentes lignes directrices), les demandeurs acceptent, sila subvention leur est attribuée, les conditions contractuelles dumodèle de contrat de subvention.

Contrats de mise en œuvre

Lorsque la mise en œuvre d’une action nécessite la passation de marchéspar le/les bénéficiaire(s) et (le cas échéant) son/ses entité(s)affiliée(s), le marché doit être attribué à l’offre économiquement laplus avantageuse, c’est-à-dire celle qui présente le meilleur rapportqualité/prix, dans le respect des principes de transparence, d’égalité detraitement entre les contractants potentiels et en veillant à l’absencede conflit d’intérêts. À cet effet, le bénéficiaire doit appliquer lesprocédures énoncées à l’annexe IV du modèle de contrat de subvention.

2.7 SYSTÈME D'ALERTE PRÉCOCE ET BASE DE DONNÉES CENTRALE SUR LES EXCLUSIONSLes demandeurs et, s'ils sont des personnes morales, les personnes ayantun pouvoir de représentation, de décision ou de contrôle sur eux, sontinformés du fait que, s'ils sont dans une des situations mentionnéesdans:

- la décision de la Commission européenne du 16.12.2008 relative ausystème d'alerte précoce (SAP) à l'usage des ordonnateurs de laCommission européenne et des agences exécutives (JO L 344 du20.12.2008, p. 125), ou

- du règlement de la Commission européenne du 17.12.2008 sur la basede données centrale sur les exclusions (BDCE) (JO L 344 du20.12.2008, p. 12),

leurs coordonnées (nom/dénomination, prénom si personne physique,adresse/siège social, forme juridique et nom et prénom des personnesayant un pouvoir de représentation, de décision ou de contrôle, (sipersonne morale) peuvent être enregistrées dans le SAP seul, ou à la foisdans le SAP et la BDCE, et communiquées aux personnes et entitésénumérées dans la décision et le règlement précités, en relation avecl'attribution ou l'exécution d'une convention ou décision de subvention.


3. LISTE DES ANNEXESIL EST À NOTER QUE TOUTES LES ANNEXES DOIVENT ÊTRE ADAPTÉES COMME PRÉVU À L'APPEL À PROPOSITIONS ET PUBLIÉES EN MÊME TEMPS QUE LES LIGNES DIRECTRICES

DOCUMENTS À COMPLÉTER

ANNEXE A : FORMULAIRE DE DEMANDE DE SUBVENTION (FORMAT WORD)

ANNEXE B : BUDGET (FORMAT EXCEL)

ANNEXE C : CADRE LOGIQUE (FORMAT EXCEL)14

ANNEXE D : FICHE D'ENTITÉ JURIDIQUE 15

ANNEXE E : FICHE D’IDENTIFICATION FINANCIÈRE

ANNEXE F: FORMULAIRE PADOR HORS-LIGNE16

DOCUMENTS POUR INFORMATION

ANNEXE G : MODÈLE DE CONTRAT DE SUBVENTION

- ANNEXE II : CONDITIONS GÉNÉRALES APPLICABLES AUX CONTRATS DE SUBVENTION CONCLUS DANS LE CADRE DES ACTIONS EXTÉRIEURES DE L'UE

- ANNEXE IV : PROCÉDURES DE PASSATION DES MARCHÉS- ANNEXE V : MODÈLE DE DEMANDE DE PAIEMENT- ANNEXE VI : MODÈLE DE RAPPORT NARRATIF ET FINANCIER- ANNEXE VII :MODÈLE DE RAPPORT DE CONSTATATIONS FACTUELLES ET DE SPÉCIFICATIONS

TECHNIQUES POUR UNE VÉRIFICATION DES DÉPENSES D’UN CONTRAT DE SUBVENTION CONCLU DANS LE CADRE DES ACTIONS EXTÉRIEURES DE L'UE

- ANNEXE IX : MODÈLE DE TRANSFERT DE PROPRIÉTÉ DES ACTIFS

ANNEXE H : TAUX D’INDEMNITÉS JOURNALIÈRES (PER DIEM), disponible à l’adresse suivante : http://ec.europa.eu/europeaid/work/implementation/procedures/index_fr.htm

14 Facultatif lorsque le montant total des subventions à accorder dans le cadrede l’appel à propositions est de 100 000 EUR ou moins.

15 Valable uniquement lorsque la Commission européenne est le pouvoiradjudicateur ou effectuera les paiements pour les contrats qui seront signés.

16

http://ec.europa.eu/europeaid/work/onlineservices/pador/dispensation_fr.htmUniquement d'application pour les procédures centralisées en cas de recours àPADOR.


http://ec.europa.eu/europeaid/work/implementation/procedures/index_fr.htm

http://ec.europa.eu/europeaid/work/onlineservices/pador/dispensation_fr.htm

ANNEXE K: LIGNES DIRECTRICES ET LISTE DE CONTRÔLE POUR L'ÉVALUATION DU BUDGET ET LES OPTIONS SIMPLIFIÉES EN MATIÈRE DE COÛTS

ANNEXE J: INFORMATIONS RELATIVES AU RÉGIME FISCAL APPLICABLE AU CONTRAT DE SUBVENTION SIGNÉ DANS LE CADRE DE L'APPEL À PROPOSITIONS

LIGNES DIRECTRICES GESTION DU CYCLE DE PROJEThttp://ec.europa.eu/europeaid/multimedia/publications/publications/manuals-tools/t101_fr.htm


http://ec.europa.eu/europeaid/multimedia/publications/publications/manuals-tools/t101_fr.htm

http://ec.europa.eu/europeaid/multimedia/publications/publications/manuals-tools/t101_fr.htm

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