pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada bagian ...

PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA

BAGIAN PEMERINTAHAN DI SEKRETARIAT DAERAH

KABUPATEN TEGAL

LAPORAN KERJA PRAKTEK

Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Mengambil Mata Kuliah

Tugas Akhir Program Studi DIII Teknik Komputer

Oleh:

Nama : Balqis ShafaWardahni

NIM : 18040003

PROGRAM STUDI DIII TEKNIK KOMPUTER

POLITEKNIK HARAPAN BERSAMA TEGAL

2020

ii

HALAMAN PENGESAHAN

LAPORAN KERJA PRAKTEK (KP)

PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA

BAGIAN PEMERINTAHAN DI SEKRETARIAT DAERAH

KABUPATEN TEGAL

Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Mengambil Mata Kuliah

Tugas Akhir Program Studi DIII Teknik Komputer

Oleh:


NIM : 18040003

Tegal, Maret 2020

Menyetujui

Dosen Pembimbing,

Arif Rakhman,SE, S.Pd, M.Kom

NIPY. 05.016.291

Pembimbing Kerja Praktek

Instansi/Perusahaan

Daryanti, S.STP

NIP. 19791203 199912 2 001

Mengetahui,

Ketua Program Studi DIII Teknik Komputer

Rais, S.Pd., M.Kom

iii

HALAMAN MOTTO

MOTTO :

1. Sesungguhnya sesudah kesulitan itu ada kemudahan. Maka

apabila kamu telah selesai (dari suatu urusan), kerjakanlah

dengan sungguh-sungguh (urusan) yang lain. (Q.S Al-Insyirah 7-8)

2. Allah akan meningkatkan drajat kedudukan bagi mereka yang

beriman dan mereka yang mempunyai ilmu.

3. Ilmu bertambah banyak dengan menyedakahkannya, dan

berkurang jika anda menahannya.

4. Raihlah ilmu, dan untuk meraih ilmu belajarlah untuk tenang dan

bersabar – khalifah’Umar.

iv

HALAMAN PERSEMBAHAN

PERSEMBAHAN:

1. Ayah dan Ibu kami tercinta yang selalu memberi dukungan dan

doa.

2. Dosen Pembimbing Kerja Praktek.

3. Kepala Bagian Pemerintahan.

4. Serta para pembaca yang telah membaca laporan saya ini.

v

KATA PENGANTAR

Dengan memanjatkan puji syukur kehadirat Allah SWT, Tuhan yang

Maha Pengasih dan Maha Penyayang yang telah melimpahkan segala rahmat,

hidayah dan inayah-Nya hingga terselesaikannya Kerja Praktek yang disusun

sebagai laporan Kerja Praktek dengan judul “PENGELOLAAN SURAT MASUK

DAN SURAT KELUAR PADA BAGIAN PEMERINTAHAN DI

SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN TEGAL”.

Kerja Praktek merupakan satu kewajiban yang harus dilaksanakan untuk

memenuhi sebagian persyaratan salam mengambil mata kuliah Tugas Akhir pada

Program Studi DIII Teknik Komputer Politeknik Harapan Bersama Tegal. Selama

melaksanakan Kerja Praktek dan kemudian disusun dalam laporan Kerja Praktek

ini, banyak pihak yang telah memberikan bantuan, dukungan dan bimbingannya.

Pada kesempatan ini, tidak lupa saya ucapkan terima kasih yang sebesar-

besarnya kepada:

1. Bapak Moch. Chambali, B.Eng, E.E, M.Kom selaku Direktur Politeknik

Harapan Bersama.

2. Bapak Rais, S.Pd., M.Kom selaku Ketua Program Studi DIII Teknik Komputer

Politeknik Harapan Bersama Tegal.

3. Bapak Arif Rakhman, SE, S.Pd, M.Kom selaku Dosen pembimbing kerja

Praktek.

4. Bapak Munawar, S.Sos selaku Pimpinan Lembaga Bagian Pemerintahan

Sekretariat Daerah Kabupaten Tegal.

5. Ibu Daryanti, S.STP selaku pembimbing pada Lembaga Bagian Pemerintahan

Sekretariat Daerah Kabupaten Tegal.

6. Semua pihak yang telah mendukung, membantu serta mendoakan penyelesaian

penelitian ini.

Semoga laporan kerja praktek ini dapat memberikan sumbangan untuk

pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.

Tegal, Maret 2020

vi

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL ............................................................................................... i

HALAMAN PENGESAHAN ................................................................................. ii

HALAMAN MOTTO ............................................................................................ iii

HALAMAN PERSEMBAHAN ............................................................................ iv

KATA PENGANTAR ............................................................................................ v

DAFTAR ISI .......................................................................................................... vi

DAFTAR GAMBAR ............................................................................................ vii

DAFTAR LAMPIRAN ........................................................................................ viii

BAB I PENDAHULUAN ...................................................................................... 1

1.1 Latar Belakang ........................................................................................ 1

1.2 Tujuan dan Manfaat ................................................................................ 2

1.3 Waktu dan Tempat Pelaksanaan ............................................................. 2

BAB II GAMBARAN UMUM ............................................................................. 4

2.1 Sejarah Instansi ....................................................................................... 4

2.2 Visi Misi dan Tujuan .............................................................................. 6

2.3 Struktur Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Tegal ...................... 7

2.4 Bidang Usaha .......................................................................................... 9

BAB III RINCIAN KEGIATAN ........................................................................ 14

3.1 Bidang Kerja atau Bagian Tempat Kerja Praktek ................................ 14

3.2 Tugas Umum ........................................................................................ 14

3.3 Tugas Khusus ....................................................................................... 15

BAB IV PENUTUP ............................................................................................ 19

4.1 Kesimpulan ........................................................................................... 19

4.2 Saran ..................................................................................................... 19

DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 21

LAMPIRAN .......................................................................................................... 22

vii

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 2. 1 Struktur Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Tegal ................. 8

Gambar 3. 1 installasi Microsoft Office 2016 ....................................................... 15






Gambar 3. 7 Rekap Data Surat Keputusan Bupati ................................................ 18

Gambar 3. 8 Rekap Data Surat Keputusan Bupati ................................................ 18

Gambar 3. 9 Mengirim surat ke Dinas .................................................................. 18

file:///D:/KP/PENGELOLAAN%20SURAT%20MASUK%20DAN%20SURAT%20KELUAR%20PADA%20%20BAGIAN%20PEMERINTAHAN%20DI%20SEKRETARIAT%20DAERAH%20KABUPATEN%20TEGAL.docx%23_Toc35338926

viii

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Surat Kesediaan Membimbing KP ............................................... A-1

Lampiran 2 Surat Balasan Instansi ................................................................... B-1

Lampiran 3 Form Absensi dan Kegiatan Kerja Praktek .................................. C-1

Lampiran 4 Foto Dokumentasi Kegiatan Kerja Praktek .................................. D-1

Lampiran 5 Biodata Penulis ............................................................................. E-1

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Pada era globalisasi teknologi komputer memegang peranan yang

sangat penting untuk membantu proses aktivitas kerja di instansi maupun di

perkantoran baik dari lembaga pemerintah maupun swasta.

Komunikasi merupakan hal yang penting dalam lembaga.

Komunikasi dapat dilakukan dengan berbagai cara diantaranya dengan

menggunakan surat. Surat merupakan salah satu sarana komunikasi tertulis

untuk menyampaikan informasi dari satu pihak ke pihak yang lain. Pada era-

globalisasi seperti sekarang surat merupakan media komunikasi yang masih

dibutuhkan dalam sebuah organisasi. Komunikasi dengan menggunakan

surat masih banyak digunakan, banyaknya organisasi yang menggunakan

surat menjadikan sebuah organisasi sering menerima surat dalam jumlah

banyak. Banyaknya surat dalam sebuah organisasi yang membutuhkan

proses pengelolaan surat masuk dan surat keluar.

Sistem pengelolaan surat masuk dan surat keluar merupakan

kegiatan yang mempermudah pekerjaan dalam suatu instansi atau

organisasi. Surat masuk merupakan semua jenis surat yang diterima oleh

instansi maupun yang di terima dari pihak lain. Surat keluar merupakan

surat yang dikeluarkan oleh instansi. Sebuah instansi memiliki banyak surat

masuk dan surat keluar, dengan banyaknya surat masuk dan surat keluar

maka memerlukan pengelolaan surat supaya semua surat masuk dan surat

keluar dapat tersusun dan dapat digunakan jika dibutuhkan.

Bagian Pemerintahan adalah suatu bagian yang menangani

kepentingan masyrakat dan menangani surat-surat dari beberapa Instansi

yang terkait.

2

1.2 Tujuan dan Manfaat

Dari uraian di atas memiliki tujuan dan manfaat untuk saya

antara lain:

1.2.1 Tujuan

Mengetahui dan mempelajari situasi kondisi kerja di dalam

Sekretariat Daerah Kabupaten Tegal, serta sebagai salah satu syarat

untuk mengambil mata kuliah tugas akhir Program Studi DIII

Teknik Komputer.

1.2.2 Manfaat

1. Menyesuaikan dan menyiapkan diri dalam menghadapi

lingkungan kerja.

2. Mengetahui atau melihat secara langsung penggunaan atau

peranan teknologi informasi dan komunikasi di tempat kerja

praktek.

3. Mempersiapkan diri sebelum menempuh mata kuliah Tugas

Akhir.

4. Menggunakan hasil atau data-data KP untuk dikembangkan

menjadi Tugas Akhir.

1.3 Waktu dan Tempat Pelaksanaan

1.3.1 Waktu Pelaksanaan

Sesuai dengan yang telah dijadwalkan oleh Prodi DIII

Teknik Komputer kegiatan Kerja Praktek (KP) tersebut

dilaksanakan dari tanggal 27 Januari 2020 – 29 Februari 2020.

3

Waktu Kerja Praktek (KP) menyesuaikan jadwal dari Sekretariat

Daerah Slawi yaitu hari Senin sampai Jumat pukul 07.00 WIB

sampai dengan pukul 16.00 WIB dan hari Jum’at pukul pukul

07.00 WIB sampai dengan pukul 11.00 WIB.

1.3.2 Tempat Pelaksanaan

Tempat Kerja Praktek (KP) pada Bagian Pemerintahan di

Sekretariat Daerah Kabupaten Tegal di Jalan Dr.Sutomo No.1 Slawi

Telp. (0283) 491665 – 491668 – 491765 Fax (0283) 491670 Kode

Pos Slawi 52417.

4

BAB II

GAMBARAN UMUM

2.1 Sejarah Instansi

Sejarah Pembentukan Pemerintahan Kabupaten Tegal yang sudah

dirangkum Seperti dibawah ini :

1. Tanggal 24 Januari 1984 Presiden Republik Indonesia menetapkan

Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 1984 tentang

Pemindahan Ibukota Kabupaten Daerah Tingkat II Tegal dari Wilayah

Kotamadya Daerah Tingkat II Tegal ke Kota Slawi di Wilayah

Kabupaten Daerah Tingkat II Tegal.

2. Kamis 19 Desember 1985 Pemerintah Kabupaten Tegal melaksanakan

boyongan kantor sekretariat pemerintah daerah dari Kota Tegal ke Kota

Slawi. Boyongan kantor sekretariat daerah dari Kota Tegal ke Kota

Slawi merupakan suatu peristiwa pemindahan kantor pusat

pemerintahan Kabupaten Tegal dari Istana Kabupaten Tegal menuju

Ex. Markas Komando Brigif 4 Dewa Ratna Slawi di Kota Slawi.

Markas Komando Brigif 4 Dewa Ratna terletak di Jalan Dr. Soetomo

Slawi Kulon Kecamatan Slawi Kabupaten Tegal.

3. Tanggal 24 Januari 1989 mesmikan penggunaan kantor pusat

pemerintahan Kabupaten Tegal di Kota Slawi dan diresmikan pula Kota

Slawi sebagai ibukota Kabupaten Tegal. Peresmian Kota Slawi sebagai

ibukota Kabupaten Tegal diresmikan oleh Menteri Dalam Negeri

5

Rudini dengan upacara adat. Upacara Adat Peresmian Kota Slawi

sebagai ibukota Kabupaten Tegal diisi dengan simbolisasi-simbolisasi

adat Jawa. Kota Slawi sebagai ibukota Kabupaten Tegal pada dasarnya

telah dikembangkan dan dibangun untuk menjadi ibukota Kabupaten

Tegal sebelum Kota Slawi ditetapkan menjadi ibukota. Pemerintah

Kabupaten Tegal menempatkan Kota Slawi sebagai wilayah

pengembangan khusus Kota Slawi untuk menjadi ibukota Kabupaten

Tegal. Tahun 1981 disusun Rencana Induk Kota Slawi. Selanjutnya

setelah Kota Slawi menjadi ibukota Kabupaten Tegal tahun 1986/1987

dan 1987/1988 Pemerintah Kabupaten Tegal menyusun Rencana

Umum Tata Ruang Kota dan Rencana Detail Tata Ruang Kota Slawi

untuk tahun 1987 sampai dengan 2009.

4. Perangkat daerah telah diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 18

Tahun 2016 tentang Perangkat Daerah menggantikan peraturan

sebelumnya yaitu Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 tentang

Organisasi Perangkat Daerah dan Peraturan Menteri Dalam Negeri

Nomor 57 Tahun 2007 tentang Petunjuk Teknis Penataan Organisasi

Perangkat Daerah. Kabupaten Tegal sebagai Pemerintahan Daerah di

tingkat Kabupaten dengan jumlah asisten 3 dan jumlah bagian 12.

Demikian sejarah perkembangan Pemerintahan Sekretariat

Daerah Kabupaten Tegal.

6

2.2 Visi Misi dan Tujuan

2.2.1 Visi

Kantor Bupati Tegal dalam menjalankan tugas pokok dan

fungsinya berpedoman pada visi “Terwujudnya Masyarakat

Kabupaten Tegal yang Sejahtera, Mandiri, Unggul, Berbudaya,

dan Berakhlak Mulia”.

2.2.2 Misi

1. Mewujudkan pemerintahan yang bersih, terbuka, akuntabel, dan

efektif melayani rakyat

2. Memperkuat daya saing melalui pembangunan infrastruktur yang

handal, berkualitas, dan terintegrasi serta berwawasan lingkungan

3. Membangun perekonomian rakyat yang kokoh, maju,

berkeadilan, dan berkelanjutan

4. Meningkatkan kualitas sumberdaya manusia melalui penguatan

layanan bidang pendidikan, kesehatan, dan sosial dengan

memanfaatkan kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi

5. Menciptakan tata kehidupan masyarakat yang tertib, aman,

tentram, dan nyaman dengan tetap menjaga dan melestarikan

nilai-nilai budaya serta kearifan lokal.

2.2.3 Tujuan

1. Mempunyai sifat universal seperti, ketertiban, ketenteraman,

kedamaian, kesejahteraan dan kebahagiaan dalam tata

kehidupan bermasyarakat.

7

2. Untuk mengatur tata tertib masyarakat secara damai dan adil.

3. Dan sebagai alat untuk menjaga keseimbangan antara

kepentingan individu dengan kepentingan masyarakat.

2.3 Struktur Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Tegal

Struktur Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Tegal

Berdasarkan Peraturan Bupati Tegal Nomor 71 Tahun 2019 Tentang

Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi, serta Tata Kerja

Sekretariat Daerah dan Sekretariat DPRD Kabupaten Tegal serta Staff Ahli

Bupati Tegal sebagaimana dijabarkan dalam Peraturan Bupati Nomor 71

Tahun 2019 Tentang Penjabaran Tugas Pokok, Fungsi dan Uraian Tugas

Jabatan Struktural Bupati Tegal adalah sebagai berikut:

1. Bupati dan Wakil Bupati;

2. Sekretaris Daerah;

3. Asisten Pemerintahan dan Kesejahteraan Rakyat;

4. Asisten Perekonomian dan Pembangunan;

5. Asisten Administrasi Umum.

8

STRUKTUR SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN

TEGAL

Gambar 1 Struktur Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Tegal Gambar 2. 1 Struktur Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Tegal

9

2.4 Bidang Usaha

Bagian Pemerintahan mempunyai tugas membantu Sekretaris

Daerah dalam menyusun kebijakan di bidang pemerintahan,

mengkoordinasikan administrasi tugas Perangkat Daerah,

mengkoordinasikan tugas instansi vertikal pelaksana pemerintahan umum

serta melaksanakan pembinaan administrasi kecamatan dan kelurahan.

1. Bagian Pemerintahan mempunyai fungsi :

1.) Perumusan kebijakan di bidang administrasi

pemerintahan, administrasi kewilayahan dan otonomi daerah;

2.) Pelaksanaan koordinasi dan penyusunan program kegiatan

serta petunjuk teknis pelaksanaan di bidang pemerintahan,

administrasi kewilayahan dan kerja sama daerah;

3.) Pelaksanaan fasilitasi administrasi pertanahan;

4.) Pelaksanaan monitoring dan evaluasi penyelenggaraan

pemerintahan

di bidang pemerintahan, administrasi kewilayahan dan kerja

sama daerah;

5.) Pelaksanaan pembinaan administrasi pemerintahan di

bidang pemerintahan, administrasi kewilayahan dan kerja sama

daerah;

6.) Pelaksanaan pemrosesan administrasi perizinan perjalanan dinas

luar negeri bagi Bupati dan Wakil Bupati serta pimpinan dan

anggota DPRD dan Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh

Asisten Tata Praja sesuai dengan tugas dan fungsinya.

2. Bagian Pemerintahan, terdiri dari:

1.) Sub Bagian Administrasi Pemerintahan Umum Kewilayahan;

2.) Sub Bagian Otonomi Daerah dan Kerja Sama;

3.) Sub Bagian Bina Kecamatan dan Kelurahan.

10

2.4.1 Sub Bagian Administrasi Pemerintahan Umum Kewilayahan

Uraian tugas Bagian Administrasi Pemerintahan Umum sebagai

berikut :

1. Menyiapkan bahan perumusan dan penyusunan kebijakan

dibidang pemerintahan umum dan kewilayahan;

2. Melaksanakan koordinasi dan fasilitasi terhadap aparat

keamanan dan instansi terkait dalam pencegahan dan

pengamanan terjadinya gangguan keamanan dan ketertiban

daerah;

3. Menyiapkan bahan, koordinasi dan fasilitasi penetapan batas

wilayah daerah;

4. Menyiapkan bahan, koordinasi dan fasilitasi dalam

pembinaan kewilayahan oleh Forum Koordinasi Pimpinan

Daerah;

5. Melaksanakan koordinasi, fasilitasi dalam penyusunan rupa-

rupa bumi Kabupaten Tegal;

6. Melaksanakan koordinasi dengan Instansi vertikal di daerah

dalam pelaksanaan urusan pemerintahan umum;

7. Melaksanakan koordinasi, fasilitasi, pemantauan dan

pelaporan pelaksanaan Pemilihan Umum dan Pemilihan Kepala

Daerah;

8. Menyiapkan bahan dan menyusun program perencanaan serta

laporan kinerja;

9. Fasilitasi dan koordinasi administrasi pertanahan daerah dan

Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala

Bagian Pemerintahan sesuai dengan tugas dan fungsinya.

11

2.4.2 Sub Bagian Bagian Otonomi Daerah dan Kerja Sama

Uraian tugas Bagian Otonomi Daerah dan Kerja Sama sebagai

berikut :

1. Menyiapkan bahan perumusan dan penyusunan kebijakan di

bidang pengembangan otonomi daerah;

2. Melaksanakan koordinasi terhadap Perangkat Daerah dalam

pelaksanaan urusan pemerintahan daerah;

3. Memberikan fasilitasi penerimaan kunjungan kerja DPR, DPD,

DPRD dan Pemerintah Daerah dari daerah lain;

4. Mengkoordinasikan, menyusun dan menyampaikan

laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah;

5. Memberikan fasilitasi, menyiapkan bahan kegiatan Asosiasi

Pemerintah Kabupaten Seluruh Indonesia;

6. Mengkoordinasikan, menyiapkan dan melaksanakan kegiatan

peringatan Hari Jadi Provinsi Jawa Tengah dan Hari Otonomi

Daerah;

7. Mengkoordinasikan, menyiapkan dan melaksanakan

kegiatan pengembangan otonomi daerah;

8. Mengkoordinasikan, menyiapkan bahan perumusan dan

penyusunan naskah kerja sama daerah;

9. Melaksanakan pengurusan tata usaha dan kepegawaian dan

Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala

Bagian Pemerintahan sesuai tugas dan fungsinya.

2.4.3 Sub Bagian Bina Kecamatan dan Kelurahan

Uraian tugas Bagian Bina Kewilayahan sebagai berikut;

1. Memfasilitasi, menganalisa, menginventarisasi dan

mengevaluasi data profile kecamatan dan kelurahan;

12

2. Memfasilitasi, menyiapkan bahan perumusan kebijakan di

bidang penyelenggaraan pemerintahan umum di kecamatan;

3. Memfasilitasi, menyiapkan bahan perumusan, kebijakan,

kewenangan atributif kecamatan;

4. Memfasilitasi, menyiapkan bahan perumusan kebijakan

kewenangan pendelegasian sebagian kewenangan Bupati

kepada kecamatan dalam bentuk Pelayanan Administrasi

Terpadu Kecamatan;

5. Memfasilitasi, menyiapkan bahan perumusan standarisasi

kebijakan bangunan kantor kecamatan dan kelurahan;

6. Memfasilitasi, menyiapkan bahan perumusan kebijakan

lembaga kemasyarakatan di Kecamatan dan Kelurahan;

7. Memfasilitasi dan melaksanakan pembinaan pelaksanaan tugas,

wewenang, dan kewajiban aparatur di kecamatan dan

kelurahan;

8. Memfasilitasi, menganalisa, menginventarisasi perumusan

kebijakan pedoman batas kecamatan dan kelurahan;

9. Melaksanakan koordinasi, sinkronisasi, dalam bentuk rapat

kerja aparatur kecamatan dan kelurahan;

10. Memfasilitasi, menyiapkan, mengevaluasi, dan melaksanakan

pembinaan pelaksanaan tugas, wewenang dan kewajiban

kecamatan dan kelurahan;

11. Memfasilitasi, menyiapkan, menyusun dan mengevaluasi

pedoman pengembangan, pemekaran, penggabungan dan

penghapusan kecamatan dan kelurahan;

12. Memfasilitasi, menyiapkan, menyusun, mengevaluasi dan

melaksanakan pembinaan pedoman pelaporan rutin

administrasi penyelenggaraan pemerintahan umum di




13

administrasi penyelenggaraan pemerintahan atributif di




administrasi penyelenggaraan pendelegasian sebagian

kewenangan Bupati kepada Camat di kecamatan;

15. Menghimpun dan mengevaluasi serah terima jabatan Camat dan

lurah;

16. Menghimpun dan mengevaluasi perkembangan lembaga

pemerintah kecamatan dan kelurahan dan Melaksanakan tugas-

tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Pemerintahan

sesuai dengan tugas dan fungsinya.

14

BAB III

RINCIAN KEGIATAN

3.1 Bidang Kerja atau Bagian Tempat Kerja Praktek

Dengan rencana kegiatan Kerja Praktek (KP) pada Bagian

Pemerintahan di Sekretariat Daerah Kabupaten Tegal. Bagian Pemerintahan

mempunyai tugas membantu Sekretaris Daerah dalam menyusun kebijakan

di bidang pemerintahan, mengkoordinasikan administrasi tugas Perangkat

Daerah, mengkoordinasikan tugas instansi vertikal pelaksana pemerintahan

umum serta melaksanakan pembinaan administrasi kecamatan dan

kelurahan.

3.2 Tugas Umum

Berikut ini adalah tugas umum yang dikerjakan pada Bagian

Pemerintahan di Sekretariat Daerah Kabupaten Tegal:

1. Mengikuti apel setiap pagi.

2. Memasukan surat masuk ke dalan buku Agenda dan Undangan

3. Membantu menyelesaikan pekerjaan pegawai kantor.

4. Menyimpan surat keluar dalam Dokumen Surat Keluar sesuai dengan

Periode yang bersangkutan.

5. Menomori Surat Keluar.

6. Menyinpan Surat Keluar dalam dokumen surat keluar.

15

3.3 Tugas Khusus

1. Menginstall Microsoft Office 2016 (versi lainnya secara umum hampir

sama) :

Persiapkan file mentah Microsoft Office yang akan diinstall. Anda dapat

memasukan DVD Microsoft Office (membeli langsung), mengekstrak

file hasil download.

Gambar 3. 1 installasi Microsoft Office 2016

Buka folder, dan Run as administrator “Setup.exe”.

Buka folder file mentah yang Anda miliki, lalu jalankan “Setup.exe”

sebagai administrator.


16

Maka jendela Microsoft Office terbuka, klik “Install Now”.


Tunggu hingga proses penuh.

.


Microsoft Office berhasil di-install

Setelah itu akan muncul notifikasi bahwa instalasi berhasil.

17


Pada “All Programs” akan muncul icon Microsoft Office

Anda dapat menekan tombol “Start” untuk melihat software office

yang terinstal.


2. Membuat Rekap Data Surat Keputusan Bupati Tegal untuk

mempermudah pengolahan dan penyimpanan data Surat Keputusan

Bupati menggunakan Microsoft Word.

18

Contoh Rekap Data Surat Keputusan Bupati adalah sebagai berikut:

Gambar 3. 7 Rekap Data Surat Keputusan Bupati

Gambar 3. 8 Rekap Data Surat Keputusan Bupati

3. Mengirim surat ke Dinas untuk keperluan kegiatan dalam

pemerintahan.

Gambar 3. 9 Mengirim surat ke Dinas

19

BAB IV

PENUTUP

4.1 Kesimpulan

Dalam pembahasan ini, dapat disimpulkan bahwa dengan adanya

pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar dapat membantu mempermudah

pengolahan data Surat Masuk dan Surat Keluar berbasis komputer yang

sistematis dan terarah, sehingga mampu membantu kinerja pada Bagian

Pemerintahan di Sekretariat Daerah Kabupaten Tegal menjadi lebih cepat,

efektif dan efisien. Di samping itu dengan adanya sistem pengelolaan Surat

Masuk dan Surat Keluar mengubah sistem data Surat Masuk dan Surat

Keluar dari manual menjadi sistem terkomputerisasi. Dengan demikian

maka pengelolaan dan penyimpanan data Surat Masuk dan Surat Keluar

menjadi lebih mudah dan akurat.

4.2 Saran

Dari pelaksanaan Praktek Kerja (KP) yang telah dijalani, memiliki

beberapa saran yang dapat dijadikan sebagai acuan bagi pihak yang terkait

dalam program tersebut.

1. Bagi mahasiswa, yakni:

1.) Mencari dan menemukan tempat Praktek Kerja (KP) jauh-jauh

hari sehingga jika ada hal yang tidak diinginkan maka

mahasiswa dapat dengan mudah untuk berganti tempat tujuan

Praktek Kerja (KP).

20

2.) Tempat Praktek Kerja (KP) pun sebaiknya dicari yang sesuai

dengan kebutuhan program studi bahkan konsentrasi masing-

masing agar dapat mempelajari secara lebih jelas mengenai teori

yang telah diperoleh selama perkuliahan.

3.) Mempersiapkan diri sebelum melaksanakan Praktek Kerja (KP)

dengan mengurus segala keperluan administratif.

4.) Menaati setiap tata tertib dan aturan yang diberlakukan di

perusahaan.

5.) Melaksanakan setiap tugas yang diberikan perusahaan dengan

tanggung jawab dan disiplin tinggi.

2. Bagi Pemerintah Daerah Kabupaten Tegal, yakni;

1.) Lakukan pendataan secara rutin mengenai pengadaan alat tulis

kantor.

2.) Perlu peningkatan komunikasi antar pegawai seputar uraian

pekerjaan untuk kelancaran pekerjaan.

3.) Menjaga serta meningkatkan stabilitas keamanan kantor, baik

pada jam kerja maupun di luar jam kerja.

4.) Meningkatkan kualitas layanan kepada masyarakat agar

menjaga nama baik Pemerintah Daerah Kabupaten Tegal.

5.) Meningkatkan nilai integritas baik pada sesama karyawan,

satuan kerja instansi, lingkungan, dan masyarakat.

21

DAFTAR PUSTAKA

[1] P. Studi, I. Sejarah, J. P. Sejarah, F. I. Sosial, and U. N. Yogyakarta,

“PERPINDAHAN IBUKOTA KABUPATEN TEGAL TAHUN 1984-

1989 : DARI TEGAL KE SLAWI,” 2016.

[2] Y. Astuti, “Pengolahan surat masuk dan keluar di kantor kecamatan

piyungan Bantul,” p. 165, 2014.

[3] Humas, “Bagian Pemerintah Setda Kabupaten Tegal.” [Online]. Available:

Jenius.Tegalkab.go.id.

LAMPIRAN

A-1

SURAT KESEDIAAN MEMBIMBING KP

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : Arif Rakhman,SE, S.Pd, M.Kom

NIPY : 05.016.291

Jabatan Struktural : Koord. Penelitian dan Pengabdian

Jabatan Fungsional : Asisten Ahli

Dengan ini menyatakan bersedia untuk membimbing kerja praktek mahasiswa

berikut:


NIM : 18040003

Program Studi : DIII Teknik Komputer

Demikian pernyataan ini dibuat agar maklum.

Tegal, Maret 2020

Mengetahui,

Ka. Prodi DIII Teknik Komputer

Rais, S.Pd., M.Kom

NIPY. 07.011.083

Dosen Pembimbing,

Arif Rakhman,SE, S.Pd, M.Kom

NIPY. 05.016.291

B-1

Lampiran 2 Surat Balasan Instansi

C-1

Lampiran 3 Form Absensi dan Kegiatan Kerja Praktek

D-1

Lampiran 4 Dokumentasi Kegiatan

E-1

Lampiran 5 Biodata Penulis


NIM : 18040003

Tempat/Tanggal Lahir : Jakarta, 25 Agustus 2000

Agama : Islam

Jenis Kelamin : Perempuan

Alamat : Desa Gumalar Rt. 13 Rw. 02 Kec. Adiwerna Kab. Tegal

Hobi : Membaca Novel

Motto : “Jangan mengeluh, syukuri saja apa yang kita miliki”

Kesan : Saya sangat senang bisa mengikuti kegiatan kerja praktek

Pada Bagian Pemerintahan di Sekretariat Daerah

Kabupaten Tegal, karena saya mendapatkan pengalaman

baru dan teman baru dari universitas lain juga yang

mengikuti kerja praktek. Saya banyak belajar bagaimana

cara menyelasaikan tugas dengan baik, khususnya menulis

surat masuk dan surat keluar dengan mengatur waktu

deadline yang dibutuhkan. Pegawai nya juga sangat baik

dan ramah, saling membantu antar sesama, terutama untuk

Pak Rohkman dan Ibu Atik yang sudah membimbing saya.

pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada bagian ...

Documents

Transcript of pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada bagian ...