PENERIMAAN BARANG

PROSES PENERIMAAN BARANG-BARANG (PK/P02)

Isu : 09 No. Prosedur : PK/P02

Tarikh : 21 Disember 2009 ms : 1

CARTA ALIR




1.0 Tujuan

Memastikan penerimaan barangan yang diperlukan oleh mana-mana Pusat

Tanggung Jawab (PTJ) ISO dibuat melalui Stor Pusat Ibu Pejabat / Stesen.

2.0 Skop

Merangkumi penerimaan semua barang-barang berdasarkan kepada PTJ

yang memiliki prosidur MS-ISO.

3.0 Tanggungjawab

Proses penerimaan barang-barang di Stor (Pusat/Stesen) diselaraskan oleh

Pegawai Tadbir/Pengurus Stesen/Penolong Pegawai Tadbir di Pusat

Tanggungjawab masing-masing. Tanggungjawab secara spesifik mengikut

aktiviti adalah seperti tercatat di dalam prosedur.

4.0 Definisi

4.1 Barang-Barang Gunasama

Barang-barang yang digunakan secara umum di PTJ yang biasanya dibeli

secara kontrak pusat Perbendaharaan/MARDI. (Contohnya seperti alat tulis,

perabut dan kelengkapan pejabat). 4.2 Barang-Barang Transit

Barang-barang yang dibeli untuk penggunaan khusus oleh pegawai

pengguna dan pengesahan teknikal oleh pegawai berkenaan. Barang ini

akan dibekalkan terus kepada pengguna dan disahkan kemudian oleh

Pengurusan Stor.




4.3 Pegawai Yang Menjaga Stor

Pegawai penerima bagi barang-barang yang dipesan melalui pembekal.

4.4 Dokumen Pembelian

Merangkumi Pesanan tempatan dan dokumen tender.

4.5 PT(P/O) : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi)

4.6 PS : Pengurus Stesen

4.7 PT : Pegawai Tadbir

4.8 PA : Penolong Akauntan

4.9 PP : Pegawai Pengguna

4.10 PAR : Pembantu Am Rendah

4.11 PTJ : Pusat Tanggung Jawab 5.0 Rujukan

5.1 PK/S 01 : Peraturan Kewangan MARDI

5.2 PK/S 02 : Pekeliling Perbendaharaan Bil 5 Tahun 2009

Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan




6.0 Prosedur

Tindakan Tanggungjawab

6.1 Penerimaan Barang-Barang

6.1.1 Penerimaan barang-barang perlu dibuat dengan

sempurna bagi menjamin ketepatan barang-

barang tersebut dari segi kuantiti, kualiti

berdasarkan kepada spesifikasi di dalam salinan

dokumen pembelian. 6.2 Semakan

6.2.1 Semakan dibuat oleh Pegawai yang menjaga stor

sebelum mengesahkan nota serahan/nota

bungkusan dan invois.

PT(P/O), PT, PA, PP,

PAR

PT(P/O), PAR

6.2.2 Pegawai Pengguna perlu mengesahkan secara

teknikal barang-barang transit sebelum Pembantu

Tadbir (Perkeranian/Operasi) menandatangani

nota hantaran.

PT(P/O), PP

6.3 Laporan Perselisihan

6.3.1 Penyediaaan laporan perlu dibuat dengan serta

merta sekiranya terdapat perselisihan kuantiti, dan

kualiti barangan yang dipesan dikemukakan

kepada Unit Pembelian untuk tindakan seterusnya.

Gunakan borang MDI.302

PT(P/O), PT

6.3.2 Barangan yang dihantar oleh Pembekal, tetapi

tidak mengikut spesifikasi (kualiti) tidak akan

diterima.

PT(P/O)




Tindakan Tanggungjawab

6.4.1 Setelah berpuashati dengan barang yang

diterima, Pegawai yang bertanggungjawab

dengan urusan Stor menandatangani Nota

Serahan dan satu salinan dikembalikan kepada

pembekal. Salinan asal disimpan untuk

dikemukakan kepada Program Perolehan &

Pengurusan Aset untuk urusan pembayaran. 6.5 Rekod Dalam Buku Stok

6.5.1 Barang-barang gunasama yang diterima

direkodkan ke dalam Kad Petak (Bin Kad) – MDI

304, Kad Kawalan Stok - MDI. 305 (Setor Pusat Ibu

Pejabat) atau dan Buku Stok (Setor Pusat/Stesen).

6.5.2 Manakala barang-barang transit tidak perlu

direkodkan ke dalam kad petak dan kad kawalan

stok atau buku stok.

PT(P/O), PAR

PT(P/O), PT, PAR

PT(P/O), PT




7.0 Rekod

Bil. Rekod/Fail Lokasi/ Tanggungjawab

Tempoh Simpanan

7.1 Dokumen Pembelian Guna Habis Pejabat Am Stor/

PT(P/O)

PAR

5 tahun

7.2 Dokumen Pembelian Harta Modal

Pejabat Am Stor/

PT(P/O)

PAR

5 tahun

7.3 Laporan Perselisihan Kuantiti/Kualiti

Pejabat Am Stor/

PT(P/O)

PAR

5 tahun

7.4 MDI 305 Kad Kawalan Stok [Borang PK/P02-(1)]

- Tarikh Kuatkuasa 11.09.07

Pejabat Am Stor/

PT(P/O)

PAR

5 tahun

7.5 MDI 304 Kad Petak (Bin Kad) [Borang PK/P02-(2)]


Pejabat Am Stor/

PT(P/O)

PAR

5 tahun

7.6 MDI 302 Borang Laporan Terimaan

Barang-barang [Borang PK/P02-(3)]


Pejabat Am Stor/

PT(P/O)

PAR

5 tahun

PENERIMAAN BARANG

Documents

Transcript of PENERIMAAN BARANG