On line inschrijven

ict en onderwijsvernieuwing afl. 3, maart 2003, 79

schoolorganisatie

voorbeelden universiteit gent 1

1. Inleiding

2. Beginsituatie: waarom een on line inschrijvingssysteem?

2.1. Situatieschets

2.2. Randvoorwaarden

2.3. Aan welke vereisten moest dit on line inschrijvingssysteem voldoen?

2.3.1. Gebruiksvriendelijk

2.3.2. Makkelijk toegankelijk

2.3.3. Veilig

2.3.4. Betrouwbaar

3. Ontwerpen: hoe ziet het on line inschrijvingssysteem eruit?

3.1. Inschrijvingsadministratie

3.2. Studentengedeelte

3.2.1. Overzicht van het activiteitenaanbod

3.2.2. Inschrijven

3.2.3. Aanpassen van een inschrijving

3.2.4. Nieuwsbrief

3.2.5. Zoekfunctie

3.3. Databankbeheersysteem

3.4. (Hoe) voldoet dit systeem aan de vooropgestelde vereisten?



3.4.3. Veilig

3.4.4. Betrouwbaar

4. Uitvoeren: hoe werd het on line inschrijvingssysteem ingezet?

5. Evaluatie: hoe verliep het eerste jaar on line inschrijven?

6. (Her)ontwerpen: hoe ziet het inschrijvingssysteem eruit in het acade-

miejaar 2001-2002?

Pedro De BruyckereLector pedagogische wetenschappen Arteveldehogeschool

Katy Goeminne, Veerle Vanoverberghe,Willy Hanssens, Jan De DonckerPraktijkassistenten Universiteit Gent, Faculteit Psychologie en Pedagogi-

sche Wetenschappen, Dienst studieondersteuning

On line inschrijven

VOL019/ICT3 /79-94 08-04-2003 11:30 Pagina 79

ict en onderwijsvernieuwingafl. 3, maart 2003, 80


schoolorganisatie




6.4. Aandachtspunt

6.5. ‘Open source’

7. Conclusie

8. Hyperlinks

9. Literatuur

Krachtlijnen

In dit artikel wordt beschreven hoe het monitoraat of de dienst studieon-

dersteuning van de faculteit Psychologie en Pedagogische Wetenschappen

van de Universiteit Gent gebruikmaakt van het internet als hulp bij de

organisatie en administratie van haar activiteiten.

Het monitoraat organiseert studieondersteunende activiteiten voor de stu-

denten van de eerste kandidatuur. Om aan deze activiteiten deel te nemen,

moeten studenten zich vooraf inschrijven. Aanvankelijk werd hiervoor

gebruikgemaakt van intekenlijsten waarop studenten hun naam en

studierichting noteerden. Wegens een aantal praktische problemen met

deze intekenlijsten werd geopteerd om in het academiejaar 2000-2001 te

werken met een on line inschrijvingssysteem.

Een eerste versie werd ontwikkeld. Er werd een systeem ontworpen dat

bestaat uit drie delen: een inschrijvingsadministratie, een gebruikers-

gedeelte en een databankbeheersysteem.

Op het einde van het academiejaar 2000-2001 werd deze inschrijvings-

vorm zowel door monitoren als door studenten geëvalueerd. De resulta-

ten gaven aan dat het on line inschrijven positief werd beoordeeld. Uit de

evaluatie bleek echter ook dat een aantal systeemkenmerken voor verbe-

tering vatbaar waren.

VOL019/ICT3 /79-94 08-04-2003 11:30 Pagina 80


schoolorganisatie


1. Inleiding

Informatie- en communicatietechnologieën (ICT) kunnen in het onder-

wijs een aantal functies vervullen. Zo onderscheidt Vermunt (2000) zes

functies voor ICT in de begeleiding van het studieproces: inhoudsfunctie,

informatiefunctie, communicatiefunctie, diagnostische functie, leerfunc-

tie en toetsfunctie.

Op welke functie(s) de klemtoon wordt gelegd, zal afhankelijk zijn van de

soort actor binnen de onderwijscontext. Binnen de werking van het moni-

toraat, een studieondersteunende dienst voor studenten uit de eerste

kandidatuur van de faculteit Psychologie en Pedagogische Wetenschap-

pen van de Universiteit Gent, gaat de aandacht in eerste instantie uit naar

de informatieve en communicatieve functie.

De website van het monitoraat is een digitale informatiebron waar niet

alleen een aantal basisgegevens over de dienst terug te vinden zijn (bijv.

locatie, spreekuren, overzicht van de activiteiten, …), maar ook vakin-

houdelijke informatie (bijv. slides, examenvragen, FAQ, …).

Het gebruik van e-mail faciliteert in geruime mate de communicatie

tussen de medewerkers en de studenten.

Ondanks de inspanningen om het internetgebruik in de werking van het

monitoraat te optimaliseren, blijft een verdere integratie van de interac-

tieve gebruiksmogelijkheden van ICT tot de opdracht behoren. Vooral met

betrekking tot het organisatorisch, administratief en beheersaspect kon

aan ICT een meer functionele rol worden toebedeeld.

Een door de studenten en monitoren vastgesteld tekort betrof de inschrij-

vingsprocedure voor de activiteiten. Dit op de werkvloer vastgesteld tekort

illustreert treffend wat Mirande (2000) schrijft over de websites van heel wat

onderwijsinstellingen. We citeren: “Veel websites richten zich meer naar binnen

dan naar buiten, en voor communicatie, laat staan voor transacties (zoals inschrij-

ving voor cursussen), is nauwelijks plaats”.

Andere mogelijkheid: het internet voornamelijk/uitsluitend beschouwen

c.q. gebruiken als een informatiekanaal is helaas vaak nog te sterk aan-

wezig.

In het academiejaar 2000-2001 heeft het monitoraat intensief geëxperi-

menteerd met een on line inschrijvingssysteem. Het relaas van dit expe-

riment vormt dan ook de inhoud van deze bijdrage.

Het artikel is opgebouwd aan de hand van de verschillende stappen van

het volgende ontwikkelingsmodel (zie Figuur 1):

functies van ICT in

het onderwijs

website = digitale

informatiebron met

méér dan

basisinformatie

interactieve

gebruiksmogelijk-

heden van ICT nog

verder integreren

experiment met on line

inschrijvingssysteem

VOL019/ICT3 /79-94 08-04-2003 11:30 Pagina 81



schoolorganisatie

Figuur 1: ontwikkelingsmodel

2. Beginsituatie: waarom een on line inschrijvingssysteem?

2.1. Situatieschets

Om aan de activiteiten van het monitoraat te kunnen deelnemen, moeten

studenten zich vooraf inschrijven. Aanvankelijk gebeurde dit op de ‘klas-

sieke’ manier, nl. door het noteren van naam en studierichting op een

intekenlijst.

Bij deze manier van werken deden zich o.a. de volgende problemen voor:

• moeilijk te verifiëren dubbele inschrijvingen;

• geen overzichtelijke/alfabetische lijsten die automatisch of op een

snelle, eenvoudige manier konden worden gegenereerd, opgeslagen

en geconsulteerd;

• geen vlotte gegevensverwerking omdat alle gegevens manueel

moesten worden ingebracht.

Door bovenstaande problemen waren vooraf vastgelegde spelregels (bijv.

‘deelnemen kan enkel na inschrijving’) niet te controleren.

Een bijkomend nadeel voor de studenten was het feit dat men zich

veelvuldig moest verplaatsen om zich te kunnen inschrijven. Door de

grootte van de groep studenten vinden de meeste hoorcolleges immers

plaats op een andere locatie dan waar het monitoraat gehuisvest is.

Hoe konden de problemen worden opgelost? Via een on line inschrij-

vingssysteem? Eerst worden de randvoorwaarden bekeken die nodig zijn

om een dergelijk systeem te implementeren.Vervolgens zetten we de eisen

op een rijtje waaraan het systeem zou moeten voldoen.

vooraf inschrijven

voor deelname aan

monitoraat via

intekenlijsten

problemen

controle spelregels

nagenoeg onmogelijk

veel verplaatsingen

on line inschrij-

vingssysteem als

oplossing?

VOL019/ICT3 /79-94 08-04-2003 11:30 Pagina 82


schoolorganisatie


hardware

software

expertise

vier vereisten

2.2. Randvoorwaarden

Er zijn minstens drie verschillende soorten randvoorwaarden te onder-

scheiden die noodzakelijk zijn om een on line inschrijvingssysteem in te

voeren.

1 De beschikbare hardware: we denken hierbij aan een eigen server of

webhosting, maar ook aan voldoende pc’s voor de studenten om zich in te

schrijven.

2 De beschikbare software: m.a.w. het eigenlijke systeem dat al dan niet

zelf moet worden ontwikkeld.

3 Expertise: mensen in huis hebben die de nodige kennis bezitten van

zowel soft- als hardware is meegenomen.

2.3. Aan welke vereisten moest dit on line inschrijvingssysteem voldoen?

Bij de ontwikkeling van de software werden vanuit het monitoraat de vol-

gende vereisten aan het inschrijvingssysteem gesteld:

• gebruiksvriendelijk;

• makkelijk toegankelijk;

• veilig;

• betrouwbaar.


Het systeem moest gebruiksvriendelijk zijn, zowel voor de studenten als

voor de medewerkers van het monitoraat. Gebruiksvriendelijk in de

betekenis van eenvoudig, duidelijk, niet verwarrend en niet omslachtig.


Een andere vereiste waaraan het on line inschrijvingssysteem moest vol-

doen, was maximale toegankelijkheid. De invoering van een dergelijk sys-

teem mocht niet betekenen dat de studenten uitgebreid nieuwe netwerk-

vaardigheden moesten aanleren.

2.3.3. Veilig

Veiligheid situeerde zich op twee gebieden: enerzijds de nood aan privacy,

anderzijds het voorkomen van frauduleuze praktijken. Met privacy bedoelen

we dat de persoonlijke informatie van de student enkel door hemzelf ge-

raadpleegd kan worden. Het voorkomen van fraude slaat o.a. op het onmo-

gelijk kunnen veranderen van gegevens van medestudenten.

VOL019/ICT3 /79-94 08-04-2003 11:30 Pagina 83



schoolorganisatie

driedelig

vier onderdelen

2.3.4. Betrouwbaar

Betrouwbaarheid was de laatste vereiste van het systeem. Studenten die

zich inschreven, moesten effectief ook ingeschreven zijn.

3. Ontwerpen: hoe ziet het on line inschrijvingssysteem eruit?

Het inschrijvingssysteem bestaat uit drie delen:

• een inschrijvingsadministratie;

• een gebruikersgedeelte (omdat op het monitoraat de gebruikers

studenten zijn, wordt verder in de tekst gesproken over ‘het studen-

tengedeelte’);

• een databankbeheersysteem.


De inschrijvingsadministratie is beveiligd en bestaat uit vier onderdelen:

1 het beheer van de inschrijvingen;

2 het inbrengen en aanpassen van de activiteiten;

3 een mailomgeving waarmee en de nieuwsbrief verstuurd kan worden en

elke ingeschrevene gemaild kan worden. Dit laatste is handig om bijvoor-

beeld bij verandering van tijdstip en/of locatie van een bepaalde activiteit

alle deelnemers voor die activiteit te kunnen verwittigen.

4 de ‘bouw’omgeving: hiermee worden alle pagina’s van het studen-

tengedeelte bijgewerkt. Voorts heb je in deze omgeving de mogelijkheid

om alle pagina’s, gebruikt in het studentengedeelte, aan te passen alsook

alle mails die door het systeem automatisch verstuurd worden.

VOL019/ICT3 /79-94 08-04-2003 11:30 Pagina 84


schoolorganisatie


Figuur 2: onderdelen van de inschrijvingsadministratie


Daarnaast is er uiteraard het studentengedeelte dat studenten in staat

stelt om zich on line in te schrijven voor een door hen gekozen activiteit.

Figuur 3: componenten van het studentengedeelte

VOL019/ICT3 /79-94 08-04-2003 11:30 Pagina 85



schoolorganisatie

3.2.1. Overzicht van het activiteitenaanbod

Als de studenten de inschrijvingspagina openen, krijgen zij een overzicht

van de activiteiten waarvoor zij zich kunnen inschrijven. Op deze pagina’s

vinden de studenten informatie over het tijdstip en de locatie van de

activiteiten, de te kennen hoofdstukken voor een proefexamen, ...

3.2.2. Inschrijven

Figuur 4 is de afbeelding van het inschrijvingsformulier.

Figuur 4: het inschrijvingsformulier

Tijdens het inschrijven controleert het systeem of de verschillende op-

gegeven data wel kunnen kloppen. Is het e-mailadres valide, kan het stam-

nummer bestaan? Is dit niet in orde, dan krijgt de student onverbiddelijk

de opdracht om zijn gegevens aan te passen. Zodra alles in orde is, kan de

inschrijving gevalideerd worden.

3.2.3. Aanpassen van een inschrijving

Vooraleer een student zijn inschrijving kan aanpassen, moet hij het iden-

tificatienummer en het paswoord behorende bij de inschrijving intikken

(zie ook 3.4.3). Is de student deze gegevens vergeten of verloren, dan kan

hij ze via het systeem opnieuw opvragen door gewoon zijn e-mailadres in

te vullen. Zijn persoonlijke gegevens worden dan naar zijn mailbox ge-

stuurd.

3.2.4. Nieuwsbrief

Een bijkomende service van het on line inschrijvingssysteem is een

nieuwsbrief. Studenten die graag op de hoogte blijven van bijkomende of

nieuwe monitoraatactiviteiten, kunnen zich gratis en op een heel een-

automatische controle

van de gegevens

identificatienummer

en paswoord ingeven

bijkomende of nieuwe

monitoraatactiviteiten

bekendmaken

VOL019/ICT3 /79-94 08-04-2003 11:30 Pagina 86


schoolorganisatie


voudige manier inschrijven op een mailinglist. Inschrijven gebeurt via het

invullen van een inschrijvingsformulier dat doorgestuurd wordt naar het

monitoraat. De gegevens worden opgeslagen in een databank en uitslui-

tend gebruikt voor het verlenen van informatie over het monitoraat.

3.2.5. Zoekfunctie

Als studenten niet meer zeker zijn of ze zich reeds voor een activiteit

hebben ingeschreven of als ze het tijdstip vergeten zijn, dan kunnen ze dit

zelf verifiëren door naar de inschrijvingspagina te gaan en te klikken op

de rubriek ‘Zoeken’. Nadat ze hun stamnummer hebben ingetikt, wordt

hen een overzicht gegeven van de door hen gekozen activiteiten met

bijbehorende tijdstippen.


Het databankbeheersysteem (zie Figuur 5) vormt het hart van het inschrij-

vingssysteem. De databanken waarop dit systeem steunt, zijn de lijm

tussen de inschrijvingsadministratie en het studentengedeelte. Laatst-

genoemde delen zijn de vensters waarlangs de software wordt aange-

sproken die de eigenlijke bewerkingen uitvoert.

Figuur 5: het databankbeheersysteem

De software, een perlscript om databanken aan te maken, werd oor-

spronkelijk ontleend aan Gossamer © (http://www.gossamer-

threads.com) maar onderging veel en uitgebreide modificaties door

Pi-online © (http://pion.rug.ac.be) omdat de originele software een totaal

andere bedoeling had.

Het huidige systeem houdt drie databanken bij:

• een databank van de inschrijvingen;

• een databank van de activiteiten;

• een databank van e-mailadressen voor de nieuwsbrief.

inschrijving

of tijdstip checken

het hart van het


perlscript

drie databanken

VOL019/ICT3 /79-94 08-04-2003 11:30 Pagina 87



schoolorganisatie

De databestanden zijn eenvoudige txt-bestanden. Hierdoor wordt het im-

porteren in andere software (zoals in een Excel-rekenblad) zeer een-

voudig. Dit biedt o.a. de mogelijkheid om statistische bewerkingen op de

door het systeem geleverde data uit te voeren.

3.4. (Hoe) voldoet dit systeem aan de vooropgestelde vereisten?

Vooraf werden de vereisten geschetst waaraan het systeem zou moeten

voldoen. Samenvattend worden nu de verschillende antwoorden weer-

gegeven.


Het werd als belangrijk geacht om de navigatie zo eenvoudig mogelijk te

houden. Elk onderdeel van het systeem kan met maximaal 3 klikken wor-

den bereikt (zie ook 3.4.2). Door figuren en foto’s te weren, wordt ook

gewaakt over een snelle laadtijd van de verschillende pagina’s.


Een makkelijke toegang wordt gegarandeerd door het studentengedeelte

te integreren in de bestaande website van het monitoraat en het systeem

bijvoorbeeld niet te beperken tot het interne netwerk of het intranet. Door

een simpele klik op de knop ‘Inschrijven’ krijgen de studenten een in-

schrijvingsformulier. Het makkelijk toegankelijk maken van het inschrij-

vingssysteem heeft zijn consequenties op het vlak van de veiligheid (zie

3.4.3).

3.4.3. Veilig

Een middel om een on line inschrijvingssysteem te beveiligen is het af-

schermen van de toegang tot de website via een gebruikersnaam en een

paswoord. In het on line inschrijvingssysteem van het monitoraat gebeurt

dit enkel voor de inschrijvingsadministratie. Voor het studentengedeelte

gebeurt het niet om de maximale toegankelijkheid (zie 3.4.2) te garande-

ren. Een gebruikersnaam/paswoord invoeren om de site te betreden zou

de drempel kunnen verhogen.

Wel is het zo dat, als studenten zich inschrijven voor een activiteit, ze een

paswoord moeten opgeven. Het paswoord mogen ze zelf kiezen. Dit pas-

woord hebben ze nodig wanneer ze hun inschrijving eventueel wensen te

wijzigen. Het beveiligen van het aanpassen van een inschrijving is nodig

om te voorkomen dat studenten de inschrijving van een medestudent

zomaar kunnen wijzigen ten voordele van zichzelf.

eenvoudige navigatie

en snelle laadtijd

integratie in

bestaande website

gebruikersnaam en

paswoord

verplicht paswoord

bij inschrijven

VOL019/ICT3 /79-94 08-04-2003 11:30 Pagina 88


schoolorganisatie


3.4.4. Betrouwbaar

Het systeem genereert behoorlijk wat e-mails. Elke belangrijke stap, zowel

het aanmelden van een inschrijving als het valideren ervan, wordt door

mails bevestigd en dit zowel naar de student als naar de administratie. Op

deze manier is een dubbele controle mogelijk.

Een extra troef is bovendien dat er een back-up gemaakt wordt van alle

databanken. Dit gebeurt automatisch en telkens het eerste moment van

de dag waarop men de inschrijvingsadministratie gebruikt.

4. Uitvoeren: hoe werd het on line inschrijvingssysteem ingezet?

Bij het begin van het academiejaar werd aan de studenten de kans

gegeven om een demo over het gebruik van het inschrijvingssysteem bij

te wonen. Deze demo werd georganiseerd in de pc-klas van de faculteit

zodat de studenten zelf reeds het inschrijvingssysteem konden uit-

proberen.

Van meet af aan konden de studenten (ongeveer 800) zich enkel nog via

het web inschrijven. Uit praktische overwegingen werd er geen andere

inschrijvingsmogelijkheid voorzien.

In de loop van het academiejaar konden de studenten zich inschrijven

voor twee soorten activiteiten: proefexamens en feedbacksessies bij deze

proefexamens.

Via proefexamens krijgen studenten de kans om hun leerstofbeheersing

te toetsen. Proefexamens geven studenten een goed beeld van het echte

examen. Bovendien leren ze omgaan met de veelgebruikte examenvorm

‘multiple choice’.

Bij elk proefexamen is er feedback voorzien. Feedback kan zowel door het

monitoraat zelf als door de lesgever georganiseerd worden. De feedback-

sessies van het monitoraat zijn kleine groepssessies waarin oplos-

singsmogelijkheden, veelvoorkomende fouten en studietips worden

besproken. Uiteraard komen ook de juiste antwoorden aan bod.

In Tabel 1 wordt, per activiteit, een overzicht gegeven van het aantal

ingeschreven studenten.

telkens bevestiging

door middel van een

e-mail

back-up

demo over het

gebruik van het


alleen via het web

inschrijven

proefexamens

feedbacksessies

proefexamens

VOL019/ICT3 /79-94 08-04-2003 11:30 Pagina 89



schoolorganisatie

Tabel 1: aantal ingeschreven studenten per activiteit

Omdat een aantal studenten in de loop van het academiejaar signaleer-

den dat ze moeilijk toegang hadden tot een pc met internetaansluiting,

werd een computer ter beschikking gesteld in het spreeklokaal van het

monitoraat. Dit was een bijkomende manier om de vereiste ‘makkelijk

toegankelijk’ te realiseren.

5. Evaluatie: hoe verliep het eerste jaar on line inschrijven?

Na elk academiejaar kunnen de studenten de werking van het monitoraat

evalueren. Op het einde van het academiejaar 2000-2001 werd het on line

inschrijvingssysteem voor beoordeling opgenomen in de evaluatievragen-

lijst. Via zowel een gesloten als een open vraag over het nieuwe inschrij-

vingssysteem konden de studenten hun ‘mate van tevredenheid’ uiten.

De gesloten vraag “Wat is je globale beoordeling over het online inschrij-

vingssysteem?” moest beantwoord worden op een 5-puntenschaal waar-

bij 1 = slecht en 5 = zeer goed betekende. De resultaten tonen aan dat er

een gemiddelde beoordeling is van 4.07 (met een SD van 0.97). Daarnaast

konden studenten het systeem beoordelen aan de hand van de open

vraag “Wat zijn jouw bevindingen met het online inschrijven voor de

activiteiten?”.

Samenvattend geven we hier de belangrijkste opmerkingen weer.

open en gesloten

vraag ter evaluatie

Activiteit Aantal ingeschreven studenten

ProefexamensAlgemene pedagogiek 699

Algemene psychologie 573

Fysiologie I en II 590

Methodologie I 470

Onderwijskunde 610

Ontwikkelingspsychologie I 607

Sociologie 600

Statistiek I 591

Feedbacksessies proefexamensOnderwijskunde 337

Ontwikkelingspsychologie 328

Statistiek 266

VOL019/ICT3 /79-94 08-04-2003 11:30 Pagina 90


schoolorganisatie


bijsturing

I.v.m. het concept van het on line inschrijven

Als voordelen worden genoemd:

• je hoeft je niet meer te verplaatsen om je in te schrijven;

• je kunt het tijdstip van inschrijven kiezen;

• er kan niet worden “vals gespeeld” (namen schrappen bijvoorbeeld).

Als nadeel wordt vermeld:

• als je niet gemakkelijk toegang hebt tot internet, dan word je be-

nadeeld (je moet je dan wel verplaatsen of wachten met inschrijven

totdat je een pc met internetaansluiting ter beschikking hebt).

I.v.m. het concrete inschrijvingssysteem van het monitoraat

Positief punt:

• de procedure van het inschrijven (hoe men zich moet inschrijven) is

duidelijk, niet verwarrend en niet omslachtig.

Negatieve punten:

• het tijdstip waarop men voor een nieuwe activiteit kon inschrijven

(kon pas vanaf 21 uur);

• de tijd tussen de inschrijving en de bevestiging ervan duurt te lang (de

bevestiging zou onmiddellijk op de inschrijving moeten volgen);

• het feit dat men zich niet kan uitschrijven (enkel een inschrijving aan-

passen kon);

• het niet kunnen zien van het aantal reële open plaatsen.

6. (Her)ontwerpen: hoe ziet het inschrijvingssysteem eruit in het academiejaar 2001-2002?

Op basis van de evaluatie werd het inschrijvingssysteem bijgestuurd. De

nieuwe versie is een verdere evolutie, weg van het oorspronkelijke gos-

samerscript, met tal van nieuwe kenmerken.


Bij de inschrijvingsadministratie werden de volgende functies toegevoegd:

1 De deelnamelijsten kunnen vanuit de inschrijvingsadministratie

bekeken en uitgeprint worden.

2 Het beheer van de verschillende databestanden alsook van het volledige

inschrijvingssysteem is nu ook mogelijk vanuit de inschrijvingsadmini-

stratie.

VOL019/ICT3 /79-94 08-04-2003 11:30 Pagina 91



schoolorganisatie

automatische

validering van

inschrijving

on line opvragen van

resultaten

bevestiging van

inschrijving nieuwsbrief

uitschrijven is mogelijk

Figuur 6: extra functies bij de inschrijvingsadministratie: lijsten en files


Bij het studentengedeelte werden de volgende wijzigingen doorgevoerd.

1 Validering van inschrijvingen en eventuele aanpassingen gebeurt

vanaf nu volledig automatisch.

Voordeel voor de studenten:

• ze krijgen onmiddellijk een zicht op het ‘exact’ aantal vrije plaatsen.

Voordelen voor het monitoraat:

• het opvolgen van de inschrijvingen is minder arbeids- en tijdsintensief;

• ‘discussies’ met studenten over wel of niet ingeschreven zijn worden

vermeden. (Sommige studenten gingen er namelijk van uit dat ze, na

het invullen van het inschrijvingsformulier, ingeschreven waren; ze

gingen niet meer kijken naar het mailtje ter bevestiging.)

2 On line opvragen van punten (bijv. van proefexamens) is mogelijk. De

studenten geven hun e-mailadres in en automatisch krijgen ze hun resul-

taat toegestuurd.

3 Inschrijving op de nieuwsbrief wordt automatisch bevestigd met een

e-mailberichtje.

4 De studenten kunnen zich nu ook uitschrijven.


Behalve de talrijke modificaties door Pi-online © die hierboven vermeld

werden, zijn de eigenlijke dataroutines nagenoeg niet veranderd. Het sys-

teem heeft zijn degelijkheid bewezen: zonder enig probleem waren soms

VOL019/ICT3 /79-94 08-04-2003 11:30 Pagina 92


schoolorganisatie


meer dan honderd studenten tegelijk aan het inschrijven. Er zijn wel con-

crete plannen om in een verdere evolutie van de software over te schake-

len naar het SQL-dataformaat i.p.v. de txt-bestanden.

6.4. Aandachtspunt

Een aandachtspunt voor het academiejaar 2001-2002 is het tijdstip waar-

op de inschrijvingen worden “open verklaard”. Als dit ’s avonds gebeurt

(wat het geval was in het academiejaar 2000-2001), worden studenten die

niet over een pc met internetaansluiting beschikken (thuis of op kot)

benadeeld.

6.5. ‘Open source’

Een belangrijk verschil tussen de eerste versie en het herontwerp is dat

het systeem nu ruimer inzetbaar is, ook buiten het monitoraat. De soft-

ware is een heel pak kneedbaarder geworden, waardoor derden zonder

veel problemen hetzelfde systeem kunnen gebruiken voor andere

doeleinden. Dit laatste wordt nog gemakkelijker gemaakt door de ver-

schillende scripts ‘open source’ te houden. Dit betekent dat iedereen vrije

toegang heeft tot de broncode en het programma kan aanpassen aan

eigen wensen. Zo gebruikt de vakgroep Data-analyse (RUG) momenteel

een licht gewijzigde versie van het script om studenten te laten inschrij-

ven voor practica en examens.

7. Conclusie

Het eerste jaar on line inschrijven mag een succes genoemd worden. De

problemen waarmee het monitoraat geconfronteerd werd bij de klassieke

manier van inschrijven zijn van de baan. Een essentiële voorwaarde om

tot dit resultaat te komen was de keuze voor slechts één systeem, nl. het

on line inschrijvingssysteem tijdens de uitvoeringsfase.

Ook door de studenten wordt het on line inschrijvingssysteem beschouwd

als een stap voorwaarts. De algemene tevredenheid bij de studenten is

zeker te danken aan het feit dat zowel tijdens de ontwerpfase als tijdens

de uitvoeringsfase de initiële vereisten ‘gebruiksvriendelijk’ en ‘makkelijk

toegankelijk’ niet uit het oog werden verloren.

overstap naar SQL-

dataformaat gepland

tijdstip van open-

verklaring van de

inschrijvingen

systeem ook bruik-

baar voor derden

succes

algemene tevreden-

heid bij de studenten

VOL019/ICT3 /79-94 08-04-2003 11:30 Pagina 93



schoolorganisatie


De gunstige resultaten met het on line inschrijvingssysteem tijdens het

eerste jaar zijn een stimulans om zowel het systeem zelf als de integratie

ervan in de werking van het monitoraat verder uit te bouwen en te opti-

maliseren.

Bovendien heeft dit experiment aangetoond dat op het transactionele

niveau internet een zeer praktisch medium is om studenten te ondersteu-

nen in hun studieproces.

8. Hyperlinks

Het studentengedeelte van het on line inschrijvingssysteem kan je be-

kijken op http://allserv.rug.ac.be/~kgoeminn/Monitoraat.

9. Literatuur

Mirande, M., Stilstaan bij een haastig medium. Over de betekenis van het Internet in het onder-

wijs, Bussum, Coutinho, 2000, p. 24.

Terlouw C., Procedure voor onderwijsontwikkeling, in Ten dam, G., van Hout, H., Terlouw,

C. en Willems, J. (red.), Onderwijskunde Hoger Onderwijs, Assen, Van Gorcum, 2000,

p. 128.

Vermunt, J., Openingslezing op de Studiedag “Onderwijsvernieuwing aan de

K.U.Leuven” op 17 mei 2000.

VOL019/ICT3 /79-94 08-04-2003 11:30 Pagina 94

On line inschrijven

Documents

Transcript of On line inschrijven